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LISTA DE CHEQUEO SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD EDUCATIVA (NORMAS NTC-GP 1000:2009 E ISO 9001-2008)
TRD
310-101-203
CDIGO
TO-GQ-R-18
GESTIN O PROGRAMA
VERSIN
1.0
FECHA
15/11/2012
ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
LUGAR DE LA AUDITORIA
Tesorera
PAGINAS
1 de 12
Autonoma para la
Excelencia
EQUIPO AUDITOR
Auditor Lder: Lic. Mara Cristina Fajardo Rectora (E)
Auditor: Lic. Gustavo Gonzlez
OBSERVADORES O ACOMPAANTES
Lic. Mara del Carmen Snchez
Lic. Margory Duque
FECHA DE LA AUDITORIA
30
09
2014
HALLAZGO
ASPECTOS A EVALUAR
1. Planeacin y Divulgacin:
Definir aspectos como: cronograma, requisitos, documentacin a entregar y poder as
realizar la respectiva divulgacin.
Determinar los criterios para la admisin de los estudiantes a la Institucin Educativa.
Dentro del cronograma de admisin se establecen tambin las fechas para la
realizacin de las matrculas.
2. Inscripcin:
El proceso de inscripcin es un proceso continuo que se inicia segn lo disponga la
Secretara de Educacin Municipal y cuya fecha lmite de cierre se realiza cuando se
alcanza el nmero de cupos ofrecidos. Por ello, habr inscripciones desde grado
cero a grado undcimo.
REQUISITO /
CRITERIO
5.4
7.1
EVIDENCIA OBJETIVA
NO
CONFOR OBSERVAC
CONFOR
ME
IN
ME
COMENTARIOS
Todo se encuentra
debidamente registrado,
foliado, documentado y
archivado.
ASPECTOS A EVALUAR
CDIGO
TO-GQ-R-18
REQUISITO /
CRITERIO
VERSIN
1.0
FECHA
15/11/2012
PAGINAS
2 de 12
EVIDENCIA OBJETIVA
HALLAZGO
7.1
7.1
5. Matrcula
Legalizar la matrcula financiera mediante el registro del recibo del banco en la
pagadura, la acadmica con la firma de la ficha de matrcula y el acto de
corresponsabilidad de su permanencia.
6.1
Autonoma para la
Excelencia
COMENTARIOS
Cuando se matriculan
estudiantes provenientes
de otras Instituciones
tambin se les solicita el
observador del
estudiante, aunque su no
presentacin no le impide
ser matriculado.
Igualmente si el
estudiante es o ha sido
vctima del conflicto
Colombiano se solicita el
debido reconocimiento de
la entidad certificada para
el caso.
Es necesario crear un
documento donde se le
entreguen a los padres de
familia los requerimientos
para que quede evidencia
objetiva sobre el
conocimiento que el
padre de familia debe
tener del compromiso que
se adquiere con la
Institucin.
Por la gratuidad en la
Institucin educativa no
se hace ningn cobro.
CDIGO
TO-GQ-R-18
REQUISITO /
CRITERIO
ASPECTOS A EVALUAR
VERSIN
1.0
FECHA
15/11/2012
PAGINAS
3 de 12
EVIDENCIA OBJETIVA
HALLAZGO
Autonoma para la
Excelencia
COMENTARIOS
6. Registro de matrcula.
Se registra en el software acadmico los estudiantes matriculados para cada uno de
los grados.
Durante el ao lectivo se hace entrega de boletines de calificaciones al finalizar cada
periodo y se demuestra el rendimiento acadmico de cada uno de los Educandos. El
suministro de la papelera respectiva se ejecuta con recursos propios y est registrada
en la oficina de gestin financiera.
7. Retiro estudiantes:
En caso de un retiro voluntario el representante legal del estudiante se presenta a la
Institucin educativa e informa la decisin tomada.
Se verifica en la tesorera que el estudiante no tenga asuntos pendientes con ninguna
instancia de la Institucin y se procede a emitir el paz y salvo.
En la secretara se diligencia la informacin del retiro en el libro respectivo.
Se realiza la devolucin de los documentos propiedad del estudiante.
En caso de retiro forzoso se emite la respectiva Resolucin de Rectora.
Fecha:
30
09
2014
Hora Final:
7.2
7.2
3:30 pm
Lugar:
Firma
Auditados:
CDIGO
TO-GQ-R-18
GESTIN O PROGRAMA
VERSIN
1.0
FECHA
15/11/2012
PAGINAS
4 de 12
ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
LUGAR DE LA AUDITORIA
Tesorera
Autonoma para la
Excelencia
EQUIPO AUDITOR
Auditor Lder: Lic. Mara Cristina Fajardo Rectora (E)
Auditor: Lic. Gustavo Gonzlez
OBSERVADORES O ACOMPAANTES
Lic. Mara del Carmen Snchez
Lic. Margory Duque
FECHA DE LA AUDITORIA
30
09
2014
HALLAZGO
ASPECTOS A EVALUAR
REQUISITO /
CRITERIO
8.2
6.2
6.2
6.2
6.2
EVIDENCIA OBJETIVA
Se sigue la orientacin de la
gua de evaluacin del MEN.
Se
elaboran
y
aplican
formatos de evaluacin.
Hay listas de chequeo.
Se lleva una hoja de vida de
cada docente de la Institucin,
la
cual
se
archiva
debidamente.
Se cre una matriz de talento
humano.
Hay
Matriz
de
Talento
Humano Institucional
Los docentes cuando se
especializan, hacen maestra
o certifican un mejoramiento
en sus competencias lo
comunican a la rectora para
hacer
la
correspondiente
actualizacin.
Se aplica una encuesta de
necesidades y expectativas.
Se
solicita
informe
de
necesidades
por
departamentos de reas.
NO
CONFOR OBSERVAC
CONFOR
ME
IN
ME
COMENTARIOS
Se debe actualizar
la matriz de talento
humano.
Se debe actualizar
la matriz de talento
humano
Verificar la
actualizacin
Aplicar un
diagnstico ms
exhaustivo.
CDIGO
TO-GQ-R-18
VERSIN
1.0
FECHA
15/11/2012
PAGINAS
5 de 12
Autonoma para la
Excelencia
HALLAZGO
ASPECTOS A EVALUAR
REQUISITO /
CRITERIO
7.1
5.4
EVIDENCIA OBJETIVA
Se ha realizado induccin al
personal que ingresa a la
Institucin, por parte de la
coordinacin acadmica.
Se han aplicado encuestas
para
indagar
sobre
la
reformulacin del PEI a los
docentes y directivos, y se
han iniciado la apertura de
espacios
en
los
departamentos de rea para
discutir estos aspectos.
Hay actas de reunin de los
departamentos.
El programa de capacitacin
es
direccionado
por
la
secretaria
de
educacin
municipal. Sin embargo la
Rectora a travs de encuestas
consulta sobre necesidades
de capacitacin.
Los docentes asisten a
capacitacin, para ello la
rectora
convoca
por
circulares, donde la secretaria
de educacin ha asignado los
cupos correspondientes.
NO
CONFOR OBSERVAC
CONFOR
ME
IN
ME
COMENTARIOS
Verificar
existencia
plan.
de
la
un
Es necesario
elaborar un
verdadero plan de
capacitacin de
acuerdo con las
necesidades y
expectativas de los
docentes.
CDIGO
TO-GQ-R-18
VERSIN
1.0
FECHA
15/11/2012
PAGINAS
6 de 12
Autonoma para la
Excelencia
HALLAZGO
REQUISITO /
CRITERIO
ASPECTOS A EVALUAR
Fecha:
30
09
2014
Hora Final:
4:30 pm
Secretaria Acadmica
8.2
6.4
NO
CONFOR OBSERVAC
CONFOR
ME
IN
ME
Lugar:
EVIDENCIA OBJETIVA
COMENTARIOS
Np hay evidencia
de cmo se est
aplicando lo
recibido en la
capacitacin.
Es necesario que
hagan llegar
certificados de
asistencia y que se
programe la
resonancia de lo
aprendido en la
Institucin.
No existe un
programa de
Bienestar del
Talento Humano
Firma
Auditados:
CDIGO
TO-GQ-R-18
VERSIN
1.0
FECHA
15/11/2012
GESTIN O PROGRAMA
ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
LUGAR DE LA AUDITORIA
Tesorera
PAGINAS
7 de 12
Autonoma para la
Excelencia
EQUIPO AUDITOR
Auditor Lder: Lic. Mara Cristina Fajardo Rectora (E)
Auditor: Lic. Gustavo Gonzlez
OBSERVADORES O ACOMPAANTES
Lic. Mara del Carmen Snchez
Lic. Margory Duque
FECHA DE LA AUDITORIA
30
09
2014
HALLAZGO
ASPECTOS A EVALUAR
1.
REQUISITO /
CRITERIO
2.
Establecer y actualizar los requisitos y polticas para inscribir, evaluar y reevaluar los
proveedores
6.1
3.
4.
6.4
6.1
5.
6.
7.
6.4
6.1
6.2
EVIDENCIA OBJETIVA
Manual de compras
Comit de compras
Lineamientos en el manual de
calidad
Procedimiento de compras
Formatos
Hay matriz de evaluacin de
proveedores.
Hay procedimiento escrito para
establecer y actualizar los
requisitos
y
polticas
para
inscribir, evaluar y reevaluar los
proveedores
Existe un presupuesto anual.
Hay un plan de necesidades.
Hay un plan de compras y el
comit se rene por mes para
asignar
las
partidas
correspondientes.
Actas de reunin.
Soportes de tesorera.
Hay un formato de solicitud de
requerimientos.
Cotizaciones.
Ordenes de trabajo.
Hay contratos con las exigencias
de ley, menor cuanta.
Hay rdenes de trabajo o
servicio.
