1006 Manual Del SIG Version 12.0

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE Cdigo documento:01006

GESTIN - SIG
Cdigo formato: 01002002
Versin: 12.0
Fecha:
Aprob elaboracin o modificacin
Revisin Tcnica
Firma:
Firma:
Nombre: Ligia Ins Botero Meja.
Nombre: Juan Pablo Contreras Lizarazo
Cargo: Contralor Auxiliar
Cargo:
Planeacin
Director
Tcnico
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GESTIN - SIG
Versin: 12.0
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN ................................................................................................................... 4
1. ANTECEDENTES, NATURALEZA Y ESTRUCTURA DE LA CONTRALORA DE BOGOT
D.C. ................................................................................................................................... 5
1.1. ANTECEDENTES DEL CONTROL FISCAL. .......................................................................... 5
1.2. NATURALEZA. ............................................................................................................... 5
1.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. ................................................................................... 6
2. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION .............................................................................. 7
2.1. GENERALIDADES. ......................................................................................................... 7
2.2. CARACTERSTICAS DEL SIG........................................................................................... 8
2.3. PRINCIPIOS DEL SIG. .................................................................................................... 8
3. OBJETIVO, ALCANCE Y EXCLUSIONES DEL SIG. ........................................................ 9
3.1. OBJETIVO DEL MANUAL DEL SIG. .................................................................................... 9
3.2. ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ............................................................. 9
3.6. POLTICA DEL SIG. ....................................................................................................... 10
3.5. EXCLUSIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN. .................................................. 10
4. COMPONENTES Y REQUISITOS DEL SIG. ................................................................... 11
4.1. SUBSISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD (SGC). .......................................................... 11
4.2. SUBSISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL (SGA). ................................................................ 12
4.3. SUBSISTEMA DE GESTIN Y SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SG-SST. ................. 13
4.4. SUBSISTEMA DE GESTIN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIN (SGSI). .......................... 15
4.5. SUBSISTEMA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL (SRS) ........................................................ 16
4.6. SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIN DOCUMENTAL Y ARCHIVO (SIGA). ............................ 16
4.7. SUBSISTEMA DE CONTROL INTERNO (SCI). .................................................................... 17
5. ELEMENTOS COMUNES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN .......................... 18
6. MAPA DE PROCESOS O MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS. .................... 19
6.1. POLTICAS Y OBJETIVOS DE CALIDAD............................................................................. 20
7. CLIENTES Y PARTES INTERESADAS........................................................................... 20
8. NIVELES DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD, REPRESENTACIN, REVISIN Y
EVALUACIN. ................................................................................................................ 21
8.1.
8.2.
8.3.
4.4.
NIVEL DE AUTORIDAD. ................................................................................................. 21

NIVEL DE RESPONSABILIDAD. ...................................................................................... 22
NIVEL DE REPRESENTACIN. ....................................................................................... 22
NIVEL DE REVISIN. .................................................................................................... 22
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8.5. NIVEL DE EVALUACIN. ............................................................................................... 22
9. DOCUMENTACIN ......................................................................................................... 22
9.1. PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS. ............................................................................ 23
9.2. DOCUMENTOS REGLAMENTARIOS DE LA CONTRALORA. ................................................ 23
9.3. OTROS DOCUMENTO INTERNOS. .................................................................................. 23
9.4. DOCUMENTOS EXTERNOS............................................................................................. 24
10.INTERACCIN
Y
DESCRIPCIN
DE
LOS
PROCESOS
DEL
SIG.
........................................................................................................................................ 25
10.1. PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO PDE - CDIGO 010....................... 25
10.2. PROCESO DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LAS COMUNICACIONES - PTIC - CDIGO
100. ........................................................................................................................ 26
10.3. PROCESO DE COMUNICACIN ESTRATGICA PCE - CDIGO 110. ............................ 26
10.4. PROCESO DE PARTICIPACIN CIUDADANA PPC - CDIGO 020. ................................ 27
10.5. PROCESO DE ESTUDIOS DE ECONOMA Y POLTICA PBLICA PEPP - CDIGO 030..... 28
10.6. PROCESO DE VIGILANCIA Y CONTROL A LA GESTIN FISCAL PVCGF - CDIGO 040. . 29
10.7. PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIN COACTIVA PRFJC - CDIGO 050.
30
10.8. PROCESO DE GESTIN JURDICA PGJ - CDIGO 120................................................ 31
10.9. PROCESO DE GESTIN DEL TALENTO HUMANO PGTL - CDIGO 060. ....................... 32
10.10. PROCESO DE GESTIN FINANCIERA - PGF - CDIGO 130. .......................................... 33
10.11. PROCESO DE GESTIN CONTRACTUAL PGC - CDIGO 140. .................................... 34
10.12. PROCESO DE GESTIN DE RECURSOS FSICOS PRF - CDIGO 080. ........................ 34
10.13. PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL PGD CDIGO 070. ..................................... 35
10.14. PROCESO DE EVALUACIN Y CONTROL PEC CDIGO 090. .................................... 36
11. MEDICIN DE LOS PROCESOS DEL SIG. .................................................................. 37
CONTROL DE CAMBIOS .................................................................................................... 38
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GESTIN - SIG
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INTRODUCCIN
En el marco del Sistema Integrado de Gestin -SIG, adoptado mediante Decreto 176 de 2010 y
del Decreto 652 de 2011 que adopt la Norma Tcnica Distrital para el Sistema Integrado de
Gestin NTD SIG 001:2011, la Contralora de Bogot presenta el Manual del Sistema
Integrado de Gestin, el cual se encuentra armonizado con los requisitos de la norma citada,
con el fin de aunar esfuerzos orientados a la satisfaccin de los clientes y partes interesadas.
Describe de manera detallada las caractersticas del sistema, indicando los diferentes
elementos que lo componen, la forma en que interactan, las reglas bsicas para su adecuado
funcionamiento y en general, cada uno de los mtodos considerados como fundamentales para
alcanzar una gestin eficiente y eficaz en la vigilancia de la gestin fiscal del Distrito Capital.
Como bien se indica, este manual se convierte en un instrumento integrador y articulador, que
contribuye en la difusin y apropiacin de los elementos para la implementacin del Sistema
Integrado de Gestin, bajo estndares internacionales y nacionales, como son: ISO 9001:2008
y NTCGP 1000:2009 para Gestin de la Calidad, ISO 14001:2004 para la Gestin Ambiental,
OHSAS 18001:2007 para la Gestin y Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, ISO 26000:
2010 para la Responsabilidad Social - RS, ISO 27001:2005 para la Gestin de la Seguridad de
la Informacin, MECI 1000:2005 para el Modelo Estndar de Control Interno MECI y Ley 594
del 2000 - Ley General de Archivos y Decreto 514 de 2006 para Gestin Documental y Archivo SIGA).
Aunque el Sistema Integrado de Gestin, descrito en el presente Manual y su implementacin
por si misma no garantiza la perfeccin de los servicios prestados ni el cumplimiento de los
objetivos institucionales ni ambientales, se cuenta con el compromiso de la alta direccin y la
participacin de los funcionarios, para el mantenimiento y mejora continua del SIG, de los
procesos y de los productos, para mejorar la gestin y cumplir con las necesidades y
expectativas de nuestros clientes y usuarios en general. As como el cumplimiento de la
normatividad legal ambiental y el cuidado de los recursos naturales
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1.
1.1.
ANTECEDENTES, NATURALEZA Y ESTRUCTURA DE LA CONTRALORA DE BOGOT

D.C.
Antecedentes del control fiscal.
A partir de las conclusiones presentadas en 1923 por la Misin Kemmerer y contempladas en la

Ley 42 del mismo ao, los departamentos y municipios crearon organismos destinados a la
vigilancia de la gestin fiscal de la administracin seccional y local, bajo la denominacin de
Contraloras.
En Bogot, la vigilancia de la gestin fiscal inici con la sancin del Acuerdo No. 23 del 11 de
septiembre de 1929, por el cual se cre la Contralora Municipal como una "() seccin
autnoma auxiliar de la Secretara de Hacienda". En 1930 se defini la estructura del organismo
fiscalizador como: "() departamento independiente dentro de la organizacin administrativa
del municipio y como mandataria del Concejo, ser suprema autoridad fiscalizadora de todos
los actos de la administracin pblica".
Durante los ms de ochenta aos de vida de la Contralora de Bogot, los conceptos de control
fiscal han mejorado paralelamente con el crecimiento y las nuevas dimensiones de la ciudad
capital. Inicialmente se utiliz un sistema de control que adems de ser posterior o de
fenecimiento, era preventivo y perceptivo. En la actualidad, con base en el Cdigo Fiscal de
1985 y particularmente la Constitucin Poltica de 1991, el control es posterior y selectivo, con la
prioridad de buscar una gestin pblica basada en la eficiencia, eficacia, economa, equidad y
valoracin ambiental.
1.2.
Naturaleza.
La Contralora de Bogot, D.C., es un organismo de carcter tcnico, dotado de autonoma

administrativa y presupuestal, al cual le corresponde como funcin la vigilancia de la gestin
fiscal del Distrito Capital y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo, en los
trminos y condiciones previstos en la Constitucin Poltica, las leyes y los acuerdos.
Los principales propsitos de la entidad se encuentran incluidos en la formulacin del plan
estratgico, el cual contiene:
Misin.
Visin.
Objetivos.
Estrategias.
Principios y valores corporativos.
Polticas.
El plan estratgico refleja las intenciones globales de la alta direccin en torno al ejercicio del
control fiscal, la calidad de sus productos, los resultados que espera frente a sus clientes y al
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mejoramiento continuo de la entidad, cuyo seguimiento se efecta a travs de la medicin y
evaluacin de la gestin, que incluye la calidad de los productos y el estado de los procesos con
lo que se efecta revisin permanente al SIG.
1.3.
Estructura Organizacional.
La estructura organizacional de la entidad est determinada en el artculo 10 del Acuerdo 519

de 2012 y se refleja en el Organigrama que se presenta a continuacin:
Organigrama
DESPACHO DEL
CONTRALOR
(Acuerdo 519 de 2012, art.

