Contenido

1. Introduccin...........................................................................................................
2. La evolucin de sistemas ERP..............................................................................
2.1. MPR (Material Requirement Planning)...........................................................
2.2. SCM (Supply Chain Management).................................................................
2.3. CRM (Customer Realatioship Management)..................................................
2.4. HRM (Human Resource Management)...........................................................
2.5. FRM (Finance Resource Management)..........................................................
3. Definicin...............................................................................................................
3.1. Caractersticas...............................................................................................
3.2. Implantacin..................................................................................................
3.3. Ventajas.........................................................................................................
3.4. Desventajas...................................................................................................
3.5. Enfoques del ERP.........................................................................................
3.5.1. Conductores del Negocio........................................................................
3.5.2. Las Ganancias que Genera....................................................................
3.6. Adquisicin de un ERP..................................................................................

1. INTRODUCCIN
Los sistemas de planificacin de recursos empresariales (ERP) son
sistemas de informacin gerenciales que integran y manejan muchos
de los negocios asociados con las operaciones de produccin y de los
aspectos de distribucin de una compaa comprometida en la
produccin de bienes o servicios.
La Planificacin de Recursos Empresariales es un trmino derivado de
la Planificacin de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la
Planificacin de Requerimientos de Material (MRP). Los sistemas ERP
normalmente manejan la produccin, logstica, distribucin, inventario,
envos, facturas y una contabilidad para la compaa de la Planificacin
de Recursos Empresariales o el software ERP puede intervenir en el
control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas,
pagos,

produccin,

administracin

de

inventarios,

calidad

de

administracin y la administracin de recursos humanos.

Los ERP estn funcionando ampliamente en todo tipo de empresas
modernas.

Todos

los

departamentos

funcionales

que

estn

involucrados en la operacin o produccin estn integrados en un solo

sistema. Adems de la manufactura o produccin, almacenamiento,
logstica e informacin tecnolgica, incluyen adems la contabilidad, y
suelen incluir un recursos humanos, y herramientas de mercadotecnia
y administracin estratgica.

2. LA EVOLUCIN DE SISTEMAS ERP

La

evolucin

de

los

sistemas

de

planificacin

de

recursos

empresariales (ERP) se remonta a la dcada de los 70, cuando se

comienza a utilizar un software llamado MRP (Material Requirement
Planning), cuyo objetivo era planificar las operaciones de produccin
dentro de las compaas.
Sin embargo, en la actualidad dentro de los sistemas de planificacin
de recursos empresariales (ERP) surgen productos que son enfocados
especficamente de acuerdo a los negocios de cada compaa
comprometidas ya sean en la produccin de bienes o servicios. Por lo
que un sistema de planificacin de recursos empresariales constituye
la base del desarrollo de los sistemas especializados de gestin. (Fig.
N 1)
Figura N 1. Los sistemas de planificacin de recursos empresariales
(ERP)

2.1 mpr (material requirement planning)

Los sistemas de planeacin de los requerimientos de material
(MPR), son sistemas que surgen de la necesidad de integrar la
cantidad de artculos a fabricar con un correcto almacenaje de
inventario, ya sea de producto terminado, producto en proceso,
materia prima o componentes. Puede decirse que el MRP es un
Sistema de Control de Inventario y Programacin que responde a
las interrogantes: Qu orden fabricar o comprar? Cunta
cantidad de la orden? Cundo hacer la orden? Su objetivo es
disminuir el volumen de existencia a partir de lanzar la orden de
compra o fabricacin en el momento adecuado segn los
resultados del Programa Maestro de Produccin.

Su aplicacin

es til donde existan algunas de las condiciones siguientes:

El producto final es complejo y requiere de varios niveles
de subensamble y ensamble.

El producto final es costoso.

El tiempo de procesamiento de la materia prima y

componentes, sea grande.

El ciclo de produccin del producto final sea largo.

Se desee consolidar los requerimientos para diversos

productos.

El proceso se caracteriza por tems con demandas

dependientes fundamentalmente y la fabricacin sea
intermitente (por lotes).

2.2 SCM (Supply Chain Management)

Los sistemas de gestin de la configuracin de software (SCM,)
es el trmino utilizado para describir el conjunto de operaciones de
produccin y logstica cuyo objetivo final es la entrega de un
producto a un cliente. Esto quiere decir, que la gestin de la
configuracin de software (SCM) incluye las actividades asociadas
desde la obtencin de materiales para la transformacin del
producto, hasta su colocacin en el mercado.
Los sistemas de gestin de la configuracin de software (SCM)
utilizan los conceptos de e-business y tecnologas Web para
coordinar y optimizar los procesos de mbito empresarial en todas
y cada una de las reas de su empresa: desde el proveedor hasta
el cliente.
Los sistemas de gestin de la configuracin de software (SCM) no
dejan de tener sus inconvenientes. As, los mercados electrnicos,
que haban sido considerados como los benefactores de la
eficiencia de la gestin de la configuracin de software (SCM), han
resultado

menos

que

productivos.

Asimismo,

las

incompatibilidades entre empresas vendedoras complican la

bsqueda de una combinacin de soluciones adecuada para
integrar de extremo-a-extremo la configuracin de software. Sin
embargo, una compaa puede utilizar una solucin SCM para
alcanzar una ventaja competitiva y mejorar su margen de
beneficio: ofreciendo una mayor visibilidad en la totalidad de la
cadena de suministro, las empresas pueden reducir los gastos,
mejorar la eficiencia operacional y responder con mayor rapidez a
la demanda del cliente.

2.3 CRM (Customer Realatioship Management)

Cuando hablamos de mejorar la oferta nos referimos a poder
brindarles soluciones a los clientes que se adecuen perfectamente
a sus necesidades. Por lo tanto, el nombre CRM hace referencia a
una

estrategia

de

negocio

basada

principalmente

en

la

satisfaccin de los clientes, pero tambin a los sistemas

informticos que dan soporte a esta estrategia.
2.4 HRM (Human Resource Management)
Los sistemas de administracin de recursos humanos (HRM), son
parte de una estrategia entre la gestin de recursos humanos y la
tecnologa de informacin. Esto combina los recursos Humanos y
en particular sus actividades administrativas con los medios
puestos a su disposicin por la informtica, y se refieren en
particular a las actividades de planificacin y tratamiento de datos
para integrarlos en un nico sistema de gestin.
En general, la funcin de los recursos humanos incluye siempre
una parte importante de tareas administrativas y repetitivas en la
mayora de las organizaciones. stas tienen integradas, de forma
ms o menos importante, las operaciones de establecimiento y
pago

de

remuneraciones,

asistencia

de

los

trabajadores,

evaluaciones, contratacin, ascensos... Una gestin eficaz del

capital humano se convierte en una operacin necesaria para los
profesionales de los recursos humanos. Su funcin consiste
primero en recoger los datos para cada trabajador relativos a su
historial y caractersticas personales, sus competencias y
capacidades, hasta los datos ms accesibles tales como sus
remuneraciones y sus labores en la empresa. La cuantificacin de
estos datos y la sistematizacin para su tratamiento permite su
manejo posterior por sistemas de administracin de recursos
humanos (HRM), reduciendo el tratamiento manual de las
operaciones, costosa fuente de errores.

2.5 FRM (FINANCE RESOURCE MANAGEMENT)

Los sistemas de administracin de recursos financieros (FRM),
son sistemas que surgen de la necesidad de integrar todo tipo de
datos contables como son las proyeccin de ventas, el ingreso y
los activos tomando como base estrategias alternativas de
produccin y mercadotecnia as como la determinacin de los
recursos que se necesitan para lograr estas proyecciones.

3. DEFINICIN
Los sistemas de planificacin de recursos de la empresa (en ingls
ERP, enterprise resource planning) son sistemas de gestin de
informacin que integran y automatizan muchas de las prcticas de
negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una
empresa.
Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestin para la empresa.
Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas
en una nica aplicacin. Estas partes son de diferente uso, por
ejemplo: produccin, ventas, compras, logstica, contabilidad (de varios
tipos), gestin de proyectos, GIS (sistema de informacin geogrfica),
inventarios y control de almacenes, pedidos, nminas, etc. Slo
podemos definir un ERP como la integracin de todas estas partes. Lo
contrario sera como considerar un simple programa de facturacin
como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre
nicamente esa parte. sta es la diferencia fundamental entre un ERP
y otra aplicacin de gestin. El ERP integra todo lo necesario para el
funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No
podemos hablar de ERP en el momento que tan slo se integra uno o
una pequea parte de los procesos de negocio. La propia definicin de
ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la informacin para
todo el mundo todo el tiempo".
Los objetivos principales de los sistemas ERP son:
Optimizacin de los procesos empresariales.
Acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y
oportuna (integridad de datos).

La posibilidad de compartir informacin entre todos los

componentes de la organizacin.

