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PGINA 1
NDICE GENERAL
CAPTULO
PGINA
1. INTRODUCCIN
1.1 Antecedentes
1.2 El sistema de control escolar
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3. ENTRADA AL SISTEMA
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4. ADMINISTRACIN DEL
DEL SISTEMA
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5. PROCESO DE PREINSCRIPCIN
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7. PROCESOS BIMESTRALES
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1. INTRODUCCIN
1.1 ANTECEDENTES
La SECRETARA DE EDUCACIN EN EL ESTADO DE DURANGO tiene entre otras muchas
funciones, las siguientes:
La responsabilidad de controlar las actividades de registro y certificacin
escolar, en las escuelas de educacin bsica tanto oficiales como
particulares.
Estructurar el sistema de control escolar en el Estado, incluyendo los
indicadores de informacin que lo alimentan.
Instalar el sistema de registro continuo de alumnos para automatizar las
actividades de control escolar, que permitan simplificar y controlar la captura
de datos, as como emitir los reportes y formatos necesarios para una
eficiente y correcta administracin.
Los planteles educativos (Escuelas), son las unidades bsicas que permiten realizar la
funcin sustantiva de la Secretara de Educacin:
Proporcionar Educacin de Calidad y con Equidad a todos los habitantes en edad de recibirla
Las Escuelas han utilizado durante muchos aos, diversos formatos y medios para registrar
y controlar los datos de los alumnos, sus calificaciones, la asistencia a clases y para
informar a los alumnos, a los padres de familia y a diferentes reas de la Secretara de
Educacin, de los resultados obtenidos, utilizando para el efecto una gran cantidad de
personas que, con gran esfuerzo y trabajo manual tienen que cumplir los procesos
programados en los tiempos establecidos.
La administracin de las escuelas y las reas administrativas de la Secretara de
Educacin requiere de un constante proceso de modernizacin, mediante el uso de
Reingeniera de Procesos y de las Tecnologas de la Informacin.
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En las escuelas
En las zonas y sectores escolares
En las reas de acreditacin
En las reas educativas
En todas las reas administrativas de la Secretara de Educacin que utilizan la
informacin que se genera en las escuelas.
En el sistema de CALIFICACIONES, cada maestro puede registrar las inasistencias,
las calificaciones, los apoyos y las recomendaciones necesarias para favorecer el
avance de los alumnos, con sta captura se carga automticamente al SISTEMA DE
CONTROL ESCOLAR para la emisin de los reportes de evaluacin correspondientes
a los diferentes bimestres. Con este sistema de distribuye el trabajo de captura, se
agilizan los procesos, se evitan errores de transcripcin y se mejora la calidad de la
informacin.
En el SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR, las escuelas capturan y procesan los datos
de los alumnos adems de generar los productos que requiere, tanto para su
operacin cotidiana como para entregar en medios electrnicos y en reportes a las
diferentes reas que las requieren en la Secretara de Educacin.
Las zonas y sectores escolares utilizan el SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR para
recibir la informacin de las escuelas, consultan informacin, generan reportes
concentrados, validan informacin y generan reportes y archivos para entregar a los
niveles educativos y/o reas de control escolar.
El SISTEMA DE PRIMARIAS, opera en las reas de acreditacin de la Secretara y en
las oficinas regionales de administracin escolar. En este sistema se recibe, se
valida, se revisa, se concentra, se procesa y se explota la informacin de control
escolar de todas las escuelas, con lo cual se automatiza el control escolar,
generando todos los productos y formatos oficiales que se requieren.
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La operacin del SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR permite que, con menos trabajo fsico del
personal, las tareas de administracin escolar se realicen con mayor eficiencia, mejor
calidad y en menos tiempo tanto en las escuelas como en las reas administrativas y
educativas de la propia Secretara de Educacin.
El SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR opera directamente en cada escuela, zona y sector
escolar de educacin primaria, apoyando la operacin del control escolar, simplificando y
apoyando los procesos y el trabajo cotidiano.
o
El sistema apoya en los diferentes procesos que se realizan en las escuelas durante todo el
ciclo escolar:
de
solicitudes,
impresin
de
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Los reportes de evaluacin, las formas IAE y CREL, han sido autorizados por la DIRECCIN
GENERAL DE ACREDITACIN Y REVALIDACIN (DGAyR) de la SECRETARA DE
EDUCACIN PBLICA FEDERAL, para que el Sistema de Control Escolar los genere e
imprima directamente en papel comn, considerndose formatos oficiales, sin necesidad de
utilizar las antiguas formas preimpresas.
El sistema central llamado SISTEMA DE ADMNISTRACIN PARA ESCUELAS PRIMARIAS
que opera en la SEED, concentra la informacin y genera los archivos necesarios para que
la informacin sea incorporada al SISTEMA DE INFORMACIN Y GESTIN EDUCATIVA
(SIGED) de la SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA FEDERAL.
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para
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CAJAS DE EDICIN.- Son parecidos a las cajas de texto, se utilizan para registrar datos
variables en su longitud, la informacin puede estar separada por renglones o prrafos (para
terminar un rengln se oprime la tecla <ENTER> en la parte del texto en que se desea terminar el rengln
actual e iniciar uno nuevo). Para salir de una caja de edicin se deber utilizar la tecla <TAB>.
Las CAJAS DE EDICIN pueden estar vacas o contener hasta aproximadamente 65000
caracteres. En este sistema se utilizan para registrar los avances y recomendaciones que se
imprimen en los reportes de evaluacin.
GRUPOS DE BOTONES (BOTONES DE OPCIN).- Conjunto de botones que se presentan
en cada men del sistema, se utilizan para accesar a las diferentes opciones del sistema, al
hacer clic sobre un botn se realizar la accin descrita en l, puede ser que realice algn
proceso, que presente un formulario o genere un reporte.
TECLAS ESPECIALES.
Tecla <TAB>.- Sirve para salir del campo actual y pasar al siguiente (por ejemplo: al
terminar de incorporar o modificar datos en un campo de texto).
Teclas <SHIFT>+<TAB>.- Regresa al campo anterior (su uso aparece indicado en
el rea de mensajes), casi siempre tiene el mismo efecto que la tecla <FLECHA
ARRIBA>.
Tecla <ENTER>.- Tiene la misma funcin que la tecla <TAB>, salvo en las cajas de
edicin, en las cuales se agregara un nuevo rengln. De preferencia utilice la
tecla <TAB>.
Tecla <ESC>.- Generalmente se utiliza para terminar la captura o modificacin y
regresar al formulario anterior (su uso aparece indicado en el rea de mensajes).
Teclas <FLECHA IZQUIERDA>, <FLECHA DERECHA>.- Al estar capturando datos
en un campo de texto o caja de edicin desplaza el cursor hacia la izquierda o
derecha.
Tecla <FLECHA ARRIBA>.- Se utiliza para regresar al campo anterior, salvo en las
cajas de edicin, en las cuales se desplaza el cursor hacia el rengln anterior.
Tecla <FLECHA ABAJO>.- Casi siempre tiene la misma funcin que la tecla <TAB>,
pasa al siguiente campo.
Tecla <REPG>o <PAGINA PREVIA>.- Cuando estemos en una cuadricula,
regresar varios registros hacia atrs (en caso de que existan).
Tecla <AVPG>o <PAGINA SIGUIENTE>.- Cuando estemos en una cuadricula,
avanzar varios registros hacia adelante (en caso de que existan).
Tecla <CTRL>+ C.- Copia el texto seleccionado.
Tecla <CTRL>+ X.- Corta el texto seleccionado.
Tecla <CTRL>+ V.- Pega el texto copiado o cortado anteriormente.
Otras teclas especiales operan de igual manera que en los programas basados en Windows.
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2.2.2 Ventana de respaldo.- Esta ventana se presenta al generar archivos que deben
enviarse a alguna rea de la Secretara de Educacin (Nivel Educativo, Zona
Escolar, Sector Escolar, Oficina Regional, Departamento de Acreditacin, etc.) o
cuando se realizan respaldos de la base de datos del Sistema. Generalmente los
archivos se generan y almacenan en el disco duro de la computadora, si requiere
enviarlo a otra rea deber respaldarlo en memoria USB, por lo cual deber
seleccionar SI en la siguiente ventana (en esta ventana aparece la ruta y el
nombre del archivo generado).
