Mail Hosting

1. Caractersticas del Servicio

2. Funcionalidades y cmo configurarlas

3. Inconvenientes que se pueden presentar y cmo solucionarlos

4.Recomendaciones para el ptimo funcionamiento del servicio

Mail Hosting
1. Caractersticas del Servicio

Mail hosting es el servicio que permite el envo y recepcin de correos y tiene como
funcionalidad principal la administracin delegada, la cual permite entre
otras funcionalidades, la creacin y eliminacin de cuentas de correo, la asignacin
de capacidad a cada cuenta de acuerdo a sus necesidades etc.
Planes incluidos
*Mail Hosting (incluido en la oferta de Internet Plus)

Caractersticas

Cantidad

Espacio (GB)

20

Buzones de Correo*

20

Administracin Delegada

Incluido

Nota: este servicio no soporta peticiones adicionales de espacio ni buzones de

correo.
Mail Hosting Bsico:

Caractersticas

Cantidad

Espacio (GB)

20

Buzones de Correo*

50

Administracin Delegada

Incluido

Servicios adicionales:
*Cuentas de correo adicionales.
*Almacenamiento adicional.

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2. Funcionalidades y cmo configurarlas

Ingresando por primera Vez

Para acceder al servicio de administracin va web, debe ingresar por medio de la
URL https://mailda.une.net.co:7071.
En un principio usted deber registrarse con el nombre de usuario suministrado,
por ejemplo admin@pruebaprov.com.co,
y en el campo contrasea deber digitar la clave que con anterioridad fue
suministrada por el administrador del sistema, mediante la notificacin.

Una vez ingresa a la cuenta de administrador de correo, se observa lo siguiente:

Observe las cuentas ya creadas que se van a administrar, su estado y la hora del
ltimo inicio de sesin.

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Creacin de cuentas

Podr crear las cuentas de su dominio ingresando por la opcin Nuevo, donde
encontrar las opciones: Cuenta, alias, listas de correo y recursos.

Para la creacin de una nueva cuenta debe tener en cuenta lo siguiente:

Informacin de la cuenta
Tan fcil de entender que te lo podemos explicar con los ojos vendados
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1. Nombre de la cuenta: ingrese el login del usuario, el dominio lo trae por
defecto.
2. Nombre: digite el primer o nico nombre del usuario o dueo de la cuenta.
3. Inicial del 2 nombre: ingrese solo la inicial o el segundo nombre completo.
4. Apellido: ingrese ambos apellidos o uno solo, segn lo desee.
5. Nombre mostrado: este campo se compone de la informacin ingresada en
los campos 2, 3 y 4.

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Configuracin de cuentas

Puede desplegar mltiples opciones que permiten

activar, cerrar, bloquear y tener pendiente o en mantenimiento una cuenta.
Enesta seccin aparecer un cuadro junto a la
palabra administrador, la cual se selecciona para la
cuenta que cumplir con esta funcin.

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Contrasea

Siga los siguientes pasos para editar o cambiar una contrasea olvidada:
1. Contrasea: Coloque en el campo contrasea, aquella que seguir ingresando
en el sistema.
2. Confirma contrasea: registre nuevamente la contrasea colocada en el campo
1 (Contrasea).
Es recomendable confirmar el campo Debe cambiar la contrasea para que el
sistema le solicite un cambio de contrasea en tiempo posterior.

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Notas
Registre anotaciones que debe tener presentes como administrador en una
cuenta especfica.
Luego de ingresar los datos necesarios para la creacin de una cuenta a administrar, haga clic en el botn siguiente, el cual lo re-direcciona a una interfaz donde
se solicita la informacin de telfonos fijos y mviles, la empresa en la cual labora
y la direccin.

Luego de creada la cuenta de correo con los detalles especificados en los puntos
anteriores, se muestra una confirmacin de la cuenta que cre.

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Acciones en una cuenta de corrreo
En la barra de herramientas o haciendo clic derecho sobre una cuenta de correo ya
creada, podr ingresar a las diferentes opciones para ejecutar acciones sobre una
cuenta de correo.

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Edicin de la informacin de la cuenta existente
Cuando abre una cuenta para editar, aparecen varias pestaas entre las cuales podemos resaltar: Informacin general, informacin de contacto, alias y avanzadas.
Informacin General:
Edite los nombres en el campo correo de (from), texto que aparecer cuando enva un mensaje de correo desde el webmail.une.net.co. Adems, cambie el login, la
contrasea, modifique el estado de una cuenta, entre otras opciones.
Modificar propiedades:

cambiar contrasea:

Modificar la cuenta:

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Estados

Activo:
Estado normal de la cuenta. Puede enviar y recibir mensajes.
Mantenimiento:
Estado usado por Zimbra para tareas de mantenimiento. No puede enviar ni recibir correo, tampoco se puede autenticar.
Pendiente:
Cuenta bloqueada por enviar spam, phishing, bloqueada en virtud de
las directivas de UNE. No puede enviar ni recibir correos,
tampoco se puede autenticar. Si una de sus cuentas esta en este
estado, favor no utilizar la misma clave, cambiarla por una que
contenga letras, nmeros y caracteres especiales y aplicar
mantenimiento correctivo al pc que la utiliza.
Bloqueada:
Estado utilizado para bloquear cuentas. No puede enviar ni recibir
correos. No se puede autenticar.
Closed:
Estado utilizado por Zimbra. Reservado

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Informacin del contacto
Se utiliza para el ingreso de informacin asociada a la cuenta de correo.

Alias: Opcin utilizada para crear alias o mapeos de correo..

Para crear un alias haga clic en el botn aadir y luego ingrese el

nuevo login (el cual debe ser nuevo) y el dominio.

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Avanzadas

Utilice esta opcin para modificar propiedades como: adjuntos, formato,

cuotas, intervalo de consultas pop, imap, complejidad
de contraseas, polticas de inicio de sesin, intervalos de espera, entre
otros.

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Eliminacin de una cuenta
Esta opcin le permite eliminar una cuenta ya creada. Si no desea borrar
la cuenta pero desea que est inaccesible, puede
cambiar el estado de la cuenta a bloqueado o cerrado.
Para eliminar la cuenta, primero seleccinela y luego haga clic en
eliminar.

Para modificar el estado de la cuenta, seleccione la opcin que se ajusta

a sus necesidades del men desplegable en la opcin
estado:

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Cambiar contrasea de una cuenta
Cambie una contrasea olvidada de forma fcil y rpida desde la barra
de herramientas.
Tambin puede editar la cuenta, para cambiar la contrasea.

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Creacin de nuevo alias

Para consultar los alias, haga clic sobre el men izquierdo en la opcin
alias, luego en el cuadro de texto de la parte superior digite
el dominio y haga clic en buscar.

Un alias es una direccin de correo electrnico que reenva todo el correo a una
cuenta especfica. Un alias no es una cuenta de correo electrnico. Usted puede
crear, eliminar y mover los alias. Puede ver todos los alias creados a partir de la
opcin Alias del panel de contenido o pasando el cursor sobre la direccin de alias.
De igual forma, la informacin sobre herramientas muestra la cuenta asociada con el
alias.
Campo alias
escriba el nombre del alias para el uso y su respectivo dominio, el cual debe existir.
Cuenta objetivo
escriba la cuenta que utiliza este alias. El dominio de esa cuenta se agregar automticamente.
Haga clic en Aceptar para que el nombre aada a la pestaa de los alias.

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Listas de correos
Una lista de correo es un grupo de cuentas de correo electrnico que figura en una
lista con una direccin de correo en comn.
Cuando se enva a una lista de correo, se est enviando a todos los usuarios cuya
direccin se incluye en la misma. Usted puede
crear, modificar y eliminar listas de distribucin para su dominio, al igual que puede
modificar agregar o quitar miembros de las mismas.

