Sistemas de Informacin II

Lic. Mara Josefina Castilla

Formularios convencionales
Introduccin
Los sistemas de informacin son sistemas que procesan datos para producir informacin y los
procesos que transforman esos datos pueden ser manuales o computarizados.
Las entradas de los datos al sistema pueden presentarse en distintos soportes, siendo los formularios
la modalidad ms comn. Los formularios son uno de los componentes de los sistemas de
informacin. Ellos pueden ser convencionales o inteligentes. Estos ltimos ya fueron tratados1 razn
por la cual nos referiremos ahora a los formularios convencionales y en particular a la
Racionalizacin de formularios.

Formularios convencionales: definicin

Un formulario es un soporte de datos en el cual existen textos preestablecidos e indicativos del dato
a llenar y espacios para completarlos. Podemos decir tambin que los formularios son una estructura
de datos relacionados que definen una entidad maestra o una transaccin.
Cuando se habla de formularios, inmediatamente imaginamos una hoja de papel impreso donde hay
que completar datos pero los formularios son ms que eso.
Vamos a considerar que son formularios:
1. Los papeles impresos que de acuerdo a su presentacin pueden ser:
a. Hojas sueltas: formularios formados por un solo ejemplar (original)
b. Juegos: formularios formados por varios ejemplares (original y copias) susceptibles de ser
separados.
c. Block: conjunto de formularios de hojas sueltas o juego, engomados por uno de sus lados
d. Talonarios: Conjunto de formularios de hojas sueltas o juego, abrochados por uno de sus
extremos quedando una parte fija del formulario en el talonario.
Cuando los talonarios son de hojas sueltas, se troquelan todas las hojas con el objeto de
permitir su desprendimiento, quedando nicamente adheridas al talonario una parte de ese
ejemplar que servir de control de los ejemplares utilizados.
Cuando los talonarios son de juegos, se troquelan los ejemplares del juego que van a ser
desprendidos, dejndose sin troquelar los ejemplares del juego que deben quedar en el
talonario.
e. Libro o libreta: Conjunto de hojas que estn encuadernadas y que no pueden ser
desprendidas.
2. Las tarjetas impresas que se utilizarn para registrar informacin. Estas tarjetas son archivadas
en ficheros de distinto tipo.
3. Las carpetas para contener o archivar formularios.
4. Los sellos en cuanto tienen espacios para completar con datos.

Racionalizacin de formularios: importancia

Como ya dijimos, los formularios sirven para transportar datos, o conservarlos en archivo y los
procedimientos se valen de ellos. Esto nos lleva a sostener que el estudio de un procedimiento no
1

Cceres, Edmundo Angel. Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin

1

Sistemas de Informacin II

Lic. Mara Josefina Castilla

puede excluir el estudio de los formularios involucrados en l ya que pueden poner en evidencia los
defectos o virtudes del mismo.
Cuando se encara la racionalizacin de formularios debe prestarse atencin a: a) que los datos
contenidos en los formularios objeto de estudio sean pertinentes al procedimiento al cual sirven y
que no existe duplicacin de datos en distintos formularios, b) que los datos sean de fcil ubicacin
y acceso, c) el formulario haga fluido el procedimiento y d) que se cumplan los requisitos anteriores
al mnimo costo.
La racionalizacin de formularios es, pues, el proceso que tiene como objetivo lograr que los
formularios cumplan con lo enunciado anteriormente, es decir que sean buenos en s mismos y sean
buenos para los procedimientos a los cuales sirven, con el menor costo posible.

Incidencia econmica
Al hablar sobre la racionalizacin, dijimos que el objetivo que persigue debe lograrlo al menor costo
posible. Es entonces necesario conocer como est compuesto el costo total de un formulario.
El costo total de un formulario est constituido por dos costos:
1. El costo intrnseco que se refiere al costo de impresin, constituido por el papel, la tipografa, el
uso de carbnicos, el armado (block o talonario), medios de impresin, etc.
2. El costo de utilizacin que se refiere a la cantidad de impulsos administrativos generados en la
confeccin, trascripcin, bsqueda de datos contenidos en el formulario, archivo, etc.
Estos dos costos no siempre pueden armonizarse. A veces debe prestarse mayor atencin a uno o al
otro e incluso dentro de uno de ellos pueden presentarse distintas alternativas que habr que evaluar.
La eleccin final buscar reducir el costo total del formulario.
Veamos un ejemplo sencillo:
A un empleado de la empresa Los Toneles S.A., se le ha encomendado la tarea de atender a
aspirantes a cubrir un puesto de trabajo y llenar las solicitudes de empleo correspondientes. La
afluencia de aspirantes es numerosa. El mencionado formulario (solicitud de empleo) lo debe
confeccionar por triplicado por lo que se usar el recalco simultneo para evitar los errores de
trascripcin. Al momento de racionalizar el formulario se presentan distintas alternativas:
a) que el empleado intercale los carbnicos manualmente entre los distintos ejemplares del juego,
b) que el original y la primera copia cuenten con carbnicos impresos al dorso,
c) que se utilice el carbnico de un uso intercalado en el juego,
d) confeccionar los formularios con papel tratado qumicamente de manera que al escribir se
transcriban los datos al ejemplar siguiente.
Si se analizan las cuatro posibilidades, desde un punto de vista estrictamente econmico y
considerando el costo intrnseco del formulario, la primera de las tres alternativas resulta la mejor.
Sin embargo, el empleado que utilizar el formulario encontrar mayores dificultades en su uso,
pues previo al llenado del siguiente formulario deber intercalar los carbnicos, producindose
prdida de tiempo, posibilidad de cometer errores etc.
Tngase en cuenta que la carga de trabajo del empleado es considerable ya que son muchas las
personas que desean aspirar a ese puesto de trabajo, entonces la eleccin del primer sistema debe
descartarse prevaleciendo el criterio de minimizar el costo de utilizacin sobre el del formulario.
Entre las otras tres alternativas, se elegira la b) o c) ya que ante el mismo costo de utilizacin,
resultan menos onerosas en cuanto a costo de impresin.
Existe adems otro factor que puede influir para que el sistema de impresin elegido no resulte el
ms econmico desde el punto de vista intrnseco, el hecho de que los formularios se entreguen a

Sistemas de Informacin II

Lic. Mara Josefina Castilla

personas o instituciones ajenas a la empresa y que por razones de imagen deban imprimirse en
papeles de mayor calidad.

Elementos de los formularios

Al hablar de costo intrnseco, dijimos que se refiere al costo de impresin, formado por el papel,
tipografa, uso de carbnicos, armado, uso de diversos medios de impresin, etc. Es necesario
entonces conocer los elementos materiales que componen el formulario.
1. Papel:
Al momento de la eleccin del papel del formulario, deben tenerse en cuenta las siguientes
consideraciones:
a. Objeto del formulario:
Si el formulario va a circular por dos o ms sectores de la organizacin o si dentro de un
sector el uso del formulario va a ser intenso, ya sea por la gran cantidad de tareas que se
realizan sobre l o por la frecuencia con que se consulta una vez archivado, requerir papeles
resistentes que soporten el manipuleo al que va a ser sometido.
Por otra parte, si el formulario sale de la empresa o debe ser llenado por personas ajenas a
ella, debe tenerse en cuenta que el formulario es la imagen de la empresa y que
desconocemos el trato al que ser sometido, por lo tanto el papel utilizado deber ser de
mejor calidad que los usados habitualmente en otros formularios de uso interno.
b. Cantidad de copias
Cuando el formulario que se est racionalizando est compuesto de original y varias copias,
el gramaje del papel debe ser tal que contemple esta circunstancia a efectos de asegurar, en
caso de utilizar carbnicos, la legibilidad de lo escrito en todas las copias.
c. Color del papel
Si el formulario posee varios ejemplares, es conveniente utilizar un color de papel distinto
para cada uno de ellos, facilitndose de este modo la identificacin de los ejemplares.
Muchas veces se conocen a los distintos ejemplares ms por su color que por su cdigo de
copia.
2. Forma de presentacin
Se refiere a si el formulario ser de hojas sueltas o en juego y en cualquiera de los dos casos, si
sern presentados en block o talonario. El costo de armado en block o talonario vara por lo que
es necesario evaluarlo.
3. Tipografa
Se refiere al tamao y formato de las letras del texto preimpreso. Una pauta para disear un
formulario es tratar de utilizar una tipografa uniforme y legible. La uniformidad de la letra
tambin se aconseja cuando hay que leer mucho en el formulario, a no ser que se desee destacar
algn texto. A veces se utilizan diferentes tipos de letras para identificar o destacar instrucciones
sobre el llenado del formulario.
4. Color de impresin
El costo de la impresin es menos oneroso si se realiza a un color. Sin embargo en ciertas
circunstancias puede resultar til y necesario resaltar algunos datos mediante colores de tinta
diferentes.
Por otra parte, si el formulario posee varios ejemplares, podra utilizarse para identificar las
distintas copias, color de impresin diferente para cada una de ellas cuando no puedan usarse
colores de papel distintos.

Sistemas de Informacin II

Lic. Mara Josefina Castilla

5. Carbnicos
Los carbnicos llamados tambin recalcos o reproductores permiten la trascripcin de los datos
de un ejemplar a otro. Los tipos de carbnicos que se conocen son cuatro:
a. Carbnicos de varios usos que se intercalan manualmente entre los ejemplares
b. Carbnicos de un uso que ya vienen intercalados de la imprenta entre los distintos ejemplares
c. Carbnicos impresos al dorso de los distintos ejemplares en las zonas en donde se encuentran
los datos que deben reproducirse
d. Carbnico qumico: papel tratado en su anverso y reverso con microcpsulas que poseen una
sustancia qumica diferente en ambos. Al escribir presionando, las microcpsulas se rompen
produciendo la trascripcin al combinarse las sustancias.

Clasificacin de los formularios

Los formularios pueden ser clasificados de diferentes maneras segn las necesidades de anlisis.
A continuacin se enuncian algunos criterios de clasificacin y las razones que motivan cada una de
ellos. El analista podr utilizar otros criterios de acuerdo al estudio que est realizando.
1. Por procedimiento en que interviene:
Para cada uno de los formularios se determina en qu procedimientos interviene. Es muy
importante esta clasificacin, ya que si la racionalizacin arroj como resultado la necesidad de
modificar un formulario, deber tenerse en cuenta cmo afecta esa modificacin a los otros
procedimientos en los cuales participa el formulario.
2. Por entes emisores:
Esta clasificacin consiste en determinar qu unidades de la organizacin emiten cada uno de los
formularios. El problema que se presenta es cuando existen formularios que son emitidos por
varias unidades. En este caso se tratara de un formulario de uso general y por lo tanto deberan
tenerse en cuenta las opiniones de todos los entes emisores antes de realizar un rediseo del
formulario.
3. Por formatos:
Los formatos normalizados reducen notablemente el volumen de almacenamiento. El hecho de
tenerlos clasificados en normalizados y no normalizados permitir analizar cules de estos
ltimos se pueden ir normalizando.
4. Por forma de reproduccin:
Esta clasificacin permite determinar los posibles proveedores o equipos. Existen formularios
que pueden reproducirse en distintos medios. Esta clasificacin no sera conveniente para estos
casos.
5. Por materiales componentes:
Los materiales componentes (papel, tinta, carbnicos, etc.) son tiles para determinar los
posibles proveedores.
6. Por destino y frecuencia de uso:
Esta clasificacin consiste en determinar qu formularios sern destruidos, archivados,
sometidos a gran manipuleo o que saldrn de la empresa. Es til para determinar la calidad del
papel a utilizar en el formulario.
7. Por volumen de consumo:
Consiste en clasificarlos de acuerdo al consumo de los formularios. Esta clasificacin puede
resultar til para aplicar las ventajas de lotes econmicos de impresin. Adems si se observa
que hay formularios que tienen un gran consumo, comenzar la racionalizacin por ellos para

