PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

DIRECCION GENERAL DEL SERVICIO CIVIL

DEPARTAMENTO DE CAPACITACION DE PERSONAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA LA EVALUACION DEL DESEMPENO
DE LOS SERVIDORES CUBIERTOS POR EL
TITULO I DEL ESTATUTO DE SERVICIO CIVIL

2000

FICHA TECNICA

Presidencia de la Repblica
Direccin General de Servicio Civil

Msc, Ligia Ma. Cspedes lvarez

Directora General

Licda, Vilma Camacho Vquez

Subdirectora General
Autor:
Lic. Abdn Sols Garca
Investigador
Depto. de Capacitacin de Personal
Correctores de estilo:
Msc. Oscar Snchez Chaves
Jefe
Depto. de Capacitacin de Personal
Otilio Aguilar Corrales
Subjefe
Depto. de Capacitacin de Personal
Juvenal Ramrez Artavia
Investigador
Depto. de Capacitacin de Personal

INDICE

PRESENTACIN

1. PRINCIPIOS BASICOS QUE SUSTENTAN EL SISTEMA DE EVALUACION DEL

DESEMPEO.

2. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE EVALUACIN DE DESEMPEO.

3. USOS DEL SISTEMA DE EVALUACION DEL DESEMPEO

4.FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE EVALUACION DEL DESEMPEO

4.1
4.2
4.3
4.4
4.5

El Ciclo de evaluacin
Distribucin de los servidores por grupos laborales
Los factores del desempeo segn grupos laborales
El expediente de la evaluacin del desempeo
Niveles del desempeo

5. EL PROCESO DE EVALUACIN

5.1 Evaluacin Intermedia-NO

5.2 Evaluacin Final
5.3 Evaluacin Anual

6. INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL FORMULARIO DE EVALUACIN DEL

DESEMPEO

6.1 Seleccin del Formulario e identificacin del perodo

6.2 Apartado A. Identificacin del servidor y de sus superiores
6.3 Apartado B. Factores del desempeo segn cada grupo
laboral
6.4 Apartado C. Justificacin de los niveles de desempeo 1y
2
6.5
Apartado D.
Capacitacin y otras opciones de
mejoramiento
6.6 Apartado E. Resultados de la evaluacin
6.7 Apartado F.
Opinin del servidor con respecto a la
evaluacin
6.8 Apartado G.
Observaciones del jefe inmediato y del
servidor
6.9 Apartado H. Observaciones del superior del jefe inmediato
6.10 Apartado I. Observaciones generales de la jefatura

7. ELPROCESO DE APELACION O REVISION

8. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS IMPORTANTES

9. ACCIONES ADMINISTRATIVAS RELACIONADAS CON LAS OFICINAS DE

RECURSOS HUMANOS.

10. ACTIVIDADES Y PLAZOS IMPORTANTES CONTENIDOS EN EL PRESENTE

MANUAL.

PRESENTACIN

Este instrumento de consulta y orientacin que ponemos en manos de las

jefaturas, de las oficinas de Recursos Humanos y de los servidores cubiertos
por el Ttulo I del Estatuto de Servicio Civil, constituye el Manual de
Procedimientos para la Evaluacin del Desempeo, el cual se sustenta en el
artculo 42 del Reglamento del citado Estatuto, que en lo atinente dice:

El jefe inmediato, mediante entrevista con el servidor,

efectuar la evaluacin del desempeo en los formularios
aprobados por la Direccin General de Servicio Civil y siguiendo
las instrucciones contenidas en el Manual de Procedimientos
para la Evaluacin del Desempeo

Con fundamento en tal disposicin, este Manual describe los procedimientos

bsicos que deben seguirse en el sistema de evaluacin del desempeo,
siendo un instrumento de gran utilidad para los evaluadores y evaluados.

1.

PRINCIPIOS
BASICOS
QUE
DE EVALUACION DEL DESEMPEO.

SUSTENTAN

EL

SISTEMA

1.1

Por ser el recurso humano el ms importante de cuantos disponen las

organizaciones sociales para el cumplimiento de sus objetivos, debe
drsele una mayor participacin en la apreciacin de su desempeo en el
trabajo.

1.2

La retroalimentacin efectiva del desempeo es una herramienta

motivacional y, a la vez, una fuente eficaz para el desarrollo del individuo y
de la organizacin.

1.3

El sistema de evaluacin del desempeo debe ser flexible y adaptable a

los diferentes niveles organizacionales y circunstancias que caracterizan la
situacin del individuo y, al mismo tiempo, lo suficientemente simple para
ser comprendido y aplicado por todos los usuarios.

1.4

El sistema de evaluacin del desempeo se fundamenta en el

convencimiento de que todo empleado tiene inters y necesidad de
conocer la forma en que el jefe inmediato evala su desempeo y su
contribucin a las operaciones organizacionales.

1.5

El objetivo fundamental del sistema es evaluar la forma en que el

servidor desempea las tareas asignadas, en procura de mayor
productividad y calidad del servicio pblico.

2. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE EVALUACION DEL DESEMPEO.

2.1

Objetivo General

Fomentar la eficacia de los servidores cubiertos por el Ttulo I del Estatuto

de Servicio Civil, estimular su desarrollo profesional y optimizar la contribucin
de cada funcionario al logro de la eficiencia en el servicio pblico.
2.1.1

Objetivos Especficos

2.1.1.1 Facilitar la ejecucin de las operaciones en los diferentes niveles de

las organizaciones y la aplicacin de los mtodos y tcnicas
administrativas, por parte de los funcionarios que ejercen funciones de
jefatura.

2.1.1.2 Identificar el potencial de desarrollo de los empleados y estimular sus

deseos de superacin, guiando sus esfuerzos hacia la plena realizacin
de sus posibilidades de mejoramiento.
2.1.1.3 Contribuir al mejoramiento de las relaciones humanas, facilitando la
comunicacin positiva y productiva entre jefes y empleados, para el
logro de las metas de la institucin.
2.1.1.4 Determinar y corregir deficiencias en el trabajo, tanto
organizacionales como individuales, mediante el anlisis de los
problemas colectivos e individuales que se detecten a travs del proceso
de evaluacin.
3. USOS DEL SISTEMA DE EVALUACION DEL DESEMPEO
Algunos de estos usos se encuentran indicados en el artculo 43 del
Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, el cual establece:
Artculo 43-. La evaluacin del desempeo anual
servir como reconocimiento a los buenos servidores,
como estmulo para propiciar una mayor eficiencia y
como factor que se debe considerar para reclutamiento
y seleccin, capacitacin, ascensos, aumentos de
salario, concesin de permisos, y reducciones forzosas
de personal.
Adems, el sistema de evaluacin del desempeo deber utilizarse para:

Orientar a los empleados sobre la forma en que deben desempear su

trabajo, para que ste satisfaga las expectativas de la organizacin.

Hacer reconocimiento formal de los mtodos demostrados por el

servidor.

Propiciar el establecimiento de incentivos, no necesariamente

salariales, destinados a satisfacer las expectativas y a aumentar el
grado de motivacin de los servidores en el trabajo.

Determinar necesidades de capacitacin y desarrollo de personal.

Determinar la concesin del aumento salarial por antigedad, o de

cualquier otro incentivo.

Sustentar criterios de reubicacin de los servidores para la mejor

utilizacin de su conocimientos, destrezas, habilidades y
potencialidades.

Formular y sustentar polticas que eviten la salida de los mejores

servidores de la Administracin.

4. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE EVALUACION DEL DESEMPEO.

El sistema de evaluacin del desempeo aqu descrito est dirigido a los
servidores regulados por el Ttulo I del Estatuto de Servicio Civil y se regir por
lo estipulado en el artculo 13, inciso c) de este cuerpo legal, los artculos 41,
42, 43 y 44 de su Reglamento y el presente Manual de Procedimientos.
4.1
El Ciclo de Evaluacin
Comprende dos perodos diferentes: Evaluacin Intermedia y Evaluacin Final,
que se resumen en la Evaluacin Anual.
I Perodo: Del 01 de diciembre al 31 de
mayo:
EVALUACION INTERMEDIA

II Perodo: Del 01 de junio al 30 de

noviembre:
EVALUACION FINAL

Las evaluaciones de cada perodo se realizarn en las fechas que se indican a

continuacin:
EVALUACION INTERMEDIA:
Primera quincena del mes de junio
EVALUACION FINAL:
ltima quincena del mes de noviembre
EVALUACION ANUAL:
Ser el resultado del promedio de ambas
evaluaciones.

4.2

Distribucin de los servidores por grupos laborales

IMPORTANTE:
La distribucin de los servidores en grupos
laborales, segn sus funciones, es independiente del sistema
clasificado de puestos vigente en el Rgimen de Servicio Civil, y se
establece solo para efectos de la aplicacin del sistema de
evaluacin del desempeo.

El jefe inmediato determinar el formulario correspondiente al grupo laboral

con el que se evaluar al servidor, segn sean sus funciones reales y de
acuerdo con el siguiente detalle:

GRUPO LABORAL A: NIVEL EJECUTIVO

Formulario FED-1A (Anverso)

Formulario FED-1B (Reverso)

Est constituido por quienes realizan funciones de jefatura

formal, es decir, por aquellos servidores que ejercen autoridad
tcnica, administrativa, o ambas a la vez. Queda a juicio del
jefe inmediato determinar si, con base en las funciones, las
caractersticas particulares del puesto y las definiciones de los
correspondientes factores, las jefaturas operativas deben ser
evaluadas, dentro de este grupo o dentro del grupo laboral C.
GRUPO LABORAL B: NIVEL PROFESIONAL
Formulario FED-2A (Anverso)
Formulario FED-2B (Reverso)_
Comprende al personal que realiza funciones de carcter
profesional. Sin jefatura formal.
GRUPO LABORAL C: NIVEL ADMINISTRATIVO
Formulario FED-3A (Anverso)_
Formulario FED-3B (Reverso)_
Incluye al personal que ejecuta funciones de carcter tcnico, y
profesional, miscelneo, especializado (imprenta, carpintera,
albailera, etc.), as como, labores de seguridad y vigilancia,
operacin de equipo mvil, inspeccin, recaudacin y otras no
contempladas en los dems grupos.
GRUPO LABORAL D: NIVEL DE OFICINA
Formulario FED-4A (anverso)
Formulario FED-4B (Reverso)
Incluye al personal que realiza funciones de recepcin,
telefona, labores varias de oficina, secretariado y otras afines.

4.3 Los factores del desempeo segn grupos laborales

Los factores del desempeo indicados en el apartado B del
formulario de evaluacin, estn relacionados con las funciones
medulares de los servidores de los diferentes grupos laborales.

En caso de que un servidor participe en algn movimiento de

personal, ser evaluado con el formulario del grupo laboral
correspondiente a las funciones del cargo en el que ha estado ms
tiempo desde la evaluacin anterior. Si ocurriere que, durante el
mismo perodo de evaluacin, un servidor ha desempeado
funciones o cargos diferentes por perodos iguales, este ser
evaluado con el formulario aplicable a las funciones del cargo ms
reciente. Sin embargo, cuando existan factores del desempeo
coincidentes entre los formularios aplicables para uno y otro tipo de
funciones, el jefe inmediato deber considerar tambin, en la
evaluacin de tales factores, las funciones que vena ejecutando el
servidor antes de producirse el movimiento de personal en
referencia.
4.4 El expediente de la evaluacin del desempeo.
En la unidad administrativa donde se ubica el servidor (Departamento,
Divisin, Seccin, etc.) deber haber un expediente de la evaluacin del
desempeo, bajo la custodia y responsabilidad del respectivo jefe inmediato.
Este expediente contendr todos los documentos pertinentes al desempeo del
servidor (copia de la evaluacin intermedia, notificaciones relacionadas con el
desempeo, cartas de encomio por el trabajo eficiente, llamadas de atencin
en procura de un mejor desempeo, etc.). Ningn acto o documento
relacionado con el desempeo tendr eficacia legal si el servidor no ha sido
notificado oportunamente, por lo cual es necesario que el jefe inmediato
registre adecuadamente dicha notificacin.
La informacin contenida en este expediente solo tendr vigencia
para el perodo laboral de que se trate. Luego de concluido el ciclo
de evaluacin anual esta deber destacarse para dar lugar a la del
nuevo ciclo. En caso de que el servidor hubiere presentado algn
recurso en contra de lo actuado por el superior del jefe inmediato en
el apartado H del formulario de evaluacin, este expediente deber
seguir vigente, para que cualquiera de las partes pueda usarlo como
prueba ante la autoridad competente.
El expediente ser un instrumento fundamental durante el proceso de
evaluacin y deber ser tratado con la debida discrecionalidad. Solamente
tendr acceso a este el servidor y los jefes involucrados en el proceso de
evaluacin.
En caso de una nueva ubicacin del servidor, el jefe anterior
deber hacer llegar el expediente de la evaluacin del desempeo
al nuevo lugar de trabajo. El traslado de expediente se har de
jefatura a jefatura.

10

4.5 Nivel del desempeo.

Con el fin de que el evaluador y el servidor puedan interpretar adecuadamente los

resultados e identificar las fortalezas y debilidades del desempeo demostrado durante el
periodo evaluado, en el cuadro siguiente, se indican y definen los diferentes niveles del
desempeo equiparados con las correspondientes categoras cualitativas.

NIVEL

DEFINICION
CATEGORIA

1
Desempeo
muy
debajo del esperado*

por

DEFICIENTE

REGULAR
Desempeo
ligeramente
por debajo del esperado

3
Desempeo conforme con
el mnimo esperado

Desempeo por encima del

esperado

BUENO

MUY BUENO

11

Desempeo Excepcional **
EXCELENTE

El desempeo esperado ser determinado por el jefe inmediato

con fundamento en el potencial laboral del servidor, los recursos
disponibles y la complejidad o dificultad de las tareas.
* * Se refiere al desempeo que supera extraordinariamente al esperado.

EL PROCESO DE EVALUACION

La evaluacin del desempeo es un proceso a cargo, principalmente, del jefe

inmediato. El superior del jefe inmediato solo participar, ya sea en la
evaluacin Intermedia o en la evaluacin Final, cuando el servidor manifieste
disconformidad en relacin con lo actuado por el jefe inmediato. Para ello, debe
atenderse lo indicado en los apartados F, G y H del formulario de evaluacin
del desempeo y lo dispuesto en los artculos 42 y 44, inciso e) del Reglamento
del Estatuto de Servicio Civil.
El proceso de evaluacin del desempeo est dividido en dos fases:
evaluacin Intermedia y evaluacin Final; cada una de estas cubre un
perodo de seis meses. Con fundamento en dichas evaluaciones se
obtendr la evaluacin Anual, la que, ms que una evaluacin es el
resumen cuantitativo y cualitativo de los resultados obtenidos en los
dos perodos previos.
5.1 Evaluacin Intermedia.
La evaluacin Intermedia del desempeo permitir al servidor y a su jefe
inmediato conocer en que medida aquel ha logrado trasladar al desempeo
cotidiano la capacitacin o las otras opciones de mejoramiento proyectadas al
final del ciclo anterior. Tambin ha de servir para que el jefe inmediato haga las
propuestas de capacitacin u otras opciones de mejoramiento requeridas por el
servidor, en procura de una reorientacin y mejora de su desempeo durante
el segundo semestre del ao.
Es necesario que los funcionarios que intervienen en este proceso: el servidor,
su jefe inmediato y, en algunos casos, el superior del jefe inmediato, no
pierdan de vista el carcter parcial de esta evaluacin.
5.2 Evaluacin Final.
La segunda parte del proceso de evaluacin del desempeo culmina
con la evaluacin Final, que debe llevarse a cabo en la ltima
quincena del mes de noviembre de cada ao. Los resultados que
aqu se determinen deben reflejar con fidelidad el desempeo
alcanzado por el servidor durante el segundo semestre del ao, a
partir de las ideas orientadoras propuestas, para este segundo
perodo, en la entrevista de la evaluacin Intermedia. Adems, de
esta evaluacin deben derivarse, igual que en la evaluacin
Intermedia, propuestas especficas y concretas de capacitacin u
otras opciones de mejoramiento requeridas por el servidor, y que se
han de especificar en el apartado D del formulario, con miras a la

12

programacin del trabajo para el ciclo siguiente.

5.3 Evaluacin Anual
La evaluacin Anual del desempeo, ms que una evaluacin propiamente
dicha, es una sntesis cuantitativa y cualitativa de los resultados obtenidos por
el servidor en las dos evaluaciones previas, a saber: la Intermedia y la Final.
Para ello, el evaluador deber proceder de acuerdo con los procedimientos que
se describen en el apartado 6.6 de este Manual.

6. INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL FORMULARIO DE EVALUACION

DEL DESEMPEO.
6.1 Seleccin del formulario e identificacin del perodo
El jefe inmediato escoger el formulario adecuado, segn el grupo laboral al
que pertenezca el servidor, de acuerdo con las funciones que ste realiza, e
independientemente de la clasificacin formal de su puesto, tal como se indic
en el punto 4.2.

Para cada una de las dos evaluaciones, Intermedia y Final, el jefe

inmediato deber hacer uso de un ejemplar del formulario de
evaluacin. En el ejemplar usado para la evaluacin Final debern
consignarse, adems, los resultados del promedio numrico y la
categora cualitativa correspondiente a la Evaluacin Anual:

6.2 Apartado A.
superiores

Identificacin del servidor y de sus

Corresponde al jefe inmediato llenar con claridad y exactitud, cada uno de los
espacios de este apartado. La informacin debe aparecer ntida, sin borrones,
tachaduras, ni uso de correctores de escritura.
6.3 Apartado B. Factores del desempeo segn cada grupo laboral
Este apartado tiene la enumeracin y descripcin de los siete
factores del desempeo, considerados como relevantes, para
fundamentar los criterios de evaluacin. Estos factores varan segn
sea el grupo laboral al que correspondan.

13

Para seleccionar el nivel de desempeo en cada factor, el jefe inmediato

deber convocar al servidor a una entrevista en la que, con base en un dilogo
franco y abierto, ambos expondrn sus apreciaciones sobre el valor del nivel de
cada factor que mejor representa el desempeo alcanzado por el servidor a lo
largo del perodo evaluado. Para ello, el jefe inmediato deber justificar su
apreciacin evaluativa ante el servidor y, una vez que ambos lleguen a un
consenso, proceder a marcar en los espacios correspondientes del formulario
y en presencia del servidor, el nivel con que finalmente decida evaluar el
desempeo de ste en cada factor.

Si luego del anlisis del desempeo de un factor, no fuere posible el

logro de consenso entre el jefe inmediato y el servidor, el jefe
inmediato deber proceder a marcar el nivel correspondiente, segn
su propio criterio.

Al concluir la entrevista, el servidor proceder a firmar en el espacio

provisto al final de este apartado. Esta firma prueba nicamente su
participacin en la entrevista, no significa la aceptacin del
resultado.
Una vez efectuado lo anterior, el jefe inmediato pasar al siguiente
apartado del formulario.

6.4 Apartado C. Justificacin de los niveles de desempeo 1 y

2

Con el fin de identificar las causas ms evidentes de un nivel de

desempeo deficiente o regular, es necesario que el jefe inmediato
justifique brevemente las razones en que se basa para otorgar el
nivel 1 o el nivel 2 en cada factor as evaluado.

Con ese objetivo, en el espacio provisto en este apartado o en hoja

adicional, si lo requiere, deber indicar las razones por las cuales el
servidor tuvo niveles de desempeo 1 o 2 en determinado factor.

6.5 Apartado
mejoramiento

D.

Capacitacin

otras

opciones

de

El objetivo de este apartado es que el jefe inmediato, tomando en

cuenta el criterio del servidor y sus propias apreciaciones, determine

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las acciones de capacitacin, asesora u orientacin que puedan

contribuir a la correccin o mejoramiento del desempeo de aquellos
servidores que obtuvieron en su Evaluacin Intermedia o Final,
niveles de desempeo equivalentes a DEFICIENTE O REGULAR.

Para este propsito deber entenderse como necesidad de capacitacin, la

ausencia, insuficiencia o deficiencia de conocimientos, habilidades y actitudes
requeridas por el servidor para el eficiente y efectivo desempeo de su puesto.

El jefe inmediato deber considerar en sus propuestas de

capacitacin, aquellos aspectos propios de cada factor del
desempeo que, a su juicio, pueden corregirse o mejorarse. En este
sentido, deber propiciar la participacin del servidor, solicitando y
analizando las sugerencias que ste plantee, sin embargo, la
decisin definitiva deber tomarla l.

Al momento de formular dichas propuestas, el jefe inmediato debe

considerar las condiciones de viabilidad que stas tengan, segn la
disponibilidad de recursos materiales, humanos y econmicos de la
organizacin. Adems de esto, sus recomendaciones debern ser
especficas para las necesidades particulares de cada servidor.

Una vez resuelto lo anterior, el jefe inmediato proceder a indicar en

el espacio correspondiente de este apartado la solucin que
recomienda.

Si el mejoramiento del desempeo no depende de la capacitacin,

sino de una condicin ajena a este concepto, entonces, deber
utilizar el espacio TRO e indicar lo que corresponda.

Los planes de capacitacin que se preparen con base en los casos de

servidores que hayan obtenido niveles de desempeo equivalentes a
DEFICIENTE o REGULAR, debern ser atendidos a muy corto plazo
por la institucin.

Con el fin de estimular el desarrollo de aquellos servidores que

obtuvieren niveles de desempeo superiores a DEFICIENTE o
REGULAR, el jefe inmediato podr, excepcionalmente, indicar

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ciertas reas que, a su juicio, el servidor requiere reforzar a travs de

la capacitacin o cualquier otra opcin. Sin embargo, en este caso la
institucin no est obligada a atender en forma inmediata estas
necesidades, sino que tales propuestas formarn parte de otro plan
de desarrollo que tratar de satisfacer, segn sus posibilidades.

ATENCION. Si por algn motivo la organizacin no pudiera cumplir

dentro de un plazo prudencial, las propuestas de capacitacin o
cualquiera de las opciones planteadas por el jefe inmediato en este
apartado, no debern imputarse al servidor las deficiencias o
insuficiencias que, como consecuencia de dicho incumplimiento,
mostrare en el perodo de evaluacin siguiente. Por esta razn, es
responsabilidad del jefe inmediato hacer las gestiones pertinentes, a
fin de que la organizacin cumpla con tales propuestas.

6.6 Apartado E. Resultados de la evaluacin

Los datos de este apartado deber completarlos el jefe inmediato, luego de

que en la entrevista con el servidor haya definido el resultado de la evaluacin,
ya sea Intermedia o Final. Para ello deber seguir el siguiente procedimiento:

6.6.1 Evaluacin Intermedia

Para obtener el resultado de la evaluacin lntermedia, el jefe

inmediato deber sumar los puntos asignados a cada factor, segn
los respectivos niveles de desempeo elegidos en el apartado B
(vase adems, el punto 6.3 de este Manual).

El total de puntos de esta suma deber anotarlo en el espacio

PUNTUACION ORIGINAL de la columna correspondiente a la
Evaluacin Intermedia.

Una vez realizado lo anterior, deber firmar, anotar la fecha

respectiva en los espacios provistos para ello y pasar el formulario al
servidor para que proceda a llenar el apartado F.
6.6.2

Evaluacin Final

16

Igual procedimiento que el anterior, deber seguirse para obtener el

resultado de la Evaluacin Final, solamente que este deber ser
anotado en el espacio PUNTUACION ORIGINAL de la columna No.
2, correspondiente a la evaluacin Final.

Despus de realizada la evaluacin Final, el jefe inmediato pasar el

formulario al servidor para que proceda a llenar el apartado F.

6.6.3 Evaluacin Anual

El jefe que cierra el proceso de Evaluacin Final, ya sea en el

apartado F, G, o H del formulario, deber anotar Los datos de la
Evaluacin Anual en Los espacios de la columna No.3
INTEGRACIN DE RESULTADOS. Para ello deber proceder de la
siguiente manera:

a. Del expediente de evaluacin del desempeo tomar el resultado

obtenido por el servidor en su Evaluacin Intermedia (en caso de que
hubiere sido evaluado en este perodo) y lo transcribir en la
columna No.1 del cuadro del apartado E del formulario usado para la
Evaluacin Final.
b. Sumar los resultados obtenidos por el
servidor en las
Evaluaciones Intermedia y Final y anotar el dato en el espacio
PUNTUACION ANUAL.

c. El resultado anterior lo dividir entre 2 para obtener el promedio

anual que deber anotar en el espacio PROMEDIO ANUAL
d. Luego de
esto, convertir
el
Promedio
Anual
a
la
correspondiente categora cualitativa, de acuerdo con la siguiente
tabla de conversin de puntos.

DEFICIENTE
puntos

De 35 a 59.99

REGULAR
puntos

De 60 a 74.99

17

BUENO
puntos
MUY BUENO
puntos
EXCELENTE
puntos

De 75 a 84.99
De 85 a 94.99
De 95 a 100

e. La categora cualitativa que resulte de la operacin anterior, deber anotarla

en el espacio EVALUACIN ANUAL.

Atencin: En ningn caso se deber redondear el resultado

cuantitativo obtenido por el servidor, ya sea en la evaluacin
Intermedia, Final o Anual.

ATENCION: En caso de que, durante el ciclo de evaluacin, el

servidor solo tenga una evaluacin, ya sea Intermedia o Final, y
siempre que el tiempo efectivamente laborado se ajuste a las
condiciones estipuladas en el punto 8.5 de este Manual, el resultado
de la Evaluacin Anual se determinar con base en esa nica
evaluacin.

6.7 Apartado F. Opinin del servidor con respecto a la

evaluacin
Al momento de recibir el resultado de la evaluacin, el servidor deber indicar
en los espacios de este apartado, si est conforme o no con el resultado.
Luego, firmar, anotar la fecha y devolver el formulario a su jefe inmediato.
En caso de no estar conforme con el resultado de la evaluacin, deber
presentar sus objeciones el da hbil siguiente y solicitar nueva entrevista con
el jefe inmediato.

18

Si el servidor manifiesta conformidad con el resultado de la evaluacin, el jefe

inmediato dar por concluido el proceso de evaluacin con su firma y la
indicacin de la fecha en los espacios provistos para ello. No obstante, si se
tratare de la Evaluacin Final, antes de ejecutar este paso, deber completar
los datos de la evaluacin Anual en el cuadro del Apartado E.
6.8 Apartado G. Observaciones del jefe inmediato y del servidor
Los datos de este apartado debern completarse solamente si el servidor ha
manifestado disconformidad con la evaluacin .En este caso, el jefe inmediato
tendr tres das hbiles, a partir de la fecha en que el servidor presente sus
objeciones, para convocarlo a una entrevista en la que escuchar y analizar
las objeciones de ste, en relacin con los argumentos en los que sustenta la
evaluacin realizada, segn los procedimientos del apartado 6.3 de este
Manual
Luego de esta entrevista deber anotar la fecha, firmar e indicar en el espacio
correspondiente si decide mantener o modificar el resultado de la evaluacin.
Si decide mantener la evaluacin en su versin original, pasar el formulario al
servidor para que ste anote la fecha, firme e indique si acepta o no su
decisin de mantener el resultado original de la evaluacin.
Si el servidor
acepta
dicha
decisin
y
el
resultado
corresponde a la Evaluacin Intermedia, el jefe inmediato dar por
concluido el
proceso
evaluativo con la consignacin de la
fecha y su firma en los espacios provistos en este apartado. Si el
resultado corresponde a la Evaluacin Final, antes de proceder a
efectuar lo anterior, deber anotar los datos de la evaluacin Anual
en los respectivos espacios del cuadro del apartado E.
En caso de que el servidor manifieste disconformidad con dicha
decisin, el jefe inmediato proceder a firmar, indicar la fecha y
trasladar, el da hbil siguiente, el formulario junto con el expediente
del desempeo del servidor, a su superior, a fin de que ste proceda
a resolver la evaluacin en el apartado H, de acuerdo con el
procedimiento descrito en el punto 6.9 de este Manual.

