Sistemas de informacin en las organizaciones.

Con el surgimiento de la era de la informacin, el estudio de los Sistemas de informacin en las organizaciones se origin como una subdisciplina de las ciencias de la computacin en un intento por entender y racionalizar la administracin de la tecnologa dentro de las
organizaciones.
Los sistemas de informacin han madurado hasta convertirse en un campo de estudios superiores dentro de la administracin. Cada da se
enfatiza ms como un rea importante dentro de la investigacin en los estudios de administracin, y es enseado en las universidades
y escuelas de negocios ms grandes en todo el mundo.

La informacin como recurso en las organizaciones

En la sociedad actual, denominada Sociedad de la informacin, el uso y acceso a la informacin constituye un cambio trascendental, desde el
punto de vista econmico e intelectual, para el desarrollo del hombre en todas las esferas de la vida. Facilita el proceso de toma de decisiones,
representa una gua para la solucin de problemas y sienta las bases para el progreso humano. Esta condicin ha sido abordada por autores
que exponen las caractersticas que definen el recurso informacin y lo sitan en un lugar cimero ante los recursos tradicionales. Estas
reflexiones se enuncian a continuacin:
Segn Gil, la informacin
es un bien que difiere de un bien econmico al no acabarse o depreciarse al ser consumido. La informacin no se extingue al ser compartida, por el
contrario, la hace crecer. Informacin es un dato o un conjunto de datos que, en un contexto determinado tienen un significado para alguien, y transmiten
un mensaje til en un lugar determinado. La informacin es un recurso primordial que incluso puede determinar el xito o el fracaso de una institucin".
Gil

Horton propone dos definiciones de recurso de informacin que lo define de la siguiente manera:
1.

Recurso de informacin (en singular): se refiere a la informacin en s, es decir, el contenido.

2.

Recursos de informacin (en plural): se refiere a las herramientas, equipos, suministros, personas y recursos utilizados por una
entidad. Tambin el capital, la inversin y gastos involucrados en proveer todos estos recursos de apoyo.

Sistemas de informacin
Los sistemas de informacin (SI) son reconocidos como una herramienta bsica para usar y acceder a la informacin adems de facilitar el
proceso de toma de decisiones en las organizaciones. Segn Muoz Cruz un sistema de informacin
es un conjunto de elementos o componentes relacionados con la informacin que interaccionan entre s para lograr un objetivo: facilitar y/o recuperar
informacin
Muoz Cruz

Ponjun plantea que para estos sistemas

su meta debe ser dar sentido a sus colecciones, facilitar el aprendizaje, estimular la curiosidad, contribuir a eliminar la memorizacin y llenar cada vez
ms la brecha existente entre conceptos formales y la intuicin, la teora y la prctica

Ponjun

Para Laudon, K y Laudon J, los sistemas de informacin

son un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen informacin para apoyar la toma de
decisiones y el control de una organizacin
Laudon, K y Laudon J

Adems de cumplir estas funciones los sistemas de informacin pueden ayudar a los directivos y trabajadores a analizar problemas, a visualizar
asuntos complejos y a crear productos nuevos.
Segn Whitten, Bentley y Dittman un sistema de informacin
es un conjunto de personas, datos, procesos y tecnologas de la informacin que interactan para recoger, procesar, almacenar y proveer la informacin
necesaria para el correcto funcionamiento de la organizacin
Whitten, Bentley y Dittman

Andreu, Ricart y Valor definen a los sistemas de informacin

como el conjunto formal de procesos que opera con un conjunto estructurado de datos de acuerdo a las necesidades que una organizacin, recopila,
elabora y distribuye la informacin necesaria para la operacin de dicha organizacin y para las actividades de direccin de control correspondientes,
apoyando al menos en parte, la toma de decisiones necesaria para desempear las funciones y procesos de negocio de acuerdo con su estrategia
Andreu, Ricart y Valor

Componentes
Segn Ponjun los componentes bsicos de un Sistema de Informacin son:

Documentos: Cualquier fuente de informacin, en forma material, capaz de ser empleada para referencia o estudio como una
autoridad.

