"Sistema de Facturación y Control de

Isabel Cristina Torres.
Ana Lorena Aguirre.
Sistema de Facturacin e Inventarios para IMPORIS

Punto de Venta
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR

SEDE AMBATO
Unidad de Ingeniera de Sistemas

Trabajo Prctico de Grado previo la obtencin del Ttulo de Analista de
Sistemas
Sistema de Facturacin y Control de

Inventarios de la Empresa IMPOIRIS
Punto de Venta
Ana Lorena Aguirre

Isabel Cristina Torres
DIRECTOR :
Ing. Patricio Medina.
ASESOR:
Dra. Anita Larrea
Ambato, 2001
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR

SEDE AMBATO
Unidad de Ingeniera de Sistemas
Trabajo Prctico de Grado previo la obtencin del Ttulo de Analista de
Sistemas
Sistema de Facturacin y Control de

Inventarios de la Empresa IMPOIRIS
Punto de Venta
DIRECTOR
Ing. Patricio Medina

ASESOR
Dra. Anita Larrea
Ana Lorena Aguirre

Isabel Cristina Torres
Ambato, 2001
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

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DEDICATORIA
SEGUIR ADELANTE !
...Seguir adelante es la consigna que debes grabar
en tu mente siempre que actes con una conciencia recta.
Sigue adelante recordando tus logros del pasado
Y pensando en tantos que vencen peores dificultades.
Fortalece la fe y dale alientos a la esperanza, con la
Certeza de que el maana ser mejor...
Dedico el presente trabajo, a Dios por brindarme la oportunidad de estudiar y

por darme la sabidura para aprovecharlo, a mis padres porque siempre estn a
mi lado apoyndome en este difcil camino de la vida, a mis hermanas y
hermano, por sus palabras de aliento e importante contribucin en la
realizacin del presente proyecto, a mi esposo por ser el pilar fundamental en
mi vida y mi amor, a mis profesores que han sabido guiarme correctamente y a
mis compaeros y amigos con los que he compartido gratos momentos.
Ana Lorena Aguirre Rodrguez.
Este trabajo fruto de mucho sacrificio y dedicacin lo ofrezco A:

Dios que con su sabidura y gua espiritual me ha llevado por los caminos de la
fe y amor al prjimo.
Mi hijo Jorge Luis, que es mi gran razn de vivir, la fuerza y el amor que me
impulsa a seguir adelante.
Mi esposo Jorge Luis por su gran compresin, apoyo y sobretodo mucho amor.
Mi mam Isabel quien siempre me ha inculcado buenos principios, y es un
ejemplo de sacrificio y superacin da a da.
Mi hermana Mara Fernanda y mi sobrino Jos Tomas quienes con su cario,
ejemplo de valenta y de lucha por la vida me han enseado mucho.
Isabel Cristina Torres Snchez.
P.U.C.E.S.A.

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AGRADECIMIENTO
CREER MAS Y MAS
...Cree en ti mismo. Cree en tus capacidades y en todos los talentos
Que Dios te ha dado. Cree en lo que puedes hacer y en las
Metas que ansas alcanzar.
Cree en el poder de tu mente, en tus conocimientos y en tu
Capacidad de recordar, pensar y proyectar. Cree en l
Fuego que arde en tu voluntad cuando deseas algo con
Pasin. Cree en los seres que amas y que te aman...
Con inmensa alegra, luego de haber culminado una etapa muy importante en
nuestras vidas queremos agradecer en primer lugar a Dios por el valioso regalo
que es la vida y su gua por el camino de la fe.
A nuestras familias quienes han sabido inculcar en nosotras buenos principios
y ejemplos de Amor, unin ,trabajo y superacin da a da.
Al Ing Patricio Medina nuestro reconocido agradecimiento, por ser el Director
en la realizacin de este trabajo y sobretodo un amigo. De igual manera a la
Dra Anita Larrea Asesora del mismo, y a todas y cada una de las personas que
gentilmente colaboraron.
A la Pontificia Universidad Catlica
en especial al Director Ing Telmo Viteri y
sus
que
distinguidos
colaboradores
con
su
educacin
cristiana
conocimientos impartidos en las aulas, enriquecieron nuestro intelecto y nos

dieron las pautas de disciplina y superacin.
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

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SISTEMA DE FACTURACIN Y CONTROL DE INVENTARIOS
Introduccin
Conscientes de las necesidades y la falta de Sistemas que controlen los
diferentes procesos que involucra la realizacin de gestiones comerciales en
nuestro medio, ms aun en Ambato por ser una ciudad netamente comercial,
hemos credo conveniente el desarrollo un sistema de FACTURACION Y
CONTROL DE INVENTARIOS como respuesta a las mltiples necesidades, en
este caso acoplado concretamente a la empresa IMPOIRIS.
IMPOIRIS es una empresa que se dedica a la comercializacin de vidrio y

espejo cortado a medida al por mayor y menor, parte de su negocio es la venta
al DETAL de vidrio y espejo en medidas y cantidades pequeas pero en gran
volumen a un nmero importante de clientes diariamente.
Conociendo de la importancia que tiene en nuestro medio la importacin y

venta de vidrio, espejo y otros productos de similar especie, es nuestro deber
como estudiantes de Informtica proveer en este caso a IMPOIRIS de un
sistema Automatizado que le permita llevar adecuadamente el control diario de
transacciones que esta empresa realiza y brindarle al cliente una atencin
pronta y oportuna.
P.U.C.E.S.A.

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INDICE
Captulo 1.
Anlisis Previo.
1.1 Planificacin
1.2 Estudio del Sistema Actual
1.2.1 Actividades y Estructura de la Empresa
1.2.2 Documentos Existentes
1.2.3 Ficheros Existentes
1.2.4 Utilizacin de Medios de Tratamiento
1.2.5 Organizacin Funcional de la Empresa
1.2.6 Estimacin de Costos
1.3 Crtica del Sistema Actual

1.3.1 Relacin de Anomalas
1.3.2 Causas de Anomalas
1.3.3 Diagnstico
1.4 Estudio del Nuevo Sistema
1.4.1 Determinacin de Objetivos
1.4.1.1
Objetivo General
1.4.1.2
Objetivos Especficos
1.4.2 Bsqueda de Soluciones

1.4.3 Estudio de los Recursos
P.U.C.E.S.A.

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Captulo 2.
Anlisis Funcional
2.1 Planificacin
2.2 Descripcin del Nuevo Sistema
2.2.1 Objetivos del Sistema
2.2.2 Definicin de Normativas
2.2.3 Recursos Existentes
2.2.4 Necesidades y Limitaciones
2.3 Diseo del Nuevo Sistema
2.3.1 Diseo del Flujo de Informacin
2.3.2 Divisin en Subsistemas
2.3.3 Definicin de Procesos y Transacciones
2.3.4 Definicin de Salidas
2.3.5 Estudio de los Controles
2.3.6 Agrupacin de Datos en Ficheros
2.3.7 Unidades Funcionales
2.4 Repercusiones del Nuevo Sistema
2.4.1 Reorganizacin de los Servicios
2.4.2 Relaciones Existentes
2.4.3 Problemtica de la Seguridad
2.4.4 Revisin de Requerimientos de Hardware y Software
P.U.C.E.S.A.

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Captulo 3.
Anlisis Orgnico
3.1 Planificacin
3.2 Asignacin de Cdigos a Programas Principales
3.3 Justificacin del Lenguaje
3.4 Descripcin Orgnica de Ficheros
3.5 Cuadernos de carga
3.6 Listados del Sistema
3.7 Diseos a Pantalla
3.8 Diseos de Reportes
Captulo 4.
Manuales Tcnico y del Usuario
5.1 Manual Tcnico

5.2 Manual del Usuario
P.U.C.E.S.A.

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Captulo 1.
Anlisis Previo
1.1 Planificacin
Las etapas que componen el Anlisis Previo son:
Estudio del Sistema Actual
Crtica del Sistema Actual
Estudio del Nuevo Sistema
Diagrama de Gantt para la Planificacin del Anlisis Previo
P.U.C.E.S.A.

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1.2 Estudio del Sistema Actual

1.2.1 Actividades y Estructura de la Empresa
La empresa en la que realizamos nuestro Trabajo Prctico es IMPOIRIS. La
misma que se dedica a la comercializacin de vidrio y espejo cortado a medida
al por mayor y menor, parte de su negocio es la venta al de vidrio y espejo en
medidas y cantidades pequeas pero en gran volumen a un nmero importante
de clientes diariamente.
Se encuentra localizado en la provincia de Tungurahua, ciudad de Ambato en
las calles Tomas Sevilla 09-11 y Cevallos sus telfonos son: 823793, 820192 y
su fax (593-3) 821825.
Impoiris es una de las primeras empresas que se dedic a la venta de vidrio y
espejos hace unos 70 aos atrs.
En la actualidad es dirigida por la Seora Teresa Dvalos de Jaramillo, quien
con su alta responsabilidad administrativa, controla el buen funcionamiento de
la misma.
La empresa esta conformada por el siguiente personal:
Gerencia: El Gerente es el encargado de controlar el desenvolvimiento del
personal, revisin de reportes diarios y mensuales, y toma de decisiones
importantes de la empresa.
Dpto. De Contabilidad: Esta a cargo de un contador, l que tiene a su cargo la
revisin de la facturacin, emisin de reportes, pedidos a los proveedores,
control de inventarios, roles de pago, y pagos a otras entidades.
Dpto. Secretaria: En este se encuentran dos personas, las mismas que tienen a
su cargo la atencin a los clientes en lo referente a: precios, disponibilidad,
facturacin, calculo del rango de desperdicios.
P.U.C.E.S.A.

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Dpto. De Caja: Una cajera realiza los trabajos de recepcin del dinero de las
facturas de compra realizadas, cabe recalcar que dichas compras son al
contado.
Dpto. De Corte Y Entrega: Cuatro personas se encargan de preparar el
producto de acuerdo a especificaciones del cliente y entrega del producto.
Dpto. Instalacin: Los encargados son dos personas, realizan las instalaciones
a domicilio.
Organizacin Estructural De La Empresa
GERENCIA
DPTO. CONTABILIDAD
DPTO.
SECRETARIA
P.U.C.E.S.A.
DPTO.
CAJA
DPTO.
CORTE Y ENTREGA
DPTO.
INSTALACIONES

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Historia de la Empresa
Impoiris es una empresa cien por cien familiar que fue fundada en el ao 1928
como vidriera El Iris por el seor Luis Jaramillo G.
Se inicio con la importacin de vidrio y fabricacin de espejos en un pequeo

taller en donde tambin se elaboraban marcos metlicos para espejos de
aproximadamente 20 x 15 cm los que eran comercializados principalmente en
Guayaquil.
De un pequeo artesano e importador con los aos se fue consolidando como
una importante empresa en el centro del pas, con importacin de todo tipo de
vidrio y espejo.
En su segunda generacin la empresa se consolida aun ms en el mercado,
realizando instalaciones y ampliando su lnea de negocios hacia otros
mercados.
Actualmente se encuentra gerenciada por la Seora Teresa Dvalos de
Jaramillo y cuenta con un grupo de trabajo de diez personas distribuidas en los
diferentes departamentos como son: Contabilidad, Caja, Secretara y Entregas.
IMPOIRIS se halla situado en el centro de la ciudad de Ambato en las calles
Tomas Sevilla 09-11 y Cevallos.
1.2.2 Estudio de los Documentos Existentes

Los documentos utilizados en la administracin de Impoiris son los siguientes:
P.U.C.E.S.A.

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Factura de Compra
Tipo: Externo de Entrada
Generado por: Proveedor
Utilizado para: Control de la materia prima que es enviada a la empresa
Nmero de Copias: 1
Destinatarios: Contabilidad
Objetivos del Documento: Constancia de la llegada de materia prima
P.U.C.E.S.A.

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Factura de Venta
Tipo: Interno de Salida
Generado por: Cajero
Utilizado para: Control de la materia prima que es vendida al cliente
Nmero de Copias: 3
Destinatarios: Contabilidad, Gerencia y Cliente
Objetivos del Documento: Constancia de la venta al cliente
P.U.C.E.S.A.

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Nota de Venta
Generado por: Cajero
Utilizado para: Control de la materia prima que es vendida al cliente
Nmero de Copias: 3
Destinatarios: Contabilidad, Gerencia y Cliente
Objetivos del Documento: Constancia de la venta al cliente
P.U.C.E.S.A.

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Resumen de Ventas
Generado por: Contabilidad
Utilizado para: Control de las ventas realizadas diariamente
Nmero de Copias: 2
Destinatarios: Contabilidad y Gerencia
Objetivos del Documento: Informar sobre el movimiento del da
P.U.C.E.S.A.

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Ingresos Diarios
Utilizado para: Control de los ingresos por ventas y otros a caja
Nmero de Copias: 2
Objetivos del Documento: Informar sobre los ingresos del da
P.U.C.E.S.A.

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Tarjeta Kardex
Tipo: Interno de Entrada y Salida
Utilizado para: Control de los movimientos de la materia prima y su stock
Nmero de Copias: 2
Objetivos del Documento: Informar sobre el movimiento de la materia prima y
su stock
P.U.C.E.S.A.

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Informe Instalaciones
Tipo: Interno de Entrada
Generado por: Instalador
Utilizado para: Control de la situacin de la instalacin
Nmero de Copias: 2
Objetivos del Documento: Informar sobre como se encuentra la instalacin y
observaciones al respecto
P.U.C.E.S.A.

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1.2.3 Estudio de los Ficheros Existentes

Para nuestro estudio y aplicacin se dispondr de los siguientes ficheros:
Fichero # 1
Nombre del Fichero: Instalaciones
Localizacin: Archivador # 1 del rea de ventas
Nmero de Registros: Existen 210 registros pertenecientes a este fichero
Seguridad: A la informacin de cada una de las instalaciones tienen acceso el
Gerente, las Secretarias de Ventas y el Contador.
Actividad del Fichero: Este fichero, conforme se incrementan las
instalaciones, aumenta en su nmero de registros, y su informacin puede ser
modificada pero solo en algunos tems.
Tipo de Fichero: Este constituye un fichero maestro, ya que basndose en el
mismo, se obtiene informacin sobre cada una de las instalaciones, su estado,
el tiempo de entrega, forma de pago, tipo de instalacin, etc.
Mantenimiento: El mantenimiento de este fichero se encuentra a cargo de la
secretara de ventas quien archiva cuidadosamente la informacin siguiendo un
orden alfabtico ascendente segn el nombre de la empresa o cliente.
Fichero # 2
Nombre del Fichero: Kardex
P.U.C.E.S.A.

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Localizacin: Archivador # 1 del rea de contabilidad

Seguridad: A la informacin de los Inventarios de los productos tienen acceso
el Gerente, las Secretarias de Ventas y el Contador.
Actividad del Fichero: Este fichero, conforme se adquiere materia prima se
incrementa, y durante la venta de la misma se va disminuyendo, su informacin
puede ser modificada pero solo en algunos tems.

mismo, se obtiene informacin sobre el movimiento de cada producto del
inventario, entradas, salidas y saldos, etc.
Mantenimiento: El mantenimiento de este fichero se encuentra a cargo del
contador quien actualiza y archiva
cuidadosamente la informacin siguiendo un orden ascendente segn el
cdigo de producto.
Fichero # 3
Nombre del Fichero: Ventas
Localizacin: Archivador # 2 del rea de ventas
Seguridad: A la informacin de cada una de las facturas o notas de venta
tienen acceso el Gerente, las Secretarias de Ventas y el Contador.
P.U.C.E.S.A.

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Actividad del Fichero: Este fichero, conforme se incrementan las ventas a

travs de facturas o notas de venta, aumenta en su nmero de registros, y su
informacin no puede ser modificada.
Tipo de Fichero: Este constituye un fichero maestro ya, ya que basndose en

el mismo, se obtiene informacin sobre cada una de las facturas o notas de
venta.
Mantenimiento: El mantenimiento de este fichero se encuentra a cargo de la
secretara de ventas quien archiva cuidadosamente la informacin siguiendo un
orden ascendente segn el nmero de la factura o nota de venta.
Fichero # 4
Nombre del Fichero: Compras a Proveedores
Localizacin: Archivador # 2 del rea de Contabilidad
Seguridad: A la informacin de cada una de las compras a proveedores tienen
acceso el Gerente y el Contador.
Actividad del Fichero: Este fichero, conforme se incrementan las compras,

aumenta en su nmero de registros, y su informacin no puede ser modificada.
mismo, se obtiene informacin sobre cada una de las compras realizadas a
proveedores, el tiempo de entrega, forma de pago, tipo de producto, etc.
P.U.C.E.S.A.

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Contador quien archiva cuidadosamente la informacin siguiendo un orden
alfabtico ascendente segn el nombre del proveedor.
Fichero # 5
Nombre del Fichero: Ingresos a Caja
Localizacin: Archivador # 3 del rea de Contabilidad
Seguridad: A la informacin de cada uno de los ingresos a caja tienen acceso
el Gerente y el Contador.
Actividad del Fichero: Este fichero, conforme se incrementan los ingresos,
aumenta en su nmero de registros, y su informacin no puede ser modificada.
Tipo de Fichero: Este constituye un fichero maestro ya que basndose en el
mismo, se obtiene informacin detallada sobre el monto que ingreso a caja
diariamente.
contador quien archiva cuidadosamente la informacin siguiendo un orden
ascendente segn el nmero de ingresos a caja.
1.2.4 Utilizacin de los Medios de Tratamiento

Para nuestro anlisis y estudio se dispondr de los siguientes procesos
P.U.C.E.S.A.

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Proceso # 1
a.
Consulta de Precios
b.
Facturacin
c.
Cobro al Cliente
Seccin: Interno Ventas
Departamento: Ventas
Realizado por: Secretara de ventas
Basndose en: Ficheros de kardex, ventas, listas de precios
Medios: Este proceso lo realiza el Secretaria de Ventas basndose en los
ficheros y listas antes mencionados.
Cliente
Ventas
Facturacin
Cajera
Proceso # 2
a.
Procesos de Contabilidad General
b.
Control de cuentas de Ingresos y Egresos
c.
Control mediante el Sistema Contable Informtico T-max
Seccin: Interno Contabilidad

Departamento: Contabilidad
P.U.C.E.S.A.
Entregas

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Realizado por: Gerente y Contador

Basndose en: Ficheros de Ingresos a Caja, Ventas, Compras a Proveedores
y Libros de Contabilidad.
Medios: Este proceso lo realiza el Contador junto con el Gerente basndose
en los ficheros y libros antes sealados
Ventas
Caja
Compras
Contador
Gerente
Proceso # 3
a.
Registro de Instalaciones
b.
Reportes sobre estados de las Instalaciones
Seccin: Interno Ventas

Departamento: Ventas
Realizado por: Secretara de ventas
Basndose en: Ficheros de Instalaciones, ventas, listas de precios
P.U.C.E.S.A.

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Medios: Este proceso lo realiza la Secretaria de Ventas basndose en los

ficheros y listas antes sealados
Cliente
Ventas
Caja
Instalador
Proceso # 4
a.
Actualizacin y Control del Kardex de los Productos
Pedidos a proveedores
Seccin: Interno Contabilidad

Departamento: Contabilidad
Realizado por: Contador y Gerente
Basndose en: Ficheros de Kardex, ventas, compras a proveedores y listas
de precios
Medios: Este proceso lo realiza el Contador y el Gerente basndose en los
ficheros y listas antes sealados
Ventas
Facturacin
Caja
Contador
Gerente
P.U.C.E.S.A.
Compras

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1.2.5 Organizacin Funcional de la Empresa
Gerente
Representante Legal de Impoiris

Administra y es responsable de la
misma
Hace cumplir los Objetivos
Revisa el funcionamiento de los
departamentos
Plantea polticas de la empresa
Analiza los estados financieros
Contador
Firma los Estados Financieros

Lleva la Contabilidad de la Empresa
Emite los Balances
Realiza las Declaraciones de Impuestos
Elabora el Rol de Pagos
Secretarias
Cajera
Atencin al Cliente
Contesta el Telfono
Mantenimiento de
Archivos
Emisin de Facturas
Emisin de Cartas
Cortador y Despachador
Instalador
Corta la Materia Prima de

acuerdo a la Factura o
Nota de Venta
Empaca el producto
Entrega al Cliente
P.U.C.E.S.A.
Cobro a los Clientes

Cierres de Caja
Cobranzas a Clientes
Diariamente
Elabora el Informe sobre la

Instalacin
Es responsable de todos
los materiales utilizados
Hace Mediciones
Realiza la instalacin
donde el cliente desea

Ana Lorena Aguirre.

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1.2.6 Estimacin de Costos del Sistema Actual

Actualmente Impoiris tiene egresos mensuales correspondientes a los
principales procesos realizados de forma manual dentro del rea de ventas,
contabilidad y gerencia, como son:
En personal
Contador
180,00
Secretarias de Ventas
420,00
Personal de Despachos
650,00
Personal de Carpintera
221.00
Gerente Administrativo
350,00
Gerente General
500,00
2321.00
Total:
Suministros de Oficina
Se utilizan suministros tales como papel Bonn, esferos, clips,
lpices, rollos de papel para las sumadoras y caja, documentos
preimpresos para los procesos de Venta, Contabilidad y Gerencia,
etc con un valor aproximado de $ 160
En Costos Directos
Al poseer los servicios de Agua, Luz y telfono, Impoiris gasta un

valor promedio de $ 500 mensuales.
Combustible para la camioneta que realiza el transporte del vidrio o

espejo hacia los lugares de destino de las Instalaciones con un costo
promedio de $ 100 mensual.
Cabe sealar que no existe ningn pago de arriendos ya que se

desempea en su propio local.
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

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1.3 Crtica del Sistema Actual

El principal objetivo de esta etapa, consiste en establecer un diagnstico
determinando
defectos
cualidades,
sobre
aquellos
tratamientos
procedimientos que se llevan a cabo con la informacin de la empresa.
1.3.1 Relacin de Anomalas
Impoiris por carecer de un sistema de control bien definido, para todos y cada
uno de los procesos tanto de tipo econmico como de tipo administrativo, los
resultados obtenidos son tardos y en muchos casos deficientes para poder
brindar un servicio ptimo a sus clientes.
Con respecto al manejo de inventarios y de ventas realizadas en forma manual,
puede dar lugar a equivocaciones o prdidas representativas para la empresa.
1.3.2 Causas de Anomalas

El motivo principal para que esta forma de administracin y control econmico
falle son las causas que detallamos a continuacin:
Servicio de atencin lenta a las necesidades de los clientes
Falta de confiabilidad en el manejo de los inventarios
Fallas en la informacin correspondiente a los reportes de ventas

realizadas a los clientes
Conocimiento a destiempo de falta de materia prima
Perdida de tiempo al realizar el control de las compras.
Mal seguimiento de las instalaciones a clientes.
Demora en l calculo del precio de venta.
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

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1.3.3 Diagnstico sobre el Sistema Existente

Para tratar de dar una solucin a los problemas anteriormente planteados,
queremos introducir una nueva forma de manejo administrativo y econmico
para Impoiris, el mismo que se realizar mediante computadoras en las que se
aplicar la automatizacin de todos los procesos de venta y control de
inventarios realizados manualmente dentro de la empresa.
Con esto facilitaremos el manejo del rea de ventas y una mejor atencin al
cliente.
1.4 Estudio del Nuevo Sistema

En esta etapa, se utiliza como base la informacin obtenida en la etapa anterior
y hemos visto la necesidad de dar a conocer a Impoiris en donde estamos
realizando nuestro trabajo prctico, varias soluciones a aquellos problemas de
gestin, planteados en los procesos manuales de control de la misma.
1.4.1 Determinacin de Objetivos

Luego de haber realizado un estudio sobre las anomalas existentes dentro de
la empresa, planteamos como objetivos los siguientes:
1.4.1.1
Objetivo General
Disear un sistema para la empresa IMPOIRIS sobre facturacin, control de