NO
CONFOR OBSERVAC
CONFOR
ME
IN
ME
COMENTARIOS
X
X
No se manejan
licitaciones
Todo se encuentra
debidamente
archivado y con los
soportes de Ley
correspondientes.
CDIGO
TO-GQ-R-18
VERSIN
1.0
FECHA
15/11/2012
PAGINAS
8 de 12
Autonoma para la
Excelencia
HALLAZGO
REQUISITO /
CRITERIO
ASPECTOS A EVALUAR
8.
Hacer la reunin del comit de compras para aprobacin de las solicitudes de pedidos
de compras y contratos del plan.
5.1
9.
Hacer autorizar de la rectora las compras menores, segn la norma vigente al respecto.
5.1
10. Recibir y verificar los pedidos y control de recepcin de las facturas (la pagadora o la
secretaria general en su ausencia)
6.1
11. Para autorizar el pago, Verificar el cumplimiento del objeto del contrato, evidencias de
su ejecucin y de los indicadores de resultados.
8.2
Fecha:
Lugar:
30
09
Pagadura
2014
Hora Final:
5:00 pm
8.2
8.2
EVIDENCIA OBJETIVA
NO
CONFOR OBSERVAC
CONFOR
ME
IN
ME
X
X
X
Firma
Auditados:
COMENTARIOS
CDIGO
TO-GQ-R-18
GESTIN O PROGRAMA
VERSIN
1.0
FECHA
15/11/2012
PAGINAS
9 de 12
ADMINISTRATIVA Y FIANANCIERA
LUGAR DE LA AUDITORIA
Tesorera
Autonoma para la
Excelencia
EQUIPO AUDITOR
Auditor Lder: Lic. Mara Cristina Fajardo Rectora (E)
Auditor : Lic. Gustavo Gonzlez
OBSERVADORES O ACOMPAANTES
Lic. Mara del Carmen Snchez
Lic. Margory Duque
FECHA DE LA AUDITORIA
HALLAZGO
ASPECTOS A EVALUAR
REQUISITO /
CRITERIO
EVIDENCIA OBJETIVA
Hay un plan de mantenimiento
preventivo.
Hay formatos de solicitud,
estas son analizadas por el
comit de compras y consejo
directivo de la institucin.
NO
CONFOR OBSERVAC
CONFOR
ME
IN
ME
COMENTARIOS
6.2
6.2
6.2
8.2
Crear un formato de
seguimiento o acta
de entrega a
satisfaccin.
8.3
Revisar matriz de
evaluacin.
6.4
Se ejecutan actividades de
embellecimiento por parte del
proyecto PRAES o ambiental.
6.4
Incorporar
proyectos al
presupuesto de la
institucin
Fecha:
30
09
2014
Hora Final:
CDIGO
TO-GQ-R-18
5:30 pm
pagadura
FECHA
15/11/2012
PAGINAS
10 de 12
Autonoma para la
Excelencia
Lugar:
VERSIN
1.0
Firma
Auditados:
CDIGO
TO-GQ-R-18
VERSIN
1.0
GESTIN O PROGRAMA
FECHA
15/11/2012
PAGINAS
11 de 12
ADMINISTRATIVA Y FIANANCIERA
EQUIPO AUDITOR
Auditor Lder: Lic. Mara Cristina Fajardo Rectora (E)
Auditor: Lic. Gustavo Gonzlez
OBSERVADORES O ACOMPAANTES
Lic. Mara del Carmen Snchez
Lic. Margory Duque
FECHA DE LA AUDITORIA
30
09
2014
PROCEDIMIENTO DE PRESUPUESTAL
LUGAR DE LA AUDITORIA
Tesorera
Autonoma para la
Excelencia
HALLAZGO
ASPECTOS A EVALUAR
REQUISITO /
CRITERIO
5.4
7.4
7.4
6.4
5. Aplicar en cada uno de los gastos los descuentos de Ley y otros de acuerdo a
ordenanzas y acuerdos.
5.4
5.4
NO
CONFOR OBSERVAC
CONFOR
ME
IN
ME
EVIDENCIA OBJETIVA
Norma presupuestal.
Parmetros de Ley.
Direccionamiento
Contralora.
DIAN,
Existe
una
ejecucin
presupuestal.
Hay conciliaciones bancarias.
Informe del pagador.
Hay
ejecucin
del
presupuesto.
Informe del pagador.
Hay control a la ejecucin del
presupuesto.
Acta de reunin del comit.
Aplicacin de todos los
descuentos de Ley, en la
liquidacin
de pagos
e
informes de bancos.
Liquidacin del presupuesto y
balance contable.
Autorizacin consejo directivo.
Informe del balance contable.
8.2
8.2
Informe
contador
del
pagador
X
X
COMENTARIOS
Fecha:
30
09
2014
Hora Final:
CDIGO
TO-GQ-R-18
6:00 pm
Pagadura
FECHA
15/11/2012
PAGINAS
12 de 12
Autonoma para la
Excelencia
Lugar:
VERSIN
1.0
Firma
Auditados: