ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

CARMEN LILIANA PALMA PEZ

JUAN GAMBA ALONSO
YEIMI CONSTANZA PARRA CARRILLO

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

CIENCIAS DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA
Y ARCHIVSTICA
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
GESTIN DOCUMENTAL II G4
BOGOT
2015

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

UNIDAD III

CARMEN LILIANA PALMA PEZ

JUAN GAMBA ALONSO
YEIMI CONSTANZA PARRA CARRILLO
Estudiantes

LUZ MARINA ARIAS GONZLEZ

Docente

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

CIENCIAS DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA
Y ARCHIVSTICA
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
GESTIN DOCUMENTAL II G4
BOGOT
2015

INTRODUCCIN

En el presente trabajo aprendemos a identificar las diferentes fases del ciclo vital
de los documentos, lo que nos permitir realizar los diferentes procesos de
clasificacin, ordenacin y descripcin con calidad permitiendo obtener una
organizacin archivstica que cumpla con las necesidades de cada entidad.

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

1. Qu son las agrupaciones documentales?

Los documentos se renen en agrupaciones naturales o en todo caso histricas, y
artificiales. Entre las primeras: El fondo, la seccin, la serie, la unidad archivstica;
entre las segundas: las denominadas secciones facticias y las colecciones.
1.1 AGRUPACIONES NAURALES
Conocidas como fondo documental / Fondo de archivo.
Escalonadamente, de mayor a menor, nos encontramos con que las primeras
agrupaciones documentales, en atencin a su origen, son el fondo y la seccin,
sobre las que existe cierta confusin al existir una tendencia a identificarlas.
La idea de fondo va unida a la totalidad de la documentacin producida y recibida
por una institucin o persona que suele estar conservada en el archivo de dicha
institucin o persona. Cada fondo exige una organizacin independiente y una
programacin completa a efectos de descripcin. En cuanto a la primera ser
preciso un cuadro de clasificacin y una ordenacin de sus series ser preciso un
cuadro de clasificacin y una ordenacin de sus series, cuanto a la segunda
precisar de una gua y de un inventario, tambin de algn catlogo si se
considera de su conveniencia para alguna serie.

La documentacin que integra un fondo puede estar completa o incompleta por

perdida o por destruccin, o dispersa, por divisin, pero constituyen siempre una
unidad, independiente de otros fondos o agrupaciones documentales. El fondo
tiene una limitacin jurisdiccional ceida a la institucin que lo produce y una
limitacin cronolgica que depende de la vida misma.
1.1 SECCIONES DOCUMENTALES: FUNCIONALES Y ORGNICAS
Es una subdivisin del fondo identificada con la produccin documental de una
unidad o divisin administrativa o funcional de la institucin que produce el fondo.
La seccin es, pues, el conjunto de documentos generados en razn de la
actividad de esa subdivisin orgnica o funcional.
Ejemplo:
FONDO: Colsubsidio
SUBFONDO: Educacin.
SECCION: Lectura Escritura y Oralidad
SUB SECCION: Biblioteca CSC Usaqun
Tanto la seccin como el fondo, estn afectados por el principio de procedencia,
hablando en trminos archivsticos. Y en cuanto que unos y otros puedes
subdividirse dando lugar a las subsecciones.

