Access 2010

Es una aplicacin para guardar grandes bases de datos, e interrelacionarlos de

manera rpida y eficaz.
a) Objetivos
1. Conocer la interfaz de usuario de Access 2010
2. Identificar las distintas fichas, grupos y comandos
3. En qu consiste una base de datos
4. Iniciar en el manejo de bases de datos

Est dividido en lecciones. En ella se exponen diferentes caractersticas.

Introduccin, ejercicio y resumen.
Cris, Martn y Sara OrganiClick.com
Introduccin:

Qu es y para que se utiliza Access

Abrir el Programa Access 2010
Familiarizarse con la interfaz de usuario de Access 2010
Dar los primeros pasos con la aplicacin

Debido al crecimiento, Los empleados tienen un gran volumen de datos, para

tener los datos al da, han decidido utilizar Access 2010.

Qu es Access?
Es una aplicacin que permite crear y gestionar bases de datos.
Interfaz muy intuitiva
Es muy til para aprovechar la informacin
Organiza datos estableciendo relacin entre ellos, utilizando mltiples tablas
que pertenecen a la misma rea.
Realiza clculos complejos de manera rpida y eficaz

Ejercicio #1

Abrir Archivo crear una base de datos en blanco

Elementos de la Ventana:
Barra de herramientas
Barra de ttulo
Cinta de opciones
Panel de exploracin
Pgina de la tabla
Barra de estado
Ctrl + F1 = Esconde la Cinta de Opciones
F11 = Esconde el Panel de Exploracin

Conceptos Bsicos de Access 2010

Objetivos

Conocer los conceptos bsicos sobre la estructura de almacenamiento

en una base de datos
Explorar los objetos de Access y las relaciones entre ellos
Cambiar la configuracin para abrir los objetos de Access en ventanas
superpuestas

Base de datos:
Datos organizados en base a un objetivo comn. Lista organizada.
Access permite la extraccin rpida de la informacin exacta que se necesita
mediante consultas e informes, adems de almacenar la informacin.
Para almacenar datos se usan Tablas
Para gestionar datos

Consultas
Formularios
Informes
Paginas
Macros

Modulos

Las Tablas:
Columnas = Campos
Filas = Registros
Vista Hoja de Datos
Vista Diseo da acceso a la configuracin de la tabla, para manejar entre otros,
las caractersticas de las tablas.
Consultas: objeto til para localizar informacin especfica en las mltiples
tablas segn los parmetros indicados por el usuario.
Informes: objeto para mostrar de manera atractiva y amigable la informacin
contenida en la base de datos. Se pueden mostrar en varias tablas de consulta.

Crear Bases de Datos y Tablas Sencillas

Objetivos

Crear una base de datos a partir de una plantilla

Elaborar bases de datos de forma manual
Realizar tablas sencillas
Disear la estructura de una nueva tabla

Plantilla: Modelo que permite crear una base de datos rpidamente.

Conservar la Integridad de los datos

Aprender a restringir las propiedades de los datos, especificando el tipo,

cantidad y formato de los datos
Elaborar reglas de validacin para que Access solo admita los datos que
cumplan los criterios establecidos
Manejar listas de valores para limitar la entada de los datos en un
campo.

MSCARA DE ENTRADA: es posible restringir el formato de los datos gracias a

las Mscaras de entrada. Es decir, puede definir una especie de plantilla de
formato que se activa en la celda cuando el usuario introduce los datos.
REGLA DE VALIDACIN: permite definir una condicin bajo la cual Access
aceptar o no los valores introducidos en uno o varios campos de un registro.
Se pueden aplicar a todos los tipos de datos que hemos visto a excepcin de
los de Autonumeracin, Objetos le y Datos adjuntos.

RELACIONES ENTRE TABLAS:

Objetivos:

Descubrir la importancia de las relaciones en las bases de datos

relacionadas
Conocer los diferentes tipos de relaciones existentes en Access 2010
Aprender a crear relaciones, visualizarlas, modificarlas y eliminarlas

Las bases de datos relacionadas evitan duplicar los datos gracias a que
permiten establecer relaciones entre los campos de las tablas. As, Access
puede recopilar la informacin desglosada en las tablas.
Relacin Uno a Uno:
La relacin uno a uno se ha de establecer cuando se desee relacionar un nico
registro de la Tabla principal con otro registro exclusivo de la Tabla secundaria,
y viceversa. As es posible relacionar, por ejemplo, una tabla con los datos de
envo de los clientes con otra tabla que contiene los datos de los clientes
detallados, compartiendo un campo comn, IdCliente. Este tipo de relacin es
poco habitual, precisamente porque al relacionarse los registros uno a uno la
informacin se suele almacenar en una nica tabla. Sin embargo, puede ser de
gran utilidad en algunos casos para dividir una tabla con muchos campos con
el objetivo de aislar parte de la informacin por razones de seguridad o para
relacionar informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.
Relacin Uno a Varios:
La relacin uno a varios ha de aplicarse cuando se necesita relacionar un nico
registro de la Tabla principal con varios registros de la Tabla secundaria. De esa
manera, por ejemplo, se puede establecer la relacin entre un cliente,
representado en una tabla Cliente, con sus pedidos registrados en otra tabla.
Para representar este tipo de relacin lo importante es que la Clave principal de
la tabla de origen de la relacin, en este caso IdCliente, est incluida como
campo en la tabla destino, en este caso en la tabla Pedidos, como Clave
externa.

