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Director
SANTIAGO AGUIRRE
Ingeniero Industrial
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN
1. MARCO TERICO
4
6
9
12
13
15
15
32
32
36
19
22
22
24
24
25
25
26
27
38
46
48
48
53
54
57
60
64
67
68
68
68
68
69
70
72
73
74
75
75
77
79
82
60
60
61
82
83
84
84
85
85
85
CONCLUSIONES
90
BIBLIOGRAFA
92
ANEXOS
95
NDICE DE FIGURAS
No.
Nombre
Pgina
Tipos de Hardware
Tipos de Software
14
16
17
17
18
10
19
11
20
12
21
13
21
14
22
15
22
16
26
17
27
18
Tipo de inversin
28
19
29
20
29
21
33
22
37
23
38
24
39
25
40
26
40
27
41
28
41
29
42
30
43
31
43
32
44
33
45
34
49
35
50
36
51
37
51
38
52
39
58
40
71
41
72
42
72
43
79
44
87
NDICE DE CUADROS
No.
Nombre
Pgina
16
30
34
46
61
61
62
62
10
63
11
durante 1998
63
12
67
13
69
14
78
15
80
16
NDICE DE ANEXOS
ANEXO A
ANEXO B
ANEXO C
ANEXO D
ANEXO E
ANEXO F
INTRODUCCIN
Las pequeas y medianas empresas en Colombia son las unidades productivas con mayor
porcentaje de participacin en el total de empresas en el pas, por lo que cualquier esfuerzo
encaminado al apoyo o desarrollo de polticas para el mejoramiento de la gestin, adquisicin de
tecnologa, reestructuracin de procesos y aumento en las facilidades para el acceso al sistema
financiero, con miras a mantener la competitividad de estas empresas, ser determinante en el
crecimiento de la economa del pas, teniendo en cuenta un entorno cada vez ms globalizado y
competitivo en el que las empresas deben hacer un esfuerzo permanente por mantener su posicin
en el mercado.
La tecnologa de informacin es una de las herramientas que ha sido parte del proceso de
globalizacin, al facilitar la comunicacin entre diversos agentes en tiempo real, desde y hacia
cualquier lugar del mundo, y entre empresas ha permitido que el intercambio y las estrategias
comerciales se dirijan hacia mercados que anteriormente podan resultar inaccesibles.
Para el caso especfico de las pymes, la tecnologa de informacin puede ser un medio que permita
administrar la informacin de una forma ms eficiente, de tal manera que disminuya la posibilidad
de cometer errores en la toma de decisiones, como se ha presentado en las grandes empresas que
han logrado ventajas competitivas gracias a la adquisicin de herramientas para el manejo de
sistemas de informacin.
En este trabajo se expone la situacin de un grupo de 30 pymes de manufactura en Bogot, en
cuanto al manejo de la informacin en los procesos y su nivel de sistematizacin.
Las caractersticas generales del sector manufacturero representado en las pymes de Bogot, se
obtuvieron a partir de dos fuentes de informacin. La primera de ellas corresponde a los estudios y
estadsticas elaborados por entidades del gobierno como el Ministerio de Desarrollo, ACOPI, el
DANE, e instituciones privadas como la Universidad EAFIT.
1. MARCO TERICO
Las tecnologas de informacin pueden definirse como el conjunto de elementos que tienen como
objetivo generar aplicaciones de utilidad para un usuario. Estos elementos estn basados en
herramientas informticas, principalmente hardware, software, redes de comunicacin y cualquier
otro elemento que sea necesario en una aplicacin.1
Para el caso de las empresas de manufactura las aplicaciones basadas en tecnologa de informacin
facilitan la gestin de los diferentes procesos, ya que agilizan las transacciones al reemplazar el
trabajo humano, permiten el manejo de informacin ms exacta, facilitan la integracin de los
procesos de la empresa mediante la eficiencia en el intercambio de informacin y en general
apoyan la toma de decisiones, cuando su potencial es aprovechado adecuadamente.
El siguiente esquema muestra la funcionalidad de la tecnologa de informacin segn su nivel de
complejidad.
Apoyo a la gestin
organizacional
Apoyo al procesamiento de
datos
Ayuda a la productividad
personal
Figura 1. Nivel de complejidad de la Tecnologa de Informacin
BARRIOS V., Oscar. Tecnologa de la Informacin y su uso en Gestin. Santiago: McGraw-Hill Interamericana de Chile,
1998. p. 115.
CARACTERSTICAS
EJEMPLO
Medio
Alto
Bsico
Cuando existe tecnologa de informacin de alto nivel, esta se integra con los diferentes recursos
de la organizacin como se ilustra en el siguiente esquema:2
Ibid., p. 19
Las tecnologas de informacin son herramientas compuestas por aplicaciones construidas con base
en distintos tipos de hardware y software, segn la complejidad requerida, la cual va desde el uso
de un computador para el mejoramiento de las tareas rutinarias en un puesto de trabajo, hasta el
manejo de tecnologas complejas basadas en redes informticas, que permiten integrar las reas de
la organizacin de forma sistematizada.
Hardware y software y la integracin de los dos para la conformacin de redes, son por lo tanto los
elementos bsicos en la construccin de una tecnologa de informacin.
Por hardware se entiende al tipo de computador en el que se van a configurar los diferentes
sistemas que conformarn una tecnologa de informacin.
A continuacin los principales tipos de hardware que han sido desarrollados hasta el momento:3
Mainframes
Rango Medio
Servidores
Tipos de
Computador
Computador
Personal
Estaciones
de Trabajo
Mainframes
Son computadores con una velocidad de ms de 100 millones de instrucciones por segundo y
capacidad de almacenamiento en miles de millones de bytes. Se utiliza para el procesamiento de
transacciones de alto nivel como pueden ser las cuentas corrientes en un banco. Generalmente son
equipos cuyo software, entre ellos el sistema operativo, son producidos por el mismo fabricante.
Rango Medio
Llamados mini computadores inicialmente. Tienen capacidad limitada para el procesamiento de
transacciones en lnea. Algunos sin embargo sobrepasan la velocidad de los mainframes. Su
sistema operativo comparte su estructura y herramientas con distintos proveedores.
Estaciones de Trabajo
Su uso inicial era el procesamiento masivo de datos de tipo cientfico o de ingeniera, ya que su
capacidad de almacenamiento igual a la de los mini computadores. Sin embargo se ubicaron en
otro segmento, ya que carecan del software adecuado para las transacciones necesarias en los
negocios. Despus lograron que con su popularidad -son los precursores y utilizan el sistema
operativo UNIX- compitieran con los mini computadores, siendo ms econmicos, y con los
computadores personales, que han alcanzado capacidades de procesamiento similares.
CALVO MANZANO, Villaln y CERVERA BRAVO, Jos Antonio. Anlisis y Diseo Detallado de Aplicaciones Informticas de
Gestin. Mxico: Alfaomega, 2000. p. 42.
Computadores Personales
Inicialmente tenan una capacidad baja, aunque han ido desarrollndose rpidamente alcanzando
altas capacidades de procesamiento, con un costo ms bajo que las estaciones y los mini
computadores. Son tiles en casi cualquier tipo de aplicacin.
Servidores
Los servidores son equipos que tienen la funcin de ser el computador central, en el que se apoyan
los dems, en una red local o global. Cualquiera de los computadores mencionados pueden ser
servidores, dependiendo de los requerimientos de la red, es decir que un computador personal
puede ser servidor en una red pequea y en una red grande se puede utilizar un mini computador
o un mainframe.
El software o conjunto de sistemas que determinan la aplicacin que tendr una tecnologa de
informacin, tambin se divide en varias clases, de acuerdo a la funcin que desempee dentro de
la aplicacin. A continuacin las diferentes clases segn la clasificacin hecha por Calvo y Cervera:4
Software de base
Software de
aplicacin
Tipos de software
para la construccin
de tecnologas de
informacin
Compilador de
lenguaje
Herramientas de
desarrollo
Software de Base
Es el sistema operativo, entre cuyas funciones estn la de controlar las operaciones del hardware
del computador, comprobar que los componentes funcionen adecuadamente y revisar cules
4
Ibid., p. 56
programas estn instalados. Tambin administra los requerimientos de los usuarios que estn
accediendo al mismo computador y establece el orden de procesamiento de dichos requerimientos.
Otro tipo de software de base corresponde a los sistemas que administran bases de datos. Estos
permiten la administracin eficiente de los archivos de una aplicacin determinada con el fin de
agrupar la informacin y evitar la duplicacin de datos que ocupan la capacidad de la memoria de
los computadores.
Compiladores de Lenguajes
Se encargan de traducir un lenguaje de programacin en lenguaje de mquina en cdigo binario,
que es el que procesa el computador.
Software de Aplicacin
Es el encargado de realizar una labor til para un usuario final, como el software empresarial para
el manejo de la contabilidad o la produccin.
Herramientas de Desarrollo
Sirven en su nivel ms bsico, para agilizar la programacin, ayudando a la compilacin o
evaluando la calidad de los programas mediante software de prueba, y en un nivel ms avanzado,
permiten la construccin de interfaces grficas para el diseo de los formularios de las aplicaciones.
MRP
plan maestro de produccin se alimenta de todos los tems listados, y establece la cantidad de
todos los componentes requeridos para la fabricacin de los mismos.
Junto con esta informacin, el MRP ajusta la cantidad de materiales necesarios, teniendo en cuenta
el nivel del inventario y los requerimientos netos establecidos para un adecuado tiempo de entrega.
MRP se centra en los requerimientos de materiales, pero no considera otros recursos.
El uso de software MRP representa un nivel medio en cuanto a la funcionalidad de la tecnologa de
informacin, ya que su objetivo es efectuar el clculo de la programacin de la produccin de una
forma ms rpida y exacta que si se realizara manualmente.
MRP II
A diferencia del anterior, realiza la planeacin de todos los recursos de la organizacin. Comprende
ERP
5
MANETTI, Joseph. How Technology Is Transforming Manufacturing. En: Production and Inventory Management Journal.
Vol. 42. 2001. p. 3.
10
Sin autor. Anlisis y Diagnstico de las Tecnologas de Informacin en Colombia Modelo de Harvard.
<URL>:http://www.agenda.gov.co/articulos/44
11
Generalmente se integra con otras aplicaciones, como puede ser con la contabilidad para
estandarizar formatos y enviarlos mediante correo electrnico, y con los sistemas de pedidos y
facturacin.
El alcance es a nivel de la cadena de abastecimiento, ya que esta herramienta permite la
comunicacin estandarizada entre fabricantes y proveedores, principalmente.
7
8
Ibid.
BARRIOS. Op. Cit., p. 131.
12
En Colombia la entidad que administra el estndar para la comunicacin mediante sistemas EDI es
el Instituto de Automatizacin Colombiano, IAC, junto con un comit de usuarios EDI, que consiste
en un equipo de trabajo compuesto por los responsables de la administracin de los mensajes EDI
en las compaas
El primer paso para implantar EDI es adquirir un buzn o nmero de localizacin, GLN, el cual se
adquiere en IAC Colombia. Con el GLN se adquiere el derecho a usar un nmero estndar como
buzn de la compaa para enviar y recibir mensajes electrnicos. Se debe contar con un socio
comercial con quien realizar el intercambio y acordar el mensaje a intercambiar. Los mensajes
existentes
se
pueden
descargar
de
la
pgina
de
IAC.9
Una vez se cumplan con los requisitos anteriores la empresa debe contactar a una VAN o Red de
Valor Agregado disponible en Colombia. Las VANS tienen la funcin de ofrecer los medios de
comunicacin para efectuar el intercambio de datos.10
1.3.3 Internet
COMERCIO ELECTRNICO
13
582000
2002
444000
2001
2000
1999
329000
116000
27000
Para el caso especfico de las pymes el uso de comercio electrnico permite el desarrollo de
estrategias orientadas al manejo de la relacin con el cliente (CRM), como pueden ser la
segmentacin del mercado mediante la informacin recopilada en una pgina Web de la empresa
que permita a los clientes llenar un formulario con sus datos y establecer perfiles para la creacin
de promociones especficas.
