Qu son los sistemas informticos?

Un sistema informtico utiliza ordenadores para almacenar los datos de una

organizacin y ponerlos a disposicin de su personal. Pueden ser tan simples como el
mostrado en la figura 1.1. En ella, una persona tiene un pequeo ordenador y le
introduce datos. Los datos pueden ser registros simples, como ventas diarias.

Terminal
de entrada

Elemento : martillo
Can : 30
Precio : 1000 ptas.

Sistema de
ordenador

Fichero de
ventas

Informe
diario

Figura 1.1. Un pequeo sistema informtico

Se produce una entrada por cada venta. En la entrada se declara el elemento

vendido, la cantidad de elementos vendidos y el precio de venta. Cada entrada se
almacena como un registro de un fichero en el disco del ordenador. Al finalizar el da, el
ordenador puede generar, a partir del fichero almacenado, informes mostrados las ventas
totales y las tendencias de las mismas. El usuario puede utilizar esta informacin para
decidir qu elementos debe tener el almacn o para planificar futuras campaas
publicitarias.
Sin embargo, la mayor parte de los sistemas son ms complejos que el mostrado
en la figura 1.1. Normalmente, la organizacin tiene ms de un sistemas de ordenador,
como muestra la figura 1.2. El sistema informtico de la figura 1.2 est formado por dos
sistemas de ordenadores. El sistema 1 soporta las funciones financiera e inventario,
mientras que el sistemas 2 soporta las ventas y la produccin. A este sistema se accede a
travs de terminales. Los enlaces entre los dos sistemas permite que desde terminales
conectados a uno de ellos se pueda acceder a los datos del otro y generar informes con
los datos de ambos. Algunos sistemas actuales estn ms desarrollados que el mostrado
en la figura 1.2. Generalmente contienen gran nmero de sistemas de ordenadores y

pequeos ordenadores personales, a travs de los cuales se pueda acceder a los datos de
los grandes.
Actualmente, en la mayora de las organizaciones, los sistemas de ordenadores
soportan prcticamente todas las funciones de la organizacin; de esta forma tienen sus
datos financieros, salidas y planes de produccin, inventario actual, ventas y registros de
personal almacenados en sus ordenadores. Estos sistemas tienen varios usos, distintas
clases de entrada y distintos informes de salida.

Terminal
de usuario
Contabilidad
financiera
Sistema de
ordenador

Terminal
de usuario

Datos de
inventario

Datos de
ventas
Terminal
de usuario

Sistema de
ordenador
2

Datos de
produccin

Figura 1.2. Un sistema ms grande formado por ms de un sistema de ordenador

Componentes del sistema de informacin
Los sistemas de informacin tienen muchas cosas en comn. La mayora de ellos
estn formados por personas, equipos y procedimientos.
Las personas, por supuesto, son un componente esencial en cualquier sistema de
informacin, producen y utilizan la informacin en sus actividades diarias para decidir
lo que se debe hacer. Las decisiones pueden ser rutinarias, como la que toma un cajero
de banco al usar el ordenador para comprobar el saldo de una cuenta antes de permitir la
retirada de fondos, o ms complejas, por ejemplo, qu incluir en un catlogo a qu
proveedor elegir para un conjunto de elementos y precios.
Los sistemas de informacin deben soportar todas estas clases de actividades de
usuario. Para ello deben establecer procedimientos que aseguren que los datos correctos
llegan a las personas adecuadas en el tiempo adecuado. Estos procedimientos
determinan qu se debe hacer con los datos, cmo entran y pasan a travs del sistema.
Por ejemplo, qu haremos cuando llegue el pedido de un cliente? Debe haber

un procedimiento que nos diga qu hacer con ese pedido. Este procedimiento nos dir a
quin enviar el pedido y lo que debe hacer esa persona con l.
Para finalizar est el equipo que se utiliza para almacenar los datos hacerlos
circular en la xxxxxxxxxxxxxxxxx El equipo incluye los ordenadores las unidades de
disco, dispositivos de entrada, interfaces para los usuarios y cualquier dispositivo de
comunicacin que pueda enviar datos a los ordenadores desde una estacin remota o
enviar datos entre dos ordenadores. Por supuesto, hay otras clases de equipos usados en
sistemas de informacin, como archivadores y cajones o microfichas, pero en ese libro
tienen una importancia secundaria.
Por qu es necesario el anlisis de sistemas?
El anlisis de sistemas es una actividad importante que tiene lugar cuando se
construye un nuevo sistema de informacin o cuando se modifica uno ya existente.
Pero, Por qu son las actividades especiales (como el anlisis de sistemas) necesarias
para construir un buen sistema de informacin? Por qu no se tratan stas como una
tarea ms en la organizacin?
Para responder a estas preguntas hay que considerar qu se necesita hacer para
construir un sistema informtico complejo. Bsicamente, se necesita conseguir un
conjunto de procedimientos vlidos para asegurar que todo el personal de la
organizacin tiene los datos necesarios para su trabajo. Para conseguir esto hay que
hacer muchas cosas. Se debe elegir el equipo y disear los nuevos procedimientos. Se
debe escribir los programas que soporten estos procedimientos en el equipo. Los
sistemas generalmente estn compuestos por muchas tareas pueden afectar a las ya
relacionadas. Cambiar una de stas o incluir nuevas tareas puede afectar a las ya
existentes. Por eso es necesario emplear un tiempo considerable para comprender
correctamente el sistema y sus problemas. Slo despus de un buen estudio del sistema
es posible llegar a proponer los cambios que lo harn ms til y no producirn efectos
imprevistos.
Se denomina anlisis de sistema el estudio del funcionamiento del sistema y
posibles cambios. Una vez terminado el anlisis de sistemas comienza el diseo del
mismo. El analista utiliza el conocimiento del sistema existente y sus problemas para
disear y construir un sistema mejor.
Qu participa en la creacin de sistemas informticos?
Adems de la complejidad tcnica inherente a los sistemas informticos, su
construccin se complica por el gran nmero de personas que intervienen en el proceso.
Por ello no se pueden ni analizar ni disear esos sistemas en un cuarto oscuro. Son
necesarias la investigacin del funcionamiento del sistema y la consulta a las personas
que estn involucradas en l. Se pueden encontrar diferentes tipos de persona que
participan en el diseo del sistema. Las ms importantes son los usuarios, la direccin y
el departamento de proceso de datos (DP).
Los usuarios son las personas interesadas en la informacin producida por el
sistema. Tambin se conocen como usuarios del sistema o usuarios finales. El trmino
usuario final est reservado para aquellos usuarios que, adems de utilizar el sistema,
desarrollan algunas partes del mismo. Los usuarios necesitan la informacin que
produce el sistema para su trabajo diario. Por ello, cualquier error en el sistema les

crear dificultades. Sin embargo, la correcta operacin del sistema es slo uno de los
criterios que tiene en cuenta el usuario. Hay otros criterios. Por ejemplo, el sistema debe
ser fcil de usar y debe producir la informacin en un tiempo conveniente.
La direccin de la organizacin tambin participa en el desarrollo del sistema.
Est relacionada con la eficiencia y la efectividad. Los directores quieren conocer qu se
hace y si se puede hacer mejor. Tambin estn interesados en que se construye y qu se
puede hacer para que el conjunto del sistema trabaje mejor. Adems, se interesan por los
recursos necesarios para hacer esas mejoras y si esos recursos se pueden desarrollar en
otra parte.
Para realizar estas tareas, la direccin necesita informes sobre la evolucin del
proyecto y estimaciones, tanto del uso de recursos como de los tiempos de terminacin.
Muchos analistas ven la peticin de informes por parte de direccin como una
incomodidad. Sin embargo, se debe recordar que la construccin del sistema es slo una
de las actividades de la organizacin, que emplea el capital invertido en un nuevo
sistema, por ejemplo para aumentar el valor de sus ventas. As, la direccin debe cuidar
en todo momento de que se utilicen los recursos de la organizacin de la mejor manera
posible.
El departamento de proceso de datos (DP) es importante porque generalmente
controla recursos escasos, en particular los ordenadores y las personas que desarrollan
sistemas para ellos. Hubo un tiempo en que el departamento DP era el responsable de
todo trabajo informtico de una organizacin. Estaba compuesto por todas las personas
que desarrollaban sistemas informticos. Inclua programadores, analistas de sistemas y
operadores.
En la primera poca de la informtica, todos los sistemas de ordenador eran
desarrollados por personas del departamento DP. El departamento DP era responsable
de todo el equipo y era el nico con gente preparada para construir sistemas. Ahora,
algunas organizaciones tienen parte de su equipo personal distribuido en otros
departamentos y algunos desarrollos de sistemas los realizan los usuarios finales.
Normalmente, el departamento DP es responsable del desarrollo de sistema utilizados
en toda la organizacin, mientras que los usuarios finales desarrollan sistemas
especficos para sus trabajos locales. Ahora, los departamentos DP, en vez de ser
responsables de todo el trabajo informtico son necesarios para coordinar el trabajo de
los usuarios finales. Para ello, el departamento DP debe valorar lo que se est haciendo,
quin lo hace y qu recursos son necesarios para construir nuevos sistemas.
Los analista y diseadores de sistemas deben construir sistemas informticos en
este entorno. Deben considerar las necesidades de los usuarios y de la direccin, y
coordinar con el departamento DP para asegurar que el equipo necesario para el nuevo
sistema est disponible, y que este sistema encajar en el plan de desarrollo informtico
de la organizacin.
Qu hace un analista de sistema?
El analista de sistema es la persona cuyo trabajo consiste en centralizar el
desarrollo del sistema en conjunto. Es decir, el trabajo que el analista de sistema efecta
es recopila los datos necesarios del sistema actual y el desarrollo de planes para nuevos
sistemas. Esta tarea no es fcil, ya que deben ser satisfechas las necesidades de muchas
personas.
Un analista de sistema debe pasar gran parte de su tiempo hablando con los
usuarios y descubrir cmo utilizan el sistema, los problemas que tienen y lo que esperan

de l. Tambin debe comprender cmo trabaja el sistema del mismo. Para ello, el
analista mirar cosas tales como formularios utilizados, datos usados por el personal de
la organizacin contenido de ficheros y salidas y entradas de datos en el ordenador.
El anlisis de sistemas es un trabajo difcil, pero bien remunerado. Se necesita
buena capacidad analtica y de comunicacin. Los analistas de sistemas deben estudiar
el sistema y comprender las expectativas de los usuarios. Deben mantener una actitud
abierta a nuevas ideas e interesarse por los usuarios del sistema existente y sus
necesidades. Es tarea del analista de sistema satisfacer las necesidades de todos estos
usuarios dentro de las restricciones impuestas por la direccin.
El analista debe poder trabajar en entornos muy ambiguos e inciertos. A menudo
recibe informes conflictivos sobre lo que ocurre y lo que se necesita. Adems, usuarios
diferentes perciben distintos errores del sistema. El analista debe poder resolver estas
clases de conflictos y producir un informe ajustado sobre la operatividad del sistema y
sus problemas.
A partir de la ltima dcada, los analistas se han empezado a encontrar con ms
dificultades. Los primeros analistas trabajan en sistemas relativamente simples, pues
slo hacan una labor o tenan una sola funcin. Ahora los sistemas tienden a ser ms
complejos, muchos de ellos utilizan datos provenientes de gran nmero de fuentes y la
gran variedad de equipos existentes con los primeros sistemas. Por consiguiente, los
analistas necesitan mejores herramientas para realizar sus trabajos analticos. Uno de los
objetivos principales de este libro es describir tales herramientas y su utilizacin por el
analista.

