Referencia rpida

Documentacin

eProcess Expert
eProcess Expert Funciona por medio de un Portal de Internet al cul tendrs acceso por medio de un a suscripcin al
sistema. Puedes acceder desde cualquier lugar con internet para generar tus Facturas Electrnicas por Internet o CFDI 3.2 .
Con tu suscripcin al sistema se te proporciona una cuenta de administrador con la que podrs registrar otros usuarios con
derechos sobre los mdulos de la aplicacin y sobre los datos, por lo que puedes registrar un usuario por empresa o para
varias empresas. El sistema mantiene una bitcora de los registros y modificaciones a la informacin que realicen los
usuarios que registres, permitindote tener seguridad en la informacin. Con tu suscripcin puedes registrar todos los RFC
de tus empresas, con lo que puedes administrar un grupo de empresas desde un solo ambiente, con el acceso a las
empresas por varios usuarios que t administras.
Con un solo paquete de CFDIs que contrates lo puedes compartir entre todos los RFC que registres, el sistema te muestra
indicadores del consumo de los CFDIs por cada empresa, con lo que tendrs certeza del consumo que se valla realizando.
Puedes asignar lmites de consumo por empresa o dejar libre el consumo. El paquete de CFDIs que contrates no tiene una
vigencia, por lo que l os podrs utilizar hasta que se agoten. Podrs contratar otro paquete en cualquier momento, con lo
que veras reflejado su disponibili dad desde el panel de consumos.
Tu informacin estar almacenada en nuestros servidores garantizando total confidencialidad y seguridad. Tus
comprobantes fiscales estarn resguardados por 2 aos o hasta que los borres .
Por cada CFDI que crees, el sistema
crea el XML y PDF, que puedes enviar por email de forma automtica o manual a tus clientes, o lo podrs descargar de
forma local para su impresin o entregar a tus clientes.
Puedes agregar un Logo por cada empresa, as como leyendas de publicidad a los PDF que se generan por cada CFDI.
Proporcionamos el servicio de personalizacin del PDF, si los formatos existentes no se adaptan a tus necesidades
especficas creamos el formato que requieres.
Puedes registrar Pre Facturas que no son timbradas hasta que las autorices, estas Pre-Facturas generan un PDF sin sellos,
que puedes enviar a tus clientes o imprimir, para validar la informacin de la prxima Factura Electrnica o CFDI. Puedes
cancelar en cualquier momento las Facturas o Pre-Facturas que registres.
Para ingresar a la pgina web ingrese la siguiente liga en su Navegador:
http://www.efacturaweb.com.mx/
(Accede a la ventana comercial, donde tiene la liga al acceso del sistema)
En esta pgina da un clic en la liga: Ingresa a tu cuenta en lnea, con esto se abre una pgina donde le solicitan sus claves
de acceso a la aplicacin.
http://www.efacturaweb.com/

(Accede directo a la pgina del sistema)

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Funcionalidad General de la Aplicacin

Seleccionar la Empresa a la que va a Facturar.
El sistema eProcess le permite registrar vari as Empresas o Personas Fsicas con diferente RFC para la facturacin, es una
aplicacin multiempresa. Al ingresar a su portal, el sistema le muestra una ventana donde puede seleccionar la empresa
para facturar.

Una vez elegida, se muestra en la parte superior de la ventana en el centro el nombre corto de la empresa con la que est
facturando. Si es la primera vez que ingresa no se presenta ninguna empresa , hasta que agrega una desde la opcin en
men principal: Administracin -> Empresas, (Seleccione cancelar) ya que debe registrar Empresas primero antes de
facturar
Para volver a abrir esta ventana valla a la opcin de Men principal: Catlogos -> Empresas. Esta opcin le sirve por ejemplo
si desea cambiar de Empresa para la creacin de Facturas, sin necesidad de salir del Sistema, en el mismo ambiente cambia
de empresa.

Estado de los Servicios o Paquetes Contratados

Despus de seleccionar la Empresa que va a Facturar, el sistema la muestra la ventana con el Estado de los Servicios o
Paquetes contratados. Mostrando un registro por cada Servicio, en la columna de Contratados muestra la cantidad original
que se contrat, la columna de Disponibles se muestra la cantidad que resta o est disponible, esta cantidad va
disminuyendo por cada CFDI que se timbre.

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Listados de Documentos o Registros

En las opciones del men, se muestran dos posibilidades que son: Agregar y Consultar (ver siguiente imagen), con la
opcin de: Consultar, el sistema le mostrara un listado de los documentos o registros de la opcin que seleccione, por
ejemplo para la opcin de: Catlogos -> Clientes -> Consultar, se muestra un listado con los Clientes que se tienen
registrados.

La opcin de: Agregar, abre la una pantalla de mantenimiento de la funcin de men seleccionada, donde se muestran
los campos vacos para agregar ser llenados y agregar un nuevo registro. Por ejemplo para Clientes, le muestra la pantalla
para agregar un nuevo cliente.
En el caso de Documentos como: Facturas, Notas de Crdito o Recibos de Nomina, la opcin de agregar permite registrar
una nueva Factura con todos los campos que lleva cada opcin.
Al dar un clic en la funcin de consultar de cualquier opcin de Men, el sistema le muestra una pgina (ver siguiente
imagen) con el listado de los registros de esa opcin, esta pgina de inicio se muestra vaca, para listar todos los registros
que estn disponibles se debe dar un clic en el botn de Buscar, con esta accin el sistema muestra la lista de registros. Si
no se encontr ningn registro el sistema muestra la leyenda respectiva. Si se desea buscar un registro en especfico, teclee
en la caja de texto de criterios de bsqueda antes de dar clic en buscar.

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Las ventanas de listado tiene la barra de funciones, que con las siguientes opciones:
A.

Agregar: Esta funcionalidad le permite agregar un Nuevo registro. Al dar un clic en este botn, el sistema abre la
pantalla de Mantenimiento del concepto consultado, por ejemplo para clientes, abre la pantalla de registro de
nuevos clientes, para Facturas abre la pantalla de registro de nuevas Facturas.

B.

Modificar: Esta funcionalidad le permite modificar un Registro existente. En esta opcin debe primero seleccionar
del listado los registros a modificar, dando un clic en la caja de seleccin que esta al principio de cada registro,
despus dar un clic en el botn de modificar, con esta accin el sistema abre la pantalla de mantenimiento con los
campos llenos de los valores del registro seleccionado.

C.

Baja: Esta funcionalidad le permite dar de baja los registros que estn seleccionados en el listado. Para el caso de
documentos como la Factura, lo que hace el sistema es cancelar el documento.

D. Cerrar: Esta funcionalidad le permite cerrar la pantalla de listado.

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Pantalla de Mantenimientos de Documentos o Registros

La pantalla de Mantenimiento (ver siguiente imagen) permite agregar nuevos Registros o Documentos, para la opcin de
Facturas, permite el registro de una nueva Factura, para el caso de Clientes le permite el registro de un nuevo cliente.

En esta pantalla captura los datos necesarios en los campos que se muestr an, al terminar de capturar los datos da un clic en
el botn de: Guardar, que esta la barra de funcionalidad.
La barra de funcionalidad tiene las siguientes opciones:
A.

Consultar: Esta funcionalidad le permite abrir la pantalla de listado.

B.

Agregar: Esta funcionalidad le permite agregar un Nuevo registro. Realiza la funcin de limpiado de los campos y
deja lista la pantalla para capturar un nuevo registro.

C.

Guardar: Esta funcionalidad le permite guardar de forma permanente la informacin tecleada. Para el caso de un
Nuevo registro o Documento, agrega un nuevo registro que se podr consulta despus en los listados. Para el caso
de Edicin de un registro existente, el sistema modifica los valores del registro.

D. Cerrar: Esta funcionalidad cierra la pantalla.

Los campos de Consecutivo no son de captura libre, el sistema asigna en forma automtica los valores de este campo, por
ejemplo para Facturas, es el Folio que el sistema asigna a cada Documento. Por lo general este campo se deja vaco en cada
captura de un registro nuevo. La nica excepcin a este regla es para el Catlogo de productos, donde para regi strar un
nuevo producto se debe capturar el valor Alfanumrico de la clave para el Producto.

Campo de Consecutivo
El campo de Consecutivo permite identificar de forma nica un registro, por ejemplo para el caso de un cliente este valor
ser el nmero del cliente en el sistema, para el caso del registro de una Factura es el Folio. Este valor de consecutivo
tambin tiene la funcin de vincular registros, para el caso de un Fa ctura este valor se debe teclear en la caja de texto de
Cliente (ver siguiente imagen), de esta forma el sistema vincula el consecutivo del cliente con la factura que se registre.

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Vincular Registros u opcin de TAB

Para hacer la vinculacin de registros se debe teclear el valor del consecutivo en el campo de texto del documento o
registro a vincular (ver siguiente imagen), por ejemplo: Para vincular un cliente a la factura, en el campo de Cliente se debe
teclear el consecutivo de cliente.

