Microsoft Office

Excel 2007

AnidzaValentnRodrguez

2009

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MicrosoftOfficeExcel2007

I.Introduccin
EXCELesunprogramacomercialquecombinaunahojaelectrnicadeclculosconfunciones
debasesdedatosytienelacapacidaddehacereimprimirgrficas.Proveealusuarioutilidades
automatizadasquelepermitenanalizar,modificar,calcularyproducirreportesdesusdatosy
delosresultadosdelascalculaciones,deformarpida,efectivayautomatizada.

II.CmoabrirExcel?
ElprimerpasoparaabrirlaaplicacindeExcelesiralcomandodeSTART.SeleccionarALL
PROGRAMS,luegoMicrosoftOfficeydeahseleccionarlaaplicacindeExcel2007.Siporel
contrarioyatienenunShortcuteneldesktopdesumonitor,oprimadosveceselicono.

III.Conociendoelreadetrabajo
UnavezseleccionelaaplicacindeExcel,automticamenteaparecerlasiguientepantalla:

Estevaasernuestrareadetrabajo,conocidacomoLibro(Workbook).Cadalibrosecompone
dehojasdeclculos(Sheet).Cadahojadeclculocontienecolumnasyfilas.Suinterseccinse

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leconocecomocelda.Estaceldaeslaquevaacontenerladataysusrespectivasfunciones.A
continuacin,unaexplicacingrafica:

Excel2007contieneunaplataformavisualmentediferenteasuversinanterior,peroposeelas
mismasfuncionesprincipales.Acontinuacinseexplicarantodaslasopcionesdelmen:

1. Home
Ofrecelasopcionesmsutilizadasybsicasalmomentodeeditarladataenlashojasde
clculo.Secomponedelassiguientesreas:

ClipboardCut,CopyandPaste

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Fontlastpicasopcionesparaeditarladatadentrodelasceldas.Puedencambiarel
tipodeletra,sucolorytamao.Adicional,presentaopcionesparaeditarlacelda:aadir
colorybordes.
Alignmentbrindaopcionesparaalinear,escogerlaorientacinyelngulodeladata
dentrodelasceldas.
o WrapTexthacevisibledentrodeunamismacelda,todoelcontenidodela
misma.Automticamenteloajustaavariaslneas.
o Merge&Centerunelasceldasseleccionadasenunasolaycentralizasu
contenidoenunanuevacelda.
Numberspropiedadesdelosnmeros.Opcionesparaconvertirladataenporcientos,
fechas,fracciones,entreotros.Proveeunadiversidaddeformatosdeestiloyopciones
paraincrementarodisminuirdecimales.
Stylesproveevariasopcionesparacrearreglasyescogerestilosdepresentacinde
datosyapredefinidosporlaaplicacin.
Cellstres(3)opcionesseutilizanparatrabajarconlasceldas.
o Insertanadirceldasocolumnas
o Deleteeliminarceldasocolumnas
o Format
CellSizeeditarelaltoyanchodelaceldaycolumna
Visibilityesconderovolveramostrarceldasycolumnas.Al
esconderlas,dehaberfuncionesqueincorporenestasceldasocolumnas,
estasnosevenperjudicadas,osea,elclculopermaneceintacto.
OrganizeSheetsrenombrar,moverocopiarlashojasdecalculo
Protectionaadircontraseaalahojadeclculoypermiteuna
seleccindeaccionesquepuedellevaracaboelusuario.
FormatCellabrepantallacontodaslasopcionesparaeditarladata.
Editing
o Autosumalpresionarlaflecha,sedespliegaunmendeopcionesque
presentavariasdelasfuncionesdisponiblesparadesarrollarclculos.Eneste
caso,Autosum,seutilizaparasumarautomticamentecolumnasofilas.Para
presentarunresultado,coloqueelcursorenlaceldadondequieraelresultado,y
presioneestaopcindeAutosum.
o Fillopcinmuytilpararealizarlistados.Estaopcinlepermitealusuario
desarrollarunalistanumricaenlosintervalosquedesee,yaquepermiteentrar
losparmetros.Ofrecedesarrollarellistadoenlascuatro(4)direccionesbsicas
(arriba,abajo,derechaeizquierda),encolumnaoenfilayeltipodedato.Enel
campodeStepValuesecolocaraelvalordeincrementoyenStopValuese
colocaraelltimovalorquedeseequeaparezca.

