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Manual de Procedimientos para el Control del Almacn

de Herramientas, Refacciones y Accesorios


Clave:VST DFP-PR-OOS
No. Revisin: 02
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA


EL CONTROL DEL ALMACN DE
HERRAMIENTAS, REFACCIONES Y
ACCESORIOS.

FECHA: Junio 2005

PGINA

1 DE

82

Direccin de Finanzas y Planeacin

Manual de Procedimientos para el Control del


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

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Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-2005

NDICE GENERAL

Pgina

Introduccin ---------------------------------------

------------__________

Normas Generales --------------------------------------------------------------------

Glosario ----------------------------------------------------------------------------------

~arco L.egal ------------------------------------------------------------------------_____

l'

Alcance -----------------------------------------------------------------------------------

Procedimiento para Recepcin de ~aterial -----------------------------------

Procedimiento para Devolucin Interna -----------------------------------------

21

Procedimiento para Devolucin al proveedor----------------------------------

28

Procedimiento para Entrega o Salida de ~ateriales -------------------------

35

Organizacin del Almacn ----------------------------------------------------------

43

Distribucin Fsica del Almacn ---------------------------------------------------

56

AneJ<os------------------------------------------------------------------------------------

59

Aprobacin del Comit de Normatividad ---------------------------------------

82

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FE9HA' Joo;o

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Direccin de Finanzas y Planeac16n

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Manual de Procedimientos para el Control del Almacn


de Herramientas, Refacciones y Accesorios

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Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-2005

INTRODUCCiN
Uno de los objetivos de L1CONSA es asegurar la adecuada distribucin, comercializacin
y abastecimiento de nuestros productos a la poblacin de escasos recursos, por ello es
indispensable financieramente, mantener la mxima rentabilidad de las inversiones,
estableciendo las normas y procedimientos, para el adecuado control en las operaciones
del Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios.
Necesariamente, todas las personas que intervienen en la recepcin, despacho y control
de las existencias del almacn de herramientas, refacciones y accesorios deben estar
adiestradas y conscientes de la importancia que representa mantener el nivel mximo de
eficiencia en el manejo de dichos inventarios y en el flujo de la informacin hacia a las
reas involucradas; para su correcta aplicacin y registro, de tal forma que los estados
financieros reflejen cifras razonables y representativas del volumen de artculos
almacenados.

La adecuada aplicacin del presente documento sirve de base, para cumplir con los
ordenamientos del gobierno federal en materia de administracin, abasto social y de
responsabilidad de los servidores pblicos; as como acatar las disposiciones emitidas por
los rganos de Control Interno.

FECHA: Junio 2005

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Direccin de Finanzas y PlaneacJn

Manual de Procedimientos para el Control del Almacn


de Herramientas, Refacciones y Accesorios
Clave: VST-DFP-PR-05
No. Revisin: 02
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Li eonsa

NORMAS GENERALES
1. Los titulares de las reas involucradas son responsables de cumplir y hacer cumplir
este procedimiento.
2. Las actividades y organizacin del personal, derivadas de las operaciones del
almacn, se debern determinar de acuerdo a las polticas establecidas en este
manual de procedimientos, sin contravenir la normatividad establecida por otras reas,
pero siempre vigilando el buen desempeo de los empleados y protegiendo los
intereses de la empresa.
3. Las actividades mencionadas y/o enumeradas en este Manual de Procedimientos,
debern realizarse de acuerdo al puesto, cargo o plaza, que ocupa el empleado, en
caso de no existir dicho puesto, cargo o plaza, las actividades sern efectuadas por el
empleado responsable o encargado, que haya sido designado.
4. Establecer en los Centros de trabajo de LlCONSA, segn se requiera, un almacn de
Herramientas, Refacciones y Accesorios, para favorecer las necesidades de los
usuarios y cuidado de los productos.
5. En el almacn, el control de las existencias de productos, por concepto de entradas y
salidas, as como el saldo que permanece; se realiza con base en un sistema de
kardex, puede ser en forma manual o mediante un sistema de cmputo, actualmente
en Liconsa opera el "SISREFAC" Sistema de Control de Inventarios del Almacn de
Refacciones, debern registrar los datos contenidos en los documentos soporte de las
operaciones, posteriormente, dichos documentos son turnados a las reas
involucradas, asi como a las responsables del control del almacn y a contabilidad
para su registro y valuacin en la cuenta de mayor 148, Almacn de Herramientas
Refacciones y Accesorios; al cierre de operaciones mensual, dichas reas conciliarn
cifras.
6. El almacn es un rea de servicio, bajo el control y a cargo del jefe de almacenes o
responsable de esta actividad, laborando las 24 horas del da los 7 dias de la semana,
segn se requiera; para la realizacin de las actividades contar con personal
sindicalizado y de confianza, mismos que reportarn a la Jefatura de Almacenes o
rea equivalente y sta a su vez, a la Subgerencia de Administracin y Finanzas en
los Centros de Trabajo, en el corporativo a la Subdireccin de Recursos Materiales y

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FECHA. JlII110 2005


PGINA: 4 DE 82

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Manual de Procedimientos para el Control del Almacn


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Clave: VST-DFP-PR-OS
No. Revisin: 02
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Li eonsa

7. Para una adecuada administracin, se divide el almacn en dos reas: Administrativa


y Operativa.
a. El rea administrativa manejar todo lo referente a la elaboracin,
procesamiento y distribucin de la informacin y documentacin.
b. El rea operativa se dedicar a la recepcin, entrega, almacenamiento y
conservacin de los productos y materiales.
Cada turno estar vigilado por un supervisor de almacn o encargado
de esta actividad, que laborar de acuerdo a los horarios
establecidos.
En el almacn, los supervisores o encargados de esta actividad,
recibirn instrucciones del coordinador o responsable de esta labor y
ste, reportar a la jefatura de almacenes o a quien se le haya
delegado esta funcin.
8. Los usuarios de todas las reas de los Centros de Trabajo debern solicitar y utilizar
los materiales y articulas atendiendo a las polticas de austeridad y racionalidad del
gasto:
a. Al solicitar algn material o articulo a travs de requisicin de compras, los
usuarios debern recavar la firma del responsable del almacn, certificando la
"no existencia" del bien solicitado y justificar por escrito su adquisicin o
compra.
b. Solicitar nicamente al almacn los productos a consumir en un periodo
determinado.
c. Evitar la acumulacin de articulas y productos en las reas de trabajo.
d. Los subalmacenes, que no estn bajo el control y responsabilidad del Almacn
de Herramientas, Refacciones y Accesorios, debern ser eliminados,
reubicando a dicho almacn las existencias acumuladas.
El rea de contabilidad, efectuar los registros contables necesarios, para que
las existencias reubicadas queden con cargo al almacn.

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Direccin de Finanzas y Planeacin

Manual de Procedimientos para el Control del Almacn


de Herramientas, Refacciones y Accesorios
Clave: V8T-DFP-PR-05

No. Revisin: 02

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Liconsa

GLOSARIO

El rubro de inventarios lo constituyen, los bienes propiedad de la empresa tales como:


Herramientas, refacciones y accesorios, as como: el suministro de diversos artculos de
laboratorio, oficina y equipo de seguridad, destinados al mantenimiento y conservacin de
la planta productiva, instalaciones y equipo transporte;

Herramientas, Refacciones
y Accesorios

Las utilizadas para mantenimiento de la planta productiva,


edificios, oficinas y parque vehicular. En este rubro se
manejan aproximadamente 5,000 diferentes artculos.

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FECHA Joolo 2005
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Direccin de Finanzas y PJaneacf6n

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Manual de Procedimientos para el Control del Almacn


de Herramientas, Refacciones y Accesorios

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Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-2005

MARCO LEGAL

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos

Ley del Impuesto sobre la Renta y su Reglamento

Ley del Impuesto al Valor Agregado y su reglamento

Ley del Impuesto al Activo de las Empresas

Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal

Ley Federal de Entidades Paraestatales y su reglamento

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal y su reglamento

Ley Federal de .Responsabilidades de los Servidores Pblicos

Cdigo Fiscal de la Federacin

Circular Tcnica de Normas de Informacin Financiera (NIF-06 bis)

Boletines C-4 y B-10 de la Comisin de Principios de Contabilidad del Instituto


Mexicano de Contadores Pblicos

Manual de Organizacin General de L1CON8A

FECHA: Junio 2005

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Direccin de Flnanzss y Planeaci6n

Manual de Procedimientos para el Control del Almacn


de Herramientas, Refacciones y Accesorios

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Clave: VST-DFP-PR-OS

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-200S

ALCANCE
En Oficina Central:
Direccin de produccin
Subdireccin de aseguramiento de la calidad
Subdireccin de produccin
Direccin de administracin
Subdireccin de recursos materiales y servicios generales
Direccin de finanzas
Subdireccin de contabilidad general

En Centros de Trabajo:
Gerencias de los centros de trabajo
Subgerencias de administracin y finanzas
Jefe del Departamento de Almacenes
o Responsable de la funcin
Subgerencias de produccin y mantenimiento
Subgerencias de distribucin de leche
Subgerencias de padrn de beneficiarios

FECHA: Junio 2005

PGINA: 8 DE 82

Olrsecin de Finanzas y Planeaclon

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

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Clave:VST DFP-PR-05

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-2005

FIRMAS DEAU

Liconsa

IZACIN

le
Subdirector de Contabilidad
General

Dire

Fecha de documentacin:
Revisin nmero:
Copia nmero:
Co ia as nada a:

13-06-2005
02
Original

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Direccin de Finanzas y Pfanescf6n

Manual de Procedimientos para el Control del


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

Procedimiento para Recepcin de Material

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Clave: VST DFP-PR-05


Emisin original: 28-04-2003

Liconsa

No. Revisin: 02
Revisin: 13-06-2005

NDICE DE PROCEDIMIENTO

Pgina

()t>jEltivCl-----------------------------------------------------------------------------------

11

DElscripcin del Actividades ---------------------------------------------------------

12

Diagrama de FlujCl -------------------------------------------------------------------

16

Relacin del AnElXClS ------------------------------------------------------------------

19

HistClrial de Camt>iCls------------------------------------------------------------------

20

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DIreccIn de Finanzas y Planeacf6n

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Manual de Procedimientos para el Control del


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

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Clave: VST DFP-PR-OS


Emisin original: 28-04-2003

Liconsa

No. Revisin: 02
Revisin: 13-06-200S

OBJETIVO

Control fsico y documental de las recepciones de los productos adquiridos a


proveedores.

Revisin detallada de los productos conforme a los documentos que los


amparan, asegurando que se trata del bien solicitado en la orden de entrega o
pedido.

Vigilar y controlar el volumen de existencias para evitar carencias.

Informar veras y oportunamente las recepciones de productos a las reas


encargadas del control del almacn.

..

Tener actualizados y conciliados los registros de contabilidad y del almacn.

Evitar las inversiones ociosas y maximizar la rentabilidad de las inversiones en


inventarios.

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Direccin de Finanzas y Pfaneacl6n

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Manual de Procedimientos para el Control del


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
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Clave: VST DFP-PR-05
No. Revisin: 02
Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

Lieoosa

DESCRIPCiN DE ACTIVIDADES
Paso
Nm.

Responsable o
Encargado

rea de
Recepcin de
Materiales del
Almacn

Area de
Recepcin de
Materiales del
Almacn
Area de
Recepcin de
Materiales del
Almacn
Area de
Recepcin de
Materiales del
Almacn
Area de
Recepcin de
Materiales del
Almacn
Area de
Recepcin de
Materiales del
Almacn
Area de
Recepcin de
Materiales del
Almacn

Actividad

Recibe del rea de adquisiciones, copia de la orden


de entrega o pedido con su respectiva requisicin y
firma de recibido en el control de entrega.
Revisa requisiciones contra rdenes de entrega o
pedido, turna requisiciones al rea de kardex. Asienta
datos de la orden de entrega o pedido en el control del
almacn

Nombre y
clave del
documento de
trabajo
Orden de
Entrega o
Pedido
Requisicin
Viaiera
Orden de
Entrega o
Pedido

Elabora expediente de orden de entrega o pedido,


para archivar por nmero consecutivo y espera
material
A la llegada del material, localiza en su archivo, la
orden de entrega o pedido correspondiente;
verificando la remisin o factura contra la orden de
entrega.
Verifica fsicamente que el material sea y cumpla con
las especificaciones indicadas en la orden de entrega
o pedido.
Se pregunta si el material
especificaciones indicadas.
Si, ir al paso NO.8
No, ir al paso No. 7
Devuelve el
proveedor.

material

cumple

con

y la documentacin

las

(\

al

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Manual de Procedimientos para el Control del


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

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Clave: VST DFP-PR-OS


Emisin original: 28-04-2003

Li eoosa

No. Revisin: 02
Revisin: 13-06-200S

DESCRIPCiN DE ACTIVIDADES

Paso
Nm.

