AGENDA

UNIDAD V: MANUALES
ADMINISTRATIVOS

TEMA # 1 : CONCEPTOS Y TIPOS DE MANUALES

Objetivos.
Introduccin.
Concepto de manuales.
Objetivos de los manuales.
Clasificacin de los manuales.
Preguntas

CONCEPTO DE MANUAL
ADMINISTRATIVO

OBJETIVOS

Conocer el concepto y los objetivos de los

manuales administrativos.
Identificar los diferentes tipos de
manuales administrativos.

Los
manuales
administrativos:
son
documentos que sirven como medio de
comunicacin y coordinacin para registrar y
transmitir ordenada y sistemticamente tanto
la informacin de una organizacin
(antecedentes,
legislacin,
estructura,
objetivos, poltica, sistemas, procedimientos,
elementos de calidad, etc.)
como las
instrucciones y lineamientos que se
consideren necesarios para que desempee
mejor sus tareas.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES

OBJETIVOS DE LOS MANUALES

Presentar una visin de conjunto de la

organizacin (individual, grupal o sectorial).
Precisar las funciones de cada unidad
administrativa para definir responsabilidades,
evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Coadyuvar a la correcta realizacin y uniformidad
de las labores encomendadas al personal.
Ahorra tiempo y esfuerzo en la realizacin de
funciones al evitar la repeticin de instrucciones y
directrices.
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Agilizar el estudio de la organizacin.

Facilitar el reclutamiento, seleccin e integracin de
personal.
Sistematizar la iniciativa, aprobacin, y aplicacin
de las modificaciones necesarias en la
organizacin.
Determinar la responsabilidad de cada unidad y
puesto respecto de la organizacin.
Mostrar claramente el grado de autoridad y
responsabilidad de los distintos niveles jerrquico
que la componen.
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OBJETIVOS DE LOS MANUALES

CLASIFICACIN BSICA

Promover el aprovechamiento racional de los

recursos humanos, materiales, financieros y
tecnolgicos disponibles.
Funcionar como medio de relacin y coordinacin
con otras organizaciones.
Servir como vehculo de orientacin e informacin
a las proveedores de bienes, prestadores de
servios y usuarios o clientes con los que
interacta la organizacin

Por su Naturaleza
CRITERIOS

Por su mbito
Por su Contenido

CLASIFICACIN POR SU NATURALEZA

CLASIFICACIN POR AMBITO

Microadministrativos
NATURALEZA

Generales
AMBITO

Macroadministrativos

Especficos

Mesoadministrativos

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CLASIFICACIN POR CONTENIDO

CONTENIDO

Organizacin
Procedimientos
Calidad
Historia
Polticas
Contenido Mltiple
Puestos
Tcnicas
Ventas
Produccin
Finanzas
Personal
Operacin
Sistemas

MANUAL DE ORGANIZACIN

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Estos manuales contienen informacin

detallada referente a los antecedentes,
legislacin,
atribuciones,
estructura,
organigrama,
misin
y
funciones
organizacionales. Cuando corresponde a
un rea especfica incluyen la descripcin
de puestos; de manera opcional, pueden
presentar el directorio de la organizacin.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Constituye un instrumento tcnico que incorpora

informacin sobre la sucesin cronolgica y
secuencial de operaciones concatenadas entre
s, que se constituye en una unidad para la
realizacin de una funcin, actividad o tarea
especfica en una organizacin.
Todo procedimiento incluye la determinacin de
tiempo de ejecucin y el uso de recursos
materiales y tecnolgicos, as como
la
aplicacin de mtodos de trabajo y control para
desarrollar las operaciones de modo oportuno y
eficiente.

La descripcin de los procedimientos permite

comprender mejor del desarrollo de las
actividades de rutina en todos los niveles
jerrquicos, lo que propicia la disminucin de
fallas u omisiones y el incremento de la
productividad.

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MANUAL DE HISTORIA DE LA
ORGANIZACIN

MANUAL DE CALIDAD

Son documentos que describen y consignan los

elementos del sistema de calidad, el cual incluye
informacin sobre el alcance, polticas, objetivos
generales, estructura, responsabilidades, norma
aplicables (con sus referencias), definiciones,
listas de distribucin y codificacin de
procedimientos.

Estos manuales son documentos que refieren la

historia de una organizacin, es decir, su
creacin, crecimiento, logros, evolucin de su
estructura, situacin y composicin.
Este tipo de conocimiento proporciona al
personal una visin de la organizacin y su
cultura, lo que facilita su adaptacin y
ambientacin laboral. Adems, sirve como
mecanismo de enlace y contacto con otras
organizaciones, autoridades, proveedores ,
clientes y usuarios.

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MANUAL DE POLTICAS

MANUAL DE CONTENIDO MLTIPLE

Tambin denominado de normas, estos

manuales comprenden las guas bsicas que
sirven como marco de actuacin para la
realizacin de acciones en una organizacin.

Estos manuales concentran informacin relativa

a diferentes tpicos o aspectos de una
organizacin. El objeto de agruparla en un solo
documento obedecera bsicamente a las
siguientes razones:

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Que se considere ms accesible para su consulta.

Que resulte ms viable econmicamente.
Que tcnicamente se estime necesaria integrar ms
de un tipo de informacin.
Que se una instruccin especfica del nivel directivo.
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MANUAL DE PUESTOS

MANUAL DE TCNICAS

Conocido tambin como manual individual o

instructivo de trabajo, precisa la identificacin,
relaciones, funciones y responsabilidades a
signadas a los puestos de una organizacin.

Este documento detalla los principios y criterios

necesarios para emplear las herramientas
tcnicas que apoyan la ejecucin de procesos o
funciones.

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MANUAL DE VENTAS

MANUAL DE PRODUCCIN

Es un compendio de informacin especfica para

apoyar la funcin de venta, por ejemplo:

Elemento de soporte que dirige y coordina

procesos de produccin en todas sus
fases. Constituye un auxiliar muy valioso
para uniformar criterios y sistematizar
lneas de trabajo en reas de fabricacin.

Definicin de estrategias.
Descripcin de productos y/o servicios.
Mecanismo para llevarlas a cabo.
Polticas de funcionamiento
Estructura de equipo de trabajo.
Anlisis ambiental.
Divisin territorial
Medicin del trabajo
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MANUAL DE FINANZAS

MANUAL DE PERSONAL

Manuales que respaldan el manejo y

distribucin de los recursos econmicos
en todos sus niveles de una organizacin,
en particular en las reas responsables de
su captacin, aplicacin, conservacin y
control.

Identificados tambin como de relaciones industriales,

de reglas de del empleado o de empleo, bsicamente
incluyen informacin sobre:


Condiciones de trabajo.


Organizacin y control de personal.


Lineamientos para:

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El anlisis y evaluacin de puestos.

Reclutamiento, seleccin, contratacin
personal

induccin

de

Capacitacin y desarrollo.
Higiene y seguridad.
Prestaciones.
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MANUAL DE OPERACIN

MANUAL DE SISTEMAS

Estos manuales se utilizan para orientar el uso

de equipos
y poyar funciones altamente
especializadas o cuyo desarrollo demanda un
conocimiento muy especfico.

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Instrumento de apoyo que permite el

funcionamiento ptimo de sistemas de
informacin, administrativos, informticos, etc,
de una organizacin.

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PREGUNTAS

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