CUADRO DE LAS DIFERENCIAS ENTRE BIBLIOTECAS, ARCHIVOS Y CENTROS DE DOCUMENTACION

UNIDAD DE
INFORMACION
ORIGEN O
PRODUCCION

ARCHIVOS

BIBLIOTECAS

Son conjuntos orgnicos

generados por una
institucin o una persona
en su gestin
administrativa o actividad
cotidiana

Son colecciones producto

de la voluntad de las
instituciones personas u
organismos que las crean

MATERIAL

Formado por documentos

originales nicos e
ingenuos, cuya finalidad
primera es dejar registro de
una accin administrativa o
el cumplimiento de una
accin. El documento
adquiere sentidos como
unidad en serie

ACOPIO

Se renen de manera
natural durante el tiempo
que dura la gestin de una
institucin o persona. Su
mayor o menor volumen
dependen de la actividad,
jurisdiccin o tiempo de la
Entidad productora

Formados por
publicaciones en forma de
libros, revistas, peridicos
o cualquier otro soporte
que se origina por la
voluntad del autor de decir
o trasmitir un pensamiento
que se considera cientfico,
bello o moral. Es una
expresin narrativa de una
voluntad de verdad. Cada
pieza es una unidad en si
misma
Se renen mediante
adquisicin: Compra,
donacin o canje. Su
volumen depende de la
capacidad adquisitiva de
quienes la administran

CLASIFICACION

Se hace en grupos
jerrquicos, llamados
fondos, secciones y series
documentales. Sigue el
modelo orgnico de la
institucin, ya que el
archivo es la imagen de la
misma, la estructura
orgnica de esa queda
cristalizada en dicha
clasificacin. Vara segn
las estructuras
institucionales y la historia
de estas. En ella se
diferencian los fondos, las
secciones y las series
documentales. Las cuales
se ordenan de acuerdo con
sus caractersticas, en
forma alfabtica,
cronolgica o numrica

Se hace en grupos o
facetas que obedecen a un
modelo de clasificacin del
conocimiento humano
establecido de antemano.
El mas conocido en
nuestro medio es el
Sistema de Clasificacin
de Melvin Dewey, el cual
divide el conocimiento en
diez facetas que se
subdividen a su interior.
Tal clasificacin es comn
a todas las bibliotecas que
se acojan a el y su
desarrollo depende de
grupos de trabajo que se
renen para ajustar el
sistema. Las facetas se
ordenan segn el cdigo
por materia o autor

CENTROS DE
DOCUMENTACION
Son colecciones
especializadas producto de
la demanda de informacin
para la investigacin y del
desarrollo de las funciones,
actividades o procesos
propios de la organizacin
que los crea
Formados por materiales
similares a los de las
bibliotecas y por
documentos menos
formales productos de
procesos investigativos:
proyectos, informes, tesis,
etc.

Se renen mediante
adquisicin y como
resultado de los procesos
investigativos de la
institucin que los
establecen.
Su volumen depende de la
actividad investigativa y de
la capacidad adquisitiva
El grupo documental en la
generalidad de los casos no
se clasifica segn facetas o
temticas, aunque en
algunos casos se puede
establecer grupos por
clases de documentos para
facilitar el almacenamiento:
impresos, audiovisuales,
fotografas, casettes,
colecciones de revistas,
afiches, etc.
En el caso en que se
establezcan facetas, estas
son convencionales y no
obedecen a sistemas
universales de clasificacin.
Se ordenan en forma
numrica o alfanumrica

DESCRIPCION

SELECCIN PARA
EL EXPURGO

USUARIOS

OBSERVACIONES

Su objetivo es identificar
los grupos documentales
de un archivo. Partiendo de
los grupos mayores que
son los fondos y sus
secciones, se contina con
las series de cada fondo y
sus secciones y se
termina con los
documentos, piezas
individuales de las series.
El instrumento que
describe los fondos y las
secciones se llama gua; el
de las series, inventario y
el de los documentos,
catlogos.
Finalmente, se elaboran
ndices que son entradas a
estos.

Se hace de acuerdo con

las Tablas de Retencin
Documental establecidas
mediante el estudio de la
vigencia y el valor
administrativo e histrico,
para cada serie
documental.
Jams debe ser eliminada
totalmente ninguna de las
series, pero pueden ser
disminuidas pues para
algunas, una muestra dar
la informacin de la
totalidad
Los funcionarios de la
institucin que los
produce, los ciudadanos y
los investigadores

Su objetivo es identificar
cada una de las piezas que
integran la coleccin
Se elaboran tres catlogos:
1. De asientos
bibliogrficos
para ttulos
monogrficos los
cuales tienen tres
entradas: autor
titulo y materia
2. De analticas de
artculos de
publicaciones
seriadas
3. De analticas de
artculos de
publicaciones
peridicas.
(diarios,
semanarios, etc.)

Aunque se establecen
polticas de seleccin, no
se puede determinar de
antemano cuales ttulos
pueden ser eliminados y
en que tiempo, porque no
es posible saber
anticipadamente cuando
van a perder su valor. En
ellas cada pieza es nica,
pues una edicin no
reemplaza a otra, as sea
del mismo titulo

Los lectores

Su objetivo es identificar
cada una de las piezas de la
coleccin. El resultado son
dos catlogos:
1. El de asientos
bibliogrficos, que
describe la
publicacin, hace
su resumen e
identifica las
palabras claves
2. El de descriptores,
denominado de
indizacin
coordinada.
Estos descriptores
integran un universo
vocabular controlado,
en el campo de
especializacin del
centro, llamado
Thesauro.

Estn hechos de un material

que en general, debe
renovarse de manera
continua pues su funcin es
estar actualizado en le
campo de su especializacin
Al igual que en las
bibliotecas cuando se
descarta un documento este
desaparece del acervo, pues
cada pieza es nica.
La dinmica de seleccin y
expurgo depende de la
dinmica investigativa en el
rea de su especializacin
Los Investigadores