Relacion Varios a Varios:

Las relaciones varios a varios se pueden establecer para relacionar varios
registros de una tabla con varios registros de otra tabla. En esos casos,
ninguno de los campos relacionados tiene por qu ser Clave principal. As, por
ejemplo, sera la relacin entre la tabla Centros de distribucin y la de
Productos, ya que varios Centros pueden ofrecer el mismo producto y varios
productos pueden ofertarse desde un mismo Centro de distribucin. Para
representar este tipo de relacin es necesario tener una tercera tabla que
divida la relacin de varios a varios en dos relaciones uno a varios,
incluyndose en la tercera tabla los dos campos relacionados de la Tabla
principal y secundaria. En este caso, la tabla Pedidos acta como tercera tabla
registrando el campo IdCentro e IdProductos.
Pasos
El primer paso para crear una relacin es asegurarse que no se tiene abierta
ninguna de las tablas. Y, a continuacin, abrir la ficha Herramientas de base
de datos. Una vez en esa ficha, busque el grupo Relaciones y haga clic en el
comando Relaciones. Al no tener an ninguna relacin definida, vea cmo se
abre directamente el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si no aparece el cuadro,
en la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.
El recin abierto cuadro de dilogo Mostrar tabla, muestra las tablas de la base
de datos desde la pestaa Tablas. Tambin puede ensearle las Consultas
disponibles, si las hay, desde la pestaa Consultas; o todas juntas, tablas y
consultas, desde la pestaa Ambas.
En esta ocasin, desde la pestaa Tablas del cuadro de dilogo Mostrar tablas,
seleccione por ejemplo la tabla Pedidos y haga clic en Agregar. Observe cmo
en el zona de la ventana Relaciones aparece representada dicha tabla con sus
campos. Contine seleccionando y agregando una a una las tablas que
necesite. Una vez que termine, haga clic en Cerrar para que desaparezca el
cuadro de dilogo.
Para definir la relacin, simplemente sitese en la tabla Cliente, haga clic sobre
el campo IdCliente, que acta como Clave principal, y arrstrelo hacia el
campo de igual nombre en la tabla Pedidos, donde opera como campo normal
de la tabla. A continuacin se abre el cuadro de dilogo Modificar relaciones
desde donde se definirn los detalles de la relacin que se desea establecer.
Desde la listas Tabla o consulta y Tabla o consulta relacionada puede
comprobar si la tabla y campos seleccionados para la relacin son correctos.

Si un nombre de campo fuera incorrecto, haga clic en l y seleccione un

nuevo campo de la lista de campos propios de la tabla. A continuacin, en el
pie del cuadro de dilogo podr comprobar cul es el tipo de relacin que se ha
establecido. Perfecto! Es la deseada, Uno a varios.
Es importante que, antes de terminar de crear la relacin, active la casilla de
verificacin Exigir integridad referencial. De esa forma se asegura de que no
existan registros hurfanos en una de las tablas y se mantienen las referencias
sincronizadas. Por ejemplo, si no marcramos la casilla, al eliminar un cliente
concreto y su IdCliente, los pedidos asociados a l, y almacenados en la tabla
Pedidos, quedaran hurfanos, es decir sin referencia en la tabla principal;
pudiendo llegar a ocasionar problemas a la hora de extraer informacin de las
tablas.
Al marcar la casilla Exigir integridad referencial, observe que se activan otras
dos casillas de verificacin. Haga clic en la casilla Actualizar en cascada los
campos relacionados. As se asegura de que cuando cambie un dato de la
Tabla principal, automticamente se actualizar en todos los registros
enlazados en la tabla relacionada o secundaria.
Haga clic ahora en la casilla de verificacin Eliminar en cascada los registros
relacionados y, de esa manera, cuando elimine un registro en la tabla
principal se eliminarn todos los registros enlazados en la tabla relaciona
Tras comprobar los rasgos de la relacin, haga clic en el botn Crear. Listo!
Observe como entre las tablas, ms concretamente, entre los campos definidos
aparece una lnea de relacin. Al exigir la integridad referencial, la lnea de
relacin aparece ms gruesa en los extremos, emergiendo en cada uno de ellos
un nmero 1 y un smbolo de infinito () segn se represente un tipo u otro de
relacin.
En la ficha contextual Diseo de las Herramientas de relaciones y dentro del
grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. Tras abrirse el cuadro de
dilogo, seleccione las tablas que an no estn en la zona de relaciones, haga
clic en Agregar y de nuevo clic en el botn Cerrar.
Una vez agregadas las tablas entre las que se desea establecer relacin,
observe cmo aparecen en la zona de relaciones en una distribucin que no
tiene por qu ser la deseada. Para colocar las tablas en el diagrama
simplemente site el puntero del ratn sobre la barra de ttulo del cuadro de la
tabla y arrstrelo manteniendo pulsado el ratn hasta el lugar que desee.
Repita la accin tantas veces como sean necesarias hasta conseguir la
distribucin de diagrama que desee.
Una vez que tiene todas las tablas disponibles, pruebe a realizar ms
relaciones. Por ejemplo, establezca una relacin uno a uno seleccionando el

campo IdCliente de la tabla Cliente detalles y arrestndolo hasta el campo

IdCliente de la tabla Cliente envo. Una vez abierto el cuadro de dilogo
Modificar relaciones, compruebe que se ha establecido la relacin deseada y
haga clic en Crear. Repita los pasos en el resto de tablas para crear tantas
relaciones entre tablas como requiera.
Cmo ver las relaciones cuando se abre una base de datos o se tiene abierto
otro objeto? Access 2010 facilita en cualquier momento la visualizacin de las
relaciones establecidas en una base de datos. Para ello, abra la ficha
Herramientas de base de datos y haga clic en el botn Relaciones. Listo! El
diagrama con las relaciones previamente establecidas se muestra en pantalla.
Recuerde, si an no se han establecido relaciones, Access le pedir que
comience el proceso agregando una tabla o consulta.
Una vez abierta las Relaciones y la ficha contextual Diseo, haga clic en el
botn Borrar diseo. Access le preguntar si est seguro de que desea borrar la
distribucin de la ventana Relaciones, responda S. Perfecto! Ahora podr
disear nuevas relaciones, sin perder las relaciones anteriores. Perfecto! Ahora
podr disear nuevas relaciones, sin perder las relaciones anteriores.
Para modificar una relacin ya creada, haga clic con el botn secundario sobre
la lnea que indica la relacin y, desde el men contextual abierto, seleccione
la opcin Modificar relacin. Se abre el cuadro de dilogo Modificar relacin.
Desde l podr redefinir las tablas entre las que se estableci la relacin, los
campos y el tipo de relacin. Una vez haya realizado las modificaciones, haga
clic en Aceptar para aplicar los cambios.
Existe otra forma de acceder al cuadro desde donde modificar las relaciones
establecidas, quiere conocerla? Abra la ficha contextual Diseo de las
Herramientas de relaciones, seleccione la relacin que desee modifica, por
ejemplo la relacin entre Pedidos y Clientes, y haga clic en el comando
Modificar relaciones. Compruebe cmo tambin se abre el cuadro de dilogo
Modificar relaciones.
En la pestaa de las relaciones se observan todas las tablas agregadas y las
relaciones establecidas. En ocasiones puede que se agreguen tablas que
posteriormente no se relacionan o se desee quitar algn elemento para
despejar el diagrama. Cmo conseguirlo? Sencillo. Seleccione la tabla y haga
clic en el botn Ocultar tabla. Observe cmo ya no aparece ni la tabla ni la
relacin, sin embargo seguirn existiendo.Recuerde que haciendo clic sobre
Mostrar todas las relaciones, visualizar de nuevo el diagrama con todos sus
elementos.
Para eliminar relaciones creadas por error o relaciones que ya no se necesiten,
simplemente haga clic con el botn secundario del ratn sobre la lnea de
relacin a suprimir. A continuacin, en el men contextual abierto, haga clic