SISTEMAS DE INFORMACIN BSICAS

Cmo trabajan los sistemas informticos?
Los sistemas informticos trabajan en diferentes formas.
Primero, hay que distinguir entre sistemas de transacciones y sistemas de soporte de
decisin. Una transaccin es un registro simple y claramente definido, generalmente de
una pequea accin en una organizacin. As, una venta, retirada o imposicin de
fondos en un banco o la reserva de un billete se efectan por medio de una transaccin,
por estar comprendidos dentro de un proceso formado por pequeos pedidos.
Las transacciones son entradas al ordenador para modificar ficheros o bases de
datos. El procedimiento normal utilizado para entrada de transacciones en base de datos
se muestra en la figura 2.1. El sistema de transaccin comprueba primero la transaccin
para asegurar que no haya errores de entrada. Despus debe pasar por una serie de
comprobaciones. La primera comprobacin se llama generalmente edicin. Esta asegura
que estn todos los datos necesarios y con el formato correcto. Significa que un dato
numrico aparece en un campo numrico y datos alfanumricos en campos
alfanumricos. La edicin tambin permite asegurar que no hay campos sin
informacin. Las siguientes comprobaciones tratan de asegurar si los datos son
consistentes con los datos ya existentes en la base de datos. Un ejemplo de esto es ver si
el nmero de cuenta en una transaccin de retirada de fondos en un banco existente en
la base de datos o si hay fondos suficientes para cubrir la cantidad requerida. Una vez
efectuadas todas las comprobaciones, se emplea la transaccin para actualizar la base de
datos.

Fichero

Transaccin

Edicin para
componentes de
errores

Comprobacin de
consistencia con
datos existentes

Actualizacin de
la base de datos

Respuesta a
la transaccin
Sistema de transaccin

Figura 2.1. Procedimiento de transaccin

El sistema de transaccin proporciona respuesta al usuario segn la transaccin
avanza a travs del sistema. Se informa de todos los errores o inconsistencias y del
resultado final de la modificacin de la base de datos. Las respuestas se obtienen por
diferentes vas, dependiendo del modo de sistema de transaccin.
Las transacciones pueden ser entradas en modo interactivo o por lotes. En modo
interactivo entran al sistema tan pronto como llegan. En modo por lotes, las
transacciones se recogen en lotes, lo que puede ayudar a introducirlas en el ordenador
ms tarde. Un ejemplo muy comn de sistemas en modo son las transacciones de banca.
Una retirada de fondos en un banco entra directamente al sistema de ordenador, al
mismo tiempo que se est efectuando la retirada del dinero. La persona que inicia una
transaccin recibe una respuesta inmediata del ordenador. As, el sistema informa
inmediatamente al operador si hay fondos suficientes para efectuar la retirada.
Los sistemas de transaccin por lotes no producen esa respuesta inmediata. En un
sistema por lotes se rene un grupo de transacciones antes de entrar al sistema de
ordenador. Por ejemplo, varios trabajos frecuentes se pueden recoger durante el da y
acumular en un lote. Este lote se introducir en el ordenador al final del da y el usuario
recibir las respuestas al da siguiente.
Los sistemas de soporte de decisin son diferentes de los sistemas de
transacciones: ayudan a los usuarios a tomar decisiones complejas. La gestin de una
cartera de acciones es una muestra de sistema de soporte de decisin. Aqu, la cuestin,
sera qu acciones comprar para obtener un balance con crecimiento del capital y

beneficios. Los usuarios deben introducir las tendencias esperadas y luego probar
diferentes carteras para ver cmo se comportan segn esas tendencias.
La planificacin de entregas es otro caso de soporte de decisin. Su fin es
reducir los costes mediante entregas planificadas para minimizar los gastos de
transporte. No se pueden elegir la mejor ruta de entrega slo mediante la introduccin
de transacciones independientes. Se necesita comenzar con un nmero de rutas de
pruebas, estimar sus costos y mejorarlos gradualmente.
La mayora de los sistemas de soporte de decisin se basan en un modelo que
est siendo optimizado continuamente. El usuario introduce algunas posibilidades en el
modelo y examina los resultados, a partir de los cuales intentar una nueva prueba. Por
ejemplo, se pueden introducir diferentes tendencias de precio en un sistema de gestin
de cartera y examinar sus efectos en una cartera determinada. Sistema ms sofisticados
pueden probar diferentes variaciones de precio para encontrar aquella que satisfaga el
criterio de tratamiento deseado.
As, los sistemas de soporte a la decisin son de naturaleza experimental, donde
los usuarios prueban diferentes entradas para ver sus efectos. La respuesta se utiliza para
probar nuevas entradas y el proceso contina hasta obtener un resultado satisfactorio.
A continuacin se describen algunas transacciones y sistemas de soporte de decisin
muy comunes.
Introduccin a sistemas de informacin
Caractersticos
Si se miran organizaciones tpicas, se encontrar que tienen muchas
caractersticas comunes. Por consiguiente, sus sistemas de informacin sern muy
similares. La estructura de un sistema de informacin para una organizacin tpica se
muestra en la figura 2.2. Se divertir que el sistema de informacin puede estar dividido
en subsistemas, cada uno de los cuales puede, a su vez, subdividirse.
Un sistema importante, a veces llamado subsistema de recursos humanos,
mantiene la informacin relativa al personal de la organizacin. Este subsistema se
compone del subsistema de personal, y generalmente, del subsistema de nminas. El
subsistema de personal incluye datos personales, como direccin, estado civil y otros,
mientras el subsistema de nminas almacena informacin sobre las pagas establecidas y
genera los cheques cuando sea necesario.
La mayora de las organizaciones tambin utilizan bienes que incluyen cosas
como muebles, equipos de ordenador y materiales necesarios para la produccin de un
producto o para el funcionamiento bsico diario de la organizacin.
Los muebles y el equipo de ordenador (activo9 estn distribuidos normalmente por la
organizacin, mientras que los bienes de consumo necesarios para la produccin se
mantienen en un almacn. Adems, las organizaciones necesitan registros de activo para
tener bajo control sus equipos y mantener un inventario de bienes de consumo. Tambin
necesitan un sistema de informacin para canalizar la adquisicin de materiales
suministrados por proveedores externos, de los cuales se mantienen registros.
Otro importante subsistema de materiales es el subsistema de control de
inventario. Este subsistema controla los elementos consumibles, sus cantidades y
localizaciones. Debe asegurar que se dispone de esos elementos cuando se necesitan sin
mantener una provisin excesiva.
Muchas organizaciones tienen clientes externos, pero se diferencian unas de
otras en las clases de clientes. Hay organizaciones que tienen clientes que efecten

pedidos y deben mantener un seguimiento de los mismos y de las entregas. En otras

organizaciones, en particular agencias de publicidad, los clientes reciben asistencia
tcnica. Estas organizaciones deben mantener registros personales de sus cliente,
conteniendo su direccin o sus estados financieros y laboral.
Los sistemas de informacin de contabilidad tienen bajo control las
transacciones financieras de la organizacin. Aqu, los dos subsistemas ms comunes
son cobros y pagos. El subsistema de cobros gestiona el dinero que obtiene la
organizacin. En este proceso se generan facturas de venta y se registran los pagos de
las mismas. Tambin reclama los pagos no efectuados. El subsistema de pagos supervisa
el dinero que debe la organizacin, registra las facturas recibidas de los proveedores y
genera cheques para su pago. La mayora de las organizaciones tambin tienen un
subsistema de contabilidad general para mantener el control de los fondos utilizados por
los departamentos internos.
Las organizaciones que fabrican mercancas tienen un subsistema que da soporte
a la produccin. Pueden tener una o ms fbricas que, partiendo de materias primas,
producen las mercancas que ms tarde se vendern. Estas organizaciones necesitan
mantener un sistema de informacin de su capacidad y planificacin de produccin para
determinar qu mercancas se deben producir, y un subsistema de logstica para
disponer de las mquinas con el fin de producir esas mercancas. Adems, pueden
incluir un subsistema para la adquisicin de las materias primas necesarias para producir
las mercancas.
La mayor parte de las organizaciones utilizan, adems, otros subsistemas, por
ejemplo el subsistema de marketing que mantienen el control sobre las tendencias de las
ventas para predecir las futuras necesarias de produccin.
El sistema de informacin de la figura 2.2 est formado por subsistema que
satisfacen algunas de las necesidades de la organizacin. Estos subsistemas pueden ser
manuales, automatizados o una mezcla de procesos manuales y automatizados. La
tendencia generalizada es incrementar su automatizacin.
La figura 2.2. es una representacin esttica de un sistema de informacin.
Muestra cada subsistema como componente del sistema, pero no indica los flujos de
informacin entre los subsistemas. Si se analiza la dinmica de la operacin del sistema,
se encontrar que hay muchos flujos de informacin entre ellos. Normalmente, los
pedidos de clientes fluyen hacia el subsistema de contabilidad que genera las facturas;
los subsistemas de produccin generan adquisiciones que van al subsistema de bienes, y
los sistemas de planificacin en produccin interactan normalmente con nmina para
establecer las horas trabajadas por los empleados durante la produccin.
Por ello, para obtener un conocimiento correcto de cmo es el sistema de
informacin es necesario mostrar la dinmica de su operacin. La dinmica del sistema
comprende los datos y su tratamiento en el sistema. Muestra el interfaz entre
ordenadores y personas, y los tipos de ordenadores usados para implementar
subsistemas diferentes. Los mtodos para modelar la dinmica del sistema se tratan
superficialmente en el captulo 6. El resto de este captulo dar una breve descripcin de
los componentes del subsistema mostrado en la figura 2.2.

Recursos
humanos

Personal

Contabilidad

No
consumible

Nmina

Contabilidad
de pagos

Bienes

Contabilidad
general

Contabilidad
de cobros

Consumible

Clientes

Marketing

Procesamiento
de pedidos

Control de
inventario

Figura 2.2. Tpica estructura esttica de sistemas de informacin

Produccin

Planificacin

Logstica

Adquisicin

Sistemas de recursos humanos

Un subsistema importante en la mayora de las organizaciones es el sistema de
personal, que mantiene los datos personales del personal de la organizacin. La
informacin ms caracterstica que se incluye es la fecha de nacimiento del empleado,
direccin, estado civil e historial mdico. El sistema de personal tambin incluye
informacin del historial laboral, como fecha de incorporacin a la organizacin,
vacaciones, bajas por enfermedad, puesto de trabajo y asignaciones generales. En
algunos sistemas de personal tambin se registran los conocimientos, calificaciones y
cursos especiales seguidos por los empleados.
Asimismo, se mantiene informacin del personal para la nmina, incluyendo
horas extras, nivel salarial, paga de vacaciones, etc.
Algunos sistemas de personal se estn convirtiendo en sistemas de ordenador
interactivos. Estos sistemas permiten que los registros de personal aparezcan en pantalla
para consulta, modificacin y actualizacin. Un requisito importante para gran parte de
los sistemas de personal es la seguridad. Se debe tener mucho cuidado de asegurar que
la informacin sobre el personal no circule libremente a travs de la organizacin y que
su uso est restringido al personal encargado de su mantenimiento.
Los sistemas informatizados de nminas generalmente tienen transacciones por
lotes. Se ejecuta un lote cada da de paga para generar cheques o sobres. Todos los datos
necesarios para confeccionar la nmina se recogen antes de la ejecucin. Estos datos se
pueden obtener de otros sistemas o por introduccin directa en el sistema de nmina. La
nmina se ejecuta una vez que la informacin est disponible.
La ejecucin de la nminas mirar el nivel del empleado y calcular el salario
para ese nivel, obteniendo el salario bruto. Despus efectuar las reducciones por
Seguridad Social, IRPF, ayudas para el paro, etc., consiguiendo as el salario neto del
empleado.
Sistemas de clientes
La figura 2.3 muestra un sistema de clientes caracterstico. Normalmente, el
sistema comienza con un pedido del cliente. Se verifica el pedido para ver si la
organizacin lo puede aceptar y se comprueba si especifica sus necesidades de manera
completa y precisa. En esta etapa se hace otra comprobacin para determinar la forma
de pago. Los grandes clientes pueden efectuar sus pedidos ahora y pagar despus, pero
muchos deben pagar antes de la entrega. Cualquier problema encontrado en esta fase se
aclara con el cliente.
El siguiente paso en el procesamiento de un pedido es comprobar si el pedido se
puede servir y saber su precio. Para ello se utiliza el sistema de inventario,
comprobando, por medio de sus ficheros, si hay provisin disponible. Normalmente no
hay problemas con el pedido completo, se emite un albarn y se enva al almacn,
donde se empaqueta la mercanca pedida y se remite al cliente junto con el albarn de
entrega.
Los registros de inventario se modifican para registrar la salida de mercancas.
Al mismo tiempo, los detalles del envo se comunican al sistema de contabilidad. Este
sistema genera una factura de venta que se enva al cliente, a menudo con el envo de
entrega. Por ltimo, el cliente paga. El pago registrado se confronta con el pedido y as
se completa el proceso.

