Ejemplo de Bnbnbnbproyecto Consolidado Revisado

Propuesta de Trabajo Individual para el curso de Gestin de Proyectos de Tecnologas de Informacin
con enfoque PMI
Alineamiento del Proyecto

de Implementacin de ERP
bajo el Marco de Buenas
Practicas PMI
Preparado para la Universidad
Andina del Cusco
CATEDRTICO
Lic. Miguel Miranda Moore

PRESENTADO POR:
Derick Waldy Flores Menndez

Javier Livia
Franklin Roman
Jessica Pea Carvajal
Septiembre del 2013
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A. INTRODUCCIN A LA EMPRESA
UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO
La Universidad Andina del Cusco inicio sus operaciones el 5 de
octubre del 1979 con 8 carreras profesionales y con 712 alumnos,
hoy cuenta con 14 carreras profesionales distribuidas en 5
facultades con cerca de los 13,000 alumnos matriculados por
semestre, contando adems con gran variedad de centros
productivos entre los que se destacan: una clnica odontolgica (que
brinda ms de 24,000 atenciones anuales), una clnica obsttrica,
un centro de Idiomas donde se imparten clases en 9 idiomas
distintos, un centro de formacin en tecnologas de informacin, con
cerca de 1200 inscritos en 18 programas diferentes, adems de un
centro de salud psicolgico, una clnica de salud reproductiva, tres
salas de exposiciones al servicio de la comunidad universitaria.
Adems de contar con ms de 600 administrativos y con ms de
1300 Docentes a tiempo completo y a medio tiempo.
Cuenta con 7 locales distintos, una sub sede en la ciudad de Puerto
Maldonado y dos filiales en la cuidad de Sicuani y Quillabamba,
todos ellos interconectados y todos ellos con bella arquitectura,
flexibilidad, uso comunitario incluyendo facilidades para personas
con habilidades diferentes, tratamiento medioambiental, ahorro de
energa, accesibilidad e implementacin de sistemas de
informacin.
De iniciar operaciones en un local alquilado en el centro histrico del
Cusco, hoy cuenta con la mejor infraestructura y tecnologa
educativa en el sur del Per teniendo capacidad de aforo de 7 mil
estudiantes, con importantes proyectos como los de construir una
Ciudad Universitaria para la Facultad de Ciencias de la Salud en un
rea de 30 mil metros cuadrados, Una Clnica Universitaria Integral,
y un nuevo pabelln de 10 pisos para la Facultad de Ciencias
Sociales, la construccin del pabelln para el Programa Acadmico
Profesional de Turismo en un rea de 2500 metros cuadrados, as
como la construccin del centro cultural, la editorial e imprenta
Andina y la Escuela Taller de Turismo.
Adems La Universidad Andina del Cusco se muestra como un
referente en el Sur del Per al ser una de las primeras instituciones
educativas en contar con un Data Center redundante para la gestin
de sus procesos acadmicos y Administrativos. Adems de ser la
primera institucin educativa en el sur del Pas en el haber
implementado un sistema de gestin empresarial con vertical
educativa (ERP Dynamics Educore) que es un paso transcendental
en la modernidad del servicio educativo. El resultado es la
automatizacin de la informacin en su totalidad, logrando un
modelo de funcionamiento con todos los procesos unificados, en
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una gestin comunitaria integrada, tanto en el aspecto acadmico

como en el administrativo.
Estas implementaciones en Ti corresponden a los ltimos adelantos
de la Tecnologa de la Informacin y las telecomunicaciones y
acredita virtudes y caractersticas importantes flexibilidad en la
administracin de datos, escalabilidad en el tiempo, tecnologas de
ltima generacin en software y hardware, mejores estndares de
calidad en los servicios, alta seguridad de informacin, integracin
total con la Filial y Sub Sedes y mxima optimizacin de recursos.
Con la estabilizacin de los servicios de informacin y comunicacin,
gracias al Sistema Integrado, complementado por pizarras
interactivas y multimedia en cada aula, la Universidad podr aplicar
los conceptos de CRM Customer Relationship Management o
administracin basada en la relacin con los clientes tanto internos
como externos, modernizando el modelo de gestin, incluyendo la
certificacin de los procesos administrativos con normas ISO.
KEYS ORGANIZACIONALES
Institucin educativa ms importante de la regin del Cusco.

Duplico su poblacin del 2003 al 2007 llegando a 13,500
matriculados
Agresivos planes de expansin en Filiales y Sub Sedes a
mediano plazo.
Necesidad de salto tecnolgico para generar ventajas
competitivas y comparativas as como generar barreras para
el ingreso de otras instituciones
Necesidad de Certificar procesos con el fin de lograr la
acreditacin Universitaria.
B. INTRODUCCIN AL PROYECTO
El proyecto internamente denominado como Sistema Integrado
consta de 4 entregables mayores claramente definidos, el de
implementar un sistema de gestin de recursos empresariales o
ERP, la implementacin de un sistema de gestin acadmica y
comunitaria, implementacin de hardware para soportar las dos
tareas iniciales y la reingeniera de los procesos con el fin de
certificarlos antes la ANR, CONEAU, CONASID entre otras entidades
internacionales.
KEYS DEL PROYECTO
Un ERP (sistema de Planificacin de Recursos Empresariales)

para la parte administrativa
Una sistema de informacin maduro (que este en funcin y
mejorado en el tiempo) para la parte acadmica
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Hardware robusto que soporte el procesamiento de

informacin actual y futuro
Orientarnos a la Certificacin de nuestros procesos
Acadmicos / Administrativos
Solucin de SW con tecnologa Microsoft

DINAMICS SL ERP administrativo
Sistema de Gestin Acadmica
EDUCORE
LIFE&EDU gestin comunitaria
Sobre una plataforma de HW de IBM
BladeCenter H
System Storage DS3400
TS3100 Tape Library
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C. METODOLOGA DEL INFORME

La metodologa usada para describir los procesos, las actividades y
los informes -Ddocumentacin- generados en el proyectos son
descritos siguiendo el marco de referencia de buenas prcticas del
PMI, Iniciando por Gestin de la Integracin y pasando a detallar
cada una de las reas del conocimiento especificas (Gestin de
Alcance, Tiempo, Costos, Personal, Adquisiciones, Riesgos, etc.)
Los archivos se encuentran dentro de los anexos que acompaan al
presente trabajo, la estructura de las carpetas se muestra en el
grafico 1.
Ilustracin 1 Estructura de Carpeta de Anexos
Se pasa a realizar un anlisis de cada proceso, viendo a detalle cada

uno de los documentos propios del proceso, tal y como describe el
grfico 2. Siendo por ejemplo el Proceso de Desarrollar el Acta de
Constitucin del Proyecto un proceso establecido dentro de PMOK
en el rea de conocimiento propia de Gestin de Integracin y
para este el documento presentado y analizado el Acta de
Constitucin del Proyecto, la cual se presenta a detalle en el punto
D.1.
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Ilustracin 2 Procesos y entregables GI
De la misma forma para cada proceso detallado en el grafico 3,

como por ejemplo, Para la Gestin del alcance, se observa el
proceso de Definicin del Alcance el cual genera el documento de
EDT Estructura de Desglose de Trabajo y Diccionario de EDT,
Presente en el punto E2 Y E3.
Ilustracin 3 Procesos y entregables reas del Conocimiento
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D. PLAN DE INTEGRACIN PLAN DE

INTEGRACIN
D.1 ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO
A. Informacin General
Nombre del
Proyecto
Implementacin del
Sistema ERP
Patrocinador:
Universidad Andina
del Cusco
Autorizado por:
Asamblea de
Consejo
Universitario de la
Universidad Andina
del Cusco
Fecha de
Preparacin
Fecha de
Modificacin:
15 de Julio del
2013
20 de Julio del
2014
Preparado por
Responsables del Documento
Proyecto / Rol de la Organizacin
Derick Waldy Flores Menndez PM
Jefe de Proyectos
Control de la Versin del Project Charter

Versin
Fecha
Autor
Descripcin del cambio
1.0
20/07/20
13
Derick Waldy
Flores Menndez
Primera versin del documento
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PROPSITO DEL PROJECT CHARTER

La carta del proyecto define el alcance, los objetivos, y el enfoque total para
que el trabajo sea terminado. Es un elemento crtico para iniciar, planear,
ejecutar, controlar, y determinar el proyecto. Debe ser el nico punto de
referencia en el proyecto para las metas y los objetivos, el alcance, la
organizacin, las estimaciones, el plan de trabajo, y el presupuesto. Adems,
sirve como contrato entre el equipo de proyecto y los patrocinadores de
proyecto, indicando qu ser entregada segn el presupuesto, los apremios
del tiempo, los riesgos, los recursos, y los estndares convenidos en para el
proyecto.
1 DESCRIPCIN DEL PROYECTO

Implementacin del sistema ERP Acadmico- Administrativo, el proyecto se
debe implementar para: La Sede Principal, Sub-Sedes y Filiales todos los
mdulos de Software para cubrir los requerimientos, redefiniendo procesos
para mejorar su eficiencia y eficacia.
Los procesos a considerar son: la gestin Financiera y Contable, Logstica,
Patrimonio, Recursos Humanos, Administracin y Gestin Acadmica
(Gestin Acadmica, Gestin Financiera, Procesos de Matricula, Servicios
On-line, Procesos de Configuracin y Administracin).
El proyecto debe de considerar el soporte en infraestructura Hardware
(Servidores), conectividad, Migracin de Datos de los sistemas actuales de
la Universidad a los nuevos esquemas requeridos, Seguridad Informtica y
Sistemas de Respaldo.
2 ALCANCE DEL PROYECTO

2.1
Metas y Objetivos
Metas
Objetivos
Implementar el Sistema
ERP,
que
permita
agilizar los procesos
administrativos
y
acadmicos para una
mejor prestacin de
servicios
de
la
institucin
Incrementar
y
consolidar la presencia
de
La
Universidad
Andina del Cusco, en el
mercado
de
la
enseanza
de
la
educacin superior en
los prximos 5 aos
(Plan
Estratgico
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El costo de la implementacin del sistema ERP,

no debe de exceder los $1500,000 (Un milln
quinientos mil 00/100 dlares americanos).
La implementacin del sistema ERP debe de
estar completa en el plazo de 12 meses, a
partir de la fecha de aprobacin del proyecto.
La implementacin del sistema ERP debe

incorporar las mejores prcticas en el uso de
sistemas de planificacin de recursos y gestin
de informacin, haciendo diagnostico y
evaluaciones para la alineacin de la
implantacin a los marcos de control y/o
servicios generalmente aceptados como COBIT,
ISO/IEC 20000.
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Institucional
2014).
2.2
2010
Impacto Organizacional
Organizacin
Impacto en Participacin de la Organizacin
rea de
Operaciones
2.3
Designar personal clave de su staff para dedicacin

exclusiva al proyecto.
Disponibilidad de todo el personal del rea para
labores de capacitacin fuera del horario laboral y
fines de semana.
rea de
Telecomunicacione
s y Tecnologas de
Informacin.
Disponibilidad de todo el personal del rea de

telecomunicaciones y Tecnologas fuera del horario
laboral y fines de semana.
rea de Tecnologa
Freezing de programas fuentes del banco.

Menor disponibilidad de recursos humanos.
Disponibilidad del personal asignado al proyecto
para labores fuera del horario laboral y fines de
semana.
Toda la
organizacin
Mejoras en la productividad del producto

Mejoras en la propuesta de valor del producto
Entregables del proyecto

Gestin del
Proyecto
Entregable
1. Iniciar el
proyecto
Cuadro de Costos Detallado inicial

Presupuesto del proyecto
Acta de Constitucin del Proyecto
Presentacin de Lanzamiento del Proyecto
Acta de Reunin de Lanzamiento del Proyecto
2. Planificar el
proyecto
3. Ejecutar el
proyecto
4. Seguimiento y
control
Confidential
Plan de Gestin del Proyecto

Versiones del Plan de Gestin del Proyecto
Cuadro de Costos Detallado Actualizado
Presupuesto del Proyecto
Flujo de Caja Actualizado
Actas de Reunin Semanal
Repositorio de la informacin (Documentacin)
del Proyecto Actualizado.
Informe de Revisiones de Aseguramiento de
calidad
Constancia de Recepcin de Entregable
Acta de Aprobacin de Entregable
Solicitud de Cambio
Informes
de
Estado
Operativo)
Informes
de
Estado
Ejecutivo)
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Semanal
(Comit
Mensual
(Comit
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5. Cierre
Ingeniera del
Proyecto
Acta de reunin
Registro de Acuerdos y Problemas
Entregables del Proyecto pendientes a cerrar
(Versin Final)
Entregables del Proyecto (Versin Final
Impresa + CD)
Acta de Aprobacin de Cierre del Proyecto
CD con Informacin total del Proyecto para el
repositorio de activos de CS
Lecciones Aprendidas
Acta de Reunin de Cierre (con Miembros del
Proyecto)
Certificado de Conformidad del Servicio
Entregable
6. Modelamiento
de
requerimientos
Requerimientos de alto nivel
Plan de Gestin de Requerimientos
Glosario de Trminos
Modelo del Negocio
Diagrama de contexto (Especificacin de

Requerimientos de Software)
Modelo de Procesos (Especificacin de

Requerimientos de Software)
Arquitectura del Negocio

Especificacin
de
Requerimientos
del
Software
Modelo de Casos de Uso del Sistema
Estndares del Sistema
7. Diseo del
sistema
Analisis de Procesos
Plan de pruebas
Casos de Prueba
Prototipo del Sistema
Informe de Prototipo del Sistema
Diseo del Sistema
Modelo de Datos
8. Construccin
del sistema
Conversin y Migracin de Datos Maestros

Entorno de Construccin
Software construido y Pruebas Unitarias
Integracin y Pruebas de Integracin
Documentacin del Usuario
9. Pruebas del
sistema
Pruebas Piloto
Documentacin Tcnica
Migracin de Datos
Entrenamiento a Usuarios
Pruebas del Sistema
Pruebas de Aceptacin del Cliente
Documentacin Tcnica Actualizada
10.Implementaci
n del sistema
Sistema implementado
Coordinacin de Implementacin
Implementacin de componentes comunes de
implementacin plataforma.
Implementacin de la Gestin administrativa
Implementacin de la Gestin Acadmica
Confidential
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2.4
Plan de Implementacin
Versin final de los artefactos de desarrollo
Informe de puesta en produccin
Sistema en Produccin
Acta de Aceptacin del Sistema
Post Produccin
Estimados de Costos y Duracin del Proyecto

Fecha
estima
da
Gestin del
proyecto
Entregables Incluidos
1. Iniciar
proyecto
el
2. Planificar
proyecto
el
3. Ejecutar
proyecto
el
4. Seguimiento y
control
5. Cierre
Confidential
Cuadro de Costos Detallado inicial

Presupuesto del proyecto
Acta de Constitucin del Proyecto
Presentacin de Lanzamiento del

Proyecto
Acta de Reunin de Lanzamiento del

Proyecto
Plan de Gestin del Proyecto
Versiones del Plan de Gestin del
Proyecto
Cuadro
de
Costos
Detallado
Actualizado Presupuesto del Proyecto
Flujo de Caja Actualizado
Actas de Reunin Semanal
Repositorio
de
la
informacin
(Documentacin) del Proyecto Actualizado.
Informe
de
Revisiones
de
Aseguramiento de calidad
Constancia
de
Recepcin
de
Entregable
Acta de Aprobacin de Entregable

