INFORME DEL DESARROLLO DE LA PROPUESTA EN LA ALCALDA DE

ARMENIA EN SECRETARIAS

PRESENTADO POR:

JERY MENDOZA
YESICA CALDERN
LEYDI AGUDELO

GESTIN DOCUMENTAL

748437

ARMENIA (Q)

2015

DESARROLLO DE LA PROPUESTA

Con base en la propuesta realizada a el Archivo Central en el rea de secretaria,

se consider de gran importancia realizarle un proceso archivstico,
implementando los equipos electrnicos que se consideraron adecuados para
conservar los documentos, adems de esto se necesitaron tres personas
totalmente preparadas con perfil de tecnlogo en gestin documental a los cuales
se les asignaron funciones especficas; para esto se tuvo en cuenta el cdigo de
tica que rige a los encargados de la gestin documental:
1.
proteger la integridad de los bienes documentales que custodia para que
constituyan fiel testimonio del pasado
2.
valorar, seleccionar y conservar el material de archivo en su contexto
histrico, legal, administrativo y documental, manteniendo el principio de
procedencia de los documentos de archivo
3.
evitar realizar intervenciones que puedan afectar la autenticidad de los
documentos
4.

garantizar el continuo acceso y la legibilidad de los documentos

6. El archivista promover el mayor acceso posible a los documentos y ofrecer

sus servicios a todos los usuarios de manera imparcial
7.
El archivista respetar tanto el acceso pblico como la privacidad de la
documentacin
dentro del marco de la legislacin vigente
9. El archivista se esforzar por alcanzar la excelencia profesional mediante el
enriquecimiento sistemtico y continuo de sus conocimientos y la difusin de los
resultados de su investigacin y experiencias.

Una vez analizado el archivo se proceder a organizar el fondo acumulado que se

encuentra en el Archivo Central en el rea de secretaria, el cual no ha tenido
ningn proceso de organizacin. Una vez identificada la anomala y de hacer el
diagnostico se realizara el siguiente paso:

Primera etapa: Analizamos la situacin del fondo documental acumulado.

En esta etapa inicial del proceso se levant el diagnstico del fondo
documental acumulado para determinar el estado actual de la organizacin de la

documentacin, sus caractersticas fsicas de conservacin y el volumen

documental.
Segunda etapa: Compilamos la informacin institucional.
Para alcanzar esta etapa se recurri:
- Identificamos y analizamos los actos administrativos sobre la creacin y
evolucin orgnico funcional de la Entidad.
- Analizamos la evolucin del organigrama institucional.
- Identificamos los manuales de funciones y procedimientos.
- Identificamos la reglamentacin interna de la entidad, referente a la gestin
documental y a la administracin de archivos institucionales.
- Conocemos la reglamentacin especfica que aplica al cumplimiento de las
funciones especficas de la Entidad, tanto retrospectivamente como actual o
vigente.
- Identificamos y analizamos los libros de registro y control de documentos.

Tercera etapa: Inventario Documental

Hicimos un inventario en su estado natural del fondo documental acumulado.
En el inventario se recogi informacin sobre asuntos, dependencias, autores,
fechas de produccin de los documentos, tipos de unidades de conservacin,
soportes de almacenamiento, volmenes de documentos entre otros.
Realizamos el inventario de los libros, material audiovisual, material flmico,
fotografas, planos y publicaciones peridicas que se encuentran en el Archivo
Central en Secretarias.
Cuarta etapa: Valoracin Documental
Considerando que el proceso de Valoracin Documental es uno de los ms
representativos dentro de la organizacin archivstica,
adelantamos la
evaluacin de la informacin documental a partir del anlisis de los valores
primarios y secundarios de los documentos, basndonos para ello en los
criterios de valoracin.
Quinta etapa: Preparacin Fsica de la Documentacin

Una vez valorado la documentacin y aprobada por el respectivo Comit de

Archivo de la entidad, procedimos a la preparacin fsica de la documentacin,
previendo el cumplimiento de los siguientes procesos:
Procedimientos:
Eliminamos el polvo y suciedad superficial mediante la utilizacin de tcnicas
manuales teniendo el cuidado necesario para no deteriorar los soportes
documentales y mantener la integridad de la informacin.
Retiramos los elementos metlicos y adhesivos presentes, tales como:
ganchos, clips, cintas entre otros, teniendo el cuidado necesario de no rasgar
la documentacin o levantar la informacin contenida en dichos soportes.
Separamos los materiales o elementos que no constituyen documentos de
archivo tales como: plegables, recortes de prensa, revistas, invitaciones entre
otros.
Identificamos el material que se encontr afectado por factores de deterioro
ambiental, biticos y antropognicos. Con el propsito de aislarlos del acervo
documental y someterlos al tratamiento.

