GERENCIA Y GESTION DE PROYECTOS

EXPOSITOR:

Ing. CIP Carlos Garca Arruntegui

SECCION I
El Marco Referencial para la Direccin de Proyectos

El PMBOK segn el PMI

PMI - Project Management Institute

Se cre en el ao 1969, por 40 voluntarios, en Filadelfia, Pensilvania (EEUU)

Centra su actividad en el conocimiento de la Direccin de Proyectos en todos
los mbitos.
Tiene mas de 350.000 profesionales asociados en mas de 180 pases de
prcticamente todos los sectores de actividad.
PMI promueve la certificacin como Profesional de la Direccin de Proyectos
(PMP Project Manager Professional).

Objetivo del PMBOK

El Project Management body of Knowledge PMBOK es una recopilacin de los
conocimientos propios de la profesin de direccin de Proyectos.
Este cuerpo de conocimientos incluye prcticas y teoras probadas y
extensamente aplicadas, as como nuevas e innovadoras prcticas que pueden
ayudar a los directores de proyecto a alcanzar su objetivo, gestionar sus proyectos
en los plazos y costos establecidos.
En los ltimos tiempos el PMBOK se ha convertido en un estndar de facto para
la direccin de proyectos.

PMBOK - ESQUEMA GENERAL - 4ta Edicion

PMBOK - ESQUEMA GENERAL

PMBOK 2012

Que es un Proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto, servicio
resultado nico.
(fuente: PMBOK )

TEMPORAL

Cada proyecto tiene un inicio y final definidos.

Se logra el fin cuando se ha cumplido los objetivos del proyecto cuando
se determina que el proyecto deba cancelarse.

Temporal no quiere decir de corta duracin. Pueden haber proyectos de

varios aos, tambin proyectos de muy corta duracin.

Todo proyecto crea y Producto, Servicio Resultado nico

Los proyectos involucran la creacin de algo que no ha sido realizado de la
misma manera anteriormente y es, por lo tanto, nico y distinto.
Los proyectos crean:
Un producto, que pude ser un componente de otro elemento, una
mejora de un elemento un elemento final en si mismo.
Un servicio la capacidad de realizar un servicio (p.ej., una funcin de
negocio que brinda apoyo a la comercializacin distribucin).

Una mejora de la Lneas de Productos servicios existentes (p.ej., un

proyecto Seis Sigma cuyo objetivo es reducir defectos),
Un resultado, tal como una conclusin un documento. P.ej., un
proyecto que al final comprueba que una vacuna determinada no tiene los
efectos esperados y por lo tanto la Fabrica a construir ya no va.

Es de Elaboracin Progresiva

El proyecto se elabora paso a paso, de manera continua e

incremental.
Por Ejemplo:
El alcance del proyecto que se define de manera amplia al
inicio y se va detallando a medida que avanza el proyecto y
se entienden mejor los objetivos y entregables que se
requieren.
La elaboracin progresiva no debe confundirse con el
crecimiento desordenado de los alcances.

Proyectos Vs Trabajos Operativos

Ambos comparte las siguientes caractersticas:
Son realizados por personas

Restringidos por recursos limitados

Planificados, ejecutados y controlados.
Se diferencian principalmente en que los trabajos de operaciones son repetitivas y
continuas, mientras que los proyectos son temporales y nicos.

Los objetivos de los proyectos y las operaciones son fundamentalmente distintos:

El propsito de un proyecto es lograr su Objetivo y luego finalizar.

El Objetivo de una Operacin continua es mantener el negocio operando.

Los Proyectos se llevan acabo en los diversos niveles de la

organizacin, pueden involucrar una o miles de personas.
Ejemplos de Proyectos incluye, entre otros:
o Desarrollo de un nuevo producto, servicio resultado
o La Implementacin de un cambio en la estructura, los procesos, el
personal el estilo de una organizacin (cambio organizacional).

o Desarrollo ampliacin de un nuevo Sistema de Informacin.

o Construir un edificio una nueva infraestructura.
o Implementar un nuevo proceso procedimiento de Negocio.
o Otros

Qu es la Gerencia Direccin de Proyectos?

Consiste en la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas, a
las actividades del Proyecto a fin de cumplir con los requisitos del mismo.

