PROCESOS IDEALES

MACROPROCESO: ADMINISTRACIN DEL RECURSO HUMANO ADMINISTRATIVO, TCNICO Y OBRERO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
PROCESO
SUB-PROCESO
PROCEDIMIENTO
TAREAS
INGRESO DE
1. PROYECCIN DE
Pronosticar los
Revisar y analizar los planes, objetivos, metas y necesidades de las unidades solicitantes de cargos por medio
PERSONAL
REQUERIMIENTOS
requerimientos de recursos de los mtodos de proyeccin de requerimientos a aplicar:
ATO
DE RECURSOS
humanos ATO de la
Mtodos de proyeccin de requerimientos:
HUMANOS
Institucin
Proyectar las necesidades de recursos humanos: Mtodo con Base a Cero.
Proyectar las necesidades de cada rea por nivel gerencial, analizando los niveles actuales y anticipados:
Mtodo de base hacia arriba.
Utilizar el resultado de los mtodos anteriores para predecir los requerimientos futuros: Mtodo de variables
predictoras.
Realizar anlisis con variables combinadas: Mtodo de regresiones lineales y mltiples.
Realizar simulaciones con modelos matemticos: Mtodo de simulaciones.
Revisar y analizar movimientos de personal: ingresos, egresos, traslados.
Realizar la proyeccin de necesidades de requerimientos de personal, tomando en cuenta la posibilidad de
redistribucin de funciones o de personal.
Determinar disponibilidad
de personal proveniente de
fuentes externas a la
Institucin

Analizar y evaluar las

brechas entre
disponibilidad y
requerimientos de
recursos humanos

Revisar las fuentes externas de suministro de recursos humanos por medio de estudios de mercado laboral
para precisar factibilidad de existencia de personal para ocupar determinados cargos en la Institucin.
Revisar las fuentes internas de suministro de recursos humanos contenidas en el Informe remitido por el rea
de Plan de Carrera.
Investigar, conocer y/o verificar el ndice personal ATO/personal acadmico/N estudiantes.
Conocer disponibilidad presupuestaria para ingreso de personal ATO
Analizar y evaluar los resultados del proceso de proyeccin de requerimientos y disponibilidad de recursos
humanos.
Comparar los recursos humanos requeridos con los disponibles en trminos de cantidades y habilidades.
Ejecutar las decisiones pertinentes de acuerdo con los resultados obtenidos.
Registrar en el sistema resultados de las proyecciones.
Utilizar el modelo computarizado de Simulacin de estrategias de planificacin de recursos humanos para
obtener respuestas sobre la viabilidad de cambios y estrategias o polticas especficas si fueran aplicadas.
Escoger las alternativas de accin ms optimas. Elaborar Informe a rea Reclutamiento

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PROCESO
SUB-PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
TAREAS
INGRESO DE
2. ACTUALIZACIN DE
Analizar el cargo
Determinar habilidades, deberes, conocimientos y condiciones de trabajo requeridos por el cargo, por
PERSONAL
CARGOS
medio del anlisis de :
Actividades del trabajo.
Actividades orientadas al trabajador (comportamiento, exigencias personales del cargo, etc.)
Recursos materiales requeridos por el cargo.
Tangible e intangibles: Conocimientos, materiales procesados, productos elaborados, servicios.
Desempeo del trabajador
Contexto del puesto: Condiciones fsicas, riesgos, contextos organizacionales y sociales.
Requerimientos personales para el puesto.

Disear y describir el cargo

Valorar el cargo.

Determinar las actividades especficas que se deben desarrollar, sus mtodos y cmo se relaciona el
cargo con los dems cargos en la organizacin.
Enriquecer el cargo: Ampliacin vertical de responsabilidades para que el trabajador obtenga una
sensacin de logro, reconocimiento, responsabilidad y crecimiento personal en el desempeo del cargo.
Proporciona responsabilidades adicionales.
Ampliar el cargo: Ampliacin horizontal de las actividades asociadas al cargo. Proporciona mayores
destrezas pero no mayor responsabilidad.
Redisear el trabajo centrado en el empleado: Rediseo del cargo por parte de los trabajadores que lo
desempean con la finalidad de integrar la misin de la organizacin con la motivacin del trabajador. El
trabajador propone cambios en el cargo para hacerlo ms satisfactorio.
Crear el Comit de Valoracin de Cargos (equipo multidisciplinario).
Recibir la descripcin del cargo.
Determinar el valor cuantitativo y cualitativo del cargo con respecto a los otros cargos (principio de
equidad y estructura lgica de compensaciones) utilizando los mtodos adecuados.
Proponer a la OPSU a inclusin de los cargos en el Manual de Cargos.
Recibir respuesta de la OPSU
Informar a las autoridades pertinentes acerca de la actualizacin de los cargos.