sobre la opcin Eliminar. Access le pregunta si est seguro de eliminar

permanentemente la relacin, responda s. Observe como la lnea de relacin
se ha eliminado de la ventana de relaciones.

ELABORAR FORMULARIOS:
Objetivos:

Que es y la funcin de los formularios en las bases de datos

Elaborar formularios con la herramienta Formularios y con el Asistente
para Formularios
Conocer los tipos de vistas
Utilizar los controles de los formularios

Un formulario es un objeto de Access que facilita la visin de los campos de

una o varias tablas, o de las consultas. De esta manera, los formularios
favorecern la edicin de los datos de forma interactiva. Se caracterizan por
presentar una interfaz atractiva para el usuario en la que aparecen los campos
organizados y con formato, permitiendo una fcil edicin de los datos, sobre
todo a aquellos usuarios que desconozcan la estructura de las tablas.
Los Controles de los formularios se utilizarn para localizar la informacin,
introducir informacin nueva y modificar o eliminar la existente. Los ms
utilizados en Access son: Controles de cuadro de texto: se utilizarn para
visualizar o introducir informacin. Controles de etiqueta: le ayudarn a
localizar la informacin.
Este proceso se puede llevar a cabo de dos maneras: utilizando la Herramienta
formulario, con la que podr crear un formulario sencillo utilizando todos los
campos de una tabla. O con el Asistente para formularios: que le permitir
elegir los campos de la tabla que quiere utilizar en el formulario. Vamos
comenzar con la Herramienta formulario Est preparado?
El primer paso en la creacin de Formularios con la Herramienta es abrir la
tabla a partir de la cual vamos a crear el Formulario. En nuestro ejemplo vamos
a utilizar la tabla Centros, haga doble clic sobre ella y sta se abre en la Vista
Hoja de datos. Para crear un formulario utilizando la Herramienta Formulario,
haga clic en la ficha Crear y, en el grupo Formularios, haga clic en el comando
Formulario. Qu ocurre? Se ha creado un formulario basado en nuestra tabla
en el que se muestra el primer registro de la tabla en una ficha en la Vista
Presentacin.
La Herramienta Formulario ha creado una serie de etiquetas que son los
nombres de los campos de la tabla. Los campos son ahora cuadros de texto.
En la parte superior del formulario aparece el nombre de la tabla como ttulo

junto con el botn Formulario que siempre se va poder sustituir por una
imagen, como por ejemplo el logotipo de su empresa. En la Vista Presentacin
tendr activas las Herramientas de presentacin del formulario para modificar
las etiquetas del formulario. Para modificarlas simplemente haga clic sobre la
que quiera modificar y haga las modificaciones que desee.
Si en algn momento quiere editar los cuadros de texto del formulario, es
necesario abrir la Vista Formulario. Para ello, haga clic en el comando Ver y en
el desplegable pulse de nuevo sobre la opcin Vista Formulario. Las fichas
contextuales Herramientas de formulario ya no estn disponibles. Haga clic
sobre una etiqueta, por ejemplo Direccin. Qu ocurre? Ahora, la etiqueta ya
no se selecciona para modificarla, en cambio el cuadro de texto s que se ha
seleccionado para que pueda editarlo.
En la parte inferior de la ventana de Access encontrar la Barra de navegacin
registro que podemos utilizar para ver los distintos registros que forman parte
del Formulario. Haga clic en el botn Siguiente registro y Access le muestra el
segundo registro de la tabla. En esta barra se encuentra tambin el botn
Nuevo registro (vaco), con el que podr crear un nuevo registro en la tabla.
Haga clic sobre l y se le muestra un formulario en blanco con los campos
necesarios para introducir informacin de un nuevo Centro.
Cris y Martn no vean necesario crear el formulario con todos los campos, por
lo que han decidido volver a crear el formulario utilizando el Asistente para
formularios. As podrn elegir los campos que van a aparecer en l. Como
vimos en el captulo anterior esta accin se lleva a cabo mediante el Asistente
para formularios. Con la tabla ya abierta, haga clic en la ficha Crear y
seguidamente pulse de nuevo en comando Asistente para formularios. Se
abre el cuadro de dilogo Asistente para formularios.
El primer paso del Asistente es establecer qu campos quiere que aparezcan
en su formulario. Para ello ser necesario indicar, en primer lugar la tabla de
la que se quieren tomar los campos. Por defecto le aparece la que est abierta.
A continuacin aada los campos que necesite. Seleccione un campo en la
seccin Campos disponibles en y haga clic en el botn Aadir. Si el formulario
ya presenta el primer campo, haga lo mismo con el resto y luego pulse en el
botn Siguiente.
En este paso decidir la distribucin que quiere aplicar a su formulario. Puede
visualizar las distintas opciones marcando su correspondiente casilla de
verificacin y observar su aspecto en el cuadro de muestra. Para nuestro
ejemplo seleccione la distribucin Justificado, y haga clic en el botn Siguiente.
En el ltimo paso podr decidir el nombre que quiere dar a su formulario.
Compruebe que est activada la casilla de verificacin de la opcin Abrir el
formulario para ver o introducir informacin. Si selecciona Modificar el diseo

de formulario podr modificar manualmente el aspecto de su formulario en la

ventana del documento. Por ltimo, haga clic en el botn Finalizar.
En el panel de Exploracin, bajo la tabla de Proveedores aparece ahora el
formulario que acaba de crear. El formulario le muestra el primer registro en
la ventana del documento. Al igual que en los formularios creados por la
herramienta Formulario para desplazarse por los registros puede utilizar los
botones de la Barra de navegacin registro que se encuentra en la parte
inferior del ventana de Access.
Cris y Martn quieren editar algunos de los datos que acaban de crear del
formulario. Veamos cmo hacerlo. Asegrese de que est situado en el
primero de los registros y, a continuacin, haga clic en la etiqueta del campo
que quiere editar, escriba el nuevo texto y pulse la tecla Intro para desplazarse
al siguiente campo. No es necesario que guarde las modificaciones
introducidas ya que stas se almacenan automticamente.
Para aadir un nuevo registro e introducir nuevos datos en su formulario puede
utilizar el botn Nuevo registro. Si lo que desea es eliminar un registro
concreto del formulario, haga clic con el botn secundario del ratn en la flecha
negra situada en el margen izquierdo de la ventana del formulario. En el
men contextual, haga clic en Cortar. Access le pide confirmacin sobre la
eliminacin del registro. Haga clic en el botn S y el registro queda eliminado.
Finalmente, para cerrar el formulario haga clic en el botn Cerrar que se
encuentra a la derecha del formulario abierto.
A Cris le gustara visualizar un registro de la tabla Proveedores y en el mismo
formulario tener tambin la informacin de la tabla Productos, la cual est
relacionada con la primera. En Access esto es posible gracias a los
Subformularios, que son un formulario insertado en otro. El formulario donde se
inserta el subformulario recibe se denomina formulario Principal, y es el que
aparece en la parte superior de la tabla, y el Subformulario, sera el secundario
y aparece en la parte inferior.
Podr crear un formulario con un subformulario con la Herramienta Formulario
y utilizando el Asistente. Vamos a crearlo por la va ms rpida, con la
Herramienta Formulario. Con la tabla Proveedores abierta y desde la fichar
Crear, haga clic en el comando Formulario. Observe cmo se abre el formulario
con el subformulario que acaba de crear. En la parte inferior de la ventana de
Access est la barra de Navegacin registro del formulario y justamente debajo
del subformulario hay otra barra de Navegacin registro, que nos sirve para
desplazarnos por los subformularios.
En el panel de Exploracin, haga doble clic en el formulario Proveedores para
abrirlo. En la barra de Vistas en el extremo inferior izquierdo se le indica que
est visualizando su formulario en la Vista Formulario. Es la vista en la que se

abre por defecto un formulario al hacer doble clic sobre l en el panel de

Exploracin. Esta vista, como vimos anteriormente, le permite visualizar la
informacin, editar los datos de los registros, eliminarlos o introducir nuevos
registros. Conozcamos otros modos de visualizacin.
Martn quiere mostrarle a Sara la vista diseo de formulario. Le ayudamos a
hacerlo? En el grupo Vistas, haga clic en el comando Ver para desplegar su
men contextual. En l se muestran distintas vistas para los formularios.
Seleccione la Vista Diseo. Esta vista le permitir la modificacin manual de
los elementos que componen el formulario. Para ello, est dividida en tres
zonas: Encabezado del formulario: que le permite incluir elementos en el
encabezado. Detalle: donde se sitan los campos del formulario. Se repite por
cada registro de la tabla de origen. Y Pie de formulario: donde se reflejan los
elementos que cierran el formulario.
La Cinta de opciones de esta vista muestra tres fichas nuevas: Diseo,
Organizar y Formato, que recogen todos los comandos necesarios para
controlar el diseo y forma de presentacin de los elementos del formulario.
Estas fichas se muestran slo cuando estn seleccionados determinados
elementos en la aplicacin y reciben el nombre de Fichas contextuales.
Por ltimo vamos a acceder a la Vista Presentacin, haga clic en el comando
Ver y seleccione Vista Presentacin. En este tipo de vista, puede trabajar de
una forma muy similar a la de la Vista Diseo con la diferencia de que sta
muestra en tiempo real la apariencia del formulario.
En la Vista Presentacin tendr activas las Herramientas de presentacin del
formulario para modificar los controles del Formulario. En la ficha contextual
Diseo se encuentra el grupo Controles. Los controles son elementos que se
pueden aadir al formulario con la finalidad de ampliar sus funciones y facilitar
el trabajo del usuario.
Cris quiere introducir un control en el formulario, para ello va intentar introducir
el logotipo de Organiclik.com en el encabezado donde aparece el icono del
Formulario Le ayudamos a hacerlo? Haga clic en el icono que representa al
formulario y, a continuacin, en el grupo Controles pulse de nuevo en el control
Insertar Imagen. Se abre el desplegable con una nica opcin Examinar, que
abre el cuadro de dilogo Insertar imagen. En l seleccione la imagen que
quiere que forme parte del encabezado y haga clic en el botn Aceptar. La
imagen se ha insertado en el encabezado pero no se visualiza bien.
Al insertar imgenes en el encabezado de un formulario casi siempre va a
tener que modificar su tamao. Veamos cmo hacerlo. Acerque el cursor a la
lnea derecha que enmarca la imagen y arrstrela hacia el lado derecho. Una
vez hemos modificado el largo de la imagen, si sigue sin convencerle el
tamao, habr que modificar tambin su ancho. Situ el cursor en la lnea

inferior que encuadra la imagen y arrstrela hacia abajo. La imagen tiene un

nuevo tamao.
Para ver el resultado de los cambios introducidos en su formulario en la Barra
de Vistas, haga clic sobre el botn Vista de Formulario. Ahora s que parece un
formulario de Organiclick.

REALIZAR CONSULTAS BSICAS

Objetivos:

Aprender a realizar consultas sobre una base de datos mediante el uso

de un asistente y a disearlas manualmente
Saber cmo se ejecutan las consultas y a guardarlas para su posterior
uso
Usar una consulta para cambiar los registros de una tabla

Una consulta es una pregunta a la base de datos, que es respondida

utilizando los datos ya contenidos en las tablas de la base de datos con los
criterios y restricciones que el usuario desea imponer. As, por ejemplo, puede
contestar qu empleados tienen una antigedad determinada mostrando
adems los datos que interese de cualquiera de las tablas. Las consultas que
slo contestan preguntas sin cambiar ningn dato se llaman Consultas de
seleccin. Tambin se pueden utilizar consultas para realizar cambios en una
base de datos, como eliminar registros, crear tablas a partir de otras, etc. Estas
se llaman Consultas de accin.
Organiclick.com quiere actualizar el salario de los trabajadores, as que Sara
va a preguntarle a la base de datos por los nombres, apellidos, departamento y
salario base de cada uno de ellos. Pero no sabe cmo hacerlo. Gracias al
asistente de Access podr crear consultas de una manera muy sencilla.
Acceda a la pestaa Crear de la Cinta de opciones y, dentro de ella, en el
grupo Consultas, haga clic en el comando Asistente para consultas. Se abre el
cuadro de dilogo Nueva consulta. Elija el tipo de asistente, en este caso
Asistente para consultas sencillas (aparece marcado por defecto), y presione el
botn Aceptar.
Una vez abierto el cuadro de dilogo Asistente para consultas sencillas, haga
clic en la flecha de la lista Tablas/Consultas y desde el desplegable escoja la
que necesite, por ejemplo Empleados. Tras seleccionar la tabla, en el cuadro de
lista Campos disponibles aparecen sus campos; escoja el campo Nombre y
presione el botn Aadir. Ahora ese campo aparece en el cuadro de lista
Campos seleccionados, lo que significa que ese campo se mostrar en la

consulta. Sara para su consulta tambin necesita los campos: Apellidos, y

Departamento. Hagamos los mismo para tenerlos disponibles.
En muchas ocasiones se pueden necesitar que aparezcan en una consulta
campos de diversas tablas. Cmo hacerlo? Muy sencillo, una vez
seleccionados los campos de una tabla ha de seleccionar una nueva tabla. Para
ello, despliegue la lista Tablas/Consultas y, de entre las que se muestran,
escoja la tabla Puestos. Observe como ahora se muestran sus campos en el
cuadro Campos disponibles. Seleccione Salario base y haga clic en el botn
Aadir. Perfecto! En el cuadro Campos seleccionados ya contamos con todos
los campos que necesitamos para la consulta, tanto los de la tabla Empleados
como el de la tabla Puestos.
Para proseguir con la creacin de la consulta, haga clic en el botn Siguiente
del asistente. En este paso podr escoger entre la opcin Detalle para realizar
una consulta que muestre los datos tal y como estn en las tablas; o la opcin
Resumen si va a realizar algn clculo con ellos. Para el ejemplo, haga clic en
Detalle (opcin marcada por defecto). Pulse el botn Siguiente. Ahora borre el
antiguo nombre y anote el nombre de la consulta, por ejemplo Salario
empleados. Finalmente, indique la accin que desea hacer con la consulta,
abrirla o modificar su diseo. En este caso, verla. Finalice el asistente.
Sara ya puede visualizar el resultado de la operacin, La consulta ha
respondido perfectamente a su pregunta! Como se observa, Sara ha obtenido
una tabla especial que le muestra todos los campos que pidi, aunque sean de
varias tablas diferentes. Y adems no ha tenido la necesidad de ir buscndolos
por la base de datos.
Sara necesita crear otra consulta en la base de datos, pero no est segura de
que el asistente de consultas pueda serle de ayuda. Necesita ms flexibilidad.
En concreto, quiere enviar una carta a los empleados que no tienen contrato
indefinido. Access ofrece la opcin de realizar consultas desde una vista de
Diseo que permite total libertad en su creacin. Vamos a ayudarla!
Para disear consultas personalizadas sitese dentro de la ficha Crear y, en el
grupo Consultas, haga clic sobre el comando Diseo de consulta. En la
ventana del programa se ha abierto una pestaa que da acceso al diseo de la
Consulta. Tambin se presenta el cuadro de dilogo Mostrar tabla.
Desde el cuadro de dilogo Mostrar tabla se pueden seleccionar las tablas de
las que extraer los datos para la consulta. En este caso, haga clic sobre la tabla
Empleados y presione el botn Agregar. Observe cmo se ha incluido la tabla.
En esta ocasin tambin se necesitan los datos de las direcciones, por ello
haga clic en la tabla Datos Personales y de nuevo clic en Agregar. Una vez se
dispone de las tablas necesarias, pulse cerrar para ocultar el cuadro de dilogo.

En la ventana de la consulta aparecen las dos tablas seleccionas junto con una
representacin de las posibles relaciones que pudiera haber entre ellas.
Es el momento de pasar al diseo de los campos. Para hacerlo, haga doble
clic en el campo escogido, por ejemplo sobre el campo Nombre de la tabla
Datos_Personales. Observe cmo se ha aadido a la rejilla de la parte inferior
del diseo. Fjese que el programa especifica el nombre del campo y la tabla de
donde viene. Haga lo mismo con los campos Apellidos, Direccin, Poblacin y
Cdigo Postal de la tabla Datos_personales y con el campo Indefinido de la
tabla Empleados. En la rejilla de diseo se muestran todos los campos
escogidos.
Sara cuenta con todos los campos seleccionados, pero ella slo necesita
conocer aquellos empleados que no estn indefinidos. Cmo le puede dar la
instruccin a Access? Se hace en la fila Criterios del campo correspondiente. En
el ejemplo, sitese en la casilla de criterios del campo Indefinido. Este es el
lugar donde se anotan los criterios que exige la consulta. Como este campo
est configurado como tipo Si/No, o lo que es lo mismo, verdadero/falso,
escriba Falso, lo que indica que los contratos que se mostrarn en la consulta
no son indefinidos.
Ya ha terminado con el diseo de la consulta. Si quiere ver el resultado de
forma temporal, dentro de la ficha contextual Diseo localice el grupo
Resultados y haga clic en el comando Ejecutar . Como ve, la consulta ha
contestado la pregunta hecha a la base de datos devolviendo los datos de los
trabajadores, y slo de aquellos que no tienen contrato indefinido.
Access permite ocultar y mostrar los campos seleccionados para la consulta.
Esta opcin es muy til para ocultar el campo donde se ha establecido el
criterio en el cul slo se muestra informacin recurrente, es decir, se muestra
como dato el criterio establecido. En este caso, todos los registros del campo
Indefinido muestran la informacin de contratos no indefinidos. Para ocultar un
campo, haga clic en Vista diseo y acceda de nuevo al diseo de la consulta.
Fjese en la rejilla de diseo y observe la fila Mostrar. Las casillas de verificacin
activadas de cada uno de los campos indican que el campo es visible en la
consulta. Desactive la casilla Mostrar del campo Indefinido. Para comprobar el
cambio, haga clic de nuevo en el botn Ejecutar. Perfecto! El campo Indefinido
ya no se muestra en la consulta.
Sara ha enseado a Martn a crear consultas y ya han obtenido gran cantidad
de informacin. Sin embargo, Sara se ha dado cuenta de una cosa: cada vez
que hace una consulta tiene que disearla de nuevo? Martn est convencido
de que Access permite guardar las consultas para ejecutarlas siempre que uno
quiera. Veamos si lleva razn!

Como ya se ha visto, al disear una consulta, podemos ejecutarla para

visualizar el resultado. Para guardarla, haga clic en el botn Vista Diseo para
volver a la rejilla de diseo de la consulta. A continuacin, pulse el botn
Guardar de la barra de acceso rpido y se abre el cuadro de dilogo Guardar
como. Anote el nombre que desea para la consulta, en el ejemplo
No_Indefinidos. Para almacenar la consulta haga clic en el botn Aceptar.
Observe que en el panel de objetos de la base de datos se muestra el icono de
la consulta guardada.
Para cerrar la consulta en la que ha estado trabajando, en esta ocasin
No_Indefinidos, dirjase al lado derecho de la ventana de la consulta y haga
clic en el botn cerrar de su pestaa. Genial! Ahora no aparece abierta la
consulta, slo aparece en el listado de Objetos de Access.
Para ejecutar una consulta que ha sido guardada con anterioridad localcela en
el panel de objetos de la base de datos, y para visualizarla, haga doble clic
sobre su icono. Como puede observar, la consulta se ha ejecutado sin
problemas.
Sara se ha fijado en que uno de los trabajadores a los que quiere enviar la
carta se ha cambiado de domicilio, y hay que cambiarlo. Pero claro, como la
consulta muestra los datos de otras tablas, no sabe si al cambiarlo en la
consulta tambin se cambiar en la tabla original. Comprobmoslo con ella.
Con la consulta abierta, seleccione la celda del registro que quiera cambiar, en
el ejemplo, la celda de la direccin a modificar, borre la vieja direccin y pase
a introducir la correcta. Tras ello, guarde y cierre la consulta. En el panel de
objetos de la base de datos, localice la tabla Datos_Personales y para abrirla
haga doble clic sobre su icono. Con la tabla abierta, puede comprobar cmo el
dato que ha cambiado en la consulta tambin se ha modificado en la tabla de
donde sali.

ELABORACION DE INFORMES SENCILLOS

Objetivos

Explorar qu son los informes y conocer su utilidad

Aprender a disear un informe sencillo empleando el Asistente para
informes
Personalizar la barra de acceso rpido

Martn ha ido a visitar la oficina del centro de distribucin que Organiclick.com

tiene en Salamanca. Quiere conocer cmo se est implantando Access 2010

para controlar la gestin de pedidos, cuentas y el stock de almacn. Adems,

quiere reunirse con ellos para ver cmo se obtienen los informes desde una
base de datos y cmo ha de ser el formato para mantener la lnea de estilo de
Organiclick.
Los informes son resmenes de la informacin contenida en una base de datos,
con la peculiaridad de presentar un aspecto agradable y atractivo para la
audiencia a la que van dirigidos. Los informes se pueden visualizar en
pantalla, pero principalmente se utilizan para organizar y resumir los datos que
se desean imprimir. La informacin de los informes suele ir dirigida a personas
ajenas a las bases de datos, pero que necesitan conocer y manejar sus datos.
Martn ha comenzado a trabajar sobre una base de datos que le ha
proporcionado el encargado del centro de distribucin de Salamanca. Tras
echarle un primer vistazo, Martn quiere extraer un informe de la tabla
Productos para consultar fcilmente los precios de las unidades. Acompaemos
a Martn y descubramos cmo hacerlo.
Partiendo de una base de datos abierta, si desea extraer un informe de forma
rpida y sin especificar campos de una o varias tablas o consultas, lo primero
ser abrir una tabla o consulta que contenga los registros que necesita. Para
ello, desde el Panel de exploracin, haga doble clic en una tabla o consulta, en
este caso interesa la tabla Productos. Una vez abierto el objeto, haga clic en la
ficha Crear para acceder a sus opciones. Entre todos los grupos de comandos
de dicha ficha, encuentre el grupo Informes y haga clic en el comando
Informes. Perfecto! Se acaba de crear el informe de la tabla Productos. Fjese
que el informe lleva el mismo nombre.
Los informes presentan siempre el contenido referido a la informacin
almacenada en los registros seleccionados, en esta ocasin en el informe
recin creado se muestran todos los campos y registros de la tabla
seleccionada, Productos. Adems, los informes pueden incluir contenido que
mejora su presentacin como son los ttulos, encabezados y pies de pgina,
logotipos, grficos y textos introductorios.
Una vez creado y revisado el informe, puede necesitarlo para consultarlo o
editarlo ms adelante. Por ello, aprendamos a guardarlo. Teniendo el informe
abierto, haga clic en la ficha Archivo. Una vez que se encuentra en la vista
Backstage, haga clic de nuevo en la opcin Guardar objeto como. Se abre el
cuadro de dilogo Guardar como, en l aparece un nombre por defecto, en este
caso Productos debido a que el informe es de la tabla completa Productos.
Puede cambiar el nombre si lo desea, borrando y escribiendo directamente en
el campo de texto. Al acabar, pulse Aceptar para guardar el informe con el
nuevo nombre. Haga clic en la ficha Inicio y compruebe cmo ahora en el Panel

de exploracin de los objetos de Access aparece una seccin para Informes con
el informe recin guardado.
Para cerrar el informe, dirjase al extremo derecho de la ventana y haga clic
sobre el botn cerrar de la pestaa del objeto. Listo! El informe ya no est
abierto, ahora slo aparece abierta la tabla Productos, la cual puede cerrarla de
la misma forma que el informe.
Martn ahora necesita un informe ms significativo y que no sea una versin
ms bonita de una de las tablas o consultas de la base de datos, como hizo
antes. En esta ocasin quiere extraer un informe que resuma los datos de
varias tablas para conocer el estado de las ventas y los clientes que han
realizado pedidos en la primera mitad del ao, se pregunta cmo hacerlo.
Ayudamos a Martn a conseguir su objetivo?
La accin de crear informes basados slo en algunos campos determinados es
tarea del Asistente. Pongmoslo en marcha! Acceda a la ficha Crear y, una
vez en ella, busque el grupo Informes y haga clic en el comando Asistente para
informes. Observe el cuadro de dilogo del Asistente para informes recin
abierto. En la parte superior del cuadro, Access nos informa de lo que podemos
hacer.
A la hora de crear un informe con campos escogidos es importante tener claro
los campos que se necesitan y a qu tablas pertenecen, pues en esta primera
ventana del Asistente para informes se debern seleccionar. Concretamente,
la casilla Tablas/Consultas permite seleccionar la tabla de la que se escogern
los campos, por defecto aparece marcada la que est seleccionada en el Panel
de exploracin de objetos de Access. Para seleccionar la que necesite, haga clic
en el lanzador del desplegable, y entre las tablas/consultas disponibles, haga
un nuevo clic sobre la que necesite, por ejemplo tabla Pedidos_2011.
Tras escoger la tabla que necesita, compruebe cmo en la lista de Campos
disponibles aparecen ahora slo los campos de la tabla seleccionada. Para el
informe sobre el volumen de ventas, que deseamos obtener en esta ocasin,
necesitamos los campos idCliente, Nombre e idPedido. Para seleccionar el
primero de ellos, haga clic sobre el campo idCliente en la lista de la izquierda y,
tras seleccionarlo, haga de nuevo clic en el botn aadir. Perfecto! Ahora
cuenta con el primer campo en la lista de Campos seleccionados. Repita esta
accin hasta tener los campos Nombre e idPedido que desea de la tabla
Pedidos_2011. Al acabar observe como aparecen los tres campos escogidos en
el listado Campos seleccionados.
Ahora, para seleccionar campos de otra tabla o consulta, lo primero que debe
de hacer es seleccionar una nueva tabla o consulta, en este caso la consulta
Ventas_Mes. Tras ello, en el listado de Campos disponibles aparecen los
campos de esa consulta, mientras que en el listado Campos seleccionados se

mantienen los escogidos anteriormente. Para seleccionar otro campo, haga clic
sobre uno de los campos que necesite, por ejemplo en Venta, y haga clic en el
botn aadir. Lo mismo con el resto de los campos que necesite, en este caso
Mes. Perfecto! Por fin aparecen todos los campos que se necesitan para el
informe en el listado Campos seleccionados. Haga clic en Siguiente para
continuar con la creacin del informe.
En la siguiente pgina del asistente, ste pregunta si se desea agrupar los
registros por algn nivel concreto. Es decir, si se desean agrupar los registros
por un valor o dato de un campo concreto que aparece repetido en varios
registros, consiguiendo de esa forma que los registros aparezcan agrupados y
ordenados facilitando la interpretacin y lectura del informe impreso. En este
caso Martn desea que los resultados de las ventas y la informacin de los
clientes aparezcan organizados por el Mes en el que se realiz el pedido. Por
ello, haga clic sobre el campo Mes y, una vez que aparece seleccionado, haga
clic en el botn aadir. Observe como la vista previa del informe ha cambiado
para sealar que los registros se agruparan por el campo Mes, y avance
haciendo clic en Siguiente.
En este paso, el asistente proporciona la opcin de ordenar los datos del
informe hasta por cuatro campos, seleccionando orden ascendente o
descendente. En esta ocasin, Martn quiere ordenar el informe nicamente
por el campo IdCliente. Le ayudamos? Haga clic en la flecha de la primera
casilla y, entre las opciones desplegadas, seleccione el campo por el cual se
desea ordenar. Si quisiese cambiar el criterio de ordenacin tan slo debera
hacer clic sobre el botn Ascendente, y observar como ste se cambiara a
Descendente. En esta ocasin, Martn ha decidido escoger el orden
Ascendente.
Antes de pasar a la siguiente pgina del asistente, haga clic en el botn
Opciones de resumen. Una vez abierto el cuadro de dilogo con el mismo
nombre, podr escoger la opcin de clculo que necesite para resumir los
datos. En esta ocasin aparece seleccionado el campo Venta, al ser el nico
campo numrico de entre los escogidos para el informe, y para l escogeremos
el clculo Suma. As, en el informe aparecern los valores de las ventas
sumados. Haga clic en Aceptar para guardar la configuracin y volver al cuadro
de dilogo del Asistente. Y una vez en l, haga clic en Siguiente.
En este paso se puede definir la organizacin deseada para presentar los datos
desde el rea Distribucin, siendo posible escoger entre las opciones En pasos,
Bloque y Esquema. Si selecciona la casilla de verificacin de una de las
opciones, por ejemplo Bloque, podr visualizar la estructura que tendr el
informe desde un ejemplo situado a la izquierda. Para el informe que estamos
diseando, escoja mejor la opcin Esquema y, en el rea de Orientacin, deje
marcada la opcin Vertical. Ahora, haga clic en Siguiente.