 Eliminacin

de

datos

operaciones

innecesarias

de

reingeniera.
El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los
clientes del negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus
problemas, as como un eficiente manejo de informacin que
permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los
costos totales de operacin.

3.1.

Caractersticas
Las caractersticas que distinguen a un ERP de cualquier otro

software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con

modularidad y adaptables:
Integrales.
Porque permiten controlar los diferentes procesos de la
compaa entendiendo que todos los departamentos de una
empresa se relacionan entre s, es decir, que el resultado de
un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en
una compaa, el que un cliente haga un pedido representa
que se cree una orden de venta que desencadena el proceso
de produccin, de control de inventarios, de planificacin de
distribucin del producto, cobranza, y por supuesto sus
respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un
ERP, necesitar tener varios programas que controlen todos
los procesos mencionados, con la desventaja de que al no
estar integrados, la informacin se duplica, crece el margen
de contaminacin en la informacin (sobre todo por errores de
captura)

se

crea

un

escenario

favorable

para

malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente

captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo dems,
por lo que la informacin no se manipula y se encuentra
protegida.
Modulares.
Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de
departamentos que se encuentran interrelacionados por la
informacin que comparten y que se genera a partir de sus
procesos. Una ventaja de los ERP, tanto econmica como
tcnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en
mdulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los
requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales,
finanzas, control de almacn, recursos humanos, etc.
Adaptables.

Los ERP estn creados para adaptarse a la idiosincrasia de

cada empresa. Esto se logra por medio de la configuracin o
parametrizacin de los procesos de acuerdo con las salidas
que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar
inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la
particin de lotes pero otra empresa no. Los ERP ms
avanzados suelen incorporar herramientas de programacin
de 4 Generacin para el desarrollo rpido de nuevos
procesos. La parametrizacin es el valor aadido fundamental
que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las
necesidades concretas de cada empresa.

3.2.

Implantacin

Las metodologas de implantacin de los ERP en la empresa no

siempre son todo lo simples que se deseara, dado que entran en
juego mltiples facetas.
No hay recetas mgicas ni guiones explcitos para implantaciones
exitosas; solamente trabajo bien realizado, una correcta metodologa
y aspectos que deben cuidarse antes y durante el proceso de
implantacin, e inclusive cuando el sistema entra en funcin. Por ello,
antes, durante y despus de la implantacin de un ERP es
conveniente efectuar lo siguiente:
Definicin de resultados a obtener con la implantacin de un
ERP.
Definicin del modelo de negocio.
Definicin del modelo de gestin.
Definicin de la estrategia de implantacin.
Evaluacin de oportunidades para software complementario al
producto ERP.
Alineamiento de la estructura y plataformas tecnolgicas.
Anlisis del cambio organizativo.
Entrega de una visin completa de la solucin a implantar.
Implantacin del sistema.

Controles de calidad.

Auditora del entorno tcnico y del entorno de desarrollo.

Benchmarking de la implantacin.

Con la implementacin de los sistemas ERP, las compaas

muchas veces buscan la ayuda de un proveedor o vendedor
de ERP o de compaas consultoras. Consultar en el ERP
incluye dos niveles, que son consulta de negocios y consulta
tcnica. Una consulta de negocios estudia los procesos de
negocios actuales de las compaas y muchos de estos
corresponden a los procesos del sistema ERP, a travs de la
configuracin de los sistemas ERP para las necesidades de
las organizaciones. La consulta tcnica muchas veces implica
programacin. La mayora de los vendedores de ERP
permiten modificar su software para las necesidades de los
negocios de sus clientes.

3.3.

Ventajas
Un fabricante que no disponga de un ERP, en funcin de sus

necesidades, puede encontrarse con muchas aplicaciones de

software cerradas, que no se pueden personalizar, y no se optimizan
para su negocio. Diseo de ingeniera para mejorar el producto,
seguimiento del cliente desde la aceptacin hasta la satisfaccin
completa, una compleja administracin de interdependencias de los
recibos de materiales, de los productos estructurados en el mundo
real, de los cambios de la ingeniera y de la revisin y la mejora, y la
necesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja de tener
un ERP es que todo esto, y ms, est integrado.
El cambio como un producto est hecho en los detalles de
ingeniera, y es como ahora ser hecho. La efectividad de datos
puede usarse para el control cuando el cambio ocurra desde una
versin anterior a la nueva, en ambos productos los datos van
encaminados hacia la efectividad y algunos van a la suspensin del
mismo. Parte del cambio puede incluir la etiqueta para identificar el
nmero de la versin (cdigo de barras).
La seguridad de las computadoras est incluida dentro del ERP, para
proteger en contra de crmenes externos, tal como el espionaje
industrial y crimen interno, tal como malversacin. Una falsificacin
en el escenario de los datos puede involucrar terrorismo alterando el
recibo de materiales como por ejemplo poner veneno en los
productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda
a prevenir el abuso.