10

11

12

13

Responsable
Area de
Recepcin de
Materiales del
Almacn
Area de
Recepcin de
Materiales del
Almacn
Area de
Recepcin de
Materiales del
Almacn

rea de
Recepcin de
Materiales del
Almacn

rea de
Recepcin de
Materiales del
Almacn

Area
Administrativa
del Almacn

Nombre y
clave del
documento de
trabaio

Actividad

Firma y sella de recibido la documentacin del


proveedor y se queda con copias de la remisin o
factura.
Solicita a control de calidad la inspeccin, si el
material as lo requiere.
Verifica documentacin y elabora informe de
recepcin asignndole nmero consecutivo, anota la
fecha, cantidad recibida, nmero de remisin o
factura, sella v firma de recibido.
Elabora "Reporte de
Material
Recibido
de
Proveedores" o imprime del SISREFAC el "Listado de
Entradas y Salidas" en original y cuatro copias,
distribuye: el original para contabilidad; 1 copia para
pagos, 2" adquisiciones, 3" usuario, cuando proceda y
4" almacn, identifica material recibido y lo coloca en
el rea signada del almacn.

Reporte de
Material
Recibido de
Proveedores o
Reporte de
Entradas y
Salidas del
SISREFAC

Orden de
Entrega.
Prepara copias de: orden de entrega o pedido, Remisin de
remisin de factura, certificado de peso, para informe Factura
al administrativo del Certificado de
de recepcin y las turna
almacn.
Peso
Carta Porte
Anexa la documentacin soporte al informe de
recepcin y prepara varios juegos para distribuirlos a
las reas involucradas, entrega documentos al
supervisor del almacn.

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Direccin de Finanzas y Planeacln

Manual de Procedimientos para el Control del


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

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Clave: VST DFP-PR-OS

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-200S

DESCRIPCiN DE ACTIVIDADES

Nombre y
clave del
documento
de trabajo

Pas

o
Nm

14

15

16

17

18

19

Responsable

Actividad

Responsable
del rea
Administrativa
del Almacn
Responsable
del rea
Administrativa
del Almacn
Responsable
del rea
Administrativa
del Almacn
Responsable
del rea
Administrativa
del Almacn

Elabora relacin de Ordenes de entrega o pedido,


para turnar los informes de recepcin de kardex y una
copia al rea de recibo de materiales.

Informe de
recepcin de
kardex

Elabora relacin de entradas de almacn, entrega una


copia a compras y otra al rea de recibo de
materiales.
Distribuye los juegos del informe de recepcin:
Original a contabilidad, 1 copia a compras; 2 copia
cuentas por pagar y 3 copia para el almacn.
Elabora comunicacin al usuario, para que retire su
material

Archiva las rdenes de entrega en pendientes o


surtidas, segn el caso, as como la documentacin y
reportes generados, sellados y firmados de recibido
loor las reas involucradas.
Verifica informe de recepcin contra el material
Supervisor del
fsicamente y anota el sitio de su localizacin en el
Almacn
reoorte de material recibido
Supervisor del
Almacn

20

Supervisor del
Almacn

21

Supervisor del
Almacn

22

Encargado del
Kardex

Acomoda el material en rea de almacenamiento


Devuelve informe de recepcin al rea administrativa
del almacn y archiva su copia del reporte de material
recibido.
Verifica la relacin de rdenes de entrega contra los
documentos y firma de recibido.

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rdenes de
entrega

12

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Manual de Procedimientos para el Control del
Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

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Clave: VST DFP-PR-05


Emisin original: 28-04-2003

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Liconsa

Procedimiento para Recepcin de Material


No. Revisin: 02
Revisin: 13-06-2005

1
ij

DESCRIPCiN DE ACTIVIDADES
Pas
o
Nm

23

Responsable
Encargado del
Kardex

Actividad

Nombre y
clave del
documento
de trabaio

Captura los datos del informe de recepcin a la tarjeta


correspondiente al producto, sella y firma de operado Tarjeta del
en kardex y archiva los documentos, para consultas producto
I posteriores.
FIN DE PROCEDIMIENTO

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PGINA: 15 DE 82

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Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
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7

Clave: VST DFP-PR-05


Emisin original: 28-04-2003

Liconsa

No. Revisin: 01
Revisin: 13-06-2005

DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio del
Procedimiento

Recibe del rea de compras, copia


de la orden de entrega con su
respectiva requisicin viajera y

flnna de recibido en el control de


ordenes de entrega de compras.

Revisa requisiciones contra


rdenes de entrega, turna

requisiciones a kardex.Asienta
datos de la orden de entrega en
el control de rdenes de
entrega del almacn.

A la llegada del material,


localiza en su archivo la orden

de entrega correspondiente;
verificando la remisin o factura
cntra la orden de entrega

Verifica ffsicamente que el


material sea y cumpla con las

especificaciones indicadas en la
orden de entrega.

No

Devuelve el material y la
documentacin al
proveedor,

El material
cumple con las
especificaciones
indicadas?
6

s;

Firma y sella de recibido la


documentacin del
proveedor y se queda con
copias de la remisin o
factura.

Solicita a control de calidad


la inspeccin, si el material
as lo requiere.

(,
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Direccin de Finanzas y Plansacfn

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

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Procedimiento para Recepcin de Material


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Clave: VST DFP-PR-05
No. Revisin: 01
Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

L"lconsa

DIAGRAMA DE FLUJO
Elabora "Reporte de Material
Recibido de Proveedores" en
original y dos copias, envfa:
original a supervisin; copia
jefatura y copia rea de
despacho, elabora tarjeta de
identificacin y la coloca en el
material recibido.

10

Envfa coplas de orden de


entrega, remisin de factura,
certificado de peso y carta porte
al administrativo del almacn.

11

Elabora Informe de Recepcin


asignndole nmero
consecutivo, anota la fecha,
cantidad recibida, nmero de
remisin o factura, sella y firma
de recibido.
12

Informe de
recepcin

Anexa documentacin soporte


al informe de recepcin y
distribuye a las reas
involucradas, entrega
documentos al supervisor del
almacn.
13

Elabora relacin de rdenes de


Entrega, para turnar los
inform es de recepcin de
kardex y una copia al rea de
recibo de materiales.

Elabora relacin de entradas de


almacn, entrega una copia a
compras y otra al rea de
recibo de materiales.

Distribuye inform e de
recepcin: Original a
contabilidad, copia a compras;
copla cuentas por pagar y copia
para el almacn.
B

Relacin de
Ordenes de
Entrega

Relacin de
Entradas de
Almacn

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FECHA: Junio 2005


PGINA 17 DE 82

Direccin de Finanzas y Planeacln

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

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Clave: VST DFP-PR-OS

No. Revisin: 01

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-200S

Elabora comunicacin al

usuario, para que retire su


material.

Archiva las ordenes de entrega


en pendientes o surtidos" as
como la documentacin y
reportes generados, sellados y
firmados de recibido por las

Comunicado
a Usuario

Relacin de
Ordenes de
Entrega

reas involucradas.

Verifica informe de recepcin


contra el material ffsicamente y
anota el sitio de su localizacin
en el reporte de material
recibido..

Acomoda el material en rea de


almacenamiento.

Devuelve informe de recepcin


al rea administrativa del
almacn y archiva su copia del
reporte de material recibido.

Verifica la relacin de rdenes


de entrega contra los
documentos y firma de recibido

Descarga datos del informe de


recepcin a la tarjeta, selia y
firma de operado en kardex y
archiva los documentos.

Fin del
Procedimiento
FECHA: Junio 2005
PGINA 18 DE 82

Dlreccl6n de Finanzas y Planeacln

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

1-=_ _p-;-ro;;:;c::;:e:-;d:;-;:im::;:;-ie""n;:;-to--;;p-;;a_r_a_R_e_cr:e-;-pC_i-;;,-n_d,-e-;-M;-a_te-;;:r-:;-ia_I_-----j
Clave: VST DFP-PR-05
No. Revisin: 01
Emisin original: 28-04-2003

1,
j

Revisin: 13-06-2005

ANEXOS
Nombre del documento

Nm.

Liconsa

Clave

Orden de Entrega

Requisicin viajera

Reporte de Material recibido de Proveedores

Remisin de factura

Certificado de Peso

Carta porte

Informe de Recepcin

Relacin de rdenes de Entreoa Enviadas al Almacn

Control de rdenes de Entreoa

10

Tarieta de Inspeccin de Material

11

Reporte de Material Recibidos de Proveedores

12

Tarieta de Identificacin de Materiales

13

Tarjeta de Inspeccin de Materiales

14

Relacin de Entradas, Control de Pedidos a Contabilidad y


Compras

15

Tarjeta de Control de Pedidos

16

Control de Reauisicin Viajera

17

Seouimiento de Reauisicin

18

Reporte Diario de Cilindros Vacos de Gases

19

Informe Semanal de Asistencia

20

Reporte Diario de Bscula

21

Tarjeta de Control de existencia

22

Reporte Diario de Consumo Intenso

1\

.\'

\\

FECHA: Junio 2005


PGINA 19 DE 82

Direccin de Finanzas y Planeacln

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

()

f=__p-,-ro;-;::c:=e:-:d;:-:im=-ie=cn=-to-=p-=-a_r_a_R_e_cr:e-,-pc_i-;;;:-n_d:-e.,..,M;-a_te-=-r-,-ia_I_--1

Clave: VST DFP-PR-OS


Emisin original: 28-04-2003

Liconsa

No. Revisin: 01
Revisin: 13-06-200S

HISTORIAL DE CAMBIOS
Revisin
nm.

Fecha de
aprobacin

01

28/04/2003

02

13/06/200S

Descripcin del cambio

Actualizacin
procedimiento

Motivo(s)

del Homologacin conforme a la


Gua Tcnica
para la
Elaboracin de Documentos
Normativos VST-DA-GS-002
del 3 de febrero del 200S

FECHA: Junio 2005


PGINA 20 DE 82

Direccin de Finanzas y Planeac6n

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

I-=:-----;--;:p;:-:ro;:-c=:-e=d=:-im--;:i:-:;e:::-n-::-to=-p_a_r_a_D_e"v:-:-o_1u--;:c:::-io_'n--;-:-In-::-te_r-,n:-:;a:--_--1
Clave: VST DFP-PR-05
No. Revisin: 02
Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

Liconsa

FIRMAS DE AUTORIZACiN

C. P: CTlm,-Hel'nndez
Gernimo
Jefe del Departamento de
Costos e Inventarios

rt
el Castillo
Toledo
Subdirector de Contabilidad
General

r-:=-e-c-;"h-a-d7"e-d-;"o-c-u-m-e-n-;"ta-c"""7"'-'n-:---r--,.,13=-.-=O-=6.--=2:-:0c::- = S - - - - - - - - - - - - - - - - '

F
Revisin nmero:
Copia nmero:
Co ia asi nada a:

io

02
Original

FECHA: Junio 2005


PGINA 21 DE 82

Direccin de FInanzas y PlansacJn

!1
~

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

~~:13t~t'!~ll-=:,--------;--;:p;o;ro=-c-=e:-::d==i:-m=-ie=n---:t:-:o:-p_a_r_a_D_er:v..,.o_lu--:c::-iO_'
n...,.--;ln:-;t_e_rn-=-a=-_-----1 Liconsa

1
4

Clave: VST DFP-PR-05

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-2005

NDICE DE PROCEDIMIENTO
Pgina

()tljEltivCl-----------------------------------------------------------------------------------

23

DElscripcin del ActividadEls ---------------------------------------------------------

24

Diagrama del FlujCl -------------------------------------------------------------------

25

REllacin del AnElXClS ------------------------------------------------------------------

26

HistClrial del Cam tliClS ------------------------------------------------------------------

27

FECHA: Junio 2005

PGINA 22 DE 82
D/receJn de Finanzas y Planeacln

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

1-=_------;-cp;-;::;r-:;:o--;:ceo-;d:;:im:-=ie::;-n-o::to:::--pa_r_a_D_er.v-;-o_IU-=c:-i.....,n:-l~nt;-e_rn-;o-a;O--_-----1
Liconsa
Clave: VST DFP-PR-05
Emisin original: 28-04-2003

No. Revisin: 02
Revisin: 13-06-2005

OBJETIVO:

Optimizar el tiempo de devolucin de los productos y establecer las normas y


procedimientos para el adecuado control en las operaciones del Almacn de
Herramientas, Refacciones y Accesorios.

Revisin detallada de los productos conforme a los documentos que los amparan,
asegurando que se trata del bien devuelto por el usuario.

Vigilar y controlar el volumen de existencias para evitar carencias.

Informar veras y oportunamente, las devoluciones de productos a las reas


encargadas del control del almacn.

Tener actualizados y conciliados los registros de contabilidad y del almacn.

~ ~/.
...........

~/~~~

FECHA: Junio 2005

PGINA23 DE 82
Direccin de Finanzas y PlanescJ6n

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

n\ J

i-=_--,-p-;-:r:=o,,",c=-e=d=-im-::i:=e:--nt=-o::-p_a_r_a_D_er::v-;-o_lu-::c:--i_n:-1-,-n-;-te_r...,n:=a,-_-I
Clave: VST DFP-PR-05
No. Revisin: 02
Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

Liconsa

DESCRiPCiN DE ACTIVIDADES

Paso
Nm.