Esto se logra mediante la aplicacin e Integracin

adecuadas de los 42/ 47procesos de la Direccin de
Proyectos, agrupados de manera lgica y categorizados en 5 grupos de procesos:

Considerando las 9/ 10 reas del conocimiento:

Gestin de la Integracin
Gestin del Alcance
Gestin del Tiempo
Gestin del Costo
Gestin de la Calidad
Gestion de la Comunicacin
Gestin de los RR.HH.
Gestin del Riesgo
Gestin de Contratos
Gestion de Stakeholders

Qu Incluye la Gerencia Direccin de Proyectos?

La direccin de un proyecto incluye:

Identificar los requisitos.

Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados

en la planificacin y en la ejecucin del proyecto.

Establecer, mantener y realizar comunicaciones activas, eficaces y de naturaleza

colaborativa entre los interesados.

Gestionar a los interesados para cumplir los requisitos del proyecto y generar los
entregables del mismo.

Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que incluye entre otras:
El Alcance
La Calidad
El Cronograma
El Presupuesto
Lo Recursos
Los Riesgos.

Quienes son los Interesados del proyecto

(Stakeholders) ?
Gobierno
INTERESADOS
DEL PROYECTO
Son aquellas personas
o entidades
involucradas
activamente con el
proyecto, o cuyos
intereses pueden verse
afectados de manera
positiva o negativa por
el xito o fracaso del
mismo.

Grupo de
Ecologistas

Otros
Influenciadores

Sponsor del
proyecto

Clientes /
Usuarios

Gerente del
Proyecto

Proveedores

Lider de Equipo A

Lider de Equipo B

Sub Equipo

Sub Equipo

Sub Equipo

Sub Equipo

Sub Equipo

Sub Equipo

PROYECTO

INVOLUCRADOS STAKEHOLDERS DEL PROYECTO

Los stakeholder en todo proyecto incluyen:
o El gerente del proyecto: la persona responsable de gerenciar el proyecto
o Cliente /Usuario: la persona organizacin que usar el producto final del proyecto.
En algunas reas de aplicacin, el cliente y los usuarios son sinnimos, mientras que en otras, el cliente se refiere a la
entidad que adquiere los resultados del proyecto y los usuarios son aquellos que usarn directamente el producto final
del proyecto.

o La Organizacin ejecutora: la empresa cuyos empleados estn directamente involucrados con hacer el trabajo
del proyecto.
o Miembros del equipo del proyecto: El grupo que lleva a cabo el trabajo del proyecto
oSponsor: La persona o grupo que provee los recursos financieros, en cash en recursos.
o Influenciadores: las personas grupos que no estn directamente relacionadas con la adquisicin el uso del
producto del proyecto, pero que debido a su posicin en al organizacin del cliente pueden influenciar positiva
negativamente el curso del proyecto.
o PMO: Si existe una PMO en la organizacin, y si esta tiene una responsabilidad directa en el resultado del
proyecto.

reas de experiencia de la disciplina de Gerencia de Proyectos

Conocimiento, Estndares y Regulaciones

De las reas de Aplicacin
Las reas de aplicacin usualmente se definen en trminos de:
o Departamentos funcionales tales como:
Produccin y Planeamiento.
Marketing, logstica y RRHH.

o Elementos tcnicos tales como:

Desarrollo de software.
Ingeniera ambiental y de saneamiento y otros.
oEspecializaciones gerenciales, tales como:
Contratacin con el gobierno
Desarrollos de la comunidad y
Desarrollo de nuevos productos.

o Grupos de Industrias, tales como:

Automotriz, Qumicos, Agrcolas y otros.

Conocimiento, Estndares y Regulaciones

De las reas de Aplicacin
La Internacional Organization for Standarization (ISO) diferencia entre estndares y
regulaciones de la siguiente manera (ISO/IEC 2: 1996):
Un estndar, es un documento aprobado por una entidad reconocida que proporciona,
para un uso comn y repetido, reglas, pautas caractersticas para productos, procesos
servicios, y cuyo cumplimiento no es obligatorio. Por ejemplo: los tamaos de los
diskettes, mtodos de trasmisin y otros.
Una regulacin, es un requerimiento impuesto por un gobierno, que define unas
caracteristicas de u producto o servicio, incluyendo las provisiones administrativas del
caso, su cumplimiento es mandatorio. La implantacin de la NTP17799 es un ejemplo
de las regulaciones (buenas prcticas para la gestin de la seguridad de la informacin).

Comprensin del Entorno del Proyecto

El equipo de gerencia del proyecto debe considerar el proyecto en sus
contextos sociales, polticos y medio ambientales.
AMABIENTE SOCIAL. El equipo necesita saber como el proyecto afecta a
la gente y viceversa. Esto demanda un entendimiento de los aspectos
econmicos, demogrficos, educacionales, ticos, tnicos, religiosos y
otras caractersticas de la afectada por el proyecto que pudiera tener
un inters en el proyecto.
AMBIENTE POLITICO. Algunos miembros del equipo pueden necesitar
familiarizarse con las leyes y regulaciones, costumbres y polticas
internacionales, nacionales, regionales y locales que podran afectar el
proyecto.
AMBIENTE FSICO. Si el proyecto afectara los ambientes alrededor del
proyecto, algunos miembros del equipo del proyecto deberan conocer
acerca de la ecologa y geografa local que podran afectar al proyecto o
ser afectados por el proyecto.

Conocimientos y Habilidades Generales

en Administracin

La administracin provee muchas de las bases para construir habilidades en Gerencia de

Proyectos.
La administracin tiene que ver con planificar, organizar, asignar personal, ejecutar y
controlar las operaciones de empresas en marcha, e incluye disciplinas tale como:

oGerencia Financiera y Contabilidad.

oCompras y Adquisiciones.
oVentas y Mercadeo

oContratacin y leyes asociadas.

oManufactura y Distribucin
oLogstica y Distribucin
oPlanificacin estratgica, tctica y operacional.
oEstructuras de las Organizaciones y comportamiento organizacional.

oAdministracin de personal, compensaciones y beneficios.

Habilidades Interpersonales

Alguna de ellas son:

Comunicacin efectiva: El intercambio de Informacin
Influenciar a la Organizacin: La habilidad de hacer que se hagan las cosas

Liderazgo: Desarrollar una visin y estrategia, y alinear a la gente para que lo

logre.
Motivacin: Para lograr altos niveles de productividad

Negociacin y gestin de Conflictos: Convenir con los dems con el fin de

llegar a un acuerdo con ellos.
Solucin de Problemas:
Combinacin de la definicin de problemas,
identificacin, anlisis de alternativas y toma de decisiones.

CONTEXTO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

Un proyecto puede o no formar parte de un programa, pero un programa incluye siempre proyectos.
Se puede obtener beneficios y un mejor control que si se gerencia de manera separada los proyectos.
Un ejemplo de un programa seria un nuevo sistema de comunicaciones va satlite con proyectos para:
El diseo y construccin del satlite y las estaciones terrestres,
La integracin del sistema y

El lanzamiento del satlite.

CONTEXTO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

PORTAFOLIO Y GERENCIA DE PROYECTOS

Un portafolio es una coleccin de Proyectos programas y otros trabajos que

se agrupan para facilitar una gerencia efectiva de dicho trabajo con el fin de
lograr los objetivos estratgicos del negocio.
Los proyectos programas dentro del portafolio pueden no necesariamente
ser interdependientes relacionados de una manera directa.
La asignacin de fondos y el apoyo puede asignarse sobre la base de
categoras de riesgos /beneficios, lneas especificas del negocio, tipos
generales del proyecto, tales como proyectos de infraestructura y mejora de
procesos internos.

PORTAFOLIO Y GERENCIA DE PROYECTOS

Las organizaciones gerencian sus portafolios basndose en objetivos

especficos. Un objetivo de la gerencia de los portafolios es maximizar el
valor del portafolio mediante un examen cuidadoso de los proyectos
candidatos y programas candidatos a ser incluidos en el portafolio, y la
exclusin a tiempo de los proyectos que no cumplen con los objetivos
estratgicos del portafolio.
Otros objetivos son balancear el portafolio entre inversiones incrementales y
un uso eficiente de los recursos.

Los gerentes en los altos niveles de la organizacin o los equipos de

gerentes tpicamente asumen la responsabilidad de la gerencia de los
portafolios de la organizacin.

SUB PROYECTOS
Los proyectos con frecuencia se dividen en componentes mas manejables o
sub-proyectos, aunque estos pueden ser referidos como proyectos y ser
manejados como tales. Para ejecutar los sub proyectos normalmente se
contratan a una empres externa a otra unidad funcional en la organizacin
ejecutora.
Ejemplo de sub proyectos incluyen:
o Sub proyectos basados en los procesos del proyecto, tales como una
fase nica en el ciclo de vida del proyecto.
o Sub proyectos que involucran una tecnologa especializada tal como la
prueba automtica de programas de computo en un proyecto de
desarrollo de software.
o En los proyectos muy grandes, los sub proyectos pueden consistir de
una serie de proyectos mas pequeos.

