3222

3222
AUDITORIA OPERATIVA (FOE-AO)

.1
El artculo 21 de la LOCGR establece la potestad de realizar auditoras

operativas en los entes u rganos que estn sometidos a su fiscalizacin,
definidos en el artculo 4 de esa misma ley.
.2
Asimismo, en forma complementaria a lo establecido en la norma citada, el

artculo 11 de esa misma ley, establece que la finalidad del Ordenamiento de
Control y Fiscalizacin Superiores contemplado, es ... garantizar la legalidad y la
eficiencia de los controles internos y del manejo de los fondos pblicos... y el
artculo 17 seala que la CGR ejercer el control de eficiencia previsto en ese
artculo 11, lo cual se realiza en parte mediante la ejecucin de las auditoras
operativas.
.3
La ejecucin del proceso de la auditora operativa es responsabilidad de las

reas de fiscalizacin que integran la Gerencia de la Divisin de Fiscalizacin
Operativa y Evaluativa. Con respecto a la emisin de la normativa tcnica que
regula esta modalidad de auditora, el seguimiento de la aplicacin de la
metodologa estndar diseada, el mejoramiento continuo de esa metodologa y
del proceso, y la emisin de criterios tcnicos relacionados con la ejecucin de
auditoras particulares, son tareas que lleva a cabo la Secretara Tcnica.
.4
La auditora operativa es un examen sistemtico, constructivo, objetivo y

profesional que tiene como finalidad proporcionar a los usuarios de la
informacin de la CGR, un reporte que contiene un anlisis del desempeo de
esas actividades y adems, observaciones y recomendaciones diseadas para
promover una gestin efectiva y eficiente de los fondos pblicos, y fomentar la
rendicin de cuentas.
.5
El alcance de una auditora operativa incluye el examen de la economa,

eficiencia, efectividad y los efectos sobre el medio ambiente de las actividades
desarrolladas por los entes contables pblicos; de los procedimientos utilizados
por esos entes para medir su efectividad y para rendir cuentas; de la proteccin
de los activos pblicos; y del cumplimiento con la normativa. El sujeto de
auditora puede ser un ente contable pblico; un programa, un proyecto o una
actividad funcional o sectorial a lo ancho de la totalidad de los entes y rganos
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que administren fondos pblicos.

.6
Respecto al perodo de tiempo a ser estudiado, se puede fijar el alcance de

la auditora operativa, en un perodo que se extienda varios aos o tan corto que
comprenda slo algunas semanas. Esta caracterstica ha hecho que se describa
esta disciplina como una auditora de alcance variable.
.7
Economa. Se refiere a los trminos y condiciones bajo las cuales se

adquieren los recursos de todo tipo (humanos, financieros y materiales). Para
que una operacin sea econmica deben adquirirse los recursos requeridos en la
cantidad y calidad apropiados al menor costo posible y deben evitarse los
desperdicios.
.8
Eficiencia. Se refiere a la relacin entre los recursos (insumos) consumidos

y la produccin de bienes y servicios, se compara la relacin insumo-producto
con una relacin estndar debidamente determinada. La eficiencia aumenta a
medida que un mayor nmero de unidades de producto se produce para una
unidad dada de insumos. No obstante lo anterior, debe anotarse que la eficiencia
de una operacin se encuentra influenciada no nicamente por la cantidad de
produccin, sino tambin por la calidad y otras caractersticas del producto o
servicio ofrecido. En sntesis, es la relacin entre los productos, en trminos de
bienes, servicios y otros resultados, y los recursos utilizados para producirlos.
.9
Efectividad. Se relaciona con la medida en la cual una organizacin,

programa o unidad administrativa logra sus objetivos y metas. Se comparan los
resultados alcanzados con las metas y se relacionan con los recursos utilizados
para alcanzarlas.
.10
Rendicin de cuentas. Significa que aquellos funcionarios a cargo de la

administracin de las entidades objeto de fiscalizacin de la CGR o de
programas de esas entidades, son responsables por el manejo eficiente y
efectivo de estos. La rendicin de cuentas presupone que existe un juicio pblico
(opinin pblica) sobre las actividades de un programa o entidad pblica y que
los funcionarios y entidades estn obligados a rendir plena cuenta e informar
sobre la administracin de los fondos pblicos asignados para la consecucin de
los objetivos y metas derivados de la misin organizacional. Con base en lo
anterior, la auditora operativa es un importante mecanismo para que los
contribuyentes, diputados, ciudadanos y pblico en general, obtengan un punto
de vista acerca del manejo de las distintas actividades gubernamentales.
Manual General de Fiscalizacin Integral

-Contralora General de la Repblica
Julio, 1999
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.11
La auditora operativa consiste en la recopilacin y anlisis de informacin

relacionada con el desarrollo de las operaciones de los sujetos establecidos en el
prrafo anterior, para determinar e informar sobre el grado de correspondencia
entre esa informacin, fundamentalmente las declaraciones administrativas, y los
criterios establecidos.
.12
Los propsitos de la auditora operativa son:

a)
Informar sobre las observaciones de auditora, las conclusiones y

recomendaciones que permitan introducir mejoras significativas en las
actividades evaluadas;
b)
Incrementar el grado de eficiencia y economa de las operaciones de los

entes contables pblicos y la efectividad de los resultados con el
consecuente fortalecimiento de los controles; y
c)
Determinar que las operaciones analizadas en el curso de la auditora

cumplan, en todos sus aspectos importantes, con las disposiciones
legales, directrices gubernamentales y las polticas institucionales
relacionadas.
.13
Para que una auditora operativa sea de alta calidad debe cumplir con los
estndares mnimos establecidos en esta seccin, agregar valor, marcar una
diferencia en el servicio prestado por la CGR, ser objetiva y oportuna y adems
que su efectividad justifique su costo.
.14
La auditora operativa presenta como caractersticas ms sobresalientes las

siguientes:
a)
Sistemtica: la auditora se basa en una visin sistemtica de las

actividades que la conforman, las cuales se encuentran ordenadamente
relacionadas entre s para contribuir a la consecucin de un objetivo
especfico, por lo que la definicin, aplicacin y actualizacin de una
metodologa de trabajo uniforme, que fomente el entrenamiento y la
participacin eficiente de los profesionales responsables de ejecutarla,
constituye un pilar fundamental para lograr la eficiencia y efectividad en
la utilizacin de los recursos destinados a la auditora;
b)
Positiva y constructiva: los profesionales encargados de ejecutar la

auditora deben mantener una actitud positiva y constructiva durante el
estudio, ya que el objetivo de evaluacin de la gestin est orientado a

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brindar recomendaciones que introduzcan mejoras significativas en las

actividades evaluadas;
c)
Objetiva: se refiere a la actitud mental independiente que los

fiscalizadores deben tener y mantener al ejecutar la auditora y en la
redaccin de su informe;
d)
Profesional: los fiscalizadores deben estar capacitados en las tcnicas

de este tipo de auditora y mantener el debido cuidado en la aplicacin
de las mismas. Deben ser capaces de disear e investigar los criterios
que se utilizan, para tomar las decisiones acerca de la determinacin de
los tipos y cantidades de evidencia necesaria y para evaluar s la
informacin recopilada corresponde con los criterios establecidos;
adems deben ser competentes para llegar a una conclusin adecuada
con base en el anlisis de las evidencias. El criterio del fiscalizador es
indispensable en todo su trabajo, tanto al determinar sus procedimientos
de revisin, como al evaluar la evidencia comprobatoria y los juicios
adoptados por la administracin en el desarrollo de las operaciones
(gestin);
e)
Enfoque de lo general a lo particular: para una mejor orientacin de los

esfuerzos de auditora, es necesario la jerarquizacin de las operaciones
realizadas por los entes contables pblicos objeto de fiscalizacin, para
que de un enfoque general, conforme se ejecuta el proceso, se definan
las reas de potencial importancia bajo los criterios establecidos;
f)
Interdisciplinaria: por la diversidad de los sujetos de este tipo de auditora

se requiere de la participacin de profesionales de varias disciplinas
acadmicas que brinden puntos de vista diferentes en relacin con los
aspectos objeto de estudio y de sus especialidades para realizar anlisis
efectivos;
g)
Coordinada con unidades de la organizacin auditada: un elemento

fundamental en la aplicacin de esta modalidad de auditora lo constituye
la coordinacin con diversas unidades de los entes contables pblicos
involucrados en el estudio, primordialmente con las auditoras internas, y
cualesquiera otras que se requieran, segn los objetivos del estudio;
h)
Estratgica: el desarrollo de la auditora de un ente contable pblico,

unidad administrativa, programa, actividad o proyecto de la organizacin,
incluir sus componentes ms estratgicos para la consecucin de los

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objetivos establecidos, de acuerdo con los criterios sealados por esta

Contralora;
i)
Cclica: no se puede realizar una auditora total a un ente contable

pblico en una sola oportunidad, por lo que es necesario realizar este
tipo de auditora por ciclos; para tal efecto, se deben establecer reas
prioritarias de anlisis y estudiarlas en ese orden, tomando en cuenta,
aquellas que presenten mayores oportunidades para introducir mejoras
significativas. En auditoras posteriores se analizarn aquellas reas no
analizadas en auditoras anteriores; por lo tanto, la adopcin de una
planificacin cclica para examinar todas las actividades, constituye la
mejor alternativa para cubrir en detalle los segmentos importantes de la
organizacin; y
j)
Ecolgica: En el examen de los procesos o acciones emprendidas por

los diferentes sujetos de auditora debe tomarse en cuenta el impacto
que sobre el medio ambiente tengan la prctica de esos procesos o
acciones, por medio
de
la ejecucin de auditoras operativas
ambientales.
.15
En el desarrollo de la auditora operativa es posible utilizar dos enfoques:

auditora basada en resultados y auditora basada en sistemas y procesos.
.16
En el enfoque basado en resultados, el nfasis es puesto en la identificacin de

resultados crticos o productos por ser logrados por un programa o proceso.
Estos resultados pueden tomar la forma de productos relacionados con los
esperados, productos entregados o metas inmediatas que deben ser logradas
por el programa o proceso para ser un xito. El propsito de una auditora
basada en resultados es identificar debilidades en los resultados de un programa
o proceso para rastrear estas debilidades hacia atrs a la serie de
procedimientos y actividades que podran ser su causa.
.17
Un enfoque de resultados necesita ser parte de las actividades tempranas de la

planificacin y puntos de decisin clave a lo largo del proceso de auditora.
Desde luego, el equipo tiene que tener claro los objetivos de la auditora. El
grado en el cual un enfoque basado en resultados es adoptado es evidente por
la terminologa empleada en los objetivos de auditora.
.18
En un enfoque basado en sistemas y procesos, la naturaleza, alcance y

oportunidad de los procedimientos detallados de auditora estn basados en el

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estudio organizado y evaluacin de los sistemas y controles importantes en la

entidad fiscalizada. El enfoque basado en sistemas es elegido para habilitar al
fiscalizador a concentrar el esfuerzo de auditora en reas donde el desempeo
no est adecuadamente monitoreado y publicado y donde los controles ni existen
o no estn operando apropiadamente. Al final de la etapa de examen, el auditor
debera estar en la capacidad de sealar las fortalezas y debilidades de los
sistemas clave y controles relacionados e indicar las causas y efectos de las
debilidades y desarrollar conclusiones y recomendaciones.
.19
La CGR adoptar para el desarrollo de las auditoras operativas, prioritariamente,

el enfoque de auditora basado en resultados.
.20
En el proceso de auditora operativa convergen cuatro procesos que generan

insumos importantes para la ejecucin de una auditora de este tipo. En la tabla
que se muestra a continuacin se indican esos insumos y los proveedores o
responsables de los procesos que generan tales insumos:
PROCESO
INSUMO
PROVEEDOR
Planificacin
Listado de auditoras operativas a ejecutar
Estrategia
institucional
por ao por las reas de fiscalizacin
Institucional
Anlisis
Informacin acerca de prioridades en la
Area
presupuestario
asignacin de recursos por la Administracin
fiscalizacin
Activa hacia reas estratgicas, proyectos o
especfica
de
programas
Soporte tcnico Denuncias valoradas que deben tomarse en
Secretara Tcnica
cuenta en la ejecucin de las auditoras

Area
de
Normativa tcnica y lineamientos para la
fiscalizacin
conduccin de auditoras
especfica
Conocimiento
Informacin que permite comprender el
Area
ente/rea y
quehacer de la entidad fiscalizada y su
fiscalizacin
evaluacin del
entorno y el nivel de riesgo de su operacin
especfica
de
riesgo

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.21
De este proceso tambin se derivan productos que sirven de insumo a otros

procesos o para satisfacer necesidades de los clientes, segn se muestra en el
cuadro siguiente:
PRODUCTO
PROCESO
Informe de auditora
CLIENTE
Auditora operativa Administracin
Activa
(entidad
fiscalizada)
Asamblea
Legislativa
(casos
relevantes)
Informe de auditora y el Seguimiento
Gerencia
cronograma con plazos de
fiscalizacin especfica
cumplimiento
del
Area
de
disposiciones emitido por la

administracin
Informe de evaluacin
Evaluacin
Estrategia institucional
institucional
.22
El proceso de la CGR para realizar la auditora operativa en los entes contables

pblicos est conformado por los siguientes subprocesos: Planificacin (FOEAO-1), Examen (FOE-AO-2), Comunicacin de resultados (FOE-AO-3), y
Seguimiento (FOE-AO-4).
PLANIFICACION (FOE-AO-1)
Seleccin del equipo para la planificacin (FOE-AO-1.1)
.23
El Gerente de Area designa a un funcionario que se har cargo de la coordinacin

del proyecto de fiscalizacin y conjuntamente con ese funcionario evala la
necesidad de recurso humano adicional para desarrollar la fase de planificacin.
En la escogencia del coordinador y de los dems miembros del equipo deben
tomarse en cuenta aspectos tales como: las prioridades de trabajo del rea, la
carga de trabajo asignada a los funcionarios, la disponibilidad del personal, la
complejidad de la auditora y la experiencia y los conocimientos requeridos para
efectuar el estudio.

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de
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.24
El Gerente de Area registra en el sistema de control de trabajos el inicio del

proyecto de fiscalizacin. Por su parte el coordinador del equipo programa la
ejecucin del proyecto con todas las actividades que conlleva en la herramienta
informtica escogida al efecto.
Elaboracin del programa para la planificacin preliminar (FOE-AO-1.2)
.25
El equipo designado elabora un programa de planificacin preliminar. La

planificacin preliminar tiene
como
propsito fundamental actualizar
el
conocimiento del ente u rgano a efecto de identificar posibles reas a estudiar

(reas de indagacin) y determinar cualquier situacin o limitacin importante
que exista para la realizacin de la auditora. Dicho programa comprende el
objetivo de esta fase, los procedimientos a ejecutar y los recursos necesarios
para desarrollar el referido programa. Para preparar ese programa es
imprescindible que se estudie la informacin disponible en el sistema de
conocimiento de la entidad, para determinar aquellos aspectos del perfil
institucional que es necesario actualizar para cubrir los requerimientos de
informacin para ejecutar el estudio.
Presentacin y traslado del equipo a la entidad fiscalizada (FOE-AO-1.3)
.26
El equipo encargado de la planificacin preliminar realiza las siguientes

actividades correspondientes a la presentacin a la administracin de la entidad
fiscalizada y su traslado al campo: preparacin de una nota de presentacin, la
solicitud de audiencia, la reunin de presentacin y ubicacin en la oficina
designada.
.27
En la reunin que se efecte para la presentacin del equipo, se comunica el

objetivo de la auditora y se solicita la colaboracin necesaria para la realizacin
del estudio. Adems se discuten aspectos considerados importantes para la
auditora, se identifican eventos o legislacin que puedan tener impacto en su
ejecucin y se obtiene informacin sobre aquellas reas particulares a las que la
Administracin le gustara que el equipo le prestara particular atencin en
relacin con su objetivo de auditora.
Ejecucin del programa y escogencia del rea de indagacin (FOE-AO-1.4)
.28
El equipo de fiscalizacin ejecuta el programa de planificacin preliminar, y con

base en los resultados obtenidos actualiza el conocimiento de la entidad. Como

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producto de esa actualizacin se identifican las reas de indagacin sobre las

que se profundizar su conocimiento en la planificacin detallada.
.29
Dada la relevancia que tiene la actualizacin del conocimiento de la entidad, para

la seleccin de las reas de indagacin, a continuacin se detallas algunas
tcnicas que deben ser consideradas en esta fase:
a)
Entrevistas con la administracin superior de la entidad fiscalizada. El

equipo determina aquellos funcionarios pertenecientes a la administracin
superior que es necesario entrevistar para la obtencin de la informacin
requerida, prepara las agendas especficas, concerta las reuniones y
documenta su ejecucin;
b)
Revisin de documentacin significativa. La revisin de la documentacin

considerada importante que contiene informacin referente al cumplimiento
de los objetivos institucionales relacionados con el asunto objeto de
auditora, es un requisito esencial para desarrollar la estrategia de la
auditora. Entre otra documentacin es importante revisar el plan
estratgico, el plan operativo anual y el presupuesto, las actas del rgano
colegiado superior, los informes de gestin financieros y operativos, e
informes de la auditora interna y cualquier otra informacin importante que
contribuya a una mayor comprensin de las actividades y operaciones,
cumplimiento de objetivos y metas, y de los riesgos de operacin;
c)
Anlisis de cambios importantes efectuados en las operaciones estudiadas.

Es necesario que se identifiquen problemas o situaciones que tengan
impacto en la auditora. Estos problemas provienen, generalmente, de
actividades
nuevas
emprendidas
por
la
entidad,
esfuerzos
de
reestructuracin, decisiones polticas y algunos otros detectados. El impacto

de cualesquiera de tales sucesos debera reflejarse en la estrategia y
tambin, al alcance considerado necesario, en los planes de auditora
detallados; y
d)
Estudio de los sistemas de informacin. Es pertinente durante la fase de

planificacin que el equipo de auditora acumule un conocimiento
actualizado de los sistemas importantes para la auditora y entre ellos tiene
un papel preponderante, el control interno de las operaciones examinadas.
.30
El equipo de fiscalizacin selecciona las reas de indagacin, que sern

estudiadas con mayor profundidad en las fases posteriores del estudio, con base

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en los resultados de la planificacin preliminar, los factores claves para el xito

asociados a la entidad, y otros elementos como son:
.31
a)
Utilizacin de recursos humanos, fsicos y financieros;
b)
Impacto de un programa en la opinin pblica;
c)
Naturaleza de los programas; y
d)
Prioridades de fiscalizacin establecidas por la CGR en plan estratgico.
El equipo de fiscalizacin someter a conocimiento del Gerente de Area, las

reas de indagacin seleccionadas, con el propsito de conocer su opinin sobre
el particular y efectuar los ajustes que corresponda.
Conformacin del Comit Asesor de Fiscalizacin (FOE-AO-1.5)
.32
El Gerente de Area y el equipo de fiscalizacin coordinan lo que corresponda para

la conformacin del Comit Asesor de Fiscalizacin (CAF), siempre y cuando
se estime necesario.
.33
La conformacin del CAF se realiza de acuerdo con los lineamientos generales

establecidos en la seccin 3221 referente a la Auditora de estados financieros.
En este proceso, se establecen las actividades mnimas en las que debe
participar el CAF, sin perjuicio de la asesora que puede brindar en otros
momentos del estudio, en el caso de que se requiera.
Diseo de la planificacin detallada (FOE-AO-1.6)
.34
El equipo disea la planificacin detallada, la cual tiene como objetivos:

a)
Examinar el rea de indagacin;
b)
Determinar las reas crticas o de potencial importancia;
c)
Preparar
una
evaluacin
preliminar
de
las
reas
potencialmente
importantes;
.35
d)
Preparar un plan general de auditora; y
e)
Desarrollar propuestas de estructuras de informes.
El equipo de fiscalizacin elabora un programa de planificacin detallada a efecto

de:
a)
Identificar las reas crticas y su alcance;

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b)
Establecer la importancia de estas reas crticas en razn de su

materialidad, auditabilidad, impacto y riesgo; y
c)
Establecer el presupuesto de tiempo, el costo aproximado de la auditora,

las habilidades, destrezas y competencias requeridas en el equipo que la
realizar.
.36
Para desarrollar el contenido del programa para la planificacin detallada es

importante que el equipo haya identificado los criterios generales de auditora y
conozca las actividades importantes relacionadas con las reas de indagacin.
Este programa comprende lo siguiente: el objetivo de la planificacin detallada,
los procedimientos por desarrollar y los recursos necesarios para ejecutarlos.
.37
Previo al desarrollo de las actividades finales de la planificacin detallada debe

recopilarse la informacin sobre el rea seleccionada a un nivel que permita
conocerla con profundidad e identificar los los sntomas de los problemas y
oportunidades para el mejoramiento de la gestin de la entidad fiscalizada.
Evaluacin del riesgo total de la auditora (FOE-AO-1.7)
.38
El equipo de fiscalizacin realiza una evaluacin del riesgo total de la auditora, el

cual representa la posibilidad de que la CGR emita una opinin inapropiada en
un informe sobre los resultados del examen del sujeto de auditora, con base en
una obtencin inadecuada de evidencia o en un diseo ineficaz de los
procedimientos de auditora necesarios para recopilar la informacin que permita
sustentar tal opinin, por lo que se arriba a conclusiones errneas o poco
acertivas. Dicha evaluacin, considera la valoracin general del riesgo que se
efectu en la fase de planificacin preliminar.
.39
El riesgo de auditora se compone de tres elementos: riesgo inherente o

susceptibilidad a la comisin de errores de las operaciones que estn siendo
examinadas; riesgo de control que representa la posibilidad de que el control
diseado por la administracin de la entidad fiscalizada no detecte o prevenga
los errores relacionados con la naturaleza de las operaciones; y el riesgo de
deteccin invocara la posibilidad de que los procedimientos de auditora
aplicados no detecten los errores importantes que tampoco haya detectado el
sistema de control de la entidad.

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.40
La evaluacin de los riesgos anteriores da como resultado una valoracin del

riesgo total de la auditora el cual se fundamenta en el conocimiento adquirido y
la comprensin del ambiente de control de la entidad fiscalizada.
Definicin de las reas crticas (FOE-AO-1.8)
.41
El equipo define para el sujeto indagado, las reas crticas o reas de potencial
importancia para el logro de los objetivos de la entidad y la consecucin de los
resultados respectivos. Algunos elementos que inciden en la seleccin de las
reas crticas son:
a)
Decisiones clave de la administracin de la entidad fiscalizada;
b)
Problemas relacionados con el sistema de informacin para la toma de

decisiones;
c)
Despilfarro, ineficiencia, mala administracin; y
d)
Naturaleza, tamao e impacto de actividades en las diferentes operaciones.
Definicin de los objetivos especficos por proyecto (FOE-AO-1.9)

.42
El equipo conforma los proyectos de auditora de acuerdo con la distribucin de

las reas crticas y asignan objetivos especficos por proyecto que orientarn el
examen. Estos objetivos deben tener una relacin directa con el objetivo general
de la auditora.
Definicin de las declaraciones administrativas significativas (FOE-AO1.10)
.43
El equipo determina las declaraciones administrativas ms importantes en

relacin con los proyectos de auditora definidos. Tales declaraciones son
afirmaciones implcitas o explcitas que hace la administracin de la entidad
fiscalizada sobre las operaciones que ejecuta. En este momento de la auditora
el fiscalizador debe establecer una relacin entre los objetivos de los proyectos,
las declaraciones administrativas y los criterios especficos de auditora que se
utilizarn en el estudio, y a los cuales se hace referencia en el siguiente punto.
Determinacin y valoracin de criterios especficos (FOE-AO-1.11)
.44
El equipo investiga, analiza, recopila, desarrolla y comunica a la Administracin,

los criterios especficos que confrontar contra las declaraciones administrativas

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detectadas.
Los criterios son estndares razonables contra los cuales se
evalan las condiciones existentes en la entidad, relacionadas con el proyecto de

auditora.
Los criterios constituyen la base para el posterior desarrollo de
procedimientos de auditora. Estos criterios estn directamente relacionados con

