Documentacion en Las Normas Iso 9000

DOCUMENTACION EN LAS NORMAS ISO 9000
INTRODUCCIN
Son mltiples las definiciones que podemos encontrar de este vocablo. Segn el diccionario es el valor
intrnseco de una cosa y valor relativo, resultante de compararla con otras de su misma categora. La norma
ISO 8402:1994 la define como "Conjunto de caractersticas de una entidad que le confieren su aptitud para
satisfacer las necesidades expresadas o implcitas".
Entre otras definiciones de uso comn podemos citar las siguientes:
- Cumplimiento de especificaciones.
- Adecuacin al uso.
- Conformidad con los requisitos.
- Satisfaccin del cliente.
- Conjunto de caractersticas del producto de marketing, ingeniera, fabricacin y mantenimiento a travs del
cual el producto en uso satisface las expectativas del cliente.
- Prdidas mnimas para la sociedad en la vida del producto.
- Calidad es lo que el cliente est dispuesto a pagar en funcin de lo que obtiene y valora.
De estas definiciones se extraen una serie de ideas esenciales:
La importancia del cliente, que tiene unas necesidades tanto explcitas como implcitas.
Que estas necesidades se traducen en unas especificaciones tcnicas que nuestro producto y/o servicio tiene
que cumplir para satisfacer dichas necesidades.
Que este proceso se debe conseguir a un coste ptimo.
La Gestin de la Calidad es el conjunto de actividades de la funcin general de la direccin que determina la
poltica de la calidad, los objetivos y las responsabilidades y se implanta por medios tales como la planificacin
de la calidad, el control de la calidad, el aseguramiento de la calidad y la mejora de la calidad.
CMO SE TRABAJA BAJO ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD?
Trabajar bajo aseguramiento de la calidad significa, en la prctica, introducir cinco disciplinas bsicas en la
organizacin:
Decir lo que hacemos
Necesitamos documentar nuestro compromiso con la calidad, nuestros procesos, actividades y tareas con
incidencia en ella y comunicarlos a todo el personal de la empresa. La experiencia demuestra que si no
podemos describir claramente nuestro trabajo, difcilmente podremos mejorarlo de forma consistente.
Hacer lo que decimos
La poltica y los procedimientos de trabajos no se documentan para que descansen en una repisa y se cubran
de polvo... Hay que utilizarlos como referencia en el da a da; hay que trabajar tal y como hemos dicho que lo
haremos.
Registrar lo que hicimos
Los registros de los resultados de las distintas operaciones nos permiten reconstruir la historia de un proceso,
producto o servicio, examinar la calidad de nuestra ejecucin e identificar las causas de los problemas.
Verificar
El siguiente paso es acudir de forma peridica y sistemtica a esos mismos registros para comparar lo que
dicen con nuestros propios objetivos. Estamos alcanzndolos? Y si no, por qu?
Actuar sobre la diferencia
Cuando detectemos un problema, existente o potencial, actuaremos sobre l. Investigaremos las causas y
registraremos el resultado de nuestra investigacin. Adoptaremos medidas para solucionarlo y para evitar que
se vuelva a repetir... y comprobaremos la eficacia de las medidas.
La herramienta ms conocida de gestin de la calidad es la familia de las ISO 9000, que se ha convertido en un
elemento indispensable para las empresas a la hora de alcanzar nuevos mercados y mejorar sus procesos
productivos, hacindolos ms rentables y eficaces. La obtencin de las ISO supone un prestigio aadido para la
empresa.
Es de destacar que no existe en la historia de la normalizacin una norma de tan amplia aceptacin, lo que
supone hablar un lenguaje comn como referencia a la Calidad en un mbito mundial facilitando las actividades
de certificacin y el intercambio internacional de productos.
En la actualidad se habla de 10000 empresas certificadas en Espaa, y en el mundo alrededor de 250000
empresas utilizando dicha norma, es decir, utilizando un lenguaje comn, que cada da los mercados imponen
ms.
LAS NORMAS ISO 9000
Es un modelo para definir las lneas bsicas de un sistema de calidad que se ha impuesto como estndar a
escala mundial. Dicho modelo fue desarrollado por la Organizacin Internacional de Normalizacin (ISO) y se
describe en las normas de la familia ISO 9000.
Las normas de la familia ISO 9000 son independientes de cualquier industria o sector econmico especficos. En
su conjunto, proporcionan guas para la gestin de la calidad y requisitos generales para el aseguramiento de la
calidad, describiendo qu elementos deberan comprender los sistemas de la calidad, pero no cmo una
organizacin especfica implanta estos elementos.
SERIE DE NORMAS ISO 9000.
Para poder reflejar los modernos enfoques de gestin y para mejorar las prcticas organizativas habituales se
ha encontrado muy til y necesario la introduccin de cambios estructurales en las normas a la vez que se
mantienen los requisitos esenciales de las normas vigentes.
La familia de Normas ISO 9000 vigente contiene una veintena de normas y documentos. Esta proliferacin de
normas ha constituido una especial preocupacin para los usuarios y clientes de las ISO 9000. Para responder a
esta preocupacin, el Comit ISO/TC 176 ha acordado que la familia de Normas ISO 9000 del ao 2000 est
constituida por cuatro normas bsicas complementadas con una serie de informes tcnicos. En la medida de lo
posible, los puntos clave de las 20 normas vigentes estarn integrados dentro de las cuatro normas bsicas, y
se tratarn las necesidades sectoriales a la vez que se mantendr la naturaleza genrica de las normas. Las
cuatro normas bsicas sern:
- ISO 9000: Sistemas de Gestin de la Calidad - Conceptos y Vocabulario
- ISO 9001: Sistemas de Gestin de la Calidad Requisitos
- ISO 9004: Sistemas de Gestin de la Calidad Directrices
- ISO 10011: Directrices para Auditar Sistemas de la Calidad
En las nuevas revisiones de las normas habr una nica norma de Requisitos del Sistema de Gestin de la
Calidad (ISO 9001) que ser aplicable a todas las organizaciones, productos y servicios, y reemplazar a las
tres normas de Aseguramiento de la Calidad (ISO 9001, 9002 y 9003) vigentes en la actualidad en su versin
de 1994.
La norma ISO 9000 integra el vocabulario revisado de la ISO 8402:1994, y los conceptos desarrollados en la
norma ISO 9000-1:1994
La norma ISO 9001 ser utilizada para la certificacin de Sistemas de Gestin de la Calidad y tambin podr ser
la base de acuerdos contractuales. La adaptacin de los requisitos de la norma ISO 9001 estar permitida para
omitir requisitos que no apliquen a una organizacin. La adaptacin podra ser realizada por aquellas
organizaciones que en la actualidad buscaran la certificacin segn las normas ISO 9002 ISO 9003.
La norma ISO 9004 ser la norma gua del Sistema de Gestin de la Calidad. Esta norma est diseada para ir
ms all de los requisitos de la gestin de la calidad hacia una aproximacin a la gestin de la calidad en busca
de la excelencia organizativa y de los beneficios de las partes interesadas. Esta norma queda por tanto como
una norma de recomendaciones, no utilizable en el marco contractual. Sin embargo, el texto de esta norma
tambin podr servir de base para la autoevaluacin.
Respecto a la norma ISO 10011 todava no est disponible su versin revisada.
QU CLASE DE DOCUMENTACIN REQUIERE UN SISTEMA ISO 9000?
ISO 9000 requiere que la empresa documente lo que hace. La documentacin que se requiere se divide en
cuatro tipos:
Manual de calidad
Describe en lneas generales el sistema de aseguramiento de la calidad implantado.
Procedimientos
Describen los procesos y actividades generales del sistema. Los procedimientos describen lo que se hace:
dnde, cundo, por qu, por quin y cmo.
Instrucciones de trabajo
Describen requisitos de actuacin especficos de una tarea o puesto de trabajo, como la reparacin de un
equipo.
Registros
Los registros son los documentos que "prueban" que nuestro sistema est haciendo lo que l dice que hace.
Incluye archivos, especificaciones tcnicas, planos y otros.
Poltica de Calidad segn ISO 9001:2008

La poltica de la calidad (apartado 5.3 de norma ISO 9001:2008) es el documento base
para la implementacin de un sistema de gestin de la calidad, marcar las directrices
generales para la planificacin del sistema y orientar a toda la organizacin hacia la
satisfaccin del cliente. (Ver vdeo sobre la poltica de la calidad).
Qu factores han de tenerse en cuenta

para la redaccin de la poltica de la calidad?
ISO 9001:2008: la propia norma establece la necesidad de incluir los compromisos

de cumplir con los requisitos de los clientes y de mejorar continuamente la eficacia del
sistema de gestin.
Cliente: gestionar la calidad es gestionar la satisfaccin del cliente, en la poltica

podran incluirse directrices de comportamiento que incidan directamente en la satisfaccin
del cliente, por ejemplo la reduccin de los plazos de entrega o mejorar la atencin personal
del cliente.
Mercado: es posible tener en cuenta el comportamiento y/o los eslganes de

empresas competidoras
Empresa: la poltica debe alinearse con la realidad de la propia organizacin, no

estableciendo directrices ajenas a la misma o imposibles de cumplir. Tambin debe tenerse
en cuenta que la poltica debe ser entendida por todo el personal de la organizacin, por lo
tanto, el vocabulario y las expresiones usadas deben ser los adecuados al nivel de los
empleados.
Qu beneficios obtengo con el establecimiento de la poltica de la calidad?
Objetivos. La poltica es la base para el establecimiento de los objetivos de la

calidad de la organizacin, los objetivos son la interpretacin prctica de las directrices
expresadas en la poltica.
Sensibilizacin del personal: La poltica debe ser entendida y asumida por todo el
personal, de tal modo que se encaucen los esfuerzos e ideas con las directrices de la poltica
Establecimiento del sistema: los procesos del sistema se enfocan a dar

