CURSO AUDITORIAS INTERNAS DEL

SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

OBJETIVOS del CURSO

El Participante al finalizar el curso ser

capaz de:
Planificar una auditoria
Contar con los criterios para Ejecutar
una auditoria
Elaborar un Informe de una auditoria
realizada
Ejecutar actividades de seguimiento de
auditorias realizadas

TEMARIO

Introduccin a las auditorias Clasificacin

Trminos y Definiciones
Procedimientos de Auditoria
Gua 19011
Etapas de la auditoria
Auditoria Planificacin
Enfoque de la auditoria
Auditoria - Ejecucin
Rol del Auditor
Reporte de NC
Auditoria - El Reporte
Auditoria - Seguimiento

Introduccin a las
auditorias Clasificacin

Definicin (ISO 9000)

Proceso de verificacin sistemtico,
independiente y documentado para obtener
y evaluar objetivamente las evidencias de
auditoria ...

Evidencias de Auditoria: informacin

verificable, registros o declaraciones de
hechos.

Definicin (cont.)
... con el fin de determinar la extensin
con que se cumplen los criterios de
auditoria

Criterios de Auditora: polticas,

procedimientos, estndares, buenas
prcticas o requisitos con los que el
auditor compara la evidencia reunida
durante la auditoria.

DEFINICION
Proceso de verificacin sistemtico,
independiente y documentado
para obtener y evaluar objetivamente las
evidencias de auditoria con el fin de
determinar la extensin con que se
cumplen los criterios de auditoria del
sistema de gestin fijado por la
organizacin

CLASIFICACIN DE LAS
AUDITORAS
PRIMERA PARTE
La organizacin audita su
propio SGC
Ej.: auditoria interna

AUDITORAS
INTERNAS
AUDITORAS
EXTERNAS

SEGUNDA PARTE
El SGC de la organizacin
es auditado por auditores
externos de partes
interesadas
Ej.: cliente audita proveedor

TERCERA PARTE
El SGC de la organizacin
es auditado por auditores
externos independientes
Ej.: auditoria de certificacin

Trminos y Definiciones

Cliente de la
auditoria
Organizacin o persona
que solicita una auditora

Puede ser el
auditado u
otra
organizacin

auditoria

auditado

Proceso sistemtico,
independiente y documentado
para obtener evidencias de la
auditoria y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar la
extensin en que se cumplen los
criterios de auditoria

Organizacin que es
auditada

Equipo auditor
Uno de los
auditores es
designado como
lder

ISO 9000:2005
ISO 19011:2002

Uno o ms auditores que

llevan a cabo una auditora

Puede incluir
auditores en
entrenamiento

No participa
como auditor

auditor

Experto tcnico

Persona con la competencia

para llevar a cabo una auditora

Persona que aporta

experiencia o conocimientos
especficos al equipo auditor

programa de auditoria

ISO 9000:2005

Conjunto de uno o ms
auditorias planificadas para un
perodo de tiempo determinado
y dirigidas hacia un propsito
especfico

ISO 19011:2011

criterio de auditoria

plan de auditoria

alcance de la auditoria

conjunto de polticas,
procedimientos o requisitos
utilizados como referencias

descripcin de las
actividades y de los detalles
de una auditoria

extensin y lmites de una

auditoria

evidencia de la auditora

hallazgos de la auditora

conclusin de la auditoria

registros, declaraciones de
hechos o cualquier otra
informacin que son pertinentes
para los criterios de auditoria y
que son verificables

resultados de la evaluacin
de la evidencia de la
auditoria recopilada frente
a los criterios de auditoria

resultado de una auditoria

que proporciona el equipo
auditor tras considerar los
objetivos y todos los
hallazgos de la auditoria

ISO 9000:2005
ISO 19011:2011

conformidad
cumplimiento de un requisito

requisito
necesidad o expectativa
establecida generalmente
implcita u obligatoria

no conformidad
incumplimiento de un requisito

Principios de auditoria
relacionados con los auditores
Conducta tica
El fundamento del
profesionalismo

Presentacin justa
La obligacin de reportar
acertada y precisamente

Cuidado profesional
La aplicacin de esmero y criterio en
la auditora

ISO 19011:2011

Principios de auditoria
relacionados con los auditores
Independencia

ISO 19011:2011

La base para la
imparcialidad de la
auditora y la objetividad
de las conclusiones

