Unidad 0 Introduccion 03 Ciclo de Vida Proyecto

Administracin de Proyectos
Administracin de Proyectos
Justo Prez S.
Project Manager Information Technology
September 8, 2013
Technology Advice.
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de proyectos informticos
. CicloAdministracin
de vida del Proyecto
. Proyecto vs trabajo Operativo
. Interesados
. Influencias de la Organizacin
. Normas para la Direccin de Proyectos

Ciclo de vida del proyecto

El Ciclo de Vida de un Proyecto est compuesto por
etapas o fases, el nmero y nombre de cada una de las
etapas o fases depende del rea de aplicacin o
negocio.
El proyecto es dividido en etapas o fases con el fin de
tener un mayor control e integracin del mismo proyecto
cumpliendo con las normas y polticas de la
Organizacin.
$
El ciclo de vida un proyecto tiene un inicio y un fin y sus
etapas o fases normalmente son secuenciales.
Las etapas o fases de un proyecto pueden traslaparse,
subdividirse o reagruparse; sin embargo, ninguna puede
ser eliminada sin acarrear fuertes problemas a las
siguientes fases del proyecto.

Ej: Proyectos de Inversin
Idea
Perfil
Pre-factibilidad
Factibilidad
Inversin
Operacin
TIEMPO
Ej: Construccin de una residencia

Pre Diseo
Diseo
Construccin Equipamiento
Lanzamiento
TIEMPO
Ej: Proyectos de Sistemas Informticos

Anlisis Diseo Codificacin Pruebas Implement. Post Prod. Operacin
TIEMPO

Si las etapas o fases de un proyecto son llamados
Inicio, planificacin, ejecucin, control y cierre; NO
debemos confundir con el contenido de los grupos
de procesos de direccin de proyectos: Inicio,
planificacin, ejecucin, control y cierre.
El ciclo de vida de un proyecto puede ser transcrito
en el documento de la metodologa de Proyectos.
Generalmente los productos o entregables del
Proyecto, son resultados de una fase o etapa que son
revisados y aprobados antes de iniciar las
actividades de la siguiente fase. No es usual que una
fase posterior comience antes de obtener la
aprobacin de la fase previa, es permitido slo si
aceptamos los Riesgos (fast tracking)
Ciclo de vida de un proyecto

Todo proyecto en su fase inicial sus Costos y la cantidad
de Recursos de Personal requeridos es bajo, alcanza

su nivel mximo en las fases Intermedias y cae
rpidamente en la fase Final cuando el proyecto se
aproxima a su termino.

En qu etapa los Interesados tienen mayor influencia?
EJECUCIN
Implementacin
PLANIFICACIN
Desarrollo
CIERRE
INICIO
Concepcin
Entregables: Resultados producidos en cada etapa del proyecto Tiempo


El nivel de Incertidumbre y el
Riesgo al inicio del Proyecto es +
ALTO por el temor de NO cumplir
con los objetivos. La Certeza de
terminar con xito aumentara a
medida que avanza el proyecto.
El Poder que tienen los Interesados
al inicio del Proyecto es ALTO
porque
influye
sobre
las
caractersticas
finales
del
producto.
El Costo acumulado por los
cambios aprobados AUMENTA a
medida que avanza el Proyecto.
Generalmente una fase del Proyecto concluye con la revisin del

trabajo logrado en funcin a los entregables terminados y
ACEPTADOS, el slo tener la conclusin formal de la fase NO
incluye la autorizacin de continuar con la fase posterior.