art. 10)
DESPACHO
CONTRALOR AUXILIAR
DIRECCIN DE
REACCIN
INMEDIATA
------------------------DIRECCIN DE
TECNOLOGAS DE LA
INFORMACIN Y LAS
COMUNICACIONES
DIRECCIN DE
PLANEACIN
SUBDIRECCIN
DE ANALISIS,
ESTADSTICAS E
INDICADORES
DIRECCIN DE
PARTICIPACIN
CIUDADANA Y
DESARROLLO LOCAL
DIRECCIN DE
APOYO AL DESPACHO
SUBDIRECCIN
DE GESTIN
LOCAL
OFICINA
ASESORA
JURDICA
OFICINA ASESORA
DE
COMUNICACIONES
OFICINA DE
CONTROL
INTERNO
OFICINA DE
ASUNTOS
DISCIPLINARIO
S
20 GERENCIAS
LOCALES
DIRECCIN
SECTOR
GOBIERNO
DIRECCIN DE ESTUDIOS DE
ECONOMA Y POLTICA PBLICA
SUBDIRECCIN DE
ESTUDIOS
ECONMICOS Y
FISCALES
SUBDIRECIN DE
ESTADSTICA Y
ANLISIS
PRESUPUESTAL Y
FINANCIERO
DIRECCIN
SECTOR
MOVILIDAD
DIRECCIN
SECTOR
EDUCACIN,
CULTURA,
RECREACIN Y
DEPORTE
DIRECCIN
SECTOR
SALUD
DIRECCIN
SECTOR
INTEGRACIN
SOCIAL
DIRECCIN
SECTOR
HABITAT Y
AMBIENTE
DIRECCIN
SECTOR
SERVICIOS
PBLICOS
DIRECCIN
SECTOR
HACIENDA
DIRECCIN
SECTOR
DESARROLLO
ECONMICO,
INDUSTRIA Y
TURISMO
SUBDIRECCIN
DEL PROCESO DE
RESPONSABILIDA
D FISCAL
SUBDIRECCIN DE
EVALUACIN DE
POLTICAS
PBLICAS
DIRECCIN DE
TALENTO
HUMANO
SUBDIRECCIN
DE CARRERA
ADMINISTRATIVA
DIRECCIN DE
RESPONSABILIDAD FISCAL
Y JURISDICCIN COACTIVA
SUBDIRECCIN
DE GESTIN DEL
TALENTO
HUMANO
SUBDIRECCIN
DE
CAPACITACIN Y
COOPERACIN
TCNICA
DIRECCIN
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
SUBDIRECCIN
DE BIENESTAR
SOCIAL
SUBDIRECCIN
DE
CONTRATACIN
SUBDIRECCIN
DE RECURSOS
MATERIALES
SUBDIRECCIN
DE SERVICIOS
GENERALES
SUBDIRECCIN
FINANCIERA
SUBDIRECCIN DE
JURISDICCIN
COATIVA
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2. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

2.1. Generalidades.
Qu es el SIG?.
El Sistema Integrado de Gestin se establece como una herramienta de gestin sistemtica y
transparente compuesta por el conjunto de orientaciones, procesos, polticas, metodologas,
instancias e instrumentos que permitan garantizar un ejercicio articulado y armnico, para dirigir
y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad. Se encuentra conformado por los
siguientes subsistemas1:
Subsistema de Gestin de la Calidad (SGC).

Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo (SIGA).
Subsistema de Gestin de Seguridad de la Informacin (SGSI).
Subsistema de Gestin y Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).
Subsistema de Gestin Ambiental (SGA).
Subsistema de Control Interno (SCI).
Adicionalmente para los Hospitales del Distrito Capital, el Subsistema nico de
Acreditacin (SUA).
Nota 1. El subsistema Integrado de Gestin est enmarcado dentro del Sistema de Desarrollo
Administrativo (SISTEDA) establecido por la Ley 489 de 19982.
Nota 2. Para el caso del presente Manual y teniendo en cuenta la naturaleza jurdica de la
entidad, se excluye el Subsistema nico de Acreditacin (SUA).
Qu hace el SIG?.
El Sistema Integrado de Gestin - SIG, como su nombre lo indica integra de manera armnica y
complementaria los subsistemas mencionados, bajo estndares de calidad como: ISO
9001:2008 y NTCGP 1000:2009 para Gestin de la Calidad, ISO 14001:2004 para la Gestin
Ambiental, OHSAS 18001:2007 para la Subsistema de Gestin y Seguridad y Salud en el
Trabajo, ISO 26000: 2010 para la Responsabilidad Social, ISO 27001:2005 para la Gestin de
la Seguridad de la Informacin, MECI 1000:2005 para el Modelo Estndar de Control Interno
MECI y Ley 594 del 2000 - Ley General de Archivos y Decreto 514 de 2006 para Gestin
Documental y Archivo).
1
2
Decreto 176 de 2010.

NTDSIG 001:2011
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Para qu sirve?.
El Sistema Integrado de Gestin - SIG sirve para lograr la satisfaccin de las necesidades,
expectativas y requisitos de los clientes, partes interesadas, usuarios, comunidad, beneficiarios
o destinatarios del servicio, dado que las normas que lo integran tienen elementos comunes
(compatibles) que al ser ejecutados de manera organizada y coordinada con procesos de
mejoramiento continuo, ayudan no solo a alcanzar los objetivos especficos de cada Sistema,
sino a cumplir la obligacin legal de su implementacin.
2.2.
Caractersticas del SIG.
El Sistema Integrado de Gestin - SIG, tendr las siguientes caractersticas:

Integralidad: Las acciones en pro del mejoramiento institucional son integrales, por lo tanto
atienden todas las dimensiones definidas en las normas que regulan los sistemas antes
citados.
Compatibilidad: Condicin bajo la cual el cumplimiento de los requisitos de un Sistema de
Gestin de la Calidad permiten la implementacin, sin conflictos, de otro sistema de gestin
o de control, es decir es posible implementarlos de manera integrada.
Complementariedad: Debe existir complementariedad en todas las acciones de
mejoramiento institucional.
Transversalidad: Una accin de mejoramiento institucional se puede desarrollar
transversalmente en dos o ms elementos de los sistemas que integran el SIG.
Representatividad: Para efecto de las auditoras internas o externas, cada una de las
acciones de desarrollo del SIG, representan el desarrollo de los sistemas que lo conforman,
bajo los principios de la eficiencia y la economa.
2.3.
Principios del SIG.
A continuacin se exponen los principios del Sistema Integrado de Gestin, no obstante estos
complementan y no contradicen los principios establecidos para cada uno de los subsistemas3:
Coherencia: la armonizacin implica que cada uno de los elementos establecidos e
implementados en el Sistema Integrado de Gestin apunte a una misma direccin, es decir,
que comparta el mismo propsito, en especial respecto a los elementos estratgicos y los
operativos.
3
NTDSIG 0001:2011.
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Control hacia la mejora: el seguimiento y monitoreo al desempeo de los sistemas de

gestin busca contar con insumos que permitan el emprendimiento de acciones de mejora.
Productividad: toda actividad en el marco del Sistema Integrado de Gestin cumple con los
lineamientos de la eficiencia, eficacia y la efectividad.
Seguimiento y evaluacin: los sistemas de gestin para la toma de decisiones deben
basarse en mediciones objetivas, para lo cual es necesario monitorear constantemente el
desempeo del sistema en trminos de eficiencia, eficacia y efectividad.
Sostenibilidad: el Sistema Integrado de Gestin busca dar continuidad a la operacin de las
entidades y organismos distritales, por lo cual es necesario realizar acciones de
mantenimiento y mejoramiento que garanticen su permanencia conservando un mismo
patrn de operacin.
3. OBJETIVO, ALCANCE Y EXCLUSIONES DEL SIG.

3.1. Objetivo del Manual del SIG.
El presente Manual tiene como objeto describir el Sistema Integrado de Gestin de la
Contralora de Bogot, su alcance, las interacciones de los procesos, determinar autoridades,
responsabilidades, referenciar los procedimientos generales para todas sus actividades y
sealar aspectos relacionados con las normas de calidad, control interno y ambiental.
Igualmente, constituirse en medio de consulta interna.
3.2. Alcance del Sistema Integrado de Gestin
El alcance del Sistema Integrado de Gestin de la Contralora de Bogot D.C. - CB, se
encuentra inmerso, bajo los estndares (ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009, ISO 14001:2004,
OHSAS 18001:2007, ISO 26000:2010 e ISO 27001:2005, MECI 1000:2005 y Ley 594 del 2000
y Decreto 514 de 2006 para Gestin Documental y Archivo), aplica a los 14 procesos que hacen
parte de la red de procesos, siendo cuatro (4) estratgicos, tres (3) misionales, seis (6) de
apoyo y uno (1) de evaluacin independiente, como son:
Procesos Estratgicos: Direccionamiento Estratgico, Tecnologas de la Informacin y las

Comunicaciones, Comunicacin Estratgica, Participacin Ciudadana.
Procesos Misionales: Estudios de Economa y Poltica Pblica, Vigilancia y Control a la
Gestin Fiscal y Responsabilidad Fiscal y Jurisdiccin Coactiva.
Procesos de Apoyo: Gestin Jurdica, Gestin del Talento Humano, Gestin Financiera,
Gestin Contractual, Gestin de Recursos Fsicos, Gestin Documental.
Proceso de Evaluacin y Control.
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3.6. Poltica del SIG.
La Contralora de Bogot D.C., asume el compromiso de implementar, mantener y mejorar el
Sistema Integrado de Gestin, bajo los estndares internacionales y nacionales de las normas
ISO 9001:2008 y NTCGP 1000, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007, ISO 26000: 2010, ISO
27001:2005, MECI 1000:2005 y Ley 594 del 2000 y Decreto 514 de 2006, cumpliendo con la
legislacin vigente y otras responsabilidades aplicables a su naturaleza jurdica, con el propsito
de:
Garantizar un servicio oportuno, seguro y confiable a nuestros clientes.

Desarrollar las actividades a travs del Sistema Integrado de Gestin para el cumplimiento
del desempeo de los objetivos y metas institucionales.
Fortalecer las competencias de los funcionarios para obtener productos que con calidad,
seguridad, medio ambiente y salud ocupacional.
Propiciar el desarrollo del talento humano, la proteccin del medio ambiente y la
satisfaccin de los clientes con responsabilidad social.
Proteger la vida de los funcionarios ante los riesgos inherentes a su actividad, mediante la
implementacin del programa de salud ocupacional y la socializacin de las normas
vigentes sobre la materia.
Implementar el Plan Estratgico de Comunicaciones, con estrategias claras para generar
informacin constante a la opinin pblica, fortalecer la comunicacin virtual con la
ciudadana y los funcionarios y propiciar un cambio de imagen positivo en la opinin pblica
sobre la funcin tcnica que cumple la Contralora de Bogot.
Implementar mecanismos y controles para la preservacin de la confidencialidad, integridad
y disponibilidad, de la informacin institucional.
Mantener los recursos suficientes de todas las ndoles, para el sostenimiento y mejora
continua del sistema de gestin integrado.
Nota: Las polticas y objetivos de los subsistemas del SIG se encuentran inmersas en los
diferentes planes y programas de la entidad.
3.5.
Exclusiones del Sistema Integrado de Gestin.
No son aplicables a la Contralora de Bogot D.C., los siguientes requisitos de las normas ISO
9001:2008, NTC GP 1000:2009, NTC:
Numeral 7.3. Diseo y desarrollo de productos, dado que la CB no disea ni desarrolla
productos; sus productos obedecen al ejercicio del control fiscal de acuerdo con lo definido en el
marco legal y constitucional.
Numeral 7.5.2. Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio,
puesto que los resultados del control fiscal se plasman en informes y documentos que son
verificados en su totalidad antes de su liberacin, con lo que es posible asegurar el
cumplimiento de los requisitos establecidos.
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Numeral 7.5.4. Propiedad del cliente, en razn a que la CB no mantiene bajo su control bienes
propiedad de los clientes, ni propiedad intelectual. Sin embargo, el Proceso de vigilancia y
Control a la Gestin Fiscal, maneja informacin confidencial, documentos y recursos propiedad
de la parte interesada, para quien s tenemos la responsabilidad de salvaguardarlos; por lo
tanto, en relacin con los datos personales de las personas vinculadas a los procesos de
responsabilidad fiscal se aplicar lo establecido en el artculo 20 de la Ley 610 de 2000 y en el
caso de los PQRs se regir por la normatividad vigente sobre la materia.
Numeral 7.6. Control de los dispositivos de seguimiento y de medicin, la Contralora no
utiliza equipos de medicin que deban calibrarse, ajustarse o protegerse, debido a que los
productos generados por el control fiscal son documentos y el control de su calidad se realiza
frente a criterios que permiten decidir sobre su conformidad y no con equipos o elementos de
medicin.
4. COMPONENTES Y REQUISITOS DEL SIG.
El Sistema Integrado de Gestin como su nombre lo indica integra las polticas, estrategias,
procesos, procedimientos y dems instrumentos que disee la Contralora de Bogot, inmersos
en los siguientes subsistemas:
4.1. Subsistema de Gestin de la Calidad (SGC).
Definicin. Como sistema de gestin, apunta a adoptar una visin estratgica que permita
dirigir y evaluar el desempeo institucional, especialmente orientado a mejorar la calidad de los
productos, a consolidar estndares que reflejen las necesidades implcitas y obligatorias, a
proveer informacin confiable, a promover la transparencia, la participacin y el control poltico y
ciudadano, a garantizar el fcil acceso al informacin relativa a resultados del sistema, a
emprender acciones preventivas y correctivas, a tener cultura por la mejora continua, a
satisfacer a los ciudadanos, a simplificar procesos y a crear un sistema laboral orientado hacia
la productividad, entre otros beneficios.
Objetivo. Mejorar la gestin por procesos con un enfoque a resultados, que permita
incrementar la conformidad en la prestacin de los servicios y lograr la satisfaccin de nuestros
clientes.
Requisitos. Para la Gestin de Calidad, se implementan los requisitos de la norma ISO
9001:2008 y de la Norma Tcnica para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009, que se
establecen del captulo cuatro (4) al captulo ocho (8). A continuacin se menciona una
referencia general de estos captulos:
Capitulo Cuatro Sistema de Gestin de Calidad: En este captulo se presentan los
requisitos generales, la gestin documental, lo cual incluye generalidades, el manual de la
calidad, el control de documentos y control de los registros.
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Capitulo Cinco - Responsabilidad de la Direccin: Este captulo se refiere al compromiso de
la direccin, el enfoque al cliente, la poltica de calidad, la planificacin, la responsabilidad,
autoridad, comunicacin y la revisin por la direccin.
Capitulo Seis - Gestin de los Recursos: En este captulo se presentan los requisitos
relacionados con la provisin de los recursos, el talento humano, la infraestructura y el
ambiente de trabajo.
Capitulo Siete - Realizacin del Producto o Prestacin del Servicio: Este captulo se refiere a
la planificacin de la realizacin del producto o prestacin del servicio, los procesos
relacionados con el cliente, el diseo y desarrollo, la adquisicin de bienes y servicios, la
produccin y prestacin del servicio y el control de los equipos de seguimiento y de
medicin.
Capitulo Ocho - Medicin Anlisis y Mejora: En este captulo se presentan los requisitos
relacionados con generalidades, seguimiento y medicin, control de producto y/o servicio no
conforme, anlisis de datos y mejora.
La Contralora de Bogot D.C., consciente de la importancia del Sistema de Gestin de la
Calidad, como una herramienta de Gestin, implement y certific su Sistema bajo la norma
NTCGP 1000: 2009 e ISO 9001: 2008.
4.2. Subsistema de Gestin Ambiental (SGA).

Definicin. Este subsistema se entiende como el conjunto de actividades adelantadas tanto por
las instituciones del Estado como por los particulares, con el objeto de evaluar en un momento y
en un espacio determinados, las interacciones entre el medio ambiente y los elementos que se
relacionan y/o aspiran a relacionarse con l, con el propsito de concertar, adoptar y ejecutar
decisiones con efectos de corto, mediano y largo plazo, encaminadas a lograr un desarrollo
sostenible.
Objetivo. En la Gestin Ambiental, se busca un mayor compromiso con la proteccin del medio
ambiente y la disminucin de impactos que puedan generar contaminacin ambiental.
Requisitos. El referente normativo para la implementacin de este sistema, es la norma ISO
14001:2004, la cual establece los requisitos de implantacin de un Sistema de Gestin
Medioambiental eficaz, los cuales se detallan en el captulo cuatro (4), a saber:
Captulo Cuatro Requisitos del Sistema De Gestin Ambiental: En este captulo se
presentan los requisitos generales; la poltica ambiental; la planificacin, que incluye:
aspectos ambientales, requisitos legales, otros requisitos, objetivos, metas y programa
ambiental.
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Este captulo tambin se refiere a la implementacin y operacin ambiental, la cual incluye,
recursos, funciones responsabilidad y autoridad, competencia, formacin y toma de
conciencia, comunicacin, documentacin, control de documentos, control operacional,
preparacin y respuesta ante emergencias.
Tambin se presenta en este captulo requisitos relacionados con la verificacin y la mejora,
la cual incluye: seguimiento y medicin, evaluacin del cumplimiento legal, no conformidad,
accin correctiva y accin preventiva, control de los registros y auditoria interna; finalmente
se presentan los requisitos de revisin por la direccin.
El Plan Institucional de Gestin Ambiental - PIGA en el instrumento de planificacin ambiental de
la Contralora de Bogot, el cual orienta sus esfuerzos en la consecucin de objetivos y metas
tendientes a la prevencin, de la contaminacin, la mitigacin correccin de los impactos
ambientales negativos o el fortalecimiento de los impactos positivos que se generan en el
desarrollo de los productos y de las actividades diarias de la Entidad.
La planificacin ambiental requiere que se definan las responsabilidades, acciones, metas,
recursos institucionales, para hacer posible, mediante su implementacin, el uso sustentable de
los recursos de la Entidad.
El Plan Institucional de Gestin Ambiental de la Contralora de Bogot concentra sus esfuerzos
en el cumplimiento de su poltica ambiental, de los objetivos propuestos y el desarrollo de siete
programas a saber: Uso eficiente y ahorro de agua, Uso eficiente y ahorro de Energa, Gestin
integral de residuos slidos, el mejoramiento de las condiciones ambientales internas, Criterios
ambientales para las compras y gestin contractual, la extensin de buenas prcticas
ambientales finalmente y control de emisiones atmosfricas.
4.3. Subsistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
Definicin. Este subsistema especifica los requisitos destinados a permitir que la entidad
controle sus riesgos para la seguridad y salud en el trabajo SST y mejore su desempeo.
Estos riesgos se ven asociados a condiciones y factores que afecten o podran afectar la salud
y seguridad de empleados, trabajadores temporales, contratistas, visitantes y cualquier otra
persona en el lugar de trabajo.
El referente por excelencia para este tema es la norma OHSAS18001:2007, la cual es de
aplicacin voluntaria y en cuyo modelo de gestin propuesto para la gestin de riesgos
laborales, propone ayudar a la organizacin a: (i) Comprender y mejorar las actividades y
resultados de la prevencin de riesgos laborales, (ii) Establecer una poltica de prevencin de
riesgos laborales que se desarrollaron en objetivos y metas de actuacin. (iii) Implantar la
estructura necesaria para desarrollar esa poltica y objetivos, (iv) Establecer dos (2)
compromisos mnimos que han de estar fijados en la poltica de la organizacin, el primero
relacionado con el compromiso del cumplimiento de la legislacin y otros requisitos que la
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organizacin suscriba, y el segundo, relacionado con el compromiso de mejora continua que
deber estar reflejado en objetivos y metas.
Objetivo. En la Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional, se busca un mayor compromiso
con el tratamiento de peligros y riesgos que pueden afectar a los colaboradores que desarrollan
sus actividades en la Entidad.
Requisitos. El estndar internacional que complementa la legislacin nacional en materia
laboral, es OHSAS: 18001:2007. Capitulo Cuatro Requisitos del Sistema de Gestin de la
SST: En este captulo se presentan los requisitos generales; Poltica de SST; Planificacin, la
cual incluye: identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y determinacin de controles,
requisitos legales, objetivos y programas.
Otro requisito que se presenta en este captulo es la implementacin y operacin, la cual
incluye: recursos, funciones, responsabilidad y autoridad, competencia, formacin y toma de
conciencia, comunicacin, participacin y consultado, documentacin, control de documentos,
control operativo, preparacin y respuesta ante emergencias.
Tambin se presenta como requisito la verificacin y accin correctiva, la cual incluye: medicin
y seguimiento de desempeo, accidentes, incidentes, no conformidades y acciones correctivas
y preventivas, registros, administracin de riesgos, auditora interna y finalmente se presenta la
revisin por la direccin.
Este subsistema se materializa en la entidad a travs del procedimiento para la elaboracin,
ejecucin, modificacin y evaluacin del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo
SG- SST, el cual estandariza las actividades para definir las estrategias y criterios requeridos en
la formulacin, ejecucin y evaluacin SG-SST, tal como lo enuncia la ley. Se basa en la mejora
continua e incluye poltica, organizacin, planificacin, aplicacin, evaluacin, auditoria y las
acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que
puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo.
El Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo, contiene las etapas del subsistema e
incluye: poltica, organizacin, planificacin, aplicacin, evaluacin, auditora y las acciones de
mejora con el objetivo de anticipar, reconocer y controlar los riesgos que puedan afectar la
seguridad y salud en el trabajo, como son:
Prevencin y atencin de enfermedades profesionales y accidentes de trabajo.

Promocin de conductas seguras de los funcionarios en su desempeo laboral.
Promocin de estilos de vida saludable y el autocuidado en los funcionarios, hacia la
preservacin de su salud fsica y mental.
Mejorar la organizacin del trabajo, el contenido de la tarea y el medio ambiente laboral
para la promocin e intervencin del riesgo psicosocial.
Aumentar la capacidad tanto de los funcionarios como de la entidad para la prevencin y
atencin de emergencias.
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4.4. Subsistema de Gestin de Seguridad de la Informacin (SGSI).