Sistema
de cliente

Recibir
pedidos

Verificar
pedido

Comprobar
la disponibilidad

Validar la
forma de pago

Distribuir
la peticin

Enlaza
con el sistema
de inventario

Cancelacin
de pedido

Desecho
de elementos

Peticin
devuelta

Enlaza
con el sistema
de inventario

Figura 2.3. Procesamiento de pedido de cliente

Modificar
inventario

Enlaza
con el sistema
de inventario

Preparar detalles
de factura

Enlaza
con el sistema
de contabilidad

Hemos asumido que no haba problemas con el pedido. Si el pedido no pasa

todas las comprobaciones, se pueden tomar varias decisiones. Por ejemplo, supngase
que en el almacn no estn disponibles todas las mercancas que forman parte del
pedido. Hay varias posibilidades. La primera es cancelar el pedido. Una alternativa es
decir el pedido y se sirva. Otro camino es servir inmediatamente la mercanca de la que
se dispone y mantener en pedidos pendientes slo la mercanca que no est disponible.
El sistema de informacin debe disearse contemplando todas estas posibilidades.
Los pedidos se pueden informatizar. Tanto con sistema interactivos como con
sistemas por lotes. Normalmente, la verificacin del pedido se realiza de forma manual,
pero los ficheros de inventario se pueden comprobar interactivamente. En un sistema
interactivo un encargado de pedidos puede introducir los pedidos mediante una pantalla
de ordenador. El ordenador podr responder describiendo el estado de los elementos
pedidos. Si se dispone de todos los elementos pedidos, el ordenador verifica
simplemente el pedido y genera una orden para el almacn. Si, por el contrario, algunas
de las mercancas pedidas no estuviesen en almacn, el encargado ser informado
inmediatamente. Entonces contactar probablemente con el cliente para informarle de la
accin que ha de seguir. La peticin interactiva se puede usar con efectividad para
determinar la forma de pago. El ordenador informara al encargado del estado del
cliente y as negociar la forma de pago.
El sistema de pedidos tambin puede ser un sistema por lotes, pero resulta ms
lento. Los pedidos se podrn codificar en un formulario e introducir ste en el
ordenador. Cuando se tiene recogido un nmero de pedidos se ejecutan en el ordenador,
que emitir el informe de excepciones, con informacin sobre los elementos no
disponibles, destinado al encargado, quien determinar la accin a seguir para
reintroducir el pedido en el ordenador. El tiempo transcurrido desde que se recibe un
pedido hasta que se satisface es mucho ms largo en un sistema por lotes que en uno
interactivo. Por consiguiente, la tendencia es construir sistemas de pedidos interactivos.
Los sistemas de pedidos generalmente estn integrados con los sistemas de inventario y
contabilidad. Un pedido pasar automticamente entre esos sistemas para generar la
factura y la nota de entrega.
Sistemas de control de inventario
El primer objetivo de un sistema de control de inventario es asegurar que se
dispone de los elementos necesarios en todo momento. Sin embargo, esto no significa
que haya que tener el almacn abarrotado de mercancas, ya que las mercancas cuestan
dinero y no generan nada mientras estn almacenadas. As, un sistema de control de
inventario debe mantener las mercancas mnimas para cubrir las necesidades.
Hay que distinguir dos tipos de inventarios. Uno es un inventario de
componentes adquiridos por la organizacin para su uso interno o para producir otros
productos, mientras que el otro es un inventario de los elementos producidos por la
organizacin para la venta.
Ambos sistemas de inventario incluyen los componentes mostrados en la figura
2.4. El componente se enlaza en los sistemas de contabilidad y ventas es responsable de
la salida de elementos. El sistema de salida de elementos recibe las peticiones del
cliente y las prepara, produciendo un aviso de entrega y un informe restarse de los
registros de mercanca.

Otro aspecto importante de los sistemas de control de inventario es la reposicin

de elementos. Estos sistemas controlan las cantidades almacenadas y si se debe reponer
algo. Para tomar esta decisin, el sistema mantiene estadsticas sobre el uso de los
elementos para determinar las cantidades que hay que pedir. Tambin debe mantener
informacin sobre los tiempos de entrega de los elementos llamado tiempo de entrada,
para asegurar el abastecimiento.
Sistema
de inventario

Sistema
de elementos

Sistema
de mercanca

Control
de stock

Reposiciones

Enlaza
con los sistemas
de cliente
y contabilidad

Sistema de
comprobacin

Enlaza
con el sistema
de contabilidad

Figura 2.4. Sistema de control de inventario

La reposicin de inventario se puede implementar de dos formas. Una es
mantener un nivel de reposicin para cada elemento. Siempre que hay una salida, la
nueva cantidad se procesa; si est por debajo del nivel de reposicin se comienza con la
accin de reposicin. El otro mtodo es ejecutar una comprobacin peridica de los
niveles y reponer los elementos cuando el nivel de existencia sea demasiado bajo.
El sistema de entrega de mercanca se inicia con la mercanca recibida de los
proveedores. Suma sta al registro actual de existencias y comunica a contabilidad la
recepcin de la misma. Esta notificacin es necesaria para pagar a los proveedores.
A veces se efecta un recuento para comprobar si hay discrepancias entre los
registros y el contenido real del almacn. El sistema de inventario tambin incluye un
sistema de comprobacin que es utilizado para determinar las existencias reales.
Los sistemas de control de inventario pueden ser ms complicados cuando las
organizaciones tienen varios almacenes. En este caso se suele iniciar a veces el proceso
mediante el traspaso de mercanca de un almacn a otro para cubrir los dficits.
Los sistemas de control de inventario son generalmente una mezcla entre
sistemas por lotes e interactivos. El sistema interactivo proporciona la facilidad de

preguntar al sistema para ver la disponibilidad de los elementos actuales y ajustar segn
los recuentos.
Los pedidos se tratan normalmente con un sistema por lotes. Hay un lote de
ejecucin peridica que determina si un elemento est bajo mnimos. Este lote puede
adems determinar las cantidades que deben pedirse. Los pedidos se deben enviar a los
proveedores para obtener esos elementos. Sistemas sofisticados pueden producir estos
pedidos por ordenador, para lo cual deben mantener informacin sobre los proveedores
y precios de las mercancas que venden. Generalmente, el sistema de pedidos es una
mezcla de operaciones informticos y manuales; estas ltimas tienen ventaja sobre las
anteriores en situaciones como estudio de negociaciones para grandes compras o
necesidades urgentes.
Sistemas contables
Son tres los subsistemas principales de contabilidad: cobros, pagos y
contabilidad general.
El subsistema de cobros incluye facturacin, comprobacin de saldos, registros y
ventas, anlisis generales e informes. Este subsistema tiene una cuenta para cada uno de
sus clientes. El sistema de cobros registra las ventas hechas a los clientes en sus
respectivas cuentas y emite una factura por cada venta. Tambin es responsable de
controlar el pago de los clientes. Compruebe el pago de cada factura y si el pago se
corresponde con ella. Cualquier diferencia entre pago y factura se debe solventar.
Adems, mantiene un seguimiento de la fecha en que pagan los clientes. A cualquier
cliente que habitualmente se retrase en los pago se le puede retirar la lnea de crdito y
exigirle el pago al contado.
El subsistema de pagos es el opuesto de cobros. Mantiene el seguimiento de las
compras efectuadas por la organizacin registrando los pedidos emitidos. Las facturas
de los proveedores y estos pedidos se confrontan para asegurar si la factura contiene
slo la mercanca recibida. Una vez efectuada la comprobacin se paga a los
proveedores.
El subsistema de contabilidad general emite informes sobre los fondos de la
organizacin y la utilizacin de sus recursos. Tambin emite los informes de cierre
anuales de la cuenta de explotacin y el presupuesto de ingresos y gastos para el ao
siguiente.
Casos representativos para el analista
Este captulo ha descrito muy encima grandes sistemas. Sin embargo un analista
prefiere comenzar a trabajar en un sistema ms reducido. Se expondrn dos de estos
sistemas, ambos indicando la clase de trabajo que probablemente realizar. Adems,
estos dos casos se utilizar, para mostrar las tcnicas de anlisis de sistemas en captulos
posteriores.

Casa de estudio A
Una organizacin multinacional fabrica y distribuye componentes electrnicos.
Tiene tres lneas de produccin, cada una especializada en una gama de elementos. Los
elementos fabricados se envan a cualquiera de los 20 depsitos de almacenaje los
pedidos de los clientes se recibe en estos depsitos, donde se preparan las entregas.
La organizacin debe fijar los objetivos para aumentar su competitividad. El ms
importante es mantener un servicio rpido y eficaz. De hecho, un objetivo ideal es
entregar al da siguiente de recibir el pedido, para reducir la probabilidad de cancelacin
de ventas. Para conseguir este objetivo es importante mantener inventarios adecuados y
planificar un sistema apropiado de distribucin.
Las figuras 2.5 y 2.6 describen el procesamiento
de de
losretardo
pedidos. Tambin
Aviso
introducen algunas tcnicas de modelado descritas con de
msentrega
detalle en captulos
posteriores. La figura 2.5 es un diagrama
Pedido de flujo de datos que expone lo que sucede en
el sistema. Muestra el sistema compuesto
por un nmero de funciones representadas por
incompleto
crculos. Las entradas al sistema las forman los pedidos d clientes; son los primeros en
recibirse (1) y se verifican para ver si estn completos (2). Los pedidos incompletos se
devuelven al cliente.
1
Pedido
Pedido
El
siguiente
paso
es
determinar
Recibe
cmo
satisfacer
pedido
los
pedidos
recibido
verificados (3). Si
CLIENTES
de
cliente
todos los elementos del pedido estn disponibles
de cliente en el depsito donde se recibi se
genera un albarn de entrega y una factura. Si los elementos no estn disponibles en2 el
verifica
depsito receptor, pero s en otro depsito, se genera un albarn de traspaso (4).
Este
pedido
albarn pide al segundo depsito el traslado de los elementos que necesita el depsito
Pedido
receptor del pedido (5 y 6). Si los elementos no estn disponibles
en ninguno de los
verificado
depsitos se informa al cliente que el pedido no se entregar de inmediato.
Turno de
Elentrega
albarn de entrega se utiliza en el depsito para preparar las entregas y la
y
factura
orden de entrega para el almacn (7). Al mismo tiempo se 3enva al departamento de
transporte la orden de carga para su planificacin y distribucin
Comprueba en
si los vehculos (8).
Por ltimo, el almacn enva la orden de entrega al transportista.
los elementos
Obsrvese que la figura 2.5 slo indica lo que
se est
haciendo, no cmo. Por
estn
localmente
ejemplo, no est claro siPeticiones
se utiliza un ordenador para todo,
y si es as, con qu propsito.
disponibles
Este tipo de diagrama que
dice lo que ocurre, pero no cmo, se llama diagrama lgico.
de transporte
Para ver cmo se llevan a cabo las funciones en un diagrama lgicoPedido
se necesita
Pedido
un diagrama fsico del sistema. La figura 2.6 es ese diagrama. Utiliza gran
transferido
variedad de
smbolos. En l se puede ver qu depsito recibe ylocal
verifica los pedidos del cliente. Una
vez verificados, los pedidos se introducen en el ordenador va un terminal. Entonces se
5
ejecuta8 un programa
utiliza el fichero de inventario
AvisodedeEXPEDICIN.
transferencia Este programa
Planifica
Genera
aviso
para determinar si elydepsito
turno de local
envopuede satisfacer el pedido. De hecho, es el programa
4
y pedido
devehculos
EXPEDICIN quien genera los albaranes
de entrega, tanto locales
como
de
Genera aviso
de
entrega
transferencia. Junto con la factura la orden
y la orden de carga. de entrega
local para acelerar las entregas.transferida
El ordenador de la figura 2.6 se introdujo
Facilita el
mantenimiento en cada depsito, ya que se utiliza para comprobar y determinar qu
Entrega
depsito tiene elementos suficientes
para satisfacer el pedido de cliente. Tambin se
local
puede utilizar para encontrar ms rpidamente
el depsito ms cercano que disponga del
6
elemento pedido.
Aviso de entrega
Prepara
transferida
factura
Aviso de entrega
transferida y factura
Turno de entrega,
factura y aviso
7
de transferencia
Prepara
expedicin

