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INSTITUCIN EDUCATIVA TCNICA OCCIDENTE

LISTA DE CHEQUEO SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD EDUCATIVA (NORMAS NTC-GP 1000:2009 E ISO 9001-2008)
TRD
310-101-203

CDIGO
TO-GQ-R-18

GESTIN O PROGRAMA

VERSIN
1.0

FECHA
15/11/2012

ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

NOMBRE DEL PROCESO / ACTIVIDAD A AUDITAR

PROCEDIMIENTO DE ADMISIONES Y MATRICULAS

RESPONSABLE DEL PROCESO / ACTIVIDAD A AUDITAR

Dr. Hugo Bruzn Pagador


Mara Liseth Barbosa Secretaria Acadmica

LUGAR DE LA AUDITORIA

Tesorera

PAGINAS
1 de 12

Autonoma para la
Excelencia

EQUIPO AUDITOR
Auditor Lder: Lic. Mara Cristina Fajardo Rectora (E)
Auditor: Lic. Gustavo Gonzlez
OBSERVADORES O ACOMPAANTES
Lic. Mara del Carmen Snchez
Lic. Margory Duque
FECHA DE LA AUDITORIA
30
09
2014
HALLAZGO

ASPECTOS A EVALUAR

1. Planeacin y Divulgacin:
Definir aspectos como: cronograma, requisitos, documentacin a entregar y poder as
realizar la respectiva divulgacin.
Determinar los criterios para la admisin de los estudiantes a la Institucin Educativa.
Dentro del cronograma de admisin se establecen tambin las fechas para la
realizacin de las matrculas.

2. Inscripcin:
El proceso de inscripcin es un proceso continuo que se inicia segn lo disponga la
Secretara de Educacin Municipal y cuya fecha lmite de cierre se realiza cuando se
alcanza el nmero de cupos ofrecidos. Por ello, habr inscripciones desde grado
cero a grado undcimo.

REQUISITO /
CRITERIO

5.4

7.1

EVIDENCIA OBJETIVA

Hay un manual de calidad.


Se elaboran plan operativo.
Existe una resolucin rectoral.
Hay lineamientos en el PEI.
Hay documento orientador de la
secretaria
de
educacin
municipal.
Hay resolucin de la secretaria
de educacin municipal que
orienta el proceso.
La
Institucin
adopta
las
orientaciones de la secretaria de
educacin municipal y fija los
parmetros para el proceso de
inscripcin a travs de una
resolucin de la rectora, la cual
es divulgada a travs de
diferentes medios. (boletines,
reunin de padres, carteleras,
entre otros)

NO
CONFOR OBSERVAC
CONFOR
ME
IN
ME

COMENTARIOS

Todo se encuentra
debidamente registrado,
foliado, documentado y
archivado.

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ASPECTOS A EVALUAR

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REQUISITO /
CRITERIO

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EVIDENCIA OBJETIVA

HALLAZGO

3. Matricula y recepcin de documentos


En las fechas establecidas se reciben y verifican los documentos necesarios para la
legalizacin de la matrcula.
En el caso excepcionales que la documentacin no est completa, la institucin
definir los parmetros y tiempos para completarla.
Documentos solicitados: Registro civil de nacimiento, fotocopia ampliada de la tarjeta
de identidad, Una foto actualizada tamao carne, fotocopia ampliada del carn de la
EPS o SISBEN, certificado (desde 5) de todos y cada uno de los aos cursados
anteriores al que aspira ingresar (slo para los estudiantes de bachillerato), para
primaria solo se les solicita el del ltimo grado cursado.
Los estudiantes antiguos diligenciar la pre matricula en las fechas establecidas por la
SEM.

7.1

4. Entrega de documentos para la matrcula:


Entregar a los estudiantes y aspirante admitidos los recibos de pago de matrcula (si
hubiere razn para ello) y la documentacin que se debe diligenciar para la
legalizacin de la matrcula.

7.1

5. Matrcula
Legalizar la matrcula financiera mediante el registro del recibo del banco en la
pagadura, la acadmica con la firma de la ficha de matrcula y el acto de
corresponsabilidad de su permanencia.

6.1

Para el proceso de matrcula se


fijaron lineamientos desde el PEI,
el Pacto de Convivencia.
Se elabora la correspondiente
hoja de vida del estudiante.
Se abre una carpeta para el
estudiante.
Se registra el proceso en el libro
de matrculas.
Todo
estudiante
tiene
su
correspondiente
ficha
de
matrcula.

Hay un libro de registro de


matrcula.
No se paga ningn dinero por
costos
educativos
por
la
gratuidad.
Para estudiantes nuevos se le
dan a conocer los requisitos para
la matrcula.

Se firma la ficha de matrcula y el


protocolo correspondiente al acto
de corresponsabilidad.

Autonoma para la
Excelencia

COMENTARIOS

Cuando se matriculan
estudiantes provenientes
de otras Instituciones
tambin se les solicita el
observador del
estudiante, aunque su no
presentacin no le impide
ser matriculado.
Igualmente si el
estudiante es o ha sido
vctima del conflicto
Colombiano se solicita el
debido reconocimiento de
la entidad certificada para
el caso.

Es necesario crear un
documento donde se le
entreguen a los padres de
familia los requerimientos
para que quede evidencia
objetiva sobre el
conocimiento que el
padre de familia debe
tener del compromiso que
se adquiere con la
Institucin.

Por la gratuidad en la
Institucin educativa no
se hace ningn cobro.

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REQUISITO /
CRITERIO

ASPECTOS A EVALUAR

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EVIDENCIA OBJETIVA

HALLAZGO

Autonoma para la
Excelencia

COMENTARIOS

Hay un software acadmico de

6. Registro de matrcula.
Se registra en el software acadmico los estudiantes matriculados para cada uno de
los grados.
Durante el ao lectivo se hace entrega de boletines de calificaciones al finalizar cada
periodo y se demuestra el rendimiento acadmico de cada uno de los Educandos. El
suministro de la papelera respectiva se ejecuta con recursos propios y est registrada
en la oficina de gestin financiera.

7. Retiro estudiantes:
En caso de un retiro voluntario el representante legal del estudiante se presenta a la
Institucin educativa e informa la decisin tomada.
Se verifica en la tesorera que el estudiante no tenga asuntos pendientes con ninguna
instancia de la Institucin y se procede a emitir el paz y salvo.
En la secretara se diligencia la informacin del retiro en el libro respectivo.
Se realiza la devolucin de los documentos propiedad del estudiante.
En caso de retiro forzoso se emite la respectiva Resolucin de Rectora.

Fecha:

30

09

2014

Hora Final:

7.2

7.2

3:30 pm

Secretaria Acadmica de la Institucin.

En la Institucin todos los


gastos por todo concepto
se ejecutan con recursos
propios.

Se solicita al padre de familia que


explique el motivo del retiro y se
le hace firmar un formato interno.
Se hace el retiro del SIMAT y del
libro de matrculas.
Se entregan documentos de su
hoja de vida.
Se entrega paz y salvo.

En caso de retiro forzoso se


emite la respectiva Resolucin
de Rectora.

Mara Liseth Barbosa Secretaria Acadmica

Gustavo Adolfo Gonzlez Cruz


Firman
Auditores

Lugar:

los estudiantes matriculados


actualizado
permanentemente.
Hay entrega de boletines al
finalizar cada fase acadmica.
Todo lo concerniente a
suministro de papelera se
adquiere con recursos propios
de la Institucin, sus soportes
quedan en la oficina de
tesorera.

Coordinadora. Mara del Carmen


Snchez
Coordinadora. Aleyda Tabares

Firma
Auditados:

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ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

NOMBRE DEL PROCESO / ACTIVIDAD A AUDITAR

PROCEDIMIENTO DE TALENTO HUMANO

RESPONSABLE DEL PROCESO / ACTIVIDAD A AUDITAR

Dr. Hugo Bruzn Pagador


Mara Liseth Barbosa Secretaria Acadmica

LUGAR DE LA AUDITORIA

Tesorera

Autonoma para la
Excelencia

EQUIPO AUDITOR
Auditor Lder: Lic. Mara Cristina Fajardo Rectora (E)
Auditor: Lic. Gustavo Gonzlez
OBSERVADORES O ACOMPAANTES
Lic. Mara del Carmen Snchez
Lic. Margory Duque
FECHA DE LA AUDITORIA
30
09
2014

HALLAZGO
ASPECTOS A EVALUAR

REQUISITO /
CRITERIO

1. Evaluacin del desempeo

8.2

2. Determinar y actualizar las competencias y perfiles de todos los cargos de la


IETO

6.2

3. Actualizar la Matriz de Talento Humano Institucional

6.2

4. Actualizacin de los registros de capacitacin del talento humano

6.2

5. Diagnosticar las necesidades del Talento humano por ao escolar

6.2

EVIDENCIA OBJETIVA
Se sigue la orientacin de la
gua de evaluacin del MEN.
Se
elaboran
y
aplican
formatos de evaluacin.
Hay listas de chequeo.
Se lleva una hoja de vida de
cada docente de la Institucin,
la
cual
se
archiva
debidamente.
Se cre una matriz de talento
humano.
Hay
Matriz
de
Talento
Humano Institucional
Los docentes cuando se
especializan, hacen maestra
o certifican un mejoramiento
en sus competencias lo
comunican a la rectora para
hacer
la
correspondiente
actualizacin.
Se aplica una encuesta de
necesidades y expectativas.
Se
solicita
informe
de
necesidades
por
departamentos de reas.

NO
CONFOR OBSERVAC
CONFOR
ME
IN
ME

COMENTARIOS

Se debe actualizar
la matriz de talento
humano.

Se debe actualizar
la matriz de talento
humano

Verificar la
actualizacin

Aplicar un
diagnstico ms
exhaustivo.

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Autonoma para la
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HALLAZGO
ASPECTOS A EVALUAR

6. Planeacin y Realizacin de induccin y re induccin a todo el personal

7. Elaboracin del plan de capacitacin

REQUISITO /
CRITERIO

7.1

5.4

EVIDENCIA OBJETIVA
Se ha realizado induccin al
personal que ingresa a la
Institucin, por parte de la
coordinacin acadmica.
Se han aplicado encuestas
para
indagar
sobre
la
reformulacin del PEI a los
docentes y directivos, y se
han iniciado la apertura de
espacios
en
los
departamentos de rea para
discutir estos aspectos.
Hay actas de reunin de los
departamentos.
El programa de capacitacin
es
direccionado
por
la
secretaria
de
educacin
municipal. Sin embargo la
Rectora a travs de encuestas
consulta sobre necesidades
de capacitacin.
Los docentes asisten a
capacitacin, para ello la
rectora
convoca
por
circulares, donde la secretaria
de educacin ha asignado los
cupos correspondientes.

NO
CONFOR OBSERVAC
CONFOR
ME
IN
ME

COMENTARIOS

Verificar
existencia
plan.

de

la
un

Es necesario
elaborar un
verdadero plan de
capacitacin de
acuerdo con las
necesidades y
expectativas de los
docentes.

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Autonoma para la
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HALLAZGO
REQUISITO /
CRITERIO

ASPECTOS A EVALUAR

8. Seguimiento a la aplicabilidad de las capacitaciones.

9. Elaboracin y actualizacin de un programa de Bienestar del Talento Humano.

Fecha:

30

09

2014

Hora Final:

4:30 pm

Secretaria Acadmica

8.2

Los docentes asisten a


capacitacin,
pero
no
evidencia de la aplicacin de
la
capacitacin
en
su
quehacer educativo.

6.4

Se cre un grupo de maestros


para encargarse de este
aspecto. (comit de bienestar)
Se
hacen
actividades
aisladas de bienestar de
talento
humano.
Aportes,
donaciones, celebracin da
del maestro entre otros. Pero
no hay un programa como tal.

NO
CONFOR OBSERVAC
CONFOR
ME
IN
ME

Gustavo Adolfo Gonzlez Cruz


Firman
Auditores

Lugar:

EVIDENCIA OBJETIVA

Coordinadora. Mara del Carmen


Snchez
Coordinadora. Aleyda Tabares

COMENTARIOS
Np hay evidencia
de cmo se est
aplicando lo
recibido en la
capacitacin.
Es necesario que
hagan llegar
certificados de
asistencia y que se
programe la
resonancia de lo
aprendido en la
Institucin.

No existe un
programa de
Bienestar del
Talento Humano

Mara Liseth Barbosa Secretaria Acadmica

Firma
Auditados:

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ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

NOMBRE DEL PROCESO / ACTIVIDAD A AUDITAR

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

RESPONSABLE DEL PROCESO / ACTIVIDAD A AUDITAR

Dr. Hugo Bruzn Pagador

LUGAR DE LA AUDITORIA

Tesorera

PAGINAS
7 de 12

Autonoma para la
Excelencia

EQUIPO AUDITOR
Auditor Lder: Lic. Mara Cristina Fajardo Rectora (E)
Auditor: Lic. Gustavo Gonzlez
OBSERVADORES O ACOMPAANTES
Lic. Mara del Carmen Snchez
Lic. Margory Duque
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09
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HALLAZGO

ASPECTOS A EVALUAR
1.

REQUISITO /
CRITERIO

Establecer y actualizar los parmetros de compras, suministros y contratacin de


servicios, segn las normas legales vigentes
6.1

2.

Establecer y actualizar los requisitos y polticas para inscribir, evaluar y reevaluar los
proveedores
6.1

3.
4.

Generar y actualizar el plan de necesidades anuales institucionales, por montos


mensuales en la planeacin del presupuesto del proyecto.
Generar y actualizar el plan de compras por los 4 periodos institucionales

6.4

6.1

5.
6.
7.

Recepcionar y clasificar los requerimientos recibidos por dependencia administrativa,


acadmica y de apoyo.
Hacer cotizaciones como mnimo 1 para menores cuantas, o una licitacin segn el
monto del contrato.
Hacer contratos para prestacin de servicios y Verificar los requisitos de ley

6.4
6.1

6.2

EVIDENCIA OBJETIVA
Manual de compras
Comit de compras
Lineamientos en el manual de
calidad
Procedimiento de compras
Formatos
Hay matriz de evaluacin de
proveedores.
Hay procedimiento escrito para
establecer y actualizar los
requisitos
y
polticas
para
inscribir, evaluar y reevaluar los
proveedores
Existe un presupuesto anual.
Hay un plan de necesidades.
Hay un plan de compras y el
comit se rene por mes para
asignar
las
partidas
correspondientes.
Actas de reunin.
Soportes de tesorera.
Hay un formato de solicitud de
requerimientos.
Cotizaciones.
Ordenes de trabajo.
Hay contratos con las exigencias
de ley, menor cuanta.
Hay rdenes de trabajo o
servicio.

NO
CONFOR OBSERVAC
CONFOR
ME
IN
ME

COMENTARIOS

X
X

No se manejan
licitaciones
Todo se encuentra
debidamente
archivado y con los
soportes de Ley
correspondientes.

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Autonoma para la
Excelencia

HALLAZGO
REQUISITO /
CRITERIO

ASPECTOS A EVALUAR
8.

Hacer la reunin del comit de compras para aprobacin de las solicitudes de pedidos
de compras y contratos del plan.
5.1

9.

Hacer autorizar de la rectora las compras menores, segn la norma vigente al respecto.
5.1

10. Recibir y verificar los pedidos y control de recepcin de las facturas (la pagadora o la
secretaria general en su ausencia)
6.1

11. Para autorizar el pago, Verificar el cumplimiento del objeto del contrato, evidencias de
su ejecucin y de los indicadores de resultados.
8.2

12. Actualizar los registros de krdex y de inventarios


4.2
13. Al finalizar cada periodo fiscal, elaborar los informes respectivos de norma
14. Realizar las reevaluaciones a proveedores en su eficiencia, calidad y cumplimiento

Fecha:
Lugar:

30

09

Pagadura

2014

Hora Final:

5:00 pm

8.2
8.2

EVIDENCIA OBJETIVA

NO
CONFOR OBSERVAC
CONFOR
ME
IN
ME

Hay pedidos internos.


Hay formato de solicitud de
requerimiento.
Actas de reunin comit de
compras.
Hay formato de autorizacin de
compra y/o servicio por la
rectora.
Hay documento de formato de
entrega y recibido de servicio o
compra.
Existe un archivo con carpetas
que soportan todo servicio y
compra que se hace en la
Institucin.
Hay documento donde se solicita
al proveedor o contratista el visto
bueno del funcionario de la
institucin encargado de certificar
el recibido a satisfaccin.
Existe un archivo.
Hay un inventario de la
institucin.
Hay informes de gestin y
rendicin de cuentas.
Hay formato de evaluacin de
proveedores y contratistas.

Coordinadora. Mara del Carmen


Snchez
Coordinadora. Aleyda Tabares

X
X
X

Dr. Hugo Bruzn Pagador

Gustavo Adolfo Gonzlez Cruz


Firman
Auditores

Firma
Auditados:

COMENTARIOS

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PAGINAS
9 de 12

ADMINISTRATIVA Y FIANANCIERA

NOMBRE DEL PROCESO / ACTIVIDAD A AUDITAR

PROCEDIMIENTO DE PLANTA FISICA Y RECURSOS

RESPONSABLE DEL PROCESO / ACTIVIDAD A AUDITAR

Dr. Hugo Bruzn Pagador

LUGAR DE LA AUDITORIA

Tesorera

Autonoma para la
Excelencia

EQUIPO AUDITOR
Auditor Lder: Lic. Mara Cristina Fajardo Rectora (E)
Auditor : Lic. Gustavo Gonzlez
OBSERVADORES O ACOMPAANTES
Lic. Mara del Carmen Snchez
Lic. Margory Duque
FECHA DE LA AUDITORIA
HALLAZGO

ASPECTOS A EVALUAR

REQUISITO /
CRITERIO

EVIDENCIA OBJETIVA
Hay un plan de mantenimiento
preventivo.
Hay formatos de solicitud,
estas son analizadas por el
comit de compras y consejo
directivo de la institucin.

NO
CONFOR OBSERVAC
CONFOR
ME
IN
ME

COMENTARIOS

1. Elaborar el plan de mantenimiento preventivo

6.2

2. Recibir y analizar las solicitudes de mantenimiento de instalaciones, muebles,


enseres y equipos

6.2

3. Ejecutar el plan de mantenimiento preventivo y atender las reparaciones,


mantenimiento y situaciones que imprevistamente se presentan.

6.2

Hay rdenes de trabajo.

8.2

Hay formato de comunicacin


interna

Crear un formato de
seguimiento o acta
de entrega a
satisfaccin.

8.3

No se otorga ningn pago sin


el visto bueno de la Rectora o
funcionario encargado de
evaluar el cumplimiento de la
actividad.
Hay matriz de evaluacin.
Hay acta de liquidacin.

Revisar matriz de
evaluacin.

6. Programas para la adecuacin y embellecimiento de la institucin

6.4

Se ejecutan actividades de
embellecimiento por parte del
proyecto PRAES o ambiental.

7. La adquisicin de los elementos o suministros necesarios se entregan en el


momento de las necesidades presentadas.

6.4

Hay actas de entrega.

4. Hacer seguimiento a la ejecucin del mantenimiento preventivo

5. Reportar el cumplimiento o incumplimiento de las actividades y calcular los


indicadores.

Incorporar
proyectos al
presupuesto de la
institucin

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Fecha:

30

09

2014

Hora Final:

CDIGO
TO-GQ-R-18

5:30 pm

pagadura

FECHA
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PAGINAS
10 de 12

Coordinadora. Mara del Carmen


Snchez
Coordinadora. Aleyda Tabares

Autonoma para la
Excelencia

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Gustavo Adolfo Gonzlez Cruz


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Auditores

Lugar:

VERSIN
1.0

Firma
Auditados:

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EQUIPO AUDITOR
Auditor Lder: Lic. Mara Cristina Fajardo Rectora (E)
Auditor: Lic. Gustavo Gonzlez
OBSERVADORES O ACOMPAANTES
Lic. Mara del Carmen Snchez
Lic. Margory Duque
FECHA DE LA AUDITORIA
30
09
2014

PROCEDIMIENTO DE PRESUPUESTAL

RESPONSABLE DEL PROCESO / ACTIVIDAD A AUDITAR

Dr. Hugo Bruzn Pagador

LUGAR DE LA AUDITORIA

Tesorera

Autonoma para la
Excelencia

HALLAZGO
ASPECTOS A EVALUAR

1. Establecer los requisitos de acuerdo a la norma vigente, para la ejecucin real


del presupuesto

REQUISITO /
CRITERIO

5.4

2. Se tiene en cuenta la relacin mes a mes de los ingresos

7.4

3. Distribucin de los recursos de Gratuidad y Recursos propios.

7.4

4. Establecer la prioridad de necesidades y la regulacin del presupuesto.

6.4

5. Aplicar en cada uno de los gastos los descuentos de Ley y otros de acuerdo a
ordenanzas y acuerdos.

5.4

6. Realizar las adiciones o traslados que se presenten durante los periodos


trimestrales.
7. Al finalizar el periodo anual se elaboran los consolidados de ingresos y
egresos.
8. Se preparan los informes presupuestales trimestral y anualmente.

5.4

NO
CONFOR OBSERVAC
CONFOR
ME
IN
ME

EVIDENCIA OBJETIVA
Norma presupuestal.
Parmetros de Ley.
Direccionamiento
Contralora.

DIAN,

Existe
una
ejecucin
presupuestal.
Hay conciliaciones bancarias.
Informe del pagador.
Hay
ejecucin
del
presupuesto.
Informe del pagador.
Hay control a la ejecucin del
presupuesto.
Acta de reunin del comit.
Aplicacin de todos los
descuentos de Ley, en la
liquidacin
de pagos
e
informes de bancos.
Liquidacin del presupuesto y
balance contable.
Autorizacin consejo directivo.
Informe del balance contable.

8.2

Informe del contador.

8.2

Informe
contador

del

pagador

X
X

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310-101-203

Fecha:

30

09

2014

Hora Final:

CDIGO
TO-GQ-R-18

6:00 pm

Pagadura

FECHA
15/11/2012

PAGINAS
12 de 12

Coordinadora. Mara del Carmen


Snchez
Coordinadora. Aleyda Tabares

Autonoma para la
Excelencia

Dr. Hugo Bruzn Pagador

Gustavo Adolfo Gonzlez Cruz


Firman
Auditores

Lugar:

VERSIN
1.0

Firma
Auditados:

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