5
6
7

Responsable

actividad

Nombre y
clave del
documento de
trabaio

Elabora formato de "Devolucin Interna "en original y


dos copias, que entrega al almacn junto con el Devolucin
Usuario
material; distribucin del documento: original para Interna
Contabilidad, 1 copia almacn v 2 copia usuario.
Responsable
Revisa el documento, as como el material y firma de
del Almacn
recibido.
el material
en su lugar
Identifica y acomoda
Respo,nsable
del Area de correspondiente
despacho del
almacn
Entrega el juego de documento al rea de kardex
Respo.nsable
del Area de
despacho del
almacn
Encargado del Recibe el juego de documentos para asignar nmero
Kardex
de folio.
Encargado del Registra el movimiento en kardex correspondiente,
Kardex
sella v firma.
Elabora cartula para entrega de documentos y
Encargado del
distribuye: original contabilidad, y copia para kardex y
Kardex
usuario
Encargado del Archiva documento para consultas posteriores
Kardex
Fin de procedimiento

~'l~7~~~~"~~O~~

---'-1

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
(\
\

f-=:--------;--;-;P:;-:ro;:-c=:-e=d=:-im--=i:;-:e;:-n:;-to::-p_a_r_a_D_e.v.:-;-o_iU--=C;:-iO_'n-;-:-In-;-te_r-;n:-:a,..-_-1
Clave: VST DFP-PR-OS
No. Revisin: 02
Emisin original: 28-04-2003

Li eonsa

Revisin: 13-06-200S

DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio del
Procedimiento

Elabora Devolucin Interna en

original y dos copias y entrega al


almacn junto con el material.

Revisa el documento, as como el


material y firma de recibido

Identifica y acomoda el material en


su lugar correspondiente

Entrega juego del documento a

kardex

Recibe el juego de documentos


para asignar nmero de folio

Registra el movimiento en kardex


correspondiente, sella y firma

Elabora cartula para entrega de


documentos y distribuye original a
Contabilidad, copia para Kardex y
7
usuario

Archiva documento para consultas

posteriores

Fin del
Procedimiento

FECHA: Junio 2005


PGINA 25 DE 82
Direccin de F/nanzss y Planeacl6n

~-----~.=---~'

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
1-=_---,-p::=r:=o:-::ce::-::d::::i,-m:=-ie:=-n-::to-::-p_ar_a_D_er:v,.,.o_1U-;:C,-i_n,-l-;cnt;-e_rn-::-a-::-_-----1
Clave: VST DFP-PR-05
No. Revisin: 02
Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

Li eonsa

ANEXOS
Nm.
1

Nombre del documento

Clave

Devolucin Interna

Relacin de Devolucin Interna

Tarjeta de Control de Existencias

FECHA: Junio 2005


PGINA 26 DE 82

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

C)

1-=_----:-P7:r:-=o:--,c=-e=d=-im-::i:-=e:-nt=-o=-p_a_r_a_D_er:v.,..o_IU-::c:-i_n.,-1-;-n.,-te_r--::n:-::a,-----_----1
Clave: VST DFP-PR-OS
No. Revisin: 02
Emisin original: 28-04-2003

Liconsa

Revisin: 13-06-200S

HISTORIAL DE CAMBIOS
Revisin
nm.

Fecha de
aprobacin

01

28/04/2003

02

13/06/200S

Descripcin del cambio

Actualizacin
procedimiento

Motivo(s)

del Homologacin conforme a la


Gua Tcnica
para la
Elaboracin de Documentos
Normativos VST-DA-GS-002
del 3 de febrero del 200S

(\

/i
FECHA: Junio 2005

PGINA 27 DE 82

Direccin de Finanzas y Planeac!n

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

()

i-=,--_p...,ro..,.,c::::e::-d=im=i=e-:;n::::to;:-P7a::-r_a_D_e_v_or;lu:-;-c_io-:;'n;:-a_l..,..p...,r..,..o_ve-;e:-:d:-o_r_---1
Clave: VST DFP-PR-05
No. Revisin: 02
Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

Liconsa

FIRMAS DE AUT. . RIZACION

I o
Subdirector de Contabilidad
General

Fecha de documentacin:
Revisin nmero:
Copia nmero:
Co ia asi nada a:

13-06-2005
02
Original

FECHA: Junio 2005

-.--"

-~

PGINA28 DE 82

Direccin de Finanzas y Planeacl6n

Manual de Procedimientos para el Control del


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

'i"~I~t~t~Ul ~,-----p_r-,0-occ=e=-di=m=i=en--=t=0o-p-,-a=-ra_D_e_v_o,..,IU-,-c_io--='n=--a..,..1p-,r-=-o_V-,e:-:ed,-o_r_-1 Lieoosa

(j

Clave: VST DFPPR05


Emisin original: 28042003

No. Revisin: 02
Revisin: 13062005

NDICE DE PROCEDIMIENTO
Pgina

()tljEltiIlCl-.--............................................................................

30

DElscripcin dEl ActillidadEls .......

31

Diagrama dEl FlujCl --...

32

REllacin dEl AnElXClS

33

HistClrial dEl CamtliCls

34

FECHA: JunIo 2005


PGINA29 DE 82
Dlrecctn de Ffnanzas y Planeacln

Manual de Procedimientos para el Control del


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

(j

l-=_p_r",",oc;;:;e::;:d--;:im:-=ie;-cn""to;:;-p-;;:a-;:-r_a_D_e_v_or;IU-;-C_iO-;;'n;---a-,I;---p-;-;r;-ov_e-;;-e;::-d_o_r_-1
Clave: VST DFP-PR-05
No. Revisin: 02
Emisin original: 28-04-2003

Lieoosa

Revisin: 13-06-2005

OBJETIVO

Optimizacin del tiempo de devolucin de los productos al proveedor, por no cumplir


con las especificaciones requeridas por el usuario y/o de Control de Calidad,
establecer las normas y procedimientos para el adecuado control en las operaciones
del Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios.

Revisin detallada de los productos conforme a los documentos que los amparan,
asegurando que se trata del bien devuelto al proveedor.

Vigilar y controlar el volumen de existencias para evitar carencias.

Informar veras y oportunamente a las reas encargadas del control del almacn, las
devoluciones de productos a los proveedores.

Tener actualizados y conciliados los registros de contabilidad y del almacn.

2005
PGINA30 DE

8~

---'-\ )

Manual de Procedimientos para el Control del


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

f=_p_r--;-o-;;;ce",d~i=-m=ie=-n-;:t;;:o;-p;:-:a=-ra_D_e_v_0r.1U-;-C_i0-;:'n;--al;-p-;-r-;-o_v...,ee;;:d:-o_r_---I Lie Oosa

(J

Clave: VST DFP-PR-05

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-2005

DESCRIPCiN DE ACTIVIDADES

Paso
Nm.

6
7

Nombre y
clave del
documento
de trabajo

Responsable

Actividad

Responsable
del Area de
Recibo del
Almacn
Responsable
del Area de
Recibo del
Almacn
Responsable
del Area de
Contabilidad
Encargado de
Kardex o
responsable de
la actividad
Responsable
de Cuentas por
PaQar
Responsable
del Area de
Compras

Elabora formato de "Devolucin al Proveedor" en


original y cinco copias. Distribucin: original para
contabilidad; 1", Cuentas por pagar; 2", Almacn; 3,
Compras v 4, Proveedor.

Proveedor

Registra la devolucin en la orden de entrega o


pedido y archiva en el consecutivo.

Recibe documento, elabora pliza y archiva.


Recibe documento para su registro o captura en
818REFAC o en tarjeta de kardex correspondiente,
sella, firma y archiva en consecutivo.
Recibe documento lo archiva en el expediente del
proveedor, para el descuento correspondiente
Recibe documento y avisa al proveedor
Recibe documento y procede a retirar el material del
almacn
Fin de Procedimiento

f\
,

/l

r~l

PAGINA 31 DE 82

DIreccIn de Flnanzs.s y PJaneac!n

c__- - - - - -

Manual de Procedimientos para el Control del


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

("
\

1U-;-C_iO-;:'n:--al-;-p-,-r-;-o_v--:ee:-::d,---o_r_-I
f-=_p_r-,-o-:;c",ed;:--,i=-m=ie=-n-;:t",o,....p:;:ca::-ra_D_e_v_or:
Clave: VST DFP-PR-05
No. Revisin: 02
Emisin original: 28-0=-47"_:::-20=-0=-=3=-+=R'---ev--;i=-s'""'""'n-:--;1:::-3---:0:-::6--:-2::-::0:-::0-;::5--1

Li eoosa

DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio del
Procedimiento

Elabora Devolucin al Proveedor


debidamente requistada: Original
para contabilidad y copia para:
Kardex, Cuentas por Pagar,

almacn Compras y Proveedor.

Devolucin
al Proveedor
Original y 5
copia - - -

Registra la devolucin en la orden


de entrega y archiva en el
consecutivo

Recibe documento, elabora pliza

y archiva

Recibe documento para su registro

en tarjeta correspondiente, sella


firma y lo archiva

Recibe documento lo archiva en el


expediente del proveedor, para el
descuento correspondiente

Recibe documento y avisa al


proveedor

Recibe documento y procede a


retirar el material del almacn

Fin del
Procedimiento

IJJUn;02005

8~

---'-'1
..

PGINA32 DE

Manual de Procedimientos para el Control del


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
f-=-:_p_r-,-o-::co;:ed;:-i:=-m=i:=-en--=to;:0;:-p::ca;:-ra_D_e_v_0r-:lu-:-c_io--='n;:--a-,--Ip-,-r-,--o_If...,ee:-::dc-0_r_-1
Clave: VST DFP-PR-05
No. Revisin: 02
Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

r-,
\

Liconsa

ANEXOS
Nm.

Nombre del documento

Devolucin a Proveedor.

Tarjeta de Control de Existencias

Clave

FECHA: Junio 2005

PGINA 33 DE 82

Direccin d. Finanzaa y Plan.acln

Manual de Procedimientos para el Control del


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

alc-p...,.r"..o_v-,eec=d_o_r_---1
f-=_p_r...,.o.,.,ce",d,..,i:=-m=ie:=-n-=t",o,-p=-a=-ra_D_e_v_o.-=IU=-C_io-='n,--Clave: VST DFP-PR-05
No. Revisin: 02
Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

Liconsa

HISTORIAL DE CAMBIOS

Revisin
nm.

Fecha de
aprobacin

01

28/04/2003

02

13/06/2005

Descripcin del cambio

Actualizacin
procedimiento

Motivo(s)

del Homologacin conforme a la


Gua Tcnica
para la
Elaboracin de Documentos
Normativos VST-DA-GS-002
del 3 de febrero del 2005

\
I

!1
~/~ --_."n.___

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47
e

- .. ---

FECHA,J,,;o200S
PAGINA 34 DE 82

-_./

.'--~------_./

Manual de Procedimientos para el Control de Almacn


de Herramientas, Refacciones y Accesorios

~I~t~l~~t I-;;;:;,---p_ro_c-,e-;d:c:im;:-;:::ie-;;:n-;;:to-=pa;o-r-:;:-a;:-E_n_t_re_g_a..-;-o_s--;;a;o-Ii_d-;-a-,d-,-e_M---;a;:-::t;-er_ia_l_e_s-l Liconsa

t}

Clave: VST DFP-PR-05

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-2005

FIRMAS DE AUTORIZACiN

C. P. Carlos,J,iernndez
Gernimo
Jefe del Departamento e
Costos e Inventarios

a n Del as' lo
Toledo
Subdirector de
Contabilidad General

C. P.

'---Fecha de documentacin:
Revisin nmero:
Copia nmero:
Co ia asi nada a:

--\-

13-06-2005
02
Original

---------------/'~
)

""<--_/

Direcci6n de Finanzas y Planeac!n

Manual de Procedimientos para el Control del


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
Procedimiento para Entrega o Salida de Materiales

(~
\ J

Clave: VST DFP-PR-OS


Emisin original: 28-04-2003

Liconsa

No. Revisin: 02
Revisin: 13-06-200S

NDICE DE PROCEDIMIENTO
Pgina

Objetivos ---------------------------------------------------------------------------.-....

37

Descripcin de Actividades -----------.--.----.-----------------------------------

38

Diagrama de Flujo -------------------------------------.----------------------

40

Relacin de Anexos ------------------------------------------------------------------

41

Historial de Cambios------------------------------------------------------------------

42

/
~/

(~/-------~

2~O~

FECHA: Junio
PGINA 36 DE 82 '

Direccin de Finanzas y Pfanescin

Manual de Procedimientos para el Control del


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
Procedimiento para Entrega o Salida de Materiales

(1
\

Clave: VST DFP-PR-05


Emisin original: 28-04-2003

Liconsa

No. Revisin: 02
Revisin: 13-06-2005

OBJETIVOS

Control fsico y documental de los productos y materiales suministrados a los


usuarios.

La localizacin y entrega rpida y eficiente de los productos a los usuarios,

Almacenamiento, cuidado y conservacin adecuada de las existencias.

..

Revisin detallada de los productos entregados a los usuarios, conforme al


documento, que ampara el bien solicitado.

Verificar que los documentos con los cuales los usuarios solicitan los productos,
estn debidamente requisitados y autorizados.

Vigilar y controlar el volumen de existencias para evitar carencias.

Informar veras y oportunamente las entregas de productos a las reas


encargadas del control del almacn.

Tener actualizados y conciliados los registros de contabilidad y del almacn.