Enfoque basado en evidencias

El mtodo racional para lograr
conclusiones de la auditora confiables y
reproducibles en un proceso sistemtico

Procedimientos de
Auditoria

PROPSITO DE UNA
AUDITORIA
Determinar si el Sistema de Gestin
Es Conforme a las disposiciones

planificadas, los estndares y los

requisitos de las normas aplicables
Est funcionando / implementado

Es efectivo y produce los resultados

previstos

Proveer informacin para la Revisin

por la Direccin

Razones para realizar una

auditoria
Est

programada

Nuevos proveedores
Revisin peridica de proveedores

Requisito contractual
Cambios en el sistema

Problemas de calidad

Beneficios
Dar confianza a la direccin

Dar confianza al cliente

Observar problemas operacionales
Proveer oportunidades de mejoramiento

Proveer retroalimentacin para acciones

correctivas y preventivas

EL PROGRAMA DE AUDITORIAS
Considerar
Importancia de los procesos y reas a
auditar
Estado de la actividad

Resultados de auditoras previas

Minimizar alteraciones en la Empresa
Disponibilidad de los auditados y auditores
El programa suele ser anual o semestral

EL PROGRAMA DE AUDITORIAS
PAUTAS
1. Incluir todos los sectores/areas y procesos
dentro del alcance del SGC
2. Cubrir todos los requisitos de la norma
aplicable

3. Definir frecuencia de auditoras segn

importancia de la actividad
4. Considerar tiempo de realizacin de cada
auditora

PROCEDIMIENTO DE AUDITORA

Debe comprender:
alcance

frecuencia
metodologa de auditorias

responsabilidades y requisitos para

conducirlas

comunicar sus resultados

Gua 19011

ISO 19011:2011
Guas para auditar sistemas de
calidad y ambiental
1 Alcance

2 Referencia Normativa
3 Trminos y definiciones
4 Principios de auditoria
5 Gestin de programas de auditoria
6 Actividades de auditoria
7 Competencia y evaluacin de auditores

Calificaciones del auditor

Atributos personales

Calificaciones duales

Educacin,
entrenamiento,
trabajo y experiencia
en auditorias

Proceso de evaluacin

Competencia

Seleccin del equipo

auditor

Lder del equipo

ISO 19011:2011

Desarrollo profesional
continuo DPC
Cuidado profesional

Lenguaje

Revisin documental inicial

En muchos casos no es posible
asegurar si los requisitos de
ISO 9001 se cumplen, solamente
revisando el manual de calidad

(Adecuacin, de escritorio, de intencin)

Los auditores tendrn que desarrollar
un enfoque global para asegurar la
adecuacin de la documentacin del
SGC (no slo procedimientos) y pueden
desarrollar una parte o el total de esa
actividad en sitio

ISO
9001:2008

u otros
criterios de
auditora

Utilizar listas de chequeo

Beneficios de la revisin
documental inicial
Entender el sistema
Ayuda a la planificacin
Identifica necesidad de especialista
Identifica problemas
Provee oportunidad para llenar
insuficiencias
Evala si es entendible

Auditoria de conformidad
o de implementacin

y el resto de
la documentacin
del SGC

Prcticas de trabajo
Las prcticas de trabajo pueden
no estar documentadas en
procedimientos o instructivos

Etapas de la auditoria

ETAPAS DE UNA AUDITORA

1 PREPARACIN
2 EJECUCIN

3 INFORME
4 SEGUIMIENTO

Distribucin tpica de tiempos

1.- Preparacin

40%

2.- Ejecucin

40%

3.- Informe

10%

4.- Seguimiento

10%

Auditoria Planificacin

PAUTAS PARA LA PREPARACIN DE

LA AUDITORA

Las auditoras son costosas

Las auditoras deben ser bien planeadas y

conducidas
Las auditoras no deben ser realizadas por

sorpresa
Acordar siempre con el auditado fechas
convenientes por adelantado (ver Programa de
Auditoria)

INFORMACIN PREVIA
Informes de Auditorias anteriores y

Revisiones de la Direccin
Documentos del SGC: Fichas de

procesos, procedimientos, mtodos,

manuales, etc.
Mapa de procesos
Legislacin, otros requisitos aplicables

y Documentos Institucionales
Reclamos de partes interesadas

Necesidades de la Gerencia

INFORMACION DEL AREA A

AUDITAR
Qu hacen en el Area / sector?
Cun grande es cada proceso?