Diseo
Codificacin
Pruebas
Implementacin
Anlisis
Diseo
Codificacin
Pruebas
Implementacin
Proyecto Grande
Proyecto Pequeo
Anlisis
10
Entregables del Proyecto
Fase 1
Fase 2
Entregable Final
Entregables Fase 3
Entregables Fase 2
Entregables Fase 1
Sub Entregables
% de Avance
Es un producto de trabajo o una salida de un proceso, debe

ser medible, tangible y verificable que debe ser producido
para completar un proyecto o slo una parte.
Es importante notar que en

el ciclo de vida de un
proyecto existen dos clases
de entregables:
Los
entregables
del
proyecto
(productos,
servicios o resultados),
Los entregables de la
gestin
del
proyecto
(project charter, reportes,
planes, cronograma, etc).
Fase 3
Fase 4
11
. Proyecto Vs trabajo operativo
. Interesados
. Influencias de la organizacin

12
Proyecto y Operaciones
Los Objetivos de un Proyecto y la
Operacin son fundamentalmente
diferentes.
El Objetivo de un Proyecto es lograr
cumplir los objetivos del alcance,
tiempo, costos y calidad y luego
cuando concluya el proyecto los
recursos deben ser liberados.
El Objetivo de una Operacin adopta
un nuevo conjunto de objetivos y su
trabajo y operativa es continua en
dar el respaldo y soporte al negocio.
13
Proyecto y Operaciones
Las organizaciones ejecutan su trabajo y estas se
clasifican en Proyectos y Operaciones.
Que tienen en comn ambas:

Que son ejecutados por Personas
Que sus Recursos son restringidos y limitados
Que sus actividades se planifican, se ejecutan y

controlan
En Que se diferencian ambas:
Que los Proyectos son nicos y temporales.

Que las Operaciones son continuas y repetitivas
14
. Interesados

15
Interesados
Los Interesados son Personas y Organizaciones que
sern impactadas en forma positiva o negativa por el
desarrollo de un Proyecto.
El equipo de la Direccin del Proyecto
debe identificar a los interesados,
determinar cuales son sus Requisitos y
Expectativas relacionados con el proyecto.
Los interesados en un proyecto pueden
ser internos y/o externos.
Para cumplir con las expectativas de los
interesados primero debemos identificar
Quines son.
Stakeholders,
interesados,
involucrados
16
Interesados
Gerente del Proyecto:

Es el encargado del proyecto
quien:
Cliente:
Es el contratante,
propietario o
desarrollador del
proyecto quien:
Cliente
Miembros
del Equipo
Directivo
. Autoriza
. Lidera el equipo del proyecto

para alcanzar los objetivos.
Contratante, propietario,
desarrollador
. Asegura la comunicacin
efectiva entre la administracin
y otras organizaciones
Patrocinador
a cargo de la direccin
del proyecto en la empresa
. Asegura que los problemas

del proyecto sean identificados
y resueltos a tiempo y
adecuadamente
. Define el alcance
. Establece lineamientos
y criterios de aceptacin
Patrocinador:
Es la persona de la direccin de
proyectos en la empresa quien:
. Asegura la toma de decisiones a
tiempo
. Apoya la asignacin de recursos.
. Supera conflictos y barreras
organizacionales para una mejor
realizacin del proyecto.
. Provee la direccin estratgica al
Gerente del proyecto.
Gerente del Proyecto

encargado del proyecto
Miembros del Equipo

a cargo de la direccin
del proyecto en la empresa
Involucrados
medios, pblico, cliente final
vecinos, equipo, etc.
Miembros
del Equipo
Ejecutor
Miembros del equipo:

Son: el Gerente, los
organizadores, el Staff y los
proveedores quienes:
. Elaboran el plan del proyecto
. Ejecutan y controlan
siguiendo el plan.
. Colaboran en la integracin
de los equipos para lograr los
objetivos del proyecto.
17
Interesados
Gerentes funcionales
Equipo de Proyecto
Personal de soporte
Otros gerentes de Proyecto
INTERNOS
Gerencia General
EXTERNOS
Contratistas y subcontratistas
El entorno poltico
El entorno legal
El pblico y la prensa
El entorno social y cultural
La economa.
18
Stakeholders en el Proyecto
Gerente del proyecto.
Es la persona responsable de Dirigir el proyecto, esta
autorizado para hacer uso de los Recursos de la
organizacin en beneficio del proyecto, hacer uso del
presupuesto aprobado y debe tomar decisiones oportunas.
Los
gerentes
existen
en
una
organizacin matricial o proyectizada,
pueden existir en una organizacin
funcional pero tiene poco poder y la
dedicacin de su tiempo es parcial.
Da Soporte al Equipo del Proyecto que
esta bajo su responsabilidad.
19
Senior Manager.
Es un alto ejecutivo de la organizacin Ayuda a priorizar
los proyectos y se asegura que el gerente del proyecto
cuente con la autoridad y el acceso a los recursos.
Asegura que los proyectos estn alineados a los Objetivos
de la empresa. Es un nivel mayor al gerente del proyecto y
es llamado a resolver los conflictos en la organizacin.
20
Patrocinador.
Persona responsable del proyecto en su totalidad.
Persona que facilita los recursos financieros, puede ser
INTERNO (sponsor) o EXTERNO (Cliente).
Es recomendable que el patrocinador y el Cliente sean
personas diferentes.
Provee informacin y requisitos al proyecto, define las
fechas de termino y otros Hitos de control, proporciona
las caractersticas del producto, indica las restricciones
y asunciones.
Resuelve los conflictos entre el gerente del proyecto y el
Cliente.
21
Cliente/usuario. Persona u organizacin que cuenta con
poder, que usara el producto como el resultado del
proyecto.
Organizacin ejecutante. La empresa cuyos empleados
participan directamente en el trabajo del proyecto
Miembros del equipo de proyectos. Grupo que realiza el
trabajo del proyecto
Equipo de direccin de proyectos. Los miembros que

participan directamente en las actividades de la
gerencia de proyectos.
22
Influenciador. Personas o grupos que NO estn
directamente relacionados con la adquisicin o uso del
producto del proyecto pero debido a su posicin en la
organizacin del cliente o ejecutante puede ejercer una
influencia positiva o negativa sobre el curso del
proyecto.
PMO. Puede ser un interesado, tiene responsabilidad

directa o indirecta sobre el resultado del proyecto. Da
soporte a los Gerentes de Proyectos con metodologas,
plantillas, procedimientos, tcnicas y herramientas,
entrenamiento, define los estndares, provee las
mejores prcticas y audita los proyectos para dar su
conformidad.
23
. Interesados

24
Influencia de la Organizacin
La Estructura de la Organizacin ejecutante del
proyecto con frecuencia restringe la disponibilidad de
sus recursos en nmero de personas y habilidades, y la
autoridad del Gerente del Proyecto es impactado por el
tipo de organizacin.
Funcional. Jerarqua donde cada empleado tiene un
supervisor claramente definido.
Orientada a Proyectos. La mayora de los recursos de
la organizacin estn involucrados en el trabajo del
proyecto y los gerentes de proyecto cuentan con gran
autoridad.
Matricial. Es una combinacin de ambas.
25
Nivel de autoridad
Autoridad
Estructura de la Organizacin
Gerente Funcional
Autoridad
Gerente Proyecto
Funcional
Expedidor
Dbil
Coordinador
Matricial
Balanceada
Fuerte
Gerente Funcional
Proyectizada
Gerente Proyecto
26
Organizacin Funcional
Estructura Funcional
Organizadas de acuerdo con

las funciones de los
diferentes departamentos;
Direccin, ventas, ingeniera,
mantenimiento, operacin,
etc.
Ventajas
. Permite la especializacin.
. Reporta a un solo supervisor / jefe
. Aprovechamos la curva de aprendizaje
tcnico.
. Agrupado por especialistas.
. Los canales de comunicacin vertical bien
establecido.
. Provee continuidad en las disciplinas
funcionales (polticas, procedimientos, etc.)
Desventajas
. Conflictos entre gerentes de proyectos y

funcional
. Gerente de proyectos sin autoridad
. Sus esfuerzos son mayores en su rea
funcional que en sus proyectos.
. El equipo no hace suyo el proyecto
. Siempre se da prioridad a quin paga.
. Los proyectos tienen baja prioridad
. Proyectos sesgados hacia reas
funcionales
27
Organizacin Proyectizada
Estructura Proyectizada
Organizada en base a
proyectos; Direccin, gerente
de gerentes, gerente 1,
gerente 2, etc.
Ventajas
. Equipo 100% asignado al proyecto
. Organizacin eficiente
. Mayor compromiso con el proyecto
. Rapidez en el tiempo de respuesta
. Lealtad hacia el proyecto
. Comunicacin ms efectiva que
organizaciones funcionales.
Desventajas
. Colaboradores sin sentido de pertenencia
a la empresa.
. Colaboradores con inseguridad laboral
. Costos en mantener un equipo
especializado en proyectos.
. Oportunidad de crecimiento limitadas.
. Tendencia a conservar y mantener al
personal ms tiempo del necesario.
. Duplicacin de funciones, ineficiente
utilizacin de recursos.
. No tener donde ir al finalizar el proyecto
28
Organizacin Matricial
Estructura Matricial
Considera la combinacin de
ambas estructuras y es la
ms comn para empresas
que, adems de su
operacin diaria,
continuamente manejan
proyectos.
Ventajas
. Mejor control de los recursos

. Eficiencia en la utilizacin de recursos
. Mayor soporte que una organizacin
funcional.
. Mxima utilizacin de recursos escasos.
. Hay apoyo de las reas funcionales.
. Coordinacin mejorada de proyectos
. Mejor comunicacin vertical y horizontal
Desventajas
. Ms de un jefe para los miembros de los
equipo del proyecto.
. Mas compleja la administracin y control
. Existe mayor conflicto en recursos.
. Es posible que los gerentes funcionales
tengan prioridades distintas a las de los
gerentes de proyectos.
. Administracin adicional.
29
Organizacin Matricial
Matricial Dbil mantienen muchas de las caractersticas de las
organizaciones Funcionales, y tenemos al:
1) Expedidor. Acta principalmente como un personal
asistente y coordinador de las comunicaciones y no toma
decisiones y
2) Coordinador del proyecto. Es similar al expedidor excepto
en la coordinacin, tiene poder para tomar decisiones y
reporta al nivel inmediato de la gerencia.
Matricial Balanceada aqu el poder es compartido

gerente Funcional y el gerente del Proyecto.
entre el
Matricial Fuerte tienen muchas de las caractersticas de las

organizaciones orientadas a Proyectos
30
PMO en las estructuras Organizacionales

FUNCIONAL
PROYECTIZADA
PMO
MATRICIAL
PMO
31
. Interesados

32
Grupo de procesos gerencia de Proyectos

Ejecucin
Inicio
Planificacin
Cierre
24
Procesos de
Seguimiento y control
Monitoreo
y Control
11
Procesos de
Planificacin
Procesos
de Inicio
Procesos
de Cierre
Edwards
Deming
Procesos de
Ejecucin
33
Areas de
Conocim iento
(10)
Integracin
(6)
Grupo de Procesos de la Direccin de Proyectos (5)

Iniciacin
(2)
4.1 Desarrollar el
Acta de
Constitucin del
Proyecto
Planificacin
(24)
4. 2 Desarrollar el Plan para la Direccin de
Proyectos
Ejecucin
(8)
4. 3 Dirigir y Gestionar el Trabajo del
Proyecto
Seguimiento y control
(11)
4.4 Monitorear y Controlar el
trabajo del Proyecto
4.5 Realizar el Control Integrado
de Cambios
Alcance
(6)
5.1 Planificar la Gestin del Alcance

5.2 Recopilar Requisitos
5.3 Definir el Alcance
5.4 Crear la EDT/WBS
5.5 Validar el Alcance

5.6 Controlar el Alcance
6.7 Controlar el Cronograma
Tiempo
(7)
6.1 Planificar la Gestin del Cronograma

6.2 Definir las Actividades
6.3 Secuenciar las Actividades
6.4 Estimar los Recursos de las Actividades
6.5 Estimar la Duracin de las Actividades
6.6 Desarrollar el Cronograma
Costos
(4)
7.1 Planificar la Gestin de Costos

7.2 Estimar los Costos
7.3 Determinar el Presupuesto
7.4 Controlar los Costos
Calidad
(3)
RRHH
(4)
Comunicaciones
(3)
Riesgos
(6)
Adquisiciones
(4)
Interesados
(4)
8.1 Planificar la Gestin de Calidad
8.2 Realizar el Aseguramiento de la

Calidad
Cierre
(2)
4.6 Cerrar el
Proyecto o Fase
8.3 Controlar la Calidad
9.1 Planifiicar la Gestin de Recursos Humanos 9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto
9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto
9.4 Dirigir el Equipo del Proyecto
10.1 Panificar la Gestin de las
Comunicaciones
10.2 Gestionar las Comunicaciones
11.1 Planificar la Gestin de Riesgos

11.2 Identificar los Riesgos
11.3 Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos
11.4 Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos
11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos
12.1 Planificar la Gestin de las Adquisiciones
13.1 Identificar a los 13.2 Planificar la Gestin de los Interesados

Interesados
10.3 Controlar las

Comunicaciones
11.6 Controlar los Riesgos
12.2 Efectuar las Adquisiciones
12.3 Controlar las Adquisiciones
13.3 Gestionar la Participacin de los

Interesados
13.4 Controlar la Participacin de

los Interesados
12.4 Cerrar las

Adquisiciones
34
Integracin
Alcance
4.1 Desarrollar el
acta de constitucin del
Proyecto
4. 2 Desarrollar el plan para la
Direccin del Proyecto
4. 3 Dirigir y gestionar el
Trabajo del proyecto
4.4 Monitorear y controlar el

trabajo del proyecto
5.1 Planificar la Gestin del

Alcance
5.2 Recopilar Requisitos
6.2 Definir las actividades
7.2 Estimar los costos
8.2 Realizar el aseguramiento

de la calidad
7.3 Determinar el presupuesto
8.3 Controlar la calidad
5.4 Crear la EDT/WBS
6.4 Estimar los recursos de

las actividades
5.5 Validar el alcance
6.5 Estimar la duracin de las

actividades
5.6 Controlar el Alcance
9.1 Planificar la gestin de

Recursos Humanos
9.2 Adquirir el equipo del
proyecto
9.3 Desarrollar el equipo del
proyecto
9.4 Gestionar el equipo del
proyecto
Comunicaciones
P
7.4 Controlar los costos
8.1 Planificar la calidad
P
E
6.6 Desarrollar el cronograma
6.7 Controlar el cronograma
Recursos Humanos
Calidad

Costos
6.3 Secuenciar las actividades
Costos

Cronograma
5.3 Definir el alcance
4.5 Realizar el control

integrado de cambios
4.6 Cerrar el Proyecto o Fase
Tiempos
Riesgos
10.1 Panificar la gestin de

las comunicaciones
10.2 Gestionar las

comunicaciones
10.3 Controlar las

comunicaciones
Adquisiciones

los Riesgos
Interesados

las adquisiciones
13.1 Identificar a los

Interesados
12.2 Efectuar las

adquisiciones
13.2 Panificar la gestin de

los Interesados
11.3 Realizar el Anlisis

cualitativo de riesgos
12.3 Controlar las

Adquisiciones
13.3 Gestionar la participacin

de los Interesados
11.4 Realizar el Anlisis

cuantitativo de riesgos
12.4 Cerrar las Adquisiciones
10.4 Controlar la participacin

de los interesados
11.2 Identificar los riesgos
11.5 Planificar la respuesta a

los riesgos
11.6 Monitorear y Controlar los
Riesgos
35

1. Inicio. Establece la visin del proyecto, el QU; la
misin por cumplir sus objetivos, la justificacin del
mismo, las restricciones y supuestos. Define y autoriza el
proyecto o una fase del mismo. El inicio es formal y se
obtiene el compromiso de todos los interesados.
2. Planificacin. Define y refina los objetivos y planifica el
curso de accin para lograr los objetivos y el alcance
comprendido del proyecto. El plan detallado del proyecto
nos ayuda a prever el CMO cumpliremos los objetivos.
Considerando todas las reas del conocimiento y
establece las lneas base.
3. Ejecucin. Integra los recursos para llevar a cabo el
plan de gestin del proyecto. Ejecuta el plan del proyecto
establecindose mecanismos de comunicacin y Calidad
adecuados para el proyecto.
36

4. Seguimiento y Control. Mide y supervisa
regularmente el avance ejecutado, a fin de identificar
las variaciones o desviaciones con respecto al plan del
proyecto (lnea base), de tal forma que se tomen las
medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir
con los objetivos del proyecto.
5. Cierre. Formaliza la aceptacin del producto, servicio
o resultado por el cliente, y termina ordenadamente el
proyecto o una fase del mismo. Y archiva la
documentacin relevante del proyecto, obteniendo las
lecciones aprendidas que permitan desarrollar mejores
los proyectos futuros.
37
Interaccin entre procesos gerencia de Proyectos
El inicio considera un lapso que se empalma con las curvas de

planeacin, ejecucin y control, pues en muchos proyectos al
inicio establecemos premisas y riesgos de alto nivel.
La planeacin es continua, donde apreciamos que la curva de
planeacin muestra un nivel de actividad mayor y disminuye
hacia las etapas cercanas al cierre.
38
Interaccin entre procesos gerencia de Proyectos
La ejecucin empieza muy cerca a la planeacin y comienza a

incrementar su actividad y luego desciende gradualmente hasta el
cierre.
El control inicia y termina junto con la de ejecucin. Es decir, si no
hay ejecucin, no hay control. Dado que el control implica comparar
lo planeado con lo ejecutado.
El cierre considera desarrollo a cierre contractual y administrativo
previo a la conclusin.
39
Preguntas?
40

Unidad 0 Introduccion 03 Ciclo de Vida Proyecto

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Ciclo de vida del proyecto

Ciclo de vida del proyecto

Ej: Construccin de una residencia

Ej: Proyectos de Sistemas Informticos

Ciclo de vida del proyecto

Ciclo de vida de un proyecto

de Recursos de Personal requeridos es bajo, alcanza

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Ciclo de vida de un proyecto

Entregables: Resultados producidos en cada etapa del proyecto Tiempo

Ciclo de vida de un proyecto

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Ciclo de vida de un proyecto

Generalmente una fase del Proyecto concluye con la revisin del

Ciclo de vida de un proyecto

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Entregables del Proyecto

Es un producto de trabajo o una salida de un proceso, debe

Es importante notar que en

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Que tienen en comn ambas:

Que sus actividades se planifican, se ejecutan y

Que los Proyectos son nicos y temporales.

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Gerente del Proyecto:

. Lidera el equipo del proyecto

. Asegura que los problemas

Gerente del Proyecto

Miembros del Equipo

Miembros del equipo:

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Equipo de direccin de proyectos. Los miembros que

PMO. Puede ser un interesado, tiene responsabilidad

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Organizadas de acuerdo con

. Conflictos entre gerentes de proyectos y

. Mejor control de los recursos

Matricial Balanceada aqu el poder es compartido

Matricial Fuerte tienen muchas de las caractersticas de las

PMO en las estructuras Organizacionales

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Grupo de procesos gerencia de Proyectos

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Grupo de Procesos de la Direccin de Proyectos (5)

5.1 Planificar la Gestin del Alcance

5.5 Validar el Alcance

6.7 Controlar el Cronograma

6.1 Planificar la Gestin del Cronograma

7.1 Planificar la Gestin de Costos

7.4 Controlar los Costos

8.1 Planificar la Gestin de Calidad

8.2 Realizar el Aseguramiento de la