Departamento de Ingeniera

Universidad de Concepcin

Proyecto Gestin
informtica
Empresa Factotal

Integrantes: Felipe Prez S.

Claudio Torres M.
Profesor: Ingrid Grnewald
Marcela Varas
Ilse Gutirrez
Fecha de entrega: 2 de Junio del 2014

Introduccin
En el presente trabajo se dar a conocer cmo funciona la empresa Factotal dando a
conocer su visin, misin, objetivos estratgicos y procesos de negocio.
Posteriormente se analizara un mbito organizacional de Factotal obteniendo los
procesos negocios para un rea de esta. Una vez hecho esto se analizara la arquitectura
actual y buscara formas de mejorar los procesos a travs de tecnologas de informacin.
Para finalizar se postularan proyectos para cumplir con los requerimientos de los
usuarios y se analizara su factibilidad entregando calendarizacin para este.

1.1 Misin
La misin de Factotal consiste en proveer de liquides a las pymes operando sus cuentas
por cobrar (letras, cheques, facturas, pagars).
1.2 Visin
Innovar en tecnologas que permitan hacer ms giles las transacciones financieras. Y
buscar integracin horizontal incorporando nuevos productos financieros, que permitan
entregar un servicio ms integral para satisfacer las necesidades financieras de sus
clientes.
1.3 Objetivos estratgicos
Practicar un desarrollo sustentable que nos permita Innovar en tecnologas para hacer
ms giles las transacciones financieras.
Incorporar nuevos productos financieros que nos permita proyectarnos en el tiempo.

1.4 Stakeholders
El grupo de inters son los siguientes:
Bancos: se ven afectados como proveedores, son los prestamistas de Factoral
Inversionistas: compran bonos a corto plazo a Factotal
Empresas compuestas y unipersonales : solicitan el servicio de Factotal como
clientes
1.5 Procesos de negocio

Proceso de pago a los funcionarios

Proceso de captura de clientes leasing
Proceso de Leasing (arriendo maquinaria )
Proceso de ingreso de empleados al sistema.
Proceso de entrevista de nuevos empleados.

Para Factotal se presentan los siguientes procesos de negocio para el rea de comercial:

Proceso de Compra y verificacin de facturas (Operativo): consiste en comprar

la factura al cliente pagando a este un porcentaje del valor (de la factura) y
adquiriendo los derechos (de cobranza) sobre el documento.

Proceso de Cobranza de Documentos (Post venta): consiste en buscar nuevos

clientes que estn interesados en hacer negocios con la empresa y evaluarlos
correctamente para ver si no presentan un riesgo muy grande.

Proceso de Bsqueda de nuevos clientes (Innovacin): consiste en indicar al

deudor que Factotal es el nuevo dueo de la factura para que este no le pague el
dinero al cliente, y confeccionar una buena ruta de cobranza.

1.6 Estrategia informtica de la organizacin

Factotal cuenta con una estrategia externalizada en cuando a software. El desarrollo,
mantencin y la administracin los respaldos de informacin son realizados por Sonda
(Empresa externa especializada en tecnologas de informacin). En el caso del hardware
la empresa tiene la estrategia de cambiar los computadores cada tres aos.
Y consta con un plan de respaldo a cargo de Sonda.

2.1 mbito Organizacional

Elegimos el rea comercial debido a que es al que mayor acceso tenemos, adems de ser
el sector de la empresa que ms ocupa los sistemas informticos

Para los procesos adems hemos considerado el rea de cobranzas dentro de las
sucursales que involucra a los ejecutivos contables y recaudadores.
2.2 Informantes clave
A nivel estratgico y tcnico:
Octavio Prez. Agente zona Sur
Jeannette Cartes. Agente sucursal Concepcin.

3.1 Arquitectura de Sistema

Los agentes, ejecutivos, secretaria y la directiva utilizan computadores con Windows
XP en los cuales acceden a los distintos mdulos de la plataforma de factoring de Sonda
(distintas prioridades de acceso a informacin) y utilizan Microsoft Outlook para
mandar correos.

3.2 Arquitectura tecnolgica

Factotal cuenta con computadores de escritorio para sus empleados en el rea comercial
(Secretaria, ejecutivos y agentes). Tiene una red interna capaz de conectar distintas
sucursales (de diferentes ciudades) y un servidor propio. Disponen de conexin a
Internet para comunicarse con sus clientes.

4 Lista de Necesidades TI actuales y futuras por proceso de negocio.

Actualizacin automtica de estados del negocio para el cliente:
Se plantea la posibilidad de informar al cliente en todo momento del estado de su
negocio de manera automtica a medida que se va procesando, para ayudar a aliviar la
ansiedad de estos en das crticos como por ejemplo un da viernes en cierre de mes. Se
propone que sea con interfaz web y acceso a celulares para que el cliente tenga acceso
en todo momento.
Apoya al proceso de compra de documentos.

Notificaciones 15 das antes de fecha de vencimiento del cobro:

Se necesita que se notifique 15 das antes de la fecha en que vence el documento para
asegurarse de poder efectuar todos los trmites necesarios a tiempo y no encontrarse con
problemas a ltima hora de que el Deudor se vea imposibilitado a pagar o que le haya
pagado al cliente en vez de a la empresa.
Apoya al proceso de cobranza, es la necesidad a la cual ms nfasis se le dio y que no
saban por qu no estaba implementado en el sistema.

Correos automticos para empresas deudoras para pedir una hora que les
acomode para retirar los pagos.
Se solicita que se emplee un sistema automtico de envo de correos para preguntar a las
empresas deudoras en que da especfico y rango horario les acomoda para poder retirar
el cheque, para los deudores que no respondan a los correos se proceder con el mtodo
usual utilizado hasta el momento.
Apoya al proceso de cobranza.

Aplicacin con GPS para indicar tiempo restante para cobrar

Una aplicacin con GPS que le indique a los cobradores cuanto tiempo le falta para
poder llegar a la siguiente cita para buscar el cheque y que permita al empleador
asegurarse de que el cobrador est trabajando cuando utiliza la el vehculo de la empresa.
Software de ruteo:
Debido a que las sucursales cuentan con slo un vehculo para efectuar labores de
cobranza y entrevistas con potenciales nuevos clientes se necesita de un software capas
de efectuar las rutas diarias de manera ms ptima y determinar cuando sea posible
utilizar el vehculo para todas las citas o cuando se deba usar medios de transporte
pblico.
Apoya a los procesos de cobranza y de bsqueda de nuevos clientes.

IPhone con mini proyector y aplicacin para ingresar negocios para ejecutivos:
Gran parte de los clientes decide optar por Factotal por el trato que tiene con los
ejecutivos y por el servicio que ofrece la empresa en comparacin a la competencia, no
por el precio, al tener una presentacin hace la entrevista ms enriquecedora lo cual
ayuda a captivar a la porcin de clientes que se dejan llevar por lo innovador, adems de
que al constar con una aplicacin para los celulares en los que puedan cotizar negocios
se captara mucho mejor el inters del cliente ante la posibilidad de empezar a efectuar
negocios de inmediato.

5.1 Evaluacin arquitectura de sistemas

Factotal cuenta con softwares bsicos para el rea comercial (Windows XP con Outlook
para el envo de correos). Esta no necesita mucho ms para su buen funcionamiento,
pero al contar con programas tan limitados puede que en futuro sea necesaria una
actualizacin de software.
Windows XP, hace pocos meses dejo de tener soporte, lo cual sera una desventaja para
la empresa al verse ms vulnerable a ataques informticos. Por otra parte el sistema de
factoring de Sonda es bastante robusto y consta con sistemas de login seguro.
Una ventaja de esta arquitectura tan simple es la fcil adaptacin que tendran los
nuevos empleados. Con conocimiento bsico de computacin bastara.

5.2 Evaluacin arquitectura tecnolgica

Factotal cuenta con computadores de gama media para sus empleados. Para el uso que
se les da, les basta y sobra. Cambindolos cada dos aos como indica su estrategia
informtica no tendran problemas.
Su red interna y su servidor propio le ayuda a no tener que depender sistemas externos,
pudiendo proteger sus propios datos privados. Como evaluacin general se puede decir
que la arquitectura tecnologa es bastante correcta para el uso que se le da, pero se
podran agregar nuevos productos tecnolgicos como celulares inteligentes
5.4 Evaluacin de la continuidad operacional y la seguridad informtica:
La empresa tiene un seguro contra robos, pero no tiene contra desastres naturales. Esta
no est preparada para imprevistos. Si se cortara la luz no se podra continuar trabajando,
perdiendo tiempo valioso.
Toda la informacin relevante de la empresa est el servidor propio donde solo los
computadores de la empresa pueden ingresar gracias al sistema creado por Sonda. El
sistema es seguro, pero la falencia la presentan los computadores que tienen como
sistema operativo Windows XP, este ha dejado de tener soporte hace pocos meses
dejando vulnerable a ataques informticos.
6.1 Arquitectura de SI
Factotal para cumplir con cada uno de las mejoras a los procesos mencionadas en la
captura de necesidades debera aumentar el nmero de software adquirido. Ya no
bastara solo un computador con Windows XP y Outlook.
Para la mejora del proceso de Compra y verificacin de facturas sera necesaria la
compra o desarrollo de una aplicacin mvil capaz de actualizar automticamente el
estado de los negocios de acuerdo a la informacin compartible.
Para la mejora del proceso de Cobranza es necesario la compra o desarrollo de un
software que pueda planificar las rutas de cobranza.
Para mejorar el primer proceso es necesario agregar funcionalidades extra al sistema de
Sonda que seran el envo automtico de correos y notificaciones recordatorias para los
negocios.
6.2 Arquitectura TI
Factotal para lograr las mejoras en los procesos debera comprar nuevos productos
tecnolgicos aparate de sus computadores, redes y servidor propio.
Para la mejora del proceso de cobranza de documentos es necesaria la compra de
equipos mviles que incluyan GPS. Estos sern utilizados por los recaudadores para
generar una ruta de cobranza.
Para la mejora del proceso de bsqueda de nuevos clientes es necesaria la compra de un
proyector porttil y un celular inteligente para el encargado de la bsqueda. Con esto
podr hacer presentaciones ms cautivadoras para los posibles nuevos clientes y
permitir ingresar los datos de los clientes inmediatamente.

6.3 Otras Propuestas

Las siguientes propuestas no se analizaron anteriormente:
Actualizar el sistema operativo de los computadores.

7.1 Descripcin de Proyectos

Implementacin de actualizacin automtica para clientes.

El traspaso de la informacin de cada negocio se realiza a travs de la
plataforma existente. No hay asistencia en terreno por lo que el ingreso de
informacin se hace en las oficinas de cada sucursal. Como el trmite de evaluacin del
negocio puede durar uno o ms das el cliente debe esperar a que se termine el ciclo del
proceso.
En base a soluciones mviles a empresas se puede proponer un sistema de consulta
para que el usuario pueda ver en cualquier momento el estado de su aprobacin en
trmite de su factura y el monto aprobado a travs de su dispositivo mvil. La
implementacin consistira de un servidor y un software que se encargue de enviar
la informacin correspondiente extrayendo los datos desde la base de datos
existente de la compaa. La notificacin del monto aprobado se realiza una vez que se
haya resuelto la negociacin de manera automtica, es decir, cuando la directiva
aprueba o rechaza un negocio registrndolo en su sistema.
Como supuesto se considera que la mayora de los telfonos mviles de hoy
integran exploradores de internet y aplicaciones de correo electrnico, el sistema puede
notificar al correo del cliente de manera automtica una vez concretado el ciclo de
evaluacin y tasacin. La idea considera adems servicio de mensajera de texto para
avisar al cliente sobre la resolucin de la negociacin para que este revise su correo
electrnico para informarse de detalles.
Este servicio sera opcional y requerira de la creacin de una cuenta de usuario para el
cliente. Factotal podra efectuar un cobro fijo adicional al cobro fijo que se efecta en
las transacciones, o bien podra implementarse como un plus al servicio que se le hace a
los clientes.
De la integracin de un sistema de notificacin y de consulta se deducen los
siguientes beneficios:
Servicio de mejor calidad. Entrega la seguridad al cliente de que una vez
terminado el proceso de evaluacin la informacin ser enviada a su correo de manera
que no tenga que estar yendo o llamando a la sucursal para preguntar por el estado de su
factura.
Reduce la carga al personal. Ya que el ejecutivo no tiene que estar notificando al cliente
sus facturas y puede atender de forma ms holgada a potenciales clientes.

Costos
- Servidor de correo que enve los datos a los clientes.
- Contratacin de servicios de una empresa desarrolladora del software que
efectuar la tarea de notificar a los clientes y resuelva consultas.
- Personal encargado de interactuar con la empresa desarrolladora.
- Mantencin del servicio.
- Actualizaciones de software.

Mejora en el rea de cobranza:

Se plantea la implementacin de un sistema de notificaciones automticas 15 das
(tiempo propuesto por el Agente zonal) antes de la fecha de vencimiento del documento
comprado y un sistema de envo automtico de correos para consultar por los horarios
para armar las rutas de cobranza, en conjunto a esto se implementara un software de
ruteo para efectuar de manera ms efectiva las rutas que hacen los cobradores con el
vehculo de la empresa, una aplicacin mvil para dispositivos Android ( por el bajo
costo ) que haga uso del GPS para informar a la empresa de la posicin de estos con el
fin de corroborar el correcto uso del vehculo, y que le informe al cobrador el tiempo
restante que tiene para concretar las citas y que se conecte con la aplicacin de ruteo
para acceder a los mapas.