Qu procesos operan?
Qu criterios se deben cumplir?
Complejidad de las operaciones

PREPARACION DEL AUDITOR

ENTENDER EL SISTEMA Y LOS PROCESOS...

Mapear el sistema
Procesos

Entradas & salidas

Controles

Secuencia de procesos
Interacciones

Elaborar el Plan de Auditoria!

PREPARACION DEL AUDITOR

El auditor debe prepararse para...
Seguir el proceso de un extremo hasta el otro,
verificando la eficacia del control
No limitarse solo a determinar la conformidad de las
actividades con lo establecido en los procedimientos
Evaluar tambin, y sobre todo, si el proceso es
capaz y produce los resultados intentados
El auditor debe enfocarse en evaluar la capacidad
de los procesos y del sistema para alcanzar los
objetivos establecidos !

AGENDA DE AUDITORA
Objetivo y alcance
Lugares, fechas y recursos
Criterio: Documentos o requisitos

aplicables
Integrantes del Equipo de

Auditoria
Cronograma de actividades, con tareas

asignadas a los auditores

Debe ser acordado con el auditado

AGENDA DE AUDITORA
AGENDA DE LA AUDITORIA
1.

Informacin General de Auditoria Interna

Procesos / Sector Auditado:

Cdigo de Auditora:

VENTAS ADMINISTRACION
Fecha de Auditoria:
Auditor Lder:
Auditor Asistente:
Objetivo de la Auditoria:

2008 / 04

11 de Junio de 2008

Criterio: ISO9001:2000

Sr. Au.

Sr. Ditor
: Evaluar el grado de implementacin del Sistema Integrado
de Gestin

Alcance de la Auditoria:
Todos los procesos comerciales y Administrativos. Todos los requisitos aplicables
1.1

Agenda

Hora

Auditor Lder

Auditor Asistente

9:00

Reunin Inicial

9:15

Seguimiento de NC y AC (8.5.2, 8.5.3)

9:45

Procesos comerciales (7.2., 8.2.1)

10:30

Logstica (7.4)

12:00

Mercado externo (7.2., 8.2.1)

Exportaciones (7.2, 8.2.1)
REFRIGERIO

13:00

Reunin de enlace del equipo auditor

14:00

Reunin Final

PREPARACIN DE LA AUDITORIA
El Equipo de Auditoria debe ser informado de:
Objetivos, Alcance y Criterio de la auditoria
Detalles de los sectores y actividades a auditar

El Equipo de Auditoria debe:

Recopilar la informacin previa necesaria
Elaborar la agenda de Auditoria
Preparar los documentos de trabajo:
Listas de verificacin

Formatos

TEMAS A INVESTIGAR Y
SECUENCIA
1.- El SGC est diseado conforme a
las normas aplicables?
Secuencia

Secuencia
tradicional sugerida

2.- El SGC est implementado y

funciona segn la planificacin?
Debilidades

3.- El SGC es eficaz?

En requisitos
Es capaz para lograr los objetivos especficos
y alcanzar la satisfaccin de las
partes interesadas?

PAUTAS PARA LA AGENDA DE

AUDITORIA
Se recomienda realizar la primera entrevista al
responsable del Sistema de gestin de calidad para
tener una visin global del mismo.
La penltima entrevista debe hacerse a Recursos
Humanos para cruzar informacin recogida en
campo sobre competencias y responsabilidades del
personal.
La ltima entrevista es a la Alta Direccin ya que es
importante preguntarle aspectos de gestin una vez
que se ha auditado todos los procesos planificados.

PAUTAS PARA LA AGENDA DE

AUDITORIA
Siempre debe auditarse al Representante de la
Direccin y a la Alta Direccin an cuando el
alcance de la auditoria fuese bien reducido.
Respetar los horarios de entrada/salida,
tiempos de descanso y otros.
Incluir en la Agenda los tiempos de traslado
cuando las sedes son distantes entre s.
Incluir en la Agenda los tiempos de refrigerio de
los auditores pero no contabilizarlos en el
numero de das/ horas auditor.

