Manuall de Normas y Procedimientos Rendimiento..

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PARA LA DIRECCIN DE ALTO RENDIMIENTO
PROPUESTA: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA

DIRECCIN DE DEPORTE DE ALTO RENDIMIENTO
Elaborado Por: 27/10/ 2014

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Revisado Por: ___/___/ 2014

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Aprobado Por:__/__/ 2014

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NDICE
Presentacin
Introduccin...
03
II Instrucciones para el Uso del Manual.
05
III Glosario de Trminos..
06
IV Desarrollo de los Procedimientos Administrativos.
10
Procedimiento N 1:
Cdigo:
Solicitud de Aporte para atender necesidades de

Asistencia tcnica de las asociaciones...
12
Descripcin del Procedimiento

Normas para la asistencia tcnica a las
Asociaciones.
Procedimiento N 2:
Cdigo:
Solicitud de Recursos de parte de las Asociaciones

para Asistir a eventos deportivos
15

Normas para la asistencia tcnica a las
Asociaciones.
Procedimiento N 3:
Cdigo:
Dotacin de material e implementos

Asociaciones y
Deportivos a las
atencin de reclamos
18

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Normas para la solicitud de dotacin
deportiva a las Asociaciones.
Registro estadstico de eventos
Procedimiento N 4:
Cdigo:
23

Normas para el registro estadstico
de
eventos
Trmite y control de beneficios
Procedimiento N 5:
Cdigo:
Socioeconmicos
25

Normas para el tramite y control
de beneficios socioeconmicos
Procedimiento N 6:
Cdigo:
Apoyo para talleres, cursos

y seminarios dirigidos a la capacitacin
Tcnico Deportiva.
Normas para Programacin de

Talleres,
cursos
32
seminarios
para capacitacin tcnico deportiva+

Procedimiento N 7:
Cdigo:
Solicitud de Alojamiento para las Asociaciones

Deportivas u otros entes. 34
Normas
para
la
Solicitud
de
Alojamiento y prstamo del mismo.

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Procedimiento N 8:
Cdigo:
Solicitud de Transporte para las Asociaciones

Deportivas u otros entes. 36
Normas para la Solicitud de Transporte
y prstamo del mismo.

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INTRODUCCIN
Los
Manuales de Normas y Procedimientos son documentos organizativos y
herramientas gerenciales utilizados para presentar, en forma ordenada y sistemtica la

informacin e instrucciones sobre las operaciones, polticas y procedimientos de la
Institucin, con el fin de proporcionar al empleado y las entidades relacionadas con el
programa, la comprensin de las actividades o labores a seguir, para la mejor ejecucin de
los trmites.
Estos documentos detallan de forma sencilla, uniforme y actualizada, las normas

aplicables en forma general especfica de las actividades, as como tambin la secuencia
cronolgica de los procedimientos establecidos en la Institucin; de all la importancia de su
elaboracin, puesto que permite al personal conocer las funciones y responsabilidades que
deben cumplir y del mismo modo evitar la duplicidad de funciones.
Con la elaboracin de un manual de procedimientos se tratan de conseguir ciertos

objetivos, entre los cuales se destacan los siguientes:
Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a
cargo
de la institucin,
los puestos o unidades administrativas que
intervienen, precisando su participacin en dichas operaciones y los formatos

a utilizar para la realizacin de actividades institucionales agregadas en
procedimientos.
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteracin arbitraria.
Facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del control interno as
como la vigilancia del mismo.
Determinar en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o
errores.
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Ayudar en la coordinacin del trabajo y evitar duplicaciones.
Constituir una base para el anlisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos.
El presente manual contribuir en dar a conocer a los trabajadores del Instituto de

Deportes del Estado Portuguesa y a las Asociaciones Deportivas, los pasos a seguir por cada
procedimiento que se apertura.
Con la implementacin de dicho manual, se apoyar la realizacin del que hacer

institucional cotidiano.
Por otra parte,
sern fundamentales para la comunicacin,
coordinacin, direccin y evaluacin administrativa, ya que facilitarn la interaccin de las

distintas unidades administrativas, a travs del flujo de informacin que tienen como
objetivo el logro de determinadas actividades
En este sentido, se busca proporcionar al usuario una visin amplia de los diferentes
procedimientos administrativos correspondientes a la Direccin de Alto Rendimiento;
adems de contener la descripcin de las actividades que deben seguirse para cumplir con
las funciones de la unidad.

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INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL MANUAL
Este Manual est estructurado de la siguiente manera:
Captulo I: ndice: Lista de referencia que indica cada uno de los documentos con su
respectiva numeracin, permitiendo al lector una fcil ubicacin dentro del contenido del
manual.
Captulo II: Introduccin: su objeto es explicar al lector del manual los motivos y
propsitos del documento, as como su contenido.
Captulo III: Instrucciones para el uso del manual.
Captulo IV: Glosario de Trminos Bsicos: es la definicin de aquellos trminos,
cuya utilizacin no es muy usual, facilitando al lector una mejor comprensin de lo que
se expone.
Captulo V: Descripcin del Procedimiento: se refiere a la narracin detallada del
procedimiento, con el objeto de describir cada una de las operaciones que intervienen en
el procedimiento, incluyendo adems los formatos o formularios a utilizar.
Este manual debe revisarse continuamente durante la fase de aplicacin e

implantacin con la finalidad de mantenerlo actualizado.