Si el jefe inmediato decide modificar la evaluacin, deber utilizar el

cuadro que aparece en este apartado y proceder de la siguiente
manera:
a.

En la columna FACTOR anotar el cdigo del factor o. los

factores del desempeo cuyos niveles sern modificados.

b.

En la columna NIVEL ORIGINAL anotar el nivel

originalmente asignado al respectivo factor del desempeo.

c.

En la columna NUEVO NIVEL anotar el nuevo nivel asignado

al respectivo nivel del desempeo.

19

d.

En la columna DIFERENCIA DE PUNTOS anotar la

diferencia de

puntos resultantes del cambio o modificacin efectuada a cada

nivel del
desempeo.
e

En la columna DIFERENCIA TOTAL DE PUNTOS anotar la

suma total de puntos obtenidos como consecuencia del nivel o
niveles que resulten modificados.

f.

Finalmente, en la columna NUEVA PUNTUACION anotar la

nueva puntuacin total resultante de la suma de la diferencia
total de puntos y la puntuacin original que se haba indicado
con anterioridad en el espacio correspondiente del cuadro del
apartado E.

Ejemplo: Si un servidor ubicado en el grupo laboral D ha obtenido un

total de 76.9 puntos en su evaluacin y su jefe inmediato decide
hacer modificaciones de sus niveles de desempeo en los factores
B3 y B7, pasando del nivel 2 al nivel 3 en el factor B3 y del nivel 3 al
nivel 4 en el factor B7, deber hacerse lo siguiente:

FACTO
R

NIVEL
ORIGINA
L

NUEVO
NIVEL

DIFERENCI
A DE
PUNTOS

B3

5,2

B7

1,4

DIFERENCI
A TOTAL
DE
PUNTOS

6,6

NUEVA
PUNTUACIO
N

83,5

Como puede apreciarse en este caso, la diferencia total de puntos

(6,6) se suma a la puntuacin original (76,9) obtenida por el servidor,
lo cual da como resultado la nueva puntuacin del servidor (83,5).

El jefe inmediato deber indicar siempre el factor al cual corresponde

el nivel modificado, no deber hacer modificaciones sobre lo ya
marcado en el apartado B.
Si luego de efectuadas estas modificaciones, el servidor manifiesta

20

conformidad con el nuevo resultado y as lo hace constar con su

firma, el jefe inmediato proceder de la siguiente manera:

Si las modificaciones corresponden a la evaluacin Intermedia,

trasladar el nuevo resultado o nueva puntuacin a la casilla
PUNTUAClN MODIFICADA de la columna EVALUACION
INTERMEDIA, en el cuadro del apartado E. De inmediato, pasar
nuevamente al apartado G, donde anotar la fecha, firmar y dar
por concluido el proceso evaluativo.

Si las modificaciones corresponden a la Evaluacin Final, trasladar

el nuevo resultado o nueva puntuacin a la casilla PUNTUACION
MODIFICADA de la columna EVALUACION FINAL, en el cuadro
del apartado E y efectuar los clculos necesarios para obtener la
evaluacin Anual, cuyo resultado deber anotarlo en la casilla
correspondiente de la columna INTEGRACION DE RESULTADOS.
Luego pasar nuevamente al Apartado G, donde anotar la fecha,
firmar y dar por concluido el proceso evaluativo.

En caso de que el servidor manifieste disconformidad con el nuevo resultado

de la evaluacin y as lo hiciere constar con su firma en el espacio
correspondiente de este Apartado G, el jefe inmediato deber trasladar (el da
hbil siguiente) el formulario, junto con el expediente del desempeo del
servidor, a su superior, quien proceder a resolver la evaluacin de acuerdo
con el procedimiento descrito en el apartado siguiente.
6.9 Apartado H. Observaciones del superior del jefe inmediato
Los datos de este apartado deben llenarse solamente si, despus de
que el jefe inmediato ha realizado los procedimientos descritos en el
apartado anterior, el servidor mantiene su disconformidad con el
resultado de la evaluacin.
Una vez que el superior del jefe inmediato reciba el expediente del
desempeo y el formulario de evaluacin, dispondr de tres das
hbiles para resolver en definitiva la evaluacin. Para ello deber
escuchar previamente al servidor, al jefe inmediato y analizar la
documentacin aportada en el expediente del desempeo del
servidor.
Con base en lo anterior, deber indicar en los espacios correspondientes de
este apartado, si ratifica o modificar el resultado de la evaluacin, que indicar
el jefe inmediato en el apartado anterior.
a.

Si su decisin es ratificar el resultado de la evaluacin, deber

proceder de la siguiente manera:
Si se trata de evaluacin Intermedia y el jefe inmediato no hizo
ninguna modificacin luego de la entrevista en la que atendi las
objeciones del servidor, consignar la fecha y su firma en los

21

espacios respectivos y dar por concluido el proceso evaluativo.

Si se
trata
de
la Evaluacin Final y el jefe inmediato tampoco hizo
ninguna modificacin
luego
de
la entrevista citada, deber pasar al
Apartado E y hacer los clculos necesarios para obtener el resultado de la
Evaluacin Anual y anotarlo en la casilla correspondiente de la columna
INTEGRACION DE RESULTADOS. Luego de esto, pasar nuevamente a este
Apartado H, donde consignar la fecha, firmar y dar por concluido el proceso
evaluativo.

Si el jefe inmediato hizo modificaciones, luego de la entrevista en la que

atendi las objeciones del servidor, el superior del jefe inmediato, adems de
ejecutar los pasos anteriores, deber proceder a pasar el resultado de dichas
modificaciones al cuadro del apartado E.

b.

Si su decisin es modificar el resultado de la evaluacin

deber utilizar el cuadro que aparece en este Apartado y seguir
los mismos procedimientos descritos en el apartado .6,8 de este
Manual, para el caso de las modificaciones hechas por el jefe
inmediato.

Luego de realizadas las modificaciones respectivas, anotar la fecha, firmar

en los espacios provistos y pasar al apartado E para efectuar los cambios que
correspondan. Si la evaluacin modificada es la Final, deber tambin ejecutar
los clculos necesarios para obtener la Evaluacin Anual, cuyo dato anotar en
la casilla correspondiente de la columna INTEGRACIN DE RESULTADOS,
dando por finalizado el proceso evaluativo.

6.10 Apartado I. Observaciones generales de la jefatura

Este espacio podr ser utilizado tanto por el jefe inmediato, como por el
superior de ste. Se usar para motivar con alguna frase al empleado eficiente
o excepcional o, a aquel que ha dado muestras de mejoramiento o que cumpli
fielmente el compromiso adquirido para lograr un mejor desempeo. Tambin
servir para indicar los siguientes casos:

a. Si el servidor se neg a firmar la evaluacin.

b. Si el servidor se neg a asistir a la entrevista de evaluacin.
En cualquiera de estos dos casos deber levantarse una acta firmada
por el jefe que evala y por al menos dos testigos del acto, con sus
respectivas calidades.
c

Si el servidor estuvo incapacitado, con licencia o beca y cualquier

otro aspecto relevante del proceso de evaluacin que el jefe
inmediato o el superior juzgue pertinente.

22

Las observaciones de este apartado deben ser respaldadas por la

firma del jefe que las haga, la cual deber consignar al final de stas.

7. EL PROCESO DE APELACION O REVISION

El servidor podr apelar o solicitar la revisin, tanto de la Evaluacin

lntermedia como de la Evaluacin Final, no as, del resultado de la Evaluacin
Anual, ya que ste no es ms que una sntesis de las dos primeras.
Todo servidor podr impugnar en la va administrativa, ante el
superior Jerrquico, el resultado de la evaluacin del desempeo lntermedia o Final, dentro del mes siguiente a la fecha en que reciba
el original de sta; de conformidad con lo estipulado en el artculo
99, inciso b) del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil.
Si despus de agotada la va administrativa el servidor persistiere en su
reclamo, podr recurrir ante las instancias legales correspondientes.
8. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS IMPORTANTES
8.1 Una vez que el jefe inmediato o el superior del jefe inmediato, en
el caso de que ste hubiere participado en el proceso evaluativo,
haya firmado y fechado todos los formularios de evaluacin de los
servidores a su cargo, ya sea en la Evaluacin Intermedia o en la
Final, tendr ocho das naturales para enviarlos con sus dos copias y
un informe sobre los resultados de la evaluacin, a la Oficina de
Recursos Humanos o a la Unidad competente, para su revisin y
registro oportuno. El informe deber contener como mnimo los
siguientes datos:

a. Evaluacin Intermedia
Nombre del servidor (en orden alfabtico)
Nmero de cdula
Puntuacin obtenida durante el perodo
Justificacin de los casos de las evaluaciones contempladas en los puntos 8,4,
8.6 y 8.7 de este Manual.
b. Evaluacin Final
Nombre del servidor (en orden alfabtico)

23

Nmero de cdula
Puntuacin obtenida durante el perodo
Puntuacin anual
Conversin cualitativa
Justificacin de los casos de evaluaciones contempladas en los
puntos 8.4, 8.6 y 8.7 de este Manual.
Una vez que la Oficina de Recursos Humanos o la Unidad competente haya
revisado y devuelto los formularios, el jefe inmediato deber entregar el
original al servidor y registrar la fecha y la firma que haga constar que ste
recibi dicho documento. A partir de esta fecha de entrega del formulario
empezar a regir el plazo para el agotamiento de la va administrativa.
8.2 La evaluacin del desempeo solo surtir los efectos
administrativos correspondientes, una vez que haya sido anotada en
los registros que lleva la Direccin General de Servicio Civil. No
obstante, en s mismo el formulario de evaluacin del desempeo
tiene validez y eficacia legal desde el momento en que la evaluacin
es comunicada al servidor.
8.3 Si el servidor es trasladado en forma temporal a otra
dependencia del Estado cubierta por el Rgimen de Servicio Civil, su
evaluacin del desempeo debe efectuarla el funcionario que acte
como su jefe inmediato durante el perodo de su traslado, siempre
que dicho perodo no sea inferior al requerido para ser evaluado, de
conformidad con lo estipulado en el artculo 44 del Reglamento del
Estatuto de Servicio Civil y el punto 8.5 de este Manual.
8.4 Si por razones de licencia, incapacidad, becas u otras causas, el
servidor
hubiere interrumpido sus servicios durante el ciclo de evaluacin, se
proceder de acuerdo con lo sealado en el siguiente numeral.
8.5 Para determinar la Evaluacin Anual del servidor que tenga menos de 12
meses de tiempo efectivamente laborado durante el ciclo de evaluacin, se
proceder de la siguiente manera:
a. En ningn caso deber ser evaluado el servidor que tenga menos
de tres meses de tiempo efectivamente laborado, ya sea en el
perodo de la evaluacin Intermedia o en el perodo de la evaluacin
Final.
b. Si el servidor fue evaluado en el perodo de la evaluacin Intermedia y, a la
fecha de la Evaluacin Final, tiene
menos
de
seis meses de tiempo
efectivamente laborado durante el ciclo de evaluacin, no tendr evaluacin
Anual.
No obstante, para cualquier efecto de orden administrativo, por ejemplo, pago
de incentivos, se le tomar en cuenta la evaluacin Anual del ciclo anterior.
c. Si el servidor fue evaluado en el perodo de la evaluacin Intermedia y, a la
fecha de la evaluacin Final tiene seis meses o ms de tiempo efectivamente
laborado durante el ciclo de evaluacin, su evaluacin Anual se determinar de
la siguiente manera:

24

Si tiene como mnimo tres meses de tiempo efectivamente laborado en el

perodo de la evaluacin Final, ser evaluado tambin en este perodo y, el
resultado de la evaluacin Anual se obtendr con base en las dos evaluaciones
(Intermedia y Final).
Si tiene menos de tres meses de tiempo efectivamente laborado en
el perodo de la evaluacin Final, no ser evaluado en este perodo y,
en consecuencia, su Evaluacin Anual se obtendr nicamente con
base en la Evaluacin lntermedia.

