Los ERP

Los sistemas de planificacin de recursos de la empresa (en ingls ERP,

enterprise resource planning) son sistemas de gestin de informacin que
integran y automatizan muchas de las prcticas de negocio asociadas con los
aspectos operativos o productivos de una empresa.
Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestin para la empresa. Se
caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una
nica aplicacin. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: produccin,
ventas, compras, logstica, contabilidad (de varios tipos), gestin de proyectos,
GIS (sistema de informacin geogrfica), inventarios y control de almacenes,
pedidos, nminas, etc. Slo podemos definir un ERP como la integracin de
todas estas partes. Lo contrario sera como considerar un simple programa de
facturacin como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre
nicamente esa parte. sta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra
aplicacin de gestin. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento
de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el
momento que tan slo se integra uno o una pequea parte de los procesos de
negocio. La propia definicin de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de
toda la informacin para todo el mundo todo el tiempo".
Los objetivos principales de los sistemas ERP son:
Optimizacin de los procesos empresariales.
Acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna (integridad
de datos).
La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la
organizacin.
Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera.
El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del
negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente
manejo de informacin que permita la toma oportuna de decisiones y
disminucin de los costos totales de operacin.
En la actualidad, donde la feroz competencia en el mercado lleva a que las
empresas mejoren sus servicios da a da, se vuelve necesaria la realizacin de
una adecuada planificacin de recursos mediante los denominados sistemas
de
informacin
gerenciales,
tales
como
el
ERP.

Mediante los sistemas ERP se realiza el seguimiento de las diversas reas

de una compaa, desde la fabricacin de un producto, pasando por la
logstica, la distribucin, el control de stock, la contabilidad de la organizacin y
dems.
Se trata bsicamente de un software desarrollado para el manejo eficaz de la
informacin de las empresas, que permite tomar decisiones acertadas en los
momentos oportunos, gracias a la veracidad de los datos que se manejan
mediante
el
ERP.
Por este motivo, por lo general los sistemas ERP son denominados en el
ambiente empresarial como sistemas de Back Office, ya que slo se
encuentran involucrados en l los diferentes sectores de la compaa.
Por el contrario, los sistemas llamados Front Office o ms comnmente
denominados CRM, son aquellos que como su nombre lo indica permite una
relacin directa con los clientes, como lo son los negocios de comercios
electrnicos,
entre
otros.
Gracias a la utilizacin de ERP, todos los departamentos de una organizacin
logran estar comunicados e integrados con el fin de mejorar la productividad de
la empresa, ya que al disponer de informacin concreta en tiempo real se
hacen
posible
la
toma
de
decisiones
inteligentes.
La caracterstica fundamental del ERP reside en que contiene diferentes
partes, cada una de ellas destinada a las diversas reas de la empresa, y las
integra en un slo programa para compilar la informacin que puede ser
utilizada a la vez por cualquiera de los sectores que componen una
organizacin.

Por ello, uno de los objetivos ms importantes de los sistemas ERP ser lograr
alcanzar la mayor optimizacin de todos los procesos propios de una
compaa.
Esto es posibles gracias a que los ERP permiten el acceso permanente a la
informacin generada por cada rea de la empresa, pudiendo recurrir a los
datos
de
manera
confiable
y
oportuna.
Asimismo, la optimizacin de la informacin se logra mediante la eliminacin de
los datos irrelevantes, que podran provocar la realizacin de operaciones
innecesarias
y
malas
tomas
de
decisiones.
n entre sectores que permite los sistemas ERP, las operaciones realizadas
resultan en importantes beneficios para las empresas, ya que mediante la
utilizacin de este tipo de sistemas es posible el manejo eficaz de informacin,
que permitir no slo la eficaz finalizacin de la operacin, sino tambin
obtener respuestas inmediatas a los problemas que puedan surgir y una
notable
disminucin
en
los
costos
de
las
operaciones.
Si bien en algunas ocasiones el ERP puede llegar a ser definido errneamente
como una suite de administracin empresarial, provocando por ende un uso
incorrecto del software, lo cierto es que se trata de una sola aplicacin que
funciona utilizando diversidad de bibliotecas, y la informacin ingresada en l
se compila en una extensa y organizada base de datos centralizada.
Por ello, la caracterstica fundamental de este tipo de software reside en
recopilar y mantener disponible y actualizada la informacin de la que podrn
hacer uso todos los sectores de la empresa, en cualquier momento que se
requiera.
Por otra parte, cabe destacar que entre todas las alternativas que existen en la
actualidad en el campo de las herramientas de gestin empresarial, el sistema
ERP es sin lugar a dudas el que ofrece mayores posibilidades y se adeca
mejor
a
las
distintas
necesidades
de
cada
empresa.
En qu se diferencia el sistema ERP del resto de las herramientas de su tipo?
Puedes encontrar informacin al respecto en el artculo titulado "Comparativa
entre ERP y Suite de Gestin".

Caractersticas

Las caractersticas que distinguen a un ERP de cualquier otro software

empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y
adaptables:
Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compaa
entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre
s, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por

ejemplo, en una compaa, el que un cliente haga un pedido representa que se

cree una orden de venta que desencadena el proceso de produccin, de
control de inventarios, de planificacin de distribucin del producto, cobranza, y
por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un
ERP, necesitar tener varios programas que controlen todos los procesos
mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la informacin
se duplica, crece el margen de contaminacin en la informacin (sobre todo por
errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con
un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de
todo lo dems, por lo que la informacin no se manipula y se encuentra
protegida.
Modulares, los ERP entienden que una empresa es un conjunto de
departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin que
comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP,
tanto econmica como tcnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en
mdulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del
cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacn, recursos
humanos, etc.
Adaptables, los ERP estn creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada
empresa. Esto se logra por medio de la configuracin o parametrizacin de los
procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por
ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite
manejar la particin de lotes pero otra empresa no. Los ERP ms avanzados
suelen incorporar herramientas de programacin de 4 Generacin para el
desarrollo rpido de nuevos procesos. La parametrizacin es el valor aadido
fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades
concretas de cada empresa.

Implantacin
Las metodologas de implantacin de los ERP en la empresa no siempre son
todo lo simples que se deseara, dado que entran en juego mltiples facetas.
No hay recetas mgicas ni guiones explcitos para implantaciones exitosas;
solamente trabajo bien realizado, una correcta metodologa y aspectos que
deben cuidarse antes y durante el proceso de implantacin, e inclusive cuando
el sistema entra en funcin. Por ello, antes, durante y despus de la
implantacin de un ERP es conveniente efectuar lo siguiente:
Definicin de resultados a obtener con la implantacin de un ERP.
Definicin del modelo de negocio.
Definicin del modelo de gestin.
Definicin de la estrategia de implantacin.
Evaluacin de oportunidades para software complementario al producto ERP.

Alineamiento de la estructura y plataformas tecnolgicas.

Anlisis del cambio organizativo.
Entrega de una visin completa de la solucin a implantar.
Implantacin del sistema.
Controles de calidad.
Auditora del entorno tcnico y del entorno de desarrollo.
Benchmarking de la implantacin.
Con la implementacin de los sistemas ERP, las compaas muchas veces
buscan la ayuda de un proveedor o vendedor de ERP o de compaas
consultoras. Consultar en el ERP incluye dos niveles, que son consulta de
negocios y consulta tcnica. Una consulta de negocios estudia los procesos de
negocios actuales de las compaas y muchos de estos corresponden a los
procesos del sistema ERP, a travs de la configuracin de los sistemas ERP
para las necesidades de las organizaciones. La consulta tcnica muchas veces
implica programacin. La mayora de los vendedores de ERP permiten
modificar su software para las necesidades de los negocios de sus clientes.

Ventajas
Un fabricante que no disponga de un ERP, en funcin de sus necesidades,
puede encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se
pueden personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseo de ingeniera
para mejorar el producto, seguimiento del cliente desde la aceptacin hasta la
satisfaccin completa, una compleja administracin de interdependencias de
los recibos de materiales, de los productos estructurados en el mundo real, de
los cambios de la ingeniera y de la revisin y la mejora, y la necesidad de
elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un ERP es que todo
esto, y ms, esta integrado.
El cambio como un producto est hecho en los detalles de ingeniera, y es
como ahora ser hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control
cuando el cambio ocurra desde una versin anterior a la nueva, en ambos
productos los datos van encaminados hacia la efectividad y algunos van a la
suspensin del mismo. Parte del cambio puede incluir la etiqueta para
identificar el nmero de la versin (cdigo de barras).
La seguridad de las computadoras esta incluida dentro del ERP, para proteger
en contra de crmenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen
interno, tal como malversacin. Una falsificacin en el escenario de los datos
puede involucrar terrorismo alterando el recibo de materiales como por ejemplo
poner veneno en los productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del
ERP ayuda a prevenir el abuso.

Como se ha mencionado anteriormente, la principal ventaja de los ERP es la

gestin en tiempo real de la informacin, una ventaja que las empresas
agradecen mucho por su fuerte interaccin con la logstica de informacin y
productos, la cadena de abastecimiento, estadsticas financieras, y otras reas
que utilizan informacin que cambia constantemente.
La correcta implementacin de los ERP repercute en el aumento de
productividad de todos los departamentos, as como el mejor aprovechamiento
del tiempo, donde antes se necesitaba tiempo para llevar un informe de un
departamento a otro, ahora ese tiempo es utilizado en otras funciones.

Desventajas
Muchos de los problemas que tienen las compaas con el ERP son debido a la
inversin inadecuada para la educacin continua del personal relevante,
incluyendo los cambios de implementacin y de prueba, y una falta de polticas
corporativas que afectan a cmo se obtienen los datos del ERP y como se
mantienen actualizados.
Aunque los sistemas ERP puedan generar un incremento de productividad,
para muchas empresas es casi imposible pagar el costo de las licencias,
implementacin y sobre todo del mantenimiento del mismo, ya que son
sistemas dinmicos, de nada sirve tener el mismo sistema en una empresa que
crece y cambia da a da.
Adems del costo, el tiempo que sugiere la implementacin es un problema
para las empresas, este problema empieza por la rigidez que tienen los ERP,
es difcil que una empresa en particular desarrolle su propio sistema, los ERP
que son sistemas genricos, tienen que ser adaptados a las empresas desde
su estructura principal.
El manejo del ERP tiene sus desventajas, se necesita instruir a los trabajadores
de cada modulo que se vaya a asignar, la especializacin de los trabajadores
genera un costo y tiempo que tiene que emplear la persona para hacer un
cambio en su estructura operativa, lamentablemente la resistencia al cambio
presenta un problema muy grande en este punto.
Limitaciones y obstculos del ERP incluyen:
El xito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo,
incluyendo la educacin y como hacer que el sistema trabaje correctamente.
Muchas compaas reducen costos reduciendo entrenamientos. Los
propietarios de pequeas empresas estn menos capacitados, lo que significa
que el manejo del sistema ERP es operado por personal que no est
capacitado para el manejo del mismo.
Cambio de personal, las compaas pueden emplear administradores que no
estn capacitados para el manejo del sistema ERP de la compaa
empleadora, proponiendo cambios en las prcticas de los negocios que no
estn sincronizados con el sistema.

La instalacin del sistema ERP es muy costosa.

Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovacin de
sus licencias anuales, que no est relacionado con el tamao del ERP de la
compaa o sus ganancias.
El personal de soporte tcnico en ocasiones contesta a las llamadas
inapropiadas de la estructura coorporativa.
Los ERP son vistos como sistemas muy rgidos, y difciles de adaptarse al flujo
especfico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compaas,
este punto se cita como una de las principales causas de falla.
Los sistemas pueden ser difciles de usarse.
Los sistemas pueden sufrir problemas de "el eslabn ms dbil": la ineficiencia
en uno de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros
participantes.
Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras aplicaciones
para trabajar efectivamente. Una compaa puede lograr estndares mnimos,
y luego de un tiempo los "datos sucios" (datos inexactos o no verificados)
reducirn la confiabilidad de algunas aplicaciones.
Una vez que el sistema est establecido, los costos de los cambios son muy
altos (reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).
La mala imagen de unin de la compaa puede causar problemas en su
contabilidad, la moral de sus empleados y las lneas de responsabilidad.
La resistencia en compartir la informacin interna entre departamentos puede
reducir la eficiencia del software.
Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas
legales de los socios.
Los sistemas pueden tener excesiva ingeniera respecto a las necesidades
reales del consumidor.
Enfoques del ERP
Un sistema de planificacin de recursos empresariales mejora claramente el
"tono muscular" de una compaa, proporcionndole el potencial de reaccionar
a mercados cambiantes, a la dinmica de los negocios, y a las necesidades de
los clientes. Para comprender el potencial en la economa digital, la empresa
necesita una infraestructura -un sistema nervioso- que una entre s sus
diferentes partes, una infraestructura que le permita actuar, reaccionar, y
adaptarse ms rpidamente que la competencia.

Conductores del Negocio

Los principales factores que dirigen el mercado en orden descendente son:
Aumento en la necesidad de modernizar los procesos de negocios.
Expansin de las estrategias de globalizacin por parte de las compaas.
Generacin de acciones organizacionales para una mayor flexibilidad y
agilidad.
Extensin de los procesos de administracin de la cadena de suministros.
Creciente nfasis en un servicio al cliente ms eficiente.
Limitacin de la funcionalidad de los sistemas heredados en un ambiente
cambiante.
La implementacin de un sistema de ERP.
Por lo general es largo y complejo ya que implica redisear los esquemas de
trabajo. Su implementacin es de alto riesgo, ya que envuelve complejidad,
tamao, altos costos, un equipo considerable de desarrollo, adems de
inversin de tiempo. En la mayora de las empresas, se requiere remplazar la
infraestructura existente, lo que implica inversin de capital adicional,
especializacin y hasta la posibilidad de parar el negocio temporalmente para
la implementacin: por otra parte es importante sealar que el grado de
experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen
funcionamiento del sistema.
Despus de la implementacin es importante asegurarse de la calidad y en la
mejora del desempeo, para que as el sistema funcione correctamente a largo
plazo. Tambin se debe analizar constantemente el retorno de inversin y
aspectos clave como la optimizacin (El proceso de la optimizacin es una
herramienta para mostrar los beneficios de la implementacin del sistema de
ERP y alcanzar la esperada eficiencia organizacional), la cual proporciona
ideas que no fueron consideradas durante la implementacin como por ejemplo
la expansin del software implementado; es importante ver a la optimizacin
como un proceso de mejora continua.
El xito de la implementacin del sistema depende de la habilidad de la
empresa para integrar y consolidar la funcionalidad del sistema de ERP. Si una
empresa tiene bien estructurada y con una metodologa bien definida la
implementacin de un sistema de ERP, y logra progresar desde la etapa de
seleccin hasta la etapa de operacin, puede reducir el grado de riesgo y
mejorar la probabilidad de que dicha implementacin sea un xito.

