DISEO DE UN PROTOTIPO DE UN SISTEMA DE

INFORMACIN PARA LA CARACTERIZACIN DE LOS

NIOS

DEL

HOGAR

INFANTIL

LUCESITAS

ESPERANZA DEL MUNICIPIO DE MOCOA

PRESENTADO POR:

ROBERT ZEMANATE PREZ

YEISON PLATA AMEZQUITA
FANY EDILMA AGREDA
BRAYAN DIAZ ????

INSTITUTO TECNOLGICO DEL PUTUMAYO

FACULTAD DE INGENIERA
PROGRAMA DE TECNOLOGA EN PROGRAMACIN Y SISTEMAS
MOCOA
2015

DE

DISEO

DE

UN

PROTOTIPO

DE

UN

SISTEMA

DE

INFORMACIN PARA LA CARACTERIZACIN DE LOS NIOS

DEL HOGAR INFANTIL LUCESITAS DE ESPERANZA DEL
MUNICIPIO DE MOCOA

PRESENTADO POR:

ROBERT ZEMANATE PREZ

YEISON PLATA AMEZQUITA
FANY EDILMA AGREDA

Proyecto de aula de: Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin

Docente: Diana Milena Cardozo C.

INSTITUTO TECNOLGICO DEL PUTUMAYO

FACULTAD DE INGENIERA
PROGRAMA DE TECNOLOGA EN PROGRAMACIN Y SISTEMAS
MOCOA
2015

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION
1

JUSTIFICACION

OBJETIVOS: GENERAL Y ESPECIFICOS

CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE INFORMACIN

2.1 IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA.

2.2.1. DESCRPCION DEL PROBLEMA
3. FACTIBILIDAD
3.1 FACTIBILLIDAD TECNICA.
3.4 FACTIBILIDAD ECONOMICO
3.5FACTIBILIDAD OPERACIONAL
4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES EN PLANNER
5. DETERMINACIN DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN.
6. ANALASIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA
6.1. DFD-IDENTICACION DE ENTIDADES Y ATRIBUTOS
6.2. DFD CONTEXTO
6.3. DFD DE NIVEL 0.
6.4. DICIONARIO DE DATOS
7. DISEO DE UN SISTEMA RECOMENDADO
7.1. ENTRADAS EFECTIVAS Y MENUS
7.2. SALIDAS EFECTIVAS

7.3. ARCHIVO DE BASES DE DATOS

8. DESARROLLO Y DOCUMENTACIN
8.1. PRUEBA Y MANTENIMIENTO
8.2. IMPLEMENTACIN Y EVALUACIN DEL SISTEMA
CONCLUSIONES
RECOMENDACIO NES:
BIBLIOGRAFIA.

INTRODUCCION.
El programa de Cero a Siempre es la Estrategia Nacional de Atencin Integral a la
Primera Infancia creada en el gobierno del Presidente Juan Manuel Santos y cuya
vocera est en cabeza de la Sra. Mara Clemencia Rodrguez de Santos, que
busca aunar los esfuerzos de los sectores pblico y privado, de las organizaciones
de la sociedad civil y de la cooperacin internacional en favor de la Primera
Infancia de Colombia; por consiguiente busca transformar la manera sectorizada
en la que se han suministrado los servicios de atencin a la Primera Infancia
creando la Estrategia Nacional que rene polticas, programas, proyectos,
acciones y servicios dirigidos a los nios menores de cinco aos, con el fin de
prestar una verdadera atencin Integral que haga efectivo el ejercicio de los
derechos de los nios y las nias entre cero y cinco aos de edad.
Desde esta perspectiva el hogar infantil Lucecitas de Esperanza siguiendo los
lineamientos que le exige el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)
Regional Putumayo, y en aras de dar cumplimiento a los parmetros de atencin
integral establecidos por la estrategia, ha diseado manualmente algunos
formatos que le permita almacenar datos de los nios beneficiarios del programa,
como

nombres

apellidos,

datos

familiares,

situacin

socioeconmica,

cualificacin psicolgica y de nutricin entre otros.

Al validar la forma como se ingresa la informacin se puede evidenciar la perdida
de datos, la entrega de informes sesgados, incoherencia en los diagnsticos,
fragilidad en la alteracin de datos por cualquier usuario, ineficiencia en la
oportunidad de los tiempos, uso inadecuado del tiempo, abandono de actividades
e indicadores entre otros.
Por lo anterior se adelanta el presente proyecto con el fin de crear un prototipo
modelo para el manejo de la informacin del Hogar Infantil Lucecitas de

Esperanza que les permita a futuro el desarrollo del mismo y de sta forma agilizar
los diferentes procesos que en la organizacin se maneja.

JUSTIFICACION

Los sistemas de informacin son herramientas que permiten a los usuarios

optimizar tiempos en la generacin de informes, consultas, actualizacin de datos,
entre otros. Desde esta perspectiva se puede afirmar que el hogar infantil
Lucecitas de Esperanza requiere sistematizar todos sus procesos para lograr la
oportunidad en la entrega de informes a los entes gubernamentales y de control
teniendo en cuenta que sus informes son tenidos en cuenta para la toma de
decisiones en cuanto a recursos econmicos se refiere.
Adicionalmente es necesario sincronizar las actividades que desarrolla la
comunidad educativa del hogar infantil, entendido ello como el personal docente,
administrativo, psicosocial, y de nutricin, ya que se evidencia que cada uno de
ellos trabajan

cuatro (4) formatos de manera individual, pero al validar la

diferencia entre los campos se observan que son los mismos, simplemente que en
el anexo de observaciones se genera un reporte o diagnstico por cada uno de los
nios beneficiarios del Hogar infantil.
En este sentido se considera que al disear un prototipo donde se incluyan todos
los campos requeridos, se puede obtener un informe detallado por cada uno de los
estudiantes sin necesidad de que cada personal que conforma la comunidad
educativa entregue reportes fsicos con los mismos datos y con distinta
observacin. Al implementarlo se reduce notablemente el costo de papelera, y se
obtienen informes mucho ms coherentes, completos y mucho ms preciso para la
toma de decisiones.

OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Disear un prototipo de un sistema de informacin para la caracterizacin
cualitativa de los nios beneficiarios del Hogar Infantil Lucecitas de Esperanza del
municipio de Mocoa.
OBJETIVOS ESPECFICOS

Determinar los requerimientos ms solicitados por los entes territoriales y

de control.
Analizar los formatos fsicos que tiene la entidad para almacenar y reportar

informacin.
Convertir de manera gradual los datos del sistema anterior al actual.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

Por qu el Hogar Infantil Lucecitas de Esperanza del municipio de Mocoa no
presenta oportunamente informes a los entes territoriales y de control?

DESCRIPCION DEL PROBLEMA.

El Hogar Infantil LUCECITAS DE ESPERANZA cuenta con personera jurdica
No. 2922 de Julio 7 de 1983. Se caracteriza por ser una Entidad de naturaleza
privada sin nimo de lucro. Su domicilio est ubicado en la Avenida San Francisco
Cll 14 # 9-300 Mocoa Putumayo Colombia
Su objeto social radica en prestar atencin integral a los nios y nias entre los
(6) seis meses y cinco aos de edad y sus familias, fortalecer la familia y los
grupos organizados de la comunidad vinculndolos al proceso educativo del hogar
infantil Lucecitas de esperanza. Adicionalmente desarrollar actividades culturales
y de promocin social que permitan elevar el nivel cultural de los padres de familia
usuarios del hogar infantil y contribuyan a crear en los mismos una firme actitud de
cambio y participacin en el destino de la sociedad, mediante conferencias
peridicas, escuela de padres y dems acciones que redunden en el conocimiento
de la comunidad y la sociedad en general.
Para el anlisis de las dificultades en los procesos se aplic una encuesta
(Anexo1) que permiti identificar los procesos cuello de botella, entre ellos se pudo
detectar que cada profesional administrativo, directivo, psicosocial y de nutricin
elabora su propio formato para cumplir con los informes que son de su
competencia, sin darse cuenta que la mayora de los datos se repiten, se valida
que solo el diagnostico final es diferente. Adicionalmente se puede afirmar que al
no unificar criterios se presentan diagnsticos sesgados, informes con
inconsistencias que implican un tiempo adicional para su revisin, adems de
generar traumatismos de tipo econmico, social y jurdico.
Desde esta perspectiva es oportuno sealar que la falta de un sistema de
informacin en el hogar infantil Lucecitas de Esperanza, ocasionadas por la falta
de gestin de la asociacin de Padres de Familia y vecinos de Mocoa, ha llevado
a que la mayora de los informes como; escalas cualitativas del desarrollo del
nio, listas de desplazados, beneficiarios vinculados en otras instituciones no
se entreguen en los tiempos solicitados, por el contrario, cada vez que en la