Solicitud de Cambio
Informes de Estado Semanal (Comit
Operativo)
Informes de Estado Mensual (Comit

Ejecutivo)
Acta de reunin
Registro de Acuerdos y Problemas

Entregables del Proyecto pendientes a
cerrar (Versin Final)
Entregables del Proyecto (Versin

Final Impresa + CD)
Acta de Aprobacin de Cierre del

Proyecto
CD con Informacin total del Proyecto

para el repositorio de activos de CS
Lecciones Aprendidas
Acta de Reunin de Cierre (con

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Ingeniera del
proyecto
Fecha
estimada
Miembros del Proyecto)

Certificado
de
Conformidad
Servicio
del
Entregables Incluidos
6. Modelamient
o de
requerimient
os
* Requerimientos de alto nivel
Plan de Gestin de Requerimientos
Glosario de Trminos
* Modelo del Negocio
Diagrama
de
contexto
(Especificacin de Requerimientos de
Software)
Modelo de Procesos (Especificacin

de Requerimientos de Software)
Arquitectura del Negocio

* Especificacin de Requerimientos
del Software
* Modelo de Casos de Uso del
Sistema
* Estndares del Sistema
7. Diseo del
sistema
8. Construccin
del sistema
Anlisis de Procesos
Plan de pruebas
Casos de Prueba
Prototipo del Sistema
Informe de Prototipo del Sistema
Diseo del Sistema
Modelo de Datos
Conversin y Migracin de Datos

Maestros
Entorno de Construccin
Software construido y Pruebas
Unitarias
Integracin y Pruebas de Integracin
Documentacin del Usuario
9. Pruebas del
sistema
Pruebas Piloto
Documentacin Tcnica
Migracin de Datos
Entrenamiento a Usuarios
Pruebas del Sistema
Pruebas de Aceptacin del Cliente
Documentacin Tcnica Actualizada
10.Implementac
in del
sistema
* Sistema implementado
Plan de Implementacin
Coordinacin de Implementacin
Implementacin de componentes
comunes de implementacin
plataforma.
Implementacin de la Gestin
administrativa
Acadmica
Versin final de los artefactos de
Confidential
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desarrollo
Informe de puesta en produccin
Sistema en Produccin
Acta de Aceptacin del Sistema
Post Produccin
3 CONDICIONES DEL PROYECTO
3.1
3.2
Asunciones del Proyecto (Asumir / Supuestos)
Se asume que todo el personal asignado al proyecto tiene por lo

menos las nociones bsicas del PMI.
Existencia de Proveedores de Sistemas TI ERP y de soluciones de

Hardware.
Los gastos operativos generados por los miembros del comit de

adjudicaciones, Asesora Legal, Auditora Interna y dems no se
incluyen en el proyecto.
La UAC asignara una ubicacin dentro de su local, con estaciones

de trabajo en un nmero mnimo de cinco (5) para que sean
usadas por los diversos consultores y Administradores del
sistema de cada solucin.
La UAC debe disponer de una conexin a Internet con un ancho

de banda mnimo de 2 Mbps para realizar comunicacin remota
con las sedes principales de los proveedores de las diversas
soluciones a implantar.
La UAC ser responsable de preparar

los formatos establecidos, para
informacin a los diversos sistemas
arquitectura de archivos maestros
soluciones adquiridas.
En caso de ser requerido y de comn acuerdo, la UAC permitir

el acceso a sus instalaciones los das sbados, Domingos y
Feriados para la realizacin de trabajos de dicados o intensivos.
La UAC tiene la total responsabilidad de la elaboracin y custodia

fsica de copias o respaldos de seguridad de todos sus datos y
registros, bien que sea que se relacionen o no con los trabajos
considerados en el proyecto de implementacin.
Corresponde a la UAC la revisin y ordenamiento de todos los

saldos inciales y de partida de todas las cuentas contables a ser
actividades en el arranque del sistema ERP; as como el
requerido para cada uno de los mdulos del sistema de Planillas.
la informacin solicitada en
propsitos de carga de
as como para preparar la
y tablas de las diversas
Problemas del Proyecto

Prioridad del Criterio
1 Alta-prioridad / Problema de ruta crtica; requiere inmediato seguimiento y
resolucin.
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2 Problema de Prioridad Media; Necesita seguimiento antes de finalizacin de fase

para el proyecto siguiente
3 Problema de baja prioridad; Para ser resuelto antes de finalizacin de proyecto.
4 Problema cerrado.
3.3
#
1
rea
de
Riesgo
s
Tecnol
oga
Confidential
Fecha
Prio.
Propietario
Descripcin
Estado y Resolucin
15/10/1
3
rea de
Operacione
s
Retrasos en la
conformacin
del
equipo
usuario
(dos
representante
s por rea).
Tema solucionado. Se
tuvo que recurrir a
escalar el problema al
Ejecutivo del Proyecto en
los casos que no se tuvo
respuesta oportuna de
las
gerencias
responsables cuya rea
an no hubieran definido
sus representantes.
15/11/1
3
rea de
Operacione
s
Retrasos por
parte
del
equipo
usuario
en
cerrar
el
documento de
especificacin
funcional.
Tema solucionado. Se
tuvo que recurrir a
emplear
la
holgura
asignada
a
esta
actividad lo cual no fue
suficiente, por lo que se
escal el problema al
Ejecutivo del Proyecto.
10/12/1
3
rea de
Tecnologa
Renuncias de
personal clave
en el equipo
de
sistemas
asignado
al
proyecto
(personal de
outsourcing).
Todas las renuncias han

sido reemplazadas. Se
ha coordinado con las
empresas de outsourcing
para tomar medidas de
acuerdo al plan definido
para mitigar el impacto
en el proyecto.
Riesgos del Proyecto

Descripcin
del riesgo
Prob
%
High
Renuncias de
personal
de
outsourcing
asignado
al
proyecto.
Responsa
ble del
Riesgo
Derick
Waldy
Flores
Menndez
PM
Page 15
Plan de Mitigacin del

impacto al proyecto
Se han aadido clusulas al contrato

con los proveedores con el fin de
disuadir futuras renuncias, y por otro
lado cada proveedor cuenta con un
staff de personal de reserva listo para
incorporarse al proyecto en caso de
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rea
de
Riesgo
s
Descripcin
del riesgo
Prob
%
Responsa
ble del
Riesgo
Plan de Mitigacin del

impacto al proyecto
reemplazo por renuncias.

2
Tecnol
oga
High
Ms del 60%
del
personal
asignado
al
proyecto
labora bajo la
modalidad de
outsourcing lo
cual
puede
eventualment
e poner en
riesgo
la
productividad
y compromiso
de
este
personal para
con
el
proyecto.
Derick
Waldy
Flores
Menndez
PM
Se ha tomado especial cuidado en la

seleccin del personal as mismo por
parte del banco se han establecido y
formalizado compromisos y acuerdos
con la persona como con su respectiva
empresa (proveedor).
Por otro lado se han establecido bonos
por productividad y cumplimiento.
Opera
ciones
Mdiu
m
Incumplimient
o
de
los
proveedores
en los plazos
de entrega y/o
calidad de los
entregables
comprometido
s
Derick
Waldy
Flores
Menndez
El
contrato
suscrito
con
los
proveedores establece penalidades las
cuales se ejecutarn en forma parcial
o total en la medida que se presente
un incumplimiento de este tipo. Por
otro lado la carta gantt contempla una
holgura de entre 10% y 20% de
tiempo para estas actividades.
Opera
ciones
High
Posibilidad de
que el usuario
no cierre el
documento de
especificacin
funcional
dentro de las
cuatro
semanas
asignadas
a
dicha
actividad
de
acuerdo
al
cronograma.
Jessica
Pea,
Derick
Waldy
Flores
Menndez
Seguimiento
permanente
a
esta
actividad por parte del Lder Usuario y
Project
Manager,
y
oportuno
escalamiento al Ejecutivo del Proyecto
en caso se presenten retrasos.
Por otro lado la carta gantt contempla
una holgura de entre 10% y 20% de
tiempo para esta actividad.
3.4
Confidential
Restricciones del Proyecto
El costo del proyecto no debe de exceder los $1500,000 (Un milln

quinientos mil 00/100 dlares americanos)
El proyecto tendr una duracin mxima de 12 meses
Para la gestin del Proyecto se seguirn las mejores prcticas

recomendadas por el PMI.
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La Universidad Andina del Cusco indicara las personas a ser

entrenadas, las mismas que trabajaran bajo el esquema de Train
the Trainners.
El presupuesto no contempla reservas de fondos para labores de

horas extras y refrigerio tanto los fines de semana como los das
festivos no laborables.
4 Planes de Organizacin del Equipo de Proyecto

Papel del
Equipo de
Proyecto
Miembros
del
Equipo de
Proyecto
Responsabilidades
Ejecutivo del
Proyecto
Javier
Livia
Persona del mayor rango ejecutivo en la

jerarqua cuya presencia otorga importancia
al proyecto.
Participa en los momentos claves como son el
inicio y termino de cada Fase. Eventualmente
es convocado por el Lder del Proyecto en
situaciones especiales (situaciones de riesgo o
problemas
encontrados).
Promueve
la
participacin y el compromiso de los usuarios.
Lder del
Proyecto
Derick
Waldy
Flores
Mennd
ez
Persona responsable de la conduccin y de los

resultados del proyecto. Organiza, controla el
avance, y verifica la ejecucin. Tiene el control
permanente de los riesgos y problemas que
ocurren durante el proyecto. Proactivamente
toma acciones preventivas y correctivas.
Lder Usuario
Franklin
Romn
Jessica
pea
Persona responsable de interactuar como

interlocutor oficial entre el equipo de trabajo y
el personal usuario. Coordina las definiciones
de requerimientos y la aprobacin de los
entregables dirigidos a los usuarios finales a lo
largo del proyecto.
Javier
Livia
Franklin
Romn
Jessica
pea
Derick
Waldy
Flores
Mennd
ez
Mantienen una rutina de reuniones semanales

y/o peridicas. Emplean los Reportes de
Gestin como agencia y acta de reunin a la
vez. Analizan los Reportes de Definicin de
Cambios respecto al alcance del proyecto y
aprueban
aquellos
que
deban
ser
implementados. Toman decisiones de acuerdo
conjunto.
Personas
designadas
por
las
reas
de:
Alianzas y
Medios de
pago,
Personas que harn uso rutinario de la

solucin. Participan en la definicin de
requerimientos y en la aprobacin de los
entregables. Canalizan sus aportes oficiales a
travs del Lder Usuario.
Comit de
gestin
Equipo
usuario
Confidential
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2/5/2015
crditos,
cobranzas,
riesgos
y
operacione
s.
Equipo de
trabajo
Personas
designadas
por el rea
de
Tecnologa,
lideradas
por el Jefe
de
Proyecto.
Personas que llevaran a cabo las actividades

de
modelamiento
y
Construccin.
Eventualmente pueden realizar otras labores
importantes para el desarrollo del proyecto.
5 APROBACIONES
Preparado por
__________________________________
Derick Waldy Flores Menendez
Project Manager
Aprobado por __________________________________
Gloria Charca Puente de la Venga

Project Sponsor
Confidential
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2/5/2015
D.2 ENUNCIADO PRELIMINAR DEL ALCANCE

Nombre del
Proyecto:
Preparado por:
Justificacin del
Proyecto:
Descripcin del
producto:
Implementacin del Sistema ERP

Forma de trabajo con procesos manuales tradicionales
que
son
aislados,
ineficientes,
redundantes,
inconsistentes
y que conllevan a una escasa
productividad e inadecuada atencin a la comunidad
universitaria.
Inexistencia de estndares en el manejo de la
seguridad de la informacin, lo que provoca que sea
susceptible
a
modificaciones
no
autorizadas
dificultando la auditoria.
Se contara con un sistema ERP, que permita la
planificacin de recursos y la gestin de la informacin
que de forma estructurada que pueda satisfacer las
necesidades de la Universidad.
Esta implementacin permitir evaluar, implementar,
automatizar, integrar y gestionar de forma eficiente
los
procesos
de
las
diferentes
unidades
administrativas y acadmicas.
Entregables del Proyecto

Anlisis de
Procesos y
levantamiento de
requerimientos
Financieros y
Contables
Comprender, analizar y documentar todos los

procesos relacionados a la Contabilidad General,
Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Activos Fijos,
Conciliaciones Bancarias, Caja Chica, Contabilidad por
Centro de Costos, Programacin y Control de ejecucin
Presupuestal, Control de Flujos de Efectivo, Flujos de
Caja Econmico y Financiero y dems procesos
relacionados.
Anlisis de
Procesos y
levantamiento de
requerimientos
Logsticos y de
Patrimonio

procesos relacionados al proceso de adquisiciones,
cuadros comparativos y generaciones de orden de
compra/servicio, elaboracin de conciliaciones del
movimiento de almacenes con contabilidad, y dems
procesos relacionados.
procesos relacionados a la administracin del
patrimonio de la Universidad, considerando el
inventario, movimientos y depreciaciones de activos
fijos.
Anlisis de Comprender,
Confidential
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analizar
documentar
todos
2/5/2015
los
Procesos y
levantamiento de
requerimientos de
Recursos Humanos
y Planillas
procesos relacionados al proceso de administracin

del Recurso Humano, considerando asistencia,
puntualidad,
remuneraciones,
evaluacin
de
desempeo,
Perfil
Tcnico,
Capacitacin,
Requerimiento y Seleccin y Bienestar Social .
procesos relacionados al proceso de la generacin de
planillas conforme a la normatividad vigente y en
estricta relacin con el Ministerio de Trabajo, SUNAT, y
dems entes regulatorios.
Anlisis de
Procesos y
levantamiento de
requerimientos de
Control y Gestin
Anlisis de
Procesos y
levantamiento de
requerimientos de
Gestin
Acadmica

procesos relacionados a la elaboracin de planes
operativos, control y gestin de presupuestos y
gastos, permitiendo un monitoreo detallado de la
planificacin.
procesos relacionados a la gestin acadmica,
considerando matricula acadmica, convalidaciones,
homologaciones, registro de notas, convenios, becas,
procesos de admisin, gestin de las unidades
acadmicas.
Definicin de Definicin de las instalaciones elctricas, Sistema de

Pre-Requisitos de puesta a tierra, Data Center, Requerimientos de
Infraestructura Networking, Documento de pre-requisitos de Hardware
y Sistema Electrico, UPS.
Definicin de Definicin de requerimientos de Servidores, de
requerimiento de requerimientos de Almacenamiento Y de Copias de
hardware Seguridad.
Consolidacin Revisin y consolidacin de todos los procesos,
de procesos documentando
de
manera
detallada
las
intercalaciones existentes y las expectativas de cada
unidad.
Seleccin de los Identificamos y Seleccionamos a los proveedores que
Proveedores cumplen con los requerimientos, producto del anlisis
de los procesos, este proceso se llevara a cabo
conjuntamente con el comit de adjudicaciones de la
Universidad para otorgar la buenas pro.
Actividades Realizacin de las actividades Previas de la
Previas de infraestructura
como
el
planeamiento
de
Infraestructura implementacin, Habilitacin de espacio fsico,
Habilitacin de tomas elctricas, Definicin del orden
de ubicacin de equipos en el rack.
Entrega y Entrega y configuracin de los equipos servidores:
configuracin del Chasis Blade, Servidor de Base de Datos, Servidor
Hardware y Web, Servidor de Aplicaciones, Servidor web hacia
Software internet, Servidor ILM, los arreglo de discos, los
sistemas de seguridad y de respaldo de la
Confidential
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2/5/2015
Migracin de
Datos Financieros
y Contables
Migracin de
Datos
Patrimoniales y
Logsticos
Migracin de
Datos de Recursos
Humanos y
Planillas
Migracin de
Datos de Control y
Gestin
Migracin de
Datos de Gestin
Acadmica
informacin; en base a las especificaciones tcnicas

de la definicin de requerimientos de hardware.
Entrega
y
Configuracin
del
software
de
administracin y monitoreo con inventario de
hardware y software, creacin de imgenes de los
servidores, licencias, medios de instalacin y
manuales necesarios de los programas instalados que
garanticen la operatividad de los servidores.
Migracin y Validacin de los datos Financieros,
contables y de Tesorera existentes a los esquemas
definidos para la implementacin y consumo de los
diferentes mdulos.
Migracin y Validacin de los datos Logsticos y
Patrimoniales, existentes a los esquemas definidos
para la implementacin y consumo de los diferentes
mdulos.
Migracin y Validacin de los datos de Recursos
Humanos, de planillas y escalafn existentes a los
esquemas definidos para la implementacin y
consumo de los diferentes mdulos.
Migracin y Validacin de los datos de control y
gestin existentes a los esquemas definidos para la
implementacin y consumo de los diferentes mdulos.
Migracin y Validacin de los datos de Gestin
Acadmica existentes a los esquemas definidos para
la implementacin y consumo de los diferentes
mdulos.
Implementacin de componentes comunes de
plataforma de acuerdo con la tecnologa requerida por
el sistema de ERP.
Implementacin
de Componentes
Comunes de
Implementacin y
plataforma
Implementacin Contempla la Implementacin de la Aplicacin de
de la Gestin Contabilidad General, Cuentas por pagar, Activo Fijo,
Administrativa Conciliacin Bancaria,
Caja Chica, de Compras,
Inventarios y de Recursos Humanos, cada una de
estas tareas deber contener a su vez un registro de
conformidad de funciones, carga de datos, y su
respectiva conformidad.
Implementacin Contempla la Implementacin del mdulo de
de la Gestin Matriculacin, del mdulo de Gestin Acadmica, del
Acadmica mdulo de Gestin Financiera, del mdulo de servicios
On-line, cada una de estas tareas deber contener a
su vez un registro de conformidad de funciones, carga
de datos, y su respectiva conformidad.
Implementacin Contempla la Implementacin del Mdulo de Correo
de Gestin Electrnico, del Mdulo de Calendario, del Mdulo de
Comunitaria Mensajera Instantnea, del Mdulo de Sitios
Compartidos. Cada una de estas tareas deber
Confidential
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2/5/2015
contener a su vez un registro de conformidad de

funciones, carga de datos, y su respectiva
conformidad.
Implementacin Implementacin de la Aplicacin de Trmite
de Aplicaciones Documentario, de Servicios y Pedidos, de Gestin de
Adicionales Encuestas, de Reportes de ndices de Gestin para
c/Unidad., de Inscripcin de Postulantes, de Gestin
ANR, Cada una de estas tareas deber contener a su
vez un registro de conformidad de funciones, carga de
datos, y su respectiva conformidad.
Pruebas Piloto Contempla las actividades para la preparacin de las
pruebas piloto, las pruebas piloto de las aplicaciones
administrativas, acadmicas, de gestin universitaria
y de las aplicaciones comunes, as como su
documentacin correspondiente.
Pase a Contempla las actividades de la preparacin del pase
Produccin a produccin, y de las pruebas finales, as como el
checklist del inicio de operaciones de los diferentes
mdulos del ERP.
Preparacin de Comprende la Habilitacin de infraestructura de Hw y
las capacitaciones comunicaciones, Instalacin de Sw base, Instalacin
de Sw aplicativo ERP, Carga de tablas maestras,
Aplicaciones financieras parame rizadas, Aplicaciones
de recursos humanos parame rizadas, Carga de tablas
maestras
Capacitacin Se deber impartir capacitacin al personal tcnico,
del Personal para tentar a una certificacin reconocida por el
Tcnico fabricante.
Capacitacin
del Personal de
Procesos
Lmites del
Proyecto
Objetivos del
Proyecto:
Capacitacin brindada en base al enfoque train to

trainers, para la parte de administracin y control de
los mdulos implementados.
El proyecto no considerara ningn tipo de
ampliaciones en la Infraestructura de Redes si fuera
necesario
No se considera la implementacin de la conectividad
entre la Sede Principal, Sub Sedes y Filial.
La capacitacin del personal se realizara en la
modalidad Trainner to Trainner, incluyendo al menos
menos al responsable del rea.
Indicar los criterios cuantitativos que deben ser
considerados para que el proyecto sea exitoso.
Objetivos de
Costo
(cuantificar el
costo)
El costo de la implementacin del sistema ERP, no

debe de exceder los $1500,000 (Un milln quinientos
mil 00/100 dlares americanos)
$50 000 para disponibilidad de contingencia
Objetivos de
Ver Anexo 1.
Confidential
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Cronograma
(fechas de
inicio y
trmino)
Calidad
(criterios que
determinarn
aceptacin)
Confidential
Los criterios que determinaran la aceptacin del

producto se basaran en los estndares citados a
continuacin.
COBIT (Control Objectives Control Objectives for
Information and related Technology), es el marco
aceptado internacionalmente como una buena
prctica para el control de la informacin, TI y los
riesgos que conllevan. Obtiene objetivos de control,
directivas de aseguramiento, medidas de desempeo
y resultados, factores crticos de xito y modelos de
madurez.
ISO/IEC 17799, proporciona recomendaciones de las
mejores prcticas en la gestin de la seguridad de la
informacin a todos los interesados y responsables en
iniciar, implantar o mantener sistemas de gestin de
la seguridad de la informacin
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2/5/2015
E. GESTIN DEL ALCANCE

E.1PLAN DE GESTIN DEL ALCANCE
Nombre del
Proyecto:
Preparado por: Derick Waldy Flores Menndez
1. Describir cmo ser administrado el alcance del Proyecto:
1.1.
Realizar reunin de planeamiento con el equipo del proyecto
1.1.1. Revisar el Enunciado del Alcance de Proyecto Preliminar
1.1.2. Realizar una sesin con expertos en el proceso Implantacin de
Sistemas ERP
1.1.2.1. Anlisis de procesos de unidades acadmicas y
administrativas y definir los mdulos a implementar
1.1.2.2. Determinar el tiempo y costo necesario para la
Implementacin de cada Modulo
1.1.2.3. Documentacin de la propuesta
1.1.2.4. Presentacin y aprobacin de la propuesta ante la
autoridad universitaria
1.1.3. Elabora el alcance del proyecto
1.1.4. Elaborar la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)
1.1.4.1. Reunin del equipo de trabajo
1.1.4.2. Realizar sesin brainstorming para identificar los EDT
conjuntamente con los expertos
1.1.4.3. Determinar las estrategias del proyecto
1.1.4.4. Determinar la estructura de EDT del proyecto
1.1.4.5. Validar el resultado de la propuesta
1.1.4.6. Documentar los EDT
1.1.5. Elaborar el diccionario EDT
1.2.
Para la verificacin de los entregables se deber:
1.2.1. Definir la matriz de asignacin de responsabilidades
1.2.2. Aplicar las listas de control establecidas para cada entregables
1.2.3. Dar visto bueno a los entregables y presentar a la autoridad
universitaria
1.2.4. Registrar y archivar la lista de control con el visto bueno
correspondiente
1.2.5. Recibido el entregable con el visto bueno correspondiente se
concreta una reunin con el responsable de la aprobacin.
1.2.6. Se hace la presentacin al responsable de la aprobacin
1.2.7. Si lo aprueba, se firma el documento de conformidad del
entregable (formato DCE), caso contrario lo devuelve con sus
observaciones.
1.2.8. En caso que el entregable no cumpla con la lista de control
establecido se regresara el documento para su revisin y
sustentacin.
1.2.9. Aplicar la lista de control al entregable corregido
1.2.10.
Revisar y archivar la lista de control
1.3.
Los cambios se efectuarn segn el siguiente proceso:
1.3.1. Se define una lista de personas autorizadas para solicitar los
cambios del alcance del proyecto.
Confidential
Page 24
2/5/2015
1.3.2. Si la solicitud viene de una de las personas autorizadas se evala

si es pertinente o no el cambio de acuerdo al tipo de cambio se
procede a su aprobacin.
1.3.3. En caso sea aprobada la solicitud de cambio, el Gerente de
Proyecto tiene a lo ms 24 horas para nombrar un responsable de
su equipo de proyecto de realizar los cambios necesarios y
establecer el plazo requerido.
1.3.4. Realizado el cambio se elabora un acta y se firma por el
beneficiario del cambio.
Para cumplir con los entregables del proyecto se realizara reuniones con el
personal de las unidades acadmicas y administrativas directamente
involucradas en el proyecto de forma semanal, donde se abordaran y
verificaran los avances de los procesos y adaptacin de los mdulos,
supervisando el cumplimiento de los requerimientos definidos.
Hora
15:0
0
17:0
0
16:0
0
17:0
0
Lunes
Reunin de
planeamient
o del equipo
Martes
Verificacin
de
entregables
Mircoles
Aseguramiento
de calidad y
cumplimiento de
estndares.
Jueves
Validacin de
los procesos
adaptados
Viernes
Dinmica de
grupo
Se realizara reuniones quincenales con el equipo de seguimiento donde se

trataran temas relacionados al proyecto ya sea cambios, modificaciones o
algunas especificaciones tcnicas de alguno de los procesos. Las reuniones
se llevaran a cabo el ltimo viernes de la quincena a horas 11:00 am.
2. Evaluar la estabilidad del alcance del proyecto (cmo manejar los
cambios, la frecuencia e impacto de los mismos):
2.1.
Los cambios en los procesos surgirn a solicitud de la Universidad
(Rectorado, VRAC, VRAD), del equipo Implementador o acuerdo mutuo
de ambas partes para la mejora de los procesos y se llevara a cabo de
la siguiente manera:
2.1.1. El solicitante del cambio deber presentar una solicitud
justificando el cambio, que tendr en cuenta el costo y tiempo, el
cual ser presentado a la autoridad universitaria para su
evaluacin y aprobacin o rechazo.
2.1.2.
2.1.3. El cambio solicitado ser oficializado por la autoridad
universitaria con un documento oficial aceptando o descartando el
cambio para su implementacin.
Confidential
Page 25
2/5/2015
Cmo los cambios al alcance, sern identificados y clasificados?

3.1 Los cambios sern identificados y clasificados de la siguiente manera:
Tipo I: Redefinicin de ms del 10% de los procesos y menor del 15% y
ampliacin de presupuesto mayor al 1% y menor al 4% sern
aprobados por el Consejo Universitario
Tipo II: Ampliacin o reduccin de tiempos de implementacin
aprobado por el Gerente de Proyectos del 10% del tiempo asignado a la
tarea.
3.2 La identificacin y clasificacin de los cambios es responsabilidad del
gerente del proyecto quien deber sustentar su definicin
4. Describir cmo los cambios del alcance sern integrados al
proyecto:
3.
4.1.
Si el cambio es aceptado se actualizarn todos los entregables
afectados.
4.2.
El Gerente del proyecto efectuar una actualizacin de la
Estructura de desglose del trabajo EDT (o WBS).
4.3.
Todos los documentos actualizados deben ser aprobados por el
Consejo Universitario o Gerente del Proyecto segn sea el caso antes
de ser incorporados a la documentacin del proyecto.
Las versiones que son reemplazadas son manejadas de acuerdo al
procedimiento de manejo de archivos de la Institucin.
Confidential
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2/5/2015
E.2EDT: ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO
E.3DICCIONARIO DEL EDT

Nombre del Proyecto:
Preparado por:
Versin:
1.0.0
DICCIONARIO DE EDT (WBS)

Cuenta de control:
Identificador del
2.1
Entregable:
Nombre de
Anlisis de Procesos y levantamiento de Requerimientos
entregable(s):
Financieros y Contables
Alcance del Trabajo:
Elabora una lista de todos los procesos financieros y contables
identificando las interrelaciones existentes. El trabajo se inicia
con la recopilacin de la informacin y finaliza con la
presentacin al Comit Especial responsable de la
implementacin del sistema ERP.
Responsable:
Gerente de Procesos
Duracin
16 das
Fecha de
09/05/13
Fecha de
30/05/14
estimada: calendarios
Inicio:
Trmino
Requisitos de calidad:
Otras referencias:
Los datos a ser considerar sern correspondientes a los

05 ltimos periodos financieros.
La informacin contiene: Contabilidad General, Cuentas
Por Pagar, Cuentas por Cobrar, Activos Fijo, Conciliacin
Bancaria, Caja Chica, Contabilidad por centro de costos,
Programacin y control de ejecucin presupuestal,
Control de flujos de efectivo, Flujos de caja econmico y
financiero
La informacin ser proporcionada por el Contador
General, Direccin Administracin y Direccin de
Planificacin
Estados financieros semestrales y anuales presentados
Reporte de entidades bancarias del estado financiero
Hitos del cronograma:

Cuenta de control:
Identificador del
2.2
Entregable:
Nombre de
Anlisis de Procesos y levantamiento de requerimientos
entregable(s):
Logsticos y de Patrimonio
Elabora una lista de todos los procesos de logstica, patrimonio
y sus interrelaciones con el rea de contabilidad.. El trabajo se
inicia con la recopilacin de la informacin y finaliza con la
Responsable:
Gerente de Procesos
Duracin
14 das
Fecha de
09/06/13
Fecha de
26/06/14
Inicio:
Trmino
Otras referencias:
Los datos a ser considerar sern correspondientes a los

02 ltimos inventarios.
La informacin contiene: Proceso de requerimientos,
notas de pedido cotizaciones, rdenes de compra y
servicio, cuadros comparativos, notas de ingresos y
salidas, conciliaciones de almacen, registro, codificacin
y movimiento de activos fijos, proceso de depreciacin
altas y bajas de activos fijos, Inventarios fijos valuados,
activos menores.
La informacin ser proporcionada por el Jefe de Unidad
de Abastecimientos, Almacn y Unidad de Control
Patrimonial
Inventarios anuales presentados