Hay conceptos de mercadeo y ventas (los que incluyen CRM o la

relacin administrativa con los consumidores, back end (el trabajo
interno de la compaa para satisfacer las necesidades de los
consumidores) que incluye control de calidad, para asegurarse que
no hay problemas no arreglados, en los productos finales; cadena de
abastecimiento (interaccin con los proveedores y la infraestructura).
Todo esto puede ser integrado a travs de la ERP, aunque algunos
sistemas tengan espacios de menos comprensibilidad y efectividad.
Sin un ERP que integre todo esto, puede ser complicado para la
administracin de la manufactura.

3.4.

Desventajas
Muchos de los problemas que tienen las compaas con el ERP son

debido a la inversin inadecuada para la educacin continua del

personal relevante, incluyendo los cambios de implementacin y de
prueba, y una falta de polticas corporativas que afectan a cmo se
obtienen los datos del ERP y como se mantienen actualizados.
Limitaciones y obstculos del ERP incluyen:
El xito depende en las habilidades y la experiencia de la
fuerza de trabajo, incluyendo la educacin y como hacer que
el sistema trabaje correctamente. Muchas compaas reducen
costos reduciendo entrenamientos. Los propietarios de
pequeas empresas estn menos capacitados, lo que
significa que el manejo del sistema ERP es operado por
personal que no est capacitado para el manejo del mismo.
Cambio

de

personal, las compaas pueden

emplear

administradores que no estn capacitados para el manejo del

sistema ERP de la compaa empleadora, proponiendo
cambios en las prcticas de los negocios que no estn
sincronizados con el sistema.
La instalacin del sistema ERP es muy costosa.
Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para
la renovacin de sus licencias anuales, que no est
relacionado con el tamao del ERP de la compaa o sus
ganancias.

Los ERP son vistos como sistemas muy rgidos, y difciles de

adaptarse al flujo especfico de los trabajadores y el proceso
de negocios de algunas compaas, este punto se cita como
una de las principales causas de falla.

Los sistemas pueden ser difciles de usarse.

Los sistemas pueden sufrir problemas de "el eslabn ms
dbil": la ineficiencia en uno de los departamentos o en uno
de los empleados puede afectar a otros participantes.

 Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en

otras aplicaciones para trabajar efectivamente. Una compaa
puede lograr estndares mnimos, y luego de un tiempo los
"datos sucios" (datos inexactos o no verificados) reducirn la
confiabilidad de algunas aplicaciones.
Una vez que el sistema est establecido, los costos de los
cambios son muy altos (reduciendo la flexibilidad y las
estrategias de control).
La mala imagen de unin de la compaa puede causar
problemas en su contabilidad, la moral de sus empleados y
las lneas de responsabilidad.
La resistencia en compartir la informacin interna entre
departamentos puede reducir la eficiencia del software.
Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de
los sistemas legales de los socios.
Los sistemas pueden tener excesiva ingeniera respecto a las
necesidades reales del consumidor.

3.5.

Enfoques del ERP

Un sistema de planificacin de recursos empresariales mejora

claramente el "tono muscular" de una compaa, proporcionndole el
potencial de reaccionar a mercados cambiantes, a la dinmica de los
negocios, y a las necesidades de los clientes. Para comprender el
potencial en la economa digital, la empresa necesita una
infraestructura -un sistema nervioso- que una entre s sus diferentes
partes, una infraestructura que le permita actuar, reaccionar, y
adaptarse ms rpidamente que la competencia.

3.5.1 Conductores del Negocio

Los principales factores que dirigen el mercado en orden
descendente son:
Aumento en la necesidad de modernizar los procesos
de negocios.
Expansin de las estrategias de globalizacin por parte
de las compaas.
Generacin de acciones organizacionales para una
mayor flexibilidad y agilidad.
Extensin de los procesos de administracin de la
cadena de suministros.
Creciente nfasis en un servicio al cliente ms eficiente.
Mayor acceso a la informacin, requisito cada vez
mayor.
Limitacin

de

la

funcionalidad

de

los

sistemas

heredados en un ambiente cambiante.

Preparacin para la Unidad Monetaria Europea.
La implementacin de un sistema de ERP.

Por lo general es largo y complejo ya que implica

redisear los esquemas de trabajo. Su implementacin
es de alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamao,
altos costos, un equipo considerable de desarrollo,
adems de inversin de tiempo. En la mayora de las
empresas, se requiere remplazar la infraestructura
existente, lo que implica inversin de capital adicional,
especializacin y hasta la posibilidad de parar el
negocio temporalmente para la implementacin: por
otra parte es importante sealar que el grado de
experiencia de los proveedores es un factor importante
para el buen funcionamiento del sistema.

Despus de

la implementacin es importante asegurarse de la

calidad y en la mejora del desempeo, para que as el
sistema funcione correctamente a largo plazo. Tambin
se debe analizar constantemente el retorno de inversin
y aspectos clave como la optimizacin (El proceso de la
optimizacin es una herramienta para mostrar los
beneficios de la implementacin del sistema de ERP y
alcanzar la esperada eficiencia organizacional), la cual
proporciona ideas que no fueron consideradas durante
la implementacin como por ejemplo la expansin del
software

implementado;

es

importante

ver

la

optimizacin como un proceso de mejora continua.

El xito de la implementacin del sistema depende de la
habilidad de la empresa para integrar y consolidar la
funcionalidad del sistema de ERP. Si una empresa tiene
bien estructurada y con una metodologa bien definida
la implementacin de un sistema de ERP, y logra
progresar desde la etapa de seleccin hasta la etapa de
operacin, puede reducir el grado de riesgo y mejorar la
probabilidad de que dicha implementacin sea un xito.

3.5.2 Las Ganancias que Genera

Cuando los administradores de una compaa se deciden a
invertir una gran cantidad de capital en una implementacin de
un sistema de planificacin de recursos empresariales (ERP)
hay un cambio total de cmo opera la compaa, comparado
con la manera tradicional. Las organizaciones que pueden
adaptarse armoniosamente a un sistema de planificacin de
recursos empresariales (ERP) pueden aprovechar al 100% las
ventajas y colocarse delante de las dems, creando una
ventaja competitiva.
Un problema de empresas que han ido creciendo con el paso
de los aos, es que stas han ido adquiriendo diversas
compaas, las cuales manejan sistemas transaccionales ms
pequeos unidos por otro sistema de planificacin de recursos
empresariales

(ERP),

en

muchos

casos

diseado

especialmente a las necesidades de cada compaa, por lo

que se tiene que hacer una gran inversin para la adaptacin
de stos sistemas.
En una economa global, muchas veces el xito de una
compaa depende de las inversiones que sta haga en
tecnologa. La implementacin de un sistema de planificacin
de recursos empresariales (ERP) es un reto actual para las
compaas; y si se logra su buena implementacin y mejora
contina puede significar el xito en la misma.

3.6.

Adquisicin de un ERP

Las empresas proveedoras de los sistemas de planificacin de

recursos empresariales (ERP), estn reduciendo sus precios e
incluso, algunas estn ofreciendo soluciones accesibles, mediante
financiamiento. Adems, ya estn enfocados en la renta de
herramientas, lo que hace que la implementacin sea casi inmediata
con una inversin mnima y con resultados visibles en muy poco
tiempo. A pesar de esto, dichas aplicaciones suelen ser todava muy
costosas para algunos empresarios, y al mismo tiempo sienten la
implementacin muy dolorosa e infinita.
Existen varias alternativas en la direccin de conseguir que la
adopcin de un sistema de planificacin de recursos empresariales
(ERP) por una compaa sea econmicamente viable:
La adquisicin a crdito de un sistema planificacin de
recursos empresariales (ERP) preconfigurado.
La utilizacin de soluciones soportadas en Open Software.

La subcontratacin del servicio de ERP a travs de un ASP

(Application Server Provider). En este caso nos enfocamos a
el PSA o ASP (Proveedor de Servicio de Aplicaciones), quien
adquiere las licencias del ERP y adems cuenta con la
infraestructura de servidores, sistema operativo, DBMS e
incluso personal para la administracin de la infraestructura y
el soporte tcnico. La PYME no requiere adquirir toda esta
infraestructura para realizar la implantacin y en general slo
requiere invertir en PCs habilitadas con un browser y una
conexin rpida a Internet. Adems, por el hecho de rentar la
aplicacin, no se ocupa capacitar por tanto tiempo a los
trabajadores. De esta manera, la empresa puede utilizar sus
recursos, en otros aspectos dbiles de la empresa.