Definicin. El Subsistema de Gestin de Seguridad de la Informacin SGSI, comprende la
poltica, estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para implantar
la gestin de la seguridad de la informacin.
De este modo, un SGSI se implanta de acuerdo a estndares de seguridad como el ISO 27001
(el cual fue adoptado por la Comisin Distrital de Sistemas), se basa en cdigos de buenas
prcticas y objetivos de control como los establecidos en ISO 17799, el cual se centra en la
preservacin de las caractersticas de confidencialidad, integridad y disponibilidad.
En particular, la norma ISO 27001, es la evolucin del cdigo de buenas prcticas 17799 y su
certificacin avala la adecuada planeacin, gestin y operacin de todo lo relacionado con la
implantacin de un SGSI, siendo la norma ms completa que existe en implantacin de
controles, mtricas de indicadores que permiten establecer un marco adecuado de gestin de la
seguridad de la informacin para las organizaciones.
Objetivo. En la Gestin de Seguridad de la Informacin, se busca incrementar los mecanismos
y controles para la preservacin de la confidencialidad, integridad y disponibilidad, de la
informacin institucional.
Esto implica un esfuerzo superior en la articulacin de la informacin, bajo un sistema robusto
para hacer ms efectiva la gestin y la toma de decisiones en la Entidad; este eje del sistema
integrado de gestin se implementa con la aplicacin de la norma ISO 27001:2005 ente otras.
Requisitos. Para la Gestin en Seguridad de la Informacin, se implementan los requisitos de
la norma ISO 27001:2005, los que se establecen entre los captulos cuatro (4) y ocho (8). A
continuacin se menciona una referencia general de estos captulos.
Captulo Cuatro - Requisitos Generales, en este captulo se presentan los requisitos
relacionados con el Establecimiento del SGSI, la Implementacin y operacin del SGSI, el
Seguimiento y Revisin del SGSI y Mantenimiento y Mejora del SGSI; de igual forma, en
este captulo se encuentran los requisitos de la documentacin; las Generalidades, el Control
de documentos y el Control de Registros.
Captulo Quinto - Responsabilidad de la Direccin, captulo que se refiere al Compromiso de
la Direccin, a la Gestin y Provisin de Recursos, a la formacin, toma de conciencia y
competencia.
Captulo Sexto - Auditoras Internas del SGSI, en este captulo se presentan los requisitos
relacionados con la realizacin del Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin.
Captulo Sptimo - Revisin del SGSI por la Direccin, en el cual se incluyen los requisitos
de las Generalidades, la Informacin para la revisin y los Resultados de la Revisin.
Captulo Octavo - Mejora del SGSI, este captulo relaciona los requisitos que se refieren a la
Mejora Continua as como a la Accin Correctiva y la Accin Preventiva.
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Este subsistema tiene su asidero en el Proceso de Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones, cuyo rol es estandarizar e integrar los sistemas de informacin institucionales,
automatizar procesos y gestionar tecnolgicamente comunicaciones unificadas para apoyar el
proceso de toma de decisiones en la entidad, estrategias que sern condensadas en el Plan
Estratgico de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones PETIC.
4.5. Subsistema de Responsabilidad Social (SRS)

Definicin. Herramienta de gestin organizacional, transversal a los diferentes sistemas de
gestin, que garantiza la sostenibilidad de las acciones, proyectos y polticas pblicas, teniendo
en cuenta los grupos de inters con los que se relaciona, ms all de las obligaciones legales,
basada en la tica y transparencia, que responden a un compromiso con la satisfaccin al
interior
Objetivo. Contribuir al desarrollo sostenible, incluyendo la salud y el bienestar de la sociedad;
teniendo en consideracin las expectativas de los clientes y partes interesadas.
Requisitos. La norma ISO 26000 es el documento de referencia gua sobre responsabilidad
social y establece como principios la transparencia, la rendicin de cuentas, el respeto a la ley y
a los derechos humanos.
En consecuencia la Contralora de Bogot acepta la responsabilidad para abordar los impactos
de sus decisiones y actividades a travs de un comportamiento transparente y tico, que est
integrado en toda la organizacin y se lleva a la prctica en todas sus decisiones.
4.6. Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo (SIGA).

Definicin. La gestin documental es el conjunto de actividades que permiten el control de los
documentos y registros requeridos en la gestin de la institucin y el cumplimiento de los
requisitos de la normatividad legal aplicable, determina el tiempo de creacin, eliminacin o
conservacin definitiva, convirtindose as en un factor clave para la optimizacin de los
procesos.
Objetivo. Implementar todas las actividades tcnicas y administrativas que permitan un
eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por
la Contralora de Bogot, mediante la determinacin de disposiciones y la aplicacin de
metodologas, con el propsito de garantizar la consulta, conservacin, preservacin y
utilizacin de la memoria institucional.
Requisitos. A este subsistema le aplica lo establecido en la Ley 594 de 2000, Por medio de la
cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones y en el Decreto 514 de
2006, el cual establece la obligacin a cada entidad pblica de tener un Subsistema Interno de
Gestin Documental y Archivo como parte del Sistema de Informacin Administrativa del Sector
Pblico.
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Para ello, la entidad cuenta con el Proceso de Gestin Documental conformado por los archivos
de gestin; la unidad de correspondencia; la biblioteca, centros de documentacin y cualquier
otra unidad de informacin que apoye el cumplimiento de la misin de la entidad. Se encarga de
la coordinacin, control y seguimiento de la gestin de los documentos, archivo y
correspondencia.
4.7. Subsistema de Control Interno (SCI).

Definicin. Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de
organizacin y el conjunto de planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y
mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por una Entidad, con el fin de procurar que
todas las actividades, operaciones y actuaciones, as como la administracin de la informacin y
los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro
de las polticas trazadas por la direccin y en atencin a las metas u objetivos previstos.
Se operativiza a travs del Modelo Estndar de Control Interno MECI, el cual permite el
diseo, desarrollo y operacin del Sistema de Control Interno, es decir es una herramienta
gerencial adoptada por el Estado con base en el artculo 209 de la Constitucin Poltica de
1991, nace de la necesidad de repensar la estructura del Sistema de Control Interno para
efectos de lograr una mayor eficacia e impacto en las entidades del Estado, creando una
Estructura nica de Control Interno, definiendo los parmetros bsicos y los factores que
garanticen su implementacin y su efectividad para alcanzar los objetivos de gestin que
impone nuestra Constitucin Poltica.
Objetivos del Control Interno: Establecer las acciones, las polticas, los mtodos, los
procedimientos y los mecanismos de prevencin, control, evaluacin y de mejoramiento
continuo de la Entidad Pblica.
Objetivo del MECI: Coadyuvar al logro de los objetivos institucionales permitiendo: establecer
acciones, formulacin de polticas, diseo de mtodos y procedimientos e implementacin de
mecanismos de prevencin, control, evaluacin y de mejoramiento continuo de la CB.
Requisitos. El MECI fue adoptado en la Contralora de Bogot mediante Resolucin
Reglamentaria No. 013 de junio 12 de 2006, que contribuye al logro de los objetivos
institucionales permitiendo: establecer acciones, formulacin de polticas, diseo de mtodos y
procedimientos e implementacin de mecanismos de prevencin, control, evaluacin y de
mejoramiento continuo de la CB..
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5. ELEMENTOS COMUNES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

El concepto de Sistema Integrado de Gestin surge como consecuencia al analizar cada uno de
los sistemas de gestin individuales, se rige por los principios que son comunes a todos, dado
que todos los sistemas que apoyan los procesos de gestin de la entidad, presentan una serie
de aspectos en comn, que son aquellos que permiten analizarlos de manera uniforme y casi
secuencial e integrarlos para efectos de lograr una gestin elementos. Estos aspectos son:
La definicin de Polticas, se encuentran establecidas en los diferentes planes de la

Entidad, entre ellos, el Plan Estratgico, Plan Institucional de Gestin Ambiental y
Programa de Salud Ocupacional.
Definir claramente los requisitos de los productos, descritos en la caracterizacin de los

productos de los procesos misionales.
El manual del SIG, describe la estructura organizacional de la entidad, sus diferentes roles
y responsabilidades e instancias de autoridad y coordinacin.
El mapa de procesos permite visualizar los procesos misionales, orientados por los
procesos estratgicos y soportados en los procesos de apoyo y el de evaluacin y control.
As mismo, cada proceso cuenta con la caracterizacin, que relacionada la articulacin o
interaccin con los dems procesos del SIG y el valor agregado que ofrecen, determinando
la eficacia en el desempeo de cada proceso.
Cada proceso cuenta con los procedimientos necesarios para el cumplimiento de su

objetivo, junto con los responsables de ejecutar las actividades y los puntos de control.
Los planes institucionales, reflejan la planificacin institucional para cada vigencia,

desagregada por procesos y dependencias.
Los planes de Adquisiciones, Capacitacin y los programas de Bienestar Social y de

Seguridad y Salud en el trabajo, garantizan la optimizacin de recursos fsicos y de
infraestructura, se fortalecen las competencias de los funcionarios de la entidad, se brinda
bienestar y mejoramiento de la calidad de vida de los mismos.
Se adelantan mediciones de los procesos, llevando registro que evidencien las acciones
realizadas y controlando la gestin de los mismos, estudiando las causas de las
desviaciones con respecto al desempeo planificado, a los objetivos buscados y al impacto
esperado.
Se realiza evaluacin del desempeo del sistema a travs de auditoras internas de calidad
y se efectan revisiones peridicas del sistema por parte de la alta direccin.
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6.
Se toman las acciones, correctivas y preventivas a fin de controlar aquellos resultados,

procesos o situaciones que no satisfacen las especificaciones o no funciona de acuerdo a
lo planificado.
MAPA DE PROCESOS O MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS.
Los procesos necesarios para el Sistema Integrado de Gestin fueron identificados y su

representacin grfica se ha definido en el siguiente Mapa de Procesos.
La secuencia e interaccin de estos procesos esta documentada en las Caracterizaciones de

los Procesos y en el presente manual. Igualmente se han establecido mecanismos de medicin
y seguimiento para asegurarse de que tanto la operacin como el control de estos procesos son
eficaces, eficientes y efectivos y que permiten la mejora continua.
La Contralora de Bogot D.C., desarrolla su misin y objetivos a travs de catorce (14)
procesos, clasificados en: Estratgicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluacin; los cuales
permiten ejecutar de manera articulada y eficiente sus funciones, en bsqueda de la
satisfaccin de las necesidades de los clientes, el logro de los objetivos institucionales, los
objetivos ambientales y la prevencin de la contaminacin y preservacin de los recursos
naturales, as:
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6.1. Polticas y Objetivos de Calidad.
Las polticas y objetivos de calidad son:
Poltica de Calidad.
La Poltica de Calidad est incorporada en el Plan Estratgico de la entidad, as
Somos un equipo comprometido con el mejoramiento continuo de los procesos del Sistema
Integrado de Gestin, generando productos de calidad y oportunidad que satisfagan las
necesidades de nuestros clientes y de este modo contribuir al mejoramiento de la calidad de
vida de los ciudadanos del Distrito Capital.
Objetivos de Calidad
Los Objetivos de Calidad son los mismos objetivos corporativos definidos en el Plan
Estratgico, dado que estn orientados a mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y
efectividad del SIG, y son los siguientes:
7. CLIENTES Y PARTES INTERESADAS.

La Contralora de Bogot D.C., dirige sus esfuerzos a generar productos de calidad y
oportunidad que satisfagan las necesidades de los clientes y para ello ha diferenciado los
clientes de las partes interesadas, as:
Son clientes de la Contralora de Bogot D.C., la Ciudadana y el Concejo de Bogot.
Ciudadana. Otorga el poder para ejercer el control fiscal, recibe el beneficio generado por
la labor de vigilancia fiscal.
Concejo de Bogot. Recibe productos del control fiscal que requiere para desarrollar su
actividad normativa y de control poltico.
Los sujetos de control, los particulares que administran fondos o bienes pblicos del Distrito
Capital y los entes de control que vigilan la gestin de la entidad, son PARTES INTERESADAS,
dado que la CB no enfoca todos sus esfuerzos a generar su satisfaccin; porque hay
actividades que nunca podrn generarles satisfaccin (Responsabilidad Fiscal) y porque no se
puede concertar con ellos la vigilancia de la gestin fiscal, entre otros aspectos y los Entes de
Control por cuanto no entregamos a estas instancias ningn producto sino que la Contralora de
Bogot es sujeto de vigilancia y control de estos entes y en consecuencia estn interesados en
nuestra gestin
Es necesario tener con ellos un vnculo de cooperacin y retroalimentacin que permita:
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Solicitarles y entregarles informacin.

Mantener buenas relaciones a nivel institucional.
Cumplir con la obligacin de cooperar para la eficiente gestin pblica.
Buscar el beneficio general de la sociedad, por encima de los intereses particulares.
Entregarles informes sobre el resultado del proceso auditor, recibir sus comentarios de tal
forma que exista una retroalimentacin en beneficio del mejoramiento de su y nuestra
gestin.
8.
NIVELES DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD, REPRESENTACIN, REVISIN Y

EVALUACIN.
En ejercicio de las competencias establecidas por la ley, el marco reglamentario del control
fiscal, los acuerdos distritales y ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009 para Gestin de la Calidad,
ISO 14001:2004 para la Gestin Ambiental, OHSAS 18001:2007 para la Gestin de la
Seguridad y la Salud en el Trabajo, ISO 26000: 2010 para la Responsabilidad Social, ISO
27001:2005 para la Gestin de la Seguridad de la Informacin, MECI 1000:2005 para el Modelo
Estndar de Control Interno MECI y Ley 594 del 2000 - Ley General de Archivos y Decreto
514 de 2006 para Gestin Documental y Archivo), se establecen los siguientes niveles:
8.1.
Nivel de Autoridad4.
La mxima autoridad del SIG, es el Contralor de Bogot, quien en los trminos de las normas
que definen la estructura administrativa de la entidad, podr delegarla para hacer ms eficiente
su funcionamiento. En ejercicio de esa autoridad, participa en la planificacin de los objetivos,
estrategias institucionales, de calidad y ambientales, expide las directrices correspondientes
para generar una cultura ambiental, de aseguramiento de la calidad y mejoramiento continuo en
el desarrollo de los procesos, verificando que se implementen y mantengan los procesos
necesarios para el sistema.
Con la intencin de facilitar la operacin del sistema, quien ejerza por delegacin del Contralor
el mayor nivel de autoridad, queda revestido de las potestades enunciadas.
En la entidad la autoridad est representada en:
El Contralor.
El Contralor Auxiliar, y
El Comit Directivo, en los trminos previstos en la Resolucin Reglamentaria que regula su
funcionamiento.
Poder con que se cuenta o que se ha recibido por delegacin. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica, NTCGP
1000:2009, trminos y definiciones numeral 3.8.
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8.2.
Nivel de Responsabilidad5.
Los niveles de responsabilidad estn determinados en cada uno de los procesos y

procedimientos establecidos en la entidad.
8.3.
Nivel de Representacin.
El Contralor Auxiliar es el Representante de la Alta Direccin, su funcin principal es velar por

el mantenimiento y mejora del SIG, participando en la planificacin, ejecucin, seguimiento y
mejora del mismo.
4.4.
Nivel de revisin.
La revisin de documentos del SIG, es la actividad emprendida para asegurar la conveniencia,

la adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisin, para alcanzar
unos objetivos establecidos. Los trminos conveniencia y adecuacin se refieren a l grado de
alineacin o coherencia del objeto de revisin con las metas y polticas organizacionales a la
determinacin de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc., para cumplir los
requisitos, respectivamente.
Revisin Tcnica: es la verificacin que realiza el Director Tcnico de la Direccin de

Planeacin, con el fin de brindar el soporte necesario para el control de los documentos, el
mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestin, asegura la conveniencia,
adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisin.
Revisin Jurdica: revisin legal que asegura la legalidad de la resolucin reglamentaria

que adopta el nuevo documento, ejercida por la Oficina Asesora Jurdica.
Aprobacin: el Responsable de Proceso, aprueba la elaboracin y/o modificacin de

documentos y procedimientos del proceso.
8.5.
Nivel de evaluacin.
El Jefe de la Oficina de Control Interno, es el encargado de desarrollar la auditora interna

integral a los subsistemas de calidad, ambiental y de control interno como mecanismo para la
evaluacin, seguimiento y mantenimiento del SIG.
9. DOCUMENTACIN
Los procedimientos del Sistema Integrado de Gestin, sern publicados en la Intranet de la
Entidad, los cuales pueden ser consultados para su uso y aplicacin, en el Link SIG/listado
maestro/seleccin actual, a saber:
5
Derecho natural u otorgado a un individuo en funcin de su competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un
hecho. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica, NTC GP 1000:2009, trminos y definiciones numeral 3.48.
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9.1.
Procedimientos documentados.
Los procedimientos documentados exigidos por las normas NTCGP 1000:2009 e ISO
9001:2008 e ISO 14001:2004 son:
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
Revisin por la Direccin.
Control de Documentos.
Control de Registros (Procedimientos de Diseo e
implementacin de TRD, Administracin de
archivos y manejo y control de registros
magnticos backups).
Identificacin y Valoracin de Aspectos e Impactos
Ambientales
Identificacin de Requisitos Legales Aplicables y
Otros Requisitos.
Auditoria Interna al Sistema Integrado de Gestin.
Planes de Mejoramiento por Procesos Accin
Correctiva.
Administracin del Riesgo - Accin Preventiva
estos dos ltimos articulados con los componentes
y elementos establecidos en el Modelo Estndar de
Control Interno MECI.
Verificacin del cumplimiento de los requisitos
legales aplicables.
Control de producto no conforme
9.2.
PROCESO DEL SIG

Direccionamiento Estratgico.
Gestin Documental.
Recursos Fsicos.
Evaluacin y Control.
Estudios de Economa y Poltica

Pblica.
Vigilancia y Control a la Gestin
Fiscal.
Responsabilidad Fiscal y Jurisdiccin
Coactiva.
Documentos reglamentarios de la Contralora.
La normatividad de carcter general aplicable en la entidad, est contenida en el Normograma.

9.3. Otros Documento Internos6.
A continuacin se relacionan los documentos internos que la entidad ha determinado como
necesarios para el normal funcionamiento de sus procesos:
6 6
Los documentos que desarrollan todos los procesos del SIG se pueden consultar a travs de la Intranet:
Listado Maestro de Documentos.
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9.3.1. Planes y Programas:
Plan Estratgico.
Plan de Accin.
Plan Institucional de Capacitacin.
Plan Estratgico de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones PETIC.
Plan Estratgico de Comunicaciones.
Plan de Auditora Distrital - PAD.
Plan Anual de Estudios PAE.
Plan Anual de Adquisiciones.
Plan Institucional de Gestin Ambiental PIGA.
Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano.
Programa Anual de Bienestar Social.
Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Programa de Gestin Documental.
Los anteriores documentos se formalizan y aprueban en la instancia pertinente y su distribucin

se realiza de acuerdo con lo establecido en el procedimiento para el control de documentos del
SIG.
9.3.2. Manuales:
Manual del Sistema Integrado de Gestin - SIG.

Manual Especfico de Funciones, Requisitos y de Competencias Laborales.
Manual de Contratacin.
Manual de Induccin Institucional.
9.3.3. Procesos y Procedimientos:
Caracterizacin de Procesos.
Procedimientos.
Los manuales, procesos, procedimientos y caracterizaciones, se adoptan a travs de resolucin

reglamentaria, se publican y distribuyen, teniendo en cuenta el procedimiento para el control de
documentos del SIG, las versiones vigentes se relacionan en el Listado Maestro de
Documentos el cual se ubica en la Intranet.
9.4. Documentos Externos.
Son aquellos documentos de origen externo que la entidad ha determinado como necesarios
para la planificacin y operacin de la Contralora de Bogot, D.C., y que se encuentran
ubicados en la Intranet de la Entidad.
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10. INTERACCIN Y DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS DEL SIG.
La interaccin de los procesos dentro del SIG se refleja en la Caracterizacin del Proceso, en
la cual se describen los elementos requeridos para el funcionamiento de cada proceso; como
son la identificacin de proveedores de insumos, actividades claves y salidas de cada proceso,
en un esquema de retroalimentacin permanente, as:
10.1. Proceso de Direccionamiento Estratgico PDE - Cdigo 010.
10.1.1. Objetivo.
Difundir la orientacin estratgica de la entidad de conformidad con las disposiciones legales
vigentes, a travs de la implementacin de polticas, estrategias, lineamientos, objetivos y
metas, para el cumplimiento de la misin institucional.
10.1.2. Interaccin del proceso.
Es responsabilidad de la alta direccin definir las polticas orientadas a la satisfaccin de las
expectativas y exigencias de los clientes, as como la estrategia y su despliegue hacia todos los
niveles de la organizacin.
De otra parte, especifica los procesos que responden a las necesidades del servicio,
interiorizndolos en los funcionarios. Igualmente, brinda las directrices para la formulacin de
planes programas, proyectos y genera los insumos para la planificacin de la vigilancia de la
gestin fiscal de los dems procesos.
10.1.3. Polticas de operacin.
Propender porque en cada proceso, a partir de su objetivo, los lineamientos impartidos y su
interaccin con los dems procesos, se genere la sinergia necesaria para el desarrollo de una
efectiva gestin, enfocada al cumplimiento de la misin institucional.
10.1.4. Responsabilidad.
El responsable del proceso es el Contralor Auxiliar y la Direccin de Planeacin ejerce la
Secretara Tcnica.
10.1.5. Dependencias.
Las dependencias que integran el proceso son:
Despacho del Contralor de Bogot.

Despacho del Contralor Auxiliar.
Direccin de Planeacin.
Subdireccin de Anlisis, Estadsticas e Indicadores.
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10.2. Proceso de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - PTIC - Cdigo 100.

10.2.1. Objetivo.
Estandarizar e integrar los sistemas de informacin institucionales, automatizar procesos y
gestionar tecnolgicamente comunicaciones unificadas para apoyar el proceso de toma de
decisiones en la entidad.
Este proceso formula e implementa el Plan Estratgico de Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones PETIC, el cual contiene la poltica de uso y aplicacin de tecnologas y
seguridad de informacin de la entidad y pone en produccin las herramientas TIC requeridas
en el Plan de Accin del proceso para el servicio de todos los procesos del Sistema integrado
de gestin.
Promover y administrar la aplicacin de tecnologas actualizadas en el manejo y control de la
informacin y las comunicaciones, que busquen en todo caso, el mejoramiento continuo de los
procesos de la Contralora de Bogot, D.C.
El responsable del proceso es el Director Tcnico de Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones.
La dependencia que integra el proceso es la Direccin de Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones.
10.3. Proceso de Comunicacin Estratgica PCE - Cdigo 110.