Despus de oprimir SI aparecer la
siguiente ventana, donde se seleccionar la
unidad de almacenamiento en que se
guardar la copia del archivo.
Notas:
En caso de aparecer un mensaje de error cuando se buscan las
unidades, darle clic en continuar (contine)
La unidad C: corresponde al disco duro interno de la
computadora
La unidad D: generalmente en la unidad de CD o DVD
- Las unidades USB pueden iniciar en la letra E: o F: dependiendo
de los dispositivos que la PC tenga instalados.
SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR PARA PRIMARIAS
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3. ENTRADA AL SISTEMA
3.1 CONTROL DE ACCESO
El SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR incluye un control de acceso mediante claves de
usuario, password y derechos de acceso, lo cual permite que se pueda controlar con gran
seguridad el acceso al sistema, a los mens y a cada una de las opciones de manera
individual, el administrador del sistema puede asignar o quitar los derechos de acceso a
cada usuario.
Para ingresar al SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR, debe hacer doble clic sobre el icono de
acceso en el escritorio de su PC, enseguida aparecer el formulario de ESCUELAS
REGISTRADAS EN EL SISTEMA, donde se seleccionar la escuela donde desea iniciar
sesin:
Puede hace clic en el botn INFORMACIN DEL SISTEMA para ver datos del sistema y
para solicitar apoyo en caso necesario.
En este formulario deber introducir su CLAVE DE USUARIO y el PASSWORD (contrasea)
de acceso.
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<
S
<SUBMENS>
opciones del sistema
El botn cambiar de escuela permite iniciar sesin en una escuela diferente.
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Mens de opciones para la escuela
<PRE-INSCRIPCION>
<ALUMNOS>
<BIMESTRES>
<PROCESOS DE FIN DE CICLO>
<ADMINISTRACIN>
Mens de opciones para la zona o
sector escolar
<RECEPCIN Y ENVIO>
<REPORTES Y ESTADISTICAS>
Tema
capitulo
Introduccin
(1)
Operacin del sistema
(2)
Entrada al sistema
(3)
Administracin del sistema
(4)
Proceso de preinscripcin
(5)
Procesos de inicio de ciclo
(6)
Procesos bimestrales
(7)
Procesos cotidianos durante el ciclo escolar (8)
Procesos para recepcin y envo de informaci(9)
Reportes y estadsticas por zona o sector
(10)
Procesos de fin de ciclo escolar
(11)
Cada uno de los SUBMENUS cuenta con sus propias opciones, las cuales sern analizadas
ms adelante de acuerdo a los PROCESOS en que estn involucrados, cabe mencionar que
para ingresar a cada submen y a cada opcin del sistema, se validan los derechos de
acceso de acuerdo a su clave de USUARIO, desde el momento que el usuario ingresa al
sistema los submens se activan o se desactivan de acuerdo a los derechos asignados, por
lo cual es probable que no pueda accesar a algn submen por estar desactivado.
SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR PARA PRIMARIAS
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Nota: en algunos reportes los campos estn agrupados, para desagrupar y mover los campos individualmente
hacer clic en algn campo del grupo y clic en formato>desagrupar, en caso de dudas solicite apoyo.
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Nota: El usuario puede cambiar su password (contrasea) tantas veces sea necesario, solo
debe de seleccionar en botn MODIFICAR PASSWORD en la parte inferior central del
men principal, debe de teclear el password actual y si es el correcto debe de ingresar el
nuevo password dos veces para cotejarlo, despus se deber grabar, al ingresar de nuevo
al sistema deber utilizar la nueva contrasea (password).
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Solicitar apoyo con personal que desarrolla el sistema, los datos estn en el botn
(informacin de sistema).
Acudir al rea de acreditacin correspondiente para que le recuperen el sistema.