Inventarios Punto de Venta.
1.4.1.2
P.U.C.E.S.A.
Objetivos Especficos

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Brindar seguridades y facilidades de control como de manejo del rea de

ventas e inventarios de la empresa.
Prestar mejor atencin al pblico.
Optimizar los recursos y mejorar las utilidades de la empresa.
Optimizar los procesos de facturacin y control de Inventarios.
Desarrollar un mejor ambiente de trabajo.
Tener mayor rapidez en el desempeo diario.
Dar informacin confiable a los Gerentes de la empresa, proporcionando

reportes detallados sobre las ventas realizadas, control de clientes y su
stock de materia prima.
Obtener el precio de venta y desperdicio del producto.
1.4.2 Bsqueda de Posibles Soluciones
Debido a que el sistema que vamos a implantar cambiar la forma tradicional

de manejo de la empresa, debemos capacitar al personal para que pueda
utilizarlo.
Se recomienda a la empresa la incorporacin de sistemas computarizados,
para realizar las transacciones de una forma ms rpida, para familiarizar al
personal con esta tcnica de control y automatizar todos los procesos de la
empresa de una manera ptima.
La implantacin de nuestro sistema ayudar a un mejor control de facturacin e
inventarios que realiza diariamente la empresa.
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
1.4.3 Estudio de los Recursos Necesarios

Para la realizacin de esta aplicacin, se necesitarn los siguientes recursos:
Personal
El grupo del proyecto, quienes se encargarn de la documentacin y la

programacin, y hemos optado por una organizacin democrtica con
aportacin de ideas y un amplio criterio de comunicacin e igualdad de
trabajo.
Una persona que se encargar del mantenimiento tanto de las

computadoras como del sistema.
La persona que en la actualidad se encargar del manejo de la empresa,

quin realizar la explotacin del sistema.
Medios Materiales
Los recursos materiales que se necesitan para el desarrollo de este proyecto
sern:
Una computadora que actualmente posee la empresa la misma que se

encuentra en el departamento de Contabilidad y tiene las siguientes
caractersticas.
Modelo Compac Prosignia
Disco Duro de 531 Mb
Monitor SVGA 14
24 Mb de RAM
Procesador 80486
Drive 3
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

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Teclado de 101 teclas

Mouse de 2 botones
Unidad de Tape Backup
Una impresora que posee la empresa
modelo Epson Lx 300 de 80
columnas que se encuentra en el departamento de contabilidad para la

impresin de los informes.
Una computadora que se encuentra en la empresa en el rea de servicio

al cliente y ventas, con el objetivo de consultar precios y emitir tanto
Facturas como Notas de Venta con las siguientes caractersticas:
Modelo Clon
Disco Duro de 1,96 Gb
Monitor SVGA 14
16 Mb de RAM
Procesador Pentium
Drive 3
Mouse de 2 botones
Una impresora matricial que posee la empresa modelo Epson Lx 300 de 80

columnas ubicada al lado de la cajera, en donde se imprimen las Facturas o
Notas de Venta que se enviarn de la computadora de 1ventas.
Software adecuado, en nuestro caso Microsoft Access V97
Suministros para computadoras (papel continuo, cintas para las impresoras,

disquetes, etc)
Tiempos de Realizacin
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Costos de Realizacin
Los costos estimados para la realizacin de nuestro proyecto son los
siguientes:
Programadores
100H*$1.5*2P
$ 300
Tcnico Mantenimiento
80
Suministros de Oficina
50
Equipos y Suministros de Computacin
$ 200
Luz
15
Transporte
10
Total:
$ 655
Nota: Costo de Programas Ejecutables.
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

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Captulo 2.
Anlisis Funcional
2.1 Planificacin
Aqu se desarrollan las siguientes actividades:
Descripcin del Nuevo Sistema
Diseo del Nuevo Sistema
Repercusiones del Nuevo Sistema
Diagrama de Gantt para la Planificacin del Anlisis Funcional
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
2.2 Descripcin del Nuevo Sistema

2.2.1 Objetivos del Sistema
Objetivos de Gestin
Basndose en el estudio previo realizado anteriormente podemos determinar
en forma clara y precisa las principales necesidades que Impoiris presenta para
su control de facturacin e inventarios.
Con respecto a los distintos procesos que se desarrollan dentro de esta
empresa y que pasarn a ser mecanizados podemos sealar que estn sujetos
a cumplir un fin determinado siguiendo un correcto direccionamiento que
permitir un control en forma clara y precisa de toda la informacin existente de
tipo administrativo, haciendo as posible que los usuarios optimicen su tiempo y
desarrollen sus actividades en forma confiable y verdica.
A continuacin citamos procesos que permitirn cumplir necesidades:
Control de Clientes
Control de Productos
Control de Instalaciones
Control de Inventario
Control de Ingresos
Control de Egresos
Control de Abastecimiento
El objetivo principal de estos controles es mejorar el rea de facturacin e

inventarios de Impoiris brindando un servicio rpido y confiable a los clientes.
P.U.C.E.S.A.

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Punto de Venta
Objetivos Tcnicos
Son fines que se precisan para alcanzar los objetivos de gestin y constituyen
en s soluciones tcnicas que deben considerarse para la solucin prctica de
la aplicacin.
En el control de los clientes, contamos con datos informativos tales como:

Cdula o Ruc
Nombres
Apellidos
Direccin
Telfono
Ciudad
Con todos estos datos realizaremos los procesos de ingreso, consultas,

reportes, adems nos servirn como referencia para los dems ficheros.
En el control de Productos aparecen los siguientes datos:

Cdigo del Producto
Detalle
Unidad de Medida
Desperdicio
Valor Mximo
Valor Mnimo
Costo Unitario
Cantidad Stock
Ganancia
Con todos estos datos realizaremos los procesos de ingreso, consultas,

reportes, adems nos servirn como referencia para los dems ficheros.
P.U.C.E.S.A.

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Punto de Venta
En el control de Instalaciones, tenemos:
Cdula o Ruc
Nmero de Instalacin
Factura
Direccin
Tiempo de Instalacin
Fecha
Nombres
Apellidos
Telfono
Instalacin Concluida
Con estos datos se podr llevar un control de las instalaciones hechas a
clientes, y se realizarn ingresos, consultas y reportes y se utilizarn en otros
ficheros.
En el control de abastecimiento, tenemos:

Nmero de Abastecimiento
Nmero de Factura
Fecha
Cdigo del Producto
Detalle
Cantidad
Costo
Total
Existencia
Con estos datos se llevar un control de los movimientos de los productos, se

podr ingresar, consultar, reportar y adems toman informacin de otros
ficheros
P.U.C.E.S.A.

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Punto de Venta
En el control de las Facturas

Nmero de Factura
Clientes
Fecha
Cantidad
Forma de Pago
Tipo (Factura o Nota Venta)
Ruc o Cdula
Direccin
Cdigo del Producto
Nombre del Producto
Existencia
Medida 1
Medida 2
Subtotal
Iva
Total a Pagar
Con estos datos se puede obtener consultas o reportes de los ingresos diarios
por ventas.
2.2.2 Definicin de Normativas

El desarrollo de los objetivos del nuevo sistema requiere conocer normas o
reglas de gestin que se utilizan en Impoiris para la realizacin de los procesos
de facturacin y control de inventarios.
La definicin de estas reglas ser la bese de procesos mecanizados,
correspondiendo las mismas a frmulas de clculo y utilizacin.
P.U.C.E.S.A.

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Punto de Venta
Existencia = Existencia + Cantidad.

Area = Largo * Ancho * Desperdicio.
Precio Unitario = (Area * Cantidad * Costo Unitario + Utilidad) + Iva.
Total = Cantidad * Precio Unitario.
Subtotal = Sumatoria (Total)
Iva = (Subtotal) % iva.
Total a Pagar = Subtotal + Iva.
2.2.3 Recursos Existentes

En esta etapa ponemos en conocimiento los recursos que Impoiris dispone, lo
que servir para determinar algunos cambios que pueden producirse o bien las
caractersticas de los recursos que requiere el Nuevo Sistema.
En nuestra aplicacin, Impoiris dispone de los siguientes recursos tales como:
Una computadora que actualmente posee la empresa la misma que se

encuentra en el departamento de Contabilidad y tiene las siguientes
caractersticas.
Monitor SVGA 14
24 Mb de RAM
Procesador 80486
Drive 3
P.U.C.E.S.A.

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Mouse de 2 botones
Una impresora que posee la empresa de modelo Epson Lx 300 de 80

columnas que se encuentra en el departamento de contabilidad para la
impresin de los informes.
Una computadora que se encuentra en la empresa en el rea de servicio

al cliente y ventas, con el objetivo de consultar precios y emitir tanto
Facturas como Notas de Venta con las siguientes caractersticas:
Modelo Clon
Monitor SVGA 14
16 Mb de RAM
Procesador Pentium
Drive 3
Mouse de 2 botones
Una impresora matricial que posee la empresa modelo Epson Lx 300 de 80

columnas ubicada al lado de la cajera, en donde se imprimen las Facturas o
Notas de Venta que se enviarn de la computadora de ventas.
Materiales y Suministros de Oficina
2.2.4 Necesidades y Limitaciones

Esta etapa es una previsin de las necesidades y limitaciones de Impoiris
cuando el nuevo sistema es operativo.
Para un correcto funcionamiento del nuevo sistema podemos manifestar que
Impoiris permiti la automatizacin de su sistema de manejo de facturacin e
P.U.C.E.S.A.

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inventarios, brindndonos todo tipo de informacin necesaria para su

desarrollo.
Se seal el requerimiento de otro computador y una impresora matricial en
caja para poder dar un mejor servicio tanto al usuario como al cliente.
Con respecto al personal que manejar el sistema, es preciso indicar que
deber recibir cursos de capacitacin y adiestramiento para el correcto uso del
programa.
2.3 Diseo del Nuevo Sistema
2.3.1 Diseo del Flujo de Informacin
A continuacin se detallan diagramas de contexto y de flujo con sus respectivos
niveles que se desarrollan sucesivamente.
P.U.C.E.S.A.

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2.3.2 Divisin en Subsistemas

La Divisin del Sistema en Subsistemas, nos permitir tener la ventaja de que
cualquier cambio dentro de Impoiris, solo afectar al Subsistema que incluya la
funcin dada.
Con ello no se ocasionarn retrasos en el diseo general del Sistema.
Al Definir los Subsistemas de forma independiente, los objetivos se consiguen
con mucha rapidez; es decir reduciremos el tiempo invertido en el desarrollo de
Subsistemas, por consiguiente, el tiempo de duracin en la elaboracin de
nuestro trabajo prctico.
En est etapa realizaremos una identificacin de los diferentes Subsistemas
que expondrn el nuevo sistema, en nuestro caso detallaremos los formularios
existentes dentro de nuestra aplicacin.
Clientes (frm_cliente) : En el que realiza un exhaustivo control y
seguimiento de los datos de todos y cada uno de los clientes que
pertenecen a Impoiris.
Productos (frm_producto) : En el que se realiza un exhaustivo control y
seguimiento de los datos de todos y cada uno de los productos que
expende Impoiris.
Abastecimiento (Frm_Abastecimiento) : En el que se actualiza el Stock
de los productos dentro de la Empresa.
Factura (FrmFactura) : En el que se registra las transacciones de venta de
productos, para emitir facturas o Notas de Ventas.
Instalacin (Frm_Instalacion) : En el que realiza un exhaustivo control y
seguimiento de los datos de todos y cada uno de las instalaciones que se
realiza por Impoiris.
P.U.C.E.S.A.

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2.3.3 Definicin de Procesos y Transacciones

En est actividad se determina el conjunto de procesos de cada uno de los
Subsistemas, detallando sus caractersticas y funciones
Ventas
Verificacin
Existencia de
Producto
Ingreso de Datos para

Creacin de Nuevo
Producto
Ingreso de Datos
Requeridos
Recuperacin de
Datos del Archivo
Almacenamiento
De Informacin
Despliegue
Informacin
Realizacin de
Consulta y
Almacenamiento
de
Informacin
Impresin
Vinculacin
Pantalla,
Impresora
P.U.C.E.S.A.

