Actividad de

aprendizaje 1
POR
GEOVANNA MARA ESTRADA S.
INSTRUCTOR
YANETH CELMIRA SANTANA SUREZ
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
FORMACIN VIRTUAL

SENA
2015

Introduccin

La administracin documental regula la funcin archivstica en las

empresas, formulando normas y polticas para facilitar la gestin
documental. Sabemos que la administracin documental es una funcin
de mucha responsabilidad la cual busca la proteccin de las memorias
empresariales o institucionales de una manera correcta y transparente,
por lo que se convierte en uno de los motores ms importantes para la
organizacin.
En GESARCH se tema muy enserio la organizacin y administracin de
los archivos puesto que de los documentos contenidos en estos depende
el buen funcionamiento de la empresa.

Objetivos

Establecer los procedimientos para ejecutar rpidamente los

trmites de los documentos que se procesan.
Proporcionar informacin cierta y rpida de los documentos que
tramitan.
Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y
archivan.
Recepcin y Orientacin.
Registro y Distribucin.
Archivo.

Tabla de contenido
Normatividad vigente.....................................................................5
Algunos aspectos de la Ley 594 de 2000:.......................................5
Algunos aspectos del acuerdo 027 del 2006....................................6
GESARCH.....................................................................................7
GESARCH y su manejo de los archivos.............................................8
Clasificacin de los archivos GESARCH..............................................9

Normatividad vigente
Algunos aspectos de la Ley 594 de 2000:
Reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones
administrativas y los archivos constituyen una herramienta
indispensable para la gestin administrativa, econmica, poltica y
cultural del Estado y la administracin de justicia.
Lo que debemos tener en cuenta para nuestros planes de negocios
es el objeto con la cual se desenvuelve esta ley, el mbito de
aplicacin, las definiciones fundamentales, los principios
generales; conocer los rganos del sistema nacional de archivos,
la categorizacin de los archivos pblicos; manejar la
administracin de los archivos; la gestin de los documentos, el
acceso y consulta de los documentos, la salida de documentos,
llevar un control y vigilancia.
saber cundo se debe hacer una donacin, una adquisicin y
expropiacin de documentos y tener una conservacin de
expediciones histricas de inters pblico.
Las entidades pblicas y privadas que cumplan funciones pblicas
deben elaborar programas de gestin documental teniendo en
cuenta las nuevas tecnologas
Es muy importante garantizar el control y la vigilancia de los
documentos pblicos, es por eso que el Archivo General De La
Nacin tiene el poder de hacer visitas de inspeccin a las
entidades o personas que custodien los archivos en cualquier
momento, as mismo tambin tiene el poder de establecer
sanciones y multas a quienes incumplan con las normas
establecidas.

Algunos aspectos del acuerdo 027 del 2006

Este cuerdo nos habla de varios conceptos que maneja
gestin documental diariamente en las empresas.

la

Nos recuerda que gestin documental es Conjunto de

actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin.
Tambin que el cuadro de clasificacin documental nos da la
forma de empezar la formar ms fcil las tablas de retencin
documental y de valoracin, de observar mejor la sesin,
subsesin, su cdigo, y la oficina productora.
Los Expediente Unidad documental compleja formada por un
conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente
por una instancia productora en la resolucin de un mismo
asunto
Este acuerdo es una modificacin Acuerdo No. 07 del 29 de
junio de 1994

GESARCH
Es una compaa que se dedica a ayudar a las empresas a mantener sus
archivos organizados y sistematizados siguiendo la legislacin vigente
haciendo el proceso desde las instalaciones de la empresa o en la
empresa del cliente esta empresa funciona a nivel local est ubicada en
la kra 18b # 12- 15 barrio torre la vega en Cartago Valle del cauca el
nombre del contacto es Rubby Salgado y su telfono es 3016001909

GESARCH y su manejo de los archivos

En la empresa GESTARCH todo el proceso archivstico es realizado segn
las normas vigentes y segn el modelo de trabajo que maneja la
empresa junto con el cliente que es el que crea los documentos que son
procesados por GESARCH.
GESARCH cuenta con una planeacin determinada, la cual se sigue de
acuerdo a los estndares establecidos por la ley y el AGN. Los
documentos son recibidos, punteados, verificados, garantizando de esta
manera que se reciban en su totalidad los documentos que el cliente
enva. Luego viene el proceso de organizacin, clasificacin, ordenacin
y foliacin segn lo que dicta la norma.
Todo este proceso cumple con los parmetros de la administracin
documental, debido al control determinado sobre todo el proceso
archivstico.

Clasificacin de los archivos GESARCH

La clasificacin del os archivos se realiza utilizando primeramente el
cronograma de planeacin ya establecido, el cual se ejecuta de la
siguiente manera:

Se notifica al
cliente y se
devuelven los
documentos

El cliente genera
los documentos

El cliente enva los documentos en

una tula de seguridad a gesarch

N
o

cumpl
e

S
i

Se revisan, se puntean y
verifican segn el inventario
inicial enviado por el cliente

Los documentos son trasladados a la oficina de

clasificacin

Los tcnicos en archivo clasifican

segn la serie documental

Se organizan los
documentos
cronolgica y
onomsticamente

Los documentos
se reciben en la
oficina de
recepcin de
documentos

Se codifican, es un
proceso en el cual se le da
la respectiva ubicacin a
cada documento para
poderlo incorporar a su
respectiva
respectiva cartpeta
carpeta

Una vez termina

el proceso los
documentos son
llevados al
archivo
correspondiente
del cliente

Se digitaliza para guardar

una imagen virtual del
documento y se
incorporar segn la
ubicacin que tiene

Cuando se incorporen los documentos se deben foliar y

diligenciar el check list que est en la carpeta, donde se
ingresan datos del tipo de documento fecha, cantidad folios,
serie documental y firma del tcnico que incorpora.