10.3.1. Objetivo.
Disear y difundir la poltica comunicacional interna y externa de la entidad, a travs de la
implementacin de estrategias informativas, encaminadas a posicionar la imagen de la
Contralora de Bogot.
Es responsabilidad de este proceso el diseo de estrategias, instrumentos y piezas
comunicacionales internas y externas de la entidad, difundir o divulgar los resultados del
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ejercicio del control fiscal (informes de auditora, informes obligatorios, estudios,
pronunciamientos, advertencias fiscales, sanciona torios, beneficios del control fiscal, entre
otros) y coordinar la rendicin pblica de cuentas de la Entidad.
Administrar el sistema de informacin que requiere la entidad para el desarrollo eficiente de

todos sus procesos.
Creacin de una cultura y conciencia para aplicar, utilizar, adaptar, aprovechar y buen uso a
las tecnologas.
Canalizar la informacin de la entidad, hacia los medios masivos de comunicacin en el
mbito distrital y local.
El responsable del proceso es el Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones.
La dependencia que integra el proceso es la Oficina Asesora de Comunicaciones.
10.4. Proceso de Participacin Ciudadana PPC - Cdigo 020.

10.4.1. Objetivo.
Establecer un enlace permanente con los clientes de la entidad: Concejo y Ciudadana,
promoviendo la participacin ciudadana en el control fiscal y el apoyo al control poltico,
generando espacios en los que los clientes puedan dinamizar y consolidar su papel como
veedores y dueos de los recursos del D.C.

Establece los procedimientos de atencin al ciudadano y el Concejo, as como la estrategia
para la medicin de su satisfaccin. Su anlisis se traduce en lineamientos, los cuales se
constituyen en insumo para los procesos misionales:
Vincular a la ciudadana al ejercicio del control fiscal.

Involucrar en el ejercicio auditor los requerimientos de los clientes relacionados con el
manejo de los recursos pblicos.
Garantizar la articulacin y coordinacin del proceso auditor y de ste con la participacin
ciudadana, mediante la operacin de equipos de trabajo.
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Versin: 12.0
El responsable del proceso es el Director Tcnico Participacin Ciudadana y Desarrollo Local.
Direccin de Participacin Ciudadana y Desarrollo Local.

Subdireccin de Gestin Local.
Gerencias de Localidades.
Direccin de Apoyo al Despacho.
10.5. Proceso de Estudios de Economa y Poltica Pblica PEPP - Cdigo 030.

10.5.1. Objetivo.
Realizar estudios e investigaciones que permitan evaluar la gestin fiscal de la administracin
distrital a travs del plan de desarrollo, las polticas pblicas y las finanzas de la Administracin
Distrital en coordinacin con las direcciones sectoriales, mediante la generacin de informes de
ley (obligatorios o normativos), pronunciamientos y estudios de carcter econmico, financiero,
social y ambiental (estructurales y sectoriales), para contribuir el mejoramiento de la gestin
pblica.
Genera insumos para el Proceso de Prestacin de Vigilancia y Control para la Gestin Fiscal, a
travs de la formulacin de Plan Cuatrienal de Poltica Pblica, el Mapa de Poltica Pblica,
Riesgos por Proyecto, el Diagnstico Sectorial y Lineamentos del proceso Estudios de
Economa y Poltica Pblica y a su vez, recibe sus productos. Sus resultados se reflejan en el
Proceso de Participacin Ciudadana, puesto que los informes que producen son de inters para
la Ciudadana y el Concejo de Bogot.
Sus productos son:
Informes Obligatorios.
Informes Estructurales.
Informes Sectoriales.
Pronunciamientos.
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Versin: 12.0

Agregar valor a los procesos Vigilancia y Control a la Gestin Fiscal y de Participacin
Ciudadana, por medio de la construccin y mantenimiento del observatorio del Plan de
Desarrollo.
El responsable del proceso es el Director Tcnico de Estudios de Economa y Poltica
Pblica.
Direccin de Estudios de Economa y Poltica Pblica.

Subdireccin de Estudios Econmicos y Fiscales.
Subdireccin de Estadstica y Anlisis Presupuestal y Financiero.
Subdireccin de Evaluacin de Poltica Pblica.
10.6. Proceso de Vigilancia y Control a la Gestin Fiscal PVCGF - Cdigo 040.

10.6.1. Objetivo.
Ejercer la vigilancia y control a la gestin fiscal de los sujetos de control, en aras del
mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos del Distrito Capital.
Efecta auditoras a las entidades distritales, sometidas a su control y vigilancia, recibiendo
insumos de los procesos de: Direccionamiento Estratgico, Vigilancia y Control a la Gestin
Fiscal, Estudios de Economa y Poltica Pblica, Responsabilidad Fiscal y Jurisdiccin Coactiva
y de Participacin Ciudadana; su productos se convierte en insumo para los procesos:
Direccionamiento Estratgico, Estudios de Economa y Poltica Pblica, Responsabilidad Fiscal
y Jurisdiccin Coactiva y de Participacin Ciudadana. As mismo, tiene relacin directa con la
parte interesada (sujetos de control).
Sus productos son:
Informe de Auditora.
Funcin de Advertencia.
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Versin: 12.0

Mantener relaciones estrictamente tcnicas, de respeto mutuo y de armona con los sujetos de
control para el cumplimiento de la funcin pblica de control fiscal y los fines del Estado.
Obtener productos con estndares de calidad, oportunidad, efectividad e impacto mediante el
monitoreo permanente y el desarrollo del concepto de mejora continua.
Articular la auditora, los estudios de economa y poltica pblica, el control social y el proceso
de responsabilidad fiscal, fortaleciendo la efectividad de los hallazgos fiscales, la vinculacin de
la ciudadana al control fiscal y la evaluacin de la poltica pblica.
El responsable del proceso es el Contralor Auxiliar.
El responsable del proceso es el Contralor Auxiliar y la Direccin de Planeacin ejerce la
Secretara Tcnica.
Despacho del Contralor Auxiliar.

Direcciones Sectoriales de Fiscalizacin.
Subdirecciones de Fiscalizacin.
Gerencias de Localidades.
Direccin de Reaccin Inmediata.
10.7. Proceso Responsabilidad Fiscal y Jurisdiccin Coactiva PRFJC - Cdigo 050.

10.7.1. Objetivo.
Adelantar el proceso de responsabilidad de conformidad con la Constitucin Poltica y la ley
para determinar y establecer la responsabilidad fiscal por el dao ocasionado al patrimonio del
Distrito Capital, as como obtener su resarcimiento a travs de la Jurisdiccin Coactiva.
Interacta principalmente con el Proceso de Vigilancia y Control a la Gestin Fiscal, del cual
recibe el hallazgo fiscal y la indagacin preliminar, para adelantar el proceso de responsabilidad
fiscal. Busca establecer el responsable del dao patrimonial al Estado y lograr su resarcimiento
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GESTIN - SIG
Versin: 12.0
a travs del proceso de cobro coactivo hasta expedir el auto por el cual se reconoce el pago
total y se ordena el archivo del proceso ejecutivo.
Se relaciona con el Proceso de Direccionamiento Estratgico en el seguimiento y medicin de
los procesos y en la aplicacin de las polticas formuladas y con el de Participacin Ciudadana
con los resultados del proceso.
Sus productos son:
Fallo sin responsabilidad fiscal.

Fallo con responsabilidad fiscal.
Auto mediante el cual se reconoce el pago total y se ordena el archivo del proceso
ejecutivo.
10.7.3. Poltica de operacin.

Adelantar con oportunidad, con eficiencia y eficacia los procesos de Responsabilidad Fiscal y
Jurisdiccin Coactiva, procurando el resarcimiento del dao al patrimonio pblico.
El responsable del proceso es el Director Tcnico de Responsabilidad Fiscal y Jurisdiccin
Coactiva.
Direccin de Responsabilidad Fiscal y Jurisdiccin Coactiva.

Subdireccin del Proceso de Responsabilidad Fiscal
Subdireccin de Jurisdiccin Coactiva.
Direccin de Reaccin Inmediata.
10.8. Proceso de Gestin Jurdica PGJ - Cdigo 120.

10.8.1. Objetivo.
Realizar la defensa judicial y extrajudicial, as como la emisin de conceptos jurdicos
requeridos para apoyar trmites y procesos estratgicos, misionales, de apoyo y de evaluacin
y control de la Contralora de Bogot, D.C., dentro de los trminos establecidos por las
disposiciones legales y reglamentarias vigentes.
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Versin: 12.0
Es responsabilidad de este proceso formular y difundir la doctrina e interpretacin jurdica
institucional, tramitar, controlar y registrar los procesos judiciales y conciliaciones, verificar el
cumplimiento de las sentencias o conciliaciones, resolver consultas presentadas y la
representar judicialmente a la entidad,
Ejercer la defensa judicial y extrajudicial de la Contralora de Bogot, D.C.

Asesorar en el conocimiento, trmite y emisin de conceptos
10.8.4 Responsabilidad.
El responsable del proceso es el Jefe de la Oficina Asesora Jurdica.
10.8.5. Dependencias
La dependencia que integra el proceso es la Oficina Asesora Jurdica.
10.9. Proceso de Gestin del Talento Humano PGTL - Cdigo 060.

10.9.1. Objetivo.
Administrar de manera eficiente el talento humano al servicio de la Contralora de Bogot, D.C.,
mediante el desarrollo de estrategias administrativas y operativas que generen las condiciones
laborales con las cuales los servidores pblicos contribuyan al cumplimiento de la misin
institucional de la entidad, D.C.
Este proceso juega un papel fundamental dentro del sistema, recibe del Proceso de
Direccionamiento Estratgico las polticas y los lineamientos de la alta direccin y de los otros
procesos los requerimientos y solicitudes de asignacin de funcionarios. Para ello desarrolla:
Manual Especfico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales.

Plan Institucional de Capacitacin.
Programa Anual de Bienestar Social.
Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo.
10.9.3. Poltica de operacin.

Realizar los procesos de seleccin, induccin, reinduccin, capacitacin y evaluacin del
desempeo, buscando mejorar el nivel de competencias comportamentales y funcionales para
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GESTIN - SIG
Versin: 12.0
responder a las necesidades de capital humano, contribuyendo as al logro de la misin y visin
institucional.
El responsable del proceso es el Director Tcnico de Talento Humano.
Direccin de Talento Humano.

Subdireccin de Carrera Administrativa.
Subdireccin de Gestin de Talento Humano.
Subdireccin de Capacitacin y Cooperacin Tcnica.
Subdireccin de Bienestar Social.
Oficina Asuntos Disciplinarios.
10.10.
Proceso de Gestin Financiera - PGF - Cdigo 130.
10.10.1. Objetivo.
Planear, ejecutar y hacer seguimiento a la ejecucin presupuestal de los recursos apropiados a
la Contralora de Bogot de acuerdo con la normatividad vigente a travs de herramientas e
instrumentos con el fin de dar a conocer de manera oportuna y veraz, el nivel de ejecucin para
la toma de decisiones.
10.10.2.
Interaccin del proceso.
El proceso es el encargado de la gestin financiera, tiene relacin directa con los procesos de
Direccionamiento Estratgico y Gestin del Talento Humano en la elaboracin del Anteproyecto
de Presupuesto y el pago de nmina. As mismo, es el encargado de distribuir el Programa
Anual de Caja PAC, solicitar recursos de la Direccin Distrital de Tesorera, expedir certificado
de Disponibilidad Presupuestal y contabilizar los registros presupuestales.
La gestin, produccin y generacin de la informacin financiera se desarrolla bajo principios,
normas tcnicas y procedimientos vigentes, para garantizar el registro, produccin y generacin
de informacin confiable, razonable y oportuna para la toma de decisiones.
10.10.4. Responsabilidad
El responsable del proceso es el Subdirector Financiero.
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GESTIN - SIG
Versin: 12.0
10.10.5. Dependencias
Las dependencias que integran el proceso son la Direccin Administrativa y Financiera y la
Subdireccin Financiera.
10.11.
Proceso de Gestin Contractual PGC - Cdigo 140.
10.11.1. Objetivo
Adquirir los bienes y servicios, mediante la implementacin de procedimientos de contratacin
giles en estricta observancia de la normatividad vigente, con el fin de mantener la eficiencia de
servicios de la Contralora de Bogot.
Este proceso elabora y comunica los lineamientos y directrices en materia de contratacin a los
dems procesos del SIG, aprobar el Plan Anual de Adquisiciones y ejecutar los procesos de
contratacin de acuerdo con la normatividad legal vigente (seleccionar contratistas, evaluar
jurdicamente las ofertas, perfeccionar y legalizar los contratos).
Los procesos contractuales se cumplirn en el marco de los principios de la contratacin
pblica: Transparencia, celeridad, publicidad, eficiencia.
La Subdireccin de contratacin dar estricto cumplimiento a los requisitos establecidos para
adelantar los trmites contractuales, y dejar registro de las actuaciones sobre cada proceso
contractual.
El responsable del proceso es el Subdirector de Contratacin.
Las dependencias que integran el proceso son la Direccin Administrativa y Financiera y la
Subdireccin de Contratacin.
10.12.
Proceso de Gestin de Recursos Fsicos PRF - Cdigo 080.
10.12.1. Objetivo.
Gestionar la provisin oportuna de los recursos fsicos, equipos informticos y de servicios
administrativos de la Contralora de Bogot D.C., mediante la administracin, mantenimiento y
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GESTIN - SIG
Versin: 12.0
control de la infraestructura y equipos necesarios para garantizar la continuidad de la operacin
de la Contralora de Bogot.
Determina y proporciona los recursos necesarios para el mantenimiento y mejoramiento del
SIG, contribuyendo con el cumplimiento de la misin institucional, convirtindose en insumo de
los dems procesos. As mismo, propende por la identificacin, almacenamiento, proteccin,
recuperacin, retencin y disposicin de los registros en la CB.
Los recursos fsicos, el mantenimiento de los equipos informticos y de servicio son
gestionados con apego a los principios de eficiencia y priorizacin de acuerdo con requisitos
legales, tcnicos y disponibilidad de recursos econmicos.
10.12.4. Responsabilidad
El responsable del proceso es el Director Administrativo.
Direccin Administrativa y Financiera.

Subdireccin Recursos Materiales.
Subdireccin Servicios Generales.
10.13.
Proceso de Gestin Documental PGD Cdigo 070.
10.13.1. Objetivo
Implementar todas las actividades tcnicas y administrativas que permitan un eficiente, eficaz y
efectivo manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por la Contralora de
Bogot D.C., mediante la determinacin de disposiciones y la aplicacin de metodologas, con
el propsito de garantizar la consulta, conservacin, preservacin y utilizacin de la memoria
institucional.
Este proceso es transversal a todos los procesos del SIG, define los linimientos y directrices
para el control de control de documentos y registros del Sistema Integrado de Gestin y
garantiza la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, retencin y adecuada
disposicin de los mismos, de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.
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GESTIN - SIG
Versin: 12.0
El proceso de gestin documental garantizar la conservacin del patrimonio documental de la
Contralora de Bogot y la unificacin de criterios en el manejo y seguridad de la gestin de
documentos garantizando su autenticidad y adecuado uso.
El responsable del proceso es el Director Administrativo y la Secretara Tcnica la ejerce la
Subdireccin de Servicios Generales.
Direccin Administrativa y Financiera.

Subdireccin de Servicios Generales.
Subdireccin de Recursos Materiales.
10.14. Proceso de Evaluacin y Control PEC Cdigo 090.

10.14.1. Objetivo
Evaluar permanentemente el desempeo de la Contralora de Bogot D.C., para el
mantenimiento y mejora continua de los Sistemas de Control Interno, de Gestin de la Calidad y
otros sistemas que adopte o deba adoptar la entidad en el contexto del Sistema Integrado de
Gestin.
Evala en forma permanente la efectividad del Sistema de Control Interno - SCI de la CB, la
eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos, el nivel de ejecucin de los planes y
programas, as como los resultados de la gestin.
Propender por el fortalecimiento y mejoramiento de los Sistemas Integrado de Gestin, a partir
de los resultados de las evaluaciones independientes y el cumplimiento de los roles inherentes
al proceso.
El responsable del proceso es el Jefe Oficina de Control Interno.
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GESTIN - SIG
Versin: 12.0
La dependencia que integra el proceso es la Oficina de Control Interno.
11. MEDICIN DE LOS PROCESOS DEL SIG.

El seguimiento y medicin de los procesos se realiza a travs de un conjunto de indicadores de
gestin diseados en los planes, programas y proyectos, lo cuales permiten una visin clara e
integral de su comportamiento, la obtencin de las metas y de los resultados previstos e
identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen
mantener la orientacin de la entidad hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales.
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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO Cdigo documento:01006
DE GESTIN - SIG
Versin: 11.0
CONTROL DE CAMBIOS
Versin
No. Del acto

Administrativo
que lo adopta y
fecha
Descripcin de la modificacin
Modificar en general el Manual de Calidad de la Contralora
de Bogot D.C. con la Poltica Institucional, el Plan
Estratgico 2004-2007 y los cambios funcionales
realizados en los comits institucionales y el ajuste de la
denominacin del Grupo de Actuaciones Especiales.
Incluir las intenciones globales de la institucin para la
vigencia 2004-2007.
Relacionar en forma general los documentos del sistema y
como se realiza su publicacin y distribucin.
Designacin del Coordinador General del Sistema, sus
Funciones y responsabilidades 5. Designacin del
responsable de la Auditoria Interna de Calidad.
1.0
R.R. 023 de abril 4

de 2003
Reasignacin de responsabilidades sobre el control y

seguimiento de procesos como Orientacin Institucional y
Prestacin de Servicio Micro.
Simplificacin de los contenidos para mayor claridad.
Ajuste de las partes pertinentes a las responsabilidades del
Consejo de Calidad suprimido.
Actualizacin del Organigrama de la Contralora de Bogot.
Mejoramiento de la interaccin de los procesos para mayor
claridad.
Inclusin del texto que especifica la exclusin 7.5.4 en la
relacin con el modelo ISO 9001 de los procesos
misionales.
2.0
En atencin a lo establecido en la Ley 872 de 2003 y el

Decreto Nacional 4110 de 2004, se homolog la norma ISO
R.R. 050 del 30 de 9001:2000 con la NTCGP 1000:2004, en consecuencia el
diciembre de 2004 manual cambia de versin. As mismo, se reasign la
responsabilidad sobre el control y seguimiento del Proceso
de Prestacin de Servicio Micro.
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DE GESTIN - SIG
Versin: 11.0
Versin
3.0
No. Del acto

Administrativo
que lo adopta y
fecha
El manual se modifica de conformidad con los cambios

determinados en el procedimiento para el control de
R.R. 009 del 7 de
documentos internos del sistema de gestin de la calidad,
marzo de 2005
adoptado mediante Resolucin Reglamentaria No. 042 de
noviembre 9 de 2005.
Del texto de la Introduccin se suprimen los propsitos y
estrategias para la satisfaccin de los clientes, dado que
las mismas se encuentran plasmadas en el Plan
Estratgico de la Entidad.
Numeral 6: Se excluye el Manual de Habilidades como
documento del Sistema de Gestin de la Calidad, dado que
ste qued inmerso dentro del Manual Especfico de
Funciones.
As mismo, se Modifica el nombre del Manual de
Funciones por: Manual Especfico de Funciones,
Requisitos y Competencias Laborales.
4.0
R.R. 016 de julio 31

Se complementan los Procesos y Procedimientos as:
de 2006
Caracterizacin de Procesos (Descripcin de Proceso y
Matriz de Responsabilidades y Comunicaciones).
Procedimientos.
Documentos Procesos Misionales: (Plan de Calidad y
Caracterizacin de Productos).
Numeral 7.2: Se modifica redaccin del ltimo prrafo as:

La Poltica Institucional y de Calidad est inmersa en el
Plan Estratgico de la entidad, reflejando las intensiones
globales de la Alta Direccin en torno al ejercicio del
control fiscal, la calidad de sus productos y a los resultados
que la Contralora de Bogot espera frente a sus clientes y
al mejoramiento mismo de la entidad.
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DE GESTIN - SIG
Versin: 11.0
Versin
No. Del acto

Administrativo
que lo adopta y
fecha
Numeral 7.5.3: Se agrega de forma especfica los

productos que genera el Proceso de Prestacin de Servicio
Macro a saber: Informes Obligatorios, Informes
Estructurales, Informes Sectoriales y Pronunciamientos
Numeral 8.3.2: Se hace claridad que las Subdirecciones de
Anlisis Sectorial, Subdirecciones de Plan de Desarrollo y
Balance Social, Auditoria del Balance, del Presupuesto y
del Tesoro, Deuda Pblica, e Inversiones Financieras,
Anlisis Econmico y Estadsticas Fiscales, hacen parte
del proceso de prestacin de Servicio Macro.
Numeral 8.5.2. Se hace claridad que las subdirecciones del
Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdiccin Coactiva,
hacen parte o integran el Proceso de Responsabilidad
Fiscal.
Numeral 8.6.2. Se hace claridad que las subdirecciones de
Gestin del talento Humano y Bienestar Social, hacen
parte del Proceso de gestin Humana.
Numeral 8.7.2. Se hace claridad que las Direcciones de
Planeacin, Apoyo Al Despacho, la Subdireccin de
Servicios Administrativos y la Oficina Asesora Jurdica,
hacen parte del Proceso de Gestin Documental, dado que
intervienen directamente en el manejo y control de los
documentos del SGC.
Numeral 8.8.2. Se hace claridad sobre las Subdirecciones
Financiera,
Recursos
materiales
y
Servicios
Administrativos, las cuales hacen parte del proceso de
Recursos Fsicos y Financieros.
Se agrega el numeral 9 relacionado con las funciones del
Responsable de proceso.
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DE GESTIN - SIG
Versin: 11.0
Versin
No. Del acto

Administrativo
que lo adopta y
fecha
El manual se modifica de conformidad con los cambios

determinados como anlisis de causa de las no
conformidades menores comunicadas para el SGC por la
firma certificadora en visita del mes de julio de 2008.
Modificacin de la Introduccin, asumiendo propsitos y
estrategias para la satisfaccin de los clientes, dando
cumplimiento al Plan y Compromiso Estratgico formulado
en la Entidad, para el periodo 2008-2011.
Se modifica redaccin del objetivo, alcance del Manual
Calidad y los antecedentes del control fiscal. As mismo, se
suprimen los procesos de segundo nivel del Proceso de
Enlace con los Clientes, dado que actualmente la
caracterizacin y matriz de responsabilidades y
Comunicacin es una sola para este proceso.
5.0
Se incluye la descripcin de los niveles de autoridad,

responsabilidad, coordinacin, revisin y evaluacin con
R.R. 015 del 26 de
sus funciones dentro del SGC. Se asigna como mxima
junio de 2007.
autoridad al Contralor, Contralor Auxiliar y al Comit de
Seguimiento al SGC.
Se suprime el numeral 5 relacionado con documentos de
referencia, dado que los mismos hacen parte del la base
legal de cada uno de los procedimientos del SGC.
Se agrega como documentos del SGC el Plan de Compras
y el Programa Anual de Bienestar Social y se referencia los
procesos
que
incorporan
los
procedimientos
documentados exigidos por la NTC ISO 2001:2000.
Se actualiza el mapa de procesos del SGC, incorporando
el Proceso de Evaluacin y Control, como resultado de los
compromisos asumidos en la implementacin del MECI.
As mismo se fusionan los procedimientos del Proceso de
Gestin Documental en los en los Procesos de Orientacin
Institucional y Gestin de Recursos Fsicos y Financieros.
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DE GESTIN - SIG
Versin: 11.0
Versin
No. Del acto

Administrativo
que lo adopta y
fecha
Se ajusta la interaccin y descripcin de los procesos,

incluyendo las polticas de operacin de stos en
cumplimiento de las tareas de implementacin del MECI.
Se suprime el numeral relacionado con las funciones de
los responsables de proceso, dado que las mismas se
encuentran establecidas en la Resolucin Reglamentaria
N 007 del 11 de junio 2008.
Se remplaz la Norma ISO 9001:2000, por la nueva Norma
ISO 9001:2008.
En la Introduccin se incorpor la nueva certificacin del
SGC, bajo los requisitos de la NTC GP 1000:2004.
Del Alcance se sustrajo las dependencias que integran
cada proceso y se incorporaron en el numeral que describe
cada uno de los proceso del SGC.
6.0
Se modific el nombre del numeral tres (3) por: Niveles de

autoridad, responsabilidad, representacin, revisin y
evaluacin, con el fin de identificar el nivel de
representacin de la alta Direccin, tal como lo definen las
R.R.
014
de normas ISO 9001:2008 y GP 1000:2004.
septiembre 24 de
2008
Del nivel de responsabilidad se suprimi al Almacenista y
Tesorero, dado que segn el Acuerdo 362 de 2009, estos
empleos hacen parte del nivel profesional y no del nivel
directivo.
Se incorpor el numeral 3.6 Poltica y Objetivos de
Calidad, con el fin de referenciar que la poltica de calidad
est incorporada en el Plan estratgico de la Entidad. As
mismo, indicar que los objetivos de calidad son los mismos
objetivos definidos en el Plan Estratgico.
Se subdividi el numeral 5 documentos en tres
numerales, con el propsito de indicar puntualmente los
documentos internos y externos del SGC y los clientes de
la entidad.
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DE GESTIN - SIG
Versin: 11.0
Versin
No. Del acto

Administrativo
que lo adopta y
fecha
Se modific el nombre del Plan de Actividades por Plan de
Accin, para ser consecuente con la denominacin
establecida para este plan en la Ley 152 de 1.994 sobre
Plan de Desarrollo.
En el numeral 6.2 se remplaz el organigrama actual por el
establecido en el artculo 10 de Acuerdo 361 de 20 09.
En el Mapa de procesos, se incorpor al Proceso de
Enlace con los Clientes como Proceso Estratgico de la
entidad, lo anterior teniendo en cuenta que este proceso
tiene como objeto la comunicacin con los clientes,
finalidad inmersa en la definicin que le confiere la norma
GP 1000:2004 a los procesos estratgicos. As mismo, el
Acuerdo 361 de 2009, le dio mayor relevancia al Staff de la
direccin y subdirecciones de la Contralora Social y
Desarrollo Local, como estrategia para promover y
fortalecer el control social y la participacin ciudadana que
contribuya al eficaz ejercicio de la vigilancia de la gestin
fiscal.
La interaccin y descripcin de los procesos del SGC se
integraron en un solo numeral Interaccin y Descripcin
de los Procesos del SGC.
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DE GESTIN - SIG
Versin: 11.0
Versin
No. Del acto

Administrativo
que lo adopta y
fecha
Se modific el objetivo del Proceso de Gestin Humana
por Planear, organizar, coordinar, dirigir y controlar las
actividades necesarias para crear las condiciones laborales
con las cuales los servidores de la entidad logren su
desarrollo integral, el fortalecimiento de sus competencias
y su productividad laboral, con el fin de contribuir al
cumplimento de la Misin Institucional y ofrecer una
atencin gil y oportuna a las necesidades de los clientes
internos y externos de la entidad.
Se suprimi como dependencia que hace parte del
Proceso Macro a la Subdireccin de Fiscalizacin de la
Direccin Desarrollo Local y Participacin Ciudadana.
Se modific el nombre de la Direccin de Generacin de
Tecnologas, Cooperacin Tcnica y Capacitacin por
Direccin de Capacitacin y Cooperacin Tcnica.
Se modific el nombre del responsable del Proceso de
Enlace con los Clientes, por Director Tcnico para el
Control Social y Desarrollo Local.
Se actualiz la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin
Pblica NTCGP 1000:2004 por la nueva Norma NTCGP
1000:2009.
En la Introduccin se incorpor la nueva certificacin del
SGC, bajo los requisitos de la Norma Internacional ISO
9001:2008.
7.0
R. R. 025 de
octubre 23 de 2009 Se separan como numerales 5 y 6 la poltica y objetivos de
calidad y clientes y partes interesadas respectivamente;
que en el anterior manual se encontraban como numerales
3.6 y 5.3 respectivamente.
Se incluye en la clasificacin de documentos del SGC los
manuales de contratacin y de induccin en el numeral
7.1.2.
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DE GESTIN - SIG
Versin: 11.0
Versin
No. Del acto

Administrativo
que lo adopta y
fecha
En la Introduccin se menciona la actualizacin de la
certificacin del SGC, bajo los requisitos de la Norma
Nacional NTCGP 1000:2009.
8.0
R. R. 016 de Mayo
Eliminacin de la exclusin al numeral 7.5.4 con base en
31 de 2010
las observaciones como oportunidades de mejora
plasmadas por la Auditoria Externa de Calidad.
Se reorganiza en general la estructura anterior del Manual.
Se modifica el ttulo del documento por: Manual del
Sistema Integrado de Gestin de la Contralora de Bogot
Se modifica la redaccin del alcance en consonancia con
el certificado de calidad, y se incluye la norma ISO
14001:2004.
Se actualizan los numerales de Poltica de Calidad y
Objetivos de Calidad, de acuerdo con el nuevo Plan
Estratgico 2012-2015 Por un control fiscal efectivo y
transparente.
9.0
R.R. 004 de febrero Se incluyen los siguientes tems:

3 de 2011
1. Numeral 3. Sistema Integrado de Gestin.
2. Poltica Ambiental, Objetivos y programas ambientales.
3. Matriz de correlacin de la poltica de calidad/ objetivos
de calidad; as como la matriz de correlacin poltica
ambiental / objetivos ambientales.
4. Metas ambientales, aspectos e impactos ambientales.
5. Relacin Procedimientos documentados requeridos por
las normas NTCGP1000:2009, ISO 9001:2008 e ISO
14001:2004.
Se elimina la el cuadro relacin con las normas NTCGP
1000:2009 e ISO 9001:2008 y documentos asociados.
10.0
R.R.
026
diciembre 20
2012
de
de
Se ajust el Manual del Sistema Integrado de Gestin de la

Contralora de Bogot, D.C., en los siguientes aspectos:
Estructura organizacional. Se incorpor el nuevo

organigrama y mapa de procesos de de la entidad.
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DE GESTIN - SIG
Versin: 11.0
Versin
No. Del acto

Administrativo
que lo adopta y
fecha
Se ajust el nombre del producto del Proceso de

Vigilancia y Control a la Gestin Fiscal por Informe de
Auditora.
Se establecieron los procesos que tienen relacin
directa con los documentos obligatorios de la Norma,
de acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos.
Se suprime la matriz de correlacin de la estructura
organizacional y su contenido se incorpora en el
numeral de interaccin de procesos.
En la Interaccin y Descripcin de los Procesos del
SIG, se incorporaron todos los procesos, ajustando el
objetivo, interaccin del proceso, polticas de
operacin, los productos, junto con reasignacin de los
responsables .y las dependencias que los integran, de
conformidad con el nuevo Mapa de Procesos.
As mismo, el documento se ajusta a la estructura definida

en la nueva versin del Procedimiento para el Control de
Documentos Internos.
El Manual del SIG pasa de versin 11.0 a 12.0.
11.0
R.R. 020 de mayo

09 de 2013
Se integraron los siguientes numerales al Manual del

Sistema Integrado de Gestin de la Contralora de Bogot,
D.C.: 2. Sistema Integrado de Gestin, 2.1. Generalidades,
2.2. Caractersticas del SIG, 2.3. Principios del SIG, 3.6.
Poltica del SIG, 4. Componentes y requisitos del SIG y 5.
Elementos comunes del Sistema Integrado de Gestin.
Se modific el nombre de los siguientes documentos: Plan
de Compras por Plan Anual de Adquisiciones y Programa
de Salud Ocupacional por Programa de Seguridad y Salud
en el Trabajo.
Se incorporaron los siguientes documentos al SIG: Plan
Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano, Programa de
Gestin Documental y Manual de Supervisin.
12.0
R.R.

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Nombre: Ligia Ins Botero Meja.

Nombre: Juan Pablo Contreras Lizarazo

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NIVEL DE AUTORIDAD. ................................................................................................. 21

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4.4. Subsistema de Gestin de Seguridad de la Informacin (SGSI).

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4.5. Subsistema de Responsabilidad Social (SRS)

4.6. Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo (SIGA).

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4.7. Subsistema de Control Interno (SCI).

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