d. Si el servidor no fue evaluado en el perodo de la evaluacin

Intermedia y, a la fecha de la evaluacin Final tiene seis meses o
ms de tiempo efectivamente laborado durante el ciclo de
evaluacin, su Evaluacin Anual se obtendr nicamente con base
en la Evaluacin Final.
e. Si el servidor no fue evaluado en el perodo de la evaluacin Intermedia y, a
la fecha de la evaluacin Final tiene menos de seis meses de tiempo
efectivamente laborado durante el ciclo de evaluacin, no tendr evaluacin
Anual, en cuyo caso, para cualquier efecto de orden administrativo se le
tomar en cuenta la evaluacin Anual del ciclo anterior.
8.6 En caso de que a la fecha de
evaluacin, el
servidor se
encuentre
ausente de su puesto, ya sea por incapacidad, vacaciones o licencia,
el proceso de evaluacin Intermedia o Final - segn correspondadeber realizarse cuando ste regrese al trabajo. Para ello, el jefe
inmediato deber justificar el caso en forma escrita, ante la Oficina
de Recursos Humanos y sta, a su vez, ante la oficina competente de
la Direccin General de Servicio Civil, a la cual deber remitir copia
de la justificacin.
Solamente en las situaciones antes citadas o cuando exista justificacin por
caso fortuito valorada por la Direccin General de Servicio Civil, sern
aceptadas por esta dependencia las evaluaciones del Desempeo efectuadas
en forma extempornea.
8.7 En caso de que el servidor se encuentre ausente de su puesto
por motivo de licencias sin goce de salario, no deber exigirse su evaluacin
del desempeo, para ningn efecto administrativo ni legal.
8.8 Tanto el servidor como el jefe inmediato o el superior de ste, en caso de
que participe en el proceso de evaluacin, debern firmar con su puo y
letra los originales de los formularios de evaluacin; no se administrar el
uso de facsmiles para este propsito.
La ausencia de la firma del jefe invalidar la evaluacin del desempeo. por lo
cual ste ser responsable por los perjuicios que tal omisin cause al servidor.
La ausencia de la firma del servidor har presumir que ste no recibi el
resultado de la evaluacin del desempeo. Sin embargo. si la omisin obedece

25

a que el servidor se neg a firmar, el jefe deber indicarlo as. en el apartado I

del formulario OBSERVACIONES GENERALES DE LA JEFATURA y. adems,
registrar el hecho en una acta avalada con su firma y la de, por lo menos, dos
testigos con sus respectivas calidades, tal como se indic en el apartado 6.10
de este Manual.
De modo similar deber proceder el servidor en el caso de que su jefe
inmediato no cumpla con su deber de evaluarlo, de acuerdo con la normativa
indicada en el Reglamento del Estatuto de Servicio Civil y los procedimientos
del presente Manual.
8.9Si el servidor se negare a asistir a la entrevista a la que fuere
convocado, ya sea para definir el resultado de la evaluacin o, para
dialogar sobre una eventual disconformidad con respecto a ste, el
jefe inmediato o el superior del jefe inmediato, en caso de que
intervenga en el proceso, deber seguir el mismo procedimiento
descrito en el punto anterior.

Siempre que haya renuencia del servidor a participar en la entrevista de

evaluacin o en aquella efectuada como consecuencia de la disconformidad de
ste, el proceso de evaluacin no se invalidar, sino que, ser continuado en
forma exclusiva o unilateral por el jefe inmediato o el superior, si fuere el caso.
8.10 Los jefes y los funcionarios de la Oficina de Recursos Humanos o de la
Unidad competente, que intervengan en el proceso de evaluacin del
desempeo sern responsables por el atraso en la remisin o el extravo de los
formularios, razn por la cual podrn ser sancionados de acuerdo con la
naturaleza y la gravedad del dao causado con su actuacin negligente.
8.11 En vista de que el formulario de evaluacin del desempeo es un
documento oficial de gran trascendencia para las distintas acciones legales o
tcnicas del proceso de administracin de recursos humanos, debe ser llenado
y manejado en forma cuidadosa. Deber estar exento de alteraciones, roturas,
correcciones o tachaduras que hagan dudar de la autenticidad de los datos en
l contenidos. Adems, deber ser llenado a mquina, salvo los apartados B, E,
F, G y H, que pueden llenarse con bolgrafo. El incumplimiento de estos
requisitos puede invalidar o anular la evaluacin
En caso de que el formulario no haya sido llenado correctamente, la
Oficina de Recursos Humanos o la Unidad competente, lo devolver
al jefe inmediato para que lo llene en la forma debida, para lo cual
le dar un plazo prudencial.
8.12 Toda evaluacin del desempeo efectuada fuera de los
perodos sealados por el artculo 41 del Reglamento del Estatuto de
Servicio Civil, ser absolutamente nula, excepto los casos indicados
en el punto 8.6 de este Manual.
8.13 Cuando el servidor dependa tcnicamente de un jefe y
administrativamente de otro, la evaluacin deber hacerse de acuerdo con lo
estipulado en el artculo 44, inciso d) del Reglamento del Estatuto de Servicio
Civil. En este caso, el jefe tcnico actuar como jefe inmediato y estar a cargo
del expediente del desempeo, mientras que, el jefe administrativo actuar
como superior para resolver una eventual disconformidad del servidor con
respecto al resultado de la evaluacin.

26

8.14 Si no existiera un jefe tcnico para evaluar a los servidores de acuerdo

con las funciones que realizan, el proceso de evaluacin quedar a cargo del
jefe administrativo, quien deber basarse en los informes y cualquier otro
medio de control que le permita externar criterios sobre el desempeo del
servidor.

8.15 An cuando el jefe inmediato tenga menos de tres meses de ser jefe del servidor,
segn lo estipulado por el artculo 44, inciso c) del Reglamento del Estatuto de Servicio
Civil, deber proceder a evaluar su desempeo, de acuerdo con los procedimientos
establecidos en este Manual. Para ello, deber fundamentar sus apreciaciones en los datos
contenidos en el expediente del desempeo del servidor - cuando ste exista -, en la
informacin que pueda obtener en la entrevista efectuada con ste y en la que puedan
aportar los jefes anteriores.
8.16 Para cualquier efecto del proceso de evaluacin del desempeo
en que se requiera considerar la ltima calificacin obtenida por el
servidor mediante el sistema de Evaluacin y Calificacin de
Servicios, vigente hasta junio de 1993, sta se deber equiparar a
la puntuacin mxima que en la actualidad tiene la correspondiente
categora cualitativa, segn la tabla de conversin de puntos que
aparece en el punto 6.6 de este Manual.

27

Ejemplo: Si la calificacin considerada es BUENO, segn el sistema anterior, la

puntuacin correspondiente, de acuerdo con el nuevo sistema, ser 84,99.
8.17 El jefe inmediato o el superior podrn utilizar hojas adicionales en
aquellos casos en que los espacios provistos en el formulario no sean
suficientes para indicar sus apreciaciones u observaciones sobre algn aspecto
de la evaluacin del servidor, por ejemplo, las que se han previsto en los
apartados C, D e I. En este caso, las hojas adicionales deben llevar sus
respectivas copias, es decir, deben hacerse en tres tantos (original y dos
copias).
9. ACCIONES ADMINISTRATIVAS RELACIONADAS CON LAS OFICINAS
DE RECURSOS HUMANOS.
9.1 Luego de que la Oficina de Recursos Humanos o la Unidad competente
haya revisado y registrado la informacin contenida en los formularios del
respectivo periodo de evaluacin, dejar una copia para su archivo y devolver
el original, junto con la otra copia, al jefe inmediato correspondiente, a fin de
que ste proceda a entregar el original al servidor y a incluir la copia en su
expediente del desempeo.
En caso de que hubiere formularios incorrectos, stos tambin debern ser
devueltos al jefe inmediato para que efecte las correcciones procedentes,
dentro del plazo que la oficina citada establezca.
9.2 De cada evaluacin del desempeo, la Oficina de Recursos
Humanos o la Unidad competente deber registrar los datos
correspondientes a la puntuacin obtenida por el servidor en cada
perodo; adems, la puntuacin anual, el promedio anual y la
categora cualitativa - DEFICIENTE, REGULAR, BUENO, MUY
BUENO, EXCELENTE- que corresponda.
9.3 La Oficina de Recursos Humanos o la Unidad competente contar con un
plazo mximo de 15 das hbiles, contados a partir de la fecha de recibo de los
formularios, para revisarlos, registrar la informacin y devolverlos al jefe
inmediato.
9.4 Las Oficinas de Recursos Humanos o Unidades competentes
deben instruir a los jefes, tanto de su sede central, como de
servicios desconcentrados o descentralizados, acerca de la

28

seguridad que deben tener los archivos o lugares en los que se

guardan los expedientes del desempeo de los servidores, con el
propsito de que toda la documentacin relacionada con la
evaluacin se conserve y use en forma cuidadosa y, bajo estricta
vigilancia del jefe inmediato.