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Punto de Venta
/**************************************************
PROCESS: 4.1 Consultar- Precios
INPUT DATAFLOW:
Datos-Vidrio
Precios
OUTPUT DATAFLOW:
Reporte-Precios
**************************************************/
Descripcin:
CAPTAR Datos-Vidrio
USAR Precios
MIENTRAS no sea ultimo producto
SI es Vidrio ENTONCES
AUMENTAR a cada lado 0,05 metros de
desperdicio
SI NO
SI es espejo ENTONCES
AUMENTAR a cada lado 0.10 metros de
desperdicio
FIN SI
FIN SI
BUSCAR Codigo-Producto DE DatosVenta EN Precios
SI encontrado ENTONCES
Listar su precio en pantalla e indicar al
cliente
SI NO
" No existe ese producto"
FIN SI
FIN MIENTRAS
P.U.C.E.S.A.

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Punto de Venta
/**************************************************
PROCESS: 4.3 Emision- Reportes
INPUT DATAFLOW:
Inventario
OUTPUT DATAFLOW:
R.-Tipo-Vidrio
R.-Tipo-Vidrio
R.-Color
R.-Color
R.-Espesor
R.-Espesor
R.-Tres-Juntos
R.-Tres-Juntos
**************************************************/
Descripcin:
USAR Inventario
CAPTAR
Rango-fecha-Inicio y Rango-fecha-Fin
SELECCIONAR CASO:
CASO1:
MIENTRAS No sea Rango-Fecha-Fin
LISTAR Tipo de vidrio DE Inventario
IMPRIMIR Reporte-Tipo-Vidrio
CASO2:
LISTAR Vidrio por color DE Inventario
IMPRIMIR Reporte-Color
P.U.C.E.S.A.

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Punto de Venta
CASO3:
LISTAR vidrio por Espesor DE Inventario
IMPRIMIR Reporte-Espesor
CASO4:
LISTAR Tipo-vidrio-tres-juntos De Inventario
IMPRIMIR Reporte-Tres-Juntos
FIN CASO
/**************************************************
PROCESS: 1.3 Emitir- Reporte- Instalaciones
INPUT DATAFLOW:
Instalaciones
OUTPUT DATAFLOW:
Reporte-Instalaciones
Reporte-Instalaciones
**************************************************/
Descripcin:
USAR Instalaciones
BUSCAR Nombre-Cliente EN Instalaciones
IMPRIMIR Reporte-Instalacion (2 copias) DE
Instalaciones
SI NO
" No existe el Cliente"
FIN SI
FIN SI
P.U.C.E.S.A.

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Punto de Venta
/**************************************************
PROCESS: 2.1 Recibir- Productos
INPUT DATAFLOW:
Factura
OUTPUT DATAFLOW:
Inventario
**************************************************/
Descripcin:
CAPTAR Factura
USAR Inventario
MIENTRAS No sea ultimo producto
BUSCAR Codigo-Producto DE factura EN
Inventario
ACTUALIZAR Cantidad DE Factura *
Precio-Unitario DE Factura
EN Inventario
GUARDAR Cantidad, Precio-Unitario DE
Factura EN Inventario
SI NO
" Producto no existe"
FIN SI
FIN MIENTRAS
GUARDAR Numero-Factura, Numero-Oden-Compra,
Condiciones-Pago, Fecha-Vencimiento, Descuento, Precio-Total
DE Factura EN Inventario
/**************************************************
P.U.C.E.S.A.

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Punto de Venta
PROCESS: 1.1 Registrar- Instalacion

INPUT DATAFLOW:
Datos-Cliente
OUTPUT DATAFLOW:
Instalaciones
**************************************************/
Descripcin:
CAPTAR Datos-Cliente
USAR Instalaciones
GUARDAR Nombre-Cliente DE Datos-Cliente
Direccion DE Datos-Cliente
Telefono DE Datos-Cliente
Tiempo-Instalacion DE Datos-Cliente
Forma-Pago DE Datos-Cliente
Detalle-Producto DE Datos-Cliente
EN Instalaciones
/**************************************************
PROCESS: 3.1 Registrar- Venta
INPUT DATAFLOW:
Datos-Venta
OUTPUT DATAFLOW:
Nota-Venta
Nota-Venta
Nota-Venta
Factura
P.U.C.E.S.A.

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Punto de Venta
Factura
Factura
Precios
Ventas
Instalaciones
**************************************************/
Descripcion:
CAPTAR Datos-Venta
USAR Instalaciones, Precios, Inventario, Ventas
AUMENTAR a cada lado 0,05metros de
desperdicio
SI NO
desperdicio
FIN SI
FIN SI
BUSCAR Codigo-Producto DE DatosVenta EN Precios
cliente
SI NO
FIN SI
FIN MIENTRAS
SI Cliente quiere comprar ENTONCES
P.U.C.E.S.A.

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Punto de Venta
ESCRIBIR Fecha, Nombre, RUC o CI, Direccion,

Telefono EN Factura o Nota-Venta
GUARDAR
Numero-Factura
Numero-Nota-
venta,Forma-Pago, Anticipo,Saldo
Nombre, Direccion, telefono, RUC o CI DE DatosVenta EN Ventas
MIENTRAS no sea fin de Producto
BUSCAR Codigo-Producto DE Datos-Venta EN
precios
ESCRIBIR Cantidad EN Factura o Nota-Venta
CALCULAR Precio-Total= Cantidad POR
Valor-Unitario
GUARDAR Cantidad, Codigo-Producto EN
Inventario
FIN SI
FIN MIENTRAS
SI el cliente quiere factura ENTONCES
SUBTOTAL= Precio Total
CALCULAR 10% IVA= 10% de Subtotal
TOTAL-a-PAGAR= sUBTOTAL + 14% iva
Forma-Pago= Efectivo o Cheque
SINO
Total-A-Pagar= Subtotal+14% IVA
"Pero no desglozado los valores"
FIN SI
GUARDAR Total-A-Pagar EN Factura, Ventas
SI El cliente quiere con Instalacin
GUARDAR Datos-Venta EN Instalaciones
FIN SI
IMPRIMIR el documento con 2 copias mas
P.U.C.E.S.A.

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Punto de Venta
/**************************************************
PROCESS: 3.3 Reporte- Precios
INPUT DATAFLOW:
Datos-Vidrio
Precios
OUTPUT DATAFLOW:
Reporte-Precios
**************************************************/
Descripcin:
CAPTAR Datos-Vidrio
USAR Precios
AUMENTAR a cada lado 0,05metros de
desperdicio
SI NO
desperdicio
FIN SI
FIN SI
BUSCAR Codigo-Producto DE DatosVidrio EN Precios
cliente
SI NO
FIN SI
FIN MIENTRAS
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
2.3.4 Definicin de Salidas

Para la confeccin de lo que denominamos salidas de Informacin, es
necesario realizar todos los procesos existentes dentro de nuestro sistema,
para que de esta manera se pueda disponer de Informacin apta para ser
consultada, y puesta en conocimiento del usuario.
Todas las salidas que detallamos a continuacin se encuentran divididas segn
el tipo de modulo que estas refieren y pueden ser enviadas a pantalla,
impresora, y unidad de Disco.
INFORMES NOTAS DE VENTAS Y FACTURAS
Facturas Por Fecha (Inf_TodasFacturas) : Es un informe en el que se
debe ingresar un rango de fechas, para poder obtener toda la informacin
de las Facturas emitidas.
Nota de Venta Por Fecha (Inf_TodasFacturasNotasVentas) :
Es un
informe en el que se debe ingresar un rango de fechas, para poder obtener

toda la informacin de las Notas de Venta emitidas.
Facturas y Notas de Venta Por Fecha (Inf:TodasNotasVentas) : Es un
informe en el que se debe ingresar un rango de fechas, para poder obtener
toda la informacin de las Facturas y Notas de Venta emitidas.
INFORMES CLIENTES
Ventas Por Cliente (Inf_VentasPorCliente) : Es un informe en el que se
debe seleccionar el cliente y a continuacin despliega todas las
transacciones que a realizado.
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
INFORMES PRODUCTOS
Ventas Por Producto (Inf_VentasPorProducto) : Es un informe en el que
se debe seleccionar el producto y a continuacin despliega todos los
movimientos del mismo.
Utilidad Por Producto (Inf_ProductoUtilidad) : Es un informe en el que
despliega la lista de Productos con sus correspondientes Utilidades y
Utilidad Total.
Lista de Costos (Inf_ListaDeCostos) : Es un informe en el que se
despliega la lista de Productos con sus respectivos costos, existencias y el
total Invertido en mercaderia.
Lista de Precios de Venta (Inf_ListaPreciosVenta) : Es un informe en el
que se despliega la lista de precios que el departamento de ventas utiliza
para la atencin al cliente.
INFORMES INSTALACIONES
Instalaciones Pendientes (Inf_InstalacionesPendientes) : Es un informe
en el que se debe ingresar un rango de fechas, para obtener toda la
informacin de las Instalaciones Pendientes.
INFORMES ABASTECIMIENTOS
Todos los Abastecimientos (Inf_AbastecimientoRangoFechas) : Es un
informe general del movimiento de los ingresos de mercadera.
Abastecimientos por Fecha (Inf:AbastecimientoProFechas) : Despliega
en forma detallada en un rango de fecha los ingresos de mercadera.
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Abastecimiento por Producto (Inf_AbastecimientoProducto) : Es un

informe que despliega los ingresos del producto seleccionado en un rango
de fechas.
2.3.5 Estudio de los Controles
Proteger una Base de Datos
Microsoft Access ofrece dos mtodos tradicionales para proteger una base de
datos:
Habilitando una contrasea para abrir una base de datos o mediante seguridad
a nivel de usuario, que puede ser utilizada para limitar a qu parte de la base
de datos el usuario tiene acceso y puede cambiar. Adems de estos mtodos,
puede proteger el diseo de formularios e informes de la base de datos de
posibles modificaciones.
El mtodo ms simple es habilitar una contrasea para abrir la base de datos.

Una vez que se haya habilitado la contrasea, se mostrar un cuadro de
dilogo que pida la contrasea cada vez que se abra la base de datos. Est
mtodo es seguro, pero solo es aplicable para abrir una base de datos. Una
vez que se ha abierto una base de datos, todos los objetos estn disponibles
para el usuario a menos que se haya definido la seguridad a nivel de usuario.
Para una base de datos que este compartida entre un pequeo grupo de
usuarios o sobre un slo equipo, la habilitacin de una contrasea es todo lo
que se requiere.
Seguridad al Nivel de Usuario
El mtodo ms flexible y extendido de proteger una base de datos se llama
seguridad al nivel de usuario. Los usuarios son obligados a identificarse y
escribir una contrasea cuando inician Microsoft Access. Dentro del archivo de
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
informacin de grupo de trabajo, estn identificados como miembros de un

grupo.
Los permisos se conceden a los grupos y usuarios para regular cmo se les
permite trabajar con cada objeto en una base de datos.
Las tres razones principales para utilizar la seguridad al nivel de usuario son las
siguientes:
Proteger la propiedad intelectual de su cdigo
Impedir que los usuarios cambien o inutilicen inadvertidamente una

aplicacin cambiando cdigo de objetos de los que depende la aplicacin.
Proteger los datos sensibles de la base de datos.
Para nuestro sistema haremos uso de estos dos modos de seguridad de la

base de datos, de tal manera que solo personal autorizado por Impoiris pueda
hacer uso de la aplicacin en forma correcta.
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
2.3.6 Agrupacin de datos en ficheros

Clientes
Ruc o CI
Texto
11
Apellido
Texto
25
Nombre
Texto
25
Direccin
Texto
25
Ciudad
Texto
25
Telef
Texto
10
N Factura
Numrico
Entero
Cod Producto
Numrico
Entero
Medida 1
Numrico
Simple
Medida 2
Numrico
Simple
Cantidad
Numrico
Entero
PrecioVenta
Numrico
Simple
Totalitem
Numrico
Simple
N Factura
Numrico
Entero
Ruc o CI
Texto
11
Forma Pago
Texto
20
Fecha
Fecha/Hora
Tipo
Texto
TotalFactura
Numrico
Simple
Detalle Factura
Factura
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Instalacin
N Instalacin
Texto
NmeroFact
Numrico
Entero
Fecha
Fecha/Hora
Tiempo Instalacin Numrico

Entero
S/No
Producto
Cod Producto
Numrico
Entero
Detalle
Texto
20
Existencia
Numrico
Simple
Costo
Numrico
Simple
Unidad de Medida
Texto
20
Desperdicio
Numrico
Simple
Valor Mximo
Numrico
Entero
Valor Mnimo
Numrico
Entero
Ganancia
Numrico
Simple
Tipo
Texto
Nabastesimiento
Numrico
Entero
Cod Producto
Numrico
Entero
Cantidad
Numrico
Simple
Costo
Numrico
Simple
Totalitem
Numrico
Simple
Nabastesimiento
Numrico
Entero
NfacturaFairis
Numrico
Entero
Detalle Abastecimientos
Abastecimiento
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Detalle
Texto
Fecha
Fecha/Hora
TotalAbastecimiento
Numrico
50
Simple
2.3.7 Unidades Funcionales

Grfica de Conexin entre las tablas que intervienen en la venta de Productos
Grfica de Conexin entre las tablas que intervienen en el abastecimiento de

Productos
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Grfica de Conexin entre las tablas que intervienen en las Instalaciones
2.4 Repercusiones del Nuevo Sistema

2.4.1 Reorganizacin de los Servicios
Para un correcto funcionamiento del Nuevo Sistema a implantarse dentro de
Impoiris se ha precisado sealar que con respecto al personal que se
encargara de la explotacin del mismo, prioritariamente ser el mismo personal
administrativo quienes con un previo adiestramiento y capacitacin estarn en
ptimas condiciones para el manejo apropiado de este Software.
En caso de ser necesario, se realizar una contratacin de servicios a una
persona que no pertenezca a Impoiris para que preste su colaboracin en la
atencin y servicio.
2.4.2 Relaciones Existentes
La Relacin de Base de Datos constituye la Informacin que es almacenada
como una tabla en un Sistema de Gestin de la base de datos. Una relacin
hace coincidir los datos de los campos clave, que normalmente es un campo
con el mismo nombre en ambas tablas. En la mayora de los casos, estos
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un

Identificador nico para cada registro, y una clave externa de la otra tabla.
En nuestro sistema aparecen las siguientes relaciones entre las tablas que se
seala.
2.4.3 Problemtica de la Seguridad

Los problemas de Seguridad estn basados, principalmente en dos aspectos:
El primero consiste en no perder datos y el segundo en proteger la informacin.
Tanto en el estudio de entrada como en el control de Informacin es necesario
tomar precauciones con el objeto de que toda la informacin con la que se
trabaja se a la correcta, siendo este el objetivo principal de
los controles, en nuestro sistema para el estudio de entrada de Informacin, se
adoptan los formatos que se visualizan evitando que se ingresen datos en
forma errnea.
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Como ya indicamos anteriormente sobre las claves de acceso al sistema, se

realizarn los procesos arriba mencionados, y por la falta de seguridad de
Microsoft Access, se recomendara crear una contrasea de seguridad al
momento en el que la Computadora en la que est instalado el Sistema se
encienda, este proceso se realiza puesto que cualquier persona pueda borrar el
archivo .MDB con lo que causara una perdida total de la Informacin y la
Eliminacin total del Sistema.
2.4.4 Revisin de Requerimientos de Hardware y Software

La misin de esta fase es realizar la preparacin de los requerimientos de
Hardware y Software, que para nuestro caso como ya lo analizamos
anteriormente el Hardware a utilizarse ser el mismo que posee Impoiris, y con
respecto al Software se ve la necesidad de implementar Microsoft Access 97,
con la finalidad de que se pueda instalar nuestro sistema y de esta manera dar
el uso del mismo para el cual ha sido diseado.
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Captulo 3.
Anlisis Orgnico
3.1 Planificacin
En esta etapa cumpliremos un detallado estudio de los siguientes
puntos:
Justificacin del Lenguaje de Programacin
Asignacin de Cdigos
Descripcin Orgnica de Ficheros
Cuadernos de Carga
Listado del Sistema
Diseos a pantalla
Diseos de Informes
Diagrama de Gantt para la Planificacin Orgnico
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
3.2 Justificacin del Lenguaje de Programacin

Para la realizacin de nuestro trabajo prctico se ha elegido:
Welian Lcase (WLC)
Dentro de las clases de Herramientas Case hemos utilizado WLC por ser
especfica para el anlisis y diseo.
Por que nos permiti desarrollar un modelo del sistema que se iba a
construir.
Pudimos hacer una evaluacin de la validez y consistencia de este

modelo.
Nos proporcion un grado de confianza en la representacin del anlisis

y nos ayudo a eliminar errores con anticipacin.
Es una herramienta muy eficaz para el diseo y desarrollo de interfaces.
Permite identificar la magnitud de problemas a resolver en la Institucin.
Sirve para Identificar el nivel estratgico que deben tener los sistemas.
Logic Words Erwin ( ERX 3.5)
Al ser una herramienta para manipular datos, la utilizamos en:
Nos permiti realizar los diagramas lgicos y fsicos de la estructura de la

empresa
Nos ayud grficamente en el conocimiento del desempeo de cada uno

de los departamentos de Impoiris
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Es una herramienta muy eficaz en la generacin de base de datos luego de

haber realizado todos los diagramas y relaciones necesarios.
Permite realizar las relaciones entre todas las entidades de que conforman
el sistema, identificando muy claramente sus conexiones y funcionamiento.
Help Scriblle
Siendo Help Scriblle una herramienta para crear ayudas, la utilizamos en:
Pudimos crear ventanas de ayuda de todo el funcionamiento del sistema
Es una gran herramienta para el usuario del sistema, ya que al presentarse

una duda o problema, ser fcil encontrar la respuesta.
Por su forma grfica es muy sencilla de entender y de ocupar.
Fue fcil de conectarla con el sistema que realizamos pudiendo unir los dos
programas.
Microsoft Access V97

Dentro de los manipuladores de Bases de Datos a MICROSOFT ACCESS V97
para Windows por las siguientes caractersticas:
Es una potente herramienta de gestin de datos que se utiliza para ordenar,

organizar o presentar la informacin que sea requerida.
Presenta grandes facilidades de trabajo que permiten al programador

utilizar la versatilidad de herramientas de programacin visual y de alta
tecnologa de vinculacin incrustacin de objetos.
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Presenta mucha potencia y rapidez debido a que sus instrucciones reducen

el nmero de lneas de programacin, a diferencia de la programacin
estructurada donde no hay optimizacin de tiempo tanto para el
programador como para el usuario. Adems un manejo dinmico de
registros.
Basndose en una correcta normalizacin de las tablas, se facilita

formularios, informes y macros.
El desarrollo del sistema permitir ampliar nuestros conocimientos para en

lo posterior en el campo profesional.
3.3 Asignacin de Cdigos a Programas Principales
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Descripcin.
1. Men General
1.1.
Men Modulos
1.1.1. Men Clientes

1.1.1.1.
Clientes
1.1.1.2.
Informe Ventas Por Cliente
1.1.2. Men Productos

1.1.2.1.
Productos
1.1.2.2.
Informe Productos
1.1.2.2.1. Informe Ventas Por Producto

1.1.2.2.2. Lista de Costos
1.1.2.2.3. Utilidad por Producto
1.1.2.2.4. Lista Precios de Venta
1.1.3. Men Facturas
1.1.3.1.
Crear Factura
1.1.3.2.
Informe Facturas y Notas de Venta
1.1.3.2.1. Informe Facturas

1.1.3.2.2. Informe Notas de Venta Y Facturas
1.1.3.2.3. Informe Notas de Venta
1.1.4. Men Abastecimiento
1.1.4.1. Abastecimiento
1.1.4.2. Informe Abastecimiento
1.1.4.2.1. Informe Todos los Abastecimientos
1.1.4.2.2. Informe de Abastecimientos
1.1.4.2.3. Informe Abastecimientos Por Productos
1.1.5. Men Instalacin
1.1.5.1. Instalacin
1.1.5.2. informe instalaciones Pendientes
1.2. Men Informes
1.2.1. Informe Clientes
1.2.2. Informe Productos
1.2.3. Informe Nota de Venta Y Factura
1.2.4. Informe Abastecimiento
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
1.2.5. Informe Instalacin

3.6 Listados del Sistema
C:\WINDOWS\ESCRIT~1\TESIS\SISTEMA\impoiris.mdb
Tabla: Abastecimiento
Propiedades
ActivarOrden:
Fecha de creacin:
ltima actualizacin:
Falso
21/04/01 06:22:15 p.m.
25/06/01 10:39:56 a.m.
Def. actualizable:
RecordCount:
Verdadero
2
Columnas
Nombre
Tipo
NAbastecimiento
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Lugares decimales:
Orden de combinacin:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Valor predeterminado:
Nmero (largo)
Falso
Tamao fijo
NAbastesimiento
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
Automtico
General
1
Falso
Abastesimiento
0
NFacturaFairis
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Nmero (entero)
Falso
Tamao fijo
NFacturaFairis
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
Automtico
General
2
Falso
Abastesimiento
0
detalle
Texto
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Falso
Longitud variable
detalle
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
General
3
Falso
Abastesimiento
"FAIRIS"
AllowZeroLength:
Atributos:
Falso
Tamao fijo
Fecha
P.U.C.E.S.A.
Fecha/Hora
Tamao
50

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Tabla: Abastesimiento
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
Formato:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
TotalAbastesimiento
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Lunes, 02 de Julio de 2001

Pgina: 2
Fecha
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Fecha corta
General
4
Falso
Abastesimiento
Date()
Nmero (simple)
Falso
Tamao fijo
TotalAbastesimiento
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
2
General
5
Falso
Abastesimiento
0
Relaciones
AbastesimientoDetalle de Abastesimiento
Abastesimiento
NAbastesimiento
Atributos:
Atributos:
Detalle de
1
NAbastesimiento
Exigir
Uno a varios
ndices de tabla
Nombre
PrimaryKey
Agrupado:
Cuenta distinta:
Extranjero:
Ignorar Nulos:
Nombre:
Principal:
Required:
nica:
Campos:
Permisos de usuario
P.U.C.E.S.A.
Nmero de campos
1
Falso
3
Falso
Falso
PrimaryKey
Verdadero
Verdadero
Verdadero
NAbastesimiento, Ascendente

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Tabla: Abastesimiento
admin
Permisos de grupo
Admins
Users
Tabla: Cliente
Propiedades
ActivarOrden:
Fecha de creacin:
ltima actualizacin:
Falso
01/02/00 09:51:50 a.m.
25/06/01 10:39:46 a.m.
Def. actualizable:
RecordCount:
Verdadero
2
Columnas
Nombre
Tipo
Ruc o CI
Texto
11
Texto
25
Texto
25
Texto
25
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Falso
Longitud variable
Ruc o CI
Falso
1
Predeterminado
Cuadro de texto
General
1
Verdadero
Cliente
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Falso
Longitud variable
Apellido
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
General
2
Falso
Cliente
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Falso
Longitud variable
Nombre
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
General
3
Falso
Cliente
Apellido
Nombre
Razon Social
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
P.U.C.E.S.A.
Falso
Longitud variable
Razon Social
Tamao

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
Tabla: Cliente
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
General
4
Falso
Cliente
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Falso
Longitud variable
Direccin
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
General
5
Falso
Cliente
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Falso
Longitud variable
Ciudad
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
General
6
Falso
Cliente
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Falso
Longitud variable
Telef
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
General
7
Falso
Cliente
Direccin
Ciudad
Telef
Texto
25
Texto
25
Texto
10
Relaciones
ClienteFactura
Cliente
Ruc o CI
Atributos:
Atributos:
ndices de tabla
P.U.C.E.S.A.
Factura
1
Ruc o CI
Exigir
Uno a varios

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Tabla: Cliente
Nombre
Nmero de campos
PrimaryKey
Agrupado:
Cuenta distinta:
Extranjero:
Ignorar Nulos:
Nombre:
Principal:
Required:
nica:
Campos:
1
Falso
6
Falso
Falso
PrimaryKey
Verdadero
Verdadero
Verdadero
Ruc o CI, Ascendente
Permisos de usuario
admin
Permisos de grupo
Admins
Users
Tabla: Detalle de Abastesimiento
Propiedades
ActivarOrden:
Fecha de creacin:
ltima actualizacin:
Falso
24/04/01 08:42:11 p.m.
25/06/01 10:40:00 a.m.
Def. actualizable:
RecordCount:
Verdadero
3
Columnas
Nombre
Tipo
NAbastesimiento
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Nmero (largo)
Falso
Tamao fijo
NAbastesimiento
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
Automtico
General
1
Falso
Detalle de Abastesimiento
0
Cod Producto
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Nmero (largo)
Falso
Tamao fijo
Cod Producto
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
Automtico
General
2
Falso
P.U.C.E.S.A.
Tamao
4