cumplimiento a la poltica, esta marca las pautas generales sobre los aspectos bsicos a
tener en cuenta
RESUMEN.
El sistema de gestin de la calidad tiene su soporte en el sistema documental, por lo que ste tiene una
importancia vital en el logro de la calidad, que no es ms que la satisfaccin de las necesidades de
los clientes.
Existen varias metodologas para la implementacin de sistemas de gestin de la calidad, y todas
coinciden en considerar como una de sus etapas la elaboracin de la documentacin, pero no se trata con
profundidad el tema de cmo lograr el funcionamiento eficaz del sistema documental y
qu procesos implica. Es por ello que se realiz este trabajo, con el objetivo de elaborar
una metodologa para implementar un sistema documental que cumpla con los requerimientos de
las normas ISO 9000:2000 y sirva de referencia a cualquier organizacin que se encuentre enfrascada en
esta compleja tarea.
Aplicando el enfoque de procesos se logr caracterizar los procesos de la documentacin y proponer los
pasos necesarios para implementar el sistema documental que sirva de base al sistema de gestin de la
calidad en cualquier tipo de organizacin.
INTRODUCCIN
La calidad se ha convertido en el mundo globalizado de hoy, en una necesidad insoslayable para
permanecer en el mercado. Por ello los sistemas de gestin de la calidad basados en las normas ISO
9000, que reflejan el consenso internacional en este tema, han cobrado una gran popularidad, y
muchas organizaciones se han decidido a tomar el camino de implantarlo.
Cuba no est ajena a este proceso. La desaparicin de los mercados tradicionales ha forzado al pas a
tratar de introducir sus productos y servicios en el mercado internacional, lo que ha convertido en un
imperativo para muchas empresas la implementacin de sistemas de gestin de la calidad. De hecho, en
el 2002, 90 empresas cubanas ya cuentan con sistemas de gestin de la calidad certificados, con una
tendencia a un aumento de la cifra al avanzar el proceso de Perfeccionamiento Empresarial.
La documentacin es el soporte del sistema de gestin de la calidad, pues en ella se plasman no slo las
formas de operar de la organizacin sino toda la informacin que permite el desarrollo de todos los
procesos y la toma de decisiones.
Existen diversos metodologas para la implementacin de sistemas de gestin de la calidad, y en todas
sus autores coinciden en considerar a la elaboracin de la documentacin como una etapa importante,
pero existe una tendencia a reducir el enfoque de esta cuestin a ofrecer algunos consejos para la
elaboracin de documentos ( fundamentalmente del Manual de Calidad y los procedimientos), cuando no
se trata slo de confeccionarlos sino de garantizar que el sistema documental funcione como tal y pase a
ser una herramienta eficaz para la administracin de los procesos.
Por ello, este trabajo tiene como objetivo ofrecer una metodologa para implementar un sistema
documental que cumpla con los requisitos de las normas ISO 9000:2000, y pueda ser aplicada por los
especialistas de calidad de cualquier organizacin que se enfrente a la compleja tarea de establecer un
sistema de gestin de la calidad.
DESARROLLO
La metodologa que se propone cuenta con seis etapas y se describe de manera general en el siguiente
esquema:
Para ver el grfico seleccione la opcin "Descargar"
ETAPA 1. Determinacin de las necesidades de documentacin.
Objetivo: Determinar los tipos de documentos que deben existir en la organizacin para garantizar que los
procesos se lleven a cabo bajo condiciones controladas.
Tareas:
1. Estudiar en las normas ISO 9000 los elementos de la documentacin aplicables a la organizacin.
La versin del ao 2000 de las normas ISO 9000 dan la posibilidad de aplicar el sentido comn y decidir
de acuerdo con las caractersticas de la organizacin en cuanto a tamao, tipo de actividad que realiza,
complejidad de los procesos y sus interacciones, y la competencia del personal, la extensin de la
documentacin del sistema de gestin de la calidad. No obstante exigen la existencia de los siguientes
documentos:
Declaraciones documentadas de una poltica de calidad y objetivos de la calidad.
Manual de Calidad.
Procedimientos documentados para:
Control de documentos.
Control de los registros de calidad.
Auditoras internas.
Control de productos no conformes.
Acciones correctivas.
Acciones preventivas.
Los documentos requeridos por la organizacin para asegurar el control, funcionamiento
y planificacin efectivos de sus procesos.
Registros para:
Revisiones efectuadas por la direccin al sistema de gestin de la calidad
Educacin, formacin, habilidades y experiencia del personal.
Procesos de realizacin del producto y cumplimiento de los requisitos del producto.
Revisin de los requisitos relacionados con el producto.
Elementos de entrada del diseo y desarrollo.
Resultados de la verificacin del diseo y desarrollo.
Resultados de la validacin del diseo y desarrollo.
Control de cambios del diseo y desarrollo.
Evaluacin de proveedores.
Control de los equipos de medicin y seguimiento cuando no existen patrones nacionales o
internacionales.
Resultados de la verificacin y calibracin de los instrumentos de medicin.
Auditoras internas.
Autoridad responsable de la puesta en uso del producto.
Tratamiento de las no conformidades.
Acciones correctivas.
Acciones preventivas.
1.
2.
3.
Cada sector establece determinadas regulaciones que deben ser cumplidas para garantizar la
uniformidad de los productos y servicios que oferten sus organizaciones y el cumplimiento de los
requisitos legales que impone el estado como representante de los intereses de la sociedad en su
conjunto. Podemos citar por ejemplo en el sector farmacutico las Buenas Prcticas
de Produccin Farmacutica, en el sector de la Salud, las Buenas Prcticas de Laboratorio Clnico,
en el sector del software las normas ISO SPICE y el modelo de evaluacin CMM, entre otros. Es por
ello que la documentacin del sistema de calidad debe armonizar los requisitos de las ISO que son
genricos, con los requisitos especficos del sector en que se desenvuelve la organizacin.
Estudiar las regulaciones especficas del sector en que se desenvuelve la organizacin para
determinar los documentos que deben responder al cumplimiento de estos requisitos legales.
Determinar los tipos de documentos que deben existir y sus requisitos.
Con los resultados de las tareas anteriores se deben decidir cules son los tipos de documentos que
deben existir en la organizacin para cumplir con los requisitos de las normas ISO 9000 y de las
regulaciones propias del sector. As tenemos que usualmente las organizaciones tendrn que contar con:
Manual de Calidad
Manuales de Procedimientos
Procedimientos generales y especficos
Registros
Planes de Calidad
Especificaciones
Adems podrn existir otros documentos como:

Planes de inspeccin y ensayo.
Expedientes maestros de los productos
Informes
Planos
Dibujos, esquemas
Etiquetas
Certificados
Prospectos
Reglamentos
Facturas
Tarjetas de almacenamiento
Modelos
Instrucciones
Estos documentos pueden ser tiles para obtener los resultados que la organizacin desea en materia de
gestin de la calidad.
Etapa 2. Diagnstico de la situacin de la documentacin en la organizacin.
Objetivo: Conocer la situacin de la documentacin en la organizacin comparando lo que existe con las
necesidades determinadas en la etapa anterior.
Tareas:
1. Al elaborar la gua se deben tener en cuenta las necesidades de documentacin determinadas en la
etapa anterior as como los requisitos que debe cumplir la documentacin.
En este caso se elabor un cuestionario organizado por requisito de la norma ISO 9001:2000,
teniendo en cuenta adems los requisitos de la documentacin de calidad encontrados en
la bibliografa consultada.
2. Elaborar la gua para el diagnstico
3.
Para la ejecucin del diagnstico se debe utilizar la gua y aplicar tcnicas como la observacin,
la entrevista y la revisin de documentos. Se debe determinar la existencia o no de los documentos,
en qu medida cumplen con los requisitos establecidos para la documentacin y si estn siendo
utilizados adecuadamente.
Ejecutar el diagnstico.
4.
Elaborar y presentar el informe de diagnstico.
El informe debe contener los documentos existentes por proceso, su adecuacin o no a los requisitos y su
utilizacin correcta o no, de acuerdo con los resultados del diagnstico. Debe presentarse a la alta
direccin.
Etapa 3.Diseo del sistema documental.
Objetivo: Establecer todos los elementos generales necesarios para la elaboracin del Sistema
Documental.
Tareas:
1. Para realizar esta tarea se debe clasificar la documentacin y definir su jerarqua utilizando un criterio
nico. Usualmente se utiliza el criterio de la pirmide que aparece en la ISO 10013:94, donde se
ubica en el nivel ms alto el Manual de Calidad, en el segundo nivel los procedimientos y en el tercer
nivel instrucciones, registros, especificaciones y otros documentos. Otro criterio es el que clasifica los
documentos regulatorios en tres niveles: el primero donde se encuentra el Manual de Calidad, el
segundo donde se encuentran los procedimientos generales y el tercero donde se encuentran los
procedimientos especficos, especificaciones, y otros documentos. Los registros al no ser
documentos regulatorios no entran dentro de esta clasificacin. Ambos criterios no ubican en
ningn lugar dentro de la jerarqua la documentacin regulatoria de procedencia externa (ejemplo:
Normas ISO 9000, Normas Cubanas aplicables a la entidad especfica ) pero estos documentos
tambin deben ser controlados.
2. Definir la jerarqua de la documentacin.
3.
4.
La elaboracin de la documentacin es una buena oportunidad de involucrar a todo el personal en el

sistema de gestin de la calidad, por lo que debe ser desplegada por toda la organizacin de acuerdo
con los niveles jerrquicos establecidos en el paso anterior y la estructura organizativa existente. As,
el Manual de Calidad, que es el documento de mayor nivel jerrquico, debe ser elaborado por
un grupo de personas de diferentes reas conducido por un representante de la direccin
con autoridad definida para tomar las decisiones relativas al sistema de gestin de la calidad. Los
procedimientos generales deben ser elaborados por personal de los mandos intermedios y los
procedimientos especficos, especificaciones, registros, etc por el personal que los utilizar
posteriormente.
Definir autoridad y responsabilidad para la elaboracin de la documentacin a cada nivel.
Definir estructura y formato del Manual de Calidad.
El grupo de personas designadas para elaborar el Manual de Calidad deben definir sobre la base de las
normas ISO 9001 y 9004, la estructura y formato del Manual de Calidad, teniendo en cuenta las
exclusiones permisibles. Esta estructura contar con las siguientes partes:
Titulo
Resumen acerca del manual
Tabla de contenido
Breve descripcin de la organizacin
Alcance (incluyendo toda exclusin permisible)
Trminos y definiciones
Sistema de Gestin de la Calidad
o
o
o
o
Responsabilidad de la direccin
Gestin de recursos
Materializacin del producto
Medicin, anlisis y mejora.
El formato del manual debe tener en cuenta el cumplimiento de los requisitos establecidos para la
documentacin y facilitar su consulta y actualizacin.
1. Determinar los procesos de la documentacin.
Para determinar los procesos de la documentacin proponemos auxiliarse del siguiente enfoque que los
desagrega en dos procesos generales:
Gestin de la documentacin tcnica