9.5 Las Oficinas de Recursos Humanos o Unidades competentes deben

procurar que los servidores que pasen a ocupar puestos con rango de jefatura
sean capacitados en el uso del presente sistema de evaluacin del desempeo,
e igualmente, que los nuevos servidores del Rgimen de Servicio Civil sean
inducidos y orientados en esta materia. Es importante que cada jefe inmediato
acte como un capacitador de los servidores a su cargo.

9.6 Las Oficinas de Recursos Humanos o Unidades competentes deben procurar que las
Oficinas Adscritas, Direcciones Regionales y otras dependencias de su institucin le
brinden informacin precisa sobre los casos de servidores que se encuentren en cualquiera
de las situaciones sealadas en los numerales 8.4, 8.6 y 8.7 del apartado anterior, a fin de
que la lista de servidores evaluados, que anualmente deben remitir a la respectiva Oficina
de la Direccin General de Servicio Civil, contenga las justificaciones procedentes en
dichos casos. Esta lista deber ser remitida por la Oficina de Recursos Humanos o Unidad
competente, a ms tardar, en la primera quincena del mes de enero y deber contener los
siguientes datos:

Nombre del servidor (en orden alfabtico)

Nmero de cdula
Resultado cuantitativo (promedio anual)
Resultado cualitativo (categora cualitativa, segn la tabla de
conversin
de puntos)
Justificacin de los casos evaluados de acuerdo con las
situaciones
sealadas en los puntos 8.4, 8.6 y 8.7.

Los servidores que obtuvieron resultados de DEFICIENTE y REGULAR, as como

aquellos que tengan derecho al incentivo por concepto de carrera profesional,
debern incluirse por separado del resto de servidores, con el propsito de
facilitar la informacin al usuario.

9.7 Para evitar atrasos en el envo de formularios a las diferentes

dependencias, es necesario que las Oficinas de Recursos Humanos o Unidades
competentes dispongan, con suficiente anticipacin, de los formularios
requeridos para la evaluacin de los servidores de la institucin a su cargo.

10. ACTIVIDADES Y PLAZOS IMPORTANTES CONTENIDOS EN

EL PRESENTE MANUAL

29

10.1 Ciclo de evaluacin:

DEL 01 DE DICIEMBRE AL 30 DE NOVIEMBRE

10.2Evaluacin Intermedia.

PRIMERA QUINCENA DEL MES DE JUNIO

10.3 Evaluacin Final:

ULTIMA QUNCENA DEL MES DE NOVIEMBRE

10.4 Plazo para que el jefe inmediato entregue el resultado de la

evaluacin al servidor:

AL CONCLUIR EL PROESO DE EVALUACION

10.5
Plazo
presente

para

que

el servidor, en caso de disconformidad.

sus objeciones a su jefe inmediato:

El DIA HABIL SIGUIENTE A LA COMUNICACIN

DEL RESULTADO EN EL APARTADO F DEL
FORMULARIO.

30

10.6
caso

Plazo
de

para

que

el

jefe

inmediato,

en

que el servidor Manifieste disconformidad con el

resultado de la
evaluacin, lo convoque a una nueva entrevista:

TRES DIAS HABILES CONTADOS A PARTIR DE LA

FECHA EN QUE ESTE PRESENTE SUS OBJECIONES

10.7 Plazo para que el jefe inmediato, en caso de que el servidor mantenga su
disconformidad luego de la nueva entrevista, traslade el expediente del desempeo y el
formulario de evaluacin a su superior:

EL DIA HABIL SIGUIENTE DE HABER

MANIFESTADO EL SERVIDOR SU
DISCONFORMIDAD EN EL APARTADO G
DEL FORMULARIO.

10.8 Plazo para que el superior del jefe inmediato resuelva

en definitiva la evaluacin:

TRES DIAS HABILES, CONTADOS A PARTIR DE LA

31

FECHA EN QUE RECIBA EL FORMULRIO DE

EVALUACIN Y EL EXPEDIENTE DEL DESEMPEO
DEL SERVIDOR

10.9 Plazo para que el superior del jefe inmediato enve

a
ste el resultado de la evaluacin, luego de que haya
llenado el apartado H del formulario:

UN DIA HABIL

10.10 Plazo para que el jefe inmediato enve a la Oficina de Recursos

Humanos o Unidad competente, el formulario (original y dos copias) y
el informe sobre los resultados de la evaluacin, mencionado en el
punto 8.1 de este Manual:

8 DIAS NATURALES, CONTADOS A PARTIR DE LA

FECHA EN QUE EL PROCESO DE EVALUACION
HAYA CONCLUIDO, YA SEA EN EL APARTADO F,G, O H DEL

FORMULARIO

32

l0.11 Plazo para que la Oficina de Recursos Humanos o la Unidad

competente de la institucin devuelva al jefe inmediato el
formulario original y su copia para el expediente del desempeo
del servidor:

15 DIAS HABILES, CONTADOS A PARTIR DE LA FECHA EN QUE

LO HAYA RECIBIDO

10.12 Perodo para que la Oficina de Recursos Humanos o la Unidad

competente enve a la respectiva dependencia de la Direccin General
de Servicio Civil, el informe sobre el resultado anual de las
evaluaciones del desempeo de los servidores a su cargo:

PRIMERA QUINCENA DEL MES DE ENERO DE

CADA AO

10.13 Plazo para el agotamiento de la va administrativa:

UN MES CONTADO A PARTIR DE LA FECHA EN

QUE EL JEFE INMEDIATO HAGA ENTREGA DEL
ORIGINAL DEL FORMULARIO AL SERVIDOR.

33

10.l4 Tiempo efectivamente laborado requerido para determinar la

Evaluacin Anual del servidor:

SEIS MESES DURANTE EL CICLO DE EVALUACION

10.15 Tiempo efectivamente laborado requerido para evaluar al

servidor en cada perodo del proceso evaluativo (Evaluacin
Intermedia o Final).

TRES MESES DURANTE EL PERIODO

34