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Preparacinparael
Examendecertificacin
PMP
Guadeestudioparaelexamenactual

SandraM.Mercado,PMP

Muestra del libro

Sandra M. Mercado, PMP

AGRADECIMIENTOS

AEnriqueValmont,portuspalabrasexisteestelibro;
Amispadresyhermanos,porsucompaayapoyosinloscuales,estonohubierasidoposible;
APhilipPotdevin,tuexperienciacmoescritor,lograronunlibromejoralborradorinicialmente
planteado;
Al mejor de los equipos: Ricardo Garvin, Scrates Rojas, Elizabeth Ramrez, Ismael Ramrez,
NicolsMorales,ManuelGmez.

Gracias,
SandraM.Mercado,PMP

DEDICADOA:

Estudiantes,practicantes,profesionalesinteresadosenlograrlacertificacinPMP.

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GUIADEESTUDIOPARALACERTIFICACINPMP
Quaprenderconestelibro?
LaguadeestudiodelaDireccindeProyectos,cubreporcompletolaGuaPMBOK4ed.enuna
formaquesehaceatractivayfcildeentender.
EstelibroleayudaraprepararseparalacertificacinPMPenmenostiempoy/lepermitir
entender los conceptos de la Direccin de Proyectos para la aplicacin en su vida personal y
profesional.Podrestudiaryaprenderenespaol,desdesucasa.
Alfinaldecadacaptuloencontrarungrficoresumenquelefacilitarrepasarlosconceptos
vistosyentenderlosdeunamaneradivertida.Cadagrficomencionalasprincipalesentradas,
lasherramientasytcnicas,ylasprincipalessalidasvistosencadaproceso.

Qutieneestelibrodediferente?
Su diseo facilita el entendimiento (no la memorizacin) de los conceptos importantes de la
DireccindeProyectosenunformatomslivianoalmaterialpromediosobreestetema.

2009ProjectManagementInstitute,Inc.Allrightsreserved.
PMI,PMBOK,PMP,areregisteredmarks
ofProjectManagementInstitute,Inc.

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Introduccin

Este libro tiene un solo enfoque: facilitarle el aprendizaje del conocimiento de Direccin de
Proyectosparaaplicarloensuvidaprofesional,personal;y/facilitarlesuplandeestudiopara
1
pasarelExamenPMP .
Noimportasnoconoce,nohatenidorelacinconlasmetodologas,buenasprcticasaqu
descritas.Ellibroestdiseadoparaquesefamiliariceconlostrminos,conlosconceptosaqu
empleados;paraquelosentiendadeunamanerasencillayquesuaplicacinaproyectosreales,
slodependadeusted.

LaDireccindeProyectos
LaDireccindeProyectosestpresenteennuestrodaada.Cadavezquenosenfrentamosa
un nuevo reto personal, a una meta organizacional cuyo desarrollo, cuyas actividades
requeridasparallevarlosacabo,tienenelcomponentedeserlaprimeravezqueestamosante
algoas;tienenunafechainicioyunafechafinplaneadayserequierenrecursosparallevarloa
cabo;estamosentoncesanteunproyecto.
Considero importante hacer esta aclaracin, ya que he visto difciles intentos de aplicar las
metodologas y buenas prcticas de Proyectos en todo su rigor, a los procesos de las
organizaciones.
La Direccin de Proyectos, sus metodologas y buenas prcticas; son para aplicarse
principalmentealosproyectos(noalasoperaciones,noaldaadadelasOrganizaciones.Las
operaciones, las Organizaciones ya la saben hacer, ya la conocen; son repetitivas, no nicas);
porvariasdesusprincipalescaractersticas:sontemporales,serealizanunanicavez,poseen
incertidumbreyporqueesamismaincertidumbretieneens,riesgoimplcito,elculhayque
gestionaradecuadamente.

En los proyectos laborales al igual que en los proyectos personales de nuestra vida personal
(estudiar,viajar,comprarunacasa,etc.),queremosslounacosa:
Terminarlosdentrodelpresupuestoinicialmenteprevisto,
Cumplirelalcanceplaneado,
Terminarloenlafechaplaneada
Realizarloconlacalidadesperada.

Es comn que al enfrentarnos a un proyecto donde parece predominar la incertidumbre, los

proyectos no terminen con las metas anteriormente mencionadas. Cualquier persona que ha
estadocercadealgnproyectosabesobrequestoyhablando.Proyectosquesedijeronseran
realizadosen1aoconunpresupuestode60millonesdepesos;paraluegoverquenifueun
ao,nifueron60millones;parecenserlonormalennuestrosproyectos.

Quhacerparaquelosproyectosnosiganpresentandodesfasestanimportantes?Cmolograr
realmente que un proyecto sea ejecutado dentro del tiempo, presupuesto, alcance, calidad
prevista?Cmoplanearloadecuadamente?
Alrededordeltemasehaestudiadomuchoysehanescritocientosdelibrosalrespecto.
1

PMP:ProjectManagementProfessional
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Sandra M. Mercado, PMP

Miintencinalescribirestelibroesponerensusmanos,unresultadocondensadodemuchos
aosdeestudio;unhumildeybreveresumendelcontenidodevariosdeloslibroselaboradosal
respecto,enespaolyenunlenguajesencillo.

Bienvenido entonces, al interesante mundo de los proyectos y a las metodologas y buenas

prcticas, cuyo conocimiento no slo le facilitarn lograr la certificacin PMP; s no, lo ms
importante:iniciarelrecorridodelentendimientocabalparaaplicarloensudaada.Aunque
este libro se enfoca en prepararlo para la obtencin de la certificacin PMP; su diseo le
brinda una preparacin bsica para entender los aspectos principales que deben tenerse en
cuentaalrealizarunproyecto.

Yporqusuelenfallarlosproyectos?
Segnunestudiorealizado2enelculserecolectaronlosfactorescrticosdexitoenProyectos
de TI (Tecnologa de Informacin), y se determinaron los patrones en comn; se encontraron
quelosFactoresCrticosdexitomsimportantesson:

Programa adecuado de entrenamiento

Plan del cronograma del proyecto formalizado

Fuertes comunicaciones

6
6

Staff y consultores dedicados

Involucramiento y participacin de los usuarios

Comprensin de los procesos de reingeniera del negocio

Composicin adecuada del equipo del Proyecto

5
6

Buena gestin del Alcance del Proyecto

Gestin efectiva del Cambio Organizacional

10

Apoyo sostenido de la Gerencia

10

12

Aunqueesunestudiorealizadoenelao2000,losFactoresCrticosdexitoallmencionados,
siguenvigentes.
ApoyosostenidodelaGerencia,Gestinefectivadelcambioorganizacional,Buenagestindel
AlcancedelProyecto,ComposicinadecuadadelequipodelProyecto;siguensiendofactoresde
xitoimportantesenlosproyectosdehoyda.

Publishedin10thAnnualBusinessInformationTechnology,Conference,Manchester

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SobreelAutor

SandraM.Mercado,PMP
SandraesDirectordeProyectos,PMP(ProjectManagementProfessional).
EspecialistaenGestinyControlOrganizacionaldelaUniversidaddeLosAndes,AuditorInterno
Integral: ISO 9001, 14001, OHSAS 18001, e Ingeniera Industrial en la Universidad Pontificia
Bolivariana.

HaparticipadoendiferentesproyectosdedistintasEmpresaspormsde10aos,entrelosque
sedestacaelhabersidoconsultordealgunosdelosproyectosmsimportantesymsgrandes
de ECOPETROL, como son: SCAM ECOPETROL, SPIGA ECOPETROL, Proyecto SENSOR
ECOPETROL, Puesta en produccin 1000 barriles de la Diferida ECOPETROL, Mantenimiento
ClaseMundoCampoJazmnECOPETROLOMIMEX.

HasidoDirectordeProyectos,ConsultoryhadadocapacitacinentodoslostemasdeDireccin
deProyectosaempresascmo:ECOPETROL,CarbonesdelCerrejn,COMFANDI,TGITransporte
deGasdelInterior,DatabankMKS,Gesytec,Deloitte,Ranpetrol.

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1.0. GestindelaIntegracin
Gestindela
Integracin

Seenfocaenquetodoslosaspectosincluidosenelproyecto,
funcionendeunamaneraintegrada.

Losprocesosquevamosaveracontinuacin,sonlosresaltadosenlneagruesadelMapade
Procesos:

INICIACION
Desarrollar

Integracin

ElActade
Constitucindel
Proyecto

Alcance

Tiempo

ejecucindelProyecto

Recopilarrequisitos

CrearEDT

Estimarrecursosdelasactividades

Estimarcostos

Desarrollarelplanderecursoshumanos

Adquisiciones

Controlarcronograma

Controlarcostos

Realizarcontroldecalidad

Determinarpresupuesto

Riesgos

Controlaralcance

Desarrollarcronograma

RecursoH

Verificaralcance

Estimarduracindelasactividades

Planificarlacalidad

Proyecto
laFase

Secuenciarlasactividades

Identificar
interesados

Cerrarel

Definiractividades

trabajodelproyecto
RealizarControl
Integradodecambios

Definiralcance

CIERRE

Monitorearycontrolarel

DirigiryGestionarla

DireccindelProyecto

Calidad

Comunicaciones

MONITOREO
YCONTROL

EJECUCION

DesarrollarelPlanparala

Costo

PLANEACION

Planificarlascomunicaciones

Realizar
calidad

aseguramiento

de

Adquirirelequipodelproyecto
Desarrollar
proyecto

el

equipo

del

de

Dirigirequipodelproyecto
Distribuirinformacin
Gestionar expectativas
interesados

Informareldesempeo

Dar seguimiento y control a los

riesgos

Planificarlagestinderiesgos
Identificarriesgos
RealizarAn.cualitativoderiesgos

RealizarAn.cuantitativoderiesgos
PlanificarRespuesta
Planificarlasadquisiciones

EfectuarAdquisiciones

AdministrarAdquisiciones

Cerrar
Adquisiciones

GestindelaIntegracintiene6procesos,relacionadosenlasiguientetabla:

INICIACIN

1.Desarrollarel
Actadel
Constitucindel
Proyecto

MONITOREOY
CONTROL

PLANEACIN

EJECUCIN

INTEGRACIN

3.Dirigiry

2.Desarrollarel
Planparala
Direccindel
Proyecto

gestionarla
ejecucindel
Proyecto

a
a

4.Monitoreary
Controlarel
trabajodel
Proyecto

CIERRE

6.Cerrarel
Proyecto
Fase

5.RealizarControl
Integradode
Cambios

Observequeestareadeconocimiento,poseeprocesosentodoslosgruposdeprocesos.

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EnelreadeconocimientodelaINTEGRACIN,
ustedvaaqu

4.1. DesarrollarelActadeConstitucindelProyecto

Definicin
Eselactaqueautorizaformalmenteunproyectoounafasedeunproyectoycontieneenella
losrequisitosiniciales.EsaqudondesenombraelDirectordeProyectoysereconocesu
autoridad.
EstaActaesunodelosdocumentosmsimportantes,porqueesesencialparaquehaya
unproyecto.SinestaActa,elproyectonoexiste.

EstructuradelProceso
Entradas:Qucreequnecesitaparaesteproceso?

Enunciadodeltrabajodelproyecto(enInglsSOWStatementofWork):
Es una descripcin escrita del producto / servicio que va a construir el Proyecto. Es muy
importanteporquemencionaloqusevaahacer,larazndelnegocioparahacerloylos
objetivosestratgicosquevanaapoyarseconeldesarrollodelproyecto.

Casodenegocio
Es el documento que suele contener las necesidades del negocio y el anlisis costo
beneficio,quejustificanelProyecto.
LosProyectossuelenautorizarsetpicamentecomorespuestaa:Unademandadelmercado,
Una necesidad del negocio, Una solicitud del cliente, Un avance tecnolgico, Un requisito
legal,Unanecesidadsocial,Unimpactoecolgico.

Contrato
Notodoslosproyectostienencontratos.Loshaycuandosehacenparauncliente.Dadala
informacinaquconsignada,esunaentradaimportanteparaesteproceso.

FactoresambientalesdelaEmpresa
Observeaquellascosasquepuedenimpactarelproyectoyquenosonpartedelproyecto
en si mismo. Suelen ser: La estructura organizacional de la empresa, los valores
organizacionales,laculturaquerige,lasleyesyregulacionesgubernamentalesqueaplican,
los esquemas administrativos, los niveles de tolerancia a los riesgos, los sistemas de
informacindelProyecto,lascondicionesdelmercado,lacompetencia.

ActivosdelosprocesosdelaOrganizacin

Imagineunahabitacinenorme,unbuznenorme,quecontieneinformacindeproyectos
anterioresquepodrusardeguaparalosproyectosactualesyqueiractualizandoconla
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informacin de experiencias resultantes del proyecto que est llevando a cabo. Esa
informacin incluye: plantillas, procedimientos, guas, polticas, herramientas de software,
basesdedatos,leccionesaprendidas,instructivos,archivosdeproyectosanteriores(lneas
bases, calendarios, diagramas de red, registros de polmicas, causas de las polmicas),
certificados de agradecimiento, sitios web, estructura de bonificaciones, recompensas
especiales, reportes y presentaciones del proyecto, retroalimentacin de interesados,
leccionesaprendidasdelagestindeexpectativasdelosinteresados,plantillasdereporte,
procedimientosdelosindicadores,limitesdelasvariaciones(diferenciasentreloplaneadoy
lorealmentelogrado)definidasporlaOrganizacin,causasdelaspolmicas,razonesdelas
acciones correctivas seleccionadas, archivos de las adquisiciones, entregables aceptados y
documentacindeleccionesaprendidas.

Estaesunaentradaqueserepiteenvariosprocesos.
Paralosdemsprocesos,pienseenellacmoloslineamientos,losejemplosateneren
cuentaen:comunicaciones,calidad,recursoshumanos(dependedelprocesoenelquese
encuentre)recolectadadeproyectosanteriores.

HerramientasyTcnicas:Yusted,cmolohara(ensuspalabras)?
Juiciodeexpertos

Eljuiciodeexpertos,significaexactamenteeso:usarelconocimientodeexpertosparacada
casoenparticular.SeusaparaevaluarlasentradasrequeridasparadesarrollarelActade
ConstitucindelProyecto.
Elexpertoescualquierpersonaogrupodepersonasconconocimientosoformacin
especializada.Estospuedenser:otrasunidadesdelamismaorganizacin,consultores,
interesados,asociacionesprofesionales,laPMO(eningls,ProjectManagementOffice)

Estaherramientaesusadaenvariosprocesos;cadavezquelaveapienseenellacmoel
sucesodondeserecurreapersonasespecializadaseneltemacorrespondiente,paraque
conbaseensuexperiencianosdeninformacinespecfica.

Salida
ActadeConstitucindelProyecto
ElActadeConstitucindelProyectoeseldocumentoquecontienelasnecesidadesdelnegocio,
yelproducto/servicioqueserentregado.Sueleincluir:

Propsitoojustificacin
Objetivosmediblesyprincipalesfactorescrticosdexito
Requisitosyriesgosdealtonivel
Hitosdelcronogramadealtonivel
Unresumendealtoniveldelpresupuesto
Requisitosdeaprobacindelproyecto
Gerentedelproyectoasignado
NombredelapersonaqueautorizaelActadeConstitucindelProyecto(sueleserel
patrocinadordelProyecto).
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Se habla de alto nivel porque en este momento dado que se est iniciando el Proyecto, no
poseemosantodalainformacinrequerida.Porlotanto,nosepuedehablardeinformacin
detallada.

GrficoResumendelProceso

Grfica 1DesarrollarelActadeConstitucindelProyecto

Entradasmsimportantes
Enunciadodeltrabajodelproyecto
Casodenegocio
HerramientasyTcnicas

Salidas

ActadeConstitucindelProyecto

Enunciadodeltrabajodelproyecto(enInglsSOW,StatementofWork):
Esunadescripcinescritadelproducto/servicioquevaaconstruirelProyecto.Esmuy
importanteporquemencionaloqusevaahacer,larazndelnegocioparahacerloy
losobjetivosestratgicosquevanaapoyarseconeldesarrollodelproyecto.

LaCartadelProyectoeseldocumentoquecontienelasnecesidadesdelnegocio,yel
producto/servicioqueserentregado.

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ResultadosdelreadeIntegracin
ElreadeconocimientodeIntegracinpermiteobtener:
EActadeConstitucindelProyecto
ElPlandeDireccinparaelProyecto
Unproyectodirigidoygestionado
Untrabajomonitoreadoycontrolado
ControlIntegradodecambios
ProyectoFaseCerrada.

VEAMOS:Realmenteestabaleyendo?
1.QueselActadeConstitucindelProyecto?
2.DescribaelSistemadeInformacindeGestindelProyecto(PMIS)yloquesuelecontener
3.EnquconsisteelControlIntegradodeCambios?
4.Quserequiereparaqueunproyectoexista?
5.Enqugrupodeprocesoseimplementanaccionescorrectivas?
6.Culesladiferenciaentrelasaccionescorrectivasypreventivas?Deunejemplodecadauna
deellas.
7.Enquprocesosonaceptadoslosproductosentregables?

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IntegracinPreguntasdeRepaso
1) LamejordefinicindelPlandeDireccindeProyectoes:
a) MultidocumentoquetienetodoslosPlanes
b) DocumentoresultantedelprimerprocesodeDireccindeProyectos
c) Documentoquemencionaelalcance
d) Documentoquedefinecmoseejecuta,monitoreaycontrolaunproyecto.

2) ElplandedireccindeProyectosesunresultadode:
a) DesarrollarelPlandeDireccindeProyectos
b) Iniciacin
c) PlandelAlcance
d) WBS

3) Esta en una reunin de Directores de Proyectos y uno de ellos est recin llegado a un
Proyecto y no tiene claro los detalles del trabajo a realizar. Usted le recomendara buscar
informacinen:
a) Activosdelosprocesosdelaorganizacin
b) DocumentosdelProyecto
c) Planderiesgos
d) Contrato

4) Unentregabletuvoundaoensudesarrollo.Quesmejorhacerenestecaso:
a) Definiraccionescorrectivas
b) Definiraccionespreventivas
c) Hacerunareuninparaanalizarlasituacin
d) Repararlosdefectos

5) CuleslafuncindelControlIntegradodeCambios:
a) Definirquhacerconloscambios
b) Analizar las solicitudes de cambio, acciones correctivas, preventivas presentadas y
definirsuaprobacinrechazo
c) DefinirquienesparticipandelChangeControlBoard
d) Integrarloscambios

6) Culdelassiguientesdescribemejorelusoinformacinhistrica:
a) Estimacin,costodelciclodevidayplaneacindelproyecto
b) Crearleccionesaprendidas
c) Estimacin,gestindelriesgoyplaneacindelProyecto
d) Definiraccionespreventivas

7) Unsistemadeautorizacindeltrabajo,puedeusarsepara:
a) Comprimirelcronograma
b) Definirrolesyresponsabilidades
c) Presupuestar
d) Gestionar la fecha y la secuencia del trabajo
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