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
0
Nmero (simple)
Falso
Tamao fijo
Cantidad
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
2
General
3
Falso
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Nmero (simple)
AllowZeroLength:
Atributos:
Falso
Tamao fijo
Cantidad
Costo
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Costo
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
2
General
4
Falso
0
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Nmero (simple)
Falso
Tamao fijo
totalitem
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
2
General
5
Falso
0
totalitem
Relaciones
Abastesimiento
NAbastesimiento
Atributos:
Atributos:
Detalle de
1
NAbastesimiento
Exigir
Uno a varios
ProductoDetalle de Abastesimiento
Producto
Cod Producto
Atributos:
Atributos:
P.U.C.E.S.A.
Detalle de
1
Cod Producto
Exigir
Uno a varios

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
ndices de tabla
Nombre
Nmero de campos
1
Agrupado:
Falso
Cuenta distinta:
3
Extranjero:
Verdadero
Ignorar Nulos:
Nombre:
Principal:
Required:
nica:
Campos:
Agrupado:
Cuenta distinta:
Extranjero:
Ignorar Nulos:
Nombre:
Principal:
Required:
nica:
Campos:
Falso
Falso
Falso
Falso
NAbastesimiento, Ascendente
1
Falso
3
Verdadero
Falso
Falso
Falso
Falso
Cod Producto, Ascendente
Permisos de usuario
admin
Permisos de grupo
Admins
Users
Tabla: Detalle de Factura
Propiedades
ActivarOrden:
Fecha de creacin:
ltima actualizacin:
Falso
01/02/00 09:58:09 a.m.
25/06/01 12:43:05 p.m.
Def. actualizable:
RecordCount:
Verdadero
2
Columnas
Nombre
Tipo
N Factura
Nmero (largo)
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
P.U.C.E.S.A.
Falso
Tamao fijo
N Factura
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
Automtico
General
1
Verdadero
Tamao
4

Ana Lorena Aguirre.
Tabla de origen:
Cod Producto
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:

Punto de Venta
Detalle de Factura
0
Nmero (largo)
Nmero (simple)
Nmero (simple)
Nmero (entero)
Nmero (simple)
Falso
Tamao fijo
Cod Producto
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
Automtico
General
2
Falso
Detalle de Factura
0
Medida1
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Falso
Tamao fijo
Medida1
Falso
Predeterminado
1455
Cuadro de texto
2
General
3
Falso
Detalle de Factura
0
AllowZeroLength:
Falso
Medida2
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Tamao fijo
Medida2
Falso
Predeterminado
1455
Cuadro de texto
2
General
4
Falso
Detalle de Factura
0
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Falso
Tamao fijo
Cantidad
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
Automtico
General
5
Falso
Detalle de Factura
Cantidad
PrecioVenta
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
P.U.C.E.S.A.
Falso
Tamao fijo
PrecioVenta
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
2
General
6
Falso
Detalle de Factura
0
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Falso
Tamao fijo
totalitem
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
2
General
7
Falso
Detalle de Factura
0
totalitem
Nmero (simple)
Relaciones
FacturaDetalle de Factura
Factura
N Factura
Atributos:
Atributos:
Detalle de Factura
1
N Factura
Exigir
Uno a varios
ProductoDetalle de Factura
Producto
Cod Producto
Atributos:
Atributos:
Detalle de Factura
1
Cod Producto
Exigir
Uno a varios
ndices de tabla
Nombre
Agrupado:
Cuenta distinta:
Extranjero:
Ignorar Nulos:
Nombre:
Principal:
Required:
nica:
Campos:
Agrupado:
Cuenta distinta:
Extranjero:
Ignorar Nulos:
Nombre:
Principal:
Required:
nica:
P.U.C.E.S.A.
Nmero de campos
1
Falso
2
Verdadero
Falso
Falso
Falso
Falso
N Factura, Ascendente
1
Falso
4
Verdadero
Falso
Falso
Falso
Falso

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Campos:
Permisos de usuario
admin
Permisos de grupo
Admins
Users
Tabla: Factura
Propiedades
ActivarOrden:
Fecha de creacin:
ltima actualizacin:
Falso
01/02/00 09:58:17 a.m.
25/06/01 12:44:11 p.m.
Def. actualizable:
RecordCount:
Verdadero
1
Columnas
Nombre
Tipo
N Factura
Nmero (largo)
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Falso
Tamao fijo
N Factura
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
Automtico
General
1
Verdadero
Factura
0
Texto
Falso
Longitud variable
Tipo
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
General
2
"N" Or "F"
Falso
Factura
Nota de Venta o Factura
"N"
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Posicin ordinal:
Regla de validacin:
Required:
Tabla de origen:
Texto de validacin:
Texto
11
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
Falso
Longitud variable
Ruc o CI
Tipo
Ruc o CI
P.U.C.E.S.A.
Tamao

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
General
3
Falso
Factura
AllowZeroLength:
Atributos:
Falso
Tamao fijo
Fecha
Fecha/Hora
Tabla: Factura
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Fecha
Falso
Predeterminado
Predeterminado
General
4
Falso
Factura
Forma Pago
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Falso
Longitud variable
Forma Pago
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
General
5
Falso
Factura
"Contado"
Texto
TotalFactura
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Falso
Tamao fijo
TotalFactura
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
2
General
6
Falso
Factura
0
SRI
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Relaciones
P.U.C.E.S.A.
Falso
Tamao fijo
SRI
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
Automtico
General
7
Falso
Factura
0
20
Nmero (simple)
Nmero (largo)

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Tabla: Factura
ClienteFactura
Cliente
Ruc o CI
Factura
Ruc o CI
Atributos:
Atributos:
Exigir
Uno a varios
Factura
N Factura
Detalle de Factura
N Factura
Atributos:
Atributos:
Exigir
Uno a varios
FacturaInstalacin
Factura
N Factura
Atributos:
Atributos:
Instalacin
NumeroFact
Exigir
Uno a varios
ndices de tabla
Nombre
ClienteFactura
Agrupado:
Cuenta distinta:
Extranjero:
Ignorar Nulos:
Nombre:
Principal:
Required:
nica:
Campos:
PrimaryKey
Agrupado:
Cuenta distinta:
Extranjero:
Ignorar Nulos:
Nombre:
Principal:
Required:
nica:
Campos:
Nmero de campos
1
Falso
3
Verdadero
Falso
ClienteFactura
Falso
Falso
Falso
Ruc o CI, Ascendente
1
Falso
2
Falso
Falso
PrimaryKey
Verdadero
Verdadero
Verdadero
N Factura, Ascendente
Tabla: Factura
Permisos de usuario
Admin
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Permisos de grupo
Admins
Users
Tabla: Instalacin
Propiedades
ActivarOrden:
Fecha de creacin:
ltima actualizacin:
Falso
01/02/00 09:58:15 a.m.
25/06/01 12:42:59 p.m.
Def. actualizable:
RecordCount:
Verdadero
1
Columnas
Nombre
Tipo
N Instalacin
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Nmero (largo)
Falso
Tamao fijo
N Instalacin
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
Automtico
General
1
Falso
Instalacin
0
NumeroFact
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Nmero (largo)
Falso
Tamao fijo
NumeroFact
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
Automtico
General
2
Falso
Instalacin
0
Fecha/Hora
Nmero (entero)
fecha
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Tiempo Instalacin
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
P.U.C.E.S.A.
Tamao
Falso
Tamao fijo
fecha
Falso
Predeterminado
Predeterminado
General
3
Falso
Instalacin
Falso
Tamao fijo
Tiempo Instalacin
Falso

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Tabla: Instalacin
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Formato:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Predeterminado
1545
Cuadro de texto
Automtico
General
4
Falso
Instalacin
0
S/No
Falso
Tamao fijo
Falso
Predeterminado
1470
106
S/No
General
5
Falso
Instalacin
Relaciones
FacturaInstalacin
Factura
N Factura
Atributos:
Atributos:
Instalacin
1
NumeroFact
Exigir
Uno a varios
ndices de tabla
Nombre
FacturaInstalacin
Agrupado:
Cuenta distinta:
Extranjero:
Ignorar Nulos:
Nombre:
Principal:
Required:
nica:
Campos:
PrimaryKey
Agrupado:
Cuenta distinta:
Extranjero:
Ignorar Nulos:
Nombre:
P.U.C.E.S.A.
Nmero de campos
1
Falso
1
Verdadero
Falso
FacturaInstalacin
Falso
Falso
Falso
NumeroFact, Ascendente
1
Falso
1
Falso
Falso
PrimaryKey

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Tabla: Instalacin
Principal:
Required:
nica:
Campos:
Verdadero
Verdadero
Verdadero
N Instalacin, Ascendente
Permisos de usuario
admin
Permisos de grupo
Admins
Users
Tabla: Producto
Propiedades
ActivarOrden:
Fecha de creacin:
ltima actualizacin:
Falso
01/02/00 09:51:49 a.m.
25/06/00 11:49:45 a.m.
Def. actualizable:
RecordCount:
Verdadero
3
Columnas
Nombre
Tipo
Cod Producto
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Nmero (largo)
Texto
Existencia
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
P.U.C.E.S.A.
Falso
Tamao fijo
Cod Producto
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
Automtico
General
1
Falso
Producto
0
Detalle
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Tamao
20
Falso
Longitud variable
Detalle
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
General
2
Falso
Producto
Nmero (simple)
Falso
Tamao fijo
Existencia
Falso
Predeterminado
Predeterminado

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
DisplayControl:
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Cuadro de texto
2
General
3
Falso
Producto
0
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
Falso
Tamao fijo
Costo
Costo
Nmero (simple)
Tabla: Producto
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Formato:
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
Estndar
2
General
4
Falso
Producto
0
Unidad de Medida
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Falso
Longitud variable
Unidad de Medida
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
General
5
Falso
Producto
Desperdicio
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Falso
Tamao fijo
Desperdicio
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
3
General
6
Falso
Producto
0.05
Valor Mximo
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Falso
Tamao fijo
Valor Mximo
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
0
General
7
Falso
Producto
Valor Minimo
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
Falso
Tamao fijo
Valor Minimo
P.U.C.E.S.A.
Texto
20
Nmero (simple)
Nmero (entero)
Nmero (entero)

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
ColumnHidden:
Falso
Tabla: Producto
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
0
General
8
Falso
Producto
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Lugares decimales:
Posicin ordinal:
Required:
Tabla de origen:
Falso
Tamao fijo
Ganancia
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
3
General
9
Falso
Producto
AllowZeroLength:
Atributos:
Campo de origen:
ColumnHidden:
ColumnOrder:
ColumnWidth:
DisplayControl:
Posicin ordinal:
Regla de validacin:
Required:
Tabla de origen:
Texto de validacin:
Texto
Falso
Longitud variable
tipo
Falso
Predeterminado
Predeterminado
Cuadro de texto
General
10
"V" Or "E"
Falso
Producto
Solo Vidrio o Espejo
"V"
Ganancia
Nmero (simple)
tipo
Relaciones
Producto
Cod Producto
Atributos:
Atributos:
Detalle de
1
Cod Producto
Exigir
Uno a varios
Tabla: Producto
Producto
Cod Producto
Atributos:
Atributos:
ndices de tabla
P.U.C.E.S.A.
Detalle de Factura
1
Cod Producto
Exigir
Uno a varios

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Nombre
PrimaryKey
Agrupado:
Cuenta distinta:
Extranjero:
Ignorar Nulos:
Nombre:
Principal:
Required:
nica:
Campos:
Permisos de usuario
admin
Permisos de grupo
Admins
Users
P.U.C.E.S.A.