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GLOSARIO DE TRMINOS BSICOS
ASIGNACIN PRESUPUESTARIA: Se refiere a la distribucin de recursos que hace

la Institucin con el propsito de cubrir gastos de funcionamiento e inversin, en cada una
de las partidas presupuestarias.
ACTIVIDAD: Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o entidad.
ARCHIVAR: Procedimiento por el cual se clasifican, ordenan y almacenan los

documentos para su fcil ubicacin.
ASOCIACIN DEPORTIVA: Son entidades integradas por clubes, con competencia

en cada uno de los estados y Distrito Federal y se regirn por sus propios estatutos, en
concordancia con los de la Federaciones respectivas. Podrn estar compuestas de clubes y/o
ligas deportivas y representarn a cada Entidad Federativa siempre que estn debidamente
registradas y reconocidas por su federacin deportiva respectiva.
CALIDAD: Conjunto de caractersticas, requisitos y condiciones que cumplen con las

necesidades establecidas e implcitas de una actividad o cosa.
CLUB
DEPORTIVO,
CLUB
RECREATIVO,
CLUB
PARA LA SALUD:
Instalacin destinada a la prctica de distintos deportes y de la Cultura Fsica, el cual se rige

comnmente por membresas, acciones, socios, etc.
CLUB: Unin de deportistas y/o equipos, reconocida por la Asociacin Deportiva

correspondiente, debidamente constituida y organizada para la prctica de actividades
deportivas.
CULTURA FSICA: Conjunto de bienes (conocimientos, ideas, valores y elementos

materiales), que se relacionan con la actividad fsica, con fines de ejercitacin y
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mantenimiento de la salud. Son parte de la misma: el deporte, la educacin fsica y la
recreacin.
DEPORTE: El deporte es toda aquella actividad en la que se siguen un conjunto de reglas,

con frecuencia llevada a cabo con afn competitivo. Como trmino solitario, el deporte se refiere
normalmente a actividades en las cuales la capacidad fsica del competidor son la forma
primordial para determinar el resultado (ganar o perder); por lo tanto, tambin se usa para incluir
actividades donde otras capacidades externas o no directamente ligadas al fsico del deportista
son factores decisivos, como la agudeza mental o el equipamiento
DEPORTE DE ALTO RENDIMIENTO: Constituye la actividad de excelencia del

deporte federado, y que se lleva a cabo en competencias de alto nivel, o campeonatos
nacionales e internacionales.
EDUCACIN FSICA: Proceso pedaggico dirigido al mejoramiento del desarrollo

fsico, propicia el alcance de un adecuado nivel de preparacin fsica; contribuye al
mantenimiento y conservacin de la salud, por medio del conjunto de actividades fsicas y
deportivas y recreativas que se realizan a nivel escolar.
INSTALACIN DEPORTIVA: Espacio fsico destinado a la prctica de alguna

actividad relacionada con la Cultura Fsica.
LIGA: Organismo deportivo que agrupa equipos de una misma disciplina deportiva,
individual o de conjunto, para participar en competencias deportivas a nivel municipal o
estadal.
METODLOGO: Personal competente como profesional especializado responsable de

aplicar de manera sistematizada los procedimientos cientficos para el entrenamiento del
deportista.
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ORGANISMO AFN: Asociacin Civil que realiza actividades cuyo fin no implique la
competencia deportiva, pero que tenga por objeto realizar actividades vinculadas y a favor
del deporte nacional en general con carcter de investigacin, difusin, promocin, apoyo,
fomento, estmulo y reconocimiento.
EJERCICIO: Unidad elemental del proceso de entrenamiento, destinado a desarrollar

una cualidad; es un acto motor sistemticamente repetido que constituye el medio principal
para realizar las tareas de educacin fsica y el deporte.
ENTRENADOR DEPORTIVO: Personal competente que dirige el proceso de

direccin pedaggica del entrenamiento deportivo, en que planifica, organiza, controla,
analiza y evala todas las actividades concernientes a este proceso.
EQUIPO: Conjunto de deportistas que se requieren para participar en una competencia

deportiva.
FEDERACIN DEPORTIVA NACIONAL: Organismo deportivo de Asociacin

Civil Nacional, integrado por las asociaciones estatales, regionales o filiales de la misma
disciplina deportiva, que expide normas y vigila la observancia del reglamento de su
especialidad, teniendo como finalidad organizar, promover y desarrollar la competencia
deportiva de acuerdo a su rama.
FORMULARIO: Documento impreso que contiene datos fijos y datos variables a

travs de los cuales se obtiene informacin en funcin de las actividades operativas que se
producen en la Institucin.
GIMNASIO: Espacio fsico cerrado destinado a la prctica de una actividad fsica y/o
deporte.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Es la relacin por escrito de la secuencia de los
procedimientos y actividades que relacionan los diferentes departamentos
NORMAS: Son aquellas disposiciones que rigen los procedimientos administrativos

que tiene carcter especfico y no general.
OPERACIONES: Actividades en general de una empresa, que dan por resultado cargos
o crditos.
UNIDAD ORGNICA: Corresponde al ordenamiento y unificacin de funciones

homogneas con el propsito de definir las partes y los componentes que constituyen una
organizacin.

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1.

Nombre del Procedimiento: Solicitud de Aporte Econmico para atender
la Preparacin tcnica de los Atletas.

2.
Objetivo del Procedimiento: Establecer de manera secuencial los pasos a
seguir para brindar apoyo a las Asociaciones para atender sus necesidades de
Preparacin tcnica deportiva (Subvencin de entrenadores).
3.
4.
Unidades que Intervienen:

3.1.
Direccin de Deporte de Alto Rendimiento.
3.2.
Direccin General
3.3.
Direccin de Administracin.
Formularios Utilizados:
4.1.
5.
Ninguno.
Pasos o Tareas:
5.1.
El Procedimiento se inicia al momento de que la Asociacin
Deportiva presenta solicitud de Aporte Econmico, para atender el pago

de subvencin de entrenadores deportivos, para la disciplina deportiva
que representa
5.2.
Seguidamente la solicitud es recibida por la Direccin de Alto
Rendimiento, quien le brindar la atencin necesaria para resolver y dar

respuesta inmediata a lo planteado, bien sea en forma positiva o negativa.
5.3.
Luego se le da recomendaciones al representante de la Asociacin
acerca de la documentacin que debe consignar para tal fin.