Los beneficios que estas mejoras entregan son:

Al notificar con anticipacin de los cobros que se avecinan, se evita problemas que
puedan surgir a ltimo momento.
Al ser un sistema automatizado se ahorra tiempo al consultar a los deudores de qu
forma va a realizar el pago mediante el correo.
No existe el acoso de la cobranza llamando excesivamente en horas pocos prudentes al
deudor, lo cual resulta molesto en algunos casos.
El recorrido que hace el cobrador es realizado de forma automtica y no tendr errores.
El cobrador est al tanto de cunto tiempo le queda para realizar el cobro y el prximo,
es beneficioso ya que ste se asegurara de efectuar la cobranza a tiempo.
Se podr rastrear en donde est el cobrador (aplicacin para la empresa) y as se podr
verificar que est realizando su trabajo.

Costos:
1- Se debe proveer a los cobradores con equipos Smartphones con el sistema
operativo Android.
2- Se debe contratar planes de internet mvil para cada cobrador para que pueda usar su
Smartphone.
3- Se debe contratar a una empresa, que realice el desarrollo de software en
aplicaciones mviles en el sistema operativo Android, para desarrollar la aplicacin de
cobranza.
3- Se debe comprar una solucin de ruteo o bien implementar una propia ya que no se
necesitan todos los servicios por los que se paga en los softwares grandes.

Mejoras para la bsqueda de nuevos clientes:

Para este caso se presentan mejoras del rea tecnolgica de entregar un IPhone a los
ejecutivos con un mini proyector y la creacin de una presentacin multimedia que
resulte atractiva para los potenciales nuevos clientes con fin de cautivarlos ms
fcilmente. Y una aplicacin para el celular la cual le permita cotizar negocios en las
reuniones si es que el cliente desea empezar a hacer negocios de inmediato.
Se considera tambin el uso del software de ruteo adquirido en el proceso anterior para
coordinar de mejor manera las reuniones con los clientes.
Los beneficios que se desprenden de esto:
Se obtiene un modo ptimo de planear las rutas de visitas con lo cual para
cuando se tienen muchos clientes a los cuales visitar, no se llegue atrasado o
falte a ninguna reunin.
2. Con el proyector portable se puede hacer una mini presentacin multimedia que
cautive con ms facilidad a los futuros clientes, y con la aplicacin mvil para ingresar
los datos de los clientes, estos podrn empezar a hacer negocios ese mismo da y
no debern esperar a que el ejecutivo llegue a la oficina para ser ingresados al sistema.
Por otra parte esto agiliza el trabajo del ejecutivo.
Costos:
Se debe incurrir en el costo de dar acceso online con compatibilidad mvil al mdulo de
los ejecutivos en la plataforma.
Adquirir IPhones para todos los ejecutivos, cuyo costo es reducido gracias al convenio
con movistar.
Comprar un par de mini proyectores por oficina y contratar a alguien para que prepare
una presentacin multimedia atractiva.

7.2 Calendarizacin.

Dado que el proceso de especificacin de requerimientos es una fase crucial para

el desarrollo del diseo del software y posteriormente para la implementacin de ste,
se han considerado 2 semanas para realizar este proceso, ya que, en este periodo se
puede madurar la idea y a la vez salir nuevas necesidades que satisfacer el cliente.
- El diseo del sistema es otro proceso crucial para la posterior implementacin
del software, ya que, al tener un buen diseo del software facilita la
implementacin del software, ya que, est todo documentado y solo hay que
seguir lo especificado en el diseo del software, por esto le damos importancia al
diseo y consideramos 3 semanas.
- Consideramos 7 semanas para la implementacin, pues el sistema que se ha de
realizar necesita tener una interconexin entre diversos dispositivos mviles y a la
vez un controlador que de las alertas correspondientes y realice los clculos de las
rutas para los cobradores, no consideramos ms tiempo pues como se ha dado 2
semanas para la especificacin de requerimientos y 3 para el diseo del software, se ve
repercutido que el tiempo de la fase de implementacin sea menor del esperado, pues no
habrn cambios en la especificacin de requerimientos ni diseo.
A dems esta fase incluye igual la cotizacin y compra de los equipos necesarios
para el proyecto.
- Posteriormente tenemos un periodo de prueba de 6 semanas para el testing software,
pues se necesita probar el software en diversos lugares en los cuales se
realizaran las cobranzas para poder ver si se produce algn error en los datos
entregados por el software. Las 3 ltimas semanas se realizan a la par con el
periodo de prueba y capacitacin del personal, ya que en esta fase los mismos
usuarios del software pueden encontrar errores que los desarrolladores han pasado por
alto.
- Por ultimo como antes se haba mencionado el periodo de prueba y
capacitacin del personal se encarga de afinar detalles en el software y a la vez ensear
cmo se debe usar a los usuarios mediante capacitacin, para que los usuarios se
familiaricen con el software y puedan sacar el mximo potencial del software
realizado.
Se considerar este tiempo para la realizacin de la aplicacin mvil para los clientes, la
creacin del software de ruteo y el acceso distante a la plataforma para los ejecutivos, ya
que pueden ser realizados de forma paralela, consideramos que el trabajo que se ajuste
ms a este tiempo ser el de cobranza pues es el que lleva ms tiempo de
implementacin debido a la parte de ruteo.

Conclusin
En este informe se dio a conocer los procesos que se van a mejorar de la empresa
Factotal, mostrando las soluciones que nosotros hemos planteado para estos.
Las soluciones que se presentan estn vinculadas con las tecnologas de informacin
los cuales brindan un gran apoyo, ya que, a los usuarios de la aplicacin le mostrar la
informacin respectiva a su trabajo y los ayudar a que optimicen su tiempo.
Tambin podemos concluir que el valor agregado de la empresa se ve incrementado,
pues, al implementar estas mejoras se realizan automatizaciones de procesos, los cuales,
antes de implementar la solucin planteada no eran ptimos y se deban realizar
clculos de manera manual. Como estos procesos ya no se realizan de la forma que se
realizaban anteriormente descritas, se optimizan estos procesos pues los clculos
necesarios se realizan automticamente, logrando ganar tiempo, el cual, se puede
utilizar para hacer ms actividades que generen recursos para la empresa.

Anexos
Anexo 1: Mapa de procesos de negocio.

Anexo 2 Arquitecturas de solucin evaluadas

La empresa actualmente no dispone de una arquitectura adecuada para las siguientes
mejoras propuestas:
Implementar una aplicacin mvil que actualice automticamente el estado de los
negocios de acuerdo a la informacin compartible, para que el cliente se sienta ms
cmodo y menos ansioso.
Sera necesario contar con software especfico para la empresa. Se tendra que contratar
una empresa externa.
Entregar una notificacin automtica 15 das antes de la fecha de cobro para
evitar posibles problemas que se presenten con los pagos.
Sera necesario contar con software especfico para la empresa. Este no presenta una
gran complejidad al ser solo una herramienta de notificacin. El desarrollo para solo una
notificacin quizs no valga la pena.
Enviar un formulario automtico a los clientes que decidan pagar con cheque 3
das antes de la fecha de pago para acordar un da especfico y un rango horario
para poder recoger el dinero.
Para esto no es necesario un software y lo podra realizar la secretaria.
Software de ruteo para planificar las rutas de cobranza
Sera necesario contar con software especfico para la empresa.

Dispositivo mvil con GPS para los recaudadores

Es necesaria la compra de mviles inteligentes, al no contar con muchos recaudadores,
no sera un gran desembolso de dinero para la empresa
Celular inteligente para los ejecutivos y un proyector portable para poder hacer
presentaciones ms cautivadoras para los clientes, y que permita ingresar los datos
de los clientes de inmediato.
Es necesaria la compra de mviles inteligentes y un proyector portable.

Anexo 3 Criterios de evaluacin de arquitectura

Para la eleccin de la nueva arquitectura se tom en cuenta el costo de desarrollo y la
utilidad que esta podra entregar a la empresa.
De las mejoras propuestas se mantuvieron las siguientes:
Implementar una aplicacin mvil para clientes: el desarrollo de una aplicacin
mvil no es tan costosa y tampoco cuenta con muchos requisitos funcionales, por lo que
la empresa podra tener fondos
Software de ruteo para planificar las rutas de cobranza: El desarrollo de este
software no es complejo y el dinero ahorrado en combustible compensara el coste de
desarrollo

Dispositivo mvil con GPS para los recaudadores: El precio de los celulares
inteligentes no es costoso y el tiempo optimizado y combustible lo compensara. Esta
mejora va de la mano de la anterior.
Celular inteligente para los ejecutivos y un proyector portable: Conseguir nuevos
clientes traera ms beneficios que la compra de celulares inteligentes.

Anexo 4: Criterios de evaluacin de proyectos.

Los proyectos no fueron evaluados desde el punto de vista de arreglar problemas
existentes con el modo actual de operar puesto que los trabajadores encontraban que el
modo en que se efecta es el ideal a excepcin del sistema de notificaciones que lo
queran implementado, el resto de las mejoras fueron propuestas como mejoras en el
servicio entregado y en la facilidad de operacin de los empleados.

Anexo 5: Pauta de captura de informacin

Planilla Proceso
Preparado por: Felipe Prez
Revisado por: Claudio Torres
Validado por: Octavio Prez
Fuente Informacin (actor) agente Zona Sur
Nmero Reunin 1

Fecha: 20/05/2014
Fecha: 20/05/2014
Fecha: 20/05/2014

1. Proceso: Compra y verificacin de facturas. 2. Responsable:

3. Participantes (actores involucrados en el proceso):
- Cliente ( Clientes de la empresa )
- Ejecutivo ( Encargado de atender a los clientes y captar nuevos )
- Cobranza (Ejecutivos encargados de cobrar cheques, facturas, etc.)
- Deudor ( Empresa que contrat los servicios del cliente y le debe dinero )
- asistente ( Secretaria )
- agente de sucursal ( Encargado de los ejecutivos de la sucursal )
- agente zonal ( Encargado de los agentes de sucursales )
- Directiva ( Gerente de riesgo, dueo de la empresa, presidente )
- analistas ( Departamento de anlisis )
- Tesorera ( Encargados de manejar el dinero de la empresa )
4. Descripcin (objetivo):
El cliente interesado se dirige a la oficina, para discutir la venta de su documento y el
respectivo precio por este. El ejecutivo revisa la factura y ofrece por ella una taza tentativa. Si el
cliente no est de acuerdo entonces el proceso se da por terminado ya que la negociacin
es abortada, de lo contrario el ejecutivo enva la factura al departamento de cobranza.
El departamento de cobranza recepciona la factura y se contacta con el deudor con el fin de
corroborar la veracidad del documento consultndole por este. El deudor por su parte revisa la
factura y notifica al departamento de cobranza sobre la validez del documento. El departamento de
cobranza determina cancelar la negociacin si el documento no tiene respaldo, es decir, el
bien o servicio otorgado no existe, de no ser el caso se determina continuar con el procedimiento
del negocio entregando la factura a los asistentes.
El asistente que recibe la factura ingresa los datos al sistema y enva el negocio al
workflow del ejecutivo. Este ltimo recibe el negocio en workflow, completa los datos restantes
como el precio tentativo, informacin sobre DICOM, etc. y enva el negocio al agente de
sucursal.
El agente recibe el negocio y procede a evaluar al deudor para comprobar la factibilidad del
negocio: si este no resulta factible por algn motivo, el negocio no se lleva a cabo, de lo
contrario enva el negocio al agente zonal quin despus de recibir el negocio evala nuevamente
al deudor, ajusta el precio para que el negocio sea rentable. Si el negocio no es factible
por alguna razn el negocio es cancelado de lo contrario el negocio es enviado a la directiva.

La directiva evala el negocio enviado por el agente zonal, ajusta el precio y verifica que el
negocio sea factible: si el negocio no es factible este se cancela, de lo contrario se notifica
el negocio al ejecutivo.
El ejecutivo despus de recibir el negocio con toda la informacin correspondiente,
otorgada por las dems departamentos involucrados, notifica al cliente los trminos y condiciones
del acuerdo. Si el cliente por su parte no le parece rentable o no est de acuerdo con el negocio,
este es cancelado. Si el cliente expresa estar de acuerdo con el negocio el ejecutivo procede a
notificar la confirmacin a la directiva. La directiva notifica la confirmacin del negocio con
todos sus detalles a los analistas donde estos ltimos imprimen la transaccin entregndosela
posteriormente al departamento de tesorera.
Finalmente tesorera emite el pago al cliente.
Objetivo: Comprar la factura al cliente pagando a este un porcentaje del valor (de la
factura) y adquiriendo los derechos (de cobranza) sobre el documento.

5. Clientes: Personas interesadas en vender documentos

6. Proveedores: Bonos a corto plazo de los inversionistas y lnea bancaria
7. Informacin Asociada1
-Tasas promedio de los ejecutivos, Dicom de los clientes, sus asociados y Deudor.
-Promedio de ventas mensuales de los clientes, lnea de crdito ocupada con factotal, cantidad de
deuda con la banca, monto de morosidad y deuda vigente.
-Informacin de contacto de los deudores (telfono, correo, direccin).
8. Indicadores de Gestin
Cantidad recuperada de clientes, es decir clientes que vuelvan a hacer negocios con el factoring
despus de un negocio exitoso.
Porcentaje de lnea ocupado, se busca que el ejecutivo maximice las lneas de crdito de sus
clientes en lo posible.
Ausencia de negocios fraudulentos para los agentes.
9. Sistemas que intervienen/apoyan actualmente
Solucin factoring de Sonda, Microsoft Outlook
10. Problemas
Dado que la empresa tiene que contactar a la empresa deudora con el fin de confirmar la factura, el
proceso se puede retrasar porque depende de la disponibilidad de la parte deudora. Mientras no
se pueda obtener la informacin necesaria, el negocio no se concreta, a veces pueden pasar
varios das y en ese proceso el cliente puede decidir no efectuar el negocio.

11. Propuestas de los usuarios

Aplicacin mvil que actualice automticamente el estado de los negocios de acuerdo a la
informacin compartible, para que el cliente se sienta ms cmodo y menos ansioso.
12. Referencia a otras soluciones (software, empresas del rubro, etc.) y mejores prcticas
De acuerdo a la experiencia laboral de los entrevistados no han operado de mejor forma ni
ocupado un mejor software que en la empresa actual.
Previamente se utilizaba un software diseado por Dimensin del cual se migr al no ser capaz de
aguantar el workload a medida que la empresa creci y funcionaba demasiado lento.

13. Requerimientos
Funcionales:
Debe mandar una notificacin por correo una sea aprobado / rechazado.
Debe permitir ingresar con una cuenta personal para cada usuario.
Se debe mantener actualizado los pasos en el que va el negocio del cliente.

No funcionales:
Debe ser implementado en una interfaz web compatible con dispositivos mviles
Y como aplicacin para Android / IOS.

14. Observaciones (referencia a otra documentacin, otros no considerados previamente)

15. Diagramas

16. Actividades del Proceso:

Planilla Actividad/Etapa.
Proceso:
Preparado por: Felipe Prez
Revisado por: Claudio Torres
Validado por: Octavio Prez
Fuente Informacin (actor) Agente zona sur
Nmero Reunin 1

Fecha: 20/05/2014
Fecha: 20/05/2014
Fecha: 20/05/2014

1. Actividad/Etapa: Cobranza de documentos

2. Responsable:
3. Participantes (actores involucrados en el proceso):
-Cobranza ( Ejecutivo encargado )
-Deudor ( Empresa emisora del documento )
-Recaudador ( empleado de cobranza encargado de recaudar el dinero )
4. Descripcin (objetivo):
Cuando llega el momento de recaudar los cobros a las empresas deudoras, el
departamento de cobranza de la empresa Factual, se encarga de notificar a las
diferentes entidades que han solicitado del servicio de prstamo entregado por la
empresa Factual.
Las notificaciones que entrega el departamento cobranza son realizadas mediante el
envo de un correo electrnico o por medio de una llamada telefnica a los encargados
de la empresa que ha solicitado los servicios financieros que entrega la empresa
Factual.
En el momento de contactarse el departamento de cobranza con la empresa deudora,
a sta se le notifica que la factura a nombre del cliente, que ha solicitado los servicios
de Factotal, se encuentra cerca del periodo de pago y esa deuda debe ser pagada a la
empresa Factotal.
Luego de haber contactado y avisado al cliente, el departamento de cobranza le
pide al cliente que indique el mtodo de pago y fecha que va a saldar su deuda.
Los mtodos de pago a los que pueden optar los clientes de la empresa
Factotal, son mediante una trasferencia electrnica o a travs del pago por medio de un
cheque.
En el caso que el cliente decida pagar por medio de una transferencia electrnica
esta se realiza de forma directa del cliente a la cuenta de la empresa Factotal y solo se le
pide al cliente que diga la fecha en que realizar el depsito. En cambio si el cliente
decide pagar por medio de un cheque, el proceso de cobranza es ms complicado, ya
que, se debe acordar una fecha y un horario rango horario, en el cual, el cliente se
encuentre el cliente disponible, para que el recaudador del departamento de cobranza se
dirija al lugar acordado para la entrega del cheque.
Luego el departamento de cobranza al tener la lista de todos los clientes que

realizan el pago por medio de cheques, ste departamento disea de manera manual una
ruta de recaudacin, para que, el recaudador pueda realizar la recoleccin de la mayor
cantidad de pagos, que entregan los clientes, y como segundo objetivo, para la
recaudacin de pagos, es tratar de utilizar la menor cantidad de tiempo en recorrer la
ruta que se le ha asignado al cobrador.

5. Clientes: Deudores ( empresas que emiten los documentos )

6. Proveedores: Inversionistas, Cuenta bancaria.
7. Informacin Asociada2
- Informacin de contacto de clientes y Deudores (nmero telefnico y correo )

8. Indicadores de Gestin
- Porcentaje de recaudo mensual: si es cercano al 100% (con unos 5 das de gracia) es
un buen indicador, si supera el 100 % debido a que se cobr anticipado, es un muy buen
indicador.

9. Sistemas que intervienen/apoyan actualmente

Microsoft Outlook

10. Problemas
- Si la empresa deudora se va a quiebra, y el cliente no puede devolver el dinero, no hay
modo de recuperar lo que se pag.
- Las rutas de cobranza son efectuadas sin software, por lo que no son necesariamente
las ms efectivas.

11. Propuestas de los usuarios

- Entregar una notificacin automtica 15 das antes de la fecha de cobro para evitar
posibles problemas que se presenten con los pagos.
- Software de ruteo para planificar las rutas de cobranza.

12. Referencia a otras soluciones (software, empresas del rubro, etc.) y mejores
prcticas

13. Requerimientos
Funcionales:
Se debe notificar 15 das antes a cobrar el dinero de manera automtica.
Se debe enviar un correo automtico al deudor 3 das antes de la fecha de cobro
acordada con un formulario para planificar un rango horario para efectuar la bsqueda
del dinero en caso de ser cheque.
Se debe entregar las rutas a tomar para cada da.
No funcionales:
La notificacin debe ser notificada como vista para que desaparezca.
Que el sistema sea implementado de forma local.

14. Observaciones (referencia a otra documentacin, otros no considerados

previamente)

15. Diagramas

Preparado por: Claudio Torres

Revisado por: Felipe Prez
Validado por: Jeannette Cartes
Fuente Informacin (actor) Agente sucursal
Nmero Reunin 1

Fecha: 20/05/2014
Fecha: 20/05/2014
Fecha: 20/05/2014

1. Proceso: Bsqueda de nuevos clientes

2. Responsable:
3. Participantes (actores involucrados en el proceso):
Cliente:
Ejecutivo
4. Descripcin (objetivo):
Un ejecutivo pide una cita con un potencial cliente, este debe ingresar el rango de
tiempo que el potencial cliente le ofrece a una plantilla en la oficina, la cual es utilizada
para calcular las rutas de visitas de los distintos ejecutivos. El ejecutivo se dirige a su
oficina en el horario acordado, y le informa de los distintos servicios y ventajas que
tiene un factoring y luego le informa de las ventajas que tiene Factotal en particular
dentro del mercado, esto puede ser acompaado con un trptico. Luego de que el
ejecutivo converse con el potencial cliente y si este est de acuerdo, firma un contrato
de factoring y un pagar en blanco, luego de esto el ejecutivo debe ingresar el cliente al
sistema, el rubro, promedio de ventas mensuales, estado de DICOM actual, y
fotografas de su empresa.

5. Clientes: Empresas interesadas en vender documentos.

6. Proveedores: Inversionistas , Cuenta bancaria
7. Informacin Asociada3
Facturacin mensual, Dicom del potencial cliente y de sus asociados.
Grupo econmico al que pertenece.
Deuda con la banca.

8. Indicadores de Gestin
- Cantidad de nuevos clientes asociados a la cartera cada mes.

9. Sistemas que intervienen/apoyan actualmente

Sistema de Factoring Sonda.

10. Problemas
Se consta de un solo vehculo para todos los ejecutivos, adems de no constar con las
rutas ms ptimas para acomodarse a los tiempos de los clientes a visitar cuando hay
varias visitas agendadas para un mismo da.
El nico material de apoyo para la reunin del ejecutivo es un trptico informativo por
lo cual es posible que no se capture en la totalidad la atencin del potencial cliente.

11. Propuestas de los usuarios

IPhone para los ejecutivos con un proyector portable para poder hacer presentaciones
ms cautivadoras para los clientes.
Utilizar el mismo software de ruteo propuesto para el proceso anterior.
12. Referencia a otras soluciones (software, empresas del rubro, etc.) y mejores
prcticas
13. Requerimientos
Funcionales:
Se debe entregar las rutas a tomar para cada da.

No Funcionales:
El sistema debe ser implementado de manera local debido al no acceso a internet.
14. Observaciones (referencia a otra documentacin, otros no considerados
previamente)

15. Diagramas

Anexo 6: Pauta de captura de necesidades.

Preparado por: Felipe Prez
Revisado por: Claudio Torres
Validado por: Octavio Prez
Solicitado por (actor/reunin/documento):
Fuente Informacin (actores) Agente zona sur
Nmero Reunin 1

Fecha:20/05/2014
Fecha:20/05/2014
Fecha:20/05/2014

1. Proceso/Actividad
Compra y verificacin de facturas
2. Descripcin general
Comprar la factura al cliente pagando a este un porcentaje del valor (de la
factura) y adquiriendo los derechos (de cobranza) sobre el documento.
3. Situacin actual (cmo se hace hoy)
El cliente interesado se dirige a la oficina, para discutir la venta de su documento
y el respectivo precio por este. El ejecutivo revisa la factura y ofrece por ella una
taza tentativa. Si el cliente no est de acuerdo entonces el proceso se da por
terminado ya que la negociacin es abortada, de lo contrario el ejecutivo enva la
factura al departamento de cobranza.
El departamento de cobranza recepciona la factura y se contacta con el deudor
con el fin de corroborar la veracidad del documento consultndole por este. El
deudor por su parte revisa la factura y notifica al departamento de cobranza sobre la
validez del documento. El departamento de cobranza determina cancelar la
negociacin si el documento no tiene respaldo, es decir, el bien o servicio
otorgado no existe, de no ser el caso se determina continuar con el procedimiento
del negocio entregando la factura a los asistentes.
El asistente que recibe la factura ingresa los datos al sistema y enva el
negocio al workflow del ejecutivo. Este ltimo recibe el negocio en workflow,
completa los datos restantes como el precio tentativo, informacin sobre
DICOM, etc. y enva el negocio al agente de sucursal.
El agente recibe el negocio y procede a evaluar al deudor para comprobar la
factibilidad del negocio: si este no resulta factible por algn motivo, el
negocio no se lleva a cabo, de lo contrario enva el negocio al agente zonal
quin despus de recibir el negocio evala nuevamente al deudor, ajusta el precio
para que el negocio sea rentable. Si el negocio no es factible por alguna
razn el negocio es cancelado de lo contrario el negocio es enviado a la directiva.
La directiva evala el negocio enviado por el agente zonal, ajusta el precio y
verifica que el negocio sea factible: si el negocio no es factible este se cancela,
de lo contrario se notifica el negocio al ejecutivo.
El ejecutivo despus de recibir el negocio con toda la informacin
correspondiente, otorgada por las dems departamentos involucrados, notifica al

cliente los trminos y condiciones del acuerdo. Si el cliente por su parte no le parece
rentable o no est de acuerdo con el negocio, este es cancelado. Si el cliente expresa
estar de acuerdo con el negocio el ejecutivo procede a notificar la confirmacin a la
directiva. La directiva notifica la confirmacin del negocio con todos sus detalles a
los analistas donde estos ltimos imprimen la transaccin entregndosela
posteriormente al departamento de tesorera.
Finalmente tesorera emite el pago al cliente.
4. Situacin Propuesta por el usuario
Implementar una aplicacin mvil que actualice automticamente el estado de los
negocios de acuerdo a la informacin compartible, para que el cliente se sienta ms
cmodo y menos ansioso.
5. Descripcin detallada (Requerimientos funcionales y no funcionales)
Funcionales:
Debe mandar una notificacin por correo una sea aprobado / rechazado.
Debe permitir ingresar con una cuenta personal para cada usuario.
Se debe mantener actualizado los pasos en el que va el negocio del cliente.

No funcionales:
Debe ser implementado en una interfaz web compatible con dispositivos mviles
Y como aplicacin para Android / IOS.
6. Beneficios al implementar la solucin propuesta por el usuario (econmicos,
calidad trabajo/productos, tiempo)
De la integracin de un sistema de notificacin y de consulta se deducen los siguientes
beneficios:
Servicio de mejor calidad. Entrega la seguridad al cliente de que una vez
terminado el proceso de evaluacin la informacin ser enviada a su correo de manera
que no tenga que estar yendo o llamando a la sucursal para preguntar por el estado de su
factura.
Reduce la carga al personal. Ya que el ejecutivo no tiene que estar notificando al cliente
sus facturas y puede atender de forma ms holgada a potenciales clientes.
7. Evaluacin:4
7.1. Aporte al negocio (alto/medio/bajo)
(Medio)
Con esta mejora no se efecta un aporte al negocio en temas econmicos pero
genera un incremento en la calidad del servicio al entregar informacin para la
satisfaccin del cliente.
Dado que factotal es uno de los ms caros del negocio, la calidad del servicio es
el principal punto atractivo para sus clientes.
7.2. Costo implementacin (alto/medio/bajo)

(Bajo)
Los costos a los que se debe incurrir son los siguientes:
- Servidor de correo que enve los datos a los clientes.
- Contratacin de servicios de una empresa desarrolladora del software
que efectuar
la tarea de notificar a los clientes y resuelva consultas.
- Personal encargado de interactuar con la empresa desarrolladora.
- Mantencin del servicio.
- Actualizaciones de software.
El costo de esta implementacin, considerando que se le pida a la empresa
Sonda debiera de ser moderadamente bajo debido a que es un sencillo mdulo
conectado al sistema actual el que permita enviar los datos pertinentes a la
aplicacin mvil.
7.3. Costo no implementacin (alto/medio/bajo)
(Bajo)
El costo de no implementacin diremos que es bajo puesto que no sabemos
realmente cuantos clientes atraera esta mejora en la calidad de servicio. O
cuantos clientes prevera de irse.
7.4. Nivel de estandarizacin (estndar/ no estndar/ diferenciador de la
Organizacin)
La mejora es estndar puesto que no afecta el operar de los ejecutivos, solo
presenta una ayuda opcional para los clientes.
8. Solucin alternativa
Una solucin alternativa sera tener a los ejecutivos pendientes de informar de
manera inmediata a todos sus clientes, lo cual no es tan factible por que consume ms
tiempo del necesario el cual es ms valioso para la empresa.

Preparado por: Felipe Prez

Revisado por: Claudio Torres
Validado por: Octavio Prez
Solicitado por (actor/reunin/documento):
Fuente Informacin (actores) Agente Zonal
Nmero Reunin 1

Fecha: 20/05/2014
Fecha: 20/05/2014
Fecha: 20/05/2014

1. Proceso/Actividad
Cobranza de documentos
2. Descripcin general
Indicar al deudor que Factotal es el nuevo dueo de la factura para que este no le
pague el dinero al cliente, y confeccionar una buena ruta de cobranza.
3. Situacin actual (cmo se hace hoy)
Cuando llega el momento de recaudar los cobros a las empresas deudoras, el
departamento de cobranza de la empresa Factual, se encarga de notificar a las
diferentes entidades que han solicitado del servicio de prstamo entregado por la
empresa Factual.
Las notificaciones que entrega el departamento cobranza son realizadas
mediante el envo de un correo electrnico o por medio de una llamada telefnica a
los encargados de la empresa que ha solicitado los servicios financieros que entrega
la empresa Factual.
En el momento de contactarse el departamento de cobranza con la empresa
deudora, a sta se le notifica que la factura a nombre del cliente, que ha solicitado
los servicios de Factotal, se encuentra cerca del periodo de pago y esa deuda debe
ser pagada a la empresa Factotal.
Luego de haber contactado y avisado al cliente, el departamento de cobranza le
pide al cliente que indique el mtodo de pago y fecha que va a saldar su deuda.
Los mtodos de pago a los que pueden optar los clientes de la empresa
Factotal, son mediante una trasferencia electrnica o a travs del pago por medio de
un cheque.
En el caso que el cliente decida pagar por medio de una transferencia electrnica
esta se realiza de forma directa del cliente a la cuenta de la empresa Factotal y solo
se le pide al cliente que diga la fecha en que realizar el depsito. En cambio si el
cliente decide pagar por medio de un cheque, el proceso de cobranza es ms
complicado, ya que, se debe acordar una fecha y un horario rango horario, en el
cual, el cliente se encuentre el cliente disponible, para que el recaudador del
departamento de cobranza se dirija al lugar acordado para la entrega del cheque.
Luego el departamento de cobranza al tener la lista de todos los clientes que
realizan el pago por medio de cheques, ste departamento disea de manera manual
una ruta de recaudacin, para que, el recaudador pueda realizar la recoleccin de la
mayor cantidad de pagos, que entregan los clientes, y como segundo objetivo, para

la recaudacin de pagos, es tratar de utilizar la menor cantidad de tiempo en

recorrer la ruta que se le ha asignado al cobrador.
4. Situacin Propuesta por el usuario
- Entregar una notificacin automtica 15 das antes de la fecha de cobro para evitar
posibles problemas que se presenten con los pagos.
- Enviar un formulario automtico a los clientes que decidan pagar con cheque 3 das
antes de la fecha de pago para acordar un da especfico y un rango horario para poder
recoger el dinero.
- Software de ruteo para planificar las rutas de cobranza.
-dispositivo mvil con GPS para los recaudadores.
5. Descripcin detallada (Requerimientos funcionales y no funcionales)
Funcionales:
Se debe notificar 15 das antes a cobrar el dinero de manera automtica.
Debe permitir ingresar las fechas para los envos de formularios.
Se debe enviar el formulario al cliente 3 das antes a la fecha indicada por el cobrador.
Se debe entregar las rutas a tomar para cada da.
El dispositivo con GPS debe informar el tiempo restante para los siguientes cobros a
realizar.
No funcionales:
La notificacin debe ser notificada como vista para que desaparezca.
Que el sistema de ruteo sea implementado de forma local.
6. Beneficios al implementar la solucin propuesta por el usuario (econmicos,
calidad trabajo/productos, tiempo)
- Al notificar con anticipacin de los cobros que se avecinan, se evita problemas que
puedan surgir a ltimo momento.
-Al ser un sistema automatizado se ahorra tiempo al consultar a los deudores de qu
forma va a realizar el pago mediante el correo.
-No existe el acoso de la cobranza llamando excesivamente en horas pocos
prudentes al deudor, lo cual resulta molesto en algunos casos.
-El recorrido que hace el cobrador es realizado de forma automtica y no tendr
errores.
-El cobrador est al tanto de cunto tiempo le queda para realizar el cobro y el
prximo, es beneficioso ya que ste se asegurara de efectuar la cobranza a tiempo.
-Se podr rastrear en donde est el cobrador (aplicacin para la empresa) y as se
podr verificar que est realizando su trabajo.

7. Evaluacin:
7.1. Aporte al negocio (alto/medio/bajo)
(Medio)
Al recordar a los ejecutivos de cobranza con antelacin se evitan futuros
problemas de cobro (como que el deudor le haya pagado al cliente por
equivocacin, que tenga que esperar por dinero para poder pagar, etc.) y
permitir que se pueda recaudar gran parte del dinero a tiempo.

Se ahorrara bencina con las rutas ms optimas y permitir a los cobradores

hacer el trabajo ms eficiente reduciendo las posibles citas perdidas (lo cual
podra generar molestias con el cobrador).
7.2. Costo implementacin (alto/medio/bajo)
1- Se debe proveer a los cobradores con equipos Smartphone con el sistema operativo
Android.
2- Se debe contratar planes de internet mvil para cada cobrador para que pueda usar su
Smartphone.
3- Se debe contratar a una empresa, que realice el desarrollo de software en
aplicaciones mviles en el sistema operativo Android, para desarrollar la aplicacin de
cobranza.
4- Se debe pedir a Sonda que agregue un nuevo mdulo para las notificaciones, o bien
esto podra ser implementado por el equipo informtico de factotal.
4- Contratacin de software de ruteo.
Los Smartphone con Android y GPS pueden ser bastante baratos y el plan de internet
mvil es de $10,000 mensuales, adems de eso la empresa consta con un convenio con
movistar por lo cual la adquisicin de estos dispositivos no ser costoso.
El costo de la aplicacin para los cobradores no debiera de ser alto debido a la
simplicidad de esta, al igual que las notificaciones del sistema.
7.3. Costo no implementacin (alto/medio/bajo)
(Bajo)
Dejando de lado la optimicidad de las rutas, los posibles beneficios de las notificaciones
automticas pueden ser mitigados por un muy buen equipo de cobranza que tenga todo
en mente.
7.4. Nivel de estandarizacin (estndar/ no estndar/ diferenciador de la
Organizacin)
Diferenciador:
No es estndar puesto que cambiara la forma de operar de los ejecutivos de cobranza y
de los recaudadores e innovativo en la forma que presenta una mejora en el mtodo de
recaudo de dinero.
8. Solucin alternativa
Una solucin alternativa sera hacer utilizar a los ejecutivos de cobranza algn tipo de
software de calendarios con alertas como Google calendar.

Preparado por: Claudio Torres

Revisado por: Felipe Prez
Validado por: Jeannette Cartes
Solicitado por (actor/reunin/documento):
Fuente Informacin (actores) agente sucursal
Nmero Reunin 1

Fecha: 20/05/2014
Fecha: 20/05/2014
Fecha: 20/05/2014

1. Proceso/Actividad
Bsqueda de nuevos clientes
2. Descripcin general
Buscar nuevos clientes que estn interesados en hacer negocios con la empresa y
evaluarlos correctamente para ver si no presentan un riesgo muy grande.
3. Situacin actual (cmo se hace hoy)
Un ejecutivo pide una cita con un potencial cliente, este debe ingresar el rango de
tiempo que el potencial cliente le ofrece a una plantilla en la oficina, la cual es utilizada
para calcular las rutas de visitas de los distintos ejecutivos. El ejecutivo se dirige a su
oficina en el horario acordado, y le informa de los distintos servicios y ventajas que
tiene un factoring y luego le informa de las ventajas que tiene Factotal en particular
dentro del mercado, esto puede ser acompaado con un trptico. Luego de que el
ejecutivo converse con el potencial cliente y si este est de acuerdo, firma un contrato
de factoring y un pagar en blanco, luego de esto el ejecutivo debe ingresar el cliente al
sistema, el rubro, promedio de ventas mensuales, estado de DICOM actual, y
fotografas de su empresa.
4. Situacin Propuesta por el usuario
IPhone para los ejecutivos con un proyector portable para poder hacer presentaciones
ms cautivadoras para los clientes, y que permita ingresar los datos de los clientes de
inmediato.
Utilizar el mismo software de ruteo propuesto para el proceso anterior.
5. Descripcin detallada (Requerimientos funcionales y no funcionales)
Para el software de ruteo lo mismo puesto que se utilizara el mismo.
Debe efectuarse un mdulo para ingresar datos del cliente mediante el iPhone similar al
que se encuentra en la plataforma de factoring.
6. Beneficios al implementar la solucin propuesta por el usuario (econmicos,
calidad trabajo/productos, tiempo)
Se obtiene un modo ptimo de planear las rutas de visitas con lo cual para
cuando se
tienen muchos clientes a los cuales visitar, no se llegue atrasado o falte a
ninguna reunin.
2. Con el proyector portable se puede hacer una mini presentacin multimedia que
cautive con ms facilidad a los futuros clientes, y con la aplicacin mvil para ingresar
los datos

de los clientes, estos podrn empezar a hacer negocios ese mismo da y no

debern esperar a que el ejecutivo llegue a la oficina para ser ingresados al sistema. Por
otra parte esto agiliza el trabajo del ejecutivo.
7. Evaluacin:
7.1. Aporte al negocio (alto/medio/bajo)
(Medio)
La utilizacin del proyector es un medio para cautivar algunos cuantos clientes nuevos,
pero lo mejor sera que al tener una aplicacin mvil para ingresar negocios, incrementa
el nmero de negocios que puede procesar el ejecutivo en el da, adems de ofrecer una
mayor tentacin al potencial nuevo cliente ya que podra empezar de inmediato a
cotizar las ventas de documentos.
7.2. Costo implementacin (alto/medio/bajo)
(Bajo)
Se debe incurrir en el costo de dar acceso online con compatibilidad mvil al mdulo de
los ejecutivos en la plataforma.
Adquirir IPhones para todos los ejecutivos, cuyo costo es reducido gracias al convenio
con movistar.
Comprar un par de mini proyectores por oficina y contratar a alguien para que prepare
una presentacin multimedia atractiva.
7.3. Costo no implementacin (alto/medio/bajo)
(Bajo)
El modo en el cual se efectan las cosas son los mtodos estndar que utilizan todos en
el mercado por lo cual no hay una real perdida en no implementarlo salvo en el noahorro de tiempo.

7.4. Nivel de estandarizacin (estndar/ no estndar/ diferenciador de la

Organizacin)
Diferenciador:
Las presentaciones multimedia porttiles son definitivamente algo innovativo y que le
da un plus a la entrevista, adems de poder hacer negocios en terreno.

Anexo 7: Matriz de necesidades

Compra y
verificacin
de facturas

Cliente

Ejecutivo

Mantenerse
actualizado
del
negocio.

Actualizar al
cliente
automticamente.

Cobranza
documentos

Bsqueda de
nuevos
clientes

Rutas de visitas
ptimas.
Cautivar a
nuevos clientes.

Recaudador

Directiva

Ejecutivo
de cobranza

Ruta de
cobranza
optima

Verificar
correcto
uso de
vehculo

Mantenerse
atento a
todos los
documentos
que se
deben
cobrar para
recibir el
dinero a
tiempo