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Cuando una organizacin planea lanzar una iniciativa de mejora de procesos tiene que,
considerando sus metas y objetivos, tomar decisiones en relacin: 1) al marco de
calidad que va a adoptar y 2) al modelo de resolucin de problemas que va a aplicar.
Como ejemplo de metas y objetivos se puede pensar en los siguientes:
Incrementar la satisfaccin del cliente en un 23%
Lograr acceso a clientes potenciales que exigen tener certificacin ISO 9001 o
nivel CMMI 3.
Los marcos de calidad son conjuntos de puntos de examen y de las cuestiones
principales o reas de mejora en cada uno de dichos puntos, organizados por dominios.
Estos dominios ilustran las reas de calidad que deben ser el objeto de la atencin de
una iniciativa de mejora de la calidad. Utilizar un marco de calidad de prestigio (ISO, Six
Sigma, CMM) es la norma del mercado y aporta ventajas (puesta al da, formacin,
etc.).
Los modelos de resolucin de problemas definen la metodologa de mejora a la que se
ajusta una iniciativa de calidad.
Algunos marcos predefinen un modelo de resolucin de problemas determinado. As, la
ISO 9000:2000 adopta el modelo conocido como PDCA de Shewhart, que es el modelo
de resolucin de problemas ms extendido. En el caso en el que el marco deje abierto el
modelo de resolucin de problemas a utilizar, la organizacin lo escoger teniendo en
cuenta sus objetivos generales y de calidad. En este caso podr recurrir a modelos ms
elaborados como IDEAL o el CMP.
Se podra hacer un anlisis similar con un tercer elemento de la iniciativa de mejora de
procesos que es el modelo de evaluacin (auditoras ISO 9000, SCAMPI de CMM). La
eleccin depender, en todo caso, de si se necesita un certificado oficial, que har
necesario una auditoria externa; o si la iniciativa de mejora es nicamente interna. En
este ltimo caso se podr recurrir a una auto-evaluacin.
Walter Shewhart, cientfico de los Bell Laboratories desarrolla este modelo de mejora de
procesos/resolucin de problemas en los aos 1930, proponiendo cuatro pasos:
Plan, que reconoce una oportunidad de mejora e incluye la identificacin del
problema, as como los objetivos del esfuerzo de mejora y el compromiso en su
consecucin de la Direccin. Tambin incluye el anlisis del problema, la
identificacin y modelacin de los procesos implicados, la identificacin de las
causas races, la definicin de soluciones potenciales a dichas causas y la
planificacin de su implantacin.
Do, que incluye el desarrollo e implantacin de la solucin en proyectos piloto.
Check, que incluye la monitorizacin y evaluacin de los resultados de la mejora
en los proyectos piloto. Si no se llega a los objetivos prefijados se comienza de
nuevo en Plan. Tambin incluye la identificacin de lo que se ha aprendido.
Act, que incluye las actuaciones a gran escala que se emprenden
institucionalizando lo aprendido en el paso anterior. Si el cambio no tiene los
resultados esperados se recorre el ciclo otra vez con un plan diferente.
El uso de este ciclo para coordinar esfuerzos de mejora continua de procesos es muy
frecuente. Una de sus mayores ventajas es que se puede usar universalmente (en
cualquier rea y para cualquier tpico) tanto en la mejora de procesos existentes, como
en el diseo de nuevos procesos.
Son numerosos los libros sobre mejora de procesos de negocio que se basan en el
PDCA. Adems la norma ISO 9001:2000 hace referencia a la metodologa PDCA y las
ISO Guidelines recomiendan el uso del ciclo PDCA a lo largo de la implantacin de un
proceso.
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En el documento ISO 9000:2000 se identifican ocho dominios que deben ser tenidos en cuenta
por la Alta Direccin para mejorar el desempeo de su organizacin:
Enfoque hacia el cliente
Liderazgo
Implicacin de los empleados
Orientacin a procesos
Gestin basada en sistemas
Mejora continua
Toma de decisiones basada en datos
Relaciones con los suministradores
De estos dominios, se han resaltado intencionadamente los de Orientacin a procesos y
Gestin basada en sistemas porque son clara referencia y compromiso de la norma con el
process approach. A estos, se le suman Enfoque al cliente, Mejora continua y Relaciones
con suministradores, que, implcitamente, confirman la orientacin a procesos de la norma.
Segn el documento ISO 9001:2000, la organizacin necesita:
Determinar sus procesos [se ha aadido la cursiva], su secuencia y su interaccin entre
ellos.
Operar los procesos [se ha aadido la cursiva] bajo condiciones controladas, lo que
implica:
la determinacin de indicadores de su desempeo,
la definicin de mtodos y procedimientos para realizar las actividades,
la verificacin y control del desempeo de los procesos,
la disponibilidad de documentacin sobre los procesos y
la existencia de los recursos necesarios para la operacin efectiva de los
procesos.
Se debe apreciar que este process approach es, en s mismo, un mtodo de resolucin de
problemas que, segn la ISO 9000:2000, define en sntesis la ruta para la mejora de los procesos
de negocio de una organizacin.
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En la figura se presenta el modelo con los pesos de las siete categoras de la edicin
2002 del premio.
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En el nivel Inicial, la organizacin no piensa en trminos de procesos. Los procesos son invisibles
para sus directivos y empleados. De hecho estn fragmentados y ocultos. No se han definido formalmente
las actividades y tareas, de hecho, su conocimiento reside en los miembros de la organizacin que son
responsables de ellas. Los departamentos actan con la independencia de los silos y son medianamente
receptivos al trabajo en equipo. La cultura de la organizacin es predominantemente individual y
funcional. Los sistemas de informacin optimizan las funciones.
La organizacin puede tener la certificacin ISO 9000:1994 (o anterior) y haber realizado algn escarceo
buscando la implicacin de sus empleados (EI) en la mejora del desempeo de la organizacin (equipos
interfuncionales, crculos de calidad) o en alguna iniciativa de ms calado como JIT o Lean (en la que ha
aplicado tcnicas precursoras del pensamiento de procesos como kaizen o 5 Ss). De alguna de estas
iniciativas puede haber acabado con un sentimiento de frustracin. La organizacin que ha pasado por
estas experiencias negativas, que han sido programmes du jour, no ha tenido los incentivos para
implicarse en arquitecturas de calidad o quality frameworks mas evolucionados.
En el nivel Repetible, la organizacin empieza a determinar cules son sus procesos de negocio,
confecciona una lista y clasificacin de ellos y hace unos primeros intentos de describirlos. Puede, en el
mejor de los casos, tener un mapa de procesos de alto nivel y un diccionario de actividades, aunque no del
todo completo. Tambin inicia acciones y proyectos piloto conducentes a mejorar algunos de sus procesos
clave, a organizarlos y a medir sus resultados. Estos proyectos piloto se suceden con intermitencias y no se
encuadran en una iniciativa formal y continuada de mejora de procesos; por lo que, generalmente, pueden
producirse discontinuidades, que provocan la prdida del saber hacer generado por estos proyectos. En la
organizacin aparecen equipos empeados en que los procesos se implanten dirigidos por propietarios de
proceso, pero pueden persistir algunas bolsas de resistencia. En la organizacin persiste el enfoque
funcional, aunque el diseo de los sistemas de informacin est ms integrado tcnicamente.
La organizacin puede haber obtenido la certificacin ISO 9000:2000 o encontrarse en el proceso de
obtenerla, lo que le da una ligera ptina de cultura de procesos, pero en ningn caso una experiencia
apreciable, ni un conocimiento profundo de ellos. En la organizacin predomina un modo burocrtico de
enfrentarse a las acciones de calidad de ms calado, buscando ms la certificacin que el cambio de cultura
de la organizacin. La Alta Direccin puede estar abierta a filosofas de gestin de la calidad con process
approach, como TQM, benchmarking o BPR, que impulsa o ha impulsado, aunque su xito no haya sido, en
estas primeras fases de transformacin de su cultura, el esperado.
