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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PLANTA FISICA
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ELABORO
REVISO
APROBO
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INDICE GENERAL
1. GENERALIDADES
1.1. Introduccin
1.2. Objetivos del manual
1.3. Alcance del manual
2. PROCEDIMIENTOS DE PLANTA FISICA
2.1. PLANIFICACION ESPACIAL
2.1.1. ORGANIZACIN Y DISTRIBUCION ESPACIAL
2.1.1.1. Desarrollo de las actividades
2.1.1.2. Flujograma
2.1.2. ASIGNACION DE ESPACIOS (AULAS)
2.1.2.1. Desarrollo de las actividades
2.1.2.2. Flujograma
2.2. DESARROLLO DE PROYECTOS OBRAS DE EJECUCION Y REMODELACION
2.2.1. OBRA CIVIL EJECUTADA POR PERSONAL INTERNO
2.2.1.1. Desarrollo de las actividades
2.2.1.2. Flujograma
2.2.2. ADQUISICION DE MOBILIARIO Y/O CONTRATACION DE OBRA CIVIL
2.2.2.1. Desarrollo de las actividades
2.2.2.2. Flujograma
2.3. MANTENIMIENTO INFRAESTRUCTURA FISICA
2.3.1. MANTENIMIENTO PREVENTIVO
2.3.1.1. Desarrollo de las actividades
2.3.1.2. Flujograma
2.3.2. MANTENIMIENTO CORRECTIVO
2.3.2.1. Desarrollo de las actividades
2.3.2.2. Flujograma
2.3.3. MANTENIMIENTO DE LIMPIEZA Y ORDEN
2.3.3.1. Desarrollo de las actividades
2.3.3.2. Flujograma
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1. GENERALIDADES
1.1 INTRODUCCION
El Departamento de Planta Fsica tiene como finalidad desarrollar, consolidar, mantener y conservar la infraestructura
fsico espacial de la Universidad La Gran Colombia sede Bogot, bajo la normativa y legislacin patrimonial, distrital y
nacional existente, a travs de planes y programas que estn orientados a promover la administracin eficiente de los
recursos, mediante el diseo y la construccin de nuevas estructuras para el desarrollo de funciones acadmicas y
administrativas y el conjunto de acciones orientadas al mejoramiento progresivo de la infraestructura hasta alcanzar los
niveles ptimos de confort requeridos para el normal funcionamiento de la universidad.
Para ello trabaja en cuatro escenarios de intervencin : PLANIFICACIN - GESTION - COORDINACIN Y
SUPERVISIN que representan el que hacer del departamento a travs de cuatro procesos coordinados : PLANIFICACIN
ESPACIAL DESARROLLO DE PROYECTOS - MANTENIMIENTO Y ATENCIN DE EVENTOS.
Escenarios de Intervencin
2.
2.1
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Direccin
Departamento de
Planta fsica
Vicerrectora
Administrativa
REPORTE DE NECESIDADES:
Por necesidad o solicitud planea la distribucin de espacios para actividades acadmicas y administrativas.
Reporta en reuniones semanales a Vicerrectora administrativa para aprobacin Acta Ejecutiva.
APROBACIN DE DISTRIBUCIN ESPACIAL:
Aprueba o niega la asignacin o cambios planteados por la direccin de planta fsica.
COORDINACIN DE ADECUACIN:
Si es aprobada la asignacin de espacios, la direccin de Planta Fsica coordina con las secciones de Servicios
Generales y Mantenimiento y Aseo, la ejecucin de obras de adecuacin y aseo general
CONTRATACIN EXTERNA:
Gestiona la contratacin externa si se requiere
Proceso de Planta
NOTIFICACIN DE ADECUACIONES:
Fsica
Notifica a la dependencia o dependencias involucradas mediante visita al sitio y programa traslado y adecuacin
de mobiliario.
ADECUACIN PUNTOS DE RED Y AUDIOVISUAL:
Coordina con el Departamento de Sistemas y con Medios Audiovisuales la adecuacin de puntos de red y la
instalacin de equipos audiovisuales.