TALLER 1 AGENDA DE
AUDITORIA
INSTRUCCIONES
Para la DGA, elabore un Plan de auditoria
interna para el alcance INDICADO EN EL
MANUAL de Calidad y utilizando la
informacin del mismo.
Tiempo estimado 8 das auditor.

TALLER 1- AGENDA DE
AUDITORIA

MATERIALES A UTILIZAR:
Manual de gestin de Calidad de DGA
Formato de Plan de Auditoria de DGA
Norma ISO 9001, 14001, OHSAS 18001

LISTA DE VERIFICACIN
Gua para asegurar la continuidad de la
Auditoria
Mantiene claros los objetivos
Ayuda a administrar el tiempo
Define el camino de la
investigacin
Organiza la toma de notas

SISTEMAS INTEGRADOS
AUDITORIA INTERNA

FECHA:.............
AUDITORIA:......

LISTA DE VERIFICACION
SECTOR/PROCESO:...............................

AUDITADO:...........................

ALCANCE:. ................................................

AUDITOR:..................................
.

REQUISITOS

Disear una muestra

sistmica y registrarla
en la
Lista de Verificacin

PUNTOS A VERIFICAR

Doc

PLAN&
IMPLEMENT,
PROCESO

CONTROL
DEL
PROCESO

MEJORA
DEL
PROCESO

SIG
Resp.
Recursos

TOTAL AUDITORIA

-UPCH

Reg
.

HALLAZGOS

NC

Mal uso de la Lista de Verificacin:

Omisin de temas importantes por no estar
incluidos
Realizar un ejercicio de preguntas y
respuestas (obstruccin de la comunicacin)

Tener una perspectiva estrecha del sistema de

Calidad

TALLER 2 LISTA DE
VERIFICACION
INSTRUCCIONES;
Para un proceso a auditar que est
incluido en el Plan de la Auditoria, elabore
una lista de verificacin, considerando
como potenciales preguntas los puntos de
las normas a auditar, los documentos
Institucionales y el marco legal
relacionado.

TALLER 2 LISTA DE
VERIFICACION
MATERIALES A UTILIZAR:
Plan de la auditoria (Taller 1)
Ficha de proceso asignada
Formato Lista de Verificacin de DGA
Papel en blanco
Norma ISO 9001

Enfoque de la auditoria

Relaciones auditor - auditado

Las relaciones entre auditor y

auditado son crticas para una
auditora exitosa

Comunicacin

Informacin

Ideas
Actitudes

Proceso comunicativo
Emisor
codifica
Mensaje
Receptor
decodifica e
interpreta
Retroalimentacin

Barreras para una

comunicacin efectiva

Fsicas
Intelectuales
Fisiolgicas

Creando un clima para la comunicacin:

Tranquilice al auditado

Explique el propsito
Explique acerca de las notas

Mantenga al auditado informado de sus

observaciones

Enfoque exitoso para la auditoria

Establecer un clima
apropiado
Tranquilice al
auditado
Utilice la tcnica
para preguntar
apropiada

Haga preguntas
aclaratorias
Observe el
lenguaje corporal
Observe el
lenguaje paralelo
Sea amigable y
diplomtico

Auditoria - Ejecucin

EJECUCIN DE LA AUDITORA

ETAPAS
Reunin inicial
Recopilacin de evi dencias
Reunin final

REUNION DE APERTURA
Se establecen las reglas generales
para la realizacin de la Auditoria

Contenidos:
Presentaciones
Exponer cul es el objetivo, alcance y criterio de la
Auditoria, siempre enfocando el propsito de mejora
Metodologa a emplear para entrevistas y reporte
Definicin de No Conformidad, Observacin, etc

Revisin de la agenda de Auditoria

Identificar los responsables de las reas a ser
auditadas (interlocutores vlidos)

REUNION DE APERTURA
Contenidos (cont.) :
Aclarar que la Auditoria es
una muestra
Declaracin de confidencialidad
Arreglos logsticos, traslados, seguridad,
pasaportes mdicos, etc
Aclaracin de dudas

Confirmar horario de la
reunin final
Confirmar visitas guiadas a las instalaciones (si es
necesario)
La reunin inicial no se debe suprimir!