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PROCESO
SUB-PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
TAREAS
INGRESO DE
3. RECLUTAMIENTO
PERSONAL
Atraer personas de manera
Tareas comunes:
oportuna, en nmero
Recibir Informe del rea de Proyeccin de RRHH.
suficiente y con los atributos
Recibir Informe del rea de Higiene y Seguridad Laboral con perfiles profesiogrficos.
necesarios para ocupar los
Conocer caractersticas de los cargos segn Manuales e Informes.
cargos vacantes en la
Conocer caractersticas requeridas por la Institucin en el personal a reclutar.
Institucin.
PARA INGRESO COMO ORDINARIO:
Fijar fechas de concursos.
Hacer llamado a concurso interno o externo por medio de Oficios o publicaciones.
Recibir Curricula.
Revisar y analizar Curricula.
Remitir Curricula revisados y clasificados al rea de Seleccin.
PARA CONTRATOS:
A tiempo determinado:
Tareas comunes ms,
Hacer llamado a concurso de credenciales.
Recibir y analizar curricula
Remitir curricula revisada y clasificada al rea de Seleccin.
b) De Obra:
Recibir de la unidad solicitante (Dependencia Central o Facultad) y revisar, Oficio de solicitud,
justificacin, certificacin de ingresos propios por el monto de la obra a contratar y Curriculum Vitae del
postulado.
Remitir informacin al rea de Seleccin.
PARA INGRESO POR SUPLENCIA:
Recibir del rea de Desarrollo la constancia de PAMELA que justifica el reposo mdico y solicitud de
suplencia.
Revisar y actualizar registro de candidatos para suplencias.
Informar al rea de Seleccin

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PROCESO
SUB-PROCESOS
PROCEDIMENTOS
TAREAS
INGRESO DE
4. SELECCIN
Escoger a los solicitantes con los TAREAS COMUNES ORDINARIOS Y CONTRATADOS:
PERSONAL
atributos relacionados ms
Recibir Curricula e Informes del rea de Reclutamiento.
estrechamente con las
Enviar Oficio de convocatoria a todos los trabajadores que consignaron Curricula y
especificaciones de los cargos
resultaron aptos.
ofertados
Remitir curricula en calidad de devolucin a los trabajadores que no resultaron aptos.
PARA INGRESO COMO ORDINARIO:
Tareas comunes ms,
Realizar concursos internos de credenciales y/o conocimientos (Verificar referencias y
antecedentes, prueba de credenciales, entrevista estructurada, examen fsico y mental).
Conocer y publicar veredicto.
Convocar al ganador si lo hubiere.
Hacer llamado a concursos externos si no hubiere ganadores internos.
Realizar concursos externos
Enviar resultados de la seleccin al rea de Ubicacin e Induccin.
PARA CONTRATOS A TIEMPO DETERMINADO:
Revisar curricula recibidas del rea de reclutamiento
Seleccionar al candidato con mejor curriculum de acuerdo con las necesidades
institucionales.
Informar al rea de ubicacin.
PARA INGRESO POR SUPLENCIA:
Escoger del registro de suplentes el candidato idneo de acuerdo con la necesidad
institucional.
Convocar al candidato e informar acerca de salario y condiciones laborales
determinadas por el rea de compensaciones.

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PROCESO
SUB-PROCESO
ACTIVIDADES
TAREAS

INGRESO DE PERSONAL

5. UBICACIN

Ubicar al Trabajador en su
rea laboral

PARA PERSONAL ORDINARIO:

Recibir y revisar curricula e Informes del rea de Seleccin
Recibir recaudos del trabajador
Elaborar y hacer firmar Decreto de nombramiento.
Recibir firmado Decreto de Nombramiento
Asignar cdigo del trabajador
Registrar informacin del trabajador en Base de Datos
Informar a todas las reas de proceso de la Direccin de Personal del ingreso del
Trabajador.
Recibir conformacin de la Informacin enviada.
Enviar recaudos del trabajador al rea de Archivo
PARA CONTRATOS A TIEMPO DETERMINADO:
Elaborar y hacer firmar Contrato a Tiempo Determinado
Asignar Cdigo de Contrato a Tiempo Determinado
Registrar en la Base de Datos

6. INDUCCIN

PARA INGRESO POR SUPLENCIAS:

Autorizar por escrito la suplencia e informar a la Dependencia solicitante.
Asignar Cdigo de suplencia
Registrar informacin del suplente en la Base de Datos.
Enviar recaudos al rea de Archivo.
Transmitir al seleccionado
Planificar la induccin de ingreso: Caractersticas de la Institucin, caractersticas de la
informacin institucional
Dependencia, deberes y derechos, caractersticas del cargo, advertencia de riesgos,
relevante para su desempeo normas de higiene y seguridad.
laboral.
Ejecutar la induccin.
Presentar al trabajador ante las Autoridades de la Dependencia de adscripcin.

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PROCESO
SUB-PROCESOS
PROCEDIMIENTO
TAREAS

DESARROLLO
DE LOS RECURSOS
HUMANOS ATO

EVALUACIN DEL
DESEMPEO.

Analizar Plan Estratgico Institucional anual en el rea de

recursos humanos ATO.

Conocer y analizar poblacin ATO.

Conocer funciones, actividades y/o tareas y mbito de la
actuacin de cada cargo segn Manual de Cargos.
Conocer desempeo del trabajador de acuerdo con lo
exigido en el Manual de Cargos.
Conocer los logros resaltantes de cada trabajador
(innovaciones y mejoras para la organizacin).
Realizar diagnstico de cada trabajador: Fortalezas y
aspectos a mejorar en el mbito del desempeo laboral

Recibir Plan Estratgico Institucional.

Extraer del Plan Estratgico Institucional competencias solicitadas
para el desarrollo del personal ATO.
Remitir a Dependencias y Facultades Planilla de Compromiso de
desempeo individual
Revisar Base de Datos del personal ATO.
Revisar Base de Datos de Manual de Cargos.
Actualizar items del formato(s) de evaluacin de acuerdo con el
modelo de evaluacin de desempeo aprobado.
Instruir a jefes inmediatos en la metodologa de evaluacin de
desempeo computarizada.
Ejecutar la evaluacin de desempeo computarizada.
Recibir por va computarizada la evaluacin de desempeo
aplicada a cada trabajador.
Analizar informacin recibida de la evaluacin realizada en cada
Dependencia o Facultad.
Calificar a cada trabajador.
Registrar en Base de Datos de Evaluacin de Desempeo, el
resultado de la evaluacin por trabajador.
Remitir Informe de Evaluacin de Desempeo por trabajador a
cada Dependencia o Facultad, agrupando por cargos,
competencias crticas y valor agregado.
Recibir firmado de cada trabajador acuse de recibo de su
evaluacin de desempeo indicando acuerdo o desacuerdo.

Hacer seguimiento.

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PROCESO
SUB-PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
TAREAS

DESARROLLO DE
LOS RECURSOS
HUMANOS ATO

EVALUACIN DEL
POTENCIAL

Analizar Plan Estratgico Institucional anual en el rea de recursos

humanos ATO.
Conocer y analizar Base de Datos de poblacin ATO.
Conocer y analizar resultados de la Evaluacin de Desempeo.
Conocer funciones, actividades y/o tareas y mbito de la actuacin
segn Manual de Cargos.
Medir las cualidades del trabajador a travs de los factores de
estimacin de potencial.
Medir el nivel de identificacin del trabajador con respecto a valores,
polticas y misin institucional.
Realizar diagnstico de potencial del trabajador.
Conocer los cargos a los cuales puede optar el trabajador de
acuerdo con su potencial detectado.

Recibir plan estratgico institucional

Extraer del Plan Estratgico factores de potencial
solicitados para el desarrollo del personal ATO.
Revisar base de datos ATO.
Actualizar items formato(s) de evaluacin
Instruir a jefes inmediatos en la metodologa
computarizada de evaluacin de potencial.
Ejecutar la evaluacin de potencial.
Recibir por va computarizada la evaluacin de
potencial aplicada a cada trabajador.
Analizar informacin recibida de la evaluacin
realizada en cada Dependencia o Facultad.
Calificar a cada trabajador
Registrar en Base de Datos de Evaluacin de
Potencial, el resultado de la evaluacin por
trabajador.
Remitir Informe de Evaluacin de Potencial por
trabajador a cada Dependencia o Facultad,
agrupando por cargos, competencias crticas y
valor agregado.
Recibir firmado de cada trabajador acuse de recibo
de su evaluacin de Potencial indicando acuerdo o
desacuerdo.

Hacer seguimiento.

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PROCESO
SUB-PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
TAREAS

DESARROLLO DE
LOS RECURSOS
HUMANOS ATO

3.
PLAN DE CARRERA

Analizar Plan Estratgico Institucional

anual en el rea de recursos humanos
ATO.
Conocer y analizar Base de Datos de
poblacin ATO

Recibir Plan Estratgico Institucional

Extraer del Plan Estratgico Institucional factores para el desarrollo de carrera.
Revisar Base de Batos de personal ATO, agrupada segn: edad del trabajador,
antiguedad en la Institucin, grupo salarial actual, resultado de la evaluacin del
desempeo, resultado de la evaluacin del potencial, disponibilidad de cargos, Informe de
necesidades Institucionales emitida por el rea de Ingreso, rutas de desarrollo segn
Manual de Cargos, perfil de adiestramiento segn Manual de Cargos.
A solicitud, elaborar constancias de trabajo.
Actualizar items formato(s) del Plan de Carrera. Evaluacin
Instruir a jefes inmediatos en la metodologa computarizada de Plan de Carrera.

Conocer y analizar resultados de la

Evaluacin de Desempeo
Conocer y analizar resultados de la
Evaluacin de Potencial.
Explorar y planificar el desarrollo de
carrera de cada trabajador

Determinar disponibilidad de personal

interno de la Institucin.

Ejecutar la metodologa computarizada de aplicacin de Plan de Carrera:

-Conocer y analizar intereses laborales/personales del trabajador.
-Obtener la secuencia de posiciones o puestos que el trabajador podra ocupar de acuerdo
con el alcance estipulado para el desarrollo de su potencial.
-Determinar las actividades y acciones de desarrollo requeridas para que el trabajador
desempee exitosamente la posicin a la que puede optar.
-Calificar a cada trabajador.
Remitir Informe de Plan de Carrera por trabajador a cada Dependencia o Facultad,
agrupando por cargos.
Recibir firmado de cada trabajador acuse de recibo de su Plan de Carrera indicando
acuerdo o desacuerdo
Revisar las fuentes internas de suministro de recursos humanos de la organizacin (Plan
de Carrera):
Revisar Inventarios Gerenciales, planeacin de sucesin e Inventario de habilidades
provenientes del Plan de Carrera.
Identificar a los empleados que tienen habilidades especficas para realizar los traslados y
reclasificaciones pertinentes.
Elaborar Informe y remitirlo al rea de Ingreso.

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PROCESO
SUB-PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
TAREAS

DESARROLLO DE
LOS RECURSOS
HUMANOS ATO

4. CAPACITACIN

Detectar Necesidades de Adiestramiento (DNA)

Revisar Plan Estratgico anual de la Institucin.

Organizar la informacin del Manual de Cargos
referida a Perfil del Cargo

Disear estrategias de capacitacin

Evaluar el nivel de dominio de las competencias
por parte del trabajador.
Programar y ejecutar la capacitacin:

Analizar y describir las estrategias de

adiestramiento o capacitacin necesarias para
cubrir las necesidades detectadas una vez
obtenidas las fortalezas y debilidades del
trabajador.
Programar el adiestramiento prioritario del
trabajador a ser cubierto en el ao

Evaluar el proceso de capacitacin:

Analizar el contexto: Factibilidad y viabilidad del
programa de capacitacin.
Seleccionar Empresas o Instructores de
adiestramiento
Analizar la efectividad del adiestramiento en la
adquisicin de habilidades y destrezas
Analizar la capacidad del adiestramiento impartido
para agregar valor.

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PROCESO
SUB-PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
TAREAS

DESARROLLO DE
LOS RECURSOS
HUMANOS ATO

5. PERMISOS

Tramitar permisos remunerados

Tramitar permisos no remunerados

Obligatorios (Contemplados en las convenciones

colectivas):
Recibir oficio informativo de la Dependencia o
Facultad de adscripcin, con recaudos.
Revisar solicitud y recaudos.
Decidir sobre concesin del permiso.
Si se autoriza, registrar en la Base de Datos.
Potestativos (no contemplados en las
convenciones colectivas):
Recibir oficio informativo de la Dependencia o
Facultad de adscripcin, con recaudos.
Revisar solicitud y recaudos.
Decidir sobre concesin del permiso.
Si procede, solicitar autorizacin del Rector.
Registrar en Base de Datos
Obligatorios (Contemplados en las convenciones
colectivas):
Recibir oficio informativo de la Dependencia o
Facultad de adscripcin, con recaudos.
Revisar solicitud y recaudos.
Decidir sobre concesin del permiso.
Si se autoriza, registrar en la Base de Datos y
desincorporar de nmina.
Informar al Dpto de Nmina, Dir de Finanzas.
Potestativos (no contemplados en las
convenciones colectivas):
Recibir oficio informativo de la Dependencia o
Facultad de adscripcin, con recaudos.

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PROCESO
SUB-PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
TAREAS
PERMISOS (Continuacin)
Revisar solicitud y recaudos.
Decidir sobre concesin del permiso.
Si procede, solicitar autorizacin del Rector.
Registrar en Base de Datos y desincorporar de
Nmina.
Enviar Oficio informativo a Dpto de Nmina,
Direccin de Finanzas.
Tramitar reincorporacin por permiso.

Actualizar Base de Datos: Sueldo y Movimiento.

Elaborar Decreto de reincorporacin.
Solicitar firma del Decreto por parte de Rector
Elaborar Movimiento de Reincorporacin
Enviar Movimiento a Direccin de Presupuesto.
Insertar Movimiento en Nmina.
Incorporar al trabajador a Nmina.

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PROCESO
SUB-PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
TAREAS
COMPENSACIONES
1.
Administrar sueldos, salarios Asignar Sueldo o salario trabajadores de nuevo ingreso:
PARA EL PERSONAL ATO
COMPENSAR
y bonificaciones.
Revisar y analizar Informe proveniente del rea de Ingreso y curriculum vitae del
FINANCIERAMENTE
trabajador.
DE MANERA DIRECTA
Analizar cargo a desempear y tabulador salarial de acuerdo con Manual de Cargos.
Asignar sueldo al trabajador .
Registrar el salario del trabajador en la Base de Datos.
Enviar datos del trabajador al rea de nminas .
Cancelar sueldo o salario al trabajador.
Ajustar sueldo o salario por meritocracia:
Recibir y analizar los resultados de la evaluacin de desempeo del trabajador.
Determinar y analizar el porcentaje salarial a asignar al trabajador de acuerdo con el
resultado de la evaluacin de desempeo y las escalas salariales del Manual de Cargos.
Registrar el ajuste salarial en la Base de Datos.
Informar por escrito al trabajador del ajuste salarial y el motivo de ello.
Enviar informacin del ajuste salarial al rea de nmina.
Cancelar nuevo salario al trabajador.

Ajustar sueldo o salario por promocin o reclasificacin:

Recibir y analizar los resultados del Plan de Carrera
Determinar y analizar el porcentaje salarial a asignar al trabajador de acuerdo con el
resultado del Plan de Carrera y las escalas salariales del Manual de Cargos.
Registrar el ajuste salarial en la Base de Datos.
Informar por escrito al trabajador del ajuste salarial y el motivo de ello.
Enviar informacin del ajuste salarial al rea de nmina.
Cancelar nuevo salario al trabajador.
Otorgar bonificaciones y/o aumentos por Decretos Presidenciales:
Recibir informacin e instrucciones de la OPSU
Difundir la informacin a personal ATO por medio de Instructivo.
Realizar los clculos pertinentes
Cancelar las bonificaciones

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PROCESO
SUB-PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
TAREAS
COMPENSACIONES
2. COMPENSAR
Administrar las clusulas
Estudiar y analizar las clusulas de las convenciones colectivas de trabajo.
PARA EL
FINANCIERAMENTE DE
socio- econmicas de la
Recibir informacin y recaudos de las Unidades de Apoyo Administrativo.
PERSONAL
MANERA INDIRECTA
Convencin Colectiva.
Asignar al trabajador las bonificaciones y beneficios econmicos correspondientes
ATO
segn la Convencin Colectiva.
Ingresar informacin en el sistema.
Actualizar informacin en la Base de Datos
Asignar al trabajador los beneficios econmicos correspondientes.
Enviar informacin al rea de Nmina.
Cancelar beneficio

3. COMPENSAR NO
FINANCIERAMENTE

Administrar formas de
reconocimiento no
financieras

a)Mejorar la relacin del trabajador con el cargo, por medio del diseo de:
Tareas interesantes
Desafo y responsabilidad
Oportunidades de reconocimiento
Satisfaccin por logros
Oportunidades de promocin
b)Mejorar los factores que rodean el cargo (ambiente de trabajo) a travs de:
Desarrollar y aplicar polticas de recursos humanos slidas.
Implantar estilo de supervisin adecuados.
Generar equipos de trabajo compatibles.
Crear smbolos apropiados de status.
Disear Semana laboral comprimida y horario de trabajo con tiempo
parcial.
Permitir horarios flexibles de trabajo
Compartir los puesto de trabajo.
Posibilidad de elegir la compensacin
Trabajar en horarios especiales durante cierto perodo antes de la
jubilacin (jubilacin modificada).

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PROCESO
SUB-PROCESOS
PROCEDIMIENTO
TAREAS
COMPENSACIONES
COMPENSAR NO
Desarrollar y administrar
a) Investigar las necesidades de los trabajadores (activos y/o jubilados) y de su grupo
PARA EL
FINANCIERAMENTE
planes de bienestar social
familiar relacionadas con alimentacin (cooperativas de consumo, comedores),
PERSONAL
(Continuacin)
relacionados con la calidad
educacin (guarderas, preescolar, escuelas), recreacin y esparcimiento (tiempo libre,
ATO
de vida.
vacaciones, clubes), orientacin familiar, salud y vivienda.
Realizar diagnsticos de las situaciones investigadas.
Disear planes de solucin de las situaciones diagnosticadas.
Ejecutar los planes diseados.
Evaluar y controlar los planes ejecutados.
b) Proporcionar asistencia individual o grupal de acuerdo con las demandas del
personal.
c) Desarrollar estrategias informativas para los trabajadores.

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PROCESO
SUB-PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
TAREAS
EGRESO DE PERSONAL
ADMINISTRAR EL PROCESO
Tareas comunes a todos los procedimientos:
ATO
DE EGRESO DEL PERSONAL
Revisar Expediente del trabajador
ATO
Verificar tiempo de servicio
Analizar salario o sueldo.
Solicitar recaudos necesarios en caso de tiempo de servicio en la Administracin
pblica fuera de la ULA.
Calcular prestaciones sociales
Informar de la decisin al trabajador, Presupuesto, Contralora, Finanzas, Nmina y
Archivo de la Direccin de Personal.
Informar de la decisin al trabajador, Presupuesto, Contralora, Finanzas, Nmina y
Archivo de la Direccin de Personal.
Cancelar prestaciones sociales.
Jubilaciones

Pensiones

Las tareas comunes ms:

Elaborar certificacin de jubilacin
Solicitar aprobacin al Consejo Universitario
Revisar el Informe de Planificacin de Recursos Humanos.
Planificar la induccin de egreso:
Estudiar la poblacin
Solicitar al rea de capacitacin la ejecucin de la induccin de egreso.
Determinar, conjuntamente con el rea de capacitacin, los contenidos programticos
de la induccin de egreso.
Las tareas comunes ms:
Solicitar aprobacin del beneficio por parte de PAMELA
Elaborar certificacin de pensin
Solicitar aprobacin al Consejo Universitario
Recibir carta de renuncia, ms tareas comunes.

Renuncias
Recibir Acta de Defuncin, ms tareas comunes.
Fallecimiento
Recibir Decreto de Destitucin del trabajador, ms tareas comunes
Destituciones

PROCESOS IDEALES

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PROCESO
SUB-PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
TAREAS
EGRESO DE PERSONAL
Terminacin de
Recibir Oficio informativo de terminacin del contrato y recaudos, ms tareas
ATO
Contrato a tiempo
comunes.
determinado
Atender requerimientos de
Egresados

Emitir certificaciones de cargo

Emitir constancia de prestacin de servicio de fallecidos

Intereses sobre prestaciones

sociales

Recibir instructivo de la Oficina de Planificacin del Sector Universitario (OPSU)

Ajustar las instrucciones de la OPSU a las polticas institucionales.
Solicitar elaboracin de nmina de intereses sobre prestaciones sociales.
Girar instrucciones al Departamento de Nmina
Cancelar intereses sobre prestaciones sociales.

Anticipo de prestaciones
sociales

Solicitar informacin a la Direccin de Presupuesto de la disponibilidad de los

recursos.
Remitir informacin a las Dependencias universitarias de la apertura del proceso de
anticipo de prestaciones sociales.
Recibir solicitud del trabajador
Analizar, aprobar o denegar solicitud.
Cancelar anticipo de prestaciones sociales.

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PROCESO
SUB-PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
TAREAS
PLANIFICACIN
1. EXPLORACIN DE LA Definir los parmetros y la metodologa bajo los
Revisar y analizar la Misin y la Visin de la Organizacin, los objetivos
FILOSOFA DE GESTIN
cuales se disear el Plan Estratgico de Recursos
y las metas, los cambios tecnolgicos y tendencias y las necesidades
INSTITUCIONAL
Humanos
de la organizacin, cultura y valores.

PROCESOS IDEALES

2. ELABORACIN E
IMPLANTACIN DEL
PROGRAMA GLOBAL DE
RECURSOS HUMANOS

Elaborar el Plan Estratgico de Recursos Humanos

(PERH) contentivo de los planes operativos de
recursos humanos (PORH)

3. SEGUIMIENTO Y
EVALUACIN DEL
PROGRAMA GLOBAL DE
RECURSOS HUMANOS

Elaborar un sistema de indicadores para seguimiento

y evaluacin.

Averiguar la disponibilidad de recursos presupuestarios.

Recibir de las diferentes reas de procesos de la organizacin su
proyecto operativo para la conformacin del Plan Estratgico de
Recursos Humanos.
Disear los lineamientos estratgicos necesarios para el desarrollo de
la dependencia y del sector de personal ATO en funcin de la filosofa
de gestin institucional.
Elaborar los Programas Operativos de Recursos Humanos con
especificacin de metodologa, procesos, planes, fechas, lmites,
calendarios, compromisos y recursos especficos para su desarrollo.
Entregar la informacin necesaria de cada plan a cada rea
correspondiente de Recursos Humanos, para que ejecuten los planes
de desarrollo, reclutamiento, contratacin, capacitacin del personal.
Crear en equipo indicadores por reas.
Aplicar los indicadores.
Analizar resultados de la aplicacin de indicadores.
Elaborar Informes de evaluacin
Remitir Informes de evaluacin y estrategias correctivas a las reas de
procesos involucradas.

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PROCESO
SUB-PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
TAREAS
PLANIFICACIN
4. APLICAR METODOLOGA Diagnosticar problemas conductuales, de
Disear y aplicar tcnicas de exploracin de la cultura organizacional.
DE DESARROLLO
estructura y de procesos en la organizacin
Disear y aplicar tcnicas de exploracin y evaluacin de procesos y
ORGANIZACIONAL
estructura organizacional.
Planear y aplicar acciones de desarrollo
organizacional

Disear y aplicar correctivos.

Realizar seguimiento y evaluar resultados

Disear y aplicar indicadores para evaluar las acciones de desarrollo

organizacional aplicadas
Aplicar correctivos.

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PROCESO
SUB-PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
TAREAS
RELACIONES
Discutir, negociar las
Recibir proyecto de convencin colectiva proveniente de la Inspectora del Trabajo y
LABORALES
APLICAR DERECHO
Convenciones Colectivas con
consignado por los sindicatos.
COLECTIVO DEL TRABAJO
sindicatos o gremios.
Elaborar Informe del anlisis jurdico del Proyecto.
Cuantificar el Proyecto
Conformar la comisin de discusin.
Discutir conjuntamente con sindicatos y/o gremio las propuestas y llegar a acuerdos.
Redactar las clusulas en los trminos acordados.
Depositar en la Inspectora del Trabajo el contenido de las clusulas para su plena
validez y entrada en vigor (Sindicatos). Aprobar clusulas, levantar acta (Gremios)
Gestionar y/o realizar los trmites para la ejecucin de las clusulas pertinentes.
Velar por la correcta aplicacin
de las clusulas
convencionales.

2. APLICAR MARCO LEGAL

Representar, atender, conciliar

y/o solucionar los
planteamientos de pliegos de
peticiones.
1.Aplicar normas y
procedimientos de carcter
constitucional, legal,
reglamentario y convencional.

Recibir pliego de peticiones proveniente de la Inspectora del Trabajo.

Nombrar representante.
Constituir Junta de Conciliacin.
Deliberar hasta llegar a acuerdos.
Recibir la solicitud de estudio del caso.
Consultar los instrumentos legales correspondientes
Comparar y analizar el contenido de la solicitud con lo establecido legalmente.
Emitir pronunciamiento respecto al caso.
Informar a los interesados.
Proceder a la ejecucin del pronunciamiento.

PROCESOS IDEALES
MACROPROCESO: ADMINISTRACIN DEL RECURSO HUMANO ADMINISTRATIVO, TCNICO Y OBRERO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

PROCESO
RELACIONES
LABORALES

SUB-PROCESOS
(Continuacin)

PROCEDIMIENTOS
2. Actualizar o generar
Instrumentos legalesadministrativos
procedimentales, generales y/o
especficos

TAREAS
Recibir solicitud y lineamientos.
Consultar marco legal correspondiente.
Redactar Instrumento.
Remitir Instrumento al solicitante para revisin y/o aprobacin.

3. Interpretar las normas

conforme al principio de su
unidad.

Recibir solicitud.
Consultar instrumento legal pertinente.
Emitir pronunciamiento.
Informar al ente solicitante.