Punto de Venta
Nmero de campos
1
Falso
7
Falso
Falso
PrimaryKey
Verdadero
Verdadero
Verdadero

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3.7 Diseos de Pantallas
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Punto de Venta

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3.8 Diseos de Informes
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Punto de Venta
Capitulo 4.
Manuales Tcnico y del Usuario
4.1 Manual Tcnico

Detalle acerca del funcionamiento del Sistema
El siguiente Manual Tcnico esta destinado a dar una correcta orientacin a
todas las personas que se interesen por el uso y manejo de este sistema,
principalmente a los usuarios de IMPOIRIS que utilizarn este sistema.
Para el desarrollo del Sistema de Facturacin y control de Inventarios para
IMPOIRIS Punto de Venta se eligi a Microsoft Access 97 para Windows 95,
como un sistema de gestin de Bases de Datos (SGBD), ya que proporciona
un control completo sobre la definicin, manipulacin y control de datos que se
necesita para gestionar grandes cantidades de los mismos.
El sistema tambin proporciona algunas caractersticas sofisticadas que
permiten catalogar y gestionar informacin en muchas tablas de forma sencilla.
Entre las facilidades que brinda tanto al programador como al usuario tenemos:
La creacin de objetos personalizados.
Facilidad en la creacin de Tablas, Consultas, Formularios, Informes

y Macros.
La personalizacin, ejecucin y manejo de las mismas.
La variedad de iconos que presenta este lenguaje.
La creacin de un ambiente de trabajo de fcil manipulacin.
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Punto de Venta
Configuracin del Sistema

Para ejecutar nuestro Sistema utilizaremos los equipos que IMPOIRIS posee y
son los siguientes:
Monitor SVGA 14
24 Mb de RAM
Procesador 80486
Drive 3
Mouse de 2 botones
Modelo Clon
Monitor SVGA 14
16 Mb de RAM
Procesador Pentium
Drive 3
Mouse de 2 botones
Dos impresoras matriciales que posee la empresa modelo Epson Lx 300 de 80

columnas.
Y con respecto al Software:
Windows 95
Microsoft Access 97 ( Access Word)
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Punto de Venta
Acerca del Lenguaje de Programacin

Asistentes para el manejo de Bases de Datos
Se puede utilizar el asistente para manejo de
bases de datos para crear
cualquiera de las plantillas de aplicaciones de Bases de Datos incluidas en

Access sin necesidad de tener ningn tipo de conocimiento sobre el software
de diseo de bases de datos.
En s es una herramienta que facilita la creacin de una base de datos al
responder previamente a algunas preguntas en funcin de las cuales se
crearn los objetos de la base de datos.
Bases de Datos
Una base de datos es un conjunto de informacin relacionada con un asunto o

con una finalidad. Se puede administrar toda la informacin desde un nico
archivo de base de datos.
Dentro de este archivo, se dividen los datos en contenedores
de
almacenamiento separados denominados tablas; estos se pueden ver, agregar

y actualizarlos en las tablas mediante formularios en lnea; buscando y
recuperando solamente los datos que necesite mediante consultas, y analizar o
imprimir los mismos con el esquema deseado mediante informes.
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Punto de Venta
Objetos Principales de Access y sus Relaciones
Ejecutar Llamar
Definir Formularios ,Informes,

Consultas y Tablas
Activar
Activar
Mdulo
Funciones o
Subrutina
Ejecutar
Macros
Abrir/Filtra
Imprimir/Ver/Dar Formato
Activar
Activar
Formularios
Consultas
Ejecutar
Informes
Formularios
Tablas
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Relaciones
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Tablas
Una tabla constituye un objeto que se lo define y utiliza para almacenar los
datos. Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular. Las
tablas contienen campos que almacenan los diferentes tipos de datos y
registros que recogen toda la informacin sobre una instancia determinada.
Para cada tema se debe utilizar una tabla distinta para evitar la duplicacin de
datos.
En la vista hoja de datos de una tabla, puede agregar, modificar o ver los datos
de la misma. Tambin puede revisar la ortografa de los datos de la tabla,
imprimirlos, ordenar o filtrar registros, cambiar la apariencia de la hoja de datos
o cambiar la estructura de la tabla agregando o eliminando columnas.
Nombres de las Tablas
Abastecimiento
Cliente
Detalle de Abastecimiento
Nombres de las Tablas
Detalle de Factura
Factura
Instalacin
Producto
Consultas
Constituye un objeto que proporciona la visin personal de los datos a partir de
una o ms tablas. En Microsoft Access podemos crear las consultas usando
facilidad grfica o escribiendo las sentencias en SQL.
Formulario
Objeto diseado principalmente para la introduccin y visualizacin de los
datos o el control de la ejecucin de la aplicacin. Podemos utilizar formularios
para personalizar la presentacin de los datos de las que se extraen de las
consultas o tablas. Se puede disear una formulario para ejecutar una macro o
procedimiento en Visual Basic.
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Punto de Venta
Un formulario es un documento con reas vacas en las que puede reunir y

organizar informacin, existe la posibilidad de cambiar el tipo de control sin
tener que volver a definirlo.
Nombre de los Formularios
Frm_Abastesimiento
Frm_AbastesimientosPorProducto
Frm_cliente
Frm_Detalle de Abastesimiento
Frm_facturasFechas
Frm_facturasNotasVentaFechas
Frm_Infcliente
Frm_InfomesAbastesimientos
Frm_Informes
Frm_InformesFactyNotas
Frm_InformesProductos
Frm_Instalacin
Frm_InstalacionesPendientes
Nombre de los Formularios
Frm_Menu
Frm_MenuAbastecimientos
Frm_MenuClientes
Frm_MenuFacturas
Frm_MenuInstalaciones
Frm_MenuProductos
Frm_Modulos
Frm_NotasVentaFechas
Frm_producto
Frm_TodosAbastsimientosRangoFecha
Frm_Factura
Frm_MovimientosFactura
Por fechas
Informe
Objeto diseado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos
seleccionados.
Un informe puede ser visualizado en pantalla antes de que este sea impreso, la
mayor parte de la informacin de un informe proviene de una tabla, consulta o
instruccin SQL que es el origen de los datos del informe.
Nombre del Informe
Factura
Inf_AbastesimientoRangoFechas
Inf_Abastesimiento
Inf_AbastesimientoPorFechas
Inf_AbastesimientoProducto
Inf_Cliente
Inf_Instalacion
Inf_InstalacionesPendientes
Inf_ListaDeCostos
P.U.C.E.S.A.
Nombre del Informe
Inf_ListaPreciosVenta
Inf_Producto
Inf_Productoant
Inf_ProductoUtilidad
Inf_TodasFacturas
Inf_TodasFacturasNotasVenta
Inf_TodasNotasVenta
Inf_VentaPorProducto
Inf_VentasPorCliente
Inf_NotasVenta

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Punto de Venta
Macro
Este objeto define de forma estructurada la accin o acciones que el usuario
desea que Access realice en respuesta a un evento determinado. En las
macros se pueden incluir condiciones sencillas para especificar cuando
deberan ser llevadas a cabo las acciones de la macro o cuando deberan ser
omitidas. Se utiliza tambin las macros para abrir tablas o imprimir y visualizar
informes.
Mdulos
Objeto que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando
VBA, los mdulos proporcionan un flujo de acciones ms directo y nos permite
capturar errores. Los mdulos pueden ser objetos independientes que
contienen funciones que pueden ser llamadas desde cualquier parte de su
aplicacin, o pueden estar directamente asociados con formularios o informes
para responder a los eventos asociados a estos.
Clave Principal
Constituye uno o ms campos que tienen un valor nico para cada registro, y
uno o ms ndices en cada tabla para facilitar la recuperacin de los datos. La
clave principal de una tabla se usa para hacer referencia de los registros de la
misma con otras tablas.
Subformulario
Es una buena forma de mostrar datos relacionados del lado Varios de una
relacin de uno a varios. Se utiliza un subformulario para incrustar otro
formulario en el actual, manteniendo un enlace en forma automtica.
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Punto de Venta
Etiqueta
Es una herramienta para crear controles que contengan controles fijos en un
formulario o informe. Por omisin la mayor parte de los controles poseen un
control de etiqueta asociado a los mismos. Las etiquetas tambin se las utiliza
para colocar instrucciones en el formulario.
Cuadro de texto
Esta herramienta sirve para visualizar campos de texto que contengan
nmeros, fechas, horas y memo en el formulario o informe. Adems se utiliza
para el clculo de valores utilizando expresiones.
Cuadro Combinado
Se utiliza esta herramienta para crear un cuadro combinado que contenga una
lista de posibles valores para el control y un cuadro de texto que pueda ser
editado.
Grupo de Opciones
Sirve para crear un grupo de opciones que contengan uno o ms botones de
alternar, botones de opciones o casillas de verificacin en un grupo, solo uno
de ellos podr estar seleccionado en un momento dado, y el valor asignado a
ese botn o casilla seleccionada se convertir en el valor del grupo de
opciones.
P.U.C.E.S.A.

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Punto de Venta
Casilla de Verificacin
Esta herramienta se utiliza para crear un control de casilla de verificacin que
contenga un valor Activado / Desactivado, Verdadero / Falso o S / No. Cuando
hace clic en una casilla de verificacin, su valor pasa a ser 1 ( para
representar Activado, Verdadero, Si) y aparecer una X en el interior de la
casilla. Haga clic nuevamente en la casilla y su valor pasar a ser 0 ( para
representar Desactivado, Falso, No.)
Botn de Opcin
Se utiliza este botn para crear un control que contenga un valor Activado /
Desactivado, Verdadero / Falso, o Si / No. Cuando hace clic en el botn de
opcin, su valor pasa a ser -1 ( para representar Activado, Verdadero, Si) y
aparecer un crculo negro en el interior del botn. Haga clic nuevamente en el
botn y su valor pasar a ser 0 ( para representar Desactivado, Falso, No ).
Botn de Comando
Activa una macro o un procedimiento en VBA. Un botn de comando se utiliza
en un formulario para iniciar una accin o un conjunto de acciones. Por
ejemplo, puede crear un botn de comando que abra otro formulario. Para
hacer que un botn de comando haga algo, se escribe una macro o
procedimiento de evento y se adjunta a la propiedad Al Hacer Clic ( On Click)
del botn.
Objeto OLE
Sirve para visualizar la mayor parte de las imgenes o grficos directamente en
el formulario.
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Campos y Propiedades
Access soporta ocho tipos de datos diferentes, cada uno con un propsito
especial que cumplir, al igual que las propiedades especficas caractersticas:
Tipo de Datos
Uso
Tamao
Texto
Datos Alfanumricos
Memo
Alfanumricos;
Hasta 255 bytes
frases
y Hasta 64000 bytes
prrafos
Numrico
Datos Numricos
1,2,4,8 bytes
Fecha/ Hora
Fechas y Horas
8 bytes
Moneda
Cantidades monetarias
8 bytes
Autonumrico
Valor nico generado por 4 bytes

Access
SI / No
Datos booleanos
Objeto OLE
Imgenes, grficos u otros Hasta 1 GB

objetos
OLE
de
1 byte
otras
aplicaciones Windows
Propiedades
Tamao del Campo
Permite especificar la longitud de los tipos de Datos Texto y Numrico. El tipo
Texto puede contener de 0 a 255 caracteres de longitud, con una longitud de
50 caracteres. Para el tipo de datos Numrico, los tamaos pueden ser:
P.U.C.E.S.A.

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Punto de Venta
Byte
Entero de un solo byte que contiene valores comprendidos entre 0 y 255
Entero
Entero de 2 bytes que contiene valores comprendidos entre 32.768 y +
32.767.
Entero Largo
Entero de 4 bytes que contiene valores comprendidos entre 2.147.483.648
y + 2.147.483.647
Simple
Nmero en coma flotante de 4 bytes.
Doble
Nmero en coma flotante de 8 bytes
Formato
Permite controlar la forma de visualizacin o impresin de los datos. Para los
tipos de datos texto y Memo, podemos especificar un formato personal que
controle la forma en que Access visualiza los datos.
Para los tipos de datos Numrico, Moneda y Autonumrico, las opciones de
formato son:
Numrico general
Es el valor predeterminado ( sin puntos ni smbolos de moneda, los lugares
decimales mostrados dependen de la precisin de los datos)
P.U.C.E.S.A.