Sistemas de Informacin II

Lic. Mara Josefina Castilla

determinar si se debe al uso normal del formulario o si el gran consumo es provocado por la
dificultad en su utilizacin.

Etapas del proceso de racionalizacin de formularios

1.
2.
3.
4.
5.

Relevamiento de los formularios

Anlisis de la informacin relevada
Diseo o rediseo de los formularios
Lanzamiento o implantacin de los formularios
Control

Relevamiento
A travs del relevamiento se busca conocer los formularios que se usan en la organizacin, cmo se
relacionan los distintos formularios, qu reas los emiten, los procedimientos en que intervienen, los
problemas de informacin que poseen, etc.
El relevamiento puede realizarse de dos formas:
a) Inventario
Consiste en practicar un verdadero inventario y coleccin de los formularios que existen en la
organizacin en un momento determinado.
Esta tarea de recoleccin no se debe limitar nicamente al sector de Suministro o Depsito,
retirando de all una copia de los distintos formularios almacenados, sino tambin dirigirse a los
distintos sectores para que declaren los formularios que usan. Esto se debe a que puede suceder
que haya sectores que se encarguen de la impresin de sus formularios y que por lo tanto no se
encuentren en Suministro. Es importante que el analista que lleva a cabo la Racionalizacin deje
bien establecida la fecha hasta la cual debern las unidades declarar estos formularios, dejando
aclarado que los que no sean informados hasta esa fecha se darn por inexistentes.
Una vez obtenido el listado o catlogo de los formularios se procede a clasificarlos de acuerdo a
los distintos criterios segn convenga.
El problema de este tipo de relevamiento es que se conoce bsicamente el formulario por su
presencia fsica y la cantidad de formularios en existencia. Para completar la informacin debe
realizarse un relevamiento dinmico.
b) Dinmico
Consiste en lanzar un juego de cada formulario hacindole seguir a cada ejemplar (original y
copias) la ruta que recorre habitualmente por los distintos sectores de la empresa. Cada ejemplar
debe ir acompaado de un formulario-gua que servir para ir recopilando toda la informacin
atinente al formulario. Este formulario-gua contendr informacin sobre las unidades que lo
emiten, las unidades por donde circula, los formularios con los que se relaciona, la informacin
se le agrega, si se archiva, si se destruye, etc.
A continuacin se muestra el formulario-gua:

Sistemas de Informacin II

Lic. Mara Josefina Castilla

N ...........
Fecha ..............

Relevamiento del Ejemplar

Denominacin del formulario

Cdigo
Cantidad
Ejemplares

Cdigo del
Ejemplar

Procedimiento
Area Archivo

Tiempo de archivo

Consumo

Denominacin: .........................................................
Area Emisora

Datos que completa

Origen de datos

Denominacin: .........................................................
Primer Area de
Destino

Datos que
completa

Origen datos

Datos que toma

de l

Formulario con
que se relaciona

Denominacin: .........................................................
Segunda Area de
Destino

Datos que
completa

Origen datos

Datos que toma

de l

Formulario con
que se relaciona

Denominacin: .........................................................
Tercer Area de
Destino

Datos que
completa

Origen datos

Datos que toma

de l

Formulario con
que se relaciona

Observaciones

El formulario-gua debe estar numerado correlativamente. Este nmero servir de control. El

analista lleva un registro de los nmeros de formulario-gua que entrega a cada sector de manera
que al finalizar el relevamiento, le sean devueltos llenos o vacos la totalidad de los formularios
entregados y si le falta algn nmero sabr cul es el sector responsable del mismo para
reclamrselo.

Sistemas de Informacin II

Lic. Mara Josefina Castilla

Es importante que el analista capacite a los responsables de cada sector acerca de su funcin como
recolector de datos durante la emisin, circulacin, llenado, envo o recepcin por parte de su rea
de cada ejemplar del formulario. Les dejar claramente indicado que:
Cuando el ejemplar del formulario deba ser archivado, o destruido en el sector o cuando desde su
sector deba salir fuera de la empresa, deber enviar el formulario junto con el formulario-gua al
encargado de la racionalizacin con lo que terminar as el relevamiento del ejemplar de ese
formulario.
Cuando el ejemplar del formulario se fraccione, el formulario-gua original circular junto con el
cuerpo principal y se emitirn nuevos formularios- gua por cada una de las fracciones.
Cuando existe una alternativa de circulacin, se debe emitir un nuevo formulario-gua en el sector
en que se produzca la alternativa, haciendo continuar un formulario-gua original con el ejemplar
adjunto y otro slo. Si las alternativas son ms de dos, se emitirn tantos formularios-gua como
sean necesarios.
Cuando el ejemplar relevado sea un formulario de uso general (por ejemplo un memorandum), no
es necesario relevarlo a travs de los sectores, excepto que en determinado procedimiento tenga
una utilizacin muy particular y definida.
Cuando la emisin del formulario se hace en distintos sectores pero su circulacin tiene un
destino similar, se deben relevar todas las posibilidades.

Anlisis
Del anlisis de la informacin relevada surge generalmente la necesidad de suprimir, unificar o
modificar una serie de formularios. Esta decisin no debe tomarse solamente con el resultado del
relevamiento de los formularios utilizados en un procedimiento ya que en las organizaciones vamos
a encontrarnos que una buena proporcin de formularios y documentacin son empleados en ms de
un procedimiento o rea, y a veces con diferentes usos.
El mtodo para el anlisis de un formulario consiste en estudiar: a) Las reas que lo emplean y b) los
procedimientos en que interviene.
a) Areas que lo emplean:
Si deseamos modificar o suprimir el formulario es necesario conocer quin lo emite, con qu
otro formulario se relaciona y dnde se archiva. El desconocimiento de algn rea emisora o
relacionada con el formulario puede ocasionar problemas al interrumpir el flujo de la
informacin.
Como el formulario puede emplearse de diferentes maneras en una o varias reas, es necesario
conocer la forma de empleo que se le da en cada una de ellas. Si un formulario va a ser
eliminado o modificado debe conocerse previamente el uso que se le da en toda la organizacin.
b) Por procedimiento:
Cuando un formulario participa en un solo procedimiento y adems no se relaciona con ningn
otro formulario, estamos seguros de no equivocarnos si decidimos eliminarlo o modificarlo. Por
el contrario, si a pesar de intervenir en un solo procedimiento, se relaciona con otros
formularios, debemos conocer muy bien estas relaciones antes de tomar una determinacin.
La informacin obtenida a travs del relevamiento, va a servir de base para el anlisis a los efectos
de decidir la modificacin o eliminacin de formularios. Esta informacin se vuelca en los cuadros
siguientes:
a) Unidades emisoras:
Este cuadro pone de manifiesto qu unidades emiten el formulario. El hecho de conocer esta

Sistemas de Informacin II

Lic. Mara Josefina Castilla

informacin, permitir contactarse con sus integrantes para recabar los problemas que tienen con
el formulario y las necesidades de modificaciones. Adems, brinda una estimacin del consumo
de cada formulario. Esto puede alertar al analista sobre el excesivo consumo de un formulario y
encarar su estudio para determinar si se debe a lo complicado de su uso o si es muy utilizado.

Pedido de materiales
Planilla salida correspondencia
Remito interno
Orden de compras
Factura

12.000
1.800
16.000

ad
e

5.500

4.600

8.900

2.500

6.000

5.000

3.000
7.500

2.000

9.000

le
s
To
ta
ld
eu
ni
d

Le

ga

ur
a
Co
nt
ad

as
Co
m
pr

M
es
a
En de
t ra
da
V s
en
ta
s

Formularios

Unidades Emisoras

Total
Consumo
anual

33.500
1.800
32.000
7.500
9.000

5
1
5
1
1

b) Unidades por donde pasa:

Este cuadro muestra la circulacin de un formulario. Cuando el formulario pase por muchas
unidades ms importante ser su estudio ya que posiblemente se estn realizando sobre l
muchas operaciones que pueden llegar a reducirse. Por otra parte permitir determinar el tipo de
papel que deber utilizarse para su impresin por el manipuleo al que ser sometido.
Unidades por donde pasa
Formularios
Pedido de materiales
Planilla salida correspondencia
Remito interno
Orden de compras
Factura

Mesa de
Entradas

Ventas

*
*

*
*
*

Compras

Contadura

*
*

*
*
*

Legales

c) Unidades donde se archiva:

En este cuadro se indica el tiempo de archivo y la cantidad de formularios que se archivan.
Este cuadro puede mostrar que el archivo del formulario no est centralizado, sino que se
archiva en distintas partes y que sera conveniente centralizarlo. O puede indicar que el tiempo
de archivo es excesivo y no tiene trascendencia como comprobante o a la inversa que se archiva
por poco tiempo.
Tambin puede mostrar si una unidad de organizacin tiene archivos innecesarios lo que implica
que el personal estar ms tiempo ocupndose de ellos.

Sistemas de Informacin II
Unidades por donde pasa
Formularios

Lic. Mara Josefina Castilla

Mesa de
Entradas

Ventas

Compras

Contadura

Legales

3.300
1a

400
1a

4.000
1a

Pedido de materiales
Planilla salida correspondencia
Remito interno

3.000
1a
17.500
5a

100
1a

500
1a
2.500
1a

Orden de compras
10.000
1a

Factura

d) Relacin con procedimientos:

Este cuadro nuestra los distintos procedimientos en que participa cada formulario. Si un
formulario est involucrado en ms de un procedimiento y la racionalizacin se realiza sobre los
formularios de uno determinado, tendr que tenerse en cuenta como repercutir una
modificacin a la luz de los otros.
Procedimientos
Produccin
Formularios
Pedido de materiales
Planilla salida productos
Orden de compras
Factura

Ventas

*
*

Compras

Registracin

*
*

*
*

e) Relacin entre formularios:

Formularios

Relacionado
Crea en sentido
de la flecha

Planilla de seguimiento
Remito interno
Recibo correspondencia
Planilla salida de correspondencia

Este cuadro sirve para determinar cmo afecta un formulario a otro. Podemos observar en el
ejemplo expuesto que:
La Planilla de seguimiento est relacionada con el Remito interno y da origen a la Planilla
salida de correspondencia.
El Remito interno est relacionado con la Planilla salida de correspondencia
La Planilla salida de correspondencia origina al Recibo de correspondencia.
De anlisis surgir:
qu datos son necesarios.
qu datos son pertinentes,
9

Sistemas de Informacin II

Lic. Mara Josefina Castilla

qu datos se pueden eliminar,

en qu orden deben figurar los datos,
qu tamao debe tener cada dato,
qu necesidad de resaltar ciertos datos,
cuntos ejemplares son necesarios del formulario,
etc.