Las secciones funcionales suelen ser ms frecuentes en los fondos

de

instituciones histricas y remotas. Si nos fijamos, las secciones documentales

pueden equivaler a la produccin de un archivo de oficina. Estn limitadas a una
funcin y actividades especficas y, en el tiempo, dependen de la vigencia de esa
funcin. No tiene por qu haber coincidencia entre la limitacin cronolgica del
fondo y de la seccin.
Secciones de Fondo: Ocurre, a veces, que el crecimiento de las secciones
documentales tiene tal entidad que aun siendo, tericamente, subdivisiones del
fondo al haber funcionado administrativamente con tal independencia, incluso
fsica (Colsubsidio vivienda, recreacin, salud, supermercados), requieren cada
una de ellas un tratamiento documental separado como si de un fondo se tratara.
En ese caso esas secciones de fondo exigen una organizacin y descripcin
independientes de las aplicadas al fondo originario.
Secciones histricas de archivo: Admitidas no por una procedencia institucional
rigurosa, sino como resultado de una agrupacin posterior a la produccin
documental. Es el caso de la seccin Registro y notariado en el archivo General
de la Nacin. En este caso, esta seccin histrica, aun cuando ha gozado de
independencia a efectos de tratamiento, tanto en su organizacin como en la
descripcin, deben conseguir hoy la distincin institucional y clara separacin si
estn integradas por documentos de diferentes fondos.
LAS SERIES

Cada seccin documental o subseccin est integrada por documentos agrupados

en series. Las series son el testimonio documental y continuado de actividades
repetitivas desarrolladas por un rgano o en virtud de una funcin. Se agrupan en
torno a ellos:
Ejemplo para el caso de las bibliotecas Colsubsidio:
ACTAS= SERIE
Actas de entrega de material bibliogrfico.
Actas de baja de material bibliogrfico.

=SUBSERIES

Actas de donacin de material bibliogrfico.

Actas de reunin.
LA UNIDAD ARCHIVSTICA
Cada serie est constituida por documentos singulares (pieza documental) o por
documentos compuestos que constituyen una agrupacin documental que no
deben ser separados en cuanto que corresponden a una tramitacin cancilleresca
o administrativa que hay que respetar y da unidad al conjunto. (Unidad
archivstica).
Al estar hablando de agrupaciones documentales, dejamos fuera el documento en
singular.
Unidades archivsticas son los expedientes o los testimonios de autos.

Entenderemos por EXPEDIENTE el conjunto de testimonios escritos reflejo de un

proceso administrativo iniciado por un peticionario que ha seguido su gnesis al
recibirse por el organismo de destino. Habr expedientes que no tengan
resolucin final, pero el hecho de que se conserven algunas de las etapas las
principales- del proceso administrativo, los har acreedores de al calificativo
expedientes, aunque incompletos.
Testimonio de autos es aquella pieza, generalmente cosida (copia continuada) de
todos los documentos (Autos) de un proceso administrativo-judicial.
1.2 AGRUPACIONES DOCUMENTALES ARTIFICALES
COLECCIONES DOCUMENTALES Y LAS SECCIONES FACTICIAS
Las colecciones documentales son agrupaciones documentales que, con cierta
frecuencia, se encuentran en los archivos, la mayora de las veces producto de
donacin o compra. Su origen no responde al resultado de una gestin
institucional personal sino a la voluntad de alguien. Suelen ser documentos cuya
unin o relacin entre ellos la determina bien un tema o asunto, bien el
coleccionista o el autor de la coleccin.
Es difcil detectar en ellas el carcter seriado y su tratamiento,

a efectos

descriptivos, no admitir el inventario en cuanto que cada pieza, por su

independencia, requerir una descripcin individual. Las colecciones tan
integradas bastantes veces por estampas, dibujos y fotografas.

Las

secciones

facticias

son

agrupaciones

documentales

realizadas

voluntariamente en los archivos a partir de sus fondos y responden a motivos de

conservacin o instalacin determinados habitualmente por sus soportes o por su
grafa, aunque no han faltado en el origen de su formacin algunas razones
subjetivas y arbitrarias que han movido a los archiveros en determinas pocas a
agrupar los documentos en razn de un tema para destacar su importancia.
Entre las primeras estn:
-Los mapas, planos y sellos
Entre las segundas estn:
Seccin de patronato.
2. Defina Clasificacin, ordenacin archivstica y descripcin.
La CLASIFICACIN DOCUMENTAL es la labor intelectual mediante la cual se
identifican y establecen las Series que componen cada agrupacin documental
(Fondo, seccin y subseccin) de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de
la entidad.
Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta
la estructura orgnica y las funciones desarrolladas por una institucin a lo largo
de su gestin.

PROCEDENCIA
ESTRUCTURA
CLASIFICAR

IDENTIFICAR

FUNCIONES

La clasificacin es la adaptacin de un fondo documental a la estructura de la

entidad que lo produce o lo produjo, una vez identificadas las categoras
administrativas (series, unidades y tipos documentales) en las cuales se refleja la
institucin producir de los documentos.
La clasificacin documental bien fundamentada, deber basarse tanto en la
aplicacin de los principios de procedencia y de orden original para identificar las
categoras y grupos que reflejan la estructura jerrquica del fondo, como en la
identificacin de las funciones asignadas a las dependencias y los asuntos que
estas tramitan.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
En el proceso de clasificacin, la procedencia (productor) permite identificar los
creadores de documentos, que bien pueden ser institucionales (fondos
documentales) y administrativos (secciones y subsecciones documentales), Los
institucionales estn referidas a la totalidad de los documentos producidos por la
entidad. En lo que respecta a los productores administrativos, la procedencia est
dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones o

10

secciones, en que estn organizadas as instituciones, de acuerdo con la

estructura orgnica.
En este orden de ideas, el concepto de procedencia debe aplicarse a toda la
entidad, incluyendo la unidad ms pequea que cumpla funciones definidas y
determinadas, sobre la cual tenga una responsabilidad directa.
ORDEN ORIGINAL
Este principio archivstico de clasificacin, se aplica a partir del conocimiento de
los procedimientos administrativos que determinan el orden en que los
documentos se producen para el desarrollo de un trmite. Al clasificar conviene
establecer, en lo posible, el orden primitivo de los documentos atendiendo la
secuencia en que se generaron en cumplimiento del trmite administrativo.
2.1 ORDENACION ARCHIVISTICA
La ordenacin es el proceso

mediante el cual se da disposicin fsica a los

documentos. Dicho de otra manera, la ordenacin determina qu documento va

primero y cual despus, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y
relacionan las unidades documentales de una serie, as como los tipos
documentales al interior de los expedientes segn un criterio predeterminado.
Sin embargo, la ordenacin no es solo una disposicin fsica coherente de
documentos, tambin es el testimonio de la gestin, de los tramites que dieron

11

origen a tales documentos, pues refleja la dinmica administrativa (movimientos

en el tiempo).
Con este proceso archivstico se contribuye en primer lugar, a la organizacin
administrativa merced a la organizacin documental y, en segundo lugar, al
conocimiento histrico institucional. La ordenacin bien hecha facilita el acceso a
la informacin gracias a la pertinente ubicacin de los documentos y su rpida
localizacin posterior, facilita la comprensin documental pues el arreglo fsico es
informacin contextual y, por ltimo, al disponerse todos los documentos
necesarios en el orden que es debido, se facilitan el estudio y el anlisis de
contenido. Es como tener las piezas necesarias de un mecanismo correctamente
ensamblada o encajadas, para que funcione.
El respeto al principio del orden original no consiste en otra cosa que en tomar en
cuenta los pasos indispensables para la satisfaccin de una gestin. Es la relacin
causa efecto que se produce entre los documentos, pues, hay, un documento
inicial, otro u otros que le siguen y, por ltimo, uno ms que concluye.
El principio de procedencia permite saber quin produce los documentos (Las
unidades administrativas) y por qu razn lo hace (por asignacin de funciones), el
principio de orden original permite saber cules son los pasos necesarios de tal
produccin (los procedimientos) para determinar con qu documento se inicia,
cules se siguen a est, hasta finalizar.
2.2 ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

12

Es el conjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya finalidad es la

agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos y
funcionales para revelar su contenido. Los procesos de organizacin de archivos
son tres:
1. Clasificacin( Clasificar, ordenar por clases)
2. Ordenacin( ordenar, poner en orden)
3. Descripcin
De lo anterior se puede concluir que ni el uso cotidiano, ni las diferentes
acepciones que se dan en los diccionarios generales a las palabras claves
referidas aqu, se adecuan el trabajo en los archivos, pues tratndose de un
mbito particular denominan procesos especficos.
Organizacin: Proceso que, mediante las etapas de clasificacin y ordenacin,
aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificacin a la estructura de
un fondo.
Clasificacin: Operacin archivstica que consiste en el establecimiento de las
categoras o grupos que reflejan la estructura jerrquica del fondo. Es el primer
paso del proceso de organizacin.
Ordenacin: Operacin archivstica realizada dentro del proceso de organizacin
que consiste en establecer secuencias naturales cronolgicas y/o alfabticas
dentro de las categoras o grupos definidos en la clasificacin.

13

De acuerdo con estos planteamientos, se puede decir que la organizacin es un

resultado, producto de realizar adecuadamente, en primer lugar, la clasificacin y,
en seguida, la ordenacin. Si no se dan los procesos de manera complementaria
se debe afirmar que nos hay una adecuada organizacin, pues se pueden tener o
custodiar archivos bien clasificados pero mal ordenados, Y esto solo se
comprueba examinando fsicamente los documentos; esta tambin se puede- y se
debe- observar o representar en instrumentos de control:
-Inventarios
-TRD
-TVD
Y con instrumentos de consulta:
-

Guas

Catlogos

En tales instrumentos se puede apreciar la coherencia y confiabilidad de los

procesos de organizacin.
2.3 Descripcin.

14

La descripcin de los documentos constituye la parte culminante del trabajo

archivstico y viene a coincidir finalmente coincidir exactamente en su finalidad
con la de la propia documentacin: informar.
La descripcin es el medio utilizado por el archivista para obtener la informacin
contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados en ellaLa descripcin
persigue dos objetivos: dar informacin a los dems y facilitar el control al
archivista Antonia Heredia, 1988
La elaboracin de una representacin exacta de la unidad de descripcin y, en su
caso, de las partes que la componen mediante la recopilacin, el anlisis, la
organizacin y registro de la informacin que sirve para identificar, gestionar,
localizar y explicar los documentos de archivo, as como su contexto y el sistema
que los ha producido ISAD (G) Traduccin del Ministerio de cultura, 2000.
3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.

ORDENACIN

ORGANIZACIN

Operacin archivstica realizada dentro

del

proceso

que

clasificacin y ordenacin, aplica las

secuencias

conclusiones establecidas en la fase de

naturales cronolgicas y/o alfabticas,

identificacin a la estructura de un

dentro de las categoras o grupos

fondo.

consiste

en

de

organizacin

Proceso que, mediante las etapas de

establecer

definidos en la clasificacin.

Relaciona las unidades documentales

15

Es el conjunto de operaciones tcnicas

simples

complejas

entre

si

y administrativas cuya finalidad es la

pertenecientes a una misma serie.

agrupacin documental relacionada en

forma jerrquica con criterios orgnicos
y funcionales para revelar su contenido.

Proceso

Resultado.

4. Qu se refleja con la Clasificacin?

La clasificacin es indiscutiblemente el primer paso necesario para el
establecimiento

de

un

correcto

sistema

de

gestin

de

la

informacin

administrativa, porque es el que permite aplicar en toda su dimensin y magnitud

el principio esencial que rige todo el tratamiento documental, el principio de
procedencia y orden natural de los documentos.
5. Que implica la clasificacin?
En la clasificacin las funciones determinan las series correspondientes a cada
agrupacin documental, ya que estas son el resultado de actuaciones reguladas
por normas de procedimiento, en cumplimiento de los objetivos en comendados a
cada dependencia. En toda institucin hay funciones comunes y especficas, por lo
cual la clasificacin necesita que conozcamos muy bien la entidad.
6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada uno de
ellos?

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CLASIFICACIN

Un proceso archivstico cuya finalidad es estructurar los

documentos de una entidad, y para ello identifica los tipos
documentales, evidencia las relaciones que existen entre ellos
y los organiza en una estructura lgica, llamada cuadro de
clasificacin, que refleja dichas relaciones jerrquicamente
(CRUZ, 2006, 185).

Principio de
Procedencia

Orden original

Se aplica al conocer las funciones y

trmites asignados a las
dependencias con lo cual se puede
identificar el orden en que los
documentos se producen, llevando
as la secuencia de produccin en
las unidades documentales.

Consiste en la identificacin de los

creadores de los documentos, que
pueden ser institucionales (fondos
documentales) y administrativos
(Secciones y Subsecciones
documentales)

7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una

organizacin en la clasificacin?
Las comunes son aquellas funciones administrativas genricas que sirven de
apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad:
-

Personal

Presupuesto

Asuntos jurdicos

17

Las especificas desarrollan la misin de la entidad constituyen su razn de ser,

hacindola diferente a cualquier otra. Estas funciones son delegadas en las reas
tcnicas.
En el proceso de clasificacin es necesario identificar las funciones de las
dependencias, ya que las series documentales que surgen como resultado del
cumplimiento de las funciones asignadas a aquellas, debern ubicarse en la
dependencia que se ejecut. Establecidas las series documentales segn la
funcin que se produjo, se proceder a asignarles una identificacin de acuerdo
con la oficina que desarrolla la funcin. Dicha identificacin deber contener el
cdigo o sigla de la dependencia productora seguido de del asignado a la serie
documental, con lo cual dispondr el sistema de clasificacin para la entidad, que
se adoptar tambin en las TRD.
Ejemplo:
En Colsubsidio, la oficina de gestin humana se clasifica con el cdigo 100. Como
son varias dependencias, la dependencia del personal de educacin le
corresponde el cdigo 180; as, la serie documental Historias laborales docentes
que de acuerdo con el manual de funciones debe mantener ordenada y
actualizada la documentacin y curriculum vitae del personal al servicio de la
educacin de Colsubsidio. Se identificar con el cdigo 180-03.
8. cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?

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Con la clasificacin se reconstruye cmo es u cmo funciona la entidad que ha

producido los documentos. Lo que caracteriza un archivo y lo especifica de
manera determinante, es le vinculo originario y necesario que los documentos
tuvieron el en momento de su creacin, en cumplimiento de una actividad prctica,
jurdica y administrativa. Como los documentos debidamente clasificados deben
reflejar la misin, objetivos, y funcionamiento de la entidad que los produjo, es
necesario aplicar los pasos metodolgicos que se representan a continuacin para
adelantar la clasificacin de los mismos.
IDENTIFICACIN DE FACTORAS
La primera tarea que debe abordarse es la identificacin de las agrupaciones
documentales:
- Fondo
- Seccin
- Subseccin
A partir de la informacin contenida de los actos administrativos de creacin y
reestructuraciones del organismo productor y de los organigramas.
Para la identificacin de un fondo documental que corresponde al ala totalidad de
la documentacin producida, recibida y conservadas por una entidad, es necesario
recopilar informacin sobre el origen y evolucin del organismo productor,
teniendo en cuenta:

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Fecha de creacin

Fecha de supresin, si es el caso.

Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad

Organismos que le dan precedido en el desempeo de funciones

analgicas.

Organismos que heredan competencias

De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden encontrarse

los siguientes fondos documentales:
1. FONDOS ABIERTOS: Documentacin de entidades administrativamente
vigentes.
2. FONDOS CERRADOS: Documentacin de entidades suprimidas.
3. FONDO ACUMULADO: Documentacin reunida por una entidad en el trascurso
de su vida institucional sin ningn criterio archivstico de organizacin y
conservacin.
ESTRUCTURA ORGANICA
Para identificar las secciones y subsecciones documentales relacionadas con la
documentacin producida por cada una de las dependencias de mayor rango y por
los grupos de trabajo en que stas se subdividen, es necesario recopilar los actos
administrativos mediante los cuales se legalizan los cambios estructurales de la
entidad y establecer la jerarqua de las dependencias para saber cules de ellas

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son del nivel directivo y cules del subalterno. Estos datos son necesarios para
codificar las dependencias y series documentales que le corresponden a cada
una.
Al abordar esta tarea es necesario recopilar informacin sobre la estructura
orgnica de la entidad basada en:
-

Organigrama
Creacin y supresin de
dependencias
Manuales de funciones
Manual de procedimientos
Reglamentos internos

La clasificacin de be sustentarse en el respeto de la entidad por lo tanto se hace

necesario tener a la mano los estatutos como los organigramas. Una vez
identificada cada dependencia u oficina, es necesario analizar tanto sus funciones
como los procedimientos administrativos que normalizan la produccin y trmite
documentalSERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS
Las series documentales se identifican con las funciones y actividades
desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos
propuestos. Para desarrollar sus funciones, cada entidad establece tramites y
procedimientos administrativos que se reflejan en la produccin documental
necesaria para iniciar y finalizar la accin administrativa. La documentacin
generada en desarrollo de esta actividad origina una unidad documental que,

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reunida con otras de estructura y contenido homogneos, conforman la serie

documental.

OFICINA PRODUCTORA (Procedencia) Oficina de planeacin

SERIE (Funcin) PLANES DE DESARROLLO
SUBSERIES
ECONOMICO

(Asuntos

especficos)

PLAN

DE

DESARROLLO

PLAN DE DESARROLLO SOCIAL

PLAN DE DESARROLLO AMBIENTAL

Los asuntos hacen referencia al contenido especfico de cada unidad documental

que materializan los trmites administrativos adelantados por las dependencias
delegadas para resolverlos. A travs de los asuntos se puede establecer la historia
institucional, con lo cual se lograr hacer la clasificacin aplicando los principios
archivsticos de procedencia y orden original.
9. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES?
Se puede decir que con la unin de varios documentos o informacin, ya
recopilada bien sea escrita, fsica o informtica, su resultado es la unidad
documental, la cual ya se puede consultar completamente y forma ya un
expediente.
10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos
ejemplos de cada una.

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Unidad Documental Simple

Unidad Documental Compleja

Son los tipos documentales que

comparten entre s los mismos rasgos
estructurales o formales pero que no
dependen entre s .

Son los expedientes , ya que estn

compuestos por varios tipos
documentales diferentes entre s pero
relacionados en razn de un trmite
determinado

Actas del subcomit de control interno

Contratos de Prestacin de servicios

Resoluciones de Nombramiento

Historias Laborales Funcionarios del

DAS

11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos

a) Segn la informacin: numricos, textuales, grficos, sonoros, etc.
b) Segn el soporte: papel impreso, electrnicos, magnticos, fotogrficos,
plsticos.
c) Segn el modo de difusin: inditos, publicados, reservados, restringidos,
literatura gris (no pasan por el proceso normal de edicin y distribucin.
Contienen informacin especializada de investigaciones, su periodicidad es
irregular y generalmente son de carcter monogrfico)
d) Segn la informacin que contienen: primario (originales - investigaciones),
secundarios (resmenes tcnicos de investigaciones para hacerlos
accesibles al pblico), terciarios (contienen un anlisis descriptivo).
12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o etapas?

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El ciclo vital de los documentos son las diferentes fases o etapas por las cuales
atraviesa un documento desde su gnesis hasta su disposicin final, las cuales se
construyen al analizar su valor primario o secundario.

FASES

Activa

Semiactiva

Produccin
Documentacin
activa o en
gestin
recurrente
Archivo de
trmite o de
Gestin
Tienen una
valoracin
primaria

Periodo de
conservacion
precaucional
para los
documentos.
Consulta
espordica
Archivo de
Concentracin o
Central
Valoracin
Secundaria

Inactiva
Documentos que
en por dispocion
final han sido
seleccionados
para la
conservacin
gracias a su
valor testimonial,
evidencial o
informativo
Archivo Histrico

13. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la gestin
documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite, Organizacin,
Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin a largo plazo, y
Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, visite una entidad pblica e
indague paso a paso cules son las actividades que se realizan en cada uno de
ellos e ilstrelos con fotografas.

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Entidad: Agencia Colombiana para la Reintegracin

Planeacin
Diagnstico: El diseo y desarrollo de un programa de gestin documental,
obedece a un plan de accin con lneas concretas que facilite su implementacin
de manera efectiva, contempla la identificacin de problemas, oportunidades y
objetivos, anlisis y determinacin de los requerimientos de informacin,
mantenimiento,

evaluacin

documentacin

del

programa,

planes

de

mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado

a corto, mediano y largo plazo y contar con un rgano coordinador de la gestin de
documentos que garantice su adecuado desarrollo y a travs del cual se definan
las polticas generales de la gestin documental en cada organizacin (Comit
Institucional de Desarrollo Administrativo) y un conjunto de directrices que faciliten
el planeamiento de la documentacin.
Aqu nos dijeron que la entidad tiene el Grupo de Gestin Documental, que
es el encargado de verificar los trmites o funciones de cada dependencia,
para saber cules van hacer los documentos que la misma producir y por
ende cuales son los tipos de formatos que requieren para darle
cumplimiento a las funciones, as como tambin ayudar a cumplir con la
normatividad del AGN y de la entidad.
Produccin

25

La Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo

de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de
cada dependencia, o de cada grupo.
Se verifican los formatos existentes para que cumplan con las necesidades
de la entidad, adems si se necesita de alguna modificacin se hace un
estudio previo, evitando as una innecesaria o incontrolable produccin de
formatos y documentacin.
Gestin y trmite
Conjunto de operaciones de verificacin y control que la ACR realiza para la
recepcin y trmite de documentos.
En la unidad de correspondencia se inicia la radicacin y control de las
comunicaciones recibidas y enviadas.
Recepcin Documental
ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN DOCUMENTAL
CLASIFICAR Y ORDENAR DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Clasificar los documentos
En los Archivos de Gestin de cada dependencia se debe establecer la
clasificacin de los documentos utilizando el Cdigo, las Series, Subseries

26

documentales, las cuales estn establecidas en las Tablas de Retencin

Documental de la entidad
Ordenar los Documentos
Se Identifican y ordenan en carpetas todos los tipos documentales pertenecientes
a cada una de las Series y Subseries relacionadas en la Tabla de Retencin
Documental de la dependencia, teniendo en cuenta la fecha de produccin o de
trmite y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo (Principio
de Orden Original).
En este momento en la entidad se est desarrollando un proceso de
unificacin de todo el archivo de la entidad, por lo cual se estn agrupando
toda la documentacin para que se procedan hacer los procesos de
clasificacin, ordenacin y descripcin, cumpliendo as con los parmetros
exigidos para la conformacin de un buen archivo.
Transferencia
Proceso de la gestin documental en la cual se adelanta la remisin de
documentos del archivo de gestin al central y de ste al histrico, de conformidad
con los tiempos de retencin definidos en las tablas de retencin y tablas de
valoracin documental.
Disposicin de documentos

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Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en
las Tablas de Retencin Documental TRD.
Preservacin a largo plazo
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la
integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
Valoracin
Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificacin de los
documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y
secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de
archivo y determinar su destino final.
Nota: Se omite soporte fotogrfico, ya que no se obtuvo la autorizacin para el
mismo.
14. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental que se
desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e Histrico).

28

15. Tome como ejemplo un documento y explicar paso a paso detallado de este
por sus diferentes etapas de produccin
Apertura de Historia clnica
PRODUCCIN
Es una opcin de abrir una historia clnica de forma manual solamente cuando no
hay sistema o en los casos de odontologa para guardar los soportes de RX
cuando el paciente lo necesita. Cuando un paciente recibe una atencin mdica
en estos casos.

29

30

31

GESTIN Y TRMITE
Al ingresar a archivo la persona encargada revisa antes de ubicar en su puesto
firmas, sellos y que el documento este total y debidamente diligenciado por el
doctor, luego se procede a hacer apertura de una nueva historia (si no tiene o
existe), se archiva de la primera fecha a la ltima, de atrs para delante.

El ingreso y salida de cada historia clnica se controlan a travs de esta planilla.

Como soporte para futuros inventarios.
TRAMITE: Las historias clnicas se dejan dentro del archivo activo durante cinco
(5) aos despus de la ltima consulta, es decir, un paciente tuvo consulta en el
2010, pero nuevamente en el 2015 se cuentan los cinco aos a partir de la ltima
fecha de consulta.
32

ORGANIZACIN
Se organiza por los tres ltimos nmeros de documento (cedula, registro
civil o tarjera de identidad) de mayor a menor

33

GESTIN Y TRMITE
Luego de los cinco (5) aos en el archivo activo, pasa a archivo central. Para que
con tabas de retencin documental se lleve control para cuanto se va a enviar a
este o por algn tipo de inventario.
Luego de estar en archivo de gestin por 15 aos se enva a valoracin.
VALORACIN
Se tiene en cuenta el tiempo de existencia y la importancia de conservarlas o no y
se procede a eliminar.
Este ejemplo es tomado del archivo de CSC Usaquen Centro mdico con la
colaboracin de Milena Gmez Auxiliar de archivo en salud.
Expediente de Pensiones
Inicia con una solicitud de Pensin que inicia el expediente, la cual es radicada en

la correspondencia de la entidad, luego est la remite a jurdica donde entra en un

proceso de verificacin de datos, semanas cotizadas, certificaciones laborales
despus ya expiden un acto administrativo donde se decide si tiene o no derecho
a la pensin y as se va conformando la unidad documental compuesta de la serie
documental de expedientes pensionales, el cual despus de la resolucin de
aprobacin pasa al archivo central donde es archivo hasta que hallan nuevas
solicitudes como; reajustes, auxilios funerarios, designacin de beneficiarios
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16 - Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases
o etapas.

Valores primarios: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que
se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales,
legales y/o contables, dentro de estos valores se cuenta con:

Valor administrativo: Cualidad que para la administracin posee un documento

como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de

cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos econmicos de
una entidad pblica o privada.

Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o
Hacienda Pblica. Valor histrico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que
deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de informacin,
tiles para la reconstruccin de la memoria de una comunidad.

Valor jurdico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales,
regulados por el derecho comn y que sirven de testimonio ante la ley.

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Valores permanentes o secundarios: Cualidad atribuida a aquellos documentos

que, por su importancia histrica, cientfica y cultural, deben conservarse en un
archivo de manera permanente, estos documentos se convierten en fuentes para
la historia, dentro de estos valores se cuenta con:

Valor cientfico: Cualidad de los documentos que registran informacin

relacionada con la creacin de conocimiento en cualquier rea del saber.

Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre
otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hbitos, valores, modos
de vida o desarrollos econmicos, sociales, polticos, religiosos o estticos propios
de una comunidad y tiles para el conocimiento de su identidad.

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CONCLUSIONES

Al realizar este trabajo vemos como debemos conocer el ciclo vital de los
documentos para garantizar el tramite adecuado de los mismos y a la vez evitar la
produccion innecesaria.
1- Podemos decir que con el PGD se puede dar el mejor uso para los
documentos, alargar su utilidad, claro esta con las normas vigentes.
2- Todos los profesionales y estudiantes, debemos poner en practica la
normatividad, y dar buen uso en los procesos de un PGD, lo que permitira darle un
buen manejo a los documentos en su ciclo vital.
3- El PGD y la normatividad, en conjunto son buenas herramientas para dar un
mejor servicio, y sea mas fcil las labores, y mas ordenadas.

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REFERENCIAS

Archivo

General

de

la

Nacin

de

Colombia,

Recuperado

de

http://www.archivogeneral.gov.co/programa-de-gesti%C3%B3n-documental

Archivstica general, teora y practica7Antonia Heredia Herrera; 1995 -7 ed-[Pg.

141-151] 7/ CI 025 H54Ia
Manual de archivstica / Jos Ramn Cruz; 2 Ed- [Pg. 255-297] CI025 C955m

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