BASES DE DATOS.

En este mdulo vamos a ver los elementos bsicos que conforman una Base de Datos: datos e
informacin, estructura, y diseo. Todo esto nos ser de gran utilidad para poder implementarlo en las diferentes situaciones
que se nos presenten en el desarrollo de la profesin.
Datos e informacin. Es importante poder tener en claro la diferencia entre el concepto de datos y el de informacin. Los
datos se refieren generalmente a situaciones reales, que se pueden representar mediante smbolos. Cuando se los elabora
e interpreta, adquieren un significado por el cual se les llama informacin. Para obtener informacin de un conjunto de datos,
se debe conocer el contexto en el cual stos adquieren significado.
En sntesis, podramos decir que para poder obtener cierta informacin, se utilizan una secuencia de smbolos y las reglas
necesarias para su interpretacin.
Por ejemplo, cuando damos la informacin de un nmero telefnico, que podra ser la siguiente: 5451-156323148, tenemos
una secuencia de smbolos correspondientes a los datos, pero nos estn faltando las reglas para su interpretacin, por
ejemplo, los dos primeros nmeros corresponden al cdigo DDI de discado internacional para Argentina, luego sigue el
cdigo de ciudad y, finalmente, el nmero telefnico. Con estas reglas, los datos cobran sentido y la informacin adquiere
utilidad.
Podramos decir que el dato es la base de la informacin y su procesamiento consta de las siguientes etapas:
1. Ingreso al sistema: Entrada de Datos.
2. Procesamiento de los datos.
3. Obtencin del resultado: Salida de la Informacin.
Tipos de datos, ndices Para resolver las situaciones menos complejas, vamos a utilizar una aplicacin como Microsoft
Excel, perteneciente al paquete de Office.
Excel puede manejar dos tipos de datos:
1. Valores constantes, los que se introducen directamente en la hoja y no dependen de ningn otro valor. Nos damos
cuenta de que una celda contiene un valor constante si, estando activa, aparece su valor en la Barra de Frmulas.
Dentro de los valores constantes tenemos:
Nmeros.
Fechas y Horas.
Textos.
Valores lgicos y de error: los primeros se utilizan para trabajar con funciones lgicas y slo hay dos posibles: Verdadero o
Falso; los valores de error se producirn cuando se realice una operacin no definida, como por ejemplo una divisin por
cero.
2. Las frmulas, que son un conjunto de valores, operaciones y referencias a las celdas con las que debe operar. Estas
operaciones dependen exclusivamente de los valores de otras celdas. Al estar activa una celda que posee una frmula, en la
Barra de Frmulas se la puede visualizar.
Cuando uno de los datos de la Base de Datos se utiliza para ordenarla, se denomina ndice.
Estructura de almacenamiento: campos y registros. Una base de datos es un formato estructurado para organizar y
mantener informaciones que pueden ser fcilmente recuperadas. Un ejemplo simple de base de datos es una hoja de
clculo. Una base de datos completa, es como un contenedor, donde se guardan diferentes objetos, como tablas, consultas,
formularios, informes, etc. Contiene diferentes objetos, la informacin primaria (datos sin procesar) se almacena en tablas,
se organiza en registros y, cada registro, est conformado por campos.
Un registro se refiere a toda la informacin sobre un individuo. Por ejemplo, todos los datos de un alumno, legajo, edad,
carrera, etc., conforman el registro. Por su parte, un campo se refiere a un tipo o atributo de informacin. Por ejemplo, el
campo edad, permite almacenar la edad del individuo.
TablaCampoRegistro
A continuacin le presentamos, tal como
aparecen en la pantalla de su computadora, los
distintos elementos que conforman la
estructura de almacenamiento.

Bases de Datos: definicin, caractersticas.