Registros: es un conjunto de elementos que en forma colectiva aportan informacin acerca del asunto que registran.
Ficheros o archivos de registros: es un conjunto de registros, casi siempre con caractersticas similares.
Equipos: el equipamiento es muy variado y depende de la lnea tecnolgica que emplea el sistema.
Elementos de apoyo a los sistemas pueden citarse: manuales de procedimiento, software especfico.
Procesos: Conjunto de tareas que se relacionan de forma lgica, para obtener un resultado concreto. Dentro de los SI se desarrollan
mltiples procesos, con sus procedimientos, actividades y tareas

Personas: Son las que disean los sistemas, operan los equipos, realizan los procesos, y ponen gran parte de las decisiones tcnicas
y profesionales que permiten que los sistemas operen con eficacia.

Segn Whitten, Bentley y Dittman los componentes de un sistema de informacin son:

Individuos participantes: todos los individuos que pueden y deben participar en el desarrollo de un sistema de informacin pueden
clasificar en funcin de la visin que tienen de un sistema de informacin.

Propietarios: patrocinan y promueven el sistema.

Usuarios: utilizan el sistema para capturar, introducir, validar, transformar y almacenar datos e informacin. Grupo de individuos ms
importante en el desarrollo de un sistema de informacin.

Diseadores: expertos en tecnologas que resuelven las necesidades y las restricciones manifestadas por los usuarios.
Constructores: Especialistas en tecnologas.
Analistas: Estudia los problemas y necesidades de la organizacin, para obtener mejoras.
Datos e informacin: El procesamiento de los datos, permite transformarlos en informacin.
Procesos de negocio: Conjunto de tareas que responden a los acontecimientos de negocios.
Tecnologas de la informacin: Soporte fsico sobre el cual se desarrolla el SI.

En esencia se puede plantear que un sistema de informacin incluye de modo habitual los siguientes componentes: las personas a partir de
diversos roles, la informacin, los procesos y las tecnologas como elementos claves. Estos se interrelacionan como un todo, con un enfoque
sistmico para el cumplimiento de su propsito fundamental. Cuando uno de ellos es afectado los dems se afectan por el principio de la
sinergia (El todo es ms que la suma de las partes). Cada componente juega un rol importante que tributa al objetivo general para el cual fue
creado.

Tipologa en el sector organizacional

En el sector organizacional se han desarrollado diversas tipologas de sistemas de informacin. Estas surgen bsicamente a partir de las
propias necesidades del sector y de la adecuacin a los procesos fundamentales desarrollados de acuerdo con las particularidades propias de
cada organizacin. Entre los mismos se tiene los siguientes

1.

Sistema de informacin de marketing (S.I.M): estn orientados a obtener y procesar informacin sobre mercadotecnia, una
organizacin necesita tres tipos de informacin de mercadotecnia: inteligencia de mercadotecnia (informacin sobre el entorno),
informacin interna de mercadotecnia (aquella que se recoge dentro de la organizacin) y comunicaciones de mercadotecnia
informacin que fluye desde la organizacin hacia el entorno). Esta informacin bsicamente responde al rea estratgica de la
organizacin.

2.

Sistemas de Informacin de Produccin (S.I.P): tiene como objetivos apoyar el sistema de produccin fsico y proporcionar
informacin acerca de las operaciones de produccin. Esta informacin responde especficamente al rea productiva de la
organizacin.

3.

Sistema de informacin financiera (S.I.F): proporcionan a personas y grupos, tanto dentro como fuera de la organizacin, informacin

4.

Sistema de informacin de recursos humanos (S.I.R.H): permite recopilar y almacenar informacin relacionada con los recursos

5.

Sistemas de direccin para directivos (S.D.D): proporcionan a los directivos informacin sobre el desempeo global de la empresa.

relacionada con los asuntos financieros de la organizacin.

humanos para transformarla y luego distribuirla a los usuarios de la organizacin.
Utilizan fuentes de informacin internas (las salidas de los sistemas de informacin funcional) y fuentes del entorno (pues la
informacin procedente del exterior de la empresa es especialmente importante en los niveles jerrquicos ms altos).
De acuerdo con Monforte los Sistemas de Informacin en la organizacin se desarrollan con diferentes propsitos, los cuales pueden ser:

Procesamiento de datos (TPS Transactional Processing Systems): se desarrollan para procesar grandes volmenes de
informacin. Ejecutan las actividades de carcter rutinario de las organizaciones; sin embargo, el elemento humano sigue participando en
la captura de la informacin requerida.

Sistemas de informacin para la administracin o gerenciales (MIS - Management Information Systems): proporcionan informes
peridicos para la planeacin, el control y la toma de decisiones. Son sistemas que se sustentan en la relacin que surge entre las
personas y las computadoras. Soportan un amplio espectro de tareas de las organizaciones - que supera la capacidad de los sistemas de
procesamiento de datos - dentro de las cuales se incluyen el anlisis, y la toma de decisiones.

Sistemas de soporte a la toma de decisiones (DSS - Decision Support Systems): tambin depende de una base de datos como
fuente de informacin, pero se distingue del sistema de informacin para la administracin, porque hace nfasis en el soporte en cada una
de las etapas de la toma de decisiones. Sin embargo, la decisin depende de la persona responsable. Estos sistemas deben ser
diseados con una orientacin de las personas que lo van a utilizar, y no como un sistema tradicional para la administracin.

Sistemas expertos o sistemas basados en el conocimiento (WKS Knowledge Working Systems): captura y utiliza el conocimiento de
un experto para la solucin de un problema particular. Si bien en los SSD la decisin depende de la persona responsable, el sistema
experto selecciona la mejor solucin al problema o al tipo especfico de problemas. Los elementos bsicos de un sistema experto son: la
base de conocimientos y una mquina de inferencia que liga al usuario con el sistema, procesando sus solicitudes mediante lenguajes
como el PROLOG o LISP y la interfaz del usuario.

Como se evidencia anteriormente la tipologa de los sistemas de informacin puede ser tan variada y diversa como las necesidades de
informacin y responde a los objetivos de cada organizacin. Cuando se analizan los criterios abordados por cada uno de los autores se
observa como incluyen de una forma u otra el uso de la nuevas tecnologas de la informacin y la comunicacin y la adaptacin de las mismas a
las diferentes reas y tipologas de usuarios presentes en las organizaciones.

Importancia para las organizaciones

Un sistema de informacin para la organizacin es de suma importancia pues facilita la organizacin y normalizacin de la informacin, con lo
cual permite conocer el estado de los datos, la informacin sobre mercados y competidores, estadsticas de proyectos, proveedores y otras
informaciones relevantes para la gestin organizacional y la toma de decisiones.
Responde al cumplimiento de su misin y visin, como objetivos supremos de esta, ya que los sistemas de informacin interactan directamente
con el ambiente de la organizacin, ya que los elementos del ambiente que inciden en el sistema constituyen una entrada y todo resultado del
sistema hacia su ambiente es una salida. De igual manera la retroalimentacin constituye un elemento clave para el desarrollo y fortalecimiento
de la organizacin. Esta permite conocer el impacto de los servicios y productos, que servirn como salidas en el ambiente y propicia el
rediseo del sistema en funcin de la satisfaccin de las necesidades de los usuarios/ clientes que formarn entradas.
Representa un proceso de suma importancia, pues las informaciones que se obtiene a travs de l influyen cuantitativa y cualitativamente en el
mejoramiento de la calidad de los servicios y productos.