Servicios Generales EJECUCIN DE ADECUACIONES:
Mantenimiento y Aseo Ejecutan la actividad requerida de acuerdo a los parmetros establecidos.
ACTA DE ENTREGA:
Planta Fsica
Levanta Acta de entrega y reporta entrega del espacio al Vicerrector Administrativo
Vicerrector
ENTREGA DE ESPACIO LOCATIVO:
Administrativo
Hace entrega a la dependencia solicitante mediante acta de entrega y visita al sitio.
Directora de Planta
Fsica
RECIBO A SATISFACCIN:
Dependencia - usuario
Recibe a satisfaccin el espacio firmando el acta respectiva.
2.1.1.2. FLUJOGRAMA
VICERRECTORA
ADMINISTRATIVA
PLANTA FSICA
UNIDAD / DEPENDENCIA
INICIO
SOLICITUD DE
ESPACIOS
LOCATIVOS
REPORTE DE
NECESIDADES
APROBACIN DE
DISTRIBUCIN
ESPACIAL
COORDINACIN
DE ADECUACIN
CONTRATACIN
EXTERNA
NO
SI
NOTIFICACIN DE
ADECUACIONES
ADECUACIN
PUNTOS DE RED Y
AUDIOVISUAL
EJECUCIN DE
ADECUACIONES
ACTA DE
ENTREGA
ENTREGA DE
ESPACIO
LOCATIVO
RECIBO A
SATISFACCIN
FIN
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Direccin
Departamento de
Planta fsica
Vicerrectora
Administrativa
2.1.2.2 FLUJOGRAMA
PLANTA FSICA
VICERRECTORA
ADMINISTRATIVA
UNIDAD / DEPENDENCIA
INICIO
ORGANIZACIN Y
DISTRIBUCIN DE
AULAS
SOLICITUD DE
AULAS
APROBACIN
DE AULAS
PREPARACIN DE
AULA
NO
SI
ADECUACIN DE
AULA
ACTA DE
ENTREGA
ENTREGA DE
ESPACIO
LOCATIVO
RECIBO A
SATISFACCIN
FIN
Usuario
Vicerrectora
Administrativa
Direccin de Planta
Fsica
Vicerrector
Administrativo
Director de Planta
Fsica
Direccin de Planta
Fsica
Jefe de Servicios
Generales
Compras y
Suministros
Proceso de Planta
Fsica
10
Dependencia
solicitante.
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
SOLICITUD JUSTIFICADA:
Genera la solicitud justificada bajo una comunicacin dirigida a la vicerrectora administrativa
DIRECCIN DE SOLICITUDES:
Direcciona a la dependencia de Planta Fsica las solicitudes bajo parmetros de prioridad.
VERIFICA VIABILIDAD Y PRIORIDAD:
Verifica viabilidad y prioridad de los requerimientos, planea, realiza y presupuesta el cronograma anual, en
coordinacin con la seccin de Servicios Generales y Mantenimiento y Aseo.
Reporta en reunin semanal a la Vicerrectora Administrativa para asignacin presupuestal y aprobacin. acta
ejecutiva.
CONCEPTO:
Emite concepto favorable o desfavorable
PLANIFICACIN DE ACUERDO A CONCEPTO:
Desfavorable: se informa a la dependencia que solicita la remodelacin, la decisin de no autorizacin.
Favorable: se programa dentro del calendario anual de mantenimiento la ejecucin de la solicitud
COORDINACIN DE OBRAS:
En coordinacin con las dos secciones define obras que se realizan con personal interno y obras que debern ser
ejecutadas por contratistas externos.
EJECUCIN DE ACTIVIDADES:
Para las obras de ejecucin interna solicita con antelacin los materiales e insumos necesarios (pedido de
compra o pedido de entrega de material a almacn) y realiza la programacin de personal.
GESTIN DE COMPRAS:
Realiza la adquisicin o entrega de insumos
SEGUIMIENTO A OBRA:
Verifica y controla la ejecucin de obras y mantenimiento segn cronograma, realiza la interventora y levanta
acta de entrega y registro fotogrfico.
RECIBO A SATISFACCIN:
Recibe a Satisfaccin firmando el acta respectiva
2.2.1.2. FLUJOGRAMA:
UNIDAD /
DEPENDENCIA
VICERRECTORA
ADMINISTRATIVA
PLANTA FSICA
DIRECCIN DE
SOLICITUDES
VERIFICA
VIABILIDAD Y
PRIORIDAD
COMPRAS Y
SUMINISTROS
INICIO
SOLICITUD DE
AULAS
NO
CONCEPTO
FINAL
NO
PLANIFICACIN
DE ACUERDO A
CONCEPTO
COORDINACIN
DE OBRAS
EJECUCIN DE
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO
A OBRA
RECIBO A
SATISFACCIN
FIN
GESTIN DE
COMPRAS
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RESPONSABLE
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Usuario
Proceso de Planta
Fsica
Proceso de Planta
Fsica
Proceso de Planta
Fsica
Proceso de Planta
Fsica
Proceso de Planta
Fsica
Proceso de Compras y
Suministros
Proveedores
Proceso de Planta
Fsica
10
Proveedores
11
Proceso de Planta
Fsica
12
Proveedores
13
Proceso de Planta
Fsica
14
Presupuesto
15
Proceso de Planta
Fsica
16
Departamento de
Compras
17
18
Proceso de Planta
Fsica
Proceso de Planta
Fsica
16
Proceso de Compras y
Suministros
17
Proveedores
18
Proveedores
19
Proceso de Planta
Fsica
Proceso de Planta
Fsica
21
Departamento de
Compras
22
Proceso de Planta
Fsica
23
Usuario
VICERRECTORA
ADMINISTRATIVA
PLANTA FSICA
COMPRAS Y
SUMINISTROS
PROVEEDOR
GESTIN DE
COMPRAS
VISITA TCNICA
PRESUPUESTO
INICIO
SOLICITUD
DE OBRA
CIVIL
VERIFICACIN
DE SOLICITUD
DE OBRA CIVIL
NO
VIABILIDAD
VERIFICACIN DE
CRONOGRAMA Y
PRESUPUESTO
PROCESO DE
CONTRATACIN
CITACIN DE
PROVEEDORES
DESCRIPCIN DE
NECESIDADES
REALIZACIN DE
DISEOS
APROBACIN DE
DISEOS
EMITIR
COTIZACIN
COMPARATIVO
DE
COTIZACIONES
VALIDACIN DE
PRESUPUESTO
REMISIN DE
DOCUMENTOS DE
COTIZACIN
GESTIN DE
APROBACIN
EMISIN DE
ORDEN DE
TRABAJO
SOLICITUD DE
ANTICIPO
TRAMITE DE
ANTICIPO
EJECUCIN DE
OBRA CIVIL
ENREGA DE OBRA
REGISTRO
FOTOGRFICO
MEMORANDO DE
ACTA FINAL
RECIBO A
SATISFACCIN
FIN
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2.2.2.2. FLUJOGRAMA:
UNIDAD /
DEPENDENCIA
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INFORME DE
SEGUIMIENTO
ENTRADA DE
ACTIVO FIJO
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MANTENIMIENTO PREVENTIVO:
Tiene como finalidad el buen funcionamiento bajo actividades programadas de inspeccin que debe llevarse en forma
peridica en base en un plan establecido por la direccin de planta fsica. El propsito es corregir y mantener las
instalaciones en funcionamiento con eficiencia y calidad ptimas.
-
El mantenimiento preventivo que realiza el proceso de planta fsica se establece en el cronograma de mantenimiento
anual.
2.3.1.1
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No. RESPONSABLE
1
Director de Planta
Fsica
Jefe de Servicios
Generales
Proceso de Compras y
Suministros
Proceso de Planta
Fsica
Director de Planta
Fsica
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
2.3.1.2 FLUJOGRAMA:
PLANTA FSICA
COMPRAS Y SUMINISTROS
INICIO
PROGRAMACIN
DE
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
GESTIN DE
COMPRAS
ENTREGA DE
TRABAJOS
EJECUTADOS
VERIFICACIN Y
SEGUIMIENTO AL
CRONOGRAMA
DE
MANTENIMIENTO
FIN
GESTIN DE
COMPRAS
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MANTENIMIENTO CORRECTIVO
Es el mantenimiento que requiere ser corregidos en plazo breve, y que tiene como fin corregir las fallas que no afecten el
normal funcionamiento de los espacios y de sus instalaciones.
-
Jefe de Servicios
Generales
Funcionario asignado
rea solicitante
Funcionario asignado
Jefe de Servicios
Generales
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
2.3.2.2 FLUJOGRAMA:
UNIDAD - DEPENDENCIA
SERVICIOS GENERALES
INICIO
SOLICITUD DE
MANTENIMIENTO
CORRECTIVO
CORREO INSTITUCIONAL
COORDINAR
ACTIVIDADES DE
MANTENIMIENTO
CORRECTIVO
EJECUCIN
MANTENIMIENTO
CORRECTIVO
VERIFICACIN DE
MANTENIMIENTO
CORRECTIVO
FIRMA DE
ACEPTACIN
CULMINACIN DE
MANTENIMIENTO
CORRECTIVO
APROBACIN DE
MANTENIMIENTO
CORRECTIVO
FIN
2.3.3.
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Planta Fsica
2.
Jefe de Aseo y
Mantenimiento
3.
Supervisora
4.
Personal Femenino
5.
Jefe de Aseo y
Mantenimiento
Supervisora
2.3.3.2. FLUJOGRAMA
ASEO Y MANTENIMIENTO
INICIO
PROGRAMACIN
DE LIMPIEZA Y
ORDEN
COORDINACIN
DE PERSONAL
ASGINACIN DE
ELEMENTOS Y
SUPERVISIN DE
LABORES
EJECUCIN DE
ACTIVIDADES
APROBACIN DE
MANTENIMIENTO
CORRECTIVO
VERIFICACIN DE
ACTIVIDADES
FIN
2.3.4.
SERVICIO DE CAFETERIA
El personal femenino prestar el servicio de cafetera en cada una de las reas y en los horarios establecidos, de igual
manera estar atento para la atencin de reuniones cuando haya lugar; para ello, el personal femenino debe tener presente
los siguientes aspectos.
a)
b)
c)
d)
e)
2.3.5.
BRIGADAS
Con el nimo de mantener en ptimas condiciones de aseo y orden las instalaciones de la universidad se organizan
brigadas de aseo, como jornadas semanales, lavado de fachadas, jornadas extras. Estas jornadas podrn ser programadas o
imprevistas; para lo cual se tienen en cuenta los siguientes criterios:
a)
b)
c)
d)
Surge la necesidad de mantener las reas comunes o especificas en condiciones ptimas de limpieza
Se asigna el personal, indicndole la tarea a ejecutar, la hora de inicio y el objetivo a cumplir.
Entrega de recursos para atender la actividad.
Verifica el personal asignado, horario y la tarea a desarrollar.
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Jefe de Aseo y
Mantenimiento
2.
Proceso de Compras y
Suministros
3.
Almacenista y
supervisora
4.
Supervisora
5.
6.
7.
Auxiliar de Servicios
Generales
Aseadoras
Jefe de Aseo y
Mantenimiento
2.3.6.2. FLUJOGRAMA
ASEO Y MANTENIMIENTO
COMPRAS Y SUMINISTROS
INICIO
SOLICITUD DE
ELEMENTOS DE
ASEO Y
CAFETERAS
GESTIN DE
COMPRAS
RECEPCIN DE
ELEMENTOS DE
ASEO Y
CAFETERA
DISTRIBUCIN DE
PEDIDOS POR
UNIDAD Y/O
FACULTAD
TRANSPORTE DE
PEDIDOS
ENTREGA DE
ELEMENTOS AL
PERSONAL
FEMENINO
REGISTRO DE
CANTIDADES DE
INVENTARIO
FIN
Direccin Planta
Fsica
Jefe de Servicios
Generales Jefe de
Aseo y Mantenimiento
Funcionario asignado
Jefe de Servicios
Generales Jefe de
Aseo y Mantenimiento
- supervisora
rea solicitante
Jefe de servicios
generales-Jefe de Aseo
y Mantenimiento
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
PLANTA FSICA
INICIO
RECEPCIN DE
SOLICITUD DE
EVENTO
COORDINACIN
DEL EVENTO
EJECUCIN DEL
EVENTO
CALIFICACIN
DEL EVENTO
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2.4.1.2. FLUJOGRAMA
SOLICITUD DE
EVENTO
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SUPERVISIN DEL
EVENTO
ARCHIVO Y
SEGUIMIENTO A
CALIFICACIONES
DEL USUARIO
FIN
segn
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JORNADAS ESPECIALES
Se prestar el servicio para la adecuacin, organizacin y aseo en jornadas Especiales como Icfes, Ferias empresariales y
prstamos de la Planta Fsica para pruebas de estado.
No.
2.4.1
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1.
Direccin Planta
Fsica
2.
Jefe de Servicios
Generales Jefe de
Aseo y Mantenimiento
3.
Funcionario asignado
4.
Jefe de Servicios
Generales Jefe de
Aseo y Mantenimiento
- supervisora
5.
Funcionarios
Asignados
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
RECEPCIN DE SOLICITUD DE EVENTO:
Recibe la solicitud, coordina con las secciones de Servicios Generales y Aseo y Mantenimiento segn
corresponda
COORDINACIN DEL EVENTO:
Se asigna al personal encargado, para realizar instalaciones elctricas, adecuacin de espacios, ubicacin de
mobiliario, y limpieza de reas.
EJECUCIN DEL EVENTO:
Recibe indicaciones para desarrollar la jornada solicitada.
SUPERVISIN DEL EVENTO:
Verifica y supervisa el trabajo encargado.
REORGANIZACIN DE LOCACIN:
Se encargan de dejar las instalaciones nuevamente en orden y recogen sillas y mobiliario utilizado en la
actividad.
FLUJOGRAMA
UNIDAD Y/O DEPENDENCIA
PLANTA FSICA
INICIO
SOLICITUD DE
EVENTO
RECEPCIN DE
SOLICITUD DE
EVENTO
COORDINACIN
DEL EVENTO
EJECUCIN DEL
EVENTO
SUPERVISIN DEL
EVENTO
REORGANIZACI
N DE LOCACIN
FIN
3.
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DEFINICIONES:
-
Actividad: Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas, consiste en la ejecucin de ciertos
procesos o tareas mediante la utilizacin de los recursos humanos, materiales, tcnicos, y financieros asignados a la
actividad con un costo determinado, y que queda a cargo de un Departamento especfico.
Brigadas: Actividad realizada por un grupo de personas con el fin de efectuar una tarea o prestar un servicio en un
tiempo mnimo y de la manera ms eficiente.
Control: Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la Dependencia que permite la oportuna deteccin y
correccin de desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la ejecucin y evaluacin de las acciones,
con el propsito de procurar el cumplimiento de los objetivos, metas y asignacin de recursos.
Contratista: Empresa, profesionales o personas naturales, que contando con la capacidad tcnica y econmica
adecuada, asumen la responsabilidad de ejecutar por orden de un mandante la compra de servicios, determinadas
acciones profesionales o tcnicas bajo condiciones previamente definidas.
Contrato: Documento firmado entre las partes interesadas que regula cualitativa y cuantitativamente las acciones de
mantenimiento efectuadas por contratistas o servicios tcnicos ajenos al establecimiento. En l se definen los
compromisos adquiridos, plazos de ejecucin, montos y forma de pago, garantas, sanciones, etc.
Cotizacin: Solicitud escrita de cotizacin a varios contratistas, proveedores o servicios tcnicos, por un determinado
producto. Dicho documento es de carcter formal y remitido por conducto regular en igualdad de condiciones de
exigencias tcnicas y administrativas.