Fichero de
inventario
Sistemas
de ordenador

Paso 3
Entrada
va terminal

Paso 2
Cdigo
para entrada
de datos

Paso 1
El encargado
de pedidos
verifica el
pedido

Paso 4
Ejecuta
el programa
EXPEDICION

Pedido
de cliente

Paso 6

Peticin
de
transporte

Planifica
transporte
Transporte

Paso 5
Figura 2.5. Flujos de datos en el caso de estudio A
Prepara
entregas

Paso 7
Turno de entrega y
factura
Elementos enviados
con aviso de entrega
y factura

Aviso de
entrega
transferida
turnos,
factura

Figura 2.6. Implementacin fsica

El ordenador emite diariamente a las 2 p.m. los albaranes de entrega, facturas se
entregan al almacn y son utilizados para hacer los paquetes, que posteriormente son

llevados al muelle de carga. Las rdenes de carga se entregan las rutas de reparto ara el
da siguiente.
Los encargados deben asegurar que la mayora de los pedidos, no todos, sern
entregados al da siguiente al menor costo. Para ello comprobarn si se utiliza el menor
nmero de vehculos posibles para efectuar los recorridos ms cortos. Aunque uno de
los principales objetivos de la planificacin es minimizar el nmero de vehculos y
conseguir que las rutas sean lo ms cortas posibles, hay otros factores que deben
considerar, tales como prioridad de entregas y distribucin y colocacin de la carga en
las rutas largas. Tambin deber tener en cuenta el estado de las carreteras, que puede
variar de un da a otro por obras, trfico inusual o condiciones meteorolgicas.
El encargado coge de la lista diaria cada pedido y lo coloca en la pizarra
correspondiente a la zona del cliente. Despus de todo esto se colocan los pedidos, el
encargado los examina y desarrolla un plan de rutas basndose en la experiencia de
repartos similares.
Adems del sistema de entrega mostrado en las figuras 2.5 y 2.6, existen otros
sistemas en la organizacin. Uno es el sistema de produccin que gestiona los elementos
de produccin. Se fabrica una gran variedad de elementos y cada clase necesita
diferentes tipos de mquinas. Estas mquinas deben ser cuidadosamente elegidas y
ajustadas para una rentabilidad mxima. Los elementos fabricados se envan a los
depsitos, y el envo se aade al fichero de inventario de cada depsito. La organizacin
tiene tambin un sistema de nminas y otro de cobros, ambos informatizados.
Caso de estudio B
El sistema descrito en este casi es tambin relativo a entregas, pero esta vez
como soporte de proyectos. Es similar al caso A, pero el diseo contempla menos
puntos. El anlisis s necesita para cambiar el modo que son usados loa ordenadores para
procesar requerimientos de proyectos por partes. En este caso se han implantado dos
sistemas de ordenador en dos departamentos, sin coordinacin, para soporte de sus
funciones. Han surgido problemas al integrar estos dos sistemas.
La funcin de un departamento, el de compras, es emitir rdenes de compra
(OC) para los proveedores conteniendo los elementos del proyecto. La funcin del
segundo departamento, el de expediciones, es recibir los pedidos procedentes de los
proveedores y expedirlos hacia los locales del proyecto.
Los dos sistemas desarrollados por estos departamentos se muestran en la figura
2.7. El sistema de pedidos del proyecto (SPP) ha sido desarrollado por el departamento
de compras, y el de recepcin de mercancas (SRM), por el de expediciones. La figura
2.7 muestra estos dos sistemas con sus ficheros de mantenimiento y entradas y salidas
de los mismos.
El sistema SPP se desarroll en un ordenador pequeo para efectuar los pedidos
de los elementos requeridos por los proyectos. Los equipos de proyectos detallan los
REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO por elementos y el departamento de compras
selecciona las firmas que debern suministrarlos. Por otro lado, el departamento
compras ha desarrollado un FICHERO DE PROVEEDORES que contiene informacin
sobre la direccin de los proveedores, elementos de los que disponen y sus precios.

