Estructuras

organizacionales

Representacin grfica de
la estructura orgnica de
una institucin o de una de
sus reas; se muestra la
composicin de las
unidades administrativas
que la integran, sus
relaciones, niveles
jerrquicos, canales
formales de comunicacin,
lneas de autoridad,
CRITERIOS
FUNDAMENTALES PARA
SU PREPARACIN

Es el
instrumento
idneo para
plasmar y
transmitir en
forma grfica
y objetiva la
composicin
de una
organizacin.

ORGANIGRAMA

Precisin, sencillez,
Uniformidad,
presentacin y vigencia

DISE
O
FORMA: utilizar un solo tipo de
figura, los textos deben
aparecer horizontales, y
representar en rectngulos las
unidades.
DIMENSION: semejante
COLOCACION DE LAS
UNIDADES: en diferente nivel
jerrquico, en el mismo nivel.
LINEAS DE CONEXIN: relacin
lineal, relacin funcional,
relacin de coordinacin,
relacin de asesora y relacin
de comisiones.

Procedimient
o/
actualizacin
Autorizacin para realizar
el estudio
Integracin del equipo de
trabajo
Determinacin del
programa de trabajo
Captacin de informacin
Clasificacin y registro de
la informacin
Diseo del organigrama

Utilidad
Imagen formal
fcil conocimiento de
una organizacin
representa un
elemento valioso
de anlisis
fuente de consulta

CLASIFICACIN
1.
2.
3.
4.

Por
Por
Por
Por

su
su
su
su

naturaleza.
mbito.
contenido.
presentacin

Criterios
generales
SECTOR PBLICO: a
partir de propuestas,
procedimientos,
responsables.
SECTOR PRIVADO: a
partir de propuestas,
procedimientos,
responsables,
Soporte decisional.

MECANISMOS DE
INFORMACION

Acervo documental
A travs de medios
electromagnticos
Interaccin

DIFUSIN

Las modificaciones a la
estructura organizacional
deben implementarse con
la participacin de las
unidades administrativas
afectadas, por lo cual es
conveniente llevar a cabo
conferencias, seminarios,
foros de decisin, entre
otros, para motivar y
capacitar al personal que
colaborar en su desarrollo

ESTRUCTURA

ESTRUCTURAS DE LNEAS DE
NEGOCIO Unidades en un solo
nivel, desconcentradas,
descentralizadas,
desconcentradas y
descentralizadas, globales,
Unidad/equipo, Bisagra,
Pirmide invertida, reloj de
arena, federal, matricial,
proceso, Funcin/proceso,
(UEN), estratgica.
ESTRUCTURAS DE PROYECTO
equipo, Mdulo/equipo, Mdulo
entrelazado, Estructura
espagueti, Estudio de
Hollywood, hormiguero, panal
de abejas, Trbol, Hipertexto,
Hipertrbol, dona invertida,
mesa redonda.
Estructuras en red
Estructuras abiertas
Estructuras virtuales
Estructuras mviles
Estructura modular

MANUALES
ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son

indispensables debido a la
complejidad de las estructuras de
las organizaciones, el volumen de
sus operaciones, los recursos de
que disponen, la demanda de sus
productos, servicios o ambos, y la
adopcin de tecnologa de la
informacin
para
atender
adecuadamente
todos
estos
aspectos,
y
ms.
Estas
circunstancias obligan a usar.

CRITERIOS
FUNDAMENTALES PARA
SU PREPARACIN

Los manuales administrativos

son documentos que sirven
como medios de comunicacin
y coordinacin para registrar y
transmitir en forma ordenada y
sistemtica tanto la informacin
de
una
organizacin
(antecedentes,
legislacin,
estructura, objetivos, polticas,
sistemas,
procedimientos,
elementos de calidad, etc.),
como las instrucciones y
lineamientos necesarios para
que desempee mejor sus
tareas.