Evitar las inversiones ociosas y maximizar la rentabilidad de las inversiones en


inventarios.

(l~

~.
i
.~.
FECHA: Junio 2 05
PGINA 37 DE 82

Direccin de Finanzas y PlanS8cfn !

Manual de Procedimientos para el Control del


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

o\ )

Procedimiento para Entrega o Salida de Materiales


Clave: VST DFP-PR-OS

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-200S

Liconsa

DESCRIPCiN DE ACTIVIDADES

Paso
Nm.

3
4

Responsable

Usuario
Area de
Recepcin del
Almacn.
Area de
Recepcin del
Almacn.
Area de
Recepcin del
Almacn.
Area de
Recepcin del
Almacn.
Area de
Recepcin del
Almacn.
Area de Kardex
dei Almacn.
Area de Kardex
del Almacn.

rea de Kardex
del Almacn.

10

rea de Kardex
del Almacn.

11

12

Area de
Recepcin del
Almacn.
rea de
Recepcin del
Almacn.

';

~~--

-----

Nombre y
clave del
documento
de trabajo

Actividad
Elabora el vale de salida en original para contabilidad, 1"
copia, almacn y 2" copia, usuario;
debidamente
requicitado y autorizado y lo entrega en el almacn, para el
surtimiento
Revisa que el documento este correctamente elaborado y
autorizado.
Se pregunta si el vale est correcto
Si, ir al paso No. 5
No, ir al caso No. 4
Devuelve el vale al usuario y el material no debe surtirse.
Fin de procedimiento.
Se pregunta si hay material.
Si , ir al paso No. 6.
No, ir ai oaso No. 11.
Surte ei material, firman de recibido y entregado y lo turna
al encargado de registro en kardex o en sistema de
cmouto, SISREFAC.
Ordena los vales por lnea y asigna nmero de folio
Registra el movimiento en kardex correspondiente o
sistema de cmouto, SISREFAC, sella v firma
Elabora cartula para la distribucin del documento y/o
imprime reporte de entradas y salidas del SISREFAC:
original para Contabilidad; y copia para el usuario y el
aimacn.
Archiva copia del almacn para consulta.
FIN DE PROCEDIMIENTO
Consulta SISREFAC y/o kardex

Verifica la existencia actual, anota datos de activacin de


viajera y fecha de envo de reposicin de bienes a
adquisiciones; si es el caso asiQna nmero de folio.

40

I~~~
F,CHA' J""io 2005

PAGINA 38 DE 82

Manual de Procedimientos para el Control del


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
Procedimiento para Entrega o Salida de Materiales
Clave: VST DFP-PR-05

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-2005

Liconsa

DESCRIPCiN DE ACTIVIDADES
Paso
Nm.

13
14
15

Responsable
rea de
Recepcin del
Almacn.
Supervisin o
Responsable
Supervisin o
Responsable

Nombre y
clave del
documento
de trabaio

Actividad
Sella el vale con la leyenda " No existencia " y lo
devuelve al usuario quedndose con copia del mismo.
Con copia del vale elabora memorando de solicitud de
reposicin uraente de bienes a adauisiciones.
Distribuye memorando: original, para compras; 1
copia, Gerencia y 2 copia, Jefatura responsables del
almacn.
FIN DE PROCEDIMIENTO

FECHA: Junio 2005

PGINA 39 DE 82

Direccin de Finanzas y Planeacln

Manual de Procedimientos para el Control del


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
I-::-p_r_oc_e",",d;-:=im=-::ie:-::n:=t0c-;p::ca=:-r-:::a-::-E_n_t_re_g_a..o-;-s_a-::I,-id-,a,-d:-e;-M_a-::-te=:-r_ia_le_s-j
Clave: VST DFP-PR-05
No. Revisin: 02
Emisin original: 28-04-2003

Liconsa

Revisin: 13-06-2005

DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio del
Procedimiento
Elabora el vale de salida en

original para contabilidad y copia


para almacn y el usuario y
debidamente autorizado lo entrega
en el almacn para el surtimiento

Revisa que el documento este


elaborado y autorizado
correctamente.

s;

No
El vale est
correcto?

Devuelve el vale al usuario y el

material no debe surtirse.

No

s;
Hay material?

Fin del
Procedimiento

Indica la existencia actual, anota


datos de activacin de viajera,
fecha y folio, devuelve el vale al
12
rea de despacho

Ordena los vales por lnea y asigna

Sella el vale con la leyenda" No


hay existencia" anotando los datos
proporcionados por el kardex y
13 entrega copia al usuario

Registra el movimiento en la tarjeta


correspondiente, sella y firma.

nmero da folio.

Elabora cartula para la


distribucin del documento: original
para Contabilidad; y copia para el
9
usuario y el almacn
Con el original y copia del vale
elabora memorando de activacin
a compras

Fjndel
Procedimiento

Fin del
Procedimiento

FECHA: Junio 2005


pAGINA4Q DE 82
Direccin de FInanzas y Planeacfn

Manual de Procedimientos para el Control del


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
Procedimiento para Entrega o Salida de Materiales

Clave: VST DFP-PR-05

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-2005

Lieoosa

1
,

ANEXOS
Nombre del documento

Nm.

Reporte Diario de Materiales de Consumo Intenso.

Control de Requisiciones

Seguimiento de Requisiciones

Reporte Diario de Cilindros Vacos de Gases

Informe Semanal de Asistencia

Autorizacin de Salida de Planta

Entrega de Material al Almacn de Recuperacin

Tarjeta de Control de Existencias

Vale de Salida

Clave

~~ 1
{L . .
FECHA JunIo 2bos
PGINA41 DE 82

Direccin de Finanzas y Planeacln

Manual de Procedimientos para el Control del


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

Lieoosa

Procedimiento para Entrega o Salida de Materiales


Clave: VST DFP-PR-05

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-2005

HISTORIAL DE CAMBIOS
Revisin
nm.

Fecha de
aprobacin

01

28/04/2003

02

13/06/2005

Descripcin del cambio

Actualizacin
procedimiento

Motivo(s)

del Homologacin conforme a la


para la
Gua Tcnica
Elaboracin de Documentos
Normativos VST-DA-GS-002
del 3 de febrero del 2005

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F~CHA:

Junio ~OO
PAGINA 42 DE 82

Dfrecein de Finanzas y P/aneacf

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Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
Clave:VST DFP-PR-05
No. Revisin: 02
7
7
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=-e-v7is7 o-o-,n-:-'1C:::3---:-O
=-=6---:-2=-=0C:0: -=-5---i
3-+-:R

Liconsa

ORGANIZACiN DEL ALMACN

La organizacin interna de un almacn tiene mucho que ver con el xito de su


funcionamiento. A continuacin se mencionan algunos puntos de organizacin que
se aplican a los puestos administrativos y operativos del almacn.
La autoridad y la responsabilidad debe alinearse, para evitar que exista una sin la
otra
Los puestos administrativos y de oficina se establecen de acuerdo con las
funciones, tales como programacin, archivo y toma de orden de entrega o pedido
y no por lnea de productos, o sea el manejo de todo el trabajo relacionado con un
producto "x".
Mediante un continuo programa de adiestramiento los supervisores del almacn o
responsables de esta actividad, deben cerciorarse de que ms de una persona
conozca los deberes de cada puesto, de modo que el almacn pueda seguir
funcionando en caso de que ocurra una ausencia inesperada.
Los deberes administrativos y de oficina, deben ser especficos en forma de
instrucciones de tareas.
Establecer los procedimientos apropiados para asegurar una eficaz
responsabilidad fsica de los inventarios.
Es muy importante que los empleados del almacn reciban un trato firme y
equitativo.

FECHA: Junio 2005


PGINA: 43 DE 82

Direccin de Finanzas y Planeacin

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

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n;:-:::-0::-2-::-::-:-::--I
Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-2005

Funciones y Responsabilidades
A continuacin se describen las funciones y responsabilidades del personal del Almacn
General, cabe mencionar que dichas funciones son enunciativas y no limitativas, en
consecuencia no debern frenar las operaciones y buen funcionamiento del almacn.
Responsable de la jefatura del almacn
a) Es responsable del buen funcionamiento de todo el almacn, de acuerdo con
los objetivos establecidos.
b) Debe cerciorarse de que estn cubiertos todos los puestos, deberes y
funciones.
c) Apoya zonas dbiles, hasta que puedan reforzarse.
d) Ocupa los puestos de los supervisores en caso de ausencia.
e) Da especial atencin a la seguridad personal y adiestramiento de los empleados
a su cargo.
f) Proporciona la informacin relativa a las operaciones del almacn a las reas
involucradas en el manejo y control del mismo.
g) Planea el futuro y constante mejoramiento de las operaciones del almacn.
Secretaria o personal designado para esta labor
a) Desempea el trabajo de secretaria del Jefe o encargado y Supervisores de
Almacn.
b) Es encargada de los archivos y registros confidenciales de su Jefe.
c) Colabora en la preparacin y distribucin de los informes y correspondencia del
almacn.
d) Desempea los trabajos de rutina de la oficina, para que el jefe o encargado,
este en libertad de tomar decisiones importantes y se encargue de la planeacin
y buen funcionamiento del almacn.
e) Conoce los deberes del personal administrativo y les ayudar a desempearlos,
durante los perodos de exceso de trabajo y durante las ausencias.

FECHA: Junio 20
PGINA: 44 DE 8

Dlrecci6n de Finanzas y Pfaneaci6n

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
Clave:VST DFP-PR-05

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-2005

Supervisor o responsable de esta funcin.


a) Coordina las actividades del personal y la planeacin del trabajo del almacn.
b) Programa anticipadamente las actividades, para aprovechar adecuadamente la
mano de obra y equipo.
c) Elabora y mantiene actualizado el plano del almacn, designando zonas de
almacenaje para los materiales.
d) Encargado de que se realice el mantenimiento adecuado del equipo y edificio.
e) Ocupa el puesto del Jefe o encargado del almacn durante su ausencia.
f) Conoce el trabajo de sus colaboradores, para apoyarlos cuando sea necesario.
g) Supervisa el trabajo de las reas de kardex, entrega y recepcin de productos.
h) Responsable de controlar las ordenes de entrega y/o pedidos de las compras,
llevando cuenta y control de las recepciones de materiales.
i) Ordena el trmite para la reposicin de existencias.
j) Proporciona informacin a las reas involucradas en el control del almacn.
k) Consolida la operacin con las reas de Informtica y Contabilidad.
1) Supervisa el trabajo de los almacenistas y del operador de la bscula.
m) .Responsable del abastecimiento, almacenamiento y conservacin de las
existencias del almacn.
n) Mantiene en orden y limpio el almacn.
o) Cuida de la seguridad del personal y proteger los inventarios y equipos, contra
daos y prdidas.
p) Protege las existencias contra posibles diferencias de inventarios, previniendo la
omisin, duplicidad u otro tipo de errores de registro, de los movimientos de
entradas o salidas de los productos
Encargado del Kardex o responsable de esta funcin.
a) Responsable del registro veraz y oportuno de todas las entradas y salidas de
materiales, ya sea en forma manual o en sistema de cmputo.
b) Activa los ordenamientos, para la reposicin de las existencias.
c) Controla y archiva los documentos fuente.
d) Auxilia a las diferentes reas del almacn cuando se requiera.

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FECHA,

J"";.o2~5

PGINA: 4DE 82

Dlrecci6n de Finanzas y PI\neSCI6n

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
Clave:VST DFP-PR-05

No. Revisin: 02
7
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Liconsa

Recepcionista de Materiales o responsable de esta labor.


a) Responsable de verificar que los materiales comprados renan las
especificaciones indicadas en las rdenes de entrega o pedidos y genera la
documentacin necesaria para su registro control y pago correspondiente.
b) Se encarga de llevar un adecuado control de la documentacin e informacin
por recepciones, permitiendo un flujo rpido y continuo.
c) Auxilia a las diferentes reas del almacn cuando se requiera.
Operador de la Bscula o responsable de esta labor.
a) Responsable de informar el peso de los vehculos de carga que entran y salen
del Centro de Trabajo, a travs un certificado o en la documentacin presentada
por los operadores.
b) Archiva los informes y/o certificados por mes y nmero consecutivo.
c) Auxilia a las diferentes reas del almacn cuando se requiera.
Personal Sindicalizado
a) Queda sujeto a las actividades que los supervisores les asignen, para que de
acuerdo a las necesidades del almacn, no se limite la fuerza de trabajo del
personal.

D~_~::)

FEC"Ao Jooio
PGINA: 46

DI",ccln de Flnenzas y Plsneacln!

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
Clave:VST DFP-PR-05
No. Revisin: 02
I-:E=-m--:i:-s'"""'i"-n-o-r=-ig-=-in-a-=-I:--:2=-=S:--0=-4:--2:::-:0::-::0""::"3-f-:R=-e-v-=-is""'io7"n-:--:1""::"3-:-0::-::6-:-2=-=0""::"0"="5--\

()

Liconsa

Asignacin De Actividades

Encargado o
Responsable
Supervisin.

Nm.
Prog.

Actividad

Frecuencia

1.- Activacin de requisiciones viajeras a compras.


2.- Revisin del reporte del material de consumo
intenso.
3.- Revisin del reporte de cilindros de gases vacos.
4.- Revisin del reporte de bscula.
5.- Control de salidas de planta.
6.- Coordinar operaciones de recibo, sin descuidar,
almacenaje y despacho de materiales.
7.- Revisin de materiales Recibidos a proveedores.
S.- Programar actividades del personal
9.- Coordinar con compras las devoluciones a
proveedores.
10.- Elaboracin de ordenes de trabajo
11.- Elaboracin de listas de asistencia del personal
de confianza.
12.- Inspeccin del rea de kardex, recibo y despacho
de materiales y bscula.
13.- Elaboracin del reporte mensual de actividades.
14.- Programar la rotacin de turnos del personal.
15.- Juntas de comunicacin
16.- Verificar la asistencia de su personal.
17.- Elaboracin del registro de vales de salida
1S.- Verificar documentacin para entregar al rea de kardex:
Informe de recepcin
Devoluciones al proveedor
Veles de salida
Devoluciones internas
19.- Seleccionar y verificar vales de "no existencia"
20.- Entrega de documentacin a las reas
involucradas.

Diario
Diario
Diario
Diario
Diario
Diario
Diario
Semanal
Semanal
Semanal
Semanal
Semanal
Semanal
Semanal
Mensual
Diario
Diario
Diario

Diario
Diario

/l

FECHA: Junio 2005

PGINA: 47 DE 82
Direccin de Finanzas y Pfaneacin

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j

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

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Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-2005

Encargado o
Responsable
Supervisin

Nm.
Prog.

Actividad

Frecuencia

21.- Coordina la emisin de listados previos de


existencias.
22.- Control de Activos fijos, herramientas, materiales
propios, para el desempeo de las funciones del
almacn.
23.- Coordinar con compras la entrega de pedidos.
24.- Revisin de escritorios.
25.- Supervisa el rea de kardex, para que la
operacin sea fluida.
26.- Supervisa el rea de recepcin de materiales para
que la operacin sea fluida.
27.- Reportar a la supervisin de almacn las
situaciones ms relevantes del turno.
28.- Planeacin de actividades
29.- Inspeccin del rea de kardex:
Control de folios
Control de requisiciones
.. Control de modificaciones al maestro
Archivo de vales de salida
Archivo de devoluciones internas
Archivo de listados de existencias
Archivo de reporte de artculos de
consumo intenso

Diario
Diario

Diario
Diario
Diario
Diario
Diario
Semanal
Diario

FECHA: Junio 2005


PGINA: 48 DE 82

Direccin de Finanzas y Planeac/6n

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

Clave:VST DFP-PR-05
No. Revisin: 02
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Encargado o
Responsable
Supervisin

Liconsa

Nm.

Prog.

Frecuencia

Actividad

30.- Inspeccin del rea de recepcin de materiales:

31.32.33.34.-

35.36.37.-

38.39.-

40.41.42.43.-

Control de folios
Control de ordenes de entrega o pedidos
Archivo de ordenes de entrega o pedidos
de proveedores
e Archivo de ordenes de entrega o pedidos
surtidos
Archivo de requisiciones
Archivo de informes de recepcin
Archivo de informes de recepcin sin orden
de entrega o pedido
Archivo de devoluciones
Archivo de relaciones de compras
Coordinar las modificaciones al sistema de
cmputo, SI8REFAC.
Actualizacin de resguardos de herramientas
Verificar seguimiento de requisiciones
Verificar tarjetas de kardex o SISREFAC:
Control de movimientos
Control de ordenes de entrega o pedidos
Requisicin viajera
Recorrido de las reas de trabajo.
Verificar asistencia del personal.
Verificar bitcoras de trabajo.
Asignar actividades al personal.
Revisar tareas desarrolladas por el ltimo turno.
Asignar tareas al ltimo turno.
Elaborar reporte de cilindros vacos y
combustibles.
Archivo de documentos.
Inspeccionar despacho de materiales.

Diario

Diario
Trimestral
Diario
Diario

Diario
Diario
Diario
Diario
Diario
Diari<J
Diario
Diario

/7

Diario /

f!
FECHA: Junio 2005
PGINA: 49 DE 82

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Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
Clave:VST DFP-PR-05
No. Revisin: 02
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Licoosa

1
Encargado o
Responsable

Nm.
Prog.
44.45.46.47.48.49.50.51.52.53.54.55.56.57.-

Actividad

Frecuencia

Solicitar equipo para manejo de materiales.


Atencin a usuarios.
Inspeccionar el rea de bscula.
Mantener ordenadas y limpias las reas
asignadas al almacn.
Preparar vales de salida para entregar a usuarios
Verificacin de cantidades fsicas de cada
material contra kardex o SISREFAC.
Vigilar que el buen acomodo de existencias sea
permanente.
Revisar vales de salida
Analizar documentos no operables (saldos rojos)
Cuidado y conservacin de los materiales.
Reacomodo de rea de cidos.
Elaboracin de lista de asistencia personal
sindicalizado.
Planeacin del trabajo.
Reacomodo del rea de solventes.

Diario
Diario
Diario
Diario

~
---------

~/

Diario
Diario
Diario
Diario
Diario
Diario
Diario
Semanal
Semanal
Mensual

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

Encargado o
Responsable

Clave:VST DFP-PR-05

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-2005

Nm.
Prog.

Responsable de 1.la Recepcin de


materiales

2.3.-

4.-

5.6.-

7.8.9.10.-

Actividad

Frecuencia

rdenes de entrega o pedidos:


Recibe ordenes de entrega o pedidos.
Revisa requisiciones contra pedidos.
Entrega requisiciones al rea de kardex.
Asienta rdenes de entrega o pedidos en control
de almacn.
Elabora expediente.
Archiva rdenes de entrega o pedidos.
Requisicin de compra o servicio:
Recepcin de materiales:
Recibo fsico de materiales.
Solicita inspeccin a control de calidad.
Elabora reporte de material recibido.
Elabora tarjeta o etiqueta de identificacin de
material.
Preparacin de la informacin
Prepara copias para elaboracin del 1. R.
Trabaja modificaciones de ordenes de entrega o
pedido.
Archivo de documentos:
Control de ordenes de entrega o pedido.
Control de relaciones de compras.
Tarjetas de inspeccin.
Liberaciones de control de calidad.
Elaboracin de informes de recepcin:
Verificar documentos.
Elaborar informes de entrada.
Preparacin de la informacin:
Armar informes de recepcin.
Elaborar documentos para entrega
Fotocopiar
informes
de
recepcin
para
consecutivo de almacn.
Recabar firmas en Informe de Recepcin de
materiales segn orden de entrega o pedido.

Diario

- - - - - - - -~
-

Diario
Diario

Diario
Diario
Diario

Diario

Diario

Diario
Diario

/!.

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
i

()

Clave:VST DFP-PRcOS

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-200S

~
Encargado o
Responsable

Nm.

Prog.

Responsable de 11.la Recepcin de


materiales

12.13.14.1S.16

Actividad

Frecuencia

Archivar documentacin.
Control de folios
Ordenes de entrega o pedidos pendientes
por proveedor
Ordenes de entrega o pedidos surtidos por
consecutivo
Informe de Recepcin con orden de
entrega o pedido por consecutivo
Informe de Recepcin sin orden de entrega
o pedido por consecutivo
Remisiones de proveedor
Requisiciones de compra
Devoluciones a proveedores
Proporcionar informacin a usuarios.
Elaboracin de devoluciones a proveedores.
Verificar listados de existencias, previos.
Elaboracin de salidas de planta.
Depuracin de rdenes de entrega o pedidos y
requisiciones de compra.

Diario

Diario
Diario
Diario
Diario
Diario

JOO'O;'
o

FECHA' 52
PGINA:

DI",ccldn de Fln.nzas y Planee dn"

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
Clave:VST DFP-PR-05
Emisin original: 28-04-2003

(l
Encargado o
Responsable
Encargado del
Kardex y/o
.Sistema de
Cmputo o
Responsable de
esta Actividad.

Nm.
Prog.

1.-

2.-

3.-

No. Revisin: 02
Revisin: 13-06-2005

Actividad

Frecuencia

de salida:
Ordenar por genrico, alfabtico, etc.
Verifica contra catlogo.
Asigna nmero de folio.
Registra movimiento en tarjeta.
Activa requisiciones.
Firma y sella de operado.
e Separa original y copias.
Elabora cartula de documentos.
e
Archivo de vales por consecutivo numrico.
Entrega documentos a supervisin.
Vales de material de herramienta asignada:
Asigna nmero de folio.
Registra movimiento en tarjeta o en
sistema de cmputo, SISREFAC.
Activa requisiciones.
Firma y sella de operado.
Fotocopia para expediente individual.
Archiva fotocopia en expediente del
empleado.
Archiva original por consecutivo.
Devolucin interna:
Ordena por genrico.
Asigna nmero de folio.
e
Registra movimiento en tarjeta o sistema
de cmputo, SISREFAC.
Firma y sella de operado.
Separa original y copias.
e
Elabora cartula de documentos.
Archiva por consecutivo numrico.
Entrega documentos a supervisin.

Diario

Vales

Diario

Diario

I
Manual de Procedimientos para el Control de
Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

Clave:VST DFP-PR-05

No. Revisin: 02

"'E=-m-'i-s---n-o-'ri-g-n-al=-:-'-28"---04-'---'-20"-0--'3-1-:R
=-e-v"-s-'-o"-'n-:--'-1=-3--:"0=-6--:"2=-00=-5c--1

Encargado o
Responsable
Encargado del
Kardex ylo
Sistema de
Cmputo o
Responsable de
esta Actividad.

Nm.
Prog.
4.-

5.-

6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.-

Licoosa

Actividad

Frecuencia

Devolucin a proveedores:
Registra movimiento en tarjeta o sistema
de cmputo, SISREFAC.
Firma y sella de operado.
Archivo por consecutivo numrico.
Informe de recepcin con orden de entrega:
Registra movimiento en tarjeta o sistema
de cmputo, SISREFAC.
Firma y sella de operado.
Verifica relacin.
Archiva relacin por consecutivo numrico.
Listado de computadora:
Archiva.
Compara cifras del kardex o del Sistema de
cmputo, SISREFAC, contra registros contables
Aclara ylo concilia cifras del kardex o del sistema
de cmputo, SISREFAC contra registros
contables
Vales de no existencia:
Proporciona informacin
Elabora modificaciones al maestro de artculos
Autoriza requisiciones de compra o servicio
Elaboracin de bitcora para supervisin
Autoriza liberaciones del personal dado de baja
Elabora reporte de artculos de consumo intenso
Archivo de reportes en consecutivo
Elabora seguimiento de viajeras

Diario

Diario

Diario
Mensual
Diario

Diario
Diario
Diario
Diario
Diario
Diario
Diario
Diario

FECHk

J""iO~

PGINA: 54 DE 8

Direccin de Finanzas y Planea n

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

(-\
,

Encargado o
Responsable
Encargado de la
Bscula o
Responsable de
esta Actividad.

Clave:VST DFP-PR-OS

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-200S

Nm.
Prog.
Actividad
1.Separa certificados de peso, original de las

Frecuencia
Diario

copias

2.3.4.S.6.7.8.-

Aseo del rea de bscula


Entrega de documentacin:
Certificados de peso
Reporte diario de bscula
Pesaje de camiones
Elaboracin de reporte diario de bscula
Corte de turno
Archivo de certificados
Archivo de reporte diario de bscula

Diario
Diario

Diario
Diario
Diario
Diario
Diario

:t,h
FECHA,

J"";O~
8

PGINA: 55 D

Direccin de Finanzae y Planeain ,

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
J

f\
\

Clave:VST DFP-PR-OS

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-200S

DISTRIBUCiN FISICA DEL ALMACN


A continuacin se describe la distribucin fsica del almacn de Herramientas, Refacciones y
Accesorios, esta distribucin es enunciativa y no limitativa por lo que, en cada Centro de
Trabajo se realiza esta actividad conforme a sus necesidades.
1. La colocacin de los principales anaqueles o racks es en forma perpendicular al
rea de despacho, dejando entre ellos un espacio que permita el libre transito del
personal, con el propsito de que la operacin sea gil y eficiente.
2. Cada Centro de Trabajo, elabora un catlogo de cdigos para la clasificacin de los
artculos de la manera que abajo se indica, dicho catlogo se depura anualmente
con el fin de mantenerlo actualizado.
Por Lnea o Familia, que es el nombre genrico del grupo de artculos, ejemplo:
llantas, papelera, equipo de seguridad, elctricos, automotriz, laboratorio. Para su
codificacin en el catlogo, se utilizarn hasta 3 espacios o caracteres.
Por Sub-Lnea, que son los nombres de los grupos que integran la lnea, ejemplo:
La lnea o familia llantas, se divide en: Sub-lneas de llantas para: montacargas,
autos, camiones; la de papelera en: lpices, bolgrafos, hojas, formatos; la de
equipo de seguridad en: cascos, guantes, botas, zapatos, uniformes; la de
elctricos en: focos, apagadores, transformadores. Para su codificacin en el
catlogo, se utilizarn hasta 4 espacios o caracteres.
Por cdigo, que es la clave de identificacin de los productos idnticos, que forman
una sub-lnea, ejemplo: la sub-lnea llantas para montacargas se dividir en tantos
cdigos como sean necesarios, para distinguir las diferentes medidas de llantas
para montacargas. La de lpices, para distinguir lpices de punta dura o suave, de
colores o bicolor. Para su codificacin en el catlogo, se utilizarn hasta 8 espacios
o caracteres.
3. Los artculos son acomodados o almacenados conforme a su rotacin, de tal
manera que, estn ms cerca del rea de despacho las lneas de existencias con
mayor rotacin o ms solicitados; respetando siempre la clasificacin anteriormente
descrita.

1~~5

FECHA: Junio
_ _ _ _ _ _...",.....".._ _,..PA-"-'NA-:,..56_DE

Oireccl6n de Finanzas y Planeacln

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

Clave:VST DFP-PR-05
No. Revisin: 02
r.E=-m---;i;-s::-:i;-n-o-r;-ig-=-in-a-:-I:---;2=-=8;--0=-4;--2=-=0=-=0'-:=3--+:R=-e-v--=-is-=-io-;-'n-:---;1'-:=3---:-0:-::6---:-2=-=0'-:=0-=5---1

(j

Lieoosa

4. Por razones de seguridad, los artculos o materiales peligrosos o que requieren un


manejo especial por tener mayor riesgo de siniestro, deben almacenarse alejados
de las reas ms transitadas del almacn o en una rea aislada y segura fuera del
almacn, (cilindros con gas o lquidos qumicos, sosa, cidos, detergentes, pinturas
y solventes); as mismo, los artculos voluminosos y ms pesados (tubera, soleras,
mallas, aceros) requieren de un lugar especfico y seguro.
5. Con el propsito de que el personal administrativo pueda desempear
adecuadamente todas sus labores y resguardar los documentos soporte de las
operaciones, en el almacn debe destinar un rea para oficina.
6. Para efectos de tener el control en la rotacin, las existencias se deben clasificar en:
a) Movimiento Constante: Son los artculos ms solicitados por los usuarios, este tipo
de rotacin debe indicarse con el nmero 1 a la izquierda del cdigo del producto
despus de un guin, ejemplo 100668-1.
b) Resguardos: Son las herramientas asignadas al personal, para el desempeo de su
trabajo, amparadas mediante la forma FA-22, "Resguardo de Herramienta
Asignada"; este tipo de rotacin debe indicarse con el nmero 2 a la izquierda del
cdigo del producto despus de un guin, ejemplo 100668-2.
c) Lento Movimiento: Son los artculos que en un ao han tenido mnimo 1
movimiento, este tipo de rotacin debe indicarse con el nmero 3 a la izquierda del
cdigo del producto despus de un guin, ejemplo 100668-3.
d) Obsoletos vio de Nulo Movimiento: Son los artculos en buen estado, que en un ao
no han registrado ningn movimiento, este tipo de rotacin debe indicarse con el
nmero 4 a la izquierda del cdigo del producto despus de un guin, ejemplo
100668-4.

Si un producto se encuentra en este caso, su baja se realizar a travs del


Programa Anual de Disposicin Final de Bienes Muebles; para evitarla,
puede el usuario, por medio de un comunicado y dictamen tcnico, solicitar / (
la permanencia en el almacn, como producto de lento movimiento.
:~
Despus de verificar que los productos Obsoletos y/o de Nulo Movimiento ya
~
no son tiles, para el Centro de Trabajo, debern relacionarlos y dichos
listados sern enviados a los dems Centros de Trabajo, para su revisin y
solicitud de envo de los artculos que pudieran servirles.

/1

Manual de Procedimientos para ei Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

Clave:VST DFP-PR-05
No. Revisin: 02
'"=E=-m---:i---Csi:-:-n-o---:ri-gi=-n---Cal=-:-=-28=--=-04"'--=-20=-0:-:3--+:R=-e-v-=-is-=-io=-n-:-=-1-=-3--=-0-=-6--=-2-=-00::-:5::-----1

Licoosa

e) Inservible: Son los artculos que se consideran daados e irreparables, situacin


que deber determinarse previamente con un dictamen tcnico, este tipo de
rotacin debe indicarse con el nmero 5 a la izquierda del cdigo del producto
despus de un guin, ejemplo 100668-5.
7. Los artculos que mencionan los incisos "d" y "e" del punto anterior debern
incorporarse en el Programa Anual de Disposicin Final de Bienes Muebles.
Contablemente procedern a crear la provisin para su baja en la cuenta de mayor
198, Provisin para Baja de Inventarios; adems de cumplir con lo establecido en
el Procedimiento para el Control, Registro, Disposicin Final y Baja de los Bienes
Muebles de Liconsa, S. A. de C. V. Clave, VST-DAPR-01.

I~
FECHA: Junio 2005
PGINA: 58 D
2

Dlreccldn de FInanzas y Planea l n

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
Clave:VST DFP-PR-05

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-2005

ANEXOS
Orden de Entrega y/o Pedido
Es el documento que ampara las compras de bienes o servicIos efectuados a
proveedores en el cual se indican: nmero de folio, fecha, nombre del proveedor
condiciones de pago, lugar de la entrega, cdigo y descripcin del producto,
caractersticas, precio, cantidad, etc. Adems de las firmas autorizadas de las reas
solicitante y compras.