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Punto de Venta
Moneda
Smbolos de moneda y dos lugares decimales.
Fijo
Al menos un dgito y dos lugares decimales.
Estndar
Dos lugares decimales y separacin de millares con puntos.
Porcentaje
Multiplica el valor por 100, presenta dos lugares decimales y aade el signo de
porcentaje.
Cientfico
Presenta los nmeros en notacin cientfica.
Para el tipo de datos Fecha/ Hora, las opciones de formato son:
Fecha General
Visualiza la fecha por nmeros separados por el carcter separador de fecha.
En cuanto a la hora se visualiza como horas y minutos separados por el
carcter separador de hora ( : ) seguido por un indicador AM / PM.
Fecha Larga
Visualiza la fecha de acuerdo con el formato de fecha larga de la seccin
configuracin regional del panel de control de Windows.
Fecha Mediana
Visualiza la fecha como dd-mm-aa
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Fecha Corta
Visualiza los datos de fecha de acuerdo con el formato de fecha corta de la
seccin configuracin regional del panel de control de Windows.
Para el tipo de datos SI / NO, las opciones son las siguientes:
Si / No
Visualiza 0 como No y el valor de 1 como Si.
Verdadero / Falso
Visualiza 0 como falso y el valor de 1 como verdadero.
Activado / Desactivado
Visualiza 0 como Desactivado y 1 como Activado.
Limitaciones de una Base de Datos
Una tabla puede contener un mximo de 255 campos
Una tabla puede contener un mximo de 32 ndices
Un registro de una tabla, excluyendo los campos Memo y objetos OLE, no

pueden ser mayor de 2Kb.
Un campo Memo puede almacenar hasta 1 GB pero no puede visualizar un

campo Memo con una longitud superior a 32 Kb en un formulario.
Un objeto OLE puede ser de hasta 1 Gb de tamao.
No existe un limite sobre el nmero de registros de una tabla, pero una

Base de Datos de Microsoft Access no puede ser mayor a 1 Gb.
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
5.2 Manual del Usuario
Descripcin del Software

En este manual se dar una detallada explicacin del funcionamiento
del
correcto uso del Sistema de Facturacin y Control de Inventarios para

IMPOIRIS Punto de Venta.
Este software ha sido diseado con la finalidad de facilitar el manejo de
informacin interna en los departamento de Ventas, Contabilidad y Gerencia,
pero tambin posee caractersticas estndares aplicables al control de
cualquier otra empresa de comercializacin y venta de Vidrio y sus derivados.
Los controles aqu automatizados permitirn una obtencin ms rpida de la
informacin referente a
datos recolectados desde los inicios de IMPOIRIS
hasta la actualizada, que forman parte de la historia de la empresa. De igual

manera facilita la optimizacin de tiempo y recursos de tipo econmico y
humano al proporcionar un eficaz
seguimiento de todo el movimiento
administrativo en el are de ventas e inventarios.
Instalacin
Para la correcta instalacin de este sistema se necesita de los requerimientos
de Hardware y Software antes mencionados y del disquete en el que se
encuentra el archivo, siguiendo estos pasos.
Encender perifricos tales como: supresor de picos y regulador de voltaje.
Prender la computadora de la manera adecuada, esto es primero disco duro

y luego el monitor.
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Luego se visualizar el panel de Windows en el que encontraremos la

opcin Start o Inicio que se encuentra en la parte inferior izquierda, al hacer
clic all se visualizar el icono de WinZip al que hacemos clic.
Aparecer en pantalla una ventana de manejo de archivos empaquetados,

hacemos un clic en open y elegimos la unidad en la que se encuentra el
archivo a descompactar ( en nuestro caso la Unidad A: y el archivo
Impoiris.zip)
Luego se despliegan todos los archivos que se encuentran compactados

dentro de Impoiris.zip y visualizaremos impoiris.mdb.
Marcamos el archivo y procedemos a descomprimir con la opcin Extract.
Al extraer, se debe indicar el destino del archivo que descomprimiremos, es

decir el camino ser C:\Sistema
Winzip descomprimir el archivo y lo ubicar en la direccin antes

mencionada.
La base de datos queda lista para el manejo del usuario.
Cerramos la ventana del Winzip.
Seguimiento para el funcionamiento del Sistema

Una vez instalado el software de aplicacin, podemos
iniciar a utilizar el
Sistema abriendo Access, e indicando el nombre del archivo a ser utilizado.

Al ingresar al sistema, aparece una ventana de dialogo pidiendo la clave de
acceso la misma que ha sido puesta en conocimiento de la persona quien
manejar el sistema dentro de Impoiris.
Si se ha digitado la clave de manera correcta, el sistema se ejecutar
inmediatamente y visualizar el formulario de presentacin, seguido de
pantallas de descripcin de cada uno de los mdulos de Impoiris.
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Clientes
Productos
Factura
Abastecimiento
Instalacin
Que pueden ser seleccionados mediante el mouse, o a su vez por el teclado
mediante la tecla TAB y ENTER.
Al Ubicarnos y hacer click en men Mdulos, se despliega la siguiente pantalla
Al hacer click en clientes se despliega.
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
En la cual se puede ingresar, buscar, eliminar, consultar, almacenar e imprimir

los datos del cliente; esto se lo hace mediante el uso de los botones ubicados
en la parte inferior.
Al hacer click en Productos tenemos:

los datos del producto; esto se lo hace mediante el uso de los botones
ubicados en la parte inferior.
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Al hacer click en Factura tenemos:

los datos de la Factura o Nota de Venta; esto se lo hace mediante el uso de los
botones ubicados en la parte inferior.
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Al hacer click en Abastecimiento tenemos:

los datos de la Adquisiciones; esto se lo hace mediante el uso de los botones
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Al hacer click en Instalaciones tenemos:

los datos de la Instalaciones; esto se lo hace mediante el uso de los botones
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Conclusiones y Recomendaciones
Conclusiones:
Al haber concluido nuestro Trabajo Prctico de Grado, basado en la

realizacin de un Software destinado al control de Facturacin e Inventarios
Punto de Venta para IMPOIRIS, cuyo enfoque fue el de automatizar la
labor de ventas
y atencin al cliente que realiza la empresa, podemos
manifestar que la ayuda proporcionada por el Gerente y todos los

funcionarios de la misma, fue la principal fuente de apoyo para inicialmente
conocer el funcionamiento en el departamento de ventas.
Este correcto seguimiento nos facilit realizar Anlisis
de tipo histrico,
cuantitativo, cualitativo y numrico que se los documento siguiendo un

cronograma de trabajo planificado previamente y con el que se cumplieron
objetivos y tareas en los lapsos de tiempo determinados, permitiendo tener
bases slidas para el diseo e implementacin del Software.
La implementacin de nuestro sistema ayudar
a un mejor control de
facturacin e inventarios que realiza diariamente la empresa.
Con respecto a los distintos procesos que se desarrollan dentro de esta

empresa y que pasarn a ser mecanizados podemos sealar que estn
sujetos a cumplir un fin determinado siguiendo un correcto direccionamiento
que permitir un control en forma clara y precisa de toda la informacin
existente de tipo administrativo, haciendo posible que los usuarios optimicen
su tiempo y desarrollen sus actividades en forma confiable y verdica.
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Recomendaciones:
Para dar un correcto uso al Sistema se recomienda una previa capacitacin

al personal responsable del manejo del mismo, ya que de esta forma se
evitar cualquier tipo de confusin, dudas o daos que por desconocimiento
pueden producirse, de igual forma se deben sujetar a todos los
requerimientos de hardware y software indicados, lo que permitir acceder
y manipular la informacin.
Se debe sacar respaldos diarios de la informacin, los mismos que se

podrn realizar en disquetes, discos, tapes backups, etc.
Se recomienda realizar un mantenimiento semestral, que deber consistir

en depurar toda la informacin, como por ejemplo anulacin de facturas,
etc.
De acuerdo a las nuevas necesidades de Impoiris se deber generar los

informes que se requieran con el pasar de los tiempos.
Actualizar el manual tcnico en caso de que se realicen cambios en el

sistema, con el objetivo de que cualquier persona encargada pueda recurrir
a este al ocurrir algn dao o desperfecto.
En caso de encontrar el Kit de distribucin para generar ejecutables, se

recomienda que lo hagan ya que para nosotros no fue factible obtenerlo.
En cuanto al personal que trabajar con el sistema, recomendamos elaborar

un reglamento interno con normas y reglas muy claras, con el fin de evitar
que personas no autorizadas puedan acceder a este y realizar algn dao.
Se debe realizar un revisin de virus por lo menos una vez al mes, tratando
de siempre mantener actualizado el antivirus que posee la empresa.
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Se sugiere la compra de un UPS para instalarlo en el computador principal

y as en el caso de corte del fluido elctrico, no perder la informacin que
se estaba procesando y poder apagar la mquina en forma correcta.
Las instalaciones elctricas deben ser realizadas por un tcnico

especializado, debiendo tener Conexin a tierra.
P.U.C.E.S.A.

Ana Lorena Aguirre.

Punto de Venta
Bibliografa
ROJAS Jaime, Liderazgo para la Calidad, Calidad Total
ALBAN Paulina y NARANJO Ivonne, Sistema de Control AdministrativoEconmico, Tesis Analista
KENDALL y KENDALL, Anlisis y Diseo de Sistemas, Prentice Hall, 1991
ALVAREZ CARDENAS Sofa y Otros, Metodologa de Anlisis y Diseo
Estructurado de Sistemas Automatizados, 1991
SENN James, Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin, 1988
PRESSMAN, Ingeniera de Software, 1993
BOHEM Barry, Software Engineering Economics,1981
P.U.C.E.S.A.

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Isabel Cristina Torres.

Ana Lorena Aguirre.

Sistema de Facturacin e Inventarios para IMPORIS

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR

Unidad de Ingeniera de Sistemas

Sistema de Facturacin y Control de

Ana Lorena Aguirre

Isabel Cristina Torres.

Sistema de Facturacin e Inventarios para IMPORIS

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR

Sistema de Facturacin y Control de

Ing. Patricio Medina

Dra. Anita Larrea

Ana Lorena Aguirre

Isabel Cristina Torres.

Sistema de Facturacin e Inventarios para IMPORIS

Dedico el presente trabajo, a Dios por brindarme la oportunidad de estudiar y

Ana Lorena Aguirre Rodrguez.

Este trabajo fruto de mucho sacrificio y dedicacin lo ofrezco A:

Isabel Cristina Torres Snchez.

Isabel Cristina Torres.

Sistema de Facturacin e Inventarios para IMPORIS

en especial al Director Ing Telmo Viteri y

conocimientos impartidos en las aulas, enriquecieron nuestro intelecto y nos

Isabel Cristina Torres.

Sistema de Facturacin e Inventarios para IMPORIS

SISTEMA DE FACTURACIN Y CONTROL DE INVENTARIOS

IMPOIRIS es una empresa que se dedica a la comercializacin de vidrio y

Conociendo de la importancia que tiene en nuestro medio la importacin y

Isabel Cristina Torres.

Sistema de Facturacin e Inventarios para IMPORIS

1.3 Crtica del Sistema Actual

1.4.2 Bsqueda de Soluciones

Isabel Cristina Torres.

Sistema de Facturacin e Inventarios para IMPORIS

Isabel Cristina Torres.

Sistema de Facturacin e Inventarios para IMPORIS

5.1 Manual Tcnico

Isabel Cristina Torres.

Sistema de Facturacin e Inventarios para IMPORIS

Las etapas que componen el Anlisis Previo son:

Estudio del Sistema Actual

Crtica del Sistema Actual

Estudio del Nuevo Sistema

Diagrama de Gantt para la Planificacin del Anlisis Previo

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Sistema de Facturacin e Inventarios para IMPORIS

1.2 Estudio del Sistema Actual

Isabel Cristina Torres.

Sistema de Facturacin e Inventarios para IMPORIS

Organizacin Estructural De La Empresa

Isabel Cristina Torres.

Sistema de Facturacin e Inventarios para IMPORIS

Se inicio con la importacin de vidrio y fabricacin de espejos en un pequeo

1.2.2 Estudio de los Documentos Existentes

Isabel Cristina Torres.

Sistema de Facturacin e Inventarios para IMPORIS

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Sistema de Facturacin e Inventarios para IMPORIS

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Sistema de Facturacin e Inventarios para IMPORIS

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Sistema de Facturacin e Inventarios para IMPORIS