El tema del ROI en Business Intelligence siempre ha sido un tema complejo y debatido, pues nunca a

quedado muy claro si es efectivo medirlo. A raiz de un interesantsimo articulo de Laura Madsen, vamos a
dar nuestra visin del clculo del ROI, as como revisar lo que propone Laura.
El ROI en Business Intelligence: Cmo medir el valor de las iniciativas de Inteligencia de Negocio
Los ejecutivos de las grandes empresas estn siempre evaluando el coste vs el beneficio de cualquier
decisin empresarial.
Conocer y cuantificar los costes y los beneficios de cualquier iniciativa es fundamental para tomar cualquier
decisin. Las decisiones sobre Business Intelligence y Data Warehouse no son una excepcin en este caso,
aunque es bien cierto que las empresas han sido bastante reacias a intentar medir este tipo de iniciativas,
por considerarlo muy complicado. Tambin se poda deber a la falta de demanda por parte de los financieros
de justificar estas inversiones.
Sin embargo, con la llegada de las reducciones de costes en todas las reas, se ha hecho inevitable valorar
el coste y la rentabilidad de todas las iniciativas antes de afrontarlas.
Para los jefes de proyecto o managers, encargados de llevar a cabo un sistema de Inteligencia de negocio, se
ha convertido en un tema clave. La mtrica ms usada para poder medir estas iniciativas es el Retorno de la
inversin (ROI).
Hay dos razones principales por las que se calcula el ROI:
- Para incorporarlo dentro de un plan de proyecto o de negocio que se va a iniciar y necesita cuantificar los
fondos a destinar.
- Para medir el resultado econmico de un proyecto que acaba de concluir.
En el primer caso, el ROI servir para conocer que resultados o ventajas me puede proporcionar el sistema
por anticipado, adecuar otras iniciativas dentro del rea de IT, e incluso justificar la no realizacin o
paralizacin de un proyecto, si el ROI no sale muy beneficioso.
En el segundo caso, nos servir para poder comparar con el ROI inicial previsto y analizar las desviaciones.
As, conseguimos saber qu cosas no se hicieron bien durante el proyecto para poder corregirlas en futuras
implantaciones.
Para poder calcular el ROI de forma adecuada tendremos que identificar por separado todos los costes en
que hemos incurrido, as como los beneficios podremos obtener cuando la iniciativa este completada o en
produccin.

A. Identificacin de los costes:

Lo primero que tendremos que hacer es identificar los tipos de costes en que puede incurrir una
organizacin cuando afronta una iniciativa de este tipo. Muchas ocasiones, las empresas se olvidan de
asociar ciertos costes que no consideran relacionados con la iniciativa, pero como ya hemos visto, estos

proyectos afectan a toda la empresa, por lo que muchos costes derivados debern tenerse en cuenta.
Los tres principales tipos de costes en que se pueden clasificar son: hardware, software y trabajo.
Hardware se refiere a toda la infraestructura tcnica que se necesita para implementar un DW o Business
Intelligence. Aqu se incluyen los servidores, puestos cliente, redes, discos, copiadoras, dispositivos mviles,
dispositivos externos, etc
Los costes de software incluyen todos los gastos por licencias (que pueden calcularse por n de usuarios, por
procesadores, por volumen de datos, etc) que se tienen que pagar a los fabricantes. Se incluyen las
herramientas ETL, la base de datos, las herramientas de anlisis y reporting, balance scorecard, data
mining, etc
Los costes laborales incluyen tanto los recursos internos como los externos (partners, integradores o
outsourcing) implicados en el proyecto. Los roles de las personas implicadas suelen ser los siguientes:
- Jefe de proyecto.
- Analista de negocio.
- Especialista en aplicaciones BI.
- Administrador de la Base de Datos.
- Administrador del Sistema
- Formadores.
- Desarrolladores, etc
Adems, los costes se pueden identificar como iniciales o recurrentes:
Los costes iniciales son aquellos en los que la empresa incurre en una sola ocasin y no se repiten (licencias
de software, hardware, costes laborales especificados para la implementacin y formacin).
Los costes recurrentes son aquellos en los que se sigue incurriendo, una vez que el sistema BI o DW ya est
en funcionamiento (costes de administracin del sistema, soporte, nuevos desarrollos, resolucin de
problemas, actualizaciones de software, etc...)
Para tener una estimacin previa de los costes en los que se puede incurrir podemos pedir la informacin a
los propios vendedores, a las empresas de integracin o consultora y a firmas independientes de
investigacin.

B. Identificar los potenciales beneficios:

Mientras que los costes implicados en una iniciativa de DW o BI son razonablemente fciles de calcular, no
ocurre lo mismo con los beneficios. Es aqu donde ms dudas surgen y donde se hace ms difcil saber
interpretar el resultado del ROI.
La mejor forma de abordar este clculo es separar dos categoras: los incrementos de ingresos y las
reducciones de coste.

Incrementos de ingresos. Salvo que el Business Intelligence forme parte directa del ncleo del negocio, ser
muy difcil atribuir un aumento de los ingresos a una mejor utilizacin de la informacin. Ser factible
achacar las nuevas oportunidades o deteccin de hbitos del consumidor con un mejor anlisis, pero
cuantificarlo ser difcil. An as, habr que intentar poner cifras y nmeros a esas nuevas ventajas
competitivas generadas gracias a la mejora en la toma de decisiones.
Estos son algunos de los ejemplos que pueden encuadrarse en este grupo:
- Incremento de la cifra de negocio.
- Identificar nuevas oportunidades de negocio.
- Mejorar la satisfaccin y el servicio a los clientes.
- Mejorar el tiempo respuesta al mercado.
- Acelerar el desarrollo de nuevos productos.
- Facilitar la toma de decisiones.
- Aumentar la habilidad para hace frente a los competidores.
Ahorro de Costes. Este tipo de beneficios son ms fciles de calcular puesto que podemos comparar los
costes del sistema actual con los antiguos sistemas de reporting, anlisis y almacenamiento.
Adems, es mucho ms fcil cuantificar y dar nmeros para estos beneficios.
Estos son algunos ejemplos:
- Reduccin de los costes operativos.
- Automatizacin de procesos manuales.
- Mejora de los procesos operativos.
- Mejora de la agilidad de la organizacin.
- Aumenta la diseminacin de la informacin.
- Mejora el anlisis.
- Mejora la toma de decisiones.
Propuesta de Laura Madsen:
Uno de los temas ms interesantes con los que empieza es aclarando una serie de conceptos financieros:
CBA, IRR, NPV, ROI (con sus siglas en ingls) y que incluyo en ingls:
In finance, ROI is the ratio of money gained or lost on an investment relative to the amount of money
invested. Cost benefit analysis (CBA) is a formal discipline used to help appraise or assess the case for a
project or proposal, weighing the total expected costs against the total expected benefits.
Net present value (NPV) is defined as the total present value of a time series of cash flows. It is a standard
method for using the time value of money to appraise long-term projects.
The internal rate of return (IRR) is a capital budgeting metric used by organizations to decide whether they

should make investments. It is an indicator of the efficiency or quality of an investment, as opposed to

NPV, which indicates value or magnitude.

Finalmente, propone una serie de pasos para aproximarnos en el clculo del ROI:
- Definir los objetivos de negocio en trminos de xito.
- Cuantificar y medir los objetivos.
- Calcular el ROI.
- Evaluacin y Planificacin.