, UCON'''A.D'C'V~/~;~,,,.:f.;;~::. ;;:;,:~:~
1

~~~o~:SR:~~~ o
S33~

NAlJCAU'AN, EOO.
RFCUC%O<!l1MIl4.
III\I.~ nl... 52 37 91 00;:;:2.37 91 01.

MEXI

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r.""'~O~"='~"'"~;;-'="'"m"=:;;;o~.~.-I~~~~AWI'EJ~"i:ii'~~~RO.J'oOBRECON
2On.0263

M~

GMIO
CORIr.IENTJ;

N..1>UllQUlilaoH. , .....11l>...US\JlW&f
<WIi

,>$1-...:>:

c.~.

O10Z0:MEXICO, D.F.

ENTREc.. ."n;'

vu.CUOO1\.'.m

TEL.:5$-93-9~9/S~1-51-80/M-SWO-05/1'AX:51>4t-l)7-66

AT'N. lNG. MA. Dm. SOCORRO GONZALIlZ

RFC,T<;R870S25-1'ZS'

I;ONlllCONLS DE ENni(lA>
Vta.tulJSll\.J.m

~.~

parciale. <le
1lmi\6 do ~ompo
lino utablecido. Elluga' <lo on~on' C<'I el JlmlIcmdo la Pial\l.a
"...
pantlll. ubk:ad. en Av. 1'""l<Ienl0 Juolr$l No. U. Ccl. Cen~o. Tlalnepan~a d. <le 88%, El.aa<ldo I.!~. c.P. 5400.
IV.. C~I\<lI.,onKd.l>lI~o:11)0% d. Ud' Intll'ijL
Lo.. pago~ POdin "",Iluso on ("""" ~ COnfOllllO .1 ""lTog... lll<:I1oa paQOO H ofectuaninf.n 1& caJall'>"
..."'1 d.lICO~ SA do C,V., a ~6da~ hll>ikl, l'O.Io<!orll' a la p",."'lao16n.<1<IIa.laellRs a "",aln, da
d. KUafdo a 10' l>o<arIl>aaolllblocldos p<>rUCONSA,SA da. C.V~ Clo~fttJ (J<Oionw la dOWMa<\1d6n .. f<IYialIm
IQ.dJalmalt8.
V.- PENAS CONVllNClOW,LIOS,
t.apel\3~I<". ... ap/lcanlQl"alnl""'""Ialw...~lmal"<>Qlilmadapalilla'nlralI.deloabial\3f",

_
do 0.,% por<ad.d(a ~relnlW~... IfIQll<l<>, ... IcIJ!ado"'b<eeIEmporlolOlaldelo4~~'<"'!I<l..,en
e.wegdo..... n~ olIO eollbleddo. ~.Ia porun m;lJdrno del 2{I'\lo dellmper\O IOIal del_<>I,& ~oromp", ~
....ndo al ralla"" no .ee me"",,, 10 dh ""tutel DtlI&I
"" '1"" ol p$tOlOlll ell"""""p1im1enlO. U..,.,.. pod"

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olPOdido ... ",."""",bllldad .Iguna p
olla,
nece>l<lad do aOUdlf. lo$ \ril>uNI1.. "",,,lOI....
leo, .. blen podt, ...dolre""-'<nlllmlenlQ !or;OS<l y ell"lpo de 1<>:0 d."". Y f'O'"k:Ioa 1n <UI mad;e f."""'-'=lnJUdIOl.I.
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Pan la Inlerpreto<:i4n 1 lodo lo "" ptIlvllOlO en lo "V>IJk>do enlre UCQNS,I" S.A. do C.V, 1. "Prooeodor" ~.:":':":":...-::d;-;:-;:r\~
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red.ralo, d.le Ciw'ed <lo "IX;;o. renurw:.l.ndo.
cu"l<lller o!ro f ",que pu<IIe", """..ponden. en ......6n de ...., domk;ilkl.
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':i..-~:;::..,;;.---

-=

FECHA: Junio

05

PGINA: 59 DE "2

DIreccIn de Finanzas y PJaneaCl~n

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

lj

Clave:VST DFP-PR-05
Emisin original: 28-04-2003

No. Revisin: 02
Revisin: 13-06-2005

Informe de Recepcin

Es un nmero de folio consecutivo asignado, as como los datos requeridos a


la derecha de la orden de entrega o pedido (recuadro), fecha, nmero de
factura o remisin, cantidad, si la entrega es parcial o total, la firma y sello de
recibido, otorgados por el rea de recepcin del almacn.
Dicho informe ampara las recepciones de bienes o servicios efectuados por
los proveedores.

v:;,.

.~

o"

HOlA No.

1 DE 2.

fEO'" os IUTlll1C.<l tJo<IJOlIAI

"11.

l'ftft~

UCONS....S.A. DIiC.V.
RICARDO.ORRES No.'!.

mACC LOMAS DI! S


5339GNAUCALPAN, !IDo. o
RFC UC950821M84

\MI~ TEI.5237noq.s:U7910l

OGRAFICA,. S.A. DEe.V.

vtllct.llUSlllAID

b""""=..~,,,,=~ooooc.,c,-j1~~~DALUP~~~~:r:~~~V~ROOBREGON
C/>STO

c.P.OlOza;MBXlCO,D.l'.

'-:':::::::;;:+,:::::~::AA:':~=;:;IlnW55-9J.93009/56-51.s1-80/56-S1,(O-OSI
FAX:

1.... " ..... WIOO>II

' ...."""~A

AT"N.ING.MA.DaSOCORROGONZALtlZ
Rl'C.'TCR81(1'S.PZ5

56064-01066

A.S.l'.!tti

1N1'Ol11l1

PAl<TIO

~NNo.O
r,.",;;u.LXXXX

OI\SClllrCION DE LOS llENES

parclaleo d~ntrtl <loIllmlUl "" Uempo tIW:ImO l>b1ocido. ; kJgar d n~e. es "" 01 alrn8C4ndolo Planla Tlal.....
parl!la. uIll""d. "" Av. P",oldem. JLlru No. 56, Col. e.mlro. Tlal""l"'n\la di de 8a%. Eo~d. de MxIco. C.P.1>4OO.
W Conololon... <lo P&{Io: 10Q% dod. entra;a.
LQ, pago; po<Ir.ln r.allzas en f~ng ~lllOnf<lmlO al en!t<>g... meho,. pllg03 ... efllCluaoan en la 03la 1;'1Mttl de LICONS..... SA de C.V" a lo. 6 dl," Mb~e. """len",o. a la pI'Ilentllcin "e",lacWrau "'~Eoln, de
do .cuordo a "'s hoI;I,I<" ..tlllIlo:ddol ~ UCONSA,SA <le C,V~ d.bI<md~ praoonw to do<:um."taoIom a@/Iolrl

Pulid."

Ca."",",
fo<k1:

'_""R=~'.,,,

'"dlumlliWl.

P,"""l.

V.. I'NAS CONVENCIONALJ;S,


.
La 1>01\11 '>3I"'M:Ional <1"" S<I opUcar.l pora!nlso. en lal",*", milxlma I>l'O\l""""0" PO'" la arllraaa de m bl.....,
",ni de 0.5%
di. de NWS. IniUstllialdo. cale\Jlado
ellm>orlo Iotal do loa l>Io..... , ...... "" 0<0a"
anlf8odoa
al lo lablooido, NSla PO' un rn4X1fl'lO"eI :10% d.11mpo1lo \Q!.>l del l'I.. nle padf<lo, slo",p", y
cu.ndo el_", "" oo. moyora 10 di.. Nlluml D<llal 1lW'0" qua sl po..lsle" I"",""p"mlonlo. u_... pedr'
op,", 1'<"" .. odndlr el >e<lklo aln ,.._btUdod 01;""" "".. ello, .ir> """"sklod <lo .cud~ a loa lrib...,.,... ccm>,uentos,,, bfOn pO<IrA Ool<l;;,ek:urr>{>limlo"' ~'" y ell"'go dolo. danos y pe~"i<:Io3, IIn quo m&CIIo n>$CiUOln ludlolol.
.En ~" do epli<a... >ana. Oo.wenclQl\llo. da ec:uor<Io .11:> _""1<10 en el
antMor, oslas ....le""""!a<*l
dala f.eturnCCIf6S]Xlr<lI&nll> ,,'ol pr<>Voedorped,,1 olOOWat .II"'~ preYlamanla /I'IOdIanle d>o<"" CIlrlllll:ado.

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y el"P""""","",. ""'"":'.:":'--"'::,-;r;-~
1"paz\<I. _ _ alacompelandadeIosTrlb"""le.l'edeal4$ d'IaC~daM~,~odo_~

cu.Iqu1o'CIt1>!\Io'" que pudl.", 'OC>fT'.I>OI'd.rle n f'Ol:n d..... ~omi<:ll""


""<mi., ul'lol.ondo _ 1 3 ~o.loa m.nclCl",,<l<l. "" la parte IYpo~o< do! preoerM pedido.

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FECHA: Junio 2 '5


PGINA: 60 DE

DireccIn de Finanzas y Planeac/,n

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

Clave:VST DFP-PR-05

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-2005

Relacin de Ordenes de Entrega Enviadas al Almacn

Es el documento mediante el cual, compras soporta la recepcin de las ordenes de entrega o


pedidos al almacn, la elabora en: Original para el almacn que la archiva consecutivamente
y la copia para compras que el almacn firma y sella de recibido.
Este documento se puede enviar tambin, mediante comunicado al almacn.

RJ:!PORTE DE PEIDIDO$ENVIADCJSPOREL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

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//.

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
Ciave:VST DFP-PR-05

No. Revisin: 02

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Relacin de Ordenes de Entrega Enviadas al Almacn

Es el documento mediante el cual, compras soporta la recepcin de las ordenes de entrega o


pedidos al almacn, la elabora en: Original para el almacn que la archiva consecutivamente
y la copia para compras que el almacn firma y sella de recibido.
Este documento se puede enviar tambin, mediante comunicado al almacn.

Liconsa

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

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\ )

Clave:VST DFP-PR-05

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-2005

Control de Ordenes de Entrega de Almacn


Es el documento mediante el cual, el almacn llevar el control por orden de entrega o
pedido, para saber cuando se recibi de compras, el nombre del proveedor, nombre del
solicitante, estado que guarda dicha orden de entrega o pedido, si ha sido surtida total o
parcialmente.
UCON.... SAO<C-V.
PlAlIl"ATlAlI-IEI'ANIl.A
0' ...OMlNlll....CJON V~
oa-.... Rl...M<NTO AtMACENES
REQUlSIClONES PENtlIENlES PQ~S\.RllllAt!AA

S\JBGal~~CIA

1).

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

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Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-200S

Tarjeta de Inspeccin de Material


Es el documento mediante el cual, el almacn solicita a control de calidad, cuando proceda,
examinar el material recibido.
El encargado de la recepcin anotar el nombre del producto, nmero de la orden de entrega
o pedido, nombre del proveedor, cantidad recibida, nmero de folio y fecha de formulacin;
saca fotocopia y entrega el original a control de calidad.
Analizado el producto, control de calidad avisa de la liberacin o rechazo, mediante un
reporte; el almacn proceder en consecuencia y archiva la fotocopia de la tarjeta y el
reporte de control de calidad.

_.

uconsa

L1CONSA S,A. DE C.V.

DIRI$CCIONMETIIOPOLlTANA NORTE

C~VE, PEL

REGISTRO:

OMN_1-75~.01_R10

IDENTIFICAClbN DE MATI!RIA PRIMA

FDI.10.No. ,.

PRODUCTO

FECHA:

FACTURA No.:
No. DE ENVASES:

PECIOO No.
CANTIDAD RECIBIDA:

PROVEEDOR:
No. DE ANALISI5'

FECHA DE l.IBERACIN,
LIBERADO'
RECi'iAZADO'

_.

LlGONSA S.A. DE C.V.


DIRECCiN METROPOLITANA NORTE

Cl.AVE DEL REGISTRO:


DMN-I-75~O'-R10

IDENTifiCACiN DE MATI!RIA PRIMA

Llconsa
PRODUCTO
FACTURA No.:

No. DE ENVASES:

PROVEEDOR:
No. DE ANALl818 :

NO
LIBERADO

FECHA'
PEDIDO No.
CANTIDAD RECI9IDA:

FECHA DE LIBERACIN;
LIBERADO:

.1

RECHAZADO:

DireccIn de Finanzas y Plan

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

\~~:I~t~~~l f.,C_I_a_v_e~:V_S_T_D_F_P_-_P_R_-_05

-+N_O_._R_e~v_is_io_'n_:_0_2
Revisin: 13-06-2005

-l

Emisin original: 28-04-2003

Reporte de Materiales Recibidos de Proveedores o reporte de entradas y salidas del


sistema de cmputo, 5I5REFAC
Es el documento mediante el cual, el almacn conoce e informa: Que se recibi, de que
proveedor y la localizacin que se le asign al producto; con la finalidad de dar seguimiento a
la orden de entrega o pedido, comunicar a los usuarios la llegada de su material.
Lo elabora el rea de recepcin del almacn, anotando adems el nmero de cdigo,
descripcin, cantidad y nmero de orden de entrega o pedido.
Cuando termina la jornada de recepcin de materiales, el operativo de recibo lo turna al
administrativo del almacn, para que ste anote los nmeros de informes de recepcin
correspondientes. Al finalizar el turno se le entregar al supervisor para su verificacin y
devuelve al operativo, para que distribuya: Copias para el jefe de almacenes, rea de
despacho y usuarios de los productos recibidos, el original lo archiva el supervisor en su
consecutivo.
R.E.PORTl.; DIii tiNTfMDAS AL ALMACEN GENfiRAL

...

--

--

,
-

.,

......

.......

- i-

--

_._-

..

1-

.....

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

(j

Clave:VST DFP-PR-05

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-2005

Tarjeta o etiqueta de Identificacin de Material


Es el documento que se utiliza para identificar los materiales recibidos en almacn, lo elabora
el rea de recepcin de materiales, debiendo contener los siguientes datos, cdigo,
descripcin, unidad de medida, cantidad recibida, nmero de orden de entrega o pedido,
nmero de informe de recepcin, fecha de recibido y nombre del solicitante; se colocar al
producto para conocer su origen y datos de entrada al almacn.
Tambin se utilizar para identificar los materiales que devuelven al almacn.

DESCRIPCION

SOLICITANTE
CODIGO

_ _ _ _ _ _ PED.

INF. No.

_ _ _ _ _ CANT.

FECHA

--

UNIDAD

_
_
....,.

D/reccln de Finanzas y

Planead

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

Clave:VST DFP-PR-OS
Emisin original: 28-04-2003

No. Revisin: 02
Revisin: 13-06-200S

1,
Relacin de Entradas Control de Pedidos a Contabilidad y Compras o Reporte de
entradas y salidas del sistema de cmputo, SISREFAC.
Es el documento mediante el cual, se comprueba la entrega de los informes de recepcin a
las reas de compras y contabilidad, lo elabora el rea de recibo de materiales en original,
para compras y copia, para contabilidad, anotando el nmero de folio, fecha, nmero de
informe de recepcin y orden de entrega o pedido, anexa los documentos soporte, recaba la
firma y fecha de recibido y archiva consecutivamente por fecha.

UCON~SAOECV

lConsa

No,JNP.REC.

DMN-I-753-05~ROe

OfRECCION METROPOLITANA NORTE


RES(lMENDI!! IN1"ORM6 DI!! Rl!iCEPC!ON DEI..At.MACEN GENERAL
OE HERRAMIENTAS,REFACClONES y ACCESORIOS

""

No.POL

No.PEaIDO

,"OUO:

PRO

SDO

FACTIREM

USUARIO-

ELAeORO

AUT<;IF!IZ<;l

RECIBIO

COSTos E INVENTAOllOS

NOMeRE y FIRMA

JEFE OEl.. DEPTQ.DEALMACEN GENERAL

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Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
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Clave:VST DFP-PR-OS

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-200S

Devolucin Interna
Es el documento que se utiliza para certificar la recepcin de materiales en el almacn, por
concepto de devoluciones internas, en el formato se anotan: la fecha, el cdigo y descripcin
del producto, unidad de medida y cantidad, motivo de la devolucin y cuentas de aplicacin.
Su distribucin es: Original para contabilidad; la copia, almacn; 2 a copia, usuario.
Deber contener las firmas de: Autorizado, por un jefe de departamento y las personas que
entregan y reciben el producto.
Al recibir el artculo, el almacenista verificar el documento y los materiales, firma y sella de
recibido y entregar copia al usuario, identificar y colocar el producto en el rea de
almacenamiento y el original y otra copia la entregar al kardista o responsable de esta
actividad.
El rea de Kardex, verificara la documentacin, le asigna nmero de folio, la sella y firma de
procesado o capturado en kardex o SrSREFAC, archiva su copia en forma consecutiva y enva
el original a contabilidad.

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.,lf'.
,,;'

OEVOLUCION IIfl'ERNA
A: ALMACI!N DE

1,<.,

REFACCIONES Y HERRAMIENTAS

DEPARTAMEtlTO

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FIRMAY

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CUENTA

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AUTORIZO

I!.NTREQO

RECIBIO

FECHA: Jun" 2005


PGINA: 67 E 82

Direccin de FInanzas y Plans

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
Clave:VST DFP-PR-05

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-2005

Devolucin al Proveedor
Es el documento que ampara la devolucin de materiales a los proveedores, el almacn lo
elabora en original y 5 copias, asignar nmero de folio, anotar la fecha; nombre, domicilio,
nmero de factura o remisin y fecha en que entreg del proveedor; nmero de la orden de
entrega o pedido, nmero y fecha del informe de recepcin; cdigo, descripcin, unidad de
medida, nmero de partida de la orden de entrega o pedido, cantidad y precio del producto;
motivo de la devolucin y cuentas de aplicacin; anexar copia del dictamen tcnico o de
control de calidad; lo firmaran de autorizado el Jefe de Almacenes, de entregado el
supervisor del almacn y de recibido el proveedor.
La distribucin ser: Original para contabilidad, para que elabore ia pliza correspondiente;
copia 1 rea de kardex, firmar y sellar de registrado en kardex; copia 2 cuentas por pagar,
para que aplique el descuento en el siguiente pago al proveedor; copia 3 almacn, para
aplicar a la orden de entrega o pedido correspondiente y archivar consecutivamente; copia 4
compras, para que avise al proveedor y lleve control de su orden de entrega o pedido; copia
5 proveedor, para que pueda recoger su material.

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Manual de Procedimientos para el Control de
Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

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Clave:VST DFP-PR-OS
No. Revisin: 02
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Liconsa

1
1

Vale de Salida
Es el documento que ampara las entregas de materiales a las reas que as lo requieran, Lo
elabora y entrega en el almacn el usuario en original y 2 copias, anotando la fecha, cdigo,
descripcin, unidad de medida, cantidad y cuentas de aplicacin; deber contener las firmas
de: Autorizado por el Jefe de Departamento usuario y por quien entrega y recibe el producto.
El almacenista verificar que el documento no este roto, tachado o con enmendaduras y el
llenado sea correcto; en caso afirmativo entrega el material, sella, firma, recaba la firma de
recibido y turna el documento al kardista o responsable de esta actividad; en caso contrario
no surtir el producto y devolver el vale al empleado.
El rea de kardex, al terminar el turno de despacho de materiales recibe del supervisor los
documentos, los ordena por lnea, asigna nmero de folio, sella y firma de registrado en
kardex o sistema de cmputo SISREFAC y distribuye el original a contabilidad, para
elaboracin de la pliza correspondiente; 18 copia al almacn para su archivo en forma
consecutiva y 28 copia al usuario para su control.
En caso de que no haya existencias del producto solicitado, el almacenista consultar el
kardex o sistema de cmputo SISREFAC, para verificar la existencia, el kardista o
responsable de esta actividad, anotar el dato y firmar para constatar que filtr la
informacin, dicho almacenista sellar el vale con la leyenda "no existencia" entregar copia
al usuario y el resto del documento al supervisor del almacn.
El supervisor del almacn activar la requisicin viajera a travs de un memorando a
compras, anexando copia de los vales no surtidos, archivar temporalmente otra copia en
espera de que compras tramite la adquisicin y le avise la llegada del producto.

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V\~
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FECHA: Junio 005

PGINA: 69 O

DIreccin de Finanzas y Planealn

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

Clave:VST DFP-PR-OS
No. Revisin: 02
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Liconsa

Certificado de Peso

Es el documento que certifica el peso de los camiones de carga que ingresan al centro de
trabajo a entregar mercancas, lo elabora el encargado de la bscula en original y 3 copias,
deber contener el nombre de la compaa, material transportado, nombre del chofer,
nmero de placas.
Estando cargado el camin y en posicin para ser pesado, el encargado coloca el certificado
en la bscula y lo pesa, la bscula imprime la hora, fecha y cantidad que pesa el transporte;
se repite nuevamente la operacin, pero con el transporte vaco para conocer la tara, el
encargado firma el certificado y entrega 2 copias al chofer.
Al terminar el turno el encargado de la bscula, ordena los certificados por nmero de folio y
los relaciona en el "Reporte Diario de Bscula.

C~FtTlFlCA.DO DE PESO

NO.DEfOllO

NO"'BREDEl~~"'~"'~~~~~~~~~~
untos

COMPAlQ1A

DIRECClON
CONTENIDO
RUTA

PlACAS

GUlA

OIlSERVACIONES

fIRMA DEL OPERADOIl

FECHA: JunIo
PGINA: 70

m",ccln d' Finanzas y Planaa

5
82

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

I"rnrl1n' Clave:VST DFP-PR-OS


No. Revisin: 02
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1ffiifI1lu"

(j

Reporte diario de Bscula


Al terminar el turno el encargado de la bscula, ordena los certificados por nmero de folio y
los relaciona en el "Reporte Diario de Bscula" Anotando: el nmero de certificado,
procedencia o destino, producto, peso bruto, tara y neto, nmero de gua, nmero de placas
y nombre del chofer.
El encargado de la bscula distribuye el original del repote al supervisor del almacn y
archiva su copia por orden consecutivo.
El supervisor del almacn verifica los pesajes y que los folios de los certificados de peso sean
consecutivos.

IDMN+i~a-fJ5.Ro21
REPORTE DIARIO DE BASCULA
FOLlO.

Liconsa

DIRECCION METROPOLITANA NORTE


ALMACEN DE REFACC. HERRAM. y ACCESORIOS

l'EC1IJI,-.

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No. DE FOLIO

PROCEOENClA DESTINO

PRODUCTO

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GUlAlto.

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Direccin de Finanzas y Plan

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Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
Clave:VST DFpPR05

No. Revisin: 02

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Liconsa

Requisicin Viajera
En caso necesario el almacn establecer internamente este documento, para el control de
las existencias cuando: Inicia el sistema, ingresa un nuevo producto o para su reposicin por
haber llegado al punto de reorden y cuando dicha requisicin se ha saturado de informacin.
El rea de kardex anotar: el cdigo, descripcin, unidad de medida, tiempo de reposicin,
especificacin de compra, fechas, mximos, mnimos, punto de reorden, cantidad a
reordenar, consumo anual y autorizacin; con esta informacin la tarjeta queda lista para
colocarse en el archivo del kardex.
Para iniciar el trmite se anotar: la fecha de solicitud, cantidad solicitada, fecha de entrega
y autorizacin.
Tambin es el documento mediante el cual, el almacn captura en el Sistema de Adquisicin
de Bienes y Servicios (SABYS), para la reposicin de inventarios

REQUISICION VIAJERA
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~SPEClfICACION~S

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1
FECHA: JUn005
PGINA: 72 SE;ls2

Direccin de Finanzas y

PJane;f~4

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

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Clave:VST DFP-PR-05

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-2005

Tarjeta de Control de Pedido


Con este documento se establece el control de pedidos, que consiste en descontar de la
cantidad pedida, las entradas, dando como resultado el saldo del pedido.
La elabora el kardex anotando: el cdigo, descripcin, unidad de medida, localizacin, fecha
de revisin, mximo, mnimo, punto de reorden, consumo mensual, nmero de control y
tarjeta; la coloca junto a la tarjeta de Kardex correspondiente,
En el momento que el kardex lanza un requerimiento, anotar en la hoja de control de
pedidos: la fecha del lanzamiento y la cantidad requerida, as mismo cuando compras regrese
la requisicin viajera al almacn, kardex anotar: ei nmero de pedido, fecha de entrega y
cantidad pedida.
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CONTROL

DE PEDIDOS

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fECHA

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CONASUPO

Direccin de Finanzas y Plane

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Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

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Clave:VST DFP-PR-OS

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-200S

Tarjeta de Control de Existencias


Con este documento se establece el control de existencias, que consiste en determinar el
saldo actualizado de un artculo a una fecha determinada, mediante la operacin matemtica
de sumar al inventario inicial las entradas y restar las salidas, dando como resultado el
inventario final representativo de las existencias fsicas. Los registros de dichas entradas y
salidas debern estar soportados documentalmente.
La elabora el kardista anotando: el cdigo, descripcin, unidad de medida, localizacin, fecha
de revisin, consumo anual, mximo, mnimo, punto de reorden y cantidad a reordenar. Una
vez elaborada, se coloca en las charolas del kardex y segn la secuencia numrica del cdigo
asignado.
Del kardex se tomarn las cifras para informar a las reas involucradas en el control de
inventarios.
El personal del rea de contabilidad mensualmente, indicar con una lnea roja abajo del
ltimo movimiento, que el saldo final que arroja la tarjeta, es igual al saldo final del auxiliar
contable

l.
L1canu
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REV.

CONTROL DE EXISTENCIAS
FECHA

MAXIMO

MINIMO

CONSUMO ANUAL

PUNTO DE ORDEN

DMN~I-753-05-R10
CANTIDAD A REORDENAR

2.
3.

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fleCHA

REFERENCIA

ENTRADA

SAUDA

EXISTENCIA

OPE.

FECHA

REFERENCIA

ENTRADA

SALIDA

EXISTENCIA

OPE

FECHA: JuniO~05
PGINA: 74 o 82

Ol,.ccln ds Flnanzaa y Plansa 'fn,

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
Clave:VST DFP-PR-OS

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-200S

Reporte Diario de Materiales de Consumo Intenso


En este documento se debern incluir los artculos de mayor consumo, con objeto de vigilar
que las existencias no sean menores a las mnimas establecidas y prevenir que las reas
usuarias pudieran detener sus actividades por falta de producto.
Se deber enviar diariamente a compras, con el propsito de auxiliar en la programacin de
las adquisiciones.
Al iniciar sus labores ei kardista o responsable de esta labor, efecta un inventario fsico de
los productos relacionados, realiza el llenado del documento, anotando: El cdigo,
descripcin, unidad de medida, consumo diario, tiempo de entrega, existencias mnima y
actual, fecha, hora y firmas.
Se distribuye: El original a compras y copia a control de calidad, mantenimiento y almacn.
Almacn archiva el documento en su consecutivo.

REPORTe DE CONSUMO INTENSO

DMN.I76305-R12

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FECHA: Junio 005


PGINA: 75
82

Direccin de Finanzas y P/aneacfn

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

~~:I~t~t~~l f.,C=I_a~lJ_e~:V_S_T_D_F_P_-_P_R_-_0_5
Emisin original: 28-04-2003

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Revisin: 13-06-2005

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Control de Requisiciones Viajeras


Es el documento utilizado para el control de envos y recepciones de las requisiciones viajeras
entre compras y el almacn, permitiendo conocer en donde se encuentra dicha requisicin
viajera.
Lo elabora, para su control interno, el almacn, se divide en dos partes, en la primera se
anota: El cdigo del producto, cantidad solicitada, unidad de medida, fecha de recibido,
nmero de folio y fecha de elaboracin, el rea de kardex, asentar los datos de activacin
en la tarjeta de control de pedidos y archivar el documento en su consecutivo. Cuando
compras devuelve las requisiciones, el kardista o responsable de esta actividad, anotar en la
segunda parte: La fecha de recibido y nmero de pedido.
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Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

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Clave:VST DFP-PR-05

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-2005

Seguimiento de Requisiciones
Es un documento que se utiliza para comunicarle al responsable del Departamento de
Compras, la cantidad de requisiciones que se encuentran en poder de su personal, para
agilizar los trmites y la devolucin de dichas requisiciones al almacn.
Lo elabora el kardista o responsable de esta actividad, quincenalmente en original y copia,
incluyendo las requisiciones con ms de ocho das en poder de compras, anotando: El
cdigo, cantidad solicitada, unidad de medida, fecha de recibido en compras y nmero de
folio de la relacin con que entreg almacn, se entrega al jefe de compras, recabando sello
y firma de recibido en la copia del almacn, misma que se archiva en su consecutivo.
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Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
Clave:VST DFP-PR-OS

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-200S

Reporte Diario de Cilindros Vacos de Gases


Es un documento que se utiliza para comunicar al I Departamento de Compras, la cantidad
de cilindros de gases vacos, para que tramite su llenado o reposicin, con el propsito de
mantener las existencias adecuadas.
Lo elabora el supervisor de almacn, en original y copia, anotando: La fecha, cdigo,
descripcin y cantidad solicitada, el original se enva a compras, recabando sello y firma de
recibido en la copia del almacn, misma que archiva consecutivamente por fecha.

DMNI753-05RI6

1I

REPORTE DE CILINDROS VACIOS


FECHA:
OlA

MES

ANO

.
OSC
APUCHON

li

CANTIDAD

SOLICITADA

EXISTENCIA

ACETILENO

ARGON
GENO
AMONIACO ANHIDRO
GASLP
HIDROGENO

REPORTO:

RECIBIO:
SUPERVISOR

COMPRAS

FECHA: Junio 2005

PGINA: 78 DE 82

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

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Clave:VST DFP-PR-OS

No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003

Revisin: 13-06-200S

Autorizacin de Salida de Planta


Es el documento mediante el cual se permitir la salida de vehculos con materiales de la
planta, deber contener: El nombre o razn social y firma de recibido del consignatario,
nombre y firma del solicitante, nombre y firma del transportista, nombre y firma del que
autoriza y la descripcin de los materiales trasportados, se distribuye: El original al
consignatario, copia 1 a contralora, copia 3 a vigilancia, copia 3 para el almacn y se archiva
por nmero consecutivo.

436

AUTORIZACiN DE SALIDA
DIRECCiN METROPOUTANA NORTE

~
~

TIPO DE SALIDA

CONSIGNATARIO

TfMPORAt _ _

TI'ASPASO

SOUCITANTE

otJlAkfMlbliu

REPARACION

UNEA
TRANSPORTADORA

TALOON"

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PLACAS N

NOMINAN'

OTROS
REQUISICiN o
PEDlDON"

SAlE CON:

NUMERO DE
INVENTARIO
FECHA EN
aUEREGRESO

DEBE PESARSE ANTES DE SAliR

" ...- ..., - - - " q..

L...J

SI

NO

L...J

AqTIVOFIJO

NOMBRE
FIRMA
SOLICITANTE

AUTORIZO

VIGILANCIA

RECIBIO

NOMBRE

FIRMA

FG37

CONSIGNATARO

FECHA: Junio 2005


PGINA: 8 DE 82

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
Clave:VST DFP-PR-OS

No. Revisin: 02

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Informe Semanal de Asistencia

Es el documento mediante el cual se controla la asistencia semanal del personal, con el fin de
informarlo ai rea de Recursos Humanos y Jefatura de Almacenes, lo elabora el personal
administrativo en original y dos copias en dos relaciones, una para sindicalizados y otra para
empleados de confianza, anotando: El perodo semanal correspondiente, nmero de nmina,
puesto, fecha y observaciones, recavando las firmas de elaborado, autorizado y recibido.
Se distribuye el original a Recursos Humanos, copia 1 al la Jefatura de Almacn y copia 2
para archivo.

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FECHA: JlJni 2005


PGINA: 79
82
Oft'Bccf6n de Finanzas y Plan

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Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
Clave:VST DFP-PR-OS
No. Revisin: 02
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Lieoosa

Entrega de Materiales al Almacn de Recuperacin


Es el documento mediante el cual se entregan materiales al almacn de recuperaclon, lo
elabora el supervisor del almacn, anexando dictamen tcnico o de control de calidad que
avala el envo a recuperacin, distribuye: El original a contabilidad, copia al almacn de
recuperacin y copia al almacn, recaba firmas de autorizado por el jefe de almacenes, de
entregado por el supervisor del almacn general y de recibido del almacn de recuperacin.

L1CONSA. S.A. DE

c.v.

ENTREGA DE MATERIALES AL ALMACEN DE RECUPERACION


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FECHA,

) MATERIAL. DE DESPERDICIO

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) EQUIPO OaSOl-ETO

HERRAMIENTAS Y REFACCIONES OaSOl-ETAS

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ReCIBID

C. ANTel.MO MANCILLA PAl.AC10S

FECHA: Junio 2005

PGINA: 8

Direccin de Finanzas y Pla

E 82

el

Manual de Procedimientos para el Control de


Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios
Clave:VST DFP-PR-05
No. Revisin: 02
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=-e-v"'-is-=-o"'-n' -:--:1--:3--:-0""'6--:-2'""0:-:-0-=-5---j

Li eonsa

AUTORIZACiN DEL COMIT DE NORMATIVIDAD


NOMBRE

FECHA

LIC. ACACIA MA. MARTNEZ DE ESCANDN


Titular de la Unidad Jurdica

FIRMA

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LIC. DANIEL ACEVES VILLAGRAN


Director de Administracin

LIC. FRANCISCO J. LARENA NJERA


Director de Abasto Social

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ING. GONZALO E. ROBLES VALDS


Director de Materiales

ING. JORGE LUIS SINZ PICOS


Director de Produccin

C. P. ANTONIO DE LA MATA HERNNDEZ


Director de Finanzas y Planeacin

C. IGNACIO DURN LOMEL


Titular de la Unidad de Comunicacin Social

LL
I

FECHA: Junio 2005

PGINA: 82 DE 82
Direccin de Finanzas y P/snescl6n