los factores claves de xito para alcanzar los resultados y se definen al final de la
planificacin detallada.
.45
Algunas fuentes claves de criterios especficos, entre otras son: legislacin,

manuales operativos y de procedimientos, polticas, guas y directrices, prcticas
administrativas
generalmente
aceptadas,
organizaciones
profesionales,
literatura, informes de otros profesionales. En caso de que no se encuentren se

acude al desarrollo de criterios especficos si la naturaleza del asunto objeto de
examen lo permite.
Determinacin del alcance de la auditora (FOE-AO-1.12)
.46
El equipo determina el alcance de auditora que maximiza la utilizacin de los

recursos destinados para su ejecucin. Por lo tanto, el propsito de establecer el
alcance es permitir la concentracin de los recursos y esfuerzos en relativamente
pocas reas que puedan tener un impacto importante sobre el desempeo y los
resultados del sujeto que est siendo auditado, para lo cual se deben tener
presente los criterios de riesgo, materialidad, impacto y auditabilitad.
.47
El alcance de las auditoras operativas se enfoca hacia los asuntos que sern
objeto de estudio, la extensin y profundidad de las pruebas, el tiempo y la
naturaleza de la auditora. El alcance debe describir las partes de la entidad,
programa, actividad o proyecto que sern sujeto de auditora y para las que
aplicarn las conclusiones. La extensin y profundidad de las pruebas estn
referidas a la combinacin ptima de pruebas de controles, sustantivas y
analticas;. en funcin de la solidez o debilidad del sistema de control interno y de
la naturaleza, volumen o complejidad de las operaciones del ente examinado. El
tiempo corresponde al perodo que abarca el examen; y la naturaleza de la
auditora se refiere al tipo de examen practicado, que a su vez depende de la
naturaleza de las operaciones estudiadas.
Preparacin del plan general de auditora y discusin con el CAF (FOE-AO1.13)

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.48
El equipo prepara el plan general de la auditora (PGA) que es un documento

conciso que contiene la siguiente informacin:
a)
Una breve descripcin de aspectos de tipo organizativo, administrativo,

jurdico, operativo, tcnico, u otros que justifican la definicin de los
proyectos de auditora y sus objetivos;
b)
Un resumen de los proyectos de auditora a ejecutar, con sus objetivos

especficos y criterios de evaluacin;
c)
El reporte del plazo requerido y de la fecha estimada para la finalizacin de

la auditora; y
d)
.49
El estimado de recursos y personal de fiscalizacin necesario.
El equipo someter el PGA a conocimiento del Gerente de Area, a efecto de

conocer su opinin y efectuar los ajustes pertinentes.
.50
El equipo realiza una presentacin del PGA al CAF, con el propsito de recibir
asesora e incorporar las mejoras que eventualmente resulten pertinentes. En
esta presentacin, participar tambin el Gerente de Area.
Aprobacin del plan general de auditora (FOE-AO-1.14)
.51
El Gerente de Area aprueba el PGA y deja constancia formal de dicha aprobacin.

Igual procedimiento se seguir en caso de alguna modificacin importante al
PGA.
El Gerente de Area somete a conocimiento del Gerente de Divisin
asuntos relacionados con el plan, en caso de considerarse estrictamente

necesario.
EXAMEN (FOE-AO-2)
Conformacin del equipo definitivo (FOE-AO-2.1)
.52
El Gerente de Area y el coordinador del equipo, una vez que el PGA se encuentra
aprobado y se conocen los requerimientos de recursos humanos y tcnicos,
proceden a la conformacin del equipo definitivo. Para este efecto, se consulta el
sistema de recursos humanos. Dependiendo de la complejidad del examen y de
la disponibilidad de funcionarios, en caso de ser necesario, se coordina con el
Gerente de Divisin, la asignacin de personal de otras reas de fiscalizacin
para la conformacin del equipo que realizar el examen propiamente dicho. Es
en este momento tambin se incorporan los especialistas contratados para

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formar parte del equipo que realice la auditora, encargados de la evaluacin

tcnica de una rea en particular.
Desarrollo de programas de auditora especficos por proyecto (FOE-AO2.2)
.53
El equipo elabora los programas de auditora, los cuales deben establecer los
procedimientos de auditora detallados que permitirn el logro de los objetivos
planteados y la obtencin de la evidencia apropiada respecto a la comparacin
entre las operaciones y declaraciones administrativas realizadas por el ente
auditado y los criterios seleccionados. Los programas deben convertirse en una
gua sobre el trabajo por realizar y deben ser discutidos y aprobados por el
equipo, para poder constituirse en una herramienta de supervisin efectiva, para
el cumplimiento del presupuesto y garantizar la calidad del trabajo, por lo que se
constituye en base para ejercer el control administrativo del proyecto de
fiscalizacin.
.54
El programa detallado de auditora por proyecto incluye lo siguiente:

a)
Nombre de la entidad fiscalizada y del proyecto en particular;
b)
Nmero de horas presupuestadas para su desarrollo,
c)
Objetivos especficos;
d)
Los procedimientos de auditora (procedimientos analticos, pruebas de

controles y procedimientos sustantivos) por cada criterio a evaluar que
corresponde al objetivo especfico a cumplir, los cuales deben detallar la
evidencia por recopilar y las tcnicas para su obtencin;
.55
e)
La asignacin de los recursos; y
f)
El cronograma de actividades.
En relacin con la preparacin de los programas de auditora el equipo tiene las

siguientes funciones:
a)
Comparar la relevancia de las labores determinadas en el programa de

auditora con el tiempo requerido, para lo cual evala el costo estimado del
trabajo de auditora en relacin con sus objetivos (relacin costo/beneficio);
b)
Establecer la posibilidad de identificar las relaciones entre los programas de

auditora de los diversos proyectos y asegurarse que los procedimientos de

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auditora no se dupliquen, para lo cual asegura la relacin lgica de los

procedimientos y coordinar los procedimientos entre los proyectos;
c)
Asesorarse sobre programas especializados o estandarizados;
d)
Aprobar los programas de auditora, para lo cual se comentan los criterios

detallados y se revisan los procedimientos de cara al objetivo especfico; y
e)
Asegurarse que los programas han sido debidamente terminados y

revisados.
.56
El coordinador del equipo se asegurar que se cumpla con los requerimientos

establecidos anteriormente para la elaboracin de los programas de auditora.
Aplicacin de los programas y recopilacin de la evidencia (FOE-AO-2.3)
.57
El equipo ejecuta los procedimientos contenidos en los programas de auditora y

obtiene la evidencia necesaria para sustentar las desviaciones entre las
operaciones realizadas por el ente y los criterios de auditora definidos, las
conclusiones y recomendaciones derivadas del estudio.
.58
La evidencia se define como cualquier informacin o hechos que utiliza el

fiscalizador para determinar si las actividades que se estn auditando, se
presentan de acuerdo con los criterios establecidos, o tambin como los hechos
que obtiene durante su trabajo de campo para documentar y justificar sus
observaciones y conclusiones. Por lo tanto, la evidencia es utilizada para probar
o desaprobar una proposicin o afirmacin administrativa (declaracin). La
recopilacin de evidencia de calidad es un aspecto medular para el xito de la
auditora y debe mantenerse como objetivo del fiscalizador en la ejecucin del
proceso, fundamentalmente en la etapa de examen.
.59
Existen diferentes tipos de evidencia, a saber:

a)
Evidencia fsica: se obtiene al observar los eventos o examinarlos

fsicamente. En este caso la evidencia puede tomar forma de fotografas,
mapas, organigramas, grficos u otras representaciones de este tipo.
b)
Evidencia oral: toma la forma de resmenes o informes que elabora el

fiscalizador como producto de entrevistas o requerimientos de informacin a
funcionarios de la entidad fiscalizada, y pueden originarse en fuentes
externas o internas. Estas formas escritas pueden proveer importantes
indicios que no siempre se pueden obtener a travs de otras formas de

Julio, 1999
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trabajo en auditora. Este tipo de evidencia por s misma no es usualmente

concluyente pues debe respaldarse con documentacin. Las tcnicas a las
que se recurre para obtenerla son la indagacin, los cuestionarios y las
encuestas.
c)
Evidencia documental: es la forma ms comn de evidencia y puede ser

interna o externa. La externa incluye correspondencia recibida por la entidad
fiscalizada, facturas de los proveedores, contratos, informes de auditora
externa y otros, confirmaciones de terceras personas; y la interna, se origina
en la entidad e incluye los registros contables, correspondencia,
descripciones del trabajo que ah se realiza, planes de trabajo,
presupuestos, informes internos y memoranda, documentos del personal,
calificaciones de servicios, organigramas, polticas y procedimientos
internos, entre otros.
d)
Evidencia analtica: se deriva del anlisis y verificacin. La fuente de tal tipo

de evidencia son los clculos y comparaciones, a menudo involucra
clasificar informacin en componentes para formarse un juicio acerca de la
correlacin de esa informacin o consistencia con otras formas de
evidencia; se utiliza generalmente, para respaldar y corroborar otra
evidencia.
.60
La evidencia que obtiene el fiscalizador para respaldar sus afirmaciones y

conclusiones, debe reunir las siguientes caractersticas:
a)
Relevante: la evidencia debe estar estrechamente relacionada con los

objetivos, alcance y criterios utilizados en la auditora;
b)
Competente: representa la confianza depositada en la fuente de informacin

usada como evidencia; para ser competente, la evidencia debe ser obtenida
de una fuente confiable; y
c)
Suficiente: se refiere a la cantidad de evidencia requerida para llegar a una

conclusin respecto de un objetivo de auditora, el cunto de evidencia es
denominado normalmente el peso de la evidencia.
d)
Representativa: la evidencia recopilada debe tipificar una determinada

observacin o fundamentar un caso representativo de una deficiencia y no
tratarse de un caso aislado;

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e)
Consistente: la evidencia recabada debe ser sujeta a confirmacin para

evitar los cambios que pueden dejar sin fundamento a una observacin o
deficiencia especfica;
f)
Oficial: la evidencia obtenida debe tener sustento oficial, al provenir de

fuentes autorizadas y con conocimiento de las prcticas y procedimientos de
la organizacin;
g)
Confiable: la evidencia debe provenir de una fuente confiable y si este no es

el caso recurrir a evidencia adicional que corrobore las observaciones
efectuadas;
h)
Objetiva: la evidencia debe haberse obtenido de una fuente sin prejuicios;

de lo contrario debe recurrirse a evidencia adicional para corroborar lo
detectado;
i)
Oportuna: la evidencia obtenida sobre la que se basan las observaciones y

conclusiones debe ser actual para ser tomada como fundamento que los
soporte;
j)
Verificada internamente: la evidencia debe ser confirmada a un nivel interno

por la verificacin de los procedimientos o provenir de sistemas de
informacin que tengan adecuados controles;
k)
Evidencia no contradictoria: se debe confirmar que los diferentes tipos de

evidencia recopilados en el transcurso de la auditora no contradigan las
observaciones detectados, y si ese es el caso, que esas piezas de evidencia
hayan sido satisfactoriamente explicadas y cualesquiera anomalas
resueltas para evitar en el futuro malas interpretaciones;
.61
La evidencia recopilada debe quedar documentada en los papeles de trabajo

(P/T) que respaldan la labor de la auditora operativa, por supuesto bajo un
concepto de papeles de trabajo electrnicos, bajo la premisa de la reduccin
hasta el mximo posible de la utilizacin de papel y el uso intensivo de las
tecnologas de informacin. Los P/T constituyen el conjunto de piezas
documentales o electrnicas (procesador de textos, hojas electrnicas, o
elaborados en alguna otra aplicacin informtica), en los cuales est consignada
la evidencia recopilada por el fiscalizador y los resultados de las pruebas
realizadas durante su examen; tambin formarn parte de los P/T aquellas
piezas documentales o electrnicas obtenidas por el fiscalizador y que no han

Julio, 1999
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sido preparadas por l. Los P/T sern el enlace entre el trabajo de campo y el
informe de auditora operativa.
.62
Los P/T deben confeccionarse de acuerdo con las ms altas normas de calidad
profesional. Deben estar organizados y archivados adecuadamente para facilitar
su localizacin.
Evaluacin de la importancia de las desviaciones (FOE-AO-2.4)
.63
El equipo de fiscalizacin determina las observaciones de auditora o hallazgos y

evala su importancia. El desarrollo de los hallazgos por parte del fiscalizador,
comprende cuatro atributos bsicos que son:
a)
Condicin: constituye la situacin encontrada por el fiscalizador con

respecto a una operacin, actividad o transaccin. La condicin refleja el
grado en que los criterios estn siendo logrados o aplicados;
b)
Criterio: Es la norma o parmetro con la cual el fiscalizador mide la

condicin. Son las metas que la entidad fiscalizada est tratando de lograr o
las normas relacionadas con su logro. Constituyen las unidades de medida
que permiten la evaluacin de la condicin;
c)
Efecto: Es el resultado o consecuencia real o potencial que resulta de la

comparacin entre la condicin y el criterio que debi ser aplicado. Sean
estos reales o potenciales, deben definirse en lo posible en trminos
cuantitativos, como moneda, tiempo, unidades de produccin o nmeros de
transacciones.
El establecimiento de efectos ayuda a demostrar la
necesidad de accin correctiva y provee la evidencia sobre la importancia

del hallazgo. Algunas veces no es posible la cuantificacin del efecto, sin
embargo esto no es una razn vlida para no informar sobre observaciones
importantes; y
d)
Causas: Es la razn o razones fundamentales por las cuales se present la

condicin, o es el motivo por el que no se cumpli el criterio o la norma. Las
recomendaciones que se formulen como resultado del estudio, deben estar
directamente relacionadas con las causas que se hayan identificado.
.64
Los requisitos bsicos en un hallazgo son los siguientes:

a)
Importancia relativa que amerite su desarrollo y comunicacin formal;

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b)
Basado en hechos y evidencia precisos que figuren en los papeles de

trabajo;
c)
Objetivo, al fundamentarse en hechos reales;
d)
Basado en una labor de auditora suficiente para respaldar las conclusiones

resultantes; y
e)
Convincente para una persona que no ha participado en la ejecucin de la

auditora.
.65
Para el desarrollo de un hallazgo, adicionalmente es importante considerar los

siguientes elementos:
a)
Identificar las lneas de autoridad y de responsabilidad en la entidad con

respecto a la condicin encontrada;
b)
Determinar s la deficiencia es aislada o muy difundida, o sea la frecuencia

de la deficiencia para evaluar si se trata de un caso aislado o representa
una debilidad sistemtica general;
c)
Considerar la importancia relativa de las observaciones o deficiencias, en

relacin con los objetivos de la auditora para la entidad fiscalizada;
d)
Obtener
opiniones
de
los
funcionarios
entidades
directamente
relacionadas;
e)
Determinar las conclusiones de auditora con base en la evidencia

acumulada; y
f)
.66
Determinar las acciones correctivas (recomendaciones).
La informacin obtenida segn progresa el trabajo de auditora puede indicar la

necesidad de un cambio en la direccin o nfasis del trabajo planificado
inicialmente o una extensin o reduccin en su alcance. En general, el desarrollo
de un hallazgo debe continuarse siempre y cuando su importancia y los logros
potenciales justifiquen la utilizacin de los recursos humanos y financieros de
auditora.
Evaluacin de causas y efectos considerando importancia relativa (FOEAO-2.5)

Julio, 1999
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.67
El equipo de fiscalizacin debe evaluar a profundidad, las causas y los efectos de

las desviaciones o hallazgos, como paso previo a la elaboracin de conclusiones
y recomendaciones del estudio.
.68
Dicha evaluacin conlleva que la causa debe ser desarrollada hasta el punto
donde su correccin solucione o prevenga la recurrencia de un hallazgo
negativo, o fortalezca las acciones de la Administracin respecto a determinadas
operaciones. Por otra parte, los efectos deben desarrollarse al punto de que
justifique la recomendacin. El anlisis de causa y efecto puede ser til en reunir
partes y hacer que haya sentido en consideracin a una serie de observaciones
aleatorias, el anlisis no deber ser observado como un acertijo con una sola
solucin. Las cadenas de causa y efecto tienden a confundirse y unirse haciendo
difcil el establecimiento de relaciones claras. El anlisis deber ser observado
como una herramienta de evaluacin, ms no como una frmula inflexible para
ser seguida.
Elaboracin de conclusiones, disposiciones y recomendaciones por
proyecto (FOE-AO-2.6)
.69
Los fiscalizadores a cargo de los diferentes proyectos elaboran las conclusiones,

disposiciones y recomendaciones para que sean objeto de anlisis y validacin
en forma previa a su incorporacin al informe repectivo.
.70
Las conclusiones son deducciones lgicas consecuencia de los hallazgos

encontrados y no simples repeticiones de las observaciones. Establecen si los
objetivos de la auditora han sido alcanzados. El equipo debe asegurarse de que
en los papeles de trabajo existe evidencia suficiente y adecuada para apoyar
cada una de las conclusiones. Las conclusiones se deben formular con absoluta
independencia de criterio, objetividad, claridad y responsabilidad.
.71
Los miembros del equipo de auditora son individualmente responsables por las
conclusiones preparadas sobre el trabajo realizado por cada uno y los criterios
que han aplicado. Todas las conclusiones de auditora deben ser revisadas por el
coordinador.
.72
El propsito de las disposiciones y recomendaciones es establecer las mejoras

necesarias, para prevenir, corregir o fortalecer las situaciones observadas
durante el estudio. Las recomendaciones deben estar directamente relacionadas
con las causas determinadas en el desarrollo de los hallazgos.

Julio, 1999
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.73
A la hora de elaborar las disposiciones y recomendaciones, los fiscalizadores

deben considerar las siguientes preguntas:
a)
Puede la administracin de la entidad fiscalizada controlar los factores que

originan los efectos adversos?;
b)
Es la recomendacin prctica y factible?, La solucin sugerida ha sido

tratada en otra entidad exitosamente?, Estn disponibles los recursos y
experiencias necesarios?;
c)
Han sido revisados los posibles efectos positivos y negativos y los costos
para implantar la recomendacin?;
d)
Se han considerado las dificultades que la administracin de la entidad

fiscalizada puede enfrentar en la implantacin de la recomendacin?;
e)
Es consistente la recomendacin con similares recomendaciones en el

pasado?; y
f)
Est debidamente soportada por el correspondiente anlisis?
Evaluacin de los resultados y de la conclusin global (FOE-AO-2.7)

.74
Los fiscalizadores evalan la evidencia recopilada que sustenta los resultados de

la auditora con el objeto de verificar que se encuentran fundamentados
apropiadamente; adems con base en el anlisis de la evidencia concluyen
globalmente acerca del rea de indagacin para conservar el enfoque integral
del examen de dicha rea, conclusin que se da por escrito a la administracin
de la entidad fiscalizada en el ltimo informe que se tramite.
.75
En la evaluacin de resultados y elaboracin de la conclusin global, el equipo

debe asegurarse de que stos obedecen a los objetivos, el alcance y los criterios
que han sido fijados para la auditora.
.76
Despus de que los hechos y las observaciones son determinados
en una
auditora operativa, existen dos consideraciones adicionales que hacer:

a)
Las observaciones deben ser evaluadas para llegar a concluir sobre si los
criterios de auditora establecidos han sido observados. Al tomar esta
decisin,
es
importante
para
el
fiscalizador
asegurarse
que
sus
observaciones tengan el mismo alcance que dichos criterios, de tal manera

que pueda ser obtenida una conclusin vlida; y

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b)
Dada una conclusin sobre si los criterios fueron observados o no, el

fiscalizador debe asegurarse que la redaccin de dicha conclusin refleje
exactamente el peso de la evidencia que sustenta.
Organizacin de la evidencia (FOE-AO-2.8)

.77
Los fiscalizadores deben organizar los P/T que documentan la evidencia

recopilada tanto en legajos que contienen papel o en archivos electrnicos
siguiendo las normas establecidas. De acuerdo con las necesidades de cada tipo
de fiscalizacin deben definirse, un ndice y un archivo para sistematizar su
ordenamiento y facilitar el acceso a la informacin.
.78
Debido a la variedad y volumen de los papeles de trabajo, es importante su

ordenamiento lgico, tanto durante el curso de la auditora como despus de
terminado el estudio e incluso para su archivo. Los papeles de trabajo se
organizarn en los siguientes segmentos que sern integrados al concluir la
auditora:
a)
Administracin de la auditora;
b)
Planificacin de la auditora;
c)
Ejecucin de la auditora; y
d)
Comunicacin de resultados y conclusin de la auditora.
Elaboracin y discusin del resumen de observaciones (FOE-AO-2.9)

.79
Los fiscalizadores a cargo de los diferentes proyectos preparan el resumen de las

observaciones detectadas como base de discusin para la elaboracin de la
estructura del informe.
.80
La preparacin de dicho resumen deber hacerse de tal forma que facilite la

preparacin del informe respectivo, conforme a las normas que se dicten al
efecto. El equipo someter los resultados de la auditora a conocimiento del
Gerente de Area con el fin de introducir las mejoras que sean pertinentes.
Discusin con el CAF sobre los resultados de la auditora (FOE-AO-2.10)
.81
El equipo de fiscalizacin prepara una reunin formal con el CAF para discutir los
resultados de la auditora, con el fin de conocer su opinin y observaciones y

Julio, 1999
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efectuar los cambios que eventualmente resulten pertinentes. En esta reunin

es importante tambin, participar al Gerente de Area.
Elaboracin y aprobacin de la estructura del reporte por proyecto (FOEAO-2.11)
.82
Los fiscalizadores encargados de los diferentes proyectos preparan una

estructura del reporte del estudio a su cargo y la someten a discusin en el seno
del equipo para su aprobacin.
.83
La estructura del reporte por proyecto debe ser discutida y analizada

concienzudamente puesto que con base en ella se prepara el informe respectivo.
Redaccin del reporte por proyecto de auditora (FOE-AO-2.12)
.84
Con base en la estructura definida, el encargado de cada proyecto prepara el

informe respectivo, de conformidad con las normas establecidas.
.85
Es aconsejable que las presentaciones del informe por proyecto estn en el

mismo formato que el que se utilizar en posteriores presentaciones de
observaciones a la administracin de la entidad fiscalizada. La informacin
presentada debe ser clara y concisa y debe contener los soportes convincentes
para las conclusiones y recomendaciones.
COMUNICACION DE RESULTADOS (FOE-AO-3)
Definicin de la estrategia de comunicacin de resultados y estructura de
informe (FOE-AO-3.1)
.86
El equipo de fiscalizacin define la estrategia que seguir para comunicar los

resultados de la auditora y las disposiciones pertinentes, en forma oral y escrita,
tanto a la administracin superior de la entidad fiscalizada, como a aquellos
clientes y usuarios que estime conveniente informarles.
.87
El objetivo de la comunicacin es dar a conocer los principales resultados

obtenidos a la administracin de la entidad fiscalizada y a otros usuarios de los
productos de la auditora operativa; sin embargo cabe sealar que el proceso de
comunicacin del equipo con la entidad y con las dependencias de la CGR, se
mantiene a travs de la ejecucin de todo el proceso de auditora y que las

Julio, 1999
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actividades que aqu se comentan corresponden a la comunicacin final a la

entidad.
.88
El equipo define internamente con el Gerente de Area, y tomando en cuenta la

importancia y complejidad de la fiscalizacin, lineamientos sobre la reunin de
presentacin de resultados, en donde se comunica en forma verbal el contenido
de los principales resultados con el detalle suficiente que permita identificar su
importancia. Adems, se discuten posibilidades de negociacin de las
disposiciones que se van a girar en el informe. Es importante sealar que como
parte de la definicin de la estrategia puede hacerse uso de varias reuniones o
una sola, dependiendo de la complejidad, naturaleza y amplitud de los resultados
de los diferentes proyectos de auditora. La tramitacin de la comunicacin oral
no debe atrasar la comunicacin escrita de los resultados a la administracin.
.89
Una vez que se concluye con la discusin y consolidacin de los resultados

significativos de la auditora, que afectan la opinin sobre el objeto de auditora
se pone por escrito la posible estructura del borrador del informe. En relacin con
la comunicacin escrita de las deficiencias importantes de control interno, sta
puede haberse iniciado desde la etapa de examen, haciendo uso de los
memoranda a la administracin; adems la estrategia puede contemplar la
comunicacin de los resultados por medio de informes por proyecto y la
conclusin global acerca del rea de indagacin se incorporara en el informe
final que da cierre al proceso de auditora.
.90
No existe una estructura nica para la presentacin del informe final de auditora
operativa, no obstante, dicho documento debe incluir al menos lo siguiente:
a)
Introduccin: incluye la informacin relativa a los antecedentes, el alcance

del estudio y las limitaciones que se presentaron para llevarlo a cabo;
b)
Resultados: en esencia contienen las observaciones determinadas durante

el estudio, en donde se detallan, las condiciones, criterios, causas y efectos;
c)
Conclusiones: estn referidas, por lo general, a cada componente

desarrollado durante la auditora o parte de ella, en donde la CGR define su
posicin frente al objeto de examen, da su opinin sobre lo investigado,
fundamentndose en la medida de los posible en los efectos cuantificados; y
d)
Disposiciones
recomendaciones:
el
segmento
que
contiene
las
disposiciones y recomendaciones constituye un elemento importante del

informe, ya que estn orientadas a prevenir, solucionar o fortalecer las
Julio, 1999
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observaciones determinadas en el estudio. En esta seccin se solicitar a

la entidad, en un plazo determinado, un plan de acciones para el
cumplimiento de disposiciones y recomendaciones contenidas en el informe.
contiene el plan de acciones. Este plan debe incluir un cronograma con
indicacin explcita de las actividades por ejecutar y las fechas en las que se
prev que se haya cumplido con lo dispuesto por la CGR.
.91
Tambin es de suma importancia elaborar una sntesis ejecutiva del informe final,
que coadyuve a presentar un resumen de los principales resultados obtenidos en
la auditora, particularmente dirigida a los niveles determinativos, tanto de la
CGR como de la administracin de la entidad fiscalizada, y el cual se dispondr
conjuntamente con el informe completo a disposicin de los interesados en el
sistema administrador de documentos.
Redaccin del borrador del informe (FOE-AO-3.2)
.92
El encargado del proyecto elabora el borrador del informe respectivo. En el caso

de que se vaya a tramitar un nico informe final, es el coordinador de la auditora
a quien le corresponde la consolidacin de los resultados de los proyectos y la
redaccin de ese informe final.
.93
El informe correspondiente se somete a conocimiento del Gerente de Area, con el

propsito de conocer su opinin y observaciones, con el propsito de efectuar las
mejoras que sean pertinentes.
.94
Es posible ordenar y presentar los resultados de la auditora de varias maneras,

atendiendo las siguientes consideraciones:
a)
Importancia de los resultados obtenidos;
b)
Partiendo de las observaciones generales para llegar a los especficos:
c)
Siguiendo el proceso de las operaciones estudiadas; y
d)
Utilizando las principales actividades sustantivas y adjetivas de la entidad

fiscalizada o actividad.
.95
La preparacin y presentacin del informe debe reunir caractersticas que faciliten

a sus usuarios la comprensin del contenido y promuevan la efectiva aplicacin
de las acciones correctivas, por lo tanto es importante cumplir con los siguientes
requisitos:

Julio, 1999
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a)
Claridad y simplicidad,
b)
Importancia del contenido,
c)
Respaldo adecuado,
d)
Objetividad,
e)
Utilidad y oportunidad,
f)
Tono constructivo,
g)
Precisin, y
h)
Concisin.
Planificacin y ejecucin de la presentacin de resultados (FOE-AO-3.3)

.96
El equipo de fiscalizacin disea la junta de presentacin de resultados a la

Administracin. Los propsitos de esta reunin son exponer los resultados de la
auditora y conocer la opinin y observaciones de los funcionarios del ente
examinado, y eventualmente hacer cualquier ajuste que se considere pertinente
al informe respectivo.
Adems, esta reunin permite aclarar situaciones,
negociar y llegar a acuerdos sobre aspectos contenidos en el informe y respecto

a la implementacin de las disposiciones y recomendaciones correspondientes.
.97
La planificacin de la comunicacin de resultados comprende:

a)
Determinacin de los participantes en la reunin tanto de la administracin

de la entidad fiscalizada como de la CGR (equipo de fiscalizacin, Gerente
de Area e invitados);
b)
Negociacin
de
agendas
(fechas)
con
participantes
principales
consideracin de retrasos en la fijacin de fecha por la asistencia de un

funcionario en particular;
c)
Anticipacin de invitados de la administracin de la entidad fiscalizada;
d)
Confirmacin de la asistencia de los participantes invitados o en su defecto

de sus delegados;
e)
Definicin del lugar, revisin de las instalaciones y disponibilidad;
f)
Escogencia de la fecha y hora en que se realizar la reunin;
g)
Definicin de ayudas de instruccin (equipo audiovisual) y aspectos

logsticos;

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h)
Preparacin y trmite de agenda a los participantes;
i)
Confeccin del acta de la reunin;
j)
Utilizacin del borrador de informe revisado;
k)
Redaccin y envo de la invitacin formal que contiene la convocatoria

individual cursada a los funcionarios participantes de la entidad fiscalizada y
de la CGR ajenos al equipo;
l)
Montaje del plan de contingencias que prevenga sorpresas que afecten la

ejecucin de la reunin;
m) Asignacin del papel que cumplirn los fiscalizadores participantes en la

reunin;
n)
Anticipacin de problemas potenciales derivados de los resultados y

conclusiones expuestos y preparacin de la lnea de defensa del equipo de
fiscalizacin;
o)
Verificacin de funcionamiento de los apoyos audiovisuales y capacitacin

en su manejo;
p)
Elaboracin de la presentacin con base en las ayudas de instruccin y

tcnicas de exposicin seleccionadas;
q)
Prctica y entrenamiento de la presentacin en forma previa a la ejecucin

con funcionarios invitados al efecto con propsitos de introducir mejoras; y
r)
.98
Discusin con el Gerente de Area sobre la introduccin de la presentacin.
El equipo discute sobre la conveniencia de la participacin de los siguientes

funcionarios y decide a cules convocar a la junta de presentacin de resultados:
a)
Jerarca o miembros del rgano colegiado de la entidad fiscalizada, o a quin

deleguen;
b)
Principales funcionarios encargados de administrarla;
c)
Auditor interno;
d)
Miembros del equipo de fiscalizacin que realiz el estudio;
e)
Gerente de Area;
f)
Cualesquiera otros funcionarios de la CGR que sean requeridos;
g)
Consultores contratados para participar en el estudio; y

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h)
.99
Asesores participantes del CAF.
La participacin en la reunin del nivel jerrquico superior de la entidad

fiscalizada y de los directivos encargados del manejo de las operaciones es
fundamental
para
motivar
la
implementacin
de
las
disposiciones
recomendaciones y para que tengan la oportunidad de manifestar su criterio

sobre las situaciones informadas. Tambin es fundamental, y casi obligatoria,
tanto la participacin de los gerentes o directores generales que tengan a su
cargo las unidades involucradas en el examen del sujeto estudiado como del
auditor interno, para involucrarlos en la discusin de las recomendaciones que se
van a girar, al primero y en la fiscalizacin del seguimiento correspondiente a los
aspectos contemplados en el informe, al segundo.
En esta reunin los
funcionarios participantes de la entidad fiscalizada podrn presentar sus

comentarios, opiniones e informacin documental pertinente sobre las reas
materia del borrador del informe.
.100
La invitacin a los funcionarios de la entidad para participar en esta reunin

requiere de la preparacin de una agenda con los principales puntos por tratar y
su envo con antelacin a la realizacin de la junta mencionada para que los
funcionarios invitados tengan la oportunidad de prepararse y asesorarse.
.101
La realizacin de la junta conlleva poner en marcha la planificacin realizada por

el equipo; sin embargo debe recordarse tomar en cuenta los siguientes aspectos:
a)
El proceso es participativo y para el intercambio de ideas;
b)
La agenda establecida previamente define el curso de la reunin;
c)
La creacin de un ambiente positivo para la discusin y escucha de las

ideas de los fiscalizados por parte de los expositores;
d)
Los modales de los oradores y la forma de presentar la informacin;
e)
La presentacin del Gerente de Area;
f)
La explicacin del objetivo de la junta y de las reglas de juego;
g)
La presentacin de los participantes;
h)
La explicacin del papel del moderador;
i)
La utilizacin amplia del apoyo audiovisual y de las tecnologas de

informacin;

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j)
La relevancia a los hechos e ideas claves;
k)
La negociacin de los puntos en discusin y no entrar en debates que

conlleven a las respuestas emocionales y defensivas y al tono alto en las
discusiones; y
l)
Preparacin del papel del expositor: evitar movimientos excesivos, cuidarse

con el lenguaje no verbal (gestual), mantener contacto visual y un volumen
de voz que permita escuchar claramente al auditorio e inspirar sinceridad.
.102
En la ejecucin de la junta, principalmente de aquellas auditoras relevantes y

complejas, la participacin del Gerente de Area es fundamental, principalmente
para respaldar y apoyar el trabajo realizado por el equipo de fiscalizacin.
.103
En la presentacin de los resultados el equipo debe estar preparado

apropiadamente para atender cualquier consulta u observacin referente a:
.104
a)
Relevancia y exactitud de las observaciones;
b)
Propiedad de los criterios empleados;
c)
Validez de las muestras diseadas objeto de evaluacin;
d)
Propiedad de las conclusiones emitidas por los fiscalizadores; y
e)
Viabilidad de las recomendaciones.
La reunin de presentacin de resultados, se concluye con la firma del acta

respectiva por parte de las personas que participaron en la reunin.
Revisin de observaciones del nivel gerencial de la entidad auditada (FOEAF-3.4)
.105
El equipo analiza las observaciones significativas realizadas a los resultados del

informe en la junta de presentacin, y si es del caso, realiza las modificaciones
que se consideren pertinentes al borrador del informe.
Tramitacin del informe final (FOE-AO-3.5)
.106
La tramitacin del informe conlleva la realizacin de las siguientes actividades:

a)
Revisin final del Gerente de Area;
b)
Correccin de estilo por el fillogo de la Secretara Tcnica;

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c)
Traslado al asistente administrativo para alineacin del documento acorde

con los modelos establecidos y su impresin y empaste;
d)
Envo a los clientes designados (administracin de la entidad fiscalizada,

Asamblea Legislativa y medios);
e)
Ingreso en el sistema administrador de documentos
institucional para
ponerlo a disposicin del pblico;

f)
Coordinacin con el Despacho del Contralor General y la Unidad de

Comunicaciones en caso de informes importantes, que requieren una
divulgacin especial, por ejemplo a la Asamblea Legislativa.
.107
En el caso que se requiera tecnologa que no se encuentra disponible en las

reas de fiscalizacin para la distribucin del informe se recurre en tal caso a la
Unidad de Publicaciones.
.108
Por la importancia que tiene el informe para la CGR, la entidad fiscalizada y

terceros usuarios de la informacin, es necesario que este producto cumpla con
la normativa que regula su calidad y a la vez cumplir con unos requisitos
mnimos que prevn la existencia de uniformidad en su presentacin.
Conocimiento y registro del cronograma con plazos de cumplimiento de
disposiciones (FOE-AO-3.6)
.109
El Gerente de Area recibe la respuesta enviada por la administracin de la

entidad fiscalizada en la cual adjunta el cronograma con los plazos para
implementar las disposiciones y recomendaciones giradas en el informe de
auditora.
.110
El Gerente de Area, conjuntamente con el coordinacin de la auditora, analiza el

citado cronograma y lo aprueba si es del caso. A su vez, enva un nuevo oficio
de respuesta a la entidad para informar la aprobacin o denegacin de dicho
cronograma y disponer de cualesquiera otras acciones que se requieran.
.111
Una vez tramitado el informe final y transcurrido el tiempo prudencial y en caso de

que no se reciba respuesta de la administracin de la entidad fiscalizada, se
seguirn las polticas y procedimientos establecidos para solicitarle a la entidad
fiscalizada
que
comunique
las acciones
realizadas,
haciendo
uso
de
recordatorios u otras medidas para lograr que comuniquen su respuesta al

informe.

Julio, 1999
276816659.doc
.112
El documento de respuesta de la administracin es registrado en el sistema

integrado de seguimiento de disposiciones, en donde el Gerente de Area hace
indicacin expresa del plazo al cual la CGR deber integrar un equipo para
realizar la fiscalizacin en el campo, en los casos en que se estime pertinente.
Anlisis y retroalimentacin de la fiscalizacin (FOE-AO-3.7)
.113
El Gerente de Area y el coordinador del proyecto evalan la ejecucin del

proyecto de fiscalizacin en aspectos tales como aplicabilidad de la metodologa,
limitaciones encontradas, resultados obtenidos y otras situaciones especficas
que ameriten la adecuacin o desarrollo de procesos especficos; obviamente en
esta evaluacin se toma el parecer de los miembros del equipo que ejecutaron la
auditora. Los resultados de este anlisis y evaluacin se envan a la Secretara
Tcnica para la retroalimentacin del diseo de metodologas y procesos, en
caso de que corresponda. Se compendia adems la evaluacin del desempeo
del equipo y del coordinador de proyecto para propsitos de consolidacin del
desempeo anual, en concordancia con lo definido al respecto.
SEGUIMIENTO (FOE-AO-4)
Programacin de la fiscalizacin del seguimiento (FOE-AO-4.1)
.114
El Gerente de Area con base en el cronograma con plazos de cumplimiento de

disposiciones de la entidad fiscalizada aprobado y la disponibilidad del recurso
humano destina los funcionarios necesarios para realizar la fiscalizacin del
cumplimiento de disposiciones y recomendaciones. En lo posible se designar a
algn miembro del equipo que particip en la auditora, en razn de su
conocimiento especializado sobre la entidad y los pormenores y circunstancias
que giraron alrededor de la ejecucin de la auditora.
.115
El seguimiento es una fase posterior a la finalizacin de la auditora y su objetivo

se resume en una verificacin en dos sentidos, uno que la entidad fiscalizada
haya cumplido con la implementacin de las disposiciones y recomendaciones
de acuerdo con los plazos acordados, y el otro, que haya elevado sus niveles de
eficiencia, efectividad y economa a raz de esa implementacin.
.116
En lo posible las fiscalizaciones que se realicen para verificar en el campo el

cumplimiento de disposiciones y recomendaciones, deben ser previstas en la
planificacin institucional. Previo a la preparacin del plan anual operativo, se

Julio, 1999
276816659.doc
verificar en el sistema integrado de seguimiento de disposiciones, los estudios

que requieren verificacin de campo sobre el cumplimiento de las disposiciones y
recomendaciones de la CGR.
Aplicacin de las pruebas para documentar el seguimiento (FOE-AO-4.2)
.117
Los fiscalizadores designados para que realicen el seguimiento en el campo de

las disposiciones y recomendaciones giradas en el informe de la auditora,
elaboran y ejecutan un programa que contiene las pruebas necesarias con el
objeto de recabar la evidencia adecuada para cumplir con el objetivo de
fiscalizacin de seguimiento.
Elaboracin y tramitacin del informe de seguimiento (FOE-AO-4.3)
.118
Los fiscalizadores preparan un informe que contiene los resultados del

seguimiento con sus respectivas conclusiones y disposiciones. El informe es
sometido a conocimiento del Gerente de Area, con el fin de introducir las mejoras
que correspondan y efectuar la comunicacin correspondiente al ente auditado.
.119
En caso de que se determine que la administracin de la entidad fiscalizada no

cumpli con su compromiso de acciones para implementar las disposiciones, se
evaluar la situacin, en forma conjunta entre el Gerente de Area y el fiscalizador
a cargo del seguimiento, en trminos de importancia y riesgo, para determinar
las acciones por ejecutar, con base en las regulaciones legales, el marco
normativo y tcnico, y los procedimientos internos de la CGR en relacin con el
incumplimiento de sus disposiciones que tienen carcter vinculante para las
entidades ubicadas en su mbito de competencia.

Julio, 1999

3222

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