Cunto tiempo debe conservar la contabilidad? Cinco aos?

En realidad, el plazo podra ser mayor a cinco aos

En trminos generales el plazo para conservar la contabilidad, segn establece el

artculo 30 del Cdigo Fiscal de la Federacin (CFF), es de cinco aos, en algunos casos
diez, sin embargo el plazo podra ser mayor, por ejemplo si se hubieran disminuido
prdidas fiscales, en cuyo caso, el contribuyente est obligado, por disposicin legal, a
proporcionar la documentacin que acredite el origen y procedencia de la prdida, lo
que podra ampliar el plazo a 15 aos o ms.
Conservacin de la contabilidad de acuerdo a disposiciones mercantiles
El Cdigo de Comercio (CC) establece que las personas que hacen del comercio su
ocupacin ordinaria, las sociedades mercantiles legalmente constituidas y las sociedades
extranjeras o sus agencias o sucursales, que ejerzan dentro del pas actos de comercio
estn obligados a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado que debe
cumplir con ciertos requisitos mnimos que el propio ordenamiento establece.
Asimismo el CC indica que los comprobantes originales de las operaciones que realicen
los comerciantes, los libros, registros y documentos del negocio, deben conservarse por
un plazo mnimo de diez aos.1
En materia fiscal el plazo para conservar la contabilidad esta ntimamente relacionado
con las facultades de comprobacin de las autoridades fiscales, las cuales se extinguen
en un plazo de 5 aos, sin embargo, entre otros supuestos, el hecho de no conservar la
contabilidad durante el plazo establecido en el Cdigo Fiscal ampla a 10 aos el plazo
con el que cuenta la autoridad para ejercer sus facultades de comprobacin.
Plazo para conservar la documentacin establecido en las disposiciones fiscales
Por su parte, el Cdigo Fiscal de la Federacin (CFF) establece que la documentacin
relativa a la contabilidad debe conservarse por un perodo de cinco aos, contado desde
la fecha en que se presentaron o debieron presentarse las declaraciones con ella
relacionadas.
En el caso de la contabilidad y documentacin correspondiente a actos cuyos efectos se
prolonguen en el tiempo, como podra ser el caso de las inversiones y las prdidas, el
plazo comenzar a computarse a partir del da en que se presente la declaracin del
ltimo ejercicio en que se hayan producido dichos efectos.
Tratndose de documentacin correspondiente a conceptos por los que se hubiera
promovido algn recurso o juicio, el plazo se computar a partir de la fecha en la que
quede firme la resolucin.
Por lo que se refiere a actas constitutivas, contratos de asociacin en participacin, actas
que incluyan aumentos o disminuciones de capital, fusin, escisin, constancias de
distribucin de dividendos o utilidades, informacin sobre la determinacin del valor
fiscal de las acciones, as como declaraciones provisionales y del ejercicio, de las
contribuciones federales, dicha documentacin deber conservarse por todo el tiempo
que subsista la sociedad o contrato de que se trate.

Inicio del cmputo del plazo de cinco aos

Como comentamos, la obligacin de conservar la contabilidad durante el plazo
establecido por las disposiciones fiscales est ntimamente relacionado con la facultad
que tiene la autoridad fiscal para comprobar el correcto cumplimiento de las
obligaciones fiscales del contribuyente y determinar, en su caso, las contribuciones o
aprovechamientos omitidos, sus accesorios e imponer las sanciones que correspondan,
facultad que se extinguen en cinco aos contados a partir del da siguiente a aqul en
que:
1. Se present la declaracin del ejercicio, cuando se tenga obligacin de hacerlo.
Cuando se presenten declaraciones complementarias el plazo comenzar a
computarse a partir del da siguiente a aqul en que se presenten, por lo que hace
a los conceptos modificados en relacin con la ltima declaracin de esa misma
contribucin del ejercicio.
2. Se presente o debi haberse presentado declaracin o aviso, en el caso de
contribuciones que no se calculen por ejercicio o a partir de que se causaron las
contribuciones, cuando no exista la obligacin de pagarlas mediante declaracin.
3. Se hubiera cometido la infraccin a las disposiciones fiscales; pero si la
infraccin hubiese continuado, a partir del da siguiente a aqul en que hubiese
cesado la consumacin o se hubiese realizado la conducta o hecho,
respectivamente.
4. Se levante el acta de incumplimiento de la obligacin garantizada, en un plazo
que no exceder de 4 meses, contados a partir del da siguiente al de exigibilidad
de las fianzas constituidas para garantizar el inters fiscal, la cual ser notificada
a la afianzadora.
Facultades de comprobacin ampliacin del plazo de 5 a 10 aos
El plazo para que la autoridad ejerza sus facultades de comprobacin podra ampliarse
de 5 a 10 aos en los siguientes casos:

Cuando el contribuyente no se hubiera solicitado su inscripcin en el Registro

Federal de Contribuyentes.
No lleve contabilidad o no la conserve por el plazo establecido en el propio
Cdigo Fiscal.
Por los ejercicios en que no se presente alguna declaracin, estando obligado a
ello.
Cundo no se presente en la declaracin del impuesto sobre la renta la
informacin respecto del IVA o del IEPS que se solicite en dicha declaracin.

Facultades de comprobacin Suspensin del plazo

Adems, el CFF establece que el plazo que tiene la autoridad fiscal para ejercer sus
facultades de comprobacin no se interrumpe, pero si se suspender cuando:

Se ejerzan las facultades de comprobacin para: requerir a los contribuyentes

que exhiban su contabilidad, proporcionen datos u otros documentos o informes
que se le requieran; practicar visitas domiciliarias; revisar los dictmenes
fiscales sobre estados financieros, enajenacin de acciones, declaratorias
respecto a los saldos a favor de IVA y cualquier otro dictamen para efectos
fiscales que se formule.

Cuando se interponga un recurso administrativo o juicio.

Cuando el contribuyente haya cambiado su domicilio fiscal sin haber presentado

el aviso o cuando hubiera sealado en forma incorrecta su domicilio fiscal y la
autoridad no pueda iniciar por ello sus facultades de comprobacin. En este
caso, el cmputo del plazo de caducidad reiniciar cuando a partir de que se
localice al contribuyente.

En los casos de huelga, en tanto termine.

En el caso de fallecimiento del contribuyente, en tanto se designe al

representante legal de la sucesin.

Tratndose de empresas que consoliden para efectos fiscales, el plazo se

suspender respecto de la controladora, cuando las autoridades fiscales ejerzan
sus facultares respecto de alguna de las controladas de dicha sociedad
controladora.

Afortunadamente el Cdigo tambin prev un plazo mximo de la caducidad

suspendida, por lo que en todo caso, el plazo de caducidad que se suspende, adicionado
con el plazo por el que no se suspende dicha caducidad, no podr exceder de 10 aos.
Tratndose de visitas domiciliaras, revisiones de gabinete o revisin de dictmenes, el
plazo de caducidad que se suspende con motivo del ejercicio de las facultades de
comprobacin, adicionado con el plazo por que no se suspende dicha caducidad, no
podr exceder de 6 aos con 6 meses o 7 aos, segn corresponda.
Prdidas fiscales Documentacin que acredite su origen
Cabe destacar, por la relativa novedad que representa que, en materia de facultades de
comprobacin, en 2007 se adicion el CFF para establecer que los contribuyentes
debern proporcionar la documentacin que acredite el origen y procedencia de las
prdidas fiscales de ejercicios anteriores, en el caso de que la autoridad ejerza sus
facultades de comprobacin respecto de ejercicios en los que se hubieran amortizado
prdidas fiscales y solicite tal documentacin.
Cabe mencionar que el Cdigo indica que el contribuyente no estar obligado a
proporcionarla en los casos en los que la autoridad ya hubiera ejercido sus facultades de
comprobacin respecto de los ejercicios en que se sufrieron dichas prdidas.

Esto a que nos lleva?

La Ley del Impuesto sobre la Renta establece que las prdidas fiscales podrn
disminuirse de la utilidad en los diez ejercicios siguientes, hasta agotarla.
En estos trminos, los contribuyentes debern conservar la documentacin que ampare
la prdida fiscal que se disminuye, por lo menos, cinco ejercicios posteriores a aquel en
que agota su aplicacin, lo que puede significar que tal documentacin deba conservarse
hasta por un periodo de 15 aos.
Escisiones
Y qu pasa en el caso de escisin de empresas con prdidas fiscales? De acuerdo con
lo dispuesto por la Ley de Renta, en el caso de escisin de sociedades, las prdidas
fiscales pendientes de disminuir se dividirn entre la esciendente y las escindidas de
acuerdo con la mecnica prevista en la propia Ley, sin embargo la documentacin que
ampara el origen y determinacin de las prdidas fiscales es slo una.
Conclusin
Los contribuyentes debern poner especial atencin con respecto a los principales
aspectos para determinar el plazo por el que debe conservarse la documentacin relativa
a la contabilidad, especialmente aquellos casos en los que se hayan utilizado prdidas
fiscales. Es importante mantener la documentacin soporte de las operaciones que se
realicen pero poniendo especial nfasis en las operaciones que pudieron haber dado
origen a sufrir una prdida fiscal. Esto significa revisar cuidadosamente cada caso en
forma particular para mantener un adecuado seguimiento en la determinacin de dicho
plazo.
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Artculos 38 y 46 del Cdigo de Comercio.