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5. PROCESO DE PREINSCRIPCIN
En el mes de Febrero son las preinscripciones, es por ello que este proceso es de suma
importancia para apoyar y simplificar el proceso, la informacin de las preinscripciones
permite realizar la planeacin y programacin de los recursos materiales y humanos,
materiales y de infraestructura requeridos para el siguiente ciclo escolar. Es recomendable
realizar los pasos que a continuacin se describen, en el orden siguiente (puede omitir los
reportes y exportar a Excel s no los requiere):
1. Borrar datos de preinscripciones anteriores
2. Actualizar datos generales para preinscripcin e inscripcin
3. Registro de solicitudes de preinscripcin
4. Formato de preinscripcin
5. Reporte de alumnos preinscritos por nmero de solicitud
6. Reporte de alumnos preinscritos alfabtico
7. Exportar informacin de preinscripcin a Excel
8. Generar archivo de preinscripciones para envo
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5.6
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7 PROCESOS BIMESTRALES
Las Escuelas del nivel de primaria registran en cinco momentos durante el ciclo escolar
(llamados bimestres), las evaluaciones obtenidas en las asignaturas, las observaciones y/o
recomendaciones sobre la evaluacin de las herramientas fundamentales para el
aprendizaje, las inasistencias, as como los apoyos y las observaciones generales necesarias
para favorecer el avance en su formacin. Esta informacin es utilizada a su vez en la
emisin de reportes estadsticos que sirven para la toma oportuna e informada de
decisiones.
En este captulo se explican los procesos y actividades que deben realizarse.
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7.1
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Nota: el sistema generado por cada maestro siempre se llamar CALIFICACIONES, por lo
que al copiarla en la memoria USB del maestro, se borrara la carpeta anterior que estuviera
en la memoria USB.
NOTA: Ver el manual INSTRUCTIVO_GENERAR_Y_OPERAR_SISTEMA_MAESTROS_PRIMARIA.doc, en el
cual se presentan las instrucciones detalladas para que el maestro pueda operar el sistema
de captura para maestros (lo puede descargar de www.educaciondurango.org.mx).
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Hacer clic en el botn GRABAR, en caso necesario el sistema le preguntar si desea grabar,
si no acepta grabar no se guardaran lo cambios registrados.
SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR PARA PRIMARIAS
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7.4
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Reporte de evaluacin
->
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Notas
-
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8.5.1 De estudio
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8.5.3 Buena
conducta
8.5.5 De traslado
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8.5.8 Credencial
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FECHA
DE
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Notas importantes:
- Para manejar las fotografas es necesario tener instalado un software llamado
EZTWAIN, lo puede descargar desde www.educaciondurango.org.mx ->utileras
- Si desea corregir fotografas puede descargar el software PHOTOSCAPE desde
www.educaciondurango.org.mx ->utileras, tambin puede descargar el manual.
SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR PARA PRIMARIAS
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Importante: se recomienda verificar la fecha del archivo antes de cargar, si no aparece la
fecha activar vista detalles.
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En este men se presentan las opciones para imprimir diversos reportes concentrados del
sector o zona escolar.
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Al trmino de un ciclo escolar se realizan una serie de procesos diseados para evitar
cualquier omisin en cuanto al registro de calificaciones se refiere, los reportes que se
emiten son los requeridos en forma oficial por la Secretara de Educacin y al final existen
procesos de cierre y promocin, los cuales tambin transfieren informacin al histrico de
cada alumno, creando as la memoria acadmica de cada escuela. Es recomendable realizar
los pasos que a continuacin se describen, en forma secuencial:
NOTA IMPORTANTE: Debido a cambios de procedimiento, algunas opciones
actualmente no estn en uso, permanecen desactivadas ya que en algn momento
podran ocuparse.
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Las bases de datos auxiliares que contiene el sistema son para uso oficial solamente dentro
del sistema.
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Para cualquier duda, sugerencia, recomendacin y/o comentario sobre el Sistema se puede
comunicar a:
Oficina de Coordinacin
Desconcentrados
de
Enlace
con
Organismos
Pblicos
Descentralizados
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