PROCEDIMIENTO OPERATIVO

ADQUISICION DE PRODUCTOS

100-PO-ADM-01
Rev.00
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ADQUISICION DE PRODUCTOS

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

GIANCARLA TORRICO DIAZ

ALFREDO ROMERO Y.

ALFREDO ROMERO L.

Administrador de Campamento

Gerente de Proyecto

Gerente General

FISCALIZADO POR:

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CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

Rev.

Descripcin de las Modificaciones

Puntos Modificados

Emisin inicial para revisin y/o aprobacin

Fecha de
Modificacin

21/05/2015

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PROCEDIMIENTO OPERATIVO
ADQUISICION DE PRODUCTOS

1.

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OBJETIVO

Definir lineamientos a seguir para garantizar la adquisicin de productos y servicios en el

proyecto de manera eficiente.
2.

ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las adquisiciones de productos y servicios de la empresa

para la adecuacin de camino de acceso a Pozo Incahuasi-4
3.

DEFINICIONES

Boleta de pedido: Documento que contiene el pedido del solicitante.

Pedido de producto: Documento que especifica el producto requerido.
Pedido de servicio: Documento que especifica el servicio requerido.
Orden de compra: Documento que autoriza la adquisicin de un producto.
Orden de servicio: Documento que autoriza la provisin de un servicio.
4.

RESPONSABILIDADES

Solicitante: Elaboracin de la boleta de pedido y firma de recepcin del producto o servicio.

Superintendente de Obra: Aprobacin de solicitudes de producto o servicio y clasificacin
de adquisicin: como compra local o solicitud a Gerencia de Operaciones y Logstica.
Encargado Administrativo: Elaboracin y seguimiento de pedidos de productos y servicios.
Almacenero: Verificacin de existencia de productos en inventario.
Encargado de Equipo: Elaboracin y seguimiento de pedidos de producto y servicio de
todo lo que respecta a equipo pesado y liviano.
Gerente de Operaciones y Logstica: Elaboracin del presente documento. Revisin y
aprobacin de los pedidos de producto y pedidos de servicio. Revisin y aprobacin de
rdenes de compra y rdenes de servicio.
Encargado de Adquisiciones: Elaboracin de rdenes de compra y rdenes de servicio.
Elaborado por: Giancarla Torrico D.

Revisado por: Alfredo Romero Y.

Aprobado por: Alfredo Romero L.

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5.

DESARROLLO

5.1.

Requerimiento por parte del solicitante.

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El solicitante elaborar una boleta de pedido (100-PO-ADM-01-F01), tomando en cuenta un

tiempo de entrega de 72 hrs en caso de que sea aprobado el pedido en todas las instancias
correspondientes.
La boleta de pedido debe ser aprobada por el Superintendente de Obra, quien tambin
definir segn la urgencia y las caractersticas del pedido si la adquisicin ser en Camiri o
se solicita el pedido a Gerencia de Operaciones y Logstica.
Una vez firmada la boleta, el solicitante entregar la misma al encargado administrativo o al
encargado de equipo en caso de que sean repuestos, insumos o servicios para el equipo
liviano o pesado.
5.2.

Definicin de tipo de compra.

El encargado administrativo y el de repuestos deben verificar con el almacenero si cuentan

con los productos o los recursos para proveer el servicio.
En caso de que el Superintendente de Obra haya solicitado compra local, gestionar los
fondos con contabilidad para la adquisicin en Camiri.
Caso contrario el encargado formalizar la solicitud a Gerencia de Operaciones y Logstica.
5.3.

Formalizacin de solicitud.

En caso de que el pedido deba ser transmitido a Gerencia de Operaciones y Logstica, el

encargado de administracin y el de equipo formalizarn la solicitud en un formulario de
pedido de producto (100-PO-ADM-01-F02) o pedido de servicio (100-PO-ADM-01-F03,).
El encargado administrativo y el de equipo deben elaborar el formulario de pedido de
producto o pedido de servicio tomando en cuenta que debe ser lo ms especfico posible,
incluyendo respaldos fotogrficos en caso de que no se conozca la marca o el nombre
tcnico del producto.
Elaborado por: Giancarla Torrico D.

Revisado por: Alfredo Romero Y.

Aprobado por: Alfredo Romero L.

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En el caso de repuestos y servicios para los equipos, el encargado de equipo debe hacer el
pedido con nmero de parte siempre y cuando cuenten con el respectivo manual en el
proyecto. Si no se cuenta con la posibilidad de enviar el nmero de parte, se debe incluir un
reporte descriptivo con respaldo fotogrfico y la informacin de identificacin (nmero de
serie) del equipo.
El formulario de pedido de producto y pedido de servicios debe ser enviado al Gerente de
Operaciones y Logstica para su aprobacin.
5.4.

Aprobacin de solicitud

El Gerente de Operaciones y Logstica se encargar de verificar si se cuenta con los

productos o recursos para proveer el servicio en alguno de los almacenes de la empresa. En
caso de que no cuente con el producto requerido se continuar con el proceso de
adquisicin.
5.5.

Elaboracin de orden de compra u orden de servicio

Una vez aprobado el pedido de servicio o pedido de producto, el Gerente de Operaciones

y Logstica enviar el formulario aprobado al encargado de adquisiciones.
El encargado de adquisiciones debe solicitar un mnimo de 2 cotizaciones del Listado de
Proveedores.
Una vez obtenidas ambas cotizaciones, el encargado de adquisiciones debe elaborar la
orden de compra u orden de servicio para enviarla nuevamente al Gerente de
Operaciones y Logstica para su aprobacin.
En caso de que se traten de productos que no se puedan encontrar en el mercado local, el
encargado de adquisiciones elaborar un reporte indicando los proveedores donde se
solicit la cotizacin y enviar dicho reporte al Gerente de Operaciones y Logstica para
proceder a la importacin o consulta al Superintendente de Obra para analizar la sustitucin
por otro producto o servicio.

Elaborado por: Giancarla Torrico D.

Revisado por: Alfredo Romero Y.

Aprobado por: Alfredo Romero L.

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5.6.

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Aprobacin de orden de compra y adquisicin del producto

El Gerente de Operaciones y Logstica revisar y aprobar la orden de compra u orden de

servicio y solicitar el traspaso de fondos a contabilidad para que el Encargado de
Adquisiciones pueda proceder con la adquisicin del producto o servicio.
5.7.

Seguimiento de entrega final y respaldos del producto

El encargado de adquisiciones debe solicitar todas las certificaciones de calidad de los

productos y servicios adquiridos y debe enviarlos adjuntos a un comprobante de envo al
encargado de administracin.
El encargado de administracin debe verificar el envo, hacer seguimiento y respaldar en el
formulario de pedido de producto o pedido de servicio la fecha de entrega al solicitante
del producto o servicio requerido.
6. SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE
Se cumplir todo lo referido en el Procedimiento de HSE

Elaborado por: Giancarla Torrico D.

Revisado por: Alfredo Romero Y.

Aprobado por: Alfredo Romero L.

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7.

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IDENTIFICACION DE
REGISTROS
CODIGO

NOMBRE

100-PO-

Boleta de

ADM-01-F01

Pedido

100-PO-

Solicitud de

ADM-01-F02

Pedido

100-PO-

Solicitud de

ADM-01-F03

Producto

CONSERVACION DEL REGISTRO

RESPONSABLE

LUGAR TIEMPO DISPOSICION

llenar

Obra

llenar

Obra

llenar

Obra

Fin de
Obra

Fin de
Obra
Fin de
Obra

Libro de Datos

Libro de Datos

Libro de Datos

REGISTROS

8. REFERENCIA
Plan de Respuestas ante Emergencia (100-PL-HSE-01)
Gestin de Residuos Solidos (100-PA-HSE-02)
9. ANEXOS
N/A

Elaborado por: Giancarla Torrico D.

Revisado por: Alfredo Romero Y.

Aprobado por: Alfredo Romero L.

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