Cuenta de control:
Identificador del
2.3
Entregable:
Nombre de
Anlisis de Procesos y levantamiento de requerimientos
entregable(s):
de Recursos Humanos y Planillas
Elabora una lista de todos los procesos de recursos humanos
escalafn, evaluacin y seguimiento de personal , planillas y
sus interrelaciones con el rea de contabilidad.. El trabajo se
inicia con la recopilacin de la informacin y finaliza con la
Responsable:
Gerente de Procesos
Duracin
14 das
Fecha de
10/06/13
Fecha de
27/06/14
Inicio:
Trmino
Otras referencias:
Los datos a ser considerar sern correspondientes al

ltimo ao.
La informacin contiene: Modulo de administracin de
personal con caractersticas personales, familiares y
profesionales, asistencia y puntualidad de personal,
remuneraciones, planillas, perfil tcnico, evaluacin y
desempeo, capacitaciones, requerimiento y seleccin
de personal, bienestar social del trabajador.
La informacin ser proporcionada por el Jefe de Unidad
de recursos Humanos, Remuneraciones, Escalafn.
Inventarios anuales presentados

Cuenta de control:
Identificador del
2.5
Entregable:
Anlisis de Procesos y levantamiento de
Nombre de entregable(s):
Requerimientos de Gestin Acadmica
Confidential
Page 29
2/5/2015
Responsable:
Duracin
16 das
Elabora una lista de todos los procesos administrados por la

Unidad de Servicios Acadmicos, Coordinacin de Programas
Profesionales, Departamentos Acadmicos, Facultad, Escuela
de Post Grado, Vice Rectorado Acadmico, Admisin.
El trabajo se inicia con el levantamiento de requerimientos y
finaliza con la presentacin al Comit Especial responsable de
la implementacin del sistema ERP
Gerente de Procesos
Fecha de
09/06/14
Fecha de
30/06/14
Inicio:
Trmino
Otras referencias:
Los datos a ser considerados sern: Gestin

Acadmica, Seguimiento Acadmico, Proceso de
Matriculas, Convalidaciones, Homologaciones, Gestin
Financiera del estudiante, Administracin de Notas,
Administracin de Datos de postulantes, estudiantes,
egresados, docentes.
La informacin ser proporcionada por el Vice
Rectorado
Acadmico,
Direccin
de
Servicios
Acadmicos, Unidades Acadmicas, Direccin de
Admisin
Reglamentos de Admisin y Matriculas
Reglamento de Grados y Ttulos
Curricula y planes de estudios
Registros y actas
Reglamento de Becas y Convenios
Reglamento de pago de mensualidades

Cuenta de control:
Identificador del
2.6
Entregable:
Nombre de
Definicin de Pre-Requisitos de Infraestructura
entregable(s):
Elaborar una lista de todos los requerimientos necesarios de
infraestructura fsica para la instalacin de los equipos
servidores, tales como alimentacin de energa elctrica,
conectividad de redes, sistemas de puesta a tierra, sistema de
aire acondicionado frio/calor.
El trabajo se inicia con el anlisis de la infraestructura fsica
actual y finaliza con la propuesta tcnica de mejoras en la
infraestructura.
Responsable:
Gerente de Infraestructura de HW
Duracin
11 das
Fecha de
01/07/14
Fecha de
11/07/14
Inicio:
Trmino
Confidential
Debe tenerse analizarse la infraestructura elctrica y de

redes actual.
La informacin como mnimo debe contener
especificaciones y exigencias tcnicas de sistema
elctrico estabilizado respaldados por UPS, sistema de
puesta a tierra adecuados para instalaciones de data
center, infraestructura de redes UTP y fibra ptica,
Page 30
2/5/2015

Otras referencias:
sistema de enfriamiento frio/calor con la finalidad de

mantener temperaturas adecuada dentro del data
center.
La informacin ser proporcionada por el rea de
Tecnologas de Informacin, Telecomunicaciones e
Infraestructura.
Planos de las instalaciones de data center y
documentacin de instalaciones de cableado
estructurado.

Cuenta de control:
Identificador del
2.7
Entregable:
Nombre de
Definicin de los requerimientos del Hardware
entregable(s):
Se definir la infraestructura de servidores para el soporte de
los aplicativos, bases de datos, sistemas de seguridad,
sistemas de respaldo de la informacin, necesarios segn los
requerimientos, anlisis y datos de los diferentes procesos
involucrados en la implantacin del sistema ERP.
El estudio de requerimientos de hardware deber terminar con
una clara especificacin tcnica de servidores e infraestructura
que cumpla con caractersticas que aseguren una confiabilidad
del 99.99% y una disponibilidad 24 X 7 X 365. As como una
descripcin detallada de las caractersticas de cada
componente integrante de cada equipo planteado.
El trabajo inicia con el estudio de los anlisis de Procesos y
levantamiento de requerimientos de las diferentes unidades
involucradas en la implementacin del sistema ERP y terminara
con las especificaciones tcnicas de los equipos necesarios de
acuerdo con un dimensionamiento adecuado necesario
presente y futuro.
Responsable:
Gerente de Infraestructura de HW
Duracin
12
Fecha de
01/07/2013
Fecha de
16/07/2014
estimada:
Inicio:
Trmino
Especificaciones tcnicas de los servidores que cumplan con

estndares de calidad ISO xxxx
Otras referencias:
Actividades
Anlisis de Requerimientos a nivel de transacciones,

tasas de transferencia de datos, velocidad y espacio de
almacenamiento
Dimensionamiento de procesador, memoria RAM, disco
duro e interfaces de red
Listar hardware disponible en el mercado que cumpla las
caractersticas definidas
Comparacin y discriminacin de especificaciones
tcnicas de las diferentes marcas de hardware.
Presentacin del Informe, documentacin y Aprobacin
de los Requisitos de Hardware.
Confidential
Page 31
2/5/2015

Cuenta de control:
Identificador del
2.8
Entregable:
Nombre de
Consolidacin de procesos
entregable(s):
Se revisara todos los procesos de cada una de las unidades con
la finalidad de documentar y contrastar la informacin
obtenida. La documentacin final ser validada con los
responsables de cada area.
Responsable:
Gerente de Procesos
Duracin
30
Fecha de
01/07/2013
Fecha de
11/08/2014
estimada:
Inicio:
Trmino
Documentacin final aceptada y rubricada por los responsables

de cada unidad
Otras referencias:
Actividades

Cuenta de control:
Identificador del
3.1
Entregable:
Nombre de entregable(s): Seleccin de los Proveedores
Elaboracin de bases de concurso para la seleccin de un
proveedor que sea un Integrador de Soluciones de Software y
Hardware a travs de una licitacin pblica nacional.
Recopilar informacin sobre cada proveedor a cerca de la
experiencia con la cuenta que cuenta en implementaciones
similares a nivel nacional.
El trabajo se inicia con la consolidacin de las
especificaciones tcnicas y procesos administrativos
necesarios y finaliza con la seleccin del proveedor.
Responsable:
Duracin
55 das
Fecha de
12/08/13
Fecha de
27/10/14
Inicio:
Trmino
Confidential
El proveedor debe ser partner autorizado para

implementar soluciones ERP e Infraestructura de
Hardware
El proveedor deber contra con Certificaciones ISO
9001:2000 y ser Centro Autorizado de Servicio
El proveedor debe tener presencial local.
El proveedor debe contar con experiencia en
implementaciones de sistemas ERP en instituciones
educativas
La propuesta del sistema ERP presentado por el
proveedor deber estar totalmente localizado y
adecuado a las ltimas modificaciones de la
legislacin peruana.
Los integrantes del equipo de proyecto que
Page 32
2/5/2015
participaran en la implementacin del ERP deben ser

certificados por el fabricante de la solucin ERP y
tambin contar con certificacin COBIT o ITIL
Otras referencias:
Instituciones educativas de nivel superior que cuentan con

soluciones ERP

Cuenta de control:
Identificador del
4.1
Entregable:
Nombre de
Entrega y configuracin del Hardware
entregable(s):
Entrega y configuracin de la infraestructura de servidores,
para el soporte de los aplicativos, bases de datos, sistemas de
seguridad, sistemas de respaldo de la informacin, de acuerdo
con la definicin de los requerimientos de hardware previos.
El trabajo inicia con la entrega y puesta en situ de los equipos y
finaliza con la correcta configuracin de los mismos y la
presentacin del informe, documentacin y aprobacin.
Responsable:
Gerente de Infraestructura de Hardware
Javier Silva
Duracin
9 das
Fecha de
06/12/2013
Fecha de
10/12/14
estimada:
Inicio:
Trmino
Otras referencias:
Actividades
Confidential
Cumplimiento de las especificaciones del ISO 9001 en los

equipos entregados, tanto en su localizacin como en su
implementacin.
Cumplimiento de los requerimientos mnimos de hardware
propuestos.
Referencias aprobatorias por los responsables de las areas de
gestin y administracin de Hardware de instituciones
confiables y accesibles.
Acondicionamiento del espacio en el cual se instalara
fsicamente los equipos servidores e infraestructura de
Hardware
Entrega y Localizacin y Acondicionamiento del
Gabinete de Servidores
Entrega y Localizacin del Chasis Blade Estndar Rack
Prueba de las Fuentes de Poder Internas Redundantes y
Sistemas ventiladores del Chasis Blade
Entrega y Localizacin del Servidor de Base de Datos
(Blade Server)
Entrega y Localizacin del Servidor Web (Blade Server)
Entrega y Localizacin del Servidor de Aplicaciones
(Blade Server)
Entrega y Localizacin del Servidor Web hacia Internet
(Blade Server)
Entrega Y Localizacin del Servidor ILM (Blade Server)
Entrega Y Localizacin de los Arreglos de Discos (Data
Storage).
Entrega y Localizacin de la unidad Tape BackUp
Acondicionamiento de los Equipos Servidores.
Page 33
2/5/2015
Presentacin del Informe, documentacin y Aprobacin

de la entrega y configuracin de la Infraestructura del
Hardware.

Cuenta de control:
Identificador del
4.2
Entregable:
Nombre de entregable(s): Entrega y configuracin del Software
Instalacin y Configuracin del software de administracin y
monitoreo
de los equipos servidores e infraestructura instalada, para el
soporte de los aplicativos, bases de datos, sistemas de
seguridad y sistemas de respaldo de la informacin.
Instalacin y Configuracin de los Sistemas Operativos,
software de administracin (de la misma marca que los
equipos) de imgenes de los servidores, software necesario
para la implementacin, puesta en explotacin de los
diferentes mdulos del sistema ERP y dems programas
necesarios que permitan la operatividad de los servidores e
infraestructura.
El trabajo inicia con la entrega de Licencias, instalacin y
configuracin del software y programas y finaliza con la
correcta Operatividad de los mismos y la presentacin del
informe, documentacin y aprobacin.
Responsable:
Gerente de Infraestructura de SW
Leo Julio Martiarena Flrez
Duracin
5 das
Fecha de
10/12/13
Fecha de
15/12/2014
estimada:
Inicio:
Trmino
El Software instalado deber de estar dentro de las ltimas

versiones de desarrollo y puesta en el mercado.
Posicionamiento del software de acuerdo a empresas de
control de calidad reconocidas a nivel internacional.
Otras referencias:
Actividades
Confidential
Entrega y Validacin de las licencias necesarias para

la instalacin y operacin del software y programas.
Instalacin del software y programas componentes
que permitan la total operatividad del hardware e
instalaciones de infraestructura.
Instalacin del software y programas componentes de
los sistemas operativos que permitan la total
operatividad y puesta en explotacin de los mdulos
del sistema ERP.
Fortalecer la seguridad de los sistemas operativos
instalados con antivirus y configuracin de firewall.
Configuracin de los nuevos equipos en la red local,
cumpliendo con los protocolos y medidas de
seguridad propios de la Universidad
Prueba y Validacin General del software instalado.
Presentacin del Informe, documentacin y
Aprobacin de la entrega y configuracin y correcto
funcionamiento y gestin de informacin del software
Page 34
2/5/2015
instalado.

Cuenta de control:
Identificador del
5.1
Entregable:
Nombre de entregable(s): Migracin de datos financieros y contables
Migrar los datos desde orgenes de datos Fox Pro, Excel u
otros a formatos definidos en el Gestor de Base de Datos
Microsoft SQL Server, los datos corresponden a Contabilidad
General, Cuentas Por Pagar, Cuentas por Cobrar, Activos Fijos,
Conciliacin Bancaria, Caja Chica, Contabilidad por centro de
costos, Programacin y control de ejecucin presupuestal,
Control de flujos de efectivo, Flujos de caja econmico y
financiero.
Responsable:
Duracin
75 das
Gerencia de Infraestructura de SW
Fecha de
30/10/13
Fecha de
Inicio:
Trmino
12/01/14
La migracin se realizara de los datos

correspondientes a los ltimos 05 ciclos contables
El proceso de migracin se realizara con herramientas
totalmente comprobados y certificadas como Microsoft
Bussiness Intelligence u otro.
La migracin de datos debe identificar equivalencias
para los caracteres especiales (Cdigos ASCCI,
acentos, comas, tildes entre otros) que pudiera existir.
El proceso de migracin se realizara con dos equipos
de migracin paralelos, cuyos resultados sern
confrontados. El resultado final se validara con los
datos de origen.
Los datos migrados sern validados y certificados por
el Contador General
Otras referencias:

Cuenta de control:
Identificador del
6.1
Entregable:
Implementacin del mdulo de Tesorera
Este mdulo se implementara en base a la estructura contable
de la universidad teniendo en cuenta el procesamiento de
ingresos, pagos, conciliaciones bancarias, recibo de ingresos,
comprobantes de pago, emisin de cheques, procesamiento de
fondos fijos (cajas chicas), control de pensiones de enseanza,
cobranza y determinacin de deudas, control de cartas fianza,
estos procesos debern realizarse bajo la plataforma Microsoft,
Confidential
Page 35
2/5/2015
con base de datos en servidores SQL Server utilizando

interfaces graficas de Windows.
Responsable:
Duracin
estimada:
75 Das
calendarios
Gerente de Procesos
Fecha de
Inicio:
30/10/2013
Fecha de
Trmino
12/01/2014
Se contara con certificaciones de ISO/IEC 17799 y COBIT

para adoptar las mejores prcticas de calidad; adems
de contar con la participacin de los dueos del proceso.
Se llevara a cabo la migracin de datos de los mdulos
de tesorera del sistema anterior al nuevo mdulo antes
de llevar a cabo la implementacin.
Pruebas de funcionamiento del mdulo con datos reales
para probar la robustez del sistema.
Otras referencias:
Este mdulo tiene precedentes de implementacin exitosa en

otras entidades Acadmicas.
No aplica

Cuenta de control:
Identificador del
6.8
Entregable:
Implementacin de los mdulos de Gestin Acadmica
En esta etapa se implementaran los siguientes mdulos:
Mdulo De Matricula.- Este mdulo permitir el manejo y
control de todo el proceso de aceptacin y matricula de
los estudiantes de la Universidad.
Mdulo De Gestin Acadmica.- Este mdulo permitir
manejar los distintos servicios que la Universidad
suministra a los estudiantes y aglutinarlos a travs de
una visin global del estudiante (seguimiento
acadmico, convalidaciones)
Mdulo De Gestin Financiera.- Este mdulo deber
permitir el manejo de la parte financiera del estudiante
sustentada a la integracin de un sistema financiero
suministrando herramientas para el manejo de: Estado
de situacin financiera del estudiante, convenios,
recaudacin de valores e interfaces con entidades
financieras.
Mdulo De Servicios Online.- Este mdulo deber
suministrar servicios en lnea tanto para estudiantes
(servicio web para alumnos) como para docentes
(servicios web para profesores).
Mdulo De Configuracin / Administracin.- este mdulo
deber por una parte manejar toda la configuracin de
parmetros del sistema, y por otra parte manejar toda la
oferta de estudios de la universidad que realiza para
cada periodo acadmico.
Estos mdulos emitirn los reportes detallados segn sea el
caso para los distintos mdulo de Gestin Acadmica.
Responsable:
Gerente de Procesos
Duracin
Fecha de
Fecha de
estimada:
100 das
Inicio:
01/03/2013
Trmino
09/06/2014
Confidential
Page 36
2/5/2015
calendarios
Otras referencias:
Se contara con certificaciones de ISO/IEC 17799 y COBIT

para adoptar las mejores prcticas de calidad; adems
de contar con la participacin de los dueos del proceso.
Se llevara a cabo la migracin de datos de los mdulos
de gestin Acadmica del sistema anterior al nuevo
mdulo antes de llevar a cabo la implementacin.
Pruebas de funcionamiento del mdulo con datos reales
para probar la robustez del sistema.
Este mdulo tiene precedentes de implementacin exitosa en

otras entidades Acadmicas.
Confidential
Page 37
2/5/2015
E.4LNEA BASE
ANEXO 1
Confidential
Page 38
2/5/2015
F. GESTIN DEL TIEMPO