Por ltimo, slo queda dar nombre al informe. Para ello, en el campo Qu
ttulo desea aplicar al informe?, borre el nombre que aparece, que ser por
defecto el de la ltima tabla o consulta que selecciono para escoger los
campos, y una vez vaca la casilla, escriba por ejemplo Ventas por clientes. A
continuacin, hay que indicar cmo se abrir el informe, si en vista previa o en
vista diseo. En esta ocasin, deje marcada la opcin por defecto, Vista previa
del informe, y haga clic en Finalizar. Perfecto! Ya tenemos listo el informe.
Martn est contento porque ya tiene el informe que necesitaba. En l
aparecen agrupados los datos por meses y cada registro de clientes aparece
ordenado por el campo IdCliente. Adems, al final de cada grupo, Mes,
aparece la suma del total de las ventas de dicho mes. El informe creado
aparece en el Panel de exploracin de los objetos de Access. Si dicho panel
est cerrado, como en esta ocasin, bralo y observe el nuevo informe.
Martn est revisando con detalle el informe que acaba de crear, y se est
dando cuenta que le gustara personalizar los colores, apariencia y corregir el
tamao de algunas reas donde no se visualizan correctamente los datos.
Vayamos con l y descubramos cmo modificar el diseo!
El informe creado, Ventas por cliente, est abierto en la Vista Preliminar.
Desde ella podr modificar algunos aspectos superficiales de la apariencia
como son el Tamao de pgina, el Diseo de pgina y el Zoom.
Adems, si desease exportar los datos del informe a algn archivo especial
podr hacerlo desde el grupo de comandos Datos, disponible en esta vista. En
caso de necesitar hacer modificaciones de diseo sobre los ttulos, cuadros de
texto, etc., Access le ofrece la Vista Presentacin y la Vista Diseo. Pasemos a
conocerlas, pero antes cierre la Vista Preliminar haciendo clic en Cerrar vista
preliminar.
Tras cerrar la Vista Preliminar, vea como el informe permanece abierto pero
ahora con otra vista activada. Si no est seguro de que la vista activa sea
Vista Diseo, haga clic en el comando Ver y, entre las opciones, escjala.
Perfecto! Ahora fjese en lo que le ofrece esta vista. Concretamente, observe
la Cinta de opciones, en ella han aparecido cuatro fichas contextuales que
forman parte de las Herramientas de diseo de informe y que le permitirn
modificar la apariencia de los elementos del informe. Otro detalle de esta vista
es la divisin que presenta la ventana del informe. Fjese que hay una divisin
por cada elemento del informe. Pasemos a conocerlas en detal
Las divisiones principales que presenta la Vista Diseo y sus caractersticas,
son: Encabezado y pie de informe. Los campos colocados en estas secciones
aparecern una nica vez al principio o al final del informe. Encabezado y pie
de pgina. En esta seccin se colocan los campos que se mostrarn al principio
o al final de cada pgina del informe. Encabezado y pie de campo. Dentro de

esta seccin aparecen reflejados los niveles de agrupamiento que se

establecieron en el asistente. En este informe, se agruparon los registros por el
campo Mes. Detalle. Los campos de esta seccin se repetirn para cada
registro de la tabla. Por ello, se suelen colocar los campos que se deseen
imprimir.
El informe al crearse presenta una apariencia muy simple. Si desea que el
informe tenga un formato ms atractivo puede aplicar uno de los muchos
Temas ofrecidos por Access. Cmo? Muy sencillo, estando en la Vista Diseo
y con la ficha contextual Diseo activada, haga clic en el comando Temas para
desplegar sus opciones. Pase el cursor si lo desea por cada una de las opciones
para conocer su nombre y, tras ello, haga clic sobre una, en esta ocasin sobre
Claridad.
Para ver cmo se ha modificado la apariencia del informe cambie la Vista. Para
ello, dentro de la ficha contextual Diseo, en el grupo Vistas, haga clic en el
lanzador del desplegable y, entre las opciones de vista, escoja Vista
Presentacin. Perfecto! Ahora ve el informe con la apariencia del Tema
escogido. Antes de seguir, recordemos que desde la Vista Presentacin, recin
activada, tambin se pueden realizar modificaciones en el diseo del informe.
Pasemos a descubrir cmo.
Martn est repasando la apariencia del informe y observa que en la casilla de
Ventas no aparece en muchos casos el dato econmico. Martn sabe que se
debe al pequeo tamao de la casilla, pero Cmo arreglarlo? Sencillo, desde
la Vista Presentacin activada, haga clic en la primera casilla del campo
Ventas, tras resaltarse todas las casillas de ese campo, haga clic sobre el lado
derecho de la casilla y, manteniendo pulsado el botn del ratn, arrstrelo
hasta aumentar el tamao de la casilla. Listo! Compruebe que todos los datos
se visualizan correctamente.
Una vez comprobado que todas las casillas tienen el tamao perfecto con
respecto a los datos que contienen, pasemos a cambiar algn detalle de
formato, por ejemplo cambiemos el color de fondo del campo Mes y del
campo con el nombre del mes. Para ello, haga clic en el campo Mes y, una vez
resaltada la casilla para indicar que se ha seleccionado, pulse la tecla Control y
al mismo tiempo haga clic sobre el campo con el nombre del mes. Perfecto!
Ahora aparecen las dos casillas seleccionadas; adems, tambin ha
seleccionado el resto de casillas de Mes y nombre que aparecen en el informe.
A continuacin, haga clic en la ficha contextual Formato y, una vez abierta,
busque el grupo de comandos Fuente y haga clic sobre el icono del comando
Color de fondo. Vea las opciones de colores disponibles en el desplegable,
escoja la que desee y haga clic sobre ella. Aprecia el cambio? Ahora los
campos tienen otro color.

Para acabar de retocar el diseo del informe, qu le parece si personalizamos

el color de cada fila de registros? Para ello, haga clic en el rea de los
registros, justo en una zona vaca y cerca de la lnea discontina. Observe
cmo con un solo clic ha conseguido seleccionarlos todos. Ahora, dentro de la
ficha contextual Formato, busque el grupo de comandos Fondo y haga clic
sobre la flecha del comando Alternar color de fila. Una vez que aparece el
desplegable con las opciones de color, haga clic sobre la que ms le guste.
Enhorabuena! Ha conseguido darle al informe la apariencia deseada.
Si desea visualizar el informe tal y como quedara impreso, puede acceder a la
Vista Preliminar. Recordemos cmo hacerlo con un solo clic. Dirjase a la
esquina inferior derecha de la ventana del programa, justo donde se encuentra
la barra de vistas, y haga clic sobre el icono de la Vista Preliminar. Observe
cmo ha cambiado la ventana del informe, ahora en la Cinta de opciones
aparecen los comandos de la nueva vista activada. Para salir de ella, vaya
hasta el lateral derecho y haga clic en el comando cerrar de la Cinta de
opciones.
Una vez que ha trabajado sobre un informe y desee cerrarlo, tan slo dirjase
al lateral derecho de la ventana del informe abierto y haga clic sobre el botn
cerrar. Si an no ha guardado los cambios efectuados, Access le preguntar si
desea guardarlos. Haga clic en s. Perfecto!, ha guardado los cambios y ha
cerrado el informe.