1. Nombre de la Lista: Ingrese el nombre de la cuenta de correo que ser la que contiene el grupo de usuarios.
2. Nombre Mostrado: Seleccione un nombre con el que desea que sea conocida la
lista.
3. Descripcin: Detalles acerca del tipo de lista y su uso.
4. Opciones de grupo de administradores: puede recibir correos y ocultar GAL:Lista
Global de Direcciones, donde
reposan todas las que el administrador del mail hosting configure. Se recomienda
seleccionar la opcin (puede recibir
correo).

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Recursos
Un recurso es un lugar o una pieza de equipo que se puede programar para las
reuniones (Ejemplo: Sala de reuniones, vehculo, etc). Puede crear y administrar
estos recursos, los cuales son instalados con un buzn de correo y pueden ser
configurados para aceptar y rechazar invitaciones de forma automtica.

Para crear un nuevo recurso, haga clic sobre el men de la parte izquierda Recursos Nuevo.

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Busquedas

En esta parte de la interfaz se pueden visualizar las diferentes carpetas que por defecto estn creadas en la cuenta de los
administradores: Carpetas de cuentas Inactivas, de mantenimiento, inactivas (90
das), cuentas de administracin, cuentas
bloqueadas, cuentas cerradas o cuentas inactivas (30 das).

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3. Inconvenientes que se pueden presentar y cmo solucionarlos

No me llegan, no me salen los correos

Realice una prueba directamente desde el servidor de UNE correoremoto.une.net.
com, con el fin de descartar que el problema sea de aplicacin y no de servicio.
zdebajo del nombre del correo, esta franja se debe encontrar verde, lo que indica
que la capacidad de almacenamiento del correo se encuentra dentro de los niveles
permitidos. Si la franja est roja, la capacidad del correo lleg a su lmite y por ende
no ingresan ni salen los correos.
Las medidas a tomar son:
Eliminar todos los correos posibles o almacenarlos en su equipo, las carpetas
creadas dentro del correo ocupan espacio de almacenamiento.

Una vez revisada esta opcin, enviar un correo a una cuenta diferente a UNE, como
Outlook, Gmail, Yahoo, y validar si este llega.
Si desde el correo remoto los mail llegan y salen sin problema, pero desde su
servidor de correos o Outlook continua el inconveniente, revisar la configuracin
dependiendo de la versin utilizada.
Por otro lado, si desde el correo remoto tampoco le entran y salen correos
realizando los anteriores descartes, por favor comunicarse con la lnea de soporte.

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4.Recomendaciones para el ptimo funcionamiento del servicio

Seguridad
Cuando enve correos en cadena, es decir re-envo de un mensaje a muchos destinatarios, se
recomienda usar el campo CCO
(copia oculta). De esta manera las direcciones de correo de los usuarios de destino, no podrn
ser visualizadas.
No publique su correo electrnico en foros, sitios web, blog, redes sociales, chats y dems.
No respondas los correos tipo spam, ya que de hacerlo, le estar confirmando al spammer que
su cuenta de correo se encuentra activa.
Ignore los correos electrnicos que adviertan sobre problemas con su cuenta o soliciten la
verificacin.
Tenga precaucin al momento de brindar sus datos a terceros.
Utilice contraseas seguras para el acceso a su cuenta de correo, difcil de adivinar.
Cambie peridicamente las contraseas y nunca utilice contraseas utilizadas anteriormente
con la misma cuenta.
No utilizar la misma contrasea para todas las cuentas de correo de la empresa.
Nunca responda mensajes donde soliciten claves de acceso, informacin personal, o supuestas actualizaciones.
Nunca facilite datos de sus cuentas bancarias o tarjetas de crdito o debito, si le llegan a solicitar esta informacin a travs de correo, tenga cuidado ya que puede ser vctima de un ataque
de phishing que busque robarte tus datos. En estos casos denuncia el hecho en su entidad
financiera de confianza y con UNE al buzn: reportelo@une.net.co.
Utilice el correo siempre desde equipos seguros y si utiliza el correo va web cierre siempre la
sesin al terminar su uso.
Descargue la versin ms reciente del navegador [browser] para asegurar que est actualizado.Mantnga actualizado el sistema operativo y el software antivirus de su equipo.
Elimine el historial de navegacin, archivos temporales, cookies, datos en cache, etc.
No descargue archivos adjuntos si no est seguro de su procedencia.