Por cada uno de los formularios analizados se emitir una hoja de anlisis en donde constarn todas
las caractersticas del mismo.
Formulario:
Estructura:
Nombre
Domicilio
Responsable: Inscripto | No inscripto
Volumen Consumo

Prenumeracin

Si

No

Material

Cantidad
Ejemplares

Codificacin

Papel
Carbnico
Presentacin

Unidades
Emisoras

Por dnde pasa

Archivo

Formularios
Que origina

Que lo originan

Relacionados

Destino ......................................
Procedimiento en que interviene: .............................................
Observaciones

Diseo
El diseo consiste en distribuir en el papel los textos indicativos y los espacios que se dejarn en
blanco para completar con datos.
Para el diseo de formularios deben tenerse en cuenta las siguientes pautas:
a) Listar todos los datos que debe contener el formulario
10

Sistemas de Informacin II

Lic. Mara Josefina Castilla

b) Determinar el espacio requerido por cada dato

c) Elegir el formato (tamao de papel) ms conveniente
d) Analizar de dnde se toman los datos ya que si buena parte de ellos se toman de otro formulario,
debern disponerse en ese orden
e) Elegir colores de papel que faciliten la lectura
f) Considerar si el formulario va a ser llenado con mquina de escribir, eliminar el rayado de
renglones que entorpecen la tarea del usuario
g) Insertar instrucciones que aseguren un uso adecuado y uniforme del formulario
h) Comprobar movimientos de empleados al hacer uso de los formularios con el fin de evitar
aquellos movimientos intiles o complicados
i) Solicitar las crticas de uso de los usuarios de acuerdo a su experiencia con el fin de mejorar el
formulario
j) Aprovechar al mximo posible el espacio del formulario
k) Lograr una presentacin esttica y funcional
Aspectos especiales de diseo
a) Relacin formulario-procedimiento
El formulario debe ser diseado teniendo en cuenta el procedimiento en el cual ser utilizado de
manera que facilite su uso, su llenado y su consulta.
La circulacin que tiene el formulario en el procedimiento puede incluirse en los mrgenes del
mismo, en cada uno de sus ejemplares (o en sus partes). All se indicar cada uno de los sectores
por donde debe pasar el mismo.
N 4512

Ventas Caja - Cliente

Ventas- Caja Contadura-Tesorera

Trigal S.A.

Recibimos de ..
La cantidad de pesos ...

En efectivo/cheque N.
Recibimos de ..
$ .
La cantidad de pesos ...
.

1498-0
En efectivo/cheque N.
$ .
.

1498-1

b) Mrgenes:
Los mrgenes normales de un formulario deben ser de 0,5 a 1 centmetro y de 2 a 3 centmetros
para el destinado a archivo.
La ubicacin del margen de archivo depender del tipo de archivo elegido. Puede ser en el
lateral izquierdo o en el lateral superior. Por lo general se disean en el lateral izquierdo ya que
es ms cmodo para consultar los datos que contiene.
c) Denominacin del formulario:
11

Sistemas de Informacin II

Lic. Mara Josefina Castilla

El nombre del formulario debe ser breve y representativo de los datos que contiene. Todos los
formularios deben tener una denominacin oficial.
La denominacin del formulario debe incluirse en el encabezamiento del mismo, que es el
conjunto de datos que identifican al emisor (empresa, seccin o divisin) y al formulario. El
encabezamiento comprende el membrete, la denominacin del formulario, el nmero y fecha de
emisin. Puede estar ubicado en el parte superior o inferior del formulario. Se recomienda
ubicarlo en la parte superior.
d) Codificacin:
Los formularios deben llevar un cdigo impreso que servir para su identificacin.
El cdigo puede estar formado por letras, nmeros o smbolos o un conjunto de ellos y estn
destinados a facilitar el control, inventario, ubicacin en depsito, conocimiento del emisor.
Es recomendable codificar los distintos ejemplares o las partes de los mismos, componentes del
juego de un formulario.
El cdigo de una fraccin de un ejemplar de un juego de formulario se compondra de:
xxxx
- x
- x
Cdigo del
formulario

Cdigo del
ejemplar

Cdigo de
la parte

El cdigo se puede ubicar en los mrgenes normales de la hoja o en el margen para archivo.

7896-0
7896-1-1

Cdigo de
formulario

Cdigo del
ejemplar

7896-1-2

Cdigo de
la parte

e) Prenumeracin:
Muchos formularios se imprimen con nmeros correlativos, incluso hay formularios en los que
normativas legales disponen esta numeracin. La prenumeracin se hace con fines de control, de
seguridad o de estadstica.
Es conveniente, por razones de funcionalidad, que est ubicado sobre el margen superior

12

Sistemas de Informacin II

Lic. Mara Josefina Castilla

derecho del formulario para facilitar la bsqueda de un formulario determinado. En cuanto al

espacio necesario para colocar este nmero, es importante consultar con la imprenta proveedora
del formulario para dejarlo previsto al momento del diseo. Esta consulta debe hacerse porque
las imprentas tienen distintos tipos y tamao de numeradoras.
f) Orden de los datos:
Los datos de un formulario pueden ser ordenados:
1) en base a la fuente: si los datos que se van a completar en el formularios van a ser tomados
de otro formulario, es conveniente que tengan el mismo orden en que se encuentran en el
formulario de origen
2) en base a usos posteriores: si los datos que contiene el formulario sern volcados
posteriormente en un sistema computarizado, es conveniente que tengan el orden de en que
van a ser grabados.
g) Datos nicos y repetidos:
Los datos nicos son aquellos que aparecen una vez en el formulario y los repetidos son los que
aparecen varias veces. Existen formularios que pueden tener solamente datos nicos pero no
existen formularios con datos repetidos solamente.
Los datos repetidos se los agrupa en columnas. En la matriz formada por datos repetidos, las
filas representan datos de distinta naturaleza referidos al mismo objeto y las columnas datos de
igual naturaleza referidos a distintos objetos.

