Ejemplo - Informe para Finalllll

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
FACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION

PROGRAMA ADMINISTRACION DE EMPRESAS
PRACTICA ACADEMICA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AUDITORA ADMINISTRATIVA Y DE GESTION

REGISTRADURIA ESPECIAL DE NEIVA
2008
FICA AUDITORES
Junio 07 de 2008
NEIVA- HUILA
AUDITORA ADMINISTRATIVA Y DE GESTION

FICA AUDITORES
SUPERVISORA:
Esp. MIRYAM PRIETO CARDOZO

Docente
EQUIPO DE AUDITORIA:
JONATHAN ROJAS
Lder Auditor
MAYURI ALEXANDRA CAMACHO
Auditora
PAOLA CAROLINA CABRERA
Auditora
YULY ALEJANDRA CARDOZA
Auditora
MARCELA FIGUEROA BERMEO
Auditora
FICA AUDITORES
Calle 45 # 20 04 Tel: 8764326 - 3002120333
EMAIL: fnix@hotmail.com
TABLA DE CONTENIDO
Pag.
1
1. INTRODUCCION
2. ASPECTOS DEL ENTE AUDITADO
3. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO
4. DIAGNOSTICO INTEGRAL
4.1 ALCANCE
4.1 CONCEPTO SOBRE LA GESTION Y LOS RESULTADOS
4.2 CONSOLIDACIN DE HALLAZGOS
5. RESULTADOS DE LA AUDITORIA
5.1 EVALUACIN POR LNEAS DE AUDITORA
9
9
5.1.1 Gestin
5.1.2 Talento humano
5.1.3 Control Interno
12
13
16
Conclusiones y recomendaciones
6. ANEXOS
19
6.1 hallazgos
1. INTRODUCCION
El
presente
trabajo
tiene
como
objetivo
el
afianzamiento
de
los
conocimientos adquiridos a partir de su aplicacin, teniendo en cuenta que la

Auditoria es una herramienta relevante para fomentar el control y el
mejoramiento continuo de todas las actividades de la organizacin.
Por tal razn el grupo FICA AUDITORES practic la Auditora Administrativa y
de Gestin a la REGISTRADURIA ESPECIAL DE NEIVA.
El plan de trabajo se orient a examinar en el rea administrativa el manejo
la administracin del recurso fsico y humano de la Entidad, y las actividades
misionales que estos desarrollan.
Se elaboro el memorando de planeacin para la realizacin del examen, de
tal manera que ste proporcionara los fundamentos para expresar la opinin
y Conceptos consignados en el presente informe.
El examen incluy pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan
la gestin de la Entidad en el perodo analizado.
El Informe contiene los resultados obtenidos en la auditoria; se compone de
tres captulos; el primero contiene el dictamen de auditora, los cuales
sintetizan el resultado obtenido de las reas evaluadas; en el segundo
captulo se describe las generalidades de la REGISTRADURIA ESPECIAL DE
NEIVA y en l captulo tres se detalla los resultados obtenidos en la auditoria
de las diferentes reas evaluadas agrupadas en los procesos administrativo
y misional, el seguimiento a las observaciones de informes anteriores.
En el proceso administrativo se valor la gestin administrativa
de la
Entidad; en la evaluacin del sistema de control interno se valor la

estructura de las Actividades de control, valoracin de riesgos y
la
operatividad del sistema en las diferentes dependencias, procesos y

procedimientos desarrollados en la Entidad.
Otro aspecto que se valoro fue la administracin del personal, los sistemas
de informacin y todo lo relacionado con el programa de prevencin de
riesgos COPASO.
El proceso misional contiene la evaluacin a la gestin de la Entidad en
trminos de resultados en desarrollo de su cometido estatal y el acatamiento
de
las
disposiciones
que
regulan
las
funciones
misionales
de
la
REGISTRADURIA; auditorias, planes de mejoramiento y traslado de hallazgos

Las observaciones y recomendaciones realizadas por el grupo de auditores se
encuentran en el cuerpo del presente informe las cuales deben ser
adoptadas por la
REGISTRADURIA ESPECIAL DE NEIVA
para mejorar la
gestin que viene realizando y contribuya al mejoramiento continuo de la

entidad y una eficiente ejecucin de sus recursos.
2. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO

La Registradura Nacional del Estado Civil est llevando a cabo el plan
estratgico 2008 2011, que constituye la actual carta de navegacin del ente en
general, para lo cual todas las registradurias del territorio colombiano trabajan
actualmente en sinergia para el cumplimiento de los nuevos proyectos
planteados, articulando las funciones misionales en torno al logro de un objetivo
comn, que permita unificar polticas institucionales a desarrollar en el corto,
mediano y largo plazo.
De igual manera La planeacin por procesos de la Registraduria Nacional del
Estado civil se enmarca dentro la las polticas de modernizacin del Estado y
responde al compromiso de la entidad en la implementacin del sistema de
gestin de calidad (SGC) y el modelo estndar de control interno (MECI). Este
ejercicio implica una revisin integral de todos los procesos misionales y de
apoyo con el fin de articularlos, hacerlos ms eficientes y lograr que brinden un
mejor servicio a los ciudadanos, pero principalmente, promover la participacin
de toda la comunidad de la registraduria.
La REGISTRADURIA ESPECIAL DE NEIVA, es un establecimiento pblico que cumple
con funciones de identificacin y organizacin electoral a nivel local.
La entidad est en proceso de mejoras en cuanto a la tecnificacin de sus
servicios, como la digitalizacin de tarjetas decadactilares y renovacin de
cedulas. Este proceso se viene desarrollando desde septiembre del ao pasado.
En cuanto a capacitacin la empresa ofrece varios programas con el fin de que

los funcionarios, estn dotados de los conocimientos necesarios, de planes,
programas que conlleven a la eficiente prestacin del servicio.
3. DIAGNOSTICO EMPRESARIAL
4. DICTAMEN INTEGRA
5. L
Neiva, 30 de Mayo del 2008
Doctores
LUIS FELIFE CIFUENTES CHARRY
GONZALO REYES
Registradores Especiales de Neiva
Ciudad
Asunto: Diagnostico empresarial de Auditoria
Cordial Saludo:
El equipo auditor FICA AUDITORES,
desarrollo una Auditoria Administrativa y de
gestin a la REGISTRADURIA ESPECIAL DE NEIVA, a travs de la evaluacin de los

principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos a su
disposicin y los resultados de su gestin, as como lo correspondiente al Talento
Humano y la evaluacin del sistema de control interno por componentes y el desarrollo
de las lneas de auditora; periodo auditado primer semestre ao 2008.
Es responsabilidad de la administracin el contenido de la informacin suministrada por
La Registraduria Especial de Neiva y analizada por el equipo auditor Fica Auditores. La
responsabilidad del equipo consiste en producir un informe que contenga el concepto
sobre la gestin adelantada por la administracin de la empresa, que incluya los
pronunciamientos sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y la calidad y
eficiencia del sistema de control interno.
La evaluacin se llevo a cabo de acuerdo con normas, polticas y procedimientos de
auditora generalmente aceptados en Colombia; por lo tanto requiri de una adecuada
planeacin, ejecucin y supervisin del trabajo de manera que el examen proporcione
una base suficiente para fundamentar el diagnostico empresarial expresado en el
informe.
El informe contiene las observaciones administrativas que fueron comunicadas por el

equipo auditor como hallazgos, hechos que se espera que sean corregidos en el
proceso de mejoramiento.
3.1 ALCANCE
La auditoria a que se refiere este informe, se orient a analizar los procesos
administrativos y de gestin desarrollados por la entidad cumplimiento de su misin,
por el periodo primer semestre 2008. Se examinaron las reas y procesos identificados
como puntos crticos, a travs de la evaluacin y verificacin de operaciones,
documentos, registros y ejecucin de actividades, sistema de control interno y Talento
Humano de la empresa.
La recopilacin de las pruebas se obtuvieron con la aplicacin de tcnicas y
herramientas de la auditoria, que nos permitieron obtener una informacin importante
para brindar una opinin acertada y concisa a la entidad.
3.2 CONCEPTO SOBRE LA GESTIN Y LOS RESULTADOS

De acuerdo al anlisis de los resultados de la auditoria administrativa y de gestin, con
base en las prcticas desarrolladas, se determina: calificacin general de la gestin si}
es eficiente, eficaz, en el manejo de los recursos Al final del tem, DE igual manera
se debe calificar el S.C.I. de acuerdo a los resultados del trabajo realizado y criterios
del auditor, debe ser en concenso no individual. ojoooooooooooooj que esta soportada
en lpos prrafos siguientes
La entidad Cuenta con manuales de funciones por cargo, donde se especifican las
diferentes actividades que se deben realizar, para as poder hacer la respectiva
evaluacin de cumplimiento de las actividades misionales que se trabajan dentro de la
organizacin.
El establecimiento ha sido eficiente y oportuno en la formulacin y ejecucin de polticas

institucionales. La existencia de manuales, y/o procedimientos proporciona a los
empleados el conocimiento adecuado de las funciones para su cumplimiento.
La entidad tiene pleno conocimiento respecto a las funciones y procesos que este debe
desarrollar, para as no incurrir en errores que conlleven a la mala prestacin del
servicio.
La organizacin toma los errores como actuaciones que ayudan, para as evitar volver a
cometerlos, como poltica del proceso de mejoramiento continuo y aprendizaje del
equipo de trabajo del ente.
La Registraduria Especial de Neiva tiene establecido claramente las lneas de autoridad
y canales de comunicacin lo que permite un buen clima organizacional. Los sistemas
de informacin que la entidad maneja cada dia se estn mejorando, para la prestacin
de un servicio eficiente. Los sistemas que de informacin actuales estn acordes con
las actividades desarrolladas para la consecucin de los objetivos que la entidad se ha
propuesto cumplir, con relacin a la modernizacin de las entidades del Estado.
La Registraduria Especial de Neiva cuenta con la implementacin de nuevas
tecnologas que ayuden al fortalecimiento del servicio prestado a la comunidad.
La entidad formula planes a largo plazo, como la renovacin de cedulas y la
digitalizacin de las tarjetas decadactilares, para as lograr el cumplimiento de los
objetivos propuestos por sus planes estratgicos y ante todo trabajar sinrgicamente
con las metas que conlleva el proyecto de modernizacin tecnolgica PMT II, que
impulsa el programa de renovacin de documentos.
Para la seleccin de Personal, el ente actualmente aplica carrera administrativa en el
caso de los registradores, aunque quienes encabezan actualmente el ente no han sido
vinculados con esta tcnica. Los dems funcionarios son de libre nombramiento y
remocin de acuerdo a los criterios de seleccin tanto de la Delegacin departamental
como de la registradura.
La ausencia de reas como tesorera, contratacin y costos contables no le ha
permitido a los funcionarios de esta entidad conocer el manejo de cuentas, ni el control
de un presupuesto, debido a que esto es una de las polticas de manejo que la
Delegacin y oficinas centrales hacen respecto al manejo de fondos pblicos.
El ente cuenta con COPASO y Reglamento de higiene y seguridad industrial, en donde
el ente trabaja satisfactoriamente junto a la A.R.P, aunque se reconoce que su
aplicacin dentro de la organizacin podra mejorar notablemente.
A pesar de la existencia de un panorama de riesgos, el ente no ha tomado las medidas
necesarias respecto a la implementacin de sistemas de seguridad (salidas de
emergencia), esto afecta los diferentes procesos que se desarrollan en las actividades
misionales y de apoyo, as como la salud de sus empleados.
Las observaciones anteriores permiten conceptuar que en la gestin adelantada por la
administracin de la REGISTRADURIA ESPECIAL DE NEIVA, realmente no ha sido
muy eficiente y, por tanto, dichas afirmaciones se concretan en hallazgos.
Adicionalmente, el Sistema de Control Interno presenta de acuerdo a la ejecucin una
calificacin de 0,98 equivalente a un riesgo MEDIO, lo que demuestra que falta
cumplimiento con algunas funciones de control interno, ya que estas son realizadas por
una sola persona dentro del ente, funcin que cumple actualmente el Registrador y que
adems no corresponden a su cargo, hecho que explica porque no son abarcadas en
su totalidad. ESTO VA EN LOS RRDSULTADOS DE LA LINEA DE AUDITORIA POR
QUE AQU DEBE IR ES LA CONCEPTUALIZACION O C ALIFICACION GENERAL SI
ES O NO EFECTIVO, deficiente EL S.C.I OJO DE ACUERDO A LA MATRIZ

EJECUTABLE eN RAZN A LO ANTERIOR, la administracin debe de tomar en cuenta
las recomendaciones que se le hacen para mejorar los aspectos en los que est
fallando la gestin de la entidad, para as conllevar a una eficiente prestacin de los
servicios.
3.2.1 CONSOLIDACIN DE HALLAZGOS

El equipo auditor FICA AUDITORES con el propsito de mantener una comunicacin
constante con la entidad auditada, notifica los hallazgos obtenidos durante la
ejecucin de los programas en donde se resalta una totalidad de 15 hallazgos
entre los cuales 3 son positivos y 11 son negativos (ver Cuadro 1), esta
informacin es suministrada con el fin de que la institucin educativa inicie de
manera inmediata las acciones correctivas.
HALLAZGOS
TOTAL
Talento
Humano
Control Interno
Factores de
Riesgos e
inseguridad
Gestin
TOTAL
11
15
4. RESULTADOS DE LA AUDITORIA
4.1 RESULTADOS DE LA PRESENTE AUDITORA
4.1.1.
EVALUACIN POR LNEAS DE AUDITORA
ADMINISTRACION Y GESTION
El objetivo principal del proceso de auditora, fue conocer la gestin de la entidad en
cuanto al aprovechamiento de los recursos, humanos, fsicos, financieros y
administrativos, con el fin de evaluar los resultados de esta y conocer la eficiencia y
eficacia en su utilizacin.
Los procesos administrativos, reflejan la organizacin, direccin y el control que se
practica en una empresa, con el fin de conseguir el logro de sus objetivos. Un buen
desempeo de estos conllevan a tener una serie de beneficios para el ente que se ven
reflejados en un clima organizacional, motivacin y desempeo en de sus trabajadores,
adems hace parte indispensable de un buen proceso administrativo brindar toda una
serie de beneficios para la empresa en pos de un desarrollo integral.
Se establece que la Registraduria, posee planes a largo plazo como: la pos-grabacin
del registro civil (cambiar Nit alfa numrico a numrico), grabacin de este,
digitalizacin de tarjetas decadactilares y renovacin de cedulas. Adems busca el
mejoramiento continuo dentro de la entidad contando con planes de capacitacin,
tecnologa y proyecciones de produccin, con sistemas de informacin como una red
interna, comunicacin directa, ANI (archivo nacional de informacin) y la pagina web.
Tambin se pudo observar que en la registraduria el ambiente no es tan bueno, pues el
espacio no es el mejor para el trabajador, hay mucho desorden, no se distribuye
adecuadamente las dependencias, las oficinas les falta luz y no se cuenta con sitios de
esparcimiento o descanso para un buen desempeo del trabajador.
Dentro de la entidad se conocen y respetan las lneas de autoridad que se tienen
prefijas pues de esta forma se hace ms fcil el manejo de la informacin, y el buen
ambiente de trabajo que se debe de llevar entre los empleados y los directivos.
La entidad tiene unos sistemas de informacin que son de gran ayuda para
comunicacin de las diferentes dependencias, adems para la
eficiente toma de
decisiones y retroalimentacin, procesos importantes en el mejoramiento continuo que

toda entidad debe llevar a cabo.
El ente posee unos planes de capacitacin que se enfocan en el manejo de la nueva
tecnologa implantada dentro de la Registraduria, adems del conocimiento de la
cultura organizacional que toda entidad debe tener. Esto es muy importante para el
empleado como tal pues de esta forma se motiva para lograr mancomunadamente los
objetivos trazados.
TALENTO HUMANO E HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
ORGANIZAR EL PARRAFO INICIAL TENIENDO EN CUENTA EL GRADO
DE IMPORTANCIA PARA LA LINEA AUDITADA
El clima organizacional que se genera dentro de la empresa es importante por lo tanto
se hace necesario el enfoque en los planes que se llevan a cabo, y as mismo lo que
tiene que ver con incentivos, capacitacin, integracin, reconocimiento del trabajador,
garantas y remuneracin entre otros aspectos de oficinas centrales de Bogot.
De esta manera evaluamos el nivel de compromiso de los empleados, la participacin
en el cumplimiento de los objetivos organizacionales y se evalu el reglamento de
higiene y seguridad industrial en la empresa, y las polticas establecidas sobre salud
ocupacional COPASO y la forma como se aplican las mismas.
El talento humano proporciona un toque de creativad en cualquier organizacin. Los

empleados son los encargados de disear y ofrecer unos buenos servicios, de controlar
la calidad, y de establecer los objetivos y estrategias para la organizacin. La
administracin de los riesgos tiene por objeto determinar, analizar, valorar y establecer
las medidas preventivas y de control a los diversos riesgos existentes en las reas de
trabajo de la compaa, que puedan afectar temporal o continuamente la salud y la
integridad fsica de los trabajadores, los activos de la empresa y/o el medio ambiente,
en el desarrollo de los procesos y operaciones.
Se evidencia que La empresa cuenta con un manual de funciones donde se
especifica muy bien las actividades de cada
dependencia, pues
el
funcionamiento de la entidad depende mucho de la buena aplicacin de las

funciones por parte de los empleados de la empresa.
Se detecto que generalmente los empleados que ocupan cargos dentro de la entidad,
estn capacitados para realizar las actividades que tienen asignadas, y a los empleados
nuevos se les da una capacitacin.
Cabe anotar que la entidad cuenta con un programa de prevencin de riesgos llamado
COPASO que anualmente es revisado y actualizado, sin embargo no es efectivo y no
es del total cumplimiento con lo que se acuerda en los cronogramas y lo que est
contemplado en la ley. Es muy importante que se cumpliera todo lo acordado en los
objetivos del programa se cumpla para as evitar daos, anomalas, accidentes y
enfermedades.
Tambin se pudo evidenciar que no existe un plan de motivacin a los trabajadores, lo

cual puede incurrir en el desinters y la falta de motivacin por parte de los empleados,
tampoco se les tiene en cuenta para la toma de decisiones, aun as, los empleados de
la Registraduria tienen un buen sentido de pertinencia con la entidad y buscan el
mejoramiento continuo de la entidad.
La entidad no cuenta con una buena instalacin e infraestructura, en trminos
generales su planta fsica est bastante deteriorada y no tiene una adecuada
distribucin, esto es muy importante para un buen ambiente de trabajo, adems para
evitar posibles riesgos profesionales en caso de alguna emergencia.
El ente Presenta subutilizacin del espacio, as mismo posee varios bienes que no son
de uso y no se les ha dado la destinacin adecuada, pues no es consciente del buen
uso que se le podra dar, trayendo consigo que se genere mucho desorden con los
bienes que tienen arrumados, con lo cual desperdician el espacio que puede ser bien
utilizado en otras reas y de igual forma el exceso de polvo es visible en las
instalaciones y perjudicial para la salud.
Los servidores conocen
a cabalidad los objetivos y planes del establecimiento los
cuales son primordiales para el desempeo de su labor y buen funcionamiento. Es

responsabilidad de los funcionarios estar enterados de las polticas que se estn
manejando en la entidad, ya que esta cumple con la respectiva capacitacin que
corresponde en partes con esta informacin es por esto que cada servidor cumple con
las metas existentes y conocen aun ms la entidad para lograr el mejoramiento
continuo
SISTEMA DE CONTROL INTERNO

SI SE DEBE EXPRESAR LOS RESULTADOS NIVEL, PUNTAJE, PERO
ARMONIOSAMENTE REEDACTADOS, NO CIFRAS FIRAS SIN
INTERPRETARLAS.
El componente de control interno es de vital importancia para el ente ya que es parte
fundamental para el buen funcionamiento de la organizacin.
Con la evaluacin de los componentes del Sistema de Control Interno y se determin
que la entidad presenta ciertas deficiencias. Por lo tanto los
componentes crticos
presentan riesgos inherentes que afectan a la entidad en el desarrollo de su misin y

eficiencia en sus operaciones.
COMPONENTE DE AMBIENTE DE CONTROL
El componente Ambiente de Control se encuentra en un nivel de riesgo medio con un
puntaje de 0.84.
Aunque los valores ticos que tiene la empresa son comunicados a los funcionarios,
estos no participan activamente en el desarrollo de los mismos, afecta el sentido de
pertenencia y motivacin.
El nivel directivo no genera acciones y espacios para promover y fortalecer los valores
corporativos.
La organizacin tiene claramente definidas las areas misionales y de apoyo, y en el
interior de la entidad ms de un rea participa en la consecucin de un mismo servicio,
tales como elecciones, jornadas de identificacin independientes a las reas.
Adems la estructura organizacional actual permite orientar el trabajo para alcanzar los
objetivos corporativos, estn establecidas y diferenciadas las lneas de informacin,
autoridad y responsabilidad entre los diferentes niveles jerrquicos de la organizacin.
El ente no cuenta con el seguimiento adecuado de oficinas centrales para el buen

desempeo de sus funciones y la prestacin del servicio al usuario.
Los funcionarios tienen claramente definidas las reas misionales, las cuales tienen que
ver con la Direccin de Gestin Electoral, la Direccin del Censo Electoral, la Direccin
Nacional de Identificacin, la Direccin Nacional de Registro Civil. En el interior de la
entidad ms de un rea participa en la consecucin de un mismo servicio, tales como
elecciones, jornadas de identificacin independientes a las reas
La entidad
cuenta con unos indicadores de gestin institucional,
su utilizacin se
constituye en un instrumento que puede permitir evaluar de manera objetiva aspectos

particulares del proceso de ejecucin o de los resultados de los programas o proyectos,
pero realmente no los aplican o pues los hacen como un requisito mas no les dan
mucha importancia.
COMPONENTE DE VALORACIN DEL RIESGO
El componente Valoracin del Riesgo se encuentra en un nivel de riesgo bajo con un
puntaje de 0.31.
La organizacin ha construido sus mapas de riesgos, y ha orientado actividades para la
identificacin de estos por procesos
y de igual manera se ha hecho para el
conocimiento del entorno.

No obstante, los funcionarios no conocen, ni identifican los controles establecidos para
atenuar los riesgos a pesar de la existencia del mapa.
Adems, no se realiza en tiempo oportuno los cambios necesarios para que el plan de
accin cumpla con el propsito para el cual ha sido diseado.
La entidad
cuenta con unos indicadores de gestin institucional,
su utilizacin se
constituye en un instrumento que puede permitir evaluar de manera objetiva aspectos
particulares del proceso de ejecucin o de los resultados de los programas o proyectos,

pero realmente no los aplican o pues los hacen como un requisito mas no les dan
mucha importancia.
El ente ejerce un control dentro de los procesos y propone el auto control de los
mismos empleados para evitar la devolucin de material, demora en los trmites y
cdigos de excepcin a partir de la verificacin de errores.
Por otro lado, el ente ha construido sus mapas de riesgos, y ha orientado actividades
para la identificacin de estos por procesos y de igual manera se ha hecho para el
conocimiento del entorno.
No obstante, los funcionarios no conocen, ni identifican los controles establecidos para
atenuar los riesgos a pesar de la existencia del mapa.
Adems, no se realiza en tiempo oportuno los cambios necesarios para que el plan de
accin cumpla con el propsito para el cual ha sido diseado.
COMPONENTE DE ACTIVIDADES DE CONTROL
El componente Actividades de Control se encuentra en un nivel de riesgo alto con un
puntaje de 1.38.
La organizacin ha diseado planes tendientes a lograr el mejoramiento continuo de
cada uno de los procesos, en desarrollo de su misin institucional
y ha definido
indicadores que le permitan medir la gestin, adems ha diseado un plan que

involucra puntos de control de carcter preventivo, procedimientos y responsables de
los procesos, como el nuevo sistema de prevencin que ha implementado
recientemente.
Sin embargo a pesar de que existen estos indicadores que miden la gestin pero solo
es un requisito que se cumple por funcin de informe.
PRESUPUESTO
Se encuentra en un nivel de riesgo medio con un puntaje de 0.85.

La entidad cuenta con unos procedimientos para ejecutar el proceso presupuestal, que
se hace teniendo en cuenta la destinacin especfica para cada rubro aprobado. Este
se ejecuta de acuerdo con los planes anuales y mensualizados de caja aprobados,
teniendo en cuenta que se trata de un ente estatal. El proyecto de presupuesto se
elabora sin la participacin activa de los funcionarios de la entidad, por cuanto esta
centralizado.
Las aprobaciones presupuestales se hacen teniendo en cuenta lo establecido en el
decreto de liquidacin anual de presupuesto, la solicitud de inclusin del proyecto del
presupuesto, dentro del presupuesto general de la nacin se hace en el tiempo
oportuno de acuerdo a las normas establecidas.
El
presupuesto obedece a un
presupuesto nacional y a una asignacin de presupuesto teniendo en cuenta en primera

instancia la necesidad, por ejemplo en utensilios de oficina y aseo, teniendo en cuenta
que la entidad se somete a la coordinacin que ejerce la Delegacin y a las oficinas de
Bogot.
Es importante resaltar que la Registraduria especial de Neiva as como las dems
existentes en el pas, diferentes a la de Bogot, son entes administrativos
descentralizados administrativamente pero no presupuestalmente.
TESORERIA
Se encuentra en un nivel de riesgo alto con un puntaje de 2.04.

La empresa no cuenta con manual de procedimientos para el proceso de tesorera.
Adems no maneja caja menor, ni cheques en blanco pues los fondos recaudados de
caja son consignados directamente por los usuarios en forma integra en las
instalaciones de los bancos Popular y Agrario, por varios conceptos como copias de
registro, duplicados, rectificaciones, etc.
Dinero que finalmente es recibido por el sistema de coprexdi nacional de la
Registradura, cuenta a la que se le da un manejo nico en las oficinas centrales en
Bogot.
Existen casos excepcionales como el algunas Registraduras Municipales, en las que
los dineros equivalentes a estos tramites, son recibidos por los Registradores puesto a
que aun no existen convenios con bancos para la recoleccin de estos dineros y no
existe algn procedimiento control para su entrega o devolucin de al sistema
general.
Las funciones de los responsables del manejo del efectivo son independientes de
quienes realizan las actividades de registro y custodia;
oportuna los ingresos y desembolsos efectuados
ya
se registran de manera
que los desembolsos estn
amparados por comprobantes pre numerados, aprobados, debidamente identificado el

beneficio y soportado.
CONTRATACIN
La entidad no posee un manual de procedimiento para el rea de contratacin,

Adems esta se hace solo en el caso de algunos servicios generales ya que el proceso
de contratacin se lleva a cabo oficinas centrales de Bogot, siendo solo ejecutores.
INVENTARIOS

Existe un manual de procedimientos para el manejo de inventarios, adems la entidad
ha adoptado mecanismos, que le permitan tener control en la administracin del
inventario; adems est claramente
definida la responsabilidad para el manejo de
estos.
El sitio en el cual se encuentran las existencias en custodia no cuenta con las medidas
adecuadas para su seguridad y conservacin, adems hay inventarios subutilizados a
los cuales se les podra estar dando un uso.
ESTADOS CONTABLES
Se encuentra en un nivel de riesgo alto con un puntaje de 3.00.

La empresa no cuenta con informacin presupuestal, contable y financiera, adems no
aplican los procedimientos administrativos para establecer responsabilidades en la
elaboracin oportuna de los informes, autorizacin de soportes, arqueos y el manejo de
cajas menores.
La entidad solo maneja indicadores de gestin que buscan conocer el desempeo de
sus funciones.
PROCESOS MISIONALES
Actualmente la empresa cuenta con tecnologa moderna para los procesos de

identificacin ciudadana, adems brinda capacitacin a los funcionarios para cumplir
con el principio de eficiencia en su gestin; se esta cumpliendo con el proceso de
modernizacin propuesto por la registraduria nacional, pero los procesos para la
actualizacin del registro civil no son los adecuados.
COMPONENTE DE MONITOREO
El componente Monitoreo se encuentra en un nivel de riesgo medio con un puntaje de
0.69.
La organizacin no ha identificado actividades que sirvan para monitorear la efectividad
del control interno generado en el desarrollo del quehacer institucional.
La metodologa aplicada a travs del sistema de evaluacin se ajusta a las operaciones
de la entidad, estas evaluaciones que se hacen son realizadas por personal idneo.
La entidad ha adoptado mecanismos que permitan evaluar los avances de la
implementacin de acciones correctivas suscritas en el plan de mejoramiento.
COMPONENTE DE INFORMACION Y COMUNICACIN

El componente Informacin y comunicacin se encuentra en un nivel de riesgo medio
con un puntaje de 0.64.
Se han adelantado talleres de socializacin de sistemas manejados por la organizacin,

sin embargo estos sistemas de informacin no reportan datos exactos y su informacin
no es integra.
Se cuenta con tecnologa moderna para los procesos de identificacin ciudadana,
adems brinda capacitacin a los funcionarios para cumplir con el principio de eficiencia
en su gestin; se esta cumpliendo con el proceso de modernizacin propuesto por la
registraduria nacional, pero los procesos para la actualizacin del registro civil no son
los adecuados.
La entidad ha adoptado mecanismos que permitan evaluar los avances de la
implementacin de acciones correctivas suscritas en el plan de mejoramiento y se
tienen claramente definidos las lneas de autoridad y los canales de comunicacin
entre las diferentes dependencias.
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Mediante la auditoria hecha en la REGISTRADURIA ESPECIAL DE NEIVA en
el periodo en vigencia, encontramos hallazgos positivos y de igual manera
otros negativos que sobresalen aun mas, y que deberan tenerse en cuenta
para su pronta mejora, como lo es la mala infraestructura de la entidad pues
aunque se encuentra muy bien ubicada, no es la adecuada para la prestacin
del servicio y para sus funcionarios, por lo cual se recomendara una
reestructuracin de la planta fsica que contemple todos los esquemas de
seguridad actuales.
Es necesario que existiendo el correspondiente manual de funciones, ste se
lleve a cabo para as evitar cargas innecesarias respecto a las funciones que
tienen los servidores de la entidad.
Dentro de factores inherentes al talento humano, tenemos que la
Registraduria cuenta con el capital de trabajo idneo para el desempeo y
cumplimiento de cada una de sus funciones, por lo tanto se debe al personal
que el ente se encuentre con una mejor imagen corporativa en los ltimos
periodos.
Adems, el establecimiento ofrece a sus trabajadores la
capacitacin que ellos requieren para el mejor ejercicio de sus funciones.
Es importante resaltar que la Registraduria Especial de Neiva se destaca por
el cumplimiento de las metas de produccin establecidas por el ente y por
oficinas centrales, es por ello que sus indicadores de gestin son buenos,
llevndose a cabo los objetivos misionales.
Es ineludible implementar y mejorar los sistemas de seguridad existentes en
la planta fsica de este establecimiento pblico, puesto a que la falta de estos
es evidente y hace de la Registraduria un ente inseguro tanto para sus
funcionarios como para sus usuarios. Respecto al COPASO y al reglamento
de higiene y seguridad industrial, esperamos que siga implementndose
dentro de cada uno de los procesos, ya que la entidad poco los ha tenido en
cuenta durante el desarrollo de su actividad.
Finalmente tenemos que algunas de las falencias de este establecimiento pblico,

radican en la falta de presupuesto para el mejoramiento de la calidad tanto del trabajo
como del servicio, factores que podran superarse mejorando la comunicacin con
oficinas centrales y aprobndose el correspondiente presupuesto por concepto de
aquellas indispensables mejoras.
6. ANEXOS
6.1 HALLAZGOS

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AUDITORA ADMINISTRATIVA Y DE GESTION

AUDITORA ADMINISTRATIVA Y DE GESTION

Esp. MIRYAM PRIETO CARDOZO

3. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO

4.1 CONCEPTO SOBRE LA GESTION Y LOS RESULTADOS

4.2 CONSOLIDACIN DE HALLAZGOS

conocimientos adquiridos a partir de su aplicacin, teniendo en cuenta que la

En el proceso administrativo se valor la gestin administrativa

Entidad; en la evaluacin del sistema de control interno se valor la

operatividad del sistema en las diferentes dependencias, procesos y

REGISTRADURIA; auditorias, planes de mejoramiento y traslado de hallazgos

REGISTRADURIA ESPECIAL DE NEIVA

gestin que viene realizando y contribuya al mejoramiento continuo de la

2. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO

En cuanto a capacitacin la empresa ofrece varios programas con el fin de que

desarrollo una Auditoria Administrativa y de

gestin a la REGISTRADURIA ESPECIAL DE NEIVA, a travs de la evaluacin de los

El informe contiene las observaciones administrativas que fueron comunicadas por el

3.2 CONCEPTO SOBRE LA GESTIN Y LOS RESULTADOS

El establecimiento ha sido eficiente y oportuno en la formulacin y ejecucin de polticas

ES O NO EFECTIVO, deficiente EL S.C.I OJO DE ACUERDO A LA MATRIZ

3.2.1 CONSOLIDACIN DE HALLAZGOS

EVALUACIN POR LNEAS DE AUDITORA

decisiones y retroalimentacin, procesos importantes en el mejoramiento continuo que

El talento humano proporciona un toque de creativad en cualquier organizacin. Los

funcionamiento de la entidad depende mucho de la buena aplicacin de las

Tambin se pudo evidenciar que no existe un plan de motivacin a los trabajadores, lo

a cabalidad los objetivos y planes del establecimiento los

cuales son primordiales para el desempeo de su labor y buen funcionamiento. Es

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

presentan riesgos inherentes que afectan a la entidad en el desarrollo de su misin y

El ente no cuenta con el seguimiento adecuado de oficinas centrales para el buen

cuenta con unos indicadores de gestin institucional,

constituye en un instrumento que puede permitir evaluar de manera objetiva aspectos

y de igual manera se ha hecho para el

conocimiento del entorno.

cuenta con unos indicadores de gestin institucional,

constituye en un instrumento que puede permitir evaluar de manera objetiva aspectos

particulares del proceso de ejecucin o de los resultados de los programas o proyectos,

indicadores que le permitan medir la gestin, adems ha diseado un plan que

Se encuentra en un nivel de riesgo medio con un puntaje de 0.85.

presupuesto nacional y a una asignacin de presupuesto teniendo en cuenta en primera

Se encuentra en un nivel de riesgo alto con un puntaje de 2.04.

que los desembolsos estn

amparados por comprobantes pre numerados, aprobados, debidamente identificado el

La entidad no posee un manual de procedimiento para el rea de contratacin,

Se encuentra en un nivel de riesgo medio con un puntaje de 0.90.

definida la responsabilidad para el manejo de

Se encuentra en un nivel de riesgo alto con un puntaje de 3.00.

Se encuentra en un nivel de riesgo medio con un puntaje de 0.85.

Actualmente la empresa cuenta con tecnologa moderna para los procesos de

COMPONENTE DE INFORMACION Y COMUNICACIN

Se han adelantado talleres de socializacin de sistemas manejados por la organizacin,

Finalmente tenemos que algunas de las falencias de este establecimiento pblico,

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