Excel en movimiento

Pantalla Excel
Microsoft Office Excel es un programa que utiliza hojas de clculo con la finalidad de crear
documentos profesionales que efecten clculos numricos de forma automtica o
archivos en los que se concentre datos pertenecientes a un mismo tema (bases de datos).
Son diversas utilidades que se le puede dar a la hoja de Excel, se pueden crear
documentos en los que se realicen los clculos ms sencillos hasta los ms complejos, la
caracterstica principal es que esos clculos se pueden realizar de forma automtica
utilizando las funciones predefinidas de Excel, se pueden tambin crear reportes, graficas,
bases de datos, entre otros. Debido a estas caractersticas, en la gran mayora de las
organizaciones es indispensable el uso de algn programa en el que se utilicen las hojas
de clculo esto lo puedes ver ms especficamente en reas como Contabilidad.
Iniciemos recordando un poco sobre los elementos que integran la pantalla de Excel.
Observa la siguiente imagen en la que se te muestra la ventana de Excel y sus partes,
Barra de menes

Barra de ttulo

Barra de frmulas

Panel de
tareas

Barras de
desplazamiento
Barra de
etiquetas

Barra de estado

Barra de
herramientas
estndar

Barra de
herramientas
de formato

Nombre
Barra de ttulo
Barra de menes

Barra de herramientas
estndar

Barra de herramientas
formato
Barra de frmulas
Barra de
desplazamiento
vertical
Barra de
desplazamiento
horizontal
Barra de etiquetas

Panel de tareas

Descripcin
Muestra el nombre del programa Microsoft Excel, y el
nombre del documento
Contiene los menes que te permiten acceder a las
operaciones que puedes realizar sobre tu documento. Al
dar clic en cada men se abren las opciones que lo
componen, desde aqu puedes ejecutar todos los
comandos de Excel.
Contiene los botones con los que ejecutas las operaciones
ms utilizadas. En caso de no estar visible esta barra o si
deseas ver otra barra da clic en el men Ver, selecciona la
opcin Barra de Herramientas, da clic en la opcin
Estndar o la que desees visualizar.
Contiene los botones con las opciones ms comunes con
las que puedes dar formato.
Te muestra el contenido de la celda en la que estas
posicionado y con ella, puedes ingresar a las funciones.
Te sirven para que puedas moverte arriba y debajo de tu
documento.
Te sirven para que puedas moverte a la izquierda y
derecha de tu documento.
Te ofrece la posibilidad de ver las hojas de clculo que
tienes, adems te permite moverlas de lugar dentro de esta
misma rea.
Te muestra una ventana del lado derecho de tu pantalla en
la que puedes realizar diferentes tareas, como insertar
imgenes prediseadas, utilizar la opcin de ayuda,
consultar el portapapeles, etctera.

Barra de herramientas
Estndar
Es la barra de herramientas que contiene los botones que te permiten realizar las
operaciones ms utilizadas para la creacin y edicin de un documento de Excel.

Se compone de los siguientes botones

Botn

Nombre
Nuevo

Descripcin
Te sirve para abrir un documento nuevo

Abrir

Te permite abrir documentos que se

encuentran en distintas ubicaciones.
Te guarda el documento activo con su
nombre actual. Si el documento no tiene
asignado un nombre, se te va a
presentar el cuadro de dilogo Guardar
como para se lo establezcas.
Te permite como autor individual
especificar permisos para los usuarios
que pueden tener acceso al documento.
Te sirve para enviar un correo
electrnico de tu documento actual,
recuerda que bebes tener configurado el
Outlook
Te imprime todas las pginas del
documento. Para seleccionar las
opciones de impresin haz clic en
imprimir en el men Archivo.
Te muestra la apariencia de un archivo
antes de imprimirlo.
Te sirve para verificar que el documento
no tenga errores ortogrficos y
gramaticales, mediante el uso de un
diccionario espaol estndar.
Te da la posibilidad de eliminar texto o
grficos que hayas seleccionado en el
documento; tambin los almacena en el
portapapeles.

Guardar

Permiso

Correo electrnico

Imprimir

Vista preliminar
Ortografa y
gramtica

Cortar

Copiar

Pegar

Copiar formato

Deshacer

Rehacer

Euroconversin

Insertar
hipervnculo
Autosuma

Orden ascendente
Orden descendente
Asistente para
grficos

Dibujo
Ayuda

Te sirve para copiar texto o grficos

seleccionados en el documento y los
almacena en el portapapeles.
Te ayuda a insertar el contenido del
portapapeles en la posicin del punto de
insercin.
Te da la posibilidad de seleccionar un
texto con un formato predeterminado y
copiarlo. Haz clic sobre este botn y te
copia ese formato para ponerlo en otro
texto.
Te ayuda a invertir el ltimo comando o
elimina la ltima entrada que hayas
escrito. (Algunos comandos no se
pueden deshacer).
Te sirve para rehacer el ltimo comando
o agregar la ltima entrada que hayas
escrito. (Algunos comandos no se
pueden rehacer).
Te ofrece una herramienta para que
puedas convertir un rango de
nmeros(moneda) a Euros
Te permite hacer un vnculo a otra parte
del documento, a otro archivo o a un
sitio Web.
Esta herramienta te permite realizar
diferentes operaciones como Suma,
promedio, cuenta y mximo entre otras
de forma rpida
Te permite ordenar una lista
seleccionada de forma ascendente.
Te permite ordenar una lista
seleccionada de forma descendente.
Te apoya en la creacin de grficos, en
la eleccin entre distintos tipos de
grfico y en la utilizacin de grficos
combinados, por lo que se considera un
mtodo muy prctico.
Te muestra u oculta la barra de
herramientas de dibujo.
Te muestra la ayuda de Excel.

Barra de herramientas
Formato
Es la barra de herramientas que contiene los botones que te permiten realizar las
operaciones ms utilizadas para dar formato a las celdas y al texto que se encuentra
dentro de las mismas: tipo de letra, tamao color, resaltado, alineacin, numeracin y
sangras, entre otras.

Se compone de los siguientes botones

Botn

Nombre
Fuente

Tamao

Descripcin
Te permite cambiar el tipo de letra
por los tipos que hay en esta
opcin.
Te da la opcin de cambiar el
tamao de tu letra.

Negrita

Te da la opcin de resaltar tu texto

con negrita.

Cursiva

Te da la opcin de poner tu texto

en cursiva.

Subrayado

Te da la opcin de poner tu texto

en forma subrayada.

Alinear a la
izquierda

Te alinea el texto de una celda

hacia la izquierda.

Centrar

Te centra el texto de una celda.

Alinear a la
derecha

Te alinea el texto de una celda

hacia la derecha.

Combinar y
centrar
Estilo moneda

Te combina y centra las celdas

previamente seleccionadas.
Te da el formato de pesos con
signo y dos decimales a un
nmero.
Te convierte tu nmero en
porcentaje.
Te cambia el estilo de un nmero
a estilo de millar.
Te da el formato de euros con
signo y dos decimales a un
nmero.

Estilo porcentual
Estilo millares
Euro

Aumentar
decimales
Reducir
decimales
Reducir sangra

Te permite aumentar la cantidad

de decimales que quieras
visualizar en un nmero.
Te permite reducir la cantidad de
decimales que quieras visualizar
en un nmero.
Te sirve para reducir la sangra
del texto en una celda.

Aumentar sangra

Te sirve para aumentar la sangra

texto de una celda.

Bordes

Te da la posibilidad de elegir
diferentes opciones para mostrar
los bordes de una celda.
Te permite rellenar con un color
de fondo tu celda (s).
Te da la opcin de cambiar el
color de la letra seleccionada
previamente.

Color de relleno
Color de letra

Trabajando con celdas

Es importante mencionar que cuando trabajas en Excel, tu hoja est compuestas de filas
y columnas, la interseccin que hay entre stas son las celdas, cada celda tiene la opcin
de configurarla para definir el tipo de dato que se est utilizando. A continuacin se
detalla el nombre y tipo de formato que se le puede asignar a una celda o a un conjunto
de celdas.
Nombre
General

Descripcin
No tienen un formato especfico.

Nmero

Se usa para la presentacin de nmeros en general,

puedes determinar las posiciones decimales y los
separadores (miles) que desees se utilicen.

Moneda

Se usan con los valores monetarios, se pueden asignar

las posiciones decimales y el smbolo de moneda que
desees.

Contabilidad

Este formato se utiliza para alinear los smbolos de

moneda y las comas decimales en una columna.

Fecha

Se utiliza para representar los nmeros de la celda como

fechas y horas, puedes determinar un tipo especfico de
fecha y hora y la configuracin regional.

Hora

Se usa para representar los nmeros de la celda como

valores de hora, puedes seleccionar el tipo de hora.

Porcentaje

Este formato multiplica el valor de la celda por 100 y

muestra el resultado con un smbolo porcentual.

Fraccin

Se usa para representar los nmeros de la celda como

fracciones.

Cientfica

Se usa para representar los nmeros de la celda en

formato cientfico.

Texto

Se usa para definir el contenido de la celda como texto

aunque sean nmeros.

Especial

Es utilizado cuando se realiza un seguimiento de valores

de listas y bases de datos.

Personalizada

Se utiliza para personalizar el formato.

Para ver la ventana Celda o Formato de celdas en la que

puedes aplicar estos formatos, primero debes seleccionar
la celda (s), da clic en el Men Formato, selecciona la
opcin Celdas. Otra forma de hacerlo es seleccionar las
celdas, sitate sobre la seleccin y presiona el botn
derecho del ratn, en el Men Contextual selecciona la

opcin Formato de Celdas.

Adems, puedes utilizar esta ventana para elegir la alineacin del texto acorde a la celda;
seleccionar el tipo de letra, estilo, tamao, color, subrayado y efectos del texto; dar un
estilo, color y grosor a los bordes de la celda; elegir un color y trama para la sobra de
relleno de la celda; proteger u ocultar una celda.
Para emplear todos o alguno de estos formatos, es necesario seleccionar la celda(s), a
la(s) cual(es), se le(s) aplicarn los formatos.
Las pestaas que componen la ventana Celdas son: nmero, alineacin, fuente, bordes,
tramas y proteger. Para poder observar las opciones que se encuentran dentro de cada
pestaa, haz clic sobre ella.
Insertar celdas
Es importante conocer cmo puedes manipular y trabajar con celdas, pues cuando
trabajes con las mismas, es necesario agregar algunas y para hacerlo, selecciona
el men Insertar y elige la opcin Celdas; ah observars que se abre una ventana
mostrando varias opciones para desplazar tus otras celdas y agregar las que
necesitas.
Insertar filas
Este comando lo utilizas cuando deseas insertar una fila en algn lugar especfico
de tu hoja de Excel; es importante mencionar que las filas se insertan por encima
de la celda seleccionada.
Para utilizar este comando, sitate sobre la celda indicada, haz clic en el men
Insertar y selecciona la opcin Fila; observa que se agrega una fila y tus
contenidos se desplazan hacia abajo.
Insertar columnas
Este comando lo usas cuando deseas insertar una columna en algn lugar
especfico de tu hoja de Excel; es importante mencionar que las columnas se
insertan a la izquierda de la celda seleccionada.
Par utilizar este comando, sitate sobre la celda indicada, haz clic en el men
Insertar y selecciona la opcin Columnas; observa que se agrega una columna y
tus contenidos se desplazan hacia la derecha.
Manipular hojas de clculo
Manipular hojas de clculo es de gran prioridad cuando Excel se basa en el uso de
las mismas. A veces utilizas ms de tres hojas (preestablecidas por el programa), o

requieres borrar las que no vas a utilizar. Para insertar una hoja, haz clic en el
men Insertar y selecciona la opcin Hoja de clculo. Para eliminar una hoja,
sitate sobre el nombre de la hoja (Hoja 1), haz clic con el botn derecho de tu
ratn y selecciona la opcin Eliminar.
Tambin puedes manipular las hojas de clculo, entre las acciones que puedes
realizar se encuentran: cambiar nombre, asignar un color a la etiqueta, eliminar y
cambiar de lugar.
Insertar imgenes
Puedes insertar imgenes prediseadas en tus hojas de clculo para hacer que se
vean ms profesionales. Una imagen prediseada es un dibujo, sonido, animacin
o pelcula que se encuentran preestablecidas en Excel. Para agregar una imagen,
haz clic en el men Insertar, posicinate sobre el submen Imagen y selecciona la
opcin de Imgenes prediseadas.
Puedes observar que se abre un panel en el lado derecho de tu pantalla con una
serie de imgenes y de ah, selecciona la que deseas insertar y te aparecer en tu
hoja. Otra forma de insertar imgenes, es desde la opcin men Insertar,
posicionndote en el submen Imagen y elige la opcin desde archivo, con la que
puedes buscar imgenes que han sido guardadas previamente en tu computadora.
Insertar hipervnculo
Un Hipervnculo es un elemento que te permite navegar, es decir, moverte de un
lugar a otro dentro de una(s) pgina(s) Web. En Excel puedes utilizar este
elemento para: ir a una hoja del documento en el que ests trabajando, abrir un
sitio Web especfico o abrir un documento ajeno al que ests trabajando. Este
comando se encuentra ubicado en el men Insertar.
Insertar encabezado
Esta opcin puedes utilizarla cuando vas a imprimir tu documento y deseas que se
vea un encabezado; para hacerlo, haz clic en el men Ver, selecciona la opcin
encabezado y pie de pgina. Ah te abrir una ventana con tres pestaas,
selecciona la pestaa: Encabezado y pie de pgina, haz clic sobre el botn
personalizar encabezado, donde podrs observar tres secciones: izquierda, central
y derecha; en stas, agrega la informacin que desees se vea al imprimir y
finalmente, presiona el botn Aceptar.
Configurar mrgenes y orientacin de una hoja de Excel
Esta opcin puedes utilizarla al momento de imprimir un documento, ya que
estableces los mrgenes horizontal y vertical para determinar el rea en donde
iniciar la impresin; adems puedes configurar el tamao de la hoja y la

orientacin de la misma. Para configurar tu documento, haz clic en el men

Archivo y selecciona la opcin Configurar pgina.
Revisar ortografa y gramtica en una hoja de Excel
Cuando creas un documento en Excel, por ejemplo: una base de datos de clientes,
es de gran importancia que lo entregues sin errores de Ortografa y gramtica.
Excel te da la opcin de revisar y corregir (en caso de ser necesario) la ortografa y
la gramtica mediante el uso del corrector, el cual puedes encontrar en la barra de
men Herramientas o pulsando la tecla F7.
Ordenar y filtrar datos
El comando ordenar es una opcin que se encuentra en el men Datos y se utiliza
para ordenar de forma ascendente o descendente la informacin de tu hoja.
Existen tambin los filtros, que son opciones avanzadas que te permiten ordenar y
buscar informacin de manera rpida, sta es una herramienta muy til cuando
tienes gran cantidad de registros. Adems te permite ordenar todos los datos y
mostrar la informacin de un dato en especfico. Esta opcin la puedes encontrar
en el men Datos, dentro del submen Filtro en el comando Autofiltro.
Insertar comentarios
Esta herramienta la utilizas cuando deseas agregar alguna idea o palabra clave a
una celda en especfico de un documento que vas a compartir con otros usuarios.
Para incluir un comentario, selecciona la hoja correspondiente, haz clic sobre la
celda especfica (en donde insertars el comentario), da clic en el men Insertar y
selecciona el comando Comentario.
Enseguida se abrir un cuadro de texto ajustable que contiene el nombre del
usuario de la computadora en el que puedes escribir tu comentario.
Puedes identificar las celdas que tienen un comentario cuando en la esquina
superior del lado derecho se observa una flecha roja.
Visualizar comentarios
Ya insertaste el comentario, sin embargo cmo puedes verlo?
Para observar los comentarios que hay en una hoja de Excel, haz clic en el men
Ver y selecciona la opcin Comentarios, al hacerlo es probable que se muestre
una barra de herramientas de control de comentarios en la que aparecen botones
para eliminar y agregar comentarios, entre otras opciones.

Referencias
Beskeen, W., Cram, C., Duffy, J. A., Friedrichsen, L. & Reding, E.E. (2005). Microsoft
Office 2003. (Miguel ngel Martnez Sarmiento, Alberto Santiago Fernndez-Molina, Juan
Gabriel Rivera Martnez y J. Antonio Nnez. Trads.).Mxico: Editorial Cengage Learning.
Microsoft Corporation (2003) Excel. Microsoft Office Professional Edition 2003. [Software
de cmputo]. Autor.