CLASIFICACIN
MANUAL DE
ORGANIZACION

Precisin, sencillez,
Uniformidad,
presentacin y vigencia

INDENTIFICACI
ON
Logotipo de la organizacin
.
Nombre de la organizacin.
Denominacin y extensin del
manual (general o especfico). En caso
de corresponder a una unidad en
particular debe anotarse el nombre de
sta.
Lugar y fecha de elaboracin.
Nmero de pginas.

Es un hecho que los

manuales administrativos
representan un elemento
crucial para el proceso de
toma de decisiones, la
mejora continua y el logro
de un desempeo por
encima
del
estndar
regular.

1. Por su naturaleza.
2. Por su mbito.
3. Por su contenido.

Prlogo,
introduccin o
ambos

INDICE O
CONTENIDO

Relacin de los captulos o

apartados que constituyen el
cuerpo del documento.

ANTECEDENTES
HISTORICOS
Descripcin de la gnesis de la organizacin
o del rea descrita en el manual, en la que
se indica su origen, evolucin y cambios
significativos registrados.

El prlogo normalmente es la
presentacin que hace del
manual alguna autoridad de la
organizacin. La introduccin
es una breve explicacin del
contenido
del
documento,
como su estructura, propsitos,
mbito de aplicacin y la
necesidad
de
mantenerlo
vigente.

Sustitucin de pginas (actualizacin

de informacin).
Unidades responsables de su
elaboracin, revisin y autorizacin.
Clave de la forma

LESGISLACION O BASE
LEGAL

Contiene una lista de ttulos de los principales

ordenamientos jurdicos que norman las
actividades de la organizacin, de los cuales
se derivan sus atribuciones o facultades.

ATRIBUCIONES
Transcripcin textual y completa del
artculo, clusula, considerando o
punto que explica las facultades
conferidas a la organizacin, de
acuerdo con las disposiciones
jurdicas que fundamentan su
quehacer.

FUNCIONES
Es la especificacin de las tareas
inherentes a cada una de las
unidades administrativas que forman
parte de la estructura orgnica,
necesarias para cumplir con las
atribuciones encomendadas a la
organizacin.

DIRECTORIO

Documento en donde constan

los nombres, puestos, nmeros
telefnicos y correo electrnico
de las personas comprendidas
en el manual.

ORGANIGRAMA
Es la representacin grfica de la estructura
orgnica de una organizacin o bien de
alguna de sus reas, la cual muestra qu
unidades administrativas la integran y sus
respectivas relaciones, niveles jerrquicos,
canales formales de comunicacin, lneas de
autoridad, supervisin y asesora.

MISION
Este enunciado sirve a la organizacin como
gua o marco de referencia para orientar sus
acciones y enlazar lo deseado con lo posible.
Es recomendable que el texto de la misin
mencione la razn de ser de la organizacin
en trminos de propsitos especficos,
resultados esperados y compromisos por
cumplir.

ESTRUCTURA
RGANICA

Descripcin ordenada de
las
unidades
administrativas
de
una
organizacin en funcin de
sus relaciones de jerarqua.
Esta descripcin de la
estructura orgnica debe
corresponder
a
la
representacin grfica en el
organigrama, tanto en lo
referente al ttulo de las
unidades
administrativas
como a su nivel jerrquico

Descripcin de puestos

Identificacin del puesto

(nombre, ubicacin, mbito de
operacin, etctera).
Relaciones de autoridad,
donde se indican los puestos
subordinados y las facultades de
decisin,
as
como
las
relaciones de lnea y asesora.

Funciones
generales
y
especficas.
Responsabilidades o deberes.
Relaciones de comunicacin
con otras unidades y puestos
dentro de la organizacin, as
como las que deba establecer
externamente.
Especificaciones del puesto en
cuanto
a
conocimientos,
experiencia,
iniciativa
y
personalidad.

MANUAL DE PRECEDIMIENTOS

IDENTIFICACIO
N

INDICE O
CONTENIDO

Logotipo de la organizacin.
Es la relacin de
los
captulos o apartados que
constituyen el cuerpo del
documento.

Nombre de la organizacin.
Denominacin y extensin del
manual (general o especfico). Si
corresponde a una unidad en
particular, debe anotarse el nombre de
sta.
Lugar y fecha de elaboracin.

OBJETIVO
Explicar el propsito que se pretende
cumplir con el procedimiento.

Numeracin de pginas.
Sustitucin de pginas (actualizacin
de informacin).

PROCEDIMIENTO
(DESCRIPCIN DE LAS
OPERACIONES)

Unidades responsables de su
elaboracin, revisin y/o autorizacin.
Clave del formulario

RESPONSABLES
rea, unidad administrativa o
puesto que tiene a su cargo la
preparacin,
aplicacin
o
ambas
cosas
del
procedimiento.

OTRAS
CARACTERISTICAS

POLITICAS
CONCEPTO
DIAGRAMAS DE FLUJO
FORMULARIOS
INSTRUCTIVOS
GLOSARIO DE TERMINOS

PRLOGO,
INTRODUCCIN O
AMBOS
El prlogo es la presentacin que
hace del manual alguna autoridad
de
la
organizacin,
preferentemente del ms alto nivel
jerrquico. La introduccin es una
exposicin de lo que es el manual,
su estructura, propsitos, mbito
de aplicacin y necesidad de
mantenerlo vigente.

Presentacin por escrito, en

forma narrativa y secuencial,
de
cada
una
de
las
operaciones que se realizan
en un procedimiento, para lo
cual se anota el nmero de
operacin, el nombre de las
reas
responsables
de
llevarlas a cabo y, en la
descripcin, explicar en qu
consiste, cmo, dnde y con
qu se llevan a cabo.

AREAS DE APLICACION

Esfera de accin que cubre

el procedimiento.

MANUAL DE GESTION DE LA
CALIDAD

INDICE O
CONTENIDO

IDENTIFICACIO
N

Relacin de los captulos o

apartados que constituyen el
cuerpo del documento, que debe
incluir la seccin o captulo, la
referencia o rengln especfico
del contenido y la pgina
correspondiente.

Logotipo de la organizacin.
Nombre de la organizacin.
Nombre del manual.
Cdigo que lo identifica (siglas
que identifican al documento y al
rea que lo elabora).
Nivel o nmero de revisin.
Pgina.
Edicin (fecha de la revisin).

ALCANCE
rea de influencia establecida para la
aplicacin del sistema de gestin de la
calidad. De acuerdo con el giro y
necesidades de la organizacin, la
cobertura
variar
debido
a
las
exclusiones que se realicen.

Unidades responsables de su
elaboracin,
revisin
y
autorizacin.

POLTICA DE CALIDAD

ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
Organigrama
organizacin.

de

INTRODUCCIN

Declaracin que establece el compromiso de

lograr la satisfaccin de clientes y una buena
relacin con proveedores, a travs del
mejoramiento continuo de precios, calidad,
servicio,
comunicacin
e
innovacin
tecnolgica.

OTRAS
CARACTERISTICAS
la

Presentacin de la situacin,
compromisos y lineamientos para
la implementacin del sistema de
gestin de la calidad basado en
las normas ISO 9000: 2000
Sistemas de gestin de calidad, el
cual
puede
enfocarse
en
cualquiera de las normas de la
familia ISO, de acuerdo con el
contexto de aplicacin.

INTERACCION DE PROCESOS
REPRESENTACION DE
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
REQUISITOS GENERALES
RECURSOS HUMANOS
PROCESOS OPERATIVOS

MATRIZ DE
RESPONSABILIDADES
Enunciados que formula cada
unidad administrativa de la
organizacin, por lo general a
nivel direccin y gerencia, en
los que se establece en forma
general la responsabilidad que
asumen en relacin con el
sistema de gestin de la
calidad.