5.2.2. Posteriormente la Secretaria
recibe la documentacin solicitada y se
remite al Director de Alto Rendimiento, para su revisin y evaluacin segn

las necesidades de cada Asociacin.
5.2.3.
El
Director
de
Alto
Rendimiento,
verifica
la
disponibilidad
presupuestaria; de existir recursos, procede a solicitar a su Asistente que

elabore clculos de los costos mensuales, que tendr la Asociacin,
considerando el nmero de entrenadores y monto a cancelar a cada uno de
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forma mensual, multiplicada por la cantidad de meses que cubrir la
subvencin.
5.2.4. El Director de Alto Rendimiento, analiza los datos presentados por su
Asistente;
5.2.4.1. De no estar conforme; solicitar a su asistente el recalculo del
monto solicitado.
5.2.4.2. De estar conforme; firma y sella memorando.
5.2.5. Luego el Asistente del Director de Alto Rendimiento anexa cuadros de
formas de pago a memorando de solicitud de elaboracin de subvencin.
5.2.6. Se remite memorando a la Direccin General para su aprobacin.
5.2.7.
Una vez firmado, la Direccin General, remite a la Direccin de Alto
rendimiento quien a su vez la remite a la Direccin de Administracin,
para que
procese el pago correspondiente.

5.2.8
Ya elaborado el cheque para el aporte aprobado a la Asociacin, la
Direccin de Administracin, a travs de la seccin de Caja, procede a dar aviso al

responsable de la Asociacin para que lo retire.
5.2.9
Fin del Procedimiento.
6. Normas del Procedimiento

6.1.
Los pagos a entrenadores deportivos sern calculados de acuerdo al tabulador
elaborado en la Direccin de Deporte de Alto Rendimiento.

6.2.
Los Aportes sern cancelados de forma mensual, con un plazo de cinco (05)
das despus de culminado el mes a ser cancelado.

6.3.
La Asociacin deber remitir a la Direccin de Rendimiento, como anexo a
la solicitud de Aporte econmico, un informe tcnico de cada entrenador

correspondiente al mes solicitado, en el cual valoren los siguientes tems:
6.3.1.
Asistencia a los entrenamientos
6.3.2.
Cumplimiento de Planes de Entrenamiento.
6.3.3.
Cantidad de atletas a ser atendido por el entrenador

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6.3.4.

Cantidad de horas efectivas de entrenamiento, cuantificadas por da y
por mes.
6.3.5.
Copias de cdulas de identidad de cada entrenador
6.3.6.
Firma del Supervisor Tcnico a cargo de la Asociacin Deportiva
dando aval del cumplimiento de la preparacin tcnica de los atletas.

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Nombre del Procedimiento: Solicitud de Recursos de parte de las
1.
Asociaciones para Asistir a eventos deportivos.

2.
seguir para brindar apoyo a las Asociaciones para atender sus necesidades de aporte
econmico para asistir a eventos deportivos
3.

5.3 Direccin de Deporte de Alto Rendimiento.
5.4 Direccin General
5.5 Direccin de Administracin.
Ninguno.
5.
Pasos o Tareas:
5.1. Se recibe de las Asociaciones la solicitud de recursos o aportes econmicos,
acompaado de un informe Pre-competencia, Bases y Condiciones e invitacin de
la Federacin para la participacin en el evento a realizar y copia de cdula de
identidad de la delegacin que asistir al evento, con un lapso de quince (15) das
antes de la participacin en el evento.
5.2. Seguidamente el Director de Alto Rendimiento, evala el informe segn la
importancia del evento a participar.
5.3. Luego chequea el nmero de participantes y evaluar las condiciones
tcnicas del evento y de los participantes.
5.4. Seguidamente se verifica la disponibilidad presupuestaria.
5.4.1. Si no existe disponibilidad presupuestaria o financiera, procede a
solicitar los trmites para la obtencin de recursos: por crdito adicional o
por traspaso de partidas.
5.4.2. Una
vez
presupuestarios
confirmada
para
la
aprobacin
de
los
crditos
la partida 407 de Subsidio a entidades
deportivas, se procede a convenir con la Asociacin que solicita el aporte,

la viabilidad de cancelar el recurso mediante reintegro, avalando la
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solicitud con un acta compromiso, la cual debe contener el monto y los
conceptos de gastos autorizados para el evento, siendo cancelado una vez
que se obtenga el recurso presupuestario y/o financiero, siempre que el
crdito adicional o traspaso sea aprobado en el mismo ejercicio fiscal. Por
ningn caso se podr comprometer el presupuesto del ejercicio siguiente.
5.4.3. Si existe disponibilidad presupuestaria, elabora memorando de
solicitud de recursos (original y copia) anexa solicitud de la Asociacin,
firma, sella y lo remite a la Direccin General para su Visto Bueno.
5.4.4. El Director General, recibe los soporte revisa los montos de
recursos aprobado por el Director de Rendimiento, firma y sella en seal de
visto bueno, si est de acuerdo.
5.4.5. De no estar de acuerdo, solicita reunin con el Director de Alto
Rendimiento, para su anlisis en conjunto, firma en seal de aprobacin o
rechaza la propuesta. En cuyo caso se dar inicio a otro procedimiento.
5.4.6. Una vez firmado, Direccin General,
remite memorando a la
Direccin de Alto Rendimiento quien a su vez lo remite a la Direccin de

Administracin, para que procese el pago correspondiente.
5.4.7. Ya elaborado el cheque para el aporte aprobado a la Asociacin, la
Direccin de Administracin, a travs de la seccin de Caja, procede a dar
aviso al responsable de la Asociacin para que lo retire.
7 Fin del Procedimiento.
6. Normas del procedimiento:

6.1.
La Direccin de Alto Rendimiento conjuntamente con
Deportivas,
las Asociaciones
darn uso racional a los recursos asignados para el desarrollo de las
funciones y actividades que tienen a su cargo con base al calendario oficial de los
ciclos de competencia deportiva.

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6.2.

Toda solicitud, debe realizarse de forma escrita y firmada por los tres
miembros principales de la Asociacin respectiva para que sea procesada. (ajustada

a los estatutos de la Asociacin)
6.3.Las solicitudes de aportes econmicos, deben de ir acompaados de los informes
Pre-competencia.
6.4.Todo informe pre-competencia debe ser revisado, firmado y evaluado por el
Supervisor Tcnico Deportivo, el cual debe reposar en los archivos de la Direccin de
Rendimiento.
6.5.Las Asociaciones que reciben aportes econmicos, debern entregar rendicin de
cuenta ante la Direccin de Administracin, de los recursos otorgados por Indeport, en
un periodo no mayor a 05 das hbiles,
evento,
contados a partir de la fecha que culmin el
para el cual se concedi el aporte, los mismos debern ser presentados de
acuerdo a la Normativa Interna establecida por Indeport, para las Rendiciones de

Cuenta.
6.6.La participacin de las Asociaciones en eventos deportivos deben ser soportados
por informes tcnicos pre y post-competencia.
6.7.Toda solicitud de aporte para asistir a una competencia o evento deportivo, debe ir
soportada con el listado de atletas y tcnicos a participar con sus respectivas copias de
cdulas de Identidad, la invitacin y Bases y Condiciones de la Federacin.
6.8.Para aprobar un recurso debe existir la disponibilidad presupuestaria, en el caso de
los eventos que sean financiados por la Asociacin por no existir la disponibilidad de
recursos, los mismos sern reintegrados siempre que el Director de Alto Rendimiento,
haya obtenido los recursos mediante traspaso de partida o crdito adicional.
6.9.El reintegro de gastos a una Asociacin ser efectivo una vez que la Unidad de
Administracin, avale la documentacin que se presenta como soporte del mismo.
6.10.
No se asumirn compromisos para los cuales no exista la disponibilidad
presupuestaria.

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1. Nombre del Procedimiento: Dotacin de material e implementos deportivos
de las Asociaciones.
2. Objetivo del Procedimiento: Establecer de manera secuencial los pasos a
seguir para brindar apoyo a las Asociaciones en cuanto a sus necesidades de
materiales e implementos
deportivos. As como los reclamos o sugerencias que
tengan sobre el desarrollo de las actividades tanto de ndole administrativa como

tcnica deportiva.
3. Unidades que Intervienen:
3.1.
Direccin de Alto Rendimiento.
3.2.
Direccin General
3.3.
Coordinacin de Compras
3.4.
4. Formularios Utilizados:
4.1. Ninguno.
5.
Pasos o Tareas:
5.1.
Deportiva
presenta
solicitud
de
materiales e implementos deportivos
necesarios para los entrenamientos o para asistir a eventos deportivos.

5.2.
Seguidamente la solicitud es recibida por el Director de Alto
Rendimiento, el cual le brindar la atencin necesaria para resolver y dar

5.3.
Si la Asociacin presenta solicitud o reclamos referentes a materiales
o equipos deportivos, se evaluar la gravedad del caso, para dar atencin de

acuerdo a la disponibilidad presupuestaria.
5.3.1.Si se trata de un reclamo, se pauta una reunin conjuntamente con
el Director de Deporte de Alto Rendimiento y las personas afectadas por
el reclamo. (el reclamo puede ser por mal estado de las instalaciones

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deportivas, falta de equipamiento, falta de mantenimiento de los equipos
deportivos existentes, fallas tcnicas, entre otros)
5.3.2. Se procede a exponer las causas y efectos del reclamo presentado y
posibles soluciones.
5.3.3. Efectuada la reunin, se elabora acta en original y copia en las que
se sealan los acuerdos establecidos, se entrega copia del acta a los
responsables de las Asociaciones y original en la Direccin de Alto
Rendimiento.
5.3.4. Si se trata de una solicitud de material o implementos
deportivo:
5.3.4.1.
Se recibe la solicitud, por la Asistente de la

5.3.4.2.
Se remite al Director de Alto Rendimiento para su
evaluacin, para lo cual deber consultar la disponibilidad de

inventario (si existe) y la disponibilidad presupuestaria, si se debe
realizar el proceso de compras.
5.3.4.2.1. Si existe disponibilidad en inventario, se procede
a realizar memorando (original y copia) para entrega de
materiales o
implementos deportivos a la Asociacin,
dirigido a Almacn.
5.3.4.2.2. Se remite a la Direccin General para que
autorice la entrega, a travs de un Visto Bueno.
5.3.4.2.3. De all se remite a la seccin de almacn, para
que la Asociacin acuda a retirar el material.
5.3.4.2.4. Una vez autorizado, se notifica a la Asociacin
para que proceda a retirar el material solicitado por la
seccin de almacn.
5.3.4.2.5. Se archiva copia del memorando, anexndole la
solicitud de la Asociacin.
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5.3.4.2.6. Fin del Procedimiento.
5.3.4.3. Si se trata de materiales o implementos a ser adquiridos por
la Coordinacin de Compras:
5.3.4.3.1. Se revisa la disponibilidad presupuestaria.
5.3.4.3.2. Si existe disponibilidad:
a. La Secretaria o
asistente elabora memorando de
solicitud, dirigido a compras describiendo todas las

especificaciones tcnicas, se anexa carta de solicitud de
la Asociacin, y formato de Requisicin se remite al
Director de Alto Rendimiento para que revise y firme la
solicitud.
b.
Luego
remite Memorando a la Direccin General para
que autorice el procedimiento dando el Visto Bueno de

solicitud de compras.
c. Direccin
General,
si est de acuerdo
firma el
memorando autorizando la compra y remite a la

Direccin de Alto Rendimiento quien a su vez la remite
a la Coordinacin de Compras.
d. La Coordinacin de Compras remite a la Direccin de
Administracin para que se inicie el procedimiento de
compras.
e. Si el Director General no est de acuerdo, solicita
reunin con el Director de Rendimiento, analizan en
conjunto la solicitud, aprueba o rechaza la solicitud.
f.
Direccin de Rendimiento procede a elaborar oficio de

notificacin a la Asociacin, en original y copia.
Informando sobre la procedencia o no de la solicitud.
g. Fin del procedimiento.

