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Men Datos
Men Datos:
Para comenzar a utilizar las opciones de este men, lo primero que deber
tenerse en cuenta es el concepto de BASE DE DATOS.
Qu es y para qu sirve exactamente una Base de Datos. En principio se
deber indicar que ES UN ARCHIVO (en realidad es un conjunto de archivos)
CON UN FORMATO ESPECFICO. Este formato, es el que permite que, este
tipo de archivos sea utilizado con tanta frecuencia en la actualidad.
Se trata de que, mediante la utilizacin de elementos llamados INDICES, un
archivo de informacin, con formato de Base de Datos, permite acceder a dicha
informacin, en forma aleatoria, o sea, desde donde sea que se la busque y hacia
donde sea que se encuentre, instantneamente.
Las Planillas de Clculo, fueron, desde sus inicios, las que originaron, o
permitieron concebir, el concepto de Base de datos, y esto est dado, sencillamente,
por la ubicacin en que se encuentra la informacin, ya que, las Planillas de
Clculo, permiten generar archivos en los cuales, hay FILAS Y COLUMNAS Y,
LAS INTERSECCIONES ENTRE ELLAS, SE DENOMINAN CELDAS. Esto
a su vez, permite que todos los datos que se encuentren dentro de dichas celdas,
pueden relacionarse entre s, es ms, hay planillas de clculo en las cuales, TODOS
LOS DATOS ESTN RELACIONADOS, e incluso, de distintas formas.
Las Bases de datos utilizan el mismo concepto, pero con la diferencia de que
los nombres son distintos:
FILA
CELDA
REGISTRO
CAMPO
El ficha est compuesta de varios grupos, de los cuales, sern observados los
ms tiles.
Es importante recalcar que este tipo de archivos, es extremadamente til,
para los casos en los cuales, la informacin a manejar es mucha, debido a que evita
la repetitividad, automatiza el control y, todo ello, impide los errores.
a) Opciones mas comunes de Base de Datos:
b)
MESES
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMB
RE
OCTUBRE
NOVIEMB
RE
DICIEMBR
E
TOTALES
1,000.00
1,259.70
-110.00
240.30
2,345.00
2,340.00
5.00
888.00
20,598.0
0
958.00
19,573.1
7
-70.00
1,024.83
La figura precedente, muestra los ltimos registro del archivo que servir de
ejemplo. Para verificar la utilidad de los AUTOFILTROS de Excel, es necesario
pensar en la posibilidad de poder conocer datos especficos, como por ejemplo,
CULES FUERON LOS MEDICAMENTOS ENTREGADOS EN ICAO,
ENTRE MARZO Y JUNIO DE 2000. El procedimiento a seguir es muy sencillo,
y ser detallado de la siguiente manera:
a) Activar la opcin Autofiltro, lo que har aparecer en las celdas correspondientes
a los ttulos de cada columna, un botn con una flecha apuntando hacia abajo,
que, denota la existencia de una lista desplegable.
b) Al hacer click en alguna de ellas, se ver la lista, que mostrar los datos que
contiene la columna correspondiente, adems de opciones propias, como las que
se denominan Las 10 mas... o Personalizadas, etc.
Boton de muestra de
lista desplegable
Ventana de
lista
desplegable
e) All, se debern elegir las opciones correspondientes en cada uno de los campos
que presenta la caja de dilogo, tal como se observa en la figura precedente.
Luego, clickear en ACEPTAR.
f) El resultado que proporcionar Excel, ser la muestra, NICAMENTE, de los
registros que correspondan con los parmetros definidos: