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sssssssssssssssssssssEste captulo le ayudar a darse cuenta de que una reunin puede perder el
tiempo mejor que cualquier otra cosa. Tambin puede ahorrar tiempo y esfuerzo y una gestin
ms eficaz - pero slo si se gestiona adecuadamente.
Casi todo el mundo tiene un poco de historia de horror para relacionarse de una reunin que se
consigue nada, salvo una gran cantidad de tiempo perdido, sino que parece que ocurre todo el
tiempo, sin embargo, nadie parece dispuesto a hacer nada al respecto. Supongamos, sin embargo,
que todas las reuniones tenan que producir beneficios superiores a los costos incurridos durante
la reunin, el nmero de horas dedicado a las reuniones se reducira a una dcima parte de su
nivel actual. Por ejemplo, una reunin de seis gestores, cada uno ganando 15,000, cuesta 70
euros la hora.
Entonces, por qu existen las reuniones y qu se puede hacer para mejorar su eficacia?
ms eficaz - pero slo si se gestiona adecuadamente
17.1 El objetivo de las reuniones
estatutario
Muchas reuniones son legalmente necesario, de acuerdo a la constitucin de la empresa, sociedad
o club en cuestin, y por lo general se dividen en dos o tres subdivisiones.
1-La reunin general anual (AGM). Esta es la reunin de los miembros de la organizacin. estos
son bastante bien manejados los . un punto importante es que los miembros tienen que dar un
montn de anticipacin de que va a ocurrir y tiene que contar con informacin adecuada sobre los
asuntos que se van a tratar.
2-Las reuniones de funcionarios. Dado que este tipo de reunin de la comisin es la mayor en
cualquier organizacin por lo general hay un montn de negocios a travs del. Slo mediante una
gestin eficiente que puede ser completado en el tiempo, una vez ms, es til que los miembros
del comit tengan una advertencia adecuada de las reuniones y tener una buena idea de los temas
que se tratarn.
. Para un director para hacer su trabajo correctamente tiene que tener la informacin de varios
das de anticipacin,
ms eficaz - pero slo si se gestiona adecuadamente especialmente si se espera que contribuya
una explicacin o un poco de ayuda de un consejo. Cmo puede ser un director de gran ayuda si
no sabe la naturaleza del problema?
3-Las reuniones de los ejecutivosEsto puede ser un crculo interior formado por el presidente, el
secretario, el tesorero y el director gerente. Estos tres o cuatro deberan, si la obligacin legal o
no, tener reuniones peridicas para decidir sobre asuntos que no requieren la aprobacin del
comit completo, y tambin para asegurarse de que las reuniones plenarias del comit son tan
eficientes como sea
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el tiempo mejor que cualquier otra cosa. Tambin puede ahorrar tiempo y esfuerzo y una gestin
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puede perder el tiempo mejor que cualquier otra cosa. Tambin puede ahorrar tiempo y esfuerzo
y una gestin ms eficaz - pero slo si se gestiona
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y una gestin ms eficaz - pero slo si se gestiona adecuadamentele.
Adems, si estos funcionarios ejecutivos son conscientes y plenamente dedicado a los objetivos y
valores de la organizacin a la que sirven, entonces las reuniones se debe utilizar para desarrollar
un entendimiento compartido de las perspectivas y los problemas de la organizacin: en gran
medida un think-tank o laboratorio de ideas en un nivel muy alto.
4- Reuniones para la difusin de la informacin
Un tipo completamente diferente de la reunin es la clase llamada a difundir la informacin. Esto
se logra mejor con una reunin si:
-hay mucha gente a estar informada. - Un elemento de persuasin que se necesita. - Algo que
tiene que ser mostrado o visto. - La informacin es confidencial. - Muchas preguntas es probable
que se le pida.
Un buen ejemplo de esto es cuando una gran empresa quiere decirle a su fuerza de ventas de una
nueva gama de productos. Llamando juntos de manera mucho ms eficaz de difundir el
conocimiento - y el aumento de los espritus - se logra.
Cabe sealar que reuniones como sta no suceden porque s, estas reuniones toman una gran
cantidad de planificacin y gestin para que puedan tener xito.
tres puntos esenciales deben ser recordado.- Dile a la gente el objeto de la reunin (as como la
hora, la duracin y el lugar)
- Preparar los materiales que la gente pueda ver, entender claramente y se llevan con ellos.
- Disponer de un programa, decirle a todos lo que es y se adhieren a ella.
5-La resolucin de problemas reuniones

Este tipo de reunin es muy comn y viene a colacin porque una persona no tiene todo el
conocimiento y la informacin para resolver el problema por su cuenta. Otras personas son
llamadas en cualquiera de los dos, porque tienen algn conocimiento especializado, o porque el
resultado de la reunin afectar a sus propias operaciones de alguna manera. Existe la tentacin,
sin embargo, para invitar a esas reuniones tambin muchas personas que tienen slo una
contribucin marginal a hacer. Es mejor ni preguntar a esas personas antes hacer una pausa en
caso de ser necesario, o pedir su opinin con antelacin. Demasiado tiempo se desperdicia
sentado en la reunin esperando que se le pregunte para hacer una contribucin que sea de poca
importancia.
Una vez ms, es importante planificar reunin como sta adecuada:
- Dar a la gente aviso tanto como sea posible
- Diles lo ms exactamente posible cul es el problema
- Informarles de lo que podra ser esperar de ellos
- Hgales saber quin ms estar all
- Diles cunto tiempo la reunin ser
- Darles todos los documentos tiles y una agenda
- Deje en claro que la decisin ser suya y no solo un colectivo
6-Colectiva de decisiones reuniones

Despus de las reuniones se utilizan para obtener un formulario de decisiones colectivas de los
miembros asistentes. Si una persona no tiene el poder o la autoridad para tomar la decisin por su
cuenta luego de una reunin tendrn que ser llamados a tomar la decisin. A veces se establece
en la constitucin de las organizaciones es precisamente lo que tiene que ser decidido por la
comisin. En las sociedades annimas los auditores tienen que ser nombrados por la Junta
General de Accionistas de la compaa, por ejemplo.
Las decisiones sobre la accin nueva altas finanzas en prstamo o la obtencin de capital-a
menudo son tomadas por los consejos de administracin o juntas generales por sobre la
recomendacin de los directores.
La utilizacin de comits para tomar decisiones est muy extendida, en parte porque se considera
que la decisin es mejor es que varias personas lo hacen, y en parte por el temor de delegar
demasiado poder y autoridad a un solo individuo.
A menudo, muchas de las decisiones se toman realmente por el funcionario ejecutivo principal,
pero poner a toda la comisin para su ratificacin. Este es un camino difcil, dependiendo de su
xito en el grado de confianza que el oficial ha construido con el comit.
Hay ocasiones, sin embargo, cuando los administradores de que se siente a tomar una decisin
sobre algo que sera bastante ms all de su propia autoridad, a pesar de que puede ser
absolutamente convencido en su propia mente lo que debe hacerse.
Con un problema como este hay una serie de factores que pueden afectar la decisin. Cunto
tarda la decisin tiene que ser tomada? Cmo va a reaccionar mis colegas? La gente
naturalmente siente agraviado si, sin su conocimiento, se toman las decisiones que les afectan. Lo
que es peor es la situacin en la que una decisin slo viene a recibir una notificacin del director
a travs del sistema de comunicacin informal en la organizacin.
Teniendo en cuenta estas consideraciones, el curso de accin que usted tome puede, en ltima
instancia, depender de la forma de ver la toma de decisiones.
El primer curso de accin es el ms rpido, pero el menos consultivo, el cuarto es el ms

consultivo, pero el ms lento, el segundo y tercero son las posiciones de compromiso que no son
aceptables siempre y cuando haya suficiente tiempo.
Por ltimo, un encuentro a veces se requiere una decisin colectiva para hacer que el gestor no es
capaz de tomar su propia decisin (aunque debera). Esto equivale a una abdicacin de sus
responsabilidades - que est diciendo, yo no soy capaz de tomar la decisin. Esto es

perfectamente aceptable de vez en cuando, siempre que se hace abiertamente, pero puede
convertirse en un hbito.
7-Pensamiento creativo reuniones

A veces las reuniones se denominan a los efectos de la creatividad: para tratar de llegar a algunas
nuevas ideas. El pensamiento creativo utiliza la idea de la facilitacin social. Esta es otra manera de
describir lo que sucede cuando un grupo de personas se renen y se estimulan mutuamente el
pensamiento.
Hay muchas maneras diferentes de hacer frente a este tipo de reuniones. Una de estas tcnicas es
conocida como intercambio de ideas y fue desarrollado por Alex Osborn en la dcada de 1950 para
ayudar a llegar a nuevas ideas en la publicidad, una nueva marca para un producto. En estas
sesiones, el problema no es en realidad declar antes de la reunin, pero dijo claramente desde el
principio. La gente se anima a producir muchas ideas de lo que puede ser la mejor seleccin para
su posterior evaluacin. La crtica de las ideas no est permitido, lo importante es el desarrollo de
algunas ideas mucho.
Otra tcnica de pensamiento creativo que se llama la tcnica de Gordon honor a su creador,
William Gordon. Las reglas de esta tcnica son que slo el lder conoce el problema, y el tema de
discusin se elige con mucho cuidado, por lo general una palabra clave o frase. Sin embargo, el
xito de la reunin de este tipo depende en gran medida de tener un lder experto.
8-Otras reuniones de diversos
Hay muchos otros tipos de reuniones: las reuniones para elegir a los nuevos miembros de una
organizacin, de una sola vez las reuniones de vecinos para luchar contra un nuevo edificio
propuesto, o de los administradores para luchar contra un cambio bienvenido.
Tambin hay actividades psicolgicas de grupo como camisetas grupos y juegos de rol ejercicios
que tienen objetivos especficos de comportamiento.
17,2 sacar el mximo partido de las reuniones

1.planificacin
Suficiente se ha dicho acerca de la planificacin no tener que insistir en la importancia general de
sta. En la medida de lo reuniones se referan a la necesidad siguiente para tener en cuenta:
- Tmese el tiempo suficiente.
- Decidir qu la reunin que se necesita

- Decidir cundo y dnde conservar - el aviso ms que se puede dar el mejor.
- Construir una agenda.
- Colocar los estados financieros primero, porque el estado de salud financiera puede determinar
el resultado de otras cuestiones en discusin;
- Poner las cuestiones siguientes ms graves o urgentes.
- Hacer un calendario para la reunin.
- Indique claramente lo que cada punto del orden del da significa. Si se trata de un asunto en el
que habr argumento y terminar con un voto, entonces es mejor poner el tema en la forma de una
propuesta o mocin. Por ejemplo el tema 4 a considerar y votar sobre la resolucin siguiente: que
en esta reunin se compromete a trasladar las operaciones de la compaa a las Bahamas es una
forma ms adecuada que el tema 4, el paso a las Bahamas.
- Obtencin de cualquier material de lectura y montarlo con el orden del da.
- Decida quin debe asistir, informar a bien, por delante y enviarlos a la agenda completa con
documentos de antecedentes.
- Recomendar a los asistentes lo que se espera de ellos en la reunin
2. Durante la reunin
- Comience a tiempo. - Sobre el inicio del calendario. - Ser justo. - Dar a todos una oportunidad. Est preparado para cerrar a alguien si se ponen demasiado locuaz o repetitivas.
- Asegrese de que las personas se aferran al tema en discusin y que sus observaciones son
relevantes. - Establecer claramente el elemento que se va a debatir.
- Si el voto es necesario estar seguro de que todos tengan claro lo que estn votando.
- Permitir slo una persona hable a la vez (si se espera una reunin ruidosa, consiga un martillo y
un bloque de madera Golpear el bloque no puede detener el ruido, sino que alivia la frustracin.).
- Si es necesario tomar medidas como resultado de una discusin asegrese de que est claro que
lleva a cabo la tarea y cundo.
- Asegrese de que las decisiones y declaraciones importantes estn completamente grabado.
- No permita que la reunin prolongarse. (La gente en las reuniones tienden a cansarse despus de
1 a 2 horas. Despus de eso, la agilidad mental, disminuye rpidamente. Esto es especialmente
cierto reuniones de la tarde.) Es mejor parar la sesin y continuar en otro momento.
Si usted es un participante en una reunin, usted debe:

- Llegue a tiempo.
- Venga preparado
- Escucha.
- Evite el senderismo discursos y la repeticin.
- Si usted tiene una firme opinin sobre algo, entonces asegrese de que la reunin entienda su
punto de vista y por qu lo sostiene.
Despus de la reunin
Asegrese de que las actas se preparan rpidamente y se enva a todos los que necesitan para
recibirlos. El acta deber constar:
- Lo que se decidi;
- Quin tomara medidas.
Es til que cualquier persona cuyo nombre aparece en el acta debe tener esta atencin sobre el
hecho de lo que l sabe que tiene que actuar.
La segunda forma alternativa de presentar el acuerdo de la junta es ms completa y ms precisa.
Le dice a todo el mundo exactamente lo que va a suceder, cundo y quin lo va a gestionar.
El cargo de secretario
Las responsabilidades especiales del crculo ntimo de los oficiales se menciona en la pgina 241. El
secretario era muchas tareas de carcter administrativo y jurdico, pero adems de que tiene que
hacer la mayor parte de la planificacin previa que se presenta ante el resto del crculo ntimo de
participar. En particular, es la secretaria que asesora al presidente sobre cmo manejar la agenda,
y tambin debe asegurarse de que el presidente est totalmente informado sobre la reunin. Para
ello, la preparacin de "documento informativo del Presidente" es invaluable, y el secretario debe

asegurarse de que el presidente realmente lee (y entender) de ella.
El contenido de un documento de informacin varan, pero se incluir informacin sobre los recin
llegados, el significado de los trminos tcnicos que se pueden utilizar, la situacin jurdica en las
cosas que puedan surgir, as como notas sobre las actitudes hostiles que pueden aparecer.
Una secretaria serio puede ahorrar mucho tiempo en reuniones sin tener que hacer nada durante
la reunin para acelerar el proceso. Despus de la reunin a la que puede acelerar la aplicacin de
las decisiones, asegurndose de que las cosas estn sucediendo - y ayudar a hacerlas realidad si
hay problemas
17.3 Las desventajas de las reuniones

Aparte de las obvias desventajas que las reuniones pueden costar dinero y puede perder el
tiempo, hay dos peligros principales que deben ser protegidos contra:
Las reuniones pueden llevar a un compromiso insatisfactorio

Se ha dicho que hay algunas cosas que usted puede poner en peligro el excedente, y otras cosas
que no deberan. Es posible, por ejemplo, en un argumento
Ms que dos nios pequeos deben comer la manzana, para comprometer bien cortando la
manzana en dos. Compromiso de no funcionara si esos dos nios pequeos eran peleando por un
conejo blanco. Las reuniones pueden terminar haciendo algo as como cortar el conejo blanco por
la mitad, simplemente porque no quiere molestar a uno de sus miembros.
Las reuniones pueden ser indeciso

Tambin se ha dicho que si no quiero tener que tomar una decisin, designar un comit para
investigar el problema. Inevitablemente, ese comit se generan un par de subcomits y otra
comisin especial se cre para coordinar el trabajo de los otros dos. Un gran nmero de resultados
de la reunin, todo el mundo crece a apreciar y amar el problema, de hecho se convierte en la
razn de ser para algunos, sus puestos de trabajo dependen de ella y no se llega a conclusin
alguna.
17.4 El consejo de directores ejecutivos o no

Los consejos de administracin de las sociedades annimas con arreglo a las Leyes de Sociedades
tienen responsabilidades legales y poderes, sino que adems sus reuniones pueden cubrir muchos
otros aspectos de los asuntos de la compaa. Ha habido una tendencia en los ltimos cuarenta
aos, lo que es digno de mencin.
El consejo es nombrado por los accionistas, y tradicionalmente slo uno o dos directores eran
funcionarios ejecutivos de la empresa, generalmente el director general y el director general
adjunto. El presidente de la junta y la mayora de los directores no tena trabajo dentro de la
organizacin.
Muchas estructuras de la organizacin tena una apariencia de dos capas: la junta directiva se
reuni para examinar la estrategia general, la poltica y los asuntos jurdicos,, el Comit de
Direccin se reuni para considerar todo lo dems. En aos recientes, esta divisin se ha
convertido en cada vez menos pronunciado y de hecho en muchas empresas, la junta directiva se
compone principalmente de ejecutivos de tiempo completo. La distincin entre las
responsabilidades en ya no se ve, sino que ahora se entiende que la alta direccin estn en
mejores condiciones para formular estrategias y polticas, as como velar por su ejecucin.
Hay, sin embargo, todava un papel muy importante para el director no ejecutivo. Adems de ser
los representantes de los accionistas, estas personas son objetivas e imparciales. A menudo tienen
otros asuntos de inters, lo que les permite evaluar las propuestas con ms intensidad que el
gerente, quien vive con ellos da a da.
Si pones todas tus pasos en la primera columna le gusta las reuniones?
Si todas las garrapatas entr en la segunda columna, te odio las reuniones?

Si pones todas las garrapatas en la tercera columna, obtener una segunda opinin de alguien que
tiene que trabajar en reuniones con frecuencia.
La investigacin sobre las preferencias de los ejecutivos ha llegado con las siguientes sugerencias.
Accin del Comit es mejor para la fijacin de objetivos, establecindose piensa que es mejor para
todos los dems elementos, excepto posiblemente la innovacin - en la que no parece importar.
En definitiva, las cosas liderazgo y conseguir que se hagan son las dos actividades en las que casi
no hay apoyo para que puedan llevarse a cabo en la comisin.
Cabe destacar que estos son slo opiniones y con frecuencia hay espacio para el enfoque
alternativo. Sin embargo, el consenso indica claramente que la accin individual es ms eficaz que
la accin de grupo.
Si una reunin se sugiere preguntar:
-Es realmente necesario?
, Cmo puede ser utilizada para ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo?
- Cmo puede ser manejada de tal forma de no perder el tiempo?
Una cita para recordar

Ley de Parkinson de los estados trivialidad: el tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda
ser inversamente proporcional a la suma en cuestin.

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6-Colectiva de decisiones reuniones

El primer curso de accin es el ms rpido, pero el menos consultivo, el cuarto es el ms

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7-Pensamiento creativo reuniones

17,2 sacar el mximo partido de las reuniones

- Decidir qu la reunin que se necesita

Si usted es un participante en una reunin, usted debe:

ello, la preparacin de "documento informativo del Presidente" es invaluable, y el secretario debe

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Las reuniones pueden llevar a un compromiso insatisfactorio

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