Una vez que se teclea el valor del consecutivo en el campo de Cliente en la Factura se utiliza la tecla de TAB o la tecla que
tiene la imagen de: |<- ->| Con esta accin el sistema busca en la base de datos los valores del registro que se vincula y lo
muestra en la pantalla de registro a vincular, ver siguiente imagen.

Si el valor tecleado del consecutivo en el campo de vinculacin no es esta registrado en el listado del que se vincula, el
sistema regresa una alerta, indicando que no es un valor valido y borra el valor tecleado. Por ejemplo si el nmero de un
cliente que no est registrado en el sistema se captura en el campo del cliente en la Factura, el sistema indica que no est
registrado el cliente y no permite su registro.

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Pasos a seguir para el registro de Facturas Electrnicas por Internet:

REGISTRO DE CATALOGOS
1.- Seleccione la Empresa o Persona Fsica que va a Facturar, si no tiene registrada ninguna empresa agrguela. En el men
de Administracin est la opcin de Empresa, donde tiene la opcin de agregar o consultar el listado de las que estn
registradas. El consecutivo es proporcionado por el sistema al agregar nuevas empresas . Puede modificar o agregar nuevas
empresas en el momento que lo requiera.
A.

Si no tiene empresas registradas, valla a la opcin de men principal: Administracin, busque la opcin de
Empresas y despus de clic en Agregar.
B. El sistema le muestra la pgina para registrar los datos de la Empresa, llene todos los campos requeridos para
registrar la empresa.
C. Para la opcin de Tipo de Factura, se presenta la opcin de CBB o CFDI, para el caso de CBB debe registrar la
imagen del cdigo bidimensional que la proporciono el SAT, para el caso de CFDI debe proporcionar los
archivos key y cer que proporciona el SAT.
D. El campo Clave del Archivo Llave, no es obligatorio, se recomienda no ingresarlo en esta pantalla. Si no lo
ingresa en esta pantalla, el sistema lo solicitara cada vez que Autorice una Factura. Si lo registra en esta
pantalla el sistema no lo solicitara por cada Factura que Autorice.
E. En esta ventana esta la opcin de agregar el Logotipo de la Empresa que aparece en el diseo estndar de
Factura en PDF.
F. En la rea de detalle de folios, para la opcin de CBB debe registrar todos los campos menos el nmero de
Certificado, para la opcin de CFDI solo debe registrar el nmero de certificado y la fecha de vigencia. Para el
caso de CFDI es importante que registre el Numero de Certificado que le proporciono el SAT.
2.- Registre Unidades de Medida de los productos sobre los que va a Facturar. En el men de Catlogos esta la opcin:
Unidades de Medida. Puede consultar el listado o agregar nuevos registros. El consecutivo en proporcionado por el sistema
al agregar nuevos registros. Desde el listado puede modificar las que estn registradas. Seleccione la opcin de Agregar
para registrar nuevas unidades de medida.
3.- Registre Tipos de Productos de los productos sobre los que va a Facturar. En el men de Catlogos esta la opcin: Tipos
de Producto. Tambin puede utilizar o modificar el registro preexistente. Puede consultar el listado o agregar nuevos
registros. El consecutivo es proporcionado por el sistema al agregar nuevos registros. Desde el listado puede modificar las
que estn registradas. Seleccione la opcin de Agregar para registrar nuevas unidades de medida.
4.- Registre los Productos o Servicios que va a Facturar. En el men de Catlogos esta la opcin: Productos. Puede consultar
el listado o agregar nuevos productos. Para el caso de los servicios, puede registrar una descripcin larga que despus al
momento de factura puede complementar detallando el servicio, que solo quedara registrado en esa Factura. El cdigo
puede ser Alfanumrico y es requerida su captura. Desde el listado puede modificar las que estn registradas. Seleccione la
opcin de Agregar para registrar nuevas unidades de medida.
5.- Registre los Tipos de Cliente de los Clientes a los que va a Factura r. En el men de Catlogos esta la opcin: Tipos de
Cliente. Puede consultar el listado o agregar nuevos registros. El consecutivo en proporcionado por el sistema al agregar
nuevos registros. Desde el listado puede modificar las que estn registradas. Seleccione la opcin de Agregar para registrar
nuevas unidades de medida.
6.- Registre los Clientes a los que va a Facturar. En el men de Catlogos esta la opcin: Clientes. Puede consultar el listado
o agregar nuevos Clientes. El consecutivo en proporcionado por el sistema al agregar nuevos registros. Desde el listado
puede modificar las que estn registradas. Seleccione la opcin de Agregar para registrar nuevas unidades de medida. Si

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registra un email para el cliente, el sistema enviara en automtico un correo al cliente con su comprobante en PDF y para
CFDI el archivo XML.

REGISTRO DE FACTURAS
7.- Registre las Facturas desde el men principal est la opcin de Facturas. Puede consultar el listado de las Facturas que
fueron creadas, desde este listado puede ver el estatus en el que se encuentra la Factura, es importante tener en cuenta
que el CFDI requiere conexin con los Servidores del SAT, ya que este proceso es en lnea, por lo que al capturar una
Factura, se debe consultar en el listado la respuesta del Timbrado que realiza el SAT, para el caso de tener un cdigo de
Error, se debe proceder a corregir para que el sistema vuelva a intentar su timbrado, el detalle del error se muestra en la
opcin de bitcora al final de cada rengln. Para el tipo de Factura CBB, de inmediato el sistema le muestra la factura
electrnica en el PDF que puede abrir o guardar localmente en su PC.
Al agregar una Factura, el sistema le solicita los cdigos de Cliente y de los Productos que registro en los catlogos, para
poder hacer la relacin con los mismos. Puede agregar o borrar los renglones de Productos o Servicios que requiera, dando
clic en el botn de Agregar que est arriba del detalle de Productos . Para la descripcin del Producto, puede modificar o
agregar el texto que requiera para detallar la descripcin del Producto por cada Factura (Esta modificacin en la Factura, no
afecta el catlogo de productos, solo la factura actual). Una vez hecha la captura de los datos requeridos, puede guardar la
Factura con el Estado de Registrado, mientras verifica que la informacin esta correcta imprimiendo el PDF que se crea,
que es un previo de la Factura, es importante resaltar que para los tipos de factura CFDI con el estado de Registrado, la
factura no est timbrada por el SAT, hasta que le cambia al Estado de Autorizado.
Mientras la Factura se encuentre con estatus de: Registrado, puede hacer los cambios que necesite en la misma, puede
imprimir el PDF que se crea cada vez que modifica la Factura, las veces que lo necesite hasta que la termine a completa
satisfaccin. Hasta que la tenga terminada la cambia al Estatus Autorizado (Si no registro la Clave del Archivo Llave en el
catlogo de Empresas, el sistema muestra una ventana, donde solicita esta Clave, la c ual no se guarda en el sistema, solo es
de uso temporal para el timbrado), una vez cambiado al estatus de Autorizado y el sistema la timbra, ya no es posible
modificarla, solo podr Cancelar. Es importante que considere que una Factura en estatus de registrado, puede timbrarse
hasta 72 horas despus de que se captura, pasando este tiempo el servicio del PAC, no autorizara el timbrado, por lo que
deber cancelarla sin timbrar por el PAC.
8.- Con el estado autorizado el sistema realiza la conexin con los Servidores del SAT para realizar el timbrado, en caso de
xito, se le asigna el Estado de Timbrado y desde el listado aparecen en el rengln de la factura las Etiquetas de XML y
PDF, desde estas ligas puede descargar los archivos para su consulta y resguardo. El resguardo de los Archivos por parte de
eProcess Expert, depender del acuerdo comercial que haya contratado. Si el resultado del timbrado es un Error, puede
consultar la bitcora de cada Factura, para conocer el detalle del error y proceder a su correccin.
A veces el sistema de timbrado llega a tardar unos segundos, por lo que se recomienda esperar unos segundos para
consultar el registro de nueva cuenta o el listado en Buscar, hasta ver el resultado del timbrado por el SAT.

Cancelacin de Facturas
9.- Para cancelar una Factura, ingresa al listado de Facturas desde la opcin de Facturas del men principal y la opcin
Consultar. De inicio le aparece el Listado en blanco, dando un clic en el botn de Buscar, le muestra las Facturas que estn
registradas en el sistema, puede ingresar un criterio de bsqueda para que el sistema le muestre solo los registros que est
buscando, si no registra un criterio de bsqueda el sistema le muestra en forma de pginas, todas las Facturas que tenga
registradas. Para realizar la cancelacin de la misma, debe seleccionar el registro requerido desde el listado, dando un clic
en la caja de seleccin al inicio de cada rengln. Despus de seleccionar los registros por Cancel ar, dar un clic en botn de
Cancelar, con esta accin el sistema realiza la conexin al Servidor de SAT para su cancelacin y recuperar el Timbrado
que proporciona de cancelacin, para guardarlo junto a la Factura para sus consultas posteriores.