Datos
nicos

Datos
repetidos

Datos
nicos

h) Seales:
Las seales son marcas que se hacen en los formularios para facilitar ciertas tareas que los
usuarios deben hacer sobre ellos.
En los formularios que van a ser plegados porque sern ensobrados o archivados, es til
realizarles marcas en los lugares donde se deben doblar.
13

Sistemas de Informacin II

Lic. Mara Josefina Castilla

Marcas

En los formularios que van a ser llenados con mquina de escribir y que no tienen ninguna
referencia en su diseo, es conveniente hacer una marca a 2,5 3 centmetros del final para que
el formulario se use perfectamente sujeto.

Marca

Parte de sujecin

Cuando en un formulario los datos del destinatario deban estar ubicados en un lugar especfico,
se utilizan las seales para indicarlo. Estas marcas pueden realizarse de las maneras mostradas a
continuacin.

i) Visto Buenos:
Los Vistos Buenos son iniciales que indican la conformidad con un paso determinado en el
14

Sistemas de Informacin II

Lic. Mara Josefina Castilla

llenado o en la circulacin del formulario.

En los formularios que deben llevar ms de un Visto Bueno es conveniente que se coloquen
ordenadamente en relacin a la prioridad con que se efectan:
de arriba hacia abajo;
de izquierda a derecha
De esta manera se sabe inmediatamente que Visto Bueno es el que falta y cmo va el
procedimiento de aprobacin. Adems facilita la tarea a quien tiene que firmar, dado que si falta
alguna firma de personas que lo preceden puede detectarse rpidamente.
Es aconsejable agrupar estas firmas en el margen de sujecin inferior en los formularios que van
a ser llenados con mquina de escribir para aprovechar el espacio.

Vistos
Buenos

j) Columnas angostas con ttulos prolongados:

Un problema que se presenta con frecuencia en el diseo de los formularios es cuando los ttulos
que identifican las columnas en los datos repetidos son extensos y sin embargo el contenido de
las columnas no necesita del mismo espacio.
Hay diferentes maneras de solucionar este problema:
Columnas con ttulos largos en detrimento de otras columnas con ttulos ms cortos.
Para que esta solucin sea viable se debe dar que las columnas con ttulos largos y cortos
puedan colocarse una al lado de la otra.
Esta solucin puede confundir al usuario del formulario y por lo tanto no es muy adecuada.
Anual

Detalle
mensual

Total de unidades
emitidas

Total

15

Precio
unitario

Costos

Denominacin

Sistemas de Informacin II

Ttulos en forma quebrada. Puede hacerse en forma quebrada para los dos lados o para uno
solo de los lados tomando la mitad derecha o izquierda del grfico.

Comunica

ur
a

as

ga
le
s
To
ta
ld
eu
ni
da
de
s

Le

es
a
En de
t ra
da
s
V
en
ta
s

Unidades
Emisoras

Denominacin

Ttulos en diagonal

Co
m
pr

Trmite

Remito

y Salida

Fecha Hoja de

Entrega a Usuarios

Decide

Entrada

Impresin y

Libro de

Co
nt
ad

Lic. Mara Josefina Castilla

Total
Consumo
anual

Utilizar varias lneas para el ttulo

Anual

Detalle mensual

Total de
unidades
emitidas

16

Total

Precio
unitario

Costos

Sistemas de Informacin II

Unidades emitidas

Total

Precio unitario

Costos

Relaciones Laborales

Facturacin

Ttulos verticales
Mesa de Entradas y Salidas

Detalle mensual

Direccin Administrativa

Anual

Investigaciones Econmicas

Utilizar un tamao de fuente ms pequeo

Secretara Dpto. Personal

Lic. Mara Josefina Castilla

Total de
unidades

Utilizar nmeros en los ttulos y referenciarlos en la parte inferior del formulario o en

algn otro lugar libre del formulario.
1

1. Mesa de Entradas
2. Relaciones Laborales
3. Secretara Dpto.Personal
4. Investigaciones Econmicas
5. Direccin Administrativa

17

Total de
unidades

Sistemas de Informacin II

Lic. Mara Josefina Castilla

k) Respuestas dirigidas:
Se denominan respuestas dirigidas a aquellas respuestas posibles, impresas, en las que el usuario
seala como vlida una o ms de ellas, mediante una cruz o cualquier otro smbolo. Este aspecto
especial de diseo es muy til para agilizar y evitar omisiones en el llenado de un formulario.
Las alternativas de respuesta deben indicarse en forma clara y concisa de modo que no permitan
dudas en quien va a responder. Por otra parte debe tenerse en cuenta de contemplar todas las
posibles respuestas o incluir una alternativa que sea Otras para que el usuario siempre pueda
elegir una.
Forma de pago:
Contado
Tarjeta de Dbito
Cuenta Corriente
Crdito
Tarjeta de Crdito
l) Zona con datos remarcados:
Este aspecto especial de diseo es muy til cuando ciertos datos deben ser colocados en una
cantidad exacta o mxima de caracteres. Esto ocurre cuando los datos van a ser ingresados en un
sistema computarizado, entonces es imprescindible encasillarlos y remarcarlos para facilitar la
tarea de la persona encargada de transcribir los datos.
Encasillado

Marcado

Encasillado y Tramado

m) Tramados y plenos de impresin:

Las finalidades del tramado son la de resaltar o destacar ciertos datos o por razones de seguridad.
Se deben utilizar colores claros de manera que sea legible el dato que va a contener la zona con
tramado.
La finalidad de los plenos de impresin es la de enmascarar u ocultar datos y por lo tanto deben
emplearse tramados muy cerrados, preferentemente de color negro o colores muy oscuros
iguales al del carbnico a utilizar.

18

Sistemas de Informacin II

Lic. Mara Josefina Castilla

Los datos de
esta zona no se
reproducirn en
el duplicado

Tramado
Pleno de impresin

n) Color de papel y de impresin:

Ya hemos visto que el utilizar diferentes colores de papel para los distintos ejemplares de un
formulario facilita la distribucin de las copias del juego. Dado que stas van perdiendo nitidez y
calidad de reproduccin se debe buscar un mayor contraste en el color de las ltimas copias con
respecto al color del carbnico.
Para que el rendimiento sea mayor, los autores de la bibliografa que seguimos, proponen utilizar
los colores indicados en la tabla siguiente segn la cantidad de ejemplares:
Cantidad
Ejemplares Ejemplar
Original
2
1 Copia
3

Verde agua

Rosa

Blanco
X

Amarillo
X

Original
1 Copia
2 Copia

X
X
X

Original
1 Copia
2 Copia
3 Copia
Original
1 Copia

Celeste

X
X
X
X
X
X

2 Copia
3 Copia

X
X

4 Copia

19

Sistemas de Informacin II

Lic. Mara Josefina Castilla

o) Forma de llenado:
Al disear un formulario se debe tener en cuenta si ser llenado a mano o con mquina de
escribir. En este ltimo caso, hay una serie de consideraciones a tener en cuenta.
En los formularios que no son continuos se debe prever que la mquina tiene un lmite inferior
y otro superior de sujecin que es imposible utilizar con este tipo de escritura. En el diseo se
debe dejar entre 2 y 2,5 centmetros en la parte superior antes de poder ubicar el espacio para el
primer rengln a escribir a mquina. Esta parte se puede aprovechar para colocar el ttulo del
formulario, circulacin, etc. Para la parte inferior se debe dejar entre 2,5 y 3 centmetros libres.
Esta parte puede aprovecharse para los Vistos Buenos, firmas, etc. 2 Para identificar cuando se
llega al ltimo rengln de escritura es conveniente colocar las seales que ya explicamos
anteriormente.
De acuerdo con la marca y modelo de la mquina de escribir, el alto de los renglones vara como
as tambin los distintos tipos de letras (pica, elite, etc.). Por ello, debe tratarse de evitar la
colocacin de renglones y prever la cantidad de espacios que requerirn los datos de acuerdo a la
marca y modelo de mquina a emplear.
p) Formularios a ser remitidos dentro de sobres ventana:
El diseo de formularios que van a ser remitidos dentro de sobres con ventana debe tener la
precaucin de que los datos postales del destinatario queden ubicados en la ventana del sobre.
Para esto es necesario contemplar el hecho de que el formulario deba o no ser plegado para
introducirlo en el sobre. Anteriormente se explic sobre las seales que pueden hacerse para
indicar el lugar en dnde deben colocarse los datos postales.
q) Ttulos y captura de datos:
Los ttulos en los formularios le dicen al usuario qu dato proporcionar y dnde debe asentarlo.
Los ttulos tienen que ser breves, pero fciles de comprender, con trminos que conozcan todas
las personas que lo utilicen. En general se deben evitar las abreviaturas. La inclusin de un
ejemplo sencillo ser de gran ayuda para eliminar las preguntas relacionadas con la informacin
que se va a proporcionar. Por ejemplo al solicitar la fecha de nacimiento, podra indicarse cmo
debe proporcionarse el dato (por ejemplo: da-mes-ao dd-mm-aa).
Hay diferentes formas de colocar los ttulos e indicar el espacio en donde se requiere el dato:
Ttulos y lneas
Al inicio de la lnea
Apellido y Nombre

Al finalizar la lnea
Apellido y Nombre

Por encima de la lnea

Apellido y Nombre

MARTN, Miguel Angel y TOLOSA, Ernesto Jorge Racionalizacin de formularios

20

Sistemas de Informacin II

Lic. Mara Josefina Castilla

Por debajo de la lnea

Apellido y Nombre

Ttulos y cajas
Dentro de la caja
Apellido y Nombre

Debajo de la caja

Apellido y Nombre

Recalco simultneo
El recalco simultneo, tambin llamado reproduccin simultnea, consiste en la emisin de una sola
vez de un formulario con varios ejemplares.
Para que la reproduccin sea posible se debe incluir entre los ejemplares algn tipo de carbnico
para que lo que se escriba en el original se reproduzca en los distintos ejemplares.
Recordemos los distintos tipos de carbnicos:
Carbnico intercalado manualmente (de varios usos)
Carbnico intercalado en juego (de un uso)
Carbnico impreso al dorso
Carbnico qumico
El recalco simultneo tiene una serie de ventajas, tales como:
a) El ahorro de tareas al llenar datos de varios ejemplares a la vez.
b) Seguridad y exactitud en la trascripcin de datos
c) Mayor velocidad de trascripcin
Tipos de reproduccin
La reproduccin de los datos puede ser:
Integral o total: todos y cada uno de los datos del original se copian a los distintos ejemplares
Selectiva: ciertos datos del original deben reproducirse en algunos ejemplares segn las
necesidades de diseo.
Juego de formularios con reproduccin selectiva: determinacin de reas de datos
En la reproduccin integral no hay problemas en el diseo puesto que las copias sern iguales que el
original.
En la reproduccin selectiva, por el contrario, deben agruparse los datos en zonas de reproduccin
para disminuir el costo total.
Para determinar las reas de datos se procede de la siguiente manera:
1. Se realiza un listado completo de todos y cada uno de los datos que deben contener los distintos
ejemplares colocndolos en una columna de una tabla.
21