Indicador de servicio: es el conjunto de datos referidos al servicio cuyo anlisis indica el grado de cumplimiento de
los niveles de servicio previamente establecidos.
Infraestructura: Es el trmino que se utiliza para describir las instalaciones necesarias para el desarrollo de las
actividades acadmicas y administrativas de la Institucin, entre las que se cuentan caminos, electricidad, sistema de
agua potable y alcantarillado, servicios de telecomunicaciones y transporte.
Interventora: Es el conjunto de funciones desempeadas por una persona o Dependencia para llevar a cabo el
control, seguimiento y apoyo en el desarrollo de un contrato, para asegurar su correcta ejecucin y cumplimiento,
dentro de los trminos establecidos en las clusulas estipuladas en el contrato.
Higiene: El trmino higiene se designa al conjunto de conocimientos y tcnicas que se ocupan de controlar
aquellos factores nocivos para la salud de los seres humanos, pero tambin hace referencia al aseo, limpieza y
cuidado de nuestro cuerpo y espacio donde desarrollamos nuestras actividades.
Mantenimiento: Accin eficaz para mejorar aspectos operativos relevantes de un establecimiento tales como
funcionalidad, seguridad, productividad, confort, imagen corporativa, salubridad e higiene. Otorga la posibilidad de
racionalizar costos de operacin. El mantenimiento debe ser tanto peridico como permanente, preventivo y
correctivo.
Mantenimiento correctivo: Accin de carcter puntual a raz del uso, agotamiento de la vida til u otros factores
externos, de componentes, partes, piezas, materiales y en general, de elementos que constituyen la infraestructura o
planta fsica, permitiendo su recuperacin, restauracin o renovacin, sin agregarle valor al establecimiento.
Mantenimiento Correctivo: Conjunto de actividades u operaciones que se realizan para corregir fallas o daos que
se han presentado, o sustituir algn elemento deteriorado que afecte el desarrollo normal de las actividades de los
otros procesos del SIGEC de la Institucin o su ambiente fsico de trabajo.
Mantenimiento Preventivo: Conjunto de actividades u operaciones que corresponden a una programacin peridica
de inspecciones, ajustes y reparaciones menores de las instalaciones, edificios, etc., para conservarlos en buen estado
y evitar grandes fallas, de manera que los otros procesos del SIGEC puedan permanecer en buen funcionamiento.
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Presupuesto: El presupuesto es un instrumento y una norma importante que sirve como un medio administrativo para
la determinacin adecuada del dinero representado por los costos. Del mismo modo, en l tambin se encuentra la
debida utilizacin de los recursos disponibles, acorde con las necesidades de cada una de las unidades y/o
departamentos.
Revisin Tcnica: hace referencia a la revisin de un equipo utilizando instrumentos de medida y parmetros de
referencia, que permitan emitir un diagnstico.
Supervisin: Es la actividad de apoyar, vigilar y coordinar las actividades de tal manera que se realicen en forma
satisfactoria y prestando un ptimo adecuado de servicios.
4.
DOCUMENTOS RELACIONADOS:
Plan de Regularizacin y Manejo PRM
Plan estratgico Institucional PEID
Manual de Presupuesto
Polticas del Departamento de Planta Fsica
Polticas Departamento de Compras
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5.
REGISTROS:
PLANTA FISICA
- Cronograma de Mantenimiento Anual
- Actas de reuniones del Departamento
- Ordenes de trabajo
- Acta de inicio de obra
- Registro fotogrfico
- Acta de entrega
SERVICIOS GENERALES
- Registro de actividades (Servicios Generales)
- Historial e inventario de maquinaria y equipo
- Registro de asignacin de equipos para trabajo diario.
ASEO Y MANTENIMIENTO
Tabla de distribucin de personal
Cronograma de pedidos de aseo y cafetera
Listas de Cheque Baos
Registro de entrega de pedidos
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CONTROL DE CAMBIOS:
No
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