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LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS


Los sistemas administrativos son un conjunto de principios, normas, procedimientos,
tcnicas e instrumentos que regulan la utilizacin de recursos en las entidades de la
administracin pblica y promueven la eficiencia en el uso de dichos recursos. Los
sistemas administrativos nacionales son sistemas de gestin que actan como normas
de calidad.
Entre los principales sistemas de la administracin pblica peruana figuran los
siguientes:

Abastecimiento
Personal
Inversin pblica
Presupuesto
Contabilidad
Tesorera
Informtica
Otros.

1. EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
1.1.

CONCEPTO
El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de polticas,
objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos tcnicos
orientados al racional flujo, dotacin o suministro empleo y conservacin de
medios materiales; as como acciones especializadas, trabajo o resultado
para asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las
entidades integrantes de la administracin pblica.
Este sistema se instituy a travs del Decreto Ley 22056, en el marco de
actividad de la Direccin Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional
de Administracin Pblica. Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene
diversas instancias.

1.2.

FINALIDAD
La finalidad del Sistema de Abastecimiento es asegurar la unidad,
racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento
de bienes y servicios en la administracin pblica.

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2
1.3.

MBITO DE APLICACIN
El sistema de abastecimiento en la Administracin Pblica es de aplicacin
tanto a los bienes materiales, constituidos por elementos materiales
individualizables mesurables, intercambiables y tiles o necesarios para
el desarrollo de procesos productivos, como a los servicios en general,
excepto los personales que son competencia del sistema de personal, que
para el efecto, cuenta con sus propias normas.

1.4.

NORMAS QUE RIGEN EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO


Las normas que rigen el Sistema de Abastecimiento en la Administracin
Pblica peruana son las siguientes:
1.4.1. Constitucin Poltica de 1993: Art. 58, 76
Artculo 58.
La iniciativa privada es libre. Se ejerce en una economa social
de mercado. Bajo este rgimen, el Estado orienta el desarrollo del
pas,

acta

principalmente

en

empleo, salud, educacin, seguridad,

las

reas

servicios

de promocin de
pblicos

infraestructura.
Artculo 76
"Las obras y la adquisicin de suministros con utilizacin de fondos o
recursos pblicos se ejecutan obligatoriamente por contrata y licitacin
pblica, as como tambin la adquisicin o la enajenacin de bienes.
La contratacin de servicios y proyectos cuya importancia y cuyo
monto seala la Ley de Presupuesto se hace por concurso pblico. La
ley establece el procedimiento, las excepciones y las respectivas
responsabilidades."
1.4.2. Decreto Ley N 22056: Ley del
1.4.3.
1.4.4.
1.4.5.
1.4.6.

Sistema Administrativo

de

Abastecimiento.
Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
Ley N 29142: Ley Anual de Presupuesto
Ley N 26850: Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Texto nico Ordenado de la Ley de contrataciones y Adquisiciones del

Estado. D.S. N 083-084-2004-PCM.


1.4.7. Organismo supervisor de contrataciones con el Estado Ley .N 1017
y 1018 su reglamentacin y sus modificatorias.

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1.5.

TRMINOS UTILIZADOS EN EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

1.5.1. ADQUISICIN
La accin orientada a obtener la propiedad o cualquiera de sus
atributos sobre un bien.
1.5.2. BASES
Los documentos que contienen los aspectos administrativos, las
especificaciones tcnicas y los trminos de referencia o expediente
tcnico,

segn

corresponda,

que

con

el

conjunto

de

condiciones, procedimientos establecidos por la Entidad y, cuando


corresponda,

la

proforma

del contrato,

rigen

un proceso de seleccin especfico en el marco de la Ley y el presente


Reglamento.
1.5.3. CALENDARIO DEL PROCESO DE SELECCIN
El documento elaborado por la Entidad que convoca a un proceso de
seleccin, en el cual se fijan los plazos para cada una de sus etapas.
1.5.4. CONTRATACIN
Es el acuerdo para regular, modificar o extinguir una relacin jurdica
dentro de los alcances de la Ley y del Reglamento.
1.5.5. ESPECIFICACIONES TCNICAS
Descripciones, elaboradas por la Entidad, de las caractersticas
fundamentales

de

las

obras,

consultoras, servicios, bienes o

suministros a ejecutar, contratar o adquirir, respectivamente.


1.5.6. POSTOR
La persona natural o jurdica legalmente capacitada que participa en
un proceso de seleccin desde el momento en que presenta su
propuesta.
1.5.7. PROVEEDOR
La persona natural o jurdica que vende o arrienda bienes, presta
servicios o ejecuta obras.
1.5.8. OBRA
Construccin, reconstruccin, remodelacin, demolicin, renovacin y
habilitacin

de

bienes

inmuebles,

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tales

como

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edificaciones, estructuras, excavaciones, perforaciones, carreteras,
puentes, entre otros, que requieren direccin tcnica, expediente
tcnico, mano de obra, materiales y/o equipos.

1.6.

ORGANISMO REGULADOR
El organismo regulador del Sistema de Abastecimiento es el Consejo
Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (OSCE), el cual es
un rgano pblico descentralizado perteneciente a la Presidencia del
Consejo de Ministros, con personera jurdica de derecho pblico que goza
de autonoma tanto administrativa, funcional, financiera, econmica, as
como jurdica.
Entre sus funciones estn:
Velar por el cumplimiento y difusin de la ley de contrataciones y
adquisiciones del Estado, as como proponer las modificaciones que
sean necesarias.
Aprobar
directivas

que

fijen

de integracin de dicha Ley.


Resolver en ltima instancia

criterios

de interpretacin o

administrativa

los

asuntos

de

su competencia.
Desarrollar, administrar y operar el Registro Nacional de Proveedores.
Desarrollar, administrar y operar el Sistema Electrnico de
adquisiciones y contrataciones del Estado (SEACE).
Organizar y administrar conciliaciones y arbitrajes.
Absolver consultas sobre la materia de su competencia.
Imponer sanciones a los proveedores, participante, postores y
contratistas que contravengan las disposiciones establecidas.
Poner en conocimiento de la Contralora General de la Repblica los
casos

en

que

se

aprecie

indicios

de

incompetencia,

negligencia, corrupcin o inmoralidad detectados en el ejercicio de


su funcin pblica.
Supervisar todo proceso de contratacin de bienes, servicios u obras
cualquiera sea el rgimen de contratacin.

1.7.

PROCESOS TCNICOS
Los procesos tcnicos son los instrumentos de gestin o herramientas del
sistema de abastecimiento en s, establecidos con la finalidad de hacer ms
dinmicos funcional y operativo.

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Los Procesos tcnicos son 11, los que para una mayor operatividad y
funcionamiento han sido agrupados en Sub sistemas.
1.7.1. SUB SISTEMA DE INFORMACIN

Llamado as porque mediante los procesos tcnicos que comprende,


se capta, procesa, clasifica, actualiza, proporciona y conserva
la informacin sobre los bienes servicios en general y ejecucin de
obras,

proveedores

que

lo

suministran, precio de mercado y

condiciones de venta ofrecidas por estos, seguridad, garanta que


ofrecen, acciones de seguimiento y control a realizar, etc.; necesarios
por las entidades pblicas para tomar la decisin ms conveniente en
condiciones ptimas para el Estado.
Est constituido por los siguientes procesos tcnicos:
CATALOGACIN:
ordenamiento,

Proceso

que

permite

estandarizacin, codificacin,

la

depuracin,
obtencin,

actualizacin y proporciona la informacin referida a los bienes,


servicios, obras y/o consultora requeridos por las entidades
pblicas, con el fin de incluirlos en el catlogo institucional el cual
constituye un documento de valiosa informacin.
REGISTRO DE PROVEEDORES: Proceso a travs del cual se
obtiene, procesa, utiliza y se evala la informacin comercial
relacionada con los proveedores (contratista y consultores) de la
entidad, y tambin los bienes, servicios, obras y consultora que
estos suministran, prestan, ejecutan, etc.
REGISTRO Y CONTROL: Es un proceso referido a las acciones
de "control previo", verificacin y conformidad, a cada una de las
fases de cada uno de los procesos tcnicos, a fin de detectar
oportunamente desviaciones y adoptar las medidas necesarias.
As como tambin referido al seguimiento de los documentos
administrativos generados en los diversos niveles de la entidad,
para evitar demoras o establecimiento en el trmite de los
mismos, hecho que perjudicara a la oficina de abastecimiento y a
la institucin.
PROGRAMACIN: Proceso mediante el cual se prev en forma
racional y sistemtica, la satisfaccin conveniente y oportuna de
los bienes y servicios, obras, consultora, etc. que son requeridas

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por

las

dependencias

de

las

entidades

pblicas,

previa

determinacin en base a las respectivas metas institucionales, a la


disponibilidad presupuestaria, aplicando criterios de austeridad y
prioridad.
1.7.2. SUB SISTEMA DE NEGOCIACIN/OBTENCIN

Llamado as porque mediante los procesos tcnicos que comprende


presenta opciones y condiciones para negociar bienes y/o servicios o,
para rescatar derechos en caso de haberlos perdido, por causas
imprevistas o hechos fortuitos comprobados.
ADQUISICIN: Proceso tcnico a travs del cual se formaliza de
la manera ms conveniente, adecuada y oportuna para el Estado,
la adquisicin, obtencin, contratacin de bienes, servicios, obras,
consultora,

siguiendo

un

conjunto

de

acciones

tcnicas

administrativas y jurdicas, requeridas por las dependencias


integrantes, para el logro de sus objetivos y alcance de sus metas,
por medio de la oficina de abastecimiento, teniendo en cuenta
el presupuesto asignado.
RECUPERACIN DE BIENES: Es un proceso que comprende
actividades orientadas para volver a tener dominio o disposicin
de bienes (para uso, consumo) o de servicios que anteriormente
se tena derecho sobre su propiedad o uso, luego de haberlos
perdido por diversas causas como:
Descuido o negligencia de los trabajadores usuarios.
Abandono irresponsable de bienes en lugares ajenos a la

propia entidad.
Bienes distribuidos sin criterios, sin antes haber sido utilizados,
es decir que permanecieron en stock o sin rotacin, por haber
sido adquiridos sin rotacin, por haber sido adquiridos
sin programacin en exceso o en forma indiscriminada.

1.7.3. SUB SISTEMA DE UTILIZACIN/PRESERVACIN

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Llamado as porque orienta y coordina la movilizacin, el uso,
conservacin y custodia de los bienes, servicios y obras ejecutadas
para una adecuada utilizacin y preservacin.
Comprende los siguientes procesos:
ALMACENAMIENTO: Actividad tcnica, administrativa y jurdica
relacionada con la ubicacin fsica temporal de los bienes
materiales adquiridos por las entidades pblicas a travs de las
modalidades de adquisicin establecidas, en un espacio fsico
apropiado denominado almacn, con fines de custodia, antes de
entregarlos, previa firma de la PECOSA o PIA, a las dependencias
solicitantes, con destino a los usuarios de los mismos.
MANTENIMIENTO: Es una etapa del sistema de abastecimiento,
donde la oficina de abastecimiento por medio de la unidad de
servicios o de terceras personas idneas, proporciona adecuada y
oportunamente el servicio de mantenimiento, que puede ser de
tipo predictivo, preventivo, correctivo de la maquinaria, equipos,
enseres, edificaciones, etc. con el propsito de estar en ptimo
estado de conservacin y de operacin de los mismos.
SEGURIDAD: Es una etapa del sistema, donde la oficina de
abastecimiento por medio de la unidad de seguridad, utilizando su
propio personal o de registros, brindan un eficiente servicio de
seguridad integral.
DISTRIBUCIN: Es un proceso, que a travs del almacn
institucional, proporciona adecuada y oportunamente los bienes
requeridos para las dependencias solicitantes, para el logro se sus
objetivos y alcance de metas institucionales.
DISPOSICIN FINAL: Es una etapa

del

sistema

de

abastecimiento relacionada con la situacin tcnica, administrativa


y jurdica de los bienes asignados en uso, la cual tiene como
finalidad evitar la acumulacin improductiva de bienes y/o
servicios innecesarios para la entidad.

1.8.

NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

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1.8.1. APLICACIN DE CRITERIO DE EFICIENCIA Y EFICACIA
Se refiere al uso ptimo de los pocos recursos disponibles (eficiencia);
as como lograr los objetivos y alcanzar las metas fijadas (eficacia) a
travs de la gestin adecuada de estos recursos.
Para ello se debe aplicar criterios tcnicos:

Cantidad: Que el proveedor tenga en spot la cantidad requerida

por la entidad.
Calidad: Cualidades o propiedades de los que se va adquirir,

obtener o contratar.
Oportunidad: Que el proveedor seleccionado entregue en la
fecha oportuna la totalidad de lo adquirido por la entidad o realice

en su integridad el servicio contratado.


Lugar: Los bienes adquiridos por la entidad deben ser entregados
por el proveedor seleccionado en el almacn de la entidad y no al

revs.
Costo: Slo en igualdad de caractersticas y condiciones de lo
ofertado por el proveedor, se preferir la oferta ms baja
presentada.

1.8.2. INTEGRIDAD DE ADMINISTRACIN DE ABASTECIMIENTO


El abastecimiento es una funcin de apoyo al funcionamiento interno
de una organizacin. Esta norma busca dar un adecuado concepto de
unidad a la funcin de abastecimiento a travs del desarrollo de
actividades nicas en campos especializados denominados procesos
tcnicos, los cuales conforman el sistema de abastecimiento.
1.8.3. ACTUALIZACIN Y UTILIZACIN DE INFORMACIN PARA EL
ABASTECIMIENTO
El sistema de abastecimiento se vale de la informacin para orientar,
organizar y racionalizar el desarrollo de los procesos tcnicos,
informacin que debe ser actualizada de modo tal que refleje la
situacin actual y permita tomar decisiones.
1.8.4. UNIDAD DE ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS
La adquisicin constituye un conjunto de actividades tcnico
administrativas-jurdicas orientadas a lograr que una entidad pblica
en representacin del estado logre la propiedad, disponibilidad o

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facultad de utilizacin de bienes o servicios en forma permanente o
temporal, derivndose o no en una obligacin de pago.
1.8.5. UNIDAD EN EL INGRESO FSICO Y CUSTODIA TEMPLORAL DE
BIENES
Esta norma garantiza acciones racionales y facilita el control ya que
solo por el almacn del rgano de abastecimiento se realiza el ingreso
fsico de bienes adquiridos y/o recuperados.
El ingreso fsico de bienes es un acto formal de incorporacin a la
entidad, pasando desde afuera hacia dentro de ella a travs de un
lugar establecido (almacn).
La custodia temporal se inicia en la adquisicin y la recuperacin de
bienes.
1.8.6. AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO
Austeridad es la equilibrada estimacin de bienes y servicios,
el empleo mesurado de los limitados recursos y su adecuada
combinacin para obtener mejore resultados.
Su objetivo es determinar criterios para hacer ms racional el empleo
de los recursos de que dispone una entidad.
1.8.7. VERIFICACIN DEL ESTADO Y UTILIZACIN DE BIENES Y
SERVICIOS
Las instituciones pblicas

formularan

aplicaran normas para

comprobar la existencia, del estado de conservacin y condiciones de


utilizacin de los bienes y/o servicios de que dispone la entidad; es
decir la constatacin fsica en relacin con las unidades fsicas.
Es decir es acto de constatacin fsica que en un determinado
momento o en forma permanente realizan un grupo de personas
idneas, a fin de establecer el uso, estado de conservacin, usuario,
lugar de ubicacin fsica, medidas, etc.

1.9.

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO


El sistema de abastecimiento funciona con los siguientes procesos o pasos.

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1.9.1. PROGRAMACIN DE NECESIDADES
Es la determinacin de stas en funcin a los objetivos y metas
institucionales, concordantes con el PIA. En esta fase se utilizar el
Cuadro de Necesidades.
1.9.2. ELABORACIN DEL PRESUPUESTO VALORADO
Esta fase consiste en la consolidacin de las necesidades de bienes,
servicios y obras, sustentadoras del Presupuesto Institucional de
Apertura - PIA.
1.9.3. ELABORACIN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y
CONTRATACIONES PAAC
Esta fase se desarrolla dentro de los treinta (30) das siguientes a la
aprobacin del PIA, es decir, a ms tardar el 31 de enero de cada ao.
No se podr ejecutar ningn proceso de seleccin que previamente no
haya sido incluido en el PAAC, siendo nulo todo proceso que
contravenga a esta disposicin.
1.9.4. EJECUCIN DE LOS PROCESOS DE SELECCIN
Consiste en la realizacin de los procesos de seleccin de acuerdo al
objeto del proceso. Los procesos de seleccin se rigen por el artculo
11 de la Ley Anual de Presupuesto y por los artculos 14 del TUO y 77
del Reglamento, as como por el numeral 2.3., inciso g, del TUO.
1.9.5. INGRESO AL ALMACN INSTITUCIONAL
Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a travs de los
diversos procesos de seleccin, en aplicacin de la SA 05- Unidad en
el ingreso fsico y custodia temporal de bienes, concordante con las
Normas Tcnicas de Control Interno - NTCI 300 02- Unidad de
Almacn. (Catalogacin, Registro en las Tarjetas de Control Visible de
Almacn, verificacin permanente de su estado de conservacin,
despacho de las existencias, registro en las Tarjetas de Existencias
Valoradas de Almacn, informe a la Oficina de Contabilidad).
1.9.6. VALORIZACIN DE LAS EXISTENCIAS DE ALMACN
Se realiza en funcin a los documentos - fuentes o tasacin, aplicando
el Costo Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras salidas).

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1.9.7. INVENTARIO FSICO
En el proceso se aplican las normas legales vigentes del Sistema de
Abastecimiento, SBN, etc.
1.9.8. AJUSTE DEL VALOR MONETARIO
Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes.
1.9.9. PRESENTACIN A LA OFICINA DE CONTABILIDAD
Esta actividad es clave para la sustentacin del Balance.

2. PROCESOS DE SELECCIN
Los procesos de seleccin son:

2.1.

Licitacin Pblica

Se convoca para la contratacin de obras y para la adquisicin de bienes y


suministros dentro de los mrgenes que establecen las normas
presupuestarias. Se puede ejecutar de dos formas:

Licitacin Pblica Nacional, para la ejecucin de obras por


empresas constituidas y con instalaciones en el pas.

Licitacin Pblica Internacional, cuando las caractersticas tcnicas


de las obras requieren de participacin internacional.

La licitacin pblica se aplicar, por ejemplo, cuando se tenga prevista la


adquisicin de cinco camiones de limpieza pblica por un valor total de
quinientos mil nuevos soles o la rehabilitacin de un puente por un valor de
un milln doscientos mil nuevos soles.

2.2.

Concurso Pblico

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Se convoca para la contratacin de servicios de toda naturaleza, de
consultora y arrendamiento, dentro de los mrgenes que establecen las
normas presupuestarias.
Este tipo de seleccin se aplicar, por ejemplo, para el arrendamiento de un
local de propiedad de una asociacin civil por un valor de doscientos
cincuenta mil nuevos soles anuales o la contratacin del servicio de
vigilancia y seguridad por un valor de doscientos diez mil nuevos soles
anuales.

2.3.

Adjudicacin Directa

Se aplica para las adquisiciones y contrataciones que realice la entidad,


dentro de los mrgenes que establece la Ley Anual de Presupuesto. Puede
ser Pblica o Selectiva.

Adjudicacin Directa Pblica: Se convoca cuando el monto de la


adquisicin o contratacin es mayor al 50% del lmite mximo
establecido para la Adjudicacin Directa.

Adjudicacin Pblica Selectiva: Se convoca cuando el monto de la


adquisicin o contratacin es igual o menor al 50% del lmite mximo
establecido para la Adjudicacin Directa. Esta modalidad no requiere
de publicacin, se efecta por invitacin, debindose convocar a por
lo menos a tres proveedores.

El tipo de seleccin de Adjudicacin Directa Pblica se aplicar por ejemplo


para la adquisicin de un lote de computadoras por trescientos cuarenta y
cinco mil nuevos soles, contratacin de una consultora tributaria externa
por un valor de ciento diez mil nuevos soles anuales, reparacin de veredas
por un valor de quinientos ochenta mil nuevos soles.
El tipo de seleccin de Adjudicacin Directa Selectiva se aplicar para
la construccin de un comedor por un valor de ciento treinta mil nuevos
soles, adquisicin de un software por un valor de cincuenta mil nuevos
soles.

2.4.

Adjudicacin de Menor Cuanta

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Se aplica para las adquisiciones o contrataciones que realice la Entidad,
cuyo monto sea inferior a la dcima parte del lmite mnimo establecido por
la Ley Anual de Presupuesto para la Licitacin o Concurso Pblico, segn
corresponda. En este caso, para el otorgamiento de la Buena Pro, basta
la evaluacin favorable del proveedor o postor seleccionado, cuya
propuesta deber cumplir con las especificaciones tcnicas y trminos
requeridos.

3. MONTOS PARA LA DETERMINACIN DE LOS PROCESOS DE SELECCIN


La determinacin de los Procesos de Seleccin para efectuar las Licitaciones Pblicas,
Concursos Pblicos y Adjudicaciones Directas, en todas las Entidades del Sector
Pblico incluidas los Gobiernos locales, se sujetan a los montos siguientes, de
acuerdo al artculo 13 de la Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el
Ao Fiscal 2008, Ley N 29142:

3.1.

La Contratacin de Obras:

Licitacin Pblica: si el valor referencial es igual o superior a S/. 1 190


000.00.

Adjudicacin Directa: si el valor referencial es inferior a S/. 1 190 000.00.

3.2.

La Adquisicin de Bienes y de Suministros:

Licitacin Pblica, si el valor referencial es igual o superior a S/. 469


000.00.

Adjudicacin Directa, si el valor referencial es inferior a S/. 469 000.00.

Esto tambin se aplica a los contratos de arrendamiento financiero

3.3.

La Contratacin de Servicios y de Consultora, tales como prestaciones de


empresas de servicios, compaas de seguros, contratos de arrendamiento
no financieros y del personal contratado directamente por locacin de
servicios, as como investigaciones, proyectos, estudios, diseos,
supervisiones, inspecciones, gerencias, gestiones, auditoras, asesoras y
peritajes de acuerdo a:

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Concurso Pblico, si el valor referencial es igual o superior a S/. 210


000.00.

Adjudicacin Directa, si el valor referencial es inferior a S/. 210 000.00.

La contratacin de auditoras externas se realiza de conformidad con las normas que


rigen el Sistema Nacional de Control.

4. MODALIDADES DE COMPRA
Los procesos de seleccin son:

4.1.

COMPRAS CORPORATIVAS

Mediante las compras corporativas las Entidades se agrupan para adquirir o


contratar bienes y servicios de manera conjunta, realizando un nico
proceso de seleccin, con el objetivo de reducir los costos de transaccin y
aprovechar las ventajas de la economa de escala, obteniendo bienes y
servicios con valor agregado, producindose de esta manera un mejor
aprovechamiento de los recursos del Estado y facilitando la estandarizacin
de bienes y servicios.

4.2.