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Uso del servicio

Si utiliza el correo electrnico desde varios dispositivos o sitios (Por ejemplo,

Smartphone, Tablet, Outlook en 2 equipos, Correo va
web), debe tener configurada la cuenta de correo en todos los dispositivos
como IMAP y no como POP.
Si utiliza el correo electrnico desde un solo computador a travs de un cliente
de correo como: Outlook debe tener configurada la
cuenta de correo como POP.
Verifique peridicamente la disponibilidad de espacio de su cuenta ingresando al webmail [https://webmail.une.net.co] realizando limpiezas peridicas.
Elimine peridicamente los mensajes de la carpeta papelera, enviados, trash o
basura ingresando al webmail [https://webmail.une.net.co].
Depure las direcciones de sus contactos que estn desactualizadas.
No enve spam, correos no deseados, mailing masivos, mensajes a desconocidos, ni reenve cadenas de correos electrnicos.
No abra mensajes enviados por un remitente desconocido, estos pueden contener virus.
Utilice frecuentemente la opcin para realizar backups respaldos de su
cuenta, visitando la pagina: https://webmail.une.net.co/
Pestaa Preferencias Men Importar/Exportar dando clic en Exportar.

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Evitar Spam
No responda los mensajes electrnicos sospechosos. Una contestacin confirma la exactitud de su direccin y, como resultado,
recibir ms mensajes que llenen su buzn.
Si recibe mensajes tipo spam que ordenen pulsar sobre un enlace
para sacar su direccin de una lista y, supuestamente, no volver
a recibirlos, no lo haga. Muchos spammers -personas u organizaciones que generan spam- usan a menudo este mtodo como
una tctica para confirmar la direccin del destinatario y as producirle
ms mensajes de correo indeseado.
Evite completar formularios en sitios web, incluso seguros, que declaren que vendern la informacin a terceros.
No enve su direccin de correo electrnico a travs de las salas de
conversacin, sistemas de mensajera instantnea, tablones de
anuncios o grupos de noticias.
No ingrese su direccin de correo electrnico principal en registros en
lnea o en sitios de comercio electrnico. Use una direccin
diferente para la difusin pblica.
Algunos spammers usan programas que producen aleatoriamente
millones de direcciones potenciales. Estos programas
vinculan diferentes combinaciones o palabras a los nombres del dominio de proveedores grandes, para alcanzar el mximo
nmero de posibles cuentas del correo electrnico activas.
Nunca escriba su direccin electrnica en una pgina web para que le
enven mensajes. Muchas empresas de spam, recopilan
direcciones de las pginas web.

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Comportamientos extraos de la cuenta
Webmail
[https://webmail.une.net.co]:
Cambie la contrasea siguiendo las recomendaciones
-Revisar re-envios
-Revisar Firmas
-Revisar carpeta de elementos enviados
-Revisar Carpeta de borradores
-Revisar filtros
-Revisar Idioma
-Revisar opcin cuentas
Respecto al Pc
-Se debe vacunar el equipo para protegerlo de software malicioso.
-Se debe tener instalado un antivirus actualizado.
Crear contraseas seguras
Las contraseas o claves, tambin conocidas como passwords,
elemento imprescindible cuando de tener acceso a un recurso
informtico se trata. Estas nos permiten acceder a informacin
personal almacenada en nuestras cuentas de correo electrnico.
Crear contraseas seguras y mantenerlas protegidas es muy fcil,
adems de poder recordarlas con facilidad por muy complejas
que sean.

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Una contrasea se considera fuerte cuando:
1. No es corta, es decir debe estar formada por 10 o ms caracteres.
2. Poseer combinacin de letras, nmeros y smbolos. Para el caso de
las letras, estas deben combinarse con
maysculas y minsculas.

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Para citar algunos ejemplos tenemos:
-marcos, mayo2014 o 12345 son contraseas dbiles.
-M4rc0s@Ngel*77, DOSdos2-*777-* son contraseas fuertes.
-Dc05#$%5*t?xy8-, 3ds*+6ttPEpAPqFK tambin son contraseas fuertes.
El uso de contraseas fuertes, implica para el usuario la dificultad de recordarlas. Por lo general una
contrasea fuerte es ms difcil
de recordar que las simples o dbiles. Para resolver esto, se sugiere seguir los siguientes pasos
para crear contraseas que sean
fuertes y al mismo tiempo fcil de recordar:
1. Piense en una frase que pueda recordar, la cual ser la base de su contrasea fuerte o frase
codificada. Piense en una frase que pueda memorizar sin problemas, por ejemplo: UNE te facilita la
vida con tecnologa
2. Convirtelas en contraseas, de modo que pueda crear una clave utilizando la primera letra de
cada palabra de la
frase, obteniendo como resultado, una palabra sin sentido. Para el caso del ejemplo anterior, obtenemos: utflvct
3. Agrguele ms complejidad a su contrasea haciendo combinaciones de maysculas, minsculas, caracteres
especiales como un punto, parntesis, etc y nmeros. Para recordarla utilizamos en mayscula la
primera y ltima letra
de nuestra frase, seguida de un punto, un par de nmeros [puede ser el ao en curso, numero del
apartamento donde
vivimos, ltimos dgitos de la cedula, etc]. Ejemplo: UtflvcT.9402.
4. Tambin es muy til cometer errores ortogrficos voluntariamente como es el caso de reemplazar
letras por nmeros,
como por ejemplo remplazar la letra e por el nmero 3 o la palabra un por el nmero 1.
Existen muchas
posibles sustituciones y, cuanto ms larga sea la frase, ms compleja ser la contrasea. Ejemplo:
si mi nombre es marcos, el resultado podra ser una contrasea como m4rc0s.9402. Otras posibles
sustituciones podran ser:
-Letra a sustituir por un cuatro o una arroba: 4 o @
-Letra e sustituir por un tres: 3
-Letra i sustituir por un uno: 1
-Letra o sustituir por un cero: 0
Etc
5. AL final puede adicionarle un par de caracteres especiales de fcil recordacin como por ejemplo:
un asterisco [*] o
doble parntesis [((] de forma que se aumente la complejidad. Ejemplo: UtflvcT.9402*(
Puedes verificar el nivel de seguridad de su contrasea, utilizando un sistema de comprobacin de
contraseas. Existen muchos
servicios en la web para este fin o aplicaciones que te generan contraseas.

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Cuidar la contrasea
Cambie sus contraseas peridicamente. Si bien no es necesario
hacerlo a diario, es una buena prctica hacerlo por lo menos una
vez al ao.
La contrasea es secreta. Jams la de a conocer o preste su
password. (En caso de uso autorizado por terceros genere uno
nuevo
inmediatamente).
No habilite el guardado automtico de claves en navegadores de
Internet. No se recomienda hacer uso de esta opcin que ofrecen
diferentes aplicaciones y navegadores web para que en prximas
oportunidades, pueda tener acceso a la aplicacin sin necesidad
de introducir la clave.
Muchas amenazas informticas utilizan diferentes mtodos para
robar contraseas. Tal es el caso de los gusanos informticos,como el gusano Conficker que dentro de sus variantes emplea tcnicas avanzadas para robar contraseas de sus vctimas.
Por tanto es fundamental aplicar como medidas de prevencin:
actualizar el sistema operativo y todas las aplicaciones que tenga
instalado en su sistema, adems de contar con una solucin de
seguridad con capacidades de deteccin proactiva.

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