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*Enestecaso,secomenzellistadoconelvalor2.Alentrarlosparmetros
establecidos,elresultadoesunalistadedatosquecomienzaen2enforma
ascendenteenintervalosde3enunacolumnaquenopasedelvalor21.
Resultado:

o Sort&FilterOrganizaladatadeformaascendienteodescendienteparaque
seamssencillodeanalizar.Tambinpuedeserpersonalizado.
o Find&Selectrealizabsquedadedataespecificaentodalahojadeclculoy
ofreceopcindesustituirla

Ciertasreasofrecenmsopcionesquenoestnvisiblesalabrirlaaplicacin.Cuandounade
lasreastengadisponiblesmasfunciones,desplegaraenlaparteinferiorderechadesu
cubculoelsiguienteicono: .

2. Insert
Ofreceopcionesparaaadirvariosinstrumentosquecomplementansutrabajo.

Tablessecomponede:
o PivotTableseutilizapararesumirdatacomplicadayejecutarunanlisisms
organizado.TambinpuedeinsertarunaPivotChartparareflejarlosdatos.
o Tableluegodeescogerladataconlaquedeseatrabajar,presioneestaopcin
paracrearunatabla.
Illustrations

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o Picturesinsertarfotos,graficas,videosysonidosguardadasensumaquina
o Clipartinsertarfotos,graficas,videosysonidosdeuntemaenparticular.La
aplicacintambinrealizaunabsquedaenlneaydevuelveresultadosque
tenganrelevanciaconsupeticin.
o Shapeselusuariopuedeescogerdeunavariedaddeformasparaaadirasu
hoja,desdesimpleslneashastaobjetosparacrearundiagramadeflujo.
o SmartArttilopcinparacomunicarinformacinatravsdegraficas.Hayuna
variedaddeformasydiagramasquesolohayqueincorporarladata.Lasiguiente
figurademuestraunejemplo:

ChartsofreceunavariedaddetodaslasgraficasqueExcelpuededesarrollar.Unavez
tengasudatatabulada,vayaaestaopcinparaescogerlagraficaquemejorapliquea
sucaso.Paradesplegartodaslasgraficasenunamismapantalla,presioneelicono
enlaparteinferiorderechadelcubculo.
Linksaadehiperenlacesaladata
Textofreceopcionesparaaadirtextoacualquierpartedelahoja.Tambinincluyela
opcindeHeaderyFooter(igualqueenMSWord),loscualesaparecernenlaparte
superioreinferiordecadapgina.

3. PageLayout
Ofreceopcionesparalograrquesusresultadosluzcanprofesionales,ademsdepoder
cambiareldiseoyformatodeladatadeldocumento.

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Themepermitelarpidaaplicacindeundiseouniformeentodoellibrodeclculo.
Cadatema(theme)secomponedediversosfonts,coloresyefectosperopuede
customizareditandolassiguientesopciones:
o Colorpresentavariasopcionesdecolores
o Fontspuedeescogereltipodeletra
o Efectoslistadodevariosefectosquesepuedenaplicaraltemaescogido
PageSetupOpcionesnecesariasparaeldiseovisualdeldocumento
o Marginsofrecedistintostamaosdemrgenesopuedeeditarlomanualmente
o OrientationescogerentrePortraitoLandscape
o Sizeopcinparaescogereltamaodeldocumento,comoporejemplo,sies
tamaocarta,legal,sobre,entreotros
o PrintAreamarcaunreaespecficaparaimprimir
o Breaksparaefectosdeimprimir,conestaopcinseespecificacuando
comienzaunapginanueva
o Backgroundparainsertarunalaminacomofondodelahojadecalculo
o PrintTitlespresentaunapantallaconvariasopcionesparaqueseimprimanlos
ttulosdelasfilasy/ocolumnasencadapginaimpresa
SelecttoFitofrecelasopcionesparaestablecerelancho,largoyaqueescala(en
porciento)deseaeldocumento.Porejemplo,sideseaqueeldocumentoseajusteauna
solapginaoados,etc.
SheetOptionssepuedeescogersideseaquesoloseveay/oqueseimprimanlos
Gridlines(visualmente,losbordesgrisesdelasceldas)yHeading(encabezamiento)dela
hojadeclculo.
ArrangeopcionesutilizadastambinenaplicacionescomoWord,PowerPointy
Publisher.Seutilizaparaestablecerunordenyorganizacindeobjetosdentrodela
hojadeclculo.
Ciertasreasofrecenmsopcionesquenoestnvisiblesalabrirlaaplicacin.Cuandouna
delasreastengadisponiblesmasfunciones,desplegarenlaparteinferiorderechadesu
cubculoelsiguienteicono: .