Sexta etapa. Clasificacin Fsica de la Documentacin

Elaboramos el Cuadro de Clasificacin Documental, sometindolo a
consideracin del Comit de Archivo de la entidad y una vez aprobado lo
aplicamos en la organizacin del fondo documental acumulado.
Como parte constitutiva de este proceso archivstico tuvimos especial cuidado
y respeto por las piezas documentales conformadas como producto del trmite
normal dentro de cada una de las unidades documentales (carpetas ~
expedientes), respondiendo de esta manera al principio de orden natural que
se utiliza en la prctica archivstica universal.

Sptima etapa: Seleccin y Eliminacin Documental

Una vez elaborado y aprobado la tabla de valoracin, se realiz la seleccin
documental de aquellas unidades de conservacin que haban perdido sus
valores primarios y que no tenan valores secundarios, registrando cada una de
ellas en un formato de inventario para eliminacin.

 Octava etapa: Ordenacin Documental

Definimos y seleccionamos el volumen documental objeto de conservacin y
transferencia e iniciamos la ordenacin de las diferentes series y/o
agrupaciones documentales, teniendo en cuenta un sistema de ordenacin
preestablecido que responda a las necesidades de recuperacin y consulta.

Novena etapa: Re almacenamiento de las Unidades de Conservacin

Con el propsito de normalizar e identificar archivsticamente las unidades de
conservacin del fondo documental de la entidad
procedimos al re
almacenamiento en cajas de referencia X-200, las cuales fueron identificadas as:
- Nombre de la dependencia productora
- Serie y/o agrupacin documental
- Nombre de la unidad documental o descripcin genrica del contenido
- Nmero de caja
- Fechas extremas,
- Numero de folios
- observaciones.

Dcima etapa: Descripcin Documental

Como instrumento complementario de descripcin archivstica se elabor, diseo
e implemento una base de datos, guardando las especificaciones tcnicas
requeridas, de acuerdo con la plataforma tecnolgica, que debe contener como
mnimo los siguientes campos:
- Fecha
- Oficina productora
- Dependencia
- Nmero de caja

- Cdigo de la serie y/o agrupacin documental de acuerdo con lo establecido en

la Tabla Valoracin Documental.
- Breve descripcin del contenido de la unidad documental.
- Fechas extremas de la unidad documental.
- Identificacin, como fondo, seccin, subseccin. Serie y/o grupo documental.
Decima primera etapa: ubicacin topogrfica de los documentos
-Es fundamental el empleo del mapa de ordenacin topogrfica, permite conocer
en todo momento la ubicacin fsica y electrnica de la documentacin.
-se procede a organizar la documentacin en el lugar que le corresponda dentro
del archivo central.
-el sistema de clasificacin topogrfico mostrara la localizacin de los documentos
que se encuentran en el depsito:
1.
2.
3.
4.

Numero de pasillo
Numero de estante
Unidades de instalacin de las dependencias
Nmero de la caja.

MAPA DE ORDENACIN TOPOGRFICA

UBICACIN DE LAS CAJAS DE ARCHIVO EN LOS ESTANTES DEL ARCHIVO

CENTRAL

-La instalacin fsica de los documentos en el depsito de archivo, mediante cajas

archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la localizacin de los documentos
a travs del correspondiente cdigo de archivo o signatura topogrfica.
-Los documentos en el depsito es el paso final de la organizacin de un archivo y
consiste en su emplazamiento fsico en un espacio determinado. Es una tarea
ntimamente relacionada con la organizacin del fondo y consiste en la ubicacin
fsica de los expedientes y documentos, agrupndolos en cajas en las estanteras
para ofrecer mayor proteccin a los documentos y resistencia al polvo, la luz, etc.
-La instalacin electrnica de los documentos. Se aplican herramientas
tecnolgicas para la gestin documental y archivo. Se cuenta con un Sistema
Informtico Integral de Gestin Documental y Archivo, que contempla el ciclo vital
completo.
-La cultura organizacional refleja la bsqueda de la excelencia en materia de
gestin documental y archivo.
-Las herramientas tecnolgicas de la gestin documental y archivo se integran con
otros aplicativos y sistemas de informacin.
- Se gestionan todos los documentos de archivo mediante las herramientas
tecnolgicas.
-Se aprovecha de manera consciente el valor de la informacin documental para el
logro de los objetivos institucionales.
-El registro de archivos se realizar de manera en los programas de Microsoft y
herramientas electrnicas.