Los sistemas de informacin en las organizaciones

La Tecnologa de Informacin (TI) naci como soporte a las necesidades dentro de las organizaciones. Entre las aplicaciones de TI estn los
Sistemas de Informacin automatizados que sirven para el registro de las transacciones diarias y la generacin de reportes que presentan
informacin con caractersticas de importancia, relevancia, claridad, sencillez y oportunidad de tal forma que sea til para las personas a
quienes se les entrega.
Se ve su uso en muchas empresas, que van desde una clasificacin de micro hasta gran empresa; sin embargo, la aplicacin en cada una
puede variar debido a la magnitud de actividades de la misma, no as por su tamao. Entre las aplicaciones ms comunes estn: Planillas de
Pago, Facturacin, Registro de IVA, Manejo de Cuentas Bancarias, Control de Inventarios, Cobros, Pagos, Registros Financieros y Acadmicos,
Prstamo de libros en bibliotecas, etc.
Cada una de stas responde a necesidades de las empresas en las que se usan; por ejemplo, en una empresa comercial se puede tener
automatizado el inventario de productos de tal manera que se aumente cuando se realizan compras y se disminuya cuando se registran ventas.
Otra aplicacin combinada con sta es el Registro de Clientes y Cuentas por Cobrar, en la que se actualizan la apertura de crdito a los clientes
y se da seguimiento a sus abonos a la cuenta hasta su cancelacin definitiva. Por supuesto, esto genera movimiento en los datos financieros
por lo que se usa tambin aplicaciones para Caja Chica y, cuentas bancarias. Cada una de stas es una Aplicacin automatizada mediante
programas de computadora que al integrarse forman parte de un Sistema de Informacin; en otras palabras, las aplicaciones no han de ser
desligadas entre s y son manipuladas por personas (usuarios) que reciben los datos de cada transaccin. Estos datos pueden aparecer en
formularios como contratos, recibos, facturas y otros.
Cuando los usuarios reciben los datos, stos son preparados e introducidos a la Base de Datos de la empresa mediante una aplicacin de
computadora. El procesamiento de estos datos depende de los propsitos de cada aplicacin de tal forma que se genere la informacin
adecuada y se presente los respectivos reportes. La disposicin de los datos puede ser desde el almacenamiento en una nica computadora
hasta la conexin de varias para el acceso de los datos mediante una Red de Area Local y ms all de esto, en una Red de Area Extendida y
cuya tecnologa puede dar soporte tambin al acceso a Internet, intranets o extranets.
Al revisar lo antes expuesto, se puede identificar los siguientes componentes de un Sistema de Informacin:
Datos: Hechos aislados que por s solos no significan mucho.
Informacin: Datos modificados o combinados que poseen significado de utilidad para quien los recibe.
Personas: Empleados (usuarios) que hacen uso de los sistemas de informacin y que segn su puesto los desarrollan, manipulan, mantienen
o usan la informacin resultante de ellos.
Actividades: Conjunto de asignaciones o pasos desarrollados para completar un proceso o funcin de empresa, como: Registro de compras,
ventas, cuentas por cobrar/pagar; cada una de las cuales est asociada a una aplicacin de computadora.
Redes: Integracin de equipos con el fin de compartir recursos de hardware y software
Tecnologa: Hardware y software que sostiene al resto de componentes.
De la interrelacin de stos componentes se puede obtener la siguiente definicin de Sistema de Informacin:
Conjunto integrado de procesos, desarrollados en un entorno usuario-computador, que apoyado en redes y tecnologas informticas, operan
sobre un conjunto de datos estructurados (Base de Datos) de una organizacin, recopilan, procesan y distribuyen selectivamente la informacin
necesaria, para el desarrollo de las actividades cotidianas de la organizacin y las actividades propias de la direccin de la misma. (Gil
Pechun)
La informacin que se distribuyen con los sistemas es considerada como uno de los recursos valiosos de las organizaciones, en el sentido de
que sta es utilizada para darle seguimiento a las actividades diarias. Debe tenerse en cuenta entonces, que los Sistemas de Informacin
ayudan a las organizaciones a trabajar ms inteligentemente, no ms complicadamente.
De hecho, nadie pone en duda que la informacin es poder por lo que muchas organizaciones disponen los recursos necesarios para su
obtencin y control, ya que sta y la tecnologa de informacin ayudan al desarrollo competitivo de las mismas, diferencindolas de la
competencia, creando nuevos productos y servicios, nuevas barreras de entrada, etc.
As, se deriva que el papel fundamental de los sistemas de informacin en las empresas, se orienta a tres reas:
Soporte de los procesos empresariales mediante:

Sistemas de Procesamiento de Transacciones

Sistemas de control de procesos industriales
Sistemas de colaboracin empresarial

Soporte de la toma de decisiones gerenciales mediante:

Sistemas de Informacin Gerencial con informes especificados con anterioridad para los gerentes
Sistemas de Apoyo a las Decisiones
Sistemas de Informacin Ejecutiva

Soporte a la estrategia para generar ventaja competitiva

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN:

Los sistemas de informacin, segn Pea (2006), tienen 5 elementos importantes, estos son:

Financieros
Administrativos
Humanos
Materiales
Tecnolgicos

En la bibliografa consultada, sin embargo otro autor (s/a, 2008a), que contradice lo planteado por Pea (2006), se refiere a que un sistema de
informacin consiste en 3 elementos: humano, tecnologa y organizacin.
ELEMENTOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN.
SEGN: Kenneth E. Kendall
Los componentes ms importantes de un sistema de informacin son los siguientes:
Financieros. Es el aspecto econmico que permite la adquisicin, contratacin y mantenimiento de los dems recursos que integran un sistema
de informacin.
Administrativos. Es la estructura orgnica de objetivos, lineamientos, funciones, procedimientos, departamentalizacin, direccin y control de
las actividades; que sustenta la creacin y uso de los sistemas.
Humanos. Est compuesto por dos grupos: El tcnico, que posee los conocimientos especializados en el desarrollo de sistemas, siendo
estoslos: Administradores, Lderes de Proyecto, Analistas, Programadores, Operadores y Capturistas. El usuario, representado por las personas
interesadas en el manejo de informacin va cmputo.
Materiales. Son aquellos elementos fsicos que soportan el funcionamiento de un sistema de informacin, por ejemplo: local de trabajo,
instalaciones elctricas y de aire acondicionado, medios de comunicacin, mobiliario, maquinaria, papelera, etc.
Tecnolgicos. Es el conjunto de conocimientos, experiencias, metodologas y tcnicas; que orientan la creacin, operacin y mantenimiento de
un sistema.
ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACION
SEGN: Magister Horacio Charrez
Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen:
El equipo computacional:
Es decir el hardware necesario para el Sistema de Informacin pueda operar.
Lo constituyen las computadoras y los equipos perifricos.
El equipo humano:
Que es el que interacta con el sistema de informacin est formado por las personas que utilizan es sistema.
Los Datos o Informacin Fuente:
Que son introducidos en el sistema son la entradas que este necesita para generar como resultado la informacin que desea.
Las Telecomunicaciones:
Que son bsicamente el hardware y el software.
Elementos de un Sistema de Informacin
Un SI est compuesto por 6 elementos claramente identificables, tal y como se muestran en la siguiente figura:

(nota: las cabezas de flechas son importantes, pues muestran el sentido del flujo de informacin)

Ellos son:
Base de Datos:
Es donde se almacena toda la informacin que se requiere para la toma de decisiones. La informacin se organiza en registros
especficos e identificables.
Transacciones:
Corresponde a todos los elementos de interfaz que permiten al usuario: consultar, agregar, modificar o eliminar un registro especfico
de Informacin.
Informes:
Corresponden a todos los elementos de interfaz mediante los cuales el usuario puede obtener uno o ms registros y/o informacin de
tipo estadstico (contar, sumar) de acuerdo a criterios de bsqueda y seleccin definidos.
Procesos:
Corresponden a todos aquellos elementos que, de acuerdo a una lgica predefinida, obtienen informacin de la base de datos y
generan nuevos registros de informacin. Los procesos slo son controlados por el usuario (de ahi que aparezca en lnea de puntos).
Usuario:
Identifica a todas las personas que interactan con el sistema, esto incluye desde el mximo nivel ejecutivo que recibe los informes
de estadsticas procesadas, hasta el usuario operativo que se encarga de recolectar e ingresar la informacin al sistema.
Procedimientos Administrativos:
Corresponde al conjunto de reglas y polticas de la organizacin, que rigen el comportamiento de los usuarios frente al sistema.
Particularmente, debieran asegurar que nunca, bajo ninguna circunstancia un usuario tenga acceso directo a la Base de Datos.

BIBLIOGRAFIA:
LIBROS:
(Vicenc Fernandez Alarcn, Deesarrollo de Sistemas de Informacn)
(Ing. Eddy Jan Fuentes, Sistemas de Informacin Gerencial)