F.1 PLAN DE GESTIN DEL CRONOGRAMA
Nombre del
Implementacin del Sistema ERP en la Universidad Andina
Proyecto:
del Cusco
Preparado
por:
Fecha:
13/09/2013
Persona(s) autorizada(s) a solicitar cambio en cronograma:
Nombre
Cargo
Ubicacin
Dra. Gloria Charca Puente
de la Vega
Dra. Daisy Nuez del
Prado Bjar.
Dr. Raimundo Espinoza
Snchez
Mgt. Benedicta Soledad
Urrutia Mellado
Mgt. Scrates Francisco
Snchez Peralta
CPC. Rubn Tito Mario
Loaiza
CPC. Magna Asiscla
Cusimayta Quispe
Mgt. Sergio Antonio
Lpez Meza
Mgt. Rosario Isabel Soto
Bringas
Dra. Ysabel Masas
Ynocencio
CPC. Maria Antonieta
Olivares Torre
CPC. Walter Vicente
Palomino Oquendo
Dra. Carmen Rosa Araoz
Fernandez
Dr. Jess Alejandro
Arenas Fernndez Dvila
Ing. George Luis Aguilar
Villafuerte
Ing. Cristhian Ganvini
Valcarcel
Ing. Julio Enrique Villegas
Meja
RECTORA
VICE - RECTORA ACADMICA
VICE - RECTOR
ADMINISTRATIVO
Directora de Admisin y Centro
Pre Universitario
Director de Asesora Acadmica
en Educacin Superior
Director de Bienestar
Universitario
Directora de Cooperacin
Interinstitucional y Convenios
Director de la Direccin
General de Administracin
Director de Evaluacin,
Capacitacin y Acreditacin
Director de Investigacin
Directora de Planificacin
Director de Produccin de
Bienes y Prestacin de
Servicios
Director de Proyeccin Social y
Extensin Universitaria
Director de Recursos Humanos
Director de Serv. Acadmicos y
Registro Central
Director de Telecomunicaciones
y Tecnologas de Informacin
Director de la Oficina de
Infraestructura y Obras
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
Persona(s) que aprueba(n) requerimiento de cambio de cronograma:

Nombre
Cargo
Ubicacin
Ing. Derick Waldy Flores Gerente de Proyecto
Oficina Principal
Menndez
Ing. Roger Nuez Valdez Gerente de Procesos
Oficina Principal
Confidential
Page 39
2/5/2015
Ing. Franklin Nano
Gerente de Infraestructura de
Oficina Principal
HW
Ing. Jessica Pea
Gerente de Infraestructura de
Oficina Principal
SW
Razones aceptables para cambios en cronograma del Proyecto (por
ejemplo, retrasos debido a entrega de materiales o disponibilidad de personal;
clima; adelantar el cumplimiento debido a trmino de fase o proceso, Retrasos
en proceso de contratacin de proveedores, etc.):
Retraso por disponibilidad de Autoridades Universitarias de la UAC.
Retraso por disponibilidad de consultores y asesores.
Adecuaciones en el Alcance del Proyecto debido a cambios.
Inclusiones en el Alcance del Proyecto.
Cambio por mejoras propuestas por expertos u oportunidades de negocio.
Describir cmo calcular y reportar el impacto en el proyecto por el
cambio en cronograma (tiempo, costo, calidad, etc.):
Se informara al Gerente del Proyecto sobre las causas e impacto que
modificaran el cronograma, este har presente las consecuencias de los
cambios en relacin al alcance, tiempo, costo y calidad a las autoridades de la
Universidad Andina del Cusco, para determinar las acciones a ejecutar.
Describir cmo los cambios al cronograma sern administrados:
Los cambios al cronograma se denominarn ampliaciones o reducciones de
plazo, segn sea el caso. La persona autorizada a solicitar cambios en el
cronograma deber elevar su solicitud a la persona autorizada para aprobar el
cambio propuesto, sustentando su pedido en forma documentada. Slo
procedern ampliaciones de plazo si se demuestra que la demora se ha debido
a causas no imputables al equipo de trabajo. En caso contrario no se
modificar el cronograma, siendo de responsabilidad del equipo de trabajo las
demoras en que ste incurra. Para el caso de reducciones de plazo, slo sern
aceptadas aquellas que se produzcan por reducciones en el alcance del
proyecto.
El procedimiento a seguir para aprobar una ampliacin o reduccin del plazo
ser el
siguiente:
1. Dentro de los quince das calendario posteriores al trmino de la causal
invocada, la persona autorizada a solicitar cambios en el cronograma, deber
sustentar su pedido, indicando las causas que originaron la ampliacin o
reduccin del plazo solicitado, debiendo acompaar, necesariamente, una
propuesta de la modificacin del Schedule precisando las fechas de
modificacin y en el que se visualice que la ruta crtica se ha modificado por la
causal invocada. Esta documentacin deber ser presentada a la persona
autorizada para aprobar el cambio propuesto.
2. La persona autorizada para aprobar el cambio propuesto, dentro de los cinco
das calendarios posteriores a la recepcin de la solicitud, deber analizar el
Confidential
Page 40
2/5/2015
pedido y, de encontrarlo conforme en forma total o parcial, deber emitir la

orden de proceder, autorizando el cambio al cronograma. Una vez emitida la
orden de proceder, ser de responsabilidad del equipo de trabajo actualizar los
documentos que se vean afectados por dicha orden de proceder.
Confidential
Page 41
2/5/2015
F.2 ESTIMACIN Y DURACIN DE ACTIVIDAD

Preparado por:
Fecha:
Nombre del entregable (WBS):
#
Item Descripcin del trabajo
IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA ERP EN LA UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO

DERICK WALDY FLORES MENNDEZ
13/09/2013
IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA
Fecha Inicio
Tiempo
requerido
Precedenc
ia
Base de estimacin de
tiempo
Comentarios sobre
precedencias
Hiptesis de la estimacin
30/09/201
3
45 das
Formulado en base
al avance del
cronograma
Coordinacin de
implementacin del sistema
Implementacin de
Componentes Comunes de
Implementacin y plataforma
02/12/201
3
173
Formulado en base
al avance del
cronograma
Se debe terminar para

dar inicio a la presente
actividad
Informes de
Implementacin de ERP
en entidades similares
Administrativa
09/12/201
3
65 das
174
Formulado en base
al avance del
cronograma

actividad
Informes de
Acadmica
03/03/201
3
33 das
175
Formulado en base
al avance del
cronograma

actividad
Informes de
Implementacin de Gestin
Comunitaria
09/12/201
3
23 das
174
Formulado en base
al avance del
cronograma

actividad
Informes de
Implementacin de Aplicaciones
Adicionales
10/04/201
3
20 das
208
Formulado en base
al avance del
cronograma

actividad
Informes de
Conformidad del Registro de

Funciones
04/05/201
3
15 das
Formulado en base
al avance del
cronograma

actividad
Informes de
5 das
Informes de

Preparado por:
Fecha:
# Item

CONFIGURACIN Y ADAPTACIN DEL SISTEMA
Fecha Inicio
Descripcin del trabajo
Actividades Previas de
Infraestructura
30/09/201
3
Planeamiento de
implementacin
30/09/201
3
Habilitacin de espacio fsico
01/10/201
3
Habilitacin de tomas
elctricas
01/10/201
3
Definicin del orden de

ubicacin de equipos en el
rack
01/10/201
3
Entrega y configuracin del

Hardware y Software
Instalacin Fsica Rack

NETBAY42
Confidential
Tiempo
requerido
Precedencia
Base de estimacin
de tiempo
Comentarios sobre
precedencias
8 das
Formulado en
base al avance del
cronograma
Informes de
1 da
72
Formulado en
base al avance del dar inicio a la presente
cronograma
actividad
75
Formulado en
cronograma
actividad
Informes de
Informe de Tiempos de la
Direccin de
Telecomunicaciones y
Tecnologas de
informacin
75
Formulado en
cronograma
actividad
7 das
02/12/201
3
13 das
Formulado en
cronograma
actividad
Formulado en
base al avance del
cronograma
Oficina de Infraestructura y
Obras
Direccin de
Tecnologas de
informacin
Informes de
02/12/201
3
Formulado en
cronograma
actividad
Informe de Tiempos
Promedio en Instalaciones
similares estndar
Page 43
5 das
1 da
5 das
75
74
2/5/2015
Instalacin Lgica BladeCenter 09/12/201

H
3
Instalacin Lgica DS3400
09/12/201
3
Instalacin de Librera TS3100
09/12/201
3
Documentacin
16/12/201
3
10
11
Confidential
Page 44
5 das
5 das
4 das
3 das
80
Formulado en
cronograma
actividad
Informe de Tiempos
similares estndar
80
Formulado en
cronograma
actividad
Informe de Tiempos
similares estndar
80
Formulado en
cronograma
actividad
Informe de Tiempos
similares estndar
Formulado en
base al avance del
cronograma
2/5/2015
Informes de

Preparado por:
Fecha:
# Item

13/09/2013
DISEO CONCEPTUAL
Fecha Inicio
Tiempo
requerido
Precedencia
Base de estimacin de
tiempo
Comentarios sobre
precedencias
Anlisis de Procesos y
levantamiento de
requerimientos Financieros y
Contables
09/06/201
3
16 das
Formulado en base
al avance del
cronograma
Informes de
Requerimientos preliminar
09/06/201
3
Formulado en base
al avance del
cronograma
Informes de
12/06/201
3
13 das
Formulado en base
al avance del
cronograma
Informes de
09/06/201
3
14 das
Formulado en base
al avance del
cronograma
Informes de
09/06/201
3
Formulado en base
al avance del
cronograma
Informes de
10/06/201
3
13 das
Formulado en base
al avance del
cronograma
Informes de
10/06/201
3
14 das
Formulado en base Se debe terminar para

al avance del
cronograma
actividad
Informes de
Requerimientos final
levantamiento de
requerimientos Logsticos y de
Patrimonio
levantamiento de
requerimientos de Recursos
Humanos y Planillas
Confidential
Page 45
3 das
1 da
2/5/2015
10
11
levantamiento de
requerimientos de Gestin y
Control
levantamiento de
requerimientos de Gestin
Acadmica
Formulado en base
al avance del
cronograma
Informes de
11/06/201
3
13 das
Formulado en base
al avance del
cronograma
Informes de
10/06/201
3
14 das

al avance del
cronograma
actividad
Informes de
Formulado en base
al avance del
cronograma
Informes de
11/06/201
3
13 das
Formulado en base
al avance del
cronograma
Informes de
09/06/201
3
16 das

al avance del
cronograma
actividad
Informes de
Formulado en base
al avance del
cronograma
Informes de
Formulado en base
al avance del
cronograma
Informes de

al avance del
cronograma
actividad
Informes de
10/06/201
3
10/06/201
3
1 da
1 da
09/06/201
3
12/06/201
3
13 das
Page 46
3 das
Definicin de Pre-Requisitos de 01/07/201

Infraestructura
3
10 das
Confidential
5, 15,
25, 35,
45
2/5/2015
Definicion de requerimiento de 01/07/201

hardware
3
01/07/201
3
30 das
Consolidacion de procesos

Preparado por:
Fecha:
# Item
54
Informes de
54

al avance del
cronograma
actividad
Informes de

13/09/2013
CONVERSIN DE DATOS MAESTROS
Fecha Inicio
Coordinacin de formatos para 30/09/201

conversin de Datos maestros
3
Migracin de Datos Financieros 21/10/201

y Contables
3
Migracin de Datos
Patrimoniales y Logsticos
21/10/201
3
Migracin de Datos de
Recursos Humanos y Planillas
21/10/201
3
Migracin de Datos de Control

y Gestin
21/10/201
3
Confidential
7 das

al avance del
cronograma
actividad
Page 47
Tiempo
requerido
15 das
27 das
17 das
17 das
17 das
Precedencia
Base de estimacin
de tiempo
Comentarios sobre
precedencias
67
Formulado en
Se debe terminar
base al avance del para dar inicio a la
cronograma
presente actividad
Informes de
116
Formulado en
Se debe terminar
cronograma
presente actividad
Informes de
116
Formulado en
Se debe terminar
cronograma
presente actividad
Informes de
116
Formulado en
Se debe terminar
cronograma
presente actividad
Informes de
116
Formulado en
Se debe terminar
cronograma
presente actividad
Informes de
2/5/2015
Migracin de Datos de Gestin

Acadmica
Confidential
21/10/201
3
Page 48
29 das
116
Formulado en
Se debe terminar
cronograma
presente actividad
2/5/2015
Informes de
F.3 CRONOGRAMA Y DIAGRAMA DE GANTT
Confidential
Page 50
2/5/2015
Confidential
Page 51
2/5/2015
Confidential
Page 52
2/5/2015
Confidential
Page 53
2/5/2015
Confidential
Page 54
2/5/2015
G. GESTIN DEL COSTO

G.1 PLAN DE GESTIN DEL COSTO
Nombre del
Proyecto:
Implementacin del Sistema ERP en la Universidad

Andina del Cusco
13/09/2013
Preparado por:
Fecha:
Persona(s) autorizada(s) a solicitar cambios en el costo:
Nombre
Cargo
Dra. Gloria Charca

Puente de la Vega
Dra. Daisy Nuez del
Prado Bjar.
Dr. Raimundo Espinoza
Snchez
Mgt. Benedicta Soledad
Urrutia Mellado
RECTORA
VICE - RECTORA
ACADMICA
VICE - RECTOR
ADMINISTRATIVO
Directora de
Admisin y Centro Pre
Universitario
Mgt. Scrates Francisco
Director de Asesora
Snchez Peralta
Acadmica en
Educacin Superior
CPC. Rubn Tito Mario
Director de Bienestar
Loaiza
Universitario
CPC. Magna Asiscla
Directora de
Cusimayta Quispe
Cooperacin
Interinstitucional y
Convenios
Mgt. Sergio Antonio
Director de la
Lpez Meza
Direccin General de
Administracin
Mgt. Rosario Isabel Soto
Director de
Bringas
Evaluacin,
Capacitacin y
Acreditacin
Dra. Ysabel Masas
Director de
Ynocencio
Investigacin
CPC. Maria Antonieta
Directora de
Olivares Torre
Planificacin
CPC. Walter Vicente
Director de
Palomino Oquendo
Produccin de Bienes
y Prestacin de
Servicios
Dra. Carmen Rosa Araoz
Director de
Fernandez
Proyeccin Social y
Extensin
Universitaria
Dr. Jess Alejandro
Director de Recursos
Arenas Fernndez
Humanos
Confidential
Page 55
Ubicacin
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
2/5/2015
Dvila
Ing. George Luis Aguilar
Villafuerte
Ing. Cristhian Ganvini
Valcarcel
Ing. Julio Enrique
Villegas Meja
Director de Serv.
Acadmicos y
Registro Central
Director de
Tecnologas de
Informacin
Director de la Oficina
de Infraestructura y
Obras
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
UNIVERSIDAD ANDINA
DEL CUSCO
Persona(s) que aprueba(n) requerimientos de cambios en costos:

Nombre
Cargo
Ubicacin
Ing. Derick Waldy Flores

Menndez
Ing. Javier Silva
Ing. Jessica Pea
Gerente de Proyecto
Oficina Principal
Gerente de Procesos
Gerente de
Infraestructura de
HW
Oficina Principal
Oficina Principal
Razones aceptables para cambios en el Costo del Proyecto (por ejemplo:

Aprobacin de cambios en el alcance, incremento de costos en los materiales, etc.):
1. Ajustes, modificaciones ya sean de acrecentamientos o disminucin

del Alcance del Proyecto.
2. Incremento de los costes del Hardware causado por la variacin de
los requerimientos definidos.
3. Cambio de fecha como consecuencia en el retraso de alguna de las
actividades mencionadas a continuacin:
Migracin de Datos Financieros y Contables
Migracin de Datos Patrimoniales y Logsticos
Migracin de Datos de Recursos Humanos y Planillas
Migracin de Datos de Control y Gestin
Migracin de Datos de Gestin Acadmica
4. Cambio en las fechas de entrega de los mdulos causados por
requerimientos mal definidos en la etapa de Diseo Conceptual,
teniendo como efecto llevarse a cabo nuevamente la Etapa de Diseo
Conceptual como un proceso de retroalimentacin, y llevndose a
cabo una aceleracin en las actividades mencionadas a continuacin:
Implementacin de Mdulos Administrativos
Implementacin del Mdulo de Tesorera
Implementacin del Mdulo de Contabilidad y Finanzas
Implementacin del Mdulo de Logstica
Implementacin del Mdulo de Patrimonio
Implementacin del Mdulo de Recursos Humanos
Implementacin del Mdulo de Planillas
Implementacin del Mdulo de Control y Gestin
Implementacin del Mdulo de gestin Acadmica
Implementacin del Mdulo de Gestin Acadmica
Implementacin del Mdulo de Matriculas
Confidential
Page 56
2/5/2015
Implementacin del Mdulo de Gestin de Evaluaciones y

Notas
5. Restriccin presupuestal
Describir como calcular e informar el impacto en el proyecto por el
cambio en el costo( tiempo, calidad, etc.):
Una vez identificados las posibles causas y realizar un anlisis del
impacto con relacin a cada uno de las variables afectadas (tiempo,
alcance, calidad, costo) y estas a la vez con respecto a la lnea base del
costo, al diagrama de Gantt en los cuales estn reflejados los hitos que
delimita el alcance del proyecto, as como el costo de cada actividad de
cada una de ellas, informacin con los cuales se creara una Base de
Datos en el que se almacenen todos los gastos realizados por actividad
en cada una de las fases y etapas del Proyecto, dichos datos se
comparan con los gastos reales, incurridos y comprometidos, con lo
programado y realizando como medida preventiva la proyeccin del
impacto causado por cada una las causas, dicha informacin se
entregar oficialmente a Ing. Derick Waldy Flores Menndez con las
explicaciones de las desviaciones observadas y el nivel de disgregacin
del Proyecto.
Como medida de solucin a cada causa e impacto se adjuntaran
alternativas de posibles soluciones con respecto a cada una de las
variables costo-tiempo, costo-alcance, costo-calidad, en base a
las cuales ser necesario controlar y ajustar, en forma conjunta, el
desarrollo del proyecto en base a las nuevas pautas fijadas a fin de
lograr los objetivos del proyecto.
Describir como sern administrados los cambios en el costo:
Los pasos a seguir para la aprobacin de cambios en el costo son los
siguientes:
1. Entrada de Datos: Este proceso ser alimentado por el informe de
identificacin de la causa y el impacto, el cual debe ser entregado en
un lapso de 7 das despus de su identificacin a la persona
autorizada para aprobar el cambio propuesto de la toma de
decisiones, adjuntando al mismo los planteamientos de posibles
soluciones con respecto al requerimiento identificado.
2. Depuracin de solicitudes de cambio: Dichas solicitudes de cambio
sern evaluadas por la persona autorizada para aprobar el cambio
propuesto, posteriormente el tendr que concertar una reunin con el
Sponsor en la cual se expondrn las causas y el impacto de los
nuevos requerimientos encontrados, las medidas que se tomaran
como solucin para llegar a cumplir los objetivos del proyecto; dichas
solicitudes de cambio tendrn que demostrar fehacientemente el
impacto que causan en los objetivos del proyecto as como a su
alcance, si el Sponsor est de acuerdo y aprueba el cambio la
persona autorizada para aprobar el cambio propuesto est en la
Confidential
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2/5/2015
obligacin de informar al solicitante sobre la aprobacin de su

solicitud en una lapso de 5 das, caso contrario de que no se apruebe
la solicitud pasara a formar parte de los activos de la empresa
(Lecciones Aprendidas).
3. Penalidades:
Si la persona autorizada para aprobar el cambio propuesto no
informa en el tiempo establecido se har responsable de las
posibles prdidas.
Una vez autorizado el cambio el equipo de trabajo solicitante es
enteramente responsable de la ejecucin del cambio.
Si el equipo de trabajo realiza un cambio sin la autorizacin del
Sponsor, el equipo de trabajo se har responsable de los costes
de las perdidas.
Confidential
Page 58
2/5/2015
G.2 LISTA DE VERIFICACIN DE COSTOS

Nombre del
Proyecto:
Implementacin del Sistema ERP en la Universidad

Andina del Cusco
13/09/2013
Preparado por:
Fecha:
Asegurarse que todos los recursos necesarios sean tomados en consideracin:
Administracin del Proyecto

OK, Esta asignado S/. 132000, del presupuesto
total, este monto est asignado para todo el proceso
de gestin del proyecto as como su seguimiento y
administracin
Personal
OK, se considera al equipo de trabajo, a los dueos
de los procesos de cada una de los mdulos a
implementarse, as como al personal asignado por la
universidad como colaboradores para la ejecucin
del proyecto.
Materiales
OK, se considera el hardware configurado y en
correcto funcionamiento, el software de
configuracin del hardware,
o Mdulos Administrativos
Mdulo de Tesorera
Mdulo de Contabilidad y Finanzas
Mdulo de Logstica
Mdulo de Patrimonio
Mdulo de Recursos Humanos
Mdulo de Planillas
Mdulo de Control y Gestin

o Mdulo de gestin Acadmica
Mdulo de Gestin Acadmica
Mdulo de Matriculas
Mdulo de Gestin de Evaluaciones y Notas
Proveedores
OK, se considera al proveedor del hardware y de los
insumos fsicos, as como al proveedor de software.
Viajes
OK, No se han previsto viajes
Pagos a consultores y otros servicios profesionales
Confidential
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2/5/2015
OK, no se ha previsto la contratacin de consultores

o servicio de otros profesionales.
Diversos (traslados, copias, mensajeras, etc.)
OK, traslado y entrega de los insumos de hardware.
Plan de contingencia
Inflacin
Recomendaciones
Sea lo ms especfico posible, usar estimaciones, mtricas para cuantificar los
recursos que el proyecto requerir.
Expresar los costos estimados en unidades monetarias
Asegrese que las actividades consideradas en el proyecto, tienen costos

potenciales involucrada en el proyecto, cuando considere un potencial costo
Asegurarse que las estimaciones o mtricas muestren cantidades realistas para

cada item de costo, tales como nmero de horas/das por alquiler de equipo,
nmero de trabajadores requeridos para realizar la construccin en horas/das y as
por el estilo.
Confidential
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2/5/2015
G.3 ESTIMACIN DE COSTOS DE ACTIVIDADES
G.4 ANLISIS DE RESERVA
US$ 50, 000 para disponibilidad de contingencia en el

proyecto. (Gestin del proyecto).
US$ 125, 000 de fondo adicional debido a que podra
representar un pasivo contingente debido a pactos con la
institucin financiera y multas fijadas con los proveedores.
Se destin cerca del 10% de la I.I. a este propsito (US$ 175,
000)
Confidential
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2/5/2015
G.5 BUSINESS CASE

El proyecto es acompaado con un Business Case
TASA INTERNA DE RETORNO TIRF:
14%
VAN ECONMICA:
Se aproxima a US$ 135,000
VAN FINANCIERA:
Se aproxima a US$ 200,000
TASA DE DESCUENTO:
8%, Se logr tasa corporativa con E.F. CMC Cusco
Cambio Tecnolgico fuerza a analizar el Proyecto a 8 Aos,
sin Recupero o perpetuidades
Confidential
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2/5/2015
H. GESTIN DEL PERSONAL

H.1 PLAN DE GESTIN DEL PERSONAL
Plan de Gestin del Personal # 1
Nombre del
Implementacin del Sistema ERP en la Universidad Andina del
Cusco
Proyecto:
Preparado por:
Fecha:
13/09/2013
Gerente del Proyecto: Derick Waldy Flores Menndez
Nro. Plan de Gestin del Personal: 1
Rol en el Equipo del Proyecto: Jefe del proyecto
Caractersticas del rol requerido e identificacin del Recurso Humano en
la organizacin:
El Jefe de Proyecto ser el responsable directo de la planeacin, ejecucin y
entrega del proyecto
Reporta e informa directamente al director del DTTI sobre el avance del
proyecto que se realizara cada mes de acuerdo a lo especificado en el
diagrama de Gantt, as como tambin los cambios solicitados que sean de
vital importancia.
Es responsable de la coordinacin de determinar el personal del proyecto y
coordinar con los mismo las funciones y acciones que se pondrn a cargo de
cada uno de ellos.
Realiza la gestin de los gastos para lo cual emite un informe a la oficina de
adquisiciones.
Su trabajo finalizara con la aceptacin del Sistema ERP por parte de los
directivos de la Universidad posteriormente de haberse cumplido al 100%
con los objetivos y alcances del proyecto.
Recursos Humanos requeridos en el tiempo :
Fecha de
Tiempo
retiro
Descripcin
proyecta requerid
o
da
1. Jefe del Proyecto
31/06/200
326 dias
9
Acercamiento al Proyecto y Cronograma para actualizacin del Plan de
Gestin del Personal:
Evento disparador
Sincronizacin prevista
Inmediato, con la designacin del reemplazo por la
oficina de Recursos Humanos y de Personal de la
Renuncia
Universidad Andina del Cusco.
Nmero
Estimad
o
1
Enfermedad
Fecha
requerida
proyecta
da
2/06/2008

Notas Adicionales:
1.
Confidential
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2/5/2015

Nombre del
Cusco
Proyecto:
Preparado por:
Fecha:
13/09/2013
Rol en el Equipo del Proyecto: Gerente de Procesos
la organizacin:
Participara activamente conjuntamente que el Jefe del Proyecto la
Organizacin de equipos de trabajo.
Informa directamente al jefe del proyecto sobre el anlisis y levantamiento
de la informacin de las diferentes reas, as como tambin de su
implementacin.
Estar encargado de la Coordinacin de la implementacin del sistema.
Emitir informes mensuales y cuando sean requeridos por el jefe del
proyecto.
Emite informes de posibles cambios de requerimientos as como tambin del
avance del proyecto de acuerdo al diagrama de Gantt.
Supervisa e informa el proceso de capacitacin para el usuario final.
Coordina con el Gerente de Software y con el Gerente de Hardware.
Fecha de
Tiempo
retiro
Descripcin
proyecta requerid
o
da
2. Gerente de Procesos
31/06/200
326 dias
9
Evento disparador
Renuncia
Nmero
Estimad
o
1
Enfermedad
Fecha
requerida
proyecta
da
2/06/2013

Notas Adicionales:
1.
Confidential
Page 64
2/5/2015

Nombre del
Cusco
Proyecto:
Preparado por:
Fecha:
13/09/2013
Rol en el Equipo del Proyecto: Gerente de Infraestructura de HW
la organizacin:
Informa sobre la adquisicin de los insumos de Hardware as como de su
instalacin y correcto funcionamiento.
Informa directamente al Gerente de procesos una vez realizados los procesos
de definicin de requerimientos, instalacin y correcto funcionamiento.
Emite informes sobre modificaciones de cambios en los requermientos.
Emite informes sobre:
o Instalacin Fsica Rack NETBAY42
o Instalacin Lgica BladeCenter H
o Instalacin Lgica DS3400
o Instalacion de Libreria TS3100
Har un seguimiento de las tareas a su cargo de acuerdo al diagrama de
Gantt.
Descripcin
Nmero
Estimad
o
1
Fecha
requerida
proyecta
da
02/12/013
Fecha de
retiro
proyecta
da
18/12/13
Tiempo
requerid
o
13 dias
3. Gerente de Infraestructura
de Hardware.
Evento disparador
Renuncia
Enfermedad

Notas Adicionales:
1.
Confidential
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2/5/2015

Nombre del
Cusco
Proyecto:
Preparado por:
Fecha:
13/09/2013
Rol en el Equipo del Proyecto: Gerente de Infraestructura de Software
la organizacin:
Informa directamente al Gerente de procesos una vez realizados los procesos
de:
o Migracin de Datos Financieros y Contables, Patrimoniales y Logsticos,
Recursos Humanos y Planillas, Control y Gestin y de Gestin
Acadmica.
o Implementacin de los mdulos Gestin Administrativa, Registro de
Funciones, Gestin Acadmica, Gestin Comunitaria y de Aplicaciones
Adicionales
o Pruebas piloto en individual para cada Mdulo, y luego en pruebas
conjuntas.
o Instalacin del sistema y Pruebas finales.
Los informes son entregados una ve vez terminado cada uno de las tareas
antes citadas o cuando el gerente de procesos lo requiera.
Emite informes de cambio de los requerimientos de software.
Har un seguimiento de las tareas a su cargo de acuerdo al diagrama de
Gantt.
Fecha
Fecha de
Nmero
Tiempo
requerida
retiro
Descripcin
Estimad proyecta
proyecta requerid
o
o
da
da
4. Gerente de Infraestructura
1
19/01/013
17/08/14
151 das
de Hardware.
Evento disparador
Renuncia
Enfermedad
Notas Adicionales:
1.
Confidential
Page 66
2/5/2015
H.2 ORGANIZACIN DEL EQUIPO DE TRABAJO

Organizacin del Equipo de Trabajo de la empresa proveedora de la
solucin
Organizacin del Equipo de Trabajo de la empresa host del proyecto
Confidential
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2/5/2015
H.3 MATRIZ DE ROLES Y RESPONSABILIDADES
Leyenda
R Responsable
P Participa
I Informado
V Verificacin Requerida
O Opinin Requerida
A Autoriza
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2/5/2015
H.4 CRITERIOS PARA LA EVALUACIN DEL

RENDIMIENTO
La evaluacin del desempeo y del rendimiento nos permitir
realizar una conclusin estimada del desempeo del personal en el
trabajo, ya que mide el potencial explotado por cada uno de los
integrantes del equipo adems de permitirnos evaluar el potencial
humano explotado, proporcionndonos la informacin necesaria
para poder realizar una retroalimentacin en proyectos posteriores
as como contribuye al desarrollo personal de cada uno de los
integrantes
del
equipo
del
proyecto.
Esta evaluacin se define por criterios para valorar el rendimiento
del empleado aspectos de tono subjetivo, bsicamente, tales
criterios son:
a) Evaluacin por Rasgos
1. Actitud Individual
a. Puntualidad
b. Conocimiento
2. Actitud Colectiva
a. Empata
b. Comunicacin
b) Evaluacin por Comportamientos
1. Disponibilidad
2. Creatividad
3. Liderazgo
Todos estos puntos son llevados a una Matriz de Evaluacin de
rendimiento la cual ser llenada por el Jefe de proyecto tal como se
muestra en el modelo adjunto. La matriz ser presentada una vez
sea concluido cada una de las tareas asignadas por el jefe del
proyecto. Con los resultados obtenidos se desarrolla estrategias,
mecanismos y/o procedimientos dentro de la organizacin que
contribuyan a la solucin de las necesidades detectadas del recurso
humano en los diversos campos (capacitacin, motivacin,
comunicacin, formacin, entre otros), y propicien un ambiente
laboral adecuado para el logro de los objetivos del proyecto.
Confidential
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2/5/2015
H.5 CRITERIOS PARA LA EVALUACIN DEL

RENDIMIENTO
Nombre del
Proyecto
Preparado por:
Fecha:
Gerente del
Proyecto:
Implementacin del Sistema ERP en la Universidad Andina del Cusco

Evaluacin por comportamientos
Liderazgo
Creatividad
Comunicaci
n
Empata
Conocimien
to
Puntualidad
Disponibilidad
Integrantes del Evaluacin por Rasgos

equipo del
Actitud
Actitud
Proyecto
Individual
Colectiva
Jefe del
Proyecto
Gerente de
Procesos
Gerente de
Infraestructura
de Hardware
Gerente de
Infraestructura
de Software
Confidential
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I. GESTIN DE LOS RIESGOS

I.1 PLAN DE GESTIN DE RIESGOS
Nombre del
Implementacin de un Sistema ERP
Proyecto:
Preparado por:
Fecha:
13/09/2013
Descripcin de la metodologa de gestin del riesgo a ser usada:
Alcances:
La Identificacin, as como el seguimiento de los riesgos ms crticos
ser realizada por el jefe del proyecto.
El proceso de Gestin de riesgos ser implantado por toda la
organizacin.
Las medidas a tomar en torno a los riesgos identificados sern
aprobadas nicamente por el gerente del proyecto, con intervencin del
asesor legal.
Herramientas:
Juicio de expertos.
Tormenta de ideas
Check list riesgos potenciales
Anlisis de los supuestos identificados
Sistema de evaluacin
Fuentes de Datos
Se revisaron otros sistemas de ERP implementados anteriormente
identificando los riesgos ms crticos.
En la identificacin de los riesgos fue realizada por parte del equipo
del proyecto, en donde tambin formo parte el juicio experto.
Roles y responsabilidades:
Jefe de proyecto: El jefe de proyecto ser el responsable de la
identificacin, as como el seguimiento de los riesgos ms crticos del
proyecto.
Asesor Legal: El asesor legal visara las decisiones en torno a las
medidas aprobadas por el gerente de proyecto.
Gerente de Proyecto: Responsable de aprobar las acciones
propuestas para mitigar los riesgos.
Equipo de trabajo: Responsable de la identificacin de riesgos
Accin del manejo del Riesgo #1: Cambio de polticas de la
Lder del Equipo
Especialista legal
Miembros del Equipo
Asesor legal
Supervisor
Soporte
Mantener actualizado el marco de referencia, teniendo un control
adecuado y actualizado de las polticas y normativas.
Accin del manejo del Riesgo #2: Descripcin de procesos
Lder del Equipo
Especialista de procesos de Gestin
Confidential
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2/5/2015
Miembros del Equipo

Juicio experto
Supervisor
Soporte
Definir bien los requerimientos con mayor participacin de los
usuarios finales para un mejor entendimiento y funcionalidad de los
procesos
Accin del manejo del Riesgo #3: Disponibilidad de fondos para la
ejecucin del proyecto.
Lder del Equipo
Asesor UAC
Miembros del Equipo
Especialista Legal
Supervisor
Soporte
Definir bien los requerimientos con mayor participacin de los
usuarios finales para un mejor entendimiento y funcionalidad de los
procesos
Accin del manejo del Riesgo #4: Desconocimiento de las normas
legales.
Lder del Equipo
Especialista legal
Miembros del Equipo
Asesor Legal
Supervisor
Soporte
Asesoramiento legal constante.
Accin del manejo del Riesgo #5: Desconocimiento de las
normas legales.
Lder del Equipo
Especialista legal
Miembros del Equipo
Asesor Legal
Supervisor
Soporte
Asesoramiento legal constante.
Accin del manejo del Riesgo #6: No contar con la adecuada
experiencia para definir los requerimientos de los procesos.
Lder del Equipo
Especialista en sistema ERP
Miembros del Equipo
Equipo del proyecto
Supervisor
Soporte
Buscar especialistas con experiencia en este tipo de proyectos.
Confidential
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2/5/2015
I.2 MATRIZ FODA

Nombre del
Implementacin del Sistema ERP en la Universidad Andina
Proyecto:
del Cusco
Preparado por:
Javier Silva
Fecha:
13/09/2013
Facilitador del Anlisis FODA:
Participantes :
Miembros del Equipo
Fecha del Anlisis FODA:
Fortalezas: (Qu fortalezas potenciales existen acerca del proyecto, el equipo de
proyecto, el patrocinador, la estructura de organizacin, el cliente, el cronograma del
proyecto, el presupuesto de proyecto, el producto del proyecto, etc.?)
1. Experiencia por parte del equipo de trabajo en la implementacin de otros
sistemas ERP.
2. Existe trabajos realizados previos reconocidos y hechos con bastante calidad,
adems de la confianza en puesta en nuestros clientes en la implementacin de
este tipo de sistemas.
3. Excelente sinergia entre los integrantes del equipo del proyecto, lo que ha
permitido superar el corto tiempo de conocimiento entre ellos. De la misma
manera, una gran vocacin de servicio y disposicin a efectuar el proyecto en
forma bastante profesional.
Debilidades: (Qu debilidades potenciales existen acerca del proyecto, el equipo de
proyecto, el patrocinador, la estructura de organizacin, el cliente, el cronograma del
proyecto, el presupuesto de proyecto, el producto del proyecto, el etc.?)
1. El tiempo de dedicacin al proyecto por parte de los integrantes del equipo del
proyecto, se ha visto seriamente mermado por las labores profesionales propias de
cada integrante. Esto ha impedido que las reuniones de coordinacin sean ms
continuas y profusas, lo cual ha implicado un mayor esfuerzo por parte de cada
integrante del equipo del proyecto.
Oportunidades: (Qu oportunidades potenciales existen acerca del proyecto, los
requerimientos del proyecto, los requerimientos del producto, el cronograma del
proyecto, los recursos, la calidad, etc.?)
1. Este proyecto sirve como base y precedente de calidad para la realizacin
posterior de nuevos proyectos de implementacin ERP.
2. En base a proyectos anteriores generamos nuevas alternativas de implementacin
de sistemas permitiendo as mejorar procesos de implementacin del Sistema ERP
3. Ampliar nuestra cartera de clientes y tener una carta de presentacin de
implementacin de sistemas de ERP en esta parte de la Regin.
Amenazas: (Qu potenciales amenazas existen acerca del proyecto, los requerimientos
del proyecto, los requerimientos del producto, el cronograma del proyecto, los recursos,
la calidad, etc.?)
1. El cambio de las autoridades Universitarias afectan al normal desarrollo del
proyecto.
2. La calidad del Proyecto se ve afectada por la reduccin de tiempos y el
presupuesto asignado.
Confidential
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2/5/2015
I.3 TORMENTA DE IDEAS

Nombre del
IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA ERP
Proyecto:
Preparado por:
Fecha:
13/09/2013
Facilitador de la
sesin:
Cargo:
Jefe de Proyecto
Grupo Participante Equipo de Proyecto
Ubicacin:
Instalaciones de la Universidad Andina del Cusco
Entregable:
Todo el proyecto
Riesgo Identificado
Probabilid Grado
Acciones
Identific
ad de
de
propuestas
ado por?
Ocurrenci Impact
Alto a
Altoo
Mantener
Cambio de polticas de
actualizado el
la Universidad Andina
marco de
del Cusco
referencia,
teniendo un
control adecuado y
actualizado de las
polticas y
normativas.
Medio
Medio
Definir bien los
Cambio de las
procedimientos
autoridades
con las
Universitarias
autoridades
universitarias.
Medio
Alto
Programar una
Pobre entendimiento
capacitacin
del sistema por parte
oportuna hacia los
de los usuarios finales.
usuarios finales
con informacin
detallada del
sistema.
Medio
Medio
Mantenerse
Cambio de Polticas por
actualizado
parte de la Asamblea
constantemente
Nacional de Rectores
sobre los cambios
de normatividad y
polticas de la
ANR.
Alto
Alto
Definir bien los
Descripcin de
requerimientos
procesos inadecuados
con mayor
o incompletos.
participacin de
los usuarios finales
Confidential
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2/5/2015
Medio
Alto
Medio
Medio
Alto
Alto
Alto
Medio
Bajo
medio
Medio
Alto
Alto
Alto
Bajo
Medio
Calidad de de los
mdulos no satisfaga
las necesidades de los
requerimientos de los
procesos
Cumplimiento del
proyecto en los
tiempos programados
Disponibilidad de
fondos para la
ejecucin del proyecto.
Desconocimiento de
las normas legales
Posibilidad de no
contar con adecuado o
oportuno juicio de
expertos.
Cambio de Autoridades
que definan un nuevo
flujo para el orden de
inicio del proyecto.
No contar con la
adecuada experiencia
para definir los
requerimientos de los
procesos
Cambios en la
normatividad vigente
Confidential
Page 75
para un mejor
entendimiento y
funcionalidad de
los procesos
Bsqueda de
Profesionales con
mucha
Experiencia en
implementacin
de sistemas de
ERP.
Establecer
cronogramas
semanales de
control de tiempos
del proyecto
Crear partidas
para presupuesto
con mayor
anticipacin.
Generar
compromiso
con el mayor nivel
de la autoridad
universitaria
Asesoramiento
legal constante.
Buscar y tener una
adecuada cartera
de juicio experto
para la oportuna
participacin
Definir los
Procedimientos
con la alta
direccin de la
Municipalidad
Buscar
especialistas con
experiencia en
este tipo de
proyectos.
Prever una vez
terminado
el proyecto,
mecanismo
2/5/2015
de seguimiento y
actualizacin a
normativas
y polticas.
Confidential
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2/5/2015
I.4 EVALUACIN DE RIESGOS

PP: Javier Silva
Fech
13/09/2013
a:
0.7
R1
R2
Cambio de las
autoridades
Universitarias
Pobre
entendimiento del
sistema por parte
de los usuarios
R3
finales.
Aplicacin de nuevas polticas

por el cambio de autoridad
universitaria
0.2
0
0.5
Falta de nuevas metodologas

de enseanza del manejo del
sistema
0.2
0
0.5
AxB
Mantener Actualizado el
marco de referencia,
teniendo un control
0.14
adecuado y actualizado
de las polticas y
normativas
Definir Bien los
procedimientos con las
0.1
autoridades
universitarias
Programar una
capacitacin oportuna
0.1
hacia los usuarios
finales con informacin
detallada del sistema.
Nuevo nmero
de prioridad del
riesgo
Nueva
probabilidad de
ocurrencia
Nuevo grado
del impacto
Reestructuracin de Polticas en
0.2
la Universidad
Accin de
mitigacin
Cambio de
polticas de la
Universidad
Andina del Cusco
Nmero de
prioridad de
riesgo
Probabilidad de
Ocurrencia
Grado del
impacto
Causa
Enunciado del
Impacto
Riesgo
Identificado
CxD
0.1
0.5
0.05
0.1
0.3
0.03
0.1
0.3
0.03
Cambio de
Polticas por parte
de la Asamblea
Nacional de
R4
Rectores
Descripcin de
procesos
inadecuados o
incompletos.
Cambios Polticos que afecten a 0.2

la ANR
0
0.5
Poca experiencia en la
0.3
Implementacin de este tipo de
0
sistemas
0.7
R5
R6
R7
R8
R9
Calidad de de los
mdulos no
satisfaga las
Falta de experiencia de procesos
necesidades de
del ERP
los requerimientos
de los procesos
Cumplimiento del
Falta de control y planificacin
proyecto en los
de tiempos por parte del equipo
tiempos
de trabajo
programados
Disponibilidad de
fondos para la
Reduccin de presupuesto
ejecucin del
Universitario
proyecto.
Desconocimiento
Falta de asesoramiento legal y
de las normas
entendimiento de la
legales
normatividad Universitaria
Confidential
Page 78
0.2
0
0.2
0
0.5
0.5
Mantener actualizado
constantemente sobre
0.1
los cambios de
normatividad y polticas
de la ANR.
Definir bien los
requerimientos con
mayor participacin de
0.21 los usuarios finales para
un mejor entendimiento
y funcionalidad de los
procesos
0.1
0.3
0.03
0.2
0.5
0.1
0.1
Bsqueda de juicios
expertos
0.1
0.3
0.03
0.1
Profesionales con
bastante experiencia en
este de procedimientos
0.1
0.3
0.03
Experiencia en
implementacin de
sistema ERP
0.1
0.5
0.05
0.2
0.5
0.1
0.2
0
0.7
0.14
0.3
0
0.7
Establecer cronogramas
0.21 semanales de control de
tiempos del proyecto
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Posibilidad de no
contar con
adecuado u
R1 oportuno juicio de
0
expertos.
Cambio de
Autoridades que
definan un nuevo
flujo para el orden
R1
de inicio del
1
proyecto.
No contar con la
adecuada
experiencia para
definir los
R1
requerimientos
2
de los procesos
R1
0.1
0.00
5
0.1
Planificar los cambios y

sellar acuerdos con los
cambios de polticas
0.1
0.3
0.03
0.7
0.21
Asesoramiento con
juicio de expertos y
especialistas
0.2
0.5
0.1
0.3
Buscar y tener una

adecuada cartera de
0.03 juicios de expertos para
una oportuna
participacin.
0.1
0.1
0.01
0.1
0
0.3
Aplicacin de nuevas polticas

por el cambio de autoridad
universitaria
0.2
0
0.5
Falta de Gente con amplia

experiencia en determinados
procesos
0.3
0
Cambios en la
normatividad
vigente
0.1
0
Confidential
Crear partidas para

presupuesto con mayor
0.03
0.05
anticipacin. Generar
compromiso
Falta de planificacin para la

obtencin de recurso humana
capacitado
Page 79
2/5/2015
J. GESTIN DE ADQUISICIONES
J.1 PLAN DE GESTIN DE ADQUISICIONES
1. Gestin de procesos
El proceso de adquisicin ser una compra a un proveedor, el
cual ser seleccionado a travs de un proceso de licitacin
pblica. Los equipos ofertados debern ser totalmente nuevos
con sello de garanta de fbrica, se aceptara que el proveedor
importe los equipos en caso no los tenga en stock,
asegurando de que el proceso no sea mayor a lo estipulado en
los criterios de tiempo de entrega.
La Unidad de Abastecimientos elaborara las bases del
concurso consignando las especificaciones tcnicas y legales
considerando estrictamente los requerimientos tcnicos del
proyecto, el cual ser analizado por el Comit de
Adjudicaciones y Adquisiciones con presencia de al menos dos
asesores tcnicos convocados para tal fin, debe considerarse
las siguientes etapas:
Convocatoria
Venta de bases del concurso
Recepcin de consultas y observaciones a las bases
Absolucin de consultas y observaciones a las bases
Integracin de bases
Recepcin de propuestas
Evaluacin de propuestas
Otorgamiento de buena pro
Las bases del concurso sern publicados en un diario de
comunicacin de circulacin local y nacional por un periodo de
02 das.
Para participar en la licitacin pblica el proveedor deber
adquirir las bases del concurso cuyo costo es de S/ 500.00
(Quinientos nuevos soles) con un deposito a la
Cuenta
Corriente M/N N 285-0080698-0-35 del Banco de Crdito del
Per, debiendo remitir el Boucher escaneado al correo
electrnico comiteadjudicaciones@uandina.edu.pe o va fax al
N 084-271945.
Los postores podrn formular consultas o solicitar aclaraciones
de cualquiera de los extremos de las bases enviando un
correo electrnico a comiteadjudicaciones@uandina.edu.pe,
consignando datos del proveedor, RUC y nombre del
representante legal. Las respuestas a las consultas o
aclaraciones realizadas sern absueltas va el mismo medio
electrnico.
La presentacin de propuestas se realizara en el Saln de
Grados de la Faculta de Ingeniera a horas 10:00 am, y estas
deben contener dos ejemplares impresos y un CD con las

propuestas, debe estar organizado como sigue:
Informacin General del Proveedor
Propuestas tcnica
Propuesta Econmica
Las propuestas tcnicas sern calificadas por un Comit
Tcnico Especial propuesto por el Comit de Adjudicaciones,
las decisiones de este Comit sobre los criterios de evaluacin
u otro aspecto sern inapelables.
2. Tipos de contratos
El costo total del equipamiento ser a Suma Alzada, el cual
deber cotizar en moneda nacional incluyendo los impuestos
de ley, fletes, instalacin, garanta y cualquier otro gasto que
genere la entrega del equipamiento.
3. Encargado de la adquisicin
El Jefe de la Unidad de Abastecimientos con autorizacin del
Comit de Adjudicaciones ser el responsable de realizar la
adquisicin.
4. Documentos estndar
Orden de compra
Contrato elaborado por la Oficina de Asesora Legal,
firmado por el representante legal de la institucin y el
representante legal del proveedor.
Gua de remisin a la recepcin del equipamiento
5. Coordinacin con otros aspectos del proyecto
La instalacin de los equipos adquiridos es requisito para el
inicio del proceso de instalacin de software.
6. Cronograma de entrega para entregable
7. Instrucciones a proveedores
Confidential
Para el Acto Pblico de presentacin de propuestas el

postor acreditara la presencia de un representante a
travs consignando una carta y el DNI correspondiente
el cual presentara los sobres conteniendo las propuestas
Tcnica y Econmica.
Si al momento de ser llamado el postor no se encontrara
presente, se le tendr por desistido de participar en el
proceso.
Si algn Postor es omitido, podr acreditarse con la
presentacin del recibo de ingreso o voucher de
depsito que acredite la adquisicin de las bases.
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2/5/2015
Se proceder a abrir los sobres que contienen las

Propuestas Tcnicas de cada postor para su calificacin.
Si el Comit de Adjudicaciones, durante el proceso de
calificacin encontrara documentacin fraudulenta o
adulterada, el postor ser automticamente
descalificado y se registrar en la relacin de
proveedores inhabilitados de contratar con la
Universidad Andina del Cusco
Los resultados de la evaluacin y calificacin de las
propuestas tcnicas y econmicas se darn a conocer
en el mismo da de apertura de los sobres, levantando
un acta que deber ser suscrita por todos los miembros
del Comit de Adjudicaciones por los postores que
deseen hacerlo.
8. Requisitos para ser postor
Haber adquirido las bases
No estar incluido en el Registro de Proveedores
Inhbiles de la Universidad Andina del Cusco.
No tener pendientes conflictos de orden administrativo
ni judicial con la Universidad Andina del Cusco.
El postor debe estar autorizado por la SUNAT para emitir
facturas y/o boletas de venta.
Se encuentra impedido de ser postor, el cnyuge,
conviviente o los parientes hasta el cuarto grado de
consanguinidad y segundo de afinidad de los
Funcionarios y Directores de la Universidad Andina del
Cusco, que tengan intervencin directa o indirecta en la
evaluacin de ofertas, autorizacin de adquisiciones o
de pagos.
El postor deber acreditar ser partner autorizado por el
fabricante de la plataforma de la solucin de Hardware
requerida.
El postor deber otorgar una garanta de por lo menos 3
aos para la solucin del Hardware ofertado.
Confidential
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J.2 ENUNCIADOS DE TRABAJO

Adquisicin de servidores con tecnologa BLADE:
Equipo: Chasis BLADE
Cantidad: 01
ELEMENTO
Chasis
Arquitectura
CARACTERISTICA
Chasis Size Standard Rack.
Redundante para backplane activos
redundantes.
Soporte de
servidores
LAN de
comunicacione
s
SAN de
comunicacione
s
12 servidores Blade como mnimo.
Fuentes de
poder
Internas redundantes y hot-swap. Instalar

necesarias para soporte 10 cuchillas BLADES.
Ventiladores
Ventiladores
redundantes y hot swap. Instalar
ventiladores necesarios para 10 cuchillas BLADES.
CD/DVD
Administracin
Lector CD / DVD ROM 8X.

Mdulo interno de administracin redundante va TCP/IP y
por consola (KVM).
Licencias
Deber incluir las licencias de instalacin y manuales

necesarios de los programas instalados que permitan la
operatividad.
Puertos
Puertos para mouse, teclado, USB
componentes
01 Switch Gigabit Ethernet internos redundantes hot-swap

con un mnimo de 4 puertos Gigabit externos.
01Switch SAN interno con capacidad de crecimiento a mas
de 2 switches, redundantes y hot-swap con un mnimo de
10 puertos activados (3 puertos externos y 7 puertos
internos) fibra canal de 4Gbps por cada Switch.
fuentes
Equipos: SERVIDORES CUCHILLAS BLADE

Cantidad: 05
ENEMENTO
Tipo de
Servidor
Procesador
Memoria RAM
LAN y SAN de
comunicacione
s
Controlador de
Discos
Confidential
CARACTERISTICA
Blade Server
Dos (2) procesadores Intel Xeon Quad Core instalado, 3.0
Ghz como mnimo o superior, 8MB de 83nclu como
mnimo.
Memoria RAM 8 GB instalado tipo PC2-5300 ECC DDR2.
Capacidad de crecimiento a 16 Gb mnimo, 677 Mhz.
Tarjeta de expansin Fibra Canal de 4 Gbps., puertos
redundantes.
Conexin dual Gigabit Ethernet TX., puertos redundantes.
Controlador de disco integrado SAS Soporte Raid 0 y 1.
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Discos
Conexiones
Instalacin
Discos Internos (2) Discos de 73 GB. De 10K RPM, SAS,

Small Form Factor.
Contar con conexiones internas y redundantes al midplane
del chasis o Contar con conectividad redundante hacia los
switches LAN y SAN
Deber incluirse la instalacin de los equipos ofertados, la
cual estar integrada a la Solucin de Servidores Blade
y Storage. Todos los componentes y accesorios necesarios
para que esta solucin sea entregada operativa, sern
contemplados dentro de la propuesta.
Equipo : ARREGLO DE DISCOS (DATA STORAGE)

Cantidad: 01
ELEMENTO
CARACTERISTICA
Controlador
Controladores Dual Active RAID
RAID
El sistema de almacenamiento 84ncluir controladores
duales activos
Cache
Las controladoras deben contar con memoria cache de

1Gbpor controlador como mnimo
Batera de
Cache
El sistema de almacenamiento incluye bateras que

garanticen la permanencia de informacin en la memoria
cache, en caso de la falta de energa elctrica por espacio
de 72 horas
El sistema de almacenamiento posee 4 puertos de
tecnologa fibra canal de 4 Gbps (Giga Bits por Segundo)
para conexin directa (punto a punto) o conectividad con
san switches
48 discos como mnimo utilizando unidades de Expansin
Host Interface
Discos
soportados
Mxima
capacidad en
almacenamient
o
Tipos de
Discos
soportados
Hot Spare
Discos
incluidos en la
solucin SAN
Niveles de
RAID
Confidential
14 TB como minima
146GB y 300GB a 15,000 rpm

Soporte de discos Hot Spare
08 discos de 146 GB / 15 Krpm SAS
0, 1, 3, 5, 10.
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Equipo: UNIDAD DE TAPE BACKUP

Cantidad
Cantidad de Drives
Capacidad de cartuchos
soportados
Conectividad
Formato
Tipo
Capacidad de Almacenamiento
por cartucho
Cantidad de cartuchos
Tasa de Transferencia
01
01 x Drive
24
SAS
Rack
LTO 3
400GB Nativo/ 800 GB
Comprimido
03 como mnimo
80 Mbps como mnimo
Equipo: GABINETE PARA SERVIDORES

Cantidad
Altura
Controladora de
administracin
Accesorios
Confidential
01
42 RU
1 FLAT panel monitor de 15
Teclado con dispositivo de sealizacin
Cables, conectores, necesarios para el
montaje
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J.3 CRITERIOS DE EVALUACIN
C1
C2
C3
C4
C5
C6
C7
C8
C9
C1
0
CRITERIOS DE EVALUACION
Proveedor que tenga respaldo econmico
Proveedor que cuente con experiencia en
instalaciones similares
Garantia de equipos e instalacin (tipo y tiempo)
Tiempo de respuesta de averias
Tiempo de entrega
Mejoras tecnolgicas
Opciones de pago
Tiempo de instalacion
Soporte On line 24x7
Valores agregados
PUNTAJES DE CRITERIOS
Criterio
C C C C C C
1 2 3 4 5 6
Puntajes de Criterios
2 1 1 1 1 1
0 8 0 0 0 0
Crite
rio
C1
C2
C3
C4
Confidential
CRITERIOS DE EVALUACION
Factores
Facturacin ao anterior > 3
millones
Facturacin ao anterior Entre 1 y 3
millones
Facturacin ao anterior Menor a 1
milln
Mayor a 10 instalaciones
Entre 5 y 10 instalaciones
< 5 instalaciones
Garanta del fabricante por los
equipos
Mayor a 2 aos
Entre 1 y 2 aos
Menor a 1 ao
Garanta de instalacin
Mayor a 3 aos
Entre 1 y 3 aos
Menor a 1 ao
Menor a 24 horas
Entre 24 y 48 horas
Mayor a 48 horas
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C
7
8
C
8
6
C
9
4
C1
0
4
Total
100
Puntaj
e
20
12
3
15
10
5
5
3
1
5
3
1
10
5
1
2/5/2015
C5
C6
C7
C8
C9
C10
Confidential
Menor a 40 das
Entre 40 y 50 das
Entre 50 y 90 das
Procesador
RAM
HHDD
Conectividad
Contra entrega
Con adelanto del 25%
Con adelanto del 50%
Menor a 5 das
Entre 5 y 7 das
Mayor a 7 das
Si
No
Capacitacin a nivel de certificacin
Capacitacin sin certificacin
Sin capacitacin
Page 87
10
3
1
4
3
2
1
8
5
3
6
4
1
4
0
4
2
0
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Ejemplo de Bnbnbnbproyecto Consolidado Revisado

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Propuesta de Trabajo Individual para el curso de Gestin de Proyectos de Tecnologas de Informacin

con enfoque PMI

Alineamiento del Proyecto

Lic. Miguel Miranda Moore

Derick Waldy Flores Menndez

Septiembre del 2013

una gestin comunitaria integrada, tanto en el aspecto acadmico

Institucin educativa ms importante de la regin del Cusco.

Un ERP (sistema de Planificacin de Recursos Empresariales)

Hardware robusto que soporte el procesamiento de

Solucin de SW con tecnologa Microsoft

C. METODOLOGA DEL INFORME

Ilustracin 1 Estructura de Carpeta de Anexos

Se pasa a realizar un anlisis de cada proceso, viendo a detalle cada

Ilustracin 2 Procesos y entregables GI

De la misma forma para cada proceso detallado en el grafico 3,

Ilustracin 3 Procesos y entregables reas del Conocimiento

D. PLAN DE INTEGRACIN PLAN DE

Proyecto / Rol de la Organizacin

Derick Waldy Flores Menndez PM

Control de la Versin del Project Charter

Descripcin del cambio

Primera versin del documento

PROPSITO DEL PROJECT CHARTER

1 DESCRIPCIN DEL PROYECTO

2 ALCANCE DEL PROYECTO

El costo de la implementacin del sistema ERP,

La implementacin del sistema ERP debe

Impacto en Participacin de la Organizacin

Designar personal clave de su staff para dedicacin

Disponibilidad de todo el personal del rea de

Freezing de programas fuentes del banco.

Mejoras en la productividad del producto

Entregables del proyecto

Cuadro de Costos Detallado inicial

Acta de Constitucin del Proyecto

Presentacin de Lanzamiento del Proyecto

Acta de Reunin de Lanzamiento del Proyecto

Plan de Gestin del Proyecto

Requerimientos de alto nivel

Plan de Gestin de Requerimientos

Diagrama de contexto (Especificacin de

Modelo de Procesos (Especificacin de

Arquitectura del Negocio

Conversin y Migracin de Datos Maestros

Estimados de Costos y Duracin del Proyecto

Cuadro de Costos Detallado inicial

Acta de Constitucin del Proyecto

Presentacin de Lanzamiento del

Acta de Reunin de Lanzamiento del

Flujo de Caja Actualizado

Actas de Reunin Semanal

Acta de Aprobacin de Entregable

Informes de Estado Mensual (Comit

Registro de Acuerdos y Problemas

Entregables del Proyecto (Versin

Acta de Aprobacin de Cierre del

CD con Informacin total del Proyecto

Acta de Reunin de Cierre (con

Miembros del Proyecto)

* Requerimientos de alto nivel

Plan de Gestin de Requerimientos

Modelo de Procesos (Especificacin