Utilizacin de la documentacin
Se desagregaron estos procesos generales en sus procesos especficos

Gestin de la documentacin tcnica:
Para ver el grfico seleccione la opcin "Descargar" del men superior

Utilizacin de la documentacin

Estos procesos especficos se desagregan a su vez en procesos unitarios y se determinan las entradas y
salidas de cada uno de ellos:
Planificacin de la elaboracin
Entradas: informacin sobre la necesidad de documentacin y la posibilidad real de satisfacer esta

necesidad.
Salidas: Plan de elaboracin de documentos
Procesos unitarios:
Para ver el grfico seleccione la opcin "Descargar"
Elaboracin
Entradas: Plan de elaboracin de documentos

Salidas: Proyecto de documento
Revisin
Entradas: Proyecto de documento

Salidas: Proyecto de documento corregido y listo para aprobar.
Aprobacin
Entradas: Proyecto de documento revisado
Salidas: Documento aprobado

Identificacin:
Entradas: Documento aprobado

Salidas: Documento identificado con un cdigo
Reproduccin
Entradas: Documento aprobado e identificado

Salidas: Documento reproducido en el nmero de copias necesarias
Distribucin
Entradas: documento a distribuir

Salidas: documento distribuido en las reas
Archivo
Entradas: documento a archivar

Salidas: documento archivado
Comprobacin
Entradas: Documento vigente

Salidas: Documento comprobado
Modificacin
Entradas: documento vigente

Salidas: documento modificado
Derogacin y/o destruccin
Entradas: documento comprobado declarado obsoleto

Salidas: documento derogado y/o destruido
Consulta
Entradas: Solicitud de consulta

Salidas: documento consultado
Liberacin (para el caso de registros)
Entradas: registros llenos
Salidas: registros revisados
1. En esta tarea se debe organizar el flujo de la documentacin de manera que garantize que los
documentos estn en el lugar requerido de manera oportuna y que la informacin sea accesible a las
personas autorizadas.
2. Establecer el flujo de la documentacin.
3.
4.
Para cumplimentar esta tarea se deben seguir los procesos unitarios descritos para este proceso en
la cuarta tarea.
Confeccionar el plan de elaboracin de documentos
Planificar la capacitacin del personal implicado.
Para ello se deben tener en cuenta las necesidades de capacitacin y los recursos disponibles para
llevarla a cabo.
Etapa 4. Elaboracin de los documentos.
Objetivo: elaborar, revisar y aprobar todos los documentos a cada nivel.
Tareas:
1. En esta tarea se llevar a cabo la capacitacin planificada en la etapa anterior.
2. Capacitar al personal implicado.
Para elaborar los procedimientos generales se sugiere utilizar la siguiente estructura:
Partes
Carcter
Contenido
Objetivo
Obligatorio
Definir el objetivo del procedimiento
Alcance
Obligatorio
Especificar el alcance de la aplicacin del procedimiento
Responsabilidades
Obligatorio
Designar a los responsables de ejecutar y supervisar el

cumplimiento del procedimiento
Trminos y definiciones
Opcional
Aclarar de ser necesario el uso de trminos o

definiciones no comunes aplicables al procedimiento.
Procedimiento
Obligatorio
Describir en orden cronolgico el conjunto

de operaciones necesarias para ejecutar el procedimiento.
Requisitos de documentacin
Obligatorio
Relacionar todos los registros que deben ser

completados durante la ejecucin del procedimiento.
Referencias
Obligatorio
Referir todos aquellos documentos que hayan sido
consultados o se mencionen en el procedimiento

Anexos
Opcional
Incluir el formato de los registros, planos, tablas o algn

otro material que facilite la comprensin del
procedimiento.
3.
Elaborar los procedimientos generales.
4.
El grupo seleccionado elaborar el Manual de acuerdo con el formato establecido en la etapa de

diseo teniendo en cuenta la necesaria participacin de todas las reas involucradas.
Elaborar el Manual de Calidad.
5.
6.
Los otros documentos se elaborarn de acuerdo con el plan y siguiendo las instrucciones
confeccionadas para cada tipo de documento que deben haber sido aprendidas durante la
capacitacin.
Elaborar otros documentos de acuerdo con el plan trazado en la etapa anterior.
Revisar y aprobar todos los documentos por parte del personal competente autorizado.
La revisin y aprobacin de la documentacin se realizar a medida que sta se vaya elaborando.

Etapa 5. Implantacin del sistema documental.
Objetivo: Poner en prctica lo establecido en los documentos elaborados.
Tareas:
1. Para ejecutar esta tarea se deben tener en cuenta las caractersticas propias de la organizacin y los
recursos existentes.
2. Definir el cronograma de implantacin.
3.
La documentacin aprobada debe ser distribuida a las reas en la medida en que vaya siendo
aprobada.
Distribuir la documentacin a todos los implicados.
4.
5.
6.
Cuando existan dificultades con la implantacin de un procedimiento y se determinen necesidades de

capacitacin el plan elaborado debe ser actualizado y ejecutar la accin correctora en el perodo
de tiempo ms breve posible.
Determinar las necesidades de capacitacin y actualizar el plan de capacitacin.
Poner en prctica lo establecido en los documentos.
Recopilar evidencia documentada de lo anterior.
Etapa 6. Mantenimiento y mejora del sistema.

Objetivo: Mantener la adecuacin del sistema a las necesidades de la organizacin a travs de la mejora
continua.
Tareas:
1. Realizar auditoras internas para identificar oportunidades de mejora.
2. Implementar acciones correctivas y preventivas tendientes a eliminar no conformidades en la
documentacin.
CONCLUSIONES:
El trabajo realizado provee a las organizaciones de una metodologa para implementar su sistema
documental de acuerdo con las normas ISO 9000:2000 y garantizar el soporte de su sistema de gestin
de la calidad.
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Juran, J. M.; Gryna, Frank M. "Planificacin y anlisis de la calidad". Editorial Revert, Espaa, 1981.
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ISO 9001:2000 Normas para la Gestin de la Calidad y el Aseguramiento de la calidad.
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DATOS DE LA AUTORA
Zulem Prez Rodrguez.
Licenciada en Qumica. Mster en Gestin de la Calidad.
Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos12/mndocum/mndocum.shtml#ixzz32EOVnPCN
Manual de Calidad
blogger's Etiquetas: Documentos, Estructura SGC, requisitos SGC
Antes de descargar el manual de calidad en pdf de una empresa, de los muchos

modelos que hay, es necesario que analices el manual de calidad como documento del
sistema de Gestin de Calidad, su importancia, sus requisitos, que dice la ISO 9001,
estructura, a quienes afecta, como se redacta, documentos que contiene etc.
El Manual de Calidad es el documento gua del Sistema de Gestin de Calidad

(SGC), desarrolla todos los epgrafes de la Norma ISO 9001 aplicadolos a la organizacin
e incluye todos los procedimientos y normas que se aplican en el SGC. El Manual de
Calidad contiene la descripcin detallada de todo el Sistema de Gestin de Calidad de la
Organizacin, manual de consulta bsico para la implantacin, mantenimiento y mejora
contnua del SGC.
El objetivo del Manual de Calidad es facilitar una descripcin Sistema de Gestin de la

Organizacin, que sirva de referencia para la aplicacin de este sistema y se complemente
con el conjunto de documentacin del sistema.
A continuacin se incluye unos consejos prcticos y dos guias que sirven de ayuda para el
inicio de la elaboracin prctica de cualquier tipo de Manual de Calidad.
DESCRIPCIN DEL MANUAL DE CALIDAD
.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
requisitos para su elaboracin

los contenidos
propuesta de estructura.
gua para elaborar un manual de calidad,
consideraciones a tener en cuenta para la elaboracin
usuarios del manual de calidad
La redaccin del manual:
Los requisitos para el Manual de Calidad

Segn la ISO 9001 en su artculo 4.2.1 , la Organizacin debe establecer un manual de
calidad que incluya lo siguiente:
a) El alcance del sistema de gestin de calidad, detallado. Incluyendo las exclusiones.
b) Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestin de calidad o
una referencia a los mismos.
Hay una serie de particularidades que hay que tener en cuenta en el momento de elaborar
el Manual de Calidad y que vienen detalladas en la UNE 66925 (directrices para los
documentos de calidad)
Solo puede haber un solo Manual de Calidad.(Unico)
El Manual de Calidad incluir el alcance del sistema de gestin de calidad,

explicando en detalles cualquier exclusin y su justificacin, asimismo incluir los
procedimientos documentados o las referencias de stos y describir los procesos del
sistema de gestin de calidad y sus interacciones.
La informacin completa de la organizacin: nombre, ubicacin, medios de

comunicacin, su linea de negocios, antecedentes, historia y tamao.
Cada Organizacin debe definir el contenido necesario para satisfacer los

requisitos legales y reglamentarios, as como las necesidades y expectativas de todas las
partes interesadas.Al margen de ello, la norma establece un contenido mnimo para el
desarrollo del manual.
Contenido del Manual de Calidad

Ttulo y alcance. Podriamos llamarlo prembulo del manual y contiene la organizacin o
parte de la organizacin, centro de trabajo, etc. al cual aplica el sistema de gestin de
calidad. Incluye referencia a la norma del sistema en el que se basa el sistema de gestin
de calidad (ej.: Este manual incorpora los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, inspirado
en una filosofa de mejora continua, considerando los principios de la Norma ISO
9004:2000, y los requisitos de la Norma ISO 14001:2004
Tabla de contenidos. Indice del manual, con secciones, subsecciones.
Revisin aprobacin y modificacin: Como cualquier otro documento de calidad estos
datos tienen que estar cumplimentados.
Poltica y objetivos de calidad. Cuando se opta por incluir la politica de calidad y los
objetivos, el manual debe contenerla.Las metas de la calidad reales para cumplir los
objetivos puesden estar especificadas en otra parte de la documentacin del sistema de
calidad.
Organizacin, responsabilidad y autoridad: El manual de la calidad debe
proporcionar informacin clara de la esructura de la organizacin, responsabilidades,
autoriadad de cada estamento e interrelaciones. Puede incluirse diagramas u
organigramas si fuera necesario o se optase por ello. La descripcin de los puestos de
trabajo pueden reflejarse en otro documento, al que el manual har referencia.
Referencias: El manual de calidad contendr una relacin de todos los documentos
relacionados con el sistema de gestin de calidad a los que haga referencia.
Descripcin del sistema de gestin de la calidad. El manual de la calidad proporcionar
una descripcin del sistema de gestin de la calidad y su implementacin en la
organizacin. Incluir la relacin de los procedimientos documentados o referencias.El
manual debe reflejar los mtodos usados por la organizacin para satisfacer su politica y
objetivos.
Anexos: `pueden incluirse los anexos que contengan informacin de apoyo al manual de
calidad.
Estructura del manual de calidad segn la norma ISO 9001.

En la elaboracin del Manual se tendr en cuenta cada uno de los epgrafes que se
relacionan a continuacin, que se desarrollaran y se aplicarn a la Organizacin.
Indice del Manual de Calidad de una empresa
1.1 Indice del manual de calidad.
1.2 - Introduccin y generalidades
1.3 - Declaracin de la Direccin ( 5.1,5.2)
1.4 - Poltica de Calidad y Objetivos (5.3, 5.4.1, 5.2)
2.1 Responsabilidades y Autoridad (5.5.1)
2.2 - Representante de la Direccin (5.5.3)
2.3 - Comit de Calidad
2.3.1 - Comit de Calidad (5.5, 5.6, 5.4.2)
2.3.2 - Comit de Calidad de cada dependencia
2.4 - Organigrama (5.5)
3.1 - Objeto y Campo de Aplicacin (4.2.2)
3.2 - Normas y Documentos de Referencia (4.2.2)
3.3 - Gestin del Manual de Calidad (4.2.3)
4.1 - Responsabilidades de la Direccin
4.1.1 - Poltica de la Calidad
4.1.2 - Organizacin
4.1.3 - Revisiones Direccin(5.1,5.3,5.4.1,5.5.1,5.5.2,5.6.1,6.1,6.2.1, 8.5.1
4.2 - Sistema de Calidad
4.2.1 - Estructura documental del sistema de calidad
4.2.5 - Planificacin de la Calidad (4.1, 4.2.1, 4.2.2, 5.4.2, 7.1)
4.3 - Revisin de Pedidos o catlogos (5.2, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3)
4.4 - Exclusiones (1.2, 7.3, 7.5.2)
4.5 - Control de la Documentacin (4.2.3)
4.6 - Compras (7.4.1, 7.4.2, 7.4.3)
4.6.2 - Evaluacin de proveedores y subcontratistas
4.6.3 - Datos sobre las compras
4.6.4 - Verificacin de los productos comprados

4.7 - Control de los productos suministrados por el cliente (7.5.4)
4.8 - Identificacin y trazabilidad del producto (7.5.3)
4.9 - Control de los procesos (6.3, 6.4, 7.5.1, 7.5.2)
4.10 - Inspeccin y ensayo(7.1,7.4.3,7.5.2,8.1,8.2.4
4.10.2 - inspeccin y ensayos de recepcin
4.10.3 - inspeccin y ensayos en proceso/final
4.11 - Control de los equipos de inspeccin, medicin y ensayo (7.6)
4.12 - Estado de inspeccin y ensayos (7.5.3)
4.13 - Control de No Conformidades (8.3)
4.14 - Acciones Correctoras y Preventivas (8.5.2, 8.5.3)
4.15 - Manipulacin, Almacenamiento, Conservacin y Distribucin (7.5.1,7.5.5)
4.16 - Control de los Registros de la calidad (4.2.4)
4.17 - Auditoras internas de la calidad (8.2.2, 8.2.3)
4.18 - Formacin (6.2.2)
4.19 - Servicio postventa (7.5.1)
4.20 - Tcnicas estadsticas (8.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.4)
4.21 - Exclusiones (1.2, 7.3, 7.5.2)
4.22 - Control de la documentacin (4.2.3)
Consideraciones a tener en cuenta para su elaboracin

1.- El Manual de Calidad es el documento ms auditado, ms crtico y ms esttico en el
sistema de calidad. Es el documento que se encuentra en el vrtice superior de la pirmide
de la documentacin necesaria en un sistema de calidad, ya que contiene la poltica de
calidad y requisitos que el resto de documentos y los procedimientos deben seguir.
2 El Manual de Calidad es la columna vertebral del sistema de calidad y el que establece
todo lo necesario para cumplir con los requisitos de la norma.
3 Debe adaptarse exactamente a lo que establece la norma ISO 9001, por lo que se
aconseja que la ltima pgina del mismo tenga un cuadro de equivalencia como se indica
en el ejemplo, cada captulo se debe identificar con las referencias de la Norma.Y debe
estar perfectamente adaptado a la Organizacin. volver
Usuarios del Manual de Calidad

El Manual como gua del SGC estar a libre disposicin de la Organizacin en general, lo
que la norma clasifica en cuatro reas.
El director.
El personal de la Organizacin.
Los auditores (internos y externos)
Los clientes de la Organizacin.
El manual debe satisfacer las necesidades de estos usuarios y estas necesidades se

consideran satisfechas si el Manual de Calidad les permite conocer:
La poltica de la calidad de la Organizacin.
Principales medidas adoptadas para llegar a los usuarios.
Estructura organizativa.
Actividades que realiza.
Ubicacin geogrfica
Funcionamiento del sistema de gestion de calidad
Reglas de organizacin y funcionamiento. volver
El Manual de Calidad debe estar redactado por una persona que conozca bien la
Organizacin y debe apoyarse en la participacin de todos los departamentos afectados,
principalmente en lo que respecta a la descripcin de sus actividades. El personal
implicado en el Sistema de Gestin de Calidad debe colaborar y revisarlo, al objeto de
mejorar la actitud de todo el personal en instaurar, mantener y mejorar el SGC.
Si el manual no sigue la misma secuencia que la Norma, que es lo normal, debe llevar un
anexo con una tabla de equivalencia, entre los epigrafes del manual y lo epigrafes de a
norma a la que corresponde.
Definicin genrica de auditora. Etapas de

auditora. Importancia de la supervisin
Autor: Lic. Adelkys Rosa Snchez Gmez
Auditora y control interno

10-2005
Resumen:
En este artculo presentamos un conjunto de elementos tericos de la Auditora, partiendo

de un conjunto de definiciones de la misma y caracterizando cada una de las etapas por
las que debe transcurrir el ejercicio de la misma. Adems recalcamos como tarea de vital
importancia la Supervisin como elemento que garantiza en cierta medida la calidad de la
Auditora. Adems se recalca el papel del Supervisor para el desarrollo de esta tarea y las
caractersticas que debe tener el mismo.
Introduccin:
La Auditora juega un papel fundamental en el mantenimiento de estas empresas que se

necesitan, por cuanto implica el control de los recursos de los cuales ella dispone, a su vez
la calidad de las Auditoras es uno de los temas ms importantes a perfeccionar en esta
rama, pues de esto depende la confiabilidad de los estados de control de nuestras
empresas.
La Supervisin de las Auditorias constituye un aspecto de vital de importancia segn las

tendencias actuales, por cuanto significa la comprobacin y seguridad de que stas se
hayan realizado cumpliendo con los principios y normas establecidos para el ejercicio de la
Auditoria y permiten evaluar la correspondencia del dictamen emitido por el grupo de
auditores con la situacin real de la entidad auditada. Este tema ha constituido una
necesidad identificada a nivel internacional y en el contexto nacional se ha pronunciado el
Ministerio de Auditoria y Control por disear un procedimiento que permita determinar la
confiabilidad y calidad del trabajo realizado por entidades fiscalizadoras.
A nivel mundial se han presentado situaciones que han puesto en crisis el criterio y el
trabajo realizado por auditores que generan un deterioro del prestigio del auditor y su
independencia causados por la corrupcin y otros tipos de fraudes de los cuales no deja
de estar exento ningn pas.
Desarrollo
Definicin Genrica de Auditora.
Existe ms de una definicin de Auditora, pero en esta ocasin veremos las definiciones
que nos puedan ayudar a entender y conocer en forma completa el proceso en s.
Entonces entenderemos como Auditora:
Una recopilacin, acumulacin y evaluacin de evidencia sobre informacin de una
entidad, para determinar e informar el grado de cumplimiento entre la informacin y los
criterios establecidos.
Un proceso sistemtico para obtener y evaluar de manera objetiva, las evidencias
relacionadas con informes sobre actividades econmicas y otras situaciones que tienen
una relacin directa con las actividades que se desarrollan en una entidad pblica o
privada. El fin del proceso consiste en determinar el grado de precisin del contenido
informativo con las evidencias que le dieron origen, as como determinar si dichos informes
se han elaborado observando principios establecidos para el caso&.
De esta segunda definicin obtendremos algunos puntos que son importantes analizarlos
para saber que la Auditora es un proceso que rene varias caractersticas, que son
indispensables para una ejecucin completa y correcta.

Es un proceso sistemtico, esto quiere decir que en toda Auditora debe existir un conjunto
de procedimientos lgicos y organizados que el auditor debe cumplir para la recopilacin
de la informacin que necesita para emitir su opinin final. Sin embargo cabe destacar que
estos procedimientos varan de acuerdo a las caractersticas que rena cada empresa,
pero esto no significa, que el auditor no deba dar cumplimiento a los estndares generales
establecidos por la profesin.
Tambin en esta definicin se indica que la evidencia se obtiene y evala de manera
objetiva, esto quiere decir que el auditor debe realizar su trabajo con una actitud de
independencia neutral frente a su trabajo.
La evidencia que debe obtener el auditor consiste en una amplia gama de informacin y
datos que lo puedan ayudar a elaborar su informe final. Esta definicin no es estricta en
cuanto a la naturaleza de la evidencia que se ha revisado, ms bien nos indica que el
auditor debe usar su criterio profesional para saber cual de toda la evidencia que posee es
la apropiada para el trabajo que esta ejecutando, l debe considerar cualquier elemento o
dato que le permita realizar una evaluacin objetiva y expresar un dictamen profesional.
Los informes a los cuales hace mencin la definicin, no solo se refiere a las actividades
econmicas, es decir, informes financieros de la empresa, sino que tambin al ser una
definicin general se puede aplicar criterio profesional para poder relacionarlo con otras
actividades de inters personal.
El auditor tiene un papel que desarrollar en este proceso, el cual es, determinar el grado
de precisin que existe entre los hechos que ocurren en realidad y los informes que se han
elaborado despus de haber sucedido tales hechos.
El auditor debe realizar una evaluacin y un informe de los acontecimientos revisados,
para ello debe acogerse a principios establecidos. El auditor debe conocer claramente los
principios aplicados en cada informe que emita, tambin debe tener la capacidad suficiente
para determinar que dichos principios han sido aplicados de manera correcta en cada
situacin. Lo ms comn es que el auditor realice su trabajo de acuerdo a los principios de
contabilidad generalmente aceptados (PCGA), sin embargo en algunas ocasiones los
principios apropiados son algunas leyes, reglamentos, convenios contractuales, manuales
de procedimientos y otras disposiciones establecidas Autoridad competente en el tema.
Como ya hemos visto anteriormente la Auditora es un proceso a travs del cual un sujeto
(auditor) lleva a cabo la revisin de un objeto (situacin auditada), con el fin de emitir una
opinin acerca de su razonabilidad (o fidelidad), sobre la base de un patrn o estndar
establecido.
1.2.1 Definicin de Auditora
La palabra Auditora viene del latn AUDITORIUS, y de esta proviene auditor, que tiene la
virtud de or, y el diccionario lo considera revisor de cuentas colegiado pero se asume que
esa virtud de or y revisar cuentas est encaminada a la evaluacin de la economa, la
eficiencia y la eficacia en el uso de los recursos, as como al control de los mismos.
La Auditora puede definirse como un proceso sistemtico para obtener y evaluar de
manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades econmicas y
otros acontecimientos relacionados, cuyo fin consiste en determinar el grado de
correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, as
como establecer si dichos informes se han elaborado observando los principios
establecidos para el caso.
Por otra parte la Auditora constituye una herramienta de control y supervisin que
contribuye a la creacin de una cultura de la disciplina de la organizacin y permite
descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades existentes en la organizacin.
Otro elemento de inters es que durante la realizacin de su trabajo, los auditores se
encuentran cotidianamente con nuevas tecnologas de avanzada en las entidades, por lo
que requieren de la incorporacin sistemtica de herramientas con iguales requerimientos
tcnicos, as como de conocimientos cada vez ms profundos de las tcnicas informticas
ms extendidas en el control de la gestin.
1.3- Concepto de auditoria
Es la investigacin, consulta, revisin, verificacin, comprobacin y evidencia aplicada a la
Empresa. Es el examen realizado por el personal cualificado e independiente de acuerdo
con Normas de Contabilidad; con el fin de esperar una opinin que muestre lo acontecido
en el negocio; requisito fundamental es la independencia.
Se define tambin la Auditora como un proceso sistemtico, que consiste en obtener y
evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos o eventos de
carcter econmico administrativo, con el fin de determinar el grado de correspondencia

entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a
las personas interesadas. Se practica por profesionales calificados e independientes, de
conformidad con normas y procedimientos tcnicos.
1.2.3 Clasificacin de las Auditoras.
De acuerdo con la filiacin del auditor, las Auditoras se clasifican:
Auditora Externa, que comprende la auditora estatal y la auditora
independiente.
Auditora Interna.
A su vez, la auditora estatal puede ser General o Fiscal.
Auditora Externa:
Es el examen o verificacin de las transacciones, cuentas, informaciones, o estados
financieros, correspondientes a un perodo, evaluando la conformidad o cumplimiento de
las disposiciones legales o internas vigentes en el sistema de control interno contable. Se
practica por profesionales facultados, que no son empleados de la organizacin cuyas
afirmaciones o declaraciones auditan.
Adems, examina y evala la planificacin, organizacin, direccin y control interno
administrativo, la economa y eficiencia con que se han empleado los recursos humanos,
materiales y financieros, as como el resultado de las operaciones previstas a fin de
determinar si se han alcanzado las metas propuestas.
Fiscal.
Se denomina fiscal a la Auditora externa que se efecta por el Ministerio de Finanzas y
Precios, sus dependencias u otras entidades expresamente facultadas por ste, con el
objetivo de determinar si los tributos al fisco, se efectan en la cuanta debida y dentro de
los plazos y formas, establecidos. (Corresponde a la Oficina Nacional de Administracin
Tributaria ONAT ejercer estas funciones).Auditora independiente.
Se denomina Auditora independiente a la Auditora externa que realiza una sociedad civil
de servicios u otras organizaciones a entidades privadas, mixtas, otras formas de

asociaciones econmicas, sector estatal y cooperativo, organizaciones y asociaciones,
personas naturales y jurdicas, que contraten el servicio de la .Auditora Interna. Se
denomina Auditora interna al control que se desarrolla como instrumento de la propia
administracin y consiste en una valoracin independiente de sus actividades; que
comprende el examen de los sistemas de control interno, de las operaciones contables y
financieras y de la aplicacin de las disposiciones administrativas y legales que
corresponda; con la finalidad de mejorar el control y grado de economa, eficiencia y
eficacia en la utilizacin de los recursos; prevenir el uso indebido de stos y coadyuvar al
fortalecimiento de la disciplina en general. De acuerdo con los objetivos fundamentales
que se persigan, las Auditoras pueden ser:
De Gestin u Operacional.
Consiste en el examen y evaluacin que se realiza a una entidad para establecer el grado
de economa, eficiencia y eficacia en la planificacin, control y uso de los recursos y
comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la
utilizacin ms racional de los recursos y mejorar las actividades y materias examinadas.
Financiera o de Estados Financieros.
Consiste en el examen y evaluacin de los documentos, operaciones, registros y estados
financieros de la entidad, para determinar si stos reflejan, razonablemente, su situacin
financiera y los resultados de sus operaciones, as como el cumplimiento de las
disposiciones econmico financieras, con el objetivo de mejorar los procedimientos
relativos a la gestin econmico financiera y el control interno.
Especial.
Consiste en la verificacin de asuntos y temas especficos, de una parte de las
operaciones financieras o administrativas, de determinados hechos o situaciones
especiales y responden a una necesidad especfica.
As mismo, comprenden trabajos de investigacin, y la auditora que se realiza con el
objetivo de conocer en que medida se han erradicado las deficiencias detectadas con
anterioridad. Estos casos comnmente se identifican como Auditoras Recurrentes o de
Seguimiento.
Fiscal.
Consiste en el examen de las operaciones relacionadas con los tributos al fisco, a los que
est obligada la entidad estatal o persona natural o jurdica del sector no estatal, con el
objetivo de determinar si se efectan en la cuanta que corresponda, dentro de los plazos y
formas establecidas, y proceder conforme a derecho.
Estas definiciones se corresponden con las establecidas en el Decreto Ley 159 De la
Auditora del 8 de junio de 1995.
NAGAS
Concepto
Las Norma de Auditora Generalmente Aceptadas (NAGAS) son los principios
fundamentales de Auditora a los que deben enmarcarse su desempeo los auditores
durante el proceso de la auditoria. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad
del trabajo profesional del auditor.
Origen
Las NAGAS, tiene su origen en los Boletines (Statement on Auditing Estndar SAS)
emitidos por el Comit de Auditora del Instituto Americano de Contadores Pblicos de los
Estados Unidos de Norteamerica en el ao 1948
Por lo tanto, estas normas son de observacin obligatoria para los Contadores Pblicos
que ejercen la Auditora en nuestro pas, por cuanto adems les servir como parmetro
de medicin de su actuacin profesional y para los estudiantes como guas orientadoras
de conducta por donde tendrn que caminar cuando sean profesionales.
Clasificacin De Las NAGAS
En la actualidad las NAGAS, vigente en nuestro pas son 10, las mismas que constituyen
los (10) diez mandamientos para el auditor y son:
Normas Generales o Personales
a. Entrenamiento y capacidad profesional
b. Independencia
c. Cuidado o esmero profesional.
Normas de Ejecucin del Trabajo
d. Planeamiento y Supervisin
e. Estudio y Evaluacin del Control Interno
f. Evidencia Suficiente y Competente
Normas de Preparacin del Informe
g. Aplicacin de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
h. Consistencia
i. Revelacin Suficiente
j. Opinin del Auditor
Definicin de Las Normas

Estas normas por su carcter general se aplican a todo el proceso del examen y se
relacionan bsicamente con la conducta funcional del auditor como persona humana y
regula los requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como Auditor.
La mayora de este grupo de normas son contempladas tambin en los Cdigos de Etica
de otras profesiones. Las Normas detalladas anteriormente, se definen de la forma
siguiente:
1 Entrenamiento Y Capacidad Profesional
"La Auditoria debe ser efectuada por personal que tiene el entrenamiento tcnico y pericia
como Auditor".
Como se aprecia de esta norma, no slo basta ser Contador Pblico para ejercer la
funcin de Auditor, sino que adems se requiere tener entrenamiento tcnico adecuado y
pericia como auditor. Es decir, adems de los conocimientos tcnicos obtenidos en los
estudios universitarios, se requiere la aplicacin prctica en el campo con una buena
direccin y supervisin. Este adiestramiento, capacitacin y prctica constante forma la
madurez del juicio del auditor, a base de la experiencia acumulada en sus diferentes
intervenciones, encontrndose recin en condiciones de ejercer la Auditora como
especialidad. Lo contrario, sera negar su propia existencia por cuanto no garantizar
calidad profesional a los usuarios, esto a pesar de que se multiplique las normas para
regular su actuacin.
Independencia
"En todos los asuntos relacionados con la Auditora, el auditor debe mantener
independencia de criterio".
La independencia puede concebirse como la libertad profesional que le asiste al auditor
para expresar su opinin libre de presiones (polticas, religiosas, familiares, etc.) y
subjetividades (sentimientos personales e intereses de grupo).
Se requiere entonces objetividad imparcial en su actuacin profesional. Si bien es cierto, la
independencia de criterio es una actitud mental, el auditor no solamente debe "serlo", sino
tambin "parecerlo", es decir, cuidar, su imagen ante los usuarios de su informe, que no
solamente es el cliente que lo contrat sino tambin los dems interesados (bancos,
proveedores, trabajadores, estado, pueblo, etc.).
Cuidado O Esmero Profesional
"Debe ejercerse el esmero profesional en la ejecucin de la Auditora y en la preparacin
del dictamen".
El cuidado profesional, es aplicable para todas las profesiones, ya que cualquier servicio
que se proporcione al pblico debe hacerse con toda la diligencia del caso, lo contrario es
la negligencia, que es sancionable. Un profesional puede ser muy capaz, pero pierde
totalmente su valor cuando acta negligentemente.
El esmero profesional del auditor, no solamente se aplica en el trabajo de campo y
elaboracin del informe, sino en todas las fases del proceso de la Auditora, es decir,
tambin en el planeamiento o planeamiento estratgico cuidando la materialidad y riesgo.
Por consiguiente, el auditor siempre tendr como propsito hacer las cosas bien, con toda
integridad y responsabilidad en su desempeo, estableciendo una oportuna y adecuada
supervisin a todo el proceso de la Auditora.
Normas De Ejecucin Del Trabajo
Estas normas son ms especficas y regulan la forma del trabajo del auditor durante el
desarrollo de la Auditora en sus diferentes fases (planeamiento trabajo de campo y
elaboracin del informe). Tal vez el propsito principal de este grupo de normas se orienta
a que el auditor obtenga la evidencia suficiente en sus papeles de trabajo para apoyar su
opinin sobre la confiabilidad de los estados financieros, para lo cual, se requiere
previamente una adecuado planeamiento estratgico y evaluacin de los controles
internos. En la actualidad el nuevo dictamen pone nfasis de estos aspectos en el prrafo
del alcance.
Planeamiento Y Supervisin
"La Auditora debe ser planificada apropiadamente y el trabajo de los asistentes del
auditor, si los hay, debe ser debidamente supervisado".
Por la gran importancia que se le ha dado al planeamiento en los ltimos aos a nivel
nacional e internacional, hoy se concibe al planeamiento estratgico como todo un proceso
de trabajo al que se pone mucho nfasis, utilizando el enfoque de "arriba hacia abajo", es
decir, no deber iniciarse revisando transacciones y saldos individuales, sino tomando
conocimiento y analizando las caractersticas del negocio, la organizacin, financiamiento,
sistemas de produccin, funciones de las reas bsicas y problemas importantes, cuyo
efectos econmicos podran repercutir en forma importante sobre los estados financieros
materia de nuestro examen. Lgicamente, que el planeamiento termina con la elaboracin
del programa de Auditora.
En el caso, de una comisin de Auditora la supervisin del trabajo debe efectuarse en
forma oportuna a toda las fases del proceso, eso es a planeamiento, trabajo de campo y
elaboracin del informe, permitiendo garantizar su calidad profesional. En los papeles de
trabajo, debe dejarse constancia de esta supervisin.
Estudio Y Evaluacin Del Control Interno
"Debe estudiarse y evaluarse apropiadamente la estructura del control interno (de la
empresa cuyos estados financieros se encuentra sujetos a auditora0 como base para
establecer el grado de confianza que merece, y consecuentemente, para determinar la
naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos de Auditora".
El estudio del control interno constituye la base para confiar o no en los registros contables
y as poder determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos o
pruebas de Auditora. En la actualidad, se ha puesto mucho nfasis en los controles
internos y su estudio y evaluacin conlleva a todo un proceso que comienza con una
comprensin, contina con una evaluacin preliminar, pruebas de cumplimiento,

reevaluacin de los controles, arribndose finalmente de acuerdo a los resultados de su
evaluacin a limitar o ampliar las pruebas sustantivas.
En tal sentido el control interno funciona como un termmetro para graduar el tamao de
las pruebas sustentativas.
La concepcin moderna del control interno incluye los componentes de ambiente de
control, evaluacin de riesgos, actividades de control, informacin y comunicacin y los de
supervisin y seguimiento.
Los mtodos de evaluacin que generalmente se utilizan son: descriptivo, cuestionarios y
flujo gramas.
Evidencia Suficiente Y Competente
"Debe obtenerse evidencia competente y suficiente, mediante la inspeccin, observacin,
indagacin y confirmacin para proveer una base razonable que permita la expresin de
una opinin sobre los estados financieros sujetos a la Auditora.
Como se aprecia del enunciado de esta norma, el auditor mediante la aplicacin de las
tcnicas de Auditora obtendr evidencia suficiente y competente.
La evidencia es un conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y
pertinentes para sustentar una conclusin.
La evidencia ser suficiente, cuando los resultados de una o varias pruebas aseguran la
certeza moral de que los hechos a probar, o los criterios cuya correccin se est juzgando
han quedado razonablemente comprobados. Los auditores tambin obtenemos la
evidencia suficiente a travs de la certeza absoluta, pero mayormente con la certeza
moral.
Es importante, recordar que ser la madurez de juicio del auditor (obtenido de la
experiencia), que le permitir lograr la certeza moral suficiente para determinar que el
hecho ha sido razonablemente comprobado, de tal manera que en la medida que esta
descienda (disminuya) a travs de los diferentes niveles de experiencia de los auditores la
certeza moral ser ms pobre. Es por eso, que se requiere la supervisin de los asistentes
por auditores experimentados para lograr la evidencia suficiente.
La evidencia, es competente, cuando se refiere a hechos, circunstancias o criterios que

tienen real importancia, en relacin al asunto examinado.
Entre las clases de evidencia que obtiene el auditor tenemos:
a. Evidencia sobre el control interno y el sistema de contabilidad, porque ambos influyen
en los saldos de los estados financieros.
b. Evidencia fsica
c. Evidencia documentaria (originada dentro y fuera de la entidad)
d. Libros diarios y mayores (incluye los registros procesados por computadora)
e. Anlisis global
f. Clculos independientes (computacin o clculo)
g. Evidencia circunstancial
h. Acontecimientos o hechos posteriores.
Normas De Preparacin Del Informe
Estas normas regulan la ltima fase del proceso de Auditora, es decir la elaboracin del
informe, para lo cual, el auditor habr acumulado en grado suficiente las evidencias,
debidamente respaldada en sus papeles de trabajo.
Por tal motivo, este grupo de normas exige que el informe exponga de qu forma se
presentan los estados financieros y el grado de responsabilidad que asume el auditor.
Aplicacin De Principios De Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)
"El dictamen debe expresar si los estados financieros estn presentados de acuerdo a
principios de contabilidad generalmente aceptados".
Los principios de contabilidad generalmente aceptados son reglas generales, adoptadas
como guas y como fundamento en lo relacionado a la contabilidad, aprobadas como
buenas y prevalecientes, o tambin podramos conceptuarlos como leyes o verdades
fundamentales aprobadas por la profesin contable.
Sin embargo, merece aclarar que los PCGA, no son principios de naturaleza sino reglas de
comportamiento profesional, por lo que nos son inmutables y necesitan adecuarse para
satisfacer las circunstancias cambiantes de la entidad donde se lleva la contabilidad.
Los PCGA, garantizan la razonabilidad de la informacin expresada a travs de los
Estados Financieros y su observancia es de responsabilidad de la empresa examinada.

En todo caso, corresponde al auditor revelar en su informe si la empresa se ha enmarcado
dentro de los principios contables.
4. Opinin Del Auditor
"El dictamen debe contener la expresin de una opinin sobre los estados financieros
tomados en su integridad, o la aseveracin de que no puede expresarse una opinin. En
este ltimo caso, deben indicarse las razones que lo impiden. En todos los casos, en que
el nombre de un auditor est asociado con estados financieros el dictamen debe contener
una indicacin clara de la naturaleza de la Auditora, y el grado de responsabilidad que
est tomando".
Recordemos que el propsito principal de la Auditora a estados financieros es la de emitir
una opinin sobre si stos presentan o no razonablemente la situacin financiera y
resultados de operaciones, pero puede presentarse el caso de que a pesar de todos los
esfuerzos realizados por el auditor, se ha visto imposibilitado de formarse una opinin,
entonces se ver obligado a abstenerse de opinar.
Por consiguiente el auditor tiene las siguientes alternativas de opinin para su dictamen.
a. Opinin limpia o sin salvedades
b. Opinin con salvedades o calificada
c. Opinin adversa o negativa
d. Abstencin de opinar
Etapas de la Auditora
Todas las etapas de la Auditora son muy importantes y por tal motivo no debemos
escapar ninguna en el proceso de Auditora, las mismas se comprenden en cinco partes y
son las siguientes:
Exploracin
La exploracin es la etapa en la cual se realiza el estudio o examen previo al inicio de la
Auditora con el propsito de conocer en detalle las caractersticas de la entidad a auditar
para tener los elementos necesarios que permitan un adecuado planeamiento del trabajo a
realizar y dirigirlo hacia las cuestiones que resulten de mayor inters de acuerdo con los
objetivos previstos.
Los resultados de la exploracin permiten, adems, hacer la seleccin y las adecuaciones
a la metodologa y programas a utilizar; as como determinar la importancia de las materias
que se habrn de examinar.
Tambin posibilita valorar el grado de fiabilidad del control interno (contable y
administrativo) as como que en la etapa de planeamiento se elabore un plan de trabajo
ms eficiente y racional para cada auditor, lo que asegura que la Auditora habr de
realizarse con la debida calidad, economa, eficiencia y eficacia; propiciando, en buena
medida, el xito de su ejecucin.
En la entidad se deben efectuar entrevistas con los principales dirigentes con el propsito
de explicarles el objetivo de la Auditora, y conocer o actualizar en detalle los datos en
cuanto a estructura, cantidad de dependencia, desenvolvimiento de la actividad que
desarrolla, flujo de la produccin o de los servicios que presta y, otros antecedentes
imprescindibles para un adecuado planeamiento del trabajo a ejecutar.
Planeamiento
El trabajo fundamental en esta etapa es el definir la estrategia que se debe seguir en la
Auditora a acometer.
Lo anterior conlleva planear los temas que se deben ejecutar, de manera que aseguren la
realizacin de una Auditora de alta calidad y que se logre con la economa, eficiencia,
eficacia y prontitud debidas.
Partiendo de los objetivos y alcance previstos para la Auditora y considerando toda la
informacin obtenida y conocimientos adquiridos sobre la entidad en la etapa de
exploracin, el jefe de grupo procede a planear las tareas a desarrollar y comprobaciones
necesarias para alcanzar los objetivos de la Auditora.
Igualmente, debe determinar la importancia relativa de los temas que se van a auditar y
reevaluar la necesidad de personal de acuerdo con los elementos de que dispone.
Despus de que se ha determinado el tiempo a emplear en la ejecucin de cada
comprobacin o verificacin, se procede a elaborar el plan global o general de la Auditora,
el que se debe recoger en un documento que contenga como mnimo:
Definicin de los temas y las tareas a ejecutar.

Nombre del o los especialistas que intervendrn en cada una de ellas.
Fecha prevista de inicio y terminacin de cada tarea. Se considera desde la exploracin
hasta la conclusin del trabajo.
Igualmente se confecciona el plan de trabajo individual de cada especialista, considerando
como mnimo:
Nombre del especialista.
Definicin de los temas y cada una de las tareas a ejecutar.
Fecha de inicio y terminacin de cada tarea.
Cualquier ampliacin del trmino previsto debe estar autorizada por el supervisor u otro
nivel superior; dejando constancia en el expediente de Auditora.
Segn criterio del jefe de grupo, tanto el plan general de la Auditora, como el individual de
cada especialista, pueden incluirse en un solo documento en atencin al nmero de tareas
a ejecutar, cantidad de especialistas subordinados, etc.
Supervisin
El propsito esencial de la supervisin es asegurar el cumplimiento de los objetivos de la
Auditora y la calidad razonable del trabajo. Una supervisin y un control adecuados de la
Auditora son necesarios en todos los casos y en todas las etapas del trabajo, desde la
exploracin hasta la emisin del informe y su anlisis con los factores de la entidad
auditada.
Asimismo, debe garantizar el cumplimiento de las Normas de Auditora y que el informe
final refleje correctamente los resultados de las comprobaciones, verificaciones e
investigaciones realizadas.
Una supervisin adecuada debe asegurar que:
Todos los miembros del grupo de Auditora han comprendido, de forma clara y
satisfactoria, el plan de Auditora, y que no tienen impedimentos personales que limiten su
participacin en el trabajo.
La Auditora se ejecuta de acuerdo con las Normas de Auditora (Cap. II) y las prcticas
generalmente aceptadas para esta actividad.
Se sigue el plan de Auditora elaborado al efecto y se aplican los procedimientos previstos,
considerando las modificaciones autorizadas.
Los papeles de trabajo contengan evidencias que sustenten correctamente los
sealamientos en el informe final.
En el informe final de la Auditora se expongan las conclusiones, detalles y
recomendaciones que se consideren pertinentes de acuerdo con los resultados de las
revisiones efectuadas.
La supervisin tiene normalmente dos niveles de ejecucin: el que corresponde al que se
realiza sistemticamente por el jefe de grupo y el que acomete el funcionario del Ministerio
designado como supervisor
Ejecucin
El propsito fundamental de esta etapa es recopilar las pruebas que sustenten las
opiniones del auditor en cuanto al trabajo realizado, es la fase, por decir de alguna
manera, del trabajo de campo, esta depende grandemente del grado de profundidad con
que se hayan realizado las dos etapas anteriores, en esta se elaboran los Papeles de
Trabajo y las hojas de nota, instrumentos que respaldan excepcionalmente la opinin del
auditor actuante.
Informe
En esta etapa el Auditor se dedica a formalizar en un documento los resultados a los
cuales llegaron los auditores en la Auditora ejecutada y dems verificaciones vinculadas
con el trabajo realizado.
Comunicar los resultados al mximo nivel de direccin de la entidad auditada y otras
instancias administrativas, as como a las autoridades que correspondan, cuando esto
proceda.
El informe parte de los resmenes de los temas y de las Actas de Notificacin de los
Resultados de Auditora (parciales) que se vayan elaborando y analizando con los
auditados, respectivamente, en el transcurso de la Auditora.
La elaboracin del informe final de Auditora es una de las fases ms importante y

compleja de la Auditora, por lo que requiere de extremo cuidado en su confeccin.
El informe de Auditora debe tener un formato uniforme y estar dividido por secciones para
facilitar al lector una rpida ubicacin del contenido de cada una de ellas.
El informe de Auditora debe cumplir con los principios siguientes:
Que se emita por el jefe de grupo de los auditores actuantes.
Por escrito.
Oportuno.
Que sea completo, exacto, objetivo y convincente, as como claro, conciso y fcil de
entender.
Que todo lo que se consigna est reflejado en los papeles de trabajo y que responden a
hallazgos relevantes con evidencias suficientes y competentes.
Que refleje una actitud independiente.
Que muestre la calificacin segn la evaluacin de los resultados de la Auditora.
Distribucin rpida y adecuada.
Seguimiento
En esta etapa se siguen, como dice la palabra, los resultados de una Auditora,
generalmente una Auditora evaluada de Deficiente o mal ,as que pasado un tiempo
aproximado de seis meses o un ao se vuelve a realizar otra Auditora de tipo recurrente
para comprobar el verdadero cumplimiento de las deficiencias detectadas en la Auditora.
Supervisin
Definicin
La supervisin es un concepto antiguo que ha ido sufriendo diversos cambios y ha sido
visto desde diferentes enfoques. Conocer estos antecedentes resulta indispensable para
ubicar a una funcin tan importante como la que se trata en este curso, dentro del contexto
de la Auditora pblica.
La palabra supervisin se deriva de los vocablos latinos sper y vicio, que significa ver
sobre, lo cual se traduce como mirar desde arriba una actividad. El trmino de
SUPERVISIN se utiliza tradicionalmente para definir el acto de vigilancia que una
persona ejerce sobre el trabajo que realiza el personal que est bajo su mando.
Ahora bien, para poder desarrollar una definicin de supervisin del trabajo de Auditora
pblica, cabe recordar que dentro de los rganos internos de control existen diversos
niveles de supervisin, que son determinados por el tamao de la estructura orgnica del
mismo. Segn Cameron C. Smith, en su libro Guas para Supervisores, a estos niveles
se les puede considerar como directivos, y sus responsabilidades consisten en planear,
organizar, dirigir y controlar el trabajo de su unidad, as como coordinar los recursos,
mejorar el trabajo de grupo e individual de sus subordinados; promover la comunicacin
para dar instrucciones, recibir informacin, transmitir resultados y tomar decisiones para
hacer eficaz su labor.
Por lo anterior es de vital importancia que el supervisor tenga conocimiento de la forma en
que se aplican las tcnicas, procedimientos y la observancia a la normatividad en los
trabajos de Auditora, lo que le dar una visin mas amplia y le permitir ejecutar un
trabajo ms profesional.
Con el transcurso del tiempo y debido al crecimiento acelerado y desorganizado de las
empresas, as como a la necesidad de aumentar eficiencia y competitividad en las
organizaciones, se desarrollaron tcnicas, principios y teoras que transformaron la funcin
de supervisin de una prctica emprica a una labor tcnica y especializada. Implcito en
esta evolucin se halla el reconocimiento al recurso humano como el elemento ms
importante para el logro de los objetivos.
La supervisin es ahora una funcin que permite vigilar, inspeccionar, evaluar y conducir el
trabajo de un equipo, as como promover que ste opere conforme a los criterios de
economa, eficiencia, eficacia, efectividad, imparcialidad y honestidad.
Como se observa, la supervisin ha sido necesaria siempre que el trabajo ha implicado el
esfuerzo conjunto de un equipo de personas.
Por ello, el supervisor es aqul que dentro de la organizacin conduce a un grupo de
personas a l encomendado, hacia el cumplimiento de metas y objetivos, y es el
directamente responsable de la coordinacin, direccin, verificacin, inspeccin y calidad
en el trabajo.
La labor de Auditora pblica que se desarrolla en las dependencias y entidades, hace
necesario el ejercicio de la supervisin para garantizar el logro de los objetivos que
sustentan la existencia de los rganos internos de control.
1.9.2- Antecedentes
La supervisin, al igual que la administracin, tiene un mayor desarrollo a partir de la
Revolucin Industrial, en donde se producen cambios profundos que vienen a modificar
completamente la estructura social, econmica y poltica de esa poca.
Entre los principales cambios que se generaron tuvo lugar la sustitucin del trabajo manual
por el mecanizado, mayor rapidez, cantidad y calidad de la produccin y gran demanda de
la fuerza de trabajo, lo que provoc la creacin y multiplicacin de las industrias fabriles.
Para que lo anterior fuera posible, hubo necesidad de conformar de manera diferente la
organizacin del trabajo, lo que origin la introduccin de nuevos conceptos, entre los que
se encontraban:
La divisin del trabajo y la especializacin de las tareas;
La estandarizacin de las funciones;
La unidad de mando y centralizacin en la toma de decisiones; y
La formalizacin de las relaciones laborales.
La aplicacin de dichos conceptos a la industria repercuti en que la supervisin de las
tareas adoptara las siguientes caractersticas:
Vigilancia del trabajo que se realizaba con la finalidad de aumentar la produccin y
mejorar en calidad, al menor costo posible;
nfasis en los resultados, sin tomar en cuenta al trabajador como individuo;
Vigilancia del estricto apego a las reglas.
Para llevar a cabo esta funcin se hizo indispensable la asignacin de una persona
capacitada tcnicamente, a quien en ese entonces se le conoci como capataz.
Esta persona ejerca una autoridad completa sobre el personal que ejecutaba las tareas:
reclutaba, disciplinaba y despeda; as mismo, seleccionaba materiales, haca inventarios,
organizaba el lugar de trabajo, etc.
Importancia de la Supervisin
El xito de cada Auditora depende en gran parte de la efectividad de la supervisin al
personal de todos los niveles.
El tiempo empleado en dar una instruccin efectiva en el trabajo ahorra muchas veces la
necesidad de aplicar medidas correctivas durante su desarrollo y evita que se dupliquen
las actividades.
La supervisin es un elemento imprescindible para el adecuado desarrollo de la funcin de
Auditora, ya que permite controlar las actividades que se realizan en ella. Por esta razn
se ha elevado a la categora de norma, a efecto de que se incluya en forma obligatoria en
las labores que se llevan a cabo en los rganos internos de control.
Los sistemas de control interno requieren supervisin, es decir, un proceso que comprueba
que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se
consigue mediante actividades de supervisin continuada, evaluaciones peridicas o una
combinacin de ambas cosas. La supervisin continuada se da en el transcurso de las
operaciones. Incluye tanto las actividades normales de direccin y supervisin, como otras
actividades llevadas a cabo por el personal en la realizacin de sus funciones. El alcance y
la frecuencia de las evaluaciones peridicas dependern esencialmente de una evaluacin
de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisin continuada. Las deficiencias
detectadas en el control interno debern ser notificadas a niveles superiores, mientras que
la alta direccin y el consejo de administracin debern ser informados de los aspectos
significativos observados.
Estos componentes, vinculados entre s, generan una sinergia y forman un sistema
integrado que responde de una manera dinmica a las circunstancias cambiantes del
entorno. El sistema de control interno est entrelazado con las actividades operativas de la
entidad y existe por razones empresariales fundamentales. El sistema de control interno es
ms efectivo cuando los controles se incorporan en la infraestructura de la sociedad y
forman parte de la esencia de la empresa. Mediante los controles incorporados, se
fomenta la calidad y la iniciativas de la delegacin de poderes, se evitan gastos
innecesarios y se permite una respuesta rpida ante las circunstancias cambiantes.
Objetivos de la Supervisin
La supervisin persigue ciertos objetivos que posibiliten promover las acciones para
ejercerla de la mejor forma y evaluar la efectividad de su aplicacin. Dichos objetivos son,
entre otros, los siguientes:
w Incrementar la calidad de las Auditoras, a travs de la revisin peridica del trabajo del
auditor, en funcin de los objetivos planteados;
w Lograr que las revisiones se desarrollen con la mxima economa, eficiencia, eficacia,
efectividad, imparcialidad y honestidad y con apego a las Normas Generales de Auditora

Pblica y dems normatividad aplicable;
w w Elaborar los papeles de trabajo de tal forma que stos apoyen adecuadamente los
objetivos fijados y proporcionen informacin objetiva; adems, obtener evidencia
suficiente, competente, relevante y pertinente en las auditoras;
w Lograr que los auditores desarrollen la capacidad necesaria para la realizacin de la
Auditora pblica;
w Conocer de inmediato y en cualquier momento el avance de la Auditora;
w Determinar si se han aplicado ntegramente los procedimientos especficos de Auditora
w Incrementar las relaciones humanas y de trabajo profesional en los grupos de Auditora.
Autoridad del supervisor
El supervisor, por la naturaleza de sus funciones, debe influir en la conducta del grupo de
auditores a su cargo, a fin de que stos cumplan con sus responsabilidades, y con ello, l
pueda hacer lo mismo con las que le corresponden. Estas situaciones han provocado que
la organizacin lo invista de autoridad; por lo que sta se pueda definir como el derecho
que tiene un individuo para influir en la conducta de otro.
En el caso mencionado, la autoridad que se confiere al supervisor viene a ser un
instrumento de apoyo a sus funciones, que contribuye a orientar los intereses particulares
de cada auditor, al inters de cumplir los objetivos que se persiguen en cada revisin que
realiza el rgano interno de control.
Al derecho que otorga la organizacin a un individuo para que influya en la conducta de
otros, se le conoce como AUTORIDAD FORMAL. Debe entenderse que esta concesin va
de acuerdo al grado de responsabilidad del que la ejerce.
Ahora bien, existe otro tipo de autoridad que se origina por las habilidades, conocimientos
o experiencia, entre otras caractersticas personales de un individuo, conocida como
AUTORIDAD INFORMAL, la cual surge sin que medie ninguna disposicin de la
organizacin y se desarrolla por los canales informales de comunicacin que
necesariamente se presentan en cualquier grupo.
Un buen supervisor debe procurar basar su autoridad no slo en el derecho que le otorga
la organizacin, sino en el respeto que impongan sus conocimientos, habilidades e inters
para enfrentarse a los problemas diarios de su trabajo. De esta manera, contar tambin
con la concesin voluntaria de sus subalternos para ejercer dicha autoridad.
Funciones del Supervisor en cada etapa de la Auditora
La revisin que ejecuta el supervisor no tiene la misma sistematicidad que la del jefe de
grupo, pero se desarrolla en todas las etapas de la Auditora y son:
De exploracin
El supervisor debe comprobar en esta etapa si el grado de fiabilidad otorgado por el jefe de
grupo sobre el control interno (contable y administrativo) se corresponde con los elementos
que aportan las revisiones, comprobaciones y actualizaciones de datos, antecedentes y
otras cuestiones, segn lo dispuesto en el Documento Exploracin de este Capitulo.
Asimismo, debe evaluar las sugerencias del jefe de grupo referidas a la conveniencia o
necesidad de variar el objetivo original o el alcance de la Auditora.
Del planeamiento
El supervisor verifica que el planeamiento de la Auditora responde a los objetivos
generales fijados inicialmente o, a los que se aadieron o modificaron con posterioridad.
Igualmente, si son consecuentes con los resultados de la exploracin previa realizada;
comprobando que dentro de dicho planeamiento se reflejen como mnimo:
El perodo auditable.
Que las reas que sern auditadas constituyan las de mayor relevancia para alcanzar los
objetivos de la Auditora.
El detalle de las principales comprobaciones a ejecutar, incluyendo las verificaciones a
realizar dirigidas a constatar que se hayan erradicado las violaciones y deficiencias
detectadas en Auditoras anteriores.
Que existe una distribucin racional de las tareas a realizar entre los auditores actuantes
y los especialistas de otras esferas que participan, as como que los mismos disponen de
su plan de trabajo individual.
Que el tiempo asignado a cada tarea sea el adecuado, teniendo en cuenta la
complejidad de la misma y la experiencia del auditor responsable de su ejecucin.

Verificado lo anterior, procede a aprobar el planeamiento.
De ejecucin
En esta etapa el supervisor debe visitar la unidad en la cual se est desarrollando el
trabajo, comprobando, principalmente, mediante la revisin de los papeles de trabajo; que
se estn cumpliendo las Normas de Auditora de acuerdo con la fase del trabajo que se
est ejecutando, entre ellas: que se haya o se est realizando un estudio y evaluacin
consecuente del control interno (contable y administrativo), cuyos resultados
fundamentarn el alcance y la extensin de las verificaciones y comprobaciones
ejecutadas o a ejecutar en la Auditora.
Adems, debe tener en cuenta:
El nivel de cumplimiento de los objetivos fijados y del planeamiento aprobado.
Que las comprobaciones realizadas tengan la profundidad adecuada y muestren
correctamente los resultados, as como que las evidencias de los hallazgos cumplan con
los requisitos de suficiencia, relevancia y competencia.
Que las tcnicas de muestreo utilizadas, permitan, a partir de las comprobaciones y
verificaciones efectuadas, inferir el estado de las operaciones en el perodo seleccionado
como auditable.
La evidencia de que se han realizado las reuniones con los jefes de las reas auditadas
para informar los resultados de las comprobaciones y verificaciones efectuadas, as como,
que se recogen en las Actas de Notificacin de los Resultados de Auditora (parciales) sus
opiniones; quedando constancia de ello mediante firma del funcionario de la entidad y la
del auditor actuante.
Que, de ser posible, la confeccin del informe final de la Auditora se est elaborando
paralelamente al desarrollo de la Auditora.
Que en la confeccin de los papeles de trabajo se cumple con lo establecido en el
documento Conceptos, Propsitos y Requisitos (Cap. VIII).
De confeccin del informe final
En esta etapa se le da forma definitiva al informe final de la Auditora y generalmente se
termina al concluir sta en el terreno; siendo la etapa en que el supervisor debe verificar
que se han observado las Normas de Auditora, en especial el Captulo 5, referido a:
Normas para la Presentacin de Informes y lo consignado en el Captulo Informe de

Auditora, de este Manual; adems, comprobar:
La adecuada preparacin de los papeles de trabajo tal como se seala en la etapa de
Ejecucin.
Las referencias cruzadas entre los papeles de trabajo y el informe final.
Que la calificacin otorgada al control interno (contable y administrativo) y otras
evaluaciones que se dan de acuerdo con el tipo de Auditora (Res. No. ONA 5-2000) sean
razonables, adecuadas y estn acordes con los resultados de la Auditora.
Que todo lo que se consigna en el informe final est reflejado en los papeles de trabajo y
que responde a hallazgos relevantes con evidencias suficientes y competentes.
Que los resultados de las comprobaciones en cada rea se hayan analizado con un
enfoque abarcador, de forma que sea posible concretar esos resultados en su ntima
interrelacin, y el impacto de conjunto en la gestin de la entidad.
Que el informe cumpla adems, con lo establecido en el Captulo Informe de Auditora de
este Manual.
En todas las etapas, el supervisor debe dejar constancia en los papeles de trabajo y
documentos revisados, mediante firma o cuo personal y fecha en que se realiz la
comprobacin, as como las orientaciones impartidas, de ser necesario esto ltimo.
1.12-Otras funciones del supervisor
Entre sus funciones, el supervisor debe exponer por escrito su valoracin del desarrollo de
la auditora y sus resultados, en especial, en lo referido al cumplimiento de los objetivos
previstos, as como las orientaciones impartidas al jefe de grupo y auditores actuantes.
Igualmente, debe informar al jefe de la unidad organizativa correspondiente del Ministerio
los resultados de cada supervisin realizada y su valoracin final del trabajo
Cuando el jefe de la unidad organizativa de auditora del Ministerio lo determine, el
supervisor debe participar en la reunin de anlisis de los resultados de la auditora con los
factores de la entidad auditada. Debe tenerse en cuenta que la participacin en esta
reunin le permite valorar el desenvolvimiento del jefe de grupo en dicha reunin.
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Elaborar los procedimientos generales.

El grupo seleccionado elaborar el Manual de acuerdo con el formato establecido en la etapa de

La revisin y aprobacin de la documentacin se realizar a medida que sta se vaya elaborando.

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Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos12/mndocum/mndocum.shtml#ixzz32EOVnPCN

Antes de descargar el manual de calidad en pdf de una empresa, de los muchos

El Manual de Calidad es el documento gua del Sistema de Gestin de Calidad

El objetivo del Manual de Calidad es facilitar una descripcin Sistema de Gestin de la

requisitos para su elaboracin

Los requisitos para el Manual de Calidad

Solo puede haber un solo Manual de Calidad.(Unico)

El Manual de Calidad incluir el alcance del sistema de gestin de calidad,

La informacin completa de la organizacin: nombre, ubicacin, medios de

Cada Organizacin debe definir el contenido necesario para satisfacer los

Contenido del Manual de Calidad

Estructura del manual de calidad segn la norma ISO 9001.

4.6.4 - Verificacin de los productos comprados

Consideraciones a tener en cuenta para su elaboracin

Usuarios del Manual de Calidad

El manual debe satisfacer las necesidades de estos usuarios y estas necesidades se

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Actividades que realiza.

Definicin genrica de auditora. Etapas de

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