En el nivel Definido, la organizacin ha conseguido definir con detalle los mapas de sus procesos ms
importantes. Los procesos, por tanto estn documentados y estandarizados siguiendo una mtodo de
resolucin de problemas. La organizacin puede presumir de haber lanzado proyectos de mejora de
procesos que han tenido un xito moderado, pero apreciado por la Direccin. Pero se detectan casos, en los
que los objetivos de los procesos estn escasamente alineados de facto con los objetivos estratgicos de
la organizacin. En este sentido, se aprecia que la definicin de los indicadores clave de la variabilidad y
desempeo de los procesos es poco eficiente, lo mismo que su medida. Puede, sin embargo, tomar carta de
presencia la figura del propietario de procesos, que asume el mando definiendo objetivo de los procesos y
midiendo resultados.
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La organizacin tiene la certificacin ISO 9000:2000 y puede, adems haber obtenido la EFQM o
encontrarse en el proceso de obtenerla. La afiliacin burocrtica a las certificaciones de calidad es sustituida
por un claro deseo de mejora del marco de calidad en vigor, por parte de la Direccin. As mismo, la
Direccin se abre a filosofas de gestin de la calidad, como Six Sigma, que enfatizan claramente el enfoque
de procesos; y auspicia, en rgimen de piloto, la participacin de la organizacin en iniciativas basadas en
los principios y tcnicas de los nuevos modelos de calidad process-focused.
En el nivel Gestionado, la organizacin ha institucionalizado un amplio conocimiento de todos sus
procesos (process knowledge) y de cmo estos interaccionan entre s y con los procesos externos de
suministradores y clientes. Tambin cuenta con un palmars de proyectos de rediseo de procesos de
negocio que han tenido gran xito. As mismo, han hecho los esfuerzos necesarios para alinear los objetivos
de los procesos con los objetivos estratgicos de la organizacin definiendo la mtrica ad hoc y
recopilando la cascada de medidas detalladas del desempeo de los procesos. La mtrica de la organizacin
migra, consecuentemente, de la tpicamente funcional a la basada en los niveles de organizacin-procesostareas El propietario de procesos se convierte en el puesto de segundo nivel de ms responsabilidad de la
organizacin.La organizacin implanta herramientas de Business Process Management (BPM).
La organizacin cuenta con un buen currculo en el campo de las certificaciones de calidad que enfatizan el
enfoque de procesos (ISO 9000:2000 y EFQM), as como en la prctica de filosofas de gestin de la calidad
orientadas a procesos como Six Sigma. Tambin se inicia su inters por la aplicacin de modelos de
madurez de capacidades tipo CMM. Las exigencias de globalizacin de su negocio, le ha impulsado a
avanzar hacia nuevas cotas como la gestin de una arquitectura de calidad propia basada en la eleccin de
marcos de calidad y modelos de resolucin de problemas ad hoc, o en la aplicacin a awards extranjeros,
a lo que ha podido optar gracias a su experiencia en el enfoque de procesos y a la auto aplicacin de selfassessment frameworks,.
En el nivel Optimizado, los directivos y empleados de la organizacin mejoran o afinan sistemtica y
rutinariamente los procesos sobre los que tienen responsabilidad. De hecho la organizacin se maneja como
un sistema de procesos integrados que se innovan y extienden fuera de la organizacin. As mismo, desde
la Direccin se han sentado las bases para arbitrar la adquisicin sistemtica de las capacidades de process
management. La organizacin ha referenciado su cultura de process management en el marco de un
modelo de madurez, y desde la Direccin se fomenta la idea de avanzar por los siguientes niveles de
madurez del modelo y de consolidar las capacidades que se van desarrollando.
La organizacin se ha enfrentado al framework quagmire que padece por la proliferacin de normas o
guidelines a las que se adhiere adoptando los principios de fusion management, integrando todos los
quality frameworks adoptados (que tienen el denominador comn de los procesos) en un sistema de
gestin integrada de la calidad y de los procesos, y definiendo su propia arquitectura de calidad. Tambin
es enormemente receptiva a la hora de pilotar iniciativas en las que se experimenten nuevas tcnicas y
metodologas de calidad en las que predomina el process approach.
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