PLAN DE

TOMA
DE
INVENTA
RIOS
18 de Febrero
del 2015
Ral A JC A

TIEMPO PLANIFICADO:
2015

DEL 23 AL 26 DE FEBRERO

AREAS AFECTADAS:

CD - TIENDAS

PROPOSITO:
Actualizar y ajustar el inventario del rea textil,
calzado, accesorios, maletas, mochilas y maletines
GENERALES
El inventario se desarrollar los das 23 al 26 del mes de
febrero del 2015, estar liderado por el Ingeniero Ral A.
Se ha previsto el uso de recurso humano y de recursos
complementarios como laptops, scanner, impresoras,
materiales de escritorio entre otros para realizar el presente
plan que se detallar a continuacin.
INSTRUCTORES
RAUL A
JUAN CARLOS A
ESMARALY R
ANA G

JEFE DE SISTEMAS
ADMINISTRACION
AUDITORIA
JEFATURA DE TEXTIL

PERSONAL INVENTARIADOR
NOMBRES Y APELLIDOS
Ambrocia Aburto
Ana Gutirrez
Alexander Castro
Esmaraly R
Ral A
Huber S
Eder F
Viviana R
Roxana R
Victoria D
Victoria P

CARGO
COORDINADORA / MANIPULEO DE
MERCADERIA / scanning
JEFE DE GRUPO TEXTIL / scanning
JEFE DE GRUPO ACCESORIOS /
MOCHILAS / MALETAS Y MALETINES
JEFE DE GRUPO CALZADO / scanning
CONTROL DE CONTEO/RECONTEO
CARGA DE DATOS
CONTROL DE CARGA DE DATOS
scanning
scanning
scanning
scanning

Berceli R
Juan Carlos D

scanning
scanning

SUMINISTROS NECESARIOS
DESCRIPCION
LAPTOPS
SCANNERS
BIDON DE AGUA X 20 LITROS
VASOS DESCARTABLES
PROCEDIMIENTO GENERAL

CANTIDAD
10
12 Falta comprar 5
1
100

1. Se reunir al personal asignado para llevar a cabo el inventario del rea

textil para explicar el procedimiento de los horarios y los das en que se
realizar el inventario.
2. El jefe de almacn y el jefe de lnea del rea o en su defecto los
asistentes comunicarn a las tiendas, que durante el proceso de
inventario no habr lugar a despachos, informacin que se comunicar
al gerente general, al supervisor de ventas, jefe de operaciones, y a los
administradores de tienda3. Se suministrar la suficiente mercadera en los das precedentes para
que no haya queja de abastecimiento.
4. El personal de inventarios cumplir con los siguientes horarios mientras
este se realiza
FECHA
23/02/20
15

24/02/20
15

DIA

HORARIO
TIENDA
6:00 AM - 9:00
AM
LUNES
9:00 AM - 18:00
PM
7:00 AM - 10:00
AM
MARTES
9:00 AM - 18:00
PM
MIRCOL
ES
7:00 PM - X

25/02/20
15
26/02/20
15 JUEVES

7:00 PM - X

5. El inventario de tienda se realizar con el personal de tiendas y personal

sealado en el cuadro de personal inventariador en la fecha sealada en
el cronograma.
6. La mercadera en general tanto en el CD como en las tiendas sern
ordenadas y se limpiarn y ubicaran donde corresponda, tarea a cargo
de las personas responsables directas de las lneas textil, calzado,
accesorios, maletas mochilas y maletines, si para efectos del inventario

se encuentra la mercadera en lugar distinto, asumir la responsabilidad

de esta omisin.
7. Los jefes de grupo dictarn una charla de entrenamiento a todo el
personal para indicar el procedimiento de llenado de los formatos y
sobre el proceso de toma de inventarios.
8. Los jefes de grupo sern las personas que controlaran la buena marcha
del inventario y absolvern cualquier duda y darn solucin a cualquier
inconveniente durante el proceso de inventario.
9. A cada integrante del equipo inventariador se les entregar un manual
de procedimientos para su lectura indicando los pasos a seguir.

De la Toma de Inventarios
P ROPOSITO
El propsito de este concepto es establecer la metodologa adecuada
para efectuar los conteos peridicos del inventario de bienes que
estn bajo la responsabilidad del Centro de Distribucin.
ALCANCE
Este procedimiento est
dirigido a
la
jefatura y
todo
el
personal
del
Centro de Distribucin (CD), el departamento de
Contabilidad y Auditora y a todo funcionario que .participe en la
realizacin de conteos fsicos que se realicen en el Centro de
Distribucin.
DEFINICIONES:
Inventario: Es el conjunto de todos los bienes propios y disponibles
que se comercializan en nuestros puntos de venta.
Almacn: Es el espacio fsico donde se reciben los bienes, se
registran en el sistema y controla los niveles de existencias y que se
despachan en forma peridica segn los requerimientos de las los
puntos de venta.
Toma de Inventario: es un proceso mediante el cual se verifican
fsicamente todos los bienes con que cuenta IENSA, en
una fecha
pre-determinada con el objetivo de garantizar su existencia real,
permitiendo comparar los resultados obtenidos con los registros
contables estableciendo su conformidad y durante el proceso
verificar las diferencias que se pudieran presentar para realizar los
ajustes necesarios. Se recomienda que la frecuencia para
esta
actividad se realice una vez cada ao.

Del inventario anual

El inventario Anual tendr el mismo procedimiento que el inventario regular a
diferencia que se incluir el inventario documentario simultneamente.
Contabilidad confeccionar las instrucciones y procedimientos para este
propsito, e indicar en el caso del inventario documentario la fecha de corte, y
tomar nota del uso de todo talonario con nmero de serie y responsable del
manejo del mismo, para que se continen realizando las operaciones con
normalidad.

Del proceso de la toma de inventario

La toma de inventarios cumple con el siguiente procedimiento en cualquier
momento que se decida realizarlo, intempestivo, mensual, semestral o anual.

Se rene al personal involucrado, explicndoles los objetivos y tareas a realizar.

Se les explica el uso de los formatos que se van a utilizar para la toma del
inventario
Se designa el nmero de personas y jefes de equipo,
Se designa a cada equipo los cdigos o rubros a inventariar de las que sern
responsables
Se remite email a todas las reas involucradas as como a puntos de venta
(tiendas y vendedores mayoristas) respecto a la fecha de toma de inventarios y
la fecha de cierre de toma de pedidos.
Se realiza el ordenamiento y limpieza de la mercadera a inventariarse.
Se procede a distribuir los listados a cada inventariador con los elementos
necesarios (lpices, tablillas, borradores, scanners, laptops, etc).
Se inicia con el conteo en pares uno con su ayudante para que cuente y el otro
para que movilice las cajas, bolsas, etc. (carga/descarga)
Un segundo grupo tambin con dos personas realiza el reconteo con listados
con la misma informacin de tal manera que culminado el conteo del o los
listados estos sern recepcionados por el jefe del almacn a cargo de todos los
equipos.
El jefe del almacn verificara las cantidades de ambos listados y ubicar las
diferencias mientras el resto contina con las labores de inventario.
Si se detecta diferencias el jefe de almacn solicitar que se ubique las cajas
que contienen los cdigos en discrepancia y se proceder a un tercer y ltimo
recuento, se corregirn ambos listados con la firma del jefe de almacn en
ambos listados corregidos.
Una vez culminado el inventario se recabarn todos los listados y se proceder
a terminar con el procedimiento de comparacin como se ha descrito
anteriormente y se realizarn las correcciones.
Con la informacin concluida y corregida se proceder a ordenarlos en un
archivo Excel y se proceder a la carga de los datos al sistema.
Culminado este proceso se revisar los listados (reportes del sistema) contra
los listados de la toma manual cuyo fin es comprobar que se hayan cargado los
datos correctos.
Si hubieran errores se corrige y se vuelve a cargar la informacin.

Se imprimen los reportes para ser firmados por los responsables involucrados y
el jefe del almacn y se archiva apropiadamente
Fin del proceso.