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4. Frmulas
Lasformulassonecuacionesquerealizanclculosenlosvaloresdelahojadeclculo.La
seccinIVofrecemsdetallessobrecmodesarrollarformulas.

FunctionLibraryOfrecelaopcindeinsertarunafuncin,ademsdelaopcinde
AutoSum,queautomticamentesumaunafilaocolumna.Adicional,presentalas
funcionesdivididasporgruposparafacilitarsubsquedayuso.
DefinesNamesestablecenombresalasceldasparaquesepuedanreferirseaellaen
lasfrmulasconelnombreynoconunrangodevalores.
FormulaAuditingutilizadasitieneunafrmulayquieresaberqueceldasestansiendo
utilizadasenlaella.Porejemplo,unapersonaestautilizandounlibrodeExceldeotra
persona,ynotieneconocimientodedondeprovieneelresultadodeunaceldaen
especifico.
CalculationreadondeseespecificacomolapersonaquierequeExcelcalculeenla
hojadeclculo.Ofrece3opciones:
o Automaticcalculatodaslasformulasquesondependientescadavezqueedite
unvalor
o Automaticexceptfordatatablescalculatodaslasfrmulasqueson
dependientesaexcepcindelastablasdedata.
o ManualcalculasolocuandopresionalaopcindeCalculateNow

5. Data
Ofreceherramientasparatrabajarcondata.

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GetExternalDataherramientautilizadaparainsertardatadeotrasaplicacionescomo
porejemplo,unatabladeMSAccess,deunapginaWeb,deunarchivodetexto,otras
fuentesodeunaconexinexistente.
Connectionslasconexionesdedataprovienendeenlacesfueradellibrodeclculoen
uso,quepuedenseractualizadossilafuentedeladatacambia.
Sort&Filteropcionesparaordenaryfiltrarladatadedistintasmaneras,comopor
ejemplo,enordenalfabticodescendienteoascendente.Alpresionarelicono,
aparecerunaventanaconmsopcionesparaordenarladata.
DataToolsopcionesparamanejarladatadentrodelahojadecalculo
o TexttoColumnsseparaelcontenidodeunacaldaenvarias
o RemoveDuplicateseliminaduplicadosdefilasenlahoja.Seespecificaque
columnasdebedeverificar.
o DataValidationevitalaentradadedataerrneaenlasceldas.Sepuede
especificarqutipodeformatollevalacelda.
o Consolidatecombinalosvaloresdedistintosrangosenunosolo
o WhatIfAnalysiselprocesodecambiarvaloresenunaceldacomovercomo
loscambiosafectanelresultadodelasformulasenlahojadecalculo
Outlinesopcionesparaunirunrangodeceldasytenerlacapacidaddeexpandirlo.

6. Review

Proofingofrecelasmismasherramientasparacorregiryayudarenlaadecuada
redaccindeldocumentocomoMSWord
o Spellingverificarelcorrectousodelaspalabras
o Researchpermitehacerbsquedaenmaterialesdereferenciacomo
diccionariosyenciclopedias.
o Thesaurusofrecelistadodesinnimos
o Translatetraducepalabrasdeotroidiomaalqueseleespecifique.
Commentspermiteaadircomentariosatrevesdelahojadeclculo.Estossepueden
usarcomorecordatorioonotasparalosdemsusuariosoparasmismo.Nose
imprimeneneldocumento,esparausoinformativo.