Como vimos en el punto anterior, una Base de
Datos es una estructura ajustada a reglas, que
permite organizar y mantener los datos,
permitindole al usuario acceder a la
informacin fcilmente. Una hoja de clculo,
como Excel, es un ejemplo simple de base de
datos, que nos permite manejar los datos y
obtener la informacin. Una base de datos ms
compleja, es una especie de contenedor,
donde se guardan diferentes objetos, como
tablas, consultas, formularios, informes, etc.
Las aplicaciones de hoja de clculo
como Microsoft Excel, nos ofrecen una serie
de funciones, clculos y grficos a los fines de
poder visualizar y manipular datos de tablas. Tambin
se utilizan para almacenar listas de informacin, como
listas de distribucin de correo o inventarios. Es
importante tener presente que, a medida que los
requisitos y reglas de una lista se tornan cada vez ms
complejos, estas aplicaciones pueden resultar
insuficientes para su manejo.
-Cuando
se utiliza
una
tabla, y
no
es
necesario relacionar datos de sta con otras,
conviene utilizar una aplicacin para Hojas de clculos
como esMicrosoft Excel.
Para Excel, una Base de Datos equivale a una Tabla.
-Cuando se utilizan ms de una tabla y es
necesario relacionar datos de una, con datos de la

otra (Base de Datos Relacional), conviene utilizar una aplicacin especfica para Base de Datos como es Microsoft
Access.
Para Access una Base de Datos es un contenedor de objetos.
Realizar la eleccin correcta es de suma importancia para poder acceder a la informacin, actualizarla, y mantener su
integridad, con eficiencia y precisin
Luego de ver los mdulos correspondientes a Base de Datos, usted seguramente estar en condiciones de decidir qu tipo
de aplicacin es la ms conveniente para sus datos y la proteccin de los mismos.
Implementacin de una Base de Datos en Excel. En Excel, cuando diseamos una tabla, si cumplimos con ciertas
premisas, la misma es reconocida como Base de Datos, y permite trabajar con todas las funciones orientadas a tal fin. Para
ello, cuando disee una Base de Datos en Excel, tenga en cuenta los siguientes consejos:
a. Cada columna de Excel corresponde a un campo. Escriba en la primera fila de cada columna el nombre del campo
correspondiente. Diferencie esta fila asignando el estilo Negrita.
b. Cada fila corresponde a un registro. A partir de la fila que est debajo de los ttulos, comience a ingresar los datos de cada
campo.
c. El conjunto comprendido por la fila de ttulos y los registros corresponden a una Tabla o Base de Datos.
d. Puede haber campos en blanco, pero no un registro completo en blanco. Es decir al menos un campo de cada registro
debe tener dato. Para Excel el final de la base de datos est cuando encuentra un registro totalmente en blanco.
e. Para activar la base de datos, se selecciona una sola celda que pertenezca a la misma. Es importante este punto, ya que
todas las opciones de Base de Datos, requieren que la misma est activada.
Actualizacin de datos y administracin de la Base de Datos
Seguridad e Integridad. Seguridad significa la capacidad que pueden tener los usuarios para tener acceso a los datos y
poder modificarlos dentro de las reglas establecidas por la organizacin. Las tablas que contienen los datos, deben ser
protegidas de todo tipo de mal intencin o modificacin por error.
La integridad de una base de datos se refiere a los mtodos incorporados a la misma para asegurar el contenido, evitando
que se rompan las reglas establecidas para su organizacin.
Por ejemplo, una empresa establece como regla que, cuando se ingresan los datos de clientes a una tabla, el sistema
compruebe que el cdigo que lo identifica no est repetido. Adems, al emitir una factura a nombre de un cliente, deber
verificarse que la misma lleve un cdigo de cliente existente. Se establece que, en el campo edad, no se ingresen valores
negativos o mayores de 70, etc.
Ciclo de vida de las aplicaciones de bases de datos. Estas son en general, las etapas principales a seguir para
implementar una Base de Datos. Es importante que usted comprenda que no son estrictamente secuenciales, y algunas
inclusive deben repetirse, lo cual se conoce como ciclo de realimentacin.
Por ejemplo, al llegar al diseo es probable que se necesite recolectar nuevas especificaciones y requisitos adicionales.
Las etapas del ciclo de vida de una aplicacin de bases de datos son las siguientes:
1. Planificacin del proyecto.
2. Definicin del sistema.
3. Recoleccin y anlisis de los requisitos.
4. Diseo de la base de datos.
5. Seleccin del Sistema de Gestin de Base de Datos. (SGBD).
6. Implementacin.
7. Conversin y carga de datos.
8. Prueba.
9. Mantenimiento.
Para entender mejor estos puntos, vamos a utilizar como ejemplo el proyecto para la administracin de una clnica, la cual
est dividida en varias reas, como Administracin, Farmacia, Turnos, Consultorios e Internado.
La Base de Datos requerida se utilizar para el rea Farmacia, a los fines de tener un catlogo actualizado con los datos de
todos los medicamentos que se venden, y una lista de precios.
Veamos cmo se entiende.
1. Planificacin del proyecto. Qu tareas debo hacer, cmo y cundo?
Debemos planificar cmo vamos a llevar a cabo cada una de las etapas del ciclo de vida de manera eficiente y confiable.
En la planificacin, se debe especificar cmo recolectar los datos, cmo ser su formato y la documentacin que se
necesitar. Se puede convenir los nombres de los datos, a los fines de evitar redundancia y definir las reglas estructurales
de la Base de Datos.
Sin dudas, sta es una etapa sumamente importante y que, si se le dedica el tiempo necesario, permitir trabajar con
seguridad en el resto de las etapas.
Es conveniente, ordenar toda la informacin en una carpeta destinada para su Proyecto, que mejor utilizar el procesador de
texto Word. Comience escribiendo todas las tareas que deber realizar para alcanzar el objetivo, para cada una de ellas
planifique cmo piensa hacerla, qu necesita, dnde obtener la informacin, a quin se la debe solicitar, etc.
2. Definicin del sistema. Dnde y quin utilizar la Base de datos
En esta etapa se especifica el mbito y los lmites de la aplicacin, teniendo en cuenta al usuario y el rea de aplicacin.
Para nuestro ejemplo, se puede especificar que el sistema ser utilizado en una Clnica, donde el usuario y operador son los
empleados de la farmacia, limitando la aplicacin al rea Depsito de la Farmacia.
3. Recoleccin y anlisis de los requisitos. Qu datos requiere el usuario. En esta etapa se recogen y analizan los
requerimientos de los usuarios y de las reas de aplicacin. Es aqu cuando se entrevista al personal de la empresa con
experiencia en el tema de inters y se observa el funcionamiento de la empresa.
De esta forma, se obtiene un documento donde se especifican los requerimientos del usuario.
De las entrevistas realizadas, obtendr los requerimientos del Depsito de la farmacia, por ejemplo, llevar el Stock de los
productos que se comercializan, drogas que lo componen, laboratorio que lo fabrica, datos relacionados al laboratorio,
precio, descuentos especiales, etc.
4. Diseo de la base de datos. Cmo organizo la Base de datos? Los objetivos del diseo de la base de datos son los
siguientes:
Representar los datos que requieren las principales reas de aplicacin y los grupos de usuarios, y representar las
relaciones entre dichos datos.
Proporcionar un modelo de datos que soporte las transacciones que se vayan a realizar sobre los datos.
Especificar un esquema que alcance las prestaciones requeridas para el sistema.
Especifica las tablas que se van a utilizar, y las relaciones entre ellas. Los datos que se van a almacenar.
En nuestro ejemplo, necesitamos una tabla donde se almacenarn en cada registro los datos de cada producto que se
comercializan en la farmacia. Cada tipo de dato del registro se denomina campo, como vimos anteriormente, y lo
identificamos con un nombre a nuestra eleccin: nombre comercial, nombre genrico, droga, laboratorio, stock actual, costo,
precio de venta, etc.

5. Seleccin del Sistema de Gestin de Base de Datos. (SGBD) Qu programa uso para implementar el sistema?
Dependiendo de la complejidad del sistema, se deber seleccionar el programa a utilizar para desarrollar la Base de Datos.
Como hemos visto, si es algo simple, con tablas no relacionales, se puede elegir una hoja de clculo como Excel, de lo
contrario, deberemos usar una aplicacin especfica como Access. Aqu, ya estamos en condiciones de decidirnos por
Excel, ya que es un sistema con una sola tabla, que no requiere buscar informacin en otras.
6. Implementacin. A trabajar en la aplicacin. En esta etapa se implementan las tablas, los formularios y los informes de la
Base de Datos. Debemos asegurarnos que todas las especificaciones recolectadas en los puntos anteriores se apliquen
correctamente. Y no olvidar disear las interfaces de usuarios, de manera simple y segura, a los fines de darle un entorno de
trabajo fcil y confiable. Tambin se implementan en esta etapa todos los controles de seguridad e integridad.
Para este punto, en una hoja de clculo de Excel, creamos nuestra Base de datos, de acuerdo al diseo que especificamos
en el punto 4, y cumpliendo con las reglas que vimos bajo el ttuloImplementacin de una Base de datos en Excel.
7. Conversin y carga de datos Cmo realizo la carga de datos antiguos? Esta etapa es necesaria cuando se est
reemplazando un sistema antiguo por uno nuevo. En general, cuando existen datos antiguos, se los puede importar, es decir
adaptar al nuevo diseo, a los fines de que se carguen automticamente. Se puede pensar que en el futuro, si el sistema se
ampla, con nuevas tablas y relaciones, existe la posibilidad de migrar a Access, esta aplicacin permite importar toda la
informacin almacenada en Excel, sin mayor inconveniente.
8. Prueba Funciona correctamente? En esta etapa se prueba y valida el sistema con los requisitos especificados por los
usuarios.
Es importante, que los datos que se utilicen sean lo ms reales posibles, esta fase de prueba, no es para definir el xito del
trabajo, es para encontrar todas las posibles fallas que puede presentar. Esta etapa nos dar una idea de la fiabilidad y
calidad de nuestro trabajo.
9. Mantenimiento Hay nuevos requerimientos? Finalizadas todas las etapas, el sistema comienza a ser usado
regularmente. Con el tiempo, aparecen nuevos requerimientos, o modificaciones a los originales, surgidos de la experiencia
en su uso. En este punto, cuando sea necesario se hacen las actualizaciones necesarias.
Con lo visto en este mdulo, contamos ya con las herramientas necesarias para implementar una Base de Datos en Excel,
justificando el uso de esta aplicacin. En el siguiente mdulo, veremos su mantenimiento, y las funciones necesarias para
extraer la informacin que necesitamos.
BASE DE DATOS EN EXCEL
Bienvenido al segundo mdulo de la asignatura. En el mdulo 1 trabajamos sobre el diseo de una Base de Datos, lo que
nos permiti obtener una tabla ajustada a nuestras necesidades para almacenar los datos correspondientes.
En este segundo mdulo, veremos cmo manejar y administrar esa Base de Datos, a los fines de obtener la informacin que
necesitamos, pudiendo filtrar y extraer nicamente los datos que deseamos y, a la vez, completar mediante funciones y
frmulas los clculos pertinentes.
Una manera fcil de manejar los datos: FORMULARIOS
Una vez diseada la Base de Datos en Excel, siguiendo las reglas enunciadas en el mdulo anterior, el siguiente paso, sera
ingresar los datos en la misma, es decir, completar los campos para cada registro.
Excel nos ofrece un formulario de datos -que nos muestra en una ventana-, y los rtulos de cada columna - con un espacio
en blanco junto a cada uno para ingresar los datos-. Se pueden ingresar registros nuevos (alta), buscar filas por el contenido
de celdas, actualizar registros existentes (modificacin) o eliminarlos (baja). Para el uso del formulario, usted deber activar
la Base de Datos haciendo clic sobre cualquier celda perteneciente a la misma, luego ir al Men Datos, y elegir la opcin
Formulario:

La funcin de cada objeto en el formulario es la siguiente:

-Nuevo: Permite ingresar un registro nuevo.
-Eliminar: Permite eliminar un registro.
-Restaurar: Permite deshacer las modificaciones que hicieron sobre el registro visible.
-Buscar anterior: Permite buscar el registro anterior que cumple con el criterio fijado.
-Buscar siguiente: Permite buscar el registro siguiente que cumple con el criterio fijado.
-Criterios: Permite fijar condiciones en cada campo a los fines de buscar un registro en particular.
-Barra de desplazamiento vertical: Mediante esta barra podemos pasar de un registro a otro.
Con los formularios, ingresar los datos es ms fcil que escribir en las columnas, especialmente si tiene un rango amplio con
ms columnas de las que cabran en la pantalla.
a) Cmo puedo ordenar los registros? Para una mejor presentacin de la Base de Datos, generalmente se la ordena de
acuerdo a uno o varios campos (o columnas).
Para Ordenar por uno o ms campos siga los siguientes pasos que detallamos a continuacin:
1. Active la Base de Datos, haciendo clic en una celda perteneciente a la misma.
2. En el men Datos, haga clic en Ordenar.
3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, seleccione el campo (o columna) por el cual desea ordenar.
4. Seleccione otras opciones de ordenacin que desee y, a continuacin, haga clic en
Aceptar.

Tenga en cuenta, que el cuadro Ordenar por, es el primer nivel de ordenamiento, los restantes son subniveles. Por ejemplo,
si selecciona Ordenar por Apellido, y Luego por Nombre, primero ordenar todos los registros por apellido, y luego a
aquellos registros que tienen el mismo apellido, los ordenar por nombre. Si desea ordenar los registros por meses o das de
la semana, siga los mismos pasos indicados anteriormente, haga clic en Opciones, en Primer criterio de ordenacin
seleccione el orden personalizado correspondiente.
b) Cmo puedo ver algunos registros? Cuando necesito visualizar algunos registros de la Base de Datos segn una
condicin o criterio, se utiliza la opcin Filtro.
Excel proporciona dos formas de filtrar una tabla:
1. Autofiltro
2. Filtro avanzado.

AUTOFILTRO
El Autofiltro, ayuda a administrar
fcilmente la Base de Datos
cuando se requieren filtros con
criterios simples. Para su uso,
debemos seguir los siguientes
pasos:
1. Activar la Base de Datos,
haciendo clic en una celda que
pertenezca a la misma.
2. En el men Datos, seleccione
Filtro y haga clic en Autofiltro.
3. Haga clic en la flecha que est a
la derecha del nombre del campo
que quiere usar como filtro.
4. Puede seleccionar filtrar por un
nmero menor o mayor (Diez
mejores)
5. Puede seleccionar uno de los datos de ese campo para
filtrar por l mismo, por ejemplo si selecciona del campo
Curso el valor 1, me mostrar slo aquellos registros que
pertenecen al Curso 1.
6. Puede personalizar el filtrado por un campo numrico,
seleccionando Personalizado, y luego la condicin que se
ajuste al criterio deseado como mayor que, menor o igual
que, y en el cuadro de la derecha el valor a comparar.
7. Puede personalizar el filtrado por un campo de texto,
seleccionando Personalizado, y luego la condicin que se
ajuste al criterio deseado como igual o no igual, contiene
o no contiene, y en el cuadro de la derecha el texto a
comparar.
8. Puede filtrar por celdas Vacas o celdas No Vacas.
9. Para ver nuevamente todos los registros seleccione
Todas.
Cuando necesite buscar valores de texto que comparten
algunos caracteres, pero no otros, se pueden utilizar los
comodines ? y *. El smbolo ? representa un carcter, en
cambio el smbolo * representa varios caracteres. Por
ejemplo, si deseo buscar todos aquellos registros, cuyos
apellidos Snchez o Snches, puedo poner Snche?, el
smbolo indica cualquier carcter. O si quiere todos los
apellidos que empiezan con G y terminan con ia ; puedo poner G*ia, me mostrar Garcia, Gracia, Grecia, etc.
Puede aplicar filtros a varias columnas, las cuales se identificarn con la flecha que est a la derecha del campo en color
azul.

FILTRO AVANZADO. Cuando los criterios que me ofrece Autofiltro no son suficientes, y necesito utilizar criterios ms
complejos, se utiliza este tipo de filtros.
Vamos a ver los pasos a seguir para utilizar este filtro mediante un nuevo ejemplo, en el libro de Excel Hipermercado,
encontrar una tabla con los datos de Ventas de las sucursales de un Hipermercado. Se desea obtener una tabla nueva con
los registros de las sucursales pertenecientes a la provincia Crdoba y con ventas superiores a $11000.
1. Elaborar una tabla de criterios. Es una tabla reducida, donde se colocan los campos sobre los cuales queremos filtrar, es
decir aquellos campos que debern cumplir alguna condicin o criterio. En nuestro ejemplo, seran los campos Provincia y
Ventas. Se debe tener especial atencin en colocar los nombres de los campos tal cual aparecen en la tabla principal. Para
evitar posibles errores, le recomiendo copiar el nombre de cada campo de la Base de Datos, y luego pegarlos en la tabla de
Criterios. Esta tabla puede estar ubicada en cualquier parte de la hoja, pero separada por lo menos de una fila o columna de
la principal.
2. Escribir los criterios necesarios en la tabla, utilizando la simbologa de comparacin:

En nuestro, ejemplo debemos

poner, debajo
del campo
Provincia el texto Crdoba. Es
importante
poner
especial
atencin en la ortografa de las
palabras, si en la base de datos
no lleva acento, en nuestra tabla
de criterios tampoco deber
hacerlo.
Para completar el segundo
criterio, debajo del campo
Ventas ponemos la condicin >
11000 (mayor que 11000). En la
siguiente figura podemos ver
como quedara nuestra tabla de
criterios.
3. Activar la Base de Datos, haciendo clic sobre alguna celda perteneciente a la misma.
4. Seleccionar del men Datos, Filtro, Filtro Avanzado, tal como se muestra en la figura anterior. Excel nos mostrar el
siguiente cuadro de dilogo:
Qu significa cada elemento del cuadro
de dilogo Filtro avanzado? Accin: En
la ventana de dilogo, seleccionamos
Copiar a otro lugar, si queremos obtener
una nueva tabla con los registros
resultantes, de lo contrario el filtrado se
har sobre la misma Base de Datos.
-Rango de la lista: Si la base de datos
fue creada correctamente y activada, en
campo debera aparecer el rango
correspondiente. Si no es as, haciendo
primero clic sobre el cono de la derecha
, ....... seleccionamos todo el rango de la
base de datos.
-Rango de criterios: hacemos clic en el
cono de la derecha de este campo, y
seleccionamos la tabla de criterios.
-Copiar a: Este campo se habilita si en
Accin seleccionamos Copiar a otro lugar. Hacemos clic en cono de la derecha de este campo, y marcamos la primera
celda de hoja de clculos donde queremos que se ubique la tabla resultante.
5. Finalmente, hacer clic en el botn Aceptar, si hemos cumplido con todos los pasos correctamente, aparecern los
registros que cumplen con los criterios especificados en una Tabla de Resultados, ubicada a partir de la celda que marcamos
en Copiar a.

Es importante tener presente que todos los criterios de

diferentes campos, escritos en una misma fila, se deben
cumplir s o s para cada registro, corresponden al
operador lgico Y. Cuando un campo debe cumplir ms de
una condicin, se deben escribir los criterios en diferentes
filas. Se mostrarn los registros que cumplan uno u otro
criterio, correspondiendo as
al operador lgico O. En el siguiente ejemplo se presentan
todos los registros que pertenecen a la provincia de
Crdoba o a la provincia de Salta.

c) Qu suceder cuando pida Ordenar sobre una Base de

Datos filtrada? Hay que prestar especial atencin en este
punto. Cuando usted tenga a Base de Datos filtrada, por
ejemplo con autofiltros, y se le solicita Ordenar, la funcin
se aplicar nicamente sobre los registros visibles.
d) Cmo puedo obtener los subtotales de una Base de
Datos? En una Base de Datos, Excel permite calcular automticamente valores de subtotales y de totales generales. Una
vez insertados, la tabla se esquematiza para que se puedan mostrar y ocultar los registros con los detalles de cada subtotal.
Para insertar subtotales debemos seguir los siguientes pasos:
1. Ordenar la tabla para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular.
2. Despus pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga nmeros.
3. Activamos la Base de Datos, y seleccionamos del Men Datos, la opcin Subtotales.
4. En la ventana de dilogos completamos
lo siguiente:
Para cada cambio en: seleccionamos el
campo por el cual queremos agrupar los
subtotales.
Usar funcin: seleccionamos la funcin a
utilizar como subtotal, la cual puede ser
Suma,
Cuenta,
Promedio,
Mximo,
Mnimo, etc.
Agregar subtotal a: seleccionar el o los
campos a los cuales quiere calcular el
subtotal.
5. Completados los datos, hacemos clic en
Aceptar.
6. Veremos insertados en nuestra Base de
Datos, los Subtotales para cada grupo, y el
Total General. Adems, podremos ver a
izquierda, tres botones numerados del 1 al
3, los cuales nos permiten ver con el 3
todos los registros, el 2 solamente las filas con Subtotales y Total General, y el 1 solamente el Total General.
Para eliminar los subtotales, active la Base de Datos, y vuelva al Men Datos, opcin
Subtotales, haga clic en Quitar todos.

REPRESENTACIN DE LA INFORMACIN MEDIANTE GRFICOS

Cmo podemos presentar la informacin? La informacin puede ser presentada mediante Grficos.
Qu es un grfico? Los grficos son representaciones de los datos de una hoja de clculo. Una representacin grfica de
los datos permite una fcil y rpida comprensin de los mismos, y puede ser utilizada tambin para evaluar y comparar
distintos datos. Con Excel pueden realizarse grficos de muchos tipos, como por ejemplo de barras, circulares, lineales, en
tres dimensiones, etc. Usted dispone de un Asistente para Grficos, que le permitir realizar cualquier tipo de representacin
a partir de los datos que aparecen en una hoja de clculo.
Cmo crear un grfico? Tomemos como ejemplo una Tabla en la cual se muestran las ventas (en miles de pesos) para
cada trimestre del ao, en cada REA de nuestra empresa. A su vez, supongamos que se quieren tomar decisiones
correctivas en cada rea, segn las ventas producidas a lo largo de un ao. Para esto realizar un grfico comparativo es una

manera clara y rpida de poder visualizar qu est sucediendo con cada rea. Vamos a seguir los siguientes pasos, para
lograr nuestro objetivo y, en cada uno de ellos, vamos a ver las alternativas que se nos presentan.
1. Para crear un grfico a partir de un rango de celdas, primero debe seleccionar el rango que desea utilizar. Preste especial
atencin para identificar cules son los datos que desea graficar y tenga presente que es conveniente incluir los ttulos, si
stos no son consecutivos, seleccinelos manteniendo presionada la tecla [Ctrl].

Pueden crear grficos tridimensionales siempre y cuando los datos a partir de los cuales se va a crear el grfico tengan dos
tipos de informacin asociada al conjunto de valores que se va a representar, tal como en nuestra tabla de ventas. Tambin
pueden ocultarse los datos que desee que no aparezcan
en el grfico y as seleccionar todos los datos visibles.
2. Desde el Men Insertar seleccionamos la opcin
Grfico. Tambin puede seleccionarse haciendo clic en el
botn de Grfico de la barra de herramientas.
3. Aparecer una ventana de dilogo para el Asistente para
Grficos, en la misma el paso 1 de 4, le pide que
seleccione el tipo de grfico, luego presione el botn
Siguiente

4. En la siguiente ventana, el asistente, le permite tener una vista preliminar del grfico seleccionado, si le parece que est
todo correcto, haga clic en Siguiente o de lo contrario vuelva a Atrs.

5. En la tercera ventana, podemos completar todos los accesorios de nuestro grfico. Comenzando con Ttulos, en el campo
Ttulo del grfico, se pone un ttulo general, luego en Eje de categoras (X) el texto que acompaa a eje horizontal, y
finalmente en Eje de valores (Y) el texto que identifica al eje vertical. Vea el siguiente ejemplo para aclarar este punto.

Adems, el asistente, le permite modificar, haciendo clic en las restantes etiquetas, los Ejes, agregar o quitar lneas de
divisin, reubicar la Leyenda, agregar rtulos, y tambin incluir junto al grfico la tabla original.

6. Finalmente, tiene la opcin de ubicar el grfico resultante en una hoja nueva, o en una hoja existente a su eleccin, como
por ejemplo en la misma hoja de donde se toman los datos.

Haciendo clic en el botn Finalizar nos aparece el grfico definitivo en la ubicacin seleccionada.

Cmo cambiar el aspecto de un grfico?

1. Cualquier objeto del grfico, se puede modificar haciendo clic sobre el mismo, de manera tal que quede seleccionado.
2. Se puede modificar el tamao mediante los indicadores de tamao, y la posicin de cualquiera de los componentes
haciendo clic sobre el mismo y arrastrando con el Mouse.
3. Finalmente para editar cualquiera de los objetos del grfico, haga doble clic sobre el mismo, con lo cual habilitar una
ventana de dilogo, que tendr todas las opciones necesarias para tal fin.
e) Funciones de Base de Datos. Tal como usted recordar, en Informtica Aplicada I, vimos que existan funciones
predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un orden determinado o
estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Dentro de las funciones de
Excel, existen un grupo especial, diseadas especialmente para operar con Base de Datos, y se identifican porque su
nombre comienza con las siglas DB. Por ejemplo, la funcin BDSUMA, que posibilita sumar los nmeros en el campo
(columna) de los registros que coinciden con las condiciones especificadas. El uso de cualquiera de ellas, involucra una
serie de pasos, los cuales se pueden seguir fcilmente mediante el asistente para funciones.
Como ejemplo, vamos a calcular en nuestra Base de Datos, la
suma del campo Ventas para aquellos registros que pertenecen
a la provincia de Crdoba, y Sector Jardn.
1. Lo primero que debemos disear, es la tabla de criterios, que
ya hemos estudiado sobre esta ltima cuando veamos el filtro
avanzado. Escribimos una tabla con los nombres de los campos
de nuestra Base de Datos, que debern cumplir alguna
condicin, luego debajo de cada uno de ellos escribimos la
condicin.
2. A continuacin, nos ubicamos en la celda en la cual deseamos
el resultado, y vamos al asistente de funciones, en la barra de
frmulas como fx, o en el men Insertar ->

Frmulas. En la ventana de dilogo del asistente,

seleccione la categora Base de Datos, y luego la
funcin deseada, para nuestro ejemplo BDSUMA. Haga
clic en Aceptar.
En la siguiente ventana, complete los cuadros
requeridos, observe que al elegir cada uno de ellos,

debajo en la ventana, le aparece una breve descripcin del mismo. Haciendo clic en el cono ........ de Base_de_datos,
seleccionamos todo el rango de la Base de Datos. Luego en el cuadro Nombre_de_campo, seleccionamos la celda que tiene
el nombre del campo donde
estn los valores que vamos a sumar, y en Criterios, seleccionamos el rango de la tabla de criterios.

Tabla dinmica. Las tablas dinmicas son un tipo especial de

hojas de clculo. Una tabla dinmica tiene la particularidad de
ser interactiva con el usuario; se utiliza para resumir rpidamente
grandes cantidades de datos, aplicndoles el formato y tipo de
clculo que usted defina. Para crear una tabla dinmica deber
disponer de una Base de Datos, lista de datos o simplemente un
rango de celdas que contenga rtulos en cada columna.
Cmo crear una tabla dinmica? Vamos a trabajar sobre el
ejemplo de la Base de Datos que contiene las ventas de las
diferentes sucursales de un Supermercado. Se necesita una
tabla resumen, en la cual podamos ver el total de ventas por
Sucursal y Sector, con la posibilidad de filtrar por Provincia. Para
lograr este requerimiento, Excel cuenta con una opcin que nos
permite obtener una tabla resumen, cuya informacin se
actualiza dinmicamente y en forma interactiva con el usuario.
Para obtenerla, debemos cumplir con los siguientes pasos:
1. Activar la Base de Datos haciendo clic sobre alguna celda
perteneciente a la misma, y seleccionar del Men Datos, la
opcin Informe de tablas y grficos dinmicos.
Paso 1: El asistente nos solicita que seleccionemos qu tipo de
datos vamos a utilizar para crear la tabla. Existen cuatro
opciones:
Lista o Base
de Datos de
Microsoft
Excel, que
se
utiliza
para crear
una tabla a
partir de una lista creada con Excel; Fuente de Datos Externa, que se
utiliza para crear una tabla dinmica a partir de una hoja de clculo
creada con una base de datos como Access, FoxPro, Dbase, Oracle o
SQL; Rangos de Consolidacin Mltiples que se utiliza para crear la tabla
a partir de mltiples rangos de una hoja de clculo; y, finalmente, Otra
Tabla Dinmica para crear una tabla dinmica a partir de otra ya
existente. Adems, debemos seleccionar si queremos una Tabla o Grfico Dinmico.
Paso 2: El asistente nos solicita que indiquemos el rango de la Base de Datos, lo cual si
fue correctamente diseada, estar indicado automticamente sin necesidad de
ingresarlo.
Paso 3: En este paso deber disear la tabla, para ello haga clic en el botn Diseo. Con
el Mouse, arrastre la etiqueta del campo que desea ubicar en las filas y columnas de la
tabla, en nuestro ejemplo arrastre el campo Sucursal y ubquelo en FILA, y luego el campo
Sector en COLUMNA.
El campo Provincia sobre PGINA, y finalmente el campo sobre el cual se producirn los
clculos, campo Ventas. Por defecto la operacin seleccionada es Suma, pero si
deseamos realizar otra operacin como Promedio, Mximo, Mnimo, etc., debemos hacer doble clic sobre la etiqueta Suma
de Ventas y seleccionar la operacin deseada.

Cmo ocultar o mostrar una fila o columna de nuestra Tabla Dinmica? Haciendo clic sobre las flechas que se encuentran a
la derecha de los nombres de los campos, por ejemplo Sucursal, podemos tildar o eliminar aquellos datos que nos interesan,
veamos que sucede en el ejemplo siguiente: