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Valor Ganado

Considero que una de las principales aportaciones del PMI ha sido


la difusin del uso del Anlisis de Valor Ganado como una herramienta de control, no slo de los costos, sino tambin del avance
fsico del proyecto. El concepto de valor ganado se refiere a que
conforme se va completando el trabajo, se le va agregando valor al
proyecto, ya sea en dinero o en horas hombre.
A diferencia de la forma tradicional de medir el avance de un proyecto en porcentaje, el anlisis de valor ganado es til para medir el
avance integrando los tres principales elementos de un proyecto: alcance, tiempo y costo. Con ste
se obtienen dos variaciones y dos ndices que proporcionan muchas ms informacin para la toma
de decisiones que un simple porcentaje de avance. Por ejemplo, si decimos: el proyecto lleva 30%
de avance, eso qu significa?, va bien o va mal?, realmente no lo sabemos. En cambio, si calculamos el costo presupuestado del trabajo realizado, y lo comparamos contra el costo real a la fecha y
el valor planificado, tenemos muy buena informacin acerca de cmo va el proyecto y si necesitamos tomar alguna medida correctiva o preventiva. Adems, los ndices de desempeo en costo y
en programa, nos indican qu tan eficientes hemos sido en cuanto a los costos y el avance fsico del
proyecto. Por si fuera poco, con esta herramienta podemos calcular un par de pronsticos que,
haciendo una extrapolacin, nos permiten saber cunto terminara costando el proyecto bajo dos
escenarios: a) asumiendo que tendremos el mismo desempeo a la fecha de corte y hasta que
termine el proyecto y b) suponiendo que a partir de la fecha de corte, las cosas se harn como estaban originalmente planificadas.
El Valor Ganado (EV Earned Value) se calcula multiplicando el porcentaje de avance completado
por el Presupuesto Total del Proyecto (BAC Budget At Completion), esto es: EV= % comp. x BAC.
Una vez que se calcula el valor ganado y se tienen el Costo Real (AC Actual Cost) y el Valor Planificado (PV Planned Value), se pueden obtener dos variaciones: Variacin en Costo (CV Cost Variance)
CV=EV-AC y Variacin en Programa (SV Schedule Variance) SV=EV-PV. Tambin se pueden calcular
dos ndices: ndice de Desempeo en Costos (CPI Cost Performance Index) CPI="EV/AC" y el ndice
de Desempeo en Programa (SPI Schedule Performance Index) SPI="EV/PV." Adems, el BID, tiene
otro ndice que es necesario reportar en el PMR, el ndice de Desempeo (PI Performance Index),
que se obtiene de multiplicar el CPIxSPI. Adems de estas variaciones e ndices, se pueden obtener
dos pronsticos: Estimado al Trmino (EAC Estimated At Completion) y el Estimado Para Terminar
(ETC Estimated To Complete). Como haba dicho anteriormente, el EAC se puede obtener de acuerdo con dos escenarios, el primero es suponiendo que el desempeo del equipo ser el mismo hasta
el trmino del proyecto, para lo cual, la frmula sera: EAC="BAC/CPI" y el segundo escenario es
suponiendo que el desempeo no seguir igual y que a partir de ahora las cosas se harn como
estaban originalmente programadas EAC="BAC"+AC-EV.

Hagamos un ejemplo: supongamos que vamos a fabricar 10 mesas a un costo presupuestado de


$100 cada una, y que se producir una mesa por da. El anlisis de Valor Ganado lo realizaremos al
final del quinto da.

De este plan se pueden obtener los siguientes datos:


BAC= $1000 (en total se fabricarn 10 mesas a un costo presupuestado de $100 cada una)
PV= $500 (a la fecha de corte, el plan indica que debera haber 5 mesas a un costo de $100 cada una)
Adems necesitamos dos datos reales, el avance fsico y el Costo Real (AC) obtenido de la contabilidad o sistema de registro de costos. El primero se obtiene de medir al avance real a la fecha de
corte, para lo cual puede haber diferentes criterios. Para este ejemplo, supongamos que el criterio
para medir el avance del proyecto consiste en hacer un conteo fsico de las mesas terminadas. As
que al final del quinto da contamos y resulta que hay cuatro mesas completadas, por lo tanto el
avance completado a la fecha de corte es 4/10 igual a 40%. Adems, fabricar esas mesas cost
$600 (AC Costo Real), lo cual no incluye anticipos ni materiales comprados por adelantado, es el
costo de fabricar las 4 mesas nicamente.
Con esta informacin ya podemos hacer el anlisis:
EV= 0.40 X $1,000= $400, el Valor Ganado es de $400, ya que se han completado 4 mesas a un
costo presupuestado de $100 cada una. Hay que tomar en cuenta que nuestro criterio para medir
el avance completado fue considerar mesas terminadas, por lo que quedan fuera las mesas que
pudieran llevar cierto grado de avance a la fecha de corte.
Una vez calculado el EV, se pueden calcular las siguientes variaciones:
CV=$400-$600= -$200 lo cual quiere decir que hemos gastado $200 de ms.
SV=$400-$500=-$100 lo cual significa que vamos retrasados en una mesa, ya que el plan indica
que al final del quinto da deberamos llevar 5 mesas completadas pero slo hemos terminado 4.
Tambin se pueden calcular los siguientes ndices:
CPI=$400/$600= 0.67 lo cual significa que nuestro desempeo en costos en muy bajo, ya que por
cada dlar gastado generamos en valor 67 centavos. Es por eso que se han gastado $600 pero slo
se han completado 4 mesas y no 6.
SPI=$400/$500="0.80" lo cual significa que a la fecha de corte se lleva un 80% de avance o vindolo desde el punto de vista negativo, llevamos un 20% de retraso.
As que como podemos ver, las dos variaciones y los dos ndices, nos dan mucha ms informacin
que nicamente el porcentaje de avance que es del 40%. Con ms informacin se pueden tomar
mejores decisiones para el proyecto, quedarnos slo con el dato del porcentaje de avance, es
como ir a ciegas en el proyecto.

Pero el anlisis no se queda ah, tambin podemos calcular dos pronsticos que son igualmente
interesantes: el EAC y el ETC. El primer escenario para el EAC es asumiendo que nuestro desempeo en costos seguir siendo el mismo (no se esperan cambios), por lo tanto la frmula es
EAC=BAC/CPI, para nuestro ejemplo, EAC=$1000/0.67="$1500." Esto significa que, si seguimos
igual, gastando un dlar y generando en valor 67 centavos, para completar las diez mesas vamos
a requerir $1500, un 50% ms que el presupuesto original!. Bajo este escenario, el ETC=EACAC=$1500-$600=$900, lo cual es lgico, ya que si gastamos $600 para fabricar 4 mesas, eso significa que cada una nos ha costado realmente $150, por lo tanto, para completar el proyecto nos
faltan 6 mesas a $150 cada una, lo cual nos da $900. El segundo escenario para el EAC es suponiendo que a partir de la fecha de corte, nuestro desempeo cambiar y ahora s las cosas se harn
como estaban planificadas. Por lo tanto, la frmula sera EAC="BAC"+AC-EV="$1000"+$600$400="$1200." Como se puede observar, este pronstico es menor que el escenario anterior
(EAC=$1500), esto se debe a que dijimos que en este caso a partir de la fecha de corte las cosas se
harn como estaban planificadas (s se esperan cambios). Esto significa que cada una de las 6
mesas que nos faltan para completar el proyecto, nos costarn $100, tal como se presupuest
originalmente, por lo tanto, si ya llevamos gastados $600 y nos faltan 6 mesas a $100 cada una, eso
nos da un total de $1200. Ahora si calculamos el ETC con estos datos ETC=EAC-AC=$1200$600=$600, lo cual es lgico, ya que a partir de ahora dijimos que las mesas tendrn un costo de
$100 cada una, tal como se presupuest originalmente (independientemente de que se cumpla o
no) y dado que nos faltan 6 mesas para terminar el proyecto, el ETC="$600." Por ltimo, si calculamos el PI de este proyecto PI=CPIxSPI= 0.67x0.80=0.54, esto significa que el proyecto va muy mal
y de acuerdo con los parmetros del BID, ya no podra haber ms desembolsos hasta que se
mejore este indicador.
Como se ha visto, el anlisis de Valor Ganado adems de ser muy interesante, es til para tomar
decisiones. Sin embargo, hay proyectos que tienen componentes y productos muy grandes o a
veces intangibles y que se obtienen a mediano o largo plazo, por lo que es difcil aplicar estas
herramientas sin que haya una distorsin. Esto es porque tienen que pasar meses hasta que se
obtenga un resultado que se pueda medir y por lo tanto calcular el valor ganado, y por ende las
variaciones e ndices. Una solucin consiste en calcularlo a un nivel ms bajo tomando como referencia la EDT, es decir, no hacerlo a nivel de componente ni productos, si no a nivel de paquete de
trabajo, de tal manera que tengamos los elementos suficientes para poder hacer los clculos.
Adems, recordemos que ms que una herramienta para reportar el avance del proyecto a los
interesados, el Anlisis de Valor Ganado debemos utilizarlo como una herramienta para la toma de
decisiones del equipo del proyecto.

Ricardo Snchez Ordua