EVIDENCIAS OBJETIVAS
Informacin verificable
Se basan en:

- entrevistas

- examen de documentos
- observacin de actividades y condiciones

- resultados de mediciones y ensayo

- registros

ENTREVISTAS
Tcnicas de preguntas: Abiertas

qu
porqu
cundo
cmo
dnde
quin

Mustreme!

Usar prudentemente las preguntas:

Cerradas
Aclaratorias

RECOPILACION DE
EVIDENCIAS

El auditor mantiene el control

Lista de participantes
Auditar dentro de la actividad
planeada

Tomar notas

Recabar evidencias objetivas en

todas sus formas

RECOPILACION DE
EVIDENCIAS

Investigar todo lo necesario

Seguir la pista de auditoria
Tomar muestras representativas
Verificar la coincidencia entre
procedimientos escritos y la
realidad

RECOPILACION DE
EVIDENCIAS

Verificar lo expuesto durante

las entrevistas

Comunicar al auditado las No

Conformidades
Determinar si las No Conformidades
constituyen casos aislados o si son
generalizadas

Registrar las No Conformidades

Rol del Auditor

Rol del Auditor

El rol del auditor es establecer para el cliente
de la auditoria la informacin basada en
hechos de hasta qu grado los requisitos del
criterio de auditoria se cumplen

Todas las conclusiones deben

firmemente en evidencia objetiva

basarse

El auditor lder debe estar completamente a

cargo de la auditoria.

RESPONSABILIDADES DEL
AUDITOR
Cumplir con los requisitos
Seguir plan y procedimientos
Permanecer dentro del alcance
Comunicar y aclarar requisitos de auditora
Planear y realizar tareas individuales, acertada y
responsablemente
Recolectar y analizar evidencia

RESPONSABILIDADES DEL
AUDITOR
Permanecer alerta
Reportar las observaciones
Verificar acciones correctivas
Cooperar con el auditor lder
Retener y proteger documentos de la auditora
Mantener confidencialidad
Actuar de manera tica

Responsabilidades del
Auditor Lder
Obtener toda la informacin requerida para la
planificacin
Asistir en la seleccin del equipo
Preparar el plan general
Asignar tareas individuales
Asegurar que los documentos de trabajo estn
preparados
Auditar suficiencia
Representar al equipo auditor

Responsabilidades del
Auditor Lder
Presidir las reuniones de apertura y cierre
Asegurar el progreso de la auditoria de acuerdo
al plan
Asegurar que las reuniones de enlace se llevan a
cabo regularmente
Asegurar que los resultados de auditoria sean
reportados de una forma clara, concluyente y sin
demoras

Reporte de NC

Qu es una No Conformidad?...
No cumplimiento de un requisito del cliente o
de otras
partes interesadas

Requisito: necesidad o expectativa establecida

o implcita
Requisito legal o regulatorio
Una Oportunidad para mejorar el desempeo, los
resultados y la satisfaccin de partes interesadas

FORTA
LEZAS

HALLAZGO
DE LA
AUDITORA

DEBILIDADES

Documentar las Fortalezas encontradas

Las Debilidades pueden darse a travs de:

a. No conformidades: generadas por el incumplimiento de

requisitos establecidos
b. Potenciales No conformidades (Observaciones): se
generan a raz de hallazgos donde an no se ha
incumplido requisitos pero se tienen evidencias que en
cualquier momento se presentarn las mismas.

DEBILIDADES

NC

Para que un Hallazgo se defina como NC se

requieren 2 condiciones mnimas:

Debe estar basado en evidencias objetivas

Debe demostrarse incumplimiento de
requisitos:
De la norma ISO 9001 y otros estndares
aplicables
Procedimientos, planes u objetivos/metas
Requisitos legales o regulatorios

INFORME DE NO CONFORMIDAD
CONTENIDOS

Area/Proceso
Hallazgo(evidencia objetiva)
Requisito Incumplido
Firma

EJEMPLO 1
Para el proceso Bienestar de Personal, se tiene como
objetivo Cumplir oportunamente con el trmite de pagos
de subsidios, cuyo Indicador es Porcentaje de
expedientes tramitados oportunamente para el pago de
subsidios teniendo como meta 90% de cumplimiento
mensual, la cual no se ha logrado para los ltimos 4
meses, en los que los resultados estn por debajo del
85%. El jefe de la Divisin de RR.HH dice que an no se
han identificado las causas de los problemas ni tomado
las acciones correspondientes.