CONVENIO MARCO

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El Convenio Marco es la modalidad por la cual CONSUCODE selecciona a
los proveedores cuyos bienes y servicios sern ofertados en el Catlogo a
fin de ser adquiridos o contratados de manera directa por las Entidades.

4.3.

SUBASTA INVERSA

La Subasta Inversa es la modalidad de seleccin por la cual una Entidad


Realiza la adquisicin de bienes comunes y la contratacin de servicios
comunes a travs de una oferta pblica y en la cual, el postor ganador ser
aquel que ofrezca el menor precio o costo en igualdad de circunstancias
comerciales y de servicio. Esta modalidad de seleccin puede realizarse de
manera presencial o electrnica.

4.3.1. SUBASTA INVERSA PRESENCIAL

La Subasta Inversa Presencial se realiza en acto pblico por medio de


propuestas de precios o de costos escritos y lances verbales.

4.3.2. SUBASTA INVERSA ELECTRONICA

La Subasta Inversa Electrnica o Virtual se realiza a travs de la utilizacin


de recursos de tecnologa de la informacin, de acuerdo a los
procedimientos que establezca la reglamentacin especfica.

5. EXONERACIN DEL PROCESO DE SELECCIN


Estn exoneradas de los procesos de seleccin de adquisiciones y
contrataciones que se realicen:

Entre entidades del sector pblico

Para contratar servicios pblicos sujetos a tarifas nicas

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En situacin de emergencia o desabastecimiento inminente

Con carcter de secreto militar o de orden interno

Cuando exista proveedor nico

5.1.

SITUACIN DE DESABASTECIMIENTO INMINENTE

Se considera as a aquella situacin extraordinaria e imprevisible en la que


la ausencia de determinado bien, servicio u obra compromete en forma
directa e inminente la continuidad de las funciones, servicios, actividades u
operaciones productivas que la entidad tiene a su cargo de manera
esencial.
La Contralora General de la Repblica participa de oficio en las
contrataciones y adquisiciones de los bienes, servicios u obras en situacin
de desabastecimiento inminente.

5.2.

SITUACIN DE EMERGENCIA

Es aquella en la cual la entidad tenga que actuar de manera inmediata a


causa de acontecimientos catastrficos, de situaciones que supongan
grave peligro de necesidad que afecten la defensa nacional. En este caso
la entidad quedar exonera de la tramitacin de expediente administrativo y
podr ordenar la ejecucin de lo estrictamente necesario para remediar el
evento producido y satisfacer la necesidad sobrevenida, sin sujetarse a los
requisitos formales de la ley.

5.3.

PROCESO DE SELECCIN DESIERTO

El proceso de seleccin ser declarado desierto cuando no quede vlida


ninguna oferta. La declaracin de desierto de un proceso obliga a la entidad
a formular un informe que evale las causas que motivaron dicha
declaratoria, debindose adoptar las medidas correctivas, antes de
convocar nuevamente bajo responsabilidad.
En el caso de que una licitacin pblica, concurso pblico o adjudicacin
directa sean declarados desiertos por la ausencia de postores hasta en dos
oportunidades, se convocar a un proceso de adjudicacin de menor
cuanta.

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La declaratoria de desierto de un proceso de seleccin deber registrarse
en el SEACE, dentro de los dos (02) das de producida.

5.4.

CANCELACIN DEL PROCESO DE SELECCIN

En cualquier estado del proceso de seleccin, hasta antes de la


adjudicacin, la entidad que lo convoca puede cancelarlo por razones
de fuerza mayor o caso fortuito, cuando desaparezca la necesidad de
contratar o adquirir o cuando persistiendo la necesidad, el presupuesto
asignado tenga que destinarse a otros propsitos de emergencia
declarados expresamente. En ese caso la entidad deber reintegrar el
costo de las bases a quienes la hayan adquirido; dicho plazo no podr
exceder a los 5 das posteriores a la comunicacin.
La entidad deber comunicar su decisin dentro del da siguiente y por
escrito al comit especial, debiendo registrar la resolucin cancelatoria en
el SEACE en el mismo plazo.

5.5.

EVALUACIN Y CALIFICACIN DE PROPUESTAS

La evaluacin de las propuestas es integral, realizndose en dos (2)


etapas. La primera es la evaluacin tcnica, cuya finalidad es calificar la
calidad de la propuesta, y la segunda es la evaluacin econmica, cuyo
objeto es calificar el monto de la propuesta.
Las Bases debern especificar los factores, los puntajes y los criterios para
su asignacin que se considerarn para determinar la mejor propuesta.
El Comit Especial determinar los factores de evaluacin tcnicos y
econmicos a ser utilizados, los que debern ser objetivos y congruentes
con el objeto de la convocatoria, debiendo sujetarse a criterios de
razonabilidad, racionalidad y proporcionalidad.
Los factores para la evaluacin de la propuesta tcnica sern los
siguientes:
Para la contratacin de obras

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Para la contratacin de obras que correspondan a adjudicaciones directas y
de menor cuanta, no se establecer factor tcnico de evaluacin, slo se
evaluar la propuesta econmica.

En las obras que correspondan a licitaciones pblicas, se tendr en cuenta:

Experiencia en obras en general ejecutadas en los ltimos diez (10)


aos

Experiencia de obras similares ejecutadas en los ltimos quince (15)


aos

Experiencia y calificaciones del personal

Oferta de contratar en la ejecucin de la obra un porcentaje de


trabajadores entre los residentes de la misma localidad, provincia o
provincias colindantes al lugar de ejecucin.

profesional propuesto

6. Gerencia de Abastecimiento
La Gerencia de Abastecimiento tiene como objetivo conducir de manera
eficiente y eficaz los procesos tcnicos del Sistema de Abastecimiento,
tales como el planeamiento, la programacin, la obtencin, la recepcin, el
ingreso, el almacn, la distribucin, y control patrimonial, as como de los
servicios auxiliares de apoyo institucional y tiene como funciones:

Programar las necesidades de bienes y servicios en coordinacin con


las dependencias de la institucin.
Formular el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y
Servicios de la Institucin y elaborar los presupuestos correspondientes.
Efectuar las adquisiciones y contrataciones cumpliendo las normas
vigentes.
Custodiar y conservar los bienes y materiales del almacn en buenas
condiciones, adoptando las medidas de seguridad.
Distribuir los bienes a las dependencias de acuerdo a los documentos
de salida de almacn, debidamente autorizados.
Efectuar los inventarios de almacn.
Supervisar el registro y control patrimonial de los bienes de la
institucin.
Supervisar los servicios de seguridad, vigilancia y limpieza de la
institucin.
Administrar el parque automotor de la ANR.
Sistema administrativo del sector publico

19

6.1.

Formular y alcanzar a la Direccin General de Administracin el Plan de


Trabajo Anual de la Direccin y los informes de Evaluacin Trimestral.

rea Adquisiciones
Se encarga de la ejecucin de actividades altamente especializadas,
inherentes al proceso de planeamiento, programacin y de obtencin del
abastecimiento en la entidad.
En ese sentido realiza actividades tcnicas para el proceso de
determinacin y consolidacin de necesidades, elaboracin del
presupuesto valorado, cuadro de obtencin, cuadro de adquisiciones y
reprogramaciones, entre otros.
Asimismo, ejecuta actividades de apoyo profesional especializado a los
Comits Especiales y Permanentes, en la conduccin y ejecucin de los
procesos de adquisiciones de bienes y servicios.

6.2.

rea de Almacn
Se encarga de coordinar y ejecutar las operaciones y actividades de
recepcin, almacenamiento, control, despacho y distribucin de los bienes
a las distintas dependencias de la entidad, a fi n de garantizar el normal
desarrollo de las actividades programadas, coadyuvando al logro de los
objetivos y metas determinadas.

6.3.

rea de Control Patrimonial


Se encarga de la administracin y supervisin de las actividades tcnicas
del proceso de registro y control de los bienes patrimoniales existentes en
la entidad.
En ese sentido formula y propone directivas internas de procedimientos,
instrumentos y tcnicas que permitan la optimizacin de los procesos del
control patrimonial.

6.4.

rea de Mantenimiento de Maquinaria y Equipo


Se encarga de coordinar y supervisar la ejecucin de actividades
especializadas en materia de ingeniera y mantenimiento de infraestructura,
maquinaria, equipos e instalaciones de la institucin.
Asimismo, coordina y supervisa las actividades
administracin del parque automotriz de la institucin.

Sistema administrativo del sector publico

inherentes

la

20

7. DISPOSICIONES ESPECFICAS
7.1.

PROCESO DE ALMACENAMIENTO
El almacenamiento es un proceso tcnico del abastecimiento, las
actividades concernientes a este proceso, estn referidas a la
ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico determinado, como
bienes en custodia, para ser trasladados fsicamente (temporal o

definitivo) a los rganos solicitantes que los utilizaran.


Proceso de almacenamiento comprende:
7.1.1. Recepcin:
a) Consiste en la secuencia de operaciones que se
desarrollan desde que los bienes llegan al almacn y
termina con la ubicacin de los mismos en el lugar
designado para efectuar la verificacin y control de calidad.
b) Emitida la Orden de compra-Gua de internamiento (Anexo
N 1) por la Oficina de Abastecimiento, una copia con las
firmas correspondientes, entregada al almacn central y al
almacn perifrico correspondiente, dicha Orden de
Compra

gua

de

internamiento

debe

contener

necesariamente el nmero de expediente SIAF. El


responsable de la recepcin de bienes debe verificar
que dicho registro se encuentre en fase compromiso
c) El responsable del almacn. al recibir la Orden de Compra
Gua de Internamiento, deber constatar que se incluya la
constancia de notificacin del referido documento al
proveedor, con firma y fecha de recepcin. La transmisin
a la base de datos del SIGA y la entrega fsica de la Orden
de Compra-gua de Internamiento es responsabilidad de la
Oficina de Abastecimiento.

Sistema administrativo del sector publico

21
d) El responsable del almacn efectuar la recepcin
teniendo a la vista los documentos de recibo (Orden de
compra - Gua de internamiento, Gua de Remisin,
Factura, Cargo de Recepcin de la Orden de Compra
Gua de Internamiento por el Proveedor y C:ontrato de
Adquisicin, ste ltimo cuando corresponda u otros
documentos considerados por la legislacin tributaria como
comprobante de pago), debiendo ejecutar las acciones
siguientes:
Examinar

en

presencia

de

la

persona

responsable de la entrega: Los registros, sellos,


envolturas, embalajes, fecha de vencimiento y
otras caractersticas del embalaje, a fin de
informar sobre cualquier anormalidad en la

recepcin.
Contar y pesar los paquetes, bultos y/o el
equipo recibido, anotando las discrepancias
encontradas en tas Guas de Remisin y en el

exterior de los bultos.


El pesaje puede omitirse cuando el nmero y
caractersticas de los bienes recibidos permitan

efectuar una verificacin cuantitativa.


Anotar en la documentacin de recibo lo

siguiente:
Nombre de la persona que hace la entrega de la

mercadera.
Nombre de la persona que recibe la mercadera.
Nmero de la placa del vehculo utilizado en

el transporte(cuando sea pertinente).


fecha y hora de recepcin.
Las facturas u otros comprobantes de pago recibidos por el
almacn sern entregados al especialista que realiz el
proceso de adquisicin para que se d el al Sistema de
Trmite Documentario y se trmite el registro del
devengado ante la Oficina de Contabilidad. Cuando las
empresas emitan sus facturas despus de la entrega de

Sistema administrativo del sector publico

22
los bienes con la Gua de Remisin, conforme al contrato
suscrito, debern presentar la factura ante el MEF como
mximo a los dos (2) das hbiles siguientes de la fecha de
recepcin de los bienes.
e) El Responsable del Almacn no decepcionar bienes que
en cantidad sea menor al consignado en la Orden de
Compra-Gua de internamiento o los Contratos de
Adquisicin, ni los que pretendan ser entregados con
documentos que no sean los comprobantes de pago
reconocidos por la Superintendencia de Administracin
Tributaria SUNAT.
7.1.2. verificacin y control de calidad:
Estas

actividades

predeterminado,

deben

efectuarse

independientemente

en

de

la

un

lugar

zona

de

almacenaje, comprende las siguientes acciones:


a) Retirar los bienes del embalaje para revisar y verificar su
contenido en forma cuantitativa y cualitativa.
b) La verificacin cuantitativa se efectuar para comprobar
que las cantidades recibidas son iguales a las que se
consignan en la documentacin.
c) La verificacin cualitativa, denominada control de calidad
se realizar para verificar que las caractersticas y
propiedades de los bienes recibidos

estn de acuerdo

con las especificaciones tcnicas solicitadas.


d) La verificacin y control de calidad se efecta en presencia
de la persona que hace la entrega cuando la cantidad y
caractersticas

de

los

bienes

permitan

realizar

la

verificacin cuantitativa y cualitativa en el momento de la


recepcin.
e) Si por el nmero y caractersticas de los bienes recibidos
fuera necesario mayor tiempo para efectuar la verificacin
y control de calidad, el responsable del almacn suscribir
la Gua respectiva, dando conformidad slo por el nmero
de bienes y/o peso bruto segn corresponda.

Sistema administrativo del sector publico

23
f) Tratndose de
ameritan
(bienes
pruebas

bienes

que

ser sometidos
informticos,
o

formulario
especialistas

sus

pruebas

caractersticas

de

conformidad

medicinas, entre otros), las

exmenes
PECOSA

por

sern
a

las

encargadas
reas

con

usuarias

el
o

que conocen de la naturaleza del bien a

recibir, debiendo dar el visto bueno o emitir un informe


favorable de las pruebas de conformidad, el mismo que
deber ser adjuntado a la Orden de Compra-Gua de
internamiento correspondiente

como

prueba

de

la

conformidad a la recepcin.
Mientras no se otorgue la conformidad no se podr tramitar
el devengado en el registro SIAF del bien adquirido; la
salida del almacn se registrar a travs de cuentas de
control contable.
La conformidad de la recepcin de los bienes ser suscrita
por el responsable del almacn en el rubro respectivo de la
Orden de Compra-gua de internamiento y gua de
Remisin correspondiente.
7.1.3. Internamiento
Comprende las actividades orientadas a la ubicacin de los
bienes. En los lugares previamente asignados en base a las
siguientes acciones:
a) Agrupar los bienes segn su tipo, perodo de vencimiento y
dimensin.
b) Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha
designado en la zona de almacenaje.
c) Se evitar dividir un grupo de bienes del mismo tipo en
zonas de almacenaje distintas.
Los bienes que por sus caractersticas no puedan ser
custodiados en el almacn, sern ubicados en espacios
disponibles que cuenten con las medidas .recesaras para
su conservacin y seguridad, o en otra entidad pblica que
preste colaboracin o en los almacenes contratados a
proveedores de estos servicios.
7.1.4. Registro y Control

Sistema administrativo del sector publico

24
a) Una vez ubicados los bienes en las zonas de
almacenaje, se debe registrar su ingreso en el Bincard,
la misma que ser colocada junto al grupo de bienes
registrados. Asimismo, su ingreso se registrar en la
Tarjeta de Existencias Valoradas del Almacn-Kardex
(Anexo N 4) en el Mdulo de Almacn del Sistema
Integrado de Gestin Administrativa - SIGA, a efectos de
establecer el stock de Almacn. En el caso de bienes
que provengan de donaciones, transferencias u otros
conceptos distintos de la compra, se proceder a
formular la correspondiente Nota de Entrada al Almacn
NEA (Anexo N5) y su registro en el Mdulo de
Almacn del SIGA, previamente a la recepcin.
b) La copia de la Orden de Compra - Gua de
internamiento o la Nota de Entrada al Almacn debern
ser custodiadas por el responsable del registro del
Kardex, en la Oficina de Abastecimiento.
c) Los bienes patrimoniales internados sern informados al
personal a cargo del Control Patrimonial de la Oficina de
Abastecimiento, para la codificacin correspondiente y
su registro en

el

SIGA y el SlMl, conforme al

procedimiento establecido en la Resolucin N 15897/SBN, que aprob el Catlogo Nacional de Bienes


Muebles del Estado y la Directiva N 001-97/SBN-UGCIMN, de fecha .23.07.97, que norma su aplicacin,
as como los fascculos del Catlogo Nacional de
Bienes Muebles del Estado aprobados para tal fin.
d) La Oficina de Abastecimiento, remitir mensualmente a
la Oficina de Contabilidad para registro contable, los
siguientes reportes del SIGA:
Reporte de Entradas de Almacn.
Reporte Detallado de Entradas al Almacn.
Reporte de salidas de almacn.
Resumen Contable del Almacn.
Los Kardex, se mantendrn en poder del rea de
Almacn de la Oficina de Abastecimiento

Sistema administrativo del sector publico

25
7.1.5. Custodia
Es el conjunto de actividades que se realizan con la finalidad
de que los bienes almacenados conserven las mismas
caractersticas fsicas y numricas en que fueron recibidos,
comprende las siguientes acciones:
a) Cada artculo almacenado debe

ser

protegido

de

elementos naturales como la humedad, luz, lluvia y otros


que alteren sus caractersticas esenciales, que los vuelvan
intiles para su uso, segn lo estipulado en las Normas
Tcnicas,

Manual

del

Fabricante

otros

textos

especializados.
b) Las reas fsicas destinadas a servir de almacn deben de
estar provistas

de los medios necesarios para proteger

el material almacenado,

mobiliario,

equipos

las

instalaciones mismas, de riesgos internos y externos, as


como de robos o sustracciones, acciones de sabotaje,
incendios e inundaciones.
c) Igualmente se deben considerar todos los aspectos de
proteccin al personal que labora. en el almacn por los
daos que se puedan causar a su integridad fsica.
7.1.6. Reporte de Consumo
Es funcin del responsable del almacn del MEF; tener a su
cargo una estadstica de consumo de los bienes de uso comn,
que permita determinar la atencin a una real necesidad; y
sirva como documento de trabajo de referencia para realizar
una adecuada programacin del abastecimiento de los bienes.
8. PROCESO DE DISTRIBUCIN
Consiste en un conjunto de actividades de naturaleza tcnicoadministrativo referidas a la directa satisfaccin de necesidades,
incluyendo las operaciones de traslado interno.
8.1.

Este proceso

comprende:
formulacin del pedido
a) Se emplea el formulario Pedido-Comprobante de Salida
PECOSA (Anexo N 6).
b) Se formula en base a los respectivos Cuadros de
Necesidades debidamente conciliados en el Plan Anual
de Contrataciones de acuerdo a las posibilidades
Sistema administrativo del sector publico

26
financieras de la entidad y disponibilidad de bienes en
el almacn.
c) La Oficina de Abastecimiento establecer un calendario
para la presentacin de pedidos por parte de los
rganos usuarios,

cuyo

consumo

de

bienes

es

constante.
d) Corresponde la formulacin de la PECOSA al rgano
usuario, la que ser transmitida a travs del Mdulo de
Almacn del SIGA; el Almacn valoriza los bienes a
entregar en el SIGA, el que ser impreso para el trmite
de firma del solicitante.
e) Cuando por razones de austeridad se tenga que limitar
la atencin de los pedidos a un grupo de bienes, la
Oficina de Abastecimiento puede asumir la formulacin
de la PECOSA.
8.2.

AUTORIZACIN DE DESPACHO
La autorizacin de despacho se otorgar para aquellos bienes
que figuran en el respectivo Cuadro de Necesidades.
Esta fase comprende .lo siguiente:
a) Numeracin y registro del formulario PECOSA.
b) Aprobacin del Jefe de la Oficina de Abastecimiento y del
responsable del almacn.
c) Valorizacin del Bien Solicitado.
d) Registro de las salidas autorizadas en el Kardex.

8.3.

ACONDICIONAMIENTO DE MATERIALES
a) El responsable del almacn recibir el formulario
PECOSA, aprobado y dispondr el acondicionamiento
de los Bienes para su entrega, colocndolos en el lugar
destinado para el despacho.
b) En el caso de distribucin con destino a localidades
fuera del permetro de la ciudad, ser necesario
determinar el tipo de embalaje a utilizar segn el lugar
del destino.
c) El acondicionamiento o embalaje de los artculos por
distribuir debe realizarse en forma tal que se evite:
Despostillados, roturas o aplastamientos.

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27

Daos por manchas con grasa u otro agente

nocivo.
Deterioro en el acabado.
Daos por causas climatolgicas. Prdida
parcial, total o extravo.

En el caso de bienes embalados se proceder al


marcado, sellado, numerado, adems de otras
seales indicadoras de los bultos (rotulado).
8.4.

CONTROL DE MATERIALES
a) El responsable del almacn establecer un control de
salida de materiales, encargando a una persona para
tal funcin.
b) Los bienes que salgan del almacn sern verificados
por el responsable del almacn o quien tenga dicha
funcin, segn el formulario PECOSA y retendr una
copia del mismo, para el registro y control de stock a
travs

del

registro

en

el

Kardex.

Los

bienes

patrimoniales salen del almacn, adicionalmente, con el


Acta de Entrega y Recepcin de Bienes Patrimoniales Anexo N 8. La asignacin de los bienes patrimoniales a
los usuarios finales ser registrado en el SIGA y el SlMl
por el personal encargado del control patrimonial.
c) Cuando el bien es remitido a lugares fuera del
Ministerio

utilizando

medios

de

transporte,

el

transportista presentar en la puerta de acceso al


Ministerio ante el agente de seguridad, copia del
formulario PECOSA y la Orden de Salida de Bienes
Patrimoniales Anexo 7 cuando se trate de bienes
patrimoniales.
d) Cuando el bien salga a otro almacn el formulario
PECOSA no generan variacin en las cuentas del activo
o gasto, sino solo en las cuentas de control (cuentas de
orden), debiendo consignarse tal situacin en la
PECOSA.

Sistema administrativo del sector publico

28
8.5.

ENTREGA DE MATERIALES AL USUARIO


a) Al momento de efectuar la entrega de materiales, el
Responsable del Almacn debe cuidar que la persona
que los reciba verifique .las caractersticas originales
del producto, su vigencia y las caractersticas detalladas
en el formulario PECOSA.
b) El responsable del almacn, deber verificar que el
rea de destino haya suscrito el formulario PECOSA,
con la conformidad respectiva.
c) Es funcin inherente al almacn el que los bienes a
despachar fuera de la ciudad, est amparada por la

8.6.

cobertura de un seguro.
SUPERVISIN DE LA DISTRIBUCIN FINAL
El personal del almacn estar autorizado por la OGARH para
realizar visitas inopinadas a cada rgano, a fin de prevenir la
existencia de ambientes no autorizados que almacenen bienes
en una cantidad que supere su necesidad mensual.

9. NVENTARIO FSICO
Es una forma de verificacin fsica que consiste en constatar la
existencia o presencia real de los bienes almacenados, apreciar su
9.1.

estado de conservacin y condiciones de seguridad.


TIPOS DE INVENTARIOS
a) Inventario Masivo.- incluye todos los bienes almacenados,
comprende la verificacin fsica de los bienes en uso y del
almacn, forma parte del Inventario Fsico -General o
inventario Anual. Se debe efectuar una vez al ao,
cerrando las operaciones del Almacn, es decir al 31 de
diciembre de cada ao y sirve de sustento para los estados
financieros de la Entidad.
b) Inventario Selectivo.- Comprende un grupo de bienes
previamente seleccionados. Se realiza peridicamente o
cada vez que sea necesario verificar que los registros del
stock se mantienen al da, completos

exactos

comprobar que las existencias listas concuerdan

y
con

los registros del Bincard y el Kardex, correspondientes. Se


realiza sin paralizar las actividades del Almacn, solo se

Sistema administrativo del sector publico

29
efecta el bloqueo temporal de la documentacin y el
despacho del grupo de bienes objeto del inventario, por el
plazo que se estime dure el mismo. Se debe efectuar como
mnimo una vez al mes sobre los bienes que el
Responsable del Almacn disponga sean verificados.
9.2.

PREPARACIN DEL INVENTARIO


Corresponde al Jefe de la oficina de Abastecimiento impartir
instrucciones, fijar plazos, establecer mecanismos e instrumentos
y determinar responsabilidades, a efectos de realizar la
verificacin de bienes del almacn.
Son condiciones previas al inventario. Las siguientes:
a) Ordenamiento del almacn, el principio

del

buen

ordenamiento debe mantenerse en los almacenes en todo


momento, sin embargo se hace necesario cuando se trata
de realizar inventarios.
b) Documentacin.
es

imprescindible

preparar

la

documentacin para la torna de inventario, para lo cual es


necesario considerar lo siguiente:
El Kardex y el Bincard, debern estar al da.
Bloqueo del internamiento de los bienes
recibidos, durante el perodo de inventario. Estos
quedarn

temporalmente

en

la

zona

de

recepcin y sern internados una vez concluido

el inventario.
Despacho
de

materiales

equipos

correspondientes a los formularios PECOSA,


quedan pendientes de atencin. Los bienes de
pedidos no reclamados permanecen en la zona

de despacho.
Suspender la recepcin de pedidos por un
periodo de dos (02) das antes del inicio del

inventario.
Cuando se trate del inventario Fsico General, la
verificacin ser realizada por un Equipo de
Verificadores, designado por la Oficina de
Abastecimiento.

Sistema administrativo del sector publico

30

Se podr contratar previo proceso de seleccin,


a una empresa particular que realice la toma del

Inventario Fsico de Existencias de Almacn.


c) Medios e Instrumentos, el Equipo de Verificadores ser
dotado

por

instrumentos

la

Oficina

necesarios,

de

Abastecimiento,
tales

como:

de

los

Catlogos.

calibradores, metros y balanzas, que le permitan certificar


las medidas, denominaciones, pesos, cdigos, etc. de cada
9.3.

uno de los bienes que se est verificando.


FORMAS DE EFECTUAR EL INVENTARIO
a) Al Barrer: El Inventario es realizado por el Equipo de
Verificadores, efectuando el conteo, sin excepcin alguna,
de todos los bienes almacenados.

Esta modalidad se

utilizar para efectuar el inventario Masivo del almacn.


b) Por Seleccin: Consiste en constatar la veracidad de las
existencias del grupo de bienes sobre los cuales se tiene
inters, sin importar su ubicacin. Esta forma se utiliza
9.4.

para realizar inventarios de tipo selectivo.


SOBRANTES DE INVENTARIOS
Si en el proceso de inventario se establece la existencia de
bienes sobrantes, se llevarn a cabo las siguientes acciones:
a) Determinar si su origen, es como resultado de los
siguientes casos:
Documentos fuente no fueron registrados en las

Tarjetas de Existencias Valoradas.


Bienes entregados en menor cantidad a la
autorizada en el respectivo Comprobante de

Salida.
Entrega de otro bien en lugar del que figura

como sobrante.
b) Cuando los sobrantes del almacn se deban a los dos
primeros casos indicados en el literal anterior, stas se
incorporarn en los registros de existencias formulando la
respectiva NEA.
c) Cuando los sobrantes tengan su origen en el ltimo caso,
se proceder a realizar el ajuste en el respectivo Kardex,
anulando la salida del bien sobrante, hecho que ser

Sistema administrativo del sector publico

31
sustentado con el informe del Equipo de Verificadores.
Previo inicio de la determinacin de responsabilidades y
9.5.

registrando la salida del bien faltante.


FALTANTE DE ALMACN
En el caso que como consecuencia de la conciliacin realizada,
entre los registros de existencias y el inventario fsico, se
establezca un registro de bienes faltantes, el Equipo de
Verificadores actuar de la siguiente manera:
a) faltante por robo o sustraccin: El responsable del almacn
organizar un expediente de las acciones realizadas
acompaadas de la denuncia policial correspondiente.
b) faltante por merma: Tratndose de bienes slidos o
lquidos, que por su naturaleza se volatilizan, ser
aceptada siempre y cuando est dentro de la tolerancia
establecida en la norma tcnica respectiva. Cuando la
merma ocurra por accin de animales depredadores, la
Comisin de Verificacin evaluar e informar sobre si la
merma se debi estrictamente a esta causa.
c) Faltante por negligencia: los servidores a cargo de la
custodia de los bienes y el responsable del almacn son
responsables, tanto pecuniaria como administrativamente,
de los bienes a su cargo. En l Informe del Equipo de
Verificadores se especificar tal situacin, para las
acciones administrativas de deslinde de responsabilidades
que correspondan.

10. REPOSICION DE STOCK

Comprende un conjunto de acciones de naturaleza tcnicoadministrativo inherente a la funcin de almacn, que tiene por
finalidad

el

mantener

la

continuidad

del

abastecimiento,

remplazando las existencias distribuidas, a fin de que se


encuentren disponibles y que lleguen al usuario oportunamente.
10.1.

REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIA

Consiste en un sistema de registro y reportes en los que se


consigna datos sobre ingreso y saldos de bienes del local de
almacn y cantidades disponibles a distribuir, segn las

Sistema administrativo del sector publico

32
posibilidades de cada entidad, los registros y reportes se elaboran
en forma manual o mediante proceso automtico de datos
mediante los siguientes documentos

Tarjeta de control visible de almacn


Tarjeta de existencia valorada de almacn
Resumen del movimiento del almacn
Nota entrada al almacn
Pedido de comprobante de salida

11. (NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PBLICO)


RESOLUCION DE CONTRALORIA N 072-2000 - CG
NORMAS TECNICAS DEL CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE
OBRAS PBLICAS 600
Como parte de la accin del gobierno se realizan inversiones significativas
de recursos financieros, en obras de diversos sectores de la actividad
nacional, ya sea directamente o a travs de contratistas. Se denomina obra
pblica a la construccin o trabajo que requiere direccin tcnica en la
utilizacin de mano de obra, materiales y equipos, e incluye todos los
elementos o alguno de ellos, que efecten en forma directa o indirecta una
entidad del Estado, con la finalidad de servir al pblico.
Ello implica la construccin o rehabilitacin, por ejemplo de carreteras,
puentes, centrales de energa, locales escolares y de salud, as como otras
obras de infraestructura. Por esta razn, los controles internos que adopten
las entidades pblicas deben estar dirigidos, entre otros, a los aspectos de
ejecucin, mantenimiento y liquidacin de obras pblicas.
Estas normas complementan las disposiciones vigentes relacionadas con la
contratacin, ejecucin y mantenimiento de obras pblicas y, adems se
encuentran orientadas a mejorar el control interno, propendiendo a una
eficiente administracin de los recursos destinados a los proyectos de
inversin pblica.

NCI 600-01: Del expediente tcnico.


El expediente tcnico antes de ser aprobado por la entidad licitante, debe estar
visado en todas sus pginas por los profesionales responsables de su
elaboracin y por el rea especializada responsable de su revisin.

NCI 600-02: Contenido de las esp. Tcnicas

Sistema administrativo del sector publico

33
Las Especificaciones Tcnicas deben elaborarse por cada partida, que
conforman el presupuesto de obra, definiendo la naturaleza de los trabajos,
procedimiento constructivo y formas de pago.
NCI 600-03: Sustentacin de metrados
Los metrados del expediente tcnico deben estar sustentados

por cada

partida, con la planilla respectiva y con los grficos y/o croquis explicativos que
el caso requiera.
NCI 600-04: Absolucin de consultas u observaciones.
La entidad Licitante deber absolver las consultas o cualquier observacin que
se hiciera sobre los documentos que conforman el Expediente tcnico de la
licitacin, debidamente fundamentados, de manera que permita a los postores
clarificar concretamente las interrogantes que motivaron su intervencin.
NCI 600-05: Detalle de los anexos del cont.
Los anexos que forman parte integrante de los contratos de obras deben ser
identificados individualmente y numerados en forma correlativa.
NCI 600-06: Modificaciones y subsanacin
Las modificaciones sustanciales y la subsanacin de errores y omisiones en el
Expediente Tcnico, durante la ejecucin de la obra, deben contar con la
opinin del Proyectista.
NCI 600-07: Aplicacin de controles calidad
Las entidades contratantes deben cautelar, que en las obras en ejecucin, se
apliquen controles de calidad acordes con la naturaleza del contrato, cuyos
resultados sern registrados y archivados en formatos prediseados y
consignados en un informe especial que debe emitir la supervisin, en cada
valorizacin de obra tramitada.
NCI 600-08:Procesamiento de Presupuesto adicional
Los presupuestos adicionales que se generen en la ejecucin de la obra sern
procesados y aprobados con la prontitud del caso, bajo responsabilidad de los
funcionarios a cargo de la ejecucin de la obra.

Sistema administrativo del sector publico

34
NCI 600-09:Sustentacion de presupuestos adicionales en contratos a precios
unitarios generados por mayores metrados
En los presupuestos adicionales que involucren partidas contractuales en los
contratos a precios unitarios, debe sustentarse el metrado total de cada partida
con la planilla respectiva adjuntando el sustento tcnico del caso.
NCI 600-10:Susten.de presupuestos adicional, en contratacin de suma alianza
Cuando se presenten presupuestos adicionales por modificaciones en los
planos y/o especificaciones tcnicas de la obra en un contrato a suma alzada,
debe demostrarse fehacientemente haberse producido esta situacin, as como
acreditar que tales modificaciones generan mayores costos a los pactados para
la obra.
NCI 600-11: Resoluciones aprobatorias de presupuestos adicionales deben
precisar su causal.
Las resoluciones que emita la entidad contratante aprobando determinado
presupuesto adicional, deben precisar en sus considerandos la causal que
genera dicho adicional.
NCI 600-12:Aprobacin de reduccin de obra
Toda reduccin de obra debe ser aprobada mediante Resolucin de la entidad
contratante, previa sustentacin con los informes tcnicos y legales que el
caso requiera.
NCI 600-13:Cumplimiento plazo contractual
Todo contrato de obra ser objeto de un control estricto del cumplimiento del
plazo contractual, incluyendo los plazos parciales, en base a los diagramas de
CPM, PERT, o similares.
NCI 600-14:Elababoracin de metrados de poscostruccin
El inspector de la obra, elaborar los metrados de posconstruccin, de acuerdo
a los trabajos realmente ejecutados, los que se tendrn en cuenta al momento
de la recepcin de la obra, previa conformidad por parte del contratista.
NCI 600-15: participacin de Miembros designado recepcin obra

Sistema administrativo del sector publico

35
Los miembros de la comisin designada para la recepcin de obra, deben
participar directamente en el acto de recepcin, bajo responsabilidad, a fin de
formular las observaciones que hubiere durante el desarrollo de dicho evento.
NCI 600-16:Registro de garantas etapa Operacin y mantenimiento
La unidad orgnica de la entidad que tiene a su cargo la operacin y
mantenimiento de la obra, debe aperturar un Registro de las garantas que se
encuentren vigentes en esta etapa, a fin de asegurar su aplicacin en los casos
que sean necesarios.
NCI 600-17:Manteniento de las obras
Las Entidades estn obligadas a mantener eficientemente las obras pblicas
que estn a su cargo.
12. SISTEMA ELECTRNICO DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES
DEL ESTADO (SEACE).Es el sistema electrnico que permite el intercambio de informacin y difusin
sobre las adquisiciones y contrataciones del Estado, as como la realizacin de
transacciones electrnicas; su uso es obligatorio para las entidades del Estado
que se encuentren en proceso de adquisicin de obras, suministros o servicios.
El OSCE desarrollar, administrar y operar el SEACE. Los actos realizados
por medio de este sistema, que cumplan con las disposiciones jurdicas
vigentes poseen la misma validez y eficacia jurdica que los actos realizados
por medios manuales pudindolos sustituir para todos los efectos legales.

Sistema administrativo del sector publico

36

CONCLUSIONES
1 Las Normas Generales de Abastecimiento fueron aprobados por Resolucin
Jefatural N 118-80-INAP/DNA, el 25 de Julio de 1980, con la finalidad de garantizar y
facilitar el control y eficacia de las funciones de estas normas, dentro de una
concepcin integral de la gestin de Abastecimiento. Cada Norma est constituida, por
una definicin, Concepto, Objetivos, Acciones a Desarrollar, Base Legal, Alcances y
Mecanismos de Control

2 La Segunda Disposicin Final del DECRETO SUPREMO N 039-98-PCM que


reglamentaba la Ley N 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, de
fecha 26 de Diciembre de 1998, deroga las Normas SA.O1, SA.02, SA.03 y SA.04. Las
Normas SA.O5, SA.06, y SA.07, an se encuentran vigentes.

3 La Norma SA.05 Unidad de Ingreso Fsico y custodia temporal de


bienes, referente al manejo de almacenes, no ha sido modificado ni ha sufrido aportes
posteriores, salvo lo presentado por la Resolucin Jefatural N 335-90- INAP/DNA que
aprob el Manual de Administracin de Almacenes para el Sector Pblico Nacional.

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4 La Norma SA.06 Austeridad del Abastecimiento, referente a las acciones de
austeridad en los procedimientos adoptados, cuenta con numerosas normas
posteriores como: Medidas de Austeridad, Disciplina y Calidad en el Gasto Pblico, los
principios sealados en la Ley de Contrataciones y la Directiva de Austeridad anual
que aprueba cada Institucin. Por lo que su aplicacin y consulta, no se hace
necesario.

5 La Norma SA.07 Verificacin del estado y utilizacin de bienes y servicios,


referente a los bienes patrimoniales y la correcta ejecucin de los servicios; al respecto
esta Norma, tiene muchas disposiciones posteriores, como la creacin del Sistema
Nacional de Bienes Nacionales, la Superintendencia de Bienes Nacionales (SBN) y de
lo dispuesto por la Ley de Contrataciones del Estado. Por lo que su aplicacin y
consulta, no se hace necesario.

BIBLIOGRAFA

Nunja, Jos (2010). Sistema de Abastecimiento y Control Patrimonial.

Actualidad Gubernamental, N 17 Marzo 2010. IV-1 a IV-8.


DECRETO SUPREMO N 039-98-PCM que reglamentaba la Ley N 26850 Ley

de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.


Ley de Contrataciones del Estado D.L. N 1017.

Sistema administrativo del sector publico

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Res. Jefatural N 335-90- INAP/DNA aprob el Manual de Administracin de

Almacenes para el Sector Pblico Nacional.


El Sistema Nacional de Abastecimiento Decreto Legislativo N 22056 de fecha

29 de diciembre de 1977.
Resolucin de Contralora N 320-2006 Aprueba Normas de Control Interno.
Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2014. Ley N 30114.
Ley N 29151 Ley del Sistema Nacional de Bienes Estatales
D.S. N 007-2008-Vivienda Reglamento de la ley general del sistema nacional
de bienes estatales

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