Sistemas de Informacin II

Lic. Mara Josefina Castilla

2. Se identifica qu datos deben figurar en cada uno de los ejemplares. En la tabla se agrega una
columna por cada uno de los ejemplares y se marca con una cruz el dato que debe figurar en
cada uno de ellos.
3. Se determinan las zonas de reproduccin. Para ello, se irn analizando cada uno de los datos.
Aquellos que deben reproducirse exactamente en los mismos ejemplares constituirn una zona.
Entonces se marcar con una cruz a qu zona pertenece cada dato.
Ejemplares
Datos
Dato1
Dato2
Dato3
Dato4
Dato5
Dato6
Dato7
Dato8
Dato9

x
x
x
x
x
x
x
x
x

x
x
x

x
x

x
x

Zonas de
reproduccin
A
B
C
0123

01

x
x

x
x
x
x

02

x
x
x
x

x
x

x
x

x
x

Una vez determinadas las zonas de reproduccin, analizaremos el tipo de carbonicado que resulta
ms conveniente para la reproduccin selectiva.
1. Si se utilizan carbnicos de varios usos retirando y/o colocndolos entre los ejemplares segn la
zona de reproduccin en cada uno de ellos, resulta econmica en cuanto a su costo intrnseco
pero no en cuanto a su costo de utilizacin ya que requerir de mucha atencin por parte de la
persona que lo completa que tendr que recordar en qu momento colocar y retirar los
carbnicos. Para disminuir la atencin que debe prestar el usuario en el intercambio de
carbnicos, podra utilizarse el enmascaramiento de las zonas que no deben reproducirse.
Recurdese que el enmascaramiento consiste en imprimir una zona negra (totalmente saturada) y
al reproducir sobre ella no se puede leer quedando enmascarados los datos. Este sistema no es
esttico y por ende no es aconsejable cuando los formularios deben salir de la empresa.
2. Con el carbnico de un uso que viene intercalado entre los ejemplares desde de la imprenta se
corre el riesgo de que al escribir, como los carbnicos tienen el tamao de las zonas a reproducir,
se muevan al momento de la trascripcin debiendo aumentar la atencin del empleado que llena
el formulario, elevando de esta manera el costo de utilizacin.
3. El utilizar carbnico qumico tiene un alto costo intrnseco.
4. El carbnico impreso al dorso resulta la mejor de las alternativas. Esta solucin se muestra a
continuacin, esquematizando cada uno de los ejemplares, con las zonas de reproduccin y de
no reproduccin y al reverso de qu zona deberan imprimirse los carbnicos.

22

Sistemas de Informacin II

Lic. Mara Josefina Castilla

1 Copia

Original

2 Copia

3 Copia

Zona de no
reproduccin

Carbnico
impreso al dorso

Control de formularios
El control implica un seguimiento constante sobre cada formulario implantado en la empresa con el
fin de verificar su adecuacin a las necesidades para las cuales fue diseado.
El control de formularios resulta muy importante si pensamos que una gran parte de la tarea
administrativa se vuelca en ellos. Con l se persigue lo siguiente:
Verificar si se cumple con el propsito para el cual fue creado.
Detectar posibles cambios en las necesidades de los procedimientos a los cuales pertenecen que
justifiquen su modificacin
Evaluar la funcionalidad de cada formulario
Cuantificar el consumo y el ritmo de reposicin
El control de nuevos formularios o de reimpresiones, no es un tema que en sus aspectos cuantitativo
como cualitativo las organizaciones le presten mucha atencin.
El control cuantitativo se materializa a travs de una ficha stock que se emitir por cada uno de los
formularios. En ella figurar el punto de pedido, las entradas y salidas del formulario y su existencia
actual.
Punto de
Pedido:

Denominacin del formulario:

Fecha

Descripcin

Prenumeracin
De
A

Cantidad
Entrada
Salida

Existencia
Actual

El control cualitativo se materializa a travs de una ficha tcnica de cada formulario. En ella quedan
registradas todas las caractersticas fsicas del formulario. Esta ficha facilitar la reimpresin del
mismo. Su diseo podr variar, pero no debe dejar de contener un apartado de Observaciones en el
que se ir dejando constancia de los problemas detectados de manera de tenerlos en cuenta al

23

Sistemas de Informacin II

Lic. Mara Josefina Castilla

momento de la reimpresin o de llevar a cabo una Racionalizacin de formularios.

Un diseo de esta ficha podra ser como la siguiente:
Denominacin del formulario:

Formato

Cdigo

..

4 Copia

5 Copia

No

Prenumeracin: Si
Presentacin: Block

Talonario

Forma de llenado: A mano

Mquina de escribir

Cantidad de ejemplares: .
Tipo de carbnico:
Tipo de impresin:

Ejemplar

Original

1 Copia

2 Copia

3 Copia

Calidad papel
Color papel
Color impresin
Cdigo
Impreso reverso
Troquelado
Observaciones:

Podra acompaarse esta ficha con una copia del impreso para el caso de que surja alguna duda.
Bibliografa
MARTN, Miguel Angel y TOLOSA, Ernesto Jorge Racionalizacin de formularios
SENN, James A. Anlisis y diseo de Sistemas de Informacin McGraw-Hill Segunda Edicin
Mxico 1992

24