1.2.2 PROPUESTA.

CONTINUACI......
MONITOREO, EVALUACIN E INFORMES.
Toda organizacin debe poder seguir la trayectoria del progreso de sus proyectos a travs de
un sistema de monitoreo y evaluacin.
El disear un proceso de monitoreo y evaluacin para cada proyecto le permitir a su
organizacin examinarlo con claridad, medir sus metas, monitorear el logro de sus objetivos y
determinar un marco cronolgico para los resultados esperados. El sistema deber incluir
procesos para vigilar el avance del proyecto, para someter informes sobre estos avances y
para evaluar el estado de las actividades.
La propuesta tambin deber describir el mtodo para retener y presentar lo que se ha
aprendido, tanto para su organizacin como para las organizaciones colaboradoras
involucradas en el proyecto. Este proceso es crtico para la comprensin continua de su
evolucin y para mejorar su eficacia. Otro punto crtico es el decidir quin llevar a cabo el
monitoreo y la evaluacin y si dicha evaluacin se har con personal de la organizacin o
asesores externos.
El plan de monitoreo debe presentar el mtodo para revisiones continuas y mediciones del
avance del proyecto con relacin a sus objetivos y metas. De esta forma se podrn planificar
continuamente mejoras tanto en las actividades como en el manejo del proyecto. El monitoreo
se enfoca en mediciones peridicas del avance del plan de trabajo y de los logros intermedios
de importancia. El plan de monitoreo responde a las siguientes preguntas:
Cmo se medir el avance?
Cmo vigilar la ejecucin del proyecto con bases continuas?
Cules son los factores crticos del proyecto que estar vigilando?
Cmo se beneficiar su organizacin con esta informacin?
Cmo va a recopilar los datos para la evaluacin?
Quin llevar a cabo el monitoreo y la evaluacin?
El plan de evaluacin es una revisin peridica y planificada del proyecto que resume el
pulso del mismo, las lecciones aprendidas, las actividades realizadas y su impacto sobre los
beneficiarios. Una evaluacin debe tomar una perspectiva amplia de las actividades del
proyecto.
El plan de evaluacin responde a las siguientes preguntas:
Cmo medir el impacto?
Cmo medir el xito y los efectos del proyecto?
Qu le dirn los factores crticos u indicadores de logro que usar para medir el impacto del
proyecto?
Qu diferencia causar el proyecto en los beneficiarios?
Los informes son herramientas que sintetizan los resultados del proyecto, incluyen
documentacin peridica de su avance. Tambin pueden incluir actualizaciones financieras,
avances en la ejecucin y evaluaciones peridicas. El informe debe ser escrito para ser
revisado por el administrador del proyecto, el director ejecutivo, as como los grupos de

beneficiarios, etc., quines estarn interesados en el progreso continuo del proyecto.

Los informes responden a la pregunta:
Cmo se va a transmitir los resultados obtenidos?
Qu informacin continua se tendr que vigilar y evaluar?
Cmo va a incorporar en el proyecto de los resultados obtenidos?
Qu informacin ser requerida por terceros (grupos locales, colaboradores, etc.)?
Para quin va dirigido el informe?
PRESUPUESTO
Un buen presupuesto se prepara despus de una planificacin cuidadosa y de una evaluacin
de las capacidades, metas y objetivos.
El presupuesto es el plan financiero para la duracin del proyecto. Dicho plan incluye las
contribuciones en especie, las contribuciones en efectivo, contribuciones proporcionadas por
los beneficiarios o por otros y los aportes de la misma organizacin.
Es conveniente incluir una breve descripcin de los procesos requeridos para administrar
fondos en su organizacin, identificar al banco que su organizacin utiliza, presentar su
sistema de informes financieros y el nombre de la persona responsables de la contabilidad de
su organizacin.
El presupuesto resume todos los recursos necesarios para el proyecto planificado, incluyendo
salarios del personal, materiales y costos indirectos. El presupuesto especifica los aportes de
su organizacin en especie (espacio fsico, equipos, materiales). Tambin detalla cunto
dinero se necesita y como ser asignado. Este elemento es crtico para una administracin
eficaz de los fondos del proyecto.
SUSTENTABILIDAD
La seccin de sustentabilidad debe incluir una explicacin breve del ciclo de vida del proyecto.
La seccin debe describir cmo el impacto del proyecto continuar despus que ste haya
terminado, o en caso de proyectos continuos, debe describir cmo continuar sus gestiones
una vez concluidos los fondos solicitados. La sustentabilidad de un proyecto tiene muchas
dimensiones: tcnica, administrativa, ambiental, social y financiera. Debido a que dicha
sustentabilidad depende de la influencia mutua de todas sus dimensiones, el fracaso en un
rea puede poner en peligro la sustentabilidad de todo el proyecto.
MATERIALES DE APOYO
Los materiales de apoyo deben incluir cualquier material adicional que clarifique y refuerce al
proyecto, incluyendo los currculums vitae del personal clave, folletos e informacin sobre la
organizacin, cartas de apoyo, ejemplos de materiales del proyecto, entre otros.