12
13
14
14
Las pequeas y medianas empresas (PYMES) en Colombia estn caracterizadas por las siguientes
variables: en primer lugar la clasificacin segn el nmero de empleados ha sido establecida por el
Ministerio de Desarrollo como se muestra a continuacin:17
15
15
NUMERO DE EMPLEADOS
CLASIFICACIN
Entre 11 y 199
Pequeas - Medianas
Mas de 200
Medianas Grandes
En cuanto a la distincin especifica entre pequea y mediana empresa se har uso de la sealada
por ACOPI18 que determina como pequeas empresas aquellas unidades con un nmero de
empleados entre 10 y 50 y medianas aquellas con un nmero de empleados superior a 50 y menor
a 200.
La participacin de las pymes respecto al total de empresas en Colombia, se observa en la siguiente
grfica construida a partir de informacin obtenida por el DANE en el ao 2002 y recopilada en un
estudio sobre las mipymes en Colombia, realizado por Fedesarrollo. 19
Grande
9%
Micro
22%
Mediana
22%
Pequea
47%
La grfica muestra que la mipyme20 representa alrededor del 91% del total de empresas
colombianas, siendo las pequeas, -aquellas con un nmero de empleados entre 10 y 50-, las que
tienen una representacin mayoritaria con el 81.2%.
18
ASOCIACIN COLOMBIANA DE PEQUEAS Y MEDIANAS INDUSTRIAS. Compilacin de Estadsticas de Pymes de Amrica
Latina y el Caribe. Bogot: ACOPI, 2000. p. 18
19
ARBELEZ Mara Anglica, ZULETA Luis Alberto. Las Mipymes en Colombia: diagnstico general y acceso a los servicios
financieros. Fedesarrollo. Bogot. 2003. p. 4.
16
Intermediacin
Agricultura, Ganadera financiera
8%
y Pesca
Minera
2%
Comercio
25%
8%
Construccin
10%
Industrias
Servicios
Manufactureras
28%
19%
La concentracin de pymes por regin geogrfica obtenida en una investigacin hecha por la
Fundacin para el Desarrollo Sostenible, FUNDES, acerca de la realidad de la pyme en Colombia,
revela que el mayor nmero de establecimientos se encuentra concentrado en Bogot con un 50%
de las empresas.22
Resto y Agro
17%
Cali
11%
Medelln
13%
Bogot
50%
20
21
22
17
Micro
2%
Grande
57%
Pequea
14%
Mediana
27%
El Instituto Colombiano de Ciencia y Tecnologa ha determinado que las PYMES generan el 52.2%
del empleo en la industria, y la gran empresa genera el 47.8%. Por su parte el valor agregado de la
industria manufacturera proviene en un 63.25% de las PYMES y en un 63.75% de la gran empresa.
Las PYMES industriales se concentran principalmente en actividades como productos alimenticios,
confecciones, productos de cuero, calzado y madera y sus productos.25
Por sectores, la concentracin del empleo en la pequea empresa se ilustra a continuacin26:
23
INSTITUTO COLOMBIANO DE CIENCIA Y TECNOLOGA. Plan Estratgico del Programa Nacional de Desarrollo
Tecnolgico Industrial y Calidad. 2000-2010. Bogot: COLCIENCIAS, 2000. p. 34.
24
ARBELEZ, ZULETA. Op. Cit. p. 4
25
COLCIENCIAS, Ibid. p. 36
26
MINISTERIO DE DESARROLLO ECONMICO, Op. Cit., p. 25
18
30%
37%
Comercio
Industria
Entidades Financieras
11%
22%
Otros servicios
En cuanto a la mediana empresa, la industria ocupa el primer lugar con el 33.5%, seguido de las
otras actividades.
Respecto a la actividad manufacturera especficamente, durante la ltima dcada las PYMES segn
su clasificacin por numero de empleados, han representado alrededor de un 93% del total de los
establecimientos industriales, con mayor predominio de la pequea empresa, que en 1991
representaba el 57.46% y en 1998 el 52.4%. De igual forma las PYMES contribuyen con ms del
50% del empleo en la industria, porcentaje que aument ms de tres puntos entre 1991 y 1998.27
27
28
29
19
40
30
GRANDES
20
10
0
-10
-20
PYMES
-30
-40
-50
Ene-98
Mar-98
May-98
Jul-98
Sep-98
Nov-98
Ene-99
Mar-99
May-99
Jul-99
Sep-99
Nov-99
Ene-00
Mar-00
May-00
Jul-00
Sep-00
Nov-00
Ene-01
Mar-01
May-01
Jul-01
Sep-01
Nov-01
Ene-02
Mar-02
May-02
Jul-02
Sep-02
Nov-02
Ene-03
Mar-03
May-03
-60
Industria
en
Colombia,
elaborada
por
la
Corporacin
para
la
Investigacin
30
ACOPI, CINSET. Encuesta de Comportamiento y Opinin de la Pequea y Mediana Industria en Colombia. Bogot. Tercer
trimestre de 2003.
20
70
60
50
40
30
20
10
0
2
1 tri. 2 tri. 3 tri. 4 tri. 1 tri. 2 tri. 3 tri. 4 tri. 1 tri. 2 tri. 2 tri. 3 tri.
00
00
B ue na
00
00
01
R e gula r
01
01
01
02
02
03
03
M a la
20%
40%
Gravedad
60%
80% 100%
Jerarqua
31
21
Disminuido
46%
Igual
30%
Figura 14. Recesin econmica y nivel de ventas
Aumentado
17%
Igual
23%
Disminuido
59%
32
entre otros aspectos, que exista una gran tendencia a que el gerente fuera el dueo de la empresa
y que la administracin fuera de tipo familiar, es decir generalmente los sucesores en la gerencia
pasaban a ser los hijos de los creadores de la empresa. Sin embargo resultados recientes obtenidos
32
PREZ URIBE, Rafael Ignacio. Gerencia en las MIPYMES en Santa Fe de Bogot: un caso de 4 sectores econmicos.
Bogot: Escuela de Administracin de negocios. Centro de Investigaciones. 1999. p. 26
22
33
34
35
23
Ibid. p. 35
24
planeacin, y los objetivos de la direccin terminan centrndose en resolver los problemas que van
apareciendo. La falta de planeacin tambin se da porque no se desarrollan herramientas de
anlisis que permitan un manejo de la informacin orientado hacia la toma de decisiones
estratgicas, e igualmente por la poca importancia que se le da a la informacin del entorno.
2.3.4 Caractersticas del manejo de la calidad
El control de calidad es una actividad que en la mayora de las pymes entrevistadas (90%) se
realiza en el producto final y no desde el comienzo y a lo largo del proceso productivo. No se
maneja una poltica de manejo de desperdicios o de acciones preventivas, sino que se espera que
el cliente no haga reclamos o presente quejas por la calidad del producto. Las empresas no
muestran suficiente preocupacin por los costos asociados a las devoluciones por calidad como
tampoco por los costos relativos a tiempos de espera, el incumplimiento con los pedidos y las
ventas perdidas.
2.3.5 Caractersticas de la competencia
Las pymes carecen an de un sentido de cooperacin entre s para conformar cadenas productivas.
En este sentido algunos de los empresarios manifestaron percibir la integracin como una amenaza
para sus intereses, en vez de considerarla como una oportunidad de beneficio mutuo.
En cuanto a la competencia directa con las dems empresas, en las pymes estudiadas no se
observa en general que se tengan estrategias de investigacin de la competencia y predomina por
lo tanto la intuicin y los comentarios que vienen del exterior.37
Esta desinformacin afecta la competitividad de las empresas porque al no tener claridad sobre los
aspectos que son destacados de los productos de la competencia, no se est haciendo un esfuerzo
acertado por mejorar los propios productos.
La falta de estrategias para el enfrentamiento de la competencia fue sealada en el estudio de la
Universidad EAFIT, segn el cual la intensificacin de la competencia es percibida por las pymes, en
un 27.3% de las empresas, como la principal amenaza, debido a la posibilidad que tiene el
consumidor de sustituir un producto por otro. 38
37
Ibid. p. 28
UNIVERSIDAD EAFIT. Encuesta sobre la Gestin de la Pequea y Mediana Industria de los pases del Grupo Andino.
Mdulo Colombia, Ciudad Bogot, 1999-2000. p. 38
38
25
B UENAS
22,4%
N.S. o N.R
38,8%
REGULARES
18,9%
MALAS
19,9%
39
26
La grfica muestra que para el tercer trimestre del 2003 solo el 22.4% de los empresarios
consider como buenas, las condiciones para el acceso al crdito bancario a largo plazo y un amplio
38.8% mostr desconocimiento al respecto.
Respecto a la planeacin financiera, se observa que es una actividad que no tiene mayor
importancia en la administracin de las empresas, ya que el uso de herramientas como los flujos de
fondos e indicadores financieros es bajo.
150
800
700
100
600
PYMES
Mediana
Millones
Millones
500
50
400
Pequeas
0
300
Grandes
-50
200
100
-100
0
1992
1993 1994
1995
1996 1997
1998
1999 2000
40
27
En cuanto al tipo de inversin predominante en las pymes, la siguiente grfica construida a partir
de informacin recopilada por Fedesarrollo en el ao 2003, muestra que para el sector industrial,
prevalece la inversin en reposicin de maquinaria y equipo sin ampliar la capacidad instalada, ni la
tecnologa actual.41
TIPO DE INVERSIN
%
0
10
20
30
31,8
40
27,1
21,7
19,4
41
Ibid., p. 15
ASOCIACIN COLOMBIANA DE PEQUEAS Y MEDIANAS INDUSTRIAS. Compilacin de Estadsticas de Pymes de Amrica
Latina y el Caribe. Cuadro 101. Gestin de la innovacin de las pequeas y medianas industrias de Colombia, segn sector
econmico. Bogot: ACOPI, 2000. p. 18
42
28
40
NO
20
0
Alimentos
Textiles
Mader a y
Ar tes
Muebles
Gr fic as
Qumic os
Plstic o
Metlic os Maquinar ia
y Equipo
Figura 19. Presupuesto para investigacin y desarrollo en las pymes industriales segn sector
econmico
NS/NR
100
80
INNOVA CION EN
P RODUCTOS
INNOVA CIN EN
P ROCESOS
M ERCA DEO/CA
LIDA D
60
40
20
0
A lim e nt o s T e xt ile s C o nf e c c i nC a lza do y M a de ra y
A rt e s Q u m ic o s P l s t ic o M e t lic o sM a quina ria
C ue ro
M ue ble s G r f ic a s
y E quipo
Los grficos anteriores muestran el elevado porcentaje de empresas que no destinan parte de su
presupuesto para la investigacin y el desarrollo, lo que indica que este es uno de los principales
obstculos para la inversin en tecnologas de informacin, ya que no hay una conciencia en el
empresario de las ventajas que la innovacin permite en el mejoramiento de los procesos y los
productos, y por lo tanto la eficiencia en la relacin con el cliente.
A continuacin el siguiente cuadro resume las caractersticas generales observadas en las pymes
manufactureras de Bogot.
29
Planeacin
Manejo de la calidad
Competencia
Innovacin
En las pocas empresas en las que se han asignado recursos, estos son precarios
Existen procedimientos definidos para las tareas y funciones de cada cargo
Manejo de Procesos
Fuente: autor
30
31
El anlisis de la informacin debe tener en cuenta una evaluacin inicial de cules son los procesos
que se manejan en una empresa. El concepto de proceso se desprende de una forma de ver a la
organizacin como un sistema cuyas actividades se encuentran relacionadas entre si para producir
un resultado, tal como lo afirma Mario Navarrete, al describir la evolucin de la concepcin de la
organizacin hacia la estructura por procesos, en la cual la organizacin sistemtica de las
actividades produce un bien o servicio que debe tener valor para el cliente43.
El enfoque por procesos se diferencia del enfoque por reas o funciones, ya que este ltimo
concibe la organizacin como un conjunto de departamentos separados, en los cuales se busca la
optimizacin de operaciones individuales, y en consecuencia no hay responsabilidades por procesos
completos, sino nicamente por partes del mismo o reas especificas, lo que afecta la
competitividad de la empresa ya que no se esta buscando una forma de hacer las cosas que
permita agregar valor en cada actividad, sino que la importancia radica solamente en tener un
producto final para ofrecer.
Los macro procesos indispensables en todas las empresas y por lo tanto en las pymes de
manufactura, independientemente del sector al que pertenezcan son clasificados segn Mario
Navarrete en tres tipos principales segn su funcin dentro de la actividad de la empresa:44
43
44
32
MACROPROCESOS
PROCESOS
GERENCIALES
PROCESOS
OPERATIVOS
PROCESOS DE
SOPORTE
DEFINIR ESTRATEGIA
CORPORATIVA
DEFINIR MERCADOS
Y CLIENTES
ADMINISTRAR EL
TALENTO HUMANO
MANEJAR RELACIONES
EXTERNAS
DISEAR
PORTAFOLIO
ADMINISTRAR SISTEMA
DE INFORMACIN
TRANSFORMAR CULTURA
ORGANIZACIONAL
PRODUCIR
LLEVAR A CABO
GESTIN AMBIENTAL
COMERCIALIZAR
Y VENDER
ADMINISTRAR
SISTEMA FINANCIERO
DISTRIBUIR
ADMINISTRAR
RECURSOS FSICOS
Estos procesos se dividen a su vez en diversos subprocesos, como lo muestra la siguiente matriz de
arquitectura de la informacin,45 en la que se listan los principales procesos presentes en la
empresa, y la clase de datos o informacin que cada uno de ellos utiliza. La matriz puede tener un
nivel mayor de detalle dependiendo de la complejidad de la organizacin y por lo tanto de la
cantidad de procesos que maneje.
La matriz seala los datos que son creados (c) y los que son utilizados (u), es decir aquellos que ya
existen y se necesitan para llevar a cabo el proceso respectivo, y los que se generan a partir del
desarrollo del proceso.
Las divisiones corresponden a las diferentes reas o macro procesos como son la gestin
administrativa incluyendo el manejo del talento humano, mercadeo, produccin y manejo
financiero. Como se observa hay tipos de datos que son utilizados por varios macro procesos, por lo
cual la matriz es una herramienta que tambin permite determinar el alcance que tendra un
45
33
C
U
U
U
Reportes de ventas
Facturas de compras
Cuentas pendientes
Listado de proveedores
Documentos contables
Necesidades de la empresa
Orden de produccin
Orden de Pedido
Ordenes de trabajo
Portafolio de productos
C
U
U
U
C
U
U
C
U
U
U
Manejar Inventarios
Administrar ordenes de pedido
Elaborar plan de compra
C
U
U
U
U
U
U
U
U
U
U
C
Controlar finanzas
Desarrollar el talento humano
Estados financieros
Manual de procedimientos
Requerimientos legales
Polticas
Info.financiera de c/cliente
Metas
PROCESOS
Listado de clientes
Objetivos
CLASES DE
DATOS
Info. de empleados
c: creado u: utilizado
U
U
U
C
C
C
U
U
34
Se observa en la matriz anterior que todos los procesos de la empresa: gerenciales, mercadeo,
produccin y financieros estn relacionados por medio de la informacin que comparten, como se
explica a continuacin:
Produccin Mercadeo
Produccin recibe informacin de las innovaciones del mercado y las necesidades de los clientes
para revisar y modificar el diseo y los parmetros de fabricacin de los productos.
Mercadeo Finanzas
Mercadeo hace uso de la informacin financiera sobre las ventas, para determinar las estrategias
comerciales segn el comportamiento de cada cliente.
35
46
47
36
37
Figura 22. Diagrama de flujo de datos del sistema de produccin
A partir del anlisis de los flujos de informacin en el sistema de produccin se obtienen los
siguientes factores clave de xito relevantes en la administracin de la informacin, teniendo en
cuenta la encuesta aplicada a un grupo de pymes de Bogot.
a) Manejo adecuado de la informacin de los pedidos
30% 9
empr esas
70% 21
empr esas
Produccin por pedido
Produccin para inventario
48
38
Con respecto a la forma como se manejan las rdenes de pedido de los clientes, en el 60% de
las empresas se ha creado para este fin, una base de datos en Excel, y en el 90% de los casos,
las rdenes se van elaborando de acuerdo al orden cronolgico en que se reciban, es decir se
manejan por el mtodo peps.
En el 17% de las empresas se cuenta con un mdulo de software empresarial para el manejo
de los pedidos, y en un 23% se llevan registros manuales de las rdenes, en las empresas ms
pequeas, especialmente de confecciones, en las que se presenta un mayor grado de
informalidad en los procedimientos.
Manual
23%
Softw are
Ex cel
Empresarial
60%
17%
39
12%
28%
MANUAL
USO DE EXCEL
SW EMPRESARIAL
28%
32%
NO MANEJA
INVENTARIOS
49
ACOPI, CINSET. Encuesta de Comportamiento y Opinin de la Pequea y Mediana Industria en Colombia. Bogot.
Segundo trimestre de 2003.
50
EAFIT. Op. Cit., p. 34
40
A limento s TextilesCo nfecci nCalzado y M adera y A rtes Qumico s P lstico M etlico sM aquinaria
cuero M uebles Grficas
y Equipo s
80
70
60
50
40
30
20
10
0
Figura 27. Nivel de Sistematizacin de los Inventarios en las pymes por sector econmico
c)
La informacin sobre la capacidad debe tener en cuenta las horas de produccin semanales
disponibles para cada centro de trabajo y el requerimiento en horas de produccin, necesario
para cada producto.
d) Intercambio real de informacin entre la administracin y produccin
En el 77% de las empresas se ha creado una base de datos en Excel para el manejo de la
informacin de los proveedores. En dos de las empresas, la comunicacin se establece
mediante comercio electrnico, y en el resto (17%) se llevan registros fsicos que se actualizan
manualmente.
17%
Ex cel
6%
Internet
Manual
77%
41
f)
El proceso recibe la informacin de los procesos anteriores, y suministra como flujo de salida, la
informacin sobre fechas de compromiso que se envan al rea comercial para ser comunicadas
a los clientes, el volumen de produccin y la confirmacin de pedidos, que deben ser para
conocimiento del jefe de produccin, el nivel final del inventario de producto terminado, que
utilizar el departamento de inventarios para mantener su informacin actualizada y el
requerimiento de materia prima, que ser utilizado por el departamento de inventarios o
compras, segn se tenga o no la materia prima necesaria.
En cuanto a la programacin de la produccin en las pymes, la encuesta realizada indic que
en aproximadamente 60% de las empresas, esta se lleva a cabo mediante el uso de MRP de
forma manual. En el 17% el mismo procedimiento se lleva a cabo con la ayuda de Excel.
MANUAL
17%
7%
USO DE EXCEL
SW EMPRESARIAL
17%
59%
NO TIENEN PROG. DE LA
PRODUCCIN
51
Ibid., p. 43.
42
100
80
MANUAL
60
AUTOMATIZADA
40
NS / NR
20
0
Alimentos Tex tiles ConfeccinCalzado y Madera y
cuero
Muebles
Artes
Qumicos Plstico
Metlicos Maquinaria
Grficas
y Equipos
Figura 30. Programacin de la Produccin por Sectores Econmicos en las Pymes Industriales de Bogot
5% 2% 1%
19%
31%
Ns/Nr/Na
Menos de 3 das
Entre 4 y 6 das
Entre 7 y 10 das
Entre 11 y 15 das
Entre 16 y 20 das
20%
22%
Ms de 20 das
52
53
Ibid. p. 43
Ibid. p. 44.
43
9%
3% 2% 1%
1%
33%
7%
5%
25%
4%
Ns/Nr/Na
Variedad de productos
Mala calidad de la materia prima
Deficiencia en las instalaciones
Mala planeacin
Mano de obra
Retrasos de prov eedores
Falta de tecnologa
Factores ex ternos
Otros
Proceso de produccin
10%
Se observa que los niveles de efectividad y cumplimiento de los factores clave de xito en el
sistema de produccin como la programacin de la produccin, el adecuado manejo del
proceso de compra, en cuanto a la relacin con los proveedores y el cuidado con la calidad de
la materia prima, y el proceso de produccin como tal, pueden no ser adecuados para
garantizar el efectivo cumplimiento de los requerimientos del cliente y por lo tanto afectan la
competitividad de las empresas.
El clculo correcto del volumen de produccin en las pymes industriales es un aspecto
prioritario para estas empresas, debido al comportamiento que ha venido presentando el
volumen de los pedidos durante los ltimos aos, como se observa en la siguiente grfica.
La secuencia muestra una comportamiento irregular presentando un volumen bajo en los
perodos recientes. Los valores negativos en la grfica indican que el volumen de pedidos
presenta una tendencia baja frente a lo normal para la poca.54
54
44
GRANDES
-30
-40
-50
-60
PYMES
-70
-80
Ene-98
Mar-98
May-98
Jul-98
Sep-98
Nov-98
Ene-99
Mar-99
May-99
Jul-99
Sep-99
Nov-99
Ene-00
Mar-00
May-00
Jul-00
Sep-00
Nov-00
Ene-01
Mar-01
May-01
Jul-01
Sep-01
Nov-01
Ene-02
Mar-02
May-02
Jul-02
Sep-02
Nov-02
Ene-03
Mar-03
May-03
-90
45
En el diagrama anterior del sistema de produccin se describe adems de los procesos y los flujos
de informacin, los agentes o entidades que intervienen en el intercambio de informacin. Estos
agentes corresponden a los departamentos de produccin, inventarios, compras y el rea comercial
o mercadeo y ventas.
En las pymes entrevistadas se ha encontrado que no existe una separacin de reas por funciones
especficas como se presenta en las grandes empresas, ya que una misma rea puede manejar
diferentes funciones debido a que el tamao y los recursos de estas empresas no permite un mayor
nivel de especializacin.
En el 100% de las empresas que manifestaron manejar inventarios las funciones de compras,
almacenamiento y registro de los movimientos del inventario estn integrados en una misma rea
compuesta por un almacenista y/o un jefe de compras e inventarios. En las empresas ms
pequeas es el auxiliar de produccin quien se encarga de las labores relacionadas con el almacn
y el jefe de produccin, con lo que se refiere a las compras de materia prima y manejo del
inventario.
46
En cuanto a las actividades del rea de produccin, estas se encuentran a cargo del jefe de
produccin en el 87% de las empresas encuestadas. En el resto corre por cuenta del mismo
gerente o dueo de la empresa.
El rea comercial en la que se renen las actividades relacionadas con mercadeo, como estrategias
de promocin y publicidad y manejo de las ventas son asumidas en la mayora de las empresas por
algn mando medio, como un subgerente o asistente de gerencia y en ocasiones por el mismo
gerente, por lo cual solo en un 17% de las empresas se cuenta con un departamento de mercadeo
y publicidad. En cuanto al manejo de la informacin de los clientes, esta se lleva a cabo mediante
bases de datos en Excel en el 90% de las empresas.
47
Produccin
De las empresas que han sistematizado la planeacin de la produccin, las cuales alcanzan un
24%, como se estableci en el captulo anterior, el 17% corresponde a empresas que para este fin
han hecho uso de Excel, lo que quiere decir que del bajo porcentaje de empresas que utilizan una
herramienta informtica, esta corresponde a una tecnologa de informacin de nivel bsico, que
solo permite desarrollar una labor de forma ms rpida y eficiente, y no apoya la interaccin con
otros usuarios o procesos.
En cuanto al manejo de los inventarios, el porcentaje de sistematizacin es ms alto que en la
programacin de la produccin, sin embargo la tecnologa predominante es tambin de nivel bsico
y solo el 28% ha adquirido software empresarial como apoyo al proceso. (Figura 13)
Mercadeo
Las funciones asociadas a mercadeo, como el establecimiento de estrategias de promocin o
publicidad de la empresa, estn basadas en el comportamiento histrico de los clientes que se
tienen registrados en las bases de datos construidas en Excel principalmente.
En general en la totalidad de las empresas, no se manejan herramientas informticas para el
anlisis de mercados y las decisiones en este mbito se toman con base en las sugerencias de
colaboradores o mandos medios cercanos a la gerencia.
48
Prez Uribe en su estudio de la gerencia en las mipymes, afirm que aunque exista conciencia de
la importancia de los clientes, no se haca uso de sistemas institucionalizados para investigar y
analizar sus necesidades y expectativas, y no se maneja la informacin con datos estadsticos, ni
indicadores que permitan hacer un seguimiento a las mejoras en el tiempo.55
Al respecto de la labor de mercadeo de las pymes, la revista Dinero en su edicin 187 de agosto del
2003, aborda el tema, citando las apreciaciones de expertos en sistematizacin y consultora. Segn
Samy Ferrer consultor de Fundes en Chile, la pyme colombiana es demasiado emprica y su
gestin comercial, casi nula. Esta afirmacin es apoyada por Luz Marina Ferro, consultora de
pymes de la Universidad de Los Andes, quien ha identificado la falta de mercadeo de las pymes
como uno de sus principales problemas, debido entre otros aspectos, a que la concentracin de
estas empresas ha permanecido enfocada nicamente en el producto, descuidando otros aspectos
de la estrategia de mercadeo.
En cuanto a la gestin de las diferentes reas de la empresa, el estudio realizado por FUNDES
acerca de la realidad de la pyme colombiana encontr que el rea de mercadeo y ventas era la que
necesitaba un mayor fortalecimiento de su recurso humano.56
Financiera
16%
Recurso s
humano s
12%
Otro
1%
Co mercio
internacio nal
6%
P ro ducci n
14%
M ercadeo y
ventas
36%
P laneaci n
15%
En cuanto al uso de Internet para el intercambio comercial, las empresas entrevistadas que tienen
pgina Web, que son el 70%, utilizan este medio solo para dar a conocer sus productos, pero solo
55
56
Ibid. p. 56.
RODRGUEZ. Op. Cit., p. 37
49
en el 13% se ha hecho uso del comercio electrnico como apoyo a los procesos de compras y
ventas, en lo que se refiere a transacciones en lnea con clientes o proveedores.
30%
57%
13%
Tiene pgina Web
Hace uso de Comercio Electrnico
No tiene pgina Web
Figura 35. Uso de Internet y Comercio Electrnico en las pymes
Acopi estableci que de las 45 mil empresas entre uno y diez empleados, slo un 40% tena acceso
a Internet, un 20% estaba enfocada hacia el e-business, y la gran mayora slo usaba sus
computadores para procesamiento de texto y software contable.57
Microsoft en un estudio titulado la Penetracin de Tecnologa en el Segmento Pyme, para
Colombia y Brasil, elaborado en Agosto del 2002, encontr que el 42% de las pyme no tena una
conexin a Internet, y que solo el 14% de las empresas tena pgina Web, la cual en el 83% de los
casos, fue creada con el fin nico de mostrar la informacin de la empresa, y en un reducido 17%,
la pgina haba sido diseada para el desarrollo de comercio electrnico.58
El DANE confirma el uso que los establecimientos industriales le dan a una herramienta como
Internet, ya que casi un 90% utiliza la conexin para la consulta de correo electrnico y solo un
15.7% del total de empresas, lleva a cabo actividades de publicidad y comercializacin, de acuerdo
a la Medicin de las Tecnologas de Informacin y Comunicaciones para el Sector Productivo,
recopilada en diciembre del 2003.59
Los servicios utilizados por los establecimientos industriales mediante la tecnologa de Internet, se
muestran en la siguiente grfica.
57
58
59
50
Figura 36. Distribucin porcentual de establecimientos industriales conectados a Internet, segn servicios utilizados
Manejo Financiero
En este aspecto se indag sobre la existencia de algn tipo de software para el manejo financiero,
la forma como se registran los estados financieros y el manejo de la informacin sobre el
presupuesto de la empresa.
Sobre la existencia de software financiero el 40% de las empresas encuestadas manifest contar
con un paquete para el manejo de la contabilidad, el 23% cuenta con software integrado para
cartera y facturacin y el resto lleva la contabilidad y la cartera en Excel. En todos los casos las
decisiones acerca del presupuesto las toma la gerencia con base en los informes financieros, las
ventas anuales, el crecimiento y las polticas de inversin.
40%
37%
23%
SW para contabilidad
Ex cel
51
Manejo de la Nmina
El manejo de la informacin para la administracin del talento humano presenta la misma
tendencia de las dems reas en las empresas, es decir que prevalece el uso de tecnologa de
informacin de funcionalidad bsica. La sistematizacin corresponde especficamente a la
administracin de la nmina, ya que como se determin anteriormente no existen en estas
empresas polticas estructuradas para el desarrollo de actividades propias de la gestin del talento
humano.
El 73% de las empresas encuestadas manifest contar con Excel como la herramienta para el
registro y control de la nmina. El resto de empresas (27%) cuenta con un software empresarial
para este fin.
27%
73%
SW Empresarial
Ex cel
En general se observa que a pesar del elevado potencial de crecimiento que muestra el mercado de
tecnologas de informacin respecto al desarrollo de software para la gestin empresarial y el
comercio electrnico, como lo muestran las cifras presentadas en el marco terico, se encontr de
acuerdo a los resultados de la encuesta aplicada, que en estas empresas, las cifras de
incorporacin de tecnologa para el manejo de los diferentes procesos es muy baja.
Las cifras permiten concluir que la tendencia de la escasa participacin de la tecnologa de
informacin en las pymes colombianas se refleja en las pymes entrevistadas en las cuales las
deficiencias en el manejo de la informacin pueden repercutir directamente en la eficiencia del
proceso productivo y por consiguiente en la competitividad de las empresas.
52
Uno de los principales objetivos que persigue la tecnologa de informacin en las empresas es el
apoyo a la integracin de los procesos con el fin de contar con la misma informacin a lo largo de
todas las reas, y que esta informacin sea exacta y se actualice permanentemente.
El concepto de integracin se puede traducir en el hecho de romper con el paradigma de los
sistemas tradicionales en los cuales se presentan sistematizaciones parciales, como puede ser un
sistema para contabilidad y otro para produccin, sin que entre ellos exista una comunicacin,
generando a su vez informes parciales. Por el contrario la integracin implica que en vez de
trabajar por funciones, se trabaje por procesos, por lo que las operaciones se manejan en mdulos
que se actualizan en el mismo momento con la informacin que cada uno de ellos requiere.60
En cuanto a la integracin de la informacin, se presenta como caracterstica predominante que en
las empresas entrevistadas que cuentan con software empresarial o comercio electrnico, como
tecnologa de informacin de funcionalidad alta, esta es empleada para el manejo de la informacin
en uno, dos o mximo tres procesos, es decir que en ninguna de las empresas se cuenta con una
sistematizacin completa que permita la total integracin de la informacin y evitar as las prdidas
en eficiencia tanto por duplicacin de datos, como por no tener informacin en tiempo real,
generando prdidas de tiempo y aumentando la posibilidad de cometer errores en la planeacin y
toma de decisiones.
La falta de coordinacin en la informacin se hace ms evidente entre algunas actividades como
son la planeacin de la produccin y el manejo de inventarios. En este sentido la situacin ms
comn que se presenta es que en el bajo porcentaje de empresas que hacen uso de tecnologa de
informacin para la administracin del inventario, la planeacin de la produccin y el manejo de los
pedidos en ms de la mitad de los casos se realiza manualmente y en el resto mediante Excel, es
decir que actividades complementarias que deben compartir informacin exacta y oportuna, no
estn apoyadas en las mismas herramientas informticas para su adecuada gestin.
Respecto a esta situacin, Luisa Mndez, Business Development Manager de Oracle, afirma que el
63% de las pymes colombianas no estn automatizadas, realizan muchos de sus procesos
manualmente y tienen sus bases de datos disgregadas en distintos programas como Excel, Access,
60
ESGUERRA LASERNA, Margarita. Cambios Organizacionales Mediante la Aplicacin de ERPS. Trabajo de Grado para optar
al ttulo de Ingeniera Industrial. Pontificia Universidad Javeriana. 2000. p. 29.
53
FoxPro, etc. Por eso el mismo trabajo se hace hasta cinco veces, lo que representa una gran carga
operativa y altas probabilidades de error en el ingreso de la informacin, afectando la toma de
decisiones.61
Se percibe entonces que la situacin generalizada al interior de las empresas, como se describi en
el primer captulo, es la falta de conciencia respecto a la necesidad de transformar los procesos y
apoyar la toma de decisiones y el manejo de la informacin en herramientas que aumenten la
eficiencia.
Al respecto, la revista INTER cambio afirma que la razn del bajo porcentaje de utilizacin de
tecnologa de informacin por parte de las pymes, se debe a que en Colombia an muchos de los
pequeos y medianos empresarios piensan que sus compaas han sobrevivido y crecido sin hacer
mayores inversiones en equipos y software, lo cual prueba que la tecnologa es solo un gasto y no
es tan importante como se dice. Otros consideran que aunque es posible que la tecnologa
informtica les ayude a ser ms productivos, acceder a ella es muy complicado por su precio, y
sobre todo, por la complejidad de su implementacin y uso.62
61
JARAMILLO MARN, Mauricio. Soluciones ms adecuadas para su negocio. En: Revista INTER Cambio. Agosto
Septiembre de 2002.
62
Ibid., p. 16.
54
operaciones que realizan y en dnde se originan. Esto con el fin de tener claras las implicaciones de
las operaciones y decisiones a nivel contable, comercial y administrativo.63
El cambio puede generar ansiedad en los empleados, ya que pueden sentirse incapaces de operar
con un nuevo sistema y aprenderlo, o piensan que perdern control. As por ejemplo el nivel
operativo debe tener la certeza que su informacin no ser modificada, reemplazada o duplicada
dentro de la organizacin. Es por esto que puede crearse un ambiente de desconfianza y
resentimiento. Por eso es necesario transmitir la forma como est cambiando el rol de la persona
con el uso del nuevo sistema 64 y que los lderes de un proyecto comprometan a los empleados en
la implantacin, y convencerlos de que el sistema mejorar su desempeo.
Sin embargo a pesar de la necesidad de un liderazgo por parte de la gerencia para resaltar la
responsabilidad de cada empleado en la ejecucin de nuevos proyectos, -en este caso especfico
relacionado con la adquisicin de tecnologa de informacin-, Rafael Prez Uribe afirma que en las
pymes en la ciudad de Bogot no se maneja una filosofa organizacional institucionalizada, por lo
cual no est formalmente definida y carece de efectividad para influir en las decisiones y
comportamiento de los trabajadores.
Esto lo corrobora la forma como se ha visto afectada la cultura organizacional con la utilizacin de
tecnologa de informacin, en las empresas encuestadas que han adquirido alguna herramienta
informtica. Estas coinciden en que la resistencia al cambio es una caracterstica presente en los
empleados, ya que existe la preocupacin constante por mantener sus trabajos y el temor de ser
despedidos.
A pesar de tal preocupacin, los empresarios afirman que la adopcin de sistemas de informacin
en sus empresas ha generado en los empleados reacciones iniciales de desconfianza, que sin
embargo han sido contrarrestadas con capacitaciones peridicas de parte de los proveedores de las
soluciones, las cuales han permitido al empleado por un lado familiarizarse con el nuevo sistema y
por otro comprometerse un poco ms con su trabajo, ya que el manejo de una nueva herramienta
les ha permitido entender que pueden realizar tareas de una forma ms eficaz. Es decir, que
algunos empleados descubren que la tecnologa de informacin es un complemento til que le
genera un valor agregado a su propio desempeo.