3.
ATENDER SITUACIONES
Solucionar situaciones jurdicoJURIDICO - ADMINISTRATIVAS administrativas internas y
externas del mbito laboral
ATO

4.
ASESORAR LEGALMENTE
PREVENIR EN EL CONTEXTO
JURDICO LABORAL
APLICABLE.

Recibir solicitud.
Consultar instrumentos legales.
Consultar Base de Datos y expediente del trabajador.
Comparar y analizar el contenido de la solicitud con lo establecido legalmente.
Emitir pronunciamiento respecto al caso.
Informar a los interesados.
Proceder a la ejecucin del pronunciamiento
Acudir ante el rgano y/o ente externo administrativo o judicial.

Orientar en aspectos legales.

Recibir solicitud personal, telefnica o por escrito.

Trasmitir a informacin pertinente.

Investigar, estudiar y definir

aspectos jurdico - laborales

Investigar para obtener datos que generen informacin de carcter preventivo ante
situaciones laborales.
Formar al personal ATO y al personal acadmico con personal ATO bajo su
responsabilidad, en relacin con la normativa de carcter constitucional, legal,
reglamentaria y convencional.
Seleccionar en la Base de Datos la poblacin a instruir.
Difundir informacin relacionada con la normativa constitucional, legal, reglamentaria y
convencional

PROCESOS IDEALES
MACROPROCESO: ADMINISTRACIN DEL RECURSO HUMANO ADMINISTRATIVO, TCNICO Y OBRERO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
PROCESO
SUB-PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
TAREAS
Clasificar documentos de acuerdo con estndares institucionales
establecidos.
ARCHIVO
1. REGISTRAR
Identificar y sealizar documentos.
Asignar y/o cambiar cdigos de identificacin a documentos y
expediente.

Verificar e inspeccionar las condiciones de los

documentos.
2. CONTROLAR

Revisar documentos.
Abrir Expedientes.
Inventariar Expedientes y Carpetas
Registrar el control de cdigos y clasificacin de Expedientes en el
sistema computarizado.
Foliar documentos.

Verificar e inspeccionar el destino de los documentos.

Suministrar expedientes
Registrar el control de prstamo de expedientes en el sistema
computarizado.

3. RESGUARDAR

Velar por las condiciones y la proteccin de la

documentacin

Revisar el estado fsico de los expedientes y carpetas.

Aplicar correctivos.
Solicitar diagnsticos de las condiciones de higiene y seguridad de
los documentos archivados.
Aplicar y velar por las medidas de higiene y seguridad requeridas de
acuerdo con el diagnstico.

MACROPROCESO: ADMINISTRACIN DEL RECURSO HUMANO ADMINISTRATIVO, TCNICO Y OBRERO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
PROCESO
SUBPROCESOS
PROCEDIMIENTOS
TAREAS
SOPORTE A SISTEMAS 1. APOYO EN ADMINISTRACION DE
Administracin Servidores Windows NT y
Administracin de un Servidor local.
Y SERVICIOS DE
REDES Y COMUNICACIN.
Servidor A6.
Administracin de dispositivos de comunicacin.
INFORMACIN
Instalar, configurar y mantener los sistemas operativos, de
aplicacin y de archivos.
Configuracin de estaciones para conectar al Servidor de
Personal o a otro Servidor de la ULA.
Configuracin de los correos Electrnicos para los usuarios.
Creacin de usuarios para esa red.
Creacin de grupos de trabajo.
Creacin de carpetas para compartir informacin.
Establecer accesos a los usuarios para el manejo de diferentes
carpetas y Bases de Datos ubicadas en diferentes servidores.
Velar por la comunicacin hacia el A6 y sus Terminales
2. SOPORTE PARA LA ADMINISTRACIN Administracin y soporte para las Base de Datos Velar por la comunicacin a servidores en la cual estn instaladas
DE BASES DE DATOS.
en produccin.
Bases de Datos en desarrollo y en Produccin.
Formar parte de los equipos que:
Disean Bases de Datos y normalizan Bases de Datos.
Monitorear las estadsticas de rendimiento, entonacin.
Estrategias de respaldo, recuperacin y replicacin de B. D.
Auditorias de B. D. En produccin.
Velar por el cumplimiento de la documentacin de tareas y
procedimientos establecidos en DSIA para la Automatizacin.
PROCESOS IDEALES
MACROPROCESO: ADMINISTRACIN DEL RECURSO HUMANO ADMINISTRATIVO, TCNICO Y OBRERO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
PROCESO
SUBPROCESOS
PROCEDIMIENTOS
TAREAS
SOPORTE A
3.
Diagnostico y asesoramiento de Hardware y
Diagnosticar fallas
SISTEMAS Y
MANTENIMIENTO Y SOPORTE
Software
Solucionar fallas
SERVICIOS DE
TCNICO
Limpieza de componentes.
INFORMACIN
Instalacin de Antivirus.
Calibracin de Impresoras.
Respaldo de datos.
Asesorar:
Usuarios para el manejo de Hardware y Software.
Usuarios para el manejo de correo electrnico.
Usuarios para el manejo de la red local
Usuarios para el manejo de la red A6.
Direccin y la UAA para la compra de componentes
electrnicos y Computadoras.
Usuarios para acceder a Bases de Datos especificas.

4. SOPORTE A APLICACIONES

Operacin de los Sistemas y Servicios de

informacin.

Recopilacin de datos para la publicacin

Creacin de la hoja WEB de Personal.
Administracin de la hoja WEB de Personal
Actualizacin del WEB.
Creacin de Bases de Datos especificas.
Creacin de la Bases de Datos de pasivos para el archivo.
Mantenimiento de la comunicacin la Bases de Datos. (A6
DSIA)
Tramitar servicio de correo para los usuarios.
Configurar el correo electrnico en los P. C. de los usuarios.
Configurar la seguridad de acceso a dichos correos.
Mantenimiento de los correos electrnico.
Apoyo en el diseos y diagramacin de desplegados.

PROCESOS IDEALES
MACROPROCESO: ADMINISTRACIN DEL RECURSO HUMANO ADMINISTRATIVO, TCNICO Y OBRERO DE LA UNIVERSIDAD LOS ANDES
PROCESO
SUB-PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
TAREAS
APOYO
ADMINISTRAR
ELABORAR
Estimar los gastos de funcionamiento de la Direccin de Personal
ADMINISTRATIVO
EL PRESUPUESTO
EL PRESUPUESTO
Estimar costo de las clusulas de beneficios socioeconmicos, de las convenciones
DE LA DIRECCIN
DE LA DIRECCIN
colectivas, AEULA, SIPRULA, SAGEM Y SOULA.
DE PERSONAL
DE PERSONAL
Estudiar los presupuestos de los dos aos anteriores
Estimar costos de la vigilancia eventual
Revisar con el Director y aprobar
Enviar a la Oficina de Planificacin del Sector Universitario para su aprobacin.
Recibir presupuesto aprobado por el Ejecutivo Nacional y lineamientos para control
presupuestario
EJECUTAR EL
PRESUPUESTO ASIGNADO
CONTROLAR EL
PRESUPUESTO ASIGNADO

Ejecutar pagos centralizados: Vigilancia Eventual, PAC, Aportes Gremios, Viticos

(Gremios).
Aperturar el Fondo de Trabajo
Efectuar el control a travs de ordenes de pago en el sistema SUAS.
Revisar reporte mensual de la Direccin de Presupuesto
Rendir cuentas mensualmente con todos los soportes a la Direccin de Finanzas de la
utilizacin del Fondo de Trabajo.
Administrar fondos de la Convencin Colectiva.
Registrar gastos de los beneficios socioeconmico pagados por nmina
Realizar traslados necesarios para cubrir insuficiencias presupuestarias
Preparar los estados de la ejecucin presupuestaria trimestralmente

PROCESOS IDEALES
MACROPROCESO: ADMINISTRACIN DE L RECURSO HUMANO ADMINISTRATIVO, TCNICO Y OBRERO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
PROCESO
SUB-PROCESOS
TAREAS

APOYO SECRETARIAL

ATENCIN AL PBLICO
TELEFNICA O PERSONALIZADA

AGENDA DE CITAS DEL

DIRECTOR

RECEPCIN Y DISTRIBUCIN DE
CORRESPONDENCIA:

Solicitar informacin
Transmitir informacin requerida por el solicitante.
Preguntar motivo de la solicitud
Anunciar y pasar la llamada o al solicitante.
Alternativa A: Citas a travs de la Secretaria o Recepcionista:
Solicitar cita con el Director
Anunciar la solicitud ante la Secretaria del Director
Anuncia la solicitud ante el Director
Conceder la cita o no
Informar de la concesin de la cita o no
Informar al solicitante de la concesin o no de la cita.
Anotar al solicitante en la libreta de citas por orden de llegada
Informar da y hora de la audiencia.
Alternativa B: Citas solicitadas directamente al Director
Solicitar cita directamente al Director
Entregar correspondencia en la Recepcin
Chequear, firmar y sellar como acuse de recibo.
Enviar correspondencia a la Secretaria del Director.
Secretaria clasifica la correspondencia
Asignar manualmente nmero a cada correspondencia
Anotar en la correspondencia destinatario
Entregar correspondencia al destinatario

PROCESOS IDEALES
MACROPROCESO: ADMINISTRACIN DE L RECURSO HUMANO ADMINISTRATIVO, TCNICO Y OBRERO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
PROCESO
SUB-PROCESOS
TAREAS
APOYO SECRETARIAL
ELABORACIN Y REMISIN DE
Tomar nmero de Oficio
(Continuacin)
CORRESPONDENCIA
Redactar correspondencia
Enviar por la red a pool de secretarias correspondencia redactada
Corregir forma: mrgenes, nmero de oficio
Revisar y corregir correspondencia corregida por la secretaria del pool
Imprimir correspondencia
Firmar correspondencia
Fotocopiar correspondencia
Elaborar sobre y ensobrar correspondencia
Entregar correspondencia a mensajero
Anotar correspondencia en cuaderno de correspondencia
Entregar correspondencia
Firmar acuse de recibo
CONSTANCIAS DE TRABAJO
Solicitar Constancia de Trabajo
Informar de requisitos y entregar planilla de solicitud de Constancia de Trabajo
Llenar planilla de solicitud de constancia de trabajo.
Entregar recaudos.
Remitir planilla y recaudos a Transcriptor de Datos.
Chequear datos del trabajador en la Base de Datos
Elaborar Constancia de Trabajo.
Firmar constancia de Trabajo
Entregar Constancia de Trabajo a trabajador