REDACCIN DEL EJEMPLO

EVIDENCIA 1
Para el Proceso Bienestar de Personal, NO se evidencia la
toma de acciones relacionadas con el incumplimiento del
Objetivo Cumplir oportunamente con el trmite de pagos de
subsidios, cuyo Indicador es Porcentaje de expedientes
tramitados oportunamente para el pago de subsidios teniendo
como meta 90% de cumplimiento mensual, la cual no se ha
logrado para los ltimos 4 meses, en los que los resultados
estn por debajo del 85%. La Norma ISO 9001:2008 requiere,
en el punto 8.2.3 lo siguiente:Cuando no se alcancen los
resultados planificados , deben llevarse a cabo correcciones y
acciones correctivas, segn sea conveniente. La Ficha de
procesos Bienestar del Personal establece la meta referida.
REQUISITO
INCUMPLIDO

EJEMPLO 2
Durante la auditoria a NIT se ha
evidenciado que las personas auditadas
en los procesos de: Servicios Generales,
Gestin de Compras, Almacenes,
Egresos- Pago manifestaron que no les
haban comunicado sus
responsabilidades.

REDACCIN DEL EJEMPLO

EVIDENCIA 2
Se ha evidenciado la No comunicacin de sus
responsabilidades a los auditados de los procesos
siguientes: Servicios Generales, Gestin de Compras,
Almacenes, Egresos- Pago.
La Norma ISO 9001:2008 requiere, en el punto 5.5.1 lo
siguiente: La Alta Direccin debe asegurarse que las
responsabilidades y autoridades estn definidas y son
comunicadas dentro de la Organizacin.

REQUISITO
INCUMPLIDO

NO CONFORMIDADES
NO
CONFORMIDAD

ACEPTA LA NO
CONFORMIDAD

INVESTIGAR
CAUSA

DETERMINAR
ACCIN
CORRECTIVA

VERIFICACIN
IMPLEMENTACIN
Auditor

Auditado
VERIFICACIN
EFICACIA

REUNIN DE CIERRE

Agradecimientos

Objetivos y alcance de la Auditora

Aclarar que la Auditora fue una muestra

Conclusiones:
- existe un SGC?
- est implementado?
- es eficaz?
En relacin al objetivo de la auditora,
cul es la conclusin?

REUNIN DE CIERRE

No conformidades
presentadas por cada auditor

Acordar fechas de verificacin de

acciones correctivas

Aclaracin de dudas

TALLER 3- REPORTES DE NO
CONFORMIDAD
INSTRUCCIONES
Los participantes resolvern los casos
presentados por el Expositor.

TALLER 3- REPORTES DE NO
CONFORMIDAD
MATERIALES A UTILIZAR:
Separata de Reporte de No
conformidades
Formato de Solicitud de Accin correctiva/
preventiva de la DGA
Norma: ISO 9001

Auditoria Integrada El Reporte final

El Reporte es un proceso
continuo!!!

El informe escrito

rea auditada
Lugar y Fecha
Equipo de Auditoria
Participantes

Documentacin aplicable
Objetivo , Alcance y Conclusiones

Resumen de los resultados, fortalezas y debilidades

del SGC
No conformidades y observaciones

Auditoria Integrada Seguimiento

SEGUIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIN
EVIDENCIAS DE:
CAPACITACIN
NUEVOS PROCEDIMIENTOS
CAMBIOS EN LA INFRAESTRUCTURA
NUEVOS REGISTROS
SEGUIMIENTO A LA EFICACIA
NO HAY RECURRENCIA DE LA NC

TALLER 4 - ENTREVISTAS
INSTRUCCIONES:

En base a la Lista de verificacin del

Taller 2, realice una entrevista a su
auditado de acuerdo a lo desarrollado en
el taller mencionado.

TALLER 4 - ENTREVISTAS

MATERIALES A UTILIZAR:
Lista de verificacin del Taller 2

FIN DEL CURSO

GRACIAS POR SU
ATENCIN