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Changesproveeopcionesparalaseguridaddeldocumentoopartedel,comopor
ejemplocolocarleunacontraseadeacceso.

7. View

WorkbookViewsdistintasopcionesdecmoverytrabajareneldocumento.
Show/Hidepuedeescogerqueobjetosverenlaaplicacincuandoesttrabajando.
PuedeensearoesconderlosGridlines(elbordegrisdelasceldas),labarradela
formulayelencabezamientodelasfilasycolumnas.
Zoomopcinparaagrandaroestablecerelniveldeporcientoconelquedeseaverel
documento.
Windowproveedistintasopcionesdecmoverloslibrosenventanas
Macrosgrabaroaccedermacrosenlahojadeclculo.Estosseutilizanpara
automatizartareasrepetitivas.

Enlaparteinferiorizquierdadelaaplicacin,puedennotarquesuLibroautomticamente
contienetres(3)hojas:Sheet1,Sheet2ySheet3.Estashojaspuedenserrenombradassiaslo
desea,parapoderdiferenciarelcontenidodecadauna.Simplementehagaundoubleclicken
lapestaadondedice,porejemplo,Sheet1,yescribaelnombredeseado.
Enlaparteinferiorderecha,seencuentranopcionesdeVIEW.Aqunosofrecevariasmaneras
deverelreadetrabajo(NormalPageLayoutPageBreakPreview).Enestaversin,estas
opcionesestntantoenelmencomoenlosiconosantesmencionados.Luegodeestos
iconos,encontrarantambinelporcientoderesolucindelreadetrabajo.Estaopcinla
ofrecelasaplicacionesdeMSOffice,dondepuedenagrandarominimizarelrea.

IV.Frmulas
Comomencionamosanteriormente,lasformulassonecuacionesquerealizanclculosenlos
valoresdelahojadeclculo.Estaproduceunnuevovalorqueserasignadoalaceldaenla
cualseintroducedichafrmula.Paracomenzaraescribirunaformula,senecesitasiempre

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comenzarconelsigodeigual(=).Porejemplo,sideseasumar2+5yqueelresultadoaparezca
enunacelda,simplementeposicioneelcursorenlaceldadeseada,hagaunclickpara
seleccionarla,yentrelossiguientesvalores:=2+5ypresioneENTER.Laceldareflejarelvalor
7,resultadodelaformula.Paraeditarlamisma,seleccionenuevamentelaceldayediteel
contenidoenlabarradefuncinohagaundobleclickenlacelda.

Operadoresaritmticos:
ParacrearformulasesnecesarioconocerculessonlosoperadorespermitidosenExcel
ysussignificados.Acontinuacinvariosdelosoperadores:
Operadoraritmtico
+(signoms)
(signomenos)

Significado
Suma
Resta
Cambiodesigno
*(asterisco)
Multiplicacin
/(barradiagonaloslash) Divisin
%(signodeporcentaje)
Porciento
^(acentocircunflejo)
Exponenciacin

Ejemplo
A2+4
B5B3
A2
B5*C4
D5/5
60%
C2^2

Operadoresdecomparacin
Para corroborar valores o compararlos, se utilizan los operadores de comparacin.
Cuando dos valores son comparados utilizando dichos operadores, el resultado es un
valor lgico de TRUE o FALSE. A continuacin los operadores de comparacin y su
significado:
Operadordecomparacin
=(igual)
>(mayor)
<(menor)
>=(mayoroigual)
<=(menoroigual)
<>(distinto)

Significado
Iguala
Mayorque
Menorque
Mayoroigualque
Menoroigualque
Distintode

Ejemplo
A1=B1
A1>B1
A1<B1
A1>=B1
A1<=B1
A1<>B1

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OrdenenqueExcelrealizalasoperacionesdelasfrmulas
DentrodeExcelexisteunordenpredefinidoconelqueserealizanlasoperacionesdelas
formulas.Seevaladeizquierdaaderechayserigeporelsiguienteorden:
1) Valoresentrelosparntesis()
2) Seejecutanlaspotencias^
3) Luegolasmultiplicacionesydivisiones*,/
4) Porltimolassumasyrestas+,