institucin se radica una solicitud por alguna entidad, se dan respuestas en

tiempos atrasados generando traumatismos en los distintos operaciones
administrativas, tcnicas, jurdicas y financieras del Instituto Colombiano del
Bienestar Familiar (ICBF).

FACTIBILIDAD TECNICA
El hogar infantil Lucecitas de Esperanza cuenta con dos equipos de cmputo con
sistema operativo Windows XP, se valida que los nicos programas instalados en
el pc corresponden a controladores de impresoras, Acrobat 7.0, internet Explorer
y Office 2003.
Al implementar un software Institucional del tamao de nuestro prototipo es
necesario realizar la actualizacin del sistema operativo a Windows 7, teniendo en
cuenta que es un S.O. mas practico por la comodidad del manejo en los mens y
la interfaz es ms agradable, adicionalmente es necesario instalar antivirus y office
2010.

FACTIBILIDAD ECOMOMICA: El hogar infantil lucecitas de esperanza cuenta con

un rubro denominado Compra de equipos, software y otros; este rubro se ha
destinado para la adquisicin de computadores o software como apoyo a las
actividades operativas de la entidad.
En este sentido el prototipo denominado SOFTHI,

sera una alternativa de

adquisicin favorable para la institucin.

Para el diseo, implementacin y puesta en marcha del prototipo se requiere:

CANTIDAD
1

DESCRIPCION
Tcnico
en
Sistemas

VALOR
900.000

informticos
Tecnlogo en programacin y

sistemas
Programador

1..600.000

analista

2.000.000

profesional
Capacitacin de los usuarios
COSTOS DEL HARDWARE
Servidor
Terminal
Papelera
Imprevistos
TOTAL COSTOS

10 Hrs
1
1

Tiempo de implementacin
Tiempo de Operacin
Puesta en marcha

600.000
3.800.000
1.300.000
100.000
200.000
10.500. 000

3 Meses
1 Mes de prueba
4 a 5 meses

FACTIBILIDAD OPERATIVA
Teniendo en cuenta que el personal que labora en la institucin realiza informes de
manera manual se hace necesario capacitarlos en el manejo de este software,
formas de realizar consultas a travs de los formularios, agregar, editar y
almacenar datos.
Como proponentes de este prototipo se contempla un tiempo estimado de
capacitacin de dos semanas, y posterior a su implementacin se brindara
acompaamiento permanente a travs del apoyo de soporte tcnico cuando el
usuario as lo requiera.
2.1.2. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PLANNER.

2.2. DETERMINACIN DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN

El hogar infantil Lucecitas de esperanza requiere de un sistema de informacin
que les permita realizar reportes coherentes, optimizar tiempos y mitigar
inconsistencias. Desde esta perspectiva se pudo detectar que la mayora de
los procesos se realizan de manera fsica lo que conlleva a obtener informacin
sesgada. No obstante la falta de gestin por parte de la Entidad ha hecho que
la institucin maneje mtodos frgiles de informacin, arriesgando en gran
parte la integridad del menor. No obstante la Entidad cuenta con recursos
financieros estimados en un rubro especial para la adquisicin de un software.
Lo anterior se pudo establecer mediante una encuesta que se realiz al
personal directivo, administrativo y asistencial de la institucin, as como
tambin la auditoria minuciosa que se hizo a los formatos usados para la
recoleccin, manejo y distribucin de la informacin; entre los que se destacan;
Formatos para el ingreso de la informacin. ANEXOS

Formato de Asistencia para los niveles sala cuna, prvulos, pre jardn.
Beneficiarios paquete alimenticio.
Cupos Proyectados Secretaria de Educacin.
Cargue masivo institucional hogar infantil Mocoa.
Formato de seguimiento de salud y nutricin.
Escala de valoracin cualitativa de desarrollo del nio.
Listado de beneficiario HILE.
Lista de desplazados.

Es oportuno mencionar que los formularios anteriormente mencionados no se

imprimen desde un software sino que se extraen desde el paquete de Excel.
2.3 ANALISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA DIAGRAMA DE FLUJO.

DIAGRAMA DE NIVEL CERO

2.4 DISEO DE UN SISTEMA RECOMENDADO.

Se propone disear un prototipo denominado SOFTHI que significa Software

Hogar Infantil Lucecitas de Esperanza, ha sido diseado bajo plataforma Visual
Basic 10.0, la informacin se almacenara en el motor de base de datos Access
2010 vinculado al sistema. Este sistema de informacin contiene un men de
ingreso al sistema, en el que se tiene habilitado un usuario con privilegios de
Administrador, este tipo de usuario podr tener acceso total al software para
ingresar nuevos datos, editar, eliminar, sacar reportes y entregar informacin.
En este mismo men de ingreso se tiene habilitado el ingreso para otros
usuarios con permisos restringidos, estos usuarios podrn ingresar al sistema y
tendrn permisos para ver la informacin ya almacenada en la base de datos
del software, datos estticos como las entidades Datos personales del menor,
Datos personales del acudiente, Datos de la Regional a la que pertenece el
hogar infantil, y Caracterizacin cualitativa del menor, este tipo de usuario solo
tienen privilegios para alimentar datos correspondientes a sus funciones.
El prototipo cuenta con un diseo basado en un men, asistido por botones
que nos conducen a los formularios para la entrada de datos.
La informacin insertada ser almacenada en el motor de base de datos
Access, a travs del cual se podrn realizar consultas y bajar reportes para su
posterior anlisis y determinacin de resultados.
Estos resultados le permitirn a la entidad tomar decisiones a corto o a largo
plazo con respecto a la prestacin de servicios.
2.4.1. ENTRADAS y SALIDAS EFECTIVAS
El Prototipo denominado SOFTHI simula el comportamiento de un sistema de
informacin estudiantil para nios menores de cero a cinco aos del hogar
infantil lucecitas de esperanza. Este sistema permite a sus funcionarios el
intercambio de datos a travs de la informacin ingresada en el aplicativo.

La funcionalidad de este sistema bsicamente es la siguiente: un Usuario con

privilegios de administrador ingresa al sistema de manera local, una vez el
sistema valida el ingreso del usuario ste puede agregar informacin, editar,
cambiar, eliminar, corregir, actualizar, bajar reportes para su posterior envi. El
sistema en cada momento tendr constancia de los usuarios que hayan
ingresado al sistema y hayan agregado datos. Los administradores del sistema
en cualquier momento podrn solicitar a ste informacin de cualquier usuario
y evaluar diagnsticos por cada nio en su integralidad.
La informacin que tendr en el prototipo es la siguiente:
DATOS DEL BENEFICIARIO.

PRIMER
NOMBRE DEL
BENEFICIARI
O

SEGUNDO
NOMBRE DEL
BENEFICIARI
O

DEPARTAMENTO
DE NACIMIENTO
DEL
BENEFICIARIO

PRIMER
APELLIDO
DEL
BENEFICIARI
O

CODIGO
DEPARTAMENTO
DE NACIMIENTO
DEL
BENEFICIARIO

TIPO DE DOCUMENTO DE
IDENTIDAD DEL
BENEFICIARIO

SEGUNDO
APELLIDO
DEL
BENEFICIARI
O

MUNICIPIO DE
NACIMIENTO
DEL
BENEFICIARIO

SEXO DEL
BENEFICIARI
O

CODIGO DE
MUNICIPIO DE
NACIMIENTO
DEL
BENEFICIARIO

NUMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD

DEL BENEFICIARIO

REGIONAL Y AMPARO CONTRACTUAL.

PAIS DE
NACIMIENTO
DEL
BENEFICIARI
O

FECHA DE
NACIMIENTO
DEL
BENEFICIARIO

CODIGO DEL
PAIS DE
NACIMIENTO
DEL
BENEFICIARI
O

EDAD
(AOS)

EDAD
(MESES)

FECHA DE EXPEDICION DEL

DOCUMENTO DE IDENTIDAD DEL
BENEFICIARIO

FECHA DE
DILIGENCIAMIENTO
DE LA
INFORMACION

NOMBRE DE
LA
REGIONAL

NOMBRE
CODIGO DEL
DEL
CENTRO
CENTRO
ZONAL DE
ZONAL DE
LA UNIDAD
LA UNIDAD
DE SERVICIO
DE SERVICIO

NUMERO DE
DOCUMENTO DE
LA ENTIDAD
CONTRATISTA

NOMBRE DE LA
ENTIDAD
CONTRATISTA

NUMERO
CONTRATO

CODIGO DE
LA
REGIONAL

NOMBRE
DEL
SERVICIO

CODIGO DEL
SERVICIO

NOMBRE DE DEPARTAMENTO DE
LA UNIDAD
UBICACION DE LA
SERVICIO
UNIDAD DE SERVICIO

MUNICIPIO DE
UBICACION
DE LA UNIDAD
DE SERVICIO

RESIDENCIA DEL BENEFICIARIO.

CODIGO
MUNICIPIO/DIS
TRITO DE
RESIDENCIA
DEL
BENEFICIARIO

ZONA DE
UBICACI
N DE
RESIDENC
IA DEL
BENEFICI
ARIO

NOMBR
E DE LA
CABEC
ERA

CODIGO
DEL
NOMBR
E DE LA
CABEC
ERA

TIPO DE
CABEC
ERA

NOMBR
E DEL
TIPO DE
CABEC
ERA

NOMB
RE
DEL
BARRI
O

NOMBR
E DE
DIRECCIO
LA
N DE
ZONA RESIDENC
RESTO
IA DEL
RURAL BENEFICI
DISPER
ARIO
SO

NUMERO
TELEFO
NICO
DEL
BENEFIC
IARIO

DIAGNOSTICO SOCIOECONOMICO.
LA FAMILIA
DEL
BENEFICIARIO
PERTENECE A
LA RED
UNIDOS

ESTRATO
DEL
HOGAR

DILIGENCIAR
EL NUMERO
DE FOLIO
DEL
REGISTRO
ASIGNADO
EN LA RED
UNIDOS

EL
BENEFICIARIO
HA SIDO
SISBENIZADO

CUAL FUE
EL
PUNTAJE
EN SISBEN
OBTENIDO

LA FAMILIA
DEL
BENEFICIARIO
PERTENECE A
FAMILIAS EN
ACCION

ES HIJO DE UN
ADULTO
DESMOVILIZADO

DATOS ACUDIENTES
PRIMER
NOMBRE
DEL
RESPONSA
BLE O
ACUDIENTE

PRIMER
NOMBR
E DEL
PADRE

SEGUNDO
NOMBRE
DEL
RESPONSA
BLE O
ACUDIENTE

SEGUND
O
NOMBRE
DEL
PADRE

PRIMER
APELLIDO
DEL
RESPONSA
BLE O
ACUDIENTE

PRIMER
APELLID
O DEL
PADRE

SEGUNDO
APELLIDO
DEL
RESPONSA
BLE O
ACUDIENTE

SEGUND
O
APELLID
O DEL
PADRE

TIPO DE
IDENTIFICAC
ION DEL
PADRE

TIPO DE
IDENTIFICACIO
N DE LA
MADRE

NUMERO DE
DOCUMENT
O DE
IDENTIFICAC
ION DEL
PADRE

NUMERO DE
DOCUMENTO
DE
IDENTIFICACIO
N DE LA
MADRE

MUNICIPI
DEPARTAME
O DE
NTO DE
EXPEDIC
EXPEDICION
ION DEL
DEL
DOCUME
DOCUMENTO
NTO
PADRE
PADRE

DEPARTAMENT
O DE
EXPEDICION
DEL
DOCUMENTO
MADRE

MUNICIPIO
DE
EXPEDICIO
N DEL
DOCUMEN
TO MADRE

GRUPO ETNICO DEL BENEFICIARIO

AUTORECONOCIMIENTO GRUPO
ETNICO DEL BENEFICIARIO

SI EL BENEFICIARIO SE
AUTORECONOCE
COMO COMUNIDAD
NEGRA INDIQUE A QUE
TERRITORIO
PERTENECE

SI EL BENEFICIARIO SE
AUTORECONOCE
COMO INDIGENAINDIQUE EL PUEBLO AL
QUE PERTENECE

SI EL BENEFICIARIO SE
AUTORECONOCE
COMO INDIGENA
INDIQUE EL
RESGUARDO AL QUE
PERTENECE

DISCAPACIDAD
EL
BENEFICIARIO
PRESENTA
DISCAPACIDAD

GRADO DE
SEVERIDAD DE
LIMITACION
SENSORIAL
VISUAL

LE HAN
DIAGNOSTICADO
AL BENEFICIARIO
DISCAPACIDAD
MENTAL
PSICOSOCIAL

GRADO DE
SEVERIDAD DE
LIMITACION
MENTAL
PSICOSOCIAL

LE HAN
DIAGNOSTICADO AL
BENEFICIARIO
DISCAPACIDAD
SENSORIAL AUDITIVA

LE HAN
DIAGNOSTICADO
AL BENEFICIARIO
DISCAPACIDAD
MENTAL
COGNITIVA

GRADO DE
SEVERIDAD DE
LIMITACION
SENSORIAL
AUDITIVA

GRADO DE
SEVERIDAD
DE
LIMITACION
MENTAL
COGNITIVA

LE HAN
DIAGNOSTICADO AL
BENEFICIARIO
DISCAPACIDAD
SENSORIAL GUSTO
OLFATO Y TACTO

LE HAN
DIAGNOSTICADO
AL BENEFICIARIO
DISCAPACIDAD
SENSORIAL
VISUAL

GRADO DE
SEVERIDAD DE
LIMITACION
SENSORIAL
GUSTO OLFATO
Y TACTO

2.6. PRUEBA Y MANTENIMIENTO

El prototipo entrara en un periodo de prueba, inicialmente con datos de
muestra ficticia y luego con datos reales, con el objeto de validar su
funcionamiento y si se detectan cambios menores a causa de errores y
mejoras corregirlos inmediatamente. Adicionalmente y sabiendo que con
frecuencia los usuarios suelen requerir caractersticas adicionales estar atentos
para darle respuesta y adaptarlo al sistema.

2.7. IMPLEMENTACIN Y EVALUACIN DEL SISTEMA

Una vez se ha validado su funcionamiento durante el periodo de prueba, el
sistema se pondr en marcha, en esto interviene el analista y los usuarios.
Simultneamente a la instalacin se debe capacitar a los usuarios en el manejo
del software y administracin de los datos. Esto nos permitir concientizar de

manera gradual la importancia del sistema actual y evaluar su adaptabilidad a

las necesidades de los usuarios.
Para lograr esto a la institucin se le hace entrega de un manual de usuario
(anexo) con las especificaciones tcnicas de funcionamiento del prototipo,
dicho manual tiene instrucciones sencillas y fciles de comprender para el
usuario.
La idea fundamental es que al implementar este prototipo no se genere un
traumatismo por el cambio de sistema, sino ms bien lograr que el usuario se
sienta cmodo al hacer uso del SOFTHI.

CONCLUSIONES:
Se puede apreciar la que los sistemas de informacin facilitan los procesos que
desarrolla una institucin, logrando as optimizar los tiempos a la hora de
entregar informes, evitar traumatismos de tipo econmico, jurdico y
administrativo.

RECOMENDACIONES:
Sensibilizar al personal que labora en la institucin en la importancia de los
sistemas de informacin.

BIBLIOGRAFIA

Anexos:
Diccionario de base datos:

Formatos
Manual