Tabla comparativa de la Direccin de Proyectos, la Direccin de Programas y

la Direccin de Portafolios
Direccin Organizacional de Proyectos

Proyectos

Programas

Portafolios

Alcance

Los proyectos tienen Objetivos

definidos. El Alcance se elabora
progresivamente a lo largo del
Proyecto.

Los Programas tienen un Alcance mayor y

proporcionan beneficios mas significativos.

Los Portafolios tienen un alcance

Organizacional, que varia en funcin de
los Objetivos de la misma.

Cambio

Los Directores de proyecto prevn

cambios e implementan procesos para
mantener dichos cambios administrados
y controlados.

Los Directores de Programas prevn

cambios que podrn surgir tanto a nivel
interno como a nivel externo al programa y
estn preparados para gestionarlos.

Los Directores de Portafolio monitorean

permanentemente los cambios en un
entorno mas amplio, tanto a nivel interno
como externo.

Planificacin

Los Directores de Proyecto

transforman progresivamente la
informacin de alto nivel en planes
detallados a lo largo del ciclo de vida
del Proyecto.

Los Directores de Programa desarrollan el

Plan general del Programa y crean planes
de alto nivel para guiar la planificacin
detallada a nivel de los componentes.

Los Directores de Portafolio crean y

mantienen los procesos y la
comunicacin necesaria relacionada con
el portafolio global.

Direccin

Los Directores de Proyecto dirigen al

equipo del proyecto, de modo que se
cumplan los Objetivos del mismo.

Los Directores de Programa dirigen al

personal del Programa a los Directores del
Proyecto ; brindan visin y liderazgo global.

Los Directores de Portafolio pueden

dirigir coordinar al Personal de la
Direccin del portafolio de Programas y
Proyectos que tuviera responsabilidad de
informar al directorio global.

xito

El xito se mide por la calidad del

Producto y del Proyecto, la oportunidad,
el cumplimiento del Presupuesto y el
grado de satisfaccin del Cliente.

El xito se mide por el grado en que el

Programa satisface las necesidades y
beneficios que le dieron origen

El xito se mide en trminos del

rendimiento de la Inversin global y la
obtencin de beneficios del Portafolio.

Monitoreo

Los Directores del Proyecto monitorean

y controlan el trabajo realizado para
obtener los productos, servicios
resultados para los cuales el proyecto
fue emprendido.

Los Directores de Programa monitorean el

progreso de los componentes del programa
con el fin de asegurar que se cumplan los
objetivos globales, cronogramas,
presupuestos y beneficios del mismo.

Los Directores de Portafolio monitorean

los cambios estratgicos y la asignacin
global de recursos, los resultados de
desempeo y el riesgo del Portafolio.

Contexto de la Gerencia de Proyectos

Que es una Oficina de Proyectos PMO?
Unidad que centraliza y coordina la direccin de proyectos de la organizacin con el fin
de hacerlos exitosos. Coordina la comunicacin entre los proyectos.

Una Oficina de Direccin de Proyectos (PMO) es una estructura de gestin que

estandariza los procesos de gobierno relacionados con el proyecto, y hace mas fcil
compartir recursos, metodologas, herramientas y tcnicas.
Su responsabilidad va desde un funcin de soporte hasta la responsabilidad de la propia
direccin de uno mas proyectos.

Existen diferentes tipos de estructuras de PMO:

Las PMO de Apoyo: Es de un control reducido. Desempean un rol consultivo para los
proyectos, suministrando plantillas, mejoras prcticas, capacitacin, acceso a Informacin,
lecciones aprendidas de otros proyectos, etc.
Las PMO de Control: Ejerce un grado de control moderado. Proporcionan Soporte y
exigen cumplimientos por diferentes medios Este cumplimiento puede implicar la adpcin
de marcos metodologas de direccin de proyectos, a travs de plantillas, formularios y
herramientas especificas.
Las PMO de Directiva: Ejerce un grado de control elevado. Pueden asumir la direccin
de Proyectos tomando el control de los mismos.

Los Directores de Proyectos y los PMO persiguen objetivos diferentes, pero todos sus
esfuerzos estn alineados a las necesidades estratgicas de lo organizacin.
El Director del Proyecto se concentran en los objetivos especficos del proyecto,
mientras que la PMO gestiona los cambios significativos relativos al alcance del
Programa, que pueden considerarse como oportunidades potenciales para alcanzar
mejor los objetivos del Negocio.
El Director del Proyecto controla los recursos asignados al Proyecto a fin de
cumplir mejor con los objetivos del mismo, mientras que la PMO optimiza el uso de
los recursos de la Organizacin compartidos entre todos los proyectos.
El Director del Proyecto gestiona las restricciones (alcance, cronograma, costo,
calidad, etc. ) de los proyectos individuales, mientras que la PMO gestiona las
metodologas, estndares, riesgos/ oportunidades globales, mtricas e
interdependencia entre proyectos a nivel de empresa.

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Es la serie de fases por la que atraviesa un proyecto, desde su inicio hasta su cierre .
Estas fases se determinan en base a las necesidades de gestin y se pueden dividir por objetivos
funcionales, resultados parciales u intermedios, hitos especficos disponibilidad financiera.

La mayor parte de los ciclos de vida

comparten algunas caractersticas comunes:

El costo y los niveles de personal

generalmente son bajos al inicio, llegan
a un tope durante las fases intermedias
y caen rpidamente a medida que el
proyecto llega a su cierre.
El nivel de incertidumbre es alto y por
eso, el riesgo de fallar en el logro de los
objetivos es mayor al inicio del proyecto.
La certeza de trmino usualmente va
aumentando conforme el proyecto
avanza.

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

La habilidad de los involucrados en el proyecto de influir en las caractersticas finales del
producto del proyecto y los costos finales del proyecto son mayores al inicio, y disminuyen
progresivamente a medida que el proyecto avanza. Un elemento que contribuye en gran
parte a este fenmeno es que el costo de los cambios y de las correcciones de errores
aumentan a medida que el proyecto continua.

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen:
Que trabajo tcnico se debe realizar en cada fase (por ejemplo: en que fase se debe
realizar el trabajo de Control de Calidad? ).

Cuando se deben generar los productos entregables en cada fase y como se revisa,
verifica y valida cada producto entregable.
Quien esta involucrado en cada fase (por ejemplo, la ingenieria concurrente requiere
que los implementadores estn involucrados en las fases de requisito de diseo).
Como controlar y aprobar cada fase.

Los Grupos de Proceso de la Gerencia de Proyectos que propone PMBOK:

INICIO: Define el proyecto una nueva fase. Se define el alcance inicial y se compromete los recursos financieros inicia
les. Se identifican los Interesados internos y externos que ejercen influencia sobre el resultado global del proyecto. Se
nombra al Director del Proyecto y al aprobar el Acta de Constitucin del Proyecto, este queda oficialmente autorizado.
PLANIFICACIN: Define el plan detallado del Proyecto considerando las 10 reas de Conocimientos y establece
finalmente una lnea base. La naturaleza compleja de la direccin de Proyectos puede requerir el uso de reiterados
ciclos de retroalimentacin para un anlisis adicional, cambios a lo largo del su ciclo de vida que generan cambios en
los proceso de Planificacin e incluso a los de inicio, a esto se llama elaboracin progresiva para indicar que la
planificacin y la documentacin son actividades iterativas y continuas.

EJECUCIN: Ejecuta el Plan del Proyecto establecindose mecanismos de comunicacin y aseguramiento de calidad
adecuados para el proyecto. Frente a los resultados que se van obteniendo se puede requerir una actualizacin de la
Planificacin y una revisin de la Linea Base (solicitudes de cambio), lo que puede incluir cambios en la duracin de las
actividades, disponibilidad de los recursos as como riesgos no previstos.
SEGUIMIENTO Y CONTROL: Realiza el control de las desviaciones de lo ejecutado versus lo planeado en la lnea base,
tomando acciones correctivas para cada una de ellas. Su fortaleza esta en que sta medicin y anlisis se realiza a
intervalos regulares.
CIERRE: Se obtiene la aceptacin del Cliente Patrocinador para el cierre formal del proyecto Fase. Se actualiza y
archiva la documentacin relevante del proyecto, obteniendo lecciones aprendidas que permitan desarrollar mejores
proyectos futuros.