Usodeparntesis
Losparntesisdentrodelasfrmulascambianelordenenqueseejecutalaoperacin.
Losvaloresquesecoloquenentreparntesissernresueltosprimero,luegolosdems
operadores.Porejemplo:
Laformula=5+2*3dacomoresultado11,yaqueExcelrealizalamultiplicacinantesde
lasuma.Lasiguientefigurademuestraelresultado:

Porotrolado,siintegramoslosparntesisalaformula,lecambiamosautomticamente
elordendeejecucin.Enestecaso,primerosesumarlosvaloresdentrodelparntesis
(5+2)yelresultadosermultiplicadopor3.Lasiguientefigurademuestraelresultado:

Referenciadelasceldaspararealizarformulas
Cuandosevaarealizarunaformula,sepuedeincorporarvaloresdeotrasceldasdentro
ofueradelahojadeclculo.Porende,sehaceunareferenciadeesaceldaenla
formula.Acontinuacin,variosejemplodecmorealizarunareferencia:

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Valor
A8
A8:A14
B5:E5
A8:E20
5:5
5:10
H:H
H:J

Hacereferenciaa:
LaceldaqueseencuentraenlacolumnaAylafila8
ElrangodeceldasdelacolumnaAydelasfilasdela8ala14
Elrangodeceldasdelafila5ydelascolumnasBalaE
ElrangodeceldasdelascolumnasAalaEydelasfilas8ala20
Todaslasceldasdelafila5
Todaslasceldasdelasfilas5ala10
TodaslasceldasdelacolumnaH
TodaslasceldasdesdelacolumnaHhastalacolumnaJ

Formulasabasedefunciones
Excel ofrece una vasta cantidad de funciones predefinidas. Para obtener un listado de
estas, simplemente vaya a la pestaa de FORMULA y escoja la opcin de INSERT
FUNCTION.Alpresionarestaopcin,aparecerunaventanaconellistadodefunciones
y al seleccionar cualquiera de ellas, una breve explicacin aparecer debajo del
encasillado. Por otro lado, si ya conoce que tipo de funcin busca, Excel ofrece las
funciones ya divididas por tipo en su FUNCTION LIBRARY, en la misma pestaa de
FORMULA. A continuacin un ejemplo de cmo se presenta una formula utilizando la
funcinde:
a. SUM:

La celda con el valor 7 es el resultado de la formula entrada en dicha celda. La frmula,

reflejada en la barra de funcin, nos indica que esa celda contiene la sumatoria de los
valoresdentrodeD1aE1.

b. AVERAGE:

LaceldaD2contienelaformulaparacalcularelpromediodelosvaloresubicadosen
las celdas B1 a la D1. La barra de funcion nos indica la formula de la celda
seleccionada(D2).

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V.Creargrficas
Unaveztengalosdatosensuhojadeclculo,sigalassiguientesinstrucciones:
1. Seleccioneladataquequieretabular.Recuerdeelegirlosvaloresysusetiquetas
correspondientes.

Ej.

2. VayaalapestaadeINSERT
3. SeleccioneeltipodegrficaquedeseeutilizardelaseccindeCharts.Presionecada
tipodegraficaparavermsopcionesdecadauna.

*Luegodeescogerlagrafica,noteenelmenunanuevaseccindeChartTools
4. Sinoestconformeconelresultadodesugrfica,simplementeedtelaenlas
opcionesqueproporcionaelnuevomendeChartTools.
a. Designpresentaopcionesparacambiareltipodegrafica,ladata,eldiseo
ysuestilo.Sinodesealagraficaenesahojadeclculo,presionelaopcinde
MoveChartenelencasilladodeLocation.Ofrecerlaopcindemoverlaa
otrahojaaparte.

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b. Layoutofreceopcionesparainsertartextoyfotos,cambiarlasetiquetas,
losejesqueseestnutilizando,elcolordefondodelagraficaynombredela
grafica.
c. Formatopcionesparacambiarelestilodelagraficaentrminosdecolor,
bordesyestilosdeletra.

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