Habilidades para Hacer Presentaciones

Todo sobre las presentaciones

El objetivo de las presentaciones

Una presentacin puede ser una manera poderosa de comunicar su mensaje a un grupo
y de involucrarse en un dilogo bilateral. Los ejecutivos utilizan las presentaciones con
el objetivo de:

Persuadir a los asistentes para que tomen un determinado curso de accin

Transmitir informacin
Adaptar la informacin para cumplir con las necesidades de determinado pblico
Ofrecer un foro para la discusin de ideas controversiales o retadoras
Descubrir cmo reaccionan las personas ante una situacin o idea
Lograr un compromiso o alineamiento
Involucrar a las personas en la solucin de problemas

Tipos de presentaciones
Con nuestras palabras gobernamos el mundo.
Napolen Bonaparte
Existen muchos tipos de presentaciones, cada uno diseado para satisfacer necesidades
especficas. Algunos ejemplos son:

Ventas: Seala los beneficios y las caractersticas de un producto o servicio; da

al pblico una razn para comprar
Persuasin: Proporciona razones para apoyar una idea o camino
Informe de avance: Detalla el avance de un proyecto, un grupo de trabajo o
ventas de productos.
Demostracin de un producto: Muestra cmo funciona un producto
Plan o estrategia de negocios: Bosqueja el prximo plan de una organizacin o
articula las metas de la empresa
1

No utilice una presentacin para bombardear al pblico con un cmulo de informacin

detallada. Las personas recuerdan pocos detalles. Puede usar una presentacin para
informar al pblico sobre un cambio o una iniciativa de envergadura, pero recurra a la
comunicacin escrita al entregar los detalles. De esta manera, su propsito determina
el tipo de presentacin que elija.
Sentar las Bases para su Presentacin
Defina su objetivo
Idea Clave
El objetivo de su presentacin es el resultado que quiere obtener: deliberar, convencer,
dar feedback, persuadir o vender. El objetivo debe guiar el desarrollo de la presentacin.
Comience por plantearse las siguientes preguntas: "Cul es el propsito de esta
presentacin?". "Qu quiero que mi pblico haga como resultado?"
Ms especficamente, pregntese lo siguiente:

Quiero informar, persuadir o vender?

Quiero que el pblico entienda, aprenda o acte? Observe la diferencia entre
presentar un presupuesto para que el pblico lo entienda y hacerlo para que la
audiencia se pronuncie mediante un voto
Quiero que la audiencia se comprometa?

Incluya ejemplos y detalles que le ayudarn a lograr su objetivo. Todo lo que sea
superfluo, distraiga o interfiera debe omitirse.
Su objetivo tambin le ayuda a determinar lo siguiente:

Si hacer o no la presentacin
Si hacerla o no a este determinado pblico y en estas circunstancias particulares
Qu va a decir y cmo
Cul debe ser el seguimiento
Posibles objeciones

Su objetivo orienta el desarrollo de su presentacin. Cules son las preguntas

esenciales que usted debe preguntarse? Cmo puede asegurarse de que va en la
direccin correcta?

Conozca a su audiencia
Idea Clave
Una presentacin es un dilogo interactivo entre usted y su pblico. Mientras ms
comprenda a su audiencia le ser ms fcil personalizar su presentacin. Asegrese de
que pueda responder las siguientes preguntas:

El tema es polmico, conocido o nuevo (o una combinacin) para su audiencia?

Quines constituyen la audiencia y cmo se relacionan con su tema?
Cun informados estn sobre el tema? Qu necesitan saber al respecto?
Qu esperan del evento? De su presentacin?
Estn acostumbrados a cierto tipo de presentaciones?
Qu saben de usted? Qu ms necesitan saber? Qu opinan de usted?
Por qu asisten? Vienen por decisin propia o por obligacin?
Es posible que se entusiasmen? Que sean corteses? Apticos? Hostiles?
Hay otros obstculos, historia pasada o expectativas que usted necesite tomar
en cuenta?

Maximice el impacto de su presentacin al aprender ms acerca de su audiencia.

Asegrese de tener respuestas a estas preguntas vitales.
Comprender el contexto de la presentacin
Ninguna presentacin sucede en el vaco. El contexto de su presentacin jugar un papel
importante respecto a cmo ser recibida, de modo que debe estar atento a lo
siguiente:

Es la situacin formal o informal?

Al dar la presentacin, los asistentes habrn recin terminado de comer, beber,
trabajar, descansar o de hacer alguna actividad? Estarn cansados o alertas?
Cundo fue el ltimo descanso?
Quin hablar antes que usted? Quin viene despus de usted? Cmo podra
esto afectar la reaccin de la audiencia?
Es usted el primer o el ltimo expositor del programa? Del da? De la maana
o de la tarde?
Se espera que responda preguntas o que deje copias de su presentacin?
Cunto tiempo tendr para hacer su presentacin? Puede entregar su mensaje
en ese lapso?
Requerir el entorno fsico de la sala que usted adapte su presentacin de
alguna forma?
Qu control tendr usted sobre el entorno fsico?

Preparacin a fondo
Perspectiva Personal
Estaba particularmente encantada con la invitacin para realizar una presentacin a un
grupo de CEO Asiticos en Bangkok, Tailandia.
Mir el programa y pens: "Tengo un lugar privilegiado. El orador de apertura iba a ser
el Primer Ministro de Malasia. Qu maravilloso! Sigo a un primer ministro. Esto es un
verdadero halago. Prepar mi material habitual. Se me pidi que hablara sobre la
competitividad global y qu cosas hacan que las empresas fueran de clase mundial. Yo
estaba lista.
Mientras escuchaba el discurso del Primer Ministro, su mensaje se torn cada vez ms
candente y anti-occidental. En ese momento el Primer Ministro estaba recogiendo votos
polticos contrastando los valores asiticos con los valores occidentales. Yo
simplemente no me di cuenta del efecto que estaba teniendo en el pblico. Cuando
comenc mi presentacin no tom en cuenta seriamente los puntos que tena en mi
contra. S, yo era mujer, no obstante estaba bien calificada, pero tambin era
norteamericana y no me haba percatado de la desventaja que eso significaba para m
en ese momento. Dado que la mayora de mis experiencias e historias eran
estadounidenses, trat de desviar la atencin de ese hecho al comenzar mi presentacin
con una broma acerca de que ellos eran expertos sobre Asia y yo una experta en
empresas estadounidenses. Pero nadie se ri, y deb haber comprendido mi situacin
en ese entonces. Fue el peor discurso de mi vida. Yo nunca haba tenido una mala
recepcin de un pblico y me encontraba muy nerviosa y preocupada por mi
presentacin. De esa experiencia he aprendido algunas lecciones que ahora dirigen todo
lo que hago: es mejor conocer al pblico, saber quines ms van a presentar y conocer
el contexto de las otras presentaciones. Si usted no conoce el contexto y acaba de entrar
a una reunin preparado para hacer lo que mejor sabe hacer, an as puede fallar,
incluso si lo suyo es muy, muy bueno y usualmente bien recibido. Yo no haba pasado
suficiente tiempo pensando en el contexto. Bueno, cranme, ahora lo hago. Soy
inexorable cuando se trata de preparacin y de pensar acerca de quin ser la audiencia.
Ahora quiero saber quines son y cules son sus puntos de vista. Tambin quiero saber
quin ms estar presentando y cul es el objetivo de la presentacin. Estoy hablando
de una minuciosa preparacin. Siempre he sido una persona muy preparada y no quiero
sonar casual, pero ahora me fijo ms en el contexto. Ese discurso fue hace casi diez aos
y ahora me aseguro de estar mejor preparada.
La preparacin detallada y la investigacin son fundamentales para dar un discurso
exitoso. Es fundamental tomarse el tiempo para investigar a la audiencia, a los otros
4

oradores del evento y el contexto del evento de antemano, porque la falta de

preparacin podra costarle muy caro a su llegada.
Rosabeth Moss Kanter
Profesora de Administracin de Empresas de Harvard Business School
Rosabeth Moss Kanter es una reconocida profesora de Harvard Business School (posee
la posicin de Catedrtica Ernest L. Arbuckle) y autor de varios best seller, cuya visin
estratgica y prctica ha guiado a los lderes de las pequeas y grandes organizaciones
por ms de 25 aos.
Ex editora de Harvard Business Review (1989 - 1992) y consultora para grandes
corporaciones y gobiernos de todo el mundo sobre estrategia, innovacin y liderazgo
para el cambio. Ha sido incluida en la lista de las 50 mujeres ms poderosas del mundo"
(Diario Times de Londres), ubicada en el top 10 de la lista anual de los 50 pensadores
de negocios ms influyentes en el mundo" (Accenture y Thinkers 50), y nombrada una
de las 9 "estrellas de rock de los negocios" (American Way).
Es autora y co-autora de 16 libros con traducciones a 17 idiomas. Su ms reciente xito
de ventas, Confidence: How Winning Streaks & Losing Streaks Begin & End (# 1 Business
Week y New York Times best-seller de negocios) describe la cultura y la dinmica de las
organizaciones permanentemente exitosas, comparadas con aquellas en declive, y
cmo manejar los reveses ya sea en negocios, salud, educacin, deportes,
organizaciones comunitarias o pases.
Su clsico y muy premiado libro, Men & Women of the Corporation, fue una fuente de
informacin e ideas para un sinnmero de individuos y organizaciones acerca de las
carreras corporativas y los factores individuales y organizacionales que pueden
contribuir para el xito. Un vdeo de dibujos animados llamado, A Tale of O: On Being
Different, una de las herramientas de diversidad ms ampliamente utilizada y un libro
relacionado llamado, Work & Family in the United States, fueron los fundamentos para
establecer una agenda poltica (en 2001, una coalicin de centros crearon el Premio
Rosabeth Moss Kanter, proporcionado a la mejor investigacin sobre ese tema).
Su premiado libro, When Giants Learn to Dance, mostr a muchas empresas alrededor
del mundo la manera de dominar las nuevas condiciones de la competencia en los
albores de la era de la informacin mundial.

Decida qu va a decir
Etapas de Preparacin

Muchos de nosotros hemos experimentado el bloqueo de que sabemos qu decir, pero

no sabemos cmo ponerlo en palabras. Por lo general, la forma ms fcil de proceder es
dividir el trabajo en etapas

Etapa 1: Defina el mensaje clave. Qu quiere que las personas recuerden y qu

accin quiere que realicen? Este mensaje fluye directamente de su objetivo.
Puede presentar diversos argumentos, ideas y datos que lo sustenten, pero slo
un mensaje clave.

Etapa 2: Luego, identifique los argumentos que respaldan su mensaje. Evite el

exceso de detalle pero asegrese de hablar sobre algo ms que slo de datos. Es
importante identificar y referirse a los fundamentos emocionales de su mensaje.
Por qu motivo debera interesarse el pblico?
Etapa 3: Finalmente, identifique cundo es importante conseguir la
participacin, las reacciones, el acuerdo o el convencimiento del pblico.

Revise y afine sus ideas

Todo cambia un poco en cuanto es expresado en voz alta.
Hermann Hesse

Despus de generar un conjunto inicial de ideas sobre qu decir, usted est listo para
revisarlas y refinarlas. Considere lo siguiente:

El mensaje clave que seleccion realmente es el ms importante? Apoya los

objetivos de la presentacin?
Los argumentos que usted reuni son comprensibles para todos los niveles de
su audiencia?
Su contenido convencer a su audiencia a estar de acuerdo con usted?
Son explcitas las conexiones lgicas?
Qu argumentos es necesario desarrollar?
Qu argumentos contrarios necesitar usted neutralizar?

Luego, pregntese qu otra cosa puede hacer o decir que logre persuadir a su pblico.
Quienes persuaden con eficacia utilizan argumentos que combinan la lgica y la
emocin. Su capacidad de persuasin es en gran medida producto de su entusiasmo,
credibilidad y conviccin personal en el tema.
Recuerde: Debe incluir slo aquellos detalles que persuadan. Los detalles superfluos
distraern a los oyentes de lo que usted quiere que escuchen, procesen y recuerden. Si
no est seguro del impacto que puede tener una idea, omtala. Sea simple
Perspectiva Personal
En una organizacin internacional grande y diversa, la comunicacin dentro de la misma
debe basarse en declaraciones muy breves y sencillas. Si una organizacin tiene gente
trabajando en la oficina de mensajera en Mosc, en terreno en Beijing o en el medio
oeste de Estados Unidos, entonces esas personas tienen que ser capaces de entender
qu es lo que la organizacin est tratando de lograr.
La forma en que normalmente se manifiesta esto, es a travs de una declaracin de la
misin corporativa o una declaracin de objetivos. He visto declaraciones de misin de
hasta doscientas palabras y cuando me involucr con KPMG, tratamos de averiguar lo
que podramos decir a la gente que les permitiera identificarse con la organizacin. Que
no slo lo vieran como un lugar para venir a trabajar y recoger su sueldo al final del mes,
sino como un lugar donde ellos, como individuos pertenecientes a la organizacin,
tenan algo que aportar.
As que convertimos la declaracin de la misin en una muy simple, diciendo que KPMG
es la firma mundial de contabilidad que convierte el conocimiento en valor para
beneficio de nuestra gente, nuestros clientes y la sociedad en que vivimos. As de simple.

Tambin las mismas palabras pueden significar cosas diferentes para distintas personas
y mientras ms palabras se usen, ms probabilidad hay de que existan malentendidos.
Me tom mucho tiempo comprender que, aunque usted puede tener una organizacin
que habla y entiende muy bien lo que dice, algunas personas dentro de la misma pueden
interpretar las palabras de manera diferente. As que mientras ms simple y conciso sea
su mensaje, ser mejor para usted. .
La simplicidad en la comunicacin es clave, sobre todo en las grandes organizaciones.
Tenga en cuenta que las personas pueden interpretar las mismas palabras de manera
diferente, as que es importante mantener la comunicacin concisa para evitar la
posibilidad de un malentendido.
Lord Sharman
Presidente, Aegis Group
Lord Sharman se incorpor a Peat Marwick Mitchell (despus llamado KPMG) como
ejecutivo en el ao de 1966. Trabaj en una serie de oficinas en el extranjero antes de
ser nombrado socio en la sede de Londres en 1981.
Desde 1987 fue responsable del marketing del grupo a nivel nacional y tres aos ms
tarde se encarg de las operaciones en Londres y el sudeste. En el periodo de 1991-94,
fue Presidente de KPMG Management Consulting a nivel mundial. En 1994 fue
nombrado socio senior.
Tambin se desempe como miembro del Comit Ejecutivo Internacional y del Consejo
Europeo. En 1997 fue nombrado Presidente de KPMG International y se retir de la
empresa en septiembre de 1999.
Actualmente es Presidente del Grupo Aegis y Presidente diputado no ejecutivo de Group
4 Securicor. Adems Lord Sharman es miembro de los consejos de administracin de
Aviva, Reed Elsevier y el Grupo BG.

Organice su presentacin
Introduccin

Cuando ya dispone del material bsico para su presentacin, necesita organizarlo. Una
presentacin bien organizada har que el esfuerzo de atencin de la audiencia
disminuya al mnimo, aumentando la probabilidad de que usted cumpla con su objetivo.
Durante la introduccin, recurra a un anzueloun comentario, una pregunta, una
historia relevante, una declaracin o un ejemplopara conseguir el inters y la atencin
de su pblico.
La introduccin tambin le sirve para hacer lo siguiente:

Definir el propsito de la presentacin.

Establecer su credibilidad. Pregntese: cules de mis calificaciones
impresionar a este pblico en particular? y resltelas. O, si es apropiado, haga
que otra persona con autoridad y credibilidad anuncie su presentacin.
Describir la importancia del tema para el pblico: de qu les sirve?
Sealar de antemano y en forma muy breve los puntos principales que abordar.

Exposicin de una necesidad o un problema

La segunda parte de su presentacin es la exposicin de una necesidad o un problema.
Aqu usted debera hacer lo siguiente:

Dejar en claro a su audiencia por qu debera interesarse en su mensaje

Desarrollar una necesidad o un problema especfico que usted y la audiencia
resolvern juntos.
Incorporar argumentos pertinentes, ejemplos y una variedad de materiales de
apoyo para mantener el inters sin desviar la atencin del tema.

Involucrar a los miembros del pblico pidindoles sugerencias y abordando sus

necesidades y problemas.
Evaluar la aceptacin pidiendo feedback, si es apropiado.

La solucin
La tercera parte de su presentacin, la solucin, deja en claro a la audiencia cmo piensa
usted que se debe resolver el problema o responder a la necesidad. Aqu har lo
siguiente:

Ayudar a la audiencia a visualizar los beneficios de la solucin

Involucrar a la audiencia en el desarrollo de un camino para avanzar

Expresar su solucin en trminos de las necesidades de la audiencia
Se cerciorar de que la urgencia de su solucin coincide con la necesidad

Llamado a la accin
Idea Clave
Para concluir, usted necesita hacer un fuerte llamado a la accin. Aqu debera hacer lo
siguiente:

Reiterar el mensaje clave de la presentacin

Integrar los puntos presentados en la introduccin con los comentarios de cierre
Recomendar la accin
Sugerir un acuerdo
Obtener un compromiso o la aceptacin
Entregar una conclusin final

Una de las maneras ms eficaces para concluir su presentacin es con un llamado a la

accin. Aprenda cmo estructurar una conclusin que sea slida y convincente.
Duracin
Cunto debe durar una presentacin? Muchas veces, usted debe ajustar su
presentacin a un horario que han programado otros.
Por ejemplo, tal vez le otorguen treinta minutos para dar una presentacin de ventas a
un comprador. En otras situaciones, usted controla el tiempo y puede determinar la
duracin ptima de su presentacin.
Las pautas a continuacin son tiles para ambas situaciones:

10

Haga que su presentacin dure el tiempo necesario para transmitir su mensaje

clave en forma clara y completa.
Haga que dure slo lo suficiente para que sea clara y est completa en el tiempo
asignado.
Es mejor presentar menos puntos y presentarlos bien. La mayora de los adultos
recuerdan alrededor de cinco puntos, generalmente no menos de tres y no ms
de siete.
Si no dispone del tiempo necesario para conseguir que el pblico comprenda o
acepte una idea, resrvela para otra presentacin.
Terminar la charla antes de tiempo es mejor que no terminarla o que terminarla
a la carrera.
Piense en qu puede eliminar si le recortan su tiempo.
Deje tiempo para preguntas al final como una gentileza bsica.

El uso de apoyos visuales

El poder de los apoyos visuales

Cada persona tiene un estilo preferido para aprender, pero la mayora responde mejor
a los apoyos visuales que slo a la palabra hablada. Tome en cuenta los siguientes
hallazgos de investigaciones realizadas:

Las personas adquieren 75 por ciento de lo que saben por la vista, 13 por ciento
a travs del odo y 12 por ciento a travs del olfato.
Una imagen es tres veces ms eficaz para transmitir informacin que las palabras
por s solas.
Las palabras y las imagines juntas son seis veces ms eficaces que las palabras
solas.

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Use apoyos visuales para ayudar a su pblico ha:

Mantenerse atento
Recordar los datos
Comprender ideas, relaciones o entornos fsicos
Sealar que usted est cambiando de tema

Elija los medios apropiados

Hay muchos medios visuales, tales como las transparencias, las diapositivas digitales, los
rotos folios y el material impreso. Al seleccionar alguno de estos medios, usted debe
tomar en cuenta la flexibilidad, el costo y cun apropiado es para su presentacin.
Ventajas y Desventajas de los medios
Medio
Diapositivas

Ventajas

Fciles
de
crear,
actualizar y transportar

Desventajas

Material
impreso para
entregar

Rota folios

tiles
para
presentaciones breves e
informales
Proporciona espacio para
tomar apuntes y puede
conservarse
para
consultas posteriores

Puede
contener
antecedentes
complementarios

Flexibles
Fciles de crear
Estimulan la interaccin

No siempre se proyectan
con claridad
La tecnologa puede
fallar; debe tener un
conjunto
transparencias
respaldo

de
de

Puede convertirse en
punto focal de
audiencia, desviando
atencin
de
presentacin
Puede distraer si
distribuye durante

el
la
su
la
se
la

presentacin.

No son eficaces para

grupos grandes
Difciles de transportar

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Transparencias

Flexibles
Fciles de crear
Permiten luz en la sala
para
mantener
el
contacto visual
Adecuadas tanto para
situaciones
formales
como informales

Puede ser incmodo

poner y sacar las
transparencias
Tecnologa antigua

Apoyos visuales eficaces

No todos los medios visuales mejoran una presentacin. Para que sean eficaces, los
apoyos visuales deben:

Ser simples
Usar grficos, conos y smbolos para reforzar o comunicar un concepto
Utilizar palabras clave, no oraciones completas
Emplear un slo concepto por diapositiva o pgina
Contener de 3 a 6 ideas por hoja de rota folio
Usar color, cuando sea posible, pero no en exceso

13

Ensayo
Ensaye hasta que est listo.
Idea Clave
Cundo le gustara conocer los puntos dbiles, las partes tediosas y los excesos de
detalles de su presentacin? Antes o despus de darla? Ensaye para descubrir y
corregir estos problemas por adelantado. Para aprovechar al mximo su ensayo:

Ensaye con los equipos y apoyos visuales que usar en el evento real.
Ensaye la presentacin completa cada vez que practique.
Ensaye en voz alta, y si es posible, frente a un amigo o colega. De lo contrario,
practique con una grabadora de cinta o video.
Ensaye hasta que la presentacin no suene como si la hubiera memorizado.
Concntrese en el tema y en su deseo de comunicarlo, no en sus apuntes.

El ensayo es la clave para poder ofrecer una presentacin exitosa.

Preprese fsica y mentalmente

La entrega de una presentacin eficaz requiere una preparacin mental y fsica. Por
ejemplo:

Visualcese dando una presentacin exitosa. Repita para s mismo afirmaciones

positivas como Estoy relajado y listo.
Use tcnicas de respiracin y ejercicios para liberar la tensin a fin de disminuir
el estrs.
Pregntese: Qu es lo peor que podra suceder? y luego preprese para esa
posibilidad.
Acepte el nerviosismo como algo natural y no intente contrarrestarlo con
alimento, cafena, drogas o alcohol antes de la presentacin.

14

Supere el temor a dar una presentacin

Incluso los oradores profesionales se ponen nerviosos. La clave para una presentacin
exitosa est en cmo manejar el miedo. Considere las siguientes tcticas para ayudarle
a superar el temor:

Ensaye su presentacin y aprndasela a fondo.

Ocpese de conocer a los asistentes en forma individual, ya sea por telfono
antes de la presentacin o en persona a medida que ingresan a la sala.
Anticipe las preguntas y objeciones que tengan ms probabilidad de surgir.
Preprese tanto fsica como mentalmente.

Presentar eficazmente
Dirija su presentacin

Una vez que se encuentre en la sala con su audiencia y ya prepar sus mensajes, sus
materiales y su persona, usted puede concentrarse en hacer la presentacin lo ms
interesante posible. Usted lograr el mejor desempeo si se expresa de manera eficaz,
proyecta una imagen positiva y mantiene a su audiencia involucrada.

15

He aqu algunas sugerencias:

Haga su presentacin en tono conversacional.

No hable a partir de un libreto. Use sus apuntes slo en caso necesario.
Evite usar jerga o trminos que pueden ser desconocidos para el pblico.
Mire a su audiencia y establezca contacto visual. Evite estar detrs del podio, si
puede hacerlo.
Cuando desee control o ms participacin o bien incorporarse al grupo, camine
entre el pblico.
Observe a la audiencia en busca de claves no verbales respecto de su reaccin.
Emplee gestos de manera relajada y normal y no haga sonar las llaves o monedas
en sus bolsillos.
Respire. Eso lo ayuda a relajarse y disminuye el uso de palabras de relleno como
eem este y aaa".

Elija cuidadosamente sus palabras

Perspectiva Personal
Si considero lo que hasta ahora ha aprendido en trminos del impacto que pueden tener
las palabras una vez que llegue a una posicin de poder, cualquiera que sea, y la gente
est empezando a prestarle atencin a lo que dice, entonces usted necesita convertirse
en una persona muy sensible y pensar lo siguiente: 'Si yo fuera el oyente y tomara en
cuenta todo lo que he odo de forma absolutamente literal, qu estara escuchando?'
Usted casi necesita decir en su mente las palabras sin ponerles emocin algunaporque
en su mente les est dando un matiz, sea ste gracioso, casual o off the recorddebe
pensar en ellas como si fueran una declaracin que pudiera estar en primera plana en
el diario de maana.
Usted tiene que preguntarse: "Si yo estuviera en primera plana en el diario TIME: 00:49],
estara muy avergonzado? y segundo, me estara lamentando de lo que dije?
Entre ms poderoso se convierta un lder, habr ms gente que estar pendiente de
cada una de sus palabras. Como consecuencia de ello, los lderes deben tener cuidado
con lo que dicen para evitar posibles confusiones y problemas.

16

Paul Anderson
Presidente y CEO, Duke Energy
El Sr. Anderson comenz su carrera en Ford Motor Company, ocupando diversos cargos
en las reas de marketing, ingeniera de producto, finanzas y manufactura desde 1969 a
1972. Fue Gerente de Planificacin entre 1972 y 1977 y posteriormente se uni a
PanEnergy.
Los siguientes aos, el Sr. Anderson ocup varios roles de liderazgo dentro de la
empresa, los cuales lo llevaron a convertirse en Presidente y CEO.
Cuando PanEnergy se fusion con Duke Power en 1997, pas a ser Presidente y Director
de Operaciones de Duke Energy durante un ao, despus de haber jugado un papel clave
de liderazgo durante la fusin.
Luego, en 1998 se traslad a BHP donde fue director general y CEO hasta 2001, cuando
la empresa se fusion con Billiton. Posteriormente se convirti en Director General y
CEO de BHP Billiton Ltd., (compaa listada en Australia) y BHP Billiton PLC (compaa
listada en el Reino Unido) y trabaj ah hasta su retiro de la empresa en julio de 2002.
El Sr. Anderson regres a Duke Energy como Presidente y CEO en noviembre de 2003.
Tambin participa en el consejo de administracin de Qantas Airways.
Utilice su voz
Para utilizar su tono de voz de la mejor manera, considere lo siguiente:

Mantenga un tono natural y conversacional.

Hable con volumen suficientemente alto para que todos lo escuchen, en caso de
no tener un micrfono. Pruebe la acstica del lugar cuando ensaye.
Utilice un micrfono para cuando hable frente a un grupo o en espacio grande,
y ensaye para encontrar el volumen adecuado del micrfono.
Evite hablar demasiado rpida o lentamente. Practique con una grabadora o
frente a un colega para obtener feedback.
Sea expresivo. No hable en forma montona. Suba y baje el tono de su voz para
expresar su idea.
Enuncie y pronuncie las palabras con claridad.

17

Proyecte una imagen positiva

Su confianza en su mensaje y su compromiso con ste se reflejan en su postura y en su
lenguaje corporal. Para optimizar su eficacia, cercirese de hacer lo siguiente:

Proyecte confianza a travs de su vestuario y presencia.

Asegrese de que sus expresiones faciales transmitan inters en el pblico. Si
est demasiado nervioso para mirar a todo el pblico, concntrese en algunas
personas.
Mantenga contacto visual con miembros de la audiencia.

Mantenga a la audiencia interesada

Asegrese de que haya terminado de hablar antes de que su audiencia haya
terminado de escuchar.
Dorothy Sarnoff
La mayora de los oradores deben enfrentar a uno o varios participantes difciles: los que
dejan de prestar atencin, los agotados o los que estn tan ocupados que estn
pensando en otros asuntos urgentes. Es probable que las personas que calcen con estas
descripciones no escuchen lo que usted tenga que decir a menos que tome medidas
para captar su atencin y mantenerla
Para mantener un alto nivel de atencin de su audiencia:

Cambie lo que est haciendo. Por ejemplo, haga una pausa repentina o cambie
su tono de voz.
Proponga una votacin a mano alzada
Agregue humor
Use analogas y ejemplos vvidos
Incorpore historias personales
Emplee datos estadsticos convincentes y testimonios expertos
Utilice apoyos visuales, como las ilustraciones, tablas y grficos eficazmente

Haga una pregunta

Las preguntas provenientes de la audiencia pueden involucrar a los oyentes y al mismo

tiempo ofrecerle a usted la oportunidad de entregar ms detalles en las reas que les
interesan. No obstante, es esencial estar bien preparado para las preguntas que le
formulen.

18

Cmo manejar las preguntas

Anticipe las preguntas

Hay quienes piensan que cuando no hay preguntas se debe a que la presentacin ha
sido todo un xito. Sin embargo, si sus oyentes estn involucrados y estn trabajando
con usted, lo ms probable es que tengan preguntas. Anticipe las preguntas centrndose
en las preocupaciones de sus oyentes y de cmo su presentacin podra interesarlos.
Ensaye su charla con alguien ms y pdale que le presenten las preguntas que pudieran
tener.
Cundo debe responder a las preguntas?
Muchos expositores prefieren dejar las preguntas para el final de la presentacin. Esto
les permite terminar la charla dentro del tiempo especificado y estar seguros de que la
audiencia cuenta con una visin completa. Si elige este mtodo:

Haga una clara transicin a su sesin de preguntas y respuestas.

Mantenga el control de la sesin de preguntas y respuestas, repitiendo la
pregunta y dando la respuesta a todo el grupo y no slo a la persona que plante
la interrogante.

Algunos expositores tambin responden a las preguntas durante su presentacin, ya

que consideran que as mantienen al pblico involucrado y adems, obtienen feedback
inmediato respecto de cun bien los miembros de la audiencia entienden el mensaje.
Use este mtodo con cuidado porque puede hacerle perder el control de su charla.
Finalmente, otros oradores responden preguntas en momentos especficos durante la
presentacin lo que les ayuda a conocer las reacciones o ideas de su pblico. Sin
embargo, si elige este mtodo, asegrese de establecer esos momentos de antemano y
marcarlos en su presentacin a fin de no olvidar que debe detenerse para responder
preguntas.

19

Cmo debe de manejar las preguntas?

Idea Clave
Es muy comn que el xito de toda su presentacin ser juzgado por lo bien que maneje
la sesin de preguntas y respuestas. Tome en cuenta los siguientes consejos:

Antes de su presentacin, anticipe las posibles preguntas y argumentos que

pudieran surgir. Determine cmo las va a responder.
Cuando surjan preguntas durante su presentacin, no las niegue o pase por alto.
Si sabe la respuesta, dela en forma clara y concisa.
Si no sabe la respuesta a una pregunta, recomiende una fuente, ofrezca obtener
la respuesta o pregunte si alguien del pblico puede contestarla.
Trate de mantener un tono positivo y de ayuda. Evite mostrarse a la defensiva.
Siempre repita la pregunta. Esto muestra a la audiencia que usted entiende la
pregunta, le da tiempo para pensar en una respuesta adems de asegurarse que
su audiencia escucha bien la pregunta, puesto que usted est frente a ellos.
Si las preguntas empiezan a perturbar el flujo de su presentacin, antelas en
una pizarra blanca o en un rota folio y respndalas al final de la reunin.
Cuando est listo para terminar la sesin de preguntas y respuestas, avise a su
audiencia que est cerca del final diciendo lo siguiente, dos preguntas ms y
con esto cerramos.
Trate de responder preguntas provenientes de todas las audiencias. Evite que
una sola persona domine la sesin de preguntas y respuestas.

Es comn que el xito de toda su presentacin ser juzgado por cun bien maneje la
sesin de preguntas y respuestas.

20

Haciendo Presentaciones Grupales

Asignar oradores

A menudo usted desear que otros colaboren con su presentacin. Tal vez est
presentando los resultados de un trabajo grupal o sienta que la presencia y experiencia
de los dems le ayudar a alcanzar su objetivo.
Usted debe asignar a los oradores ya sea por reas de especialidad o conforme a sus
fortalezas y debilidades para hacer presentaciones.
Por ejemplo, las personas que se destacan por sus destrezas para hacer presentaciones
son los mejores candidatos para abrir y cerrar la charla, momentos en que la persuasin
es ms importante. Asimismo, pueden ser muy eficaces durante las franjas horarias
dificultosas, como antes y despus de almuerzo y al final del da.
Si es posible, organice un ensayo grupal antes de la presentacin a fin de que cada
persona sepa lo que los otros van a presentar.
Flujo de la presentacin
Una presentacin grupal tpica, fluye de la siguiente manera:

El primer orador presenta a los dems brevemente e introduce el tema.

Cada uno de los oradores que sigue hace una transicin al prximo anunciando:
"Ahora June se referir a. . ."
El ltimo orador resume la presentacin completa.
Un orador se encarga de todas las transiciones.

Planifique la manera en que el grupo responder las preguntas. Cada expositor debe
estar preparado para responder preguntas en un rea determinada y estar atento por si
otro expositor necesita ayuda. Si es posible, evite que todos los expositores comenten
todas las preguntas.
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Coordinacin de los apoyos visuales

Los apoyos visuales pueden presentar desafos logsticos para una presentacin grupal.
Una planificacin especial puede garantizar que dichos apoyos realcen su mensaje en
lugar de distraer al pblico. A fin de hacer una presentacin lo ms perfectamente
integrada posible, siga estas pautas:

Disponga de una persona que no sea el expositor para manejar los apoyos
visuales durante la presentacin (a menos que el expositor prefiera hacerlo).
Si otra persona est manejando los apoyos visuales, es necesario ensayar para
poder lograr una sincronizacin.
Cercirese de que todas las diapositivas o transparencias tengan el mismo
formato.
Si los oradores emplean medios diferentes, coordnelos para lograr una
transicin sin problemas.

Ponga a prueba su Presentacin

Antes de la presentacin

Poner a prueba la presentacin es importante para comprender el impacto que tendr.

Antes de la presentacin final, ensaye frente una audiencia de prueba y luego solicite su
feedback. Rena a personas que tengan un perfil similar al de su audiencia real.
Por ejemplo, si va a hacer una presentacin a expertos en el tema, incluya a uno en su
audiencia de prueba.
Ponga a prueba tantas caractersticas de su presentacin como pueda: los apoyos
visuales, la lgica, y dems.

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Durante la presentacin
Durante la presentacin, busque seales que le ayudarn a medir la reaccin del pblico.
El lenguaje corporal puede indicar inters o aburrimiento: Estn los oyentes asintiendo
con la cabeza mostrando que estn de acuerdo o estn sentados con los brazos
cruzados? Sus preguntas pueden ayudarle a identificar las reas de su presentacin que
necesitan aclaracin.
Si es posible, lleve a una persona de su equipo para que tome notas para usted sobre la
reaccin del pblico o tambin usted puede tomar notas inmediatamente despus de la
presentacin para aprovechar que los hechos estn frescos en su mente. En muchas
situaciones es conveniente preguntar directamente a la audiencia cmo va todo. Por
ejemplo, "Tiene sentido lo que hemos visto hasta ahora?"
Despus de la presentacin
Por cada discurso que usted da, hay en realidad tres. El que ensaya, el que dio y el
que deseara haber dado.
Dale Carnegie
Despus de la presentacin, evale su eficacia de forma global. Pida feedback por parte
de participantes confiables. Tenga en cuenta lo que sali bien y lo que es necesario
mejorar. Pregntese lo siguiente:

Alcanz su objetivo? Logr la venta? Logr persuadir a la audiencia a adoptar

su recomendacin?
El pblico pareca interesado y atento?
Si usted va a hacer la presentacin de nuevo, qu cambios puede hacer para
mejorarla?
Qu lecciones aprendi acerca de su presentacin?

Crear y ofrecer una presentacin es un proceso que, como cualquier otro proceso,
puede perfeccionarse. Al encontrar los defectos, identifique su causa raz. Una vez
conocidas las causas raz, puede tomar las medidas correctivas.

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Pasos
Pasos para desarrollar una presentacin
1. Defina sus objetivos.
Cul es el propsito de mi presentacin? Qu quiero que mi pblico
haga como resultado? Su objetivo determina qu y cmo decirlo.
Evale su propsito. Quiere informar, persuadir o vender? Quiere que
el pblico entienda, aprenda o acte? Cundo y cmo quiere que su
audiencia acte?
Sea explcito y detallado en la definicin de sus objetivos. Mientras ms
lo sea, es ms probable que crea una presentacin que respalde dichos
objetivos. Por ejemplo: Quiero que la audiencia solicite que sus
subordinados participen en el desarrollo del sistema piloto en Q1."
2. Conozca a su audiencia.

Determine antes de la presentacin el nivel de conocimiento de su

audiencia, su inters y posicionamiento y la capacidad de llevar a la
accin ciertos aspectos de su presentacin.
Asegrese de saber qu puede interesar a su audiencia. Es fundamental
mantener a su audiencia centrada en su presentacin.
Si usted no est familiarizado con el grupo, pregunte al organizador de

las presentaciones que le provea de algunos antecedentes. Si es posible,

intente ponerse en contacto con al menos una persona que encaja con
las caractersticas de audiencia.
3. Seleccione una estrategia que corresponda a su objetivo.
Por ejemplo, realizar una venta requerir de una postura persuasiva
como hablar sobre las caractersticas y beneficios del producto y realizar
comparaciones de los datos competitivos.
Incluya cualquier informacin que le ayude a conseguir su objetivo. Todo
lo que sea superfluo, distraiga o interfiera debe omitirse.
4. Ajuste su presentacin a su audiencia.

Por ejemplo, una presentacin para un grupo tcnico con poder de

decisin, debe contener ms detalles cuantitativos que una presentacin
a un grupo menos tcnico de ejecutivos de nivel ms bajo.
Cuando hay un pblico mixto, sea explcito al abordar las diferentes
perspectivas para as mantener a todos interesados. Por ejemplo diga:
"Esto afectar a los ejecutivos de producto de sta forma... y a los
ingenieros de sta otra..."

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Cuando es probable que el pblico sea hostil, comience enfatizando las

preocupaciones que usted tiene en comn con su audiencia. De ser
posible convierta lo negativo en algo positivo.
Para energizar a un pblico aptico, cansado o que tiene hambre,
empiece con un comentario que sorprenda o una ilustracin vvida.

Pasos para crear una presentacin

1. Realice una sesin de Brainstorming.
2. Identifique su mensaje y los hechos que lo sustentan.
3. Seleccione la cantidad de puntos que justifiquen su argumento a la audiencia
dentro del tiempo estipulado para la presentacin.
Es mejor presentar menos puntos y hacerlo bien.
Si no dispone del tiempo necesario para conseguir que el pblico
comprenda o acepte una idea, resrvela para otra presentacin.
Si no est seguro cunto puede durar su presentacin, prepare material
extra como datos estadsticos, analogas o ejemplos que puedan omitirse
en caso que se d cuenta que est llegando al final del tiempo estipulado.
4. Organice sus argumentos.
Para mantener a su audiencia enfocada en el propsito, deje en claro, en

todo momento, por qu debera interesarse en su mensaje.

Coloque los puntos ms relevantes al principio o al final. No oculte sus
mejores ideas.
En la introduccin, deje saber hacia dnde se dirige y qu es lo que quiere
probar o demostrar.
Durante la descripcin del problema o la necesidad, apoye sus puntos
principales con ejemplos, apoyos visuales y ancdotas.
En intervalos apropiados, resuma lo que ha expuesto hasta el momento
y qu har a continuacin.
Para el cierre, presente sus conclusiones y haga un fuerte llamado a la

accin.
5. Elabore una lista de las preguntas u objeciones posibles y decida cmo las
responder en caso de que surjan.
6. Prepare sus apoyos visuales y material de apoyo. Estos materiales pueden
ayudar a su audiencia a:
Recordar hechos.
Comprender ideas, relaciones o entornos fsicos.
Sealar cuando va a cambiar el tema

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Pasos para la prctica y la evaluacin

1. Ensaye.
Ensaye con los equipos y apoyos visuales que usted utilizar en el evento
real.
Ensaye la presentacin completa cada vez que practique, incluyendo
cmo va a pararse y moverse y cmo va a hacer uso de los apoyos
visuales.
Ensaye en voz alta hasta que la presentacin no suene como si la hubiera
memorizado.
Concntrese en el tema y en su deseo de comunicarse con el pblico y no
en sus apuntes.
Si la presentacin es para un grupo experto, usted puede grabar en video
su ensayo para evaluarlo ms detalladamente.
2. Obtenga feedback previo a su presentacin.
Ensaye su presentacin con una audiencia de prueba y luego solicite su
feedback. Rena a personas que tengan un perfil comparable al de su
pblico objetivo. Por ejemplo, si va a hacer una presentacin a expertos
en el tema, incluya a uno experto en su audiencia de prueba.
Ponga a prueba tantas caractersticas de su presentacin como pueda:
los apoyos visuales, la lgica, etc.

Qu impacto puede causar en este grupo?

3. Evale el proceso de su presentacin mientras se est llevando a cabo.
Busque seales por parte del pblico que le indiquen inters o
aburrimiento.
Si es posible, pida a una persona de su equipo que tome notas para usted
sobre la reaccin del pblico.
Tome notas inmediatamente despus de la presentacin mientras stos
temas relevantes an estn frescos en su mente.
Tome nota de las preguntas hechas por su pblico. stas pueden indicar
las reas de su presentacin que necesitan aclaracin.

En ocasiones es apropiado preguntar directamente a la audiencia cmo

va la presentacin.
4. Evale su presentacin una vez terminada.
Evale la eficacia general de su presentacin. Alcanz su objetivo? El
pblico pareca interesado y atento? Tenga en cuenta lo que sali bien y
lo que es necesario perfeccionar.
Pida feedback por parte de participantes confiables.

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Si usted va a hacer la presentacin de nuevo, qu cambios puede hacer

para perfeccionarla?
Qu lecciones generales aprendi acerca de cmo hacer una
presentacin?
5. Reflexione sobre lo que ha aprendido y utilice su nuevo conocimiento para
perfeccionar su prxima presentacin.

Consejos

Consejos para crear una presentacin

Identifique el objetivo de su presentacin. Guiar todo lo que haga.

Aprenda todo lo que pueda acerca de su audiencia, sus sesgos y sus expectativas.
Aborde su tema desde la perspectiva de la audiencia.
Adapte su presentacin para acomodarse al contexto: el entorno fsico, hora del da y
algn evento significativo en curso que pueda afectar a su pblico.
Consejos para la organizacin de una presentacin

Mantenga clara la lgica de su presentacin en todo momento.

Exponga los puntos ms relevantes al principio o al final. No oculte sus mejores ideas.
En la introduccin, deje saber hacia dnde se dirige y qu es lo que quiere probar o
demostrar.
En ciertos momentos especficos, resuma lo que ha expuesto hasta el momento y qu
har a continuacin.
Resuma sus puntos principales y presente sus conclusiones en el cierre.
Consejos para crear apoyos visuales

Exponga una sola idea y no ms de seis lneas por diapositiva.

Sea selectivo con sus palabras.
Utilice imgenes cuando sea posible.
No use escritura vertical.
No use ms de dos tipos de tamao de letra por pgina.
Utilice vietas y no nmeros para los tems que no llevan secuencia.
Use maysculas y minsculas. Los ttulos y acrnimos siempre se escriben en mayscula.

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Consejos para presentar eficazmente

No hable a partir de un libreto. Use apuntes.

Mire a su audiencia y establezca contacto visual.
Cuando desee control o ms participacin, o bien incorporarse al grupo, camine entre
el pblico.
No haga tintinear llaves o monedas en sus bolsillos.
Emplee gestos de manera relajada y normal.
Use su voz eficazmente.
Mantngase centrado en su mensaje y en su pblico.

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Herramientas
Hoja de trabajo Planificacin preliminar

29

Hoja de trabajo Caractersticas de la audiencia

30

Hoja de trabajo Contexto de la presentacin

Hoja de trabajo Breve descripcin de la presentacin

31

Hoja de trabajo Logstica

32

Hoja de trabajo Objeciones

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