COMPRAS

LO-PR-01
Versin

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1. OBJETIVO.

Detallar las actividades a realizar en el procedimiento de compras desde que el usuario realiza la
solicitud hasta la atencin del usuario.

2. ALCANCE.

Este procedimiento aplica a todas las compras de bienes nacionales o contratacin de servicios
adquiridos de acuerdo a las necesidades propias de la empresa INDUSTRIAL CONTROLS SAC.

3. DEFINICIONES

3.1. Orden de compra: Es el documento que se le emite al proveedor para

solicitar mercadera que tiene destino al almacn. Ejemplos. Pernos, Llantas,
Desarmadores, etc.
3.2. Orden de Servicio: Tiene los mismos datos que una orden de Compra, lo que lo diferencia
son que en lugar de productos, son servicios, cuyo destino no es almacn.
3.3. Solicitud de Compra: Documento en el que los usuarios o reas solicitantes, especifican
los artculos que requieren.

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4. FLUJOGRAMA

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5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
5.1. Enviar Requerimiento
El Requerimiento de Compra y de acuerdo al destino, se realiza de la siguiente manera:

Almacn:

El responsable de almacn (o quien este designe) debe generar la solicitud de compra a

travs del SAP, ingresando la siguiente informacin: Descripcin del Producto, cdigo SAP,
cantidad, referencia de proyecto, N de DOC MAT y el N de la orden de fabricacin o metrado
a asociado.

Usuario:

Cuando el rea usuaria es el rea Comercial: Despus de la aprobacin de los lderes de cada
Divisin y Gerencia Comercial para otorgar brindar el precio al cliente, se procede a generar la
Orden de Compra en el SAP de acuerdo al Instructivo Gua para crear Solicitud de Compra y
se enva al rea de Logstica las rdenes de Compra del proveedor y el cliente, numero de
Orden de Compra y si es necesario los correos de autorizacin.
Cuando los usuarios no cuentan con el sistema SAP proceden a realizar el requerimiento a
travs de un email, donde se indican las caractersticas del producto o servicio a adquirir.
5.2. Cotizar

Buscar el producto con las caractersticas y en la cantidad requerida por el usuario

Se procede a enviar a distintos proveedores las caractersticas del producto o servicio para
cotizar.
Montos menores de s. /.1000 (02 cotizaciones)
Montos mayores de s. / 1000 (03 cotizaciones)
Guardar las cotizaciones en el servidor de la empresa en la carpeta designada para cada
proyecto.
5.3. Enviar Cuadro Comparativo

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El resumen de todas las cotizaciones son enviadas a travs del Cuadro comparativo de
Cotizaciones (LO-FO-01), donde se detalla la comparacin en precio de los proveedores
consultados por el servicio o producto.
5.4. Seleccionar Proveedor
El proveedor es seleccionado de acuerdo con los siguientes factores:

Precio
Forma de pago
Disponibilidad del producto
Marca

El usuario debe dar soporte tcnico para la correcta identificacin de las caractersticas del
producto.

Para compras de productos de proyectos, la aprobacin definitiva la brinda el Gerente de

Proyecto y Compras Genricas, el responsable del rea de Logstica.

De aprobarse la compra se procede a realizar la Orden de Compra o Servicio caso contrario se

vuelve a cotizar buscando otras opciones.

5.5. Generar Boletn de Medicin

Servicios para Proyectos:

Solicitar la Valorizacin al usuario visada por el Gerente General. De la Valorizacin se

extrae la siguiente informacin: el monto a pagar al proveedor , forma de pago y tipo de

moneda.
En base a la valorizacin por el servicio, se genera el BM en el formato de IP-FO-13.
Se remite al usuario para su visado por el proveedor solicitante y lder.
Con las firmas correspondientes el Boletn de Medicin retorna a control y seguimiento para
la aprobacin final de gerencia general.

5.6. Crear Cdigo SAP

El solicitante debe enviar la plantilla con la siguiente informacin del producto:

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COD. REF

ARTICULO
DESCRIPCION

MODELO

MARCA

SERIE/PART
NUMBER

Esta
informacin
es extrada
del SAP

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CARACTERES
MAX 100
Considerar 100
caracteres
incluido los
espacios

Nota: Serie / Part number es opcional ya que no todos los productos lo tienen

Para la creacin del cdigo se procede a realizar las indicaciones del instructivo de trabajo

Gua para crear un nuevo artculo.

Comunicar al solicitante la creacin del cdigo SAP

5.7. Crear Solicitud de Compras

Se toma de referencia la Orden fabricacin, de la cual se necesita: Referencia del proyecto y/o
Orden de produccin en el caso de proyectos
El rea de Logstica a travs del SAP recibe la notificacin de la creacin de la solicitud de
compras
5.8. Elaborar Orden de Compra y/o Servicio

Si el proveedor se encuentra en la base de datos se procede a la elaboracin del

documento.
Si el proveedor no se encuentra en la base de datos se procede a la creacin en la base de
datos maestro.

La Generacin de Orden de Compra y/o Servicio se realiza conforme a la Gua a para a crear
Orden de Compra

5.9. Gestionar firmas de documento

se procede a gestionar las firma de los aceptantes en el siguiente orden

Proyectos:

Firma del responsable de Logstica

Firma del responsable de Control y Seguimiento- Proyectos
Firma de Gerencia
Genrico:

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Firma del responsable de Logstica

Firma del responsable de Divisin
Firma de Gerencia.
Nota: En caso de ausencia del Gerente General, el VB es asumida por responsble de Control y SeguimientoAdministrativo.

5.10.

Enviar Orden de Compra y/o servicios al proveedor

Enviar el documento va correo electrnico, copindole al usuario final, almacn, Control y

seguimiento.
Se debe hacer seguimiento de la recepcin de la Orden de Compra y/o Servicios por parte del
proveedor a travs de la herramienta confirmacin de lectura en el Outlook.
Al recibir la Orden de Compra, el proveedor acepta las condiciones estipuladas en la Orden de
Compra.

5.11.

Recepcionar Mercadera

Se procede a realizar la recepcin del producto conforme al documento ALM-PRO-01

5.12.

Notificar Orden de Compras realizadas

El rea de logstica enva las rdenes de Compra y/o Servicios firmada por el responsable
de rea diariamente en una hoja resumen para su programacin de pago al rea de
Contabilidad.
Las rdenes de compra y/o servicio solo necesitan cotizacin detallada para su pago.
Las rdenes de servicio necesitan que se adjunte cotizacin y BM (boletn de medicin)
firmado por el rea de Control y seguimiento y el Gerente del Proyecto y proveedor donde
se indica la conformidad del servicio por ambas partes (proveedor-cliente).

6. REGISTROS

IP-FO-03 Boletn de Medicin

LO-FO-01 Cuadro Comparativo de Cotizaciones

7. ANEXOS
No aplica

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