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5.3.4.3.3. Si no existe disponibilidad presupuestaria, pero
la necesidad de lo solicitado por la Asociacin
es urgente para asistir a un evento y mediante
revisin
la
disponibilidad
asignada
al
programa, se comprueba que existe la posibilidad

de ser atendida mediante un traspaso interno de
crditos presupuestarios o a travs de un Aporte
Econmico a
la Asociacin para que ellos
adquieran el material.
5.3.4.3.4. Se procede a realizar memorando de solicitud de
traspaso interno dirigido a la Coordinacin
de
Presupuesto o de solicitud de Aporte Econmico

a la Asociacin dirigido a la Direccin de
Administracin.
5.3.4.3.5. En cualquiera de los casos, la solicitud debe
indicar autorizacin del Director General.
5.3.4.3.6. Fin del procedimiento.
6.1. Toda solicitud debe realizarse de forma escrita y firmada por los tres
miembros principales de la Asociacin respectiva para que sea procesada.
6.2. Se debe contar con la disponibilidad de recursos presupuestarios para aprobar
la adquisicin de materiales o implementos deportivos o el Aporte Econmico a la
Asociacin.
6.3. La entrega de materiales o implementos deportivos, debe estar soportada con
un Acta de Control Perceptivo, firmado por dos Representantes de la Asociacin,
Coordinador de Compras y un representante de la Direccin de Alto Rendimiento.
6.4. La Direccin de Alto Rendimiento, est en la obligacin de dar respuesta
oportuna de la procedencia o no, de lo solicitado por la Asociacin, de manera tal,

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que esta pueda considerar otras vas alternas, con tiempo suficiente antes de
realizar el evento.

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Nombre del Procedimiento: Registro estadstico de eventos deportivos y
1.
resultados.
2.
seguir

para
recopilar
la
informacin
de
los
diferentes
eventos
nacionales e
internacionales donde participan los atletas de seleccin para llevar un registro

estadstico.
3.

3.1.
4.
4.1.
5.
Cuadro elaborado en Excel, de acuerdo al requerimiento.
Pasos o Tareas:
5.1.
la Direccin de Alto Rendimiento recibe de la Asociacin Deportiva
los informes Pre y Post-competencia para su registro y sistematizacin, (resultados

de los eventos deportivos por parte de las diferentes asociaciones), lo que permitir
contar con una informacin oportuna sobre los record de los atletas y su desempeo
por evento.
5.2.
Luego es pasada esta informacin al encargado de la trascripcin de
datos al sistema de informacin estadstico:

5.3.1.
Si existe el sistema de informacin estadstico,
procede a
ingresar los resultados de los informes Pre y Post-competencia.

5.3.2.
Si no, se crea el sistema de informacin estadstico basado en
un cuadro de Excel.
5.3.
Si alguna unidad solicita la informacin en relacin a la actuacin de
los atletas y selecciones en los diferentes evento deportivos se emitir un reporte

con la informacin requerida (original y copia).
5.4.
6. Normas del Procedimiento:

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6.1. El registro estadstico debe presentar los resultados obtenidos en cada
competencia de forma sincera y sin manipulacin voluntaria de la informacin.
6.2. La informacin contenida en el registro estadstico de eventos se debe
presentar de forma clara a fin de que esta pueda ser revisada por los diversos
actores del mbito deportivo municipal, estadal y nacional.
6.3. La informacin estadstica debe ser actualizada peridicamente, a fin de
contar con una base de datos confiable y oportuna.
6.4. La Direccin de Alto rendimiento ser la responsable de crear los
mecanismos que permitan contar con una base de datos, propia de Indeport.
6.5. Los resultados presentados por las Asociaciones debern ser comparados
con los registros estadsticos que puedan ser obtenidos por Internet.
6.6. La Direccin de Alto Rendimiento, debern mantener actualizado el
cronograma deportivo a nivel nacional y en especial el cronograma deportivo del
estado Portuguesa.

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1.

Nombre del Procedimiento: Tramite y control de beneficios socio
econmicos para los atletas.

2.
Objetivo del Procedimiento: Consiste en recibir la solicitud para los
beneficios a ser otorgados al atleta y verificar que cumplan los requisitos exigidos para
ser atleta beneficiario.
3.
4.

3.1.
3.2.
Coordinacin de Asistencia integral al Atleta.
3.3.
Direccin General
3.4.
Direccin de Administracin
Formularios Utilizados: (Desarrollados por la Direccin de Alto

Rendimiento)
Listado de atletas a ser beneficiados
Archivo de Expedientes por atleta
Encuestas o evaluaciones socioeconmicas
5.
Pasos o Tareas:
5.1. El Procedimiento se inicia cuando la Coordinacin de Asistencia al Atleta,
remite a la Asociaciones, solicitud de postulaciones de atletas a ser
beneficiados mediante beca deportiva, Beca trabajo o beca comedor.
5.2.Las
Asociaciones
Deportivas,
postularan
a sus atletas tomando
en
consideracin el perfil deportivo y el perfil socioeconmico del atleta. Por lo

cual, toda postulacin deber estar acompaada del currculo deportivo y la
recomendacin
de
la
asociacin
en
la
cual presentaran
un
perfil
socioeconmico general del atleta.

5.3.La Coordinacin de Asistencia al Atleta, procede a revisar las postulaciones
y a evaluar tcnicamente el desempeo que ha tenido el atleta en su
trayectoria deportiva o en sus entrenamientos.
5.4.Una vez evaluado el perfil deportivo, se proceder a ajustar al atleta segn el
Tabulador para la Asignacin de Becas.
_________________________

________________________

______________________
25

5.5.Ya cumplido los pasos anteriores para el procesos de evaluacin, el
Coordinador de Asistencia al Atleta, prepara informe de recomendaciones el
cual presenta al Director de Alto Rendimiento, para que en conjunto evalen
los resultados y ambos avalen la incorporacin del atleta en el programa de
Becas (Deportivas, Trabajo o Comedor).
5.6.Una vez que se determine la incorporacin o no del atleta postulado, se le
asignar un monto en Bs. segn el tabulador elaborado por la Coordinacin
de Asistencia Integral al Atleta, el cual debe estar previamente aprobado por
el Directorio Consultivo de Indeport.
5.7. Una vez asignado el monto y verificada la disponibilidad presupuestaria, se
procede a elaborar el listado de los Atletas becados y memorando dirigido a
la Direccin de Administracin (original y copia), el cual debe ser firmado
por el Coordinador de Atencin Integral al Atleta, con Visto Bueno del
Director de Alto Rendimiento y el Director General, informando sobre la
incorporacin del atleta al programa de becas econmicas por mritos
deportivos, Trabajo o beca comedor.
5.8.Si se trata de una solicitud de parte de la Asociacin para el trmite de los
beneficios de: Asistencia Mdica, Ayudas Econmicas (para estudios, gastos
mdicos, traslados, inscripciones, entre otros), dotacin deportiva u otros, se
proceder de la siguiente manera:
5.8.1. Coordinacin de Asistencia al atleta, recibe
Asociacin y el atleta,
como: ayudas
correspondencia en la cual la
solicita algn beneficio, ofrecido por el programa, tales
econmicas,
becas trabajo,
postulaciones a instituciones
educativas, aporte para gestionar los documentos para viajar y participar en

eventos, servicios mdicos, entre otros.
5.8.2.
Seguidamente,
la Coordinacin de Asistencia Integral al Atleta, evala la
solicitud, procede a verificar los datos de los atletas y revisar disponibilidad

presupuestaria.

_________________________

________________________

______________________
26

5.8.3. El Coordinador de Asistencia Integral al Atleta, emite memorando (original
y copia) solicitando los recursos para tal fin, y lo remite al Director de Alto
Rendimiento.
5.9. El Director de Alto Rendimiento: revisa, firma, sella y lo enva a la
Direccin General para su aprobacin o Visto Bueno.
5.10.
Una vez recibido el visto bueno en la Direccin General, lo remite a
la Coordinacin de Atencin al Atleta quien a su vez
procede a enviar
memorando (original y copia) a la Direccin de Administracin (si se trata de

una ayuda econmica o beca deportiva)
para que procese el compromiso
presupuestario, segn el monto total del aporte y proceda a realizar el pago

incluyendo al beneficiario en el programa respectivo, segn los trmites
normales:
5.10.1. Si es una beca econmica se procede a realizar compromiso simple
en el sistema de presupuesto, por el monto total a comprometer en el ao o
el periodo a cancelar, con el fin de reservar los crditos y mantener una
disponibilidad al da.
Seguidamente, solicitar la apertura de cuenta
bancaria o pagos especiales para cancelar a travs de una nmina dirigida

al Banco.
5.10.2. Si es una ayuda econmica, se proceder a tramitar el pago de
acuerdo al procedimiento establecido para tal fin.
5.10.3. Si se trata de una ayuda para ingresar a un convenio de estudios o
beca comedor, se realizar oficio (original y copia), dirigido a la
dependencia que le compete el trmite o procedimiento administrativo a
realizar.

_________________________

________________________

______________________
27

5.11. Una vez autorizado por el Director General, la Coordinacin de
Asistencia Integral al Atleta elabora carta de notificacin (original y copia)
donde le informan al responsable de la Asociacin, sobre el resultado del
procedimiento aplicado.
5.12. Fin del procedimiento.
6.
Normas del procedimiento:

6.1.
La Asignacin de Becas deportivas, de trabajo o Becas comedor
depender de la situacin socioeconmica del atleta, el rendimiento obtenido en su

carrera deportiva y el rendimiento acadmico que este obtenga durante su
permanencia en el sistema de becas de Indeport.
6.2.
La Direccin de Alto Rendimiento,
asistencia integral al atleta,
a travs de la coordinacin de
sern los encargados de otorgar las becas o ayudas
concedidas por el Instituto, previa consulta
una vez postulados por la Asociacin
Deportiva y verificados los datos suministrados. Aplicando cuestionario de estudio

o evaluacin socioeconmica, entrevista y/o visitas a los atletas postulados por la
Asociacin.
6.3.
La Coordinacin de Asistencia Integral al Atleta, deber elaborar para
cada ejercicio econmico financiero, un tabulador para la asignacin de becas

econmicas. As como, el nmero de cupos disponibles por cada rubro del
tabulador para el ejercicio econmico financiero, en funcin a la disponibilidad
presupuestaria.
6.4.
La Coordinacin de Asistencia Integral al atleta, deber garantizar la
agilizacin de los trmites administrativos necesarios para prestar el servicio de

atencin al atleta en forma oportuna.
6.5.
Trimestralmente, la Coordinacin de Asistencia Integral al Atleta,
deber evaluar el rendimiento obtenido por el atleta en sus competencias,

entrenamientos y rendimiento acadmico. De lo cual,
depender su permanencia o
no en el programa de Asistencia Integral al Atleta.

_________________________

________________________

______________________
28
6.6.

Toda solicitud de beneficios econmicos para los atletas de una
Asociacin, debe ser presentada mediante Oficio sellado y firmado por el

Presidente, Secretario General y Tesorero de la Asociacin respectiva.
6.7.
Toda informacin recibida de las Asociaciones en lo referente a los
beneficiarios de ayudas, debe ser
comparada con la informacin registrada en el
Banco de datos de Resultados o con los expedientes de los atletas que posea la
Coordinacin de Asistencia Integral al Atleta.
6.8.
La Direccin de Alto Rendimiento, conjuntamente con
la Direccin
General, discutirn la aprobacin e inclusin de atletas en los diversos programas de

beneficios socio econmico.
6.9.
La notificacin de incorporacin o rechazo de atletas a los programas
de beneficios socio econmicos, se deber hacer por escrito a las Asociaciones

respectivas, a travs de la Coordinacin de Atencin Integral al Atleta.
6.10.
La Direccin de Alto Rendimiento,
a travs de la Coordinacin de
Asistencia Integral al Atleta, sern los responsable de que se cancele las nmina de
beneficios socio econmicos en los plazos establecidos por el Instituto,
segn el
reglamento interno, aprobado por el Directorio.

6.11.
La Direccin de Alto Rendimiento, conjuntamente con la Direccin
General, sern los encargados de difundir los lineamientos para otorgar estmulos
econmicos a los ganadores de competencias deportivas.
6.12.
La Coordinacin de Asistencia Integral al Atleta, debe gestionar ante
otras instituciones pblicas o privadas, los convenios de apoyo que permitan brindar
al atleta: oportunidades de estudios, cursos o talleres (conversatorios), asistencia
mdica, cirugas, rehabilitacin, trmites para la adquisicin de viviendas, entre
otros.
6.13.
Las Becas Deportivas o Beca Econmica, ser cancelada de forma
mensual, siempre y cuando el atleta mantenga su nivel de rendimiento deportivo y

acadmico.

_________________________

________________________

______________________
29

Las Becas comedor, sern asignadas de acuerdo a la disponibilidad de
6.14.
recursos del Instituto y a los requerimientos nutricionales del atleta, para su

preparacin fsica.
6.15.
Los aportes o ayudas para cubrir gastos mdicos del atleta, deben ser
solicitadas por escrito por el atleta y avalados por la Asociacin Deportiva. Las
mismas debern estar soportadas con la documentacin suficiente para validar y
aprobar el aporte otorgado, tal es el caso de Informe y/o
rcipes mdicos,
presupuestos y ordenes mdicas.

6.16.
La Coordinacin de Asistencia Integral al Atleta, dar seguimiento
ante la Direccin de Administracin,
al proceso de pago de las becas deportivas,
con el fin de que se cumplan todos los trmites inherentes a la apertura de cuentas
bancarias o emisin de cheque en el tiempo correspondiente.
En cuanto a las Becas comedor,

6.17.
la Coordinacin de Asistencia Integral al Atleta, ser el responsable
de aplicar los controles necesarios para garantizar lo siguiente:

6.17.1.
Verificar que el atleta est asistiendo a retirar su comida, para
lo cual utilizar listados por Asociacin Deportiva de los atletas

autorizados para la Beca Comedor, debidamente firmados por el atleta
y el personal responsable de chequear la entrega de las comidas.
6.17.2.
Dichos listados sern el soporte de las facturas de pago que se
remiten a la Direccin de Administracin.

6.17.3.
Revisar las facturas presentadas por el proveedor de comidas,
verificando si la cantidad de comidas facturadas corresponden con la

cantidad de comidas servidas, segn listado. Luego remitirlas a la
Direccin de administracin para los trmites de pago correspondiente,
mediante memorando firmado por el Coordinador, el Director de Alto
Rendimiento y el Director General.

_________________________

________________________

______________________
30
6.17.4.

Verificar que los atletas que asisten a retirar su comida, son
los atletas a los cuales se les autoriz el Beneficio por Indeport.

6.17.5.
Llevar un control riguroso, sobre el nmero de comidas diarias
que pueden ser atendidas por el Instituto, de acuerdo a la disponibilidad

presupuestaria.

_________________________

________________________

______________________
31
1.

Nombre del Procedimiento: Apoyo para talleres, cursos y seminarios para
capacitacin tcnico deportiva.

2.
seguir para la programacin de talleres, cursos y seminarios para capacitacin tcnica de

atletas y entrenadores.
3.
4.

3.1.
3.2.
Direccin de Administracin
3.3.
Direccin General.
4.1.
5.
Ninguno.
Pasos o Tareas:
5.1.
El Procedimiento se inicia de acuerdo a las siguientes situaciones:

5.1.1.
A solicitud de las Asociaciones Deportivas;

5.1.1.1.
Direccin de Alto
Rendimiento, recibe solicitud del
Curso, Taller o Seminario que requieren las entidades deportivas,

acompaado de la Invitacin o programacin emitida por la entidad
responsable de su organizacin.
5.1.1.2.
Seguidamente,
la
Direccin
de
Alto
Rendimiento
verifica la solicitud y evala la necesidad de dicha solicitud, segn las

evaluaciones previas realizadas en cada uno de las visitas tcnicas y/o las
debilidades presentadas en los informes pre y post-competencia.
5.1.1.3.
El Director
de
Alto
Rendimiento,
verifica la
disponibilidad presupuestaria.
5.1.1.3.1.
De no existir disponibilidad;
se notifica por
escrito a la Asociacin la no procedencia de su solicitud.

5.1.1.3.2.
De existir disponibilidad; se procede a elaborar
memorando para solicitar el aporte necesario para dar

cumplimiento a la solicitud.
_________________________

________________________

______________________
32

5.1.1.4. El Director General recibe, revisa y sella en seal de
autorizacin y se remite a la Direccin de Alto de Rendimiento
quien a su vez lo remite a la Direccin de Administracin para
tramitar el aporte.
5.1.1.5. Seguidamente se procede a informar a la Asociacin la
procedencia o no del aporte solicitado para la realizacin del curso,
taller o seminario.
5.1.1.6. Culminado el proceso de realizacin del curso, taller o
seminario,
el responsable de la Asociacin Deportiva prepara
informe (original y copia) y lo remite a la Direccin de Alto

Rendimiento.
5.2.

6.1.
La Direccin de Alto Rendimiento ser la responsable de analizar,
evaluar y ejecutar los aportes para la realizacin de talleres, cursos y seminarios que
sern impartidos a los tcnicos, entrenadores y actores del mbito deportivo que lo
consideren necesario.
6.2.
Toda solicitud debe ser por forma escrita y ser verificado por la
Direccin d de Alto Rendimiento y aprobado por la Direccin General, previa

consulta a la Disponibilidad Presupuestaria.
6.3.
Cuando se otorguen recursos
va subsidio, para cancelar inscripcin
de entrenadores en cursos o talleres, debern anexar a la rendicin de cuentas los

certificados otorgados en el taller.

_________________________

________________________

______________________
33

1. Nombre del Procedimiento: Solicitud de Alojamiento para delegaciones deportivas u
otros Entes.
2 Objetivo del Procedimiento: Establecer de manera secuencial los pasos a seguir para la
solicitud de Alojamiento para las delegaciones que lo requieran.
2.
3.

3.4.
3.5.
Coordinacin de Villas Deportivas
4.2.
4.
Ninguno.
Pasos o Tareas:
5.3.
El Procedimiento se inicia de acuerdo a las siguientes situaciones:

5.3.1.
A solicitud de las Asociaciones Deportivas;

5.3.1.1.
Direccin de Alto
Rendimiento, recibe solicitud de
alojamiento por la Asociacin Deportiva o Entidades Deportivas de otros

estados a travs de Convenios
5.3.1.2.
Seguidamente,
la
Direccin
de
Alto
Rendimiento
verifica la solicitud y evala la necesidad de dicha solicitud (Si la

concentracin es en el Estado o por convenio con otros estados).
5.3.1.3. El Director
de
Alto
Rendimiento
elabora oficio
Dirigido al Coordinador de la Villa o al Presidente del Instituto de

Deporte con la cual estableci
convenio para solicitar este
alojamiento
5.3.1.4. Si la solicitud es aprobada se procede a informar a la
Asociacin la procedencia o no del alojamiento solicitado.
5.4.

_________________________

________________________

______________________
34

6.1 La Direccin de Alto Rendimiento ser la responsable de analizar, evaluar y ejecutar
los aportes para la otorgar alojamiento o solicitarlo a travs de convenios.
6.2 Toda solicitud debe ser de forma escrita y ser verificado por la Direccin de Alto
Rendimiento.

_________________________

________________________

______________________
35

1. Nombre del Procedimiento: Solicitud de Transporte
2. Objetivo del Procedimiento: Establecer de manera secuencial los pasos a
seguir para brindar apoyo a las Asociaciones y otros entes en cuanto a sus
necesidades de transporte.
3. Unidades que Intervienen:
3.5.
3.6.
Direccin General
3.7.
Coordinacin de Compras
3.8.
4. Formularios Utilizados:
5.4. Ninguno.
6.
Pasos o Tareas:
6.1.
Deportiva u otros entes presentan solicitud de transporte necesarios para los

entrenamientos, para asistir a eventos deportivos.
6.2.
Seguidamente la solicitud es recibida por el Director de Alto
Rendimiento, el cual le brindar la atencin necesaria para resolver y dar

6.1.1
Si se trata de una solicitud de transporte

6.1.1.1
Se recibe la solicitud, por la Asistente de la

6.1.1.2
Se remite al Director de Alto Rendimiento para su
evaluacin, para lo cual deber consultar la disponibilidad de

transporte o la disponibilidad presupuestaria por si se debe realizar
la compra del servicio.
6.1.1.2.1
Si existe disponibilidad de transporte, se procede
a realizar memorando (original y copia) informando al

Chofer la fecha y hora para prestar el servicio.
_________________________

________________________

______________________
36

6.1.1.2.2 De all se remite al correspondiente chofer para
que realice el traslado.
6.1.1.2.3
Una vez aprobado, se notifica a la Asociacin u
ente para que proceda a utilizar el servicio.

6.1.1.2.4
Se archiva copia del memorando, anexndole la
solicitud de la
Asociacin.
6.1.1.2.5
6.1.1.3 Si se trata de la Compra del servicio de transporte por la

Coordinacin de Compras:
6.1.1.3.1
Se revisa la disponibilidad presupuestaria.
6.1.1.3.2
Si existe disponibilidad:
a. La Secretaria o
asistente elabora memorando de
solicitud, dirigido a compras describiendo todas las

especificaciones tcnicas, se anexa carta de solicitud de
la Asociacin o ente, y formato de Requisicin se
remite al Director de Alto Rendimiento para que revise
y firme la solicitud.
b. Luego
remite Memorando a la Direccin General para
que autorice el procedimiento dando el Visto Bueno de

solicitud de compras de servicio.
c. La Direccin General, si est de acuerdo firma el
memorando autorizando la compra del servicio y remite
a la Direccin de Alto Rendimiento quien a su vez la
remite a la Coordinacin de Compras.
1.
La Coordinacin de Compras remite a la

Direccin de Administracin para que se inicie
el procedimiento de compras de servicio.

_________________________

________________________

______________________
37

2.
Si el Director General no est de acuerdo,
solicita
reunin
con
el Director
de
Rendimiento,
analizan en conjunto la solicitud, aprueba o rechaza la

solicitud.
3.
Direccin de Rendimiento procede a elaborar

oficio
de notificacin a la Asociacin, en
original
copia.
Informando
sobre
la
procedencia o no de la solicitud.
4.
6.1.1.3.3
Fin del procedimiento.
Si no existe disponibilidad presupuestaria, pero la necesidad de lo

solicitado por la Asociacin es urgente para asistir a un evento y
mediante revisin a la disponibilidad asignada al programa, se
comprueba que existe la posibilidad de ser atendida mediante un
traspaso interno de crditos presupuestarios o a travs de un
Aporte Econmico a
la Asociacin para que ellos adquieran el
transporte.
6.1.1.3.4
Se procede a realizar memorando de solicitud de traspaso interno

dirigido a la Coordinacin
de Presupuesto o de solicitud de
Aporte Econmico a la Asociacin dirigido a la Direccin de

Administracin.
6.1.1.3.5
En cualquiera de los casos, la solicitud debe indicar autorizacin

del Director General.
6.1.1.3.6
Fin del procedimiento.

6.1. Toda solicitud debe realizarse de forma escrita y firmada por los tres
miembros principales de la Asociacin respectiva para que sea procesada.
6.2. Se debe contar con la disponibilidad de recursos presupuestarios para aprobar
la adquisicin de materiales o implementos deportivos o el Aporte Econmico a la
Asociacin.
_________________________

________________________

______________________
38

6.3. La entrega de materiales o implementos deportivos, debe estar soportada con
un Acta de Control Perceptivo, firmado por dos Representantes de la Asociacin,
Coordinador de Compras y un representante de la Direccin de Alto Rendimiento.
6.4. La Direccin de Alto Rendimiento, est en la obligacin de dar respuesta
oportuna de la procedencia o no, de lo solicitado por la Asociacin, de manera tal,
que esta pueda considerar otras vas alternas,
con tiempo suficiente antes de
realizar el evento.

_________________________

________________________

______________________
39

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