63
64
55
En cuanto a la preocupacin de las empresas por la capacitacin externa de sus empleados, solo
dos de las empresas ofrece programas de capacitacin en convenio con entidades como el SENA,
las cuales generalmente son recibidas con agrado por parte de los empleados, ya que les generan
un sentido de pertenencia a la empresa y facilitan su incorporacin con los nuevos proyectos.
En estas empresas la preocupacin por el mejoramiento de las capacidades del empleado, junto
con el inters de incorporar tecnologas de informacin y polticas para el mejoramiento de los
procesos, corresponde a una actitud abierta y proactiva por parte de la gerencia.
Es recomendable que el cambio hacia la sistematizacin de los procesos se lleve a cabo con
sensibilidad para ser aceptado, y que se transmita a todos los niveles de la organizacin, las
razones que motivaron a la empresa a la implantacin de tecnologa de informacin con el fin de
hacer explcitos cada uno de los beneficios derivados de su uso y la forma como el sistema
contribuir al desarrollo y alcance de los objetivos de la organizacin.
La resistencia al cambio se maneja tambin comunicando a los empleados las implicaciones del
cambio, de forma que los individuos pasen a ser un grupo de personas con responsabilidades y
tareas comunes. El conocimiento de las implicaciones del cambio y la forma en que estn siendo
afectados por l, les permite a los empleados reaccionar de manera positiva de acuerdo a lo que se
espera de ellos.65
65
56
Mercado
El pas no tiene un patrn en cuanto a la especializacin que le permita orientar el aparato
productivo de forma consolidada hacia un mercado internacional caracterizado por la inestabilidad y
el continuo cambio. Esto repercute en la an escasa definicin de estrategias tecnolgicas que
impulse a las pymes a iniciar procesos de mejoramiento tecnolgico.66
La pyme en su mayora est aun orientada hacia el mercado interno, por lo que su participacin en
las exportaciones directas es incipiente, siendo algo mayor en las exportaciones indirectas, en las
que se produce para otras empresas que exportan directamente.67
Esto trae como consecuencia que la pyme no est familiarizada con las exigencias tecnolgicas que
implican competir con empresas del exterior y por lo tanto que no haya una demanda importante
de soluciones tecnolgicas.68
Este hecho se da tambin por la dificultad que presenta la pyme para llevar a cabo proyectos de
inversin en tecnologa, ya que primero, no se tiene claridad sobre la viabilidad econmica de estos
proyectos, teniendo en cuenta el tamao de estas empresas, y segundo, se presentan dificultades
para la financiacin de los mismos.
Gestin Empresarial
En este aspecto los problemas estn asociados con la informalidad en la direccin, administracin y
organizacin de las empresas. Esta informalidad ocasiona que no existan procesos de planeacin en
las reas de la empresa y menos an respecto al mejoramiento tecnolgico, y que los empresarios
no tengan ni la formacin ni la experiencia adecuadas para llevar a cabo proyectos tecnolgicos.
66
67
68
57
La falta de preparacin repercute tambin en una escasa capacidad para identificar los problemas
crticos que repercuten en la competitividad de la empresa.
En este sentido, la seleccin de tecnologa se caracteriza por una alta dependencia de la
informacin que suministra el propio proveedor y una reticencia en la bsqueda de asesora en la
gestin y desarrollo tecnolgico.69
En cuanto a la actualizacin de los equipos, se tiene que especialmente en las empresas pequeas,
predominan los de segunda, tercera o ms antigua generacin.70
La desinformacin predominante en el empresario ha hecho que se desconozcan las herramientas
de apoyo institucionales para el mejoramiento tecnolgico o que se caiga en una actitud de
incredulidad, que tampoco beneficia a la inversin en tecnologa de informacin.
Microsoft en su estudio sobre Tecnologa en la Pyme Colombiana en agosto del 2002, sostiene que
las principales causas de la baja utilizacin de tecnologa en las empresas son el bajo movimiento
que pueden tener, la necesidad de concentrarse en otras prioridades y el pensar que da lo mismo
tenerla o no,71 es decir que an existe desconocimiento por parte del empresario de la utilidad que
la tecnologa de informacin representa para el desarrollo de las operaciones.
69
58
El diagnstico del uso de tecnologas de informacin como apoyo en los procesos de las pymes
manufactureras de Bogot concluye que el uso de herramientas informticas de alto nivel no es
una prctica comn en las pymes, por lo que el flujo de informacin que se genera en los
diferentes procesos puede no estar lo suficientemente integrado para optimizar la gestin de los
recursos y la toma de decisiones.
59
La valoracin de los beneficios obtenidos por el uso de tecnologa de informacin es una tarea que
generalmente es subjetiva, ya que no es fcil determinar exactamente el porcentaje de
participacin de un sistema de informacin en el aumento de la productividad, la reduccin de
costos o el aumento en las ventas.
En este caso se har uso de los porcentajes de eficiencia alcanzados en implantaciones exitosas de
tecnologa de informacin, de acuerdo a estudios realizados por diferentes analistas en empresas
manufactureras a nivel mundial.
Los principales beneficios que han encontrado las empresas que han implantado sistemas para el
manejo de la informacin, tienen que ver con la reduccin en inventarios, mejoras en la
facturacin, reduccin de tiempos de ciclo, aumento en la calidad y mejoras en el servicio al cliente,
como se muestra a continuacin en los siguientes casos.
60
Problemtica
o
o
o
Beneficios obtenidos
- Mejora en la facturacin en un 5%
- Reduccin del volumen de inventario
- Aumento de la productividad
- Control del estado de los procesos
Fuente: http://www.ralpe.net
Cuadro 7. Caso de xito #2 en Implantacin de tecnologa de informacin
EMPRESA: BURDINOLA
DISEO Y FABRICACIN DE MOBILIARIO PARA LABORATORIO. PRODUCCIN POR PROYECTO
Solucin
Problemtica
o
Clculo
manual
de
necesidades
de
aprovisionamiento, en funcin de los pedidos
Incremento de personal
Controlar existencias
Beneficios obtenidos
- Reduccin de stocks en un 48%
- Reduccin de obra en curso en 45%
- Mayor control de existencias
61
Fuente: http://www.chein.com.mx/articulos
Javier Cordero Director de Consultora de Oracle-Mxico, cita algunas cifras reportadas por clientes
de Oracle, en cuanto a la utilizacin de sistemas de informacin:72
Cuadro 8. Beneficios de los Sistemas de Informacin
80%
De 50 a 90%
Entre 40-50%
Aumento en la calidad
Disminucin sustancial en capital de trabajo
No especificado
En cuanto a los beneficios obtenidos del uso de un sistema MRP II especficamente, Jorg Meyer en
un artculo para la revista World Development, presenta las siguientes ventajas derivadas de las
aplicaciones exitosas:73
Cuadro 9. Beneficios del uso de software MRP II
DISMINUCIN DE STOCKS, HASTA UN MXIMO DE 50%
Mejora del nivel de servicio al cliente, o incrementos en ventas hasta el 40%
Reduccin de horas extras, tiempos ociosos y contratacin temporal
Reduccin en el tiempo de produccin
Mayor rapidez en la entrega
Posibilidad de modificar rpidamente el plan maestro de produccin ante cambios
imprevistos en la demanda
Mayor coordinacin entre la programacin de la produccin y los inventarios
Posibilidad
de
conocer
rpidamente
las
consecuencias
financieras
de
la
planificacin
Fuente: Micro Level Innovations and Competitiveness. World Development
62
5-25%
50-60%
10-50%
30-70%
Mejora en productividad
25-30%
5-12%
Por su parte, PriceWaterhouse Coopers, en un censo comparativo elaborado entre empresas con y
sin implantacin de tecnologas de informacin en 1998,76 estableci el impacto de estas en las
medidas de desempeo de las empresas, obteniendo los siguientes resultados:
Cuadro 11. Impacto de las Tecnologas de Informacin en las medidas de desempeo durante 1998
SIN IMPLANTACIN
CON IMPLANTACIN
T.I
T.I
3%
2%
14 das
12 das
10
12
12
13
10.7
12
8.9
MEDIDA DE DESEMPEO
Desperdicio como % de ventas
Tiempo de ciclo total
Ibid.
CASAS, Elizabeth. Estudio de los Factores a Considerar para la Implantacin de los Sistemas Avanzados de Planeacin en
el Contexto Colombiano. Trabajo de Grado para optar al ttulo de Ingeniera Industrial. Pontificia Universidad Javeriana.
2002. p. 29.
76
AGUIRRE Santiago. Factores crticos a considerar para que la implantacin de las Tecnologas de Informacin generen
ventajas competitivas para las empresas manufactureras.
75
63
Beneficios Obtenidos
Se implant el software SAP para el manejo de los procesos de inventarios y compras, Contabilidad,
Cuentas por pagar, Cuentas por cobrar, Distribucin y Transporte, Costos, Control de calidad,
Ventas y Produccin. El principal beneficio destacado por la empresa fue la integracin de la
informacin en planta, bodegas y oficinas, de forma que en cada actividad realizada se tuviera la
informacin exacta del impacto en los estados financieros.
Caso Harinera del Valle78
Actividad: produccin de alimentos
Situacin Inicial: la empresa tena una necesidad de reestructurar los procesos del negocio con el
fin de ser ms competitiva mediante la mejor administracin de la informacin por medio de
herramientas tecnolgicas.
77
78
Sin autor.<URL>:http://www.sap.com.co
Ibid.
64
Beneficios obtenidos
Se implant el software integrado de SAP en los procesos de Ventas y Distribucin, Manejo de
materiales, planeacin de la produccin, Gestin de la calidad, Mantenimiento de Planta, Recursos
Humanos, Finanzas y Activos fijos. Los principales beneficios percibidos fueron el contar con
informacin oportuna y detallada que permite una mejor gestin corporativa, y en consecuencia el
aumento de la productividad, as como la orientacin hacia el cliente. La solucin permiti tener
control de inventarios en lnea y suministrar informacin acerca de los costos de la cadena logstica,
con el fin de tomar decisiones encaminadas a la optimizacin de los procesos.
Caso Crisa79
Actividad: fabricacin y distribucin de ropa interior.
Situacin Inicial: se contaba con un software muy pequeo para el manejo de la contabilidad y el
resto de la informacin se administraba en Excel, por lo cual se generaban inconsistencias en la
informacin y no se tena claridad sobre cules eran los datos correctos para la toma de decisiones.
Era necesario por lo tanto, contar con una herramienta que facilitara la integracin de la
informacin en las diferentes reas y contar con datos estadsticos actualizados que permitieran un
mejor anlisis y por lo tanto una mejor toma de decisiones operativas y estratgicas.
Beneficios obtenidos
Se adquiri un sistema integrado de informacin de manufactura para la confeccin, el manejo
financiero y la administracin del rea de mercadeo y ventas. Los beneficios obtenidos fueron la
integracin de la informacin operativa con el rea administrativa, la reduccin del personal del
rea contable, y un mejor control sobre la informacin de los representantes de ventas, los cuales
son el principal medio de distribucin y comercializacin de los productos de la empresa.
La empresa de consultora UNYDOS, gracias a la colaboracin de la ingeniera Johana Linares, ha
suministrado algunos ejemplos de proyectos llevados a cabo en pymes de manufactura, cuyos
resultados definitivos sern evaluados a finales del mes de agosto del 2004.
Caso Promicolda
Actividad: fabricacin de espumas.
Se desarroll una Intranet de trabajo local, y se logr la optimizacin de los procesos de
comunicacin y la coordinacin de agendas y proyectos de la empresa.
79
65
80
81
Sin autor.<URL>:http://www.infopyme.com.co
Ibid.
66
Con el objeto de cuantificar los beneficios potenciales que se obtendran del uso de tecnologa de
informacin en los procesos, se deben escoger los parmetros que se consideran crticos en la
operacin de la empresa. Estos parmetros mencionados en el punto anterior corresponden al nivel
de inventarios, tiempos de ciclo, mejora en productividad, mejora en la facturacin, nivel de
entregas a tiempo, aumento en el nivel de ventas, etc.
El empresario que quiera evaluar un proyecto de inversin en tecnologa de informacin debe tener
en cuenta el factor o factores ms influyentes en la operacin de su negocio. En este sentido una
empresa que tenga un tipo de produccin en la que se acumulan los inventarios, deber escoger
como criterio de evaluacin, en cuanto al beneficio, el porcentaje de reduccin en el nivel de
inventario que la solucin tecnolgica le ofrece. Por su parte una empresa dedicada a la
comercializacin debe tener en cuenta para la cuantificacin del beneficio, el criterio relacionado
con el nivel de aumento de las ventas, proveniente del mejoramiento de la relacin con los clientes.
En este caso para desarrollar un ejemplo del anlisis de beneficios, se escogieron tres de los
indicadores anteriores identificados por los analistas de Gartner Group y que adems fueron
comunes a varios casos de xito y se hizo uso del criterio del porcentaje ms bajo o del mnimo
beneficio que tales implantaciones presentaron, con el fin de evitar sobrevalorar los beneficios
potenciales que las soluciones en tecnologa de informacin ofrecen para un escenario como el de
las pymes industriales en el pas.
Para un anlisis real del costo beneficio de una solucin de tecnologa de informacin para pymes,
es necesario que el proveedor de la solucin suministre datos confiables de los beneficios que se
pueden obtener, y que el anlisis se vuelva a realizar despus que el sistema haya entrado en
funcionamiento, con la informacin real de los beneficios obtenidos.
Cuadro 12. Parmetros para la Evaluacin Financiera
PARMETROS ESCOGIDOS PARA LA EVALUACIN FINANCIERA
10%
1.5%82
25%
Fuente: Autor.
82
67
5.1.2 COSTOS
Los proveedores coinciden en que es necesario establecer exactamente que es lo que se espera del
sistema de informacin, es decir el tipo de informacin que se quiere manejar. En el caso de las
pymes manufactureras, los factores clave mencionados y especficamente en las empresas que
producen por pedido, que son la mayora, la administracin de los pedidos, es uno de los aspectos
ms relevantes en la adquisicin de tecnologa de informacin.
Con el fin de lograr el objetivo de integrar adecuadamente la informacin de los distintos procesos,
el sistema de manejo de pedidos debe estar integrado con el manejo de la informacin de
inventarios, produccin y presupuesto.
5.1.2.2 TIPO DE SOFTWARE
El software puede ser adquirido bajo la modalidad ASP, mediante la cual el proveedor arrienda
aplicaciones por Internet, y este se encarga de la administracin del sistema, por lo que el
empresario no tiene que preocuparse por costos de implantacin ni adecuacin.83 Este sistema
permite el uso de aplicaciones que en el mercado seran inaccesibles para una pyme.
83
Sin autor.<URL>:http://www.terra.cl/ti_empresas
68
En este aspecto la empresa debe establecer con cuntos equipos cuenta y de qu tipo, es decir si
los que se tienen cumplen con los requerimientos necesarios para la implantacin de un sistema de
informacin.
La implantacin de un paquete modular de gestin empresarial que contenga un sistema de
manejo de la produccin, inventarios, pedidos, cartera, entre otros, segn las necesidades de la
empresa, requiere el software de aplicacin, una red de estaciones de trabajo o computadores de
escritorio, un computador que acte como servidor de la red, un software de base para la red, que
soporte el nmero de estaciones, y el software de base o sistema operativo para cada uno de los
computadores.84
En general este tipo de configuraciones en las pymes, se adaptan a redes que pueden ir desde 5
hasta 20 estaciones de trabajo.85
Cuadro 13. Tabla de Costos promedio
TABLA DE COSTOS
SOFTWARE EMPRESARIAL
Costo del
software
COMERCIO ELECTRNICO
Personalizado 3 8 millones
Costo de hospedaje
Estndar
(Anual)
2 10 millones
Aplicaciones para
la gestin
empresarial
$300.000 - $1 milln
mensuales
Comercio
electrnico
4 6 millones
anuales
Incluido en el precio
$500.000
Costo de
implantacin
Incluido en el precio
$400.000
Actualizacin
del sistema
Servicios Adicionales
$300.000
c/u
Hardware
MEDIANTE ASP
$400.000
Mantenimiento
de software
Mantenimiento
de hardware
SOFTWARE ADQUIRIDO
Servicios
Adicionales
$300.000 c/u
EDI86
Implantacin
1 3 millones anuales
Autorizacin de uso
El costo lo determina
el IAC segn el tipo de
empresa
84
85
86
69
Estos costos son trasladados a la herramienta financiera para la determinacin del retorno sobre la
inversin, obteniendo los resultados que se observan en las siguientes tablas.
70
COSTOS
SOFTWARE
COSTO DEL PAQUETE
INSTALACIN
ACTUALIZACIN
CAPACITACIN
$ 4.000.000
$ 1.500.000
HARDWARE
COSTO DE EQUIPOS
MANTENIMIENTO
$ 12.500.000
$ 2.500.000
COMERCIO ELECTRNICO
HOSPEDAJE
DOMINIO Y REGISTRO
DESARROLLO
MANTENIMIENTO
EDI
IMPLANTACIN
AUTORIZACIN DE USO
SOPORTE TCNICO
OTROS
INFLACIN
8%
71
BENEFICIO - COSTO
AO
BENEFICIOS
Ahorro en Productividad
Ahorro en Inventarios
Aumento en ventas
$ 8.250.000,00
$ 1.000.000,00
$ 1.500.000,00
$ 9.900.000,00
$ 1.000.000,00
$ 1.500.000,00
$ 9.900.000,00
$ 1.000.000,00
$ 1.500.000,00
$ 9.900.000,00
$ 1.000.000,00
$ 1.500.000,00
$ 9.900.000,00
$ 1.000.000,00
$ 1.500.000,00
Total
$ 10.750.000,00
$ 12.400.000,00
$ 12.400.000,00
$ 12.400.000,00
$ 12.400.000,00
$ 0,00
$ 1.500.000,00
$ 0,00
$ 0,00
$ 1.500.000,00
$ 0,00
$ 2.500.000,00
$ 0,00
$ 2.500.000,00
$ 0,00
$ 2.500.000,00
$ 0,00
$ 2.500.000,00
$ 0,00
$ 0,00
$ 0,00
$ 0,00
$ 0,00
$ 0,00
$ 0,00
$ 0,00
$ 0,00
$ 0,00
$ 0,00
$ 0,00
$ 0,00
$ 0,00
Total
Costos Acumulados
$ 19.000.000,00
$ 19.000.000,00
$ 2.500.000,00
$ 21.500.000,00
$ 4.000.000,00
$ 25.500.000,00
$ 2.500.000,00
$ 28.000.000,00
$ 4.000.000,00
$ 32.000.000,00
BENEFICIO NETO
BENEFICIO ACUMULADO
-$ 8.250.000,00
-$ 8.250.000,00
$ 9.900.000,00
$ 1.650.000,00
$ 8.400.000,00
$ 10.050.000,00
$ 9.900.000,00
$ 19.950.000,00
$ 8.400.000,00
$ 28.350.000,00
INFLACIN
VALOR ACTUAL
BENEFICIO NETO
8%
-$ 8.250.000,00
-$ 8.250.000,00
$ 9.166.666,67
$ 916.666,67
$ 7.201.646,09
$ 8.118.312,76
$ 7.858.939,19
$ 15.977.251,94
$ 6.174.250,76
$ 22.151.502,71
COSTOS
Costo Software
Costo Instalacin
Costo Actualizacin
Costo Capacitacin
Costo Hardware
Costo Mantenimiento
Costo Hospedaje
Costo Dominio y Registro
Costo Desarrollo
Costo Mantenimiento E-Commerce
Costo Implantacin EDI
Costo autorizacin de uso
Soporte Tcnico
Otros
$ 4.000.000,00
$ 0,00
$ 12.500.000,00
$ 2.500.000,00
$ 0,00
$ 0,00
$ 0,00
$ 0,00
$ 0,00
$ 0,00
$ 0,00
-43,42%
4,26%
31,84%
57,06%
69,22%
En el ejemplo se observa que la inversin en la adquisicin del software se recupera a partir del
segundo ao, alcanzando un ROI de 4.26%.
72
ms lquidas. A pesar de que la cartera de las pymes es el doble de las grandes empresas, han
demostrado ser igualmente confiables y en muchos casos ms rentables.87
En esta gama de posibilidades se encuentran programas de fomento a cargo del gobierno en la
mayora de los casos, y las lneas de crdito de las entidades financieras.
5.2.1 Programas de Fomento88
87
DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIN Instrumentos de apoyo para el sector empresarial. Bogot: DNP Direccin
Desarrollo Empresarial, 2001. p. 38.
88
Informacin suministrada en el Ministerio de Desarrollo en octubre del 2003.
73
En este captulo se determinaron los factores principales que deben tenerse en cuenta en la
adquisicin de tecnologa de informacin teniendo en cuenta los costos y beneficios asociados a
este tipo de proyectos, y el impacto en la cultura organizacional.
El siguiente captulo presenta la forma como el empresario puede evaluar el comportamiento de los
procesos y actividades de la empresa frente al uso de tecnologas de informacin.
74
En este captulo se determinan los indicadores de evaluacin que permiten establecer el grado de
participacin de las tecnologas de informacin en el logro de los objetivos de mejoramiento de los
procesos de las pymes.
Tasa de Retrabajo
Es igual a la produccin retrabajada como porcentaje de la produccin total. Las mejores prcticas
en este sentido incluyen la calidad total o cero defectos, que requieren recursos humanos
entrenados y herramientas adecuadas.
Para el caso de las pymes analizadas, el mercado ofrece herramientas informticas que permiten el
control de la produccin y que disminuyen los errores producidos por las deficiencias en la
informacin de las actividades de cada recurso productivo durante el tiempo de operacin.
89
75
Rotacin de Inventarios
Una adecuada administracin de la informacin respecto a los movimientos del inventario, puede
permitir el aumento en la rotacin de inventarios, ya que la informacin manejada en tiempo real
coordinada con la produccin evita las malas polticas en cuanto al abastecimiento y manejo del
almacn.
Teniendo en cuenta los factores clave de xito en el manejo de la informacin en produccin
determinados anteriormente, se pueden incluir los siguientes indicadores en la evaluacin de
desempeo de una tecnologa de informacin:
Consistencia de la Informacin
En este indicador se puede medir la integracin de la informacin a travs de los diferentes
procesos, es decir que aquellos procesos estrechamente relacionados deben manejar la misma
informacin.
Por ejemplo para el caso de produccin e inventarios, el programa de produccin y los registros
del movimiento de inventarios deben tener la misma informacin sobre el nivel de existencias, ya
que si se presentan inconsistencias por fallas en los registros, el plan de produccin ser elaborado
de forma errada.
76
Optimizacin de Procesos91
Sirve para hacer un seguimiento del nmero de personas que se requieren para llevar a cabo una
actividad determinada.
El seguimiento consiste en determinar si el nmero de personas encargadas ha cambiado durante
un tiempo, con el fin de establecer si es necesario redistribuir los recursos del puesto de trabajo o
disminuirlos.
Son indicadores que por su dificultad en la medicin cuantitativa deben ser analizados de acuerdo
con un criterio que parta de un conocimiento profundo de los procesos y actividades manejados en
la empresa y teniendo en cuenta la situacin real de la misma respecto a la competencia, la
relacin con el cliente y la gestin administrativa.
Los siguientes son ejemplos de indicadores cualitativos establecidos con base en la implantacin de
ERPs en empresas manufactureras de Estados Unidos.
90
91
92
Ver captulo 3
ESGUERRA LASERNA. Op. Cit. p. 89.
Ibid. p. 91.
77
Fuente: Autor
Para el caso especfico de las pymes los anteriores indicadores son de gran importancia, debido a la
estrecha relacin que estas empresas mantienen con sus clientes y el amplio poder de negociacin
que ejercen sus proveedores.
Respecto a la importancia de la relacin con los proveedores, FUNDES, encontr que un porcentaje
mayoritario de 64% de pymes, cuenta con un nmero de proveedores que oscila entre 5 y ms de
35, como se observa en la Figura 43.94
El estudio revela adems que para un 26% de las empresas se ha considerado como un asunto de
gravedad las condiciones desfavorables de negociacin con sus proveedores.
93
94
Ver captulo 2
RODRGUEZ. Op. Cit., p. 27
78
NMERO DE PROVEEDORES
Ms de 35
9%
Ninguno
6%
Menos de 5
30%
De 21 a 35
8%
De 5 a 20
47%
En cuanto al indicador que mide la mejora en la relacin con los clientes, su importancia radica en
la necesidad de mantener una posicin competitiva en el mercado, mediante la concentracin en el
rea comercial de las empresas y la adopcin de estrategias de mercadeo.
FUNDES recomienda de acuerdo a los resultados de su estudio sobre la realidad de la pyme
colombiana, que en cuanto al mercado interno de la pyme, se debe mejorar la gestin comercial y
de mercadeo mediante mecanismos que permitan formalizar las relaciones entre proveedores,
compradores y productores, as como desarrollar habilidades de negociacin, y utilizar herramientas
para la investigacin de mercados.95
95
Ibid., p. 44
79
INDICADOR
VALOR ACEPTABLE
PERIODICIDAD
Mensual
10%
El estndar de la manufactura de clase mundial
Tiempo Promedio
de Produccin
Mensual
Rotacin de
Inventarios
Costo Ventas
Inventario Promedio
Anual
ms alto posible.
El uso de tecnologa de informacin en el
Tiempo de Captura
de Pedidos
Mensual
Tareas
Semanal
Tiempo de
Ejecucin de
Mensual
Tiempo de Retraso
en los Pedidos
Quincenal
Optimizacin de
Procesos
Desempeo del
Trabajador
Semestral
Quincenal
Fuente: Autor
Los anteriores indicadores deben ser evaluados teniendo en cuenta la presencia de tecnologa de
informacin en los procesos, es decir que para evaluar el impacto del uso de herramientas
80
informticas en el mejoramiento de los procesos, debe hacerse una evaluacin mediante el uso de
los indicadores, antes y despus de adquirir este tipo de tecnologa.
El siguiente captulo resume la estrategia que debe seguir el empresario para llevar a cabo la
implantacin de tecnologa de informacin en una pyme. La estrategia parte de la identificacin de
los problemas actuales en el manejo de la informacin, hasta la evaluacin de las herramientas
adquiridas mediante el uso de los indicadores de desempeo en la organizacin.
81
82
7.3 DETERMINAR LOS FACTORES CRTICOS PARA ESCOGER UNA TECNOLOGA DE INFORMACIN
En este aspecto es til hacer uso de herramientas como el diagrama de flujo de datos, con el fin de
determinar los factores que seran crticos en un proceso y que deben ser controlados por una
solucin en tecnologa de informacin.
Siguiendo con el ejemplo anterior, ya se tiene establecido que se requiere una solucin para el
manejo de la produccin y para el proceso de mercadeo de la empresa. En este punto se elaborara
un diagrama para cada uno de estos procesos. Para el caso de produccin, el resultado es un
diagrama de flujo de datos, como el desarrollado en la figura 10.
El diagrama muestra los subprocesos involucrados en el sistema de produccin y la informacin que
se genera y comparte entre los agentes o reas involucradas en el proceso. A partir del anlisis
presentado en el captulo 3, surgieron seis factores clave de xito96para tener en cuenta en los
requisitos que debe cumplir una tecnologa de informacin a implantar.
En resumen un sistema de informacin para el manejo de la produccin debera considerar los
factores clave de xito que surgieron del anlisis de la informacin. Es decir que debe manejar
adecuadamente la informacin de los pedidos, debe registrar y actualizar permanentemente los
movimientos del inventario, debe tener informacin exacta de la capacidad de planta, permitir el
intercambio de informacin entre la administracin y la produccin y debe determinar el volumen
exacto de produccin.
96
Ver cuadro 6
84
7.5
EVALUACIN
FINANCIERA
DEL
PROYECTO
DE
INVERSIN
EN
TECNOLOGA
DE
INFORMACIN
Una vez se tenga la informacin completa de las necesidades de la empresa, el tipo de solucin
requerida y las caractersticas que debe cumplir la misma, y luego de entrar en contacto con
diversos proveedores, el objetivo siguiente es el anlisis financiero de las alternativas viables para
la empresa, mediante el clculo del retorno sobre la inversin, basado en la consideracin de costos
y beneficios del proyecto. La utilizacin de la herramienta para el anlisis financiero se ilustra en el
instructivo del anexo E.
85
CRITERIO
Tomar decisiones
PUNTUACIN
(1 es el ms relevante)
2
Promocionar productos
Manejar inventarios
Fuente: autor
86
INVESTIGAR
NECESIDADES DE LOS
CLIENTES
CREAR O
MODIFICAR
PRODUCTOS
PROMOCIONAR
PRODUCTOS
HACER
SEGUIMIENTO DEL
MERCADO
87
Identificando los factores crticos asociados a los subprocesos mencionados, se tiene que estos
corresponden a: la adecuada organizacin de las bases de datos de los clientes, la utilizacin de
herramientas que permitan el conocimiento de las necesidades del mercado, la recopilacin de
informacin confiable para la creacin o modificacin de productos para satisfacer el mercado, la
ampliacin de mecanismos de promocin de los productos y la posibilidad de contar con
mecanismos para monitorear permanentemente el mercado con el fin de dirigir la empresa hacia el
aprovechamiento de las oportunidades comerciales.
Estos aspectos crticos son los que deben ser controlados mediante la tecnologa de informacin
adquirida.
SOLICITAR COTIZACIONES DE PROVEEDORES DE TECNOLOGA DE INFORMACIN
Se localizan los proveedores de soluciones CRM y de comercio electrnico, para solicitar las
respectivas cotizaciones de acuerdo a la infraestructura de la empresa. En este ejemplo se
determina que debido al presupuesto con que cuenta la empresa, solo es posible llevar a cabo un
proyecto de comercio electrnico, basado en el desarrollo de un sitio corporativo en Internet.
EVALUACIN FINANCIERA DEL PROYECTO DE INVERSIN
El proveedor escogido para el desarrollo de la pgina Web, ha establecido los siguientes costos de
implantacin y desarrollo del sistema.
Hospedaje: $500.000 anuales
Desarrollo y publicacin: $800.000
Mantenimiento anual: $500.000
Pagos en lnea: $300.000
Adquisicin de equipos: 1 computador para el rea comercial
Mantenimiento anual del equipo: $800.000
Estos costos se introducen en la hoja de costos de la herramienta financiera.
88
97
89
8. CONCLUSIONES
Las tecnologas de informacin por su parte, son herramientas que efectivamente contribuyen
al mejoramiento en la velocidad y exactitud en el desarrollo de transacciones cotidianas, en el
caso de tecnologas de funcionalidad bsica y media, y permiten la integracin de la
informacin entre diferentes procesos, cuando se trata de tecnologa de funcionalidad alta.
Las pymes manufactureras por su naturaleza y por el hecho de tener en su mayora un tipo de
produccin por pedido, deben centrar la reestructuracin y el mejoramiento de las actividades,
en el proceso de produccin, y en los que se relacionan y comparten informacin con l, ya que
de una correcta planeacin y control de la produccin de acuerdo con una informacin acertada
y actualizada de los recursos disponibles, depender que el retraso en los pedidos, comn en
estas empresas, disminuya sustancialmente.
90
En cuanto al uso de comercio electrnico, se observa que en las empresas que cuentan con
pgina Web, esta solo permite un acercamiento bsico del cliente a travs del conocimiento de
los productos de la empresa y la informacin general de la misma, sin embargo en muy pocos
casos se hace uso del Internet como un medio para el desarrollo de una estrategia de comercio
electrnico entre clientes y/o proveedores.
En general se puede afirmar que el bajo porcentaje de sistematizacin de los procesos en las
pymes y el escaso uso del comercio electrnico se da por que el empresario desconoce la
potencialidad de estas herramientas. Igualmente se da en algunos casos, por la falta de
conciencia de la necesidad de contar cada vez ms con herramientas que permitan mejorar la
competitividad en un mercado cada vez ms globalizado, y por que an falta cambiar la
percepcin que se tiene de las posibilidades de financiamiento que ofrece el gobierno y el
sector financiero.
91
BIBLIOGRAFA
92
93
94
ANEXO A
LISTA DE EMPRESAS ENTREVISTADAS
Confecciones Cleo
Nmada Camping
Creaciones Miquelina
BSS
Cachet
Modatel Ltda.
Beta Impresores Ltda.
Espectro Color Estampacin
Surez Publicidad
Acograf Impresores
Fantiplas
Maquiplast
El taller de los Moldes
Plsticos al Vaco
Plasticel
Calzado Claudia
Creaciones Vitos
Modatex
Calzado Rmulo
Fabril Ltda.
El Arte
Gustavo Garca y Cia.
Ernesto Pea Muebles
Muebles Marco Isaac Gmez
Muebles Para Siempre
Productos Vasmor
Delicioso Ltda.
Condimentos El Diamante
Laboratorios Zoo
Hilat S.A.
95
ANEXO B
ENTREVISTA A PYMES MANUFACTURERAS DE BOGOT
Existe algn programa o software especial para la planeacin y control de la produccin? Cmo
funciona?
Software ERP
Software empresarial
4.
Desarrollo local
Excel
___
___
Otro ___
Software ERP
Software empresarial
5.
___
___
___
___
Desarrollo local
Excel
___
___
Otro ___
SI ___
NO ___
Cmo se maneja?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
Inventarios y compras
6.
Software ERP
___
Desarrollo local
___
Otro ___
96
Software empresarial
7.
___
Excel
___
Manualmente ___
Otro ___
Manualmente ___
Otro ___
___
___
Desarrollo local
Excel
___
___
Otro ___
12. Se establece algn tipo de pronstico con base en la informacin de las ventas y/o el mercado?
SI ___
NO ___
13. Se utiliza informacin de los clientes para establecer alguna estrategia de promocin o publicidad de
la empresa?
SI ___
NO ___
Explique________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
14. Tiene la empresa pgina Web?
SI ___
NO ___
NO ___
16. Se hace uso del comercio electrnico para apoyar los procesos de compras o ventas?
97
SI ___
NO ___
Manejo Financiero
17. Existe algn tipo de software para el manejo financiero?
Software ERP
Software empresarial
___
___
Desarrollo local
Excel
___
___
Otro ___
___
___
Desarrollo local
Excel
___
___
Otro ___
Informacin adicional
21. Aparte de los mencionados, maneja la empresa algn otro tipo de programa o tecnologa de
informacin como soporte en el funcionamiento de la empresa? Cul?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
22. Por qu decidi adquirir tecnologa de informacin?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
23. Qu ventajas ha trado para el funcionamiento de la empresa la adquisicin de tecnologa de
informacin?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
24. Qu desventajas?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
25. Tiene datos reales o aproximados de cunto ha mejorado la productividad y/o rentabilidad de la
empresa con el uso de tecnologa de informacin?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
98
26. Cmo ha financiado la adquisicin de tecnologa de informacin? (recursos propios, entidades del
gobierno)
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
27. Conoce algn programa de apoyo a la inversin en tecnologa?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
28. Estara dispuesto/a a acudir a alguno de ellos?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
29. Quin ha sido el lder o responsable en la adquisicin de tecnologa de informacin en la empresa?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
30. Cmo se ha visto afectada la cultura organizacional con la utilizacin de Tecnologa de Informacin?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
Nombre de la Empresa:
Nombre de la persona entrevistada:
Cargo:
99
ANEXO C
COTIZACIONES DE SOLUCIONES INFORMTICAS
100
$
$
$
$
VALOR
990.000
891.000
1.782.000
2.500.000
ADICIONALES
INTRODUCCION MULTIMEDIA (opcional)
PAGOS EN LINEA (por cada medio de pago)
$
$
300.000
300.000
CONDICIONES COMERCIALES
SINAGE LTDA.
..
SISTEMAS DE INFORMACION DE ALTA GERENCIA.
___________________________________________
Bogot, D.C., Abril 26 de 2004
Seora
LEDA VELASQUEZ
Velez_p11@hotmail.com
Ciudad
Respetada Seora Velsquez:
Estamos altamente agradecidos por su inters en conocer nuestros Aplicativos de Sistemas de
Informacin Administrativo y Contable desarrollados en Base de Datos Relacional FOXPRO de
Microsoft.
SINAGE LTDA, cuenta con un selecto grupo de profesionales especializados en las diferentes
reas administrativas (Contabilidad, Sistemas, Ingeniera Industrial, Economa) para un eficiente
desarrollo e implementacin del programa as como distribuidores a nivel nacional, con el objeto
de poder ofrecerles una adecuada solucin, que cumpla con los requisitos necesarios para el
seguimiento de las actividades del ao 2.003 y posteriores.
Agradecemos nos haya tenido en cuenta en su proyecto y esperamos su pronta comunicacin para
brindarle solucin a sus requerimientos.
Cordialmente,
_________________________
LUIS ARMANDO MORENO
GERENTE GENERAL
CL. 128C No. 41-08
Tel: 2166231- 5221349 Cel 03-310-2918763-8701877-2443531
Mail: asinageltda@hotmail.com
Bogot, Colombia
102
SINAGE LTDA.
..
SISTEMAS DE INFORMACION DE ALTA GERENCIA.
___________________________________________
CARACTERISTICAS GENERALES
PLATAFORMAS: SINAGE, es una herramienta que funciona en las siguientes plataformas: DOS,
WINDOWS, WINDOWS NT, XENIX, UNIX, RED NOVELL y MACINTOSH.
FORMA DE PAGO
El cliente deber cancelar el 50%
$ 4.000.000
$ 640.000
Total
$ 4.640.000
Un ao de mantenimiento
Capacitacin a su personal y soporte telefnico de lunes a sbado (horario de oficina)
Modificaciones a los documentos adaptados a sus necesidades
Computadores en Red (Multiusuario)
Licencias
(Opcional): Despus de un ao, se cobrar el 10% del valor del contrato por mantenimiento del
programa. Que cubre capacitaciones adicionales, reformas, revisin de datos etc.
Cordialmente,
________________________
LUIS ARMANDO MORENO
GERENTE GENERAL
103
De:
velez_p11@hotmail.com
Asunto:
Datos
adjuntos:
Atencion
Sra. Leda Velasquez
Bogota
Gracias por interesarse en el programa Xpress y Sagi para el manejo integral de su empresa, adjunto encontrara la
cotizacin y el brochure con toda la informacin de cada programa.
Para mayor informacin o para coordinar una demostracin comunquese al PBX 3215768 en Bogota con su asesor
asignado.
AN SYSTEM LTDA
104
A.N. SYSTEM
321 5768
105
ANEXO D
OTRAS HERRAMIENTAS EN TECNOLOGA DE INFORMACIN
La descripcin de estas tecnologas fue tomada de la revista Intercambio en su edicin de AgostoSeptiembre de 2002.98
CRM: Administracin de la relacin con los clientes.
Su principal objetivo es maximizar el valor del cliente, es decir capturar, desarrollar y retener a los
clientes ms rentable. Se concentra en las reas de ventas, mercadeo, soporte tcnico y servicio al
cliente.
Incluye soluciones como los centros de atencin telefnica (call centers), los centros de contacto
va telefnica e Internet (contact centers), y el desarrollo del sitio Web corporativo.
SCM: Gestin de la cadena de abastecimiento.
Comprende soluciones dirigidas al soporte de las actividades asociadas al flujo y transformacin de
los materiales, desde la obtencin de materias primas hasta la distribucin al consumidor final. Las
soluciones buscan integrar los flujos de informacin y las operaciones de almacenamiento y
transformacin.
Incluye herramientas como dispositivos de identificacin (cdigos de barras, etiquetas de radio
frecuencia), integracin de sistemas de control de equipos (sensores automticos, controladores de
instalaciones industriales e integracin de estaciones automatizadas de control de calidad), e
Internet como medio de transmisin de datos.
CAD (Diseo asistido por computador), CAE (Ingeniera asistida por computador) y PDM (gestin de
datos de producto).
98
Sin autor. Cmo seleccionar la tecnologa adecuada. En: Revista Intercambio. E-Business: pymes. Bogot. AgostoSeptiembre 2002. p. 30
106
Son herramientas para el diseo y desarrollo de nuevos productos. CAD permite disear montajes
de componentes mecnicos sin necesidad de construir prototipos.
CAE se utiliza una vez diseado un producto, para comprobar el cumplimiento de las
especificaciones establecidas y simula el proceso de fabricacin para determinar problemas en la
calidad del producto.
PDM facilita la distribucin a toda la organizacin, de la informacin referente al nuevo producto,
una vez se encuentra listo para la fabricacin. Tambin gestiona la realizacin de cambios en el
diseo y las especificaciones de fabricacin de los productos.
99
Sin autor. Comunicacin de alta productividad. En: Revista DINERO. Edicin 104. Julio 29 de 2003
107
ANEXO E
108
8) Costo de implantacin
Es el costo de la instalacin del sistema. En ocasiones se encuentra incluido dentro del precio del
software. En la fase de implantacin el proveedor debe garantizar que el sistema funcione
correctamente.
9) Costo de capacitacin
Es el costo del entrenamiento de las personas que sern usuarias del sistema. En este punto es
necesario tener en cuenta la duracin de la capacitacin, ya que este puede ser un tiempo en el
que las personas no van a estar trabajando. En este caso se agrega el costo de las horas laborales
no trabajadas.
109
14) Inflacin
Se debe tener en cuenta la inflacin de cada uno de los aos de la vida til del proyecto. Si la
evaluacin financiera se hace para cinco aos, se calcula un valor aproximado de la inflacin, de
acuerdo al promedio de los ltimos aos.
HOJA DE BENEFICIOS
En la hoja de Excel denominada Beneficios, se escriben los datos correspondientes en cada
campo, de acuerdo a la informacin anterior obtenida por el empresario.
110
Si el nivel del inventario anual es de 100 millones de pesos, colocar esta cifra en la celda B5 de
la hoja.
Hacer clic sobre el botn AHORROINV; la cantidad que aparece en la celda D5, corresponde a
un ahorro del 10% en el nivel de inventarios, que corresponde a un porcentaje de ahorro
mnimo en implantaciones exitosas de tecnologa de informacin.
Colocar esta cifra en la celda B9 y hacer clic sobre el botn AHORROPROD. La cantidad
obtenida en la celda D9 corresponde al ahorro en productividad representado en disminucin
de mano de obra en labores que ya no se van a llevar a cabo manualmente. En este caso se
determin como beneficio un 25% del costo laboral.
Colocar el valor de las ventas anuales en la celda B13, y hacer clic sobre el botn
INCVENTAS. El valor obtenido corresponde a un incremento del 1.5% de las ventas, de
acuerdo con los parmetros de las implantaciones exitosas.
HOJA DE COSTOS
El costo de instalacin del sistema generalmente est incluido en el precio de venta del
software, sin embargo esta informacin debe ser suministrada por el proveedor. Este costo se
traslada a la celda E7.
111
El costo de capacitacin depende de las horas que se necesiten para que el personal aprenda a
manejar la nueva herramienta. Puede ser necesaria la programacin de capacitaciones
peridicas tanto para el personal antiguo como para el nuevo. Este costo se traslada a la celda
E9.
A continuacin los costos asociados al desarrollo de una pgina Web, con el objeto de
establecer una estrategia de comercio electrnico.
Los campos que corresponden al costo del hospedaje, dominio y desarrollo son definidos por el
desarrollador de la pgina, as como el costo peridico del mantenimiento de la misma. Estos
costos se escriben en las celdas E18 a E21, segn corresponda.
En cuanto a los costos de una solucin EDI, para el intercambio electrnico de documentos, se
debe tener en cuenta adems de la implantacin del sistema, el costo que se debe pagar por el
derecho de usar la conexin y el cdigo correspondiente, los cuales son administrados por el
Instituto de Automatizacin Colombiano, IAC. El costo de este derecho depende del tipo de
actividad de la empresa y el valor de sus activos.
El costo del soporte tcnico que debe darse de forma peridica para garantizar el buen
funcionamiento del sistema, y el de la capacitacin necesaria, lo define el proveedor del
sistema.
112
empresa hace uso de un sistema sin tener que preocuparse por la administracin del mismo,
que corre por cuenta del proveedor de este tipo de solucin.
Finalmente se llena el campo correspondiente a la inflacin, que puede ser un valor aproximado
teniendo en cuenta la inflacin de los ltimos aos, con el fin de obtener un valor del retorno
sobre la inversin ms cercano a la realidad.
HOJA DE FLUJO
Esta hoja muestra el flujo de la inversin en un perodo de cinco aos, teniendo en cuenta los
costos y beneficios asociados al proyecto. La ltima fila presenta el clculo aproximado del retorno
sobre la inversin de acuerdo a los beneficios y costos acumulados en cada perodo y teniendo en
cuenta un valor de la inflacin que puede ser un promedio de los ltimos aos.
El retorno sobre la inversin es una herramienta financiera que permite determinar el perodo en el
cual se empieza a recuperar la inversin en un proyecto, es decir en el momento en que el valor,
dado como un porcentaje, empieza a ser positivo.
Los datos, al ser introducidos en las hojas de Beneficios y Costos, son modificados directamente en
el flujo de inversin, por lo que el empresario debe revisar la hoja y adicionar o quitar los datos que
en el flujo no correspondan a la realidad.
113
ANEXO F
HARDWARE
TIPO
PROVEEDOR
IBM
Dell
Hewlett Packard
Acer
IBM
Sun Microsystems
Linux
Hewlett Packard
Dell
Estaciones de trabajo
Tan poderosos como los servidores de entrada, pero se usan como PCs para
acceder a las aplicaciones empresariales
Sun Microsystems
Dell
Hewlett Packard
IBM
Dell
Hewlett Packard
Acer
APC
114
SOFTWARE
TIPO
PROVEEDOR
Sistemas operativos
Microsoft
Sun Microsystems
Aplicaciones Empresariales
SAP
Microsoft
Heinsohn
Mecosoft
Compunet
DHS Asociados
SPSS Andino
People Soft
Baan
J.D. Edwards
Siebel
Oracle
IBM
Computer Associates
Novell
IBM
Caldera International
Novell
Microsoft
Oracle
NCR
DHS Asociados
Sysgold
IBM
Ericsson
Programas de diseo
Adobe
Macromedia
Microsoft
Autodesk
EDI
IBC Solutions
EDINET
115
CONECTIVIDAD
TIPO
PROVEEDOR
Conectividad local:
Permite conexin de equipos situados en un mismo lugar fsico e incluye soluciones que
aprovechan una red local para la transmisin de voz, datos y video.
3Com
Cisco Systems
Ericsson
Lucent Technologies
Motorola
Nortel Networks
Conectividad remota:
Soluciones para pymes de mayor tamao que requieran comunicarse entre ciudades o entre
pases
3Com
Alcatel
Avaya
Cisco Systems
Ericsson
Lucent Technologies
Nokia
Motorota
Nortel Networks
Cableado
Panduit
Colomsat
Impsat
Diveo
Oo7 Mundo
Emtelco
Cablenet
Supercable
Andinet
Sky.net
OTROS
TIPO
PROVEEDOR
ASP
Colservice
Computec
Pulxar Services
Multienlace
Teledatos
Sitel
Colcenter
Atento
116