QU SON LAS ENCUESTAS?

Una encuesta es una manera de recolectar informacin que se espera

represente los puntos de vista de toda una comunidad o de un grupo en el cual
se est interesado.
H AY T R E S M A N E R A S P R I N C I PAL E S D E H A C E R E S T O :
1. Encuestas para casos de estudio, las cuales recogen informacin de
una parte de un grupo o comunidad, sin tratar de escogerlos para tener
una representacin total de la poblacin en general. Se pueden llevar a
cabo varias de stas antes de darse una idea de cmo la comunidad
amplia respondera a la encuesta. Las encuestas para casos de estudio
slo proveen informacin especfica acerca de la comunidad estudiada.
2. Encuestas por muestreo, las cuales son el tipo en el que nos
concentraremos en esta seccin, le solicitan a una porcin muestra de
un grupo que responda las preguntas. Si se hace correctamente, los
resultados de esta muestra reflejarn los resultados que se obtendran
encuestando al grupo entero. Por ejemplo, digamos que se quiere saber
el porcentaje de personas en su pas que hara uso de un programa de
literatura. Juntar a todas las personas en un condado con 10.000
habitantes para que llenen una encuesta sera una difcil tarea. Por eso,
se decide encuestar a una muestra de 500 personas y se averigua lo
que piensan. Para que la muestra represente exactamente al grupo en
total debe escogerse cuidadosamente. Abordaremos ese tema ms
adelante en esta seccin.
3. Encuestas de censo, en las cuales se les da el cuestionario de la
encuesta a todos los miembros de la poblacin que se quiere estudiar.
Esto proveer la informacin ms exacta acerca del grupo, pero podra
no ser muy prctica para grupos grandes. El censo funciona mejor con
grupos ms pequeos (todos los clientes de una agencia en particular,
por ejemplo, en vez de de todos los habitantes de una ciudad).
Las encuestas son escritas usualmente, aunque algunas veces el encuestador
lee las preguntas en voz alta y escribe las respuestas por otra persona; pueden
ser distribuidas por correo, fax, correo electrnico, a travs de una pgina de
Internet o se pueden preguntar por telfono o en persona.
Las encuestas recogen informacin de la manera ms uniforme posible
(preguntando, de la misma manera, a cada encuestado la misma pregunta a fin

de asegurar que las respuestas estn influenciadas por las experiencias de los
encuestados, no por la manera en que el encuestador formul la pregunta).
P O R Q U L L E V AR A C AB O U N A E N C U E S T A?
Usando encuestas, se puede recolectar informacin acerca de
comportamientos, necesidades y opiniones. Las encuestas pueden usarse
parar encontrar actitudes y reacciones, para medir la satisfaccin de los
clientes, para evaluar las opiniones acerca de asuntos varios y para agregar
credibilidad a las investigaciones. Las encuestas son la fuente primaria de
informacin (es decir, se pide directamente a alguien la respuesta de una
pregunta, en vez usar una fuente secundaria como registros ya escritos).
Se pueden usar encuestas para medir las ideas y las opiniones acerca de
problemas comunitarios relacionados con la iniciativa. Por ejemplo, se podra
querer averiguar cuntas personas usan los servicios de la iniciativa, qu
piensan de los servicios, si u estn satisfechos con lo que se provee y qu
esperan los nuevos usuarios de los servicios.
Decidir si se debe llevar a cabo una encuesta
Hay ventajas en hacer encuestas, pero debera considerarse si stas sern la
mejor manera de obtener la informacin que se necesita. Aunque las encuestas
son un mtodo til de recolectar informacin, no son el nico. Se necesita
decidir si una encuesta producir la informacin necesaria. Esta informacin
podra obtenerse a travs de otros medios tales como una conversacin
informal y sin estructura que tuviera lugar en el curso de otra actividad, en
cifras de censos, en reuniones con personas de la comunidad, mediante
entrevistas u observacin. Aqu presentamos algunas secciones en la Caja de
Herramientas Comunitarias que describen cmo usar una encuesta.
C U N D O L L E VAR A C A B O U N A E N C U E S TA?
Una encuesta podra ser la mejor opcin cuando:

Se necesita una manera rpida y eficiente de obtener informacin.

Se necesita abarcar a un gran nmero de personas.

Se necesita informacin vlida y estadstica acerca de un gran nmero

de personas.

La informacin necesaria no est disponible con facilidad a travs de

otros medios.

Encuestas escritas: pros y contras

Ventajas de las encuestas escritas:

Un gran nmero de personas pueden dar sus opiniones

Bajo costo
Las personas pueden responder de acuerdo a su conveniencia
Evita preferencias del entrevistador
Suministra un registro escrito
Fcil de enlistar o tabular las respuestas
Amplio rango de entrevistados
No es necesaria la capacitacin como en el caso de la entrevistas
Desventajas de las encuestas escritas:
A menudo tiene bajos ndices de devolucin
Expresin alternativa limitada de las reacciones de los encuestados
Depende de la muestra seleccionada
Podra no representar verdaderamente a todo el grupo
Los encuestados se podran saltar secciones.
Si se ha decidido que lo necesario es una encuesta formal a larga escala,
contratar a alguien para hacerlo o trabajar con colegas locales o una
universidad cercana podran ser las mejores opciones. Si se va a hacer por
cuenta propia, se debe mantener en mente que algunas personas a quienes se
presentar el informe podran no darle mucho crdito a esta encuesta
independiente.
C M O P R E PAR A R U N A E N C U E S TA?
D E C I D I R E L P R O P S I T O D E L A E N C U E S TA
Si se ha determinado hacer una encuesta, primero se debe estar
completamente seguro porqu se est haciendo. Qu preguntas se quieren
responder? Es para obtener una idea general de la demografa de su rea?
Para averiguar qu piensan las personas acerca de cierto asunto o idea?
Hay alguna otra razn por la que se est considerando realizar una encuesta?
En cualquier caso, se necesitar mantener el objetivo de la encuesta en mente
durante todo el proceso, ya que esto influenciar la seleccin de las preguntas,
la poblacin encuestada e incluso la manera en que la encuesta ser
distribuida. (Por ejemplo, una poblacin de expertos en computadoras, puede
ser encuestada mediante Internet; a una poblacin que es mayoritariamente
analfabeta no se le debera pedir que tome una encuesta escrita y cosas por el
estilo).
D E C I D I R A Q U I N E N T R E V I S TAR .
El siguiente paso es encontrar quin tiene las respuestas a la pregunta o
preguntas. En otras palabras, es tiempo de determinar la audiencia (las
personas que pueden responder mejor a las preguntas que la iniciativa
plantea). A quin se entrevistar? Al pblico general? A los beneficiarios

del programa actual? A las personas de un barrio o segmento de la

comunidad? A miembros potenciales?

Muestreo
Casi todas las encuestas dependen del muestreo (es decir, en vez de hacer un
censo, identificar un seccin de la poblacin que satisfaga las caractersticas
que se estn tratando de encuestar).
Para tener una muestra verdaderamente representativa. Se debe estar seguro
de que todos los miembros del grupo a encuestar tienen oportunidades iguales
de estar en la muestra, y/o se debe tener una muestra bastante grande. Es
importante asegurarse de que el tamao de la muestra que se escoja es
adecuado y no excesivamente grande o pequeo. Si es muy grande, podra ser
imposible encuestar a todos eficazmente y quedarse dentro del presupuesto
asignado; si es muy pequea, la credibilidad podra verse afectada. Una regla
general es que entre ms grande sea la muestra, ms exacto ser el reflejo de
la totalidad.
Se puede calcular cun grande debera ser la muestra usando un calculador de
dimensiones de muestras, lo cual se puede hallar en lnea. A continuacin
indicamos dnde pueden localizarse algunos de estos calculadores:

El

calculador de

dimensiones de

muestras de

la

pgina

de

ResearchInfo.com permite decidir si se quiere calcular el nivel de

confiabilidad en un 95% o un 99% (esto es el trmino estadstico para el
valor de certeza que se tiene acerca de la exactitud de los resultados).

El calculador de dimensiones de muestras incluido en el libro de texto de

estadstica (en lnea) de la UCLA es un poco ms avanzado.

Cuestiones del diseo de la muestra

Podra ser necesario tambin pensar un poco en el diseo de la muestra,
especialmente si se espera obtener repuestas representativas de uno o ms
grupos. Por ejemplo, supongamos que se est haciendo una encuesta sobre la
violencia juvenil y se quiere obtener las respuestas de jvenes, padres y
educadores; esto significa que se necesitar proponer poblaciones separadas
para cada uno de esos grupos y seleccionar una muestra de cada grupo. Las
muestras deben ser lo suficientemente grandes para representar el grupo del
que proviene. Sin embargo, los tamaos de las muestras deberan ser
proporcionales a los grupos que representan.

Jvenes

Padres

Educadores

Poblacin

650

200

500

Muestra

65

20

50

El muestreo es un tema extenso; existen diferentes maneras de hacerlo y se

podra dedicar fcilmente una seccin entera a los mtodos de muestreo y
prctica. En vez de hacer eso, para comenzar, proponemos algunos sitios en
Internet con informacin ms detallada acerca del muestreo. No es necesario
ser un estadista profesional para entender el muestreo, pero saber algo de la
terminologa y los conceptos de las pginas siguientes ayudarn a comprender
mejor lo que se est haciendo:

Sampling Terminology, de la publicacin "Research Methods Knowledge

Base de William M. Trochim en la Universidad Cornell.

Sample Sizes de "Statistics Every Writer Should Know" en Niles.

Dificultades Potenciales
Realizar el muestreo es un desafo necesario para llevar a cabo buenas
encuestas; sin embargo, tiene sus dificultades.
Por ejemplo, se dice que las personas voluntarias para responder la encuesta
son auto-seleccionadas. Estas personas pueden tener un inters especial en
responder la encuesta, por lo que sus respuestas pueden no ser
verdaderamente representativas del grupo en el cual se est interesado. Hay
maneras de tratar con audiencias auto-seleccionadas, tales como slo usar una
seleccin al azar de estas encuestas cuando nicamente se incluye la autoseleccin.
Por ejemplo, si se reciben 300 encuestas completas, se puede decidir slo
usar en orden cada tercera encuesta para que los resultados sean al azar.
D E C I D I R Q U M T O D O S E U S A R PAR A R E C O G E R L O S
D ATO S D E L A S E N C U E S TAS .
Las encuestas sern escritas u orales? Habr un nmero telefnico al cual
las personas puedan llamar para presentar sus resultados? Se va a tener un
apartado postal a donde puedan enviarse las encuestas completas? Se
necesita decidir si van a ser llevadas a cabo por personas conocidas por la
audiencia y si sern hechas en persona, por telfono o por correo. Recuerde
que si se hace el proceso de manera personal, el ndice de respuesta ser
mayor. Las encuestas repartidas de manera impersonal tienen un ndice de
respuesta de slo el dos o tres por ciento, a menos que se trate de un tema
polmico en la comunidad encuestada.

Se debe mantener en mente a quines se va a encuestar. La audiencia se

siente ms cmoda escribiendo o hablando? Ser eficaz dejar las encuestas
en algn sitio para que las personas las tomen voluntariamente o se debera
hacer algo para asegurar que las obtengan? Si la encuesta va a ser aplicada
oralmente las personas estarn dispuestas o se molestarn al ser
interrogadas acerca de sus opiniones?
Enviar por correo los cuestionarios es una herramienta til en la reunin de la
informacin. Es una alternativa mucho ms barata que los otros tipos de
reunin de informacin y le permite obtener informacin de muchas personas, a
travs de largas distancias sin pagar cuentas de telfono exageradamente
altas. Si usted est consideren hacer una encuesta por correo, asegrese con
la oficina postal local acerca de regulaciones en el envo, precio especial de
envi de grandes cantidades de correo y as sucesivamente.
Algunas ventajas de enviar las encuestas por correo son:

Las personas pueden llenar la encuesta a su conveniencia (puede ser

llenada en cualquier momento que el encuestado tenga tiempo).

Se puede hacer annimamente, lo cual es ms cmodo para algunas

personas.

Todos los encuestados leern las mismas preguntas, eliminando

cualquier intervencin del encuestador.

El encuestado tendr tiempo para revisar su historial antes de

responder (si necesita verificar informacin, tendr la oportunidad de ser
exacto).

Algunas desventajas de enviar las encuestas por correo son:

No son muy flexibles, no hay encuestador presente para sondear los

detalles de las respuestas, por lo cual usted slo se podr leer lo que el
encuestado ha escrito, sin oportunidad de observar expresiones faciales
y lenguaje corporal.

El ndice de devolucin de las encuestas es generalmente bajo.

Los encuestados podran dejar respuestas en blanco.

No se puede controlar cundo los encuestados devolvern los

cuestionarios.

No es posible diferenciar entre las personas que simplemente no

devolvieron las encuestas y entre a quienes no les lleg porque se tena
una direccin incorrecta.

Cun larga debera ser la encuesta?

Cuando se est determinando la longitud de la encuesta, se debe recordar que
entre ms corta, mejor. Entre ms larga es, resulta menos atractiva para las
personas que se tomarn el tiempo de responderla. Las personas se aburren
con encuestas largas y normalmente ni se molestarn en mirar una encuesta
que tiene ms de una pgina y media. Tambin, requerir respuestas largas
podra perder a su audiencia. Con la edicin y condensacin, debera tratarse
de mantener la encuesta en menos de una pgina.
Lo que se quiere saber y el mtodo de la encuesta (por ejemplo, encuesta
telefnica o por correo) tambin influirn en la longitud de la encuesta. Las
encuestas telefnicas, por ejemplo, pueden tomar muy poco para ser
completadas.
Una vez que se haya decidido el mtodo, se puede proseguir a la redaccin de
las preguntas. Hablaremos con ms detalle acerca de la distribucin de la
encuesta ms adelante.
Ejemplo: Muestreo de la Encuesta de Comportamientos Juveniles de Alto
Riesgo en 1997.
La ECJAR de 1997 us un tipo de muestreo llamado muestreo en racimo. En
ste, la poblacin entera es divida en grupos o racimos y se selecciona una
muestra aleatoria. Por ejemplo, el grupo etario y la localizacin geogrfica
determinaron los racimos de la ECJAR. Todas las observaciones en el racimo
seleccionado son incluidas en la muestra. Esta tcnica se utiliza en encuestas
a larga escala, en las cuales es ms conveniente muestrear racimos que
hacerlo en una muestra aleatoria pura.
R E D A C TAR L A S P R E G U N TAS .
Cuando se preparen las preguntas, es necesario tener en cuenta que stas
pueden tomar diversas formas. Las preguntas podran ser:

Preguntas abiertas: Diseadas para incitar al encuestado a proporcionar

repuestas con ms de una o dos palabras. A menudo, stas son
preguntas de cmo? o por qu?.

Por ejemplo, por qu es importante utilizar el preservativo? Estas preguntas

se usan cuando se quiere averiguar qu causas llevan a las personas a
determinado comportamiento, cules son las actitudes hacia diferentes cosas o
cunto saben acerca de un tema dado; estas preguntas suministran buena
evidencia con ancdotas. La desventaja de usar preguntas abiertas es que
resulta difcil compilar los resultados.

Preguntas cerradas (tambin llamadas algunas veces preguntas de

eleccin forzada): Preguntas especficas que incitan a respuestas de si o
no.

Por ejemplo: Usted utiliza preservativos? Este tipo de preguntas se usa

cuando la informacin que se necesita es bastante precisa; por ejemplo, si se
necesita saber si las personas usan un servicio en particular o han escuchado
acerca de un recurso local especfico.

Preguntas de opcin mltiple: Permiten al encuestado seleccionar una

de varias respuestas posibles.

Por ejemplo: Cuando tengo relaciones sexuales, uso preservativos... a)

siempre, b) la mayora de las veces, c) algunas veces, d) raramente, e) nunca.
Estas preguntas permiten encontrar ms detalles que en las preguntas
cerradas, y los resultados pueden ser compilados ms fcilmente que en las
preguntas abiertas.

Preguntas de Escala de Likert. A cada encuestado se le pide valorar

datos en una escala de respuesta. Por ejemplo, pueden valorar cada
dato en una escala de respuesta del 1 al 5, en la cual:

1 = Fuertemente en desacuerdo
2 = En desacuerdo
3 = Indeciso
4 = De acuerdo
5 = Fuertemente de acuerdo
Si se quiere eliminar respuestas neutrales o indecisas, tambin se puede usar
una escala numerada con ninguna opcin neutral o indecisa en el medio.
En esta situacin, el encuestado(a) se ve forzado a responder si se inclina ms
hacia el extremo de acuerdo o en desacuerdo para cada dato. La
puntuacin final en la escala para el encuestado podra ser la suma de los
valores de importancia que l les asign a todos los datos.
Ejemplo: Uso de la Escala de Likert
Aqu hay algunas preguntas de Escala de Likert, sin categoras neutrales.
Marque con una cruz la respuesta que indica su reaccin a las siguientes
preguntas.

Fuertemente en desacuerdo

En desacuerdo

De acuerdo

Fuertemente de acuerdo

Los crmenes violentos son un problema grave en mi barrio

La polica ha hecho suficiente para prevenirlos en mi barrio.

Si un programa de vigilancia entre ciudadanos fuera implementado en mi

barrio, yo participara en l

Yo apoyara la organizacin de actividades para jvenes en mi barrio

Las preguntas dependen de la audiencia a la que se tratando de llegar y la

informacin que se est tratando de obtener.
Por ejemplo, para obtener informacin demogrfica (preguntas que
determinan de dnde vienen las personas, sus edades y sus ingresos), se
debera hacer una encuesta de preguntas de Escala de Likert, de si o no y de
llenar en el espacio en blanco, para que sea lo ms fcil posible de completar.
Creacin de encuestas que las personas respondern con el Mtodo de
Diseo Total
Los bajos ndices de retorno son un problema de las encuestas; es comn que
sea tan bajo como un 30%. Una manera de evitarlo es usando el Mtodo de
Diseo Total, el cual fue desarrollado por Don Dillman de la Universidad Estatal
de Washington. Se ha comprobado que el mtodo de Dillman sirve para
alcanzar un ndice de retorno promedio del 73%.

Los cuestionarios enviados por correo se deben imprimir sobre papel

carta estndar, despus plegar a la mitad dentro de un folleto. Este
tamao de envoltura comnmente no es visto como anuncios o correo
chatarra por el receptor; as ms personas abrirn la encuesta.

No debera haber preguntas en el frente o en la parte posterior del folleto

plegado.

La primera pregunta debe estar directamente relacionada con el tema

general de la encuesta y debera ser algo fcil de responder. Cualquier
pregunta que pudiera resultar intimidante para el lector debe aparecer
ms tarde en la encuesta, pero no junto a otra. Las preguntas
demogrficas deben colocarse hacia el final; tenerlas al inicio a menudo
desanima a las personas y les impide completar la encuesta del todo; sin

embargo, si le las incluye despus de otras preguntas, lo ms probable

es que s las respondan.

En cuanto a la distribucin del espacio, se debe evitar rellenar una

pgina con mucho texto. Debido a que una alta densidad de texto puede
resultar intimidante para un participante potencial de la encuesta, es
mejor usar ms pginas con una cantidad apropiada de espacio en
blanco que tratar de ahorrar papel atiborrando las pginas. Debera
asegurarse tambin no cortar alguna pregunta con el cambio de pgina
(la pregunta entera y su posible respuesta deberan aparecer en la
misma pgina).

El cuestionario debe ser de no ms de 125 preguntas 12 pginas

(cualquier cosa ms larga va a reducir el ndice de respuesta).

Incluir una carta de justificacin bien redactada es sumamente

importante. Es necesario que sea clara en cuanto a lo que se busca,
porqu se busca eso, qu miembro del hogar debe completar la
encuesta y que se har con los resultados. Por ejemplo, si se hace una
encuesta de un programa de analfabetismo, la carta podra explicar que
las respuestas ayudarn a determinar si la comunidad necesita un
programa de educacin para adultos y qu tipo de programa, y que los
resultados de la encuesta sern presentados a posibles financiadores.
Las cartas de justificacin deben ser redactadas individualmente o ser
impresas mediante impresin lser y deben ser firmadas con bolgrafo
azul (los participantes de la encuesta ponen ms atencin a cartas con
firmas reales).

Escribir el nombre del receptor directamente en la envoltura, en lugar de

usar etiquetas para correo, provocar un mayor ndice de respuesta.
Usar estampillas (sellos) de primera clase (especialmente
conmemorativas, con colores) incrementar an ms el ndice de
respuesta.

Dar seguimiento, con una postal, a quienes no han respondido despus

de una semana, recordndoles amablemente acerca de la encuesta.
Despus de una segunda semana, se puede enviar una nueva carta de
justificacin y un cuestionario a quienes no han respondido an.
Despus de la cuarta semana, mande otro cuestionario, esta vez por
correo certificado, junto con una carta recordndole al destinatario(a)

que no se ha recibido su encuesta y que su respuesta es muy

importante.
Las preguntas deberan ser redactadas cuidadosamente con el propsito de
producir exactamente la informacin que se est buscando.
Para asegurarse de que la encuesta funciona en la manera que se quiere, es
buena idea aplicarla a varios miembros de la poblacin objetivo antes de
distribuirla.
Algunas pautas para redactar las preguntas de la encuesta:

Colocar primero las preguntas ms fciles.

Abordar asuntos sensibles tan discreta y delicadamente como sea

posible.

Evitar palabras que provocan repuestas prejuiciosas o emocionales.

Usar un orden lgico y colocar preguntas similares juntas.

Ejemplo: Preguntas de la Encuesta de Comportamientos Juveniles de Alto

Riesgo en 1997.
Aqu hay algunos ejemplos de preguntas de la ECJAR de 1999.

Durante los pasados 30 das, cuntas veces viaj en un coche u otro

vehculo manejado por alguien que haba ingerido alcohol?

A. 0 veces
B. 1 vez
C. 2 3 veces
D. 4 5 veces
E. 6 ms veces

Durante los pasados 12 meses, alguna vez seriamente consider

suicidarse?

A. S
B. No

Cuntos aos tena cuando fum un cigarrillo completo por primera

vez?

A. Nunca he fumado un cigarrillo completo

B. 8 aos o menos
C. 9 10 aos

D. 11 12 aos
E. 13 14 aos
F. 15 16 aos
G. 17 aos o ms

Durante su vida, cuntas veces ha aspirado pegamento, el contenido

de las latas de aerosol o inhalado alguna pintura para drogarse?

A. 0 veces
B. 1 2 veces
C. De 3 a 9 veces
D. De 10 a 19 veces
E. De 20 a 39 veces
F. 40 ms veces

Durante su vida, con cuntas personas ha tenido relaciones sexuales?

A. Nunca he tenido una relacin sexual

B. 1 persona
C. 2 personas
D. 3 personas
E. 4 personas
F. 5 personas
G. 6 ms personas

C M O D I S T R I B U I R U N A E N C U E S TA?
Hay algunas estrategias para distribuir una encuesta. Hablaremos acerca de la
ms comn (correo directo) con el mayor detalle, pero existen muchos mtodos
para escoger y no hay uno perfecto. Se podra usar una combinacin de
mtodos.
A Q U H AY AL G U N A S I D E A S PAR A AYU D A R A D E C I D I R E L
MTODO DE DISTRIBUCIN:

Las encuestas respondidas por las personas mismas son mejores que
las entrevistas cuando se est tratando con individuos que saben leer y
escribir, y las preguntas no contienen ningn elemento visual como
grficos, etc. que pudieran requerir una explicacin.

Las encuestas telefnicas funcionan bien en lugar de las que son

respondidas por las personas mismas si al menos 80% de la poblacin
con la que se est trabajando tiene telfono en casa. Tambin funcionan
mejor si las preguntas son del tipo que pudieran incomodar o avergonzar

al encuestado al dar sus repuestas a un entrevistador. Por ejemplo, si se

est haciendo una encuesta sobre comportamientos de riesgo sexual,
las personas podran sentirse incmodas dicindole a un entrevistador
cuntas parejas han tenido u otros detalles semejantes.

Los buzones de sugerencias funcionan mejor si se tienen recursos

humanos limitados o si se est en un lugar donde el sistema postal o
telefnico no son adecuados.

CORREO DIRECTO
Enviar directamente por correo la encuesta a las personas cuyas direcciones
se conocen es la estrategia ms comn. Distribuir una encuesta por correo
tiene un alto porcentaje de no-respuesta (tan slo un 30% de respuesta,
aunque ste tiende a ser ms alto en comunidades pequeas), pero es mucho
ms fcil que muchos otros mtodos y emplea menos tiempo del personal.

Rena las cosas que se necesitan para hacer envos directos por correo:
o Etiquetas de correo o listas de correo: Si se enva por correo la
encuesta a toda la comunidad, las listas de los recibos de agua
de la ciudad podra ser una buena fuente de informacin para
obtener una lista con las direcciones. Las listas de correo de
agencias pertinentes pueden ser tambin tiles. Algunas buenas
fuentes podran ser el departamento de salud pblica, el Ejrcito
de Salvacin, agencias relevantes de servicios sociales, servicios
de emergencia mdica o compaas que hacen guas telefnicas.
Si se est usando la lista con direcciones de alguna agencia, es
necesario asegurarse de obtener permiso del director de la
agencia antes de hacer el envo. Se le debe proporcionar al
director una muestra de la encuesta y una copia de la carta de
justificacin para que las revise y se le debe invitar a sugerir
cualquier cambio que pudiera, adicionalmente, proteger a sus
clientes.
o Dos sobres y dos estampillas (sellos) para cada participante: Un
juego para enviar la encuesta al participante y el otro para que
sea devuelta. El sobre para la devolucin debera enviarse con la
estampilla y la direccin ya puestas.
o

Una copia de la encuesta, la hoja demogrfica y una carta de

justificacin para cada participante.

Complete la carta de justificacin. Un ejemplo de una carta de

justificacin aparece en la seccin deEjemplos.

Haga copias suficientes de la encuesta, de la hoja demogrfica y de la

carta de justificacin para cada receptor de la encuesta.

Prepare los dos sobres para cada persona. Uno debera tener la
direccin de devolucin de la agencia y una etiqueta con la direccin del
participante de la encuesta; el otro debera tener la direccin de la
agencia colocada como ambas direcciones, la de envo y la de retorno.
Coloque estampillas (sellos) en ambos sobres.

Rellene los sobres que tienen la direccin del participante con todos los
materiales de la encuesta (la encuesta, la hoja demogrfica, la carta de
justificacin y el sobre de retorno).

Si se quiere rastrear la encuesta de alguna manera (tratando de ver qu

clase de respuestas se obtiene desde diferentes partes de la comunidad,
por ejemplo) se podran codificar los sobres de alguna manera. Una
forma en la que se puede hacer esto es enumerando cada sobre de
retorno y manteniendo una copia de la lista de envo con los nmeros
que corresponden (por ejemplo, si a John Doe en la Calle Central se le
asign el nmero 007, entonces el 007 tambin estar en su sobre de
retorno. Otra opcin es codificar las encuestas con colores de acuerdo al
cdigo postal.

Pngalas en el correo! Para reducir costos, trate de obtener un

descuento por el envo masivo

Si menos del 10% de las encuestas distribuidas regresaron, intntelo

con una o ms de las siguientes estrategias:
o Enveles un recordatorio a todos o a una muestra aleatoria de
personas en la lista de envo.
o Contacte con el peridico local y solicite que aparezca un artculo
sobre la encuesta; presente una carta al editor acerca de sta o
publique un anuncio de la encuesta. Esto es algo que se debera
hacer antes de enviar la encuesta.
o Contacte con estaciones de radio para que inviten a las personas
a tomar parte en la encuesta.

o Invite a los ciudadanos a participar en la encuesta a travs de

anuncios, hojas informativas de agencias locales, reuniones de
grupos consumidores y eventos comunitarios pblicos.
o Ponga anuncios de la encuesta en lugares pblicos, como la
biblioteca y tiendas de abarrotes.
E N T R E V I S T AS Y E N C U E S T AS T E L E F N I C AS
Para aquellos que tienen dificultad leyendo o usando materiales impresos o
encuestas que requieren respuestas ms a fondo, las entrevistas podran ser la
herramienta ms apropiada. Las encuestas telefnicas funcionan similarmente
a las entrevistas personales, razn por la cual hemos agrupado estos dos
mtodos juntos.

Rena un equipo de entrevistadores. Las personas que escoja debern

ser capaces de responder cualquier pregunta que el encuestado tenga, y
si es necesario deberan ser personas que puedan manejar reuniones
con encuestados de diversas procedencias. Las personas que trabajan
en las ciencias sociales a menudo tienen experiencia con las encuestas.

Capacite a los entrevistadores para actuar como un equipo. A todos se

les debe dar la misma informacin acerca de la encuesta y su propsito
y acerca de la organizacin o iniciativa para asegurar que la informacin
que transmitirn a los encuestados es uniforme.

Para encuestas telefnicas, la muestra puede ser tan simple como, por
ejemplo, cada quinto nmero en las pginas blancas de la gua
telefnica local, o se podra necesitar trabajar con un consultor de
encuestas para obtener la lista de telfonos de un grupo ms especfico.

Las entrevistas por telfono deben hacerse con cortesa, llamar durante
horas razonables (no a la hora de las comidas y no muy tarde en la
noche o muy temprano en la maana, etc.) y todas deben
consistentemente hacer las mismas preguntas.

B U Z O N E S D E S U G E R E N C I AS
Para distribuir las encuestas, puede ser buena idea colocar un buzn de
sugerencias en las oficinas de las agencias que tienen contacto frecuente con
sus clientes (como una vez cada mes). Esto podra tambin ser una buena
opcin para las agencias que tiene una lista de direcciones incompleta.
Tambin puede ser una buena manera de contactar con clientes de otras

agencias que tiene poco contacto con el grupo o agencia en cuestin. Sin
embargo, si se usa este mtodo para distribuir encuestas, debe considerarse
usarlo con al menos otro mtodo de distribucin, porque slo aquellos que en
ese momento estn usando los servicios pueden responder.
D I S T R I B U C I N A T R AV S D E M E D I O S D E C O M U N I C A C I N
Para la distribucin general, publicar una encuesta en el peridico local o
adjuntando una encuesta a una hoja informativa podra ser buena idea.
MUESTREO CONVENIENTE
Colocar encuesta en un lugar pblico (dejando un puesto o una mesa en el
parqueo de una tienda de descuentos, sobre la acera en el distrito de
comercial, etc.) provee una oportunidad de obtener alguna exposicin para la
organizacin.
DISTRIBUCIN EN GRUPO
Si un grupo u organizacin tiende a tener reuniones, proveer encuestas a todo
aquel que asista a dicha reunin en particular podra ser una manera muy
eficiente de reunir la informacin. Algunos ejemplos de reuniones en las cuales
se podra distribuir la encuesta son: clnicas de inmunizacin,
mercados/supermercados, ferias de salud y lugares de comida para adultos
mayores. Si se quisiera repartir la encuesta durante alguna reunin o junta de
un grupo especfico, se debe lograr que el director del grupo incluya esta
actividad en el plan de la reunin. Durante la junta, el distribuidor de la
encuesta se debe presentar y explicar el propsito de sta. Luego, se debe
distribuir, responder a cualquier pregunta y recoger las encuestas completas
Es necesario no olvidar agradecer a todos por su participacin!
U S O D E M LTI P L E S M T O D O S D E D I S T R I B U C I N :
Si se quisiera, se podran combinar o adaptar dos o ms de los mtodos
anteriores para que encajen con los propsitos de la iniciativa. Si se usa ms
de un mtodo, cada encuesta deber incluir instrucciones indicndole a los
ciudadanos completar slo una encuesta. As, por ejemplo, si se les pide a
algunas personas completar una encuesta en un puesto en la feria rural, se les
debe pedir no hacerlo si ya han respondido y enviado la que les lleg por
correo.

R E C O L E C T AN D O L AS E N C U E S TAS

Tan pronto como las encuestas sean distribuidas, algunas de ellas empezarn
a llegar a la organizacin patrocinadora. Aqu presentamos los pasos que se
deben tomar para recolectar las encuestas:

Rena las encuestas recolectadas en los sitios de participacin. Un

voluntario de la organizacin deber recolectar las encuestas entrantes
tan pronto como lleguen a la direccin fsica o a su buzn de
sugerencias. Se deber pasar por los sitios de recoleccin a menudo
para recoger las encuestas.

Revise las encuestas que han regresado y vea si alguna est

incompleta. Si alguna fue devuelta por tener una direccin incorrecta,
trate de averiguar la correcta y envela de nuevo, si se puede.

Asegrese, si es necesario, de hacer que una gran cantidad de

encuestas regresen. Esto podra significar enviar las encuestas de
nuevo o expandir el tamao de la muestra.

Ejemplo: Enviando y recolectando la Encuesta de Comportamientos

Juveniles de Alto Riesgo de 1997.
Los CCE queran hacer todo lo posible por proteger la privacidad de los
estudiantes y asegurar que las preguntas seran respondidas honestamente
mientras se completaba la ECJAR. Para que la encuesta fuera completada
voluntaria y annimamente, se distribuy en un cuestionario escrito que
contena 84 preguntas de opcin mltiple. Antes de distribuir las encuestas, se
obtuvo el permiso de los padres a travs de varios mtodos que las escuelas
locales usaban. Los estudiantes respondieron los cuestionarios en una hoja de
respuestas escaneable y computarizada, garantizando aun ms el anonimato
total.
C M O AN A L I Z A R Y C O M P I L A R L O S R E S U LTAD O S D E U N A
E N C U E S TA?
Una vez que se han reunido las encuestas completas, es necesario
comprender los resultados. Algunas veces todo lo que se necesita hacer es
tabular los resultados (es decir, sumarlos y desplegarlos en una tabla).
Por ejemplo, si 100 cuestionarios regresaron en una encuesta acerca de
problemas en el vecindario, slo se necesitan contar las respuestas. Digamos
que haba una pregunta acerca de lo que las personas pensaban que era el
reto ms grande que enfrentaba el vecindario; 70 personas mencionaron la
aplicacin de la ley; 10 citaron el transporte; 15, los baches pronunciados y; 5,
el ruido. El resultado en casos como ste es claro
Sin embargo, el anlisis puede ser un poco ms complicado. Si estaba
indagando,

Por ejemplo, qu piensa la gente acerca de un servicio o problema, se podra

terminar con muchas respuestas de preguntas abiertas que aparentemente no
estn relacionadas. En este caso, es necesario tratar de encontrar patrones.
Una vez que se ha hecho esto, qu significan estos nmeros? Bueno, se
necesitar observar en todas las encuestas cmo cada porcentaje se compara
con los otros.
Por ejemplo, qu pregunta tuvo la mayor proporcin de respuestas similares.
Sugerimos que se escriba un reporte breve (una pgina es suficiente)
resumiendo los resultados de la encuesta. En el reporte, busque cualquier
patrn (las personas en un rea particular del pueblo tienen opiniones ms
fuertes acerca de un problema en particular que la gente en otras reas?).
Esta informacin se debe compartir con el equipo de trabajo. Se debe pedir y
obtener retroalimentacin y discutir si se necesita encuestar ms antes de dar
por completo el proceso.
Una vez que se comprende lo que significan los resultados, se debe decidir qu
hacer con ellos. A quines van a comunicarlos y cmo? En caso de una
iniciativa comunitaria, los resultados deberan hacerse pblicos tan pronto
como sea posible, as los miembros de la comunidad y los lderes comunitarios
pueden ser alertados acerca de un problema o uno potencial y pueden
empezar a trabajar para resolverlo. Si se ha hecho otra encuesta similar en la
misma rea, se podran comparar los resultados con los de dicha encuesta.
Una organizacin que realiza una encuesta acerca de sus servicios podra usar
los resultados para proveer un mejor servicio o cambiar una poltica actual por
otra ms eficiente. En una situacin donde el financiamiento est en juego, los
resultados necesitaran ir ms all para convencer al proveedor de los fondos
de la necesidad de un nuevo o continuado apoyo. Los resultados podran
tambin ser usados por la propia organizacin para determinar dnde y qu
tipo de servicios se necesitan.
Para tener una idea de cmo luce el reporte de una encuesta, se pueden
consultar los resultados de laEncuesta de Comportamientos Juveniles de Alto
Riesgo de 2003.
PAR A R E S U M I R
Una encuesta bien ejecutada puede darle a una iniciativa comunitaria una
fuente invaluable de informacin acerca de sus integrantes y sus necesidades.
Esperamos que esta seccin le haya dado las herramientas necesarias para
llevar a cabo encuestas eficaces y que le provean informacin que se necesita
para atender mejor a los beneficiarios de la iniciativa.