Las Ganancias que Genera

Cuando los administradores de una compaa se deciden a invertir una gran
cantidad de capital en una implementacin de un sistema de planificacin de
recursos empresariales (ERP) hay un cambio total de cmo opera la compaa,
comparado con la manera tradicional. Las organizaciones que pueden
adaptarse armoniosamente a un sistema de planificacin de recursos
empresariales (ERP) pueden aprovechar al 100% las ventajas y colocarse
delante de las dems, creando una ventaja competitiva.
Un problema de empresas que han ido creciendo con el paso de los aos, es
que stas han ido adquiriendo diversas compaas, las cuales manejan
sistemas transaccionales ms pequeos unidos por otro sistema de
planificacin de recursos empresariales (ERP), y en muchos casos diseado
especialmente a las necesidades de cada compaa, por lo que se tiene que
hacer una gran inversin para la adaptacin de stos sistemas.
En una economa global, muchas veces el xito de una compaa depende de
las inversiones que sta haga en tecnologa. La implementacin de un sistema
de planificacin de recursos empresariales (ERP) es un reto actual para las
compaas; y si se logra su buena implementacin y mejora contina puede
significar el xito en la misma.
Adquisicin de un ERP
Las empresas proveedoras de los sistemas de planificacin de recursos
empresariales (ERP), estn reduciendo sus precios e incluso, algunas estn
ofreciendo soluciones accesibles, mediante financiamiento. Adems, ya estn
enfocados en la renta de herramientas, lo que hace que la implementacin sea
casi inmediata con una inversin mnima y con resultados visibles en muy poco
tiempo. A pesar de esto, dichas aplicaciones suelen ser todava muy costosas
para algunos empresarios, y al mismo tiempo sienten la implementacin muy
dolorosa e infinita.
Existen varias alternativas en la direccin de conseguir que la adopcin de un
sistema de planificacin de recursos empresariales (ERP) por una compaa
sea econmicamente viable:
La adquisicin a crdito de un sistema planificacin de recursos empresariales
(ERP) preconfigurado.
La utilizacin de soluciones soportadas en Open Software.
La subcontratacin del servicio de ERP a travs de un ASP (Application Server
Provider). En este caso nos enfocamos a el PSA o ASP (Proveedor de Servicio
de Aplicaciones), quien adquiere las licencias del ERP y adems cuenta con la
infraestructura de servidores, sistema operativo, DBMS e incluso personal para
la administracin de la infraestructura y el soporte tcnico. La PYME no
requiere adquirir toda esta infraestructura para realizar la implantacin y en
general slo requiere invertir en PCs habilitadas con un browser y una
conexin rpida a Internet.

Adems, por el hecho de rentar la aplicacin, no se ocupa capacitar por tanto

tiempo a los trabajadores. De esta manera, la empresa puede utilizar sus
recursos, en otros aspectos dbiles de la empresa.

Cmo Funciona un ERP?

Como cualquier software, funciona en base a una plataforma de programacin,
seguida por la gestin de un sin fin de bases de datos correspondientes a los
distintos departamentos que se deseen integrar. Los sistemas ERP se
organizan por medio de MDULOS, los cuales se conectan a distintas bases
de datos, segn lo que se requiera para cada departamento, existen 2 tipos de
ERP, los de propietario y los de cdigo abierto, los de propietario son hechos
por empresas con fines de lucro que venden sus software y los implementan a
las empresas que lo soliciten a un elevado costo, para poder utilizarlos se
necesita obtener una licencia ms el costo de la implementacin del software
en la empresa. Al contrario de los ERP de cdigo abierto, estos son hechos por
comunidades de programadores que sin fin de lucro, distribuyen sus ERP sin
costo alguno, aunque esto no signifique que sea del todo gratuito, ya que la
implementacin genera un costo en la empresa y es necesario de una persona
capacitada que lo realice (conocidos como partners).
El trabajo ms duro de un ERP es el desarrollo del mismo, aunque existan
los mismos ERPs para diferentes empresas, no signifique que estos realicen
las mismas funciones, esto ocurre porque cada empresa es diferente y por lo
tanto necesita de un desarrollo personalizado de los distintos mdulos que ms
utilice la empresa. El segundo paso del ERP es la integracin del mismo dentro
de la empresa, son realmente muy pocas las empresas que logran integrar
estos sistemas desde el inicio de la misma, es por esto que la implementacin
dura ms tiempo del esperado, pero el verdadero xito del ERP radica en lo
siguiente, una vez que el sistema ha sido correctamente implementado, es
mucho ms fcil el desarrollo de nuevos mdulos, departamentos y sistemas
como lo es el caso de empresas donde cambien constantemente sus
productos, zonas de ventas.
Relacin con la Planeacin en Proceso
El flujo de informacin dentro de los ERP puede influir en las decisiones de
produccin dentro de un da, semana o ao, ya que la informacin y
estadsticas estn siempre a la mano, adems la produccin se basa en la
cantidad de insumos con la que se cuenta, los ERP manejan eficientemente los
insumos, a travs de la logstica de informacin se puede tener lo que se quiera
cuando se necesite y producir lo que se quiera.
Dentro de la planeacin de procesos, los ERP tienen su mayor influencia en la
gestin de las bases de datos de manufactura y de produccin, segn la
empresa y los mdulos, son suficientemente capaces de crear entornos de
estimacin de datos y guardar la informacin que se necesite en estos
departamentos.