PROVEEDOR
REQUERIMIENTOS PO
FICHERO DE
PROVEEDORES

NUM REQUERIMIENTO ____________________

NUM PROYECTO __________________________
DIA NECESITADO _________________________
NUM
CANT.
NUM PO
ELEMENTO NECESITADA

FICHERO
REQUERIMIENTOS
DE PO

PEDIDO - COMPRA

REQUERIMIENTOS DEL PROYECTA

Sistema
NOM REQUERIMIENTOS _________de proyectos
NUM PROYECTO ________________ de pedidos
DIA NECESITADO _______________ (SPP)
NUM
ELEMENTO
231
719
-

Autoriza
el pago

CANT
NECESITADA
10
25
-

Listado de
comprobacin

NUM PO ___________________________________
NOMBRE PROVEEDOR _____________________
DIA PEDIDO ______________________________
NUMCANTCANTCANTPRECIO
ELEMENTO PEDIDA RECIBIDA PAGADA

FICHERO
DE PEDIDOS
DE COMPRA

Pedido de compra
enviado al proveedor y
emplazamiento del
proyectos

Listado
diario de
entrega

Comprobacin
manual
AVISO DE ASOCIACIN

FICHERO DE
EXPEDICIONES
EXPEDICIN
NOMBRE-PROVEEDOR ________________
NUM- EXPEDICIN ____________________
LUGAR
_______________________

Sistema
de recepcin de
mercancas
(SRM)

NUM
ELEMENTO

FACTURA
NOMBRE PROVEEDOR ____________________________________________________
DIA ENVIO
___________________________________________________________
AVISO DE EXPEDICIN
NUM
CANTNUMPRECIO
VALOR
NUM PO
ELEMENTO
FACTURA
EXPEDICION

AVISO DE ENTREGA DE PROYECTO

CANT TOTAL

Figura 2.7. Sistemas de peticiones de proyecto y mercancas recibidas

CANT
EXPEDIDA

NUM PO

Tambin contiene informacin adicional, como formalidad de los proveedores y

tiempo aproximado de entrega.
EL FICHERO DE PROVEEDORES es utilizado por el personal del
departamento de expediciones para negociar las compras con los proveedores. Una vez
negociada la compra se emite una orden de compra para el proveedor seccionado. Se
almacena una copia de la misma en el FICHERO DE ORDENES DE COMPRA, que se
identifica por un nico nmero de rdenes de compra (NUM-OC). Se pueden dirigir las
necesidades de un proyecto a distintos proveedores, aunque los elementos con el mismo
NUM-ELEMENTO en REQUERIMIENTO DEL PROYECTO se compran siempre al
mismo proveedor. Una orden de compra puede contener elementos de diferentes
proyectos. Se debe tener en cuenta que la orden de compra que se enva a los
proveedores no tiene ninguna referencia que relacione los elementos con los proyectos.
La referencia de los elementos en las rdenes de compra en REQUERIMIENTO DEL
PROYECTO est archivada en el FICHERA REQUERIMIENTO-OC , que contiene
todos los requerimientos del proyecto con una referencia de sus rdenes de compra. Esta
referencia aparece como NUM-OC para cada NUM-ELEMENTO en el FICHERO
REQUERIMIENTOS-OC.
El SMR ha sido desarrollado para mantener bajo control el camino que debern
seguir las mercancas despus de haber sido almacenadas. Tambin utiliza otro pequeo
ordenador para registrar los envos recibidos de los proveedores y almacenarlos. Con
cada expedicin se recibe un AVISO DE EXPEDICIN . La expedicin se almacena y
la informacin contenida en el AVISO DE EXPEDICIN junto con el LUGAR donde
se almacena la mercanca, se archivan en el FICHERO DE EXPEDICIONES. Se debe
tener en cuenta que los albaranes de expedicin no incluyen ninguna NUM ENTREGA ______________
informacin relativa a los proyectos. Cada albarn de expedicin se identifica NUM REQUERIMIENTO _______
mediante un NUM-EXPEDICION y puede contener elementos pedidos al DIA ENTREGA _____________
proveedor para ms de una orden de compra. El albarn de expedicin contiene
NUMCANTELEMENTO
ENTREGADA
el NUM-OC utilizado para pedir las mercancas.
Para integrar los dos sistemas es necesario encontrar la orden de
compra de la expedicin y comprobar cules de los elementos pedidos se han recibido.
El sistema SPP debe proporcionar las referencias cruzadas que contiene en el FICHERO
REQUERIMIENTOS DE OC relativas a los equipos de proyectos y rdenes de compra.
Debido a que los ordenadores usados son incompatibles, es muy difcil transferir datos
de uno a otro. Por esta causa, las expediciones son emparejadas manualmente. El SPP
genera un lista diaria de mantenimiento de rdenes de compra, mientras el SRM genera
una lista diaria de entregas.
La lista de mantenimiento de rdenes de compra es as:
NUM-OC
PROYECTO

PROVEEDOR

NUM-ELEMENTO

CANTIDAD

NUM-

Contiene el nmero de la orden de compra, el nombre del proveedor, el nmero

del elemento pedido y su cantidad y el nmero del proyecto.
La lista diaria de entregas es:
NUM-PO PROVEEDOR NUM-ELEMENYO CANT RECIBIDA

Contiene el nmero de orden de compra, el nombre de proveedor, el numero de

elementos y la cantidad de mercancas recibida.
Comprobando manualmente estas listas se localizan los NUM-OC en ambas
listas. Una vez emparejadas se informa el SRM (por medio de un AVISODE
ASOCIACIN a travs del ordenador) qu proyecto tiene sus elementos en disposicin
de uso. El SMR utiliza estos albaranes para generar un AVISO DE ENTREGA DE
PROYECTO, que es enviado a la oficina del proyecto.
Todo el proceso de emparejamiento se complica cuando se reciben embarques
parciales de una orden de compra, ya que se debe comprobar la factura con las
expediciones recibidas para efectuar el pago slo de las mercancas recibidas. Este
proceso es generalmente manual.
Ha habido problemas por el tiempo transcurrido entre el pedido por parte del
equipo del proyecto y la entrega de los elementos. Se han argido muchas causas, entre
ellas la naturaleza desordenada del manual de emparejamiento, ya que necesita
relacionar cada requerimiento con cada orden de compra enviada a los proveedores. Se
ha decidido analizar el sistema para ver si se pueden hacer mejoras y cmo se pueden
conseguir.